Secretarishandleiding voor commissies Johan Martens Update 2003: Selma Huisman Update 2004: Jan Beuving Update 2008: Jeroen Leeuwestein Update 2010: Ines van Drie Update 2012: Eveline Visee Update 2013: Ruben Peters 12 februari 2014
1
Hoi! Hallo! Jij bent als lezer van dit document blijkbaar (ge¨ınteresseerd in een functie als) secretaris in een commissie bij A–Eskwadraat. Dat is natuurlijk logisch, want secretaris zijn is hartstikke tof! Hieronder vind je een overzicht van wat je basistaken als secretaris in een commissie zijn. Heb je verder nog vragen over het secretaris zijn, dan kun je altijd aankloppen bij de huidige secretaris in het bestuur, of bij een oud-secretaris. Hoe dan ook, veel plezier met deze leuke functie!
Taken Als secretaris van een commissie heb je de volgende taken: • Map bijhouden • Post in en uit bijhouden • Account en e-mail bijhouden
Map Bijna elke commissie heeft een eigen map. Deze map vind je in de werkkamer en het is de bedoeling dat jij de commissiemap bijhoudt. Dat wil zeggen dat je de post bijhoudt en in de map doet. Je zorgt dat de notulen erin komen; net als alle andere relevante informatie, zoals de begroting en uiteindelijk ook de afrekening. Voor sommige commissies is het ook handig als de map op vergaderingen aanwezig is. Zorg ervoor dat alles een beetje ordelijk in de map zit, zodat iedereen te allen tijde snel dingen kan opzoeken. Het kan ook zijn dat iemand anders deze taak wel op zich wil nemen. En dat is helemaal niet erg want er wil nog wel eens wat tijd in gaan zitten. Let er wel op dat het ook gebeurt. Jij bent als secretaris voor de map verantwoordelijk. Notulen Als secretaris ben jij verantwoordelijk dat de notulen er komen. Als je wilt kun je er voor kiezen altijd zelf te notuleren, maar gangbaarder is om deze taak te rouleren onder de commissieleden. Zorg er hoe dan ook voor dat de notulen op een logische plek op het account en in de commissiemap komen.
2
Post in en uit Als secretaris ben je verantwoordelijk voor alle in- en uitgaande post. Dat is leuk, want dat betekent dat jij degene bent die vrijwel alles weet van de commissie! Alle post die binnenkomt en die je verstuurt voor jouw commissie moet in de map komen. Dit is echt belangrijk. Als je namelijk later (dit kan ook meer dan 5 maanden na dato zijn) iets wil nazoeken dan is het erg handig als je snel iets kan opzoeken in de map. Als het om erg veel post gaat (bijvoorbeeld bij een intro of symposium) dan is het ook handig om voorin het post-in gedeelte een lijstje bij te houden van alle post die er is binnengekomen (dat wil zeggen datum, afzender en in het kort waar de brief over gaat). De post zelf kun je dan nummeren. Een post-inlijst kun je vragen aan de secretaris van de vereniging, dit jaar is dat Ruben Peters. Eventueel kun je alle post sorteren door middel van tabbladen (bijvoorbeeld een tabblad sponsoring, waar je alle post aangaande sponsor(aanvrag)en opbergt. Post die voor jouw commissie binnenkomt wordt eerst door de verenigingssecretaris behandeld, en als er post voor jou is zal hij of zij het in je postvak doen, en je commissie een mailtje sturen. Postvak Zorg ervoor dat het postvak van je commissie niet overstroomt. Kijk daarom regelmatig of er iets nieuws in zit. In principe mailt de verenigingssecretaris je hierover, maar andere commissies stoppen weleens spontaan iets in je postvak. De universiteit heeft een interne postdienst. Iedere week wordt op dinsdag- en vrijdagmiddag de post opgehaald. Let er dus op dat je op tijd dingen verstuurt! Je uitgaande post kun je in het Postvak UIT-vakje in de rode postkast stoppen. Let erop dat de verenigingssecretaris graag een kopie van je uitgaande post wil hebben. Brieven In principe is het schrijven van brieven een secretaristaak. Het is vaak handig om dit met z’n twee¨en te doen. Ondertekening is wel voor de secretaris. Laat belangrijke brieven (sponsors, comit´e van aanbeveling, mailings) eerst even aan het bestuurslid in de commissie lezen. Voor sommige contacten weten bestuursleden als het goed is wat wel en niet kan in een brief. Neem ook contact op met de sponsorcommissie (SpoCie) over welke bedrijven je wel mag aanschrijven en welke niet. Als er een Sponsorcommissaris is aangesteld in de commissie, is dat zijn/haar taak. Contracten voor de vereniging moeten soms worden opgestuurd, maar moeten altijd door twee bestuursleden worden getekend.
