SIMPLIFYSCAN A sharp choice in intelligent scanning
SIMPLIFYSCAN: A SHARP CHOICE IN INTELLIGENT SCANNING SimplifyScan maakt het voor gebruikers mogelijk om documenten op een eenvoudige wijze te scannen en distribueren naar elke gewenste locatie op het netwerk, rechtstreeks vanaf de Sharp MFP. Een snelle en eenvoudige integratie van documenten in een digitale workflow is hiermee mogelijk. SimplifyScan zorgt ervoor dat het document in de juiste map wordt opgeslagen als tekst doorzoekbaar bestand. Dit kunnen bestanden zijn die gebruikt worden voor archivering, zoals PDF of PDF/A bestanden en/of
BELANGRIJKSTE VOORDELEN
bewerkbare bestanden, zoals Word of Excel.
• Integreert naadloos met uw bestaande workflow • Geld- en tijdbesparend
Met SimplifyScan is bidirectionele communicatie tussen het
• Gebruiksvriendelijk
netwerk en/of een database mogelijk. De juiste opslaglocatie van
• Optimaliseer productiviteit en efficiëntie
een document kan geselecteerd worden op het display van de
• Creëer tekst doorzoekbare bestanden om documenten eenvoudig terug te vinden
Sharp MFP. De voorheen langdurige en handmatige processen, worden nu automatisch gedaan binnen enkele seconden.
• Scan naar elke locatie
SimplifyScan combineert intelligentie met gebruiksvriendelijkheid
• Betaalbaar
om zo een eenvoudig en intuïtief scanproces te creëren, dat
• Scan rechtstreeks naar uw bedrijfsapplicaties
geïntegreerd kan worden in elke workflow.
SIMPLIFYSCAN A sharp choice in intelligent scanning
DIGITAAL ARCHIVEREN IS EENVOUDIGER DAN OOIT MET SIMPLIFYSCAN! Scan rechtstreeks naar uw Windows mappenstructuur Elke gebruiker die een document wil scannen, plaatst het op de Sharp multifunctionele printer (MFP) en kiest de opslaglocatie voor het document via het display van de MFP. Blader door uw persoonlijke Windows mappenstructuur om een document meteen op de juiste locatie op te slaan. SimplifyScan kan automatisch nieuwe mappen creëren in de mappenstructuur, op basis van informatie uit het document, zoals datum, tijd, etc. Ook kan eenvoudig extra informatie worden toegevoegd aan de scan. Deze informatie kan gebruikt worden om een bestandsnaam te maken of documenteigenschappen te vullen. Na het drukken op de startknop wordt het document opgeslagen als een tekst doorzoekbaar bestand, in het gewenste outputformaat en op de juiste locatie. Hiermee neemt uw werkefficiëntie enorm toe. Scan naar elke bedrijfsapplicatie Met SimplifyScan is het mogelijk om documenten op de juiste locatie in uw Windows mappenstructuur op te slaan. Maar bij gebruik van bedrijfsapplicaties, zoals financiële, document management, CRM, ERP of juridische applicaties, staat alle informatie over contacten, facturen, etc. in de bedrijfsapplicatie. SimplifyScan biedt de mogelijkheid om het document rechtstreeks op de juiste locatie in uw bedrijfsapplicatie op te slaan, gebaseerd op enkele vragen die de gebruiker beantwoord op het LCD scherm van de multifunctionele printer. Voor meer informatie over connectoren naar de verschillende applicaties, kunt u de website raadplegen www.simplifyscan.com.
FUNCTIONALITEITEN EN VOORDELEN SCAN NAAR ELKE BEDRIJFSAPPLICATIE
DOORZOEKBARE PDF & PDF/A BESTANDEN (OCR)
Beschrijving
Beschrijving
Scan en sla documenten op in uw Windows
SimplifyScan kan gescande documenten omzetten in
mappenstructuur, Microsoft SharePoint of uw
tekst doorzoekbare PDF & PDF/A bestanden. Door Optical
bedrijfsapplicatie. Verbeter productiviteit en efficiëntie door
Character Recognition (OCR) worden documenten tekst
SimplifyScan te integreren in bestaande bedrijfsprocessen.
doorzoekbaar, met als resultaat dat gescande documenten
Voordelen
eenvoudig terug te vinden zijn.
- Verhoog productiviteit en efficiëntie
Voordelen
- Integreert eenvoudig in uw bestaande workflow
- Documenten zijn eenvoudig terug te vinden
- Scan rechtstreeks naar uw Windows mappenstructuur,
- Documenten zijn tekst doorzoekbaar
email adres, home directory of uw bedrijfsapplicatie. - Scan direct naar een e-mailadres middels LDAP
- Vullen van PDF eigenschappen - Voeg gescande documenten toe aan bestaande PDF bestanden
GEBRUIKSVRIENDELIJK Beschrijving
MEERDERE OUTPUTFORMATEN
De Sharp MFP en interface zijn voorbeelden van
Beschrijving
gebruiksvriendelijk ontwerp. SimplifyScan is ontworpen op
SimplifyScan kan gescande documenten omzetten in
dezelfde manier, om de scan ervaring eenvoudig te maken.
verschillende outputformaten zoals PDF, JPG, TIFF, Word,
Alle functionaliteiten van SimplifyScan zijn mogelijk dankzij
Excel of OpenOffice. De Word output kan gebruikt worden
de kracht van het Sharp OSA platform.
voor documenten die bewerkt worden na het scannen en
Voordelen
de PDF output voor archivering.
