SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIMPAN PINJAM KOPERASI BANK SUMSEL BABEL Juwita Eka Putri Salimin Bahar Jurusan Sistem Informasi STMIK PalComTech Palembang Abstrak Koperasi Cermat Bank Sumsel adalah salah satu instansi dalam sebuah perusahaan milik Negara yaitu PT Bank Pembangunan Daerah Sumatera Selatan atau yang lebih dikenal dengan Bank Sumsel Babel yang bergerak di bidang pelayanan simpan pinjam bagi karyawan dan masyarakat serta kegiatan usaha lainnya yang bertujuan untuk meningkatkan kemajuan Koperasi Bank Sumsel Babel. Dalam melakukan kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan pengolahan data simpan pinjam yang digunakan pada Koperasi Cermat belum maksimal, dikarenakan maish menggunakan proses yang sederhana yang dilakukan terintegrasi dengan baik. Untuk mengatasi permasalahan tersebut diperlukan suatu system yang terkomputerisasi. Sistem yang dihasilkan adalah Sistem Akutansi Simpan Pinjam pada Koperasi Bank Sumsel Babel. Sistem ini dapat memberikan manfaat bagi perusahaan. Seperti laporan daftar anggota, laporan data simpanan, laporan data pinjaman, laporan nagusran dan jurnal penerimaan dan pengeluaran kas pada Koperasi Bank Sumsel Babel. Dalam hal ini, penulis akan menggunakan Bahasa pemograman Delphi 2007 dan Database Sql server 2008. Dengan adanya system ini diharapkan dapat menghasilkan informasi yang berguna oleh berbagai pihak terkait. Kata kunci : Aplikasi, Pengolahan Data, Simpan Pinjam, Borland Delphi, SQL Server
PENDAHULUAN Koperasi merupakan suatu badan usaha yang beranggotakan orang-seorang atau badan hukum koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasar atas asas kekeluargaan. Koperasi Bank Sumsel Babel merupakan koperasi yang didirikan oleh Bapak Junaidi Azhari sebagai pendiri dan H. Zulkifli Sitompul sebagai notaries. Koperasi Bank Sumsel Babel berdiri pada pada tanggal 17 November 2008 yang berdasarkan Akta Pendirian Koperasi Cermat Bank Sumsel Babel , pada waktu itu anggotanya terdiri dari para pegawai Bank Sumsel Babel. Koperasi Cermat Bank Sumsel Babel adalah salah satu dalam instansi dalam sebuah perusahaan milik Negara yaitu PT Bank Pembangunan Daerah Sumatera Selatan atau yang lebih dikenal dengan Bank Sumsel Babel yang bergerak dibidang pelayanan simpan pinjam bagi karyawan dan masyarakat serta kegiatan usaha lainnya yang bertujuan untuk meningkatkan kemajuan koperasi dan Bank Sumsel Babel. Data penyimpanan pada Koperasi Bank Sumsel Babel dapat dilihat pada tabel 1.1. Tabel 1.1 Simpanan Tahun 2011 TAHUN 2011 No Simpanan Oktober November Desember 1 Pokok Rp 66.533.333 Rp 67.134.565 Rp 68.445.323 2 Wajib Rp 42.286.250 Rp 42.784.440 Rp 43.311.300 3 Sukarela Rp 20.010.882 Rp 20.845.890 Rp 21.050.450 Sumber : Koperasi Bank Sumsel Babel
1
Berdasarkan tabel 1.1 diatas maka terlihat adanya kenaikan simpanan yang ada pada Koperasi Bank Sumsel Babel pada tahun 2011, Sedangkan data peminjaman dapat dilihat pada Tabel 1.2 Tabel 1.2 Pinjaman Tahun 2011 Tahun 2011 No Nama Oktober November Desember 1 PINJAMAN Rp 741.273.530 Rp 753.645.799 Rp 821.235.122 Sumber : Koperasi Bank Sumsel Babel Berdasarkan tabel 1.2 diatas maka terlihat adanya kenaikan pinjaman yang ada pada Koperasi Bank Sumsel Babel pada tahun 2011 Pembukuan yang dilakukan pada Koperasi Bank Sumsel biasanya menggunakan lembaran form yang kemudian dicatat kembali kedalam Buku Besar untuk data