SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN
(STUDI KASUS DI PERUSAHAAN WINNER TEXTILE DENPASAR)
Oleh: Retno Gusni Widiawati G06499019
DEPARTEMEN ILMU KOMPUTER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2005
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN
(STUDI KASUS DI PERUSAHAAN WINNER TEXTILE DENPASAR)
Skripsi sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Sarjana Komputer pada Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam Institut Pertanian Bogor
Oleh :
Retno Gusni Widiawati G06499019
DEPARTEMEN ILMU KOMPUTER FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2005
RIWAYAT HIDUP Penulis dilahirkan di Bangkalan pada tanggal 18 September 1980. Orang tua penulis adalah Ayah Dewangga Hartanto dan Ibu Ernawati (Almh). Penulis merupakan putri pertama dari empat bersaudara. Tahun 1999 penulis lulus dari SMU Negeri 2 Denpasar dan pada tahun yang sama lulus seleksi masuk IPB melalui jalur Undangan Seleksi Masuk IPB. Penulis memilih Program Studi Ilmu Komputer, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam. Selama mengikuti perkuliahan, penulis mengajar privat dan pernah mengikuti Praktek Kerja di Center For International Forestry Research (CIFOR) di bagian System Information Group.
Judul
: SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN
Nama NIM
: Retno Gusni Widiawati : G06499019
(STUDI KASUS DI PERUSAHAAN WINNER TEXTILE DENPASAR)
Menyetujui,
Pembimbing I
Pembimbing II
Ir. Meuthia Rachmaniah, M.Sc NIP. 131 414 854
Hari Agung, S.Kom NIP. 132 311 918
Mengetahui, Dekan Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam
Dr. Ir. Yonny Koesmaryono, MS NIP. 131 473 999
Tanggal Lulus :
ABSTRAK RETNO GUSNI W. Sistem Informasi Akuntansi Persediaan (Studi Kasus di Perusahaan Winner Textile Denpasar). Inventory Information System (Case Study In Winner Textile Company Denpasar). Dibimbing oleh MEUTHIA RACHMANIAH dan HARI AGUNG. Peranan Teknologi Informasi (TI) dalam berbagai aspek kehidupan semakin dirasakan manfaatnya. Salah satunya adalah dalam bidang ekonomi bisnis yang salah satunya meliputi akuntansi. Dalam bidang akuntansi terutama akuntansi persediaan sangat dibutuhkan suatu pencatatan untuk transaksi berhubungan dengan barang persediaan. Karena pencatatan transaksi barang yang tidak rapi dan tidak terkontrol akan mengakibatkan kerugian bagi pihak perusahaan. Pencatatan transaksi barang ini juga dapat digunakan oleh perusahaan untuk informasi dan pengendalian persediaannya. Oleh karena itu maka perlu dikembangkan suatu sistem untuk membantu masalah perusahaan dalam hal pencatatan persediaan. Dalam penelitian ini dikembangkan sebuah sistem informasi akuntansi persediaan dengan metode Siklus Hidup Sistem (System Life Cycle/SLC) untuk pencatatan transaksi persediaan. Data yang digunakan berasal dari Perusahaan Winner Textile Denpasar. Sistem akan digunakan untuk menyimpan data barang, supplier, customer dan semua surat-surat transaksi barang dari perusahaan Winner Textile (Wintex) Denpasar. Sistem ini dikembangkan juga atas user requirement perusahaan Wintex. Sistem ini terdiri dari Form master barang, master supplier, master customer, purchase order, penerimaan barang, retur pembelian, faktur penjualan, retur penjualan, saldo awal, laporan pembelian berdasarkan supplier, laporan pembelian per periode, laporan penjualan berdasarkan customer, laporan penjualan per periode, laporan kartu stock, laporan persediaan akhir dan laporan limit stock. Semua form yang ada dapat dicetak sebagai informasi bagi perusahaan dan juga sebagai catatan pengendalian persediaan, sehingga membantu perusahaan meningkatkan kinerjanya untuk mencapai tujuan umum yaitu mendapatkan untung (laba). Terhadap sistem ini telah dilakukan pengujian menggunakan metode Black Box, dengan hasil bahwa sistem telah berjalan baik sehingga sistem ini dapat digunakan untuk keperluan perusahaan Wintex khususnya dalam pencatatan transaksi persediaannya. Sistem ini masih dapat dikembangkan lebih lanjut sesuai dengan perkembangan kebutuhan perusahaan nantinya.
PRAKATA Puji Syukur Penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Kasih atas segala karunia-Nya sehingga karya ilmiah ini berhasil diselesaikan. Tema yang dipilih ini ialah sistem informasi, dengan judul Sistem Informasi Akuntansi Persediaan (Studi Kasus di Perusahaan Winner Textile Denpasar). Pada kesempatan ini, penulis mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu terutama kepada : 1. Para dosen pembimbing; Ibu Meuthia Rachmaniah dan Bapak Hari Agung atas segala bimbingan, arahan, bantuan, saran serta nasehat yang telah diberikan selama ini. 2. Papi, Mami (Alm) dan adik-adikku tersayang di rumah (Denpasar) atas doa, semangat, kasih sayang dan dukungannya 3. Andy, sahabat specialku atas doa, dukungan dan kasih sayang yang diberikan selama ini 4. Ci Celli, Ko Oke, Ci Vin2, Diana, Yudhi dan Samuel sahabatku semua, atas doa, semangat, bantuan, kasih sayang dan kebersamaan selama ini 5. Keluarga besarku di Jakarta Kota dan Om Harsono (Denpasar) atas dukungan doa dan semangatnya 6. Om Sie Yung sekeluarga dan Januar, atas dukungan dan segala bantuannya 7. Yantep, Uus Kecil, Rakhmat, Fajar’38, teman seperjuangan atas bantuan dan semangatnya 8. Teman-teman Ilkomerz 36 dan Ilkomerz 37 atas bantuan dan dukungannya 9. Teman-teman FA atas dukungan doa dan semangatnya 10. Seluruh Staf Pengajar dan Staf karyawan di Departemen Ilmu Komputer atas bantuannya Semoga karya ilmiah ini dapat bermanfaat.
Bogor, September 2005 Retno Gusni W
DAFTAR ISI Halaman PENDAHULUAN Latar belakang ................................................................................................................................... 1 Tujuan penelitian............................................................................................................................... 1 Ruang Lingkup Penelitian ................................................................................................................. 1 Manfaat Penelitian............................................................................................................................. 1 TINJAUAN PUSTAKA Siklus Hidup Sistem .......................................................................................................................... 2 Sistem Manajemen Basis Data .......................................................................................................... 2 Normalisasi Data ............................................................................................................................... 2 Query................................................................................................................................................. 2 Sistem Informasi Berbasis Komputer................................................................................................ 3 Persediaan (Inventory)....................................................................................................................... 3 Manajemen Persediaan...................................................................................................................... 3 Sistem Pencatatan Persediaan............................................................................................................ 3 Pengendalian Persediaan ................................................................................................................... 3 Sistem Informasi Akuntansi .............................................................................................................. 4 Sistem Akuntansi Persediaan ............................................................................................................ 4 METODE PENELITIAN Bahan Percobaan ............................................................................................................................... 4 Kerangka Pemikiran Operasional...................................................................................................... 4 Metode Siklus Hidup Sistem ............................................................................................................. 4 1. Fase Perencanaan..................................................................................................................... 4 2. Fase Analisis ............................................................................................................................ 5 3. Fase Perancangan..................................................................................................................... 5 4. Fase Implementasi ................................................................................................................... 5 5. Fase Penggunaan...................................................................................................................... 5 HASIL DAN PEMBAHASAN 1. Fase Perencanaan .......................................................................................................................... 5 2. Fase Analisis................................................................................................................................. 6 3. Fase Perancangan ......................................................................................................................... 7 4. Fase Implementasi...................................................................................................................... 11 5. Fase Penggunaan ........................................................................................................................ 11 KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan...................................................................................................................................... 12 Saran................................................................................................................................................ 12 DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................................................... 12 LAMPIRAN......................................................................................................................................... 14
DAFTAR TABEL Halaman Tabel 1 Kebutuhan Fungsional .............................................................................................................. 7 Tabel 2 Karakteristik pengguna SIAP.................................................................................................... 7 Tabel 3 Hubungan antara nama entitas/ relationship dengan nama relasi dan nama tabel ..................... 8 Tabel 4 Perancangan Form SIAP ........................................................................................................... 9
DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran 1. Business Process Diagram ............................................................................................... 14 Lampiran 2. Bagan Alir (Flowchart) Sistem Informasi Akuntansi Persediaan ................................... 17 Lampiran 3. DFD Level 0 (Diagram Konteks) .................................................................................... 18 Lampiran 4. DFD Level 1 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan..................................................... 20 Lampiran 5. DFD Level 2 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan..................................................... 21 Lampiran 6. Entity Relationship Diagram (ER-D)............................................................................... 22 Lampiran 7. Model Relasional ............................................................................................................. 23 Lampiran 8. Hubungan antar tabel Sistem Informasi Akuntansi Persediaan ....................................... 24 Lampiran 9. Daftar Tabel-tabel dalam Basis Data Sistem Informasi Akuntansi Persediaan ............... 25 Lampiran 10. Tampilan Menu Utama Password .................................................................................. 31 Lampiran 11. Tampilan Menu Pilihan ................................................................................................. 32 Lampiran 12. Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Master Barang........................................................ 34 Lampiran 13. Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Master Supplier...................................................... 34 Lampiran 14. Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Master Customer.................................................... 35 Lampiran 15. Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Transaksi Purchase Order ...................................... 36 Lampiran 16. Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Transaksi Penerimaan Barang ............................... 37 Lampiran 17. Tampilan Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Transaksi Retur Pembelian.................... 38 Lampiran 18. Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Transaksi Faktur Penjualan.................................... 38 Lampiran 19. Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Transaksi Retur Penjualan ..................................... 39 Lampiran 20. Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Saldo Awal ............................................................ 39 Lampiran 21. Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Laporan Pembelian berdasarkan Supplier.............. 40 Lampiran 22. Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Laporan Pembelian Per Periode............................. 40 Lampiran 23. Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Laporan Penjualan berdasarkan Customer............. 41 Lampiran 24. Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Laporan Penjualan Per Periode.............................. 41 Lampiran 25. Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Laporan Kartu Stock.............................................. 42 Lampiran 26. Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Laporan Persediaan Akhir .................................... 42 Lampiran 27. Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Laporan Limit Stock .............................................. 43 Lampiran 28. Daftar Hasil Pengujian pada Sistem .............................................................................. 43
1
PENDAHULUAN Latar belakang Winner Textile merupakan salah satu pemasok textil bagi perusahaan garmen yang ada di Denpasar Bali, yang melayani secara wholesale dan retail. Sebagai salah satu pemasok yang cukup penting dalam melayani permintaan garmen-garmen yang ada di Denpasar, maka Wintex harus tetap mempertahankan eksistensi usahanya antara lain menjaga kelangsungan produksi, standarisasi mutu dan minimisasi biaya. Wintex sebagai pemasok di sini adalah sebagai perusahaan trading yang tidak memproduksi barang, tetapi menyediakan stock barang bekerja sama dengan supplier lain. Salah satu aspek dalam manajemen produksi yang mempunyai arti penting adalah fungsi pengadaan. Fungsi pengadaan ini berhubungan langsung dengan persediaan. Persediaan sangat penting bagi perusahaan karena persediaan yang berlebihan mengakibatkan biaya penyimpanan terlalu tinggi dan mempengaruhi laba. Persediaan yang terlalu sedikit dapat menyebabkan pemesanan ulang terlalu sering sehingga biaya pengadaan persediaan kembali dan biaya produksi terlalu tinggi. Hal ini mengakibatkan resiko kehilangan penjualan yang berpengaruh terhadap laba perusahaan. Manajemen Wintex yang berhubungan dengan stock belum tersusun dengan rapi, suratsurat untuk mencatat tranksaksi yang berhubungan dengan stock masih kurang, seperti Wintex tidak mempunyai surat retur pembelian, surat retur penjualan atau faktur penjualan. Wintex dalam mengatur surat-surat ini masih kurang baik. Oleh karena itu Wintex membutuhkan adanya aplikasi sistem komputer yang membantu manajemen produksinya untuk persediaan barang (stock) kainnya, yang nantinya berguna untuk meningkatkan efektivitas kerjanya dan meningkatkan efisiensi kerjanya yaitu Wintex tidak perlu menghabiskan banyak waktu dalam mengolah data stocknya. Sistem Informasi Akuntansi Persediaan ini hanya akan digunakan dalam satu komputer yang dipakai secara bersama, oleh karena transaksi yang terjadi di Wintex tidak banyak dalam satu harinya dan jarak tempat setiap bagian ke tempat komputer sistem yang disediakan tidak jauh. Bagian perusahaan Wintex yang terlibat dalam aliran sistem ini adalah direktur operasional, kasir, bagian pembelian dan bagian gudang, semuanya saling bekerja sama.
