Sebehodnotící zpráva MěÚ Konice

Sebehodnotící zpráva MěÚ Konice 7. kolo

V Konici, listopad 2015

Zpracoval za spolupráce členů CAF týmu: Mgr. Daniel Žouželka

OBSAH OBSAH

2

SEZNAM ZKRATEK

4

ZÁKLADNÍ ÚDAJE

5

ZAVÁDĚNÍ MODELU CAF

6

SEZNAM CÍLŮ

7

VÝSLEDKY SEBEHODNOCENÍ

8

KRITÉRIUM 1: VEDENÍ

8

Subkritérium 1.1 - Nasměrování organizace vypracováním poslání, vize a hodnot

8

Subkritérium 1.2 - Řízení organizace, její výkonnosti a neustálého zlepšování

11

Subkritérium 1.3 - Motivování a podpora zaměstnanců v organizaci a vedení příkladem

14

Subkritérium 1.4 - Řízení efektivních vztahů s politickými představiteli a dalšími zainteresovanými stranami

16

KRITÉRIUM 2: STRATEGIE A PLÁNOVÁNÍ

18

Subkritérium 2.1 - Shromažďování informací o současných a budoucích potřebách zainteresovaných stran, jakož i relevantních informací pro řízení organizace 18 Subkritérium 2.2 - Rozvíjení strategie a plánování s přihlédnutím ke shromážděným informacím

21

Subkritérium 2.3 - Komunikování a uplatňování strategie a plánování v rámci celé organizace a její pravidelné přezkoumávání

23

Subkritérium 2.4 - Plánování, uplatňování a přezkoumávání inovací a změn

25

KRITÉRIUM 3: ZAMĚSTNANCI

28

Subkritérium 3.1 - Transparentní plánování, řízení a zlepšování lidských zdrojů s ohledem na strategii a plánování

28

Subkritérium 3.2 - Zjišťování, rozvíjení a využívání kompetencí zaměstnanců a slaďování cílů jednotlivců s cíly organizace

31

Subkritérium 3.3 - Zapojování zaměstnanců rozvíjením otevřeného dialogu, udělováním pravomocí a podporováním jejich celkové spokojenosti 34 KRITÉRIUM 4: PARTNERSTVÍ A ZDROJE

37

Subkritérium 4.1 - Rozvíjení a řízení partnerství s relevantními organizacemi

37

Subkritérium 4.2 - Rozvíjení a uplatňování partnerství s občany/zákazníky

39

Subkritérium 4.3 - Řízení financí

42

Subkritérium 4.4 - Řízení informací a znalostí

45

Subkritérium 4.5 - Řízení technologie

48

Subkritérium 4.6 - Řízení provozních prostředků, zařízení a budov

50

KRITÉRIUM 5: PROCESY

53

Subkritérium 5.1 - Soustavné identifikování, navrhování, řízení a inovování procesů, do kterých zapojuje zainteresované strany 53 Subkritérium 5.2 - Rozvíjení a poskytování služeb / produktů orientovaných na občana/zákazníka

56

Subkritérium 5.3 - Koordinace procesů napříč organizací a s dalšími relevantními organizacemi

59

KRITÉRIUM 6: OBČANÉ/ZÁKAZNÍCI - VÝSLEDKY

62

Subkritérium 6.1 - Měření vnímání

62

Subkritérium 6.2 - Měření výkonnosti

66

KRITÉRIUM 7: ZAMĚSTNANCI - VÝSLEDKY

70


70


75

KRITÉRIUM 8: SPOLEČENSKÁ ODPOVĚDNOST - VÝSLEDKY

80


80


83

KRITÉRIUM 9: KLÍČOVÉ VÝSLEDKY VÝKONNOSTI

86

Subkritérium 9.1 - Externí výsledky: výstupy a výsledky vztažené k cílům

86

Subkritérium 9.2 - Interní výsledky: úroveň efektivnosti

90

SHRNUTÍ VÝSLEDKŮ

94

SEZNAM ZKRATEK ASPI BI2005 BOZP CAF ČOV ČR ČSŽ EU HW IS MěÚ OP LZZ ORP OŘ OSPOD PO SML SSL SW ÚSC ZOZ ZUŠ

Automatizovaný systém právních informací Benchmarkingová iniciativa Bezpečnost a ochrana zdraví při práci Společný hodnotící rámec Čistírna odpadních vod Česká republika Český svaz žen Evropská unie Hardware Informační systém Městský úřad Operační program Lidské zdroje a zaměstnanost Obec s rozšířenou působností Organizační řád Orgán sociálně-právní ochrany dětí Požární ochrana Smlouvy Spisová služba Software Územně samosprávný celek Zvláštní odborná způsobilost Základní umělecká škola

ZÁKLADNÍ ÚDAJE Základní informace: Městský úřad Konice je dle zákona č. 128/2000, Sb., o obcích (obecní zřízení) ve znění pozdějších předpisů orgánem Města Konice.

