SISTEM INFORMASI TRANSPORTASI BAGI CALON PENUMPANG DI TERMINAL PENUMPANG YOGYAKARTA GIWANGAN
Naskah Publikasi
Disusun oleh: ALEXANDER SENTOT 06.22.0724
JURUSAN SISTEM INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER STMIK AMIKOM YOGYAKARTA 2010
INFORMATION SYSTEM TRANSPORTATION FOR PASSANGER AT BUS STATION YOGYAKARTA GIWANGAN
SISTEM INFORMASI TRANSPORTASI BAGI CALON PENUMPANG DI TERMINAL PENUMPANG YOGYAKARTA GIWANGAN
Alexander Sentot Jurursan Sistem Informasi STIMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT Information is growing so fast and rapidly from time to time attended a development of more advanced age it is today with the various existing tools and infrastructure that supported the various penemuaan-penemuaan tehknologi supporting scientific information, it also increases the ease and facility that supports both human completing his duties as well as in finding information quickly and effectively. In this study, the authors take the location of the Passenger Terminal Yogyakarta (TPY) located on the road Imogiri, Giwangan, Yogyakarta. The reason for making the location because in his ministry despite already use computers but have not optimally utilize the development and advancement of information technology so that its use has not been up to, so that many would-be passengers waited long enough to get the information it needs.
Key Words : Information Sytems, Information Technology, utilize Optimal development information.
1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Masalah Informasi saat ini berkembang begitu cepat dan pesat dari waktu ke waktu mengikui perkembangan zaman yang semakin maju seperti sekarang ini dengan berbagai sarana dan prasarana yang ada ditunjang berbagai penemuaan-penemuaan
ilmiah penunjang tehknologi informasi, maka semakin meningkat pula kemudahan dan fasilitas yang mendukung manusia baik dalam menyelesaikan tugas –tugasnya maupun dalam mencari informasi-informasi secara cepat dan efektif. Komputer merupakan salah satu alat untuk memproses data menjadi informasi yang berguna. Untuk dapat memproses data menjadi informasi, kebutuhan akan informasi yang lebih jelas sangat mempengaruh pada bagaimana cara membuat dan menyajikan informasi yang ada menjadi lebih baik terutama bagi individu yang bersangkutan. Sebuah sistem yang baik dapat meningkatkan kualitas dan kinerja sebuah organisasi atau instansi. Dengan sistem yang seperti ini pelayanan yang dilakukan oleh suatu organisasi yang meningkatkan dari segi kecepatan, ketepatan, dan keandalan suatu informasi. Pada penelitian ini penulis mengambil lokasi Terminal Penumpang Yogyakarta
( TPY)
yang terletak di jalan imogiri, giwangan, yogyakarta. Adapun alasan pengambilan lokasi karena dalam pelayanannya walaupun sudah menggunakan komputer tetapi belum secara optimal memanfaatkan perkembangan dan kemajuan dari teknologi informasi tersebut sehingga penggunaanya belum maksimal, sehinga banyak para calon penumpang menunggu cukup lama untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkannya. Berdasarkan uraian masalah diatas maka penulis mengambil skripsi dengan judul “SISTEM INFORMASI TRANSPORTASI BAGI CALON PENUMPANG DI TERMINAL PENUMPANG YOGYAKARTA GIWANGAN” dengan adanya sistem informasi tentang terminal
ini
penumpang
yogyakarta
diharapkan
dapat
mempermudah
dalam
mendapatkan informasi tentang semua jenis transportasi yang ada didalam Terminal Penumpang Yogyakarta.
1.2 Perumusan Masalah Bagaimana membangun sistem informasi yang akan dipakai oleh pengguna jasa trasportasi di Terminal Penumpang Yogyakarta.
