SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN KELUAR DENGAN VISUAL FOXPRO 8.0 Mohamad Charis Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknik Universitas Sultan Fatah (UNISFAT ) Jl. Sultan Fatah No. 83 Demak Telpon ( 0291 ) 681024 Abstrak : Aplikasi Pengelolaan surat masuk dan keluar ini berfungsi untuk membantu meringankan pekerjaan seorang agendaris dimana pengelolaan Surat merupakan pekerjaan seorang agendaris yang setiap hari dilakukan sehubungan dengan adanya kegiatan kantor yang bersifat kedinasan. Pengurusan Surrat masuk dilakukan mulai dari menerima surat masuk, mengecek , pencatatan di buku surat masuk masuk sampai ke pengarsipan. Sedangkan Pengurusan Surat keluar dimulai dari pembuatan konsep sampai dengan pengirimannya. Sistem kerja aplikasi ini terbagi menjadi dua bagian yaitu Surat Masuk dan Surat keluar. Untuk surat masuk agendaris tinggal mencatat mulai dari tanggal pencatatan, nomor surat, kode surat, tanggal surat, asal surat, hal . Secara otomatis komputer akan meyimpannya. Sedangkan dalam surat keluar disediakan konsep Surat Pengantar yang berbentuk kolom setelah jadi secara otomatis akan masuk ke dalam agenda surat keluar, sehingga seorang agendaris tidak perlu untuk mencatat lagi ke dalam buku surat keluar. Pengembangan Sistem ini menggunakan perangkat lunak Visual FoxPro 8,0. Dengan adanya sistem ini diharapkan pekerjaan seorang agendaris menjadi lebih efisien dan efektif. Kata Kunci : Surat Masuk, Surat Keluar, Agenda, Pengelolaan, Sistem Informasi
PENDAHULUAN
rahasia. Selain itu pekerjaan agendaris
Latar Belakang
menjadi tidak efektif.
Dalam
Pengelolaan
surat
di
Dari latar belakang itulah dan
lingkungan kedinasan ada dua surat
untuk
yang perlu pengelolaan yaitu surat
penulis ingin merancang sebuah sistem
masuk dan surat keluar. Surat yang ada
atau aplikasi yang dapat menghandel
di lingkungan kedinasan ada tiga yaitu
semua pekerjaan agendaris mulai dari
surat biasa, penting dan rahasia dimana
pengkosepan,
masing-masing
pengarsipan.
mempunyai
fungsi
membantu seorang agendaris
pencatatan
dan
sendiri-sendiri. Pada umunya dadalm
Melihat latar belakang yang ada
pengelolaan surat tersebut baik surat
maka masalah yang akan diteliti adalah
keluar maupun surat masuk masih
bagaimana merancang sebuah aplikasi
dilakukan secara manual mulai dari
yang dapat mengarsipkan surat masuk
pencatatan, pengarsipan sampai pada
dan surat keluar secara teratur efektif
letak arsip. Hal ini akan mempersulit
dan efisien.
bagi agendaris untuk mengelompokkan
Dari permasalahan tersebut maka
mana surat yang biasa, penting dan
penulis mengembangkan Suatu Sistem
Sistem InformasiTEKNIK Pengelolaan Surat Masuk Keluar dengan Visual 8.0- 30 – - UNISFAT, Vol. dan 5, No. 1, September 2009Foxpro Hal . 22 JURNAL Mohamad Charis
2222
Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan
Metode Penelitian
Keluar. Dalam sistem ini sudah tersedia
Penelitian yang dilakukan penulis
fasilitas konsep Surat pengantar jadi
menggunakan
agendaris tidak perlu lagi membuat
diantaranya :
konsep secara manual selain itu sistem
1.
beberapa
metode
Metode Observasi, Dalam metode
ini dapat menyimpan secara otomatis
ini
baik untuk agenda surat masuk maupun
pengamatan secara langsung untuk
surat keluar.
memperoleh data dan gambaran
Dalam sistem ini haya terdapat satu konsep saja yaitu surat pengantar, hal ini disebabkan
karena
surat
penulis
dari masalah yang sedang diteliti. 2.
pengantar
Metode Interview, Dalam metode ini
penulis
sering digunakan oleh kanto-kantor di
jawab
lingkungan kedinasan karena setiap
pihak-pihak
surat yang kleluar diperlukan surat
dengan
pengantar.
penulis teliti. 3.
