134
SISTEM INFORMASI AKUTANSI SISTEM INFORMASI FUNGSIONAL Sistem informasi fungsional adalah suatu sistemyang memberikan informasi rinci bagi suatu aktivitas operasi khusus atau kelompok aktivitas yang berhubungan, termasuk juga ikhtisar informasi untuk menajemen yan di perlukan untuk mengendalikan aktivitas seperti itu. Siistem informasi fungsional lainnya, atau untuk keperluan perencanaan, namun hal ini biasanya hanya insidental di banding tujuan utamanya. Tulang punggung suatu sistem informasi sebuah organisasi adalah sistem informasi fungsional, karena ia akan memproses transaksi dan mempermudah pengurusan rumah tangga dan administratif; juga memberikan hampir semua informasi ang diperlukan untuk pengendalian manajemen sebagaimana halnya perencanaan.
Sistem funsional yang utama pada kebanyakan perusahaan di perlihatkan dalam Gambar 12.1. Perusahaan bertekologi tinggi pasti memiliki sitem informasi yang ekstensif dan canggih untuk keperluan riset dan pengembangan (research and development, R&D), dan produser barang-barang adibusana (high fashioned) pasti memiliki sistem manajemen informasi persediaan yang dengan cepat mampu menanggapi perubahan selera konsumen. KARAKTERISTIK UMUM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI Transaksi
akuntansi
di
sini
didefinisikan
sebagai
transaksi
yang
dilaksanakan di bawah wewenang departemen akuntansi; dengan demikian
Pertemuan 7
135
sebagian besar informasi yan diberikan oleh pemrosesan transaksi akuntansi terutama digunakan oleh kelompok pemasaran dan kelomopok fungsional lainnya diluar akuntansi. Ada dua kategori sistem informasi akuntansi; yang pertama memberikan laporan pada kelompok di luar perusahaan menurut persyaratan pelaporan yang ketat yang ditetapkan oleh pihak-pihak yang berwenang dalam akuntansi dan pemerintah. Yang kedua adalah untuk operasi dan penggunaan manajemen, yang didesain untuk memberikan informai dalam bentuk apapun yang diperlukan oleh manajer. Karena kedua jenis sistem diatas menggunakan transaksi yang sama, satu kegiatan transaksi biasanya diperuntukan bagi kedua sistem tersebut, dan seringkali kedua sistem di atas membagi file data dan komponen lainnya; akibatnya timbul keruwetan dan tumpang tindih. Hal ini menjadikan sistem informasi akuntansi merupakan sistem informasi yang paling kompleks. Sistem informasi akuntansi berkenaan dengan transaksi keuangan, yaitu transaksi yang diukur dalam bentuk uang. Sistem informasi akuntansi menggunakan kerangka kerja yang sangan terstruktur yang mencakup beberapa subsistem dan biasanya menggunakan akuntansi pemasukan ganda(double entry accounting). Maka transaksi mempunyai kegandaan (dualitas) dasar yaitu ada sesuatu yang diberikan dan ada sesuatu yang diterima. Masing-masing dari setengah transaksi, pada bagian awal harus menunjukan jumlah yang sama, dan harus tetap sama selama tahap pemrosesan data; dalam bahasa akuntansi “debet harus selalu sama dengan kredit”. Dengan demikian, prosedur pengecekan yang biasa disebut penyeimbangan tak lain adalah program mebandingkan jumlah debet terhadap jumlah kredit. Kegiatan pelaporan sistem informasi akuntansi bersifat berputar (cyclical), meskipun kegiatan pemrosesan transaksi lebih atau kurang kontinu. Laporan akhir periode biasanya mencakup sekurang-kurangnya neraca keuangan dan neraca pendapatan. Banyak perusahaan disamping siklus bulanan menambahkan siklus 3 bulanan, yang sisinya adalah ringkasan transaksi dalam periode 3 bulan, termasuk laporan bulan sebelumnya serta persiapan laporan 3 bulanan sebagai tambahan bagi laporan bulanan. Perusahaan juga mempunyai siklus tahunan: ringkasan
Pertemuan 7
136
transaksi dan persiapan laporan untuk periode 12 bulan. Pada umumnya, laporan yang di persiapkan pada akhir tahun bersifat lebih luas dan rinci dibanding lapran akhir periode lainnya, dan memerluka kegiatan pemroesan data yang lebih besar. Karena berorientasi pada periode waktu, sistem informasi akuntansi menggunkan akuntansi accrual (accrual accounting). Akuntansi accrual menyatakan bahwa biaya dan penghasilan dicatat berdasarkan periode. Pertama, ditentukan periode mana yang merupakan periode pemasukan penghasilan. Kedua, di dalamnya akan ditentukan pengeluaran manakah yang digunakan untuk menghasilkan penghasilan pada periode tersebut. Ketiga, pengeluaran yang tidak dapat dihubungkan secara langsung dengan penghasilan tertentu. PERINGKASAN DATA DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI Sistem informasi akuntansi berkaitan dengan pencatatan peristiwa secara akurat seperti transaksi, sesuai dengan aturan akuntansi apapun yang digunakan, serta mencatat status sumber daya fisik dan keuangan perusahaan. Fungsi pengurusan ini mencakup konsep pemrosesan data tentang kontrol internal, yang sangat erat dengan konsep pemrosesan data tentang kontrol atas pemrosesan transaksi.