Identifikační údaje: Název města: Sídlo: IČ: DIČ: Telefon: Fax: Elektronická podatelna: Internetové stránky: Datová schránka:

Konice Masarykovo náměstí 27, 798 52 Konice 00288365 CZ00288365 +420 582 401 411 +420 582 401 406 [email protected] www.konice.cz 3m8bvgu

Organizační struktura úřadu:

ZAVÁDĚNÍ MODELU CAF Pracovní skupina: Pracovní skupina byla sestavena v roce 2006, v prvním roce provádění sebehodnocení úřadu. Postupně v průběhu času docházelo k obměnám členů sebehodnotícího týmu. V roce 2015 pracoval CAF tým v tomto složení: Jméno a příjmení Bc. Ondřej Hála Ing. Tomáš Němec Ing. Bc. Dušan Opletal Ing. Vítězslav Procházka Ing. Jana Šťastná Alena Vrbová Bc. Jitka Vrbová Mgr. Daniel Žouželka

Odbor

Pozice

Odbor životního prostředí

referent

Odbor výstavby

vedoucí odboru tajemník úřadu

Odbor dopravy

vedoucí odboru

Odbor vnitřních věcí

vedoucí odboru

Odbor finanční

referent

Odbor finanční

vedoucí odboru

Odbor výstavby

referent kvality

Průběh a systém hodnocení: V roce 2015 pracoval CAF tým novým způsobem na sebehodnotícím procesu. Poprvé se sešel 21. dubna v kanceláři tajemníka úřadu. Rozhodlo se o provedení sebehodnocení úřadu modelem CAF, následně se rozdělila jednotlivá subkritéria mezi všechny členy CAF týmu a stanovil se způsob, systém práce a časový harmonogram pro rok 2015. Členové CAF týmu měli na zpracování přidělených subkritérií 5 měsíců. Dne 17. září se CAF tým sešel v zasedací místnosti konického zámku, jednotlivá zpracovaná subkritéria se projednala, okomentovaly se nově zpracované pasáže a nakonec se přistoupilo k bodovému hodnocení. Současně se diskutovaly některé aktivity, které by bylo vhodné zařadit do plánu zlepšování práce. Na posledním zasedání pro rok 2015, které se konalo dne 19. listopadu v kanceláři tajemníka úřadu, byla předložena k diskuzi závěrečná sebehodnotící zpráva a navržen plán zlepšování práce pro období 2015-6. Zpracovaný plán zlepšování práce byl dán vedoucím jednotlivých odborů k připomínkování na poradu konanou dne 24. listopadu. Následně je tajemníkem předán Radě města Konice ke schválení. Při realizaci sebehodnotícího procesu postupovali všichni pracovníci podle příručky Společný hodnotící rámec – CAF 2013 a jako metodický návod jim sloužila Aplikační příručka Společného hodnotícího rámce (modelu CAF – verze 2013) pro úřady územních samosprávných celků.