Tujuan penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk merancang dan membangun sistem informasi akuntansi persediaan, membantu manajemen Wintex berhubungan dengan dokumentasi stocknya. Sehingga Wintex memiliki form khusus untuk setiap surat-surat berhubungan dengan transaksi yang mempengaruhi stocknya, seperti surat purchase order, surat penerimaan barang, dan surat retur pembelian. Ruang Lingkup Penelitian Penelitian ini dilakukan terbatas pada lingkungan perusahaan Wintex dalam hal data inventorynya yaitu data stock bermacam-macam jenis kain sebagai aset yang utama. Data yang dianalisis adalah data yang berhubungan dengan stock perusahaan Wintex yaitu bulan Juli 2002 sampai Juli 2004. Data stock Wintex terdiri dari data jenis-jenis kain, data supplier, data harga setiap jenis kain, data customer, dan laporan persediaan Wintex. Dalam penelitian ini, sistem yang akan dikembangkan hanya menangani aliran transaksi yang mempengaruhi persediaan barang dalam perusahaan Wintex yaitu pembelian dan penjualan. Transaksi yang berhubungan dengan aliran keuangan tidak termasuk dalam sistem. Perangkat lunak yang digunakan dalam pengembangan sistem ini adalah Microsoft Visual Foxpro. Penggunaan perangkat lunak ini juga sebagai user requirement, permintaan pengguna karena sistem ini nantinya akan diintegrasikan dengan sistem keuangan Wintex yang telah menggunakan Visual FoxPro. Seperti telah disebutkan dalam latar belakang bahwa Sistem Informasi Akuntansi Persediaan ini akan digunakan bersama oleh beberapa pihak perusahaan dalam satu komputer saja, stand alone. Alasannya adalah karena transaksi yang terjadi dalam perusahaan Wintex dalam satu harinya tidak banyak. Manfaat Penelitian Diharapkan dengan adanya sistem informasi akuntansi persediaan ini, perusahaan Wintex manajemen stocknya lebih tersusun rapi, terutama dalam hal dokumentasi surat-surat yang berhubungan dengan aliran persediaan Wintex. Sehingga perusahaan Wintex memperoleh keuntungan yang lebih besar, karena persediaannya lebih terkontrol rapi.
2
TINJAUAN PUSTAKA Siklus Hidup Sistem Siklus hidup sistem juga dapat diartikan sebagai aplikasi dari pendekatan sistem dalam pengembangan dan pengunaan sistem berbasis komputer (Mcleod, 2001). Dalam membangun sistem, metode studi yang digunakan adalah Siklus Hidup Sistem (The System Life Cycle/SLC) yaitu suatu metodologi yang polanya dipengaruhi oleh kebutuhan pengembangan sistem yang cepat (Rapid Application Development/RAD) dengan sedikit usaha manusia (McLeod, 2001). Siklus hidup sistem ini terdiri dari lima fase yakni fase perencanaan, fase analisis, fase desain, fase implementasi dan fase penggunaan yang akan diuraikan lebih lanjut sebagai berikut: 1. Fase Perencanaan. Fase perencanaan dimulai dengan definisi masalah dan dilanjutkan dengan identifikasi tujuan dan kendala sistem. 2. Fase Analisis. Setelah perencanaan diselesaikan serta mekanisme kontrol diterapkan, langkah selanjutnya adalah melakukan analisis terhadap sistem yang sudah ada. Analisis sistem adalah studi terhadap sistem yang sudah ada dengan tujuan untuk digunakan dalam mendesain sistem baru atau pengembangan sistem. 3. Fase Desain. Desain sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem yang baru. Pada sistem berbasis komputer, desain dilengkapi dengan spesifikasi tipe-tipe peralatan yang akan digunakan. 4. Fase Implementasi. Pada tahapan ini, desain baru berbentuk grafik atau deskripsi naratif, yaitu berbentuk hardcopy atau tersimpan dalam komputer. 5. Fase Penggunaan. User menggunakan sistem untuk mencapai tujuan seperti yang telah ditetapkan pada fase perencanaan. Sistem Manajemen Basis Data Sistem manajemen basis data adalah sebuah aplikasi yang paling kompleks, menyimpan dan mengambil informasi secara fisik dari basis data dan mengelola semua informasi di dalam basis data (Mcleod, 2001). Manajemen data ini menyangkut unsur definisi struktur informasi penyimpanan data dan ketersediaan mekanisme untuk memanipulasi informasi. Sistem manajemen basis data juga mampu membatasi spesifikasi pemakai dan membatasi sumber daya database yang diakses oleh pemakai.
Normalisasi Data Normalisasi data adalah suatu proses untuk optimasi desain tabel pada basis data relasional (McFadden & Hoffer, 1994). Normalisasi diperlukan untuk : 1. Minimisasi redundansi data 2. Minimisasi anomali pada operasi data 3. Mempererat keterikatan antar atribut atau kelompok atribut dalam tabeltabel basis data relasional Proses normalisasi adalah konversi basis data menjadi bentuk normal yang telah ditetapkan, antara lain : 1. First Normal Form(1-NF). Relasi yang dihasilkan grup yang tidak berulang. 2. Second Normal Form (2-NF). Jika dan hanya jika memenuhi 1-NF dan semua atribut bukan primary key harus tergantung secara fungsional pada semua atribut primary key. 3. Third Normal Form (3-NF). Jika dan hanya jika memenuhi 2-NF dan tidak ada ketergantungan fungsional antara dua atau lebih atribut bukan kunci. 4. Fourth Normal Form (4-NF). Apabila setiap determinan adalah candidate key dan tidak mengandung multivalued dependencies. 5. Fifth Normal Form (5-NF). Apabila sudah memenuhi bentuk 4-NF dan tidak memiliki join dependencies. Query Query merupakan pernyataan untuk mengambil informasi (McFadden & Hoffer, 1994). Salah satu bahasa query yang paling sering digunakan adalah SQL yang merupakan kepanjangan dari Structured Query Language. Tujuan SQL adalah untuk membangun bahasa yang bukan didasari dari bahasa pemrograman manapun, tetapi dapat digunakan di dalam setiap bahasa pemrograman sebagai cara untuk memperbaharui informasi dalam suatu basis data. Struktur dasar dari ekspresi SQL terdiri dari tiga buah operator, yaitu : 1. Operator Select mewakili operasi proyeksi yang digunakan untuk memilih atribut hasil yang diinginkan dalam query. 2. Operator From mewakili operasi pengaksesan relasi yang akan diperlukan dalam query. 3. Operator Where mewakili operasi seleksi kondisi yang harus dipenuhi dalam query.
3
Sistem Informasi Berbasis Komputer Sistem adalah suatu integrasi elemenelemen yang semuanya bekerja menuju satu tujuan. Semua sistem meliputi tiga elemen utama yaitu input, transformasi, output. Informasi adalah data yang telah diproses atau data yang memiliki arti (McLeod, 2001). Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang (Davis, 1993). Agar informasi dapat berguna dalam sebuah pengambilan keputusan maka informasi harus memiliki syarat-syarat sebagai berikut : 1. Informasi harus akurat, berarti informasi harus lengkap dan mengandung kebenaran, serta keamanannya terjamin. 2. Tepat waktu, berarti informasi yang telah diterima oleh user tidak boleh terlambat, karena informasi menjadi tidak berguna bila telah usang. Informasi juga merupakan dasar dalam pengambilan keputusan apabila pengambilan keputusan terlambat maka dapat berdampak fatal bagi perusahaan. 3. Relevan, berarti informasi harus memiliki hubungan dengan persoalan yang dihadapi. Bila informasi tersebut tidak memiliki hubungan dengan persoalan yang dihadapi maka informasi tersebut tidak berguna. Sistem informasi adalah kumpulan dari komponen-komponen yang berhubungan dengan fungsinya untuk mengumpulkan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengawasan pada suatu organisasi (Laudon, 1994). Sistem informasi manajemen adalah sistem pengolahan informasi yang menerapkan komputerkomputer untuk menyajikan informasi bagi manajemen dan pengambilan keputusan (Davis, 1993). Persediaan (Inventory) Inventory adalah persediaan (stock) dari item yang memberikan kontribusi terhadap output organisasi. Inventory dapat berupa barang atau jasa. Setiap persediaan berada di antara dua kegiatan atau proses, yaitu proses penawaran dan proses permintaan (Zipkin, 1995). Proses penawaran berhubungan dengan produksi, transportasi dan kegiatan lain yang menambah jumlah persediaan, sedangkan proses permintaan menggambarkan berbagai kegiatan yang memanfaatkan dan mengurangi jumlah persediaan.
