Service Level Agreement (veterinaire) D-controle Versie 2.2, d.d. 6 maart 2013 Inleiding / achtergrond Alle uit derde landen afkomstige partijen veterinaire goederen worden in beginsel ongeacht de douanebestemming onderworpen aan een documentencontrole ook wel de D-controle genoemd. Deze wettelijke controle vormt een belangrijke schakel bij de totale veterinaire controle en is inhoudelijk een verificatie van de veterinaire certificaten of documenten die de producten begeleiden. De uitvoering van de D-controle is een proces dat door de Douane in opdracht van de Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit (NVWA) wordt uitgevoerd. De D-controle en de uitkomst van de controle is vaak cruciaal voor het verdere verloop van de logistiek. Op het moment dat de D-controle is uitgevoerd kan de lading een overeenstemming controle en meestal materiële controle ondergaan op het keurpunt. Het hele logistieke proces van de veterinaire import en de controle op veterinaire producten is vaak tijdkritisch. In de praktijk blijkt dat de duur van de D-controle niet altijd betrouwbaar is, dat de termijnen soms de 48 uur overschrijden en dat daardoor het logistieke proces niet goed verloopt. Dit heeft vaak verschillende oorzaken, die niet alleen bij de Douane/NVWA liggen, maar ook bij de aanbiedende partijen. Het is daarom van groot belang dat de duur van de D-controle betrouwbaar is en dat er een maximum norm is voor deze controle. Een betrouwbare doorlooptijd draagt bij aan een betere planning van het opvolgende logistieke proces. Doel van het Service Level Agreement (SLA) Deze SLA heeft tot doel afspraken vast te leggen die operationeel van aard zijn. De SLA beoogt hiermee een belangrijke bijdrage te leveren aan een structurele en stabiele doorlooptijd van de D-controle waardoor het bedrijfsleven een adequate planning en dienstverlening kan bieden aan haar klanten. Het uiteindelijke doel is een zo optimaal mogelijke afhandeling van het veterinaire keuringsproces. Alle partijen hebben een inspanningsverplichting om hieraan een bijdrage te leveren. De SLA legt voor zover dit kan de rollen en taken vast van de verschillende partijen. Reikwijdte van de SLA De reikwijdte van de SLA bevat vooralsnog afspraken over de D-controle van de veterinaire import controle1. Tevens wordt het SLA in eerste instantie alleen voor de haven van Rotterdam opgesteld.
1
Ook ten aanzien van import Levensmiddelen en productveiligheid (LM/PV) vinden er D-controles plaats. Hierover zouden in een nader stadium (eind 2013) afspraken gemaakt kunnen worden. Het SLA voor de D-controle van veterinaire producten zal de D-controle van andere stromen niet frustreren.
Partijen bij de SLA Expediteurs (vertegenwoordigd in de FENEX) De expediteur, in de reguliere communicatie ook aangeduid als aanbieder, organiseert veelal het transport en de documentatie rond het douane- en veterinaire proces bij de import van goederen. Teneinde zorg te kunnen dragen voor een betrouwbare en efficiënte logistiek (zoals het plannen van de gehele veterinaire keuring, het tijdig informeren van klanten en het regelen van het vervoer) is het voor de expediteurs van groot belang dat de D-controle binnen de gestelde termijnen wordt behandeld. Cargadoors (vertegenwoordigd in de VRC) De Cargadoor organiseert veelal het maritieme transport en is verantwoordelijk voor het aanbieden van de benodigde veterinaire informatie bij de Douane en de NVWA. Bij transhipment binnen 7 dagen na lossing van de container is een (wettelijke) vooraanmelding voldoende. Indien de container pas na 7 of meer dagen wordt uitgevoerd is in ieder geval een D-controle nodig. De Cargadoor dient er dan zorg voor te dragen dat deze D-controle kan plaatsvinden. Verladers/importeurs (vertegenwoordigd in de EVO) Verladers en/of importeurs hebben er belang bij dat het veterinaire controle proces op een goede, efficiënte, betrouwbare wijze plaatsvindt, tegen zo gering mogelijke kosten. Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit (NVWA) De Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit is verantwoordelijk voor de wettelijke uitvoering van de Dcontrole. De NVWA heeft door middel van een convenant een groot deel van de werkzaamheden van de Dcontrole uitbesteed aan de Douane. De inspecteur dierenartsen van de NVWA zijn eindverantwoordelijk voor de beslissing bij de D-controle. De Douane zal in alle gevallen waarbij de beslissingsbevoegdheid van de Douanemedewerkers overstegen wordt, de partijen overdragen aan de dierenartsen. Douane De Douane heeft met de Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit een convenant gesloten waarin is afgesproken dat de Douane de D-controle namens de Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit uitvoert. De Douane is ervoor verantwoordelijk dat de D-controle, voor zover er geen omissies zijn, binnen de gestelde termijn van deze SLA plaatsvindt. Deltalinqs Deltalinqs is de ondernemersorganisatie voor de Rotterdamse haven en industrie. Deltalinqs en haar leden hebben belang bij een onbelemmerde en efficiënte logistiek door de Rotterdamse haven. Deltalinqs is penvoerder van de SLA. Basisafspraken maximale doorlooptijd D-controle
Uitgangspunt is dat de D-controle zo spoedig mogelijk plaatsvindt. De doorlooptijd bij de Douane van het moment dat het gezondheidscertificaat wordt overhandigd aan de Douane tot aan de uitspraak D-conform of niet D-conform mag maximaal 36 uur duren (dit zijn zogenaamde klokuren). De doorlooptijd start bij het fysiek aanbrengen van het certificaat op het kantoor van de Douane.
Bij niet conform en/of twijfel, wordt het document door de Douane overgedragen aan de Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit. Tussen het moment van overdragen en het besluit van de dierenarts mag maximaal 24 uur (klokuren) zitten.
Teneinde te kunnen voldoen aan de basisafspraken worden uitgangspunten en randvoorwaarden geformuleerd die bijdragen aan een optimaal proces van de D-controle. 1.
Uitgangspunten A. De aanbieder2 zorgt er voor dat de vooraanmelding door middel van het GDB correct is. B. De aanbieder zet zich in om het gezondheidscertificaat in te dienen zo spoedig mogelijk na beschikbaarheid doch uiterlijk (liefst ver) vóór de ATA. C. De aanbieder heeft aan alle wettelijke verplichtingen voldaan. D. Aanbieders stellen de overheden ruim op tijd in kennis van toekomstige ontwikkelingen waardoor personele aanpassingen (naar boven, maar ook naar beneden) noodzakelijk zijn. Hierbij moet men een termijn van ten minste 6 maanden voor werving en opleiding in gedachten houden. Te denken valt aan meer dan reguliere toe- of afname van gebruikelijke stromen en/of verandering van de soort van logistieke stromen E. De aanbieder zal zich onder de geldende SLA-afspraken beperken in zijn communicatie ten aanzien van zijn veterinaire partij(en), teneinde de werkzaamheden van de Douane en NVWA zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Binnen de afgesproken termijnen wordt (uitzonderingen daar gelaten) niet gecommuniceerd over de voortgang van de afhandeling. F.
2.
Partijen zullen elkaar vooraf en tijdig informeren over omstandigheden die invloed kunnen hebben op de capaciteit van het D-controle proces (bijvoorbeeld voorziene stijging aanbod, beperkte personele bezetting, beperkte openingstijden, et cetera)
Randvoorwaarden A. De aanbieder heeft voldaan aan een volgens voorschrift (scanprotocol) naar de Douane verstuurd veterinair certificaat. In de bijlage 2 is het protocol van dit inscannen bijgevoegd. B. De Douane en de NVWA zetten voldoende personeel in om de D-controle uit te voeren binnen de gestelde termijn. C. De Douane past flowmanagement in het proces toe waarbij de partijen in volgorde van binnenkomst worden afgehandeld. Indien een partij wordt overgedragen naar de dierenarts volgt een OTP bericht om de aanbieder van het document te informeren. D. De Douane en de NVWA behouden zich het recht voor in onvoorziene omstandigheden te melden wanneer niet aan de SLA kan worden voldaan. Te denken valt aan (extreme) uitval door ziekte, niet voorzien verlof, reorganisatie en/of vernieuwde (snelle) aanpassingen wetgeving, et cetera. E. Bij het niet kunnen nakomen van de basisafspraken door de Douane en de NVWA, zetten de Douane en de NVWA alles in het werk om zo spoedig mogelijk weer te kunnen voldoen aan de basisafspraken.
