SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN BERBASIS ANIMASI 3D DI LEMBAGA PENDIDIKAN KOMPUTER PRATAMA MULIA SURAKARTA SKRIPSI

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN BERBASIS ANIMASI 3D DI LEMBAGA PENDIDIKAN KOMPUTER PRATAMA MULIA SURAKARTA

SKRIPSI

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan Pada Jenjang Strata Satu Program Studi Teknik Informatika Universitas Surakarta

Disusun Oleh : Nama

: Arif Sutikno

NIM

: J03IT0071

Program Studi

: Teknik Informatika

FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMATIKA UNIVERSITAS SURAKARTA

2005 HALAMAN PERSETUJUAN

Judul Skripsi

: Sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Animasi 3D di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta

Nama

: Arif Sutikno

NIM

: J03IT0071

Fakultas

: Teknologi Informatika

Program Studi


Jenjang Pendidikan : Strata 1 Telah disetujui pada Hari

:

Tanggal

:

Mengetahui

Dosen Pembimbing I

Dosen Pembimbing II

Bambang Eka Purnama, M.Kom

Ir. Joko Wandyatmono, M.Tc

HALAMAN PENGESAHAN

Judul Skripsi


Nama

: Arif Sutikno

NIM

: J03IT0071

Fakultas


Program Studi


Diterima dan disahkan oleh Dewan Penguji Skripsi Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknologi Informatika Universitas Surakarta guna melengkapi tugas-tugas dan syarat-syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Teknik Informatika. Surakarta,

Oktober 2005

Dewan Penguji Skripsi 1. Ketua

: Ir. Djoko Kuntjoro

(

)

2. Sekretaris

: Bambang Eka Purnama, M. Kom (

)

3. Anggota

: Ir. Joko Wandyatmono, M.Tc

)

(

Mengetahui Dekan

Ir. Djoko Kuntjoro 3D Animation Based Archieving Information System on Pratama Mulia Surakarta Computer Course Arif Sutikno – J031T0071 Faculty of Information Technology Surakarta University 2005 ABSTRACT Pratama Mulia Surakarta Computer Course complain that the Existed Archieving System they owned not in proportion, closed, undevelopable and become to failure. According to system life cycle principles, the management have to plan for a new one as an expected system. So the problem are : “Is it right that the existed system not in proportion, closed, undevelopable and become to failure?, how to design an expected system to replace and eliminate the weakness of the existed one?” The goals of this scripts are : The first is “Prove that the existed system is not in proportion, closed, undevelopable and become to failure”, the second is “Build an expected system called 3D Animation Based Archieving System of Pratama Mulia Surakarta to eliminate the weakness of existed system”, the third is “Create a prototype of application for computer system that will be applied as an sub-system of this system”,

and the fourth is “Create a system implementation planning”. The usage of methodology to solve the problem are “Observe with questionairing supported by interviewing, system analysis and design” taken from Kendall and Kendall theory to get the understanding of existed system, “feasibility study” with feasibility impact grid taken from Kendall and Kendall theory, and “Implementation planning theory” taken from the book writen by Suryadi, H.S. and Bunawan. After the subjects above already done, this script reports that it is true and proved that the existed system is not in proportion (means not all of the goals accomplished by the system), closed, undevelopable and become to failure (means going to or disposed towards failure), an expected system to replace and eliminate the weakness of the existed system it’s already done and ready to implement for Pratama Mulia Surakarta Computer Course. Keyword : computer, computer technology, archieve, archieving, 3D Animation. xi+62 pages; 14 figures; 15 tables; 4 attachment Bibliography : 5 (1990-2003)

Sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Animasi 3D Di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta Arif Sutikno – J031T0071 Fakultas Teknologi Informatika Universitas Surakarta 2005 ABSTRAKSI Lembaga Pendidikan Pratama Mulia mengeluhkan bahwa sistem pengarsipan yang mereka miliki tidak dalam proporsinya, tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal. Dengan Berdasarkan prinsip-prinsip siklus hidup sistem pihak manajemen harus merencanakan sebuah sistem baru sebagai sistem usulan. Jadi masalahnya adalah : “Apakah benar bahwa sistem yang sedang berjalan tidak dalam proporsinya, tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal?, bagaimana merancang sebuah sistem usulan untuk menggantikan dan menghilangkan kelemahan dari sistem yang sedang berjalan?”. Tujuan dari skripsi ini adalah : pertama “Membuktikan bahwa sistem yang sedang berjalan tidak dalam proporsinya, tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal”, kedua “Membuat sebuah sistem usulan yang disebut sistem informasi pengarsipan berbasis animasi 3D di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta untuk mengurangi kelemahan dari sistem yang sedang berjalan”, ketiga “Membuat protipe aplikasi untuk sistem komputer yang nantinya akan diaplikasikan sebagai sub-sistem dari sistem ini”, dan keempat “Membuat rencana implementasi

sistem”. Metodologi yang digunakan untuk memecahkan permasalahan adalah “observasi dengan kuisioner yang didukung dengan wawancara, analisis dan perancangan sistem“ oleh Kendall and Kendall untuk mendapatkan pemahaman tentang sistem yang sedang berjalan, “teori studi kelayakan” dengan feasibility impact grid oleh Kendall and Kendall, “teori rencana implementasi sistem” oleh Suryadi, H.S. dan Bunawan dalam bukunya yang berjudul Pengantar Pemeliharaan dan Implementasi Sistem Informasi. Setelah kegiatan di atas selesai dikerjakan, skripsi ini melaporkan bahwa adalah benar dan terbukti bahwa sistem yang sedang berjalan tidak dalam proporsinya (artinya : Tidak semua tujuan sistem tercapai), tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal (artinya : sedang menuju kegagalan), sebuah sistem usulan untuk menggantikan dan mengurangi kelemahan dari sistem yang sedang berjalan sudah selesai dan siap diimplementasikan untuk Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta. Kata Kunci : komputer, teknologi komputer, arsip, pengarsipan, animasi 3D. xi+62 halaman; 14 gambar; 15 tabel; 4 lampiran Daftar acuan : 5 (1990-2003)

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat

menyelesaikan skripsi ini untuk

memenuhi salah satu syarat kelulusan pada jenjang Strata 1 Program Teknik Informatika Universitas Surakarta dengan judul : “Sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Animasi 3D di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta“ Kemudian atas selesainya penulisan skripsi ini, penulis ucapkan banyak terima kasih kepada : 1. Prof. DR. H.S. Brodjo Sudjono, S.H. M.S sebagai Rektor Universitas Surakarta 2. Sugeng Murdowo, ST sebagai Direktur LPK Pratama Mulia Surakarta.

3. Ir. Djoko Kuntjoro, sebagai Dekan Fakultas Teknik Universitas Surakarta. 4. Bambang Eka Purnama, M.Kom sebagai Ketua Program Studi Teknik Informatika Universitas Surakarta ( UNSA ) sekaligus sebagai dosen pembimbing I yang telah banyak memberikan bantuan dan bimbingannya dalam penulisan ini 5. Ir. Joko Wandyatmono, M.Tc sebagai dosen pembimbing II yang telah banyak memberikan bantuan dan bimbingannya dalam penulisan ini 6. Rekan-rekan mahasiswa yang banyak memberikan bantuan dan dukunganya Keterbatasan kemampuan yang dimiliki penulis membuat skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan oleh karena itu saran dan kritik dari semua pihak sangat diharapkan. Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca umumnya.

Surakarta,

Oktober 2005

Penulis.

DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL

i

HALAMAN PERSETUJUAN

ii

HALAMAN PENGESAHAN

iii

ABSTRACT

iv

ABSTRAKSI

v

KATA PENGANTAR

vi

DAFTAR ISI

viii

DAFTAR TABEL

x

DAFTAR GAMBAR

xi

BAB 1.

PENDAHULUAN

1

1.1.

Latar Belakang Masalah

1

1.2.

Rumusan Masalah

2

1.3.

Batasan

2

1.4.

Tujuan dan Manfaat

3

1.5.

Metode

4

1.6.

Kerangka Pemikiran

5

1.7.

Sistematika Penulisan

7

BAB 2.

GAMBARAN UMUM

8

BAB 3.

LANDASAN TEORI

15

3.1.

Konsep Dasar Sistem

15

3.2.

Jenis-Jenis Sistem

16

3.3.

Tahapan Uji Kelayakan Sistem Informasi

18

3.4. BAB 4.

BAB 5.

BAB 6.

Metode Enkripsi Biner

19

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

23

4.1.

Analisis Terhadap Existed Sistem

24

4.2.

Analisis dan Perancangan Expected System

36

PERENCANAAN IMPLEMENTASI SISTEM

52

5.1.

Jadwal Implementasi Sistem

52

5.2.

Definisi Kebutuhan Perangkat Lunak

55

5.3.

Rancangan Antarmuka

56

KESIMPULAN

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN A LAMPIRAN B LAMPIRAN C LAMPIRAN D

61 63

DAFTAR TABEL Halaman Tabel 3.1.

Contoh Feasibility Impact Grid

19

Tabel 4.1.

Berkas Tabel ALMARI – MASTERDATA.mdb

30

Tabel 4.2.

Berkas Tabel WB – MASTERDATA.mdb

30

Tabel 4.3.

Berkas Tabel PETUGAS – MASTERDATA.mdb

31

Tabel 4.4.

Berkas Tabel PASS – MASTERDATA.mdb

31

Tabel 4.5.

Berkas Tabel PEMINJAM – MASTERDATA.mdb

32

Tabel 4.6.

Feasibility Impact Grid untuk Existed System

36

Tabel 4.7.

Berkas Tabel REGULASI – ARSIP.mdb

48

Tabel 4.8.

Berkas Tabel PETUGAS – ARSIP.mdb

48

Tabel 4.9.

Berkas Tabel ARSIP – ARSIP.mdb

49

Tabel 4.10. Berkas Tabel KUNCI – ARSIP.mdb

49

Tabel 4.11. Berkas Tabel PEMINJAM – ARSIP.mdb

50

Tabel 4.12. Berkas Tabel LOG– ARSIP.mdb

50

Tabel 4.13. Feasibility Impact Grid untuk Existed System

51

Tabel 5.1.

54

Jadual Implementasi Sistem

DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 1.1. Skema Kerangka Pemikiran.

5

Gambar 2.1. Struktur Organisasi LPK Pratama Mulia

13

Gambar 3.1. Sistem dan Lingkungannya

16

Gambar 3.2. Jenis-jenis Sistem Informasi

18

Gambar 3.3. Skema Pergeseran Biner

21

Gambar 4.1. Skema Struktural Organisasi Strata 2 Seksi Pengarsipan

25

Gambar 4.2. Data Flow Diagram Level Context – Existed System

28

Gambar 4.3. Data Flow Diagram Level 0 - Existed System

29

Gambar 4.4. DFD Level Context – Sistem Informasi - Expected System

38

Gambar 4.5. DFD Level 0 – Sistem Informasi - Expected System

39

Gambar 4.6. DFD Level Context – Sistem Keamanan - Expected System

40

Gambar 4.7. DFD Level 0 – Sistem Keamanan - Expected System

41

Gambar 5.1. Splash

56

Gambar 5.2. Jendela Login

56

Gambar 5.3. Jendela Utama

57

Gambar 5.4. Jendela Utama pada saat Peminjaman

58

Gambar 5.5. Jendela Penetapan Regulasi Kearsipan

59

Gambar 5.6. Jendela Pengelolaan Tabel Petugas

59

BAB I PENDAHULUAN

1.1. LATAR BELAKANG Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia adalah sebuah lembaga pendidikan yang sangat memperhatikan kualitas sistem pelayanan mereka terhadap “warga belajar”. Salah satu bukti perhatian tersebut terlihat dari perhatian mereka atas kualitas pengelolaan arsip milik warga belajar. Lembaga ini telah mengembangkan sebuah sistem informasi pengarsipan yang cukup baik dan bahkan sistem pengarsipan ini telah berkembang menjadi sebuah sistem yang berbasis teknologi komputer yang dapat digolongkan sebagai office automation system. Walaupun demikian, pihak manejemen Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia mengeluhkan bahwa masih ada beberapa hal yang mengganggu. Sebagai misal, dikeluhkan bahwa sistem yang sedang berjalan (existed system) masih bersifat tertutup dan sulit dikembangkan karena hanya digunakan untuk mengelola arsip mahasiswa sedangkan pada kenyataannya banyak jenis arsip lain yang harus dikelola. Contoh lain yang mengganggu adalah existed system seolah memiliki sub-sistem keamanan (security system) tetapi sebenarnya hanya berupa kelengkapan pada program aplikasi sehingga tidak cukup aman. Pihak manajemen Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia juga memiliki harapan bahwa apabila sistem ini akan dikembangkan, sistem yang diharapkan (expected system) harus memiliki program aplikasi yang mudah digunakan atau user friendly dan memiliki antar hadap visual yang dapat menunjukkan lokasi arsip dengan cara animasi 3D atau setidak-tidaknya gambar denah lokasi 2D dengan penunjuk lokasi

arsip (pointer). Berdasarkan pernyataan dan harapan pihak manajemen Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia tersebut maka perlu untuk dilakukan studi analisis atas kinerja sistem yang sedang berjalan dan kemudian dilakukan perancangan sistem yang baru berdasarkan umpan balik yang diperoleh dari analisis yang bersangkutan. 1.2. RUMUSAN MASALAH Berdasarkan dari latar belakang, dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut : 1. Apakah benar bahwa sistem yang berjalan tidak dalam proporsinya, tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal? 2. Bagaimana merancang sebuah sistem usulan untuk menggantikan dan menghilangkan kelemahan dari sistem yang sedang berjalan? 1.3. BATASAN Agar lebih terfocus dan tidak melebar, maka pokok bahasan dibatasi pada hal-hal berikut ini : a. Analisis terhadap existed system dilakukan sesuai dengan disiplin ilmu informatika sampai dengan dianggap cukup sebagai bahan bagi perancangan expected system (dalam siklus kehidupan sistem disebut sebagai umpan balik) b. Perancangan sub-sistem pendukung hanya terdiri dari sistem keamanan (security system) yang terdiri dari sistem otoritas (previledges system), sistem perekaman aktifitas (logging system) dan sistem penyamaran data (encryption system) 1.4. TUJUAN DAN MANFAAT

Tujuan : 1.

Membuktikan bahwa sistem yang sedang berjalan tidak dalam proporsinya, tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal.

2.

Membuat sebuah sistem usulan yang disebut sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Animasi 3D di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta untuk mengurangi kelemahan dari sistem yang sedang berjalan.

3.

Membuat protitipe aplikasi untuk sistem komputer yang nantinya akan diaplikasikan sebagai sub sistem dari sistem pengarsipan.

4. Membuat rencana implementasi sistem. Manfaat : 1.

Memenuhi salah satu syarat kelulusan pada jenjang Strata I Program Studi Teknologi Informasi Universitas Surakarta

2. Dapat digunakan oleh Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia untuk melakukan pengembangan atau rekayasa perangkat lunak sistem pengarsipan 1.5. METODE Metode atau cara yang digunakan untuk menyelesaikan masalah pada skripsi ini adalah : a.

Metode Pendataan : 1.

Kepustakaan Dilakukan dengan cara mengumpulkan beberapa bahan pustaka dari bukubuku, skripsi, materi internet dan catatan kuliah yang berkaitan dengan skripsi ini.

2.

Observasi Dengan mengadakan pengamatan langsung terhadap aktifitas pengarsipan

yang ada di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia. 3.

Kuisioner dan wawancara Dilakukan untuk mempermudah pemerolehan bahan masukan analisis sistem. Pembuatan kuisioner dibantu oleh wawancara langsung kepada semua pihak yang berkaitan dengan sistem pengarsipan di Lembaga Pendidikan Pratama Mulia agar diperoleh bahan masukan analisis yang akurat dan tidak bias.

b.

Metode Pendekatan : 1. Analisis Dilakukan untuk pemerolehan pemahaman terhadap existed system. Analisis dilakukan dengan standar analisis yang berlaku di disiplin informatika. 2. Studi Kelayakan Dilakukan untuk menilai kelayakan dari existed system dengan metode feasibility impact grid.

3. Perancangan Dilakukan untuk membangun rancangan expected system. 4. Rencana Implementasi Dibuat agar sistem dapat diimplemetasikan dengan baik. Dilakukan dengan cara-cara standar minimal manajemen proyek dan dilengkapi dengan prototipe aplikasi untuk sistem komputer yang akan diterapkan sebagai subsistem dari sistem pengarsipan 1.6. KERANGKA PEMIKIRAN Agar diperoleh gambaran yang jelas tentang upaya yang dilakukan untuk menanggapi atau menjawab rumusan masalah, berikut adalah kerangka pemikiran yang

mengarahkan seluruh aktifitas analisis dan perancangan sistem yang dilakukan.

