SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BERKAS (E-BERKAS) STUDI KASUS : PELANGGAN PT. TELKOM SURABAYA SELATAN Oleh : Abd Latif Afandi Dosen Pembimbing : Tubagus Purworusmiardi, S.Kom
ABSTRAK Sistem Informasi Manajemen Berkas ini Menerapkan Sistem Full Circle organisasi dengan penyimpanan digital dokumen pelanggan dan catatan akses multi-user untuk dokumen, meningkatkan kecepatan dan kualitas pengambilan keputusan, akses cepat ke semua dokumen pelanggan, menciptakan layanan pelanggan yang lebih baik, praktek efisiensi data pengajuan dan penyimpanan informasi bisnis penting serta pencegahan dokumen yang hilang dalam file pelanggan, dan diharapkan oleh penggunaan sistem informasi tersebut dapat menyampaikan informasi aktivitastransaksi permintaan pelanggan ke kepala Divisi sehingga dapat memperlancar proses transaksi dan memperkecil ketidakoptimalan dokumen pelanggan serta mempercepat dalam mengambil keputusan dalam memberikan kebijakan tertentu.
Kata kunci : Sistem informasi manajemen berkas, efisien, optimal BAB IPENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Customer service adalah salah satu unit kerja di PT. Telkom yang bertugas memberikan pelayanan dan membina hubungan baik dengan pelanggan, sehingga harus ditekuni dengan penuh kemampuan, kecekatan dan kesabaran. Seorang Customer Service juga harus bertanggungjawab dari awal sampai selesainya suatu pelayanan dan salah satunya adalah pemberkasan data permintaan pelanggan pada saat pelanggan berkunjung ke plasa Telkom. Tujuan dari pemberkasan dalam analisa dan perancangan sistem informasi eberkas
ini adalah mempermudah dalam penelusuran dan pencarian data Pelanggan Telkom yang sebelumnya berkas berupa file kertas yang tersimpan pada lemari khusus di setiap plasa Telkom menjadi file data digital di dalam server. Dikarenakan manajemen berkas dalam plasa Telkom belumlah rapi dan belum teratur dimana dalam plasa Telkom sering terjadi kehilangan data dan data ambigu yang seharusnya kegiatan pemberkasan merupakan penyusunan data secara sistematisberdasar ketentuan tertentu. Rancangan dan analisa sistematika eberkas ini merupakan manajemen berkas mengenai
penggolongan / klasifikasi. Perbedaan pemberkasan akan terjadi dikarenakan sistematika yang diterapkan dalam eberkas Telkom. Sistematika akan berbeda karena perbedaan ketentuan yang dipergunakan sebagai dasar. Dalam rancangan Sitem ini akan diberlakukan Sistem Pemberkasanberurut dan tidak berurut. Metode berurut merupakan penyusunan arsip secara sistematis berdasarkan ketentuan urutan. Ketentuan urutan nilai kecil ke nilai besar bisa juga sebaliknya. Ketentuan urutan dari kanan ke kiri atau sebaliknya. Ketentuan urutan dari atas ke bawah atau sebaliknya. Ketentuan urutan berdasarkan warna. Ketentuan urutan terhadap format arsip yakni nomor, alphabetic / abjad, jam, hari, tanggal, bulan, tahun, prosentase, fraction (per), scientific. Penyimpanan arsip dilaksanakan berdasarkan hasil penyusunan secara sistematis berdasar ketentuan urutan. Penyimpanan untuk arsip berelemen data arsip Pelanggan PT.Telkom berformat tersebut di atas dilakukan dengan metode pemberkasan berurut. Misalnya surat dinas disimpan berdasarkan nomor surat. Surat disusun berdasarkan bulan ditandatangani surat. Baik surat administrasi keuangan, komunikasi kedinasan, administrasi hukum, penomoran asset, dan kode – kode dalam bentuk nomor dan huruf,dan lain sebagainya (mengandung format format tersebut di atas). Pada system filling geografis dapat diurutkan berdasarkan urutan territorial/wilayah tata urutan terdiri dari kawasan regional Negara, Provinsi, Kabupaten/kota Madya, Kecamatan, Kelurahan, Rukun warga/RW, Rukun Tetangga/RT. Urutan pada system filling subyek dalam eberkas Telkom yakni urutan manajemen yang dimulai dari perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi. Manajemen data Pelanggan dimulai dari analisa
