Sentse Handelsbeurs 2015

Sentse Handelsbeurs 2015 Beste ondernemers,

Betreft: Sentse Handelsbeurs Sint-Laureins van 13, 14 en 15 maart 2015.

VHS Events vzw is een organisatie die bestaat uit twee jonge ondernemers die samen de handen in elkaar slaan om evenementen te organiseren. Door beide hun ervaring in de jeugdbeweging, willen ze nu hun ervaring met elkaar delen. Daarom organiseert VHS Events voor de eerste maal de Sentse Handelsbeurs 2015 te Sint-Laureins. Dit evenement zal doorgaan in de nieuwe KMO-Zone ‘het Singelken’ (Goochelaarstraat).

In dit document vindt u de nodige informatie terug om standhouder te worden op de handelsbeurs. Achteraan het document zijn volgende bijlagen toegevoegd: 

de algemene deelnemingsvoorwaarden;



het inschrijvingsformulier;



de inventarislijst.

Voor verdere informatie kunt u zich steeds wenden tot volgende personen:

Van Steenberghe Cedric Sint-Margrietestraat 49A 9981 Sint-Margriete 0479 80 62 37 [email protected]

Van Herrewege Amelie Kapiteinsstraat 51 9080 Lochristi 0473 44 33 17 [email protected]

Hopend op een groot succes en een grote belangstelling, groeten wij u.

Met vriendelijke groeten VHS Events vzw

Algemene voorwaarden A. Inrichting en organisatie 1. De handelsbeurs wordt ingericht door VHS Events vzw. De beurs wordt ingericht met de bedoeling bij te dragen tot de bloei van het handelsleven en de economie van de streek. 2. De handelsbeurs vindt plaats aan de nieuwe KMO Zone ‘het Singelken’ in de Goochelaarstraat, te Sint-Laureins.

B. Openingsdagen en uren 3. De handelsbeurs wordt geopend met een receptie, samen met exposanten en genodigden. Elke standhouder krijgt 5 kaarten om familie en vrienden uit te nodigen. Deze avond gaat door op vrijdagavond 13 maart 2015 van 19u30 tot 21u00. 4. De handelsbeurs is geopend op volgende uren: Vrijdag 13 maart 2015 21u00 – 22u00 Zaterdag 14 maart 2015 14u00 – 21u30 Zondag 15 maart 2015 10u00 – 17u30 ’s Avonds wordt telkens gezorgd voor gepaste animatie. Het volledige programma wordt later meegedeeld.

C. Tentoongestelde voorwerpen 5. De deelname aan de handelsbeurs is mogelijk voor iedere ondernemer van Sint-Laureins of omstreken. 6. Er mogen van de standen uit geen dranken en etenswaren verkocht of weggeven worden. Indien dit toch gebeurt, kan een sanctie of geldboete gegeven worden. Er kunnen uitzonderingen gemaakt worden. Hiervoor dient er eerst contact opgenomen te worden met de organisatie. De organisatie beslist uiteindelijk over de verkochte dranken en etenswaren. 7. Gevaarlijke en hinderlijke producten zijn aan speciale door de inrichters vast te leggen maatregelen onderworpen. Dit moet op voorhand aangevraagd en goedgekeurd worden door de organisatoren. 8. Iedere beslissing genomen door de organisatoren is onherroepelijk en geeft geen recht op schadevergoeding.

9. De organisatoren zijn niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen en diefstal. Er wordt wel 24/24 bewaking voorzien.

D. Inschrijvingen 10. De aanvragen tot deelname gebeuren enkel door het inschrijvingsformulier, dat moet worden ingediend bij Cedric Van Steenberghe (Sint-Margrietestraat 49A, 9981 Sint-Margriete). Het inschrijvingsformulier kan ook elektronisch doorgestuurd worden naar [email protected]. Gelieve hierbij de facturatiegegevens in te vullen. 11. De inrichters kunnen, zonder reden bekend te maken, de inschrijving weigeren.

E. Betalingen 12. Bij inschrijvingen moet 50% van het standgeld betaald worden. Door deze betaling wordt uw inschrijving aanvaard, terwijl de definitieve toewijzing wordt bevestigd aan de hand van het betalingsbewijs. De betaling van het saldo moet gebeuren uiterlijk 10 dagen voor aanvang van de beurs. Dan pas is uw stand definitief toegekend. Alle betalingen moeten gebeuren door overschrijving op rekeningnummer BE63 7350 3575 6208 met de vermelding: <Standhouder ‘Naam bedrijf’ – aantal vierkante meter >.