Pertemuan 7
137
SISTEM PENGKODEAN Semua sistem informasi menggunakan sistem pengkodean. Sebuah kode adalah pola identifikasi data yang menempel nomor identifikasi (kode nomor), huruf (kode alfabet), atau kombinasi keduanya (kode alfanumerik) pada data yang dimasukan ke dalam komputer. Kode ini seringkali juga merupakan gabungan beberapa kode, di mana masing-masingnya mempunyai arti dan penggunaan tertentu. Pengkodean tersebut dapat juga digunakan untuk mengurutkan file penjualan dan mempersiapkan laporan menurut letak geografis, jenis pelanggan, dan wiraniaga. Sistem pengkodean yang digunakan untuk sistem informasi akuntansi, yang disebut bagan perkiraan (chart of account), memberi nomor kode untuk setiap lembar neraca keuangan terinci dan akun neraca pendapatan dalam buku besar (general ledger). Buku besar adalah daftar seluruh akun dan neracanya yang diperlukan untuk menyusun neraca keuangan rinci dan neraca pendapatan.
Gambar 12.3 menunjukan beberapa di antara akun terpisah dalam satu blok.
Pertemuan 7
138
Dengan menggunakan nomor bagan perkiraan, program komputer dengan cepat dapat memanggil data dari file komputer dan mempersiapkan neraca keuangan dan laporan akuntansi dari semua jenis. Susunan record untuk transaksi penjualan kredit di perlihatkan dalam Gambar 12.5
Masing-masing file di dalam record adalah bagian dari record yang menyimpan jenis data khusus, dan program komputer ditulis untuk mengenali data pada setiap field dan memprosesnya dengan baik. SISTEM INFORMASI PERTANGGUNGJAWABAN AKUNTANSI Ada beberapa jenis sistem informasi akuntansi yang berorientasi internal. Sistem informasi ini memberikan informasi untuk dua hal yang saling berhubungan, yaitu kendali dan perencanaan. Pemrosesan transaksi dan operasi
Pertemuan 7
139
internal sistem informasi memberikan informasi rinci tentang operasi bagi manajer tingkat penyelia untuk kendali operasi dan meringkas informasi bagi manajer tingkat yang lebih tinggi untuk kendali manajemen. Tujuan kedua sistem informasi akuntansi yang berorientasi internal adalah untuk memberikan informasi bagi perencanaan. Salah satu dimensinya adalah informasi tentang seberapa sukses organisasi telah mengejar tujuan-tujuannya. Informasi yang dibutuhkan untuk keperluan kendali manjemen biasanya adalah informasi yang memungkinkan dilakukannya perbandingan antara prestasi nyata dengan prestasi ideal atau diharapkan dalam kurun waktu tertentu. Sistem informasi pertanggung jawaban akuntansi lebih luas dan meliputi seluruh organisasi; biasanya dianggap sebagai anggaran, rencana keuntungan, atau sistem informasi pertanggungjawaban. Tiga elemen kunci dari tanggung jawab akuntansi adalah: 1.
Tujuan kegiatan jangka pendek yang ditentukan di depan sebagai standar kinerja (performance)
2.
Akumulasi biaya penghasilan dan perbandingannya dengan standar dengan berdasarkan unit-unit organisasi yang disebut “pusat-pusat tanggung jawab”.
3.
