Sistem Informasi Distribusi Pada Perusahaan Jelly yang diintegrasikan dengan Google Map API. (Studi Kasus : Sari Pangan Makmur, Saco Jelly)
Artikel Ilmiah
Peneliti : Sadrakh Purnama Graha (682007068) Hendry, M.Kom.
Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga November 2012
Sistem Informasi Distribusi Pada Perusahaan Jelly yang diintegrasikan dengan Google Map API. (Studi Kasus : Sari Pangan Makmur, Saco Jelly)
Diajukan kepada Fakultas Teknologi Informasi untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer
Peneliti : Sadrakh Purnama Graha (682007068) Hendry, M.Kom.
Program Studi Sistem Informasi Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga November 2012
Sistem Informasi Distribusi Pada Perusahaan Jelly yang diintegrasikan dengan Google Map API. (Studi Kasus : Sari Pangan Makmur, Saco Jelly) Sadrakh Purnama Graha1, Hendry2 Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana Jl. Diponegoro 52-60, Salatiga 50711, Indonesia E-mail:
[email protected],
[email protected] Abstract Distribution is one of the major factor in which the company should has in order to increase the performance. Developing distribution with technology is aimed to increase the effectiveness and efficiency in the process of distributing raw materials and products which is started from the supplier to the customers. The upcoming system will give every detail of needs from each order till the stock in the storage. Therefore, it will increase the accuracy of counts in the order or production. In this research, it will be implemented and analyzed the output from given system. The test results showed that the system could display warehouse data and detail orders from customer very well.. In the result of analysis which have done, there is a factor outside of the system that has high priority in supplying raw materials. Keywords: Distribution Information System, Supply, Production
Abstrak Distribusi adalah salah satu faktor terpenting yang harus dimiliki dalam meningkatkan kinerja pada sebuah perusahaan. Pengembangan distribusi dengan teknologi bertujuan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pada proses penyaluran bahan baku dan barang jadi yang dimulai dari supplier hingga konsumen. Sistem yang dibangun akan memberikan data kebutuhan detail dari tiap order dari konsumen dan persediaan yang terdapat pada gudang, sehingga meningkatkan keakuratan perhitungan dalam pemesanan maupun produksi. Pada penelitian ini diimplementasikan dan dianalisis hasil keluaran yang diberikan sistem. Hasil pengujian menunjukkan sistem dapat menampilkan data gudang dengan baik, dan rincian detail order dari konsumen bisa ditampilkan dengan jelas. Hasil analisis yang telah dilakukan menunjukkan adanya faktor diluar sistem yang berprioritas tinggi dalam penyediaan bahan baku. Kata Kunci : Sistem Informasi Distribusi, Persediaan, Produksi.
1
2
Mahasiswa Program Studi Sistem Informasi, FTI, Universitas Kristen Satya Wacana Staff Pengajar Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Satya Wacana
1.
Pendahuluan
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi yang terjadi saat ini dapat meningkatkan kinerja dan memungkinkan kegiatan dapat dilaksanakan dengan lebih cepat, tepat, dan akurat yang akan meningkatkan produktivitas. Perkembangan teknologi informasi saat ini memperlihatkan kemajuan yang cukup signifikan dalam berbagai bidang seperti munculnya berbagai jenis kegiatan berbasis teknologi informasi, seperti aplikasi dan sistem informasi. Kegiatan berbasis teknologi informasi tersebut dapat dimanfaatkan oleh perusahaan untuk semakin berkembang. Sistem informasi merupakan salah satu hal yang penting bagi perusahaan. Selain untuk menampilkan dan mengolah data yang dimiliki oleh perusahaan, sistem informasi akan mempermudah seluruh sistem yang dimiliki oleh perusahaan agar semakin efektif dalam prosesnya nanti. Sari Pangan Makmur adalah sebuah perusahaan manufaktur yang memproduksi makanan ringan dalam bentuk jelly. Permasalahan yang sering dihadapi dalam produksi mereka adalah data bahan baku yang masih disimpan secara manual dalam bentuk tulisan di buku, sehingga sering terjadi hilangnya data tersebut. Masalah lain yang terjadi adalah sering terjadi kekosongan proses produksi yang disebabkan karena kehabisan bahan baku. Hal tersebut terjadi dikarenakan waktu proses pengiriman atau distribusi dari supplier kepada perusahaan berbeda - beda. Tiap