Sistem Informasi Manajemen or Manajemen Isformasi Sistem First Lecture by: Hafizurrachman Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia 2008
Sistem Informasi Manajemen Sistem: Sistem Rangkaian komponen-2 atau kegiatan yang saling berkaitan satu sama lainnya, seperti digambarkan sbb:
Input
Proses Umpan
•Man •Money •Method •Material •Market
Output
Balik
•POAC •PDCA
• Indikator
Informasi: Informasi Data yang telah diproses menjadi bentuk yang mempunyai arti bagi sipenerima dan bermanfaat bagi pengambil keputusan
Manajemen: Upaya menjalankan organisasi secara komprehensif dengan merubah sumber daya menjadi barang jadi sesuai dengan tujuan yang telah disusun Sistem Informasi: rangkaian kegiatan atau komponen tdd pengumpulan data yang kemudian diproses menjadi informasi yang berman faat dalam pengambilan keputusan Sistem Informasi Manajemen: rangkaian kegiatan atau komponen yang berkaitan satu dengan lainnya dalam mengolah data untuk mendapatkan informasi yang akurat, cepat, bermutu, tepat waktu dan berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan. SIM penting antara lain ialah: • Besarnya beban kerja organisasi • Keputusan harus tepat, akurat, bermutu, cepat • Tingkat persaingan • Kemajuan teknologi
Sejarah perkembangan SIM SIA (Sistem Informasi Akuntansi) berkaitan dengan keuangan
SIM (Sistem Informasi Manajemen) berkaitan untuk pengambilan Keputusan DSS (Sistem Pendukung Keputusan) berkaitan dengan bahan informasi untuk pengambilan keputusan OA (Office Outomatic) berkaitan dengan percepatan informasi di kantor contoh: Fax, modem AI (Artificial Intelegent) berkaitan dengan pilihan keputusan (konsultasi)
Data dan Informasi Data adalah: Sekumpulan simbol-2 yang teratur berupa fakta-2 dan angka-2 yang relatif berguna bagi penerima yang mewakili kuantitas, kualitas, tindakan, benda dll. Data ini tdd karakter, angka atau simbol khusus. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berguna dan berarti untuk penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau masa mendatang. Data vs Informasi:Suatu Informasi bagi suatu organisasi atau orang dapat berarti data bagi organisasi lainnya.
Ciri Informasi yang diharapkan adalah
Dibutuhkan
Disupplay
Tepat Waktu
Mutu Informasi adalah Nilai informasi yang disampaikan sama dengan informasi yang diterima Hal-2 yang menyebabkan informasi tidak bermutu antara lain: •Metode pengukuran dan pengumpulannya tidak benar • Prosedur pengolahan data tidak benar • Datanya tidak lengkap • Kesalahan pencatatan Beberapa cara mengatasi kesalahan informasi •Audit intern dan ekstern •Menambah batas kepercayaan terhadap data yang diterima -dengan penerimaan data yang berulang •Meningkatkan kemampuan pemakai dalam setiap langkah
Manajemen Sistem Informasi Informasi yg masuk perlu diolah agar informasi tersebut dapat dipakai dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan-digunakan komputer Komunikasi antara pengolah dengan pengguna informasi sbb: Pengelola database
Pemakai
Analis Sistem
Programer
Operator
Spesialis Jaringan Keterangan Analis sistem bekerja sama dengan pemakai didalam mengembangkan sistem baru yang ada, berfungsi untuk mendefinisikan masalah dan menyiapkan dokumentasi tertulis mengenai cara komputer memecahkan masalah
Komputer
Pengelola database: bekerja sama dengan pemakai dan analis sistem untuk menciptakan database yang berisi data yang diperlukan untuk menghasilkan informasi Spesialis jaringan: bekerja sama dengan pemakai dan analis sistem untuk membentu jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer dan menggabungkan keahlian dalam komputer dan telekominikasi Programer:menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode instruksi-2 yang menyebabkan komputer mengubah data menjadi informasi yang diperlukan Operator: mengoperasikan peralatan komputer berskala besar, memantau layar komputer, mengganti ukuran kertas printer, mengelola perpustakaan tape, disk atau CD didalam storage
SIM - untuk rumah sakit dalam pengertian Depkes - 1997 diartikan sebagai Sistem Pelaporan Rumah Sakit - Revisi IV terdiri dari: 1. Kegiatan pelayanan RS 2a.Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Inap 2a1Keadaan Penyakit khusus Pasien Rawat Inap RS 2b.Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Jalan 2b1Keadaan Penyakit khusus Pasien Rawat Jalan RS 2c Data Status Immunisasi 3.Data Inventarisasi RS 4.Data Ketenagaan RS 5.Data Peralatan Medik RS
Pengertian Pendekatan sistem adalah pemecahan masalah dengan memandang organisasi sebagai sebuah sistem. Memberikan landasan untuk membangun SIM untuk memecahkan masalah
Elemen Pemecahan Masalah
Standar kinerja sistem : keadaan yang diharapkan Informasi : keadaan saat ini Masalah : gap antara saat ini dengan yang diharapkan Solusi kriteria >= gap Manajer : pemecah masalah Kendala Alternatif pemecahan masalah
Masalah tidak sama dengan gejala
Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah Gejala adalah keadaan yang lebih sering terlihat dari masalah Yang perlu dicari adalah masalah Masalah : penyebab dari suatu persoalan, penyebab dari suatu peluang.