SEZNAM CÍLŮ KRITÉRIUM 6 Subkritérium 6.1 - realizovat průzkum spokojenosti klientů - splněno - dosáhnout přijetí více než 90% čekajících klientů do 10 min. - NESPLNĚNO - dosáhnout více než 90% spokojených klientů v oblasti vyřízení záležitosti - splněno - dosáhnout více než 90% spokojených klientů s odborností pracovníka při vyřizování záležitosti - splněno Subkritérium 6.2 - dosáhnout hranice více jak 90% spokojených klientů z návštěvy úřadu - splněno - udržet nulovou úroveň oprávněných stížností na úředníky - splněno - zvýšit každoroční počet realizovaných anket na internetových stránkách – NESPLNĚNO - sledovat a evidovat počet vystoupení občanů na jednání zastupitelstva města - splněno KRITÉRIUM 7 Subkritérium 7.1 - sledovat spokojenost zaměstnanců dle metodiky CAF 2013 - splněno - udržet míru návratnosti dotazníků nad 50 % - splněno - více než 90% spokojených zaměstnanců s podporou od svého nadřízeného - NESPLNĚNO - spokojenost zaměstnanců s vybaveností kanceláře nemá sestupnou tendenci - splněno - více než 70% zaměstnanců má dostatečnou nabídku vzdělávacích akcí - splněno Subkritérium 7.2 - 90% zaměstnanců překračuje očekávání při hodnocení vedoucím pracovníkem - vytváření pracovních skupin v rámci projektového řízení - splněno - udržet nízký počet stížností na zaměstnance, nesmí překročit hranici dvou oprávněných stížností – splněno - udržet celkový počet dní nemocnosti pod 1 000 dnů – NESPLNĚNO - dosáhnout počtu evidovaných stížností na zaměstnance pod 10 za rok – splněno KRITÉRIUM 8 Subkritérium 8.1 - pokračovat v evidenci různých novinových článků o městě/ úřadu vycházející v elektronické podobě - splněno - evidovat počet vystoupení občanů na zasedání zastupitelstva města - splněno - sledovat počet žádostí o dotaci v rámci POV, POV MMR, PRV, ROP - splněno Subkritérium 8.2 - udržet nulovou hranici evidovaných pracovních úrazů - NESPLNĚNO - udržet stejnou výši poskytnutého příspěvku sociálním organizacím během sledovaného období – splněno - žádné pracovní úrazy v budovách úřadu - splněno KRITÉRIUM 9 Subkritérium 9.1 - dosáhnout nízkého počtu evidovaných stížností – pod 10 - splněno - pokračování ve snižování nákladů za doručování – splněno Subkritérium 9.2. - dokončil instalaci aplikace MS Office na všech PC stanicích úřadu - splněno - návratnost dotazníků při průzkumu spokojenosti zaměstnanců vyšší než 50% - splněno - udržet ɸ vzdělávacích akcí na jednoho zaměstnance nad 5 – splněno

VÝSLEDKY SEBEHODNOCENÍ KRITÉRIUM 1: VEDENÍ SUBKRITÉRIUM 1.1 - NASMĚROVÁNÍ ORGANIZACE VYPRACOVÁNÍM POSLÁNÍ, VIZE A HODNOT     

SILNÉ STRÁNKY Strategický plán MěÚ Konice Vize úřadu Etický kodex Identifikace zainteresovaných stran PŘÍLEŽITOSTI Identifikace organizační kultury

SLABÉ STRÁNKY

HROZBY  Častá změna legislativy  Úsporná vládní opatření  Úbytek obyvatel správního obvodu i města

Posláním organizace (úřadu) je především provádění přeneseného výkonu státní správy svěřeného úřadu prostřednictvím zákonů a dále správa vlastního majetku města, zajišťování a zlepšování životních podmínek obyvatel města, tj. výkon samosprávných činností. Poslání organizace je ovlivňováno třemi stranami:  státem, který cestou zákonů určuje, které činnosti mají být vykonávány a na jejich výkon přispívá finančně,  klienty, pro které úřad vykonává činnosti stanovené zákonem a kteří za provedenou službu platí správní poplatky nebo přispívají prostřednictvím daní a očekávají vyřízení svých požadavků či vytváření podmínek pro kvalitní život.  volenými orgány města, které schvalují rozpočet, organizační řád a počty pracovníků. Poslání úřadu je formulováno ve Strategickém plánu Městského úřadu Konice na období 2010 – 2015, který rada města schválila dne 4.10.2010. Strategický plán stanoví dlouhodobé a střednědobé cíle organizace: 1. Zajišťování kvalitních služeb v přenesené i samostatné působnosti. 2. Efektivní výkon veřejné správy. 3. Zvýšení informovanosti a zlepšení komunikace s klienty. K dosažení těchto strategických cílů jsou stanovovány krátkodobé operativní cíle obsažené v plánech práce na kratší období (jeden až dva roky). Strategický plán je každoročně přezkoumáván a jeho případná aktualizace je spolu s kontrolou plnění předchozích úkolů a stanovení úkolů na další období předkládána radě města ke schválení či na vědomí:  aktualizace strategického plánu, plnění plánu práce 2010-11, stanovení plánu práce 2012 – schváleno radou města dne 6.2.2012,  plnění plánu práce 2012, stanovení plánu práce 2013-14 – rada města vzala na vědomí dne 25.3.2013,  plnění plánu za období 2013-2014 nebylo dosud vyhodnoceno a předloženo RM na vědomí (z pěti úkolů jsou čtyři splněny). Vize Městského úřadu Konice byla formulována v roce 2006, byla schválena radou města dne 12.6.2006. Na její formulaci se podíleli vedoucí odborů. V roce 2009 a 2013 (23.4.) byla na poradách vedoucích odborů podrobena revizi a byla ponechána v původním znění: „Městský úřad – kvalitní služby občanům zajišťované s profesionálním přístupem a podpořené dobrými pracovními podmínkami.“ Vize je zveřejněna na internetových stránkách města Konice a na úřední desce. Pracovníci úřadu s ní byli seznámeni prostřednictvím vedoucích odborů. První část vize se daří, jak vyplývá např. z výsledků kontrol a z průzkumů spokojenosti klientů, naplňovat na žádoucí úrovni. K naplnění druhé části vize se postupně přibližujeme. Výrazně se zlepšilo hardwarové a softwarové vybavení, došlo k obměně nábytku v některých kancelářích, vrátily se stravenky, rostou platy. Vedení úřadu přistoupilo k přijetí Etického kodexu pro zaměstnance – úředníky. Byl vydán jako vnitřní

