Service Organisatie Digitale Infrastructuur en Advies

Producten en Diensten Catalogus voor het Nationaal Archief/Service Organisatie Digitale Infrastructuur en Advies

Versie 1.1

Datum Status

Mei 2014 Definitief

Auteur

Con Sadée

Definitief | PDC Service Organisatie Digitale Archivering, Nationaal Archief| Mei 2014

1

INLEIDING TOT DE DIENSTVERLENING ............................................................5 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

2

SAMENSTELLING EN UITGANGSPUNTEN ...........................................................7 2.1 2.2 2.3

3

EEN LANDELIJKE INFRASTRUCTUUR VOOR DIGITALE ARCHIVERING ............................... 5 DE SERVICE ORGANISATIE DIGITALE INFRASTRUCTUUR EN ADVIES ............................ 5 DEZE PRODUCTEN EN DIENSTEN CATALOGUS ................................................................. 5 DE VOLGENDE STAPPEN ..................................................................................................... 5 DE DOELGROEP VAN DEZE PDC ........................................................................................ 6 DE INHOUD ......................................................................................................................... 6

DE SAMENSTELLING VAN DE PRODUCTEN EN DIENSTEN CATALOGUS ........................... 7 DE PLAATS VAN DE PRODUCTEN EN DIENSTEN CATALOGUS .......................................... 8 UITGANGSPUNTEN BIJ DE DIENSTVERLENING .................................................................. 9

PRODUCTEN: DE DIGITALE ARCHIEFVOORZIENINGEN ............................ 10 3.1 INLEIDING ......................................................................................................................... 10 3.2 DE OPZET VAN DIGITALE ARCHIVERING.......................................................................... 10 3.3 DE APPLICATIES VOOR DIGITALE ARCHIVERING ............................................................ 10 3.4 HET EDEPOT VAN HET NA ............................................................................................... 10 3.5 FUNCTIONALITEIT ............................................................................................................. 12 3.5.1 Ingest...................................................................................................................... 12 3.5.2 Toegang ................................................................................................................. 12 3.5.3 Opslag..................................................................................................................... 12 3.5.4 Data management.............................................................................................. 12 3.5.5 Preservation planning en uitvoering ............................................................ 13 3.5.6 Administratie........................................................................................................ 13

4

BEHEERDIENSTEN VOOR DE PRODUCTEN....................................................... 14 4.1 INLEIDING ......................................................................................................................... 14 4.2 BESCHIKBAARSTELLEN EDEPOT VAN HET NA ................................................................ 14 4.3 BEHANDELING VAN INCIDENTEN ..................................................................................... 15 4.3.1 Classificatie van incidenten ............................................................................. 15 4.3.2 Prioriteitstelling afhandeling incidenten ..................................................... 15 4.3.3 Afhandeltijd incidenten ..................................................................................... 15 4.4 BEANTWOORDEN VAN VRAGEN ........................................................................................ 15 4.5 KLANTENBEHEER ............................................................................................................... 16 4.6 CONTRACTEN .................................................................................................................... 16 4.7 GEBRUIKERSRAAD ............................................................................................................ 16 4.8 RAPPORTAGE OVER DE DIENSTVERLENING ..................................................................... 16

5

AANSLUITDIENSTEN................................................................................................. 18 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7

6

PRESERVATION DIENSTEN .................................................................................... 21 6.1 6.2 6.3

7

INLEIDING ......................................................................................................................... 18 DE AANSLUITKIT ............................................................................................................... 18 IMPLEMENTATIEBEGELEIDING .......................................................................................... 18 TECHNISCHE BEGELEIDING .............................................................................................. 18 INRICHTEN WORKFLOWS .................................................................................................. 19 MAPPING VAN METADATA ................................................................................................. 19 OPLEIDING EN TRAINING ................................................................................................. 20

INLEIDING ......................................................................................................................... 21 DE ROLVERDELING TUSSEN DE RHC’S EN DE SERVICE ORGANISATIE........................ 21 PRESERVATION DIENSTEN SERVICE ORGANISATIE ....................................................... 22

VOORWAARDEN BIJ AFNAME ............................................................................... 24

Pagina 3 van 37


7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10 8

WAT DOET U ZELF ............................................................................................................ 24 AANSLUITEN OP HET EDEPOT VAN HET NA. .................................................................. 24 VOORBEREIDEN OP HET GEBRUIK VAN HET EDEPOT ..................................................... 24 BIEDEN VAN EEN EERSTELIJNS HELPDESK VOOR MEDEWERKERS. ............................... 25 DE AUTORISATIE VAN MEDEWERKERS ............................................................................ 25 TOEWIJZEN VAN ROLLEN IN UW ORGANISATIE .............................................................. 25 VERZAMELEN VAN WENSEN VAN UW EIGEN MEDEWERKERS ......................................... 25 BEHEREN VAN UW TENANT .............................................................................................. 25 MONITOREN VAN ONTWIKKELINGEN IN UW EIGEN WERKINGSGEBIED ........................ 26 SCHATTEN VAN DE GROEI IN DE INFORMATIE OBJECTEN .............................................. 26

VERREKENING VAN DE DIENSTEN......................................................................27 8.1 DE VERREKENING VAN DE PRODUCTEN EN DIENSTEN ................................................... 27 8.2 HET EDEPOT ..................................................................................................................... 27 8.3 DE BASISDIENSTEN .......................................................................................................... 28 8.4 OPTIONELE DIENSTEN ...................................................................................................... 28 8.4.1 Optionele aansluitdiensten ............................................................................. 28 8.4.2 Optionele preservation diensten ................................................................... 28 8.5 TEGEMOETKOMING IN DE KOSTEN .................................................................................. 28 8.6 WIJZE VAN BETALING ...................................................................................................... 29

9

CONTACTGEGEVENS ..................................................................................................30

BIJLAGE A PRIJZEN VAN DE PRODUCTEN EN DIENSTEN .................................31 BIJLAGE B PRESERVATION ............................................................................................33 BIJLAGE C BEGRIPPEN .....................................................................................................35

Pagina 4 van 37


1

Inleiding tot de dienstverlening

1.1

Een landelijke infrastructuur voor digitale archivering Vanaf 2013 wordt gewerkt aan de landelijke infrastructuur die niet alleen het Nationaal Archief maar ook de Regionaal Historische Centra (RHC’s) in staat stelt om informatie objecten over te nemen, te beheren en beschikbaar te stellen. Het doel van de landelijke infrastructuur is: 1. dat de duurzame toegankelijkheid van informatie objecten wordt gewaarborgd; 2. informatie objecten via het internet effectief voor een breed publiek worden ontsloten; 3. de overbrenging van informatie objecten van archiefvormers naar een depot efficiënt plaatsvindt. Onderdeel van deze landelijke infrastructuur is het digitale depot (eDepot) van het Nationaal Archief.

1.2

De Service Organisatie Digitale Infrastructuur en Advies De Service Organisatie Digitale Infrastructuur en Advies van het Nationaal Archief levert binnen deze landelijke infrastructuur producten en diensten voor digitale archivering aan RHC’s, departementen en andere instellingen met een publieke taak. De Service Organisatie is in oprichting en zal de komende tijd steeds verder ingevuld worden. Vaste procedures voor het beheer van de relaties met onze klanten, de ontwikkeling van diensten niveau overeenkomsten, monitoring van kwaliteit en de inrichting van de interne processen om de levering van onze producten en diensten te ondersteunen maken daar allemaal onderdeel van uit. In deze eerste fase richt de Service Organisatie zich op de dienstverlening met het eDepot van het NA1 aan RHC’s.

1.3

Deze Producten en Diensten Catalogus Deze Producten en Dienstencatalogus presenteert de producten en diensten die onderdeel uitmaken van de dienstverlening rondom het eDepot van het NA1 voor overgebracht archiefmateriaal, zowel Rijksmateriaal als decentraal materiaal. Aan deze catalogus is een kostprijsmodel verbonden die inzichtelijk maakt tegen welke kosten producten en diensten kunnen worden afgenomen. Het gaat hier om een eerste portfolio aan producten en diensten, die aansluit bij de eerste fase van de Service Organisatie. De komende tijd zal de Service Organisatie dit portfolio verder verdiepen en uitbreiden voor haar bestaande en nieuwe klanten. De voor u liggende catalogus is daarmee een levend document waarvan met enige regelmaat nieuwe versies zullen verschijnen.

1.4

De volgende stappen De Service Organisatie Digitale Infrastructuur en Advies zal haar klantengroep verder uitbreiden. Nadat de RHC’s aangesloten zijn op het eDepot van het NA wordt de departementen de mogelijkheid geboden om hun digitale informatieproducten uit te plaatsen naar het het eDepot van het NA. 1

en de daarbij behorende randapplicaties Pagina 5 van 37


Daarnaast krijgen ook de zorgdragers in de werkingsgebieden van de RHC’s de mogelijkheid om hun digitale informatieproducten via hun RHC’s uit te plaatsen naar het eDepot van het NA.2 1.5

De doelgroep van deze PDC Deze PDC richt zich primair op het management van de Regionaal Historische Centra. Daarnaast is de PDC bedoeld voor het management van de Service Organisatie Digitale Infrastructuur en Advies.