3.
Communicatie bij verstoringen in D-controle proces A. Indien zich omstandigheden voordoen zoals vermeld onder 1F en 2D zullen de direct betrokken partijen - zijnde Douane GDB-team en de NVWA - contact opnemen met aanbieders om hen te informeren. B. De aanbieders zullen worden geïnformeerd over de extra benodigde tijd, evenals de termijn waarbinnen het probleem zal zijn opgelost, indien daar een betrouwbare inschatting van gemaakt kan worden. C. In de bijlage bij dit SLA wordt een communicatieprotocol opgenomen.
2
Onder de aanbieder wordt verstaan de verantwoordelijke persoon voor het opmaken/indienen van het GDB
Evaluatie SLA De eerste evaluatie zal uiterlijk omstreeks december 2013 plaatsvinden. Vervolgens volgt ieder jaar weer op of omstreeks dezelfde datum een evaluatie. Met name worden geëvalueerd : de doelstelling van de SLA -
de basisafspraken uitgangspunten, randvoorwaarden en de communicatie
In de evaluatie wordt meegenomen of de in de SLA aangenomen werkelijkheid ook in de praktijk realistisch en haalbaar is. In de Deltalinqs Commissie veterinaire controles wordt de voortgang van de SLA tussen partijen afgestemd. Looptijd SLA Deze SLA is geldig tot een jaar na dagtekening en wordt stilzwijgend verlengd met een periode van elke keer een jaar tenzij een van de partijen, om gegronde redenen, aangeeft geen verlenging meer te willen. Datum van ingang: 16 april 2013 Ondertekenende partijen:
J.F.M. Reekers Douane Rotterdam Haven
J.P.H.J. Vera Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit
L. Slappendel FENEX
M. Duin Vereniging van Rotterdamse Cargadoors
G. Smit EVO
B.D.M. Janssen Deltalinqs
Bijlage 1: communicatieprotocol In de SLA (veterinaire) D-controle worden operationele afspraken gemaakt over het service niveau van de veterinaire D-controle. Belangrijk onderdeel is de onderlinge communicatie tussen partijen. Dit communicatieprotocol beschrijft de communicatie procedures die door alle partijen gevolgd dienen te worden. Algemeen
Het Douane GDB-team en de NVWA informeren aanbieders zodra dit bekend is per e-mail over voorziene veranderingen in omstandigheden zoals sluitingen van het loket of de Douane, afwezigheid van het GDB-team of de NVWA en/of geplande uitval van systemen.
Aanbieders informeren de Douane vooraf over significante wijzigingen van het reguliere ladingaanbod, zoals voorziene stijgingen of dalingen.
Bij niet kunnen voldoen aan de SLA
Het Douane GDB-team informeert aanbieders per e-mail direct zodra er door onvoorziene omstandigheden niet aan de doorlooptijd van de SLA kan worden voldaan. Deze communicatie bevat de volgende informatie: o o o
Reden vertraging De verwachte (vertraagde) doorlooptijd De verwachte termijn waarop de problemen zijn opgelost en de acties die de Douane zal ondernemen om zo spoedig mogelijk weer aan de termijn van 36 uur te kunnen voldoen.
Het Douane GDB-team stuurt zodra de termijn van 36 uur wel weer structureel wordt gehaald een e-mailbericht aan de aanbieders.
Aanbieders zullen gedurende de periode van vertraging geen contact opnemen met het Douane GDB-team
Voor echte spoedgevallen kan wel contact opgenomen worden met het algemene nummer van het Douane GDB-team 088-1515303.