harian dan untuk data bulanan dan tahunan menggunakan Microsoft Excel 2007, namun hasilnya belum optimal. Pengelolaan transaksi yang terkomputerisasi sangat bermanfaat bagi unit usaha simpan pinjam karena terdapat transaksi yang rutin terjadi atau berulang- ulang. Hal ini dapat dilihat dengan adanya simpanan wajib yang dilakukan sebulan sekali ataupun dengan adanya angsuran pinjaman dari anggota yang memerlukan ketelitian dalam pencatatannya. Disamping itu unit usaha simpan pinjam ini mempunyai peranan penting dalam pengambilan keputusan yang dilakukan pengurus koperasi karena jumlah simpanan yang dimiliki oleh koperasi selain untuk melayani pemberian pinjaman kredit bagi anggotanya juga berfungsi untuk modal bagi koperasi dalam mengembangkan usaha yang dimiliki oleh koperasi. Koperasi Bank Sumsel Babel melakukan pengolahan data belum cukup baik, maka bagian pencatatan data simpan pinjam sering mengalami kesulitan dalam penelusuran data, perawatan data dan pemberian data yang tidak terinput, sering terjadi kesalahan laporan karena hanya di copy-paste, kehilangan data, penelusuran data yang tidak optimal dan tidak efisien, serta kecepatan mengakses data yang sudah diolah sebagai bagaian dari pengawasan serta pelaporan kepada pimpinan yang masih memerlukan waktu panjang. LANDASAN TEORI
Simpanan Simpan adalah suatu proses perjanjian untuk mengolah aset seseorang diaman pihak pengelola akan memberikan sejumlah return kepada pemilik asset Pinjaman Pinjaman adalah suatu perjanjihan orang yang meminjam dengan badan atau yang memebri pinjaman dengan persyaratan yang harus dipenuhi oleh peminjam. Menurut Kasmir (2008:286), pinjaman adalah proses memberikan sejumlah uang yang akan dikembalikan berdasar atas ketentuan yang telah ditetapkan. Delphi Menurut Wahana Komputer (2006:20), Delphi adalah bahasa pemrograman yang memiliki keunggulan pada kecepatan eksekusi dan kompilasi, mudah untuk melihat letak kesalahan (error) program, serta langsung menuju letak kesalahan dan memperbaiki kesalahan tersebut, tampilan visual menarik, dan dilengkapi kemampuan akses ke basis data. SQL Server 2008
2
Menurut Wahana Komputer (2011:23), SQL adalah sebuah konsep pengoperasian basis data, terutama untuk pemilihan atau seleksi dan pemasukan data, yang memungkinkan pengoperasian data dikerjakan dengan mudah secara otomatis. METODE PENELITIAN Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian dilakukan di Koperasi Bank Sumsel Babel, yang terletak beralamat di Jalan Jendral Sudirman No.49 Kota Palembang. Teknik Pengumpulan Data Teknik yang digunakan oleh penulis untuk mengumpulkan data dalam melakukan penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Wawancara Wawancara adalah teknik pengumpulan data yang dilakukan untuk mendapat informasi secara langsung dengan mengungkapkan pertanyaan-pertanyaan pada responden. Dalam hal ini penulis melakukan wawancara dengan karyawan koperasi Bank Sumsel Babel. 