Analisis terhadap sis tem yang sedang berjalan

Observasi, PENDAHULUAN

Data F low Diagram Level Context dan Level 0

Struktur Perekaman Phisik Basisdata

Observasi, Kuisioner dan Wawancara

Tabel Kelayakan (feasibility impact grid)

Perancangan Sistem Baru Sistem Informasi Baru dengan Data Flow Diagram Level Context, Level 0 dan Struktur Perekaman Phisik Basisdata sebagai dokumentasi

Sistem Keamanan dgn Data F low Diagram Level Context, Level 0 dan Struktur Perekaman Phisik Basisdata sebagai dokumentasi

Definisi Kebutuhan Perangkat Lunak Sistem Pengarsipan (Required Application Definition)

Perencanaan Implementasi (termasuk pembuatan prototipe)

KESIMPULAN

Gambar 1.1: Skema Kerangka Pemikiran. Diskripsi : 1. Keluhan pihak manajemen Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia digunakan sebagai bahan arahan analisis pada Observasi Pendahuluan. 2. Analisis terhadap sistem yang sedang berjalan dimana analisis tersebut harus menghasilkan : a. Tabel Kelayakan. Pembuatannya dilakukan berdasarkan hasil observasi secara umum terhadap implementasi sistem yang sedang berjalan dan secara khusus terhadap kinerja program aplikasi yang digunakan oleh sistem yang bersangkutan b. Data flow diagram level context dan level 0 c. Struktur basisdata

3. Hasil analisis dari sistem yang sedang berjalan kemudian digunakan sebagai bahan masukan untuk melakukan analisis dan perancangan sistem yang baru yang terdiri dari sistem utama (sistem informasi pengarsipan) dan sistem penunjangnya (sistem keamanan). 4. Perencanaan Implementasi Sistem sesuai dengan standar minimal manajemen proyek. 1.7. SISTEMATIKA PENULISAN BAB I

PENDAHULUAN Secara berurut bab ini berisi tentang Latar Belakang, Rumusan Masalah, Batasan, Tujuan Dan Manfaat, Metode, Kerangka Pemikiran dan Sistematika Penulisan.

BAB II

GAMBARAN UMUM Bab ini diperlukan agar sidang pembaca lebih mudah dalam memahami kandungan isi dengan cara memaparkan situasi dan kondisi saat penulisan, serta aktivitas ilmiah yang mendahuluinya dilaksanakan. Situasi berkaitan dengan fungsi waktu dan atmosfir psikologis saat itu sedangkan kondisi lebih cenderung ke fungsi lokasi dan atmosfir fisiologis saat itu.

BAB III

LANDASAN TEORI Isi dari bab ini adalah kumpulan teori (ide atau pemikiran untuk menjelaskan fakta atau kejadian) yang digunakan untuk melakukan pemecahan masalah (problem solving) dari seluruh aktivitas ilmiah yang diwakili oleh tulisan ini.

BAB IV

ANALISIS DAN PERANCANGAN Agar bab ini dapat memenuhi fungsinya dengan baik, bab yang merupakan bagian utama dari tulisan ini disusun berdasarkan urutan yang sesuai dengan

Kerangka Permikiran yang telah dijelaskan pada Bab I. BAB V

PERENCANAAN IMPLEMENTASI Berisi perencanaan dan penjadwalan proyek implementasi sistem baru apabila manajemen menghendaki untuk mengimplementasikan sistem yang baru.

BAB VI

PENUTUP Dengan didahului kesimpulan sebagai jawaban dari rumusan masalah, bab ini berisi kesimpulan perihal beberapa hal yang berkaitan dengan implementasi sistem jika sistem yang baru akan direalisasikan.

BAB II GAMBARAN UMUM

Institusi apapun jika sudah berkaitan dengan hal-hal yang harus legitimate, harus sudah menerapkan Sistem Pengarsipan di dalam manajemennya. Sistem Pengarsipan, secara umum selain berfungsi sebagai perangkat untuk mencari informasi yang akurat dan sah, juga berfungsi sebagai perangkat activities tracking. Implikasinya juga cukup luas, di antaranya : 1. Bagi manajemen; digunakan untuk mencari informasi tertentu yang berkaitan dengan proses pengambilan keputusan (decision making). 2. Bagi lembaga hukum; digunakan untuk validasi pada kasus tertentu pada proses berperkara. 3. Bagi lembaga perpajakan; digunakan sebagai perangkat untuk melakukan activities tracking yang berkaitan dengan keuangan dan pajak. 4. Dan sebagainya. Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia yang berkedudukan di Surakarta adalah sebuah lembaga yang telah cukup mapan. Komitmennya terhadap jasa pelayanan pendidikan yang berkualitas menjadikan institusi ini sangat perhatian terhadap kualitas model manajemen yang dikembangkannya. Gugus kendali mutu yang baik bahkan sudah diterapkan pada kegiatan manajemen institusi ini. Salah satu sub-sistem manajemen yang menjadi perhatian institusi ini adalah Sistem Pengarsipan. Pihak manajemen merasakan bahwa kedudukan strategis Sistem

Pengarsipan adalah sangat penting. Pengalaman empiris mereka membuktikan hal itu. Pengalaman mereka yang berkaitan dengan kecepatan, kemudahan dan ketepatan pelayanan akan bernilai tinggi jika didukung oleh sub-sistem pelayanan yang baik. Di antaranya adalah Sistem Pengarsipan. Contoh sub-sistem yang disumbang dengan pelayanan optimal dari Sistem Pengarsipan adalah : 1. Bimbingan dan Konseling Pendidikan 2. Evaluasi Pendidikan 3. Legalisasi Surat Tanda Selesai Belajar dan Ijazah Nasional 4. Pengambilan Keputusan Pemberian Subsidi Pendidikan 5. Dan sebagainya. Sistem Pengarsipan yang sekarang ini sudah diimplementasikan di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia sudah berbasis teknologi komputer. Sayangnya sistem ini tidak menjalani siklus kehidupan sistem yang layak. Bahkan sistem ini belum dipelihara dengan baik sebagaimana sub-sistem lain di lingkungan manajemen LPK Pratama Mulia. Sebagian unsur manajemen Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia masih memiliki anggapan bahwa asal sistem sudah diimplementasikan dan digunakan oleh pemilik sistem adalah sistem yang berhasil. Anggapan ini tentu saja tidak sepenuhnya salah. Tetapi secara logis semua orang pasti berpendapat bahwa anggapan tersebut tidak dapat digunakan sebagai pedoman untuk proses pengambilan keputusan yang berkaitan dengan hal itu.

Untuk memelihara sebuah sistem saja, menurut D. Suryadi, H.S. dan Bunawan dalam bukunya yang bertajuk Pengantar Implementasi dan Pemeliharaan Sistem Informasi (Gunadarma, 1995) ada 4 hal yang harus dilakukan oleh pihak manajemen, yaitu : 1. Pemeliharaan korektif 2. Pemeliharaan adaptif 3. Pemeliharaan perfektif dan 4. Pemeliharaan prefentif Pemeliharaan korektif Pemeliharaan korektif adalah bagian dari pemeliharaan sistem yang tidak begitu tinggi nilainya dan lebih membebani karena pemeliharaan ini mengoreksi kesalahankesalahan rancangan, pengkodean, dan implementasi yang seharusnya tidak perlu terjadi. Kebutuhan pemeliharaan sistem korektif seringkali disebabkan oleh perancangan sistem dan perancangan program aplikasi yang tidak baik. Umumnya pemeliharaan korektif ini mencakup kondisi penting atau bahaya yang memerlukan tindakan segera. Kemampuan untuk mendiagnosa atau memperbaiki malfungsi dengan cepat sangat berharga bagi institusi yang bersangkutan.

Pemeliharaan adaptif Pemeliharaan adaptif dilakukan untuk menyesuaikan existed system dengan perubahan dalam system environment, dan memenuhi kehendak user yang menghendaki

adanya peningkatan kenyamanan dan keamanan sistem. Environment tempat sistem beroperasi adalah dinamik, dengan demikian maka sistem harus terus menanggapi perubahan kehendak environment dan user. Misalnya, undang-undang perpajakan yang baru mungkin memerlukan suatu perubahan dalam kalkulasi pembayaran bersih (formulation adaption). Atau diperlukan laporan baru (report form adaption), dan sebagainya. Pemeliharaan adaptif ini tidak dapat dielakkan. Namun demikian, jika ditemui ada banyak pemeliharaan jenis ini berarti perekayasaan sistem dan perekayasaan program aplikasi yang dikembangkan tidak baik, tidak terbuka terhadap perubahan dan/atau tidak cermat.

Pemeliharaan perfektif Pemeliharaan perfektif ini mempertinggi cara kerja atau maintenancy ability (kemampuan untuk dirawat). Tindakan ini juga memungkinkan sistem untuk memenuhi persyaratan pengguna yang sebelumnya tidak dikenal. Ketika membuat perubahan substansial modul apapun, petugas pemeliharaan juga menggunakan kesempatan untuk meng-upgrade kode, mengganti cabang-cabang yang kadaluarsa, membetulkan kecerobohan, dan mengembangkan dokumentasi. Sebagai contoh, kegiatan pemeliharaan ini mungkin berbentuk perekayasaan ulang atau restrukturisasi perangkat lunak, penulisan ulang dokumentasi, pengubahan format dan isi laporan, penentuan logika pemrosesan yang lebih efisien dan pengembangan efisiensi pengoperasian perangkat.

Pemeliharaan prefentif

Pemeliharaan prefentif terdiri atas inspeksi periodik dan pemeriksaan sistem untuk mengungkap dan mengantisipasi permasalahan. Karena personel pemeliharaan yang bekerja dalam sistem ini seringkali menemukan symptom cacat-cacat yang menandakan permasalahan potensial. Cacat ini bila tidak dikoreksi ditingkat awal jelas sekali akan mempengaruhi baik fungsi sistem maupun kemampuan untuk merawatnya. Skripsi ini sengaja memaparkan perihal pemeliharaan sistem dengan agak panjang lebar karena dianggap bahwa kegiatan ini sudah cukup untuk membuktikan betapa sistem harus mengalami proses-proses dinamik. Agar sistem dapat memenuhi fungsinya, dari waktu ke waktu sistem tersebut harus selalu berubah. Sesuai dengan zaman dan strata kebutuhan yang terus meningkat. Bukti konkrit yang dapat digunakan untuk menunjukkan adanya dinamika sistem adalah struktur organisasi di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia sendiri. Hanya dengan cara melihat diagram struktur organisasi tersebut, seorang ahli manajemen dengan segera akan mengetahui bahwa struktur organisasi tersebut dikembangkan atas dasar kebutuhan. Setiap unsur manajemen tercipta, bertumbuh dan berkembang karena adanya kebutuhan.

KEUANGAN

ADMINISTRASI PENDIDIKAN

OPERASIONAL

KAS KECIL

HOUSE KEEPING

DRIVER

SUPERVISOR

SECURITY

FRONT OFFICE

KASIR

PEMBUKUAN

PERPUSTAKAAN

KOORDINATOR LABORATORIUM

ASISTEN SUMBER BELAJAR

SUMBER BELAJAR

DIREKTUR Direktorat Pendidikan Komputer PRATAMA MULIA

PELAKSANA HARIAN DIREKTUR Direktorat Pendidikan Komputer PRATAMA MULIA

KEPALA BAGIAN ADMINIST RASI UMUM DAN KEUANGAN

Gambar 2.1. Struktur Organisasi LPK Pratama Mulia Seksi Pengarsipan sebenarnya adalah seksi maya karena pada hakekatnya seksi ini adalah seksi definitif di Bagian Administrasi Umum dan Keuangan yang dipimpin oleh Kepala Seksi Administrasi Pendidikan dan masing-masing satu personel dari seksiseksi Front Office, Keuangan, Administrasi Pendidikan dan Operasional difungsikan sebagai petugas-petugas pengarsipan. Secara historis, seksi ini terbentuk karena pihak manajemen sangat membutuhkan pelayanan kearsipan yang berkaitan dengan pelayanan kepada Warga Belajar yang menjadi peserta didiknya. Tetapi karena pihak manajemen menyadari bahwa jika sistem ini telah menjadi matang, sistem ini akan dapat diaplikasikan untuk segala macam jenis arsip. Tidak hanya untuk arsip Warga Belajar LPK Pratama Mulia. Tetapi sayang sekali, hampir seluruh lini yang bertanggung jawab terhadap pemeliharaan sistem terjebak pada rutinitas pekerjaan yang membebani mereka secara terus menerus. Oleh karena itu sistem ini menjadi tidak terus bertumbuh serta berkembang ke arah yang lebih mature (matang).

BAB III LANDASAN TEORI

3.1. KONSEP DASAR SISTEM Ada dua pendekatan untuk mendefinisikan sistem, yaitu yang berorientasi pada prosedur dan yang berorientasi pada komponen. Yang berorientasi pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut : “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, bekerja bersama-sama untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu”. Sedangkan prosedur sendiri didefinisikan sebagai : urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menjelaskan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang harus mengerjakan, kapan (when) harus dikerjakan, dan bagaimana (how) mengerjakannya. Sedangkan yang berorientasi pada komponen mendefinisikan sistem sebagai : “Sistem adalah koleksi komponen yang berinteraksi untuk mencapai tujuan (goal)dan sasaran (objectives) tertentu”.

Entitas Luar Sistem

Entitas Luar Sistem

Entitas Luar Sistem

INPUT Bahan baku Biaya Sumber

Entitas Luar Sistem

Batas Sistem

PROSES Prosedur Program Aplikasi Keputusan

OUTPUT

Entitas Luar Sistem

Kinerja Konsekwensi Layanan

Umpan Balik

Entitas Luar Sistem

PENGAMBILAN KEPUT USAN

Entitas Luar Sistem

Entitas Luar Sistem

Lingkungan Sistem

Gambar 3.1. Sistem dan Lingkungannya

3.2. JENIS-JENIS SISTEM

a. Transaction Processing Systems Adalah sistem informasi berbasis teknologi komputer yang dikembangkan untuk memproses data transaksi. Biasa digunakan untuk mengelola transaksi bisnis yang besar secara real time.

b. Office Automation System dan Knowledge Work Systems Sistem informasi berbasis teknologi komputer yang tidak memasukkan knowledge pada generator laporannya. Jadi user bebas untuk membentuk laporannya sendiri. Biasanya berupa program aplikasi untuk membantu aktivitas manajemen. Contoh : Word processor, electronic spreadsheet, data base management system, dan sebagainya. Sedangkan yang sudah melibatkan knowledge disebut sebagai KWS. Contoh : Accounting utility, Project Management Utility, dan sebagainya.

c. Management Information System Adalah sistem informasi yang berspektrum luas. Meliputi TPS, Analisis dan Pembuatan Keputusan.

d. Decision Support System Jenis sistem informasi ini memberi tekanan khusus pada proses-proses pembuatan keputusan. Sistem ini memiliki strata yang lebih tinggi jika dibandingkan dengan MIS.

e. Expert System dan Artificial Intellegent Adalah sistem informasi yang berkaitan dengan proses pemecahan masalah. Keunikan sistem ini adalah kemampuannya untuk melakukan proses belajar dari “pengalaman”.

f. Group Decision Support Systems dan Computer Supported Collaborative Work Systems Adalah sistem informasi yang memungkinkan sebuah teamwork untuk bersama-sama melakukan kolaborasi kerja dalam menyelesaikan masalah tertentu. Sistem ini dilengkapi dengan program aplikasi komputer yang mampu melayani kebutuhankebutuhan yang timbul akibat adanya kolaborasi yang bersangkutan. Remote Presenting, chating, progress work and schedules synchronizing, distributed whiteboard, dan kegiatan-kegiatan yang bersifat kolaboratif lain adalah ciri khusus dari sistem ini.

g. Executive Support Systems Sistem yang dependecy-nya terhadap MIS dan TPS sangat tinggi ini merupakan sistem yang mendukung para eksekutif dalam membuat keputusan dari sumber-sumber yang tidak terstruktur.

