Jaarverslag 2013 Commissies voor bezwaar,- beroep- en klaagschriften

_____________________________________________________________________________________________________ Jaarverslag 2013 Commissies voor bezwaar,- beroepen klaagschriften

1


2

JAARVERSLAG 2013 COMMISSIES VOOR BEZWAAR-, BEROEP- EN KLAAGSCHRIFTEN

Samenstelling: Secretariaat commissies voor bezwaar-, beroepen klaagschriften, Afdeling Juridisch, Inkoop en Subsidies, Werkveld Services

Vastgesteld door de commissies voor bezwaar-, beroep en klaagschriften d.d. 20 mei 2014.


3


4

INHOUDSOPGAVE SAMENVATTING VAN DE FEITEN ............................................................................................................. 6 ALGEMENE CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN ................................................................................................ 7 INLEIDING..................................................................................................................................................... 8 HOOFDSTUK 1 SAMENSTELLING COMMISSIE BEZWAARSCHRIFTEN ............................................... 9 1.1. SAMENSTELLING COMMISSIE BEZWAARSCHRIFTEN ALGEMENE KAMER PER 1 JANUARI 2013 ..................... 9 1.2. SAMENSTELLING COMMISSIE BEZWAARSCHRIFTEN PERSONELE KAMER PER 1 JANUARI 2013 ................... 9 1.3. SAMENSTELLING SECRETARIAAT COMMISSIE BEZWAARSCHRIFTEN PER 1 JANUARI 2013 ........................... 9 HOOFDSTUK 2 BEZWAARSCHRIFTEN ................................................................................................... 10 2.1. ALGEMENE KAMER .............................................................................................................................. 10 2.2. PERSONELE KAMER ............................................................................................................................ 16 2.3. ALGEMENE CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN ....................................................................................... 19 HOOFDSTUK 3 BEROEPSCHRIFTEN ...................................................................................................... 20 3.1. SAMENSTELLING BESLISCOMMISSIE BEROEPSCHRIFTEN PER 1 JANUARI 2013 ........................................ 20 3.2. AANTALLEN BEROEPSCHRIFTEN ........................................................................................................... 20 HOOFDSTUK 4 KLACHTEN ...................................................................................................................... 21 4.1. INLEIDING ........................................................................................................................................... 21 4.2. AANTALLEN KLACHTEN ........................................................................................................................ 21 HOOFDSTUK 5 TERUG- EN VOORUITBLIK ............................................................................................ 22 5.1. TERUGBLIK OP DE GEBEURTENISSEN IN 2013 ....................................................................................... 22 5.2. VOORUITBLIK OP HET KOMENDE JAAR .................................................................................................. 22


5

Samenvatting van de feiten •

De totale werkvoorraad per 1-1-2013 bedroeg 34 bezwaarschriften (28 ter behandeling in de Algemene kamer en 6 ter behandeling in de Personele kamer).

•

In 2013 werden in totaal 57 bezwaarschriften ingediend (34 ter behandeling in de Algemene kamer en 23 ter behandeling in de Personele kamer).

•

In 2013 werden in totaal 30 bezwaarschriften ingetrokken (20 van de Algemene kamer en 10 van de Personele kamer).

•

In totaal werden 40 bezwaarschriften afgehandeld met een beslissing (26 bezwaarschriften van de Algemene kamer en 14 van de Personele kamer).

•

Er werden geen bezwaarschriften doorgezonden aan rechterlijke instanties.

•

De totale werkvoorraad per 1 januari 2014 is 19 bezwaarschriften (14 ter behandeling in de Algemene kamer en 5 ter behandeling in de Personele kamer). Ten opzichte van de werkvoorraad per 1 januari 2013 is dit een afname van 15 bezwaarschriften.

•

De commissie heeft in totaal 23 adviezen (14 door de Algemene kamer en 9 door de Personele kamer over 40 bezwaarschriften uitgebracht. De commissie adviseerde 96% van het totaal aantal bezwaarschriften ontvankelijk te verklaren. Van het totaal aantal adviezen over de ontvankelijke bezwaren luidde 68% ongegrond, 14% gedeeltelijk gegrond/ongegrond en 18% gegrond.

•

Niet alle adviezen van de commissie werden overgenomen (in totaal werd 10% niet (geheel) overgenomen.

•

In totaal werden 13 beroepschriften ingediend tegen de beslissingen op bezwaar. Dit betreft 32,5% van het totale aantal beslissingen op bezwaar (40).

•

Als uitstel met instemming van bezwaarmaker plaats vindt, vindt formeel weliswaar overschrijding van de wettelijke termijn plaats, maar deze bezwaarschriften worden beschouwd als tijdig afgehandeld. Alle bezwaarschriften van de Algemene kamer werden tijdig afgehandeld. Ruim de helft van de bezwaarschriften van de Personele kamer werden tijdig afgehandeld (57%).

•

De gemiddelde bruto doorlooptijd van de afgehandelde bezwaarschriften bedroeg 23 weken (Algemene kamer) en 17 weken (Personele kamer). In de gevallen waarin een termijnoverschrijding een goede reden heeft, is een termijn verrekend. De nieuwe termijn wordt uitgedrukt in een netto doorlooptijd. De gemiddelde netto doorlooptijd van de afgehandelde bezwaarschriften bedroeg bij de Algemene kamer 19 weken en bij de Personele kamer 14 weken.