směrnice úřadu č. 9/2012 s účinností od 1.1.2013. Volení představitelé města jsou s výše uvedenými materiály seznamováni, při jejich předkládání ke schválení nebo na vědomí, mohou k nim uplatnit své připomínky. Veřejnost se s nimi může seznámit na internetových stránkách města. Tyto materiály jsou předkládány tajemníkem úřadu k projednání na poradách s vedoucími odborů za účasti starosty města. Vedoucí odborů přenášejí informace dále na své spolupracovníky. Všechny materiály jsou zveřejněny na intranetu, kde mají přístup všichni pracovníci, včetně členů rady města. Seznámení s některými důležitými předpisy úřadu (např. etický kodex) stvrzují pracovníci svým podpisem. Dochází k pravidelnému přezkoumávání Strategického plánu MěÚ, Identifikace zainteresovaných stran, vize, organizačního řádu. Důkazy:  Organizační řád Městského úřadu Konice  Strategický plán Městského úřadu Konice + dílčí plány práce  Etický kodex  Zápisy z porad vedoucích odborů  Identifikace zainteresovaných stran  Průzkumy spokojenosti klientů

Bodové hodnocení s „jemným rozlišením“ – panel předpokladů Subkritérium 1.1 Stupnice

FÁZE, úroveň

PLAN (plánuj)

Důkazy

0 - 10

11 - 30

Žádné důkazy nebo pouze nejasné představy

Některé nepřesvědčivé důkazy týkající se některých oblastí

31 - 50

51 - 70

Plánování je založeno na potřebách a očekávání zainteresovaných stran. Plánování se provádí pravidelně ve všech útvarech organizace.

ACT (konej)

80

80

Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů

CHECK (přezkoumej)

91 - 100

Excelentní Několik důkazů Velmi Přesvědčivé důkazy týkající týkající se přesvědčivé důkazy týkající se všech oblastí, relevantních důkazy týkající se se většiny oblastí srovnání s jinými oblastí všech oblastí organizacemi

Počet bodů

DO (realizuj)

71 - 90

Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí relevantních ukazatelů. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů

70

70

65

65

55 Celkem na 400 POČET BODU na 100

55 270 67,5

SUBKRITÉRIUM 1.2 - ŘÍZENÍ ORGANIZACE, JEJÍ VÝKONNOSTI A NEUSTÁLÉHO ZLEPŠOVÁNÍ      

SILNÉ STRÁNKY Strategický plán MěÚ Konice CAF, BI 2005 Systemizace funkčních míst Systém vnitřních směrnic Týmová práce PŘÍLEŽITOSTI Rozvíjení procesního řízení

