Sebehodnotící zpráva MěÚ Konice

Sebehodnotící zpráva MěÚ Konice 1.kolo

V Konici, říjen 2006

Zpracoval za spoluúčasti členů CAF týmu: Mgr. Daniel Žouželka

1

OBSAH: OBSAH……………………………………………………………………………………………….2 SEZNAM ZKRATEK……………………………………………………………………………….…3 ZÁKLADNÍ ÚDAJE……………………………………………………………………………….….4 ZÁVADĚNÍ MODELU CAF……………………………………………………………………...…..5 VÝSLEDKY SEBEHODNOCENÍ…………………………………………………………………….6 Kritérium 1: Vedení…………………………………………………………………………..7 Kritérium 2: Strategie a plánování…………………………………………………………..12 Kritérium 3: Pracovníci (řízení lidských zdrojů)……………………………………………15 Kritérium 4: Partnerství a zdroje…………………………………………………………....20 Kritérium 5: Procesy (řízení procesů a změn)……………………………………………....28 Kritérium 6: Zákazníci/občané – výsledky………………………………………………….32 Kritérium 7: Pracovníci – výsledky…………………………………………………………35 Kritérium 8: Společnost – výsledky……………………………………………………..….38 Kritérium 9: Klíčové výsledky činností a výkonnosti……………………………………....42 SHRNUTÍ VÝSLEDKŮ…………………………………………………………………………...…45

2

SEZNAM ZKRATEK BI 2005

Benchmarkingová iniciativa 2005

BOZP

Bezpečnost a ochrana zdraví při práci

ČSÚ

Český statistický úřad

HW

Hardware

IT

Informační technologie

KÚ OK

Krajský úřad Olomouckého kraje

MD

Mateřská dovolená

MěKS

Městské kulturní středisko

MěÚ

Městský úřad

MMR

Ministerstvo pro místní rozvoj

MV ČR

Ministerstvo vnitra České republiky

NNO

Nestátní neziskové organizace

OFSMM

Odbor financí a správy majetku města

OKÚ

Okresní úřad

ORP

Obec s rozšířenou působností

PO

Požární ochrana

RM

Rada města

SDH

Sbor dobrovolných hasičů

SRP

Strategický a rozvojový plán

SW

Software

TKO

Tuhý komunální odpad

ZM

Zatupitelstvo města

ZTP

Zvlášť těžce zdravotně postižení

3

ZÁKLADNÍ ÚDAJE

Základní informace Městský úřad Konice je dle zákona č. 128/2000, Sb., o obcích (obecní řád) ve znění pozdějších předpisů orgánem Města Konice. Identifikační údaje Název města: Sídlo: IČ: DIČ: Telefon: Fax: Elektronická podatelna: Internetové stránky:

Konice Masarykovo náměstí 27, 798 52 Konice 00288365 326-00288365 +420 582 401 411 +420 582 401 406 [email protected] www.konice.cz

Organizační schéma MěÚ STAROSTA, | TAJEMNÍK MěÚ | ODBORY MěÚ

OBECNÍ ŽIVNOSTENSKÝ ÚŘAD ODBOR DOPRAVY ODBOR FINANČNÍ A SPRÁVY MAJETKU MĚSTA ODBOR INFORMATIKY ODBOR SOCIÁLNÍCH VĚCÍ ODBOR ŠKOLSTVÍ, KULTURY A TĚLOVÝCHOVY ODBOR VNITŘNÍCH VĚCÍ ODBOR VÝSTAVBY ODBOR ŽIVOTNÍHO PROSTŘEDÍ

4

Zavádění modelu CAF Sestavení pracovní skupiny: Tajemník a referent kvality MěÚ sestavili pracovní skupinu pro účely zpracování sebehodnotící zprávy úřadu. Skupina je tvořena 8 členy: Jméno a příjmení Ing. Vojtěch Bílý Ing. Jiří Kousal Ing. Tomáš Němec Ing. Dušan Opletal Ing. Miroslav Pluháček Ing. Vítězslav Procházka Dagmar Spáčilová Mgr. Daniel Žouželka

Odbor

Pozice

Odbor finanční a správy majetku města Odbor vnitřních věcí Odbor výstavby

Vedoucí odboru

Odbor životního prostředí Odbor dopravy Odbor sociálních věcí Odbor výstavby

Vedoucí odboru Vedoucí odboru Tajemník MěÚ Referent Vedoucí odboru Zastupující vedoucí odboru Referent kvality

Školení členů pracovní skupiny: Dne 1. června 2006 byli členové pracovní skupiny proškoleni v modelu CAF. Školení proběhlo na MěÚ v Prostějově pod vedením tajemníka MěÚ Prostějov Ing. Lubomíra Baláše. Později byly všem členům rozesílány další studijní materiály v podobě zpracovaných vzorů sebehodnotících zpráv a prezentací dalších metod kvality. Průběh a systém hodnocení: Jednotlivá subkritéria byla rozdělena mezi členy pracovní skupiny s tím, že na každém subkritériu pracovali dva pracovníci a jeden z nich byl ustanoven lídrem subkritéria a zodpovídal za správné zpracování. Na zpracování všech otázek modelu CAF bylo dáno cca 20 dní. Po této časové lhůtě se konaly 20.,21. a 24. července tři pracovní schůzky, na kterých byla jednotlivá subkritéria prezentována svými lídry a následně připomínkována ostatními kolegy. Potom se přistoupilo k bodovému hodnocení dané otázky. Každý člen přiřadil jednotlivé otázce bodové hodnocení a posléze se aritmetickým průměrem spočítala výsledná známka zaokrouhlena v půlbodové škále. Na 4. schůzce skupiny, konané 7. září, se prodiskutovaly některé otázky, při jejichž zpracování panovaly nejasnosti a každý člen připomínkoval návrh zpracované Sebehodnotící zprávy MěÚ Konice. Výstupem tohoto setkání byl návrh plánu zlepšování, který vzešel ze zpracované sebehodnotící zprávy a z podnětů všech členů týmu.

5

VÝSLEDKY SEBEHODNOCENÍ KRITÉRIUM 1: VEDENÍ Subkritérium 1.1 - Nasměrování organizace: vypracování a sdělování vize, poslání a hodnot

1.1.a)

1.1.b)

1.1.c)

1.1.d)

Otázka Hodnocení Vypracování a formulování vize (kam chceme jít) a identifikování 2,5 poslání (jaké jsou naše cíle) organizace Text vize úřadu „Městský úřad – kvalitní služby občanům zajišťované s profesionálním přístupem a podpořené dobrými pracovními podmínkami.“ Navrhl tajemník MěÚ po projednání s vedoucími odborů (viz zápis z porady vedoucích odborů ze dne 5.6.2006). Tuto vizi úřadu schválila rada města dne 12.6.2006 usnesením č. 15/50/2006. Poslání a cíle MěÚ Konice jsou obšírněji uvedeny v Informační strategii MěÚ Konice, kterou schválila rada města dne 12.12.2005 usnesením č. 28/43/2005. 3 Stanovení základních hodnot organizace a pravidel chování Pravidla chování jsou stanovena zejména v Pracovním řádu Městského úřadu Konice. S pracovním řádem byli všichni seznámeni, noví pracovníci ho dostávají při nástupu. Organizační řád je základním dokumentem stanovujícím působnost a činnost úřadu, tím i jeho základní hodnoty. Opírá se o legislativní rámec České republiky. Schvalování přísluší radě města. Důkaz: Pracovní a organizační řád, Zákon o úřednících Převedení vize a poslání na strategické (střednědobé) a operativní 1,5 (konkrétní a krátkodobé) cíle a činnosti Strategické cíle a činnosti : - Organizační řád Městského úřadu Konice - Informační strategie Městského úřadu Konice - Vnitřní směrnice MěÚ Konice č. 2/2006 „Provozní směrnice Bezpečnostní politiky informačního systému MěÚ Konice“ vydaná podle § 110 odst. 4 písm. e) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích tajemníkem MěÚ - V současné době se zpracovává Strategický a rozvojový plán města Konice Operativní cíle a činnosti : Každoročně se opakující v rámci ročního rozpočtu města : - obnova a zlepšování pracovního prostředí a tím i prostředí pro klienty - modernizace technického vybavení - aktualizace informačního systému MěÚ - aktualizace internetových stránek města (MěÚ) - zápisy z porad vedoucích pracovníků Zapojení příslušných dotčených stran do zpracování poslání, vize, 1,5 hodnotového rámce, strategických a provozních cílů - zapojení pracovníků – při zpracování a změnách organizačního řádu a zejména při operativní činnosti - zapojení občanů – připomínky a požadavky ve snaze řešit konkrétní problémy v okolí bydliště - zapojení volených představitelů – největší vliv a nejvíce je zapojený 6

1.1.e)

1.1.f)

1.1

starosta města, který je ze zákona (§ 109 odst. 1 zák. 128/2000 Sb.) v čele obecního úřadu, svou činností, požadavky a postoji nejvíce ovlivňuje strategické i operativní cíle a činnosti. Členové rady města jsou ze zákona (§ 102 odst. 2 písm. f, j, n, o) zák. 102/2000 Sb.) zapojeni do daných činností zejména tím, že schvalují příslušné předložené materiály. Ostatní členové zastupitelstva města nejsou zapojeni řízeně, ovlivňovat zpracování příslušných materiálů mohou svými připomínkami při jednání zastupitelstva a při schvalování rozpočtu města - dodavatelé IT se podíleli na zpracování poslání a cílů v Informační strategii MěÚ Konice. 1,5 Přizpůsobování vize, poslání a hodnot změnám vnějšího prostředí - Základní poslání a hodnoty se nemění. Úřad reaguje zejména na změny v legislativní oblasti – změnami organizačního řádu (další činnosti, další pracovníci), dále pak na technický pokrok v informačních technologiích. Sdělování vize, poslání, hodnot, strategických a operativních cílů všem 1,5 pracovníkům v organizaci a jiným zainteresovaným stranám - Občané jsou o poslání a cílech informování na webových stránkách města, v místním televizním vysílání, ve Zpravodaji města Konice (6x ročně), na veřejných jednáních zastupitelstva města, na úřední desce. Zaměstnanci jsou informováni na poradách, prostřednictvím intranetu, elektronické pošty. Výsledek celkem 1,9

Subkritérium 1.2 - Vypracování a uplatňování systému řízení organizace

1.2.a)

1.2.b)

1.2.c)

1.2.d)

Otázka Stanovení organizační struktury a definování procesů v souladu s úkoly organizace a očekáváními zainteresovaných stran Organizační struktura je stanovena Organizačním řádem MěÚ Konice schváleným Radou města Konice. Definování procesů: - spisový a skartační řád - pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností - komplexní soubor vnitroorganizačních účetních směrnic - další směrnice dle seznamu směrnic Definování vhodných úrovní řízení, funkcí, odpovědností a pravomoci Jednotlivé úrovně řízení, základní pravomoci, povinnosti a odpovědnosti jsou stanoveny v Organizačním řádu MěÚ Konice. A dále v některých směrnicích, zejména: - Sm-3-98 Komplexní soubor vnitroorganizačních účetních směrnic (v aktualizované podobě) - Směrnice č. 1/2006 Ustanovení oprávněných úředních osob. -Směrnice č. 2/2006 Provozní směrnice Bezpečnostní politiky informačního systému MěÚ Konice. - Spisový a skartační řád Vypracování a odsouhlasení měřitelných dlouhodobých a krátkodobých cílů pro všechny úrovně v organizaci Úřad má vypracované a odsouhlasené cíle v oblasti vzdělávání úředníků – každý úředník má zpracován plán vzdělávání, který mimo jiné zahrnuje legislativní požadavky na kvalifikaci daného úředníka. Nasměrování záměrů v oblasti výstupů veřejné služby a vlivů vyváženě 7

Hodnocení 3

3

1

1

1.2.e)

1.2.f)

1.2.g)

1.2.h)

1.2

k potřebám a očekáváním různých dotčených stran Většina výstupů veřejné služby je nasměrována do plnění přeneseného výkonu státní správy a zbývající k zajištění spokojenosti zainteresovaných stran při naplňování jejich potřeb a očekávání. Vytvořením Strategického a rozvojového plánu města Konice dojde k částečnému naplnění závazku k zainteresovaným stranám. Na vytváření SRP se podílí dotčené strany. Záměry města jsou projednávány s osadními výbory. Vybudování manažerského informačního systému, který zahrnuje vnitřní audit a kontrolu Vzhledem k počtu obyvatel města nebyl zřízen útvar interního auditu. Finanční kontrola i interní audit je prováděn nasmlouvanými oprávněnými auditory. Plnění rozpočtu je sledováno prostřednictvím programu GINIS. Na výsledky je reagováno. Případná doporučení či nápravy pochybení úřadu jsou začleněny do činnosti úřadu. Vytvoření odpovídajícího prostředí pro projektovou a týmovou práci Písemně nejsou stanovena obecná pravidla. Projektová a týmová práce probíhá vždy za podpory vedení města, které umožňuje vytvoření odpovídajících podmínek pro kvalitní práci. Pro potřeby zpracování SRP byla vytvořena pracovní skupina jejímiž členy jsou i vedoucí pracovníci MěÚ. Výstupem bylo zapracování vlastních projektových námětů do tohoto střednědobého dokumentu. Dlouhodobé využívání systému TQM, například EFQM nebo CAF V roce 2005 MěÚ Konice přistoupil prostřednictvím projektu Olomouckého kraje Partnerství pro rozvoj kraje k benchmarkingu účastí v Benchmarkingové iniciativě 2005 (MěÚ porovnává s jinými úřady roky 2004 a 2005) a dále k metodě sebehodnocení CAF. Od roku 2006 je úřad zapojen do projektu EDUKOLU „Implementace systému kvality řízení v podmínkách městských úřadů v Olomouckém kraji“. V rámci projektu dochází k proškolování týmů CAF, k předávání zkušeností při zpracování hodnotících zpráv CAF začínajícím úřadům a následné srovnávání. Vypracování systému řízení provozních cílů a cílových hodnot nebo měření výkonnosti v organizaci Úřad je zapojen do systémů benchmarking a CAF. Měření výkonnosti mezi odbory se dále provádí prostřednictvím elektronické spisové služby (modul vedoucí). Výsledek celkem

1

1

1

1,5

1,6

Subkritérium 1.3 - Motivování a podporování pracovníků v organizaci a vedení příkladem

1.3.a)

1.3.b)

Otázka Hodnocení Vedení pomocí příkladů 1,5 Vedoucí pracovníci dávají osobní příklad svým podřízeným na základě plnění svěřených úkolů i nad rámec povinností. Děje se tak u většiny vedoucích odborů. Důkaz: Práce na krizových záležitostí (záplavy, řešení problémů se zřícenou opěrnou zdí) Prokazování osobní ochoty měnit se, a to akceptováním konstruktivní 1,5 zpětné vazby a podnětů pro zlepšování osobního stylu vedení MěÚ má zpracován plán vzdělávání úředníků, který je základním předpokladem pro zvyšování kvalifikace. Ke každému pracovníkovi je 8

uplatňován osobní přístup ze strany vedoucího.