2. Dokumentasi Dokumentasi merupakan data yang diperoleh dari file-file yang telah diinput oleh registrasi. Teknik Pengembangan Sistem Pengembangan sistem merupakan penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki yang telah ada. Penulis menggunakan model waterfall untuk teknik pengembangan sistem dalam membangun Sistem Informasi simpan pinjam pada Koperasi Bak Sumsel Babel yaitu sebagai berikut: 1. Analisa dan Definisi Kebutuhan (Requirement Analysis and Definition) Dalam tahapan ini dilakukan pengumpulan data dan informasi melalui metode wawancara dan dokumentasi form-form dan laporan, serta data-data yang berkaitan. Wawancara dilakukan dengan pengguna untuk mendeskripsikan sistem yang berjalan, permasalahan dan kendala yang dihadapi dan kebutuhan-kebutuhan seperti apa yang diperlukan pengguna, melakukan analisa terhadap sistem yang berjalan, serta memberikan rekomendasi mengenai cara untuk memperbaiki, meningkatkan ataupun menggantinya dengan sistem yang baru bila perlu. 2. Desain Sistem dan Perangkat Lunak (Software Design and System) Tahapan ini menentukan bentuk dari sistem yang akan dibuat sesuai dengan kebutuhan pengguna yang telah dianalisis terlebih dahulu dengan cara merancang prosedur baru yang diusulkan, mendeskripsikan dan menentukan kebutuhan fungsional, merancang diagram DFD dan ERD, membuat desain basis data, serta merancang desain input dan output dari perangkat lunak yang diusulkan. 3. Implementasi dan Pengujian Unit (Implementation and Unit Testing) Tujuan tahap ini adalah untuk menghasilkan unit program yang dapat dieksekusi dan valid dengan cara menerjemahkan desain ke dalam bentuk kode program (coding) yang dapat dieksekusi dan dimengerti oleh mesin. Kemudian dilakukan pengujian tiap-tiap program atau unit program, serta memperbaiki kesalahan-kesalahan yang terjadi sehingga program dapat dieksekusi dan valid. 4. Integrasi dan Pengujian Sistem (Integration and System Testing) Unit program diintegrasikan dan diuji menjadi sistem yang lengkap untuk meyakinkan bahwa persyaratan perangkat lunak telah dipenuhi. 5. Operasional dan Pemeliharaan (Operation and Maintenance)
3
Pemeliharaan mencakup koreksi dari beberapa kesalahan yang tidak ditemukan pada tahapan sebelumnya, perbaikan atas implementasi unit sistem dan pengembangan pelayanan sistem, sementara persyaratan-persyaratan baru ditambahkan. Dalam penelitian ini penulis tidak menyertakan tahapan operasional dan pemeliharaan ini. Kegiatan operasional dan pemeliharaan akan dilakukan oleh pengguna.
HASIL DAN PEMBAHASAN Analisa dan Definisi Kebutuhan Analisa Kelemahan Sistem Dari hasil analisa yang dilakukan terhadap prosedur yang berjalan, dapat dinyatakan permasalahan yang dihadapi pihak Koperasi Bank Sumsel Babel sebagai berikut: 1. Pekerjaan yang dilakukan tidak efektif dan efisien, dikarenakan karyawan harus melakukan pekerjaan ekstra dengan prosedur pencatatan di Buku Besar untuk data harian, dan penginputan data ke komputer untuk pembuatan laporan. Lalu kesulitan dalam pendistribusian data dan perubahan data dilakukan secara manual. 2. Penyimpanan data kurang terorganisir dan terstruktur dengan baik yang menyebabkan kesulitan dalam pencarian data dan pembuatan laporan. 3. Laporan-laporan yang tidak efektif, akurat dan relevan, karena sering terjadi kesalahan pada informasi persediaan, tidak terdapat tanda bukti. 