6

Algemene conclusies en aanbevelingen • Over de werkvoorraad. De werkvoorraad voor de Algemene kamer is met de helft afgenomen en bedraagt per 1 januari 2014 14 bezwaarschriften. De werkvoorraad voor de personele kamer per 1 januari 2014 is ongeveer gelijk gebleven ten opzichte van 1 januari 2013. De werkvoorraad per 1 januari 2014 is 5 bezwaarschiften. • Over het aantal ingediende bezwaarschriften. In 2013 werden aanzienlijk minder bezwaarschriften voor de Algemene kamer ontvangen dan in 2012 (57 in 2012 en 34 in 2013). Het aantal ingediende bezwaren tegen personeelsbesluiten is in vergelijking met 2012 bijna verdubbeld (13 in 2012 en 23 in 2013). Deze toename lag in de lijn der verwachting. Naar schatting werd 3% van het totale aantal plaatsingsbesluiten aan medewerkers in het kader van de reorganisatie aangevochten. •

Over het totaal aantal afgehandelde bezwaarschriften met een beslissing en het totaal aantal ingetrokken bezwaarschriften. Het totaal aantal afgehandelde bezwaarschriften in 2013 is ten opzichte van de jaren 2012 en 2011 iets hoger geworden (32 in 2012, 31 in 2011). Per kamer kan opgemerkt worden dat het aantal afgehandelde bezwaarschriften van de Algemene kamer ten opzichte van 2012 gelijk gebleven is (ook 26 in 2012) maar van de Personele kamer ruim is verdubbeld (2012 was 6). Er werden in 2013 bij de Algemene kamer ongeveer evenveel bezwaarschriften ingetrokken als in 2012 (21 in 2012). In het verslagjaar werden bij de Personele kamer de helft meer bezwaarschriften ingetrokken (10 in 2013, 6 in 2012). • Over de termijnen. De behandelduur in 2013 van de bezwaarschriften op het gebied van algemene zaken is ten opzichte van 2012 gestegen (de bruto doorlooptijd is gestegen met vier weken en de netto doorlooptijd is gestegen met twee weken). De behandelduur van de personele zaken in 2013 is ten opzichte van 2012 afgenomen (netto doorlooptijd van 17 naar 14 weken). In de Algemene kamer werden alle afgehandelde bezwaarschriften binnen de wettelijke termijn afgedaan, dan wel werd deze termijn met instemming van partijen overschreden. Niet alle personeelsbezwaren werden binnen de wettelijke termijn afgedaan (43% niet, omdat bezwaarden niet instemden met uitstel).

Aanbevelingen De commissie is over het algemeen tevreden over de kwaliteit van de verweerschriften, het procesdossier en de vertegenwoordiging ter zitting. In een klein aantal gevallen was de inhoud van het verweerschrift niet of niet tijdig afgestemd met een jurist, moest het secretariaat nog veel op de zaak betrekking hebbende stukken opvragen bij de behandelend ambtenaar en kon een vertegenwoordiger van het bestuursorgaan niet alle vragen van de commissie beantwoorden. De commissie beveelt aan te bevorderen dat in een vroeg stadium bij de juridisch consulenten aandacht wordt gevraagd voor de juridische aspecten van het verweerschrift zodat een verweerschrift tijdig kan aangeleverd bij het secretariaat. De commissie verzoekt bij het verweerschrift een compleet procesdossier met alle op de zaak betrekking hebbende stukken aan te leveren bij het secretariaat. De commissie verzoekt te bevorderen dat afdelingshoofden de juiste ambtenaren afvaardigen naar de hoorzitting. Ten aanzien van de personele zaken wordt het op prijs wordt gesteld dat het afdelingshoofd aanwezig is.


7

Inleiding Dit is het achttiende jaarverslag van de commissies voor de bezwaar-, beroep en klaagschriften van de provincie Zeeland. Dit verslag heeft betrekking op alle bezwaar- en beroepschriften en klachten die door een bestuursorgaan met een beslissing op bezwaar, een besluit in administratief beroep of advies op een klacht of via een informeel traject zijn afgehandeld in de periode 1 januari 2013 tot en met 31 december 2013, als ook de in 2013 ingetrokken bezwaarschriften. Met dit verslag voldoen de commissies aan hun taak om jaarlijks verslag uit te brengen over hun werkzaamheden en andere feiten en ontwikkelingen. Deze verslaglegging biedt de commissies enerzijds de gelegenheid verantwoording af te leggen over de wijze waarop zij aan hun opdracht gestalte hebben gegeven. Anderzijds geeft dit de mogelijkheid de belangrijkste bevindingen nog eens onder de aandacht te brengen. Hun missie hierbij is het leveren van een bijdrage tot verdere verbetering van de kwaliteit van provinciale besluiten. De samenstelling van de commissie bezwaarschriften in 2013 is vermeld in Hoofdstuk 1. In dit verslag worden in Hoofdstuk 2 allereerst de kwantitatieve gegevens omtrent de ingekomen, ingetrokken en afgehandelde bezwaarschriften, de uitgebrachte adviezen, de genomen besluiten op bezwaar en ingediende beroepen tegen de besluiten op de bezwaren weergegeven en toegelicht. Tevens zijn in dit hoofdstuk de diverse doorlooptijden terug te vinden van de bezwaarprocedures. Er is een onderscheid gemaakt in de Algemene kamer en de Personele kamer van de commissie bezwaarschriften. In Hoofdstuk 3 komt de besliscommissie beroepschriften aan bod en in Hoofdstuk 4 de klachtencommissie. Er wordt afgesloten met een vooruitblik op het komende jaar.


8

Hoofdstuk 1 Samenstelling commissie bezwaarschriften 1.1. Samenstelling commissie bezwaarschriften Algemene kamer per 1 januari 2013 De Algemene kamer van de commissie bestond in 2013 uit: Voorzitters: de heer mr. T.L.J. Drouen (plaatsvervangend); en de heer mr. J.H.F. Zigenhorn. Leden: Mevrouw mr. M.L. Bosman-Schouten; mevrouw A.C. de Bruijn; de heer mr. L. de Kok; en mevrouw mr. G. Sepers. De (plaatsvervangend) voorzitter en leden van de commissie bezwaarschriften treden ook op als (plaatsvervangend) voorzitter en leden van de klachtencommissie (zie hoofdstuk 4).

1.2. Samenstelling commissie bezwaarschriften Personele kamer per 1 januari 2013 De Personele kamer van de commissie bestond in 2013 uit: Voorzitters: de heer mr. T.L.J. Drouen (plaatsvervangend); en de heer mr. J.H.F. Zigenhorn. Leden: Mevrouw mr. M.L. Bosman-Schouten; mevrouw drs. L.G. Helwig-van Elsäcker; en mevrouw mr. R.B. Jobse.