1.3.c)

1.3.d)

1.3.e)

1.3.f)

1.3.g)

1.3.h)

1.3.i)

1.3.j)

Důkaz: Osvědčení o absolvování školení, Průzkum spokojenosti zaměstnanců Jednání v souladu se stanovenými cíli a hodnotami 2 Zaměstnanci jednají v souladu s organizačním řádem, který obsahuje hlavní cíle organizace. Je stanovena koncepce ve strategii MěÚ Konice. Hlavní cíle determinuje rozpočet města, v tomto případě se jedná o krátkodobý cíl. Další krátkodobé cíle jsou formulovány na poradách tajemníka a vedoucích pracovníků. Důkaz: Rozpočet města, Strategie MěÚ Konice, Zápisy z porad vedoucích odborů 1,5 Neustálé informování pracovníků o významných skutečnostech Tajemník informuje o významných otázkách vedoucí odborů na pravidelných poradách. Vedoucí pak předávají informace svým podřízeným na odborech. Všichni pracovníci mají přístup k internetu, kde mohou sledovat nové informace od usnesení rady a zastupitelstva města po stanoviska a metodické pokyny ústředních orgánů. Důkaz: e-mailová korespondence Podporování pracovníků při plnění jejich plánů a cílů v návaznosti na 1 cíle organizace Jednou ročně probíhá schůzka vedoucích odborů s tajemníkem, na které jsou hodnoceni jednotliví pracovníci. Doplňování a zvyšování kvalifikace je zaměstnancům umožněno. Při planění plánů a cílů organizace se všem pracovníkům dostává plné podpory ze strany jejich vedoucích. Důkaz: Osvědčení o absolvování školení, Plán vzdělávání Stimulování a povzbuzování při přidělování odpovědností (zmocnění) 2 Na úřadě je stanovena zastupitelnost vedoucích úředníků. Odpovědnost každého pracovníka je uvedena v pracovní náplni. Důkaz: Pracovní náplň Povzbuzování a podporování pracovníků při předkládání návrhů na 1 inovace a zlepšování a při aktivním plnění jejich každodenní práce Na našem úřadě nejsou pracovníci cíleně povzbuzováni. Inovace a zlepšování probíhá samovolně, zejména u pracovníků, kterým záleží na kvalitě odvedené práce. K inovaci dochází také při srovnávání činnosti úřadů. Povzbuzování vzájemné důvěry a respektu 1,5 Každý pracovník má možnost, se v jakékoliv záležitosti, obrátit na vedoucího odboru nebo tajemníka s žádostí o pomoc. Zajištění, aby byla vybudována kultura stimulování, identifikování, 1 plánování a uplatňování inovací Město Konice přistoupilo v roce 2005 k projektu Partnerství pro rozvoj Olomouckého kraje. Tento projekt mj. umožnil implementovat na MěÚ metody kvality CAF a benchmarking. Důkaz: Smlouva o přistoupení k projektu Partnerství Stimulování a financování přípravy pracovníků zlepšovatelských aktivit 9

a

jejich 2

1.3.k) 1.3.l)

1.3.m)

1.3

Úředníci a vedoucí pracovníci jsou povinně vzděláváni podle zákona č. 312/2002 Sb. Financování přípravy pracovníků je omezeno možnostmi města. Důkaz: Rozpočet města, Plán vzdělávacích aktivit Poskytování zpětné vazby a diskutování o výkonnosti s pracovníky 2 Konkrétní problémy a nedostatky jsou řešeny operativně. 3 Uznávání a odměňování úsilí týmů a jednotlivců Za práci nad rámec běžných pracovních povinností jsou vypláceny mimořádné odměny po dohodě s tajemníkem. Pochopení a přiměřené naplňování individuálních potřeb a situací 2 pracovníků Vybavení budov a kanceláří odpovídá možnostem úřadu. Po provedení historicky prvního průzkumu spokojenosti zaměstnanců byla pružná pracovní doba hodnocena jako jeden z výrazných pozitivních aspektů individuálních potřeb zaměstnanců. Důkaz: Průzkum spokojenosti zaměstnanců, Inventář budov Výsledek celkem

1,7

Subkritérium 1.4 - Řízení vztahů s politiky a jinými zainteresovanými stranami

1.4.a)

1.4.b)

1.4.c)

1.4.d)

Otázka Hodnocení Udržování aktivních a pravidelných vztahů s politickými představiteli 2 příslušné výkonné a legislativní oblasti Aktivní a pravidelný vztah zástupci města udržují s členem vládní strany a poslancem parlamentu do jehož volebního obvodu Konice patří a současně členem rady města. Na krajské úrovni udržuje dle potřeby nepravidelné vztahy s hejtmanem a jeho náměstky starosta. Na komunální úrovni se zaměstnanci setkávají s politiky zejména na jednáních zastupitelstva města. Důkaz: Zápisy z jednání Zastupitelstva a Rady města Konice Vybudování partnerství a vazeb s důležitými zainteresovanými 2 stranami (občany, nevládními organizacemi, zájmovými skupinami, průmyslem, jinými veřejnými orgány atd.) Zástupci města a zaměstnanci úřadu se setkávají se zainteresovanými stranami na jednáních komisí, výborů. Úřad přijímá podněty, stížnosti a petice občanů. Starosta přijímá záštitu nad některými akcemi. Město na základě žádostí finančně podporuje aktivity žadatelů. Zapojení politiků a jiných zainteresovaných stran do formulování cílů 2 pro výstupy a jejich důsledky a do rozvoje systému vedení organizace Na komunální úrovni jsou politické strany zapojeny prostřednictvím starosty a členů rady při plnění volebních programů a při řízení organizace. Dále se strany zapojují do činností komisí a výborů. Usilování o veřejné povědomí, reputaci a uznání organizace (např. 1,5 budováním image) Vedoucí pracovníci na svěřených úsecích usilují (v souladu s pracovním řádem) o dobrou pověst každodenní činností a přístupem ke klientům. Image úřadu (města) není cíleně budována, je však spjata s používáním znaku města – hlavičkový papír, reklamní předměty Město aktivně tvoří internetové stránky, podílí se na místním televizním vysílání. Budování image města napomáhá i konání významných kulturních 10

1.4.e)

1.4.f)

1.4

a sportovních akce (Žváčkův festival dechových hudeb, koncerty klubu přátel hudby, Konické štrapáce, Na kole kolem Konice, vánoční trhy s ohňostrojem, dětský karneval). Rozvoj marketingu (se zaměřením na produkty a veřejné služby) a jeho 1,5 šíření uvnitř i vně organizace Prezentace města se děje prostřednictvím www stránek, dále distribucí informačních letáků a vydáváním Zpravodaje města Konice. Při významných investičních akcích se pořádají veřejná projednávání za účasti nejširšího spektra obyvatelstva (Rekonstrukce Husovy ulice). V roce 2007 proběhne průzkum spokojenosti občanů s prací MěÚ. Podílení se činnostech profesních sdružení, zastupitelských organizací a 2 zájmových skupin Město je členem Svazu měst a obcí České republiky, Svazu měst a obcí Střední Moravy a členem Mikroregionu Konicko. Tajemník je členem Sdružení tajemníků městských a obecních úřadů ČR. Výsledek celkem 1,8

Výsledky kritéria 1 celkem 1.1 1.2 1.3 1.4

Průměr 1,9

Nasměrování organizace: Vypracování a sdělování vize, poslání a hodnot Vybudování a uplatňování systému pro řízení organizace 1,6 veřejného sektoru Motivování a podpora pracovníků a vystupování jako vzor 1,7 určité funkce Řízení vztahů s politiky a jinými zainteresovanými 1,8 stranami

11

Celkový průměr

1,8

KRITÉRIUM 2: STRATEGIE A PLÁNOVÁNÍ Subkritérium 2.1 - Shromažďování informací týkajících se současných a budoucích potřeb zainteresovaných stran

2.1.a)

2.1.b)

2.1.c)

2.1.d)

2.1

Otázka Identifikování všech příslušných zainteresovaných stran Město se zapojilo do projektu Partnerství pro rozvoj Olomouckého kraje usnesením Rady města Konice ze dne 24. 6. 2005 č. 1/36/2005. Na základě tohoto rozhodnutí se zpracovává Strategický a rozvojový plán města ve kterém jsou identifikovány zainteresované strany. Systematické shromažďování informací o zainteresovaných stranách a jejich potřebách a očekáváních, a to prováděním odpovídajících průzkumů u zákazníků/občanů, pracovníků, společnosti a vlády V letošním roce proběhl první průzkum spokojenosti zaměstnanců MěÚ Konice. Pravidelné shromažďování informací o důležitých proměnných, např. sociálním, ekologickém, ekonomickém, právním a demografickém vývoji Úřad shromažďuje informace v rámci zákona. Využívá se hlavně evidence jednotlivých odborů. Tyto informace jsou dále vyhodnocovány pro účely např. tvorby Územního plánu města Konice nebo při tvorbě Strategického plánu města Konice. Město Konice v současné době jedná o možnosti zapojení se do programu Prevence proti kriminalitě. Pravidelné hodnocení kvality informací a způsobu jejich shromažďování Pracovníci jednotlivých odborů provádějí hodnocení jakosti informací. Nejčastěji jsou používány prověřené zdroje informací (webové stránky ministerstev, odborné časopisy a podklady ČSÚ). Na úřadě je zavedena elektronická spisovna, jejímž prostřednictvím jsou v elektronické podobě evidovány došlé a odeslané dokumenty úřadu. Výsledek celkem

Hodnocení 2

0,5

1,5

2

1,5

Subkritérium 2.2 - Vypracování, přezkoumání a aktualizování strategie a plánování

2.2.a)

2.2.b)

2.2.c)

Otázka Zapojení zainteresovaných stran do procesu vypracování, přezkoumání a aktualizování strategie a plánování a stanovování priorit s ohledem na jejich očekávání a potřeby Členy pracovní skupiny pro vypracování Strategického a rozvojového plánu města Konice jsou kromě zástupců odborů úřadu, dále osoby, reprezentující nejvýznamnější ekonomické subjekty ve městě, neziskové organizace a instituce působící ve městě Konice. Jejich odborná stanoviska budou zapracována do strategického plánu. Analyzování rizik a příležitostí a identifikování kritických faktorů úspěchu, a to pravidelným hodnocením faktorů v prostředí organizace (včetně politických změn) Uvedená analýza rizik a příležitostí a identifikování kritických faktorů se uplatňuje pouze v dílčích auditech činnosti úřadu, např. interní audit, finanční audit a dále v oblasti IT. Vytváření strategických a operativních cílů na základě vize, poslání a 12

Hodnocení 2

1,5

1

2.2.d)

2.2.e)

2.2.f)

2.2.g)

2.2.h)

2.2

hodnot organizace a jejich propojení s operativními plány a procesy Strategické a pracovní cíle jsou definovány v projektu Informační strategie města a dále budou součástí Akčního plánu vypracovaného na základě Strategického a rozvojového plánu města Konice. Hodnocení kvality strategických a operativních plánů Procesy hodnocení jakosti strategických plánů zatím neprobíhají, neboť jsou teprve v procesu vytváření. Předpokládá se však, že budou průběžně podrobovány hodnocení zainteresovaných stran a koordinovány s ostatními strategickými dokumenty a dotvářeny pro plnění aktuálních cílů. Vyvažování úkolů a zdrojů, dlouhodobých a krátkodobých vlivů a požadavků zainteresovaných stran Limitujícím faktorem plnění úkolů jsou finanční možnosti rozpočtu města. Je snaha o vynakládání financí dle principu účelovosti a hospodárnosti. Tyto principy jsou uplatňovány převážně intuitivně bez uplatňování projektového řízení a strategických cílů. Hodnocení existujících úkolů z hlediska jejich výstupů a důsledků , ověřování stupně dosažení cíle na všech úrovních a podle potřeby aktualizace strategie a plánování Hodnocení plnění úkolů probíhá formálně bez systematického srovnávání s parametry zamýšlených cílů, výsledků vlivu na společnost a kvalitu života občanů. Hodnocení potřeby aktualizovat a rozvíjet strategie a metody Ve vytváření projektů a systémů zaměřených na hodnocení vlastní činnosti, přezkoumávání dosažených cílů a měření výkonnosti, je úřad na začátku. Jedním z prvních kroků dobrého přístupu je implementace systému sebehodnocení CAF úřadem. Systematické analyzování interních silných a slabých stránek (např. analýza SWOT) Silné a slabé stránky úřadu jsou analyzovány neformálně na poradách vedoucích odborů. Na základě aplikace metody benchmarkingu na úřad mohou vedoucí pracovníci snáze reflektovat silné stránky svých odborů a vlastně i celé organizace. Projektově není tato analýza řešena. Odhalení slabých stránek úřadu je účelem sebehodnocení metodou CAF a jejich postupné odstraňování bude náplní Plánu zlepšování práce MěÚ Konice. Výsledek celkem

1

1

2

1,5

2

1,5

Subkritérium 2.3 - Uplatňování strategie a plánování v celé organizaci

2.3.a)

2.3.b)

Otázka Hodnocení Uplatňování strategie a plánování, a to dosahováním konsensu a 1,5 stanovováním priorit, určováním časových rámců a vhodné organizační struktury Úřad plní úkoly dané usnesením rady a zastupitelstva města, prostřednictvím pracovníků jednotlivých odborů, dle odpovědnosti a stanovených termínů. Úkoly finanční povahy se stávají součástí rozpočtového procesu. Důkaz: Organizační řád Převádění strategických a operativních cílů organizace do plánů a úkolů 1,5 v organizaci a jejich propojování s klíčovými procesy Převádění strategických a operativních cílů do plánů je zabezpečeno organizačním řádem, který obsahuje hlavní cíle organizace. Výsledkem naplňování těchto cílů je spokojenost občanů s činností úřadu v přenesené 13

působnosti.

