SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PADA SMA NEGERI 7 SEMARANG LIBRARY INFORMATION SYSTEM IN SMA 7 SEMARANG
Oleh: Nova Aji Susanto, Program Studi Sistem Informasi S-1, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Dian Nuswantoro Semarang 2014,
[email protected]
Abstrak Perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang melayani siswa, guru dan karyawan dari suatu sekolah tertentu. Perpustakaan sekolah didirikan untuk menunjang pencapaian tujuan sekolah, yaitu pendidikan dan pengajaran seperti digariskan dalam kurikulum sekolah. Permasalahan–permasalahan yang sering dihadapi oleh Perpustakaan SMA Negeri 7 Semarang selama ini adalah dalam hal transaksi peminjaman dan pencarian buku. Sistem Perpustakaan SMA Negeri 7 Semarang selama ini menggunakan sistem manual sehingga memiliki banyak sekali kelemahan - kelemahan yaitu pencatatan transaksi yang lambat, pencarian buku yang lama karena belum terstruktur berdasarkan kode, serta pembuatan laporan-laporan yang memerlukan waktu lama. Metode pengembangan sistem yang digunakan dalam penelitian ini adalah SDLC yang terdiri dari analisis kebutuhan, desain sistem, implementasi sistem, pengujian sistem dan perawaatan sistem. Perancangan sistem menggunakan DFD, ERD dan kamus data. Pembuatan program dengan menggunakan pemrograman Delphi dan database MySQL. Kata Kunci : Sistem Informasi, Perpustakaan, SMA Negeri 7 Semarang Abstract The school library is a library that serves students, teachers and employees of a particular school. The school library was established to support the attainment of school goals, namely education and teaching as outlined in the school curriculum. The problems that are often faced by the State High School Library 7 Semarang for this is in terms of lending transactions and book search. System 7 Semarang State High School Library has been using a manual system that has a lot of flaws - flaws that slow transaction records, search for books that have not been structured based on the old code, and the making of reports which takes a long time. System development methods used in this study is composed of SDLC requirements analysis, system design, system implementation, system testing and system perawaatan. System design using DFD, ERD and data dictionary. Programming using Delphi programming and MySQL database. Keywords : Information Systems, Library, SMA Negeri 7 Semarang
Pendahuluan Perkembangan komputer semakin lama
suatu sekolah tertentu. Perpustakaan sekolah
semakin pesat. Pertama kali komputer diciptakan
didirikan untuk menunjang pencapaian tujuan
hanya bisa digunakan untuk berhitung, sekarang
sekolah, yaitu pendidikan dan pengajaran seperti
sudah bisa digunakan untuk membantu manusia
digariskan
dalam berbagai aktivitas. Selain itu dalam hal
Permasalahan–permasalahan
ukuran komputer telah mengalami berbagai
dihadapi oleh Perpustakaan SMA Negeri 7
perkembangan dari bentuk yang sangat besar
Semarang selama ini adalah dalam hal transaksi
menjadi bentuk yang lebih kecil. Komputer yang
peminjaman
ada saat ini telah mencapai tingkatan yang tinggi
Perpustakaan SMA Negeri 7 Semarang selama ini
dalam hal kinerja dan performa, sehingga sangat
menggunakan sistem manual sehingga memiliki
cocok digunakan sebagai pengolah data yang
banyak sekali kelemahan - kelemahan yaitu
dapat menyajikan berbagai informasi. Pengolahan
pencatatan transaksi yang lambat, pencarian buku
data untuk merubah menjadi sebuah informasi
yang lama karena belum terstruktur berdasarkan
lebih dikenal dengan sistem informasi.
kode, serta pembuatan laporan-laporan yang
Sistem informasi di kembangkan dalam suatu perusahaan untuk dapat menyatukan semua
dalam
kurikulum
dan
sekolah.
yang
pencarian
buku.