supplier bekerja sama dengan sebuah perusahaan jasa pengiriman yang disebut ekspedisi. Supplier akan melakukan konfirmasi kepada perusahaan ekspedisi yang bekerja sama dengannya sebelum melakukan pengiriman. Hal ini yang menyebabkan perbedaan waktu pengiriman dari supplier kepada perusahaan. Dampak yang terjadi akibat kekosongan proses produksi tersebut adalah banyaknya pegawai yang menerima gaji buta, karena sistem penggajian pegawai pada perusahaan ini adalah sistem mingguan dengan jam kerja 8 jam per hari. Pada perusahaan Sari Pangan Makmur distribusi merupakan salah satu bagian terpenting dari proses produksi yang dilakukan. Sebuah sistem informasi distribusi yang baik akan dapat membantu mengatasi masalah – masalah yang dihadapi oleh Sari Pangan Makmur dalam menjalankan bisnis mereka. Sistem informasi distribusi ini hanya sebagian kecil dari rangkain supply chain management. Sistem ini akan mengembangkan sistem lama yang dimulai dari pencatatan manual setiap bahan baku, pemesanan order kepada supplier yang dilakukan melalui telepon untuk pengecekan harga dan waktu yang dibutuhkan untuk pengiriman. Bukan hanya berpindah dari sistem manual menjadi terkomputerisasi, tetapi sistem akan menampilkan kebutuhan produksi secara detail sehingga pemesanan bahan baku tidak berlebihan atau kekurangan. Membuatnya menjadi lebih cepat dan akurat. Tidak membuang banyak waktu untuk mengatur kekosongan bahan baku. Serta membuat produksi akan semakin maksimal. Berdasarkan uraian diatas, maka akan dilakukan penelitian bagaimana merancang sistem informasi distribusi untuk memaksimalkan kinerja perusahaan. Sistem yang dibangun akan mampu untuk mengurangi kesalahan dalam mengatur bahan baku dan bahan kemasan yang dimiliki sehingga tidak terjadi kekosongan dalam gudang dan tidak menambah waktu proses produksi dalam tiap order yang 1
diterima. Sistem bisa menampilkan data gudang dengan benar sehingga mengurangi biaya pembelian bahan yang berlebihan dan penghematan biaya gudang tentunya, sehingga proses distribusi yang dimiliki perusahaan akan menjadi lebih maksimal dan dapat mengurangi masalah - masalah yang terjadi. Penelitian ini diharapkan bermanfaat sebagai referensi penguat dalam mengembangkan usaha pada bagian distribusinya.
2.
Tinjauan Pustaka
Salah satu penelitian yang pernah dilakukan berjudul “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Distribusi Barang Pada UD. Menara Jaya Abadi Jakarta” menjelaskan bahwa data-data yang terkait dalam proses berjalannya distribusi pada perusahaan tersebut tidak tersusun rapi dan masih menggunakan sistem manual. Hal tersebut mengakibatkan pemborosan waktu dalam pencarian dan pengecekan data barang maupun dalam pembuatan laporan hasil persediaan barang. Solusi yang dikembangkan untuk mengatasi masalah dalam UD. Menara Jaya Abadi Jakarta tersebut adalah meningkatkan mutu sistem manajemen dengan mengelola beberapa proses distribusi barang menggunakan sistem yang terkomputerisasi[1]. Pada penelitian lain yang berjudul ”Perancangan Sistem Informasi Manajemen Distribusi pada PT. Solopos Raya” menjelaskan bahwa perusahaan tersebut belum dapat melakukan pendataan seluruh proses distribusi. Pemanfaatan informasi data belum optimal karena belum berkembangnya sistem informasi di bagian yang berhubungan dengan distribusi. Solusi yang dikembangkan adalah membangun sistem informasi manajemen distribusi untuk menunjang terlaksananya informasi manajemen distribusi serta pendataan seluruh proses pendistribusian sehingga data yang masuk dapat dikelola dengan baik dan memudahkan perusahaan dalam pelaporan dan evaluasi distribusi[2]. Perbedaan penelitian yang dilakukan dengan penelitian sebelumnya adalah pada penelitian sebelumnya mengubah sistem manual yang dipakai untuk distribusi menjadi sistem terkomputerisasi. Dan melakukan pengelolaan manajemen distribusi untuk pengolahan data agar dapat dikelola dengan baik untuk memudahkan pelaporan dan evaluasi distribusi. Sedangkan pada penelitian yang dilakukan sekarang ditambahkan sebuah integrasi Google Map API yang digunakan untuk menentukan jarak dari supplier kepada perusahaan yang berfungsi sebagai pembanding dalam sistem. Jarak akan mempengaruhi kecepatan dari distribusi yang dilakukan. Distribusi Distribusi adalah suatu kegiatan untuk memindahkan produk dari pihak supplier ke pihak konsumen dalam suatu rantai pasokan (supply chain). Distribusi terjadi diantara tahapan dari rantai pasokan. Aliran bahan baku yang diperlukan berpindah dari pemasok menuju perusahaan pembuat produk dan perusahaan tersebut akan memindahkan barang jadi yang dihasilkan ke tangan konsumen. Distribusi merupakan suatu kunci dari keuntungan yang akan diperoleh perusahaan karena distribusi secara langsung akan mempengaruhi biaya dari supply chain dan kebutuhan konsumen. Jaringan distribusi yang tepat dapat 2