Aanbieders kunnen zich aanmelden voor de e-mailberichten van de Douane.
Bij overdracht van de Douane naar de NVWA
Bij overdracht van de Douane naar de NVWA wordt er een OTP bericht gestuurd aan de aanbieder.
De aanbieder past indien van toepassing het GDB aan en stuurt een e-mail aan
[email protected] met als onderwerp OTP gevolgd door het GDB nummer. In de e-mail wordt aangegeven dat het GDB is aangepast zoals beschreven in oorspronkelijk OTP bericht.
Bijlage 2: Protocol inscannen documenten Inleiding Er is een significante tijdwinst te behalen in de doorlooptijd van de keuringsbeslissingen bij het indienen van de Gezondheid Certificaten op de Douaneposten (de D-controle). Deze winst is te halen uit de voorbereidende werkzaamheden door de aanbieder zelf vóórdat de certificaten ingediend worden. Om de documentencontrole uit te voeren, moeten originele Gezondheidscertificaten ingescand worden, waarna deze elektronisch gekoppeld worden aan het VGC-systeem van de NVWA. Dit inscannen is een bijzonder arbeidsintensief proces uitgevoerd door Douanemedewerkers. Dit zou eenvoudig belegd kunnen worden bij de aanbieders indien de NVWA toestemt in een bepaalde werkwijze. De NVWA heeft toegestemd in slechts het noteren van het GDB-nummer op het certificaat. In een pilot is geconstateerd dat een aanzienlijke winst haalbaar is; het ambitieniveau is een nog grotere winst te behalen indien de samenwerking met de aanbieders optimaal is. De Douane en de NVWA hopen dat hiermee de aanbieders deze tijdwinst eenvoudig kunnen vertalen naar een stuk financiële winst en verbeterde planningsmogelijkheden. Aanvullend kan gesteld worden dat een nog grotere logistieke winst te behalen is uit de methode van het elektronisch certificeren. De NVWA volgt de ontwikkelingen op de voet en indiceert en/of is actief betrokken bij voorkomende ontwikkelingen op dit gebied (Nieuw Zeeland, USA, China….). Opzet De aanbieders worden verzocht om SLECHTS de originele gezondheidscertificaten en hieraan verbonden documenten in te scannen. De relevante stukken voor garantiestelling van de partij zijn te herkennen aan de originele ondertekening en stempels van de bevoegde autoriteit (de dierenarts) van verzending. Overige documentatie is niet gewenst. De aanbieder kan de scan via de mail versturen naar een specifieke mailbox van de Douane. Hierna moet het originele certificaat zoals gebruikelijk naar de Douanepost gebracht worden waarbij een (liefst fel gekleurd) voorblad (zie bijlage) met paperclip (of iets vergelijkbaars) aangeeft dat het bewuste certificaat door de aanbieder ingescand en gemaild is geweest. Niet eerder dan dat de originelen ontvangen zijn, kan de Douanemedewerker de overeenstemming maken van het origineel met het door de aanbieder gescande en naar de douanier verstuurde scan hiervan en kan hij beginnen met de inhoudelijke documentencontrole. Na indienen zullen deze ingescande documenten namelijk onmiddellijk onderdeel uitmaken van de “work-flow” van de Douane. Worden de documenten niet eerst door de aanbieders ingescand dan zullen de Douanemedewerkers dit (net als voorheen) moeten doen en koppelen aan VGC. De hierna volgende processen zijn niet afwijkend. Werkwijze 1.
De aanbieder draagt er zorg voor dat aan alle wettelijke voorwaarden met betrekking tot de invoerprocessen voldaan wordt. Van groot belang is de tijdige en correcte vooraanmelding waarna de aanbieder een GDB-nummer toebedeeld krijgt.
2.
Dit nummer wordt, zonder enige tekst van het certificaat te overschrijven (op een leeg stuk ruimte), met een duidelijk handschrift in de rechter bovenhoek op het eerste blad van het document gezet. De scanner wordt zodanig ingesteld dat deze voldoet aan de volgende voorwaarden:
3.
a.