sering
Sistem
memerlukan waktu lama. Dengan
melihat
permasalahan-
pengolahan data dalam perusahaan tersebut,
permasalahan
yang
ada,
dengan
Perpustakaan
SMA
Negeri
dibutuhkan kepada pimpinan setiap saat. Dengan
memerlukan
sebuah
ditunjang sistem informasi yang baik maka
meminimalkan permasalahan yang ada. Penulis
efektivitas kerja akan meningkat. Perpustakaan
memandang sistem yang diperlukan saat ini oleh
adalah sebuah ruang dimana di dalamnya terdapat
Perpustakaan SMA Negeri 7 Semarang adalah
banyak buku yang disusun berdasarkan sistem
sebuah sistem berbasis komputer yang dapat
tertentu untuk digunakan sebagai media dalam
menangani input dan edit data anggota, data
mencari ilmu dan wawasan bagi semua orang.
buku, data petugas dan juga pengolahan data
Dengan semakin berkembangnya kegiatan dan
yang dapat mengolah data-data yang ada menjadi
inventaris suatu buku pada sebuah perpustakaan
informasi yang dibutuhkan oleh tingkat manajer
serta semakin bertambahnya anggota, maka
maupun tingkat user misalkan untuk pencarian
diperlukan suatu sistem informasi yang dapat
kode buku oleh siswa.
menampung semua informasi mengenai data -
Tinjauan pustaka
maksud
memberikan
data
yang
data tersebut secara cepat dengan menggunakan alat bantu komputer. Perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang melayani siswa, guru dan karyawan dari
Penulis
sistem
7
melihat Semarang
yang
dapat
Sistem Sistem adalah Suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur
yang
berupa
urutan
kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul
bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu.
bisa berwujud suatu keadaan, gambaran,
(Jogiyanto, 2007)
suara, huruf, angka ataupun symbol-symbol
Penekanan
pada
elemen
sistem
lainnya yang bisa digunakan sebagai bahan
mempunyai arti kumpulan dari elemen yang
untuk melihat lingkungan, obyek kejadian
berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu.
ataupun suatu konsep.
Informasi Informasi dalam sebuah perusahaan
Metode penelitian
atau instansi merupakan sesuatu yang
Metode penelitian merupakan suatu
sangat penting guna untuk mendukung
cara atau prosedur yang digunakan untuk
kelangsungan perkembangannya. Akibat
mengumpulkan data, dengan perantara teknik
kurang
tertentu. Dalam penyusunan tugas akhir ini,
mendapatkan
informasi,
dalam
waktu tertentu perusahaan atau instansi
akan
tersebut akan mengalami ketidak mampuan
penelitian yaitu :
mengontrol
1.
sumberdaya
yang
pada
menggunakan
beberapa
metode
Objek Penelitian
akhirnya akan mengalami kekalahan dalam
Obyek penelitian pada penelitian
bersaing dengan lingkungan persaingannya
ini yaitu perpustakaan SMA Negeri 7
(Jogiyanto, 2007).
Semarang yang beralamat di jalan Untung
Nilai dari informasi ditentukan dari dua hal, yaitu manfaat dan biaya yang mendapatkannya.
Suatu
informasi
Suropati Semarang.
Jenis Data Jenis
atau
tipe
data
dapat
dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih
dikelompokkan menjadi dua jenis, yaitu
efektif
dibandingkan
dengan
biaya
data kuantitatif dan kualitatif.
tetapi
perlu
Data Kualitatif
informasi
yang
Jenis data ini merupakan jenis dari data
digunakan dalam suatu sistem informasi
yang dapat dikategorisasikan tetapi tidak
umumnya
dapat dikuantitatifkan. Jenis data ini tidak
mendapatkannya. diperhatikan
Akan
bahwa
digunakan
untuk
beberapa
kegunaan. Sehingga tidak memungkinkan
dituliskan dalam
dan sulit untuk menghubungkan suatu
yang termasuk kedalam jenis data ini
bagian informasi pada suatu masalah yang
adalah informasi mengenai tinjauan umum
tertentu dengan biaya yang diperolehnya,
perpustakaan SMA Negeri 7 Semarang,
karena sebagian besar informasi dinikmati
struktur organisasi, job description, serta
tidak hanya oleh satu pihak di dalam
alur data peminjaman dan pengembalian
perusahaan.