digunakan untuk mencapai berbagai macam tujuan dari supply chain, mulai dari biaya yang rendah sampai respons yang tinggi terhadap permintaan dari pelanggan[8]. Sistem Informasi Distribusi Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai sekumpulan komponen yang saling berhubungan yang bekerja sama mengumpulkan (atau mengambil) , memproses, menyimpan, dan menyebarkan informasi yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, dan pengawasan dalam suatu organisasi[3]. Sedangkan sistem informasi distribusi menjelaskan saluran distribusi merupakan suatu jaringan organisasi yang menata perubahan-perubahan dalam pemilikan atas barang-barang karena barang-barang itu bergerak dari pabrikan kepada konsumen. Sistem informasi distribusi barang merupakan suatu pengendalian manajemen yang dilakukan oleh perusahaan untuk mengetahui stok barang dan pekerjaan yang sedang berlangsung dalam perusahaan. Distribusi menjadi hal yang penting pada sebuah perusahaan[4]. Sistem informasi distribusi memiliki komponen yang penting dalam prosesnya yaitu transportasi. Transportasi adalah area operasional dari logistik dimana secara geografis menggerakkan dan menempatkan suatu inventori. Kebutuhan akan transportasi dapat diperoleh dengan 3 cara. Pertama, perusahaan dapat menggunakan armada sendiri yang dapat dioperasikan. Kedua, perusahaan dapat melakukan kerjasama dengan suatu perusahaan yang melayani jasa transportasi. Ketiga, perusahaan dapat melakukan kerjasama dengan berbagai peyedia jasa transportasi yang memberikan layanan transportasi yang berbeda dan digunakan sesuai dengan kebutuhan saat pengiriman. Tiga hal yang penting dalam mengukur kinerja transportasi yaitu: 1) Biaya yang dikeluarkan saat melakukan pengiriman; 2) Kecepatan yang dibutuhkan untuk melakukan pergerakan dari suatu tempat ke tempat yang lain. Jarak yang ditempuh akan mempengaruhi kecepatan transportasi; 3) Konsistensi yang mengacu pada variasi waktu yang dibutuhkan untuk mengukur spesifikasi pergerakan dari beberapa pengiriman. Faktor penting dalam transportasi adalah menyeimbangkan antara kecepatan dan biaya[9]. Persediaan Persediaan merupakan aktiva lancar yang ada dalam suatu perusahaan, apabila perusahaan tersebut adalah perusahaan dagang maka persediaan diartikan sebagai barang dagangan yang disimpan untuk dijual dalam operasi normal perusahaan. Sedangkan apabila perusahaan merupakan perusahaan manufaktur, maka persediaan diartikan sebagai bahan baku yang terdapat dalam proses produksi atau yang disimpan untuk proses produksi[5]. Alasan pengadaan persediaan adalah : 1) Menghilangkan resiko keterlambatan datangnya barang; 2) Menghilangkan resiko barang rusak; 3) Mempertahankan stabilitas operasi perusahaan; 4) Mencapai penggunaan mesin optimal; 5) Memberikan pelayanan yang sebaik – baiknya kepada konsumen[10]. Sedangkan alasan diberlakukannya persediaan oleh suatu perusahaan, dengan ketentuan : 1) Dibutuhkannya waktu dalam menyelesaikan operasi produksi untuk memindahkan produk dari suatu tingkat ke tingkat lain, yang disebut persediaan dalam proses pemindahan; 2) Alasan organisasi untuk memungkinkan satu unit atau bagian membuat jadwal operasinya secara bebas tidak tergantung oleh yang lainnya. Tujuan dilakukannya 3
persediaan, antara lain untuk memenuhi kegiatan operasi yang tidak terputus dalam proses produksi dan memenuhi tingkat pelayanan pelanggan pada tingkat produk jadi[11]. Google Map API Application Programming Interface bertujuan untuk mengatasi ”clueless” dalam membangun software berukuran besar, berawal dari sesuatu yang sederhana sampai ke yang kompleks dan merupakan perilaku komponen yang sulit dipahami. Secara sederhana, Application Programming Interface merupakan penghubung antara satu software dengan software lainnya[6]. Tampilan pada Google Map akan berupa titik – titik yang mewakili tiap supplier, dan sistem akan dapat menampilkan jarak diantara supplier dan dapat digunakan sebagai pembanding antar supplier. Serta menjadi faktor
3.