kebutuhan Pelanggan, penerimaan permintaan Pelanggan, pengajuan pindah alamat Pelanggan dan lain-lain. 1.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah tersebut, maka yang menjadi permasalahan adalah bagaimana membangun sistem informasi manajemen berkas agar dapat digunakan di seluruh plasa Telkom untuk menyampaikan informasi jumlah pelangan pasang baru, modifikasi fitur dan transaksi lainnya kepada Manager Regional sehingga dapat mempercepat dalam mengambil keputusan kebijakan manajemen tertentu. 1.3 Batasan Masalah Untuk mendapatkan hasil yang sesuai dengan harapan, penelitian ini dibatasi pada hal-hal sebagai berikut : 1. Dalam pemanfaatan sistem eberkas ini diasumsikan bahwa: a) Dalam proses penyimpanan berkas permintaan pelangan dilakukan oleh Customer Service plasa Telkom di area menggunakan user login tertentu b) Supervisor Customer Service mempunyai hak akses tertentu untuk memonitor kegiatan pemberkasan yang dilakukan Customer service 2. SistemInformasi Manajemen berkas ini hanya diimplementasikan di PT. Telkom Regional V Jawa Timur 3. Sistem informasi manajemen berkas ini dirancang dengan menggunakan Sybase power designer 6 dan Sybase power designer 15 4. Sistem informasi manajemen berkas ini dibuat khusus untuk pelanggan Plasa Telkom divisi Regional V (Jawa Timur). 5. Sistem informasi manajemen berkas ini dirancang dengan hasil akhirnya berupa laporan jumlah transaksi permintaan pelanggan. 6. Sistem ini tidak membahas pembuatan Server. 1.4 Tujuan Tujuan penelitian ini adalah membangun suatu sistem informasi manajemen berkas
Pelanggan PT. TELKOM Tbk Regional V yang diharapkan oleh penggunaan sistem informasi tersebut dapat menyampaikan informasi aktivitastransaksi permintaan pelanggan ke kepala Divisi sehingga dapat memperlancar proses transaksi dan memperkecil ketidak-optimalan dokumen pelanggan. 1.5 Manfaat Dengan menerapkan Sistem Manajemen Berkas Full Circle organisasi Customer service plasa Telkom akan dengan mudah melakukan Penyimpanan digital dokumen Pelanggan dan catatan Akses multi-user untuk dokumen, Akses cepat ke semua dokumen pelanggan serta meningkatkan kecepatan dan kualitas pengambilan keputusan bagi manager area, dan juga menciptakan layanan Pelanggan yang lebih baik dengan menerapkan Praktek Efisiensi data pengajuan dan penyimpanan informasi bisnis penting serta pencegahan dokumen yang hilang dalam file Pelanggan. BAB IITINJAUAN PUSTAKA 2.1 Penelitian Terdahulu Sebagai bahan pertimbangan dalam penelitian ini akan dicantumkan beberapa hasil penelitian terdahulu oleh beberapa peneliti yang pernah penulis baca diantaranya : Penelitian yang dilakukan oleh Dien Fajriatahun 2012, dengan judul Pengolahan Data Pelanggan Menggunakan Dealer Management System di Departemen Customer Care Officer. Penelitian yang dilakukan oleh Kartika Imasari tahun 2011, dengan judul Pengaruh Customer Relationship Management Terhadap Loyalitas Pelanggan pada PT.BCA Tbk. Tesis Toto Bondan (2005) yang berjudul “Analisis Kualitas Pelayanan Masyarakat di Kantor Lurah se-Kotamadya Jakarta Timur.” Penelitiannya merupakan penelitian deskriptif yang dilakukan untuk
mengetahui seberapa besar tingkat kepuasan masyarakat terhadap kualitas pelayanan masyarakat di kantor-kantor lurah se-Kotamadya Jakarta Timur dilihat dari dimensi Tangibility, Reability, Responsiveness, Assurance, dan Emphaty. 2.2 Sistem Informasi Informasi merupakan salah satu sumber daya yang sangat penting bagi manajemen modern didalam mengambil suatu keputusan. Sebagaimana diketahui, sumber daya yang mencakup manusia (sumber daya manusia atau SDM), material (termasuk didalamnya energi), mesin, modal, dan informasi merupakan sumber daya penting bagi kelangsungan suatu organisasi, sedangkan informasi itu sendiri dapat diperoleh dari sistem informasi (Information Sistem). Sistem informasi tidak harus melibatkan komputer. Sistem informasi yang biasa menggunakan komputer biasa disebut sistem informasi berbasis komputer (Computer-Based Information System atau CBIS). Dalam prakteknya, istilah sistem informasi lebih sering dipakai tanpa menggunakanberbasis komputer walaupun dalam kenyataannya komputer merupakan bagian yang penting dalam sistem informasi. Sistem Informasi adalah suatu sistem dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, yang mendukung operasi bersifat manajerial dan kegiatan strategis dari suatu organisasi dengan pihak-pihak tertentu, dengan menghasilkan laporan-laporan yang diperlukan. (Jogiyanto, 2001:11) 2.3 Data Flow Diagram (DFD) Data flow diagram (DFD) merupakan suatu diagram yang memungkinkan sistem analisa menggambarkan suatu sistem sebagai suatu jaringan kerja proses dan fungsi yang dihubungkan satu sama lain oleh penghubung yang disebut dataflow/alur data. Gambaran ini tidak tergantung pada perangkat keras,