1.3. Samenstelling secretariaat commissie bezwaarschriften per 1 januari 2013 De samenstelling van het secretariaat van de commissie was in het verslagjaar als volgt: Mw. N.M. de Bruijne; Mw. D. da Cruz-Blaha; Mw. J.A. de Feijter; Mw. M.L.P. Reijnhout; Mw. J.M. Ton-Mulder; Mw. mr. E.P. van der Zee. Verder zijn twee juristen ingehuurd van USG Legal uit Utrecht.


9

Hoofdstuk 2 Bezwaarschriften 2.1. Algemene kamer 2.1.1. Ingediende bezwaarschriften De werkvoorraad bedroeg op 1 januari 2013 28 bezwaarschriften. In 2013 werden 34 bezwaarschriften ontvangen. Deze waren alle gericht tegen besluiten van gedeputeerde staten. Op grond van artikel 7:1a van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is het mogelijk dat bezwaarmakers in hun bezwaarschrift vragen de bezwaarfase over te slaan en gelijk de zaak aan de rechter voor te leggen. In 2013 is geen verzoek om de bezwaarfase over te slaan, ontvangen. In de onderstaande tabel is aangegeven hoeveel bezwaarschriften in dit verslagjaar en in de voorgaande jaren werden ingediend. Jaar

2008

2009

2010

2011

Ingediend 76 46 61 40 Algemene kamer Figuur 1: Aantallen ingediende bezwaarschriften door de jaren heen (Algemene kamer)

2012 57

2013 34

2.1.2. Afgehandelde bezwaarschriften Er werden 2 bezwaarschriften doorgezonden. In totaal werden 26 bezwaarschriften met een beslissing op bezwaar afgehandeld. Er werden in totaal 20 bezwaarschriften ingetrokken. In 9 bezwaarschriftprocedures (45% van het totale aantal intrekkingen) werd ambtshalve bij nader inzien op basis van nieuwe of juistere informatie in het bezwaarschrift een voor bezwaarmaker positief besluit genomen en daarmee werd tegemoet gekomen aan de bezwaren of een probleem opgelost. In 7 bezwaarschriftprocedures (35% van het totaal aantal intrekkingen) hebben de behandelend ambtenaar en bezwaarde een overleg georganiseerd om gezamenlijk het probleem in het bezwaarschrift te bespreken. Er werd een oplossing gevonden en na gewijzigde besluitvorming van het bestuursorgaan werd het bezwaar ingetrokken door bezwaarde. Naar aanleiding van 4 bezwaarschriften (20% van het totaal aantal intrekkingen) werd een informeel overleg georganiseerd door het secretariaat van de commissie tussen bezwaarde en een vertegenwoordiging van gedeputeerde staten. Er werden in de overleggen afspraken gemaakt over alternatieven voor de bestreden besluiten of voor besluitvorming in de toekomst waar bezwaarden tevreden mee waren. 2.1.3. Werkvoorraad per 1 januari 2014 De werkvoorraad bedraagt per 1 januari 2014 14 bezwaarschriften. Werkvoorraad 1-1-2013 28

Ingekomen in 2013 34(+)

Doorgezonden in 2013 2 (-)

Ingetrokken in 2013 20 (-)

Afgehandeld in 2013 26 (-)

Werkvoorraad 1-1-2014 14

Figuur 2: Berekening werkvoorraad per 1-1-2014 (Algemene kamer)


10

2.1.4. Afgehandelde bezwaarschriften per afdeling In de tabel hieronder volgt een onderverdeling van de aantallen afgehandelde bezwaarschriften per afdeling. Afdeling Beheer en onderhoud (B&O, Werkveld Uitvoering) Water, Bodem, Natuur (WBN, Werkveld Beleid) Juridisch, Inkoop en Subsidies (JIS, Werkveld Services) Mobiliteit & Samenleving (M&S, Werkveld Beleid) Tijdelijke afdeling RUD (Rudt, Werkveld Uitvoering)

10 6 4 3 3

Figuur 3: Aantallen afgehandelde bezwaarschriften per afdeling in 2013

Grafisch ziet dit er als volgt uit. Afgehandelde bezwaarschriften per afdeling in 2013 RUDt 38%

WBN 12% M&S

JIS 15% 23%

B&O

12% Grafiek 1: Afgehandelde bezwaarschriften per afdeling in 2013

2.1.5. Verdeling naar onderwerp In de volgende paragraaf worden de afgehandelde bezwaarschriften uitgesplitst per afdeling naar onderwerp. Afdeling B&O WBN JIS M&S

RUDt

Onderwerp Verkeersbesluit N252: verbod vrachtverkeer Vergunning Natuurbeschermingswet 1998 voor bepaalde activiteiten Afwijzen verzoek inzage in stukken Wet openbaarheid van bestuur Afwijzen verzoek schadevergoeding Afwijzen herhaald verzoek (inzage in stukken Wet openbaarheid bestuur) Subsidieverlening cultuur 2013 Informele vooraankondiging beëindigen subsidierelatie in het kader van de transitie jeugdzorg Afwijzen verzoek handhaving Weigeren generieke TUG-ontheffing

Aantal 10 5 1 3 1 1 2 2 1

Figuur 4: Verdeling onderwerpen afgehandelde bezwaarschriften per afdeling in 2013

2.1.6. Advisering De commissie hoort de bezwaarmaker(s), eventuele andere belanghebbenden en (vertegenwoordigers van) het verwerende bestuursorgaan in elkaars aanwezigheid en beraadt zich vervolgens - in beslotenheid - over het aan het bestuursorgaan uit te brengen advies. Als het bezwaar de _____________________________________________________________________________________________________ Jaarverslag 2013 Commissies voor bezwaar,- beroepen klaagschriften