Tujuan Penelitian Adapun Tujuan yang ingin dicapai dalam
Penelitian
adalah
untuk
mengadakan
mengadakan
secara
langsung yang
tanya kepada
berkompeten
masalah
yang
sedang
Studi Pustaka, Untuk mendukung pengumpulan data, penulis juga melakukan studi
pustaka
yaitu
mengembangkan sebuah sistem yang
literatur-literatur
yang
dapat mengagendakan surat masuk dan
dengan penelitian yang dilakukan.
sesuai
surat keluar secara efektif dan efisien. Manfaat Penelitian
TINJAUAN PUSTAKA
Manfaat penelitian ini adalah : -
-
a. Pengertian Sistem
Sebagai pertimbangan dan masukan
Menurut Tata Sutabri (2003:9)
untuk menambah wawasan dalam
Sistem
hal pengembangan Aplikasi yang
sekelompok
terkomputerisasi.
hubungannya satu dengan yang lain,
Menggali permasalahan yang timbul
yang berfungsi bersama-sama untuk
dalam Aplikasi Pengelolaan Surat
mencapai
masuk
definisi di atas Tata Sutabri merinci
dan
Keluar
guna
pada
dasarnya unsur
tujuan
adalah
yang
tertentu.
erat
Dari
pengembangan . JURNAL
TEKNIK - UNISFAT, Vol. 5, No. 1, September 2009 Hal . 22 - 30
23
lebih lanjut pengertian sistem secara
operasi sistem tersebut disebut
umum, yaitu sebagai berikut :
dengan lingkungan luar sistem.
- Setiap sistem terdiri dari berbagai unsur.
Sebagai
- Unsur-unsur tersebut merupakan
-
- Penghubung Sistem (Interface ), media
menghubungkan
yang
sistem
dengan
bagian yang tak terpisahkan dari
subsistem yang lain disebut dengan
sistem yang bersangkutan.
penghubung sistem atau interface.
Unsur-unsur
dalam
sistem
- Masukan Sistem ( Input ), Energi
sama
untuk
yang dimasukan ke dalam sistem
mencapai tujuan sistem. Setiap
disebut masukan sistem, yang dapat
sistem mempunyai tujuan tertentu.
berupa pemeliharaan ( maintenance
tersebut
di
bekerja
- Suatu sistem merupakan bagian dari sitem lain yang lebih besar.
input ) dan sinyal ( signal input ). - Keluaran Sistem ( output), Hasil
Sedangankan Karakterisitik Sistem
energi
menurut
diklasifikasikan menjadi keluaran
Tata
Sutabri
(2003:12)
yang
adalah sebagai berikut :
yang
- Komponen Sistem ( Components
merupakan
),Suatu sistem terdiri dari sejumlah
diolah
berguna.
dan
Keluaran
masukan
ini bagi
subsistem yang lain.
komponen yang saling berinteraksi,
- Pengolah Sistem ( Proses), Suatu
yang bekerja sama membentuk satu
sistem dapat mempunyai suatu
kesatuan
proses
- Batasan Sistem ( Boundary ),Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang
membatasi
antara
sistem
yang
akan
mengubah
masukan menjadi sistem. - Sasaran Sistem ( Objective ), Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran
dengan sistem lainnya atau sistem
yang
dengan lingkungan luarnya.
deterministik. Kalau suatu sistem
- Lingkungan
Luar
Sistem
tidak
pasti
memiliki
dan
sasaran,
bersifat
maka
( Environtment ), Bentuk apapun
operasi sistem tidak ada gunanya.
yang ada di luar ruang lingkup atau
Suatu sistem dikatakan berhasil
batasan sistem yang mempengaruhi
bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.