perangkat lunak, struktur data atau organisasi file. Keuntungan menggunakan data flow diagram adalah memudahkan pemakai atau user yang awam di bidang komputer untuk mengerti sistem yang akan dibuat. (Lajaunie, R. 2005) Perancangan sistem dalam penelitian ini menggunakan toolsPowerDesigner sebagai media pembantu dalam pembuatan sistem. Simbol-simbol yang digunakan antara DFD secara konvensional dengan simbol-simbol DFD yang ada pada toolsPowerDesigner ada beberapa perbedaan. Diagram Arus Data (DAD)adalah suatu modeling tool yang memungkinkan sistem analis menggambarkan suatu sistem sebagai suatu jaringan kerja proses dan fungsi yang dihubungkan satu sama lain oleh penghubung yang disbut alur data. DAD membantu para analis sitem meringkas informas tentang sistem, mengetahui hubungan antar sub-sub sistem, membantu perkembangan aplikasi secara efektif. Data Flow Diagram (DFD) merupakan aliran informasi dan transformasi yang diaplikasikan sebagai perjalanan data dari input ke output. Sistem analisa melakukan identifikasi alur data yang khas dan proses yang tepat untuk mengubah alur data itu, sebelum ia membuat DFD. Untuk memudahkan pembacaan DFD maka penggambaran ini disusun berdasarkan tingkatan-tingkatan dari atas ke bawah. Tingkatan-tingkatan itu adalah : 1. Diagram Konteks Diagram konteks merupakan diagram paling atas, yang terdiri dari suatu proses yang mengambarkan ruang lingkup sistem. Hal-hal yang digambarkan diagram kontek adalah :
dalam
a. Hubungan terminator dengan sistem. b. Sistem dalam suatu proses.
Hal-hal yang tidak digambarkan dalam diagram kontek adalah : a. Hubungan antar terminator. b. Datastore, kecuali kalau datastore bersifat global (dengan pengertian datastore itu dihasilkan oleh sistem yang sedang dianalisa tetapi digunakan oleh sistem lain, atau sistem lain yang menghasilkan datastore itu tetapi sistem yang sedang dianalisa menggunakannya). 2. Diagram Zero Diagram zero ini merupakan diagram tingkat menengah, yang terletak satu level dibawah diagram konteks, yang mengambarkan proses utama dari DFD. 3. Diagram Primitif Dan Diagram Detail Diagram primitif ini merupakan diagram paling bawah, yang tidak dapat diuraikan lagi, sedangkan diagram detail masih dapat diuraikan lagi. Diagram detail menguraikan proses yang ada dalam diagram zero dimana urian ini dapat diuraikan lagi sampai pada beberapa level. 2.4 Entity Relation Diagram (ERD) Entity relation diagram (ERD) adalah penggambaran relasi antar entitas secara keseluruhan dengan menggunakan grafik atau gambar. Pada toolsPower Designer yang digunakan dalam perancangan dan pembuatan sistem. 2.5 PHP dan MySQL PHP (Hypertext PreProcessor) merupakan pemrograman scriptweb server side yang membuat sebuah halaman web menjadi dinamis, yang berarti halaman web menjadi lebih interaktif dan halaman yang akan ditampilkan dibuat saat client melakukan request halaman tersebut.(Sidik, 2001:3). Sehingga informasi yang diterima oleh client adalah selalu informasi yang terbaru. Script PHP dieksekusi pada server dimana script tersebut dijalankan (serverside), jadi semua informasi yang ingin ditampilkan di