1.3 Batasan Masalah Dalam penyusunan Skripsi ini, penulis membatasi masalah yaitu pada sistem informasi bagi pengguna jasa transportasi dalam menentukan sarana yang akan digunakan secara komputerisasi dengan program aplikasi Visual Basic 6.0. Sehubungan dengan begitu banyaknya masalah yang ada pada Terminal Penumpang yogyakarta, penulis membatasi lingkup pembahasan masalah hanya pada :Pengolahan data Bus Akap yang menghasilkan informasi mengenai data Bus Akap. 1.4 Tujuan Penelitian Tujuan penulis dalam penelitian ini adalah :
1. Belajar mengembangkan sistem yang sudah ada yang bersifat manual menjadi sistem berbasis komputer. 2. Mengimplementasikan
informasi
data yang berbasis komputer
sehingga
mempermudah dalam pengambilan keputusan 3. Menerapkan ilmu dan teori yang didapat selama mengikuti pendidikan yang ditempuh selama dibangku kuliah paada aplikasi nyata. 4. Dalam rangka memenuhi laporan Kerja Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer “ STMIK AMIKOM “ Yogyakarta.
1.5 Manfaat 1. Bagi Pengelola Terminal Penumpang yogyakarta a. penyampaian pengambilan keputusan lebih mudah dan efisien. b. sebagai sarana untuk pengambilan keputusan di masyarakat luas khususnya calon penumpang 2. Bagi universitas a. untuk mengetahui sejauh mana kemampuan mahasiswa dalam menerapkan teori dibidang praktis b. tercapainya Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu pendidikan, pengajaran dan pengabdian.
3. Bagi Mahasiswa a.penerapan ilmu yang diperoleh selama masa kuliah dalam dunia kerja b.mengetahui kondisi, permasalahan, dan karateristik dunia kerja. c. mampu menguasai dan memecahkan permasalahan yang dihadapi.
1.6 Metode Pengumpulan Data Dalam menyusun Skripsi ini dan untuk lebih memahami sistem yang ada pada Terminal Penumpang Yogyakarta, penulis melakukan pengumpulan data sebagai berikut: 1. Metode Observasi ( Pengamatan ) Metode observasi yaitu suatu metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengadakan pengamatan secara langsung di Terminal Penumpang yogyakarta, dengan makasud dapat diperoleh data-data dan informasi yang sesuai dengan obyek yang di teliti tanpa menggunakan alat bantu standar, 2. Metode Interview ( Wawancara ) Dalam metode ini penulis mengadakan tanya-jawab langsung dengan pihakpihak yang berkepentingan yang merupakan nara-sumber untuk mendapatkan informasi.
3. Metode Kepustakaan Metode kepustakaan sebagai dasar penyusunan skripsi dengan mempergunakan buku-buku kepustakaan yang meliputi literature, catatan kuliah, serta bacaan lain yang dapat mendukung
2.LANDASAN TEORI 2.1.1. Konsep Dasar Sistem Seperti diketahui bersama bahwa perananan system informasi sangat penting. Penggunaan system informasi yang baik dan akan dapat mendukung percapaian suatu organisasi. Menurut Gordon B. Davis mendifinisikan system sebagai berikut : “Sistem merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai sasaran dan tujuan tertentu.”
1
2.1.2 Konsep Dasar Informasi Informasi didenfinisikan oleh John Burch dan Gary Grunitski adalah “ Data yang telah diletakan dalam konteks lebih berarti yang dikomunikasikan kepada penerima untuk digunakan di dalam pembuatan keputusan.”
2
Kegunaan dari informasi itu sendiri adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian di dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Informasi yang dibutuhkan adalah informasi yang berkualitas, sedangkan kualitas suatu informasi itu tergantung dari beberapa hal, antara lain: 1. Akurat Berarti informasi harus bebas dari kesalahan–kesalahan dan tidakbias atau menyesatkan,
Akurat
juga
berarti
informasi
harus jelas mencerminkan
maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. 2. Tepat waktu Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi merupakan
1
Gordon B. Davis,Management information System: Conceptual Foundation, Structure, and Development, Tokyo: mcGrowhill Kogakusha, Ltd,International Stundent Edition,1974, p.81 2
Jogianto H.M, Sistem Akuntasi Berbasis Komputer, hal 23
landasan di dalam pengambilan keputusan. Jika pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. 3. Relevan Berarti informasi tersebut harus mempunyai manfaat untuk pemakainya. Karena relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lain berbeda.
