Sistem Informasi Manajemen Sebagai Bentuk Komunikasi Antar Anggota Jaringan dalam Perusahaan Ade Devia Pradipta Email:
[email protected] Abstraksi Bussines competition demands the corporates adapting with the environment, such as adapt with the information and communication technology and new media. The advanced technology impacts the growth of the network society. These network society make the corporate apply new media on their organization. New media application supports the corporate in staying connected with the members of the organization involving in corporate management (stakeholder). Management Information System is one of new media which can help the corporate to interact with the stakeholder. Moreover, Management Information Systems is one of the corporate efforts to adapt with the environment as an open system. Keywords: corporate,new media, stakeholder, system.
Pendahuluan Era globalisasi yang didukung dengan adanya kecanggihan teknologi informasi dan komunikasi menyebabkan persaingan bisnis yang semakin ketat. Perusahaan-perusahaan berskala besar atau multinasional semakin berusaha menancapkan kukunya dalam semua segmen pasar. Tumbuhnya perekonomian dunia menyebabkan perusahaan berlomba-lomba untuk memperoleh keuntungan sebesarbesarnya. Namun, saat ini tujuan perusahaan bukan hanya memperoleh keuntungan saja, tetapi bagaimana berhasil bertahan di era globalisasi dan di era masyarakat yang semuanya serba terhubung (network society). Dalam rangka mempertahankan eksistensinya, perusahaan haruslah mampu berkomunikasi dengan semua komunitas yang terlibat dalam pengelolaan perusahaan, seperti pemasok, karyawan, pelanggan, bahkan pesaing. Perusahaan merupakan suatu sistem dalam sistem ekonomi yang harus berinteraksi dengan sistem lainnya. Sistem fisik sebuah perusahaan adalah 1
suatu sistem terbuka yang berinteraksi dengan lingkungannya melalui aliran sumber daya fisik (McLeod, Jr. dan Schell, 2006). Buckley dalam Ritzer dan Goodman (2003) menyatakan bahwa sistem yang lebih terbuka lebih mampu merespon secara selektif terhadap lingkungannya yang lebih luas dan bervariasi. Oleh karena itu, sangatlah penting bagi perusahaan untuk berinteraksi dengan Komunitas yang terlibat dalam proses operasi perusahaan. Dalam suatu komunitas, biasanya terdapat sekumpulan individu yang memiliki ketertarikan pada hal yang sama, di mana di dalam komunitas tersebut mereka bisa saling berinteraksi. Dengan kata lain, dalam masyarakat akan terbentuk suatu network society dari beberapa komunitas-komunitas yang ada dalam masyarakat tersebut. Konsep network society menekankan bentuk dan organisasi proses pengolahan dan pertukaran informasi. Oleh karena itu, masyarakat jaringan (network society) dapat didefinisikan sebagai formasi sosial dimana infrastruktur jaringan media dan sosial menentukan bentuk-bentuk utamanya dalam setiap level.pada masyarakat Timur, network society terdiri dari keluarga, komunitas, dan kelompok kerja yang terhubung dengan jaringan (Van Dijk, 2006: 20). Network society diawali dengan adanya konsep masyarakat informasi (information society) yang akrab dengan teknologi informasi yang ada. Network society merupakan suatu bentuk sosial masyarakat yang memiliki pengaruh dalam bidang teknologi, ekonomi, politik dan kekuasaan, budaya, hukum, sosial, dan psikologi. Terbentuknya network society dalam masyarakat sendiri sangat dipengaruhi oleh adanya kemajuan teknologi media atau new media. Salah satu contohnya adalah perkembangan Internet dan telepon genggam. Cardoso (2006), menyatakan bahwa adanya internet menimbulkan perubahan media tradisional yang awalnnya menggunakan teknologi analog menjadi teknologi digital. Internet merupakan media atau jembatan penghubunga antara media tradisional dengan new media. Selain itu, internet menyebabkan meningkatnya interkoneksi antara semua bentuk media, baik yang menggunakan teknologi digital maupun analog. 2
Network Society dalam Pertumbuhan Ekonomi Seperti telah dijelaskan sebelumnya, bahwa network society berperan penting dalam pertumbuhan ekonomi masyarakat. Jaringan (networks) diyakini akan menjadi suatu bentuk organisasi ekonomi pada pasar tradisional dan hierarki dalam pemerintahan dan organisasi. Dalam jaringan ini, terdapat aktor-aktor yang berkaitan dengan penawaran dan permintaan dalam organisasi (Van Dijk, 2006: 61-62). Misalnya saja dalam korporasi, terdapat jaringan produsen (producer networks) dan juga jaringan konsumen (consumer networks). Pada korporasi, jaringan produsen dimulai dari infrastruktur manufaktur sampai dengan penyedia jasa, sedangkan jaringan konsumen dimulai dari korporasi sampai pengguna akhir. Bentuk network society dalam pertumbuhan ekonomi adalah adanya desentralisasi produksi dan sentralisasi pengawasan dan kapital. Desentralisasi produksi pada korporasi dapat dilihat ketika perusahaan melakukan ekspansi pasar melalui investasi di berbagai negara. Organisasi ekonomi, dalam hal ini korporasi, yang terdesentralisasi merupakan suatu reaksi atas permasalahan organisasional dan keuangan perusahaan. Bagaimanapun, hal ini akan meningkatkan peningkatan kebutuhan akan komunikasi dan kemudian masalah kapasitas pada infrastruktur yang telah ada (Palvia et al., 1992 dalam Van Dijk, 2006: 66).