Pemisahan antara biaya dan penghasilan dalam kategori terkendali dan tidak terkendali untuk setiap unit organisasi, biasanya menurut unit menimbulkan biaya atau memberikan penghasilan, yaitu menurut unit yang bertanggung jawab atas biaya atau penghasilan. Tugas ini dilakukan oleh sistem akuntansi biaya, yang menimbun biaya
secara horizontal melalui proses produksi. Sebaliknya sistem informasi pertanggung jawaban akuntansi adalah sistem informasi akuntansi utama untuk penimbunan biaya dan penghasilan dalam suatu baris hirarki. Gambar 12.6 menggambarkan
hirarki
informasi
dalam
pertanggungjawaban akuntansi.
Pertemuan 7
suatu
sistem
informasi
140
Pertemuan 7
141
Hal-hal yang harus dilakukan tentang Gambar 12.6: 1.
Setiap level adalah pusat tanggung jawab di mana laporan tanggung jawab akuntansi dipersiapkan.
2.
Setiap laporan memisahkan biaya terkendali oleh pusat tanggung jawab dari biaya tidak terkendali oleh pusat tanggung jawab.
Pertemuan 7
142
3.
Setiap laporan menunjukan variansi dalam format yang memungkinkan variansi lainnya diidentifikasi secara jelas.
4.
Semua biaya yang menjadi tanggung jawab(yaitu yang dikendalikan oleh) suatu tingkatan jabatan juga dianggap menjadi tanggung jawab setiap tingkat di atasnya; dengan demikian setiap manajer di dalam garis hirarki dimotivasi agar memperhatikan kinerja (performance) bawahannya.
5.
Tanda panah dalam gambar menunjukan bahwa biaya pada setiap tingkatan akan dijumlahkan ke dalam setiap tingkatan di atasnya.
6.
Dengan semakin menumpuknya biaya pada tingkatan yang lebih tinggi, makin banyak biaya yang harus dikendalikan oleh manajer.
7.
Beberapa biaya tertentu yang “terprogram”, seperti depresiasi dan gaji manajer tidak memiliki variansi, karena jumlahnya pasti sehingga besar biaya ini untuk periode mendatang sudah diketahui sebelumnya.
8.
Tidak satupun keharusan dalam tanggung jawab sistem informasi akuntansi yang berkaitan dengan penentuan pendapatan; meskipun didasarkan pada informasi yang sama, penentuan pendapatan dilakukan oleh sistem informasi pelaporan keuangan. Sistem
informasi
pertanggungjawaban
akuntansi harus didesain menurut konsep “penyusunan anggaran luwes” sehingga jumlah anggaran didasarkan pada tingkat kegiatan produksi nyata. SISTEM INFORMASI AKUNTANSI BIAYA Satu bentuk sistem informasi akuntansi yang berorientasi internal lainnya adalah akuntansi biaya. Gambar 12.7 menggambarkan arus sistem informasi biaya produksi dalam suatu “proses” sistem akuntansi biaya. Contoh, produk logam dapat dibuat dalam dua bagian, yaitu dalam suatu pencetakan pada proses produksi pertama, kemudian dilakukan proses gerinda pada seksi berikutnya, kemudian pada seksi ketiga dilakukan pengeboran lubang untuk baut yang menghubungkan kedua bagian cetakan, kemudian dalam seksi keempat kedua bagian cetakan diatas dirangkai dengan membuat keduanya, dan akhirnya pada departemen kelima produk terangkai diatas dibagian pengerjaan akhir yaitu penghalusan, pengecetan, pelapisan chrome, atau pengerjaan finishing lainnya sebelum ditaruh dalam gudang persediaan sebagai produk yang siap jual.