ESS GDSS CSCWS SE/AI, DSS dan MIS OAS dan KWS

TPS Gambar 3.2. Jenis-jenis Sistem Informasi

3.3. TAHAPAN UJI KELAYAKAN SISTEM INFORMASI

a. Tahapan Uji Kelayakan Sistem Informasi 1. Melakukan analisis dan/atau menentukan tujuan sistem 2. Menentukan elemen-elemen sistem yang akan diuji 3. Melakukan Pengujian dengan cara analisis, observasi dan penanggukan data 4. Melakukan sinkronisasi data hasil pengujian 5. Memetakan hasil pengujian ke dalam feasibility impact grid 6. Menetapkan kelayakan sistem berdasarkan peta hasil uji b. Contoh Feasibility Impact Grid FEASIBILITY IMPACT GRID X = Tujuan Sistem, Y = Elemen Sistem On time sequen ce

Efficient

Comprehensive

Extendable

Otorisasi/ Previledge

Layak

Layak

Layak

Layak

Penangan an Basisdata

Layak

Layak

Layak

Layak

Large Capability

Quick/ Easy Access

Accurate placement

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Antar hadap (UI)

Secure

Layak

Pelaporan

Layak

Layak

Layak

Layak

Jumlah Konversi Kelayakan

15 / 5 = 3

15 / 5 = 3

15 / 5 = 3

18 / 6 = 3

12 / 4 = 3

Layak

Layak

18/ 6 = 3

15 / 3 = 3

12 / 4 = 3

Total konversi kelayakan

24 / 8 = 3

KELAYAKAN = 3 (LAYAK)

Tabel 3.1. Contoh Feasibility Impact Grid Penetapan nilai kelayakan adalah 3 (tiga) untuk layak, 2 (dua) untuk cukup layak dan 1 (satu) untuk tidak layak.

Enkripsi adalah sebuah proses transformasi yang mengubah sebuah kode dari yang bisa dimengerti menjadi sebuah kode yang tidak bisa dimengerti (tidak terbaca). Enkripsi dapat diartikan sebagai kode atau Chiper. (Wahana Komputer, 2003).

b. Model-Model Enkripsi 1. Enkripsi Dengan Kunci Pribadi Enkripsi dapat dilakukan jika si pengirim dan si penerima telah sepakat untuk menggunakan metode enkripsi atau kunci enkripsi tertentu. Metode enkripsi atau kuncinya harus dijaga ketat supaya tidak ada pihak luar yang mengetahuinya. (Wahana Komputer : 2003). Model enkripsi yang termasuk dalam golongan ini adalah : Rivest Code 2 (RC2), Rivest Code (RC4), Caesar Chiper, DES.

2. Enkripsi Dengan Kunci Publik

Berbeda dengan metode enkripsi yang telah dijelaskan diatas. Metode enkripsi kunci publik ini memang sebagian kuncinya harus diketahui oleh umum sebelum proses komunikasi dapat berlangsung. (Wahana Komputer : 2003). Model enkripsi yang termasuk dalam golongan ini adalah : RSA, PGP.

3. Metode Pergeseran Biner

Metode pergeseran biner adalah satu pilihan metode di antara berbagai pilihan lain yang menggunakan metode biner. Pergeseran biner dilakukan dengan algoritmik deskriptif seperti terlihat pada tahapan enkripsi berikut ini:

1. File sumber dibuka oleh program sebagai sebuah file data dengan tipe acak terstruktur. Disebut terstruktur karena file data dianggap tetap memiliki record chain (senarai/rantai record) walaupun hanya memiliki 1 buah field be rtipe byte (8 bit). Contoh record : 65 (A) 2. Setiap record diakses untuk kemudian dimasukkan ke dalam sebuah memory variable yang bertipe sama. Contoh record : 65 3. Isi memory variable tersebut kemudian dipindahkan ke memory variable lain dengan terlebih dahulu dikonversi menjadi sebuah string yang merepresentasikan sebuah bilangan biner dari urutan kode ASCII dari character yang bersangkutan. Contoh : “01000001”

Gambar 3.3. Skema Pergeseran Biner

4. Memory variable yang mengandung bentuk string dari bilangan biner tadi kemudian digeser posisi bit-bitnya ke kiri (atau sebaliknya) sampai dengan beberapa langkah. Contoh : “01000001” menjadi “10000010” jika bergeser (atau lebih tepat ber-rotasi) ke kiri 1 bit. 5. String tersebut kemudian dikonversi kembali menjadi sebuah bilangan (byte). Contoh “10000011” menjadi 130 (‘) 6. Hasilnya kemudian “diletakkan” ke dalam file baru. 7. Demikian seterusnya sampai dengan character terakhir.

Catatan : Character yang dikonversi tidak hanya character data sumber saja (plain) tetapi juga character-character pembawa informasi proses yang disebut non-visual character, yaitu character ASCII di bawah nomor 32. Jadi inilah penyebab dari luasnya cakupan tipe file yang dapat ditangani oleh program enkripsi biner. Bahkan tipe data tertutup seperti *.doc milik Microsoft Word, atau *.psd milik Adobe Photoshop.

BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Analisis terhadap existed system dilakukan agar diperoleh pandangan lengkap pada sistem yang lama dalam wujud data/informasi untuk kepentingan analisis dan perancangan sistem yang baru (expected system). Pada saat dilakukan penilaian pendahuluan (pre-assesment) atas kinerja existed system, tidak didapati adanya documentation report yang cukup. Oleh karena itu diambil keputusan untuk melakukan analisis ulang. Terutama pada aliran informasi serta kinerja program aplikasi komputer yang digunakan sistem yang sedang berjalan. Yang dimaksud dengan existed system adalah sistem yang sedang bekerja dan menjalani siklus hidupnya (Shlaer, S. dan S. Mellor, 1988). Analisis terhadap existed system dilakukan untuk memperoleh informasi perihal : a. Entitas Sistem b. Aliran Informasi dan c. Kelayakan Sistem.

Analisis terhadap expected system dilakukan dengan kecenderungan agar diperoleh sekumpulan informasi yang dapat membantu proses perancangan. Jadi walaupun akan didapat informasi-informasi yang sejenis dengan analisis terhadap existed system, kecenderungan pemaknaannya berbeda.

4.1. ANALISIS TERHADAP EXISTED SYSTEM 4.1.1. Analisis Entitas Sistem Terhadap Existed System Analisis entitas sistem dilakukan dengan cara melakukan identifikasi terhadap entitas-entitas yang terlibat di dalam sistem. Entitas yang terlibat di dalam sistem dapat terdiri dari lifeware (perangkat hidup, brainware, personel) tunggal, organisasi, institusi, software, hardware, sub-sistem dan sebagainya (Anonim, 1982). a. Entitas Dalam Pada Existed System Entitas dalam adalah elemen-elemen sistem yang terintegrasi, secara individu dan/atau bersama-sama melakukan transformasi atau pemrosesan data dalam rangka memenuhi tugas bersama yang telah didefinisikan sebelumnya (Whitten, J.L, L.D. Bentley dan V.M. Barlow, 1994). 1. Struktur (Lifeware) Organisasi lifeware yang terlibat pada entitas dalam dari sistem ini dinilai telah cukup efisien, sesuai dengan kebijakan manajemen, secara skematis terlihat pada Gambar 4.1. Organisasi ini secara struktural ber-strata 2, disebut Seksi Pengarsipan, di bawah strata 1 Bagian Administrasi (manajemen superior). Kepala Seksi Pengarsipan secara otomatis memiliki previledge (hak/otoritas) sebagai Administrator sistem. Petugas-petugas di bawahnya memiliki previledge sebagai operator dan berfungsi sebagai entitas dalam secara penuh.

Manajemen Superior

Kepala Seksi Pengarsipan

Petugas Pengarsipan 1

Petugas Pengarsipan 2

Petugas Pengarsipan N

Catatan : Seksi ini sebenarnya adalah seksi maya karena pada hakekatnya seksi ini adalah seksi definitif di Bagian Administrasi Umum dan Keuangan yang dipimpin oleh Kepala Seksi Administrasi Pendidikan dan satu personel dari seks i-seksi 1. F ront Office 2. Keuangan 3. Administrasi Pendidikan 4. Operasional diberi tanggungjawab sebagai Petugas Pengarsipan.

Gambar 4.1. Skema Struktural Organisasi Strata 2 Seksi Pengarsipan

Jadi, entitas dalam struktur adalah Kepala Seksi Pengarsipan sebagai Administrator sistem dan petugas-petugas di bawahnya sebagai operator sistem. 2. Suprastruktur (Software) Entitas suprastruktur yang pertama adalah mekanisme/prosedur manajemen yang berwujud regulasi-regulasi formal yang mempengaruhi pergerakan sistem. Pada saat observasi tidak diketemukan dokumen phisik regulasi apapun yang mempengaruhi pergerakan sistem. Entitas suprastruktur yang kedua dari sistem ini adalah sebuah peralatan pembantu sistem (utilitas) yang berupa sebuah program aplikasi komputer untuk pengarsipan. Program aplikasi ini dinamai Sistem Pengarsipan Dokumen Warga Belajar LPK Pratama Mulia Surakarta. 3. Infrastruktur (Hardware) Selain gedung, meubeler dan perangkat lainnya, sistem ini memiliki satu buah perangkat sistem komputer yang memiliki spesifikasi sebagai berikut : Central Processing Unit : Intel P4 2.2 GHz processor Main Memory : DDR 128 Megabyte Northbridge : SIS 648FX Front Side Bus : 800 MHz speed Storage Capacity : HDD 80 Gbyte IDE/ATA 5300 rpm Video Display Unit : AGP 64 Mbyte RAM, 110 Hz max. Printing Unit : Canon, Pixma iP1000, color inkjet. Platform : Microsoft Windows XP Prof. Status pada jaringan : Cut Off.

b. Entitas Luar 1. Bagian Administrasi Bagian Administrasi adalah entitas luar yang akan memberi masukan sistem (external system resource entity) berupa dokumen arsip secara phisik beserta informasi yang dikandung di dalamnya. Bagian Administrasi juga berfungsi sebagai sumber informasi perihal regulasi-regulasi formal perihal kearsipan. Bagian Administrasi adalah entitas luar yang akan menerima keluaran sistem (external system comsumer entity) berupa informasi hasil pemrosesan sistem. 2. Unsur Manajemen lain dengan previledge Pihak-pihak lain pada manajemen lembaga dapat memiliki previledge (hak/otoritas) untuk mengakses serta menggunakan dokumen arsip yang dikelola oleh sistem dengan meminjam dokumen arsip secara phisik. Catatan : Dalam hal mengakses sistem, Bagian Administrasi statusnya sama dengan unsur manajemen lain (status previledge-nya sama). 4.1.2. Analisis Aliran Informasi Analis sistem perlu menggunakan kebebasan konseptual yang dilakukan melalui diagram aliran data (data flow diagram), yang secara grafis menandai proses-proses serta aliran data dalam suatu sistem. Secara mendasar, diagram aliran data harus dapat

menggambarkan pandangan sejauh mungkin mengenai masukan, proses, dan keluaran sistem. Serangkaian diagram aliran data bertingkat juga bisa digunakan untuk merepresentasikan dan menganilisis prosedur-prosedur rinci dalam sistem yang lebih besar (Kenneth E. Kendall dan Julie E. Kendall, 2002).

a. Data Flow Diagram Level Context Dokumen

Laporan Peminjaman

Laporan Arsip

0 Bagian Administrasi

Unsur Manajemen Lain

Sistem Pengarsipan

Dokumen dan Sumber Data Identifikasi Dokumen

Permohonan Peminjaman Dokumen Dokumen (Pengembalian)

Gambar 4.2. Data Flow Diagram Level Context – Existed System

b. Data Flow Diagram Level 0

4 Pembuatan Laporan Arsip Laporan Arsip Bagian Administrasi Laporan Peminjaman

Bagian Administrasi

5

Data Dokumen (queried)

Pembuatan Laporan Peminjaman


1 Menerima Dokumen dan Sumber Data Identifikasi Dokumen

Data Dokumen (add)

B

Permohonan Peminjaman Dokumen

2

ARSIP

Data Dokumen (search dan flagup)

Memproses Peminjaman Dokumen Permohonan Peminjaman Dokumen

Data Peminjam (add dan flagup)

Data Dokumen (search dan flagdown)


3

C

Data Dokumen dan Peminjam

PINJAM

Memproses Pengembalian Dokumen Dokumen dan Pengembalian Dokumen

Data Peminjam (search dan flagdown)

Data Dokumen dan Peminjam Data Dokumen dan Peminjam


Gambar 4.3. Data Flow Diagram Level 0 - Existed System 4.1.3. Analisis Basisdata Basisdata yang digunakan oleh suprastruktur adalah basisdata berformat terstruktur milik Microsoft Access® dengan tajuk MASTERDATA.mdb dan mengandung beberapa table berikut ini.

1. Tabel Almari Nama Tabel

: ALMARI

Fungsi Tabel

: Menyimpan data almari

Medan Kunci

: NOALMARI

Jumlah Medan : 5

Nama Medan

Jenis

Panjang Keterangan

NOALMARI

Byte

2

Nomor almari

NO PINTU

Byte

2

Nomor Pintu

NORAK

Byte

2

Nomor Rak

AWAL

Byte

2

Nomor awal map

AKHIR

Byte

2

Nomor akhir map

Tabel 4.1. Berkas Tabel ALMARI – MASTERDATA.mdb 2. Tabel WB Nama Tabel

: WB

Fungsi Tabel

: Menyimpan data Warga Belajar

Medan Kunci

: NOBERKAS

Jumlah Medan : 7

Nama Medan

Jenis

Panjang Keterangan

NOBERKAS

String

10

Nomor berkas

NOINDUK

String

10

Nomor Induk

NAMA WB

String

25

Nama Warga Belajar

ALAMAT WB

String

40

Alamat Warga Belajar

KOTA WB

String

20

Kota Warga Belajar

TGL ARSIP

Date

8

Tanggal diarsipkan

PETUGAS ARSIP

String

2

Kode Petugas

Tabel 4.2. Berkas Tabel WB – MASTERDATA.mdb 3. Tabel Petugas Nama Tabel

: PETUGAS

Fungsi Tabel

: Menyimpan data petugas

Medan Kunci

: KODEPETUGAS

Jumlah Medan : 2 Nama Medan

Jenis

Panjang Keterangan

KODE PETUGAS

String

2

Kode Petugas

PETUGAS

String

25

Nama Petugas

Tabel 4.3. Berkas Tabel PETUGAS – MASTERDATA.mdb 4. Tabel Petugas Nama Tabel

: PASS

Fungsi Tabel

: Menyimpan data sandi

Medan Kunci

: DATA

Jumlah Medan : 1 Nama Medan

Jenis

Panjang Keterangan

DATA

String

15

Kata Sandi

Tabel 4.4. Berkas Tabel PASS – MASTERDATA.mdb 5. Tabel Peminjam

Nama Tabel

: PEMINJAM

Fungsi Tabel

: Menyimpan data peminjaman arsip

Medan Kunci

: NIKPEMINJAM

Jumlah Medan : 5

Nama Medan

Jenis

Panjang Keterangan

NIK PEMINJAM

String

15

NIK Peminjam

NAMA PEMINJAM

String

40

Nama

BAGIAN

String

25

Bagian

NAMA PETUGAS

String

40

Nama Petugas

TANGGAL KEMBALI

Date

8

Tanggal Kembali

Tabel 4.5. Berkas Tabel PEMINJAM – MASTERDATA.mdb 4.1.4. Analisis Kelayakan Sistem a. Tujuan Sistem Yang Dirancang Secara umum, tujuan pengarsipan adalah sebagai berikut : 1. Dapat melakukan penyimpanan dokumen arsip secara kronologis - on time sequence 2. Dapat menghemat penempatan dokumen arsip (1 folder = 1 entitas pemilik) efficient 3. Dapat berintegrasi dengan sebagian atau seluruh sistem superior comprehensive 4. Dapat dikembangkan untuk jenis dokumen arsip lain - extendable 5. Dapat menangani sejumlah besar dokumen arsip – large capability 6. Mempercepat akses terhadap dokumen arsip – quick access 7. Mempermudah akses terhadap dokumen arsip – easy access 8. Mempertepat akses terhadap dokumen arsip – accurate placement 9. Mengamankan kandungan dokumen arsip dengan baik – secure b. Analisis Sistem Yang Akan Dibangun