Manajemen Persediaan Manajemen persediaan berusaha mencapai keseimbangan antara kekurangan dan kelebihan persediaan dalam suatu periode perencanaan yang mengandung resiko dan ketidakpastian. Manajemen persediaan melibatkan sejumlah kegiatan koordinasi antara persediaan dan produksi serta kegiatan konsumsi pada sejumlah tahapan proses dan lokasi yang berhubungan (Viale, 2000). Tujuan dari manajemen persediaan adalah menyelesaikan sasaran yang berpotensi untuk : 1. memaksimalkan pelayanan pada pelanggan 2. memaksimalkan efisiensi pembelian dan produksi 3. meminimalkan investasi stock 4. memaksimalkan profit Sistem Pencatatan Persediaan Pada umumnya, setiap perusahaan akan selalu memperhatikan sistem pencatatan mengenai persediaannya karena pencatatan terhadap persediaan mempunyai peranan yang cukup penting dalam menyokong pelaksanaan operasi perusahaan seperti yang diinginkan. Ada dua sistem pencatatan persediaan yang umum dikenal dalam menentukan jumlah persediaan pada akhir suatu periode yaitu dengan: 1. Periodik sistem, yaitu setiap akhir periode dilakukan perhitungan secara fisik dalam menentukan jumlah persediaan akhir. 2. Perspektual sistem yaitu dalam hal ini dibina catatan administrasi persediaan. Setiap mutasi dari persediaan sebagai akibat dari pembelian ataupun penjualan dicatat atau dilihat kartu administrasi persediaannya. Bila metode ini yang dipakai, maka perhitungan secara fisik hanya dilakukan paling tidak setahun sekali yang biasa dilakukan untuk keperluan counter checking antara jumlah persediaan menurut fisik dengan menurut catatan dalam kartu administrasi persediaan. Dengan diterapkannya sistem pencatatan terhadap persediaan, diharapkan akan diperoleh data dan informasi yang dapat dipercaya, berguna bagi pimpinan dalam mengadakan analisa-analisa terhadap jumlah persediaan yang dimiliki perusahaan. Pengendalian Persediaan Pengendalian persediaan adalah semua metode dan tindakan yang dilaksanakan untuk mengamankan persediaan sejak mendatangkannya, menerima, menyimpan dan pengeluarannya baik fisik maupun
4
kualitas dan pencatatannya termasuk penentuan dan pengaturan jumlah persediaan (La Midjan, 1995). Pengendalian untuk melindungi persediaan melibatkan pembentukan dan penggunaan tenaga keamanan untuk mencegah kerusakan persediaan atau pencurian oleh karyawan (Niswonger, 1999). Perhitungan fisik persediaan sangat penting juga sebagai salah satu pengendalian persediaan yang cukup penting dalam setiap perusahaan. Karena kondisi barang yang kemungkinan mengalami kerusakan dalam penyimpanan atau juga karena kemungkinan terjadinya pencurian terhadap barang yang disimpan di gudang, maka secara periodik catatan persediaan harus dicocokkan dengan persediaan yang secara fisik ada di gudang. Sistem Informasi Akuntansi Sistem akuntansi pada dasarnya adalah suatu tata cara kerja dengan menggunakan berbagai fomulir dan catatan serta laporan untuk menghasilkan informasi yang diperlukan oleh pihak perusahaan itu sendiri maupun pihak luar yang mempunyai hubungan transaksi dengan perusahaan itu. Sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis (Mulyadi, 2001). Sistem akuntansi yang andal harus mampu menghasilkan informasi yang diperlukan oleh manajemen untuk melaksanakan tugas-tugas manajerialnya, yaitu : tepat pada waktunya, relevan dengan kebutuhan, teliti dan benar, menjamin terselenggaranya suatu mekanisme pengendalian intern, serta dengan biaya yang murah atau sepadan dengan manfaat informasi yang dihasilkan. Sistem Akuntansi Persediaan Sistem akuntansi persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang. Sistem ini berkaitan erat dengan sistem penjualan, sistem retur penjualan, sistem pembelian, dan sistem retur pembelian (Mulyadi, 2001). METODE PENELITIAN Bahan Percobaan Data penelitian yang dipakai dalam membuat sistem informasi inventory ini adalah data stock barang perusahaan Wintex dari Juli 2002 sampai Juli 2004, yang meliputi data
jenis-jenis kain, data supplier, data harga setiap jenis kain, data customer, laporan pembelian barang, laporan per bulan retur penjualan dan laporan per bulan retur pembelian. Kerangka Pemikiran Operasional Setiap kebijakan yang diambil oleh perusahaan selalu mengacu pada tujuan yang ingin diperolehnya. Tujuan utama perusahaan antara lain untuk memaksimalkan keuntungan dan menjaga kelangsungan hidup usahanya. Perusahaan akan berusaha mencapai tujuannya dengan menerapkan serangkaian kebijakan tertentu yang terintegrasi satu dengan lainnya sehingga dapat mempertahankan keberadaannya dalam pasar. Strategi dalam aspek produksi yang dilakukan perusahaan untuk mempertahankan keberadaannya dalam pasar antara lain dengan menjaga kontinuitas produksinya serta melakukan inovasi berkelanjutan. Persediaan merupakan salah satu aspek yang mempunyai peranan penting bagi perusahaan karena persediaan sangat berpengaruh terhadap usaha perusahaan dalam mempertahankan kontinuitas produksinya. Agar pengolahan persediaan dapat lebih efektif, dibutuhkan suatu sistem akuntansi yang merupakan suatu alat administratif yang memberikan pedoman mengenai tata kerja dan prosedur atau sebagai pedoman pokok pelaksanaan kegiatan perusahaan dan menyajikan bentuk-bentuk formulir-formulir yang diperlukan di dalam melaksanakan segala kegiatan dan transaksi-transaksi perusahaan serta memberikan bahan pertimbangan untuk menentukan langkah-langkah selanjutnya bagi pimpinan. Peranan sistem akuntansi dalam suatu perusahaan dapat membantu terlaksananya fungsi-fungsi manajemen seperti perencanaan dan pengendalian, sehingga tujuan umum perusahaan yaitu mendapat laba tercapai. Begitu pula dengan sistem akuntansi persediaan akan membantu manajemen dalam mengelola persediaan sehingga proses produksi dapat dilaksanakan dengan lancar. Metode Siklus Hidup Sistem SLC terbagi atas lima fase, empat fase pertama ialah fase pengembangan (System Development Life Cycle/SDLC) dan fase terakhir adalah fase penggunaan. 1.
Fase Perencanaan Fase perencanaan dimulai dengan identifikasi permasalahan, alternatif solusi yang ada, menentukan tujuan sistem, dan mengidentifikasikan kendala-kendala sistem.
5
Permasalahan yang terjadi adalah data persediaan yang sangat banyak, sehingga pencatatan dan analisis pengadaan persediaan secara manual banyak menghabiskan waktu. Diharapkan dengan sistem yang akan dikembangkan ini, dapat menghasilkan output yang cepat dan efisien, berupa informasi semua transaksi yang berhubungan dengan persediaan. 2.
Fase Analisis Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbarui. Karena sistem yang dibuat merupakan sistem yang baru dibangun, maka penelitian atas sistem yang telah ada tidak dilakukan. Sedangkan fase analisis itu sendiri meliputi : a. Deskripsi kebutuhan informasi bagi pengguna (output). b. Deskripsi kebutuhan data bagi sistem (input), pemodelan kebutuhan fungsional yang meliputi bagan alir (flow chart), Data Flow Diagram (DFD) Level 0 (diagram konteks), DFD level 1 dan DFD level 2. 3.
Fase Perancangan Perancangan sistem merupakan tahapan kebutuhan yang telah didefinisikan pada tahap analisis kebutuhan lalu diterjemahkan ke model presentasi sistem. Fase perancangan menspesifikasikan bagaimana sistem dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi para pengguna. Fase ini meliputi perancangan basis data, perancangan input dan perancangan antarmuka pemakai. Spesifikasi ini digunakan sebagai dasar pengembangan perangkat lunak, akuisisi perangkat keras, pengujian sistem dan aktivitas lainnya pada fase implementasi. 4.
Fase Implementasi Fase implementasi merupakan fase pembuatan perangkat lunak, tahap transformasi perancangan menjadi instruksi-instruksi yang dapat dimengerti oleh mesin. Selain itu, fase ini juga mencakup akuisisi perangkat lunak dan perangkat keras yang akan digunakan. Sistem yang akan dibangun diimplementasikan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual FoxPro 8.0 yang berorientasi pada basis data. 5.
Fase Penggunaan Fase penggunaan merupakan tahap untuk memastikan sistem berjalan sebagaimana mestinya yang kemudian akan diterapkan kepada pengguna serta dilakukan pemeliharaan agar sistem dapat digunakan dengan baik.