Metode dan Perancangan Sistem
Metode pengembangan sistem yang dilakukan adalah dengan model prototype. Metode ini membuat sebuah desain cepat dan berfokus kepada software yang bisa dilihat langsung oleh user [7]. Evaluasi akan dilakukan oleh user dan ditingkatkan kebutuhannya dimana proses ini akan terus berlanjut hingga titik kepuasan user.
Gambar 1 Proses Model Prototype[7].
Proses pada Gambar 1 menjelaskan model prototype dimulai dari pengumpulan data. Pengembang dan konsumen bertemu dan mendefinisikan semua tujuan objek dan kebutuhan yang dibutuhkan dan area penting yang dinilai wajib untuk membuat sebuah desain cepat. Desain ini yang akan difokuskan kepada software yang bisa dilihat secara langsung oleh konsumen. Model prototype ini akan dievaluasi oleh konsumen dan ditingkatkan kebutuhannya untuk dibangun. Proses iterasi akan terjadi sampai model prototype ini memuaskan konsumen, dimana di waktu yang sama akan membuat pengembang lebih cepat memahami apa yang harus diselesaikan. Perancangan Sistem Use case diagram merupakan rancangan keseluruhan sistem yang ingin dikembangan oleh perusahaan. Terdiri dari aktor yang mengisi sistem dan aktivitas apa saja yang bisa mereka lakukan. Penelitian ini menjelaskan terdapat aktor pelanggan, admin, dan supplier. Sebagian besar aktivitas distribusi dilakukan oleh admin. Sementara pelanggan hanya mengirimkan order, begitu pula yang dilakukan oleh supplier yang akan dijelaskan pada Gambar 2.
4
Gambar 2 Use Case Diagram Sistem
Pada use case diagram diatas, aktor admin memiliki peranan untuk menerima order dari pelanggan, membuat laporan, cek kebutuhan dimana termasuk dalam kalkulasi bahan baku yang dibutuhkan, order bahan baku kepada supplier sampai proses produksi dilakukan. Proses utama yang dilakukan admin adalah kalkulasi bahan dimana sistem membantu admin dalam kalkulasi sehingga hasil yang diberikan menjadi lebih akurat sesuai dengan kebutuhan produksi. Class diagram pada Gambar 3, menjelaskan tabel apa saja yang dibutuhkan pada sistem yang akan dibangun. Terdiri dari tabel bahan_baku, supplier, jelly, takaran, dan supplier_detail. Tabel takaran merupakan turunan dari tabel bahan_baku dan jelly, sementara tabel supplier_detail adalah turunan dari tabel bahan_baku dan supplier.
Gambar 3 Class Diagram Sistem
Metode Perhitungan Takaran Takaran pada sistem ini merupakan salah satu hal yang terpenting. Sistem akan mengubah setiap pesanan menjadi detail bahan baku dan bahan kemasan yang dibutuhkan. Takaran yang didapatkan merupakan hasil yang diberikan oleh perusahaan sebagai acuan perhitungan mereka. Produksi untuk takaran ini dilakukan per 100 liter (25 karton). Penulis akan menjelaskan lebih detail lagi pada kebutuhan per karton, sehingga mempermudah perhitungan kebutuhan secara total pada tiap bahan baku dan kemasan. Tabel 1 dan Tabel 2 akan menjelaskan detail dari kebutuhan produksi pada penelitian ini.
5
Tabel 1 Kebutuhan Produksi per Karton (1 Takaran) Nama
Jumlah/25 Karton (100lt)
Jumlah / Karton (4lt)
Jelly Powder Aspartam(Gula Pemanis) TPC Pengawet Asam Sitrat Pewarna Perasa
400gr 200gr 240gr 40gr 200gr sekitar 2gram 20lt
16gr 8gr 9.6gr 1.6gr 8gr 0.08gr 0.8lt
Tabel 1 menampilkan rincian detail kebutuhan produksi. Sari Pangan Makmur membagi tiap order yang diterima menjadi per takaran. Setiap takaran bahan baku digunakan untuk produksi 25 karton, jadi misalkan terdapat order sebanyak 100 karton dibutuhkan 4 takaran bahan baku untuk produksi tersebut. Sedangkan sistem yang akan dipakai memberikan rincian detail untuk per karton. Rincian detail per karton bisa mempercepat perhitungan kebutuhan bahan baku yang dibutuhkan apabila order yang diterima dalam jumlah besar. Tabel 2 Takaran Bahan Kemasan Nama Jelly KJ11 (Boxes) KR15 (Diamond) KK16 (Renceng) K21 (Sedot) K50 (Layar)
24 Tray 20 Layar KR15
15 Hanger 12 Layar K50
Kebutuhan Kemasan per Karton 240 Cup 240 Seal Cup 1 Karton KJ11 ukuran 31 KJ11 240 Cup 240 Seal Cup 1 Karton KR15 ukuran 31 KR15 250 Cup 250 Seal Cup 1 Karton KK16 ukuran 31 KK16 150 Cup 150 Seal Cup 1 Karton 150 K21 ukuran 31 K21 Sedotan 48 Cup K50