SLABÉ STRÁNKY  Není systém managementu kvality

HROZBY  Úsporná vládní opatření

Organizační struktura a také procesy jsou rozvíjeny v souladu s posláním a strategickými cíli organizace. Tzn., že je reagováno především na legislativní změny ukládající (nebo ubírající) organizaci další povinnosti zejména v oblasti přeneseného výkonu státní správy nebo při správě vlastního majetku města. Přitom je reagováno na očekávání zainteresovaných stran, tj. zejména volených orgánů města, občanů města a klientů úřadu požadujících kvalitní výkon veřejné správy při minimalizaci finančních nákladů, přičemž jejich požadavky nejsou zcela shodné. Zastupitelé upřednostňují při kvalitním výkonu minimalizaci nákladů a klienti požadují kvalitní výkon. Důležitým faktorem ovlivňujícím organizační strukturu je velikost příspěvku na výkon státní správy. Základní systém řízení organizace je obsažen v Organizačním řádu Městského úřadu Konice. Organizační řád je neustále přezkoumáván a přizpůsobován novým vlivům. Přílohou organizačního řádu jsou také náplně činností jednotlivých odborů úřadu, tyto náplně byly aktualizovány v roce 2012 v souvislosti s registrací agend do Registru práv a povinností. Změny organizačního řádu navrhuje tajemník úřadu po projednání se starostou města a vedoucími dotčených odborů, schvaluje je rada města. V uplynulém období došlo ke třem změnám organizačního řádu, které rada města schvalovala: - změna č. 2/2013 schválena 10.6.2013, - změna č. 3/2014 schválena 10.11.2014, Vytvořená organizační struktura je vertikální. Podle oblastí činností jsou vytvořeny jednotlivé odbory (9), za jejich práci odpovídají vedoucí odborů, kteří jsou metodicky řízeni nadřízenými orgány (krajský úřad, ministerstva). Vedoucím odborů je v organizační struktuře nadřízen tajemník úřadu. V návaznosti na organizační řád je zpracována Systemizace funkčních míst, včetně popisu práce jednotlivých míst. Místa mají svá čísla, jsou zařazena do odborů, případně oddělení, mají svůj název, velikost pracovního úvazku, požadavek na kvalifikaci a na ZOZ, zařazení do platové třídy, uvedení nejnáročnější práce podle Katalogu prací. Součástí je organizační schéma. Systemizace je pravidelně aktualizována a přizpůsobována požadavkům zainteresovaných stran. V návaznosti na registr práv a povinností je na intranetu zveřejněn soubor agend přeneseného výkonu státní správy, včetně rozpisu do jednotlivých činnostních rolí a přiřazení konkrétních pracovníků, kteří činnost v souladu s organizačním řádem a náplní práce vykonávají (122 agend k 31.12.2014). Řízení probíhá prostřednictvím interních předpisů (řády, směrnice), usnesení rady města, předáváním informací a zadáváním úkolů na pravidelných poradách tajemníka s vedoucími odborů za účasti starosty města. Zápisy z porad jsou zasílány elektronicky vedoucím odborů a pro všechny pracovníky jsou přístupné na intranetu, stejně jako všechny platné vnitřní předpisy. V roce 2013 bylo 13 porad, v roce 2014 bylo 14 porad. Odpovědnost na jednotlivých stupních řízení je na vedoucích pracovnících. Vedoucí odborů zodpovídají za činnosti svěřené jejich odboru organizačním řádem. Tajemník odpovídá za výkon přenesené působnosti celého úřadu a za provádění personálních činností. Povinnosti vedoucích pracovníků jsou stanoveny v organizačním a v pracovním řádu. Úřad má provedenou procesní analýzu hlavních procesů, výsledkem jsou procesní mapy popisující jednotlivé činnosti a sloužící také k monitorování stanovených měřitelných hodnot a stanovení parametru zlepšování. Přestože základní řídící proces je vertikální, jsou také vytvořeny podmínky pro týmovou práci. Při jejím uplatňování je postupováno podle vnitřní směrnice č. 1/2008. Týmová práce je využívána především při přípravě a realizaci projektů financovaných z dotačních titulů, ale nejen to. Složení týmů je napříč odbory podle požadované odborné kvalifikace. Vedoucího a členy týmu jmenuje podle okolností starosta nebo tajemník úřadu.

Pro zlepšování (rozvíjení) systému řízení, výkonnosti a změn jsou z metod kvality využívány CAF a benchmarking. Úřad má vytvořenou pozici referenta kvality (na částečný úvazek). V osmičlenném CAF týmu jsou zapojení pracovníci z různých odborů, včetně tajemníka úřadu, vedoucím týmu je referent kvality. Jednání se pravidelně účastní také místostarosta jako host. Zpracovaná sebehodnotící zpráva a plán zlepšování jsou předkládány radě města na vědomí. Úkoly z plánu zlepšování projednává tajemník na poradách vedoucích odborů, zadává je a sleduje jejich plnění. Benchmarking je využíván v rámci členství v BI 2005 pro porovnávání výkonnosti řady činností, jsou využívány dobré praxe jiných úřadů. Přínosem je také navazování osobních kontaktů na úrovni tajemníků nebo vedoucích odborů. Zaměstnanci jsou o změnách informováni prostřednictvím porad (tajemník → vedoucí odborů → pracovníci) a intranetu. Důkazy:  Organizační řád Městského úřadu Konice  Strategický plán Městského úřadu Konice  Pracovní řád Městského úřadu Konice  Systém vnitřních směrnic  Systemizace funkčních míst  Procesní analýza (procesní mapy hlavních procesů)  Zápisy z porad vedoucích odborů  Intranet