Metode pengujian yang dilakukan adalah dengan menggunakan metode black box. Metode pengujian black box ini berkaitan dengan pengujian yang dilakukan pada interface perangkat lunak. Meskipun didesain untuk mengungkap kesalahan, pengujian black Box digunakan untuk memperlihatkan bahwa fungsifungsi perangkat lunak adalah operasional; bahwa input diterima dengan baik dan output dihasilkan dengan tepat, dan integritas informasi eksternal (seperti file data) dipelihara (Pressman, 2001). HASIL DAN PEMBAHASAN Sesuai dengan metode penelitian yang digunakan yaitu Siklus Hidup Sistem, maka hasil dan pembahasan dapat diuraikan sebagai berikut: 1. Fase Perencanaan 1.1 Permasalahan dan alternatif solusi Permasalahan yang selama ini terjadi di Wintex adalah pembuatan surat-surat atau dokumentasi yang berhubungan dengan transaksi aliran barang Wintex masih belum tersusun rapi, masih dibuat dengan Microsoft Word dan Microsoft Excel saja. Jadi tidak memiliki form khusus ataupun sistem khusus untuk mencatat atau membuat surat-suratnya. Pembuatan laporan penjualan, pembelian ataupun yang lain hanya dengan menggunakan Microsoft Excel, hal ini sangat tidak efisien karena menghabiskan banyak waktu. 1.2 Tujuan dan Kendala Sistem Sistem Informasi Persediaan adalah sistem informasi yang baru dikembangkan. Sistem ini ditujukan untuk digunakan dalam mengatasi masalah Wintex dalam pencatatan persediaan barangnya. Sistem ini digunakan untuk melakukan pengolahan data persediaan barang yang jumlahnya banyak secara cepat dan rapi. Data persediaan barang yang digunakan berasal dari Wintex Denpasar. Data ini merupakan hasil pencatatan setiap transaksi yang berhubungan dengan persediaan barang meliputi penjualan, purchase order (PO), penerimaan barang, retur penjualan dan retur pembelian. 1.3 Deskripsi Umum Sistem Gambaran singkat tentang sistem yang dibuat adalah sebagai berikut pengguna akan memasukkan data-data yang berhubungan
6
dengan stock ke dalam sistem, data akan diolah dan hasilnya akan ditampilkan melalui layar dan dapat dicetak. Selain itu, data yang dimasukkan oleh user akan disimpan ke dalam basis data. Gambaran tentang sistem dapat dilihat pada Gambar 1 di bawah ini.
Gambar 1 Deskripsi Umum Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Bagian-bagian yang terlibat dalam sistem kerja: 1. Direktur Operasional selaku Supervisor 2. Chief Accounting/Kasir 3. Bagian Gudang 4. Bagian Pembelian Bussines Process sistem ini adalah sebagai berikut : 1. Transaksi pembelian barang ke supplier Kasir melihat daftar stock barang pada laporan persediaan akhir, apabila barang masih ada maka tidak melakukan pembelian. Tetapi bila stock barang kosong maka kasir meminta bagian gudang memeriksa ulang berdasarkan kartu stock. Jika barang benar kosong, maka bagian gudang mengirimkan informasi dan meminta bagian pembelian membuat surat pesanan pembelian yang diketahui oleh kasir. Surat pesanan pembelian kepada supplier, yang dibuat oleh bagian pembelian ini mendapatkan persetujuan dari kasir, dan direktur operasional. Kemudian barang yang datang dari supplier, diterima oleh kasir dan diperiksa oleh bagian gudang berdasarkan PO. Pada proses penerimaan dan pemeriksaan barang, jika ada barang yang tidak sesuai, maka bagian gudang bekerja sama dengan bagian pembelian untuk membuat retur pembelian yang disetujui kasir. Jika barang yang diterima tidak ada masalah, maka bagian pembelian akan membuat surat penerimaan barang pembelian berdasarkan purchase order dan faktur dari supplier, yang disetujui kasir. Surat purchase order dan surat penerimaan barang pembelian ini kemudian disimpan, sampai pembuatan laporan pembelian dan
2.
3.
laporan stock oleh bagian pembelian dan bagian gudang disetujui kasir yang nantinya akan diserahkan kepada direktur operasional. Transaksi penjualan langsung Customer membeli barang dengan menelepon atau datang langsung melalui kasir. Setelah menerima order dari customer, kasir akan melihat persediaan barang berdasarkan laporan persediaan akhir. Jika stock ada maka kasir langsung meminta bagian gudang menyiapkan barang dan kasir membuatkan faktur penjualan untuk customer. Jika stock kosong maka kasir akan menginformasikan kepada customer bahwa barang kosong. Transaksi penjualan dengan pemesanan Kasir menerima PO dari customer melalui fax atau melalui telepon. Kalau PO customer melalui fax maka PO inilah yang disimpan sebagai memo pemesanan. Tetapi jika melalui telepon maka kasir akan mencatat barang pesanan dalam sebuah memo saja. Ketika PO customer telah diterima maka kasir akan meminta bagian gudang untuk memeriksa stock barang. Jika stock barang ada maka barang akan dikirim sesuai waktu yang diminta oleh customer, kasir membuatkan faktur penjualan. Tetapi jika barang kosong maka kasir akan melakukan koordinasi dengan customer dan supplier. Jika koordinasi dengan supplier dan customer berhasil, maka kasir akan memberitahukan kepada bagian pembelian untuk melakukan pesanan pembelian, membuat PO kepada supplier dengan barang sesuai permintaan customer. Jika terdapat masalah terhadap barang yang dikirim ke customer dengan faktur penjualan, dan customer melakukan pengembalian barang, maka kasir akan membuatkan retur penjualan. Faktur penjualan dan retur penjualan ini akan disimpan sampai dibuatnya laporan penjualan yang dilaporkan kepada direktur operasional. Gambaran tentang busines process ini dapat dilihat pada Lampiran 1.
2. Fase Analisis 2.1 Identifikasi Kebutuhan Informasi Output (Pengguna) Pada tahap analisis pengguna, disimpulkan bahwa sistem yang dirancang terutama ditujukan untuk memudahkan pengguna dalam pemasukan data, pemeliharaan data, kecepatan dan ketepatan dalam mendapatkan hasil
7
pengolahan data, serta kemudahan pembuatan laporan. 2.2 Indentifikasi (Sistem)
Kebutuhan
Data
dalam
b.
Input
a.
Deskripsi Kebutuhan Fungsional Deskripsi kebutuhan fungsional merupakan kebutuhan-kebutuhan yang berkaitan dengan proses pengolahan atau transformasi data. Tabel kebutuhan fungsional (KF) dapat dilihat pada Tabel 1 dibawah ini : Tabel 1 Kebutuhan Fungsional Kode KF-1 KF-2 KF-3 KF-4 KF-5 KF-6 KF-7
KF-8 KF-9 KF-10 KF-11 KF-12 KF-13 KF-14 KF-15 KF-16
Deskripsi Melihat, memasukkan, mengedit, menghapus, dan mencetak data master barang. Melihat, memasukkan, mengedit, menghapus, dan mencetak data master supplier Melihat, memasukkan, mengedit, menghapus, dan mencetak data master customer. Melihat, memasukkan, mengedit, menghapus, dan mencetak data transaksi purchase order. Melihat, memasukkan, mengedit, menghapus, dan mencetak data transaksi penerimaan barang. Melihat, memasukkan, mengedit, menghapus, dan mencetak data transaksi retur pembelian. Melihat, memasukkan, mengedit, menghapus, dan mencetak data transaksi faktur penjualan. Melihat, memasukkan, mengedit, menghapus, dan mencetak data transaksi retur penjualan. Melihat dan memasukkan stock awal pada stock awal Mencetak laporan pembelian berdasarkan supplier Mencetak laporan pembelian per periode Mencetak laporan penjualan berdasarkan customer Mencetak laporan penjualan per periode Mencetak laporan kartu stock Mencetak laporan persediaan akhir Mencetak laporan limit stock
Karakteristik Pengguna Karakteristik pengguna adalah penggunapengguna yang bertugas dalam pengelolaan sistem. Pengguna SIAP (Sistem Informasi Akuntansi Persediaan) meliputi supervisor, kasir, bagian pembelian dan bagian gudang. Karakteristik pengguna SIAP dapat dilihat pada Tabel 2.
Tabel 2 Karakteristik pengguna SIAP Katagori Pengguna Supervisor (Direktur Operasional)
Hak Akses ke Aplikasi ¬ ¬ ¬ ¬ ¬ ¬ ¬
KF-1, KF-2, KF-3 KF-4, KF-5, KF-6 KF-7, KF-8, KF-9 KF-10, KF-11 KF-12,KF-13 KF-14, KF-15 KF-16
Kasir
¬ KF-3, KF-7, KF-8 ¬ KF-12, KF-13
Bagian Pembelian
¬ KF-2, KF-4, KF-5 ¬ KF-6, KF-10, KF-11
Bagian Gudang
¬ KF-1, KF-9 ¬ KF-14, KF-15, KF-16
c.
Pemodelan fungsional Berdasarkan kebutuhan fungsional dari sistem, maka dapat diketahui dan dibuat flowchart,dan Data Flow Diagram(DFD). DFD yang dihasilkan adalah DFD level 0 diagram konteks, DFD level 1, DFD level 2. Flowchart dapat dilihat pada Lampiran 2. DFD level 0 diagram konteks dapat dilihat pada Lampiran 3, DFD level 1 pada Lampiran 4, dan DFD level 2 dapat dilihat pada Lampiran 5.