1.6

De inhoud Deze PDC is als volgt ingedeeld. Na de inleiding toont hoofdstuk 2 de samenstelling van de Producten en Diensten Catalogus en de uitgangspunten bij de dienstverlening van de Service Organisatie. Hoofdstuk 3 beschrijft de digitale archiefvoorzieningen, de producten die de Service Organisatie aanbiedt. In hoofdstuk 4 worden de beheerdiensten gepresenteerd, de diensten waarmee de Service Organisatie ervoor zorgt dat de klanten steeds optimaal gebruik kunnen maken van de digitale archiefvoorzieningen van de Service Organisatie. De aansluitdiensten worden in hoofdstuk 5 beschreven. Dit zijn de diensten die de Service Organisatie aanbiedt aan RHC’s als ondersteuning bij het aansluiten op de digitale archiefvoorzieningen van de Service Organisatie. Hoofdstuk 6 beschrijft de preservation diensten die de Service Organisatie aan de RHC’s aanbiedt. Hoofdstuk 7 geeft aan welke voorwaarden aan de klanten van de Service Organisatie worden gesteld als zij producten en diensten van de Service Organisatie willen afnemen. Het hoofdstuk laat ook zien wat de RHC’s zelf moeten inrichten om samen met de Service Organisatie digitale archiefproducten en diensten aan hun klanten te kunnen aanbieden. De wijze waarop de Service Organisatie de kosten voor de afname van producten en diensten verrekent vind u in hoofdstuk 8. Bijlage A bevat de prijzen van de producten en de diensten die de Service Organisatie biedt. Bijlage B geeft een toelichting op preservation. Bijlage C bevat verklaringen van de meest gebruikte begrippen.

2

Onder uitplaatsing verstaan we dat een zorgdrager zijn archieven in het eDepot van het NA plaatst, maar zelf eigenaar blijft van deze archieven. Dit in tegenstelling tot het overbrengen van archieven waar met het plaatsen van archieven in het eDepot ook het eigenaarschap van deze archieven wordt afgestaan. Wie na uitplaatsing bewerkingen op de uitgeplaatste archieven kan uitvoeren moet nog afgesproken worden.

Pagina 6 van 37


2

Samenstelling en uitgangspunten

2.1

De samenstelling van de Producten en Diensten Catalogus De volgende figuur geeft een beeld van de samenstelling van de Producten en Diensten Catalogus voor de RHC’s. De PDC bestaat uit de volgende componenten: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Een inleiding in de dienstverlening van de Service Organisatie Uitgangspunten bij de dienstverlening Producten Diensten, bestaande uit basisdiensten en optionele diensten Voorwaarden bij afname van producten en diensten Manier van verrekening en betaling

Producten De producten die de Service Organisatie Digitale Infrastructuur en Advies beschikbaar stelt zijn de middelen die een RHC kan inzetten voor digitale archivering. Het bekendste voorbeeld is het eDepot van het NA, de digitale archiefvoorziening die de Service Organisatie ter beschikking stelt aan de RHC’s. In de PDC wordt van elk product een definitie gegeven en een beschrijving van wat dit product inhoudt. Afsluitend noemen we de prijzen bij de verschillende varianten van het product. Basisdiensten en optionele diensten De kern van het portfolio bestaat uit basisdiensten en optionele diensten. Basisdiensten zijn diensten die elk RHC van de Service Organisatie afneemt. Optionele diensten zijn de diensten waarbij de RHC kan kiezen om deze van de Service Organisatie af te nemen. De afname hiervan gebeurt op aanvraag.

Producten

Varianten

Prijzen

Basisdiensten

Definitie

Beschrijving

Niveau’s

Prijzen

Verrekening en betaling

Beschrijving

voorwaarden bij afname

Uitgangspunten bij de dienstverlening

Inleiding dienstverlening

Definitie

Optionele diensten

Definitie

Beschrijving

Niveau’s

Prijzen

Figuur 1 Raamwerk PDC

Pagina 7 van 37


In de PDC wordt van elke dienst een definitie van de dienst gegeven en een beschrijving van wat deze dienst inhoudt. Bij elke dienst worden, indien van toepassing, de niveaus van dienstverlening weergegeven. Vervolgens tonen we de prijs van de dienst. De basisdiensten die de Service Organisatie op dit moment aanbiedt zijn de diensten voor het beheer van de digitale archiefvoorzieningen (waaronder het eDepot van het NA) en de basis aansluitdiensten. Advies over preservation is eveneens een basisdienst voor het rijksgedeelte van de archieven. De optionele diensten zijn de uitgebreide aansluitdiensten (implementatiebegeleiding, technische begeleiding, inrichten van workflows en mapping van metadata) en preservation diensten. Voorwaarden bij afname Onderdeel van de Producten en Diensten Catalogus zijn de voorwaarden bij afname van diensten. Dit zijn de voorwaarden waaraan een RHC moet voldoen om diensten van de Service Organisatie af te kunnen nemen. Een voorbeeld is dat elk RHC de aansluitvoorwaarden moet ondertekenen op het moment dat dit RHC wil aansluiten op het eDepot van het NA. Manier van verrekening en betaling De manier van verrekening en betaling geeft aan op welke wijze de kosten van de diensten die een RHC van de Service Organisatie afneemt met het RHC worden verrekend en hoe betaling kan plaatsvinden. 2.2

De plaats van de Producten en Diensten Catalogus De Producten en Diensten Catalogus staat niet op zich, maar maakt onderdeel uit van een stelsel van afspraken over de dienstverlening van de Service Organisatie aan de RHC’s. Naast de PDC zijn er 1. De Service Level Agreement (SLA) De SLA is de schriftelijke overeenkomst tussen de Service Organisatie en een RHC. In de Diensten Niveau Overeenkomst staan de producten en de diensten die het RHC afneemt, maar ook de rechten en de plichten van de Service Organisatie en het RHC met betrekking tot het afgesproken kwaliteit- en prestatieniveaus van de te leveren producten en diensten. 2. Het Dossier Afspraken en Procedures (DAP) In het Dossier Afspraken en Procedures worden de afspraken vastgelegd over de manier van samenwerken tussen de Service Organisatie en een RHC. 3. Het Dossier Financiële Afspraken (DFA) Het Dossier Financiële afspraken beschrijft de financiële afspraken die gemaakt zijn tussen de Service Organisatie en een RHC. De volgende figuur toont hun samenhang.

Pagina 8 van 37


Producten en Diensten Catalogus (PDC)

Service Level Agreement (SLA)

Dossier Afspraken en Procedures (DAP)

Dossier Financiële Afspraken (DFA)

Figuur 1 Het stelsel aan afspraken over dienstverlening

2.3

Uitgangspunten bij de dienstverlening De Service Organisatie hanteert enkele uitgangspunten bij haar dienstverlening met de beschikbaarstelling van het eDepot van het NA voor de RHC’s. U vindt ze hieronder. 1. De dienstverlening van de Service Organisatie beperkt zich op dit moment tot overgebrachte archieven. 2. De RHC’s zijn het strategische, tactisch en operationeel aanspreekpunt voor de zorgdragers in hun werkingsgebied en aanspreekpunt voor de Service Organisatie. Er is geen direct contact tussen deze zorgdragers en de Service Organisatie. Medewerkers van een RHC bellen bijvoorbeeld met vragen met hun eigen servicedesk. De medewerkers van deze servicedesk zullen, als dat nodig is, contact opnemen met de servicedesk van de Service Organisatie. 3. RHC’s zijn zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van de activiteiten die nodig zijn om de informatie objecten in een dusdanige staat aan te leveren dat deze in het eDepot van het NA kunnen worden geplaatst.

Pagina 9 van 37


3

Producten: de Digitale Archiefvoorzieningen

3.1

Inleiding In dit hoofdstuk presenteren wij de digitale voorzieningen die RHC’s ondersteunen in de uitvoering van hun archiveringstaken. Deze digitale voorzieningen bestaan uit ICT systemen, tools en andere digitale hulpmiddelen. Het eDepot van het NA is de kern van deze digitale voorzieningen.

3.2

De opzet van digitale archivering De opzet van de digitale archiefdiensten die de Service Organisatie aanbiedt is gebaseerd op het internationaal geaccepteerde Open Archival Information System Reference Model. Dit referentiemodel definieert de kaders, procedures, functies en actoren voor het bewaren van digitale objecten. Figuur 2 toont dit model.