FÁZE, úroveň

PLAN (plánuj)

Důkazy

0 - 10

11 - 30



31 - 50

ACT (konej)

91 - 100

Plánování je založeno na potřebách a očekávání zainteresovaných stran. Plánování se provádí pravidelně ve všech útvarech organizace. 65

65

65

65

60

60


CHECK (přezkoumej)

71 - 90


Počet bodů

DO (realizuj)

51 - 70



50 240 60

SUBKRITÉRIUM 1.3 - MOTIVOVÁNÍ A PODPORA ZAMĚSTNANCŮ V ORGANIZACI A VEDENÍ PŘÍKLADEM        

SILNÉ STRÁNKY Osobní příklad vedoucích pracovníků Probíhající hodnocení zaměstnanců Motivace formou finanční odměny Hodnocení nových zaměstnanců po uplynutí zkušební lhůty Pružná pracovní doba Směrnice na týmovou práci Právník města PŘÍLEŽITOSTI Rozšíření ankety

SLABÉ STRÁNKY  Chybí motivační systém  Finanční možnosti organizace  Nízká zastupitelnost

HROZBY  Nemožnost kariérního růstu  Odchod zapracovaných zaměstnanců

Subkritérium bylo pečlivě analyzováno, kdy touto analýzou bylo zjištěno, že na MěÚ Konice je setrvalý stav, kdy v rámci organizace je vedení pomocí příkladů dáno jednak osobností vedoucích a jednak personálním obsazením podřízených. Vedoucí pracovníci dávají osobní příklad svým podřízeným příkladným plněním svěřených úkolů a to i mnohdy nad rámec svých povinností, a také dodržováním obecných zákonů vztahujících se k jejich činnosti. Rovněž se snaží nacházet rovnováhu mezi efektivitou a hospodárností. Na úřadě je stanoven systém pravidelného hodnocení zaměstnanců vedoucími zaměstnanci jedenkrát ročně a pravidelně minimálně jednou za půl roku kontrolován vyhodnocením splněných úkolů s návrhy na odměny. Součástí porad vedoucích odborů je bod „náměty a podněty zaměstnanců“, kdy každý zaměstnanec může podat své požadavky a připomínky vedoucímu odboru, který je předloží na poradě vedení. Samozřejmostí je možnost obrátit se přímo na tajemníka úřadu s připomínkami, náměty, popř. stížnostmi. Rovněž zaměstnanci mohou své připomínky uvést i anonymně v anketě průzkumu spokojenosti zaměstnanců, který probíhá každým rokem. Podporování a motivace zaměstnanců je realizováno formou odměn, zajištěním zvyšování kvalifikace, dobrým pracovním prostředím a odpovídajícím vybavením kanceláří. Neméně významným oceněním činnosti jednotlivců je slovní pochvala vedoucího pracovníka, případně tajemníka úřadu na pravidelných poradách. Zaměstnanci využívají pružné pracovní doby pro naplánování potřeb v osobním životě. Při průzkumech spokojenosti zaměstnanců byl tento faktor hodnocen absolutně pozitivně. Od roku 2007 je zaveden systém hodnocení nově přijatých zaměstnanců po uplynutí zkušební lhůty. Během této doby je pracovník veden přímým vedoucím a je mu poskytována metodická, mentorská a konzultační pomoc. V rámci organizace probíhají informace o významných otázkách zejména prostřednictvím porad vedoucích odborů s tajemníkem úřadu a následně dle potřeby jsou informováni všichni zaměstnanci o významných záměrech města. Z porady tajemníka a vedoucích odborů je vyhotoven zápis, který je umístěn na intranetu města k dispozici všem pracovníkům. Nezastupitelnou roli v informovanosti zaměstnanců hraje výpočetní technika - zejména využití internetu, intranetu, elektronické pošty, či společných počítačových disků a speciálních programů. Důkazy:  Zpráva o činnost MěÚ za daný rok  Pracovní a organizační řád  Pracovní náplně  Plán vzdělávání  Směrnice pro týmovou práci  Dotazník pro zaměstnance při provádění hodnocení se zápisem  Průzkum spokojenosti zaměstnanců  Zápis z porad vedoucích pracovníků s tajemníkem  Odměny zaměstnancům  Směrnice 1/2006 Ustanovení oprávněných úředních osob