3. Fase Perancangan 3.1 Perancangan Basis Data Tahapan mendesain basis data ada 3 yaitu: 1. Desain Konseptual. Perancangan model konseptual merupakan perancangan ditingkat konsep, misalnya : kebutuhan aplikasi, sasaran pengguna dan tujuan pemanfaatan. Hasil dari desain konseptual basis data ini adalah berupa entity relationship diagram (ERD). Entity yang dihasilkan adalah entity barang, customer, supplier, faktur penjualan, retur penjualan, purchase order, penerimaan
8
2.
barang, retur pembelian dan kartu stock. Hubungan antar entity dapat dilihat pada Lampiran 6. Desain Logikal. Memiliki penekanan pada spesifikasi dan elemen-elemen pada database. Desain pada level ini merancang struktur database dan relasi antar tabel. Model database yang digunakan dalam sistem ini adalah model basis data relasional. Database sistem ini disimpan dengan nama Mdata.dbc. Tabel yang ada dalam sistem ini antara lain : 1. Tabel master merupakan tabel yang penting dan terus ada di dalam sistem informasi. Tabel master ini terdiri dari tabel barang, tabel piutang (tabel customer), tabel hutang (tabel supplier) dan tabel kartu. Tabel barang memiliki fields antara lain kode barang, nama barang, warna, limit, dan satuan. Tabel hutang memiliki fields antara lain kode supplier, nama supplier, alamat1, alamat2, kota, telp, fax, dan attn. Tabel piutang memiliki fields kode nama customer, customer, alamat1, alamat2, kota, telp, fax, attn, kode pos dan email. Tabel kartu memiliki fields antara lain kode barang, nama barang, tgl, no, awal, masuk, keluar, akhir, no po, no faktur, harga dan jumlah. 2. Tabel transaksi untuk mencatat semua data hasil transaksi yang terjadi. Tabel ini terdiri dari tabel po, tabel pom (tabel detail po), tabel bpb (tabel penerimaan barang), tabel bpbm (tabel detail penerimaan barang), tabel rb (tabel retur pembelian), tabel rbm (tabel detail retur pembelian), tabel inv (tabel faktur penjualan), tabel invm (tabel detail faktur penjualan), tabel rj (tabel retur penjualan), dan tabel rrm (tabel detail retur penjualan). Tabel po memilki fields antara lain no po, tgl po, kode barang, qty barang, up po, jum po, disc po, dan disc1 po. Tabel pom memiliki fields no po, tgl po, kode supplier, nama supplier, ppn, ppn1, cash dan cash1. Tabel bpb memiliki fields antara lain adalah no bpb, tgl bpb, kode barang, nama barang, no faktur, qty bpb, up bpb dan jum
bpb. Tabel bpbm memiliki fields antara lain no bpb, tgl bpb, no po, no faktur, kode supplier, nama supplier, ppn, ppn1, cash dan cash1. Tabel rb memiliki fields no rb, tgl rb, kode barang, qty rb, up rb dan no faktur. Tabel rbm memiliki fields antara lain no rb, tgl rb, no faktur, kode suplier, nama supplier, ppn, ppn1, disc dan disc1. Tabel inv memiliki fields antara lain no inv, tgl inv, kode barang, qty inv, up inv, disc inv dan disc1 inv. Tabel invm memiliki fields no inv, tgl inv, kode supplier, ppn, ppn1,cash dan cash1. Tabel rj memilki fields antara lain no rj, tgl rj, no inv, kode barang, nama barang, qty rb, up rj dan jum rj. Tabel rrm memiliki fields antara lain no rj, tgl rj, kode customer, nama customer, no inv, ppn, ppn1, cash dan cash1. Model relasional dapat dilihat pada Lampiran 7. Sedangkan hubungan antar tabel dapat dilihat pada Lampiran 8. Hasil dari hubungan antara nama entitas/ relationship dengan nama relasi dan nama tabel dalam perancangan logikal ini dapat dilihat pada Tabel 3. Tabel 3 Hubungan antara nama entitas/ relationship dengan nama relasi dan nama tabel Nama entitas/ Relationship Barang Customer Supplier Purchase order Penerimaan barang Retur pembelian Faktur penjualan Retur penjualan Kartu stock
Nama Relasi Barang Customer Supplier Purchase order dan detail purchase order Penerimaan barang dan detail penerimaan barang Retur pembelian dan detail retur pembelian Faktur penjualan dan detail retur penjualan Retur penjualan dan detail retur penjualan Kartu
Nama Tabel Barang Piutang Hutang Po dan pom Bpb dan bpbm Rb dan rbm Inv dan invm Rj dan rrm Kartu
9
3.
Desain Fisikal. Merupakan level desain perangkat yang akan digunakan baik perangkat keras maupun perangkat lunak. Daftar tabel-tabel basis data Sistem Informasi Akuntansi Persediaan dapat dilihat pada Lampiran 9. Perangkat keras yang digunakan untuk mendukung sistem database ini minimum spesifikasinya adalah : ¬ Prosessor 750 MHz ¬ Memori 128 MB ¬ Harddisk 20 GB ¬ Monitor 14” ¬ Keyboard dan Mouse Perangkat lunak yang digunakan untuk sistem database ini adalah : ¬ Microsoft Windows XP Profesional sebagai sistem operasi ¬ Microsoft Visual FoxPro 8.0 sebagai sistem manajemen basis data dan bahasa pemrograman
1.
2.
3.2 Perancangan Input Input yang dilakukan pada sistem ini adalah menggunakan keyboard dan mouse. Tabel perancangan form untuk Sistem Informasi Akuntansi Persediaan ini dapat dilihat pada Tabel 4. Tabel 4 Perancangan Form SIAP Kode KF KF-1 KF-2 KF-3 KF-4 KF-5 KF-6 KF-7 KF-8 KF-9 KF-10 KF-11 KF-12 KF-13 KF-14 KF-15 KF-16
Perancangan Form Form master barang Form master supplier Form master customer Form purchase order Form penerimaan barang Form retur pembelian Form faktur penjualan Form retur penjualan Form stock awal laporan pembelian Form berdasarkan supplier Form laporan pembelian per periode laporan penjualan Form berdasarkan customer Form laporan penjualan per periode Form laporan kartu stock Form laporan persediaan akhir Form laporan limit stock
Adapun form desain input untuk sistem adalah sebagai berikut :
3.
4.
5.
Form Menu Utama Tampilan awal form utama adalah form Password, yaitu untuk validasi user untuk penggunaan sistem. Di dalam form menu utama ini terdapat pilihan sub input yang terdiri dari master, transaksi, saldo awal, laporan dan selesai. Sub input master terdiri dari master barang, master supplier dan master customer. Sub input transaksi terdiri purchase order, penerimaan barang, retur pembelian, faktur penjualan, dan retur penjualan, sub input saldo awal adalah stock awal. Sub input laporan terdiri dari pembelian berdasarkan supplier, dan pembelian per periode, penjualan berdasarkan customer, penjualan per periode kartu stock, persediaan akhir dan limit stock. Form master barang Form master barang ini adalah form yang digunakan untuk memasukkan data jenis barang milik Wintex, yang mempunyai hak akses hanya bagian gudang dan direktur operasional. Jika bagian gudang Wintex ingin menambah, melihat, mengubah atau menghapus data barang maka dapat dilakukan melalui form master barang ini. Dalam form master barang ini terdapat kode barang, nama barang, warna, limit dan satuan barang. Form master supplier Form master supplier ini adalah form yang digunakan untuk memasukkan data supplier Wintex, oleh bagian pembelian. Jika bagian pembelian Wintex ingin menambah, melihat, mengubah, atau menghapus data supplier maka dapat dilakukan melalui form input master supplier ini. Dalam form master supplier ini terdapat kode supplier, nama supplier, alamat supplier, kode pos, kota, telepon, fax, attention dan email supplier. Form ini dapat juga diakses oleh direktur operasional sebagai informasi. Form master customer Form master customer ini adalah form yang digunakan untuk memasukkan data customer Wintex, oleh bagian kasir. Jika Wintex ingin menambah, melihat, mengubah atau menghapus data customer maka dapat dilakukan melalui form master customer ini. Dalam form master customer ini terdapat kode customer, nama customer, alamat customer, kota customer, telepon, fax dan attention. Form purchase order Form purchase order ini adalah form yang digunakan untuk memasukkan data pesanan
10
6.
7.
8.
pembelian barang ke supplier, oleh bagian pembelian. PO ini digunakan pada saat persediaan barang kosong atau pada saat persediaan sudah mencapai limitnya. Dalam form ini terdapat nomor po, tanggal po, kode supplier, nama supplier, kode barang, nama barang, warna, quantity, satuan, harga beli per satuan, jumlah harga beli barang dan total harga keseluruhan po. Pada form ini terdapat fasilitas tambah, lihat, hapus, koreksi, cetak dan kembali ke menu utama. Form penerimaan barang Form penerimaan barang ini adalah form untuk memasukkan data tentang barang pesanan pembelian/PO yang telah diterima, oleh bagian pembelian. Form penerimaan barang ini pertama digunakan ketika barang pesanan telah diterima dari supplier. Dalam form ini terdapat nomor penerimaan barang, tanggal penerimaan barang, nomor PO, nomor faktur, kode supplier, nama supplier, alamat supplier, kode barang, nama barang, warna, quantity, satuan, harga beli per satuan, jumlah harga beli dan total harga keseluruhan. Pada form ini terdapat fasilitas tambah, lihat, hapus, koreksi, cetak dan kembali ke menu utama. Form retur pembelian Form retur pembelian barang ini adalah form untuk memasukkan data transaksi retur pembelian, oleh bagian pembelian. Form retur pembelian ini digunakan pada saat barang dari supplier ketika diterima dan telah diperiksa, tidak sesuai dengan PO atau ada kerusakan. Dalam form ini terdapat nomor retur pembelian, nomor faktur pembelian, tanggal retur pembelian dilakukan, nama supplier, alamat supplier, kode barang, nama barang, jumlah barang yang diretur, satuan barang, harga beli per satuan sesuai faktur, total harga barang retur keseluruhan. Pada form ini terdapat fasilitas tambah, lihat, koreksi, hapus, cetak dan kembali ke menu utama. Form faktur penjualan Form faktur penjualan ini adalah form untuk memasukkan data transaksi faktur penjualan, oleh bagian kasir. Form ini digunakan ketika barang-barang yang ada, dijual kepada customer. Dalam form ini terdiri dari nomor faktur penjualan, tanggal faktur penjualan, kode customer, nama customer, alamat customer, kode barang, nama barang, warna, jumlah barang, satuan, harga jual per satuan, jumlah harga barang dan total harga keseluruhan dari faktur penjualan. Fasilitas dalam form ini
adalah tambah, lihat, koreksi, hapus, cetak dan kembali ke menu utama. Form ini dapat diakses oleh bagian kasir dan direktur operasional. 9. Form retur penjualan Form retur penjualan ini adalah form untuk memasukkan data transaksi retur penjualan, oleh bagian kasir. Form ini digunakan pada saat customer mengembalikan barang yang telah dibelinya, karena barang tidak sesuai dengan permintaan customer atau ada kerusakan. Dalam form ini terdiri dari nomor retur penjualan, tanggal retur penjualan, nomor faktur penjualan, kode customer, nama customer, alamat customer, kode barang, nama barang, quantity barang yang diretur, satuan, harga jual per satuan sesuai faktur penjualan, total harga barang keseluruhan retur penjualan. Fasilitas yang ada dalam form ini adalah tambah, lihat, koreksi, hapus, cetak dan kembali ke menu utama. Form ini dapat diakses oleh bagian kasir dan direktur operasional. 10. Form stock awal Form stock awal ini adalah untuk menginput quantity awal barang-barang Wintex pada saat sebelum transaksi yang lain mulai berjalan. Input nilai barang dilakukan oleh bagian gudang. Dalam form ini terdapat kode barang, nama barang, warna, satuan, quantity, tanggal input, dan keterangan. Keterangan disini untuk menjelaskan keadaan barang stock yang siap dipasarkan. Quantity adalah jumlah persediaan awal yang siap untuk dipasarkan. Tanggal input adalah tanggal berapa nilai stock terhadap barang dilakukan. Pada form ini terdapat fasilitas tambah, lihat dan kembali ke menu utama. 11. Laporan pembelian berdasarkan supplier Form laporan pembelian berdasarkan supplier ini untuk melihat dan mencetak informasi pembelian berdasarkan supplier, oleh bagian pembelian. Laporan ini sebagai informasi untuk melihat kepada supplier mana Wintex paling sering melakukan transaksi pembelian dan barang-barang apa yang sering dibeli dari supplier. Fasilitas dalam form ini adalah menginput tanggal transaksi pembelian yang akan dilihat dan nama supplier, fasilitas layar&printer serta selesai. 12. Form laporan pembelian per periode Form laporan pembelian per periode memberikan informasi kepada perusahaan, mengenai transaksi pembelian kepada supplier yang telah dilakukan perusahaan dalam waktu tertentu misalnya per tahun,
11
13.