48 Seal Cup ukuran 38
1 Karton K50
15 Plastik
48 Sendok
Takaran bahan kemasan pada Tabel 2 menunjukkan kebutuhan dari bahan kemasan yang dibutuhkan untuk tiap produksi jelly per karton. Sistem akan menampilkan secara detail juga kebutuhan dari bahan kemasan pada rincian produksi. Kedua tabel diatas akan membantu admin dalam menggunakan sistem untuk menentukan kebutuhan produksi lebih cepat. Metode Pengujian Sistem Pengujian akan dilakukan dengan metode black box sebagai dasar pengujian sistem ini. Black box testing memungkinkan untuk menguji semua fungsi dan masukan yang akan dijalankan sepenuhnya pada program. Black box testing bukan sebuah alternatif dari white box testing[7]. Pengujian akan dibagi menjadi dua bagian yaitu alpha test dan beta test. Rincian pengujian akan dijelaskan sebagai berikut: 1) Pengujian tiap form yang ada, yang terdiri dari form login, bahan baku, supplier, takaran, order jelly termasuk penilaian tampilan dari sistem; 2) Pengujian terhadap data yang ditambahkan ke dalam database dalam 6
fungsi tambah pada form bahan baku; 3) Pengujian terhadap fungsi Google Map yang terdapat pada form supplier; 4) Pengujian pada rincian detail yang diberikan sistem sesuai dengan order yang diterima pada form order jelly.
4.
Hasil dan Pembahasan
Evaluasi Prototype Evaluasi prototype akan dibagi menjadi tiga bagian yang akan dijelaskan pada Tabel 3, Tabel 4, dan Tabel 5, sedangkan pokok pembahasan prototype akan dijelaskan di Tabel 6. Tabel 3 Evaluasi Prototype 1
Evaluasi Solusi Perlunya detail database bahan Menambahkan fungsi pada baku yang tersedia tombol bahan baku untuk menampilkan seluruh database bahan baku. Perlunya memasukkan jumlah Menambahkan tombol tambah bahan baku yang diterima dari untuk memanggil form supplier penambahan data.
Tabel 3 menjelaskan spesifikasi dari prototype 1 yang mengevaluasi kebutuhan dari database tentang rincian bahan yang dimiliki. Dan evaluasi yang kedua untuk menambahkan bahan baku. Form bahan baku akan memudahkan user dalam menggunakan sistem untuk menampilkan seluruh bahan baku yang tersedia dan tombol tambah untuk menambahkan data baru. Tabel 4 Evaluasi Prototype 2
Evaluasi
Solusi
Perlunya tampilan titik supplier Menambahkan field koordinat yang tersedia serta memberikan (latitude dan longitude) pada detail dari tiap perusahaan (Kode, tabel supplier. Melakukan Nama, Alamat, Jarak). integrasi teknologi Google Map pada website, untuk menampilkan lokasi supplier pada peta. Perlunya membagi tampilan di Menambahkan kolom kriteria Google Map sesuai dengan yang berisi jenis bahan baku dan kriteria bahan baku. kemasan. Sehingga pencarian supplier berdasarkan bahan baku akan lebih mudah. Detail titik tiap perusahaan pada Menambahkan tombol center Google Map. map yang berfungsi untuk zoom map pada tampilan Google Map. Tiap perusahaan memiliki tiap tombol center map.
7
Tabel 4 menjelaskan evaluasi pada prototype 2. Pada evaluasi ini terdapat tiga poin yaitu tampilan titik supplier, pembagian tampilan Google Map berdasarkan bahan, dan detail titik tiap perusahaan. Solusi yang diberikan pertama dengan menambahkan titik latitude dan longitude pada tabel supplier dan dilakukan integrasi pada website untuk menampilkannya. Titik lattitude dan longitude ini yang akan digunakan untuk menentukan jarak dari supplier kepada perusahaan. Pemberian filter kriteria pada form supplier sehingga user dengan mudah membaginya sesuai dengan bahan baku yang dijual tiap perusahaan, serta pemberian tombol center map untuk melihat detail perusahaan. Tabel 5 Evaluasi Prototype 3
Evaluasi Solusi Perlunya rincian per tiap karton Memasukkan takaran yang dalam order tersedia sebagai perhitungan rincian pada order jelly sesuai dengan jenis jelly. Tambahan detail pada tampilan Menambahkan data supplier dan rincian jarak di tampilan detail rincian. Perlunya detail total harga dari Menambahkan data harga tiap tiap jenis bahan baku dan supplier supplier di detail rincian sesuai yang tersedia. dengan jumlah total order yang dipesan.