halaman web bisa dilihat dengan baik oleh semua jenis browser client. PHP termasuk dalam HTML-embedded, oleh karena itu script PHP bisa disisipkan pada sebuah halaman HTML. Halaman web biasanya disusun dari kodekode html yang disimpan dalam sebuah file berekstensi .html. File html ini dikirimkan oleh server (atau file) ke browser, kemudian browser menerjemahkan kode–kode tersebut sehingga menghasilkan suatu tampilan yang indah. Lain halnya dengan program php, program ini harus diterjemahkan oleh web-server sehingga menghasilkan kode html yang dikirim ke browser agar dapat ditampilkan. Program ini dapat berdiri sendiri ataupun disisipkan di antara kodekode html sehingga dapat langsung ditampilkan bersama dengan kode-kode html tersebut. Program php dapat ditambahkan dengan mengapit program tersebut di antara tanda . Tandatanda tersebut biasanya disebut tanda untuk escaping (keluar) dari kode html. File html yang telah dibubuhi program php harus diganti ekstensi-nya menjadi .php3 atau.php. PHP merupakan bahasa pemograman web yang bersifat server-side HTMLembedded scripting, di mana script-nya menyatu dengan HTML dan berada di server. Artinya adalah sintaks dan perintahperintah yang kita berikan akan sepenuhnya dijalankan di server tetapi disertakan HTML biasa. PHP dikenal sebgai bahasa scripting yang menyatu dengan tag HTML, dieksekusi di server dan digunakan untuk membuat halaman web yang dinamis seperti ASP (Active Server Pages) dan JSP (Java Server Pages). Seluruh aplikasi berbasis web dapat dibuat dengan PHP. Namun kekuatan yang paling utama PHP adalah pada konektivitas-nya dengan system database di dalam web. Beberapa database yang didukung oleh PHP diantaranya adalah Adabas D, Ingres,
Oracle, dBase, InterBase, PostgreSQL, mSQL, MS-SQL, Sybase, IBM DB2, MySQL, Informix, ODBC. PHP dapat diinstal sebagai bagian atau modul dari apache web server atau sebagai CGI script yang mandiri. Banyak keuntungan yang dapat diperoleh jika menggunakan PHP sebagai modul dari apache, di antaranya adalah : 1. Tingkat keamanan yang cukup tinggi 2. Waktu eksekusi yang lebih cepat dibandingkan dengan bahasa pemograman web lainnya yang berorientasi pada server-side scripting. 3. Akses ke system database yang lebih fleksibel. seperti MySQL. SQL adalah kepanjangan dari Structural Query Language dan sering disebut Sequel saja. SQL merupakan bahasa standart pengolahan database. SQL mulai dikembangkan pada akhir tahun 70-an di laboratorium IBM, San Jose, California. (www.ilmukomputer.com, 2008) SQL merupakan bahasa query yang paling banyak dipilih oleh DBMS dan development Tools (seperti Visual Basic, Delphi, Power Builder, Java, dll) dalam menyediakan bagi penggunanya untuk berinteraksi dengan BasisData. Bahasa ini dibangun dengan dasar Aljabar Relasional dan sedikit Kalkulus Relasional. Pada tahun 1992 telah ditetapkan standart awal dari bahasa SQL, terutama menyangkut sintaksnya (tata bahasanya), yang kemudian dikenal dengan SQL92.(Fathansyah, 2004:52) SQL adalah bahasa standart yang digunakan untuk memanipulasi dan memperoleh data dari sebuah database relasional. SQL membuat pemrogram dan seorang administrator database dapat melakukan hal-hal berikut : 1. Mengubah struktur sebuah database 2. Mengubah pengaturan keamanan sistem
3. Memberikan hak akses kepada pengguna untuk mengakses database 4. Memperoleh informasi dari database MySQL adalah suatu perangkat lunak database relasi (RelationalDatabase ManagementSystem atau RDBMS), seperti halnya ORACLE, Postgresql, MS SQL, dan sebagainya.(Sutarman,2003:13). MySQL menyebut produknya sebagai database open source terpopuler di dunia. Berdasarkan riset dinyatakan bahwa di platformweb, dan baik untuk kategori open source maupun umum, MySQL adalah database yang paling banyak dipakai. Menurut perusahaan pengembangnya, MySQL telah terpasang di sekitar 3 juta komputer. Puluhan hingga ratusan ribu situs mengandalkan MySQL bekerja siang malam memompa data bagi para pengunjungnya. BAB IIIMETODOLOGI PENELITIAN 3.1 Flowchart Tahapan Penelitian Penelitian adalah proses mempelajari, memahami, menganalisis, serta memecahkan masalah berdasarkan fenomena yang ada dan juga merupakan rangkaian proses yang panjang dan terkait secara sistematis. Penelitian yang baik dan terarah akan menghasilkan kesimpulan yang baik pula. Agar penelitian berjalan dengan baik dan terarah makan diperlukan kerangka penelitian yang didalamnya berisi suatu deskripsi dari langkah-langkah yang harus dilakukan dalam melakukan penelitian, mulai dari tahap awal yaitu identifikasi dan perumusan masalah sampai tahap akhir kesimpulan. Dapat kita lihat langkah-langkah yang dilakukan dalam penelitian ini ke dalam flowchart: A