Pertemuan 7
143
GAMBAR R 12.7 Aruss informasi dalam sebu uah proses akunting a biaaya Gaambar 12.7 memperlihhatkan bahw wa biaya $ 100 yang ddibutuhkan pada proses 1 dan d kemudiian dipindahhkan kedalaam proses 2. 2 Pada prosses 2 diperlukan tambahan biaya $ 1225, dan biaaya $ 125 ditambah d deengan pinddahan $ 100 0 lalu dipindahkkan ke dalam proses 3. 3 Menggun nakan sistem m ini dimuungkinkan untuk u menetukann biaya seecara akuraat dari setiaap proses setiap unitt produksi yang dihasilkann. Total biaaya setiap produk p jadii bias dihituung. Contooh, jika 150 0 unit produk mulai m prosess dan disellesaikan deengan total biaya $ 300 sebagaiimana dalam gam mbar 12.7, dengan perrhitungan sederhana bahwa b biayaa rata-rata setiap s unit adalaah $ 2. Sisstem inform masi akuntaansi biaya melayani dua d tujuan utama, perrtama adalah kenndali biaya,, yang keduua adalah un ntuk menem mpatkan nilaai dari perssedian barang jaddi atau setenngah jadi. Data D yang sama dengann yang diprroses oleh sistem informasi akuntansi juga diprosses oleh sistem pertannggung jaw waban akun ntansi. Transaksi akuntansii terdiri dari: (1) saat diam man bahann mentah dan pasokan(supply) dikeeluarkan darri bagian peersedian dann digunakann dalam pro oduksi n pemindahaan barang);; (2) biaya upah (transaksi dicatat dallam daftar permintaan buruh yanng diguanakkan dalam produksi disetiap d prooses (ditujuukkan oleh kartu daftar haddir pegawaii); dan (3) pemindahaan pprodukk dari satu proses ke proes berikutnyaa atau baggian perseddiaan (dicaatat dalam tanda pem mindahan). Data transaksi ini i dimasukkkan kedalaam sistem komputer k unntuk menam mbah record d baik pada sisteem informaasi pertangggung jawaaban akunttansi maupun pada sistem s informasi akuntansi biaya. b
an 7 Pertemua
144
PROSES AKUNTA ANSI Pem mbuatan reccord dan pemrosesan p data transsaksi akuntaansi terdirii atas beberapa tahapan t sebbagai berikuut: 1.
Menncatat semuua rincian daalam sebuah h jurnal, ataau buku penncatatan perrtama (boook of originaal entry)
2.
“Possting” transaksi dalam suatu akun pada buku besar tambbahan (sunsiidiary ledgger). “Melaakukan posting” berarrti memindaahkan atauu “memasuk kkan” sejumlah uang transaksi. t
3.
Postting semua buku besarr tambah keedalam sebuuah buku beesar umum, yang manna dalam siistem manuual bagian ini merupaakan satu bbuku besar yang menncatat setiapp buku bessar tambahaan sebagai suatu akuun dalam seebuah bukuu. Jurrnal meruppakan dasaar untuk peengontrolann masing-m masing tran nsaksi
didalam perusahaan p d dengan mennjamin, missalkan, bahw wa semuanyya data tran nsaksi telah dicaatat sebelum mnya; jika ada data transaksi yangterlewa y atkan atau tidak diproses secara s benaar, maka rincian lengk kapnya dappat dilihat ddi dalam ju urnal. Jurnal jugga memberiikan data yang y bergu una untuk manajer. m Buuku besar umum u adalah daasar untuk penyiapan p l laporan ringkas sepertti neraca peendapat (in ncome statement)) dan neracaa keuangan (balance sh heet).
GAMBAR R 12.8 Perbbandingan antara a proses berkompputer dan noon komputeer dan terminaloggi untuk traansaksi penjjualan Gaambar 12.88 memperlihhatkan hub bungan antaara proses akuntansi yang dijelaskann dalm term minalogi akkuntansi daan proses saama yang ddijelaskan dalam d terminaloggi pemroseesan data. Gambar 12 2.8 menunjjukkan bahhwa proses data
an 7 Pertemua
145
manual dalam d prosses data berkompute b er adalah anologis. memperlihhatkan
keegiatan
peemrosesan
data
yanng
Gambar 12.9
berhubbungan
deengan
komputeriisasi sistem masukan pesanan p pen njualan (com mputerized ssales order entry system) dalam d gambbar 12.8. Simbol S yan ng digunakaan dalam ffile-file terrsebut adalah sym mbol standaar untuk sisttem yang mengggunak m an file pita magnetik.
G GAMBAR 12.9 Pemroosesan transsaksi penju ualan berkoomputer
m g jumlah dolar Daalam pemrrosesan traansaksi, komputer menghitung penjualan dan besar pajak penjjualan, men nempatkan informasi ddalam suatu u file utama. Deemikian akkan terbentuuk satu fille utama baru yang aakan berisi data sebelumnyya dan datta yang beerhubungan n dengantraansaksi saaat ini. Tran nsaksi penjualan boleh di proses p dalam m tumpukaan (batches)), yang muungkin dilak kukan diakhir jaam kerja disetiap hari atau mungkiin hanya sekkali semingggu. SISTEM M BUKU BE ESAR UM MUM Gam mbar 12.3 memperlihat m tkan struktu ur pengkodeean akundaari diagram akun yang diseederhanakann. Gambar 12.10 mem mperagakan akun utam ma dalam sistem buku besaar umum beerdasaratas diagram ak kun yang diperlihatkan d n dalam gaambar 12.3. suaatu sistem buku b besar terdiri atass file buku besar umum m, diperlih hatkan
an 7 Pertemua
146
ditengah-ttengah
gam mbar
12.110.