Tabel 5 menjelaskan evaluasi prototype 3. Diperlukan rincian tiap karton dalam order dan detail jumlah kebutuhan dari total bahan dan harga serta perusahaan yang menyediakan. Solusi yang diberikan dengan membuat form order jelly yang berisi seluruh rincian keterangan tentang order dan stok yang dimiliki terakhir. Sehingga akan dapat mempermudah pembelian dari supplier. Tabel 6 Spesifikasi Prototype 4
Spesifikasi Tampilan detail total bahan baku yang dimiliki ketika berada pada tab bahan baku. Pengguna bisa memasukkan data bahan terbaru dari supplier langsung pada tombol tambah di form bahan baku Tampilan tiap supplier pada Google Map dengan detail alamat dan jarak tiap supplier Kolom kriteria untuk memisahkan tiap supplier berdasarkan bahan baku dan titik center map sebagai penanda supplier pada Google Map. Pengguna bisa mendapatkan detail rincian tiap order per karton pada tab order jelly ketika memasukan jenis dan jumlah pesanan. Dari nama supplier yang menyediakan, jumlah bahan baku yang dibutuhkan, harga total, jarak antara supplier dan perusahaan.
8
Keterangan Hasil evaluasi prototype 1
Hasil evaluasi prototype 2
Hasil evaluasi prototype 3
Spesifikasi prototype 4 dijelaskan seperti Tabel 6. Spesifikasi yang dimiliki adalah detail bahan baku yang dimiliki dan penambahan data terbaru. Rincian supplier yang dimiliki pada tampilan Google Map dan pembagian sesuai bahan baku yang mereka sediakan. Terakhir pada bagian order jelly, user bisa mendapatkan rincian order yang diterima, sehingga mempermudah dalam proses produksi dalam menggunakan bahan baku yang ada serta dalam order kepada supplier. Implementasi Sistem Aplikasi yang digunakan oleh Sari Pangan Makmur dibangun menggunakan bahasa pemrogaman PHP 5 dan diintegrasikan dengan teknologi Google Map yang berfungsi sebagai penentu titik lokasi supplier dan jarak antara pabrik dan supplier sebagai kriteria perhitungan dalam sistem. Proses awal yang dilakukan pengguna adalah login menggunakan username dan password yang telah diberikan. Setelah melewati proses ini, pengguna akan diarahkan pada tampilan stok terakhir bahan baku yang dimiliki seperti pada Gambar 4.
Gambar 4 Rincian Detail Stok Bahan BakuTerakhir
Teknologi Google Map yang tersedia membantu sistem dalam menentukan titik lokasi dan jarak pada tiap produsen. Sistem akan mengambil jarak lurus yang dihasilkan pada map dan akan menampilkannya pada rincian detail order. Pada detail order terdapat rincian dari jumlah bahan baku yang dibutuhkan, biaya yang diperlukan jika melakukan pembelian bahan baku maupun kemasan, produsen yang menyediakan tiap bahan, dan jarak yang dimiliki. Tampilan Google Map yang digunakan bisa dilihat pada Gambar 5. Gambar tersebut menjelaskan titik – titik tiap supplier dan keterangan detail tiap supplier tersebut dibawahnya. Terdapat tombol kategori untuk penyaringan data supplier berdasarkan bahan baku yang disediakan. Keterangan dibawah tampilan Google Map tersebut berisi kode supplier, nama, alamat, titik lattitude, titik longitude, dan jarak dari supplier kepada perusahaan. Jarak yang dihasilkan adalah jarak udara dari titik lokasi supplier kepada titik pusat perusahaan.
9
Gambar 5 Tampilan Google Map
Sedangkan rincian detail order yang akan menjadi hasil output sistem yang akan dianalisis oleh user berisi tentang seluruh kebutuhan sebelum proses produksi dilakukan. Hasil yang diberikan dalam menjadi pertimbangan oleh user dalam memilih supplier sehingga tidak menambah waktu proses produksi dan pengeluaran yang berlebihan. Detail rincian dapat dilihat pada Gambar 6 berikut ini.
Gambar 6 Rincian Detail Order
Pengujian Sistem Pengujian sistem perlu dilakukan untuk mengetahui seberapa baik sistem yang telah dibuat. Jika penilaian pada pengujian ini memiliki hasil yang baik, maka dapat dilihat pengamatan kinerja dan efisiensi sebagai perbandingan antara sistem yang baru dan yang lama. Pengujian akan dilakukan dengan metode black box yang di dalamnya terdapat dua test yaitu alpha test dan beta test. Tabel 7 dan Tabel 8 akan menjelaskan hasil dari alpha test dan beta test. Tabel 7 Hasil Alpha Test
No.
Pertanyaan
1.
Apakah validasi pada proses login sudah benar?