A
Pengumpulan Data, Wawancara, pengamatan
BAB IV HASIL Tidak DAN PEMBAHASAN Data Cukup 4.1.4 Struktur Customer Care
Organisasi Ya Pengolahan Data
Setiap perusahaan tentu saja tidak dapat berjalan dengan baik hanya dengan satu Perencanaan dan Penyusunan Listing bagian saja, khususnya perusahaanSoftware Sistem Informasi Monitoring Kinerja Karyawan Berdasarkan Hasil Analisa perusahaan yang terhitung Data sebagai perusahaan besar. Setiap perusahaanGagalbesar Simulasi tentu membagi karyawannya untuk Software mengisi beberapa divisi yang ada di dalam Berhasil perusahaannya sesuai dengan kemampuan Evaluasi Software dari karyawannya. Hal itu dilakukan agar setiap karyawan dapat fokus dalam Kesimpulan dan Saran mengerjakan peranannya dalam perusahaan dimana karyawan tersebut Selesai bekerja. PT. Telkom sendiri memiliki beberapa divisi yang setiap divisinya memiliki tugas dan peran yang berbeda dalam menunjang setiap kegiatan kerjanya. Setiap divisi dipimpin oleh seorang manajer yang membawahi beberapa asisten manager yang menjalankan tugas yang berbeda dan setiap asisten manajer membawahi beberapa staf yang juga bertugas sesuai dengan bagiannya. Berikut ini adalah beberapa divisi yang ada pada perusahaaan PT. Telkom: 1.Infrastruktur Telekomunikasi 2.Carrier & Interconnection Service 3.Divisi Multimedia
Mulai
Pengumpulan Data, Wawancara, pengamatan
4.Divisi Fixed Wireless Network
Identifikasi & Perumusan Masalah
Tidak
Pembatasan Masalah
5.Enterprise Service
Data Cukup
6.Divisi Akses
Ya
Penentuan Tujuan Penelitian
Pengolahan Data Kajian Teori
Studi Lapangan
Studi Pustaka
Perencanaan dan Penyusunan Listing Software Sistem Informasi Monitoring Kinerja Karyawan Berdasarkan Hasil Analisa Data
Gagal A
Simulasi Software
Divisi
Surabaya Selatan Gambar 4.1:
7.Maintenance Service Center 8.Training Center
dapat
dilihat
pada
9.Carrier Development Support Center 10.Management Consulting Center 11.Construction Center 12.I/S Center 13.R&D Center 14.Community (CDC)
Development
Center 4.6
Divisi dimana mahasiswa melakukan analisis adalah Divisi Oplang yang merupakan sub Divisi Carrier Development Support Center atau Customer Care. Divisi Customer Care sendiri dipimpin oleh seorang manajer yang membawahi tiga asisten manager yang masing-masing memimpin subdivisi dari Divisi Customer Care. Berikut ini adalah bagan organisasi dari struktur organisasi dari Divisi Customer Service sesuai subdivisi dimana mahasiswa melakukan Analisis:
Flowchart Sistem merupakan bagan yang menunjukkan alur kerja atau apa yang sedang dikerjakan di dalam sistem secara keseluruhan dan menjelaskan urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem. Pada Gambar 4.2 berikut ini adalah flowchart sistem informasi Manajemen berkas PT. Telkom Surabaya Selatan Flowchart Sistem Manajemen Berkas Pelanggan Customer Service
Helpdesk
Supervisor Plasa
Manajemen PT Telkom
Mulai
Data Identitas Pelanggan
Input data Permintaan pelanggan
Customer service Chrisase Eke
Customer service Abd. Latif Afandi
Flowchart Sistem
Kategori permintaan tidak
Idha Awal Officer 2
Monitoring Transaksi
Customer service Vivie Olivia
Customer Service Angga Ario Irchami
Data permintaan pelanggan lengkap
Verifikasi data permohonan pelangan
iya
Retno Palupi Supervisor 1
Customer service Bramasta Barca S
Ivo Krisna Handayani Supervisor 2
Customer service Singgih
Customer service M. Hanafi
4.5
Data pelanggan Verified
Proses eksekusi permintaan pelanggan
Monitoring transaksi pending
Transaksi permintaan pelanggan
Collecting data report
Login
Flowchart Dokumen
Bagan alir dokumen atau disebut juga bagan alir formulir merupakan bagan alir yang menunjukkan arus dari laporan. Bagan alir dokumen digunakan untuk menyatakan aliran dokumen dari data pelanggan secara manual hingga menjadi data transaksi permintaan pelanggan dalam sistem informasi yang ada.