2.1.3. Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi didenfinisikan oleh Henry C. Lucas sebagai berikut: “Suatu system informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur-prosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan 3
keputusan dan pengendalian di dalam organisasi.
John Burch dan Gary grundnitski mengemukakanbahwa system informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technologi block), blok basis data (database block), dan blok kendali (controls block).
4
Pemakai
Pemakai
model
Input
output
Pemakai
Pemakai Teknologi
Dasar data
Pemakai
kendali
Pemakai
Gambar 2.1 Blok Sistem informasi yang berinteraksi
Sebagai suatu system keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainya menetukan satu kesatuan untuk mencapai sasaranya. 1. Blok masukan Input mewakili data yang masuk kedalam system informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar. 2. Blok model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang akan memanipulasi data input yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Blok keluaran Produk dari system informasi ini adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai system. 4. Blok teknologi Teknologi merupakan “kotak alat” (tool-box) dalam system informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan pengeluaran dan membantu pengendalian diri system secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama yaitu: teknisi (hunmanware/brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).
5. Blok Basis Data Basis data merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainya. Basis data diakses akan dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak paket yang disebut dengan DBMS (Database Manajemen System) 6. Blok Kendali Supaya system dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan, maka perlu diterapkan pengendalian-pengendalian di dalamnya. Berapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk menyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak system dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.1.4. Sistem Informasi Manajemen Menurut Gordon B. Davis mendifinisikan SIM sebagai berikut “SIM merupaka sebuah system manusia atau manusia yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi keputusan dari suatu organisasi”.
5
2.1.5. Sistem Informasi Pengolahan Data Transportasi System
Informasi
pengolahan
data
trasportasi
dapat
diartikan
yaitu
mempersiapkan data-data supaya dapat digunakan untuk tujuan penerapan dan 5
Jogianto H.M, Sistem Akuntasi Berbasis Komputer, hal 40.
pengambilan keputusan oleh para calon penumpang di terminal penumpang yogyakarta atau yang membutuhkan. System informasi data trasportasi berfungsi untuk penyediaan informasi angkutan yang ada di terminal penumpang yogyakarta sebagai pendukung dan bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan.
2.2 KONSEP DASAR BASIS DATA Basis data (Date Base) adalah kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan, disimpan di luar computer dan digunakan perangkat lunak tertentu untuk memanipulasinya. Data base merupakan komponen system informasi karena berfungsi sebagai basis yang menyediakan informasi bagi para pemakainya. Ada berapa istilah dalam penggunaan Basis Data (Date Base) yaitu: 1. Entitas Adalah suatu obyek yang dapat dibedakan dengan objek lainya diwujudkan di dalam basis data. Contoh: - Entitas di transportasi bus (akap, akdp, bus kota) 2. Atribute / field Merupakan karakteristik entitas tertentu. Contoh: - Entitas Akap
atributenya:Id_clas, nomor_bus, nama_bus
3. Data Value Merupakan data yang disimpan di tiap data elemen atau attribute. Isi attribute disebut nilai data. Contoh: - Atribute akap
Als, handoyo, Ramayana
4. Record Merupakan kumpulan dari isi elemen data yang saling berhubungan menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap Contoh: kumpulan attribute id_cals, nomor_bus, nama_bus berisikan “E-0001”, ALS, AB 7643 CD, SUMATRA. 5. File Merupakan kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang elemen dan attribute yang sama, namun berbeda-beda data valunya. 3.. ANALISIS 3.1. Analisis Tahap analis sistem dilakukan setelah tahap perancanaan ( system planning ) dan sebelum tahap desain sistem ( system design ). Tahap analis merupakan tahap yang
kritis dan sangat penting, karena kesalahan dalam tahap ini akan menyebabkan juga kesalahan di tahap selanjutnya. Jika dalam sistem terdapat kelemahan maka analis harus dapat menemukan perbaikannya didalam tahap analisis sistem terdapat langkah6
langkah dasar yang hatrus di lakukan yaitu : a. Indentifikasi
: mengidentifikasi masalah
b. Understand
: memahami kerja dari sistem yang ada
c. Analyze
: menganalis sistem
d. Report
: membuat laporan hasil analisis
Tugas dari seorang analis sistem adalah bertanggung jawab memenuhi kebutuhankebutuhan yang di perlukan pemakai sistem kedalam bentuk teknis yang diperlukan oleh seorang programmer dan dikontrol oleh manajer.