Preservation planning

P R O D U C E R

Data management SIP

Ingest

AIP

Archival storage

Access

DIP

C O N S U M E R

Administration

MANAGEMENT Figuur 2 Het OAIS model

3.3

De applicaties voor digitale archivering De Service Organisatie ondersteunt de uitvoering van digitale archivering met een set aan digitale voorzieningen. De meest in het oog springende is het eDepot van het NA, zelf. Daarnaast wordt deze aangevuld met software dat ingest, preservation en access ondersteunt. Zo biedt RIT, de Ruwe Ingest Tool, de mogelijkheid om van een grote hoeveelheid ongeordende informatie objecten een SIP (Submission Information Package) met een minimale set aan metadata te maken3. Daarnaast is er de losstaande applicatie TOCO. TOCO staat voor ‘Taken en Organisatie Centrale Overheid’. In de TOCO database wordt institutionele informatie over de centrale overheid vastgelegd. Deze kan eveneens voor decentrale overheden worden gebruikt.

3.4

Het eDepot van het NA Het eDepot van het NA is de digitale voorziening waarmee een RHC in staat is zijn digitale informatie te beheren en beschikbaar te stellen. Het eDepot van het NA is een zogenoemde multi-tenant voorziening, het biedt ruimte aan meerdere tenants. Een tenant is de omgeving in het eDepot van het NA voor een archiefinstelling. 3

De RIT is gemaakt op het metadataschema van het Nationaal Archief

Pagina 10 van 37


Elke deelnemende RHC kan in het eDepot van het NA de eigen tenant configureren, gebruikers toegang verlenen en de tenant met de eigen informatie objecten beheren. In de webinterface kunt u uw eigen huisstijl behouden. RHC’s hebben geen toegang tot de stukken van andere RHC’s, tenzij anders besloten ten behoeve van presentatie. Elke tenant heeft zijn eigen workflows. U kunt voor uw tenant uw eigen workflows inrichten of profiteren van de al beschikbare workflows van het Nationaal Archief. Alle oorspronkelijk opgenomen bestanden worden altijd bewaard. Dit is ook het geval als er later, na de plaatsing in het eDepot van het NA, een workflow wordt uitgevoerd en er een tweede versie naast het oorspronkelijke opgenomen bestand in een ander bestandsformaat is gecreëerd. Van metadata en bestanden wordt de complete wijzigingsgeschiedenis vastgehouden. De metadata beheersopzet kent verder een roll-back faciliteit, waarmee doorgevoerde wijzigingen ongedaan gemaakt kunnen worden. Het eDepot van het NA is opgebouwd uit een aantal componenten: 1. Een omgeving met de tenants voor metadata 2. Een omgeving met tenants waarin de RHC’s hun informatie objecten beheren 3. Een omgeving met de ingest workflows, de preservation workflows en access workflows per tenant. 4. Een toolbox met digitale tools die door het systeem eDepot van het NA worden gebruikt bij het uitvoeren van bijvoorbeeld de ingest, preservation en access workflows. 5. De webinterface waarmee het eDepot van het NA benaderd kan worden 6. Een workflowmanager. De workflowmanager is een software module in het eDepot van het NA die de sturing tussen workflows, toolbox en website regelt. Onderstaande figuur laat de opbouw van het eDepot van het NA zien.

Web interface

Workflow manager

Toolbox

Bestanden en metadata

NA

HUA

NHA NA

HUA

NHA

Ingest Workflows

Ingest Workflows

Ingest Workflows

Preservation Workflows



Access Workflows

Access Workflows

Access Workflows

...

Figuur 3 De opbouw van het eDepot van het NA

Een koppeling met een website van een zorgdrager met mogelijk daarbij specifieke viewers om opgeslagen informatie objecten te presenteren is nog niet voorhanden.

Pagina 11 van 37


Op dit moment biedt het eDepot van het NA alleen downloads aan. De RHC’s hebben dus de mogelijkheid om bestanden te downloaden en lokaal te openen. De Service Organisatie breidt de komende tijd het aanbod aan tools (bijvoorbeeld karakterisatie, validatie en registry tools) uit en gaat viewers ter beschikking stellen 3.5

Functionaliteit Het eDepot van het NA heeft de volgende functies: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Ingest Toegang Opslag Datamanagement Preservation planning en uitvoering Administratie

3.5.1

Ingest De Ingest functionaliteit zorgt ervoor om, op een zoveel mogelijk geautomatiseerde manier, gegevens te verzamelen en deze samen te brengen op een centrale locatie zodat deze beheerd kunnen worden. Deze functionaliteit is flexibel en makkelijk uit te breiden en kan omgaan met verschillende bronlocaties en metadata schema’s. De ingest workflows stellen u in staat om gegevens in het archief te plaatsen. U kunt daarbij gebruik maken van de standaard ingest workflow van het Nationaal Archief of u kunt zelf, met behulp van standaard stappen, een workflow samenstellen. U kunt ook de Service Organisatie vragen dit voor u te doen (zie hiervoor hoofdstuk 5.5 Inrichten workflow).

3.5.2

Toegang Via een webbased interface is het mogelijk om de opgenomen collecties te doorzoeken, de metadata te bekijken en de inhoud van het archief (data en metadata) te downloaden. Met de API4 die met het eDepot van het NA wordt meegeleverd is het mogelijk een koppeling te maken met een toegangsportaal. U kunt met de access workflows de toegang tot de opgenomen collecties regelen. U kunt ook hier gebruik maken van de standaard access workflows van het Nationaal Archief of u kunt zelf, met behulp van standaard stappen, een workflow samenstellen. U kunt ook de Service Organisatie vragen dit voor u te doen (zie hiervoor hoofdstuk 5.5 Inrichten workflow).

3.5.3

Opslag Het eDepot van het NA biedt mogelijkheden om bestanden duurzaam op te slaan. Het opslag beheer systeem levert daarom een aantal tools dat continu de integriteit van de data controleert. Daarmee wordt ervoor gezorgd dat er geen data verloren is gegaan of gewijzigd is sinds de opname in het systeem. Er wordt daarvoor op bestandsniveau checksum technologie toegepast. Daarmee wordt de integriteit van de informatie objecten duurzaam gegarandeerd. Bestanden worden dubbel opgeslagen. Daarnaast wordt er voorzien in een uitwijk locatie.

3.5.4

Data management Het gaat hier om de functionaliteit voor het beheren van de inhoud van het archief. In het eDepot van het NA worden tools en workflows aangeboden voor het beheer van de data. Daarmee is het mogelijk metadata te wijzigen, informatie objecten in de hiërarchie van de collectie te verschuiven en informatie objecten tijdelijk of 4

Een API (Application Programming Interface) is een set aan definities die ervoor zorgt dat applicaties met elkaar kunnen communiceren

Pagina 12 van 37


permanent te verwijderen. Met behulp van workflows kunnen informatie objecten aangemerkt worden voor verwijdering. Met behulp van audit trails worden alle wijzigingen bijgehouden evenals de beheerder die de wijzigingen heeft uitgevoerd. 3.5.5

Preservation planning en uitvoering We onderscheiden passieve en actieve preservation. De passieve preservation houdt in dat in het eDepot van het NA permanent op de achtergrond integriteitcontroles worden uitgevoerd waarbij gezocht wordt naar ontbrekende bestanden en corrupte bestanden. Dit maakt onderdeel uit van de preservation watch in het eDepot5. Voor actieve preservation beschikt het eDepot van het NA al over enkele standaard tools die nodig zijn voor uit uitvoeren van preservation maatregelen6. Hieronder vallen een uitgebreide versie van PRONOM en enkele standaard migratie en karakterisatie tools. PRONOM is een register met technische informatie over bestandsformaten en de hard- en software die nodig is om ze te lezen. U kunt voor uw preservation activiteiten gebruik maken van de standaard preservation workflow van het Nationaal Archief of uw eigen workflow samenstellen. U kunt ook de Service Organisatie vragen dit voor u te doen (zie hiervoor hoofdstuk 5.5 Inrichten workflow).

3.5.6

Administratie. Deze functionaliteit bevat alle tools die nodig zijn om het eDepot van het NA succesvol te kunnen besturen. Binnen de administratie functie worden de xmlschema’s, xml transformaties, xml-templates, transferagreements en workflows beheerd. Ook kunnen hier de gebruikersrechten worden ingesteld en worden rapportages samengesteld. Er kan gebruik gemaakt worden van standaard rapportages. Rapportages op maat kunnen buiten het eDepot ontwikkeld worden. U kunt daarbij gebruik maken van de templates van het Nationaal Archief of zelf rapportages ontwikkelen.