Van Dijk (2006)
menyatakan bahwa kurangnya kapasitas dan fleksibilitas pada jaringan publik merupakan alasan utama bagi korporasi untuk membangun jaringan internasionalnya sendiri dan menempatkan cabang-cabang perusahaan dengan harapan mampu berinvestasi lebih besar. Perusahaan yang melakukan desentralisasi produksi secara tidak langsung akan memperoleh keuntungan bagi dirinya. Keuntungan yang diperoleh adalah perluasan pasar dan juga eksplorasi sumber daya di mana cabang perusahaan berada. Selain itu, adanya desentralisasi produksi akan berakibat pada efisiensi biaya produksi. Sebelum melakukan desentralisasi produksi, perusahaan haruslah memilih 3
lokasi yang tepat sehingga memudahkan mereka dalam melakukan produksi dan pengelolaan perusahaan. Perusahaan sebelum melakukan desentralisasi produksi haruslah mempertimbangkan sumber daya, baik alam maupun manusia yang akan digunakan. New Media dan Consumer Networks Layaknya korporasi lainnya, korporasi dengan desentralisasi produksi tentu saja memiliki jaringan produsen dan juga jaringan konsumen. Jaringan konsumen dalam suatu perusahaan dapat dipengaruhi oleh timbulnya new media dalam masyarakat. Sebaliknya, perusahaan dapat menggunakan new media sebagai salah satu penghubungan antar anggota dalam jaringan konsumennya. New media dapat pula digunakan sebagai penghubung antara perusahaan dengan pengguna akhir, dan perusahaan dengan bagian-bagian di dalam perusahaan. Pada masa sebelumnya, komunikasi antar anggota dalam jaringan konsumen menggunakan media tradisional dengan teknologi analog. Namun, saat ini komunikasu tersebut telah menggunakan new media yang dikombinasikan dengan media tradisional. Di awal perkenalannya, new media sukses menembus pasar karena kemampuannya dalam hal diferensiasi, individualisasi, dan personalisasi permintaan para penggunanya (Van Dijk, 2006). Diferensiasi, individualisasi, dan pesonalisasi permintaan tergantung pada kebutuhan informasi pengguna. Silverstone dan Hadden (1996 dalam Van Dijk, 2006) menyatakan bahwa pada saat ini terjadi penurunan penawaran new media dalam pasar karena ada desain oleh produsen dan domestikasi oleh konsumen. Domestikasi adalah penerimaan teknologi baru oleh konsumen pada level rumah tangga,tempat kerja, dan tempat-tempat pribadi lainnya sehingga teknologi tersebut menjadi familiar dalam kehidupan seharii-hari mereka. Domestikasi merupakan pendahulu desain, sedangakan desain akang dilengkapi dalam domestikasi. Jadi, terlihat bahwa desain dan domestikasi menjadi bagian yang terpisah ketika terjadi proses adopsi new media oleh rumah tangga dan 4
konsumen individual. Namun, hal ini merupakan ketidakcocokan antara desain oleh produsen dengan permintaan oleh konsumen. Terdapat tiga alasan yang mendasari ketidakcocokan ini (Van Dijk, 2006), yaitu: 1) Supply-side view. Dalam hal ini, produsen cenderung lebih mendominasi pasar melalui desain, produksi, dan pemasaran new media dalam masyarakat. produsennlah merupakan aktor penentu dalam hal fitur-fitur ang ad dalam new media, seperti kecepatan, kenyamanan penggunaan, dan kapasitas komunikasi lainnya. 2) Technical desain. Ketidakcocokan antara desain dan domestikasi dapat disebabkan adanya dominasi desain teknik dari jaringan produsen dalam hal pengembangan perangkat keras dan lunak. Produsen cenderung mencurahkan perhatiannya pada bagaimana kapabilitas teknologi yang menuru mereka enak digunakan, tanpa melihat bagaimana kenyataan pasar dan apakah teknologi tersebut mudah digunakan oleh konsumen. 