3.2. Analisa Kelemahan Sistem Dalam mempelajari tahap-tahap dari proses analisis sistem informasi pada terminal penumpang yogyakarta, maka landasan penulis menggunakan metode atau kerangka kerja PIECES ( Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Service ). Analisis ini digunakan untuk menentukan apakah sistem baru banyak digunakan atau tidak, dan dengan menggunakan analisis ini maka sistem baru harus lebih baik dari sistem yang lama. Dalam analisis ini digunakan kerangka kinerja PIECES yaitu: 3.2.1. Analisis Kinerja ( performace ) Melihat kondisi dan situasi di lapangan, masih terbilang kurang efektif jika ditinjau dari troughput dan respontime. Lama kerja dalam sehari = 24 jam dibagi 3 shif jadi = 8 jam Jumlah permintaan informasi dalam sehari = 20 permintaan ( misalkan = x ) Pelayanan yang diperlukan untuk 1 laporan memberikan informasi = 5 menit ( misal = y ) Troughput
=x*y = 20 * 5 = 100
Troughput adalah 100 menit untuk 20 permintaan Sisa waktu = 8 jam 480 menit = 480 – z = 480 – 100 = 380 menit Respontime
= 380 : 2 = 190 menit
Dari uraian diatas performace di atas yang ditinjau dari troughput dan respontime yang mana troughput lebih kecil dari respontime dapat disimpulkan bahwa sistem yang ada masih kurang efektif.
3.2.2. Analisis Informasi ( information ) Melihat hasil informasi di lapangan, dapat di simpulkan bahwa : a. akurat sistem yang ada masih menggunakan apikasi Excel sehingga terdapat kesalahan-kesalahan, misalnya dalam memberikan informasi kepada para penguna jasa masih kurang akurat dikarenakan tidak memasukan data-data yang update. Maka dapat disimpulkan bahwa sistem yang ada masih belim akurat. b. Tepat waktu Sistem yang ada masih dibilang kurang tepat waktu, misalkan dalam pemberiaan informasi masih cukup lama dan menyita banyak waktu, atau dalam memasukan data sering terlambat.
c.
Relevan Meskipun sistem yang ada boleh dikatakan relevan yang artinya informasinya yang ada memiliki manfaat untuk pemakainya, tetapi kurang tepatnya waktu seperti disebutkan di atas mengakibatkan informasi menjadi kurang relevan.
3.2.3. Analisis Ekonomi ( Economy ) Biaya-biaya sistem lama yang dikeluarkan untuk operasional adalah sebagai berikut: a. Kertas / buku
Rp 25.000 ( 1 Bln ) = Rp
25.000
b. Pena 4 buah
Rp 6.000 ( 1 Bln ) = Rp
6.000
c. Penghapus pena / tipex
Rp 3.000 ( ! Bln ) = Rp
3.000
d Gaji pegawai 1 bulan 3 x
Rp 500.000
=Rp 1.500.000
e. Listrik 1 bulan
Rp 100.000
=Rp 100.000
Total ( 1 bulan )
+
=Rp 1.634.000
Total 1 tahun = Rp 1.634.000 * 12 = Rp 19.608.000 Dilihat dari uraian di atas bahwa total pengeluaran dalam 1 tahun mencapai Rp 19.608.000. Sistem tersebut
masih kurang
baik,
karena total
pengeluaran yang sangat banyak, sehingga akan menimbulkan pemborosan keuangan.