2.3.c)

2.3.d)

2.3.e)

2.3

Důkaz: Směrnice, Organizační řád Vytváření interních komunikačních kanálů k rozšiřování cílů, plánů a 2 úkolů v organizaci Interní komunikace se uskutečňuje prostřednictvím porad vedoucích pracovníků u starosty, tajemníka a pokynů zaměstnancům. Pracovníci mohou používat vlastní e-mailovou adresu, vnitřní telefonické hovory, intranet a k získávání informací i webové stránky města. Vytváření a aplikování metod pro měření výkonnosti organizace na 2 všech úrovních Zavedením spisové služby a speciálních programů na pasy, občanské průkazy a řidičské průkazy mohou odbory svoji výkonnost doložit počtem úkonů na pracovníka. V roce 2006 MěÚ přistoupil prostřednictvím projektu Olomouckého kraje Partnerství pro rozvoj kraje k účasti v Benchmarkingové iniciativě BI 2005. Sestavování pracovních a poradních orgánů (např. rady, komise, 1,5 výbory, pracovní skupiny) Mezi řídící a poradní orgány patří – ZM, RM, komise, výbory, starosta, místostarosta, tajemník MěÚ. Pro konání výběrových řízení a výběru veřejných zakázek jsou sestavovány komise, které tvoří i pracovníci úřadu. Na základě zpracování SRP byla ustanovena pracovní skupina, která se podílela na dílčích pracích. Pro práci na Sebehodnotící zprávě MěÚ Konice byla tajemníkem úřadu vytvořena pracovní skupina CAF. Výsledek celkem 1,7

Výsledky kritéria 2 celkem 2.1 2.2 2.3

Shromažďování informací týkajících se současných a budoucích potřeb zainteresovaných stran Vypracování, přezkoumání a aktualizování strategie a plánování Uplatňování strategie a plánování v celé organizaci

14

Průměr 1,5 1,5 1,7

Celkový průměr

1,6

KRITÉRIUM 3: PRACOVNÍCI (řízení lidských zdrojů) Subkritérium 3.1 - Plánování, řízení a zlepšování lidských zdrojů s ohledem na strategii a plánování

3.1.a)

3.1.b)

3.1.c)

3.1.d)

3.1.e)

Otázka Hodnocení Vypracování a sdělování politiky řízení lidských zdrojů, založené na 1,5 strategii a plánování Oficiální politika řízení lidských zdrojů není zpracována. Řízení je omezeno výchozím stavem k 1.1.2003 při vzniku pověřených obcí, kdy se zdvojnásobil počet pracovníků a cca 80% nových přišlo z OKÚ Prostějov bez možnosti ovlivnění výběru. Dalšími faktory jsou rámec zákonných předpisů, výše příspěvků na výkon státní správy a možnosti rozpočtu města. Důkaz: Pracovní řád, Organizační řád, Zákon o úřednících Pravidelné analyzování současných a budoucích potřeb lidských 2 zdrojů, při zohledňování potřeb a očekávání zainteresovaných stran Na MěÚ provádíme jednou ročně analýzu stavu jednotlivých odborů. Je třeba reagovat zejména na subjektivní příčiny spojené s dočasnými odchody (MD, dlouhodobá pracovní neschopnost). Nesmíme opomenout ani trvalé odchody (očekávané starobní důchody či náhlé odchody z různých důvodů). Mezi objektivní příčiny musíme zahrnout i příčiny v důsledku legislativních změn (nárůst agend) apod. Důkaz: Personální dokumentace, Usnesení Rady města, BI 2005 Rozpracování a schvalování politiky včetně stanovení objektivních 2 kritérií s ohledem na přijímání pracovníků, jejich kariérní růst, odměňování a jmenování do manažerských funkcí Objektivní kritéria s ohledem na přijímání pracovníků jsou svázána se zákonem o úřednících. Kariérní růst v podmínkách veřejné správy za účinnosti zákona o úřednících není možný. Nejsou stanovena objektivní kritéria na odměňování (odměňování probíhá v rámci NV č. 330/2003 Sb. a platovými tabulkami je dána podstatná část mzdy), podobné je to i se jmenováním do manažerských funkcí (vedoucí odborů). Respektujeme zákon o úřednících a stanovisko rady města, která vedoucí odborů jmenuje. Důkaz: Zákon o úřednících, Organizační řád, Plány vzdělávání, Usnesení Rady města Slaďování úkolů, pravomocí a odpovědností (např. pomocí popisů 2,5 práce) Ke slaďování úkolů, pravomocí a odpovědností pracovníků dochází v obecné rovině prostřednictvím vnitřních předpisů a směrnic vydávaných radou, starostou či tajemníkem (např. organizační řád, pracovní řád, spisový a skartační řád aj.). Dále se tak děje prostřednictvím pracovních náplní každého konkrétního pracovníka. Důkaz: Organizační řád, Pracovní řád, Usnesení Rady města, Spisový a skartační řád 2 Promítnutí popisů práce přijímání pracovníků a plánům rozvoje Popisy práce se do přijímání pracovníků promítají, málokdy je však možné vybírat mezi uchazeči, kteří již mají praxi uvedenou v popisu práce. Plán 15

vzdělávání úředníků je vypracován pro každého samostatně.

3.1.f)

3.1.g)

3.1.h)

3.1.i)

3.1.j)

Důkaz: Personální dokumentace, Plány vzdělávání Slaďování plánování úkolů rozmísťováním a rozvojem lidských zdrojů 1,5 Na úřadě existuje snaha o optimalizaci pracovních míst na jednotlivých odborech. Plnění konkrétních pracovních úkolů je závislé na odbornosti a praxi každého zaměstnance. Důkaz: Organizační řád, náplně práce Definování manažerských a vůdcovských schopností a dovedností, 1,5 které jsou požadovány u vedoucích pracovníků Manažerské a vůdcovské schopnosti a dovednosti vedoucích pracovníků nejsou písemně definovány. Při výběrovém řízení na pozici vedoucího odboru vycházíme ze zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících územních samosprávných celků. Mimo rámec zákona je kladen důraz na schopnosti vést kolektiv, jednat s lidmi a v neposlední řadě na loajalitu k zaměstnavateli. Důkaz: Zápisy z výběrových řízení Zajišťování dobrých pracovních podmínek v celé organizaci 2,5 Úřad sídlí ve třech budovách. Pracovní podmínky v celé organizaci nejsou na stejné úrovni, liší se technický stav budov i vybavení jednotlivých kanceláří, které je omezeno finančními prostředky. Nicméně každý zaměstnanec má k dispozici: pracovní stůl, židli, telefon, PC s přístupem k internetu a odpovídající světelné podmínky. Pracovní prostředí je nutné zlepšovat, protože podle vyjádření některých pracovníků není dostatečně vyřešeno zastínění oken. Většině zaměstnanců vyhovuje pružná pracovní doba, která jim umožňuje co nejlepší koordinaci pracovních a následně volnočasových aktivit. Důkaz: Směrnice BOZP a PO, Pracovní řád, Anketa spokojenosti zaměstnanců Řízení přijímání pracovníků a jejich kariérního růstu s ohledem na 3 dostupnost zaměstnání a rovné příležitosti (např. pohlaví, invalidita, rasa, náboženské vyznání) Přijímání pracovníků je prováděno v souladu se zákonem o úřednících a dalšími zákonnými předpisy. Naprosto nepřípustná je jakákoliv forma diskriminace při výběrovém řízení. Po zapojení MěÚ Konice do BI 2005 dochází ke srovnávání věku a struktury zaměstnanců s ostatními úřady. Důkaz: Zákon č. 312/2002 Sb., BI 2005 Věnování pozornosti osobním potřebám a vybavení pro osoby se 2 sníženou pracovní schopností. Na úřadě nejsou v současné době ve funkci úředníka zaměstnány žádné osoby se sníženou pracovní schopností. Obě budovy MěÚ Konice splňují podmínky Vyhlášky č. 369 MMR ze dne 10. října 2001 o obecných technických požadavcích zabezpečujících užívání staveb osobami s omezenou schopností pohybu a orientace. Určité rezervy nacházíme u vyhrazených míst pro parkování, sociálního zařízení v budově na Masarykově náměstí a chybějících plošin a výtahů pro vozíčkáře. Při návštěvách osob se ZTP se uplatňuje individuální přístup každého úředníka k této osobě. 16

3.1.k)

3.1

Důkaz: Sociální fond, Vyhláška MMR č. 369/2001 Zohledňování pracovní a životní rovnováhy pracovníků. 1,5 Zaměstnavatel zřídil Sociální fond, který poskytuje příspěvek např. na bytové účely, mimořádné odměny při životních a pracovních jubileích nebo při mimořádně závažných událostech. Dále zaměstnavatel poskytuje příspěvek na stravování. Důkaz: Směrnice pro používání sociálního fondu Výsledek celkem

2,0

Subkritérium 3.2 - Identifikování, rozvíjení a využívání odborných způsobilostí pracovníků a přizpůsobování osobních, týmových a organizačních záměrů a cílů

3.2.a)

3.2.b)

3.2.c)

3.2.d)

3.2.e)

3.2.f)

Otázka Hodnocení Identifikování současných odborných způsobilostí pracovníků a 2,5 přizpůsobování osobních, týmových a organizačních záměrů a cílů Tajemník MěÚ vypracoval pro každého úředníka plán vzdělávání. Zákon o úřednících a vyhláška č. 512/2002 Sb. stanovuje, kteří úředníci musí vykovat zvláštní odbornou způsobilost. Tajemník eviduje všechny písemné doklady o vzdělávacích a školících aktivitách každého zaměstnance. Důkaz: Personální dokumentace, Plány vzdělávání Vypracování a seznamování zaměstnanců s plány jejich přípravy 2,5 založenými na současných a budoucích organizačních a osobních potřebách (např. Povinná a dobrovolná příprava) Každý úředník má vypracován individuální plán vzdělávání, který zpracovává tajemník MěÚ. Každoročně probíhají školení BOZP a školení řidičů Důkaz: Plány vzdělávání, zápisy ze školení BOZP a PO a školení řidičů referentských vozidel Rozvíjení a schvalování plánů osobního výcviku a rozvoje všech 2,5 zaměstnanců Každý úředník má vypracován individuální plán vzdělávání a tyto plány jsou průběžně aktualizovány. Důkaz: Plány vzdělávání Rozvíjení dovedností ve vedení a řízení v celé organizaci 2 Všichni vedoucí pracovníci prošli nebo procházejí školením vedoucích úředníků Důkaz: Osvědčení o absolvování školení Podporování a napomáhání novým zaměstnancům (např. pomocí 3 instruktáží, výuky) Každý nově přijatý pracovník prochází vstupním vzděláváním. Noví pracovníci jsou po dobu prvních tří měsíců metodicky vedeni svým vedoucím a opírají se o podporu zkušenějších kolegů. K hodnocení nových pracovníků dochází až po uplynutí tříměsíční zkušební lhůty. Důkaz: Osvědčení o absolvování vstupních vzdělávání Prosazování interní a externí mobility zaměstnanců 17

0,5

Rotace jednotlivých pracovníků v rámci jednotlivých odborů neprobíhá. Platné zákony ČR neumožňují rotaci pracovníků, protože při vydávání určitého správního rozhodnutí, je nutné mít zvláštní způsobilost. Důležitým faktorem je omezení chyb ve správním řízení. Je prokázáno, že pokud pracovník dělá určitou činnost delší dobu, minimalizuje se možnost chybného rozhodnutí. Na většině odborů funguje systém zastupitelnosti.