Contoh h
sederhaana
pada
gambar
12.10
menggambbarkan beberapa hal teentang operrasi suatu sistem s bukuu besar, perrtama, akun terteentu dalam m buku besaar umum mauoun m buuku besar taambahan adalah a besifat “siinambung”((kontinu). Kedua K , tottal dari nerraca awal ddan neraca akhir akun bukuu besar tam mbahan secaara berurutaan harus sam ma dengan neraca awaal dan keseimbanngan
akhhir
dalam m
akun
buku
besar
uumum
(n neraca
awal,$50+ +$90+$20=$$160; neracca akhir, $9 90+$120+$225+$235). K Ketiga, han nyalah sejumlah netto n trankssaksi untuk setiap perio ode dari setiiap pelanggaan
BAR 12.10 Sistem S buku u besar dan n buku besaar tambahan yang utam ma GAMB Yang dipiindahkan keedalam bukuu besar umu um, yaitu dipindahkan d dalam satu u total jumlah selluruh kegiattan pelangggan selama periode p ($400+$30+$5= =$75).
an 7 Pertemua
147
GAMBA AR 12.11 In nteraksi anaatara buku besar denggan buku beesar tambahan Dalaam kebanyaakan sistem m informasii, file-file utama u bias diproses secara s terpisah guna g mendaapatkan infoormasi yang g dibutuhkaan bagi tujuuan tertentu u. Hal ini digambbarkan 12.10. File peramalann penjualann terpisah tersusun dari d data teersbut kemu udian diproses dengan d mennggunakan program p perramalan yanng terdiri attas program m rutin peramalann seperti anlaisis a keccenderungaan, algoritm ma statisticc, dan berrbagai instruksi untuk u menghhasilkan lapporan.
GAMBA AR 12.12 Peenagambila an data darri file utamaa penjualan n Penyusunan anggaran dilakukan d dalam d strukktur pertannggung jaw waban formasi akunntansi, yangg mana sem mua biaya daan penghasilan dihubun ngkan sistem info dengan seebuah pusatt pertangguung jawaban n. Data dikkumpulkan dalam file buku besar tam mbahan, dim mana dari sini data panggil p bilaa dibutuhkaan untuk sistem informasi akuntansi pertanggun p g jawaban. Biaya dan penghasilaan harus di kode an 7 Pertemua
148
dengan noomor akun buku besarr umum maaupun nom mor unit orgganisasi. Gaambar 12.13 meenggambarkkan proses ini, laporran yang dihasilkan d diperlihatkaan di gambar 122.6. Proogram-proggram ini juga j meng galokasikann biaya daari departm mentdepartemeen sarana peendukung(uutility) dan pelayanan p (sservice), sepperti departtemen perawatann,
ke
deppartemen-deepartemen lainnya.
Program
ini
melak kukan
pemeliharraan (housee keeping) seperti meenghitung depresiasi d dari pabrik k dan peralatan, melkukan penilain atas a berbag gai jenis peersediaan, ddan menenttukan biaya overrhead produuksi sehinggga dapat diaalokasikan ke k setiap unit produk.
G Gambar 12.13 Pengolaahan data untuk u sebuaah sistem inf nformasi untuk taanggung ja awab akuntaansi M INFORM MASI PEL LAPORAN KEUANGA AN SISTEM Di antara a lporaan ke luar tersebut, yang y terpennting adalahh laporan neraca n keuangan serabaguna(general-pperpose financial stattement), yaang mencan ngkup neraca keuunagan, nerraca pendappatan,dan bebagai b nerraca lainnyaa. Diagram akun merupakann dasar daari sistem informasi i yang y menghhasilkan laaporan keuaangan terbuak inni, yang memenuhi m k kebututhan para pemeegang saham m dan berrbagai kelompokk lainnya. Lapooran keunaggan untuk komisi k bursaa saham dann untuk pem mbayran pajjak di berbagai kota, k daerahh, Negara bagian, b dan n federal, teermasuk paajak pendap patan, serta pajakk property termasuk t yaang kini sud dah mulai diikomputerissasikan.