- UNISFAT, Vol.dan 5, No. 1, September 2009 Hal . 22 JURNAL Sistem Informasi TEKNIK Pengelolaan Surat Masuk Keluar dengan Visual Foxpro 8.0- 30 – Mohamad Charis
24 24
lain. Sedangkan Surat Dalam kamus
b. Pengertian Informasi Menurut Tata Sutabri (2003:19)
Bahasa Besar Bahasa Indoensia yang
Informasi adalah data yang sudah
berarti
diolah menjadi suatu bentuk yang
maksud dan tujuan Jadi Pengelolaan
penting bagi penerima dan punya nilai
surat adalahSuatu rangkaian kegiatan
yang nyata dan dapat digunakan
mengurus surat mulai dari pencatatan
untuk mengambil keputusan, baik
,
sekarang maupun untuk masa yang
pengklasifikasian
akan datang.
pengriman dan pengarsipan baik surat
Sedangkan menurut
Tata
kertas
pengkosepan,
bertuliskan
penomoran, sampai
maupun
pada
Fungsi
Informasi
masuk
Sutabri
(2003:19)
Pengurusan surat merupakan bagian
adalah menambah pengetahuan atau
dari
mengurangi ketidakpastian pemakai
dilingkungan
informasi,
dinas.
jadi
disampaikan
yang
informasi kepada
yang
pemakai
surat
administrasi dinas
keluar.
kantor
baik
maupun
non
d. Surat Masuk
mungkin merupakan hasil data yang
Surat masuk merupakan surat yang
dimaksukkan ke dalam pengolahan
masuk ke instasi yang bersangkutan
atau suatu model keputusan. Dengan
dimana asal surat tersebut dari luar
kata
instasi
lain
keputusan,
dalam
pengambilan
kebanyakan
itu.
Untuk
prosedur
informasi
pengurusan surat masuknya adalah
hanya dapat menambah kemungkinan
menerima suirat masuk dan mnegcek
kepastian
kebenaran alamatnya, mencatat ke
atau
mengurangi
bermacam-macam pilihan.
dalam buku agenda surat masuk dan kartu kendali surat masuk kemudian
c. Pengelolaan Surat Dalam
Kamus
Bahasa
Indoensia
diserahkan ke Kepala Instansi untuk
Pengelolaan berasal dari kata Kelola
diketahui dan diekspedisikan kepada
yang
yang bersangkutan.
berarti
mengendalikan,
meyelenggaakan,
mengurus.
Pengelolaan
merupakan
sebuah
e. Surat Keluar Surat
keluar
adalah
surat
yang
proses melakukan kegiatan tertentu
dikonsep dan dibuat oleh instansi
dengan menggerakkan tenaga orang
yang bersangkutan untuk dikirim ke
JURNAL
TEKNIK - UNISFAT, Vol. 5, No. 1, September 2009 Hal . 22 - 30
25
instansi
lain.
Adapun
prosedur
- Tempat Surat
pengurusan Surat keluar meliputi
- Kop Surat
pengkosepan surat , pencatatan ke
- Kepala Instansi
dalam buku agenda surat keluar, pembuatan
surat
pengantar
2. Pencatatan
dan
- Surat Masuk
pengiriman surat.
- Surat Keluar - Surat Pengantar
f. Visual Foxpro Dalam pengembangan aplikasi ini penulis
menggunakan
3. Pelaporan
perangkat
- Data Kode Surat
lunak yaitu visual foxpro 8.0. sebagai
- Data Tempat Surat
perangkat lunak pembantu. Visual
- Data Surat Kelua
foxpro adalah suatu aplikasi visual
- Data Surat Masuk
yang berorientasi pada objek selain
b. DFD CD ( Data Flow Diagram
itu Program Aplikasi Visual FoxPro
Context Diagram )
akan lebih interaktif dengan user.
Menurut Yuniar Supardi (2004;17) DFD CD adalah DFD bentuk khusus
Kebutuhan Perangkat Keras Perangkat keras yang dibutuhkan
yang menggambarkan keseluruhan
untuk menjalankan aplikasi ini minimal
hubungan antar aliran data, Data store
dengan spesifikasi sebagai berikut :
dan terminator. Berikut adalah DFD
-
Komputer dengan processor Pentium
CD Sistem Informasi pengelolaan
IV 2,0 Ghz.