buku di perpustakaan SMA Negeri 7
Informasi adalah data yang diolah
bentuk angka-angka,
Semarang.
menjadi bentuk yang lebih berguna dan
Data Kuantitatif
lebih berarti bagi yang menerima dan
Jenis data ini menunjukkan jumlah atau
membutuhkannya (Jogiyanto, 2007). Data
banyaknya sesuatu. Jenis data ini mengacu
dengan hasil atau data yang berupa angka-
informasi dari perpustakaan kampus
angka. Data kuantitatif yang digunakan
Udinus Semarang.
oleh penulis berupa data mengenai jumlah anggota, jumlah buku dan besarnya denda pada
perpustakaan
Semarangterhadap
SMA minat
Negeri siswa,
7
lebih
Metode Pengembangan Sistem Metode
yang
pengembangan (Whitten,
digunakan
untuk
adalah
SDLC
sistem 2004).
Tahap-tahap
khusus dalam hal ini adalah minat untuk
pengembangannya adalah:
melanjutkan studi. Maka dari itu hendaknya
1. Analisis Kebutuhan
orangtua lebih mengawasi anak dalam hal
Pada tahap ini menyiapkan dan
pergaulan dan bermasyarakat.
menyusun
Metode Pengumpulan Data
mengembangkan
Metode
yang digunakan dalam
Adapun
sistem
kegiatan
baru,
kemudian
secara
tertulis.
yang
dilakukan
proses pengumpulan data sebagai bahan
meliputi mengidentifikasi masalah yang
pembuatan sistem adalah
dihadapi
1. Wawancara
mengidentifikasikan
dalam pembuatan sistem,
Teknik wawancara dilakukan
dan informasi.
dengan cara berkonsultasi langsung
2. Desain Sistem
dengan koordinator perpustakaan untuk mendapatkan
gambaran
mengenai
menyusun
sistem
mengembangkan
buku di perpustakaan.
Adapun
kegiatan
baru,
kemudian
secara
tertulis.
yang
dilakukan
meliputi merancang sistem dengan
Metode yang digunakan untuk memperoleh
data
mengadakan
pengamatan
terhadap
data
Pada tahap ini menyiapkan dan
proses peminjaman dan pengembalian
2. Observasi
kebutuhan
objek
dengan
cara
langsung
penelitian
menggunakan DFD, ERD, kamus data dan desain antar muka sistem. 3. Implementasi Sistem
yaitu
Pada tahap ini membuat sistem
melakukan riset di perpustakaan SMA
informasi
Negeri 7 Semarang.
menggunakan delphi dan MySQL.
3. Studi Pustaka Merupakan
perpustakaan
dengan
4. Pengujian Sistem pencarian
Tahap ini merupakan tahap
dengan melakukan pencarian data lewat
sistem informasi perpustakaan yang
literature-literatur yang terkait misalnya
dibuat
buku-buku referensi, artikel, materi
digunakan untuk memastikan bahwa
diklat dan lain-lain seperti meminjam
sistem informasi yang dibuat berfungsi
buku
sesuai
referensi
teknik
masalah
sistem
secara
dengan
menyeluruh
yang
yang
diharapkan.
Pengujian dilakukan untuk mencari
kesalahan-kesalahan
yang
mungkin
c. Waktu kerja yang berlebihan, yang
masih terjadi.
berakibat terhadap tingginya biaya
5. Perawatan Sistem
operasional.