10
Pilihan Jawaban Ya Tidak √
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Apakah halaman bahan baku sudah menunjukkan hasil dengan benar? Apakah tombol tambah untuk menambah data sudah berjalan? Apakah ada error saat memasukkan data bahan baku? Apakah halaman supplier sudah berfungsi dengan baik? Apakah link kategori pada halaman supplier sudah berhasil melakukan filter supplier berdasarkan kategori yang dipilih? Apakah inputan yang dimasukkan pada jumlah order memiliki error? Apakah tombol rincian sudah berjalan dengan baik? Apakah data rincian bisa dibaca dengan baik? Apakah kemudahan penggunaan program sudah terpenuhi?
√ √ √ √ √ √ √ √ √
Tabel 7 adalah hasil dari Alpha Test yang dilakukan. Ada sebuah proses bagian yang belum berjalan dengan baik yaitu proses penambahan data. Tetapi secara keseluruhan program sudah berjalan dengan baik. Cukup memudahkan user dalam menggunakannya. Hasil ini bisa menjadi referensi untuk pengembahan selanjutnya. Sedangkan pada Tabel 8 menunjukkan hasil dari uji sistem yang diimplementasikan kepada user. Tabel 8 Hasil Beta Test No.
Pertanyaan
1.
Apakah program yang dihasilkan berjalan dengan baik? Apakah program mudah dimengerti dan digunakan? Apakah proses yang diberikan sistem memudahkan pekerjaan? Apakah tampilan Google Map membantu user dalam melihat lokasi supplier? Apakah fasilitas penambahan data berfungsi dengan baik? Apakah rincian detail yang diberikan sudah lengkap? Apakah rincian detail sudah sesuai dengan takaran yang diberikan? Apakah hasil yang diberikan oleh sistem sudah menjawab persoalan yang ada? Apakah program yang diberikan bisa meningkatkan efektivas produksi?
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9
SS
11
S
Jawaban N TS
√ √ √ √ √ √ √ √ √
STS
Berdasarkan pengujian yang dilakukan dengan alpha test dan beta test, dapat diambil kesimpulan sistem yang dibangun perlu dilakukan evaluasi tambahan kepada tiap fungsi yang belum berjalan. Hasil beta test menunjukkan sistem belum dapat menyelesaikan masalah secara keseluruhan dilihat dari kepuasan user dalam mengisi form beta test tersebut. Analisis Hasil Pengujian Pada analisis pengujian hasil yang diberikan sistem ditemukan kriteria selain pengaruh harga dan jarak pada sistem. Sistem akan menampilkan harga termurah sebagai salah satu strategi pembelian bahan baku dan jarak akan memberikan pilihan dimana pengiriman lebih cepat. Namun pilihan pengguna pada hasil sistem ini adalah kriteria waktu yang menjadi inti pembelian bahan baku dari para supplier. Waktu yang didapatkan dari tiap supplier bisa berbeda pada saat pemesanan. Hal ini menyebabkan adanya lebih dari satu supplier untuk setiap bahan baku dan kemasan untuk antisipasi kemungkinan salah satu supplier tidak bisa mengirim dengan cepat. Pengaruh waktu bisa dilihat pada kasus seperti ini. Perusahaan memiliki stok bahan baku jelly powder sebanyak 100kg. Sedangkan order yang diterima dari konsumen sebanyak 15.000 karton jelly. Rincian pada sistem akan dijelaskan pada Gambar 7.
Gambar 7 Rincian Kebutuhan Jelly Powder
Total rincian order sebanyak 15.000 karton boxes adalah sebagai berikut. Tabel 9 Rincian Order
Rincian Bahan Baku Jelly Powder 240kg Aspartam 120kg Asam Sitrat 120kg TPC 144kg Pewarna 1.2kg Perasa 12.000 liter Pengawet 24kg
Rincian Bahan Kemasan Karton 15.000 Tray 360.000 Cup 3.600.000 Seal Cup 3.600.000
12
Rincian detail pada Tabel 9 menunjukkan kebutuhan dari jelly powder sebanyak 240kg jelly powder, sedangkan stok yang tersisa di gudang hanya 100kg. Kekurangan jumlah jelly powder sebanyak 140kg harus dipenuhi dengan melakukan order kepada supplier yang menyediakan bahan tersebut. Perbandingan pengiriman supplier dan total waktu produksi yang diperhitungkan oleh perusahaan dalam mengambil keputusan ini. Bisa dilihat perbandingannya pada Gambar 8 berikut.