an 7 Pertemua
149
SISTEM M PEMASU UKAN ORD DER PENJ JUALAN: BASIS P PENUMPUKAN (BATCH)) Duaa pendekataan umum yang y paling banyak diiguanakan ddalam pero osesan data adalaah penumpuuka(batch)ddan pemroseesan “on-linne”. Sistem order penjualan adalah sistem inform masi yang paaling menak kutkan. Seaacra langsunng ataupun tidak order pejuualan memuutakhirkan (up ( deates) file penjuaalan dala buuku besar utama u maupun tambahan, file pelannggan, perrsediaan baarang jadi,, termasuk k file pengambillan pemessanan (backk order). Sisstem pemassukan orderr penjualan n juga memberikkan informaasi bagi sisstem pembeelian, sistem m kredit peelanggan, sistem s peramalann penjualann, dan sisstem riset pemasarann.Sistem ppemasuak order penjualan meliputi dan d berinteeraksi dengan bagian penting daari seluruh funsi informasi dan tidak dapat d diidenntifikasi seaacar terpsiahh, hanya sattu bidang fu ungisi organisasii saja.
Gambar 12.14 seebuah sistem m pemasukaan penjualaan secara kreddit yang dio olah secaraa batch
an 7 Pertemua
150
Demikian sistem pengolahan data denagn cara batch lebih sederhana dan lebih murah dibandingkan dengan sistem on-line, sistem real-time, sebagaimana yang akan dijelaskan kemudian. Disamping itu, pemrosesan data transaksi denagn cara batch memugkinkan dilaksanakannya pengendalian, seperti record perhitungan, sehingga terjaga terhadap ketidakakuratan atau kesalahan transaksi
SISTEM PEMASUKAN ORDER PENJUALAN, REAL-TIM Asumsikan bahwa order pelanggan lewat telepon dan wiraniaga yang menerima order tersebut langsung mencatatkan data transaksi pada terminal, seperti terlihat dalam gambar. Dengan dikontrol oleh program komputer untuk pemasukan order penjualan, hal-hal berikut merupakan urutan yang lazim terjadi untuk setiap transaksi: 1.
Wiraniaga
memberitahu
komputer
tentang
sifat
transaksi
dengan
memasukkan kode identifikasi transaksi sebagai transaksi kredit; hal ini kemudian mengaktifkan program komputer pemasukkan order penjualan. Nomor pelanggan dan nomor jumlah pesanan kemudian dimasukkan. 2.
Program komputer akan memeriksa akun pelanggan dalam file pelanggan untuk “mensasihkan” nomor tersebut ( meyakinkan bahwa kredit bagi pelanggan bersangkutan masih ada sesuai dengan nomor tersebut ) serta unutk mengetahui berapa tambahan kredit yang dapat diberikan pada pelanggan tersebut; status kredit pelanggan yang telah yang telah dimutakhirkan akan terdapat pada akun pelanggan tersebut. Jika tidak dapat diberikan kredit lebih lanjut, komputer memberitahukan wiraniaga dan transaksi kredit dibatalkan.
3.
Nomor produk dari pesanan tersebut diperiksa kebenarannya dalam file persediaan, dan jumlah persediaan dalam file tersebut dicocokkan dengan jumlah order yang diminta. Jika tidak mecukupi, program memeriksa file pembelian untuk menentukan kapan pengiriman sisa pesanan dapat dilakukan, dan memberitahukan informasi ini pada wiraniaga untuk menerima perintah selanjutnya. Sistem memberitahukan informasi ini pada terminal wiraniaga yang kemudian berkonsultasi dengan pelanggan, dan kemudian diputuskan apakah pesanan dibatalkan, atau jumlahnya dikurangi
Pertemuan 7
151
sesuai dengan yang tersedia dan sisa pemesanan dikirim kemudian, sesuai dengan kehendak pelanggan. 4.
Program komputer kemudian mencari informasi harga produk dan diskon dari file daftar harga dan (jika ada) inforamsi diskon untuk “pelanggan tetap” dari file pelanggan tersebut. Harga tersebut, berikut pajak, dihitung oleh komputer.
5.