5 6

Zie ook de toelichting op de preservation watch in Bijlage B Preservation Zie ook de toelichting bij de fasering van preservation in Bijlage B Preservation Pagina 13 van 37


4

Beheerdiensten voor de producten

4.1

Inleiding Het uitgangspunt bij deze eerste versie van de Producten en Diensten Catalogus is dat de gebruikers van het eDepot van het NA medewerkers van de RHC’s zijn. De Service Organisatie Digitale Infrastructuur en Advies werkt in het beheer van het eDepot nauw samen met de RHC’s. Zo stelt elke RHC een helpdesk ter beschikking voor de eigen medewerkers die het eDepot gebruiken. Deze medewerkers kunnen bij deze eerstelijns helpdesk terecht voor vragen over het eDepot van het NA en met meldingen van incidenten. De Service Organisatie stelt eveneens een helpdesk ter beschikking. Deze tweedelijns helpdesk ontvangt vragen en meldingen van incidenten van de helpdesks van de RHC’s die daar niet afgehandeld konden worden. De Service Organisatie zorgt voor een beantwoording van de vragen en een oplossing van de incidenten en zal hierover via de tweedelijns helpdesk de helpdesk bij de RHC informeren. Een gebruiker van het eDepot van het NA bij een RHC heeft dus nooit direct contact met de Service Organisatie. Ook voorstellen tot wijziging en doorontwikkeling van het eDepot van het NA worden in onderlinge afstemming tussen de RHC’s en de Service Organisatie gemaakt. Als we het bij de beheerdiensten in dit hoofdstuk over het eDepot van het NA hebben, dan bedoelen we het eDepot van het NA inclusief de applicaties RIT en TOCO.

4.2

Beschikbaarstellen eDepot van het NA 1. Het eDepot van het NA is 99,8 % van de tijd beschikbaar voor gebruik. 2. Het eDepot van het NA is alle dagen van de week (inclusief het weekend) 24 uur per dag opengesteld voor gebruik. 3. De Service Organisatie biedt een tweedelijns servicedesk aan waar RHC’s vragen en incidentmeldingen die zij zelf niet kunnen oplossen aan kunnen doorgeven. Deze servicedesk is open van 08:30 tot 17:00 uur gedurende werkdagen. 4.

Vragen en incidentmeldingen kunnen door de helpdesk van een RHC per mail of telefonisch doorgegeven worden aan de tweedelijns servicedesk van de Service Organisatie.

5.

Om ervoor te zorgen dat het eDepot van het NA altijd werkt volgens de gemaakte afspraken is er bij tijd en wijle onderhoud aan het eDepot van het NA nodig. a.

Voorafgaand aan gepland onderhoud controleert de Service Organisatie dat er geen ingest proces loopt tijdens de beoogde onderhoudsperiode. Het kan zijn dat daarvoor contact met u opgenomen wordt.

b. Gepland onderhoud wordt minimaal 5 werkdagen van te voren doorgegeven aan de RHC’s c.

Structureel gepland onderhoud wordt maximaal 1x per maand ’s avonds tussen 22 en 24 uur uitgevoerd.

d. Incidenteel gepland onderhoud is ten hoogste 5 keer per jaar na afspraak.

Pagina 14 van 37


4.3

Behandeling van incidenten

4.3.1

Classificatie van incidenten Urgentie Hoog

Uitvoering primaire werk niet mogelijk

Midden

Uitvoering primaire werk verstoord maar niet onmogelijk

Laag

Geen hinder

Impact

4.3.2

Hoog

Een of meerdere aangesloten organisaties kunnen geen gebruik maken van het eDepot van het NA

Midden

Meerdere gebruikers van een organisatie kunnen geen gebruik maken van het eDepot van het NA

Laag

Één gebruiker kan geen gebruik maken van het eDepot van het NA

Prioriteitstelling afhandeling incidenten Urgentie

Hoog

Midden

Laag

Hoog

1

1

3

Midden

1

2

3

Laag

2

3

3

Impact

4.3.3

4.4

Afhandeltijd incidenten Prioriteit

Afhandeltijd

1

4 uur

2

12 uur

3

24 uur

Beantwoorden van vragen Vragen kunnen zowel telefonisch als per e-mail gesteld worden. Eenvoudige of vaak gestelde telefonische vragen worden direct (binnen het gesprek) afgehandeld. Overige vragen en vragen via e-mail worden op een later moment maar binnen de gestelde termijnen afgehandeld. Afhandeling wordt gedefinieerd als het daadwerkelijk beantwoorden van de vraag of het doen van een melding dat de vraag in behandeling is genomen omdat beantwoording op korte termijn niet mogelijk is. Dit gebeurt eveneens als een vraag een incident blijkt te zijn en deze opgelost moet worden. De vraag zal dan conform Pagina 15 van 37


de procedures van incidentbeheer afgehandeld worden binnen de hiervoor geldende normen. 4.5

Klantenbeheer Uw tevredenheid over de dienstverlening van de Service Organisatie Digitale Infrastructuur en Advies is voor ons van het grootste belang. Wij zorgen er daarom voor dat onze servicemanager tweemaandelijks met de contactpersoon van uw organisatie afstemt over onze dienstverlening en uw waardering daarvan. Onze servicemanager zal met de contactpersoon van uw organisatie terugkijken op de dienstverlening van de afgelopen twee maanden, over wat goed en wat fout ging, mogelijkheden van verbetering met u bespreken en uw wensen horen. Één keer per jaar vindt in de klantenraad het evaluatieoverleg plaats met (een deel van) de RHC’s. Aan de klantenraad nemen vertegenwoordigers van RHC’s op strategisch niveau deel. Onze accountmanager zal dit overleg voorzitten. De onderwerpen die in dit overleg ter sprake komen zijn: a.

Escalaties, calamiteiten, structurele afwijkingen in de dienstverlening, verbetering van de dienstverlening;

b. Ontwikkelingen bij de RHC’s die gevolgen hebben voor de dienstverlening; c.

Ontwikkelingen op beleidsniveau op nationaal, regionaal en lokaal niveau die gevolgen kunnen hebben voor de dienstverlening (denk aan bijvoorbeeld Archief2020, DTR);

d. Aanpassingen die gemaakt moeten worden in de contracten zoals: − Het opnemen van nieuwe diensten; − Het aanpassen van de serviceniveaus; − De kostenconsequenties van bovenstaande. 4.6

Contracten U sluit als RHC een overeenkomst met de Service Organisatie Digitale Infrastructuur en Advies. Deze overeenkomst bevat de afspraken over de producten en diensten die de Service Organisatie aan u levert. Onze servicemanager zal u tweemaandelijks inzage geven in de geleverde dienstverlening.

4.7

Gebruikersraad De Service Organisatie organiseert twee keer per jaar een gebruikersraad voor alle RHC’s. Aan de gebruikersraad nemen de functioneel beheerders voor het eDepot van de RHC’s deel. Voorafgaand aan de gebruikersraad heeft de Service Organisatie de wensen voor wijzigingen in het eDepot van het NA of andere digitale voorzieningen geïnventariseerd en geanalyseerd op impact en consequenties. Tijdens de gebruikersraad worden de wensen doorgenomen en geprioriteerd. Afgesproken wordt in welke nieuwe versie van componenten van het eDepot van het NA wijzigingen worden doorgevoerd. De Service Organisatie Digitale Infrastructuur en Advies zal namens de RHC’s participeren in het gebruikersoverleg van de leverancier die de standaard software levert voor het eDepot van het NA. De Service Organisatie zal namens de RHC’s de wensen in het gebruikersoverleg inbrengen. Op deze manier kunnen de RHC’s invloed uitoefenen op de doorontwikkeling van het eDepot van het NA.

4.8

Rapportage over de dienstverlening De Service Organisatie levert elke twee maanden een Service management rapportage aan elk van de RHC’s. In deze rapportage geven we het volgende aan.

Pagina 16 van 37


1. Welk gebruik de RHC van het eDepot van het NA hebben gemaakt Hoeveel opslagcapaciteit is er per RHC gebruikt en hoeveel records zijn er per RHC opgeslagen. 2. Welke issues, incidenten en calamiteiten er mogelijk hebben gespeeld Het aantal incidenten per RHC, met een vermelding van de verdeling in prioriteiten en status van afhandeling. De calamiteiten met een toelichting en status in afhandeling per calamiteit. Andere issues met toelichting en status van afhandeling. 3. Aandachtspunten voor de komende periode. De servicemanager bespreekt aan de hand van deze rapportage de dienstverlening met de RHC’s. De rapportages vormen gezamenlijk ook de basis voor het jaarlijkse evaluatieoverleg in de klantenraad.

Pagina 17 van 37


5

Aansluitdiensten

5.1

Inleiding De Service Organisatie biedt ondersteuning bij de aansluiting van uw organisatie op het eDepot van het NA. Wij bieden daarbij de volgende diensten 1. De begeleiding van de implementatie van de organisatorische aansluiting van uw organisatie op het eDepot van het NA; 2. De technische ondersteuning van de technische aansluiting van uw databronnen op het eDepot van het NA7; 3. De inrichting van uw workflows voor het eDepot van het NA; 4. De mapping van uw metadata aan het metadataprofiel van het eDepot van het NA; 5. Opleiding en training.