3.2.g)

3.2.h)

3.2.i)

3.2.j)

Pro potřeby zpracování Strategického a rozvojového plánu města Konice byl vytvořen pracovní tým složený z vedoucích odborů, kterých se práce na tomto materiálu bezprostředně dotýkají. Rozvíjení a prosazování moderních výcvikových metod (např. 2 multimediální přístup, výcvik při výkonu zaměstnání, e-learning) Všichni zaměstnanci mají možnost přístupu k odborným informacím pro pracovní účely prostřednictvím intranetu a internetu. E-learning začal být využíván při vstupním vzdělávání zaměstnanců. Důkaz: Osvědčení ze vstupních vzdělávání Řízení a sledování globálních a individuálních plánů rozvoje 2 Tajemník MěÚ vypracoval pro každého úředníka plán vzdělávání. Tento plán reaguje na potřeby úřadu a bývá operativně měněn (např. systém vzdělávání úředníků v souvislosti s novým správním řádem). Důkaz: Plány vzdělávání Rozvíjení a propagování osobních dovedností a schopností v jednání se 2 zákazníky/občany MěÚ Konice si jako jednu z hlavních zásad u svých zaměstnanců vytkl zákaznický přístup k zákazníkům/občanům. Vedoucí odborů dbají na důsledné dodržování této zásady a evidují stížnosti na jednání svých zaměstnanců vůči zákazníkům/občanů. Důkaz: Informační strategie MěÚ Konice Monitorování poměrného dílu vynaloženého na výcvik z celkových 3 mzdových nákladů Náklady na vzdělávání zaměstnanců jsou sledovány a přezkoumávány. Srovnávání probíhá v rámci BI 2005. Celkové náklady na vzdělávání za rok 2004 (včetně ZOZ) – 243 321,- Kč Celkové náklady na vzdělávání za rok 2005 (včetně ZOZ) – 211 820,- Kč

3.2

Důkaz: Plány vzdělávání, BI 2005 Výsledek celkem

2,2

Subkritérium 3.3 - Zapojení pracovníků rozvíjením dialogu a zmocnění

3.3.a)

Otázka Hodnocení 2 Prosazování otevřené, nehierarchické komunikace Na městském úřadě dochází k setkávání starosty, tajemníka a vedoucích odborů na pravidelných poradách. Ostatní zaměstnanci mohou kdykoliv osobně jednat se starostou, místostarostou nebo tajemníkem. Jakékoliv připomínky a náměty mohou jednotliví pracovníci prezentovat přímo tajemníkovi MěÚ. 18

3.3.b)

3.3.c)

3.3.d)

3.3.e)

3.3.f)

3.3.g) 3.3

Aktivní dotazování zaměstnanců na jejich nápady a názory a rozvíjení 1 vhodných mechanismů (schémata zlepšovacích návrhů atd.) V letošním roce byl zaveden průzkum spokojenosti zaměstnanců. Průzkum probíhal v červenci a byl zcela anonymní. Zaměstnanci mají možnost sdělovat svoje nápady a názory vedoucímu odboru, který posoudí jejich váhu a případně je potom prezentuje na poradách vedoucích odborů. Důkaz: Průzkum spokojenosti zaměstnanců Zapojování zaměstnanců při přípravě plánů a strategií, návrhu procesů 1,5 při identifikování a uplatňování činností při zlepšování Někteří zaměstnanci v současné době participují na vzniku Strategického a rozvojového plánu města Konice. Jsou součástí pracovní skupiny, která v první fázi připomínkovala zpracovanou Socioekonomickou analýzu města Konice, a v druhé fázi se podílejí na zapracování některých projektových námětů do vlastní strategie. Důkaz: Zápisy z pracovních skupin Strategie města Konice Usilování o dohodu mezi manažery a zaměstnanci týkající se 2 krátkodobých cílů a způsobů měření dosažených cílů Krátkodobé cíle stanovuje zastupitelstvo, rada města a tajemník. Jednotliví zaměstnanci pak zpracovávají konkrétní úkoly, které rozdělují vedoucí odborů. Za mimořádnou práci jsou zaměstnanci odměňováni formou osobního příplatku a v menší míře odměnami. Důkaz: Zápisy z jednání zastupitelstva Pravidelné organizování a provádění průzkumů u zaměstnanců 1 První anonymní průzkum spokojenosti zaměstnanců byl proveden v letošním roce na základě přistoupení MěÚ Konice k modelu CAF. V dalších letech se plánují další průzkumy spokojenosti zaměstnanců se zaměřením na aktuální problematiku úřadu. Důkaz: Průzkum spokojenosti zaměstnanců Vyzývání zaměstnanců, aby hodnotili své nadřízené (např. 360° 0,5 vyhodnocováním) Komplexní hodnocení nadřízených nebylo zatím prováděno. Při průzkumu spokojenosti zaměstnanců MěÚ Konice je některé otázky dotýkaly i spokojenosti pracovníků s vedoucími pracovníky. Důkaz: Průzkum spokojenosti zaměstnanců Jednání s představiteli zaměstnanců (např. odbory) Odborová organizace byla na našem úřadě cca v roce 1994 zrušena. Výsledek celkem

0 1,1

Výsledky kritéria 3 celkem 3.1 3.2

3.3

Průměr Plánování, řízení a zlepšování lidských zdrojů s ohledem 2,0 na strategii a plánování Identifikování, rozvíjení a využívání odborných 2,2 způsobilostí pracovníků a přizpůsobování osobních, týmových a organizačních záměrů a cílů Uplatňování strategie a plánování v celé organizaci 1,1 19

Celkový průměr

1,8

KRITÉRIUM 4: PARTNERSTVÍ A ZDROJE Subkritérium 4.1 - Rozvíjení a uplatňování klíčových partnerských vztahů

4.1.a)

4.1.b)

4.1.c)

4.1.d)

4.1.e)

4.1.f)

Otázka Hodnocení Identifikování strategických partnerů a povahy vzájemných vztahů 2 (např. odběratel – poskytovatel, společný produkt, hierarchie a řízení, spolupráce Identifikace strategických partnerů je stanovena v dokumentech OFSMM a v dalších materiálech (seznamy dodavatelů apod.). Partnery v našem případě jsou občané, různé spolky, politické strany a obce Mikroregionu Konicko. Důkaz: Smlouvy o zakázkách, Zákon o zadávání veřejných zakázek Uzavření vhodných partnerských dohod, které berou v úvahu 2 povahu vzájemných vztahů Partnerské dohody jsou uzavírány podle příslušných zásad na základě strategických partnerů města. Město Konice je členem: - Mikroregionu Konicko - účastní se iniciativ benchmarking - CAF Definování odpovědností při řízení partnerských vztahů 2,5 Odpovědnost při řízení je definována v organizačním řádu Městského úřadu Konice podle věcné příslušnosti jednotlivých odborů a dle pracovních náplní jednotlivých zaměstnanců. Důkaz: Zákon o obcích č. 128/2000, Zápisy ze zasedání Rady města Konice. Pravidelné monitorování a hodnocení procesů, výsledků a povahy 2 partnerských vztahů Partnerské vztahy jsou průběžně monitorovány a hodnoceny. Např. na odboru výstavby se provádějí zápisy z kontrolních dnů jednotlivých staveb. Dochází k pravidelnému zasedání Osadních výborů a jejich práci zaštiťuje místostarosta města Konice. Mezi jejich nejčastější požadavky patří provedení různých pracovních úkonů v dané části. Stimulování a organizování partnerství pro řešení určitých úkolů a 2 společenských projektů s jinými organizacemi veřejného sektoru Město se podílí na několika programech zaměřených na vzájemnou spolupráce. Jedná se např.. - Jednotný systém dopravních informací pro ČR - Prevence kriminality Partnerství na rok 2006 - Spolupráce s PČR – bezpečné město - Spolupráce s obcemi v rámci Mikroregionu Konicko - iniciativa benchmarking - iniciativa CAF (v projektu společnosti Edukol) - Projekt Partnerství pro rozvoj Olomouckého kraje - kulturní a sportovní akce Vzdělávání pracovníků s cílem umožnit jim efektivně spolupracovat 2 s partnery Vzdělávání pracovníků v souladu se zákonem a v souladu s plánem vzdělávání úředníků. Účast na jednotlivých školeních i mimo plán vzdělávání. Jednotliví pracovníci se účastní pravidelných veletrhů. 20

4.1.g)

4.1

Důkaz: Osvědčení ze školení Vyměňování pracovníků mezi partnery 1,5 Jedná o krátkodobé stáže a pracovní setkání na MěÚ Prostějov nebo na Krajském úřadě Olomouckého kraje. Výsledek celkem 2,0

Subkritérium 4.2 - Rozvíjení a uplatňování partnerství se zákazníky/občany

4.2.a)

4.2.b)

4.2.c)

4.2.d)

4.2.e)

Otázka Hodnocení Povzbuzování zapojení zákazníků/občanů v záležitostech, které se 1,5 týkají společnosti (obce, regionu…) Občané mají možnost zapojit se do záležitostí, týkajících se města, prostřednictvím samosprávné demokracie - přímým vystoupením na jednáních ZM , písemnými podněty k projednání veřejných záležitostí k tomuto orgánu a dále prostřednictvím výborů ZM. Tímto způsobem získává vedení města od občanů zpětnou vazbu na zamýšlené nebo realizované aktivity. Informace směrem k občanům jsou přenášeny rovněž ve Zpravodaji Konice. Důkaz: Z jednání ZM jsou pořizovány zápisy, které jsou veřejně přístupné, Jednací řád zastupitelstva Zapojování zákazníků/občanů do politických rozhodovacích procesů 1,5 (např. konzultační skupiny, ankety, průzkumy veřejného mínění) Občané se zapojují do záležitostí, týkajících se města, prostřednictvím samosprávné demokracie - přímým vystoupením na jednáních ZM, písemnými podněty k projednání veřejných záležitostí k tomuto orgánu a dále prostřednictvím výborů ZM. Informace směrem k občanům jsou přenášeny rovněž ve Zpravodaji Konice. U významných investičních akcí byl prováděn průzkum mezi občany města (Vodovod Pomoraví, plynofikace místních částí Konice). Důkaz: Z jednání ZM jsou pořizovány zápisy, které jsou veřejně přístupné, Jednací řád zastupitelstva Zajišťování otevřenosti myšlenkám, námětům a stížnostem 2,5 zákazníků/občanů a rozvíjení a využívání vhodných mechanismů (např. prostřednictvím anket, konzultačních skupin, dotazníků, sběrných boxů pro stížnosti, průzkumů veřejného mínění atd.) K zajištění otevřenosti myšlenkám, námětům a stížnostem občanů je k dispozici u vstupu na úřad „Schránka důvěry“ pro vkládání podání občanů. Městský úřad vydal vnitřní předpis- „Pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností. V rámci projektu CAF je připravován průzkum spokojenosti občanů. Aktivní povzbuzování občanů/zákazníků, aby se sdružovali a 2,5 organizovali podpůrné občanské skupiny Město povzbuzuje občanská sdružení v jejich činnosti finančními příspěvky (Charita, SDH, TJ Sokol Konice, Moravský rybářský svaz Konice aj.). Zajišťování aktivní informační politiky (např. o kompetencích 3 různých veřejných orgánů, o jejich procesech atd.) Na webových stránkách města jsou zveřejněny základní informace o úřadu, popis činností jednotlivých odborů včetně dokumentů a formulářů 21

4.2.f)

4.2.g)

4.2

užívaných odbory. Dalšími informačními zdroji je místní televizní zpravodajství, Zpravodaj Konice, úřední elektronická deska a regionální tisk, vývěsky a informační letáky. Zajišťování, aby se se zákazníky/občany jednalo individuálně (např. 2,5 identifikováním pracovníků veřejné správy, kteří s nimi jednají) – infosystém Podatelna úřadu slouží jako místo pro podávání základních informací o úřadu. Pracoviště úřadu jsou vybavena na dveřích informačními tabulkami s označením odboru a jmény zaměstnanců. Prostorové možnosti kanceláří nedovolují vždy zcela individuální projednání záležitostí s občanem. V citlivých záležitostech je soukromí při projednávání zachováno. Zajišťování transparentnosti organizace a také jejího rozhodování a 3 rozvíjení (např. vydávání ročních zpráv, pořádání tiskových konferencí a poskytování informací na internetu) Na elektronické úřední desce jsou prostřednictvím usnesení a zápisů z RM a ZM zveřejňovány rozpočty a závěrečné účty města a další projednávané záměry. V regionálním tisku jsou zveřejňovány aktuální informace o činnosti úřadu a města. Zveřejňované informace jsou srovnávány s jinými městy a postupně doplňovány. Výsledek celkem 2,4

Subkritérium 4.3 - Řízení znalostí 4.3.a)

4.3.b)

4.3.c)

4.3.d)