Perincian transaksi, termasuk rincian biaya, terlihat pada tayangan ( display ) di terminal wiraniaga sehingga dapat diberitahukan pada pelanggan. Perubahan order oleh pelanggan dimasukkan langsung dalam komputer. Jika transaksi disetujui pelanggan, maka wiraniaga memberitahu komputer.
6.
Sebuah faktur kemudian dicetak oleh printer pada terminal pelanggan atau pada pusat percetakan untuk kemudian dikirimkan.
7.
Pada printer dilokasi gudang barang, sistem komputer menyiapkan berbagai dokumen pengiriman, dan merupakan kewenangan personil pengiriman untuk memilih, mengemas, dan mengirimkan barang yang dipesan. Satu salinan dokumen yang dikenal dengan “bon pengiriman” dimasukkan dan dikirim bersama pesanan.
8.
Record produk dalam file persediaan kemudian disesuaikan karena adanya penurunan persediaan yang diakibatkan oleh penjualan.
9.
Pada akun pelanggan ditambahkan perincian transaksi, dan dibuat neraca baru di mana di dalamnya dihitung dan dituliskan akun tersevut.
10.
Rekaman setiap barang dalam file penjualan ditambahkan dengan rincian transaksi tersebut. Penambahan ini mencakup semua rincian untuk analisis penjualan yang didasarkan atas jenis pelanggan dan lokasi maupun faktorfaktor lainnya. Daftar transaksi terpisah yang merekam semua rincian transaksi kedalam satu file transaksi (tidak diperlihatkan) dapat juga dilakukan untuk keperluan kontrol dan salinan (back-up)
Setiap laporan yang dipelihatkan dapat dihasilkan pada lokasi manapun yang diinginkan. Biasanya laporan penolakan kredit, jawaban pertanyaan, dan laporan kesalahan ditampilkan atau dicetak pada terminal dimana transaksi dimasukan. Laporan dapat juga ditampilkan bila keadaan interm digunakan untuk
Pertemuan 7
152
otomatis algoritma program, seperti bila jumlah barang yang tersedia dibawah jumlah tertentu sehingga diperlukan penambahan stok (re-order). Dengan menggunakan rumus (economic order quantity EOQ) program komputer dapat menghitung jumlah re-order yang direkomendasikan, dan direkomendasikan pembeli berikut nama penjual dan riwayat pelayananannya dikirm ke departemen pembelian. Untuk laporan kategori 4, laporan berkala yang diperlihatkan dapat dipersiapkan dengan sistem penumpukan (batch) maupun OLRT. Karena OLRT dipertahankan dalam status terbarunya, sistem OLRT tidak memerlukan pemrosesan akhir periode dan laporan berkala biasanya sapat diselesaikan lebih cepat dibanding dengan sistem penumpukan (batch). Sistem OLRT merupakan faktor utama untuk memecahkan cengkraman siklus pelaporan, serta tentang bagaimana organisasi seharusnya dikelola. Keuntungan dari sistem OLRT yang paling utama adalah pemrosesan segala aspek transaksi dengan segera dan terus-menerus hingga dihasilkan file-file data terbaru. Sistem pemasukan pesanan penjualan di suatu organisasi dapat menggunakan pendekatan batch yang akan menimbulkan keterlambatan dalam beberapa hal, atau OLRT yang memberikan waktu pemrosesan data yang cepat tetapi lebih mahal. Untuk itu, suatu organisasi dengan sistem informasi yang canggih menggabungkan sistem OLRT dengan sistem penumpukan (batch). Pembelian paket program yang tersedia dipasaran dapat mengurangi biaya kesulitan implementasi sistem akuntansi berkomputer Sebenarnya sistem informasi akuntansi merupakan sistem informasi fungsional utama dalam setiap organisasi. Juga merupakan pemasok sistem informasi: sebagian besar informasinya digunakan oleh sistem informasi fungsional lainnya. Dua klasifikasi sistem informasi akuntansi umum adalah sistem informasi eksterm dan interm.Laporan ekterm tertentu harus menyesuaikan diri dengan prinsip-prinsip akuntansi yang lazim. Laporan interm tidak perlu menyesuaikan dengan prinsip-prinsip ini, akan tetapi faktor biaya dan faktorfaktor lain seringkali mencegah suatu organisasi untuk mengembangkan sistem informasi tambahan yang cocok dengan keperluan manajemen.
Pertemuan 7