14.
15.
16.
17.
dilakukan oleh bagian pembelian . Fasilitas dalam form ini adalah memasukkan selang waktu informasi yang dibutuhkan, yaitu dari tanggal, bulan, tahun berapa sampai dengan tanggal, bulan, tahun berapa. Form laporan penjualan berdasarkan customer Form laporan penjualan per customer ini untuk melihat dan mencetak informasi penjualan berdasarkan customer, oleh bagian kasir. Laporan ini sebagai informasi untuk melihat customer yang paling sering melakukan transaksi pembelian kepada Wintex dan barang-barang apa yang sering dibeli oleh customer. Fasilitas dalam form ini adalah menginput tanggal transaksi penjualan yang akan dilihat dan nama customer, fasilitas layar&printer serta selesai. Form laporan penjualan per periode Form laporan penjualan per periode memberikan informasi kepada perusahaan, mengenai transaksi penjualan kepada customer yang telah dilakukan perusahaan dalam waktu tertentu misalnya per tahun, dapat diakses oleh bagian kasir. Fasilitas dalam form ini adalah memasukkan selang waktu informasi yang dibutuhkan, yaitu dari tanggal, bulan, tahun berapa sampai dengan tanggal, bulan, tahun berapa. Fasilitas lainnya adalah layar&printer dan selesai. Form laporan kartu stock Form ini digunakan untuk melihat dan mencetak laporan persediaan setiap barang (stock) pada waktu tertentu. Dalam form laporan kartu stock ini kita memasukkan kode barang, nama barang dan tanggal persediaan barang yang akan dilihat atau dicetak. Fasilitas form laporan kartu stock adalah layar&printer dan selesai. Form laporan ini dapat diakses oleh bagian gudang dan direktur operasional. Form laporan persediaan akhir Form ini digunakan untuk melihat dan mencetak laporan persediaan akhir barang keseluruhan dalam waktu tertetu. Fasilitas dalam form ini adalah layar&printer dan keluar. Form ini dapat diakses oleh bagian gudang dan direktur operasional. Form laporan limit stock Form limit stock ini digunakan pada saat stock opname atau pada saat tertentu untuk melihat atau memeriksa limit semua barang persediaan, sehingga sisa persediaan barang yang ada di gudang tidak kurang dari limit persediaan. Laporan limit stock ini dapat
dicetak. Form ini dapat diakses oleh bagian gudang dan direktur operasional. 3.3 Perancangan output Format output yang dihasilkan sistem ini dapat ditampilkan di layar komputer dan dapat dicetak. Tipe keluarannya berupa laporan. Laporan ini terdiri dari laporan master barang, laporan master supplier, laporan master customer, laporan purchase order, laporan penerimaan barang, laporan retur pembelian, laporan faktur penjualan, laporan retur penjualan, laporan kartu stock, laporan persedian akhir, laporan limit stock, laporan penjualan berdasarkan customer, laporan penjualan per periode, laporan pembelian per periode, dan laporan pembelian berdasarkan supplier. 4. Fase Implementasi 4.1 Perangkat Keras Implementasi Untuk mendukung kinerja dari suatu sistem SIP, diperlukan beberapa perangkat keras yaitu Personal Computer (PC) dengan spesifikasi minimum sebagai berikut : ¬ Memori 128 MB ¬ Hard Disk 20 GB ¬ Monitor 14 “ ¬ Keyboard ¬ Mouse Sedangkan perangkat keras yang digunakan dalam fase implementasi mempunyai spesifikasi sebagai berikut : ¬ Processor Pentium IV 1,7 Ghz ¬ Memory 256 MB ¬ Hard Disk 40 GB ¬ Monitor 15 “ ¬ Keyboard dan Mouse 4.2 Perangkat Lunak Implementasi Spesifikasi perangkat lunak yang digunakan dalam fase implementasi adalah gabungan antara : ¬ Microsoft Windows XP Profesional sebagai sistem operasi. ¬ Microsoft Visual FoxPro 8.0 sebagai bahasa pemrograman. Penggunaan Microsoft Visual FoxPro ini adalah user requirement. Hasil Implementasi dapat dilihat pada Lampiran 10 sampai dengan Lampiran 27. 5. Fase Penggunaan Pada fase ini, sistem digunakan oleh supervisor (Direktur Operasional), kasir, bagian pembelian dan bagian gudang perusahaan
12
Wintex. Bagian supervisor, bagian kasir, bagian pembelian dan bagian gudang melakukan evaluasi untuk mengetahui apakah pengembangan sistem telah mencapai tujuan. Selanjutnya dilakukan tahapan pemeliharaan terhadap sistem dengan tujuan untuk mengoreksi kesalahan yang mungkin timbul dan tidak diketahui pada saat implementasi. Daftar hasil pengujian yang telah dilakukan pada sistem dapat dilihat pada Lampiran 28. Sistem Informasi Akuntansi Persediaan ini digunakan sebagai salah satu alat pengendalian persediaan perusahaan Wintex karena pimpinan perusahaan dapat mengetahui posisi persediaan setiap saat sehingga bila terjadi kecurangan dapat segera diambil langkah-langkah perbaikan agar kinerja perusahaan tetap berjalan dengan baik dan semakin meningkat. Adapun manfaat dari pencatatan persediaan menggunakan sistem ini adalah : 1. Memberikan kemudahan dalam pengelolaan persediaan, sebab jika dilakukan perhitungan fisik akhir tahun (stock opname), perbedaan antara jumlah fisik dan jumlah yang tertera dalam laporan akan dengan mudah dapat dilokalisir dan diselidiki tanpa perlu meneliti ulang seluruh persediaan yang tentunya akan memerlukan banyak biaya serta membantu pimpinan perusahaan untuk melakukan kebijakan keamanan kinerja perusahaan khususnya keamanan persediaan. 2. Memberikan informasi penting untuk melaksanakan pembelian yang tepat dan pengendalian persediaan serta kebijakan penjualan, sehingga kinerja manajemen perusahaan menjadi teratur dan berjalan baik.
Saran Walaupun program aplikasi ini diperuntukkan bagi beberapa user, tetapi program ini hanya dirancang untuk komputer Stand alone. Jika perusahaan semakin berkembang, diharapkan sistem ini dapat dikembangkan untuk komputer yang terhubung oleh jaringan. Sistem masih dapat dikembangkan lebih lanjut, agar sistem dapat memiliki warning untuk masalah sisa barang yang telah mencapai limit dan dapat menampilkan informasi mengenai alasan barang diretur.
KESIMPULAN DAN SARAN
McLeod, R. Jr. 2001. Sistem Informasi Manajemen, Studi Sistem Informasi Berbasis Komputer. Terjemahan Hendra Teguh SE, Ak. PT Prenhallindo, Jakarta.
Kesimpulan Pada penelitian ini telah menghasilkan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan (SIAP), studi kasus perusahaan Winner Textile Denpasar Bali. Sistem Informasi Akuntansi Persediaan berbasis komputer dirancang dan dibangun berdasarkan permintaan user untuk meningkatkan efisiensi kerja perusahaan. Sistem ini menangani subsistem transaksi pembelian dan penjualan barang, pencetakan laporan dan pemeliharaan data master. Sistem juga digunakan sebagai salah satu alat untuk membantu perusahaan Wintex dalam pengendalian persediaannya.
DAFTAR PUSTAKA Davis, B G. 1993. Kerangka Dasar Sistem Bagian 1. Informasi Management. Terjemahan Adiwardana, A.S. Lembaga Pendidikan Dan Pembinaan Managemen (LPPM), Jakarta. La Midjan, Susanto A. 1995. Sistem Informasi Akuntansi I : Pendekatan Manual Praktika Penyusunan Metode dan Prosedur. Ed. Ke9. Lembaga Informatika Akuntansi (LIA), Bandung. Laudon, K C. 1994. Management Information System Organization And Technology. Ed. Ke-3. Mac Millan Publishing Company, New York. McFadden, F R. & J.A. Hoffer. 1994. Modern Database Manajement. Ed. Ke-4. The Benjamin/Cummings Publishing Company Inc.,California.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Ed. Ke-5. STIE YKPN, Yogyakarta. Niswonger, fess, Warren. 1999. Prinsip-prinsip Akuntansi . Ed. Ke-19. Terjemahan Alfonsus Sirait dan Helda Gunawan. Erlangga. Jakarta. Petersen JV, Ron T, Eric R. 1998. The Essential Guide To Visual FoxPro 6.0. A Division Of Microsoft Corporation. Washington
13
Pressman, RS. 2001. Rekayasa Perangkat Lunak. Pendekatan Praktisi (Buku Satu). Andi. Yogyakarta. Viale, JD. 2000. Dasar-dasar Manajemen Sediaan (Terjemahan). Ed.ke-3. PT. Gramedia Pustaka Utama. Jakarta. Zipkin, PH. 1995. Foundations of Inventory Management. Ed. Ke-4. Cassel Education Ltd.