- Eenvoudig in gebruik
Voordelen
- Herkenbaar ontwerp
- Output van bewerkbare documenten
- Sharp uitstraling
- Output voor archiveringsdoeleinden - Afbeeldingen output
SIMPLIFYSCAN A sharp choice in intelligent scanning
BATES STEMPEL & AUDIT FILE
BARCODE
Beschrijving
Beschrijving
De Bates stempel wordt gebruikt in de juridische en
SimplifyScan kan verschillende barcode lettertypes
zakelijke markt om documenten bij het scannen te
lezen en interpreteren. De waarde van een barcode
nummeren of een datum/tijdstempel mee te geven. De
wordt uitgelezen en de benodigde data wordt gebruikt
tekst en/of het nummer van de stempel kunnen aangepast
als metadata. Voor batch scanning kunnen barcodes
worden en ook de positie van de stempel.
op scheidingspagina’s geplaatst worden, zodat de
Voordelen
documenten op diverse locaties opgeslagen kunnen
- Garandeert authenticiteit door documenten automatisch
worden. Ook kunnen regels omtrent barcodes gecreëerd
te nummeren of een datum/tijdstempel mee te geven bij
worden en kunnen barcodes gesplitst worden.
het scannen
Voordelen
- Optioneel wordt een audit file bijgehouden door het systeem
- Geen data invoer op de MFP - Batch scanning
PERSOONLIJKE TEMPLATES
GEEN CLIENT APPLICATIE
Beschrijving
Beschrijving
Bij het inloggen op de MFP, verschijnt een persoonlijk
SimplifyScan draait op een centrale server en alleen de
scanmenu voor gebruikers. Een e-mailadres intypen of
systeembeheerder heeft toegang. Het is niet nodig om
home directory kiezen is niet nodig, alle informatie wordt
software op lokale pc’s te installeren, dus installatie is
gegenereerd uit Active Directory of lokale gebruikers. Dit
eenvoudig en training voor de gebruikers is niet nodig. De
geeft betere controle en beveiliging.
gebruiker werkt enkel met de MFP waarmee hij bekend is.
Voordelen
Voordelen
- Persoonlijke scan templates
- Geen product training nodig
- Betere controle en beveiliging over scanbestemmingen
- Centrale installatie, geen installatie op lokale pc’s
- Scan naar persoonlijke bestemmingen zonder extra informatie in te vullen
EENVOUDIGE STAPPEN VOOR INTELLIGENT ARCHIVEREN STEP 1
STEP 4 Druk op start om het document te scannen en op te
slaan. SimplifyScan levert het document in het gewenste outputformaat: PDF, TIFF, Jpeg, Word, Excel of OpenOffice. STEP 5
Plaats het document dat u wilt scannen op de Sharp MFP. STEP 2
Het document wordt opgeslagen op de juiste locatie op het netwerk, in het gewenste outputformaat op basis van Selecteer de locatie waar u het document wilt archiveren op
de informatie die is ingevoerd op de Sharp MFP. U kunt
de Sharp MFP met gebruik van de SimplifyScan interface.
documenten opslaan in uw Windows mappenstructuur, maar
STEP 3
ook in financiële, document management, CRM, ERP of
Met SimplifyScan is bidirectionele communicatie tussen de Sharp MFP en uw netwerk/database mogelijk. Selecteer de opslaglocatie uit de lijst die gegenereerd is uit uw database, op het display van de Sharp MFP.
SIMPLIFYSCAN A sharp choice in intelligent scanning
juridische applicaties.
SHARP OSA: EEN NIEUWE DENKWIJZE Alles in deze brochure is mogelijk dankzij Sharp OSA (Open
Automatisering voor accuratesse en efficiëntie
Systems Architecture). Dankzij dit platform is SimplifyScan de
Sharp OSA is ideaal voor automatisering en stroomlijning van
universe connector tussen multifunctionele printers en vele
herhalingstaken - zoals documenten scannen, indexeren en
bedrijfsapplicaties.
archiveren - voor extra efficiëntie en minder fouten.
De laatste generatie MFP’s kunnen meer dan printen, kopiëren,
Eenvoudige integratie en moeiteloze plaatsing
faxen en scannen. De apparaten met Sharp OSA geven toegang
Sharp OSA applicaties, die gebruik maken van standaard
tot applicaties op het netwerk voor snelle, eenvoudige en
protocollen en interfaces, zijn op het netwerk geplaatst voor
efficiënte workflows.
probleemloze integratie en ondersteuning. Hoge return on investment MFP’s met Sharp OSA maken het eenvoudig om meer te bereiken. De MFP’s zijn niet het einde van documentprocessen, maar bevinden zich in het hart van de informatiestroom.
®
Sharp Electronics Benelux bv
Sharp Electronics Belgium
Ondersteunde Sharp producten
Meidoornkade 10 Postbus 900 3990 DW Houten Nederland
A division of Sharp Electronics Benelux bv
www.sharp.nl
www.sharp.be
Neem voor meer informatie over ondersteunde multifunctionals contact op met uw Sharp dealer of ga naar www.simplifyscan.com.
Pontbeekstraat 4 1702 Groot Bijgaarden België
© 2008 X-Solutions®. Product appearance, build status and/or specifications are subject to change without notice. X-Solutions® and SimplifyScan® are trademarks of X-SolutionsTM. SimplifyScan-nl-basic-1.2
