SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Proses Bisnis dengan Flow Map SIM-FLOWMAP-YHR
1
Pendahuluan • Apakah yang dimaksud dengan FlowMap? • Jelaskan notasi yang digunakan pada FlowMap dan hubungannya dengan penggambaran suatu sistem
SIM-FLOWMAP-YHR
2
Teori FlowMap merupakan Alat bantu konvensional, disebut juga Mapping flow atau Process Function chart atau Diagram aliran dokumen atau Diagram Sistem Prosedur Kerja atau Paperwork Flowchart.
SIM-FLOWMAP-YHR
3
Teori (Lanjutan) • Flowmap Merupakan diagram yg menggambarkan aliran dokumen pada suatu prosedur kerja di organisasi dan memperlihatkan diagram alir yg menunjukkan arus dari dokumen, aliran data fisis, entitas-entitas-entitas sistem informasi dan kegiatan operasi yg berhubungan dg sistem informasi. • Penggambaran biasanya diawali dengan mangamati dokumen apa yang menjadi media data atau informasi. Selanjutnya ditelusuri bagaimana dokumen tersebut terbentuk, ke bagian atau entitas mana dokumen tersebut mengalir, perubahan apa yang terjadi pada dokumen tersebut, proses apa yang terjadi terhadap dokumen tersebut, dan seterusnya.
SIM-FLOWMAP-YHR
4
Langkah pembuatan FlowMap adalah: • Bagi diagram ke dalam kolom-kolom • Setiap kolom diberi nama entitas yang terlibat (orang, bag./ unit organisasi, perusahan lain, atau pimpinan) • Diagram harus dibaca dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan • Setiap kolom terdapat siklus pengolahan data : I-P-O (input-proses-output) bila kolom tsb. adalah entitas yg melakukan kegiatan • Ketika menyebrangi garis yg memisahkan antara satu kolom dg kolom lain, gunakan simbol konektor. • Cara mengakses file komputer adalah melalui simbol proses komputer • Prosedur kerja yang kejadiannya tidak bersamaan dapat digambarkan melalui flowmap yang terpisah
SIM-FLOWMAP-YHR
5
Contoh Model FlowMap
SIM-FLOWMAP-YHR
6
Simbol Yang Digunakan
SIM-FLOWMAP-YHR
7
Contoh Kasus 1: Sebuah lembaga pendidikan mempunyai prosedur penilaian sbb: • • • • • • •
Pengajar meyerahkan nilai kursus ke bag. Adminstrasi untuk dicatat / diinput ke komputer setelah seluruh nilai terkumpul. Kumpulan nilai tadi disimpan ke file nilai dengan mengakses file siswa. Berdasarkan file nilai, petugas menghitung nilai akhir dan membuat transkrip nilai untuk diserahkan ke siswa. Tentukan entitas yang terlibat: Pengajar, Siswa dan Petugas Tentukan dokumen yang mengalir: Nilai kursus, Kumpulan nilai, Transkrip nilai Tentukan file/storage yang terlibat: file siswa dan file nilai Dengan table aktivitas:
SIM-FLOWMAP-YHR
8
Flowmap Prosedur Pengolahan Niai Pengajar
Bag. Administrasi
Nilai kursus
Nilai kursus
Siswa
Transkrip Nilai
mengu mpulkan nilai
Kumpulan nilai
FlowMap Kasus 1 : Prosedur Penilaian
entri siswa Rekam dan hitung nilai
Nilai
Buat transkrip
Transkrip Nilai
SIM-FLOWMAP-YHR
9
Contoh Kasus 2: Diketahui suatu prosedur pengembalian buku komik • Anggota menyerahkan buku dan kartu anggota kepada bagian sirkulasi • Bagian sirkulasi akan mengecek keterlambatan pengembalian buku/tidak. Jika terlambat bagian sirkulasi akan mencetak slip pembayaran dan memberikan pada kasir. • Anggota harus pergi ke kasir untuk melakukan pembayaran denda. Kasir akan mencetak 2 slip pembayaran lunas sebagai bukti bayar atas dokumen bayar yang diserahkan (uang tunai). Slip salah satunya akan diberikan pada anggota untuk diserahkan ke bagian sirkulasi dan slip lainnya diarsipkan. • Bagian sirkulasi akan menerima bukti pembayaran lunas dan akan melakukan input pada file pengembalian berupa proses penghapusan pinjaman berdasarkan file peminjaman
SIM-FLOWMAP-YHR
10
Contoh Kasus 2: Tabel Kegiatan No. 1
Entitas Anggota
2
Bagian Sirkulasi
3
Kasir
Kegiatan 1.Menyerahkan Kartu Anggota dan Komik yang dikembalikan ke bagian sirkulasi 6.Menyerahkan uang untuk melakukan pembayaran 8.Memberikan Slip pembayaran lunas pada bagian sirkulasi 2.Menerima Kartu Anggota dan komik yang akan dikembalikan 3. Melakukan cek keterlambatan 4.Memberikan Slip Denda pada Kasir jika ada keterlambatan 8.Melakukan input data pengembalian ke file pengembalian dan melakukan proses menghapus peminjamanan berdasarkan file peminjaman 5. Menghitung biaya keterlambatan 7. Membuat Slip pembayaran lunas 2 rangkap, 1 untuk anggota dan 1 untuk arsip SIM-FLOWMAP-YHR
11
Proses Pengembalian Komik Anggota Anggota
Kasir Kasir
Kartu Anggota
Kartu Anggota
Komik
Komik
Slip Pembayaran
FlowMap
Bagian BagianSirkulasi Sirkulasi
Terlambat
Cek Kartu Anggota dan keterlambatan
Tidak Terlambat Dokumen Bayar (uang tunai)
Kasus 2 : Prosedur pengembalian buku komik
Hitung Denda dan pembayaran
Slip pembayaran Lunas
Slip Pembayaran Lunas
Input Data Pengembalian
Hapus Data Peminjaman
Peminjaman
Pengembalian
Slip Pembayaran Lunas
SIM-FLOWMAP-YHR
12