Langkah Pendekatan Sistem Tahap persiapan : memandang organisasi sebagai sistem, memahami lingkungan organisasi dan mengidentifikasi sub sistem. Tahap men-definisikan : bergerak dari sistem ke subsistem dan menganalisa sub sistem dengan urutan tertentu Tahap pemecahan masalah : identifikasi sebagai solusi alternatif, mengevaluasi dan memilih solusi terbaik, menerapkannya dan melakukan tindak lanjut agar solusi efektif
Tahap Persiapan 1. Memandang organisasi sebagai sistem 2. Mengenal lingkungan sistem 3. Identifikasi sub sistem organisasi
Peranan SIM dalam pemecahan masalah
Masalah
Keputusan
Pemecahan Masalah
Info
SIA SIM SPK SOK SP
Sistem dan sub sistem Sistem
Subsistem A
A1
A2
Subsistem B
Subsistem C
Dari sistem ke sub sistem Setiap area fungsional adalah sebuah sub sistem - sub sistem pelayanan - sub sistem keuangan Setiap tingkatan manajemen adalah sub sistem - Manajemen Strategis - Manajemen Pengendali - Manajemen Operasional
Tahap definisi
4. Bergerak dari sistem ke sub sistem - sistem dengan lingkungan : seimbang, aliran sumber daya, tujuan sesuai dengan kebutuhan lingkungan. - analisis top down : apakah sub sistem terintegrasi, apakah mempunyai tujuan sama
Lingkungan sistem Pemerintah Sumber Keuangan
Masy
supplier
pelanggan
Organisasi
Pesaing Serikat Buruh
Stakeholder
Urutan analisis sub sistem 1 Standar
3 Manajemen
5 input
5 SDI
6 Proses
4 Pengolah Informasi
2 SDO
2 output
Tahap definisi (2)
5. Analisis Bagian Sistem Menurut Urutan Tertentu I. Evaluasi standar II. Bandingkan output - standar III. Evaluasi manajemen IV. Evaluasi pengolah informasi V. Evaluasi input dan sumber daya input VI. Evaluasi proses transformasi VII. Evaluasi output dan sumber daya output
Gaya Manajer dalam Pendekatan Sistem
Merasakan masalah ִProblem avoider ִproblem solver ִproblem seeker Mengumpulkan informasi ִGaya preseptif: manajemen by exception ִGaya reseptif Menggunakan informasi ִGaya sistematik ִGaya intuitif
Tahap Pemecahan Masalah 6. Identifikasi berbagai solusi alternatif - Brainstorming - Delphi/Delbeque 7. Evaluasi solusi alternatif - Cek keuntungan dan kekurangan alternatif
8. Memilih solusi terbaik - Analisis rasional - Penilaian berdasrkan pengalaman dan intuisi - Negosiasi antar manajer 9. Menerapkan solusi 10. Tindak lanjut
Latihan Buatlah kelas menjadi beberapa kelompok maksimum 8 orang Pilihlah sebuah organisasi atau bagian organisasi sebagai bahan pelajaran Lakukan pendekatan sistem untuk memecahkan masalah yang ada
Perspektif Pendekatan sistem adalah akal sehat pendekatan sistem adalah salah satu cara pemecahan masalah Pendekatan sistem adalah metodologi sistem dasar