3) Device perspective or service perspective. Kedua hal ini dapat dilihat pada konvergensi komputer dan televisi, dimana menurut produsen kedua pernagkat ini bisa saling bertukar peran. Namun, produsen terkadang tak mempertimbangkan kenyamanan dari para pengguna perangkat tersebut. Van Dijk (2006) berpendapat bahwa teknologi sederhana yang menyebabkan televise dan komputer dapat berfungsi ganda tidak berarti kedua perangkat tersebut dapat diterima dengan baik pada hubungan sosial di setiap rumah tangga. Pada kenyataannya, saat ini banyak masyarakat yang telah menggunakan new media dalam kehidupan shari-hari mereka. Namun, penyebab utama masyarakat banyak menggunakan new media adalah nilai tambah yang diperoleh ketika mereka menggunakan kombinasi media tradisional dan new media untuk berinteraksi dengan orang lain di seluruh dunia. Sebagian besar orang mungkin saja masih nyaman 5
dengan hanya menggunakan media tradisional untuk berkomunikasi. Namun, sebagian lagi merasa hidup mereka akan lebih mudah jika mengkombinasikan kedua jenis media tersebut. New Media, Network, dan Korporasi Dengan semakin canggihnya teknologi informasi dan komunikasi dan juga bergesernya zaman ke era globalisasi, masyarakat dituntut untuk bisa terhubung dengan seluruh dunia, baik individu maupun organisasi. New media merupakan salah satu alternatif agar anggota-anggota masyarakat bisa terhubung satu sama lainnya meskipun terpisah oleh jarak dan waktu. Begitu pula di dalam korporasi dan organisasi-organisasi lainnya. Dalam suatu korporasi, terdapat suatu jaringan internal yang dituntut untuk selalu berinteraksi dan berkomunikasi dalam upayanya mengelola dan mencapai tujuan perusahaan. Tak hanya dalam satu perusahaan saja, perusahaan yang terdesentralisasi baik dalam segi produksi, kebijakan, maupun distribusi juga dituntut untuk memiliki jaringan agar dapat terhubung dengan anggota-anggota dalam jaringan produsen maupun jaringan konsumen. Contoh jaringan yang dapat digunakan oleh perusahaan adalah Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dan Sistem Informasi Manajemen (SIM). SIA dan SIM merupakan salah satu bentuk aplikasi new media dalam perusahaan. Pada umumnya, kedua jenis sistem ini digunakan untuk menghubungkan antar bagian dalam organisasi. SIA dan SIM dapat digunakan untuk bertukar informasi antar bagian dan bisa juga digunakan sebagai alat perdagangan secara elektronik. SIA dan SIM merupakan salah satu jenis aplikasi yang menggunakan komputer dan telah terkoneksi dengan internet. SIA merupakan awal dari munculnya SIM, dimana SIA merupakan aplikasi bisnis pertama yang melibatkan pengolahan transaksi-transaksi akuntansi. Sistem ini merupakan sistem virtual yang mengolah dan menyimpan data yang mencerminkan sistem fisik perusahaan (McLeod dan Schell, 2008: 3). SIM merupakan sistem pertama yang berorientasi pada informasi dan sasarannya adalah memberikan dukungan secara luas kepada seluruh manajer 6
dari sebuah unit organisasi. Sistem Informasi Manajemen merupakan suatu sistem berbasis komputer yang membuat informasi tersedia bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan serupa. Pengguna dari sistem informasi manajemen ini tidak hanya anggota internal organisasi, tetapi juga eksternal organisasi, seperti pemasok, pemerintah, dan juga pelanggan. Oleh karena itu, SIM merupakan salah satu bentuk new media yang dapat mengintegrasikan jaringan-jaringan dalam organisasi, baik produsen maupun konsumen. Pada perusahaan-perusahaan besar dengan skala internasional, SIM merupakan salah satu teknologi yang berperan penting dalam pengelolaan informasi antar wilayah atau negara. Pemrosesan informasi dan koordinasi merupakan kebutuhan pokok dan