Bodové hodnocení s „jemným rozlišením“ – panel předpokladů Subkritérium 1.3

FÁZE, úroveň

Stupnice

0 - 10

11 - 30

Důkazy

Žádné důkazy nebo pouze některé představy


31 - 50

51 - 70

71 - 90

91 - 100


Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných PLAN (plánuj)

DO (realizuj)

CHECK (přezkoumej)

ACT (konej)

útvarech organizace. Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů

60

60

55

55

55

55


51 221 55,3

SUBKRITÉRIUM 1.4 - ŘÍZENÍ EFEKTIVNÍCH VZTAHŮ S POLITICKÝMI PŘEDSTAVITELI A DALŠÍMI ZAINTERESOVANÝMI STRANAMI SILNÉ STRÁNKY  Identifikované zainteresované strany PŘÍLEŽITOSTI  Užší spolupráce s politickými představiteli Olomouckého kraje  Spolupráce s politickou reprezentací na národní úrovni

SLABÉ STRÁNKY  Malý zájem vrcholných politických představitelů (krajských a národních) o záležitosti města Konice HROZBY  Změny politiků po volbách

27. listopadu 2014 se uskutečnilo výjezdní zasedání Rady Olomouckého kraje na Konicko. Radní se při pravidelných cestách seznamují s problémy jednotlivých regionů a informují své tamní partnery o důležitých rozhodnutích krajské samosprávy. Kromě setkání se starosty a místostarosty okolních obcí si radní naplánovali i diskusi s největším místním zaměstnavatelem – Moděvou Konice a prohlédli si Základní školu a gymnázium města Konice. Součástí programu byla také návštěva Domova důchodců v nedalekém Jesenci, který je příspěvkovou organizací kraje. Diskuze s žáky se týkala především témat kolem studijních stipendií a podpory studentů v oblasti vzdělávání, kterou hejtmanství nabízí. Byla provedena identifikace zainteresovaných stran Městského úřadu Konice. Největší měrou jsou mezi nimi zastoupeni občané. Zástupci města a zaměstnanci úřadu se s nimi denně setkávají v rámci své běžné pracovní činnosti. Mimo úřední řízení přijímají různé připomínky, požadavky, podněty, stížnosti, případně petice. Na konci roku 2012 představil tajemník úřadu vedoucím odborů plán na aktualizace identifikace zainteresovaných stran. Na poradě s vedoucími pracovníky bylo rozhodnuto uskutečnit aktualizaci identifikace v roce 2013. Tajemník úřadu zatím předal všem vedoucím pracovníkům celý dokument z předcházejícího období. Všichni vedoucí pracovníci si jej měli podrobně prostudovat a analyzovat jej z hlediska vlastního odboru. Byl stanoven plán aktualizace se stanovením jednotlivých konkrétních kroků. Politická reprezentace města Konice svoje představy prezentuje na pravidelných zasedáních rady města. Zde je přítomen i tajemník úřadu, který zde sděluje požadavky a potřeby úřadu. Úřad každoročně zveřejňuje svoji Zprávu o činnosti úřadu na internetových stránkách města. Ve zprávě je popsána činnost jednotlivých odborů, přehled vykonaných činností, zapojení úřadu v různých projektech a zhodnocení celého úřadu. Starosta města Konice přijímá záštitu nad některými akcemi. Město na základě žádostí finančně podporuje aktivity žadatelů, zejména neziskových organizací, které vyvíjí aktivní činnost na území města v sociální oblasti, v oblasti kultury, sportu, práce s mládeží apod. Budování image města napomáhá i konání významných kulturních a sportovních akcí (Žváčkův festival dechových hudeb, Divadlo na zámku, koncerty klubu přátel hudby, Konické štrapáce, Závody do vrchu, Na kole kolem Konice, vánoční trhy s ohňostrojem, dětský karneval a další). Město je členem Svazu měst a obcí České republiky, Svazu měst a obcí Střední Moravy, členem Mikroregionu Konicko, MAS Region Haná a zájmového sdružení právnických osob Střední Morava – Sdružení cestovního ruchu. Tajemník úřadu je členem Sdružení tajemníků městských a obecních úřadů ČR. Důkazy:  Měsíčník občanů Olomouckého kraje  Zpravodaj Konice  Internetové stránky města Konice  Identifikace zainteresovaných stran MěÚ Konice