Rozvíjení systémů pro řízení, udržování a hodnocení poznatků 3 v organizaci Městský úřad Konice má systém vzdělávání jednotlivých vedoucích pracovníků, má vypracovanou směrnici pro stížnosti a provádí hodnocení činnosti jednotlivých odborů. Důkaz: Hodnocení práce odborů u tajemníka MěÚ, školení vedoucích pracovníků Zajišťování, že znalosti a informace jsou sdíleny s partnery 2,5 Zástupci města a vedoucí pracovníci absolvují řadu setkání a jednání s partnery, jsou svolávány porady starostů, tajemníků a vedoucích pracovníků úřadu, kde jsou konzultovány problémy jednotlivých úřadů. Pravidelný kontakt je udržován se zástupci zřízených organizací, krajským úřadem a dalšími partnery. Informace jsou poskytovány prostřednictvím webových stránek, e-mailu, místní televize a tisku. Neustále monitorování znalostí, které jsou v organizace k dispozici, 1,5 a jejich přiřazení ke strategickému plánování a k současným a budoucím potřebám všech zainteresovaných stran Monitorování poznatků a znalostí je každodenní činností úřadu. Je pravidelně sledováno prostřednictvím spisové služby a ostatních evidencí. Další formou je monitoring Plánu vzdělávání a osobní pohovory pracovníků s vedoucím odboru. V roce 2007 bude prováděn první průzkum spokojenosti občanů s prací MěÚ. Zajišťování přístupu pracovníků k poznatkům a znalostem 3 týkajícím se jejich úkolů a cílů Každý zaměstnanec je seznámen se základními úkoly a cíli organizace je informován moderními informačními kanály jako např. e-mailovou poštou a úřední deskou. Další informace získává od vedoucího odboru 22

4.3.e)

4.3.f)

4.3.g)

4.3.h)

4.3.i)

4.3.j)

4.3.k)

4.3

na základě pravidelně konaných porad. Důležité poznatky nacházejí pracovníci prostřednictvím internetu a intranetu. Město je zapojeno do iniciativy benchmarking. Zajišťování přístupu k příslušným informacím pro všechny zainteresované strany Přístup je zajištěn např. internetové stránky, intranet, mailová pošta, úřední deska, prostřednictvím místní televize, tisku, porady v rámci mikroregionu, veřejných zasedání zastupitelstva apod. Zajišťování správnosti, spolehlivosti a ochrany informací Správnost, spolehlivost a ochrana dat je zajištěna dle platných zákonů a dle vnitřních předpisů (spisová, archivní služba apod.). Všichni pracovníci se řídí Směrnicí o bezpečnosti informačních systémů. Rozvíjení interních kanálů pro šíření informací v celé organizaci (internet, informační zpravodaje, ilustrované časopisy atd.) Pro interní informace je využívána především výpočetní technika. Každý má ve svém počítači společné úložiště dat, elektronickou spisovou službu, intranet s přehledem jednotlivých předpisů, nařízení a vyhlášek úřadu, činností jednotlivých odborů. Každý úředník má k dispozici vlastní e-mailovou poštu, jejíchž prostřednictvím dostává potřebné informace pro svoji práci. Povzbuzování vzájemné interní výměny informací v rámci organizace a se všemi příslušnými zainteresovanými stranami Na městském úřadě jsou dle možností rozvíjeny moderní formy komunikace (internet, e-mail, intranet), ale i tradiční formy jako porady, jednání, osobní schůzky, setkání zainteresovaných stran, jednání apod.

3

3

2,5

2,5

Důkaz: Zápisy z porad vedoucích pracovníků Zajišťování, aby externě dostupné informace byla zpracovány a 2 využívány efektivně Městský úřad splňuje všechny zákonné požadavky na zpracování a ochranu dat, všichni zaměstnanci mají přístup k internetu. Informování o nových skutečnostech probíhá na jednotlivých poradách. Důkaz: Zápisy z porad vedoucích pracovníků, Směrnice o bezpečnosti informačního systému Předkládání informací způsobem, který je pro uživatele optimální 2,5 Způsob předkládání informací je ve značné míře stanoven zákonem – úřední deska, webové stránky apod. Dále je využívám místní zpravodaj a televize. Rovněž pro potřeby úředníků je využíván intranet a je zavedena elektronická úřední deska. Důkaz: Intranet, Zpravodaj města Konice, E-úřední deska Zajišťování, aby byly znalosti pracovníků, kteří organizaci 1,5 opouštějí, v organizaci zachovány Přenos informací je částečně zajišťován zastupitelností, tak zapracováním nově příchozího pracovníka před ukončením pracovního poměru odcházejícího. Výsledek celkem 2,5

23

Subkritérium 4.4 - Řízení financí

4.4.a)

4.4.b)

4.4.c)

4.4.d)

4.4.e)

4.4.f)

4.4.g)

4.4.h)

4.4.i)

Otázka Slaďování finančního řízení se strategickými cíli Roční rozpočet města je sestavován s ohledem na střednědobý rozpočtový výhled sestavený na období 2005-9. K slaďování dochází především v rámci rozpočtového procesu, ve fázi přípravy a schvalování rozpočtu. Zajišťování finanční a rozpočtové transparentnosti Návrh rozpočtu města je zveřejňován u daňových a dotačních příjmů položkově, u ostatních příjmů a výdajů dle oddílů a paragrafů a v činnosti místní správy rovněž položkově. Zveřejnění je provedeno na úřední desce a webových stránkách a je možné se k němu ze strany občanů vyjádřit. Schvalování na zastupitelstvu je veřejné, opět s možností se k němu vyjádřit. Schválený rozpočet je rovněž zveřejňován. Transparentnost je prověřována při auditu kontrolou rozpočtového procesu. Zavádění inovačních systémů pro rozpočtové plánování (např. víceleté rozpočty, program pro rozpočty projektů) Rozpočtový výhled je zpracován na období 2005 – 2009 v zjednodušené formě. Je nutné běžně zajišťovat jeho aktualizaci. Stálé monitorování nákladů na poskytování standardních služeb nebo produktů Výdaje jsou pravidelně měsíčně analyzovány a na základě zjištěného stavu jsou přijímána opatření k žádoucímu vývoji. Město je zapojeno do iniciativy BI 2005. Zajišťování nákladově efektivního řízení finančních zdrojů Z vnitřního kontrolního systému a Komplexního souboru vnitroorganizačních účetních směrnic jsou všichni vedoucí pracovníci povinni sledovat a prověřovat dodržování účelnosti a rovněž hospodárnosti všech operací. Děje se tak prostřednictvím účetního modulu Ginis. Dalším nástrojem efektivního řízení finančních zdrojů je systém vymáhání pohledávek. Vyvažování delegování a decentralizování finančních odpovědností v rámci finančního řízení Odpovědnost za správu rozpočtu má vedoucí odboru finančního a správy majetku města z titulu pracovní náplně. Vzhledem k velikosti úřadu není uplatněna decentralizace a je uplatněn systém centrálního rozhodování v rámci schváleného rozpočtu. Rozpočtová opatření v průběhu roku předkládá odbor finanční ke schválení radě města, která případy ve výlučné pravomoci zastupitelstva předkládá k jeho schválení. Založení finančního řízení na analýze nákladů a výnosů (tj. analýze ekonomické efektivnosti) Rozbor výdajů a příjmů prováděný pravidelně zajišťuje optimální poměr mezi efektivností, účelností a hospodárností. Orientaci v této problematice napomáhá i zapojení v iniciativě benchmarkingu. Analyzování rizik a možností finančního rozhodování Při získávání finanční podpory formou dotace se provádí analýza rizik příjmů a výdajů, citlivostní analýza apod. Tyto metody jsou nezbytné pro možnost získání finanční podpory z různých zdrojů a napomáhají k efektivnímu nakládání s finančními prostředky. Rozvíjení a zavádění moderního finančního řízení (např. pomocí 24

Hodnocení 2,5

3

2

3

2,5

3

2

2

1,5

4.4.j)

4.4.k)

4.4

interních finančních auditů atd.) Městský úřad nemá zřízen odbor interního auditu a kontroly a tato činnost je prováděna smluvně oprávněnými auditory. Zejména v oblasti vnitřního kontrolního systému neodpovídá tento plně zákonu o finanční kontrole. Prosazování transparentnosti finančního řízení pro všechny 2 pracovníky Rozhodující dokumenty finančního řízení jsou zveřejňovány na intranetu nebo na webových stránkách města (rozpočet, závěrečný účet). Výsledky hospodaření města a jeho přezkoumání, které vyhotovuje nezávislý auditor, jsou součástí závěrečného účtu, který projednává a schvaluje na veřejném zasedání zastupitelstvo. Efektivní využívání základních prostředků k podpoře strategických 2 cílů organizace V rámci vnitroorganizačních účetních směrnic je definován dlouhodobý majetek v podrobném členění, včetně jeho užívání a inventarizace. Důkaz: Směrnice pro údržbu a vyřazování majetku Výsledek celkem

2,3

Subkritérium 4.5 - Řízení technologie

4.5.a)

4.5.b)

Otázka Hodnocení Uplatňování jednotné politiky technologií v souladu se strategickými 3 a operativními cíli Městský úřad podporuje využití nových technologií HW + SW. Došlo k zavedení elektronických podpisů dle potřeby úřadu, elektronických zkoušek v autoškole, obnova výpočetní techniky apod. Důkaz: Elektronický podpis, obnova hardware a software, Informační strategie MěÚ Konice, existence odboru informatiky Efektivní aplikování příslušné technologie na : 3 - řízení úkolů - řízení znalostí - vzdělávání a činnosti zlepšování - interakce se zainteresovanými stranami a partnery - rozvíjení a udržování interních a externích sítí Městský úřad využívá v rámci celého systému pro jednotlivé pracovníky emailovou poštu s vlastní adresou pro každého zaměstnance včetně přístupu na internet. Úřad má vlastní intranet, společné síťové disky, speciální programy apod.

4.5.c)

Důkaz: existence odboru informatiky, síťové disky (místo na serveru) Monitorování technologického pokroku a uplatňování příslušných 3 inovací Pracovníci jednotlivých odborů mají v potřebné míře přístup k odborné literatuře. Pracovníci odboru informatiky dle získaných poznatků a finančních možností úřadu modernizují HW i SW úřadu. Důkaz: Nákup odborné literatury, nákup HW a SW, helpdesk 25

4.5

Výsledek celkem

3,0

Subkritérium 4.6 - Řízení budov a peněžních prostředků

4.6.a)

4.6.b)

4.6.c)

4.6.d)

4.6.e)

4.6.f)

4.6

Otázka Vyvažování účinnosti nákladů umístění pracovišť s potřebami a očekáváními uživatelů (např. centralizace versus decentralizace budov) Městský úřad je umístěn od reformy veřejné správy v roce 2003 ve dvou lokalitách, poměrně od sebe značně vzdálených. Tento stav je ve střednědobém výhledu neměnný. Zajišťování nákladově účinného a efektivního využívání kancelářských prostředků (např. velkoprostorové kanceláře versus jednotlivé kanceláře, mobilní kanceláře) a technických zařízení (např. počet PC a kopírek pro služby) přičemž se berou v úvahu strategické a operativní cíle organizace, osobní potřeby pracovníků, místní kultura a jakákoli fyzická omezení Velikost a umístění kanceláří neumožňuje zavádění inovací. Obměna prostředků informační a komunikační technologie se děje s přihlédnutím k hospodárnosti a efektivnosti. Budovy úřadu jsou jen částečně přizpůsobeny tělesně postiženým občanům. Kanceláře jsou využívány hospodárně a efektivně. Zajišťování účinné a nákladově efektivní údržby budov, kanceláří a zařízení Údržba budov a zařízení je prováděna vesměs jako vynucené opravy nebo opatření z pravidelně prováděných revizí. Zajišťování účinného, nákladově efektivního a udržitelného využívání dopravních prostředků a energetických zdrojů Úřad má k dispozici jedno vozidlo s řidičem a jedno referentské. Tento stav je maximálně úsporný, uplatňuje se centrální evidence požadavků na jízdy a jejich sdružování. Sleduje se spotřeba pohonných hmot a využitelnost vozidel. Dále jsou využívána soukromá vozidla pro služební účely na základě uzavřených dohod.. Energetický audit není aktuální. Zajišťování vhodné fyzické dostupnosti budov v souladu s potřebami a očekáváními pracovníků a zákazníků/občanů (např. dosažitelnost parkování nebo veřejná doprava) Budovy úřadu vzhledem k jejich umístění jsou snadno dostupné pro občany, a to i ke vzdálenosti k zastávkám veřejné dopravy. Bezbariérový přístup je vyřešen jen částečně a parkovací místa pro tělesně postižené jsou zřízena v blízkosti hlavní budovy. Rozvíjení jednotné politiky správy fyzického majetku, např. vlastními kapacitami nebo nákupem externích služeb Ve všech případech je používána přímá správa vlastními silami u budov úřadu, bytů a nebytových prostor. Stejná situace je i u výpočetní techniky. Výsledek celkem

26

Hodnocení 2

2

1,5

3

1,5

3

2,2

Výsledky kritéria 4 celkem 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6

Rozvíjení a uplatňování klíčových partnerských vztahů Rozvíjení a uplatňování partnerství se zákazníky/občany Řízení znalostí Řízení financí Řízení technologie Řízení budov a peněžních prostředků

27

Průměr 2,0 2,4 2,5 2,3 3,0 2,2

Celkový průměr

2,4

KRITÉRUM 5: PROCESY (řízení procesů a změn) Subkritérium 5.1 - Identifikace, navrhování, řízení a zlepšování procesů

5.1.a)

5.1.b)

5.1.c)

5.1.d)

5.1.e)

5.1.f)

5.1.g)

5.1

Otázka Hodnocení 2 Identifikovaní, popisování a dokumentování procesů Klíčové procesy jsou částečně vymezeny zákony a směrnicemi úřadu.. Dokumentování procesů probíhá prostřednictvím spisové služby a ostatní evidence – doprava a vnitřní věci. Identifikování vlastníků procesů a přidělování odpovědnosti 2,5 vlastníků procesů Vychází z organizačního řádu a spisové služby – vedení a přidělování dokumentů a spisů s udáním odpovědné osoby za danou činnost. Odpovědnost je stanovena v náplni práce. Důkaz: Náplň práce Analyzování a hodnocení klíčových procesů při zohlednění cílů organizace a jejího měnícího se prostředí Klíčové procesy jsou hodnoceny v rámci jednotlivých dokumentů spisové služby a v rámci prováděných kontrol, např. kontroly KÚ OK, audit. Analýza procesů je přezkoumávána v rámci BI 2005. Zapojování pracovníků a externích zainteresovaných stran při navrhování a vývoji klíčových procesů Povinné činnosti jsou stanoveny zákony a náplní práce jednotlivých odborů a pracovníků. Externě se zapojuje úřad koordinačními poradami v rámci mikroregionu, spolupracuje s ministerstvy a dodavateli. MěÚ Konice je zapojen do projektu společnosti Edukol a tím došlo k užší spolupráci s partnerskými úřady. Na dobré úrovni je spolupráce se společností Korak, která zajišťuje softwarové vybavení a administraci PC na úřadě. Zajišťování, aby klíčové procesy podporovaly strategické cíle Každodenní činnost úřadu se zaměřuje na splnění jednotlivých úkolů, které jsou součástí strategického cíle. Kontrolováno je to na poradách vedení a na jednání zastupitelstva a rady města. Přiřazování zdrojů procesům na základě relativního významu jejich přínosu strategickým záměrům organizace Přiřazování zdrojů probíhá v rámci celého úřadu dle organizační struktury a činnosti jednotlivých odborů.