Surat Masuk dan Keluar
-
Hardisk berkapsitas 40 Gb
-
RAM berkapasitas 256 MB
-
Monitor
-
Keyboard dan Mouse
Surat Masuk
-
Printer HP 3900
. AGENDARIS
Catat S.Masuk/kelu ar Kendali S.Msk Konsep S.Keluar Eksp.S.Masuk TTD S. Kelu ar Arsipkan Surat MK
Surat Keluar
0 SI PENGELOLAAN S. MASUK KELUAR
Krm S.Keluar Eks.S.Msk Lap.S.Masuk TTD S.Keluar Hsl Eksp S.Klr
KA INSTA NSI
Eks.S.Klr Hsl Eksp.S.Klr
PENGEMBANGAN SISTEM a. Model Perancangan Sistem
PEGAWAI
1. Pendataan - Kode Surat
Gambar 1 : DFD Contex Diagram
Sistem Informasi TEKNIK Pengelolaan Surat Masuk Keluar dengan Visual Foxpro 8.0- 30 – - UNISFAT, Vol.dan 5, No. 1, September 2009 Hal . 22 JURNAL Mohamad Charis
2626
hubungan
c. DFD Levelled
antar
entity
atau
Menurut Yuniar Supardi (2004;18)
penyimpanan data yang ada pada
DFD Levelled adalah DFD yang
DFD.
digambarkan bertingkat dari level
Relationship Diagram ( ERD ) ini
global ke level yang detail (terperinci)
didasarkan
sehingga sistem lebih tergambar jelas.
terjadi pada dunia nyata.
Penggambaran
pada
Entity
kenyataan
Berikut adalah DFD Levelled Sistem
Simbol Kerelasian Antar Entitas
Informasi pengelolaan Surat Masuk
No.
Jenis
yang
Simbol Yang digunakan
Kerelasian
dan Keluar Plksn S.M
Surat Masuk
PEGAWAI
Hasil S.M
Catat Kartu Kendali Arsip S.Msk
S. Masuk Trskan ke Ybs
1 PROSES SURAT MASUK
1.
1 – ke – 1
2.
1 – ke – n
3.
n – ke – 1
4.
n – ke – n
Hasil S.M
ke Ka In stansi
Arsip Konsep Catat Konsep Kirim Konsep TTD Konsep Konsep
AGENDARIS
2 PROSES SURAT KELUAR
TTD Konsep KA INSTA NSI Kirim Konsep
Konsep
Surat Keluar
Gambar 3 : Simbol Kerelasian Antar Entitas
Gambar 2 : DFD Levelled
Berikut adalah Entity Relationship Adapun Tabel yang digunakan
Diagram ( ERD ) table-tabel ang ada
untuk membangun system ini adalah :
dalam Sistem Informasi Pengelolaan
1. Tabel Kode Surat
Surat Masuk dan Keluar
2. Tabel Kode Tempat 3. Tabel Surat Masuk
KODE TEMPAT
4. Tabel Surat Keluar 5. Tabel Kop Surat
SURAT MASUK
6. Tabel Kepala Instansi d Entity Relationship Diagram ( ERD ) Menurut Edhy Sutanta (2004)
KODE SURAT
Entity Relationship Diagram ( ERD ) adalah model yang mendeskripsikan JURNAL
Gambar 4 : ERD N ke 1
TEKNIK - UNISFAT, Vol. 5, No. 1, September 2009 Hal . 22 - 30
27
untuk KD SURAT
mengetahui
bahwa
yang
mengagenda surat masuk adalah yang mamasukan username nya. Kemudian
KD TEMPAT
SURAT KELUAR
Menu Cari Surat masuk dimana user dapat mencari surat-surat yang pernah
KOP SURAT
masuk
sedangkan
digunakan KA INSTA NSI
untk
menu
laporan
melihat
laporan
agenda surat masuk. Gambar 5 : ERD N ke 1
Perancangan tampilan
antarmuka
system
di
Kemudian Surat Keluar pada pada
menu ini terdapat fasilitas surat
desain
pengantar yang didesain berdasarkan
berdasarkan factor-faktor dan kaidah-
pada
kaidah yang sesuai dalam interaksi
sekolah lanjutan pertama. Dalam form
manusia dan computer. Adapun factor
ini digunakan untuk membuat surat
factor
efisiensi,
pengantar, user tinggal menuliskan
kemudahan
uraian, jumlah, satuan dan keterangan
itu
antara
lain