Berawal dari tujuan sistem, kemudian dikembangkan sebuah tabel kelayakan atau Feasibility Impact Grid (Weinberg, GM, 1982). Agar dapat digunakan sebagai alat bantu analisis kelayakan sistem, tabel ini sengaja dirancang agar mampu menjawab kesesuaian kinerja dengan tujuan sistem (kelayakan). Pengisian tabel diperoleh dari hasil analisis yang dilakukan dan dengan dibantu oleh beberapa kali interview informal serta resume kuisioner dengan spesifikasi sebagai berikut : a. Didistribusikan kepada 9 responden terpilih. b. Responden terpilih adalah responden yang termasuk dalam struktur lifeware Seksi Kearsipan dan unsur manajemen lain yang pernah bersentuhan dengan sistem, termasuk pejabat yang memberi persetujuan diimplementasikannya existed system. c. Diberikan dalam bentuk multiple choice dengan 3 jawaban berurut yang dapat dikonversi ke nilai kelayakan skala 3. Yaitu Layak, Cukup Layak dan Tidak Layak. d. Akumulasi jawaban setiap pertanyaan diasumsikan memenuhi syarat validitas jika melewati batas nilai (passing grade) sama dengan atau lebih besar 7 dan pertanyaan dianggap gagal jika penilaian akumulatif gagal. Daftar kuis/pertanyaan : 1. Dapatkah anda menggunakan program tanpa memasukkan account dan password? a. Tidak dapat b. Dapat karena mendapatkan account dan password Administrator c. Dapat 2. Apakah anda mengerti tatacara penggunaan password dengan hanya melihat user interface yang tersedia?

d. Mengerti e. Cukup mengerti f. Tidak mengerti 3. Apakah sistem keamanan sistem dengan cara pemberian account dan password kepada user program aplikasi seperti saat ini dapat dipertahankan? g. Dapat h. Tidak tahu i. Tidak dapat 4. Dengan menggunakan sistem ini, apakah dalam mencari sebuah dokumen menjadi lebih singkat? j. Ya, cukup signifikan. k. Ya, tetapi saya berharap dapat lebih cepat lagi l. Tidak 5. Seandainya anda bukan administrator, dapatkah anda melihat daftar account petugas yang berhak menggunakan sistem? m. Tidak dapat n. Dapat, dengan akses langsung ke basisdata lewat program tertentu o. Dapat 6. Seandainya anda dari seksi lain dengan hak untuk mengakses dokumen arsip, merasa terbebankah anda dengan adanya sistem pengarsipan ini? p. Tidak q. Cukup terbebani r. Terbebani 7. Apakah anda merasa nyaman dengan user interface (window, formulir, pesan kesalahan, dsb.) milik program aplikasi yang digunakan untuk melayani sistem pengarsipan ini? s. Nyaman t. Cukup nyaman u. Tidak nyaman 8. Apakah laporan-laporan yang dihasilkan sistem ini sesuai dengan harapan anda?

v. Ya w. Kadang-kadang x. Tidak 9. Seandainya anda seorang pengambil keputusan, apakah sistem ini mampu membantu anda dalam proses pembuatan keputusan? y. Ya z. Cukup membantu aa. Tidak 10. Menurut kacamata anda, apakah sistem ini memiliki kaitan dengan sistem informasi lain di institusi anda. bb. Ya cc. Sedikit dd. Tidak

Hasil penilaian : 1. Tidak Layak (7) 2. Layak (8) 3. Layak (8) 4. Layak (7) 5. Tidak Layak (9)

6. Tidak Layak (7) 7. Tidak Layak (7) 8. Tidak Layak (9) 9. Tidak Layak (8) 10. Tidak Layak (8)

FEASIBILITY IMPACT GRID X = Tujuan Sistem, Y = Elemen Sistem On time sequence

Efficient

Comprehensive

Extendable

Large Capability

Quick/ Easy Access

Accurate placement

Secure

Pelayanan Login dan Logout

Tidak Layak


Tidak Layak

Antar hadap (UI)

Pelaporan

Tidak Layak

Layak

Tidak Layak

Algoritma


3/1= 3

1/1= 1

Tidak Layak

Tidak Layak

Tidak Layak

Tidak Layak

2/2= 1

2/2= 1

2/1= 2

Layak

Tidak Layak

3/2= 1

1/1= 1

4/4= 1

Total Konversi Kelayakan

11/ 8 = 1

KELAYAKAN = 1 (TIDAK LAYAK)

Tabel 4.6. Feasibility Impact Grid untuk Existed System 4.2. ANALISIS DAN PERANCANGAN EXPECTED SYSTEM 4.2.1. Analisis Entitas Expected System a. Entitas Dalam Expected System Tidak terjadi perubahan pada struktur dan infrastruktur. Dengan cara mencermati ketidak-layakan existed system, kemudian dirancang expected system yang diharapkan dapat menutup lubang ketidak-layakan tersebut. Usaha tersebut menghasilkan sebuah expected system yang jika dibandingkan dengan existed system perubahannya cukup radikal. Yaitu pada entitas dalam sistem. Tepatnya pada suprastrukturnya. Existed system yang semula hanya sebuah sistem tunggal (monolitic system) dipecah menjadi 3 sub-sistem, yaitu : a. Sistem Informasi (information system) b. Sistem Keamanan (security system) c. Sistem Penanggukan Data (data mining system) b. Entitas Luar Expected System

a. Data Flow Diagram Level Context

Laporan Aktual Bebas (SQL-ing) Data Waktu Resi Pengembalian Dokumen

Real Time Clock Sistem Komputer

Dokumen dan Res i Peminjaman Dokumen

0 Resi Pengembalian Dokumen Bagian Administrasi

Sistem Informasi Pengarsipan

Regulasi Formal Perihal Kearsipan Dokumen dan Sumber Data Identifikasi Dokumen

Dokumen dan Resi Peminjaman

Permohonan Peminjaman Dok umen Dokumen dan Resi Peminjaman Dokumen (Pengembalian)

Permohonan Peminjaman Dokumen Dokumen dan Resi Peminjaman Dokumen (Pengembalian)


Gambar 4.4. DFD Level Context – Sistem Informasi - Expected System


Real Time Clock Sistem Komputer

7

8

Proses Validasi Berjangka

Pembuatan Laporan Aktual Bebas (SQL-ing) Arsip

Data Waktu

Regulasi Formal Perihal Kearsipan Bagian Administrasi

1 Menerima Regulasi Formal Perihal Kearsipan


Data Regulasi

Data Regulasi

A

REGULASI

Dokumen dan Resi Peminjaman Dokumen Data Dokumen (add)

B


3 Memproses Peminjaman Dokumen


ARSIP

Data Dokumen (search dan flagup)


5 Membuat Resi Peminjaman Dokumen Dokumen dan Resi Peminjaman Dokumen

Data Peminjam (add dan flagup)

Data Dokumen (search dan flagdown)

Bagian Administrasi

Data Dokumen (queried)

2 Menerima Dokumen dan Sumber Data Identifikasi Dokumen


Laporan Aktual Bebas (SQL-ing) Arsip

Informasi Validasi Data Dokumen (flagup)

4 C


PINJAM

Memproses Pengembalian Dokumen Dokumen dan Resi Peminjaman Dokumen (Pengembalian)

Data Peminjam (search dan flagdown)


6 Membuat Resi Pengembalian Dokumen

Resi Pengembalian Dokumen

Resi Pengembalian Dokumen

9 Pembuatan Laporan Aktual Bebas (SQL-ing) Peminjaman

Laporan Aktual Bebas (SQL-ing) Peminjaman

Gambar 4.5. DFD Level 0 – Sistem Informasi - Expected System Catatan : DFD Level 0 sudah diasumsikan telah cukup untuk menggambarkan aliran data pada sistem informasi ini. Analisis lebih rinci akan dilakukan secara pararel dengan perancangan basisdata. Wujud hasil analisis dapat berupa DFD Level 1, system flowchart dan pseudocode. Asumsi ini juga berlaku pada sistem keamanan. 4.2.3. Perancangan Aliran Informasi Sistem Keamanan a. Data Flow Diagram Level Context

Petugas Dengan Previledge User Log Event

Login Condition (account dan password) Identitas Petugas Account dan Password

0 Sistem Kemanan Pengarsipan Cipher Data Plain Data Sistem Informasi Pengarsipan

Log Signal

Gambar 4.6. DFD Level Context – Sistem Keamanan - Expected System


Identitas Petugas

account dan password

Petugas Dengan Previledge

1 Login Condition (account dan password)

Pemberian Previledge kepada Petugas

Data Identitas Petugas, Ac count, Password, Previledge

A

2

PETUGAS

Data Petugas (search)

Menangani Login Petugas Account dan Waktu Login Logon Signal B

LOG

3 Waktu Logout

Sistem Informasi Pengarsipan

Menangani Logout Petugas Logoff Signal

Data Kunci Encryption

Data Kunci Decryption

4

5

Menangani Encryption Basisdata

Menangani Decryption Basisdata

Cipher Data

C

D ATA

Plain Data

Plain Data

Cipher Data

Gambar 4.7. DFD Level 0 – Sistem Keamanan - Expected System

4.3. Perancangan Basisdata Agar dapat diperoleh rancangan basisdata yang benar dan sesuai dengan tujuan perancangan basisdata itu sendiri, berikut ini akan dipaparkan dua langkah singkat dalam melakukan perancangan. a. Menetapkan tujuan perancangan basisdata b. Identifikasi entitas data, metadata dan batas integritas c. Diagram Relasi Basisdata 4.3.1. Tujuan Perancangan Basisdata Basisdata tidak hanya merupakan kumpulan file. Lebih dari itu, basisdata adalah pusat sumber data yang dapat dipergunakan oleh banyak user dan banyak program aplikasi. Inti dari basisdata data adalah database management system (DBMS). Pelayanan DBMS kepada user/program aplikasi adalah : a. Pelayanan visualisasi (visualization service; yang terdiri dari pelayanan perekaman/write dan navigasi). b. Pelayanan perubahan (updating service; menambah, mengubah,

menghapus) c. Pelayanan penerbitan laporan (report generator service). Jadi, sistem yang dikembangkan harus memiliki perangkat DBMS di dalam suprastrukturnya. Sebagai pedoman, daftar di bawah ini menunjukkan karakter yang harus dimiliki oleh sebuah basisdata agar basisdata yang bersangkutan dapat dikatakan sebagai basisdata yang efektif (Everest, G.C., 1985) dan sekaligus menjadi tujuan perancangan basisdata : a. Memastikan bahwa data dapat dipergunakan oleh berbagai user dan program aplikasi. b. Harus dapat memelihara data agar tetap akurat dan konsisten. c. Harus dapat diakses dengan mudah, akurat dan cepat. d. Harus dapat berkembang sesuai dengan kebutuhan. e. Dapat dilihat sesuai pandangan logik setiap user.

4.3.2. Identifikasi Entitas Data, Metadata dan Batas Integritas Sumber Kejadian : SI DFD Level 0.1 - Menerima Regulasi Formal Perihal Kearsipan Aliran Data

Mulai

Metadata Entitas : arsip.regulasi ITEM DATA STRUKTUR DESKRIPSI

Regulasi Formal Perihal Kearsipan

umur_aktif Byte, 2scr Umur aktif record dalam satuan tahun Umur_aktif, durasi, odner_maks, dll.

Merubah record pertama (#0)

Durasi Integer, 3scr Durasi/jangka waktu validasi file arsip dalam satuan hari

True Tabel Regulasi Kosong?

Tabel regulasi (ARSIP.mdb)

Selesai

Menambah record

map_maks Byte, 2scr Jumlah maksimal map yang diijinkan dlm sebuah odner. odner_maks Byte, 2scr Jumlah maksimal odner yang diijinkan dlm sebuah rak. rak_maks Byte, 1scr Jumlah maksimal rak yang diijinkan dlm sebuah almari.

Batas Integritas 1. Entitas ini berfungsi sebagai referensi (reference) dan bersama-sama dengan data waktu yang diperoleh dari sistem komputer digunakan untuk menentukan saat validasi terhadap record yang harus “dikeluarkan” dari entitas arsip.arsip. 2. Cakupan data untuk isian jangka waktu (durasi) validasi file arsip adalah 1 (hari) sampai dengan 255 (hari).

Sumber Kejadian : SI DFD Level 0.2 – Menerima Dokumen dan Sumber Data Identifikasi Dokumen Aliran Data

Metadata

Mulai

Tabel petugas (ARSIP.mdb) -

almari, pintu, rak, odner, map, acc_petugas

Menerima Dokumen Arsip

Record akhir tabel arsip (ARSIP.mdb) untuk otomatisasi

Tabel arsip (ARSIP.mdb)

Entitas : arsip.petugas ITEM DATA STRUKTUR DESKRIPSI acc_petugas String, 15 Rekening/account petugas petugas String, 50 Nama petugas Sandi String, 10 Sandi petugas otoritas Byte, 1scr Strata otoritas

Menentukan data kunci pencarian

almari, pintu, rak, odner, map, kunci

Entitas : arsip.arsip ITEM DATA STRUKTUR DESKRIPSI almari Byte, 2scr Nomor almari pintu Byte, 1scr Nomor pintu (0/1)

Selesai

Tabel kunci (ARSIP.mdb)

rak Byte, 1scr Nomor rak odner Byte, 2scr Nomor odner map Byte, 2scr Nomor map Pengarsip String, 15 acc_petugas (pengarsip) tgl_arsip Date, 10scr Tanggal diarsipkan tgl_keluar Date, 10scr Flag keluar + tanggal Entitas : arsip.kunci ITEM DATA STRUKTUR DESKRIPSI Almari Byte, 2scr Nomor almari Pintu

PJM_mm (ARS_yyyy.mdb).

1. Tabel Regulasi Nama Tabel

: REGULASI

Fungsi Tabel

: Menyimpan data aturan atau regulasi pengarsipan

Jumlah Medan : 5

Nama Medan

Jenis

Panjang Keterangan

umur_aktif

Byte

2

durasi

Integer

3

map_maks

Byte

2

odner_maks

Byte

2

rak_maks

Byte

1

Umur aktif record dalam satuan tahun Durasi/jangka waktu validasi file arsip dalam satuan hari Jumlah maksimal map yang diijinkan dlm sebuah odner Jumlah maksimal odner yang diijinkan dlm sebuah rak. Jumlah maksimal rak yang diijinkan dlm sebuah almari.

Tabel 4.7. Berkas Tabel REGULASI – ARSIP.mdb 2. Tabel Petugas Nama Tabel

: PETUGAS

Fungsi Tabel

: Menyimpan data petugas

Medan Kunci

: ACC_PETUGAS

Jumlah Medan : 4

Nama Medan

Jenis

Panjang Keterangan

acc_petugas

Byte

15

Rekening/account petugas

petugas

Integer

50

Nama petugas

Sandi

Byte

10

Sandi petugas

otoritas

Byte

1

Strata otoritas

Tabel 4.8. Berkas Tabel PETUGAS – ARSIP.mdb

3. Tabel Arsip Nama Tabel

: ARSIP

Fungsi Tabel

: Menyimpan data arsip

Jumlah Medan : 8

Nama Medan

Jenis

Panjang

Keterangan

almari

Byte

2

Nomor almari

pintu

Byte

1

Nomor pintu (0/1)

rak

Byte

1

Nomor rak

odner

Byte

2

Nomor odner

map

Byte

2

Nomor map

Pengarsip

String

15

acc_petugas (pengarsip)

tgl_arsip

Date

10

Tanggal diarsipkan

tgl_keluar

Date

10

Flag keluar + tanggal

Tabel 4.9. Berkas Tabel ARSIP – ARSIP.mdb 3. Tabel Kunci Nama Tabel

: KUNCI

Fungsi Tabel

: Menyimpan data kunci

Jumlah Medan : 6

Nama Medan

Jenis

Panjang

Keterangan

Almari

Byte

2

Nomor almari

Pintu

Byte

1

Nomor pintu

Rak

Byte

1

Nomor rak

Odner

Byte

1

Nomor odner

Map

Byte

2

Nomor map

kunci

String

20

Kata kunci

Tabel 4.10. Berkas Tabel KUNCI – ARSIP.mdb

4. Tabel Peminjam Nama Tabel

: PEMINJAM

Fungsi Tabel

: Menyimpan data peminjaman arsip

Jumlah Medan : 11

Nama Medan

Jenis

Panjang Keterangan

almari

Byte

2

Nomor almari

pintu

Byte

1

Nomor pintu (0/1)

rak

Byte

1

Nomor rak

odner

Byte

2

Nomor odner

map

Byte

2

Nomor map

id1

String

30

id2

String

30

ID peminjam dengan priority one / unique ID peminjam

id3

String

30

ID peminjam

id4

String

30

ID peminjam

tgl_keluar

Date

10

Tgl keluar arsip

tgl_masuk

Date

10

Tgl masuk arsip

Tabel 4.11. Berkas Tabel PEMINJAM – ARSIP.mdb 3. Tabel Log Nama Tabel

: LOG

Fungsi Tabel

: Menyimpan data login

Jumlah Medan : 3

Nama Medan

Jenis

Panjang

Keterangan

acc_petugas

String

15

Rekening/account petugas

login

Date

16

Waktu login

logout

Date

16

Waktu logout

Tabel 4.12. Berkas Tabel LOG– ARSIP.mdb

4.4. ANALISIS KELAYAKAN SISTEM Dalam melakukan analisis kelayakan sistem, digunakan perangkat dan mekanisme yang sama dengan cara yang digunakan untuk existed system. FEASIBILITY IMPACT GRID X = Tujuan Sistem, Y = Elemen Sistem On time sequen ce

Efficien t

Pelayanan Login dan Logout

Layak


Layak

Layak

User Log

Layak

Penangan an Basisdata

Layak

Comprehensive

Extendabl e

Large Capability

Secure

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Algoritma


Accurate placemen t

Layak

Antar hadap (UI)

Pelaporan

Quick/ Easy Acces s

15 / 5 = 3

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

Layak

15 / 5 = 3

15 / 5 = 3

18 / 6 = 3

12 / 4 = 3

KELAYAKAN = 3 (LAYAK)

Tidak dilakukan pengukuran

Hasil Pengukuran = Pengukuran opponent

Hasil Pengukuran <> Pengukuran opponent

Pengukuran baru/tambahan

Layak

Layak

18/ 6 = 3

15 / 3 = 3

12 / 4 = 3

Total konversi kelayakan

24 / 8 = 3

BAB V PERANCANGAN IMPLEMENTASI SISTEM

5.1. JADUAL IMPLEMENTASI SISTEM Sistem Pengarsipan berbasis teknologi komputer hasil rekayasa yang dilakukan bukan merupakan satu sistem yang besar dan kompleks sehingga upaya implementasi dari sistem inipun tidaklah terlalu sulit dan menghabiskan waktu yang lama. Menurut D. Suryadi H.S. dan Bunawan dalam bukunya yang bertajuk “Pengantar Implementasi dan Pemeliharaan Sistem Informasi” (Gunadarma, 1995), inti aktivitas implementasi sebuah sistem adalah upaya konversi sistem. Konversi dari existed system ke expected system. Hal-hal yang harus disiapkan sebelum konversi sistem adalah :

1. Dokumentasi Sistem (system documentation) 2. Penjadualan implementasi sistem (implementation scheduling) 3. Rencana persiapan lokasi untuk pusat kegiatan sistem (workplace preparation) 4. Pelatihan untuk personel lifeware yang akan mengendalikan sistem (lifeware training program) Setelah ke 4 aktivitas persiapan implementasi sistem (preparation of system implementation) upaya konversi sistem (system conversion) baru dapat dilaksanakan dengan baik.