2,5

2

2

2

Důkaz: Rozpočet města, Organizační řád Neustále optimalizování procesů na základě jejich měřené 3 účinnosti a efektivnosti MěÚ provádí optimalizaci procesů průběžně na základě vyhodnocování a porovnávání s jinými obdobnými úřady a to úpravou např. změnou organizační struktury, změnou náplní prací a činností jednotlivých odborů. Výsledek celkem

28

2,3

Subkritérium 5.2 - Rozvíjení a poskytování služeb a produktů při zapojování zákazníků/občanů

5.2.a)

5.2.b)

5.2.c)

5.2.d)

5.2.e)

5.2.f)

5.2.g)

Otázka Hodnocení Zapojování zákazníků/ občanů při navrhování a zlepšování služeb a 2 produktů ( např. pomocí dotazování, které služby nebo produkty jsou žádoucí a užitečné) Občané jsou zapojování prostřednictvím členství ve výborech zastupitelstva města a při veřejných projednáváních stavebních a strategických projektů (územní plán města). Důkaz: www stránky města Konice Zapojování zákazníků /občanů a jiných zainteresovaných stran při zpracování standardů kvality služeb, produktů, produktů a informací Občané se zapojují do zpracování standardů kvality služeb prostřednictvím zasedání zastupitelstva města nebo veřejnými projednáváními o významných investičních akcích. Někteří občané jsou členy různých komisí nebo výborů. Zpracování jasné a jednoduché legislativy s využitím jednoduchého jazyka Obecně závazné vyhlášky jsou vydávány v omezené míře, tehdy je-li to nutné k zabezpečení určitých úkolů či určitého stavu. Neaktuální vyhlášky jsou rušeny. Nové jsou vydávány s využitím předloh MV ČR a jsou porovnávány s obdobnými vyhláškami jiných měst. Vyhlášky zpravidla neobsahují odborné výrazy a jsou srozumitelné široké veřejnosti. Zapojování zákazníků/občanů při navrhování a vývoji informačních zdrojů a kanálů Mediální koncepce není zpracována. Možnost pro vyjádření či zhodnocení informační dostatečnosti ze strany úřadu mají zákazníci na zasedání zastupitelstva města. Jsou k dispozici tyto informační zdroje pevná a elektronická úřední deska, webové stránky města, Zpravodaj města, vývěsky a nástěnky na odborech. Zajišťování vhodných a spolehlivých informací, pomoci a podpory pro zákazníky /občany Úřad si uvědomuje potřebu větší aktuálnosti webových stránek města a další rozšíření poskytovaných informací. Prostory úřadu jsou vybaveny orientačním systémem úřadu. Vzory dokumentů jsou vystaveny na nástěnkách odborů. Úřad poskytuje schránku důvěry pro podněty občanů. Úředníci poskytují při jednání se zákazníky vysvětlující informace. Prosazování zpřístupnění organizace ( např. pružné otevírací hodiny, dokumenty jak v papírové tak v elektronické verzi) Jednání s úřadem je možné nejen v úřední hodiny, ale pokud tomu jiné úkoly nebrání, vyhoví se požadavkům zákazníků v kterýkoliv den po individuální domluvě. Kontakt na úřad je možný přes elektronickou poštu, dokumenty je možné stahovat z webových stránek úřadu. Bezbariérový přístup na úřad je umožněn stavební úpravou nebo organizačním opatřením. Prosazování elektronické komunikace a interakce se zákazníky/občany 29

2

2

2

2,5

2,5

2

5.2.h)

5.2

Elektronická komunikace s úřadem má ještě rezervy především v aktuálnosti a rozsahu nastavených informací. Elektronické diskuse či ankety na internetu na aktuální témata nejsou spuštěny. Komunikace s jednotlivými zaměstnanci města či orgány je možná prostřednictvím e-mailové adresy umístěné na webových stránkách města. 3 Rozvíjení systémů a postupů pro spolehlivé vyřizování stížností Vyřizování stížností, petic a podnětů je ošetřeno závaznými pravidly. Pro příjem a vyřizování stížností úřad přijal Směrnici pro přijímání, projednávání a vyřizování stížností. Vyřizování stížností podléhá každoročnímu vyhodnocení. Výsledek celkem 2,3

Subkritérium 5.3 - Plánování a řízení modernizace a inovace

5.3.a)

5.3.b)

5.3.c)

5.3.d)

5.3.e)

5.3.f)

5.3.g)

5.3.h)

Otázka Neustálé monitorování interních signálů pro změnu (např. nežádoucích trendů poruch, stoupající úrovně stížností) a externích vlivů směřujících k modernizaci a inovaci Projekt pro systematický monitoring interních signálů pro změnu je vytvořen. Systematický monitoring a vyhodnocování se provádí na základě analyzování helpdesku v oblasti informačních technologií. Signály jsou identifikovány nahodile a podrobovány analýze, dle svědomitosti a odpovědného přístupu příslušného vedoucího pracovníka. Provádění benchmarkingu s cílem trvalého zlepšování Úřad je zapojen do benchmarkingu pověřených úřadů III. typu s cílem porovnávání za účelem nalezení dobré praxe. Interní srovnávání mezi odbory funguje neformálně. Vytvoření rovnováhy mezi přístupem shora dolů a zdola nahoru při provádění změn v organizaci Je vytvořena rovnováha mezi přístupy při změnách v organizaci. Direktivní přístup shora dolů je využíván v případech zákonných změn a zefektivňování činnosti úřadu. Analyzování rizik a identifikování kritických faktorů úspěchu Analýza rizik je podrobně zpracována např. v oblasti IT. Koncem roku 2004 byl zpracován dokument s názvem Bezpečnostní politika informačního systému MěÚ Konice, který podrobně analyzuje rizika informačního systému. Efektivní řízení procesů změn (např. s využitím milníků, měřítek, řídících skupin, zpráv z následujících sledování Úřad nemá vlastní metodiku pro řízení změn, ale využívá metodiky nadřízených orgánů. Jednání se všemi partnery (např. se zastupitelskými asociacemi) o otázkách plánovaných a již prováděných změn Jednání s partnery o plánovaných změnách probíhá dle potřeby a ne vždy systematicky. U partnerských úřadů se zjišťují zkušenosti o dopadech připravované změny např. zavedení nového bodového systému) Poskytování zdrojů potřebných pro dokončení procesu změny Potřebné zdroje finanční, lidské a materiální pro plánované změny jsou zajištěny rozpočtově a organizačně. Zdroje pro operativní změny jsou zajištěny operativním opatřením v rámci možností úřadu. Hodnocení a řízení procesů změn Úřad řídí změny, přičemž reaguje na vnitřní a vnější tlaky ve veřejné 30

Hodnocení 2,5

3

2,5

2,5

2,5

2,5

3

3

5.3

správě. Jednou z forem aktivního zásahu do řízení procesu změny bude Plán zlepšování práce MěÚ Konice vypracovaný na základě provedeného hodnocení úřadu metodou CAF. Výsledek celkem

2,7

Výsledky kritéria 5 celkem 5.1 5.2 5.3

Průměr Identifikace, navrhování, řízení a zlepšování procesů 2,3 Rozvíjení a poskytování služeb a produktů při zapojování 2,3 zákazníků/občanů Plánování a řízení modernizace a inovace 2,7

31

Celkový průměr

2,4

KRITÉRIUM 6: ZÁKAZNÍCI/OBČANÉ - výsledky Subkritérium 6.1 - Výsledky měření spokojenosti zákazníků/občanů Anketa spokojenosti zákazníků/občanů nebyla zatím provedena. Na základě přistoupení k projektu Implementace systému kvality řízení v podmínkách městských úřadů v Olomouckém kraji se plánuje realizace této ankety v roce 2007.

6.1.a)

6.1.b)

6.1.c)

6.1.d)

6.1

Otázka Výsledky týkající se celkové image organizace a. celková úroveň spokojenosti s výkonností organizace, b. vlídnost a nestrannost při jednáních, c. vstřícné a aktivní chování, d. flexibilita a schopnost řešit jednotlivé situace, e. otevřenost změnám, f. hledání podnětů a shromažďování myšlenek pro zlepšování, g. vliv organizace na kvalitu života zákazníků/občanů Výsledky týkající se angažovanosti: úsilí o zapojení zákazníků/občanů do navrhování služeb nebo produktů a do procesu rozhodování Výsledky týkající se dostupnosti a. otevírací a čekací doby, b. množství a kvalita použitelných, dostupných a transparentních informací, c. úsilí zaměřené na administrativní zjednodušení a využívání jednoduchého jazyka, d. umístění budov (blízkost veřejné dopravy, parkovací možnosti atd.). Výsledky týkající se produktů a služeb a. jakost, spolehlivost, soulad se standardy jakosti a s deklaracemi práv uživatelů nebo občanů, b. doba vyřizování, c. kvalita rad poskytovaných zákazníkovi/občanovi Výsledky celkem

Hodnocení 0

0

0

0

0

Subkritérium 6.2 - Ukazatele měření orientovaných na zákazníka/občana

6.2.a)

Otázka Hodnocení Výsledky týkající se celkové image organizace 0,5 a) počet stížností V roce 2003 byla přijata Směrnice města Konice Sm-1-03 Vyřizování stížností a petic občanů a v roce 2006 Vnitřní směrnice města Konice č. 3 /2006, kterou se stanoví pravidla pro přijímání, projednávání a vyřizování petic a stížností, dle které se stížností rozumí podání, které obsahuje stížnost či oznámení na neplnění povinností a úkolů uložených právními předpisy orgánům města, Městského úřadu Konici a jednotlivými zaměstnanci zařazenými do městského úřadu. Počet podání: Rok 2003 - 8 Rok 2004 - 8 Rok 2005 - 9 Rok 2006 - 5 32

b) rozsah úsilí o zlepšování důvěry veřejnosti v organizaci a v její služby a produkty Úřad podporuje rozvoj internetových stránek města, kde jsou zveřejňovány nejen zákonné informace – úřední deska, ale i další, (formuláře žádostí, tiskové zprávy,, výsledky voleb, aktuality aj.).

6.2.b)

c) doba vyřizování stížností Je zpracována Vnitřní směrnice města Konice č. 3 /2006, kterou se stanoví lhůty k vyřízení - lhůta je stanovena na 30, příp. 60 dní, dodržování lhůty sleduje a kontroluje každý vedoucí odboru. d) počet intervencí od ombudsmana Intervencí od ombudsmana nejsou evidovány. e) doba zpracování Žádosti a ostatní úřední úkony jsou vyřizovány v souladu se zákonnými termíny nebo v souladu s termíny danými vnitřními směrnicemi. Zavedení elektronické spisové služby umožňuje kontrolu dodržování lhůt. f) rozsah výcviku pracovníků zaměřeného na efektivní a přátelskou komunikaci a jednání se zákazníky/občany Všichni zaměstnanci a nově přijímaní zaměstnanci absolvují vstupní školení, zaměřené i na tuto problematiku, vedoucí zaměstnanci absolvovali školení zaměřené na komunikaci a psychologii v rámci povinného vzdělávání vedoucích. Legislativou je stanoven rozsah vzdělávání. 1 Výsledky týkající se angažovanosti a) rozsah zapojení zainteresovaných stran do navrhování a poskytování služeb a produktů a/nebo do navrhování rozhodovacích procesů Město Konice přijímá podněty, přijaté starostou a podněty ze setkání s občany města, zejména na veřejném zasedání zastupitelstva. b) návrhy – přijaté a zaznamenané c) uplatňování a rozsah využívání nových a inovačních způsobů jednání se zákazníky/občany Způsoby dosavadního jednání probíhá: telefonicky, písemně, e-mailem, internet (www.konice.cz), osobně. Pracovní řád rozlišuje při uplatnění pružné pracovní doby provozní dobu, která je: pondělí až čtvrtek od 6:00 do 18:00 hodin pátek od 6:00 do 16:00 hodin a základní pracovní dobu, která je pondělí a středa (úřední dny) 7:30 až 15:00 hodin úterý a čtvrtek 8:00 až 14:00 hodin pátek 7:30 až 13:00 hodin Pro styk s veřejností jsou určeny zejména tzv. úřední dny, kterými se rozumí pondělí a středa. V tzv. úřední dny platí hodiny stanovené pro styk s veřejností se začátkem v 7:30 hodin a koncem v 16:30 hodin. V tzv. úřední dny jsou vedoucí odboru povinni organizovat výkon práce tak, aby fyzické a právnické osoby mohly vyřídit své záležitosti na příslušných pracovištích. Činnost jednotlivých odborů při vyřizování záležitostí pro veřejnost je zabezpečována zaměstnanci podle pokynů vedoucího odboru. 33