3.2.4. Analisis Pengendalian ( Control ) Sistem yang lama masih kurang terkontrol, antara lain sering hilangnya data yang dapat menyita waktu para pegawai, dalam keamanan sehingga semua orang dapat masuk kedalam 3.2.5. Analisis Efisiensi ( Efficiency ) Dari hasil pengamatan pada praktek dilapangan dapat dinilai bahwa pendyagunaan waktu dan personil tidak cukup efisien, seperti memasukan data-data bis yang masuk masih mengunakan secara manual, hal ini menyebabakan beban kerja semakin berat dan sumber daya yang ada tidak digunakan seminimal mungkin sehingga terjadi pemborosan waktu yang banyak. 3.2.6. Analisis Pelayanan ( service ) Dalam suatu instasi, peningkatan pelayanan baik kepuasan pegawai maupun kepuasan pelanggan merupakan hal yang penting. Sistem lama hanya menggunakan apikasi Excel sehingga memperlamnat pelayanan
4.HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Partisipasi analis belum berakhir setelah system diimplementasikan, analis system masih perlu melakukan pengetesan penerimaan system. Pengetesan ini berbeda dengan pengetesan system yang telah dilakukan sebelumnya. Jika dalam pengetesan sebelumnya menggunakan test data dan dilakukan dengan menggunakan data sesungguhnya dalam jangka waktu yang dilakukan oleh system bersama-sama dengan user.
Setelah tahap implementasi
dilakukan kemudian ditindak
lanjut
dengan
pengawasan terhadap pelaksana system baru selama beberapa waktu tertentu. Pengawasan berguna untuk mengetahui apakah ada kesalahan dalam pengolahan data, apakah ada hambatan-hambatan dalam pelaksanaannya. Setelah pengetesan ini selesai, maka pihak pengelola TPY menentukan apakah system yang baru ini diterima, perlu diperbaiki apa tidak.
5. KESIMPULAN Dari penelitian yang telah penulis lakukan dapat di lihat bahwa pengolahan data untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan dengan menggunakan sistem manual sangat tidak efektif dan tidak efesien. Sedangkan penggunaan sistem yang baru dengan berbasis komputer khususnya dengan software aplikasi Visual Basic 6.0 dapat menghasilkan informasi yang berkualitas dan
dapat
membantu
dalam
proses
pengambilan
keputusan.
Karena
sistem
komputerisasi mempunyai banyak keuntungan, terutama dalam hal pengolahan data. Adapun keuntungan yang di dapat dengan adanya sistem komputerisasi antara lain: vDapat menyajikan informasi secara cepat, akurat dan relevan. vDapat menghemat waktu untuk pencarian, pencatatan dan pemasukan data. vDapat mengurangi pekerjaan berulang-ulang atau dapat mengedit
dengan
mudah. vHasil-hasil laporan yang dibutuhkan akan dapat dengan mudah di peroleh tepat waktu. vDapat meninjau data yang sedang di proses atau data yang sudah lama
di
evaluasi dari disket, monitor ataupun dari kertas.
vBentuk tampilan dapat dengan mudah di mengerti oleh pemakai atau user. vMeningkatkan kinerja dalam rangka melakukan pelayanan dan menyelesaikan tugas-tugas dengan baik.
5.2
Saran 1. Untuk menghindari kesalahan dan kurang efektifnya penanganan terhadap data yang ada, selayaknya pengolahan data transportasi di terminal penumpang yogyakarta di rubah sebagaimana pada pengolahan data yang diusulkan penulis. 2. Pemanfaatan media komputer sebagai jembatan arus informasi dan pendukung kemajuan teknologi sudah seharusnya diterapkan pada semua bagian yang selama ini masih menggunakan cara kerja manual. 3. Program pengolahan data yang telah di rancang oleh penulis dalam satu paket program khusus dengan menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dapat menjadi bahan pertimbangan dan media alternatif untuk proses
pengolahan data menjadi informasi di masa kini dan di masa yang akan datang. 4. Sistem yang baru ini juga memudahkan bagian karyawan dalam melakukan pelayanan bagi masyarakat banyak atau pengguna jasa layanan transportasi di terminal penumpang yogyakarta.