Tahap ini merupakan perawatan
d. Pencarian buku yang sulit karena
terhadap sistem informasi yang telah
harus mencari dari satu persatu rak
dibuat. Tahap ini meliputi melakukan
buku yang ada.
backup data yang telah dibuat sehingga
Identifikasi
jika suatu saat terjadi kerusakan pada
Informasi
sistem
1.
informasi
tersebut,
sistem
Data
dan
Identifikasi Data
tersebut dapat dikembalikan lagi seperti
Data
semula.
perancangan
sistem
perpustakaan
SMA
HASIL DAN PENELITIAN
Kebutuhan
yang
dibutuhkan
dalam
informasi Negeri
7
Semarang Semarang meliputi data– data yang masuk dalam sistem
Identifikasi Masalah dan Sumber
sebagai pembentuk dari sistem yang
Masalah Pengelolaan
data
pada
sistem
akan berjalan antara lain sebagai
perpustakaan SMA Negeri 7 Semarang
berikut:
yang sedang berjalan terdiri atas buku
a. Data buku.
masuk, buku keluar transaksi peminjaman
b. Data anggota.
dan pencarian berdasarkan kode buku.
c. Data pinjam buku.
prosedur yang berjalan saat ini terdapat
d. Data kembali buku.
kekurangan-kekurangan
yang
dapat
2.
Identifikasi Informasi
menimbulkan kesulitan-kesulitan karena
Kebutuhan informasi berdasarkan
yang dipakai saat ini masih menggunakan
kegiatan dalam perancangan sistem
sistem manual yang masih menggunakan
informasi perpustakaan SMA Negeri
tenaga
7 Semarang Semarang merupakan
manusia.
Permasalahan-
permasalahan yang sering terjadi adalah
keluaran
sebagai berikut :
sebagai berikut :
a.
sistem
tersebut
Waktu penyampaian informasi seperti
a. Laporan anggota.
laporan-laporan seringkali mengalami
b. Laporan buku.
keterlambatan karena adanya waktu
c. Laporan pinjaman.
pengolahan
d. Laporan pengembalian.
yang
relatif
cukup
lambat. b.
pada
Rumitnya dalam pembuatan laporan atau rekapitulasi.
e. Kartu anggota 3.
Identifikasi Sumber Data Sumber data dalam sistem informasi perpustakaan
SMA
Negeri
7
Semarang Semarang adalah sebagai
diperlukan serta diperlukan dukungan
berikut :
dari perangkat lunak (software) sesuai
a. Anggota.
dengan kebutuhannya agar program
b. Petugas perpustakaan.
aplikasi dapat berjalan dengan baik.
4. Identifikasi Tujuan Informasi
Kebutuhan perangkat lunak tersebut
Tujuan
Informasi
dalam
sistem
informasi perpustakaan SMA Negeri 7 Semarang Semarang adalah kepala perpustakaan.
a. Sistem Operasi : Microsoft Windows b. Editor Program :
Alternatif Sistem Yang Diusulkan Alternatif
antara lain :
sistem
yang
Borland
Delphi akan
dibentuk adalah sistem informasi yang berbasis komputer, sehingga diharapkan
c. Database
:
MySQL
(5.1). 3. Identifikasi Kebutuhan Sumber
dapat meningkatkan kinerja pada bagian-
Daya Manusia
bagian
Agar tujuan sistem informasi
yang
perpustakaan.
berhubungan
dengan
Kebutuhan-kebutuhan
perpustakaan
SMA
N
7
yang harus dipenuhi dalam membangun
Semarang dapat terwujud maka
sistem informasi perpustakaan adalah :
diperlukan sumber daya yang
1. Identifikasi Perangkat Keras
dapat menggunakan fasilitas baru standar
tersebut. Kelompok tenaga ahli
minimal peraangkat keras yang akan
komputer yang akan dibutuhkan
digunakan sebagai berikut :
diantaranya :
Adapun
spesifikasi
a. Processor Intel (R) Pentium IV
a. Analis Sistem
Dual Core E2180 2,0 GHz
Analis
sistem
dibutuhkan
b. Memori 1 GB DDR2 PC 530
dalam
hal
menangani
c.