Untuk mengukur tingkat keberhasilan system implementation, pihak manajemen (dapat langsung dilakukan oleh system analyst and designer) kemudian harus melakukan tinjauan atau evaluasi pasca konversi (system evaluation).

Dokumentasi sistem yang dilakukan diklasifikasikan sesuai dengan tujuan peruntukan pendokumentasian itu sendiri, berpedoman pada tahapan-tahapan implementasi sistem :

1. Pelatihan (recruitment and lifeware training) 2. Penginstruksian (daily, periodical and accidental instruction) 3. Pengkomunikasian (standard of communication ways) 4. Penetapan standar kinerja (standard of objectives task performance) 5. Pemeliharaan sistem (system maintenance) 6. Referensi historis (historically reference)

Semua hasil pendokumentasian tersebut, sesuai dengan klasifikasi masing-masing kemudian ditata secara kronologis di dalam suatu tempat khusus (documentation repository) agar mudah diakses pada saat realisasi konversi sistem. Penjadualan implementasi sistem yang dilakukan menghasilkan sebuah gantchart berikut ini.

Jadual Implementasi Sistem

Mar 2005

ID

Task Name

Start

Finish

Apr 2005

May 2005

Jun 2005

Duration 3/6

1

Pelatihan

21/03/2005 29/04/2005

30d

2

Penginstruksian

21/03/2005 08/04/2005

15d

3

Pengkomunikasian

09/03/2005 18/03/2005

8d

4

Penetapan Standar Kinerja

02/03/2005 08/03/2005

5d

5

Pemeliharaan Sistem

03/05/2005 03/06/2005

24d

6

Referensi Historis

06/06/2005 23/06/2005

14d

3/13 3/20 3/27

4/3

4/10 4/17 4/24

5/1

5/8

5/15 5/22 5/29 6/5

6/12 6/19

Tabel 5.1. Jadual Implementasi Sistem

Dari Jadual implementasi sistem di atas tercermin bahwa masalah implementasi sistem yang dihadapi relatif kecil. Hal lain yang tercermin atau dapat dimaknai dari gantt-chart tersebut adalah upaya konversi sistem. Upaya konversi sistem dilakukan dengan cara langsung (direct conversion). Pertimbangan penggunaan upaya konversi langsung ini antara lain dapat dibaca pada alinea-aline berikut ini.

Konversi langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem lama, yang kadang-kadang disebut dengan pendekatan cold-turkey. Apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk kembali ke sistem lama. Pendekatan atau cara konversi ini akan bermanfaat apabila : 1. Sebagai sub-sistem, sistem yang akan diimplementasikan tidak secara langsung

melibatkan sistem-sistem lain dalam lingkungan di mana sistem yang baru tersebut diimplementasikan. 2. Sistem yang lama hampir sepenuhnya tidak bernilai/tidak layak. 3. Sistem yang baru bersifat kecil atau sederhana atau keduanya.

Keuntungan atau kelebihan utama pendekatan ini adalah bahwa ia relatif tidak mahal, sedangkan kelemahan utamanya adalah bahwa ia mempunyai resiko kegagalan yang tinggi. Apabila konversi langsung akan digunakan, aktivitas-aktivitas pengujian dan pelatihan yang ada akan mengambil peran yang sangat penting. Hal ini tercermin dari waktu pelatihan yang cukup panjang (30 hari).

5.2. DEFINISI KEBUTUHAN PERANGKAT LUNAK

Sistem ini membutuhkan perangkat lunak yang berupa program aplikasi komputer dan diharapkan memiliki kinerja seperti tersebut di bawah ini :

1. Bekerja dengan sistem operasi Microsoft Windows 9x/Me dan NT Family 2. Menggunakan database dengan struktur dan relasi sesuai rancangan sistem 3. Dapat melakukan transformasi data dengan mulus, sesuai dengan diagram aliran data yang telah dirancang. 4. Menggunakan antarmuka yang interaktif dan ramah pemakai. 5. Menerapkan sub-sistem keamanan sesuai rancangan.

5.3. RANCANGAN ANTARMUKA A. Rancangan Splash

Splash adalah antarmuka yang hanya “bekerja” sesaat, yaitu pada saat proses loading sedang terjadi.

Gambar 5.1. Splash B. Rancangan Jendela Login Setelah proses loading selesai, Splash kemudian digantikan oleh sebuah jendela yang mirip dengannya. Fungsinya sebagai antarmuka proses login.

Gambar 5.2. Jendela Login C. Rancangan Jendela Utama Program ini karena berfungsi secara kontinyu seperti halnya program untuk para kasir di supermarket, tampilannya cukup sederhana tetapi memenuhi seluruh layar monitor (maximized). Tidak terlalu banyak mengandung teks. Bahkan menunyapun berbentuk image.

Gambar 5.3. Jendela Utama Menu berada di pojok kiri bawah, terdiri dari : a. Penetapan Regulasi Kearsipan b. Pemeliharaan Tabel Petugas c. Pengarsipan Tabel Arsip

d. Pengarsipan Tabel Peminjam e. Pelaporan Tombol atas yang berada di sisi kiri gambar animasi ruang arsip digunakan mencatat identitas peminjam (pada saat prosesd peminjaman) dan yang berada di bawahnya untuk memasukkan keyword pada saat proses pengarsipan maupun pada saat proses peminjaman arsip. Berikut adalah tampilan program pada saat terjadi proses peminjaman (artinya ada proses pencarian arsip) :

Gambar 5.4. Jendela Utama pada saat Peminjaman

D. Rancangan Jendela Penetapan Regulasi Kearsipan

Gambar 5.5. Jendela Penetapan Regulasi Kearsipan E. Rancangan Jendela Petugas

Gambar 5.6. Jendela Pengelolaan Tabel Petugas

BAB VI KESIMPULAN

Kesimpulan : Dari hasil analisis yang dilakukan, maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Benar dan terbukti bahwa sistem yang sedang berjalan tidak dalam proporsinya. Dengan kata lain tidak semua tujuan sistem tercapai, existed system bersifat tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal. 2. Analisis dan perancangan yang dilakukan, telah menghasilkan sebuah expected system yang siap untuk diimplementasikan, secara teoritis terbukti bahwa sistem usulan untuk menggantikan dan mengurangi kelemahan dari sistem yang sedang berjalan perlu untuk dilakukan. 3. Prototipe aplikasi berbaisi animasi 3D untuk sistem komputer akan diaplikasikan sebagai sub sistem dari sistem pengarsipan telah dihasilkan 4. Penjadualan implementasi sistem yang dilakukan dibuat dalam bentuk gant-chart, yang bertujuan untuk mempermudah mengevaluasi.

Saran : Merujuk dari apa yang telah dihasilkan, maka disarankan : 1.

Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta untuk segera mengimplementasikan sistem ini serta mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang sesuai dengan prototipe agar dapat segera menggantikan program aplikasi yang

digunakan oleh existed system. Perlu diketahui, sebagai salah satu elemen dari sistem komputer yang menjadi bagian dari sebuah sistem strategis seperti sistem pengarsipan yang dibahas dalam skripsi ini, sebuah program aplikasi yang baik akan sangat menentukan keberhasilan seluruh tujuan sistem. 2. Agar sistem dapat berjalan dengan baik, perlu didukung peningkatan kualitas sumber daya manusia, melalui training atau pelatihan-pelatihan terhadap karyawan Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta.

DAFTAR PUSTAKA

D. Suryadi, H. S. dan Bunawan, Pengantar Implementasi dan Pemeliharaan Sistem Informasi. Jakarta : Gunadarma. 1995. Kendall, E, Kenneth., Kendall, E, Julie., Analisis dan Perancangan Sistem Edisi Kelima. Jakarta: PT. Prenhallindo. 2003. Paulus Mudjihartono, ST., Hand-out : Sistem Informasi , Yogyakarta, 1996 Robert G. Murdick/ Joel E. Ross/ James R. Claggett, Sistem Informasi untuk Manajemen Modern, Erlangga , 1997. Shlaer, S and S. Mellor, Object Oriented System Analysis: Modelling the World in Data. Englewood Cliffs, NJ: YourdonPress. 1988. Weinberg, G. M., Rethinking Systems Analysis and Design, Boston; Little, Brown. 1982. Whitten, J, L., L. D. Benthey and V. M. Barlow, System Analysis and Design, 3d ed. Barr Ridge II Brwin. 1994.

BIOGRAFI

Arif Sutikno, Lahir di Ambarawa pada tanggal 20 Mei 1969, dan tinggal di Potrokelasan RT. 04/02 Bumi, Laweyan Surakarta. sehari-hari bekerja di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta sebagai Pengajar Komputer Pendidikan dasar dari SD sampai SLTA di tempuh di Ambarawa, Lulus SLTA tahun 1988. Pada tahun 1994 berhasil menempuh ujian nasional sebagai pengajar dan penguji praktek komputer tingkat nasional berbasis DOS yang di selenggarakan di Ungaran – Jawa Tengah. Sejak itu aktif sebagai penguji nasional komputer program aplikasi WS, Lotus, Dbase III+ Program untuk wilayah Surakarta. Kemudian tahun 1997 lulus sebagai penguji nasional untuk program word processing (Ms. Word) dan spreadSheet (Ms. Excel), sampai sekarang masih aktif sebagai penguji nasional komputer berbasis windows untuk wilayah surakarta. Tahun 1999 masuk Politeknik Pratama Mulia Surakarta, mengambil jurusan teknik komputer, kemudian tahun 2003 melanjutkan jenjang kesarjanan di Universitas Surakarta jurusan Teknik Informatika dan lulus tahun 2005.

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN BERBASIS ANIMASI 3D DI LEMBAGA PENDIDIKAN KOMPUTER PRATAMA MULIA SURAKARTA

SKRIPSI

Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kelulusan Pada Jenjang Strata Satu Program Studi Teknik Informatika Universitas Surakarta

Disusun Oleh : Nama

: Arif Sutikno

NIM

: J03IT0071

Program Studi


FAKULTAS TEKNOLOGI INFORMATIKA UNIVERSITAS SURAKARTA

2005

HALAMAN PERSETUJUAN

Judul Skripsi


Nama

: Arif Sutikno

NIM

: J03IT0071

Fakultas


Program Studi


Jenjang Pendidikan : Strata 1 Telah disetujui pada Hari

:

Tanggal

: Mengetahui

Dosen Pembimbing I

Dosen Pembimbing II

Bambang Eka Purnama, M.Kom

Ir Joko Wandyatmono, M.Tc

HALAMAN PENGESAHAN

Judul Skripsi


Nama

: Arif Sutikno

NIM

: J03IT0071

Fakultas


Program Studi


Diterima dan disahkan oleh Dewan Penguji Skripsi Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknologi Informatika Universitas Surakarta guna melengkapi tugas-tugas dan syarat-syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Teknik Informatika. Surakarta,

Oktober 2005

Dewan Penguji Skripsi 1. Ketua

: …………………………………… (…………………………..)

2. Sekretaris

: …………………………………… (…………………………..)

3. Anggota

: …………………………………… (…………………………..)

Mengetahui Dekan Ir. Djoko Kuntjoro 3D Animation Based Archieving Information System on Pratama Mulia Surakarta Computer Course Arif Sutikno – J031T0071 Faculty of Information Technology Surakarta University 2004 ABSTRACT Pratama Mulia Surakarta Computer Course complain that the Existed Archieving System they owned not in proportion, closed, undevelopable and become to failure. According to system life cycle principles, the management have to plan for a new one as an expected system. So the problem are : “Is it right that the existed system not in proportion, closed, undevelopable and become to failure?, how to design an expected system to replace and eliminate the weakness of the existed one?” The goals of this scripts are : The first is “Prove that the existed system is not in proportion, closed, undevelopable and become to failure”, the second is “Build an expected system called 3D Animation Based Archieving System of Pratama Mulia Surakarta to eliminate the weakness of existed system”, the third is “Create a prototype of application for computer system that will be applied as an sub-system of this system”, and the fourth is “Create a system implementation planning”. The usage of methodology to solve the problem are “Observe with questionairing supported by interviewing, system analysis and design” taken from Kendall and Kendall theory to get the understanding of existed system, “feasibility study” with feasibility impact grid taken from Kendall and Kendall theory, and “Implementation planning theory” taken from the book writen by Suryadi, H.S. and Bunawan. After the subjects above already done, this script reports that it is true and proved that the existed system is not in proportion (means not all of the goals accomplished by the system), closed, undevelopable and become to failure (means going to or disposed towards failure), an expected system to replace and eliminate the weakness of the existed system it’s already done and ready to implement for Pratama Mulia Surakarta Computer Course. Keyword : computer, computer technology, archieve, archieving, 3D Animation. xi+106 pages; 44 figures; 16 tables; 12 attachment; 1 technical documentation Bibliography : 29 (1987-2003)

Sistem Informasi Pengarsipan Berbasis Animasi 3D Di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta Arif Sutikno – J031T0071 Fakultas Teknologi Informatika Universitas Surakarta 2004 ABSTRAKSI Lembaga Pendidikan Pratama Mulia mengeluhkan bahwa sistem pengarsipan yang mereka miliki tidak dalam proporsinya, tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal. Dengan Berdasarkan prinsip-prinsip siklus hidup sistem pihak manajemen harus merencanakan sebuah sistem baru sebagai sistem usulan. Jadi masalahnya adalah : “Apakah benar bahwa sistem yang sedang berjalan tidak dalam proporsinya, tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal?, bagaimana merancang sebuah sistem usulan untuk menggantikan dan menghilangkan kelemahan dari sistem yang sedang berjalan?”. Tujuan dari skripsi ini adalah : pertama “Membuktikan bahwa sistem yang sedang berjalan tidak dalam proporsinya, tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal”, kedua “Membuat sebuah sistem usulan yang disebut sistem informasi pengarsipan berbasis animasi 3D di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta untuk mengurangi kelemahan dari sistem yang sedang berjalan”, ketiga “Membuat protipe aplikasi untuk sistem komputer yang nantinya akan diaplikasikan sebagai sub-sistem dari sistem ini”, dan keempat “Membuat rencana implementasi sistem”. Metodologi yang digunakan untuk memecahkan permasalahan adalah “observasi dengan kuisioner yang didukung dengan wawancara, analisis dan perancangan sistem“ oleh Kendall and Kendall untuk mendapatkan pemahaman tentang sistem yang sedang berjalan, “teori studi kelayakan” dengan feasibility impact grid oleh Kendall and Kendall, “teori rencana implementasi sistem” oleh Suryadi, H.S. dan Bunawan dalam bukunya yang berjudul Pengantar Pemeliharaan dan Implementasi Sistem Informasi. Setelah materi di atas selkesai dikerjakan, skripsi ini melaporkan bahwa adalah benar dan terbukti bahwa sistem yang sedang berjalan tidak dalam proporsinya (artinya : Tidak semua tujuan sistem tercapai), tertutup, tidak dapat dikembangkan dan cenderung gagal (artinya : sedang menuju kegagalan), sebuah sistem usulan untuk menggantikan dan mengurangi kelemahan dari sistem yang sedang berjalan sudah selesai dan siap diimplementasikan untuk Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta. Kata Kunci : komputer, teknologi komputer, arsip, pengarsipan, animasi 3D. xi+106 halaman; 44 gambar; 16 tabel; 12 lampiran; 1 dokumentasi teknis Daftar acuan : 29 (1987-2003)

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat

menyelesaikan skripsi ini untuk

memenuhi salah satu syarat kelulusan pada jenjang Strata 1 Program Teknik Informatika Universitas Surakarta dengan judul : “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pengarsipan di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia Surakarta“ Kemudian atas selesainya penulisan skripsi ini, penulis ucapkan banyak terima kasih kepada : 1. Prof. DR. H.S. Brodjo Sudjono, S.H. M.S sebagai Rektor Universitas Surakarta 2. Sugeng Murdowo, ST sebagai Direktur LPK Pratama Mulia Surakarta. 3. Ir. Djoko Kuntjoro, sebagai Dekan Fakultas Teknik Universitas Surakarta. 4. Bambang Eka Purnama, M.Kom sebagai Ketua Program Studi Teknik Informatika Universitas Surakarta ( UNSA ) sekaligus sebagai dosen pembimbing yang telah banyak memberikan bantuan dan bimbingannya dalam penulisan ini Keterbatasan kemampuan yang dimiliki penulis membuat skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan oleh karena itu saran dan kritik dari semua pihak sangat diharapkan. Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi penulis dan pembaca umumnya. Surakarta,

Oktober 2005

Penulis.

DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL

i

HALAMAN PERSETUJUAN

ii

HALAMAN PENGESAHAN

iii

ABSTRACT

iv

ABSTRAKSI

v

KATA PENGANTAR

vi

DAFTAR ISI

vii

DAFTAR TABEL

viii

DAFTAR GAMBAR

ix

BAB 1.

PENDAHULUAN

1

1.1.

Latar Belakang Masalah

1

1.2.

Rumusan Masalah

2

1.3.

Batasan

3

1.4.

Tujuan

3

1.5.

Metode

4

1.6.

Kerangka Pemikiran

5

1.7.

Sistematika Penulisan

6

BAB 2.

TINJAUAN UMUM

8

BAB 3.

LANDASAN TEORI

15

3.1.

Konsep Dasar Sistem

15

3.2.

Jenis-Jenis Sistem

16

3.3.

Tahapan Uji Kelayakan Sistem Informasi

18

3.4.

Metode Enkripsi Biner

19

BAB 4.

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

23

4.1.

24

Analisis Terhadap Existed Sistem

4.2. BAB 5.

BAB 6.

Analisis dan Perancangan Expected System

35

PERENCANAAN IMPLEMENTASI SISTEM 5.1.

Jadwal Implementasi Sistem

48

5.2.

Definisi Kebutuhan Perangkat Lunak

48

5.3.

Rancangan Antarmuka

51

KESIMPULAN

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN A LAMPIRAN B LAMPIRAN C LAMPIRAN D

56 58

LAMPIRAN D PERIHAL SUBYEK PENELITIAN

Obyek penelitian, seperti tersebut pada Bab I, adalah Sistem Pengarsipan. Perihal Sistem Pengarsipan telah cukup tuntas dibahas. Sedangkan dimensi ruang di mana sistem tersebut diterapkan tidak pernah dijelaskan dengan rinci. Lampiran ini mudah-mudahan cukup menjawab curiousity dari sidang pembaca..

2.1. Sejarah Singkat LPK Pratama Mulia Lembaga Pendidikan Pratama Mulia adalah lembaga pendidikan luar sekolah yang diselenggarakan oleh Yayasan Sari Baruna Asih (YBSA). YBSA adalah sebuah yayasan swasta yang bergerak di bidang pendidikan. Didirikan pada bulan Oktober 1989 dengan tujuan untuk mewujudkan sebuah lembaga pendidikan ketrampilan yang berkualitas, diminati, dan dibutuhkan oleh masyarakat maupun industri di Indonesia. Yayasan Sari Baruna Asih didirikan oleh Bapak Ir.H. Soediono dan Dra. Hj. Noes Soediono.

YBSA sampai saat ini telah mendirikan 3 (tiga) program pendidikan yang diharapkan dapat membantu masyarakat untuk terus menerus mengembangkan dirinya dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin maju. Ketiga program pendidikan tersebut adalah :

1. Bahasa Inggris. Penyelenggaraannya bekerjasama dengan Yayasan LIA Jakarta. Awal penyelenggaraannya pada bulan Mei 1990

2. Program Pendidikan Komputer. Mulai beroperasi sejak bulan Januari 1990 dengan SK KANDEPDIKBUD No. 0090/I03/L/97 tertanggal 19 Februari 1997. 3. Politeknik Pratama Mulia. Awal operasinya dimulai pada tahun 1992. Merupakan perguruan tinggi swasta di Surakarta yang berbasis produksi dengan menerapkan pendidikan sistem ganda berdasarkan SK MENDIKBUD No. 168/DIKTI/D/1992.

Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia kedudukan kantor pusatnya di Jl. Bhayangkara No. 10 Surakarta. Menyelenggarakan program pendidikan komputer yang dirancang secara praktis, diselaraskan dengan kebutuhan dunia bisnis dan perkantoran. Kurikulum yang digunakan selalu diserasikan dengan perkembangan teknologi industri dan dunia komputer melalui metode pengajaran 30% teori dan 70% praktek. Kemudian dalam perkembangannya lembaga ini terus berupaya untuk meningkatkan perlengkapan sarana dan prasarana serta berusaha menumbuhkan dan meningkatkan kesadaran dan minat masyarakat akan pentingnya menguasai komputer di era globalisasi saat ini.

2.2. Struktur Organisasi

Struktur organisasi di Lembaga Pendidikan komputer Pratama Mulia disusun secara sederhana dengan memperhatikan asas kebenaran personel pada kebenaran tempat. Agar lebih jelas struktur organisasi tersebut disajikan dalam bentuk gambar sebagai berikut :

KEUANGAN

ADMINISTRASI PENDIDIKAN

OPERASIONAL

KAS KECIL

HOUSE KEEPING

DRIVER

SUPERVISOR

SECURITY

FRONT OFFICE

KASIR

PEMBUKUAN

PERPUSTAKAAN

KOORDINATOR LABORATORIUM

ASISTEN SUMBER BELAJAR

SUMBER BELAJAR

DIREKTUR Direktorat Pendidikan Komputer PRATAMA MULIA

PELAKSANA HARIAN DIREKTUR Direktorat Pendidikan Komputer PRATAMA MULIA

KEPALA BAGIAN ADMINIST RASI UMUM DAN KEUANGAN

a. Direktur Pendidikan

Direktur Pendidikan mempunyai tugas dan tanggung jawab terhadap kemajuan direktorat/lembaga yang dipimpinnya. Meliputi unsur pengembangan program pendidikan serta pengawasan kurikulum. Tugasnya : 1. Merencanakan, menyusun dan mengevaluasi rencana program di bidang pendidikan kejuruan 2. Mengembangkan dan menerbitkan petunjuk-petunjuk pedoman kerja, kebijaksanaan dan prosedur-prosedur melalui otorisasi di bidang pendidikan untuk kegiatan pendaftaran peserta, pengaturan proses belajar, ujian dan kelulusan. 3. Merencanakan sumber-sumber kelembagaan untuk pelaksanaan programprogram pendidikan serta mengendalikan dan mengawasi penggunaan sumber-sumber tersebut. 4. Menyediakan laporan-laporan (baik bulanan, triwulan, maupun tahunan) tentang pengembangan pendidikan kejuruan pada Ketua Yayasan dan bila diperlukan pada pihak luar yang terkait. 5. Melaksanakan penilaian prestasi karyawan bawahannya untuk dapat dipertimbangkan penentuan jenjang kepangkatan dan skala gaji. 6. Mengkoordinasi, mengendalikan dan memberi penjelasan mengenai tugastugas yang harus dilaksanakan oleh bawahan. 7. Berusaha menambah relasi dan senantiasa memeliharanya demi

kelangsungan dan perkembangan lembaga. 8. Mengambil tindakan yang sifatnya darurat apabila diperlukan untuk selanjutnya melaporkan kepada Ketua Yayasan. 9. Melimpahkan tugas dan tanggung jawab kepada seseorang, apabila berhalangan hadir/tidak ada di tempat yang dikuatkan dengan surat keputusan atau lebih sebagai Pelaksana Harian Direktur Pendidikan

b. Kepala Bagian Administrasi Umum dan Keuangan

Kepala Administrasi Umum dan Keuangan bertanggungjawab terhadap pelaksanaan dan pengendalian kebijaksanaan operasional lembaga dalam bidang pengelolaan, penggunaan, pengadministrasian, pemeliharaan serta mendukung pelaksanaan program pelayanan jasa pendidikan.

Kepala Bagian Administrasi Umum dan Keuangan membawahi antara lain: Keuangan yang meliputi (Kasir. Kas Kecil, Pembukuan), Administrasi Pendidikan, Front Office, dan Operasional yang meliputi (driver, security, house keeping). Tugas :

1. Bidang Administrasi Umum

1) Menyusun dan mengendalikan petunjuk-petunjuk pedoman kerja dalam hal kepegawaian, operasional dan pemasaran 2) Menyelenggarakan tata perundangan dan penyempurnaan metode organisasi

3) Menyelenggarakan statistik dan kearsipan bidang perkantoran. 4) Menyelenggarakan penyusunan rencana dibidang keadministrasian 5) Melaksanakan penilaian prestasi karyawan bawahannya, untuk dapat dipertimbangkan dalam penentuan jejang kepangkatan dan skala gaji, serta menyusun pengajuan kenaikan gaji seluruh karyawan secara berkala kepada direktur pendidikan 6) Mengendalikan, mengkoordinasi dan menginterpretasikan rencana keuangan tahunan lembaga termasuk proyeksi penerimaan keuangan, biaya-biaya, laba bersih, posisi kas dan kebutuhan-kebutuhan modal 7) Mengembangkan dan menerapkan sistem yang menyeluruh terhadap laporan-laporan keuangan yang berhubungan dengan hasil-hasil operasi (pendapatan) sebagai bahan informasi Direktur Pendidikan 8) Mengembangkan dan menetapkan kebijaksanaan prosedur-prosedur dibidang keuangan untuk kegiatan-kegiatan akuntansi, anggaran, perpajakan, perencanaan dan pengestimasian laporan-laporan keuangan serta pengukurannya 9) Menyediakan laporan-laporan perkembangan lembaga pendidikan kepada pihak luar (badan-badan pemerintah) yang berhubungan dengan data administrasi dan perpajakan 10) Mengkaji ulang dan menganalisa kemajuan keuangan lembaga, membandingkan hasil-hasil nyata dengan rencana-rencana yang sudah disetujui, membuat laporan-laporan rekomendasi untuk tindakan perbaikan jika diperlukan kepada Direktur Pendidikan 11) Mengkoordinasikan dan mengendalikan tugas-tugas yang harus

dilakukan oleh bawahannya 12) Mengambil tindakan yang sifatnya darurat apabila dianggap perlu, untuk selanjutnya melaporkan kepada Direktur Pendidikan 13) Bekerja sama dengan Kepala Bagian Pendidikan membuat proyeksi kelas untuk angkatan baru 14) Memeriksa berkas-berkas/surat-surat keterangan yang akan diajukan kepada Direktur Pendidikan 15) Merencanakan dan menyusun anggaran pendapatan dan belanja pendidikan kejuruan 16) Menyiapkan absensi Sumber Belajar dan melaporkan kepada Kepala Bagian Personalia pada akhir bulan sebagai bahan pertimbangan gaji karyawan 17) Menyiapkan dan menyusun pembayaran gaji tiap bulan dan mengatur pengeluaran uang untuk kebutuhan masing-masing bagian 18) Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang dipandang perlu oleh atasannya 19) Mengeluarkan uang untuk pembayaran gaji, perjalanan dinas kantor, tunjangan-tunjangan lainnya sesuai dengan peraturan yang berlaku

2. Bidang Administrasi Pendidikan

1) Memberikan pelayanan umum dan teknis dengan menyusun rencana kebutuhan perlengkapan lembaga yang berkaitan dengan pendidikan 2) Mengurus dan mengelola administrasi warga belajar baru dan warga belajar lama, misal perpindahan kelas, penundaan kelas, warga belajar

yang lulus dan lain-lain ke dalam buku induk siswa 3) Menyiapkan dan membuat laporan perkembangan warga belajar yang meliputi jumlah baru/lama, jumlah warga baru/lama, jumlah warga belajar yang lulus, jumlah warga belajar yang menunda kelas, jumlah warga belajar yang keluar 4) Menyiapkan dan menyempurnakan pelaksanaan pendaftaran warga baru, sistem pengajaran, sistem pengujian/tes-tes, kebutuhan ijazah dan pemakaian ruang 5) Membuat Surat Keterangan Tanda Belajar di LPKPM bagi warga belajar yang membutuhkan 6) Membagikan bahan-bahan tes kepada Sumber Belajar 7) Menyelenggarakan tugas-tugas lain yang dipandang perlu oleh Direktur Pendidikan

3. Bidang Operasional

1) Memberikan pelayanan umum dan teknis dengan menyusun rencana kebutuhan perlengkapan lembaga 2) Mengendalikan pemakaian fasilitas kantor seperti : listrik, telepon, kendaran dan peralatan lain yang dipandang perlu agar tercipta efisiensi secara menyeluruh 3) Mengendalikan dan memelihara kebersihan, kenyamanan, keamanan dan ketertiban lingkungan kantor

4. Bidang Keuangan

1) Menyusun dan menyiapkan Anggaran Pendapatan dan Belanja Lembaga baik rutin maupun berkala 2) Mengelola, mengendalikan, dan melaksanakan pembukuan penerimaan dan pengeluaran kantor 3) Melaksanakan pemeriksaan bon-bon barang dan kuitansi-kuaitansi pengeluaran 4) Menganalisa perkembangan deposito dan giro pada bank setiap hari 5) Menyiapkan dan membantu penyusunan laporan keuangan rutin (bulanan, triwulan dan tahunan) dan berkala kepada Direktur Pendidikan 6) Menerima dan menyiapkan uang pendaftaran/angsuran warga belajar dan selanjutnya secara berkala melaporkan kepada Direktur Pendidikan 7) Menyusun laporan penerimaan keuangan baik rutin (harian, bulanan, semester dan tahunan maupun berkala (sewaktu-waktu diperlukan) 8) Melaporkan penyediaan buku kuitansi pembayaran warga belajar. 9) Merencanakan dan mengurus uang tunai kas dari bank setiap mata anggaran dan mengevaluasi posisi keuangan untuk kepentingan efisiensi 10) Senantiasa melakukan koordinasi dengan Kepala Bagian Pendidikan dalam hal angsuran warga belajar 11) Memeriksa tagihan listrik, air bersih, koran, majalah, telepon dan setoran pajak 12) Menyiapkan laporan rutin dan berkala terhadap perkembangan keuangan

kepada atasan dan piha-pihak yang terkait setelah mendapat persetujuan dari Kepala Bagian Administrasi Umum dan Keuangan