F. Standruimten en prijzen 13. De standen op de zijkant van de beurstent zijn 3 meter diep, de standen in het midden van de tent zijn 3 of 6 meter diep. Bij elke stand wordt de achterzijde afgeschermd door middel van een brandwerende doek met opening naar een achterruimte die dient als kleine opslagplaats. Tussen de beursstanden wordt door de organisatie een scheidingswand voorzien (ook brandwerende doeken). Elke stand wordt door de organisatie voorzien van algemene neutrale basisverlichting. 14. De tarieven: Standen van 9 tot 21m² voor €49,00/m² Standen van 24 tot 39m² voor €47,00/m² Standen van 42 en meer voor €45,00/m² Er is ook een mogelijkheid tot het huren van standen buiten de beurstent. Hier zal 19 euro per vierkante meter gevraagd worden. Voor meer informatie kan u terecht bij de organisatie.

G. Standenbouw - Aanbrengen & opruimen 15. De exposanten zorgen op eigen kosten voor het aanbrengen, uitpakken, opstellen, opruimen, afhalen van goederen en /of materialen. Hij zorgt ook zelf voor de opbouw van zijn stand. 16. De standen dienen de ganse duur van de handelsbeurs in staat van volledige orde gehouden te worden. De deelnemers zorgen zelf voor het onderhoud van de door hen bezette plaatsen. Bij tekortkomingen behoudt de organisator het recht dit onderhoud op kosten van de exposanten te laten uitvoeren. Iedere dag bij de opening van de handelsbeurs, moeten alle standen volledig gereinigd zijn, zonder de aanpalende standen of gangen te bevuilen. 17. De standen worden ter beschikking gesteld door de organisatoren vanaf donderdag 12 maart om 9 uur. Het aanbrengen van de goederen en alle werken aan de standen dienen ten laatste op vrijdag 13 maart 2015 om 16u00 beëindigd te zijn. De materialen en producten moet binnen één dag na het sluiten van de handelsbeurs weggehaald worden (maandag 16 maart 2015). Een vergoeding van €250,00 zal worden geëist van de exposant die deze termijn overschrijdt. De organisatie behoudt zich het recht voor deze voorwerpen te laten verwijderen op kosten van de exposanten indien deze termijn niet wordt geëerbiedigd. 18. De standen worden onderverdeeld verhuurd en kunnen niet verder onderverdeeld of verhuurd worden. 19. Het is verboden om monsters of drukwerken uit te delen buiten de gehuurde ruimtes. Het is ook verboden luidruchtig op te treden, demonstraties te geven of publiciteit te voeren op een wijze die de nabijgelegen standen stoort. 20. Aan de houders van radio en T.V. toestellen wordt toegelaten hun apparaten te laten spelen, doch de geluidssterkte moet geregeld worden dat het enkel in hun eigen stand hoorbaar is.

H. Publiciteit 21. De organisatoren zullen van alle mogelijke publiciteitsmiddelen gebruik maken (affiches, flyers, week- en dagbladen, publiciteitspers, ...). 22. De standhouders krijgen affiches en flyers om reclame te maken in de eigen zaak. 23. Voor meer informatie over sponsormogelijkheden, kan men zich wenden tot de organisatie.

I. Verzekering 24. Elke exposant dient zelf een verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid te voorzien. 25. Schade aan de inboedel, materiaal en tentoongestelde goederen kan niet verhaald worden op de organisatie. Alle eigen inboedel en materiaal blijft onder de verantwoordelijkheid van de exposant.

J. Water & elektriciteit 26. De elektriciteitsleidingen worden tot in elke stand aan gebracht. De spanning is ten hoogste 220V en maximum 16A. Per contactdoos met drie aansluitingen wordt een meerprijs aangerekend van 35 euro voor het gehele weekend. Er kunnen meerdere contactdozen aangevraagd worden. Gelieve op het inschrijvingsformulier te vermelden indien elektriciteit gewenst. 27. Er kan eventueel water voorzien worden aan de stand. Gelieve hiervoor contact op te nemen met de organisatie.

K. Ordemaatregelen 28. De deelnemers mogen geen films of lichtbeelden, muziek, radio of T.V. uitzendingen geven zonder toelating van de organisatoren. De exposanten blijven steeds verantwoordelijk voor de auteurs- en andere rechten. 29. Geen enkele deelnemer mag gebruik maken van een micro of geluidsversterker om het publiek aan te spreken. Het is verboden om mechanische muziek te produceren of te verspreiden.