11

ontvankelijkheidstoets doorstaat, beoordeelt de commissie of het bezwaar al dan niet (gedeeltelijk) gegrond is en of het bestreden besluit moet worden herroepen. Aangezien er sprake dient te zijn van een volledige heroverweging van het besluit waartegen bezwaar wordt gemaakt, toetst de commissie de rechtmatigheid en beoordeelt zij ook de doelmatigheid. Er vonden in totaal 10 van de geplande 24 hoorzittingen plaats. De commissie heeft in totaal 14 adviezen naar aanleiding van 26 bezwaarschriften uitgebracht aangezien bepaalde aantallen bezwaarschriften als een collectief in één advies werden behandeld. In onderstaand overzicht volgen aantallen met betrekking tot de advisering van de commissie. Totaal: 14 adviezen

Advies Ontvankelijk, gegrond Ontvankelijk, gedeeltelijk gegrond/ongegrond Ontvankelijk, ongegrond

Aantal 3 2 9

Figuur 5: Totale advisering

In onderstaand overzicht wordt een onderverdeling gemaakt per afdeling. Afdeling Advies B&O Ontvankelijk, gegrond WBN Ontvankelijk, ongegrond Ontvankelijk, gedeeltelijk gegrond/gedeeltelijk ongegrond M&S Ontvankelijk, gegrond Ontvankelijk, ongegrond JIS Ontvankelijk, ongegrond RUDt Ontvankelijk, gedeeltelijk ongegrond/gedeeltelijk ongegrond Ontvankelijk, ongegrond

Aantal 1 2 1 2 1 4 1 2

Figuur 6: Verdeling advisering commissie per afdeling

De commissie heeft in drie bezwaarschriftprocedures geadviseerd de bezwaren gegrond te verklaren. Er was sprake van: • Strijd met motiveringsbeginsel, zorgvuldigheidsbeginsel en de noodzaak was onvoldoende aangetoond; en • Strijd met motiveringsbeginsel en zorgvuldigheidsbeginstel (2). 2.1.7. Beslissing op bezwaar De commissie geeft een niet bindend advies aan het bestuur en neemt dus zelf geen besluit op het bezwaarschrift. De werkwijze is dat het advies wordt overgedragen aan de betreffende vakafdeling, die de op het bezwaarschrift te nemen beslissing verder voorbereidt (dat wil zeggen: aan het bestuursorgaan voorlegt) en uitvoert. Het bestuursorgaan bepaalt dus zelf hoe met de adviezen van de commissie wordt omgegaan. Afwijking van een advies moet uiteraard wel goed gemotiveerd worden. Het bestuursorgaan heeft niet alle adviezen van de commissie overgenomen. In onderstaand figuur volgen de aantallen met betrekking tot de opvolging van de adviezen van de commissie. Besluit bestuursorgaan Conform Contrair Gedeeltelijk contrair/conform Totaal

Aantal 23 1 2 26

Figuur 7: Overzicht beslissingen op bezwaar in 2013

De adviezen die niet (geheel) werden overgenomen betreffen de volgende rechtsvragen: - Is er sprake van een besluit in de zin van artikel 1:3 Awb? en - Is er sprake van gewijzigde omstandigheden in de zin van artikel 4:51 Awb?


12

2.1.8. Beroep tegen beslissing op bezwaar In de volgende tabel worden beroepsprocedures tegen de beslissingen op de bezwaarschriften uit 2013 per afdeling weergegeven. Afdeling Onderwerp M&S Vooraankondiging beëindiging subsidierelatie i.k.v. decentralisatie jeugdzorg per 1-1-2015 JIS Afwijzen verzoek schadevergoeding (omrijden) Afwijzen verzoek schadevergoeding (niet kunnen exploiteren camping) RUDt

Weigeren generiek ontheffing TUG

Afwijzen verzoek toepassen handhaving bodemsanering

Besluit bestuursorgaan Contrair aan het advies van de commissie, ontvankelijk en ongegrond Contrair aan het advies van de commissie, nietontvankelijk Conform aan het advies van de commissie, ontvankelijk en ongegrond Conform aan het advies van de commissie, ontvankelijk en ongegrond Conform aan het advies van de commissie, ontvankelijk en ongegrond

Uitspraak Geen uitspraak (beroep is ingetrokken). Nog niet bekend.

Nog niet bekend.

Gegrond.

Nog niet bekend.

Figuur 8: Beroepsprocedures tegen beslissingen op bezwaarschriften per afdeling

In totaal werden 5 beroepschriften ingediend tegen de beslissingen op de 26 afgehandelde bezwaarschriften. Dit betreft 19% van het totaal aantal beslissingen op bezwaar. 2.1.9. Beslistermijnen Voor de behandeling van een bezwaarschrift geeft de Awb beslistermijnen. Het bestuursorgaan moet binnen twaalf weken na het verstrijken van de indientermijn voor een bezwaarschrift een beslissing op het bezwaar nemen. Deze termijn kan ten hoogste met zes weken worden verdaagd. Verder uitstel is mogelijk voor zover de indiener van het bezwaarschrift daarmee instemt en andere belanghebbenden daardoor niet in hun belangen worden geschaad of ermee instemmen. Als de beslistermijnen worden overschreden door het bestuursorgaan, heeft bezwaarde de mogelijkheid een ingebrekestelling op grond van de Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen in te dienen. In 2013 werd 1 ingebrekestelling ingediend ten aanzien van een bezwaarschrift. In totaal werden 16 van de 26 bezwaarschriften binnen de wettelijke beslistermijn van 18 weken afgehandeld; derhalve 62%. Er werden 10 bezwaarschriften buiten deze wettelijke termijn afgehandeld; derhalve 38%. In deze bezwaarprocedures stemden alle bezwaarden in met (verder) uitstel. Dit betekent dat alle van bezwaarschriften binnen de wettelijke termijn zijn afgedaan, dan wel dat deze termijn werd overschreden met instemming van partijen. Dit is 100%. Indien de 18 weken-termijn wordt overschreden, kan bezwaarmaker beroep instellen tegen het uitblijven van die beslissing bij de rechter die over de beslissing op het bezwaarschrift moet oordelen. Dit is in 2013 niet het geval geweest. 2.1.9.1. Verschoonbaarheid Er zijn vele redenen waarom de behandeling van een bezwaarschrift langer dan 18 weken kan duren. Van het totaal aantal zaken dat buiten de wettelijke termijn is afgehandeld, is onderzocht in hoeverre dit te wijten is aan het bestuursorgaan of de invloed van de commissie, aan de bezwaarmaker of aan een combinatie van deze partijen. Termijnoverschrijdingen die hun oorzaak vinden in complexiteit van de zaak (het bepalen van deze complexiteit hangt sterk af van persoonlijke zienswijze van de behandelend ambtenaar van het bezwaar), het afwachten van onderzoeksgegevens, een verzoek om uitstel van de hoorzitting door bezwaarde, het aanhouden in afwachting van besluitvorming door een andere overheid acht de commissie