5.2

De aansluitkit De Aansluitkit bevat alle informatie die het u mogelijk maakt om zelf de aansluiting op het eDepot van het NA te organiseren. De aansluitkit bestaat uit: 1. De beschrijving van de stappen in het aansluiten op het eDepot van het NA 2. De aansluitvoorwaarden 3. De specificaties van het koppelvlak voor de technische aansluiting op het eDepot van het NA 4. Testsets om de aansluiting te testen 5. Procedure voor de accordering van de aansluiting. U krijgt de aansluitkit toegestuurd op het moment dat u aangeeft een aansluiting op het eDepot van het NA te willen.

5.3

Implementatiebegeleiding De implementatiebegeleiding is een basis onderdeel van het aansluiten van een RHC op het eDepot van het NA. Het gaat hier om de organisatorische aansluiting. Bij de implementatiebegeleiding maakt de Service Organisatie afspraken met het RHC over de producten en de diensten die de RHC van de Service Organisatie wil afnemen. Daarnaast bieden wij optionele implementatiebegeleiding aan (implementatiebegeleiding plus). U bent als RHC de front-office voor uw eigen medewerkers. Wij kunnen u adviseren over de manier waarop u die rol kunt inrichten. Het gaat dan om: 1. 2. 3. 4.

5.4

Het bieden van een eerstelijns helpdesk voor uw eigen gebruikers De autorisatie van nieuwe gebruikers Het verzamelen van wensen van uw eigen gebruikers Het organiseren van de archivering met het eDepot van het NA aan uw kant.

Technische begeleiding De technische begeleiding die de Service Organisatie biedt bestaat eveneens uit basis begeleiding en optioneel aanvullende ondersteuning. De technische begeleiding wordt aangeboden voor elke RHC die eigen applicaties met een digitale 7

Dit is alleen relevant als u een technische koppeling van uw databronnen aan het e-Depot van het NA wilt realiseren.

Pagina 18 van 37


koppeling voor de uitwisseling van informatie objecten technisch wil verbinden met het eDepot van het NA. U bent zelf verantwoordelijk voor de aansluiting van uw RHC op het eDepot van het NA. Wij kunnen u wel helpen bij deze aansluiting. Een deel van de activiteiten die wij daarbij uitvoeren doen wij standaard. Wij bieden daarnaast optioneel aanvullende ondersteuning om u te helpen in het aansluiten. Wij bieden de mogelijkheid om de projectleiding van het realiseren van een digitale verbinding voor de uitwisseling van informatie objecten tussen uw eigen applicaties en het eDepot van het NA uit te voeren. De basis begeleiding bestaat uit: 1. Het beantwoorden van vragen over het koppelvlak 2. Het beoordelen van de acceptatietesten 3. Technische vrijgave. De optionele technische begeleiding (technische begeleiding plus) bestaat uit: 1. Advisering over het ontwerp en de bouw van het koppelvlak; 2. Projectleiding van het ontwerp en de bouw van het koppelvlak; 3. Het begeleiden van het testtraject. 5.5

Inrichten workflows Het eDepot van het NA maakt gebruik van workflows bij de ondersteuning van bijvoorbeeld ingest, toegang en preservation processen. U heeft als afnemer van het eDepot van het NA de keuze om 1. Gebruik te maken van de standaard workflows die het Nationaal Archief daarvoor heeft ingericht 2. Uw eigen workflows in te richten. Indien u kiest voor het inrichten van uw eigen workflows biedt de Service Organisatie aan dit voor u uit te voeren. Wij kunnen dit doen voor de ingest workflows, de access workflows en de preservation workflows. Medewerkers van de Service Organisatie zullen de workflow samen met u ontwerpen en vervolgens voor u in het eDepot van het NA inrichten 8.

5.6

Mapping van metadata Metagegevens zijn nodig om de toegankelijkheid van informatie objecten te kunnen waarborgen. Ze maken het mogelijk informatie objecten te kunnen vinden en te interpreteren. Ze leggen ook de afspraken vast over bijvoorbeeld openbaarheid, eigendom en vernietiging van de stukken. In principe dienen de RHC’s en haar zorgdragers ervoor te zorgen dat er mapping plaatsvindt van het metadata XML schema van de eigen informatie objecten aan het metadata XML schema dat in het eDepot van het NA wordt gehanteerd, zodat de informatie objecten teruggevonden kunnen worden. De Service Organisatie kan op aanvraag de RHC’s ondersteunen bij de mapping van de metadata XML schema’s van de RHC’s en haar zorgdragers aan het metadataprofiel van het eDepot van het NA 4.

8

Deze dienst is bij de publicatie van dit PDC nog niet beschikbaar maar zal zo snel mogelijk door de Service Organisatie geleverd worden Pagina 19 van 37


5.7

Opleiding en training De Service Organisatie Digitale Infrastructuur en Advies biedt standaard bij elk aansluittraject een basis training gebruik eDepot van het NA aan. Deze training wordt in huis bij het RHC gegeven. De training behandelt de functionaliteiten van het eDepot van het NA, de diensten van de Service Organisatie, en een demonstratie van het eDepot van het NA. De training is bedoeld voor de RHC medewerkers die gebruik gaan maken van het eDepot van het NA en de beheerders en service medewerkers van het RHC die het gebruik van het eDepot van het NA en de aansluiting van de eigen databronnen op het eDepot van het NA beheren en ondersteunen. U kunt, als u daar behoefte aan heeft, aanvullende trainingen bij de Service Organisatie aanvragen. Deze trainingen kunnen zijn: 1. Terugkomdagen. Tijdens terugkomdagen krijgen de RHC medewerkers die het eDepot van het NA gebruiken de gelegenheid vragen over het gebruik van het eDepot van het NA en de dienstverlening van de Service Organisatie te stellen, eerste ervaringen te bespreken en issues aan bod te brengen. 2. Verdiepingworkshops Tijdens verdiepingsworkshops gaan de trainers van de Service Organisatie nader in op onderwerpen die het gebruik van het eDepot van het NA aangaan. Het RHC dat de verdiepingsworkshop aanvraagt kan zelf de onderwerpen voor de verdiepingsworkshop in afstemming met de Service Organisatie aandragen. 3. Individuele begeleiding Trainers van de Service Organisatie kunnen, indien gewenst, RHC medewerkers individueel begeleiden in het gebruik van het eDepot van het NA. Hiervoor stelt de Service Organisatie een zogenaamde strippenkaart ter beschikking die de gebruiker de mogelijkheid geeft een afgebakende hoeveelheid begeleiding af te nemen.

Pagina 20 van 37


6

Preservation diensten

De Service Organisatie gaat naast de beheer- en aansluitdiensten bij het eDepot van het NA ook aanvullende diensten op het gebied digitale archivering bieden. In deze versie van de Producten en Diensten Catalogus beschrijven wij de diensten op het gebied van preservation. De komende tijd zullen er meer diensten op het gebied van digitale archivering ontwikkeld worden. Wij houden u hierover op de hoogte. 6.1

Inleiding Het voornaamste doel van digital preservation is ervoor te zorgen dat we de toegang tot informatie objecten nu én in de toekomst kunnen garanderen. Zowel de authenticiteit als de integriteit van het informatie object blijven daarbij gehandhaafd. Het Nationaal Archief hanteert daarbij de kwaliteitscriteria voor informatie uit de internationale standaard voor informatiebeheer en records management, NEN ISO 154899: Het Nationaal Archief speelt een belangrijke rol in het delen van kennis op het gebied van digital preservation. Door haar deelname aan (internationale) netwerken zoals onder andere de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD), het Document Lifecycle Management (DLM) forum en de Open Planets Foundation (OPF) werkt zij mee aan de ontwikkeling van kennis over duurzame, toegankelijke en authentieke informatie objecten. Activiteiten voor de preservation van rijksarchieven maken standaard onderdeel uit van de dienstverlening van de Service Organisatie. Zij zijn een basisdienst. Het preservation beleid voor rijksarchieven is hierin leidend. De diensten die de Service Organisatie optioneel aanbiedt voor preservation hebben betrekking op de niet-rijksarchieven. Zij zijn inhoudelijk hetzelfde als die voor de rijksarchieven. De diensten voor de niet-rijksarchieven presenteren wij in dit hoofdstuk. In Bijlage B Preservation lichten wij preservation nader toe.