14
LAMPIRAN Lampiran 1. Business Process Diagram Sistem Flow transaksi pembelian barang ke supplier
15
Lampiran 1. Business Process Diagram (Lanjutan) Sistem Flow transaksi penjualan langsung
16
Lampiran 1. Business Process Diagram (Lanjutan) Sistem flow transaksi penjualan dengan pemesanan
17
Lampiran 2. Bagan Alir (Flowchart) Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
Keterangan Penjelasan Bagan Alir Sistem Pertama mulai user diminta untuk memasukkan user name dan passwordnya. Jika user name salah maka tidak akan tampil form menu pilihan tetapi jika user name dan password benar, maka akan tampil form menu pilihan yaitu menu master, menu transaksi, menu saldo awal, menu laporan dan selesai. Dalam menu master terdapat sub menu master barang, master customer, dan master supplier. Menu transaksi terdiri sub menu purchase order, penerimaan barang, retur pembelian, faktur penjualan dan retur penjualan. Sub menu laporan terdiri dari pembelian per periode, pembelian berdasarkan supplier, penjualan per periode, penjualan berdasarkan customer, kartu stock, persediaan akhir dan limit stock. Semua data yang dimasukkan dalam form sub menu master, dan sub menu transaksi dapat disimpan ke dalam database. Sedangkan untuk laporan, data yang digunakan diambil dari database.
18
Lampiran 3. DFD Level 0 (Diagram Konteks)
19
Lampiran 3. Kamus Data Flow Diagram level 0 (Lanjutan) Istilah Master Barang Master Supplier Master Customer Purchase Order
Penerimaan Barang
Retur Pembelian
Faktur Penjualan
Retur Penjualan
Saldo Awal (Stock Awal) Laporan pembelian berdasarkan supplier Laporan pembelian per periode Laporan Penjualan berdasarkan customer Laporan Penjualan per periode Laporan Kartu Stock Laporan Persediaan akhir Laporan Limit Stock
Keterangan/ Deskripsi Melihat, memasukkan, mengoreksi, menghapus dan mencetak master barang yaitu kode barang, nama barang, warna, limit dan satuan. Melihat, memasukkan, mengoreksi, menghapus dan mencetak master supplier yaitu kode supplier, nama supplier, alamat supplier, telepon, kota, fax, dan attn. Melihat, memasukkan, mengoreksi, menghapus dan mencetak master customer yaitu kode customer, nama customer, alamat customer, kota, telepon, fax, email dan attn Melihat, memasukkan, mengoreksi, menghapus dan mencetak purchase order yaitu no po, tgl po, kode supplier, nama supplier, alamat, kode barang, nama barang, warna, quantity, satuan, harga, diskon (%), diskon (Rp) dan jumlah. Melihat, memasukkan, mengoreksi, menghapus dan mencetak penerimaan barang yaitu no penerimaan barang, tgl, no po, no faktur beli, kode supplier, nama supplier, alamat, kode barang, nama barang, warna, quantity, satuan, harga, diskon (%), diskon (Rp) dan jumlah. Melihat, memasukkan, mengoreksi, menghapus dan mencetak retur pembelian yaitu no retur pembelian, tgl retur, no faktur, nama penarik barang ( nama orang yang merima retur ) , kode barang, nama barang, warna, quantity, satuan, harga, diskon (%), diskon (Rp) dan jumlah. Melihat, memasukkan, mengoreksi, menghapus dan mencetak faktur penjualan yaitu no faktur penjualan, tgl, kode customer, nama customer, alamat, kode barang, nama barang, warna, quantity, satuan, harga, diskon (%), diskon (Rp) dan jumlah. Melihat, memasukkan, mengoreksi, menghapus dan mencetak retur penjualan yaitu no retur penjualan, tgl, no faktur penjualan, kode customer, nama customer, alamat, kode barang, nama barang, warna, quantity, satuan, harga, diskon (%), diskon (Rp) dan jumlah. Memasukkan, dan melihat stock awal yaitu kode barang, nama barang, warna, quantity, satuan, tgl input, dan keterangan. Melihat dan mencetak laporan pembelian berdasarkan nama supplier. Melihat dan mencetak laporan berdasarkan tanggal waktu tertentu, per periode. Melihat dan mencetak laporan berdasarkan nama customer. Melihat dan mencetak laporan berdasarkan tanggal waktu tertentu, per periode. Melihat dan mencetak laporan kartu persediaan barang (Stock) setiap satuan barang. Melihat dan mencetak laporan persediaan akhir seluruh barang. Melihat dan mencetak limit stock dari seluruh barang.
20
Lampiran 4. DFD Level 1 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
21
Lampiran 5. DFD Level 2 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
22
Lampiran 6. Entity Relationship Diagram (ER-D)
Keterangan : 1. Satu entity customer dapat mempunyai beberapa faktur penjualan karena satu customer dapat melakukan beberapa kali permintaan penjualan. Satu customer dapat melakukan beberapa kali pengembalian barang sehingga memiliki nomor retur penjualan. Setiap nomor retur penjualan pasti memiliki satu nomor faktur penjualan. Setiap faktur penjualan dapat memiliki beberapa barang. 2. Beberapa entity purchase order dapat diisi dengan satu supplier saja. Setiap Purchase order dapat terdiri dari beberapa barang. 3. Setiap penerimaan barang mempunyai satu purchase order. Setiap penerimaan barang dapat dilakukan untuk beberapa kali retur pembelian. Beberapa retur pembelian dapat dilakukan kepada satu supplier. 4. Satu entity kartu stock berisi banyak barang.
23
Lampiran 7. Model Relasional
24
Lampiran 8. Hubungan antar tabel Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
25
Lampiran 9. Daftar Tabel-tabel dalam Basis Data Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
Tabel Barang Nama Kolom
Tipe
Length
Kode_brg Nama_brg Warna Satuan Limit Awal
Char Char Char Char Num Num
15 50 15 5 6 9
Akhir Masuk Keluar Sisa
Num Num Num Num
15 11 11 15
Tabel Piutang (Customer) Nama Kolom Tipe Length Kode _Cust (PK) Nama_Cust Alamat Telepon Fax Attn
Char Char Char Char Char Char
10 30 50 30 30 20
Kode_Pos Kota E-mail
Char Char Char
6 15 20
Allow Nulls NO YES YES YES YES YES YES YES YES YES
Allow Nulls NO YES YES YES YES YES YES YES YES
Tabel Hutang (Supplier) Nama Kolom Tipe Length Allow Nulls Kode_Supp (PK) Nama_ Supp Alamat Kota Telepon Fax
Char Char Char Char Char Char
10 30 50 15 30 30
NO YES YES YES YES YES
Attn
Char
20
YES
Deskripsi Kode barang, Primary key Nama barang Warna dari barang Unit Satuan dari barang Limit batas persediaan barang Awal persediaan barang, sebelum transaksi dilakukan Akhir persediaan barang Jumlah barang yang masuk Jumlah barang yang keluar Jumlah barang yang masih sisa
Deskripsi No Kode pembeli, Primary key Nama pembeli Alamat pembeli Nomor telepon pembeli Nomor faximile pembeli Attention, Nama pembeli yang dapat di hubungi Kode pos dari alamat pembeli Kota dari pembeli E-mail dari pembeli
Deskripsi No Kode Pemasok barang, Primary Key Nama perusahaan pemasok barang Alamat perusahaan pemasok barang Kota tempat perusahaan pemasok Nomor telepon perusahaan pemasok Nomor Faximile perusahaan pemasok barang Attention, Nama orang yang dapat dihubungi di perusahaan pemasok
26
Lampiran 9. Daftar Tabel-tabel dalam Basis Data Sistem Informasi Akuntansi Persediaan (Lanjutan)
Tabel PO (Purchase Order) Nama Kolom Tipe Length Allow Nulls No_po (PK) Tgl_po Kode_brg Nama_brg Qty_po
Char Date Char Char Num
14 8 15 20 11
NO NO NO YES YES
Warna Satuan_po Up_po Jum_po
Char Char Num Num
10 5 11 14
YES YES YES YES
Disc_po Disc1_po Satuan_po
Num Num Char
5 9 5
YES YES YES
Tabel pom (Tabel Detail PO) Nama Kolom Tipe Length No_po Tgl_po Kode_supp Nama_supp Alamat_supp ppn ppn_1 Cash Cash1
Char Date Char Char Char Num Num Num Num
14 8 10 30 50 5 9 5 9
Allow Nulls
NO NO YES YES YES YES YES YES YES
Tabel bpb (Penerimaan Barang) Nama Kolom Tipe Length Allow Nulls No_bpb (PK)
Char
14
NO
Tgl_bpb No_po
Date Char
8 14
NO NO
Kode_brg Nama_brg Jum_bpb Qty_bpb
Char Char Num Num
15 50 14 11
NO YES YES YES
Kode_supp Nama_supp Satuan_bpb No_faktur Disc_bpb Disc1_bpb
Char Char Char Char Num Num
10 30 5 10 5 9
YES YES YES YES YES YES
Deskripsi Nomor pesanan pembelian, Primary Key Tanggal pesanan pembelian Kode barang yang dipesan kepada supplier Nama barang yang dipesan kepada supplier Quantity banyaknya barang per unit yang dipesan Warna Barang Satuan unit barang yang dipesan Harga beli barang pesanan Jumlah harga barang keseluruhan yang dipesan Persentase diskon dari po Diskon Rupiah dari po Satuan dari barang po
Deskripsi Nomor dari purchase order Tanggal retur pembelian Kode supplier Nama supplier Alamat dari supplier Pajak persentase dari barang po Pajak dalam rupiah dari barang po Total harga sebelum ppn Total harga sesudah ppn
Deskripsi Nomor penerimaan barang yang telah dibeli dari supplier, Primary Key Tanggal penerimaan barang Nomor dari purchase order, pesanan pembelian barang Kode barang yang telah diterima Nama barang yang telah diterima Jumlah harga barang yang telah diterima Quantity banyaknya tiap unit barang yang diterima Kode supplier yang mengirim barang Nama supplier yang mengirim barang Satuan setiap barang yang diterima. Nomor faktur pembelian dari supplier Persentase diskon dari penerimaan barang Diskon rupiah dari penerimaan barang