13

verschoonbaar, dat wil zeggen vergeeflijk. Deze overschrijdingen mogen volgens de commissie worden genuanceerd en zij past er een herrekening op toe. Termijnoverschrijding wegens drukke werkzaamheden of andere prioriteiten van het bestuursorgaan of de commissie acht zij niet verschoonbaar. Daarnaast zijn er termijnoverschrijdingen waarbij meer dan één oorzaak aan te wijzen is. Er is ook sprake van een combinatie van verschoonbare en niet-verschoonbare zaken. Hieronder worden de oorzaken uitgesplitst naar verschoonbaar, niet verschoonbaar en een combinatie van verschoonbaar en niet-verschoonbaar. In totaal zijn in 2013 10 bezwaarschriften niet tijdig afgehandeld. Hieronder treft u een onderverdeling van de oorzaken. Verschoonbaar (4 bezwaarprocedures): Oorzaken: • Afwachten nadere schriftelijke reactie op na de zitting overgelegde rapporten (nieuwe feiten en omstandigheden); • Afwachten ontwikkelingen na bemiddelingspoging van de commissie en nader onderzoek; • Afwachten resultaat na gehouden bestuurlijk overleg (2).

Niet verschoonbaar (5 bezwaarprocedures): Oorzaken: • Vertraging in besluit op bezwaar vanwege kerstreces (5);

Combinatie van niet-verschoonbaar en verschoonbaar (1 bezwaarprocedure): Oorzaak: •

Vertraging in besluit op bezwaar vanwege kerstreces bestuursorgaan en complexiteit van de zaak; en

2.1.9.2. Gemiddelde doorlooptijd Gelet op het belang van een goed inzicht in de behandelingstermijnen en van een adequate rapportage zal een onderscheid gemaakt worden in een bruto en een netto behandelingstermijn. De gemiddelde bruto doorlooptijd van de afgehandelde bezwaarschriften bedroeg 23 weken. Deze doorlooptijd is berekend zonder hierbij rekening te houden met externe factoren welke verschoonbare of onverschoonbare termijnoverschrijdingen veroorzaken. Van bezwaarprocedures die langer dan de wettelijke termijn (18 weken) hebben geduurd, is de termijn die betrekking had op de verschoonbare oorzaken verrekend. De gemiddelde netto doorlooptijd van de afgehandelde bezwaarschriften bedroeg 19 weken. In deze doorlooptijdberekening is rekening gehouden met externe factoren welke verschoonbare of onverschoonbare termijnoverschrijdingen veroorzaken. In onderstaand overzicht wordt de gemiddelde doorlooptijd van het totaal aantal afgehandelde bezwaarschriften (tussen haakjes) per afdeling grafisch weergegeven. De rode lijn geeft de wettelijke termijn van 18 weken aan.


14

Gemiddelde doorlooptijd in weken afhandeling bezwaarschriften per afdeling in 2013

35 29

30 25 25 20

22 18 18

21 19

20 18

18

Gemiddelde BRUTOdoorlooptijd in weken Gemiddelde NETTOdoorlooptijd in weken

15 10 5 0 B&O

WBN

M&S

JIS

RUDt

Grafiek 2: Gemiddelde doorlooptijd in weken afhandeling bezwaarschriften per afdeling in 2013

2.1.9.3. Verweerschrift Van de behandelend ambtenaren wordt verwacht dat zij een verweerschrift (inclusief alle op de zaak betrekking hebbende stukken) aanleveren bij de commissie. In totaal werden 13 verweerschriften aangeleverd bij de commissie. De behandelend ambtenaren worden in de gelegenheid gesteld om doorgaans binnen vier weken maar uiterlijk binnen zes weken een verweerschrift op te stellen. De berekening van de aanleverduur is als volgt. De termijn start op de dag na die waarop de zes weken termijn om bezwaar te maken is verstreken en eindigt op de aanleverdag. De gemiddelde duur voor het aanleveren van een verweerschrift bedroeg 7 weken. Het gemiddelde kent enkele uitschieters aangezien zaken soms in afwijking van het zittingenrooster werden ingepland. De termijn voor het aanleveren van het verweer wordt in deze gevallen verlengd en kan dan ten hoogste 8 weken bedragen. In 2012 was dit gemiddelde netto doorlooptijd 5 weken. 2.1.9.4. Advisering commissie De gemiddelde duur om een conceptadvies van de commissie te vervaardigen bedroeg 1,5 weken. De commissie stelde gemiddeld 1,5 weken na de ontvangst van het conceptadvies de definitieve adviezen vast. In 2012 was dit in totaal 2 weken (1 week secretariaat en 1 week commissie). 2.1.9.5. Beslissing op bezwaar De gemiddelde termijn van de besluitvorming, gerekend vanaf de ontvangst van het advies van de commissie tot het ter besluitvorming voorleggen aan het beslissend bestuursorgaan, bedroeg 4,5 weken. In 2012 was dit 5 weken. In de onderstaande grafiek wordt de gemiddelde duur in weken van de besluitvorming op het bezwaarschrift na de ontvangst van het advies per afdeling weergegeven.