Input data Permohonan pelanggan
Selesai
4.6.1 Flowchart Sistem Login Flowchart Sistem Login User
MULAI
Username, Password
Adapun dokumen flow dari proses Manajemen berkas pelanggan PT. Telkom Tidak
Verifikasi login
Flowchart Dokumen Manajemen Berkas Pelanggan Pelanggan
Mulai
Customer Service
Data Permintaan pelanggan
Verifikasi data
Helpdesk
Data permintaan pelanggan lengkap
Supervisor Plasa
Laporan transaksi pelanggan
Melengkapi permintaan
Manajemen PT Telkom
Validasi
User
4.6.4 Flowchart Sistem sub proses eksekusi permintaan pelanggan Flowchart Sistem Proses eksekusi permintaan pelanggan Customer Service
Helpdesk
Mulai Data permintaan pelanggan lengkap Login
Proses pemilihan kategori fitur
Data Permintaan pelanggan
tidak Data kategori terpilih
Verifikasi data permohonan pelangan
4.6.2 Flowchart Sistem Master
iya
Kategori permintaan
Proses melengkapi tahapan fitur
Data pelanggan Verified
Flowchart Sistem Master Data Master Data kelengkapan fitur
Mulai
Melengkapi permintaan Login
Halaman master Customer service
Halaman master SPV Customer service
Halaman master Helpdesk
Input data master Customer service
Input data master SPV Customer service
Input data master Helpdesk
Proses input data Customer Service
Proses input data SPV Customer service
Proses input data Helpdesk
Transaksi permintaan pelanggan
Pemasangan fitur pada sentral area
History permintaan
Input data Permohonan pelanggan Selesai
Simpan data
Simpan data
Customer Service
SPV Customer service
Simpan data
Menampilkan data master
Menampilkan data master
Menampilkan data master
Master Customer Service
Master SPV Customer service
Master Helpdesk
Helpdesk
4.6.5 Flowchart Sistem Laporan Selesai
Flowchart Sistem laporan User
4.6.3 Flowchart Sistem Input Permintaan
Mulai
Flowchart Sistem Input Permintaan Login
User
Mulai Pembuatan Laporan
Login Proses Validasi
Data transaksi pelanggan
data Pelanggan dan Permintaan pelanggan
Tidak
Cetak laporan
input data pelanggan dan permintaan pelanggan
Data Permintaan Pelanggan iya
data Pelanggan dan Permintaan pelanggan
Laporan Transaksi
Selesai
Selesai
4.8.1 Diagram Konteks
Permintaan Pelangan
0
tampilkan data input data
Input master Cusomer Service tampil nama Customer Service
11
jastel
tampil status permintaan
Input data plasa tampil data plasa
input status permintaan
Helpdesk
tampil data kategori
input data login
1
data permintaan
input data login helpdesk tampil data login
Sistem Informasi Manajemen Berkas Plenaggan PT Telkom Area Surabaya Selatan
Customer service Input data Pelanggan
input permintaan
Input data kategori tampil data login helpdesk
tampil data ketegori permintaan
tampil data Pelanggan Input data permintaan tampil data permintaan
+
Input data kategori
ketogori permintaan pelanggan
8
tampil data kategori
Customer service
Laporan transaksi per Kategori
tampil data plasa
Laporan transaksi per Plasa validasi laporan
9
plasa Telkom
Laporan transaksi per CS
2
tbl_status permintaan
6 data plasa
data permintaan pelanggan update permintaan
input data
Manager Area
ambil data
tampil data status permintaan
4.8.2 Diagram Berjenjang
Gambar 4.14 Data Flow Diagram Level 1 Layanan Permintaan TOP LEVEL
0
3
1
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN BERKAS PELANGGAN
tbl_jastel
data telepon tampil status permintaan
data plasa
cek permintaan
data permintaan
6
data status
tbl_status permintaan
data permintaan
history permintaan DFD LEVEL 0 1P
1
2
3
4
Login
Master
Layanan Permintaan
Approval permintaan
Laporan
4 tbl_permintaan 2 data permintaan data plasa DFD LEVEL 1 2.1
2.2
3.1
3.2
3.3
4.1
4.2
4.3
Input Customer service
Input permintaan
Cek permintaan
Update permintaan
Approve Permintaan
Report per Customer service
Report per Kategori
Report per Plasa
Helpdesk
tampil update permintaan update permintaan
data kategori 2
tbl_plasa
input status permintaan history permintaan
5 7