Gambar 8 Perhitungan Manual Waktu Produksi
Gambar 8 adalah analisis diluar sistem terhadap tanggapan dari supplier dalam kesediaan pengiriman bahan baku yang dibutuhkan. Hal yang pertama diketahui dari perusahaan adalah total produksi yang bisa dihasilkan dalam satu hari adalah 2.000 karton. Maka dengan total order sebanyak 15.000 karton akan bisa diselesaikan dalam waktu 8 hari. Menurut analisis yang dilakukan, stok yang dimiliki sebanyak 100kg hanya dapat membuat sekitar 6.000 karton jelly dan diproduksi dalam waktu 3 hari. Pada gambar diatas, supplier B bisa mengirimkan barang dalam waktu 4 hari, sedangkan supplier A dalam waktu 2 hari. Jika memilih supplier B, maka produksi pada hari ke-3 akan terhenti sambil menunggu bahan baku datang di hari ke-4. Hal itu akan menyebabkan waktu produksi total bertambah sebanyak 1 hari dari yang direncanakan. Sedangkan dari supplier A bisa mempercepat produksi hingga tepat waktu seperti yang telah direncanakan. Pengaruh waktu yang menjadi prioritas dibandingkan dengan harga dan jarak karena alasan berikut: 1) Tidak menambah waktu proses produksi menjadi lebih lama; 2) Menjaga loyalitas konsumen dengan memberikan barang tepat waktu; 3) Meningkatkan pendapatan seiring dengan kelancaran produksi karena order yang diterima bisa diatur dengan baik sesuai dengan antrian yang dimiliki. Waktu menjadi kriteria yang sangat penting mengingat dimana perusahaan tidak memiliki stok barang jadi, tetapi menyesuaikan dengan kebutuhan konsumen. Dan stok bahan baku pun tidak mengalami penumpukan. Jika perusahaan memilih untuk stok barang jadi, terdapat beberapa kelemahan yaitu: 1) Memakan tempat penyimpanan; 2) Memakan biaya lebih untuk perawatan barang jadi; 3) Meningkatnya resiko barang cacat ataupun hilang pada saat penyimpanan. Sistem akan berfungsi secara maksimal untuk mengatasi masalah – masalah seperti yang dituliskan diatas.
5.
Simpulan
Berdasarkan penelitian, pengujian, dan analisis yang dilakukan terhadap sistem dapat diambil simpulan sebagai berikut: 1) Sistem yang dibangun pada Sari Pangan Makmur – Saco Jelly sudah cukup membantu beberapa permasalahan yang dialami, terutama dalam penyimpanan data bahan baku. Namun sistem masih memiliki banyak kelemahan terutama dalam fungsi yang digunakan sehingga hasil yang diberikan belum bisa maksimal. Dan cek gudang masih harus dilakukan secara manual; 2) Penggunaan Google Map sudah cukup membantu pengguna dalam melihat titik lokasi para supplier; 3) Hasil analisa pada waktu 13
produksi cukup memuaskan pengguna, disamping hasil produksi yang bisa dihasilkan lebih cepat secara otomatis pendapatan akan meningkat dengan order yang diterima dan diatur dengan baik. Dari distribusi yang dikembangkan oleh sistem ini, kemajuan perusahaan bisa berjalan dengan lebih baik. Sistem yang dibangun masih bisa dikembangkan lagi dengan banyak aspek penting dari sebuah distribusi hingga mencapai titik supply chain management dengan integrasi dari supplier hingga konsumen.
6.
Daftar Pustaka
[1]
Nugroho, Agung. 2011. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Distribusi Barang Pada UD. Menara Jaya Abadi Jakarta. Jogjakarta : Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer AMIKOM. Nugroho Christanto, Erwan. 2009. Perancangan Sistem Informasi Manajemen Distribusi ( Studi Kasus : PT. Solopos Raya). Surakarta : Fakultas Teknik Universitas Muhammadiyah. Laudon, Kenneth C., Laudon, Jane P. (2002). Management Information System, 7th Edition. Prentice Hall, Inc, New Jersey. Sastradipoera, Komaruddin. 2003. Manajemen Marketing. Bandung: Kappa-Sigma Suhayati, E., & Anggadini., S. D. (2009). Akuntansi Keuangan. Bandung: Graha Ilmu. Tulach, Jaroslav. 2008. Practical API Design: Confessions of a Java Framework Architect. Apress. Roger S. Pressman. 1992. Software Engineering A Practitioner’s Approach - Fifth Edition. Chopra, S., Miendl, Peter (2010). Supply Chain Management: Strategy, Planning, and Operation. Fourth Edition. Pearson, New Jersey. Bowersox, Donald J., Closs, David J., Cooper, M. Bixby (2010). Supply Chain Logistic Operation. Third Edition. McGraw-Hill, New York. Rangkuti, F. 1998. Manajemen Persediaan : Aplikasi di Bidang Bisnis. Raja Grafindo Perkasa, Jakarta. Assauri, S. 1999. Manajemen Produksi dan Operasi. Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta.
[2]
[3] [4] [5] [6] [7] [8] [9] [10] [11]
14