15

Gemiddelde duur in weken besluitvorming op bezwaar na ontvangst advies per afdeling in 2013

Gemiddelde termijn in weken beslissing op bezwaar

7 6 6 5 5 4 4 3

3

3 2 1 0 B&O

WBN

M&S

JIS

RUDt

Grafiek 3: Gemiddelde duur in weken besluitvorming op bezwaarschrift na ontvangst advies per afdeling in 2013

2.2. Personele kamer 2.2.1. Ingediende bezwaarschriften De werkvoorraad bedroeg op 1 januari 2013 6 bezwaarschriften. In 2013 werden 23 bezwaarschriften ingediend. In de onderstaande tabel is aangegeven hoeveel bezwaarschriften in voorgaande jaren werden ingediend. Jaar

2008

2009

2010

2011

Ingediend 10 9 7 6 Personele kamer Figuur 9: Aantallen ingediende bezwaarschriften door de jaren heen (Personele kamer)

2012 13

2013 23

2.2.2. Afgehandelde bezwaarschriften In 2013 werden 10 bezwaarschriften ingetrokken. Er werden geen bezwaarschriften doorgezonden naar bijvoorbeeld rechterlijke instanties. In totaal werden 14 bezwaarschriften afgehandeld met een beslissing op bezwaar. 2.2.3. Werkvoorraad per 1 januari 2014 De werkvoorraad bedraagt per 1 januari 2014 5 bezwaarschriften. In onderstaand schema staat de berekening van de werkvoorraad van de personele kamer. Werkvoorraad 1-1-2013 6

Ingekomen in 2013 23 (+)

Ingetrokken in 2013 10 (-)

Afgehandeld in 2013 14 (-)

Werkvoorraad 1-1-2014 5

Figuur 10: Berekening werkvoorraad per 1-1-2014 (Personele kamer)


16

2.2.4. Afgehandelde bezwaarschriften per afdeling In de tabel hieronder volgt een onderverdeling van de aantallen per afdeling. Afdeling Personeel en Organisatie (P&O) Totaal

14 14

Figuur 11: Aantallen afgehandelde bezwaarschriften per afdeling

2.2.5. Verdeling naar onderwerp In de volgende paragraaf worden de afgehandelde bezwaarschriften uitgesplitst naar onderwerp. Stafafdeling P&O

Onderwerp Afwijzen verzoek om informatie Wet openbaarheid van bestuur Plaatsing Verbod nevenwerkzaamheden Verzoek deelname 57+ regeling Ontslag

Aantal 6 4 1 2 1

Figuur 12: Verdeling onderwerp afgehandelde bezwaarschriften

2.2.6. Advisering Er vonden in totaal 7 van de geplande 23 hoorzittingen plaats. De commissie heeft 9 adviezen over 14 bezwaarschriften uitgebracht. In onderstaand overzicht volgen aantallen ten aanzien van de totale advisering. Totaal 9

Advies Kennelijk niet ontvankelijk (zonder hoorzitting) Ontvankelijk, ongegrond Ontvankelijk, gegrond Ontvankelijk, gedeeltelijk gegrond/ongegrond

Aantal 1 6 1 1

Figuur 13: Totale advisering van de commissie in 2013

2.2.7. Advisering kostenvergoeding De commissie heeft dit jaar niet geadviseerd om de gemaakte kosten voor rechtshulp te vergoeden. 2.2.8. Beslissing op bezwaar Het bestuursorgaan heeft aan de hand van de adviezen van de commissie als volgt beslist in 14 beslissingen op 14 bezwaarschriften. Besluit bestuursorgaan Conform Contrair Totaal aantal beslissingen op bezwaar

Aantal 13 1 14

Figuur 14: Overzicht beslissingen op bezwaar in 2013

2.2.9. Beroep tegen beslissing op bezwaar Er werd tegen 8 beslissingen van de 14 (57%) afgehandelde bezwaarschriften beroep ingesteld. Dit percentage is hoog te noemen. Vijf beroepschriften betreffen echter een gelijkluidende beslissing op bezwaar. Als deze als collectief worden meegerekend, is het percentage 28%. 2.2.10. Beslistermijnen Er werden 6 bezwaarschriften binnen de wettelijke termijn (18 weken) afgehandeld; derhalve 43% van het totaal aantal bezwaarschriften. In de andere 8 bezwaarprocedures stemden twee bezwaarden in met uitstel, zodat gesteld kan worden dat 8 bezwaarschriften binnen de wettelijke termijn zijn afgedaan, dan wel dat deze termijn werd overschreden met instemming van partijen. Dit is 57%. _____________________________________________________________________________________________________ Jaarverslag 2013 Commissies voor bezwaar,- beroepen klaagschriften

17

Verschoonbaar (2 bezwaarprocedures): Oorzaken: • Mediationvaardighedentraject (2);

Combinatie van niet-verschoonbaar en verschoonbaar (6 bezwaarprocedures): Oorzaak: •

Veel werkzaamheden bij de vakafdeling in verband met reorganisatie en afwachten besluitvorming in een andere bezwaarprocedure (6).

2.2.11. Gemiddelde doorlooptijd In totaal werden 14 bezwaarschriften met een beslissing op bezwaar afgehandeld. Van deze bezwaarprocedures is de gemiddelde doorlooptijd (dit is de tijd vanaf de dag na de uiterlijke wettelijke indientermijn van het bezwaarschrift en het verzenden van de beslissing op het bezwaarschrift door het bestuursorgaan), de gemiddelde duur om een verweerschrift op te stellen en de gemiddelde termijn van de besluitvorming op het bezwaar na de hoorzitting, berekend. 2.2.11.1. Bezwaarschrift De gemiddelde bruto doorlooptijd van de afgehandelde bezwaarschriften bedroeg 17 weken. De gemiddelde netto doorlooptijd van de afgehandelde bezwaarschriften bedroeg 14 weken. In deze doorlooptijdberekening is rekening gehouden met factoren welke verschoonbare of onverschoonbare of een combinatie van beide termijnoverschrijdingen veroorzaken. 2.2.11.2. Verweerschrift Er werden 8 verweerschriften aangeleverd bij de commissie. De gemiddelde duur voor het opstellen van een verweerschrift bedroeg 4 weken. In 2012 was dit 8 weken. 2.2.11.3. Advisering commissie Er zijn 9 adviezen over 14 bezwaarschriften door de commissie gegeven. De gemiddelde duur om een conceptadvies van de commissie te vervaardigen bedroeg 1,5 week. De commissie stelde gemiddeld 1,5 weken na de ontvangst van het conceptadvies de definitieve adviezen vast. Gemiddeld bracht de commissie 3 weken na de hoorzitting een definitief advies uit. 2.2.11.4. Beslissing op bezwaar De gemiddelde duur van de besluitvorming, gerekend vanaf de ontvangst van het advies van de commissie tot het verzenden van het besluit op bezwaar, bedroeg 3 weken. In 2012 was dit 4 weken.