6.2

De rolverdeling tussen de RHC’s en de Service Organisatie Er is de volgende rolverdeling tussen de RHC’s en de Service Organisatie als het gaat om de preservation van niet-rijksarchieven. 1. De RHC’s formuleren het beleid, de strategie en de plannen voor de preservation van hun informatie objecten en maken de keuzen en nemen de beslissingen in de uitvoering van de preservation van hun informatie objecten in het eDepot van het NA. 2. De Service Organisatie kan de RHC’s faciliteren, zowel bij het formuleren van het beleid, strategie en plannen (door de inzet van onze preservation experts) als bij het maken van keuzes en nemen van beslissingen bij de preservation van de informatie objecten die in het eDepot van het NA zijn opgeslagen. De Service Organisatie monitort met de preservation watch de ontwikkelingen op het gebied van het duurzaam toegankelijk maken van informatie objecten. De RHC 9

NEN-ISO 15489-1 (nl) Informatie en documentatie – Archiefbeheer (ISO 15489-1:2001, IDT) 10-11. Pagina 21 van 37


volgen de ontwikkelingen bij de zorgdragers in hun eigen werkingsgebied en bij hun eindgebruikers en de risico’s op het gebied van informatiebeheer en delen deze informatie met de Service Organisatie10.

Regionaal Historische Centra

Keuzes maken en beslissen Preservation beleid

Preservation strategie

Preservation plannen

Preservation uitvoering

Service organisatie

Faciliteren

Figuur 3 Rolverdeling tussen RHC’s en Service Organisatie bij preservation van niet-Rijksarchieven

6.3

Preservation diensten Service Organisatie De Service Organisatie Digitale Infrastructuur en Advies biedt u, als RHC, de volgende diensten op het gebied van preservation. Deze hebben, zoals eerder vermeld, betrekking op de niet-Rijksarchieven. Wij baseren ons daarbij op de hiervoor genoemde rolverdeling met de RHC’s en de typering van preservation in Bijlage B Preservation. 1. Adviseren bij het formuleren van uw preservation beleid; 2. Adviseren bij het opstellen van uw preservation strategie; 3. Adviseren bij het maken van uw preservation plannen; 4. Adviseren over de inzet van digitale tools bij het uitvoeren van uw preservation activiteiten in het eDepot van het NA. Onze preservation experts kunnen u adviseren over beleid, strategie en plannen. Zij maken gebruik van generieke aanpakken en templates die hiervoor zijn ontwikkeld of in ontwikkeling zijn. Daarnaast zetten zij ook de kennis in die ontwikkeld wordt in de (internationale) netwerken en de informatie uit de preservation watch. U kunt hiervoor bij ons een advies aanvragen. Afhankelijk van de vraag kunnen wij ons advies geven in de vorm van een adviesgesprek, workshop of schriftelijk advies. Een adviesgesprek duurt één uur en wordt op basis van een uurtarief afgerekend. Aan een workshop of schriftelijk advies ligt een offerte ten grondslag. Advisering over de inzet van digitale tools bij het uitvoeren van uw preservation activiteiten in het eDepot van het NA vindt plaats in het gebruikersoverleg van het eDepot van het NA. Het maakt deel uit van het wijzigingenbeheer en wordt daarom

10

Afspraken over de manier waarop de Service Organisatie en u deze informatie uitwisselen worden bij de inrichting van de Service Organisatie gemaakt

Pagina 22 van 37


niet apart in rekening gebracht.

Pagina 23 van 37


7

Voorwaarden bij afname

7.1

Wat doet u zelf U zult zelf een aantal maatregelen moeten nemen om het eDepot van het NA zelf ten volle te kunnen gebruiken. Deze maatregelen hebben te maken met 1. Het aansluiten op het eDepot van het NA 2. Het voorbereiden van uw organisatie op het gebruik van het eDepot van het NA 3. Het bieden van een eerstelijns helpdesk voor uw eigen gebruikers 4. De autorisatie van medewerkers 5. Toewijzen van rollen in het beheer aan medewerkers 6. Het verzamelen van wensen van uw eigen medewerkers 7. Het beheren van uw tenant in het eDepot van het NA 8. Het schatten van de groei in de hoeveelheid en omvang van de informatie objecten

7.2

Aansluiten op het eDepot van het NA. Als u uw eigen databronnen wilt aansluiten op het eDepot van het NA dan zullen uw databronnen voorbereid moeten worden op communicatie met het eDepot van het NA. Naast de technische aansluiting horen daar ook bij: 1. Het inrichten van uw workflows (behalve als u de standaard workflows van het Nationaal Archief wilt gebruiken) 2. De mapping van uw metadataprofiel aan het metadataprofiel van het eDepot van het NA. De aansluiting verloopt volgens een standaard aansluitprocedure die door u wordt uitgevoerd. U conformeert zich bij aansluiting aan de aansluitvoorwaarden van de Service Organisatie Digitale Infrastructuur en Advies De Service Organisatie Digitale Infrastructuur en Advies stelt een testomgeving ter beschikking waarin u de aansluiting van uw systemen op het eDepot van het NA kunt testen. De testomgeving biedt u de mogelijkheid om: 1. 2. 3. 4.

Het gebruik van het eDepot van het NA testen Uw eigen workflows te ontwerpen en testen De configuratie van uw tenant testen De aansluiting van uw eigen systemen op het eDepot van het NA te testen.

De testomgeving biedt alle standaard functies van het eDepot van het NA: 1. 2. 3. 4.

Ingest Datamanagement Toegang Preservation planning

U kunt uw testomgeving aanvragen bij de servicemanager van de Serviceorganisatie Digitale Infrastructuur en Services. 7.3

Voorbereiden op het gebruik van het eDepot Het is aan u om uw organisatie voor te bereiden op het gebruik van het eDepot van het NA. De Service Organisatie kan daarin met training ondersteunen.

Pagina 24 van 37


7.4

Bieden van een eerstelijns helpdesk voor medewerkers. U biedt uw medewerkers een helpdesk voor vragen over en meldingen van incidenten met het eDepot van het NA. Deze eerstelijns helpdesk beantwoord zoveel mogelijk zelf vragen van uw medewerkers en verhelpt daar waar mogelijk zelf incidenten in het gebruik van het eDepot van het NA. De helpdesk geeft meldingen van incidenten die ze zelf niet kan oplossen door aan de tweedelijns helpdesk bij de Service Organisatie en informeert de melder als het incident opgelost is.

7.5

De autorisatie van medewerkers De autorisatie van medewerkers die het eDepot van het NA willen gebruiken gebeurt door het RHC dat het eDepot van het NA afneemt. Elk RHC heeft een autorisatiebeheerder. Dat betekent dat er één persoon is die autorisaties voor de betreffende tenant kan toekennen, wijzigen of verwijderen. Het toekennen van autorisaties aan medewerkers hoeft daarmee niet door de Service Organisatie te gebeuren.

7.6

Toewijzen van rollen in uw organisatie Van u wordt verwacht dat de volgende rollen zijn toegewezen aan medewerkers.

7.7

1.

Functioneel beheerder. Deze persoon is het aanspreekpunt binnen de organisatie voor het eDepot van het NA. De functioneel beheerder neemt deel aan het reguliere gebruikersoverleg.

2.

Autorisatiebeheerder. Dit is de persoon die de autorisaties voor het gebruik van het eDepot van het NA beheert. Het ligt voor de hand om deze rol te beleggen bij de functioneel beheerder.

3.

Service manager. Dit is de persoon waarmee de service manager van de Service Organisatie overlegt (op operationeel en tactisch niveau) over de geleverde dienstverlening. Ook deze rol kan gecombineerd worden met die van functioneel beheerder.

4.

Vertegenwoordiger op strategisch niveau. Deze persoon overlegt met de Service Organisatie op strategisch niveau. Deze persoon neemt deel aan de klantenraad, waarin bijvoorbeeld afspraken worden gemaakt over tarieven en diensten van de Service Organisatie.

Verzamelen van wensen van uw eigen medewerkers De Service Organisatie inventariseert bij de RHC’s de wensen voor wijzigingen in het eDepot van het NA en daarmee samenhangende applicaties en organiseert een periodiek overleg om deze wensen met de RHC’s te bespreken. Het is aan u om in uw eigen organisatie wensen te inventariseren en na een eerste selectie in te brengen in het wijzigingenoverleg. Zo kunt u beïnvloeden dat het eDepot van het NA zo goed mogelijk blijft aansluiten op uw archiveringsactiviteiten.

7.8

Beheren van uw tenant U beheert zelf uw tenant in het eDepot van het NA11. De Service Organisatie kan u daarin met training op voorbereiden.

11

De Service Organisatie configureert deze tenant als onderdeel van uw aansluiting op het e-Depot Pagina 25 van 37


7.9

Monitoren van ontwikkelingen in uw eigen werkingsgebied U monitort de ontwikkelingen bij de zorgdragers in uw werkingsgebied en binnen uw eigen organisatie en deelt deze informatie met de Service Organisatie ten behoeve van de preservation watch.