6.2.c)

6.2

V ostatní (neúřední) pracovní dny nejsou stanoveny hodiny pro styk s veřejností, ale vedoucí odboru je odpovědný za to, že budou učiněna taková opatření, aby v ostatní pracovní dny záležitost fyzické nebo právnické osoby převzal k dalšímu vyřízení za nepřítomného zaměstnance jiný (zastupující) zaměstnanec kdykoliv během provozní doby městského úřadu. Tzn., že městský úřad pro styk s klienty a občany nemá vymezeny pouze úřední hodiny, ale časové možnosti pro řízení jsou mnohem širší. 1 Výsledky týkající se produktů a služeb a) dodržování zveřejněných standardů pro služby (např. deklarací práv občanů) Normy dané zákonnými úpravami v oblasti služeb pro občana jsou dodržovány. Město je v této oblasti aktivní a podporuje principy transparentnosti. b) počet souborů vrácených zpět s chybami a/nebo případů vyžadujících kompenzaci V roce 2005 nebyly občanům poskytnuty žádné kompenzace. c) rozsah úsilí zlepšit dostupnost, přesnost a transparentnost informací Informace jsou zveřejňovány i na internetových stránkách města. Frekvence vysílání městského informačního kanálu - televize. Výsledky celkem

0,8

Výsledky kritéria 6 celkem

6.1 6.2

Průměr Výsledky měření spokojenosti zákazníků/občanů 0 Ukazatele měření orientovaných na zákazníka/občana 0,8 zákazníků/občanů

34

Celkový průměr 0,4

KRITÉRIUM 7: PRACOVNÍCI - výsledky Subkritérium 7.1 - Výsledky měření spokojenosti pracovníků a motivace Souběžně s aplikací modelu CAF přistoupil náš úřad k prvnímu průzkumu spokojenosti zaměstnanců. Jako návod k provedení ankety nám posloužila příručka Společný sebehodnotící rámec CAF a doporučení použít níže uvedené otázky. Jednalo se o 27 otázek s hodnocením jako ve škole - hodnocení 1 odpovídalo úplné spokojenosti respondenta a hodnocení 5 naprosté nespokojenosti. Tento průzkum probíhal od 28.6.2006 do 14.7.2006 a byl naprosto anonymní. Vyplněné anketní otázky se odevzdávaly do zapečetěné schránky na podatelně MěÚ Konice. Z celkového počtu 48 anketních lístků bylo odevzdáno 44, což značí 92% účast. Vyhodnocení každé anketní otázky bylo provedeno na základě spočítaného aritmetického průměru. 1. Jak jste spokojen/a s rozmanitostí své práce? (1,7) 2. Jak jste spokojen/a s mírou odpovědnosti, kterou máte? (1,9) 3. Jak jste spokojen/a s pravomocemi, kterými disponujete? (2,1) 4. Jak jste spokojen/a s neformálními mezilidskými vztahy na Vašem odboru? (1,9) 5. Jak jste spokojen/a s neformálními mezilidskými vztahy mezi odbory MěÚ? (2,5) 6. Jak jste spokojen/a s pracovní spoluprací s jednotlivými pracovníky na Vašem odboru? (1,8) 7. Jak jste spokojen/a s pracovní spoluprací s jednotlivými odbory MěÚ? (2,4) 8. Jak jste spokojen/a s přenosem a kvalitou předávaných informací na Vašem odboru? (2,2) 9. Jak jste spokojen/a s přenosem a kvalitou předávaných informací mezi odbory? (2,8) 10. Jak jste spokojen/a se způsobem, jakým Vám nadřízený ukládá a přiděluje úkoly? (1,6) 11. Jak jste spokojen/a s podporou, které se Vám dostává od přímého nadřízeného při práci? (1,8) 12. Jak jste spokojen/a s podmínkami, které Vám nadřízený k práci vytváří? (2,0) 13. Jak jste spokojen/a s podporou nadřízeného při řešení problémových situací pracovního charakteru? (1,8) 14. Jak jste spokojen/a s řešením konfliktních situací mezi spolupracovníky přímým nadřízeným? (1,8) 15. Jak jste spokojen/a s podporou nadřízeného při řešení vlastních nových návrhů a podnětů? (1,7) 16. Jak jste spokojen/a se zájmem nadřízeného o Vaše názory na práci, kterou vykonáváte? (1,9) 17. Jak jste spokojen/a s hodnocením Vaší práce nadřízeným? (2,0) 18. Jak jste spokojen/a s postupem své pracovní kariéry na úřadě do současnosti? (2,3)

35

19. Jak jste spokojen/a s možností dále se rozvíjet v rámci své odbornosti do budoucna? (2,4) 20. Jak jste spokojen/a s možností dalšího vzdělávání? (2,5) 21. Jak jste spokojen/a s platem s ohledem na práci, kterou vykonáváte? (2,8) 22. Jak jste spokojen/a se systémem dalšího odměňování zaměstnanců? (3,6) 23. Jak jste spokojen/a s tím, jak zaměstnavatel zajišťuje možnost stravování? (2,2) 24. Jak jste spokojen/a s pracovní dobou? (1,3) 25. Jak jste spokojen/a se systémem dalších sociálních výhod (penzijní pojištění, sociální fond)? (3,6) 26. Jak si myslíte, že zaměstnance a celý MěÚ vnímají a hodnotí občané Konice? (2,8) 27. Jak vy sami vnímáte a hodnotíte práci MěÚ jako celku? (2,2)

7.1

Výsledky celkem

1

Subkritérium 7.2 - Ukazatele výsledků pracovníků

7.2.a)

7.2.b)

Otázka Hodnocení 1 Výsledky týkající se spokojenosti a. úrovně absentérství a nemocnosti, b. úroveň fluktuace pracovníků, c. počet stížností, stávek atd. V rámci našeho úřadu jsou uvedené údaje sledovány a evidovány, k systematickému vyhodnocování zatím nedochází. Nikdy u nás nedošlo k žádné stávce ani k vážnému pracovnímu sporu. Počet evidovaných pracovních úrazů na úřadě za rok 2003: 1 Počet evidovaných pracovních úrazů na úřadě za rok 2004: 2 Počet evidovaných pracovních úrazů na úřadě za rok 2005: 1 Úroveň nemocnosti na úřadě za rok 2003: 1055 dnů Úroveň nemocnosti na úřadě za rok 2004: 1202 dnů Úroveň nemocnosti na úřadě za rok 2005: 1267 dnů Důkaz: Evidence pracovních úrazů, úroveň nemocnosti 1 Výsledky týkající se výkonnosti a. míra produktivity, b. výsledky hodnocení a/nebo oceňování, c. vazba mezi výkonností jednotlivce a jakostí služeb a produktů, d. výsledky používání ukazatelů výkonnosti jednotlivce. Až doposud nebyly žádné ukazatele sledovány. Po přistoupení města Konice k projektu Partnerství pro rozvoj Olomouckého kraje a zapojení se do BI 2005, sledujeme míru produktivity jednotlivých odborů. Protože jsme v BI 2005 zapojeni pouze krátkou dobu, ke zpracování konkrétních výstupů zatím nedošlo. V rámci kontroly KÚ OK jsou vypracovávány statistiky počtu a typu jednotlivých rozhodnutí. Tyto statistiky nejsou dále využívány. 36

7.2.c)

7.2.d)

7.2

7.1 7.2

Důkaz: BI 2005, Statistiky KÚ OK Výsledky týkající se rozvoje dovedností 1 a. úroveň účasti a úspěchu při výcvikových činnostech, b. využívání rozpočtu určeného na výcvik, c. využívání informační technologie pracovníky, d. důkaz o schopnosti jednat se zákazníky/občany a reagovat na jejich potřeby, e. rotace pracovníků uvnitř organizace (mobilita). Rotace jednotlivých pracovníků v rámci jednotlivých odborů neprobíhá. Platné zákony ČR neumožňují rotaci pracovníků, protože při vydávání určitého správního rozhodnutí, je nutné mít zvláštní způsobilost. Schopnost jednat se zákazníky je na velmi dobré úrovni, což dokazuje zatím nepodaná stížnost na pracovníky MěÚ. Náklady na vzdělávání zaměstnanců jsou sledovány a přezkoumávány. Srovnávání probíhá v rámci BI 2005: - Celkové náklady na vzdělávání za rok 2004 = 243 321,- Kč - Celkové náklady na vzdělávání za rok 2005 = 211 820,- Kč Důkaz: BI 2005, Plán vzdělávání, Počet stížností evidovaný odborem vnitřních věcí, Plnění rozpočtu Výsledky týkající se motivace a angažovanosti 1 a. míra reakce na průzkumy pracovníků, b. účast v činnostech a schématech zlepšování (např. schémata zlepšovacích návrhů), c. účast na společenských událostech, d. účast v interních diskusních skupinách, na setkáních s vrcholovým vedením nebo na setkáních všech pracovníků atd., e. ochota akceptovat změny, f. ochota vyvíjet zvláštní úsilí při zvláštních okolnostech. Odpovídáme k bodům „f“ a „c“ Při několika mimořádných událostech se potvrdilo, že pracovníci jsou ochotni pracovat nad rámec běžných pracovních povinností (záplavy v letech 2004-5, výstavba opěrné zdi u Živnostenského domu atd.). Někteří pracovníci se podílí na významných společensko-kulturních událostech ve městě (Žváčkův festival dechových hudeb, koncerty klubu přátel hudby, Konické štrapáce, Na kole kolem Konice, vánoční trhy s ohňostrojem, dětský karneval). Výsledky celkem 1,0 Průměr Výsledky měření spokojenosti pracovníků a motivace 1,0 Ukazatele výsledků pracovníků 1,0

37

Celkový průměr 1,0

KRITÉRIUM 8: SPOLEČNOST - výsledky Subkritérium 8.1 - Výsledky v oblasti sociální

8.1.a)

8.1.b)

8.1.c)

8.1.d)

8.1.e)

Otázka Hodnocení Dopad na místní, národní a mezinárodní ekonomiku a společnost 1 Městský úřad má vliv na místní ekonomiku a společnost, je zapojen do projektu Partnerství pro rozvoj Olomouckého kraje. Hlavním cílem tohoto projektu je posílení absorpční kapacity v rámci konického regionu (proškolení podnikatelů a starostů ORP Konice). Důkaz: Smlouva o přistoupení k projektu „Partnerství“ Kvalita a četnost vztahů s místními a společenskými partnery 1,5 Město blíže nespolupracuje s žádným zahraničním partnerem. Zaměřuje se na úzkou spolupráci v konickém mikroregionu. V druhé polovině roku se plánuje uskutečnění kulatého stolu zástupců podnikatelů a vedení města. Město pořádá společenské akce (Žváčkův festival dechových hudeb, koncerty klubu přátel hudby, Konické štrapáce, Na kole kolem Konice, vánoční trhy, dětský karneval). Důkaz: MěKS – výroční zpráva, výroční zpráva Mikroregionu Konicko, Zápisy z Mikroregionu Konicko Etické chování organizace 1,5 Základní povinnosti zaměstnanců úřadu vychází ze zákona o úřednících a principy etického chování jsou blíže uvedeny v Pracovním řádu Městského úřadu Konice. Stížnosti na zaměstnance jsou zaznamenávány v evidenci stížností a k jejich vyhodnocování dochází jednou ročně. Pro stížnosti občanů byla instalována schránka v budově MěÚ, do které občané mohou vkládat své návrhy, připomínky, podněty k činnosti úřadu. Provádí se roční hodnocení činnosti jednotlivých odborů MěÚ. Důkaz: Evidence stížností, Pracovní řád, Zápis z činnosti odborů Zapojení se do společenství, v němž organizace působí, 2 prostřednictvím podpory (finanční nebo jiné) místních a společenských činností (sociálních, ve vztahu k životnímu prostředí atd.) Organizace podporuje významné kulturní a sportovní akce (Žváčkův festival dechových hudeb, koncerty klubu přátel hudby, Konické štrapáce, Na kole kolem Konice, vánoční trhy s ohňostrojem, dětský karneval). Další forma finanční podpory různých společenských akcí se odvíjí od možnosti rozpočtu města. Město finančně podporuje charitativní oblast, svazy tělesně postižených, sportovní organizace, folklórní soubor a zájmové organizace. Celková finanční alokace do těchto oblastí činí 925 500,- Kč za rok 2005. Důkaz: Rozpočet města Podpora sociálně znevýhodněných (např. předávání pracovních 1 zkušeností a poskytování pracovních míst) Podpora sociálně znevýhodněných občanů je uskutečňována prostřednictvím příspěvků, z nichž nejvýznamnější je alokován do NNO Charita Konice a Klubu zdravotně postižených. K rozvoji města 38

přispívají veřejně prospěšné práce. Město Konice zvažuje zapojení do projektu Komunitního plánování sociálních služeb.