merupakan hal yang penting bagi perusahaan multinasional. Koordinasi dalam semua fungsi perusahaan merupakan salah satu cara untuk mencapai keunggulan kompetitif dalam era globalisasi. Pada masyarakat yang telah terhubung dengan jaringan baik internet dan sebagainya, SIM dapat membantu perusahaan untuk menganalisis kebutuhan pasar dan sumber daya yang diperlukan ketika akan beroperasi di wilayah atau negara baru. Adanya SIM pada perusahaan multi nasional dapat membantu perusahaan untuk mengawasi dan mengendalikan kompleksitas organisasi, produksi, distribusi, konsumsi, dan komunikasi yang terjadi. Jaringan SIM yang terbentuk antar wilayah dapat membantu fleksiblitas, efisiensi, dan produktivitas organisasi. Jaringan ini juga dapat meningkatkan proses logistik yang menggantikan transportasi barang dan manusia dengan melalui pertukaran informasi. Selain itu, jaringan SIM dapat juga membantu perusahaan untuk menjangkau beberapa segmen pasar yang baru (Van Dijk, 2006). SIM yang dimiliki oleh perusahaan-perusahaan multinasional dapat digunakan sebagai salah satu alat untuk berdagang secara elektronik atau virtual. Melalui jaringan yang selalu terhubungan dengan internet, para anggota dari jaringan produsen dan konsumen dapat memantau aktivitas organisasi yang berkaitan dengan produksi, distribusi, dan pemasaran produk. Dalam SIM juga terdapat organisasi 7
virtual dimana akan tampak gambaran bahwa semua anggota jaringan terhubung ke dalam satu pusat pengendalian informasi pada perusahaan induk. Namun, SIM saja tidaklah cukup untuk mengakomodir seluruh kebutuhan informasi perusahaan multi nasional dan seluruh anggota jaringan produsen-konsumen. Perusahaan-perusahaan yang melintasi batas negara memerlukan suatu jaringan yang lebih luas agar dapat mencakup seluruh komunitas yang terlibat di dalam operasi perusahaan. Jaringan ini dikenal dengan nama Sistem Informasi Global yang merupakan gabungan dari beberapa jaringan yang melintasi batas negara (McLeod, Jr. dan Schell, 2008: 40). Sistem Informasi Global ini akan mampu membantu perusahaan yang terdesentralisasi produksi untuk berkoordinasi dengan seluruh jaringannya di seluruh dunia. Baik SIM maupun Sistem Informasi Global terlibat dengan lingkungan yang ada di sekitarnya, karena seluruh informasi dan data bersumber dari lingkungan. Sistem ini juga harus berinteraksi dengan organisasi-organisasi lain yang ada dalam jaringan produsen dan juga jaringan konsumen. Interaksi antar anggota jaringan ini akan membentuk suatu sistem baru yang disebut dengan sistem informasi antarorganisasi. Semua jaringan yang terhubung dalam sistem ini akan saling bertukar informasi sehingga akan terbentuk suatu jaringan virtual yang memperlihatkan hierarki dari setiap anggota jaringan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa Sistem Informasi Manajemen merupakan bentuk new media yang dapat menjembatani hubungan antar anggota jaringan dalam sebuah korporasi. Sistem Infomasi Manajemen ini merupakan suatu bentuk adaptasi perusahaan terhadap lingkungan sekitarnya. Selain itu, SIM merupakan salah satu upaya perusahaan untuk berinteraksi dengan lingkungannya sebagai suatu sistem yang terbuka.
DAFTAR PUSTAKA Cardoso, Gustavo. 2006. The Media in Network Society: Browsing, News, Filters, and Citizenship. Lisboa: CIES. McLeod, Jr., Raymond and George P. Schell. 2008. Sistem Informasi Manajemen. Edisi 10. Jakarta: Salemba Empat. 8
Ritzer, George dan Douglas J. Goodman. 2003. Teori Sosiologi Modern. Edisi Keenam. Jakarta: Kencana. Van Dijk, Jan. 2006. The Network Society. Second Edition. London: SAGE Publications.
9