Lampiran 9. Daftar Tabel-tabel dalam Basis Data Sistem Informasi Akuntansi Persediaan (Lanjutan)
27
Tabel bpbm (Detail Penerimaan Barang) Nama Kolom Tipe Length Allow Nulls No_bpb Tgl_bpb Kode_supp Nama_supp Almt_supp No_po No_faktur ppn ppn1 Cash Cash1
Char Date Char Char Char Char Char Num Num Num Num
14 8 10 30 50 14 14 5 9 5 9
Tabel Rb (Retur Pembelian) Nama Kolom Tipe Length
NO NO YES YES YES YES YES YES YES YES YES
Allow Nulls
No_rb (PK) Tgl_rb No_bpb No_faktur Kode_brg
Char Date Char Char Char
14 8 10 14 15
NO NO YES NO YES
Nama_brg Qty_rb
Char Num
30 15
YES YES
Kode_supp Nama_supp Juml_rb
Char Char Num
10 50 14
YES YES YES
Up_rb Disc1_rb
Num Num
11 11
YES YES
Tabel rbm (Detail Retur Pembelian) Nama Kolom Tipe Length Allow Nulls No_rb Tgl_rb Kode_supp Nama_supp Almt_supp No_faktur ppn
Char Date Char Char Char Char Num
14 8 10 30 50 10 5
NO NO YES YES YES NO YES
ppn1
Num
9
YES
Nama_p Cash Cash1
Char Num Num
30 5 9
YES YES YES
Deskripsi Nomor dari purchase order Tanggal penerimaan barang Kode supplier Nama supplier Alamat supplier Nomor pesanan pembelian Nomor faktur pembelian Pajak persentase setiap barang po Pajak dalam rupiah jumlah harga barang Total harga sebelum ppn Total harga setelah ppn
Deskripsi Nomor dari retur pembelian, Primary Key Tanggal retur pembelian Nomor penerimaan barang Nomor faktur pembelian dari supplier Kode dari barang yang diretur kepada supplier Nama barang yang diretur Quantity barang yang diretur kepada supplier Kode dari supplier yang diretur barangnya Nama dari supplier yang diretur barangnya Jumlah harga banyaknya barang yang diretur Harga dari retur pembelian Diskon rupiah retur pembelian
Deskripsi Nomor dari retur pembelian Tanggal retur pembelian Kode supplier Nama supplier Alamat supplier Nomor faktur pembelian Pajak dalam persentase setiap barang yang dibeli Pajak dalam rupiah jumlah harga barang yang dibeli Nama penarik/ penerima barang retur beli Total harga sebelum ppn Total harga sesudah ppn
28
Lampiran 9. Daftar Tabel-tabel dalam Basis Data Sistem Informasi Akuntansi Persediaan (Lanjutan)
Tabel inv (Faktur Penjualan) Nama Kolom Tipe Length
Allow Nulls
No_inv (PK)
Char
14
NO
Tgl_inv
Date
8
NO
Kode_brg Nama_brg Warna Qty_inv
Char Char Char Num
15 50 10 11
NO YES YES YES
Satuan_inv Kode_cust Nama_cust Up_inv Juml_inv Disc_inv Disc1_inv
Char Char Char Num Num Num Num
5 10 30 11 14 5 9
YES YES YES YES YES YES YES
Tabel invm (Detail Faktur Penjualan) Nama Kolom Tipe Length Allow Nulls No_inv Tgl_inv Kode_cust Nama_cust Alamat_cust ppn
Char Date Char Char Char Num
14 8 10 30 50 5
NO NO YES YES YES YES
ppn1 Cash Cash1
Num Num Num
9 5 9
YES YES YES
Deskripsi Nomor invoice( nomor faktur dari transaksi penjualan) Primary Key Tanggal invoice, tanggal transaksi penjualan Kode barang yang di jual, Foreign Key Nama barang yang dijual Warna barang yang dijual Quantity/banyaknya barang per unit yang dijual Satuan unit barang yang dijual Kode customer/pembeli Nama customer Harga jual per satuan barang Jumlah harga per unit barang yang dijual Persentase diskon dari faktur penjualan Diskon rupiah dari faktur penjualan
Deskripsi Nomor dari faktur penjualan Tanggal faktur penjualan Kode customer Nama customer Alamat dari customer Pajak dalam persentase setiap barang yang dijual Pajak dalam rupiah jumlah harga barang Total harga sebelum ppn Total harga sesudah ppn
29
Lampiran 9. Daftar Tabel-tabel dalam Basis Data Sistem Informasi Akuntansi Persediaan (Lanjutan)
Tabel Rj (Retur Penjualan) Nama Kolom Tipe Length
Allow Nulls
Deskripsi
No_rj (PK)
Char
14
NO
Nomor dari retur penjualan, Primary Key
Tgl_rj No_inv Kode_brg
Date Char Char
8 14 15
NO NO YES
Tanggal retur penjualan Nomor invoice Kode barang yang diretur oleh customer
Nama_brg
Char
30
YES
Nama barang yang diretur oleh customer
Qty_rj
Num
11
YES
Quantity dari barang yang diretur oleh customer
Kode_Cust
Char
10
NO
Kode customer yang melakukan retur barang
Nama_Cust
Char
50
YES
Juml_rj
Num
14
YES
Up_rj
Num
11
YES
Nama customer yang melakukan retur barang Jumlah harga barang yang diretur oleh customer Harga setiap unit barang dari retur penjualan
Disc1_rj
Num
9
YES
Diskon rupiah dari retur penjulan
Tabel rrm (Detail Retur Jual) Nama Kolom Tipe Length
Allow Nulls
No_rj Tgl_rj Kode_cust Almt_cust Nama_cust ppn
Char Date Char Char Char Num
14 8 10 50 30 5
NO NO YES YES YES YES
ppn1 Cash Cash1 No_faktur
Num Num Num Char
9 5 9 14
YES YES YES YES
Deskripsi Nomor dari retur penjualan Tanggal retur penjualan Kode customer Alamat customer Nama customer Pajak dalam persentase setiap barang yang dijual Pajak dalam rupiah jumlah harga barang Total harga sebelum ppn Total harga sesudah ppn Nomor dari faktur penjualan
30
Lampiran 9. Daftar Tabel-tabel dalam Basis Data Sistem Informasi Akuntansi Persediaan (Lanjutan)
Tabel kartu Nama Kolom
Tipe Length
Kode_brg Nama_brg Satuan Tanggal No_bpb No_faktur No_inv Masuk Keluar Awal Warna Jumlah
Char Char Char Date Char Char Char Num Num Num Char Num
15 50 15 8 14 14 14 11 11 9 15 15
Allow Nulls
NO NO YES YES YES YES YES YES YES YES YES YES
Deskripsi Kode barang Nama barang Satuan unit barang Tanggal kartu Nomor penerimaan barang Nomor faktur pembelian Nomor Invoice Jumlah barang masuk Jumlah barang yang keluar Jumlah barang persediaan awal Warna barang Jumlah dari semua transaksi
31
Lampiran 10. Tampilan Menu Utama Password
32
Lampiran 11. Tampilan Menu Pilihan
33
Lampiran 11. Tampilan Menu Pilihan (Lanjutan)
34
Lampiran 12. Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Master Barang
Lampiran 13. Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Master Supplier
35
Lampiran 14. Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Master Customer
36
Lampiran 15. Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Transaksi Purchase Order
37
Lampiran 16. Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Transaksi Penerimaan Barang
38
Lampiran 17. Tampilan Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Transaksi Retur Pembelian
Lampiran 18. Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Transaksi Faktur Penjualan
39
Lampiran 19. Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Transaksi Retur Penjualan
Lampiran 20. Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Saldo Awal
40
Lampiran 21. Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Laporan Pembelian berdasarkan Supplier
Lampiran 22. Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Laporan Pembelian Per Periode
41
Lampiran 23. Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Laporan Penjualan berdasarkan Customer
Lampiran 24. Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Laporan Penjualan Per Periode
42
Lampiran 25. Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Laporan Kartu Stock
Lampiran 26. Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Laporan Persediaan Akhir
43
Lampiran 27. Tampilan Menu Pilihan Sub Menu Laporan Limit Stock
Lampiran 28. Daftar Hasil Pengujian pada Sistem
No 1
Pengujian yang dilakukan Memasukkan Nama User dan User ID ke dalam Menu Password
2
Memilih Semua Menu Pilihan sesuai dengan Hak Akses User Menambah Data di Menu Master Barang, Master Supplier, Master Customer, Transaksi Purchase Order, Transaksi Penerimaan Barang, Transaksi Retur Pembelian, Transaksi Faktur Penjualan dan Transaksi Retur Penjualan. Tombol Tambah dipilih. Memilih Menu Saldo awal dan memasukkan data persediaan awal barang
3
4 5 6 7 8 9 10 11
Memilih Tombol Lihat di Menu Master dan Menu Transaksi Memilih Tombol Koreksi di Menu Master dan Menu Transaksi Memilih tombol Hapus di Menu Master dan Menu Transaksi. Memilih tombol Print di Menu Master dan Menu Transaksi Memasukkan data di semua Menu Master dan Menu Transaksi yang sudah ada. Melihat Menu Laporan dan Memilih Laporan yang diperlukan Memilih Menu Selesai
Hasil yang diharapkan Jika Nama User dan User ID salah tidak dapat akses sistem, tapi jika benar maka akses sistem lebih lanjut dapat dilakukan. Menu yang dipilih sesuai dengan Hak Akses User dapat tampil Teks kotak input data Master Barang, Master Supplier, Master Customer, Transaksi Purchase Order, Transaksi Penerimaan Barang, Transaksi Retur Pembelian, Transaksi Faktur Penjualan dan Transaksi Retur Penjualan tampil, tombol simpan dan selesai aktif Teks input data Saldo Awal muncul, tombol simpan, lihat dan ke Menu Utama aktif Data semua Master dan Transaksi tampil untuk dilihat Teks kotak input data yang akan dikoreksi tampil, tombol Confirm dan Selesai aktif Teks kotak input yang akan dihapus tampil, tombol Confirm dan Selesai aktif Lembar preview sebelum print tampil. Tombol Confirm dan Selesai Aktif Kotak pesan bahwa data sudah ditampilkan. Lembar Laporan pilihan yang diperlukan tampil dan dapat dicetak Keluar dari Sistem
Hasil OK OK OK
OK OK OK OK OK OK OK OK