8.1.f) 8.1.g)

8.1.h)

8.1.i)

8.1.j)

8.1.k)

8.1

Důkaz: Poskytování příspěvků a podpora organizací Rozsah podpory vůči rozvojovým projektům třetího světa Pracovníci týmu tento bod nehodnotí. Povědomí lidí o vlivu organizace na kvalitu života občanů Pro informovanost občanů, místních podnikatelů, NNO a dalších subjektů využíváme webové stránky www.konice.cz, které byly v roce 2006 zcela inovovány. Na www stránkách města Konice prezentujeme aktuální informace o možnostech získání finančních prostředků z různých zdrojů, dále jsou občané informování o pořádání společenskokulturních akcích, případně o mimořádných událostech. V oblasti komunikace se využívá Zpravodaj Konice, regionální televizní zpravodajství a veřejné zasedání místního zastupitelstva. Rozsah podpory pro společenskou angažovanost občanů i pracovníků Město poskytuje prostory místního zámku pro různé společenskokulturní akce (výstavy, koncerty, přednášková činnost, blahopřání jubilantům-důchodcům, vítání občánků, předávání vysvědčení, školení k volbám atd.) . Vítání občánků v roce 2005 - 20, blahopřání jubilantům – 78, svatby 28 . Důkaz: Přehled akcí, Rozpočet města, dokumentace z akcí Druh pozornosti věnované organizaci sdělovacími prostředky Prezentace města probíhá prostřednictvím televizního vysílání, v místních periodikách (Zpravodaj Konice, Prostějovský den, Prostějovský večerník) a ve vysílání regionálního rozhlasu (Český rozhlas Olomouc).

1

1

1

Důkaz: TV zpravodajství, novinové články Míra zavádění společenských změn do fungování organizace 2,5 V roce 2005 přistoupil Městský úřad Konice k projektu Partnerství pro rozvoj Olomouckého kraje a jednou z realizovaných aktivit je implementace metod kvality. Rozhodnutím tajemníka MěÚ se organizace zapojila do CAFu a projektu benchmarkingu. V současné době jsme se zapojili do projektu EDUKOLu, který nám poskytuje možnost hlubší spolupráce v modelu CAF s dalšími partnerskými úřady Olomouckého kraje. Důkaz: CAF, BI 2005, Smlouva se společností Edukol Programy na ochranu zdraví před riziky a nehodami 0,5 Pracovníci jsou školení v BOPZ a požární ochraně. Zaměstnanci dochází na pravidelné preventivní lékařské prohlídky. Odbor sociálních věcí úzce spolupracuje s městskou policií v rámci ochrany proti agresivním klientům. Důkaz: Školení BOPZ a požární ochraně, Smlouva o poskytování závodní preventivní péče Výsledky celkem

39

1,3

Subkritérium 8.2 - Výsledky v oblasti životního prostředí

8.2.a)

8.2.b)

8.2.c)

8.2.d)

8.2.e) 8.2.f)

8.2.g) 8.2.h)

8.2

Otázka Začlenění zásad udržitelného rozvoje do procesu rozhodování ( úspory energie, využívání obnovitelných zdrojů energie, celkové využívání energie atd. ) Zásady udržitelného rozvoje jsou součástí připravovaného Strategického plánu města Konice. Dosud není jasné, jaká prioritní váha bude těmto zásadám přidělena. Město není zapojeno do projektů Místní agenda 21 či projektu Zdravé město. Vytápění části kanceláří úřadu je vybaveno automatickou regulací teploty místností. Úředníci používají pro přemístění na jednání částečně veřejnou dopravu. Snižování množství odpadů a obalů Uvnitř úřadu není organizovaně tříděn využitelný odpad. Někteří zaměstnanci a pracovníci úklidu třídí odpady ze své vůle. Ke snižování množství odpadů přispívají jednotliví pracovníci tím, že při psaní poznámek apod. Využívají papír z obou stran. Využívání recyklovaných materiálů Používají se recyklované kazety s tonerem do tiskáren počítačů a papírové utěrky pro osušování rukou na toaletách z recyklovaného papíru, šanony a recyklované obálky. Propagování druhů dopravy šetrných k životnímu prostředí ( např. veřejná doprava, společné používání vozidel a jízdní kola) Při služebních cestách se sleduje co nejvyšší obsazenost služebních vozidel. Úřad finančně podporuje linkovou autobusovou dopravu. Strategický plán a územní plán města počítá s budováním cyklostezek. Úřad neprovozuje vozidla na alternativní paliva Úroveň shody s normami pro životní prostředí Úřad neabsolvoval certifikaci dle ISO či jiné normy. Snaha snižovat škodlivé činnosti nebo škody způsobené organizací a zajišťovat ochranu a bezpečnost občanů V prostorách úřadu nedošlo k úrazům zákazníků nebo ohrožení jejich osobní bezpečnosti. MěÚ připravuje rekultivaci staré ekologické zátěže - uzavřené skládky TKO v lokalitě „U lavečky“. K bezpečnosti občanů byla v roce 1995 zřízena Městská policie. Opatření ke snižování hluku Pracoviště úřadu není zdrojem hluku. Zohledňování ochrany životního prostředí v procesu rozhodování ( např. konstrukce a výstavba budov) Stavební činnost na objektech v nichž sídlí pracoviště MěÚ je prováděna standardními postupy v souladu s trendy současné výstavby. Při plynofikaci místních částí města byl brán zřetel na vyjádření zainteresovaných občanů. Zvláštní zohledňování ochrany přírody se neuplatňuje. Výsledky celkem

40

Hodnocení 1

1

1

1

0 1

1,5

0,9

Výsledky kritéria 8 celkem 8.1 8.2

Průměr 1,3 0,9

Výsledky v oblasti sociální Výsledky v oblasti životního prostředí

41

Celkový průměr 1,1

KRITÉRIUM 9: KLÍČOVÉ VÝSLEDKY ČINNOSTÍ A VÝKONNOSTI Subkritérium 9.1 - Trendy výsledků organizace při dosahování cílů

9.1.a)

9.1.b)

Otázka Hodnocení Externí výsledky 1,5 a) rozsah, ve kterém jsou záměry dosahovány, pokud jde o výstup (poskytování produktů a služeb) a následek (dopad na společnost) b) zlepšená jakost poskytovaných služeb nebo produktů c) nákladová efektivnost (výsledky dosažené při nejnižších možných nákladech) d) účinnost e) výsledky kontrol a auditů f) výsledky účasti v soutěžích a cenách za jakost g) výsledky činností benchmarkingu V souladu se zákonem plní úřad úkoly, které jsou na něj kladeny. Vyplývá to z výsledků externích kontrol (bez připomínek) a rozpočtu města. Efektivnosti a účinnosti úřadu napomáhá měsíční hodnocení výdajů a opatření stanovená k dodržování rozpočtu. V neposlední řadě je město zapojeno do BI 2005 pověřených obcí. Důkaz: a) Přezkoumání hospodaření města Konice, Závěrečný účet města Konice, Rozpočet města Konice b) Přezkoumání hospodaření města Konice c) Výkaz pro hodnocení plnění rozpočtu d) Zákon o zadávání veřejných zakázek e) Nepřetržité zlepšování, Přezkoumání hospodaření města Konice, Závěrečný účet f) g) Výsledky projektu benchmarkingu 2 Interní výsledky a) důkaz o angažovanosti všech zainteresovaných stran v organizaci b) důkaz o schopnosti plnit a navzájem vyrovnávat potřeby všech zainteresovaných stran c) důkaz o úspěchu při zlepšování a inovování strategií, struktury a/nebo procesů organizace d) důkaz o lepším využívání informační technologie (při řízení interních poznatků a/nebo při interní a externí komunikaci a síťovém informačním propojení) e) důkaz o (zvýšené) shodě se standardy jakosti, s deklaracemi práv uživatelů a občanů Město zapojuje angažované strany do svých důležitých interních záležitostí. Většina vedoucích odborů se účastní zasedání zastupitelstva města. Potřeby a možnosti zainteresovaných subjektů jsou řešeny dle možností rozpočtu (Fond rozvoje bydlení). V rámci implementace metod kvality na MěÚ došlo k zvýšení úrovně a účinnosti porad vedoucích odborů (písemná dokumentace o průběhu porad). K posunu došlo také v rámci informačních technologií obnovou hardware a software na vyšší úrovni. Důkaz: 42

9.1

a) Zápisy z jednání výborů (finanční a kontrolní), Zápisy z porad vedoucích odborů, Usnesení Rady města a Zastupitelstva b) Fond rozvoje bydlení, Sociální fond, Zřízení osadních výborů, sociální komise c) d) Informační strategie MěÚ Konice, vytvořené intranetové stránky, modernizace www stránek města e) Interní audit, Finanční audit Výsledky celkem

1,8

Subkritérium 9.2 - Finanční výkonnost

9.2.a)

Otázka Míra plnění finančního rozpočtu Naplnění příjmů a čerpání výdajů upraveného rozpočtu za r.2003-5 Rok 2003: Celkové příjmy 159 440,28 tis.Kč Plnění 100,69 % Celkové výdaje 161 957,00 tis.Kč Plnění 99,78 %

Hodnocení 2

Rok 2004: Celkové příjmy 130 783,05 tis.Kč Plnění 102,31 % Celkové výdaje 123 650,94 tis.Kč Plnění 95,90 %

9.2.b)

9.2.c)

Rok 2005: Celkové příjmy 76 168,11 tis.Kč Plnění 102,31 % Celkové výdaje 79 855,82 tis.Kč Plnění 97,34 % Míra plnění finančních cílů (záměrů) 1 Ukazatel dluhové služby za rok 2003 je 0,66 % Ukazatel dluhové služby za rok 2004 je 4,67 % Ukazatel dluhové služby za rok 2005 je 2,97 % Důkaz o schopnosti plnit a navzájem vyrovnávat finanční zájmy 1 všech zainteresovaných stran Objem příspěvků organizacím zřízených městem za rok 2003 celkem 4 575,00 tis.Kč Plnění 100,- % Objem mzdových prostředků v r.2005 u pracovníků místní správy za rok 2003 celkem 10 299,68 tis.Kč Plnění 91,15 % Objem příspěvků organizacím zřízených městem za rok 2004 celkem 5 210,00 tis.Kč Plnění 100,- % Objem mzdových prostředků v r.2005 u pracovníků místní správy za rok 2004 celkem 10 545,32 tis.Kč Plnění 97,70 %

9.2.d)

Objem příspěvků organizacím zřízených městem za rok 2005 celkem 5 233 tis.Kč Plnění 100,- % Objem mzdových prostředků v r.2005 u pracovníků místní správy za rok 2005 celkem 10 728,05 tis.Kč Plnění 99,33 % Opatření pro efektivní využívání operativních finančních 1 prostředků(aby se zabránilo překročení jakéhokoli úvěrového limitu, nebo nevyužívání zdrojů) Pravidelné měsíční hodnocení plnění rozpočtu v oblasti příjmů a výdajů a na základě výsledků jejich další usměrňování a zejména regulace v oblasti výdajů. 43

9.2.e)

9.2.f)

9.2

Rozsah činností tvořících příjmy Rok 2003: Daňové příjmy 20 145,52 tis. Kč Nedaňové příjmy 5 307,36 tis. Kč Kapitálové příjmy 2 872,75 tis. Kč Ostatní příjmy-dotace 131 114,65 tis. Kč Rok 2004: Daňové příjmy Nedaňové příjmy Kapitálové příjmy Ostatní příjmy-dotace

22 659,09 tis. Kč 5 288,88 tis. Kč 10 842,66 tis. Kč 91 992,42 tis. Kč

Rok 2005: Daňové příjmy Nedaňové příjmy Kapitálové příjmy Ostatní příjmy-dotace

24 751,88 tis. Kč 4 848,01 tis. Kč 821,88 tis. Kč 45 746,34 tis. Kč

1,5

Důkaz: Závěrečný účet, Rozpočet města Četnost a výsledky finančních auditů a kontrol (interní a externí) 1,5 Interní audity jsou vykonávány dodavatelskou odbornou firmou 2x ročně. Externí finanční audity a kontroly se provádí většinou 1x ročně: - audit hospodaření města se provádí podle příslušného zákona o obcích - kontroly finančního úřadu Výsledky celkem 1,3

Výsledky kritéria 9 celkem 9.1 9.2

Trendy výsledků organizace při dosahování cílů Finanční výkonnost

44

Průměr 1,8 1,3

Celkový průměr 1,6

SHRNUTÍ VÝSLEDKŮ Z výsledků historicky první Sebehodnotící zprávy MěÚ Konice je patrné, že velmi dobrých výsledků dosáhla organizace v oblasti „partnerství a zdrojů“ a „řízení procesů a změn“. Naopak určité rezervy lze nalézt ve vztahu organizace k zákazníkům/občanům. MěÚ Konice reflektuje tyto výsledky a v příštím roce se připravuje první průzkum spokojenosti zákazníků/občanů. Tento průzkum bude realizován na základě zapojení organizace do projektu „Implementace systému kvality řízení v podmínkách městských úřadů Olomouckého kraje“. Na Sebehodnotící zprávu MěÚ Konice navazuje Plán zlepšování práce MěÚ Konice jako relevantní výstup celého procesu sebehodnocení. Do plánu zlepšování byly členy CAF týmu navrženy a zapracovány náměty, které mají přispět ke zkvalitnění práce úřadu. Za realizaci jednotlivých opatření budou zodpovídat tajemník, referent kvality a vedoucí pracovníci MěÚ Konice. Druhé kolo procesu sebehodnocení proběhne v první polovině roku 2007 a jeho součástí bude i analýza realizovaných aktivit z plánu zlepšování.

Výsledky 2,5 2,25 2

Stupnice

1,75 1,5 1,25 1 0,75 0,5 0,25 0 1

2

3

4

5

Kritérium

45

6

7

8

9