Het uiteindelijke bestand moet een TIF- of PDF-file zijn (bestandsnaam bijvoorbeeld: 10123456.tif of 10123456.pdf opmaak)
b.
De resolutie is zodanig ingesteld dat bij uitdraaien van deze scan een bijzonder goed leesbaar document ontstaat. Afhankelijk van de kwaliteit van de scanner kan een hogere resolutie geprobeerd worden. Het VGC systeem heeft echter (zoals elk systeem) een beperkte opslagcapaciteit. De uiteindelijke bestandsgrootte moet (liefst) niet méér zijn dan 100 kB (tot
c.
een maximum van 150 kB) per gescande pagina. Kleur mag ook. De instelling moet zodanig zijn dat na uitdraaien van de gescande documenten de grootte van de letters, geschreven tekst en stempel van de uitdraai overeenkomt met die van het origineel. Er zijn langere documenten (A4 breedte x A3 lengte formaat) die met sommige scanners automatisch verkleind worden en alles opgeslagen en verkleind wordt tot totaal A4 formaat: dat
d.
kan dus niet. Sommige scanners zijn in staat dit echter automatisch aan te passen. Sommige documenten hebben een achtergrond die het haast onmogelijk maken direct te scannen. Hiertoe moeten soms instellingen voor het uitfilteren van die achtergrond gebruikt worden; mogelijk zijn kleuren scans wel duidelijker; er kan / moet met scherpte instellingen en licht/donker instellingen geprobeerd worden; soms is kopiëren nodig waarna het scannen van deze kopie een oplossing is.
e. f.
Er moet een aantal keren een proefuitdraai gemaakt worden om te beoordelen of de scan van goede kwaliteit is. De bestandsnaam van de scan moet (slechts) het GDB-nummer (bv 10123456.tif) hebben voor
4.
de herkenbaarheid De gescande documenten worden in een mail verzonden naar de daarvoor ingerichte mailbox van de Douane: Voor Douanepost Reeweg:
[email protected] . Als onderwerp van
5.
het mailbericht wordt slechts het GDB-nummer vermeld: (bij voorbeeld nr: 10123456) Het gebruikelijke pakketje inclusief de Gezondheidscertificaten wordt voorzien van het felgekleurde voorblad en zo spoedig mogelijk naar de Douanepost gebracht.
6. 7.
Op het moment dat de Douanemedewerker dit ontvangen heeft, opent hij de mailbox, zoekt het bijbehorende mailbericht op en start de Documentencontrole. De Douane is en blijft verantwoordelijk voor het correct koppelen van goed leesbaar gescande documenten. Indien de medewerker meent dat de scan van onvoldoende kwaliteit is, behoudt hij het recht voor de documenten opnieuw in te scannen vóórdat deze in het VGC-systeem gekoppeld gaat worden. Daarmee zal natuurlijk de tijdwinst verloren gaan.
Nadere afspraken en randvoorwaarden I. Op elk moment kan door de Douane en / of de NVWA besloten worden deze werkwijze te beëindigen, eventueel per aanbieder. De oorzaken kunnen daarbij liggen in bijvoorbeeld de aanhoudende onvoldoende kwaliteit van de gescande documenten of andere niet te voorziene oorzaken. II. Het ambitieniveau bij volledig conforme documenten ligt hoger dan de in de SLA genoteerde tijd van 36 respectievelijk 24 uur om een Documentencontrole – conform status te ontvangen. Dat kan echter niet volledig gegarandeerd worden en kan door tal van oorzaken (incidenteel of vaker) afwijken. Het tijdstip van indienen van de originele documenten is van groot belang in de verwachtingen naar elkaar toe. Wederzijds begrip wordt gevraagd indien op een veel later tijdstip van de dag (na 15:00) de documenten komen. Er kan dan verwacht worden dat pas de volgende dag een keuringsbeslissing genomen wordt. Zo ook zullen de weekenden, feestdagen en vakanties (mogelijk minder personeel) de doorlooptijden