keindahan,
dan
buku
petunjuk
administrasi
penggunaan. e. Implementasi Sistem Aplikasi Pada saat Aplikasi ini dijalankan maka yang muncul pertama adalah menu utama yang terdiri dari Master, Surat Masuk dan Surat Keluar. Di mana di menu master terdapat Data yang
wajib
diisi
Gambar 6 : Layout Menu Utama
sebelum
mengoperasikan form-form yang lain. Pada menu Surat masuk terdapat Agenda
yang
digunakan
untuk
mengagendakan surat yang masuk apabila form ini dijalankan akan dihadang dengan user name silahkan masukan nama anda. Ini digunakan Gambar 7 : Layout Form Kode Surat - UNISFAT, Vol.dan 5, No. 1, September 2009 Hal . 22 JURNAL Sistem Informasi TEKNIK Pengelolaan Surat Masuk Keluar dengan Visual Foxpro 8.0- 30 – Mohamad Charis
28 28
Gambar 8 : Layout Form Kode Tempat Gambar 12 : Layout Surat Pengantar
Gambar 9 : Layout Login Agendaris
Gambar 10 : Layout Agenda Surat Masuk
Gambar 13 : Layout Report Surat keluar
SIMPULAN Dari hasil penelitian penulisan yang melalui beberapa tahapan mulai dari
latar
belakang
masalah,
perancangan system pembuatan system hingga
implementasi
system
maka
Gambar 11 : Layout Report Surat Masuk JURNAL
TEKNIK - UNISFAT, Vol. 5, No. 1, September 2009 Hal . 22 - 30
29
penulis dapat mengambil kesimpulan
keras yang di atas batas minimal
sebagai berikut :
yang disarankan penulis.
1. Aplikasi yang telah dibuat dapat
DAFTAR PUSTAKA
memperingan pekerjaan agendaris
Soenaryo, Endang, H, DR. 1996-1997.
sehingga menjadi efisien dan efektif.
Petunjuk Administrasi Sekolah
2. Dalam aplikasi tersebut terdapat fasilitas
dalam pembuatan surat
pengantar yang didesain bedasarkan buku petunjuk administrasi.
diagendakan
computer
ke
berdasarkan
dalam tanggal
pencatatan.
banyak
kelemahan
Pertama.
Jakarta
Pusat.
Fa.Sinar
Bahagia.
Analisa
Sistem
Infomrasi.
Yogyakarta. Ando Offset. Sutanta, Edhy. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta. Graha Ilmu.
Dalam system ini penulis yakin masih
Tingkat
MM, S.Kom, Sutabri, Tata. 2003.
3. Semua surat masuk dan surat keluar dapat
Lanjutan
kekurangan sehingga
dan perlu
pengembangan lebih lanjut agar palikasi ini dapat menjadi aplikasi yang handal
Narbukho Cholid, Drs, Achmadi Abu, H,
Drs.
2003.
Penelitian.
Metodologi
Jakarta.
Bumi
Aksara. S.T, Syaukani, Muhammad. 2004. Buku
bagi para agendaris. Oleh sebab itu
Latihan
penulis menyarankan :
Base
1. Melengkapi fasilitas surat keluar
FoxPro 8,0. Jakarta. PT Elex
dengan
desain
surat-surat
dinas
ataun non dinas yang lain sehingga pekerjaan menjadi mudah.
aplikasi
ini
Menggunakan
data Visual
Media Komputindo. Departemen Pendidikan Nasional, 2002, Kamus Besar Bahasa Indoensia
2. Menambahkan fungsi maintenance sehingga
Pemrograman
senantiasa
Edisi Ketiga, Jakarta, Balai Pustaka.
dapat terpelihara dengan baik 3. Agar pengoperasian aplikasi ini dapat optimal gunakan perangkat
Sistem Informasi TEKNIK Pengelolaan Surat Masuk Keluar dengan Visual Foxpro 8.0- 30 – - UNISFAT, Vol.dan 5, No. 1, September 2009 Hal . 22 JURNAL Mohamad Charis
3030