18

2.3. Algemene conclusies en aanbevelingen • Over de werkvoorraad. De totale werkvoorraad per 1 januari 2013 was 34 bezwaarschriften (28 voor de Algemene kamer en 6 voor de Personele kamer). De werkvoorraad voor de Algemene kamer is met de helft afgenomen en bedraagt per 1 januari 2014 14 bezwaarschriften. De werkvoorraad voor de personele kamer per 1 januari 2014 is ongeveer gelijk gebleven ten opzichte van 1 januari 2013. De werkvoorraad per 1 januari 2014 is 5 bezwaarschiften. • Over het aantal ingediende bezwaarschriften. In 2013 werden aanzienlijk minder bezwaarschriften voor de Algemene kamer ontvangen dan in 2012 (57 in 2012 en 34 in 2013). Het aantal ingediende bezwaren tegen personeelsbesluiten is in vergelijking met 2012 bijna verdubbeld (13 in 2012 en 23 in 2013). Deze toename lag in de lijn der verwachting. Naar schatting werd 3% van het totale aantal plaatsingsbesluiten aan medewerkers in het kader van de reorganisatie aangevochten. •

Over het totaal aantal afgehandelde bezwaarschriften met een beslissing en het totaal aantal ingetrokken bezwaarschriften. Het totaal aantal afgehandelde bezwaarschriften in 2013 is ten opzichte van de jaren 2012 en 2011 iets hoger geworden (32 in 2012, 31 in 2011). Per kamer kan opgemerkt worden dat het aantal afgehandelde bezwaarschriften van de Algemene kamer ten opzichte van 2012 gelijk gebleven is (ook 26 in 2012) maar van de Personele kamer ruim is verdubbeld (2012 was 6). Er werden in 2013 bij de Algemene kamer ongeveer evenveel bezwaarschriften ingetrokken als in 2012 (21 in 2012). In het verslagjaar werden bij de Personele kamer de helft meer bezwaarschriften ingetrokken (10 in 2013, 6 in 2012). • Over de termijnen. De behandelduur in 2013 van de bezwaarschriften op het gebied van algemene zaken is ten opzichte van 2012 gestegen (de bruto doorlooptijd is gestegen met vier weken en de netto doorlooptijd is gestegen met twee weken). De behandelduur van de personele zaken in 2013 is ten opzichte van 2012 afgenomen (netto doorlooptijd van 17 naar 14 weken). In de Algemene kamer werden alle afgehandelde bezwaarschriften binnen de wettelijke termijn afgedaan, dan wel werd deze termijn met instemming van partijen overschreden. Niet alle personeelsbezwaren werden binnen de wettelijke termijn afgedaan (43% niet, omdat bezwaarden niet instemden met uitstel).

Aanbevelingen De commissie is over het algemeen tevreden over de kwaliteit van de verweerschriften, het procesdossier en de vertegenwoordiging ter zitting. In een aantal gevallen was de inhoud van het verweerschrift niet of niet tijdig afgestemd met een jurist, moest het secretariaat nog veel op de zaak betrekking hebbende stukken opvragen bij de behandelend ambtenaar en kon een vertegenwoordiger van het bestuursorgaan niet alle vragen van de commissie beantwoorden. De commissie beveelt aan te bevorderen dat in een vroeg stadium bij de juridisch consulenten aandacht wordt gevraagd voor de juridische aspecten van het verweerschrift zodat een verweerschrift tijdig kan aangeleverd bij het secretariaat. De commissie verzoekt bij het verweerschrift een compleet procesdossier met alle op de zaak betrekking hebbende stukken aan te leveren bij het secretariaat. De commissie verzoekt te bevorderen dat afdelingshoofden de juiste ambtenaren afvaardigen naar de hoorzitting. Ten aanzien van de personele zaken wordt het op prijs wordt gesteld dat het afdelingshoofd aanwezig is. _____________________________________________________________________________________________________ Jaarverslag 2013 Commissies voor bezwaar,- beroepen klaagschriften

19

Hoofdstuk 3 BEROEPSCHRIFTEN 3.1. Samenstelling besliscommissie beroepschriften per 1 januari 2013 De besliscommissie beroepschriften bestond in 2013 uit:

Voorzitter: de heer drs. G.R.J. van Heukelom, gedeputeerde juridische zaken.

Leden: mevrouw A.C. de Bruijn; de heer mr. T.L.J. Drouen; de heer mr. L. de Kok; mevrouw mr. M.L. Bosman; mevrouw mr. G. Sepers; en de heer mr. J.H.F. Zigenhorn. Voor de samenstelling van het secretariaat van deze commissie wordt verwezen naar pagina 9.

3.2. Aantallen beroepschriften Er zijn in het verslagjaar geen beroepschriften ontvangen. In onderstaande tabel is te zien hoeveel beroepschriften in de voorgaande jaren werden ingediend, afgehandeld of ingetrokken.