3
Hoe je in LATEXeen mooie brief maakt, eventueel op mooi briefpapier, staat in een “IBA verklaart”-handleiding, die je op www.a-eskwadraat.nl/Handleidingen kunt vinden. Brieven die je verstuurt moet je natuurlijk handmatig ondertekenen. Brieven kun je in enveloppen van de Universiteit Utrecht stoppen. Enveloppen staan in de werkkamer in de rechter zwarte kast, daar ligt ook het mooie A–Eskwa´r je enveloppen draatbriefpapier. Meld het wel even aan het bestuurslid v´ oo of briefpapier pakt. Het is handig om altijd een kopie van de brieven in de commissiemap te stoppen. Verder wil de verenigingssecretaris graag dat je ook een kopie in de POST UIT-map stopt. Deze map vind je in de werkkamer. Grote Mailingen Vooral bij grote commissies wil het nog wel eens voorkomen dat er in ´e´en keer veel brieven de deur uit moeten (bijv. voor sponsoring). Hiervoor is een handige LATEXclass geschreven. Het is echter geen gemakkelijke truc. Vraag hiervoor de hulp van een bestuurslid, en bij voorkeur de Secretaris.
Account Je hebt als commissie een account bij A–Eskwadraat, waarop je digitale documenten kunt bewaren. Het is belangrijk dat deze opgeruimd en overzichtelijk is. Dit is jouw taak, maar spreek vooral anderen erop aan dat ze dingen in de goede map opslaan. Maak voor zaken waarvan veel binnenkomt (notulen, financi¨ele zaken, etc.) aparte mappen aan. Hoe deze computercommando’s werken kun je lezen in de algemene computerhandleiding, ook te vinden op de handleidingenwebpagina. E-mail Tegenwoordig is e-mail veel belangrijker geworden dan de reguliere brief. Voor veel contacten zal er dan ook gebruik worden gemaakt van e-mail. Belangrijke mailtjes die je krijgt of verstuurt (ook je medecommissieleden) moet je uitprinten en in de map stoppen (je behandelt ze als ingekomen post). Ook in je e-mailaccount is het handig om verschillende mappen te maken om de verschillende soorten mailtjes in op te slaan; zo kan je snel iets vinden als je het nodig hebt. Welke programma’s het makkelijkst zijn om te mailen staat ook in de computerhandleiding; klamp een veelgebruiker van e-mail, zoals een bestuurslid, aan als je meer wilt weten over mailen met je favoriete mailprogramma. Als je vanuit je eigen Gmail met je commissieadres mailt, vergeet dan niet naar de commissie te cc’en omdat je anders de enige bent die het kan terugzoeken. 4
Tot slot Alleen bij echt grote commissies heeft een secretaris echt veel werk. Laat je echter nooit wegdrukken in een hoekje met een opmerking als: ‘Dat is een secretaristaak’. Vaak hebben mensen er dan zelf geen zin in. E´en tip is heel belangrijk: Houd je taken bij, zeker als je een drukke commissie hebt. Anders ga je er tegenop zien. Veel plezier als secretaris!
5