7.10

Schatten van de groei in de informatie objecten De Service Organisatie zal u in de tweede helft van ieder jaar vragen een prognose te geven van de groei (of afname) in de hoeveelheid en omvang van de informatie objecten die u in uw tenant in het eDepot van het NA wilt beheren. De Service Organisatie gebruikt deze prognoses om, als dat nodig is, tijdig voor een uitbreiding van de opslagcapaciteit in het eDepot van het NA te zorgen

Pagina 26 van 37


8

Verrekening van de diensten

8.1

De verrekening van de producten en diensten De Service Organisatie maakt bij de verrekening van haar producten en diensten naar de RHC’s een onderscheid naar de status van de archieven: 1. Het Rijksarchiefgedeelte van de archieven die door een RHC in het eDepot zijn opgeslagen; 2. De archieven van de zorgdragers in het eDepot die vallen onder de gemeenschappelijke regeling; 3. De archieven in het eDepot van de zorgdragers die een dienstverleningsovereenkomst (DVO) hebben met een RHC. De status van het archief bepaalt in hoeverre de kosten van de opslag van archieven en de diensten in het eDepot worden doorbelast aan een RHC. De volgende tabel vat de verrekening van de producten en de diensten van de Service Organisatie samen. De verrekening wordt vervolgens nader toegelicht. Rijksarchieven

Archieven onder gemeenschappelijke regeling

Archieven op basis van DVO

Verrekening indien kosten boven 5% van de exploitatiekosten

100% verrekening van de kosten

Basisdiensten Geen verrekening

Geen verrekening

Geen verrekening

Optionele diensten



eDepot

Geen verrekening


Tabel 1 Overzicht verrekening producten en diensten

Bijlage A Prijzen van de producten en diensten bevat de prijzen van de producten en diensten die door de Service Organisatie Digitale Infrastructuur en Advies worden geleverd. 8.2

Het eDepot De Service Organisatie Digitale Infrastructuur en Advies berekent voor het gebruik van het eDepot van het NA een basis tarief op basis van een prijs per terabyte. De opslag in terabytes die door een RHC wordt gebruikt is de basis voor de verrekening.

Pagina 27 van 37


8.3

De basisdiensten De basisdiensten bestaan uit de basis aansluitdiensten en de preservation diensten voor rijksarchieven. De basis aansluitdiensten bestaan uit: 1. de basis implementatiebegeleiding 2. de basis technische begeleiding 3. de basis training in het gebruik van het eDepot van het NA Aan de basis implementatiebegeleiding, de basis technische begeleiding voor een technische aansluiting op het eDepot van het NA en de basis trainingen worden geen kosten verbonden. Zij maken onderdeel uit van het beschikbaar stellen van het eDepot. Ook aan de preservation diensten voor rijksarchieven worden geen kosten verbonden.

8.4

Optionele diensten De optionele diensten bestaan uit de optionele aansluitdiensten en de preservation diensten.

8.4.1

Optionele aansluitdiensten De aansluitdiensten die optioneel aangevraagd kunnen worden bestaan uit de 1. implementatiebegeleiding plus 2. technische begeleiding plus van een technische aansluiting op het eDepot van het NA 3. Inrichten van workflows 4. Mapping van metadata 5. Opleiding en training plus Implementatiebegeleiding plus en technische begeleiding plus worden in rekening gebracht op basis van een offerte. Het aantal uren dat volgens een onderbouwde raming nodig is om deze diensten uit te voeren vormt de basis. Op deze wijze worden ook het inrichten van workflows en de mapping van metadata in rekening gebracht12. Een strippenkaart voor een aantal uren optionele aansluitdiensten behoort eveneens tot de mogelijkheden. Opleiding en training worden met een vaste prijs per dagdeel bij groepsopleidingen en –trainingen in rekening gebracht. Het aantal dagdelen vormt de basis voor de offerte. De individuele training van medewerkers wordt per uur in rekening gebracht. Ook hier hoort een strippenkaart tot de mogelijkheden.

8.4.2

Optionele preservation diensten Advisering over preservation van rijksarchieven zijn een basisdienst en worden niet doorbelast. Advisering over preservation voor niet-rijksarchieven zijn optioneel en hebben een tarief per uur. Een strippenkaart voor preservation advies behoort tot de mogelijkheden.

8.5

Tegemoetkoming in de kosten De RHC’s beheren rijksarchieven en niet-rijksarchieven. De kosten voor beheer, opslag en preservering van de rijksarchieven door een RHC in het eDepot van het NA worden vergoed uit het DTR budget. Deze kosten brengt de Service Organisatie dus niet bij u in rekening.

12

Een nadere specificatie van de kostencomponenten en de prijzen worden in een volgende versie opgenomen.

Pagina 28 van 37


De kosten van het beheer en de opslag van niet-rijksarchieven bij RHC’s in het eDepot van het NA worden in principe aan elke RHC doorberekend. Echter, met ingang van 2015 worden deze kosten gedurende drie jaar niet aan u doorbelast zolang deze kosten binnen de 5% van de jaarlijkse exploitatiekosten van het eDepot van het NA blijven. Dit geldt voor de overgebrachte archieven van die zorgdragers die onder de gemeenschappelijke regeling vallen. 8.6

Wijze van betaling De Service Organisatie Digitale Infrastructuur en Advies belast de kosten voor het gebruik van het eDepot van het NA met de RHC’s door op basis van een jaarlijkse nacalculatie. De optionele aansluitdiensten en preservation diensten worden separaat doorbelast. De Service Organisatie zorgt er trouwens voor dat fluctuaties in de prijzen alleen binnen een beperkte bandbreedte plaatsvinden. Doorbelasting van de kosten aan een RHC vindt plaats door facturatie.

Pagina 29 van 37


9

Contactgegevens

Service Organisatie Digitale Infrastructuur en Services Bezoekadres Prins Willem Alexanderhof 20 2595 BE Den Haag Postadres Postbus 90520 2509 LM Den Haag Servicemanager eDepot van het NA [email protected] 070-331 5454 06-40252187

Pagina 30 van 37


Bijlage A Prijzen van de producten en diensten

De onderstaande tabel presenteert de basis van doorbelasting voor elk product en elke dienst die de Service Organisatie aan de RHC’s biedt. Het gaat hier om de producten en diensten voor de niet-Rijksarchieven. Product/dienst

Grondslag voor doorbelasting

Afname eDepot eDepot van het NA, inclusief RIT, TOC en beheerdiensten

Nacalculatie op basis van terabyte opslag

Basis aansluitdiensten Basis implementatiebegeleiding

Geen doorbelasting

Basis technische begeleiding

Geen doorbelasting

Basis training

Geen doorbelasting

Optionele aansluitdiensten Implementatiebegeleiding plus

Offerte op basis van geraamde uren of strippenkaart

technische begeleiding plus13


Inrichten van een workflow


Mapping van metadata


Opleiding en training plus: Groepstraining

Offerte op basis van vaste prijs per dagdeel

Opleiding en training plus: individuele begeleiding


Optionele preservation diensten Advisering preservation

13


Van een technische aansluiting op het e-Depot van het NA Pagina 31 van 37


De volgende tabel toont de prijzen van de producten en diensten die de Service Organisatie aan de RHC’s aanbiedt voor de niet-Rijksarchieven. Prijs14

Product/dienst

Functie

Afname eDepot eDepot van het NA, inclusief RIT, TOCO en beheerdiensten

15

€1050/Terabyte

Basis aansluitdiensten Basis implementatiebegeleiding

Niet van toepassing

Basis technische begeleiding

Niet van toepassing

Basis training

Niet van toepassing

Optionele aansluitdiensten Implementatiebegeleiding plus technische begeleiding plus16 Inrichten van een workflow Mapping van metadata Opleiding en training plus: groepstraining Opleiding en training plus: individuele begeleiding

€77/uur €70/uur €77/uur €77/uur €77/uur €660/dagdeel17

Servicemanager

€77/uur €85/uur

Coach Senior coach

€77/uur €85/uur

Adviseur recordkeeping Preservation officer

Technisch engineer Projectleider Adviseur recordkeeping Adviseur recordkeeping

Optionele preservation dienst Advisering preservation

14 15 16 17

Prijzen inclusief overhead Betreft de prijs voor het beheer en de opslag van niet-rijksarchieven. Het beheer en de opslag van rijksarchieven wordt niet doorbelast. Van een technische aansluiting op het eDepot van het NA Op basis van de inzet van twee trainers en inclusief materiaalkosten

Pagina 32 van 37


Bijlage B Preservation

In deze bijlage geven we een nadere toelichting op preservation. We gaan in op de fasering in preservation en behandelen de preservation watch. Fasen in preservation Om de preservation diensten van de Service Organisatie te kunnen plaatsen gaan wij hier kort in op de inrichting van preservation. Wij onderkennen in preservation vier fasen: 1. Het formuleren van preservation beleid. Hiermee wordt bepaald welk beleid een RHC hanteert om de digitale duurzaamheid van informatie objecten te kunnen garanderen. 2. Het ontwikkelen van een preservation strategie. De preservation strategie geeft aan volgens welke aanpak en onderliggende principes een RHC zijn preservation beleid omzet in uitvoering. 3. Het maken van preservation plannen. Met de preservation plannen spreekt een RHC af hoe ze de preservation per type digitaal archiefstuk wil uitvoeren. De plannen zijn een verbijzondering van de preservation strategie naar de verschillende typen informatie objecten. 4. Het uitvoeren van preservation maatregelen. Het gaat hierbij om maatregelen in het eDepot om optredende of verwachte problemen met de duurzame toegankelijkheid van opgeslagen informatie objecten te verhelpen of te voorkomen. Aan preservation zitten twee aspecten: 1. Het monitoren van ontwikkelingen die de toegankelijkheid van informatie objecten beïnvloeden (de preservation watch); 2. Het nemen van maatregelen naar aanleiding van ontwikkelingen om de toegankelijkheid van informatie objecten te borgen.