5. Bidang Front Office

1) Menerima tamu dan pesan untuk disampaikan kepada yang bersangkutan 2) Memberi informasi kepada warga belajar atau calon warga belajar yang memerlukan dan berusaha memberikan dorongan positif 3) Mencatat karyawan yang ijin meninggalkan kantor setelah membuat buku catatan pesan, nomor telepon dan interlokal penting 4) Melaksanakan tugas lain yang berkaitan dengan bidangnya 5) Membantu kasir apabila diperlukan (merekap) 6) Membuat salinan daftar warga belajar per kelas yang akan di buka baik jam, tanggal dan bulan

c. Supervisor

Supervisor mempunyai tanggung jawab melaksanakan, mengkoordinasi dan mengendalikan kebijakan operasional lembaga dalam pelayanan jasa pendidikan komputer. Tugas :

a

Mengatur jadwal kelas, sumber belajar dan asisten sumber belajar komputer

b

Mengatur dan mengawasi praktek laboratorium komputer

c

Menyusun dan menyiapkan bahan-bahan latihan dan ujian

d

Bertanggungjawab atas laboratorium komputer

e

Menyiapkan laporan pelaksanaan pengajaran dan pembukaan kelas tiap bulan, semester dan tahun

f

Menyusun laporan perkembangan warga belajar dalam bentuk laporan mingguan, bulanan, catur wulan dan tahunan

g

Mengambil tindakan yang sifatnya darurat, untuk kemudian melaporkannya kepada atasan langsung

h

Melaksanakan penilaian prestasi karyawan bawahannya untuk dapat dipertimbangkan dalam penentuan jenjang kepangkatan dan skala gaji

d. Koordinator Laboratorium Komputer

a. Menjaga, merawat laboratorium komputer (maintanance & repair) b. Melaporkan kepada supervisor setiap bulan masalah yang ada di laboratorium c. Menyiapkan alat untuk pengajaran di laboratorium d. Mengikuti seminar TI

e. Sumber Belajar

Sumber belajar mempunyai tanggung jawab terhadap pelaksanaan proses belajar mengajar sesuai dengan bidang ilmunya masing-masing. Tugas :

a. Menyusun rencana pengajaran dan secara dinamis mengusahakan bentuk dan teknis yang tepat b. Menyusun bahan-bahan pelajaran, latihan, ujian dan membantu penyediaan

penyusunan modul c. Membantu bagian administrasi pendidikan dalam urusan pengecekan angsuran/penagihan dan urusan warga belajar lainnya d. Berusaha mengembangkan diri dengan memperluas cakrawala mengenai bahan dan teknis proses belajar mengajar dalam perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi masyarakat e. Melaksanakan tugas-tugas yang dipandang perlu oleh atasan dan melaporkan kepada atasannya f. Menciptakan iklim yang kondusif terhadap pelaksanaan belajar mengajar sehingga siswa (warga belajar ) merasakan nyaman belajar

f. Asisten Sumber Belajar

Asisten sumber belajar mempunyai tanggung jawab membantu kelancaran tugas Sumber Belajar terutama dalam pelaksanannya di laboratorium. Tugas :

a. Melaksanakan absensi warga belajar serta mengoreksi hasil-hasil ujian/latihan b. Menyiapkan bahan-bahan pelajaran yang akan disampaikan oleh pengajar c. Membantu bidang administrasi pendidikan dalam hal urusan dengan warga belajar d. Mengawasi dan membimbing warga belajar yang sedang praktek di laboratorium e. Mengatur warga belajar non aktif yang ingin menggunakan komputer

(Mengatur jadwal praktikum bebas) f. Membuat evaluasi pelaksanaan kegiatan praktek komputer untuk kemajuan siswa g. Melaksanakan tugas-tugas lain yang dianggap perlu oleh atasan/ Sumber Belajar Komputer

g. Perpustakaan

Perpustakaan mempunyai tanggungjawab atas terselenggaranya pelayanan jasa peminjaman buku perpustakaan dan pemeliharaannya. Tugas :

a. Mencatat buku-buku yang dibutuhkan dan menyusun pengajuan berdasarkan skala prioritas b. Melaksanakan pembukuan dan mempertanggungjawabkan denda buku yang terlambat dikembalikan c. Memelihara/memperbaiki bahan pustaka agar tetap dalam keadaan baik d. Menyusun pengajuan buku-buku perpustakaan e. Mengadakan statistik harian dan menyusun laporan bulanan f. Merencanakan dan merancang interior ruang perpustakaan agar selalu nyaman

2.3. Tipe Program Yang Ditawarkan

Lembaga pendidikan Komputer pratama mulia menyediakan beberapa

program yang berbeda baik tingkat maupun waktu pelaksanaannya sesuai dengan kebutuhan para konsumen atau pemakai jasa lembaga tersebut.

Program bimbingan belajar atau kursus di Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia yaitu :

1. Pendidikan Ahli Komputer 1 Tahun a

Diperuntukkan bagi siswa minimum tamatan SLTA dan sederajat.

b

Dengan biaya pendidikan sebesar Rp. 1.800.000,00 s/d 2.050.000,00

c

Jurusan yang ditawarkan adalah : 1) Komputer Akuntansi (Kompak) 2) Komputer Grafis (Komfis) 3) Komputer Informatika (Kompin)

d

Materi yang dipelajari meliputi : 1) Materi Pembelajaran Umum •

Operating System (DOS & Ms. Windows)

•

Pembuatan naskah, tabel, Grafik (Ms.Word, Ms.Excel)

•

Media presentasi dan setting (Corel Draw dan Ms. Power point)

•

Internet dan Design Web (Ms. Front Page)

•

Bahasa Inggris

•

BMK (Bimbingan Masuk Kerja)

•

Tugas Akhir

2) Materi Pembelajaran Khusus (a) Jurusan Komputer Informatika

•

Analisa dan perancangan sistem

•

Algoritma

•

Komputer trouble shooting dan sistem jaringan (LAN)

•

Pemrograman Komputer under DOS (Clipper 5.3) dan Under Windows (Ms. Visual Basic 6.0 dan Ms. Visual Fox Pro 6.5)

(b) Jurusan Komputer Akuntansi •

Akuntansi keuangan dan perpajakan

•

Komputer Akuntansi (General Ledger dan MYOB)

•

Praktek Akuntansi (Manual dan Komputer)

•

Korespondensi Niaga

•

Algoritma

•

Pemrograman komputer under DOS (Clipper)

(c) Jurusan Komputer Grafis

e

•

Desain Lay-out (Page Maker, Quark XPress)

•

Desain Vektor/Garis (Freehand & Corel Draw)

•

Intermediate Web Design (Macromedia Dreamweaver)

•

Desain Foto/pixel (Photoshop)

•

Desain Animasi (Macromedia Flash, 3D Max)

•

Desain Teknik (Auto Cad 2D&3D)

•

Seni perancangan dan teknik pencetakan

Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan program ini adalah 1 tahun yang dibagi 2 semester yaitu semester I dan semester II

f

Jumlah pertemuan Masuk 5x per minggu dengan rata-rata per materi ditempuh selama 1.5 jam s/d 3 jam.

2. Komputer Administrasi dan Perkantoran (Reguler) a

Diperuntukkan bagi semua golongan masyarakat yang menginginkan belajar komputer program operator for windows

b

Dengan biaya sebesar Rp. 180.000,00

c

Materi yang dipelajari meliputi: 1) Microsoft windows XP 2) Microsoft Word XP 3) Microsoft Excel XP 4) Microsoft Power Point XP 5) Microsoft Access 6) Internet

d

Jumlah pertemuan Masuk 3x dalam 1 minggu, Senin-Rabu-Jum’at atau Selasa-Kamis-Sabtu dengan 30x pertemuan @2 jam.

3. Komputer Administrasi dan Perkantoran (intensif) a

Diperuntukkan bagi semua golongan masyarakat yang menginginkan belajar komputer program operator for windows

b

Dengan biaya sebesar Rp. 125.000,00

c

Materi yang dipelajari meliputi: 1) Microsoft windows XP 2) Microsoft Word XP

3) Microsoft Excel XP 4) Microsoft Power Point XP 5) Microsoft Access 6) Internet d

Jumlah pertemuan Masuk 5x dalam 1 minggu, Senin sampai dengan Jum’at dengan 22x pertemuan @2 jam.

4. Design Grafis Materi yang diajarkan meliputi : Corel Draw, Photoshop, Pagemaker, dengan biaya Rp. 175.000.00, masuk 3 x dalam seminggu 5. AutoCad Materi yang diajarkan meliputi : AutoCad 3D, AutoCad 2D, dengan biaya Rp. 150.000.00, masuk 3 x dalam seminggu 6. Komputer Akuntansi Materi yang diajarkan meliputi : General Ledger Release 5, MYOB Accounting, dengan biaya Rp. 100.000.00, masuk 3 x dalam seminggu 7. Design Web Materi yang diajarkan meliputi : Macromedia, Flash MX, Dreamweaver, dengan biaya Rp. 200.000.00, masuk 3 x dalam seminggu 8. Program Kursus Komputer untuk SLTA a

Operator (Kurikulum kelas 1) 1) Menyiapkan siswa atau siswi agar mampu mengoperasikan komputer, membuat surat menyurat, laporan, penataan naskah dan tabulasi 2) Materi pembelajaran meliputi : Microsoft Windows, Microsoft Word XP,

Microsof Excel XP, Microsof Acces XP 3) Biaya pendidikan Rp 125.000,00 4) Jumlah pertemuan : masuk 2x seminggu selama 4 bulan, dengan 32 pertemuan @1.5 jam b

Grafis (Kurikulum kelas 2) 1) Menyiapkan siswa atau siswi agar mampu membuat dan merancang gambar tata letak dan mengolah sebuah presentasi baik dalam bentuk dua dimensi atau tiga dimensi 2) Materi pembelajaran meliputi : Microsoft PowerPoint XP, CorelDraw, Freehand, Web Design 3) Biaya pendidikan Rp 125.000,00 4) Jumlah pertemuan : masuk 2x seminggu selama 4 bulan, dengan 32 pertemuan @1.5 jam

c

Pemrograman (kurikulum kelas 3) 1) Menyiapkan siswa atau siswi agar mampu membuat desain program 2) Materi pembelajaran meliputi : Microsoft Visual Basic 6.0 3) Biaya pendidikan Rp 125.000,00 4) Jumlah pertemuan : masuk 2x seminggu selama 3 bulan, dengan 24 pertemuan @1.5 jam

9. Program Privat a

Diperuntukkan bagi semua golongan masyarakat yang memerlukan penanganan khusus untuk belajar komputer program operator for windows

b

Biaya pendidikan sesuai dengan jumlah peserta yang mengikuti program ini dan paket yang diambil

ya

· · · · · · · · ·

·

X, Dreamweaver, dengan biaya Rp. minggu Prog · Operator (Ku · wa atau si · omputer, m · penataan nask · ran meli · oft Word XP, Microsof Excel XP · ikan Rp 125.000,00 Jumlah p · lama 4 bul · m Grafis (Ku · · rikulum kela · · s 2) Menyiapkan · · siswa atau sis · · wi agar mampu me · · mbuat dan · , Fre 3) dikan Rp 125.000,00 Juml ·

·

200 ram · rik · swi · emb · ah d · puti · , Mi · ert · an, · mera· ncan· g ga · mbar· tat · a le ·

meliputi .000.00, Kursus· ulum kel · agar ma· uat sura· an tabul· : Micro· crosof A· emuan :· dengan· tak dan · mengolah · sebuah· presenta· si baik · dalam be ·

ng dia : Macrom edia, Fla masuk 3 x dala Komputer · untuk S as 1) Me · nyiapkan mpu meng · operasik t menyur · at, lapo asi Mate · ri pembe soft Win· dows, Mi cces XP· Biaya pe masuk 2x · semingg 32 perte· muan @1. ntuk dua· ajaran m dimensi· eliputi atau ti · : Micros ga dimen · oft Powe si Mater · rPoint X i pembel· P, Corel

eha ·

nd, Web·

Design · B iaya pen

ah pertemuan : masuk 2x seminggu selama 4 bulan, dengan 32 pertemu an @1.5 jam Pemrograman ·

(kurikulum kelas 3) Menyiapkan siswa atau siswi agar mampu memb uat desain program Materi pembela

·

jaran meliputi : Microsoft Visual Basic 6.0 Biaya pendidikan Rp 125.000,

·

00 Jumlah pertemuan : masuk 2x seminggu selama 3 bulan, de

4) ngan 24 pertemuan @1.5 jam Program Privat Diperuntukkan bagi semu a golongan masyarakat yang memerlukan penanganan khusus untuk belajar kom er program operator for windows Biaya pendidikan sesuai dengan jumlah pes yang mengikuti program ini dan paket yang diambil

Biaya

1

Sistem belajar yang digunakan di Lembaga Pendidikan Pratama Mulia adalah metode pengajaran 30% Teori dan 70% Praktek. Khusus untuk teori program pendidikan Ahli Komputer menggunakan alat bantu berupa OHP (Over Head Projector) dan LCD (projector komputer), sedangkan untuk praktek menggunakan 4 Ruang laboratorium yang dilengkapi dengan media pembelajaran berupa TV atau layar lebar yang terpasang disetiap Ruang Laboratorium Komputer.

Setiap materi yang disampaikan selesai pihak lembaga mengadakan ujian per kelas untuk mengetahui seberapa jauh pemahaman siswa terhadap materi yang telah disampaikan.

2.5. Fasilitas Pendidikan

Untuk mendukung kelancaran kegiatan belajar serta menunjang tercapainya tujuan pendidikan, maka Lembaga Pendidikan Komputer Pratama Mulia menyediakan beberapa fasilitas pendidikan yang dapat mendukung kelancaran kegiatan belajar mengajar yaitu sebagai berikut: 1. Ruang belajar Ruang belajar yang digunakan di Lembaga pendidikan Komputer Pratama Mulia dilengkapi dengan AC dan Music yang relai dari kantor pusat. Hal ini dimaksudkan untuk menciptakan iklim yang sejuk serta santai dikelas. 2. Laboratorium Komputer Komputer yang tersedia didalam laboratorium ada 25 buah komputer yang

terbagi dalam 4 laboratorium sehingga memungkinkan semua yang belajar dapat menggunakan 1 komputer per orang. Komputer yang dimiliki yaitu Komputer Pentium 4 Multimedia, dan sistem jaringan LAN., printer, LCD dan internet. 3. Modul Modul disediakan secara gratis dan diberikan setiap kali materi yang diberikan telah selesai atau dengan kata lain modul diberikan per materi. 4. Block Note dan disket Bloknote diberikan kepada siswa pada waktu pertama masuk secara gratis. 5. Perpustakaan Semua warga belajar diberi hak untuk menjadi anggota perpustakaan 6. Praktek di luar jam belajar Semua warga belajar diperbolehkan menggunakan ruang laboratorium diluar jam belajar jika tidak ada kelas aktif dan harus mendapatkan ijin dari assisten laboratorium dengan menunjukkan kartu belajar. 7. Asuransi kecelakaan diri Semua warga belajar diberikan buku akademi yang sekaligus digunakan sebagai jaminan asuransi kecelekaan selama 24 jam. Dalam hal ini lembaga bekerjasama dengan asuransi Bank Hastin 8. Koperasi, kantin dan mushola Koperasi, kantin disediakan lembaga untuk para warga belajar, pengajar, karyawan dan penghuni di sekitar lembaga.

Demikian, Lampiran ini ditulis sesuai dengan yang penulis terima dari pihak LPK

Pratama Mulia. Kecuali alinea ini dan judul tidak mengalami editing apapun.