Ingekomen Afgehandeld Ingetrokken

2005 0 1 0

2006 0 0 0

2007 2 1 0

2008 0 0 0

2009 0 0 0

2010 1 1 0

2011 0 0 0

2012 0 0 2

2013 0 0 0

Figuur 15: Beroepschriften in aantallen


20

Hoofdstuk 4 Klachten 4.1. Inleiding Iedereen heeft het recht om een klacht in te dienen over de wijze waarop hij door een (ambtenaar werkzaam onder verantwoordelijkheid van een) bestuursorgaan wordt behandeld. Het bestuursorgaan dient zorg te dragen voor een behoorlijke behandeling van de klacht. De eisen waaraan een goede klachtbehandeling dient te voldoen, zijn opgenomen in hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht. Bij ontvangen klachten wordt in beginsel altijd eerst geprobeerd om tot een minnelijke oplossing te komen met de klager. Dit gebeurt door middel van een (telefoon)gesprek tussen de klager en de een vertegenwoordiger van de vakafdeling en/of de secretaris van de klachtencommissie. In de praktijk blijkt vaak dat de klager na zo'n gesprek zijn klacht voldoende behandeld vindt. Verdere klachtbehandeling kan in dat geval achterwege blijven en de klachtencommissie hoeft dan dus ook niet te worden ingeschakeld om partijen te horen en advies uit te brengen. Indien de klager het niet eens is met de beslissing op of de behandeling van de klacht door het bestuursorgaan, dan kan hij met zijn klacht terecht bij de Nationale Ombudsman. Voor de samenstelling van de klachtencommissie wordt verwezen naar hoofdstuk 1 onder 1.1.

4.2. Aantallen klachten De werkvoorraad op 1 januari 2012 bedroeg 0 klachten. In 2013 zijn geen klachten bij gedeputeerde staten ingediend. De werkvoorraad per 31 december 2013 bedraagt wederom 0. Ten opzichte van de afhandeling van klachten in 2012 levert de afhandeling van klachten in 2013 het volgende beeld op:

Werkvoorraad op 1 januari Aantal ingediende klachten Aantal klachten direct ingetrokken/doorgezonden Aantal klachten afgedaan door / ingetrokken na bemiddeling vakafdeling Totaal: Gehanteerde wettelijke termijn in weken Aantal klachten afgehandeld binnen de wettelijke termijn Aantal klachten afgehandeld buiten de wettelijke termijn Aantal klachten buiten behandeling gelaten Aantal beslissingen op klachten / anderszins afgehandelde klachten

2012 0 3 1 1 1

2013 0 0 0 0 0

10 + 4 1 0 0 1

10 + 4 0 0 0 0

Figuur 16: Afhandeling klachten gedeputeerde staten (bejegeningsklachten) 2012 en 2013


21

Hoofdstuk 5 Terug- en vooruitblik 5.1. Terugblik op de gebeurtenissen in 2013 Personele wisselingen Per 1 januari 2013 is de nieuwe organisatiestructuur van de provincie Zeeland van start gegaan. Het secretariaat van de commissies voor bezwaar-, beroepen klaagschriften is ondergebracht bij de afdeling Juridisch, Inkoop en Subsidies. Het afdelingshoofd is mevrouw drs. S. Lopez-Stevelmans. Door omstandigheden heeft zij in september 2013 haar taak neergelegd en sindsdien is dhr. J. Hooijer waarnemend afdelingshoofd. Het secretariaat kent per 2013 een nieuwe personeelsbezetting, mevrouw D.M.B. da-Cruz-Blaha is in de functie Junior jurist het secretariaat komen versterken, mevrouw N.M. de Bruijne is in de loop van 2013 als secretaris gaan werken en mevrouw M.L.P. Reijnhout heeft administratieve ondersteuning verricht. Mevrouw mr. E.P. van der Zee (senior jurist) is vanaf april 2013 ingezet om de werkzaamheden van het secretariaat te coördineren en om de secretarissen juridisch te ondersteunen. Vanwege een hausse in personele bezwaren door de reorganisatie is in de maanden juni tot en met september gebruik gemaakt van externen. Twee juristen van USG Legal Professionals uit Utrecht hebben zittingen bijgewoond, adviezen en verslagen gemaakt. Het secretariaat verzorgde de ondersteuning van de externen naast de overige werkzaamheden. Overig In juni 2013 hebben diverse secretarissen de cursus Actualiteiten ambtenarenrecht van Vijverberg Juristen gevolgd. Op 17 september 2013 heeft de plenaire vergadering van de commissie plaats gevonden. De voorzitter van de commissie heeft het Jaarverslag 2012 toegelicht aan een lid van de directie. De nieuwe regelgeving voor bezwaar- en beroepschriften is niet afgerond in 2013.

5.2. Vooruitblik op het komende jaar Het zaaksysteem voor bezwaar-, beroepen klaagschriften zal naar verwachting in 2014 gereed zijn voor gebruik. Per 1 januari 2014 hebben de Zeeuwse gemeenten, waterschap Scheldestromen en provincie Zeeland een gemeenschappelijke regeling, genaamd RUD Zeeland, ingesteld. In dit samenwerkingsverband worden taken op het gebied van toetsing, vergunningverlening, toezicht en handhaving ten aanzien van milieubeheer ondergebracht. De RUD Zeeland maakt daarmee deel uit van een landelijk dekkend systeem van regionale uitvoeringsdiensten. Gedeputeerde staten hebben eind 2013 besloten hun bevoegdheden op grond van diverse wetten te mandateren aan de directeur van de RUD Zeeland. Ten aanzien van het algemene mandaat zijn uitzonderingen geformuleerd, de zogenaamde negatieve lijst. Zo geldt het mandaat niet voor de bevoegdheid tot het beslissen op bezwaarschriften. De Algemene wet bestuursrecht laat niet toe dat mandaat wordt verleend tot het beslissen op een bezwaarschrift in geval de gemandateerde zelf het besluit waartegen het bezwaar zich richt krachtens mandaat heeft genomen. Dit houdt in dat de Algemene kamer van de commissie nog steeds zaken van de RUD Zeeland zal blijven behandelen in 2014. De nieuwe regelgeving voor bezwaar- en beroepschriften zal in 2014 worden vastgesteld. Door te anticiperen op de nieuwe verordening voor de bezwaarschriften zullen twee commissieleden per 1 januari 2014 vanwege de nog vast te stellen verordening die een maximale zittingstermijn van 12 jaar zal kennen een laatste herbenoeming voor een periode van twee jaar krijgen.


22

Het streven is om het Jaarverslag 2013 tijdens een plenaire vergadering van de commissie in mei 2014 vast te stellen. In 2014 zal de teamsamenstelling en de werkverdeling van het secretariaat worden geoptimaliseerd.


23


24

Jaarverslag 2013 Commissies voor bezwaar,- beroep- en klaagschriften

Recommend Documents