Maatregelen nemen

Preservation beleid

Preservation strategie

Preservation plannen

Preservation uitvoering

Monitoren

Pagina 33 van 37


Preservation watch De preservation watch heeft betrekking op verschillende terreinen. 1. De eigen organisatie: wat zijn de implicaties als een organisatie zijn beleid verandert (financieel, beleidsmatig, juridisch etc.). 2. De zorgdrager: wijzigingen bij de zorgdragers die de informatie objecten aanleveren. Denk hierbij bijvoorbeeld in wijzigingen van de manier van aanleveren, wijzigingen in de informatie objecten. 3. De eindgebruiker: de eindgebruiker van de informatie objecten zal in de loop der tijd veranderen en andere wensen krijgen ten aanzien van de raadpleegbaarheid van de objecten. 4. Technische ontwikkelingen: ontwikkelingen op het gebied van hardware en software hebben niet alleen invloed op de informatie objecten die aangeleverd worden, maar ook op de informatie objecten die zich al in het eDepot van het NA bevinden. 5. Ontwikkelingen op het gebied van duurzame opslag en toegankelijkheid. De preservation watch heeft dus een focus op de omgeving (organisatorische en technische ontwikkelingen die raken aan digitale duurzaamheid) én een eDepot interne focus (monitoring van de mate van duurzaamheid van de opgeslagen informatie objecten).

Preservation watch omgeving

Ontwikkelingen zorgdragers

Ontwikkelingen eigen organisatie

Preservation watch e-Depot

Opgeslagen archiefstukken

Ontwikkelingen digitale opslag en toegankelijkheid

Pagina 34 van 37

Ontwikkelingen eindgebruikers

Technische ontwikkelingen


Bijlage C Begrippen

API

Application Programming Interface. Een set aan definities die ervoor zorgt dat applicaties met elkaar kunnen communiceren

Archief2020

Een innovatieprogramma waarin de archiefsector en alle lagen van openbaar bestuur in Nederland samenwerken om te komen tot duurzame toegankelijkheid van (digitale) overheidsinformatie en een toekomstvaste archieffunctie. Het programma wordt uitgevoerd in opdracht van het Ministerie van OCW waarbij het Nationaal Archief de opdrachtnemer is.

Checksum

Het numerieke resultaat van een berekening waarbij de fysieke inhoud van een bestand wordt gebruikt om dat bestand op een unieke manier te identificeren. Als het bestand wijzigt, verandert ook de checksum. Checksums worden gebruikt om de integriteit van opgeslagen informatie objecten te controleren.

Datamanagement

Het beheer van de metadata van informatieobjecten

Document Lifecycle Management (DLM) Forum

Europees forum van publieke archiefinstellingen en andere organisaties met interesse in archieven, records en informatiemanagement in de EU.

DTR

Digitale Taken Rijksarchieven is een programma dat als doel heeft om een stevige basis te leggen bij het Nationaal Archief voor het borgen van ons cultureel erfgoed en de democratische rechtsstaat in het digitale tijdperk. Zij levert daarvoor een generieke digitale basis rijksinfrastructuur, een bijhorende service organisatie, een eerste tranche gedigitaliseerde rijkscollectie en voorschriften over duurzaamheidseisen en richtlijnen voor informatiebeheer

Informatie object

Een verzamelnaam voor de verschillende formaten van digitale informatie. Niet de inhoud, maar de vorm staat centraal: een e-mail, een spreadsheet, een tekstdocument, een database of bijvoorbeeld een website.

Ingest

Het proces waarbij een aangeleverde set digitale archiefdocumenten (met bijhorende inhoudelijke en technische metadata) wordt gecontroleerd en, na goedkeuring, wordt opgenomen en geregistreerd in het eDepot

Karakterisatie

Het achterhalen van het exacte bestandsformaat en versie van een informatieobject door de karakteristieken (de signature) te onderzoeken.

Mapping metadata

Het vertalen van één metadataschema naar een ander metadataschema

Metadata

Gegevens over gegevens. Metadata die noodzakelijk zijn voor betrouwbaar archiefbeheer. Pagina 35 van 37


Archivistische metadata hebben betrekking op archiefdocumenten, (context, inhoud en structuur, alsmede hun beheer door de tijd heen) ze leggen status, formaat en verblijfplaats vast en ze documenteren bovendien de activiteiten van het archiefsysteem. Archivistische metadata worden deels ontleend aan de werkprocessen waarin de documenten hun rol vervulden, deels worden ze gemaakt door de archiefprocessen. Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid (NCDD)

Coalitie van organisaties in de publieke sector die de zorg voor verzamelingen van digitale data tot hun kerntaak rekenen. Het doel van de coalitie is om gezamenlijk een organisatorische en technische infrastructuur tot stand te brengen die waarborgt dat digitale bestanden ook op de lange termijn bruikbaar blijven.

Niet-Rijksarchieven

Archieven die worden aangelegd door organisaties die niet behoren tot de Rijksoverheid, zoals provincies, gemeenten en waterschappen.

OAIS

Open Archival Information System Reference Model. Een referentiemodel dat de kaders, procedures, functies en actoren voor het bewaren van digitale objecten definieert.

Open Planets Foundation

Stichting, voortgekomen uit het Open Planets Project, die als doel heeft om in een open community best practices en tooling op het gebied van digitale preservering te delen.

Overgebrachte archieven

Archieven die door een zorgdrager in het eDepot van het NA zijn geplaatst waarbij ook het eigenaarschap van deze archieven wordt afgestaan. In de context van deze PDC wordt de RHC of het Nationaal Archief eigenaar.

Preservation

Het geheel van activiteiten gericht op de zorg voor het technische en intellectuele behoud van archiefdocumenten. Preservation omvat activiteiten zoals opslag, bewaring, conservering, restauratie, conversie en migratie.

Regionaal Historisch Centrum

In de provinciehoofdsteden en andere grote steden worden de archieven bewaard bij de Regionale Historische Centra (RHC's). Het gaat dan om rijksarchieven die naar hun aard verbonden zijn met de uitvoering van taken van de Rijksoverheid in de provincie. Regionaal Historische Centra (RHC's) bewaren daarnaast ook plaatselijke en regionale archieven en collecties. De RHC’s vormen een 'openbaar lichaam' op grond van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR). In een dergelijk openbaar lichaam zijn het Rijk, een of meer gemeenten, een provincie of een andere instelling vertegenwoordigd.

Registry

In de context van het eDepot is dit de lijst met bestandsformaten, softwarepakketten en migratiepaden die in het eDepot worden gebruikt.

Pagina 36 van 37


Rijksarchieven

Archieven die worden aangelegd door organisaties binnen de rijksoverheid, zoals ministeries, hoge colleges van staat, uitvoeringsorganisaties en een aantal inspectiediensten

Tenant

Een logisch afgebakende ruimte in het eDepot waar de afnemer van het eDepot zelf informatieobjecten kan beheren en ontsluiten met bijvoorbeeld eigen autorisaties en eigen workflows.

Uitgeplaatste archieven

Archieven die door een zorgdrager in het eDepot van het NA plaatst en waarbij de zorgdrager zelf eigenaar blijft van deze archieven.

Viewer

Alle software waarmee de informatie in een informatieobject geraadpleegd kan worden op een manier dat deze informatie in de authentieke vorm wordt weergegeven.

Workflow

Een samenhangende groep van activiteiten die een specifieke functionaliteit (bijvoorbeeld de ingest van een op te nemen informatie object) uitvoert. De activiteiten kunnen geautomatiseerd zijn of een menselijke handeling vereisen.

XML schema

Een taal voor het beschrijven van de structuur van XML-documenten. In XML-Schema kan men schema's maken voor bijvoorbeeld XML-documenten, waarmee d documenten formeel worden gespecificeerd

Zorgdrager

Functionaris of organisatie belast met archiefzorg. Zorgdragers zijn verantwoordelijk voor het aanleggen en beheren van de administratieve dossiers en archieven ter ondersteuning van de hen toevertrouwde publieke taken.

Pagina 37 van 37

Service Organisatie Digitale Infrastructuur en Advies

Recommend Documents