4. Keamanan data tidak terjamin karena sangat mudah orang/pihak yang tidak mempunyai kepentingan mengakses data. Definisi Kebutuhan Sebelum mendefinisikan kebutuhan dari pengguna, terlebih dahulu harus dilakukan studi kelayakan, pendefinisian mengenai prosedur yang sedang berjalan, serta permasalahan dan kendala yang dihadapi, tujuan pembangunan perangkat lunak yang dibuat benar-benar sesuai dengan apa yang diinginkan oleh pengguna dan dapat menjadi alternatif yang tepat untuk permasalahan dan kendala yang dihadapi. Analisa Kebutuhan Perangkat Keras Semua unit komputer yang ada dilengkapi dengan perangkat keras (hardware) yang baik, seperti processor menggunakan Pentium Dual-Core, Memori RAM berkisar 2 GB, VGA Nvdia Geforce 1 GB, kapasitas penyimpanan data (hardisk) 500GB, serta DVD Room/RW untuk proses install. Komponen perangkat keras (hardware) tersebut juga didukung printer, serta monitor 17”. Analisa Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat lunak yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi simpan pinjam pada koperasi bank sumsel babel adalah sebagai berikut: 1. Sistem Operasi Windows XP 2. Bahasa Pemrograman Borland Delphi 2007 yang digunakan untuk merancang aplikasi 3. SQL Server 2008 sebagai media penyimpanan data (database) Desain Sistem dan Perangkat Lunak Dalam proses merancang perangkat lunak, penulis menggunakan model proses, yaitu DFD (Data Flow Diagram) yang terdiri dari diagram konteks, diagram level 0 dan diagram level 1, serta model data, yaitu ERD (Entity Relationship Diagram), sebagai alat pengembangan sistem berdasarkan pada data-data yang didapat dan siapa saja yang akan
4
menggunakannya (user). Diagram Konteks Berdasarkan data yang didapat, yaitu data-data mengenai siapa saja yang akan menggunakan perangkat lunak yang akan dirancang, biasa disebut entitas, dibuatlah suatu diagram alir data (data flow diagram) yang akan menjadi dasar perancangan sistem. Adapun gambaran aliran data digambarkan dalam bentuk diagram konteks, level 0, dan level 1. Diagram konteks digunakan untuk menggambarkan hubungan antara entitas luar, masukan dan keluaran sistem, seperti tampak pada gambar 1
Gambar 1. Diagram Konteks Diagram Level 0 Diagram level 0 adalah diagram yang menunjukan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem. Dimana proses dibagan berjenjang yang berhubungan dengan pembuatan laporan kepada Pimpinan, diagram ini dapat dilihat pada gambar 2 dibawah ini:
5
kartu_anggota
Data_anggota Anggota
1.0 P Proses Data_anggota
Data_anggota
Anggota
Data_anggota
Data_simpanan
2.0 P Proses Data_simpanan
Data_simpanan
Simpanan
Data_anggota
Data_simpananwajib
3.0P Proses Data_simpananwajib simpananwajib Data_simpanan wajib
Data_simpanan Daftar_anggota Data_pinjaman Data_pencairanpinjaman Bendahara
4.0 P Proses Data_pencairan pinjaman Data_anggota
Data_pecairanpinjaman Pencairan pinjaman
Data_anggota Daftar_pinjaman
Data_pinjaman
5.0 P Proses Data_pinjaman
Data_pinjaman Pinjaman
Data_anggota Data_angsuran
6.0 P Proses Data_angsuran
Data_angsuran
Angsuran
Daftar_angsuran
Data SHU Data SHU
7.0 P Proses Data_SHU
Data SHU
SHU
Laporan_data_SHU Laporan_data_simpanan Laporan_data_anggota
Laporan Pimpinan
8.0 Laporan
Lapporan Simpanan Wajib Laporan_data_pencairan_pinjaman Laporan_data_pinjaman Laporan_data_angsuran
Gambar 2. Diagram Level 0 Diagram Level 1 Diagram level 1 diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level ini menunjukan proses-proses internal yang menyusun setiap proses-proses utama level 0. Diagram ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini:
6
Gambar 3. Diagram Level 1 (Laporan) Entity Relationship Diagram (ERD) Berikut ini adalah gambar entity relationship diagram yang merupakan komponenkomponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut diagram yang menggambarkan hubungan antara entitas dan atribut penghubungnya.