tbl_history
data approve
tbl_ketegori
update permintaan 3
history permintaan data kategori
tampila data approve permintaan Approve permintaan
data permintaan status permintaan
data permintaan
4.9
Data Flow Diagram (DFD)
Gambar 4.15 Data Flow Diagram Level 1 – Approval Permintaan
4.9.1 DFD Level 0 1 Input master Cusomer Service
1
input data
tbl_User
ambil data
tampil nama Customer Service Input data plasa
2
input data
tampil data plasa
tbl_plasa
ambil data
input data login Customer service
ambil data
tampil data login Master data
3
Input data Pelanggan
tbl_jastel
input data
tampil data Pelanggan Input data permintaan
4
input data
tbl_permintaan
ambil data
tampil data permintaan
ambil data
input data login helpdesk tampil data login helpdesk
5
input data
tbl_ketegori
2
input data
tbl_status permintaan
6
Input data kategori layanan permintaan tampil data kategori
ambil data
+ 3 data kategori Helpdesk
data telepon
input status permintaan
data permintaan
Approval permintaan
data plasa data status
data approve
+
tampil status permintaan
7
tbl_history
history permintaan
4 validasi laporan
Manager Area
history permintaan
Laporan transaksi per Plasa
kategori permintaan Laporan daftar data permintaan
Laporan transaksi per Kategori dafar data plasa Laporan transaksi per CS
+ status permintaan
data plasa
5
tbl_ketegori
1 kategori permintaan
Laporan transaksi per CS
data plasa data permintaan
laporan per Customer Service
status permintaan data history tbl_status permintaan
6 2 Manager Area
4
tbl_permintaan
status permintaan
validasi laporan
laporan per Kategori
Laporan Kategori transaksi
data kategori daftar data permintaan
history permintaan
7
tbl_history
3 data history status permintaan laporan per Plasa Telkom
Laporan transaksi per Plasa
data kategori data permintaan dafar data plasa
2
tbl_plasa
Gambar 4.16 Data Flow Diagram Level 1Laporan
4.10.1 Conceptual Data Model # o o o o o o o o o o
id_pelanggan produk no_jastel nama_plg alamat_plg jenis_identitas no_identitas nama_pekuasa alamat_pekuasa jenis_id_pekuasa no_id_pekuasa ...
jastel Integer Variable characters (12) Integer Variable characters (30) Variable characters (100) Characters (3) Variable characters (20) Variable characters (30) Variable characters (100) Characters (3) Variable characters (20)
status_permint # no_status Integer o STATUS_PERMINT Variable characters (20)
memiliki status
permintaan mempunyai
Plasa # id_plasa Integer o nama_plasa Variable characters (20) o alamat_plasa Variable characters (20) ...
# o o o o
no_permint id_inputer tgl_input keterangan jenis_transaksi
Integer Integer Timestamp Long variable characters Variable characters (20)
dimiliki permintaan
memiliki user
mempunyai history
kategori # id_kategori Integer o kategori_permint Variable characters (20)
user # o o o o
id_user username password email level ...
Integer Variable Variable Variable Variable
characters (20) characters (20) characters (20) characters (20)
history memiliki
# id_history Integer o ket_history Long variable characters o tanggal Timestamp ...
4.10.2 Physical Data Model jastel id_pelanggan integer
status_permint produk varchar(12) no_status integer no_jastel integer STATUS_PERMINT varchar(20) nama_plg varchar(30) alamat_plg varchar(100) jenis_identitas char(3) no_identitas varchar(20) nama_pekuasa varchar(30) permintaan alamat_pekuasa varchar(100) FK_PERMINTA_MEMILIKI__STATUS_P jenis_id_pekuasa char(3) no_permint integer no_id_pekuasa varchar(20) id_user integer ... no_status integer FK_PERMINTA_MEMPUNYAI_JASTEL id_kategori integer id_pelanggan integer id_plasa integer FK_PERMINTA_DIMILIKI__KATEGORI Plasa id_inputer integer tgl_input timestamp id_plasa integer FK_PERMINTA_MEMILIKI__PLASA keterangan long varchar nama_plasa varchar(20) jenis_transaksi varchar(20) alamat_plasa varchar(20) ... ... user id_user username password email level ...