HDD 160 Gb – 7500 SATA
masalah analisis sistem dan
d. DVD RW 24 X
desain sistem yang akan
e. LCD 15,6”
dibuat.
f. Keyboard dan Mouse PS/2
untuk menganalisa sistem
g. UPS 600 Watt
yang sedang berjalan saat ini
h. Printer
kemudian mendesain sistem
2. Identifikasi
Kebutuhan
Perangkat
informasi
perpustakaan
SMA N 7 Semarang dalam
Lunak Untuk dapat beroperasi secara optimal, komputer tersebut harus memenuhi
Tugasnya adalah
spesifikasi
yang
bentuk
DFD,
desain sistem.
ERD
dan
b. Programmer
maka rancangan sistem baru layak
Membuat implementasi rancangan sistem
untuk diterapkan.
informasi
perpustakaan
SMA
N
7
4. Operational
Semarang ke dalam program Delphi dan
Kegiatan
operasional
database MySQL.
dilakukan dengan mudah karena
c. Operator (User)
program
sistem
dapat
informasi
Pemakai sistem tersebut adalah para
perpustakaan
pegawai perpustakaan SMA Negeri 7
Semarang
Semarang.
bersifat user friendly sehingga
mengoperasikan
Pemakai dan
sistem memasukkan
mudah
data perpustakaan ke dalam komputer
SMA yang
N
7
diusulkan
dipelajari
dan
dioperasikan.
serta mencetak laporan-laporan yang
5. Schedule
diperlukan.
Sistem yg diusulkan berlaku
Pemilihan Kelayakan Sistem
dalam suatu kerangka waktu yang logis.
Pemilihan kelayakan sistem didasarkan Kesimpulan
pada beberapa hal antara lain : 1. Technical
Kesimpulan yang dapat diberikan terhadap
Sistem informasi perpustakaan SMA N
penyusunan laporan tugas akhir ini adalah
7 Semarang yang diusulkan diharapkan
terciptanya sistem informasi perpustakaan SMA
mampu bekerja dengan baik, karena
Negeri 7 Semarang yang dapat digunakan untuk
peralatan yang digunakan baik dari segi
membantu bagian perpustakaan dalam mengolah
perangkat keras dan perangkat lunak
informasi peminjaman dan pengembalian buku
yang mudah didapatkan.
dimana bagian perpustakaan tersebut hanya
2. Economic
menginputkan data saja dan proses pengolahan
Sistem yang diusulkan dipandang layak
dilakukan secara terkomputerisasi sehingga dapat
untuk dipakai karena manfaat yang
mempercepat pelayanan perpustakaan yang lebih
akan
baik dan dapat mengurangi kesalahan pada saaat
dirasakan
akan
lebih
besar
dibandingkan dengan biaya yang harus
peminjaman
dikeluarkan.
biasanya terjadi dalam sistem manual.
dan
pengembalian
buku
yang
3. Legal Dalam hal ini perangkat lunak yang
Daftar Pustaka
harus digunakan harus resmi sesuai
Arbie, 2004, Manajemen Database dengan MySQL, Andi Offset, Yogyakarta
dengan perijinan yang ada, sehingga tidak menyimpang dari ketentuan hukum yang berlaku dan ditinjau dari segi hukum yang berlaku di Indonesia
Bafadal, Ibrahim, 2008, Manajemen Perlengkapan Sekolah, Bumi Aksara, Jakarta
Jogiyanto,H.M, 2007, Analisis dan Desain Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta Mulyanto, Agus, 2009, Sistem Informasi Konsep & Aplikasi, Pustaka Pelajar, Yogyakarta Pranata, Antony, 2004, Dasar Pemrograman Delphi 6.0, Andi Offset, Yogyakarta Prasetyo, Didik Dwi, 2003, Administrasi Database Server MySQL, Elex Media Komputindo, Jakarta Whitten, Jeffery L,. 2004, Metode Desain dan Analisa Sistem, Andi Offset, Yogyakarta