L. Bewaking 30. Er is bewaking voorzien vanaf donderdagavond 22uur tot maandagmorgen 8uur.

M. Overmacht – Betwistingen 31. Mocht een geval van overmacht het houden van de handelsbeurs onmogelijk maken, zullen de ingeschreven deelnemers geen aanspraak maken op schadeloosstelling, noch terugbetaling. 32. De organisatoren behouden zich het recht voor de bepalingen van deze voorwaarden te wijzigen, indien de omstandigheden zulke eisen stellen. De standhouders worden op de hoogte gebracht van de wijzigingen. 33. De organisatoren zijn niet verantwoordelijk voor een gebeurlijke stroomonderbreking, waardoor in geen geval een vergoeding kan geëist worden. 34. De organisatoren zullen een uitspraak doen over ieder geval dat niet opgenomen werd binnen deze algemene voorwaarden en hun beslissing is bindend. 35. De standhouders aanvaarden zonder enig voorbehoud het reglement door hen zelf, hun vertegenwoordigers en afgevaardigden, hun bedienden en arbeiders. 36. De organisatoren zijn bevoegd tot elke beslissing en deze is onherroepelijk. In geval van juridisch geschil is alleen de rechtbank van Gent bevoegd. 37. De inrichters zijn niet verantwoordelijk voor brand-, storm-, en hagelschade, diefstal en andere gevallen van overmacht.

38. Elke exposant dient zelf een verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid te voorzien. 39. Schade aan de inboedel, materiaal en tentoongestelde goederen kan niet verhaald worden op de organisatie. Alle eigen inboedel en materiaal blijft onder de verantwoordelijkheid van de exposant.

DATUM ………./………/……………. Handtekening organisatoren

GELEZEN EN GOEDGEKEURD TE ………………………………………………… Handtekening exposant

INSCHRIJVINGSFORMULIER SENTSE HANDELSBEURS 2015 Firma Adres Postcode

Gemeente

GSM

E-Mail

BTW Nr.

Bankrekening

Ik nam kennis van de algemene voorwaarden van de eerste Sentse Handelsbeurs te Sint-Laureins. Ik schrijf hiermee in als deelnemende exposant en zal een oppervlakte van ………….m² benutten. Ik heb een voorkeur voor: zijstand - middenstand (schrappen wat niet past). De stand wordt toegewezen na ondertekening van het inschrijvingsformulier en de betaling van 50% van het standgeld. Het definitieve standnummer zal U bevestigd worden bij betaling van het volledige bedrag van het standgeld. De factuur moet vereffend worden vóór dinsdag 3 maart 2015. Ik zal volgende producten en merken tentoonstellen: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….

Ik zal ……………….. contactdoos/contactdozen met 3 aansluitingen nodig hebben, met een meerprijs van 35 euro/contactdoos voor het gehele weekend.

Door ondertekening van dit inschrijvingsformulier, verklaar ik mij akkoord met artikel A t.e.m. artikel M van De Algemene voorwaarden van de eerste Sentse Handelsbeurs 2015 te Sint-Laureins. Datum en handtekening van de deelnemer

VOLLEDIGE EN GEDETAILLEERDE INVENTARIS VOORWERPEN MET INBEGRIP VAN DE INBOEDEL EN DE INRICHTING VAN DE STAND ( in eigendom of gehuurd). Aantal Voorwerpen

Aanduiding van de voorwerpen

Merk of type

Eenheidsprijs

……………

………………………………………………….........

………………………

………………….

……………

………………………………………………….........

………………………

………………….

……………

………………………………………………….........

………………………

………………….

……………

………………………………………………….........

………………………

………………….

……………

………………………………………………….........

………………………

………………….

……………

………………………………………………….........

………………………

………………….

……………

………………………………………………….........

………………………

………………….

……………

………………………………………………….........

………………………

………………….

……………

………………………………………………….........

………………………

………………….

……………

………………………………………………….........

………………………

………………….

……………

………………………………………………….........

………………………

………………….

……………

………………………………………………….........

………………………

………………….

……………

………………………………………………….........

………………………

………………….

……………

………………………………………………….........

………………………

………………….

……………

………………………………………………….........

………………………

………………….

……………

………………………………………………….........

………………………

………………….

……………

………………………………………………….........

………………………

………………….

……………

………………………………………………….........

………………………

………………….

……………

………………………………………………….........

………………………

………………….

……………

………………………………………………….........

………………………

………………….

……………

………………………………………………….........

………………………

………………….

……………

………………………………………………….........

………………………

………………….

Gelieve dit document voor vrijdag 13 maart 2014 (ten laatste 16u) af te geven aan de organisatie.