LAMPIRAN A DAFTAR KODE ASCII Nomor 1 2 3 4 5 6 7

1 2 3 4 5 6 7

Decimal Ke Hexadesimal 01 02 03 04 05 06 07

8

8

08

00001000

0010

9

9

09

00001001

0011

10

10

0A

00001010

0012

11

11

0B

00001011

0013

12

12

0C

00001100

0014

13

13

0D

00001101

0015

14

14

0E

00001110

0016

0F 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 1A 1B 1C 1D 1E 1F 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 Decimal Ke Hexadesimal

00001111 00010000 00010001 00010010 00010011 00010100 00010101 00010110 00010111 00011000 00011001 00011010 00011011 00011100 00011101 00011110 00011111 00100000 00100001 00100010 00100011 00100100 00100101 00100110 00100111 00101000 00101001 Hexadesimal ke Biner

0017 0020 0021 0022 0023 0024 0025 0026 0027 0030 0031 0032 0033 0034 0035 0036 0037 0040 0041 0042 0043 0044 0045 0046 0047 0050 0051 Desimal ke Octal

15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 Nomor

Character Kode ASCII

15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 ! 33 " 34 # 35 $ 36 % 37 & 38 ' 39 ( 40 ) 41 Character Kode ASCII

Hexadesimal ke Biner 00000001 00000010 00000011 00000100 00000101 00000110 00000111

Desimal ke Octal 0001 0002 0003 0004 0005 0006 0007

50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 Nomor 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105

2 50 3 51 4 52 5 53 6 54 7 55 8 56 9 57 : 58 ; 59 < 60 = 61 > 62 ? 63 @ 64 A 65 B 66 C 67 D 68 E 69 F 70 G 71 H 72 I 73 J 74 K 75 L 76 M 77 N 78 O 79 P 80 Q 81 R 82 S 83 T 84 U 85 V 86 W 87 X 88 Character Kode ASCII Y Z [ \ ] ^ _ ` a b c d e f g h i

89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105

32 33 34 35 36 37 38 39 3A 3B 3C 3D 3E 3F 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 4A 4B 4C 4D 4E 4F 50 51 52 53 54 55 56 57 58 Decimal Ke Hexadesimal 59 5A 5B 5C 5D 5E 5F 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69

00110010 00110011 00110100 00110101 00110110 00110111 00111000 00111001 00111010 00111011 00111100 00111101 00111110 00111111 01000000 01000001 01000010 01000011 01000100 01000101 01000110 01000111 01001000 01001001 01001010 01001011 01001100 01001101 01001110 01001111 01010000 01010001 01010010 01010011 01010100 01010101 01010110 01010111 01011000 Hexadesimal ke Biner 01011001 01011010 01011011 01011100 01011101 01011110 01011111 01100000 01100001 01100010 01100011 01100100 01100101 01100110 01100111 01101000 01101001

0062 0063 0064 0065 0066 0067 0070 0071 0072 0073 0074 0075 0076 0077 0100 0101 0102 0103 0104 0105 0106 0107 0110 0111 0112 0113 0114 0115 0116 0117 0120 0121 0122 0123 0124 0125 0126 0127 0130 Desimal ke Octal 0131 0132 0133 0134 0135 0136 0137 0140 0141 0142 0143 0144 0145 0146 0147 0150 0151

106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 Nomor 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161

j k l m n o p q r s t u v w x y z { | } ~

106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 € 128 129 ‚ 130 ƒ 131 „ 132 … 133 † 134 ‡ 135 Character Kode ASCII ˆ ‰ Š ‹ Œ Ž

‘ ’ “ ” • – — ˜ ™ š › œ ž Ÿ ¡

136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161

6A 6B 6C 6D 6E 6F 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 7A 7B 7C 7D 7E 7F 80 81 82 83 84 85 86 87 Decimal Ke Hexadesimal 88 89 8A 8B 8C 8D 8E 8F 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 9A 9B 9C 9D 9E 9F A0 A1

01101010 01101011 01101100 01101101 01101110 01101111 01110000 01110001 01110010 01110011 01110100 01110101 01110110 01110111 01111000 01111001 01111010 01111011 01111100 01111101 01111110 01111111 10000000 10000001 10000010 10000011 10000100 10000101 10000110 10000111 Hexadesimal ke Biner 10001000 10001001 10001010 10001011 10001100 10001101 10001110 10001111 10010000 10010001 10010010 10010011 10010100 10010101 10010110 10010111 10011000 10011001 10011010 10011011 10011100 10011101 10011110 10011111 10100000 10100001

0152 0153 0154 0155 0156 0157 0160 0161 0162 0163 0164 0165 0166 0167 0170 0171 0172 0173 0174 0175 0176 0177 0200 0201 0202 0203 0204 0205 0206 0207 Desimal ke Octal 0210 0211 0212 0213 0214 0215 0216 0217 0220 0221 0222 0223 0224 0225 0226 0227 0230 0231 0232 0233 0234 0235 0236 0237 0240 0241

162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 Nomor 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200 201 202 203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217

¢ £ ¤ ¥ ¦ § ¨ © ª « ¬

162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 ® 174 ¯ 175 ° 176 ± 177 ² 178 ³ 179 ´ 180 µ 181 ¶ 182 Character Kode ASCII · ¸ ¹ º » ¼ ½ ¾ ¿ À Á Â Ã Ä Å Æ Ç È É Ê Ë Ì Í Î Ï Ð Ñ Ò Ó Ô Õ Ö × Ø Ù

183 184 185 186 187 188 189 190 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200 201 202 203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217

A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 AA AB AC AD AE AF B0 B1 B2 B3 B4 B5 B6 Decimal Ke Hexadesimal B7 B8 B9 BA BB BC BD BE BF C0 C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 C8 C9 CA CB CC CD CE CF D0 D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9

10100010 10100011 10100100 10100101 10100110 10100111 10101000 10101001 10101010 10101011 10101100 10101101 10101110 10101111 10110000 10110001 10110010 10110011 10110100 10110101 10110110 Hexadesimal ke Biner 10110111 10111000 10111001 10111010 10111011 10111100 10111101 10111110 10111111 11000000 11000001 11000010 11000011 11000100 11000101 11000110 11000111 11001000 11001001 11001010 11001011 11001100 11001101 11001110 11001111 11010000 11010001 11010010 11010011 11010100 11010101 11010110 11010111 11011000 11011001

0242 0243 0244 0245 0246 0247 0250 0251 0252 0253 0254 0255 0256 0257 0260 0261 0262 0263 0264 0265 0266 Desimal ke Octal 0267 0270 0271 0272 0273 0274 0275 0276 0277 0300 0301 0302 0303 0304 0305 0306 0307 0310 0311 0312 0313 0314 0315 0316 0317 0320 0321 0322 0323 0324 0325 0326 0327 0330 0331

218 219 220 221 222 223 224 225 226 227 228 229 Nomor 230 231 232 233 234 235 236 237 238 239 240 241 242 243 244 245 246 247 248 249 250 251 252 253 254 255

Ú 218 Û 219 Ü 220 Ý 221 Þ 222 ß 223 à 224 á 225 â 226 ã 227 ä 228 å 229 Character Kode ASCII æ ç è é ê ë ì í î ï ð ñ ò ó ô õ ö ÷ ø ù ú û ü ý þ ÿ

230 231 232 233 234 235 236 237 238 239 240 241 242 243 244 245 246 247 248 249 250 251 252 253 254 255

DA DB DC DD DE DF E0 E1 E2 E3 E4 E5 Decimal Ke Hexadesimal E6 E7 E8 E9 EA EB EC ED EE EF F0 F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 FA FB FC FD FE FF

11011010 11011011 11011100 11011101 11011110 11011111 11100000 11100001 11100010 11100011 11100100 11100101 Hexadesimal ke Biner 11100110 11100111 11101000 11101001 11101010 11101011 11101100 11101101 11101110 11101111 11110000 11110001 11110010 11110011 11110100 11110101 11110110 11110111 11111000 11111001 11111010 11111011 11111100 11111101 11111110 11111111

0332 0333 0334 0335 0336 0337 0340 0341 0342 0343 0344 0345 Desimal ke Octal 0346 0347 0350 0351 0352 0353 0354 0355 0356 0357 0360 0361 0362 0363 0364 0365 0366 0367 0370 0371 0372 0373 0374 0375 0376 0377

LAMPIRAN B GLOSARIUM Account,4-12; identitas seorang user pada sebuah sisteminformasi. Identitas ini harus unik. Tidak ada user lain yang menggunakannya. accurate placement,4-10; Penempatan feature atau perangkat/element kelengkapan sistem pada mekanisme aliran informasi dengan tepat. Tingkat keberhasilan activities tracking,2-1; pelacakan proses kegiatan pada aliran atau mekanisme kinerja sebuah sistem informasi. Contoh tujuan : mencari informasi besarnya pajak yang harus dibayar, mencari informasi untuk mencari besarnya bonus para karyawan, dan sebagainya. approval,1-8; persetujuan Archieving System,1-3; sistem pengarsipan (archieve system = sebuah sistem yang bernama archieve, archieving system = sebuah sistem untuk mengelola informasi perihal arsip) Artificial Intellegent Systems,1-1; kecerdasan buatan, suatu metode untuk meniru kecerdasan manusia (kemampuan untuk belajar) yang diterapakn di sistem informasi atau dalam membuat program aplikasi komputer. benchmark,1-2; proses penelitian dengan cara membandingkan sesuatu dengan sesuatu yang lain. brainware,4-2; lihat lifeware. cold-turkey,5-3; belum jelas. comprehensive,4-10; integrasi dengan optimasi fungsi keterhubungan antar elemen yang berintegrasi. Computer Supported Collaborative Work Systems,1-1; Adalah sistem informasi yang memungkinkan sebuah teamwork untuk bersama-sama melakukan kolaborasi kerja dalam menyelesaikan masalah tertentu. Sistem ini dilengkapi dengan program aplikasi komputer yang mampu melayani kebutuhan-kebutuhan yang timbul akibat adanya kolaborasi yang bersangkutan. Remote Presenting, chating, progress work and schedules synchronizing, distributed whiteboard, dan kegiatan-kegiatan yang bersifat kolaboratif lain adalah ciri khusus dari sistem ini. daily, periodical and accidental instruction,5-2; instruksi harian, berkala dan sewaktu-waktu. data collecting,1-5; upaya pengumpulan data. data flow diagram,4-7; skema atau diagram yang menjelaskan aliran data. data mining system,1-5; sistem penangguk data. Sistem yang bertugas untuk mengidentifikasi dan merekam data dari sebuah aktivitas sistem informasi. database management system,4-21; sistem yang bertugas untuk menangani sebuah aktivitas pengelolaan data. Mulai dari pemasukan, pemrosesan dan pengeluaran data. Dari data mentah sampai menjadi informasi yang bermakna. decision making,2-1; proses pembuatan keputusan. Decision Support System,1-1; sistem yang mendukung proses pengambilan keputusan. direct conversion,5-3; konversi atau penggantian dari sistem lama ke sistem

legitimate,2-1; sah menurut hukum tertentu. legitimation,1-9; pengesahan oleh hukum tertentu. lifeware training program,5-1; pelatihan untuk sumber daya manusia. Lifeware,4-2,4-3,4-11; sumber daya manusia, elemen sistem yang terdiri dari satu atau lebih personel. logging system,1-6; sistem pencatatan aktivitas program aplikasi atau pelayanan sistem komputer tertentu ke dalam sebuah basisdata khusus. maintenancy ability,2-4; kemampuan untuk memelihara sistem. Management Information System,1-1,1-2; Adalah sistem informasi yang berspektrum luas. Meliputi TPS, Analisis dan Pembuatan Keputusan monolitic system,4-15; Sistem informasi dengan satu goal/objective multiple choice,4-11; pilihan berganda. office automation system,1-1,1-2,1-3,1-4; on time sequence,4-10; Dapat melakukan penyimpanan dokumen/data secara kronologis passing grade,4-11; nilai minimal yang harus dilalui. password,4-12; kata sandi, kata lewat, sepenggal data yang digunakan untuk persyaratan login ke dalam sebuah sistem. postscript,1-8; addendum akhir bab pre-assesment,1-3,1-4,4-1; penilaian prematur, penilaian intuitif yang dilakukan sebelum proses penilaian secara empirik. preparation of system implementation,5-1; persiapan sebelum kegiatan implementasi sebuah sistem dimulai. previledge,4-3,4-6; hak akses, otoritas, kekuasaan untuk melakukan aktifitas tertentu di dalam sebuah program aplikasi komputer, user rights. previledges system,1-6; sistem yang menangani masalah previledge. Lihat previledge. problem solving,1-9; proses kegiatan pemecahan masalah. pseudocode,4-18; kode program yang ditulis dengan bahasa sehari-hari. Digunakan untuk mempermudah peng-kode-an yang sesungguhnya dan/atau menjelaskan algoritma yang sulit untuk digambarkan dalam sebuah flowchart. questionaire,1-5; daftar pertanyaan pada sebuah observasi atau kegiatan lain yang sejenis. quick access,4-10; akses cepat. Real Time Clock,4-15; komponen elektronik yang memberi masukan kepada sistem komputer berupa data waktu nyata. Bekerja dengan tenaga battery. report form adaption,2-4; laporan aktual bebas; kemampuan sebuah sistem untuk memproduksi laporan dengan berbagai variasi kemungkinan. Tergantung kehendak user. Biasanya dengan SQL-ing/querying. report generator service,4-21; pelayanan sistem untuk user yang menghendaki untuk membuat laporan dalam format tertentu. secure,4-10; aman. security system,1-4,1-5,4-15; sistem keamanan socio impact,1-7; dampak sosial. software engineering,1-5; rekayasa perangkat lunak untuk sistem komputer. standard of communication ways,5-2; cara berkomunikasi standar yang ditetapkan oleh sebuah teamwork tertentu. standard of objectives task performance,5-2; penetapan standar kinerja yang ingin dicapai oleh sebuah teamwork.

user interface,4-12, 4-13; lihat UI. user,2-4,4-12; pemakai, pengguna sistem komputer. visualization service,4-21; Pelayanan visualisasi yang terdiri dari pelayanan perekaman/write dan navigasi workplace preparation,5-1; Rencana persiapan lokasi untuk pusat kegiatan sistem

LAMPIRAN C DAFTAR PERANGKAT PENGEMBANGAN SISTEM

C.1. Perangkat 1 Jenis Sumber

: Program Aplikasi Publik : Microsoft Visual Basic version 6.0 Microsoft Incorporated, Microsoft Indonesia, PT. - Jakarta Hak Cipta © 1997-1998.

Visual Basic (selanjutnya disebut sebagai VB) merupakan bahasa pemrograman tercepat dan termudah untuk membuat suatu aplikasi di dalam lingkungan Microsoft Windows™. VB adalah hasil revolusi total terhadap BASIC (Beginner’s Allpurpose Symbolic Instruction Code). Inheritasi (warisan) dari BASIC yang masih tersisa hampir tidak ditemui. Model, teknik, teknologi, compiler, antar – hadap, komunikasinya dengan operating system dan bahkan sampai dengan kode – kode instruksi mengalami perubahan mendasar.

BASIC yang tekstual, berbasis DOS (Disk Operating System), prosedural/Linier, menggunakan pemroses bahasa interpreter, dan tidak terstruktur berubah menjadi VB yang bersifat object oriented, visual based, event driven dan modular, dan yang paling penting user friendly.


: Program Aplikasi Publik : Microsoft Visio Professional 2002 v.10.0.525 Microsoft Incorporated,

Microsoft Indonesia, PT. - Jakarta Hak Cipta © 1991-2001.

Microsoft VisioProfessional 2002 (10.0.525) adalah sebuah program aplikasi publik yang sangat powerfull dalam membantu siapa saja dalam melakukan sesuatu yang berhubungan dengan diagram/chart. Tidak sekedar membantu “menggambar” saja, Microsoft Visio Professional juga membantu untuk melakukan pengujian validitas dari diagram yang kita buat.

Berikut ini adalah daftar fitur yang dimiliki oleh Microsoft

Visio Professional.


: Program Aplikasi Publik : Microsoft Visio Professional 2002 v.10.0.525 Sejoong Namo Interactive Incorporated, Tiga Raksa, PT. - Jakarta Hak Cipta © 1997-2004.

SJ Namo WebEditor 6 adalah sebuah program aplikasi publik yang digunakan penulis untuk membantu menciptakan sistem panduan untuk program aplikasi yang direkayasa oleh penulis.

Dengan menggunakan program aplikasi ini, penulis sangat leluasa di dalam merancang kandungan atau isi panduan. Untuk desain visual dan efek-efek interactive penulis sepenuhnya dibantu oleh SJ Namo WebEditor. Hasilnya adalah sebuah sistem panduan berbasis web yang cukup interactive.


: Program Aplikasi Publik : Adobe Photoshop 7.0 Adobe Systems Incorporated, Tiga Raksa, PT. - Jakarta Hak Cipta © 1990-2002.

Digunakan untuk membantu penulis dalam menciptakan obyek-obyek visual dalam program aplikasi (eARSIP XP). Program aplikasi publik ini dipilih oleh penulis karena selain sudah cukup familier dengan penulis, kemampuannya untuk menangani bitmaped/rastered image cukup mengagumkan.


: Program Aplikasi Publik : Macromedia FLASH MX Adobe Systems Incorporated, MediaSoft, PT. - Yogyakarta Hak Cipta © 1993-2002.

Tanpa program aplikasi publik ini, penulis harus menginvestasikan banyak

waktu dan tenaga pada saat coding. Walaupun penulis harus banyak belajar perihal ActionScript, program bantu animasi berbasis vektor ini membuat pekerjaan penulis untuk merekayasa sebuah visualisasi animasi pada eARSIP XP menjadi terwujud dengan mudah.


: Program Aplikasi Publik : Blender version 2.37, win32 dynamic Blender Foundation, Internet Downloaded. Freeware © 2005.

Dengan pertimbangan tertentu, akhirnya penulis menggunakan program aplikasi yang secara bebas dapat diunduh dari internet ini. Program aplikasi ini diperlukan oleh penulis untuk menciptakan frame-frame 3D yang akan dikonsumsi oleh Macromedia FLASH MX.

User interface-nya yang sederhana dan user task oriented menjadikan penulis dengan cepat mempelajari penggunaannya dan langsung mengimplementasikannya ke dalam program eARSIP XP.

SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN BERBASIS ANIMASI 3D DI LEMBAGA PENDIDIKAN KOMPUTER PRATAMA MULIA SURAKARTA SKRIPSI

Recommend Documents