Gambar 5. Entity Relationship Diagram (ERD)
7
Implementasi Sistem Sistem Informasi Akuntasi Simpan Pinjam dilengkapi oleh beberapa form agar dapat digunakan oleh pengguna untuk membantu proses pengolahan data simpan pinjam. Adapun form-form tersebut sebagai berikut. Tabel 1. Hasil Implementasi Simpan Pinjam LOGIN DAN MENU UTAMA (Form) 1. Login 2. Menu Utama
1. Data Anggota
INPUT (Form) 2. Data Simpanan
3. Data Pinjaman
4. Data Angsuran
8
5. Data Simpanan Wajib
6. Data SHU
1. Lap Data Anggota
OUTPUT (Laporan dan Tanda Bukti) 2. Lap. Data Simpanan
3. Lap. Data Pinjaman
4. Lap. Simpanan Wajib
5. Lap. Data SHU
6 . Lap. Data pencairan Pinjaman1
9
13. Kartu anggota
Pembahasan Permasalahan dan kendala yang terjadi pada Koperasi Bank Sumsel Babel, khususnya dalam proses pengolahan data simpan pinjam meliputi kesulitan yang terjadi dalam mendapatkan informasi yang cepat tepat, pencairan data dan perubahan data tertentu membuat pekerjaan menjadi tidak efektif dan efisien, kesalahan dalam data simpanan dan data pinjaman menyebabkan informasi yang dihasilkan menjadi tidak akurat. Lalu tidak terdapat tanda bukti penerimaan simpanan dan tanda bukti pinjaman yang menyebabkan keakyratan data tidak terjamin. Perusahaan belum mempunyai pengendalian Pinjaman sehingga proses pinjaman tidak efektif. Serta kemudahan dalam mengakses data membuat keamanan data tidak terjamin. untuk mengatasi masalah yang terjadi maka memerlukan suatu “ Sistem Informasi Akuntasi Simpan Pinjam pada Koperasi Bank Sumsel Babel “ , yang terdiri dari data induk berupa data anggota, jenis simpanan dan jenis pinjaman. Administrasi berupa file data simpanan, data pinjaman dan pemcairan pinjaman. Kemudian file bendahara berupa file data simpanan wajib, data angsuran dan data SHU. Sedangkan laporan berupa laporan data anggota, laporan data simpanan, laporan data pinjaman, laporan data pencairan pinjaman, laporan data simpanan wajib, laporan data SHU yang dibangun dengan menggunakan bahasa Pemograman Borland Delphi 2007 dan SQL server 2008. PENUTUP Berdasarkan pembahasan sebelumnya, dapat diuraikan simpulan yaitu pada Koperasi Bank Sumsel Babel menghadapi masalah dan kendala dalam proses pencarian dan perubahan data, kesulitan dalam mendapatkan informasi yang cepat dan tepat. Lamanya penyetoran simpanan dan pinjaman serta angsuran. Penginputan data masih menggunakan buku besar, serta sistem keamanan data yang yang tidak terjamin. oleh karena itu, penulis membuat suatu Sistem Infromasi Akutansi Simpan Pinjam pada Koperasi Bank Sumsel Babel menggunakan Borland Delphi 2007 dan Sql Server 2008. Sistem yang telah dibuat diharapkan dapat membantu pengolahan data simpan pinjam pada Koperasi Bank Sumsel Babel, sehingga menghasilkan informasi yang diinginkan secara cepat dan tepat dibandingkan dengan
10
penggunaan sistem yang lama, serta menghasilkan laporan yang berguna bagi proses kerja pada Koperasi Bank Sumsel Babel. DAFTAR PUSTAKA Komputer, Tim Wahana. 2006. Pemrograman Web. Andi Offset : Semarang. Komputer, Tim Wahana. 2011. SQL Server 2008 Express. Andi Offset : Semarang. Kasmir. 2008. Sistem Informasi Akutansi. UPP STM YKPN : Yogyakarta.
11