integer varchar(20) varchar(20) varchar(20) varchar(20)
FK_HISTORY_MEMPUNYAI_PERMINTA kategori FK_PERMINTA_MEMILIKI_USER history id_history no_permint ket_history tanggal ...
integer integer long varchar timestamp
id_kategori integer kategori_permint varchar(20)
4.12.1 Desain Interface Menu Login
Gambar 4.19 Desain Interface Menu Login
4.12.10 Desain Interface Menu Report transaksi Perancangan halam menu report ini ditujukan untuk membuat tampilan menu yang menyajikan seluruh data transaksi permintaan pelanggan seperti pasang baru, ganti nomor, alih paket, dan pemasangan Fitur seperti pada Gambar 4.28
4.12.2 Desain Interface Menu Utama Perancangan menu utama ini ditujukan untuk membuat tampilan menu yang berisi hampir dari semua fitur pada sistem yang akan diterapkan pada manajemen berkas pelanggan PT.Telkom Surabaya selatan seperti pada Gambar 4.20
Report e-berkas
250 200 150
sbs1
100
sbs4
50
sbs2
0
sbs3
Gambar 4.20 Desain Interface Menu Utama
4.12.3 Desain Interface Menu input PSB (Pasang Baru) Perancangan halam menu input PSB ini ditujukan untuk membuat tampilan menu inputan data calon pelanggan yang akan menjadi pelanggan baru dan menggunakan produk PT.Telkom baik jasa telekomunikasi jaringan telepon maupun internet seperti pada Gambar 4.21
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1
Kesimpulan
Hasil dari Analisis dan Perancang Sistem Informasi Manajemen Berkas memiliki kesimpulan antara lain: a. Pendistribusian data transaksi permintaan pelanggan dari Customer service dapat dilakukan secara uptodate kepada helpdesk dan masing-masing unit pelayanan, sehingga penanganan permintaan pelanggan dapat segera dilakukan oleh petugas terkait. b. Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Berkas ini membantu pengguna dapat memperoleh informasi
tentang transaksi permintaan dengan cepat dan akurat, serta laporan transaksi permintaan pelanggan dapat ditampilkan pada halaman web sehingga dapat diakses dengan mudah oleh manajemen PT Telkom Surabaya Selatan . 5.2
Saran
Jika analisis dan perancangan sistem informasi yang telah dibuat, diharapkan dapat mewujudkan dalam bentuk aplikasi yang diinginkan sesuai dengan bahasa pemograman yang dipakai untuk pembuatan software tersebut. Untuk membuat software yang baik diharapkan memiliki tampilan yang baik agar menimbulkan kenyamanan dan mempermudah user untuk menggunakan software tersebut. Agar proses kerja Customer service dan Supervisor plasa berjalan dengan baik dan tujuan yang diinginkan akan tercapai maka disarankan : 1. Bagi Customer service, diharapkan dapat menerapkan sistem informasi manajemen berkas sebagai salah satu cara untuk mengoptimalkan penggunaan data pelanggan dan efisiensi dalam pemberkasan. 2. Bagi Supervisor plasa, diharapkan dapat mengambil keputusan kebijakan dengan cepat dan tepat setelah mengetahui hasil rekap transaksi pelanggan untuk meningkatkan pelayanan kepada konsumen. DAFTAR PUSTAKA Ahyari. (2002). Proses Produksi. Medan. Assauri. ( 1995). Produksi. Jepang. FithGerald, J. (1995). Sistem Informasi. Tokyo: Mc-Graw-Hill Book Company japan. Gary, G. 2005. Komponen System Information. Barron: Newton. Grudnitski, J. B. (2005). Komponen system information . Newton. Lajaunie, R. (2005). Pengertian Data FLow Diagram. New York.
Leitch, R. A. (1980). Management control system Informasi. Tokyo: Fourth edition. Mascove, S. A. (1984). Systems Concepts and Pratice for Effective Decision Making. New York. Scott, G. M. (1980). Perancangan sistem informasi. Newton: second edition. Simkin, M. G. (1984). Information System Theory. New York: second edition. Sutarman. 2003. Membangun aplikasi Web dengan PHP dan MySQL. Graha Ilmu: Yogyakarta. Wu, F. H. (1984). Information System Theory and pratice. Tokyo: International Student Edition.