FÁZE, úroveň

PLAN (plánuj)

Důkazy

0 - 10

11 - 30



31 - 50

ACT (konej)

91 - 100

Plánování je založeno na potřebách a očekávání zainteresovaných stran. Plánování se provádí pravidelně ve všech útvarech organizace. 70

70

70

70


CHECK (přezkoumej)

71 - 90


Počet bodů

DO (realizuj)

51 - 70


50

50


50 240 60

KRITÉRIUM 2: STRATEGIE A PLÁNOVÁNÍ SUBKRITÉRIUM 2.1 - SHROMAŽĎOVÁNÍ INFORMACÍ O SOUČASNÝCH A BUDOUCÍCH POTŘEBÁCH ZAINTERESOVANÝCH STRAN, JAKOŽ I RELEVANTNÍCH INFORMACÍ PRO ŘÍZENÍ ORGANIZACE SILNÉ STRÁNKY Identifikace zainteresovaných stran Ankety na internetových stránkách Průzkum spokojenosti klientů Průzkum spokojenosti zaměstnanců Schránky na připomínky klientů PŘÍLEŽITOSTI  Průběžné dotazníkové šetření

SLABÉ STRÁNKY

    

 

HROZBY Nezájem klientů Časté legislativní změny

Úřad má provedenou identifikaci zainteresovaných stran. Nejvýznamnější zainteresovanou stranou je stát, který prostřednictvím legislativních opatření (vč. státního rozpočtu) určuje vykonávané činnosti a ovlivňuje jejich rozsah. Úřad systematicky shromažďuje informace o potřebách a očekáváních zainteresovaných stran:  sledováním Sbírky zákonů, na poradách se zástupci ministerstev,  prostřednictvím pravidelného průzkumu spokojenosti klientů (1x ročně),  z připomínek ze schránek umístěných v budovách úřadu,  při každodenním styku pracovníků s klienty,  prostřednictvím volených zastupitelů a z vystoupení občanů na veřejných zasedáních zastupitelstva,  při hodnocení zaměstnanců či průzkumu spokojenosti zaměstnanců sdělují úředníci své náměty ke zlepšení. Úřad provádí aktualizaci identifikace zainteresovaných stran: - u rozhodujících zainteresovaných stran (mimo stát) specifikuje konkrétní požadavky k naplnění potřeb a očekávání, např.  zázemí pro děti rodičů jednajících na odboru sociálních věcí (vytvoření dětského koutku),  dostupnost elektronických formulářů (zveřejnění na webu),  navýšení počtu zaměstnanců stavebního úřadu, - na poradách vedoucích odborů u tajemníka se projednávají zjištěná očekávání a připomínky klientů, navrhuje se řešení, určuje odpovědnost za realizaci a kontroluje realizace, např.:  zlepšení orientačního systému v budovách úřadu,  zřízení WC pro klienty v budově úřadu č. 28,  zveřejnění provozní doby úřadu,  více židlí pro čekající klienty,  zlepšení informovanosti, formuláře na webu, - v návaznosti na změny zákonů posuzují vedoucí odborů dopady na úřad a na určité zainteresované strany při výkonu jejich činností nebo při vyřizování určité záležitosti na úřadě, např.:  rušení místní příslušnosti,  registr smluv,  registr přestupků,  novely zákona o obcích,  hromadné výměny občanských průkazů, řidičských průkazů,  centrální registry, elektronizace veřejné správy,  vydávání elektronických občanských průkazů osobám s omezenou pohyblivostí,  uzavírání veřejnoprávních smluv radou města,  výkon přestupkové agendy pro všechny obce správního obvodu,  připomínky Krajského úřadu Olomouckého kraje při pravidelných kontrolách výkonu přenesené působnosti,  počty pracovníků.

Důkazy:  Identifikace zainteresovaných stran  Průzkum spokojenosti klientů  3 schránky na připomínky ve všech budovách úřadu  Zápisy z porad vedoucích odborů s tajemníkem  Zápisy z jednání zastupitelstva a rady  Průzkum spokojenosti zaměstnanců  Hodnocení zaměstnanců


FÁZE, úroveň

Důkazy

0 - 10

11 - 30



31 - 50

51 - 70

71 - 90

91 - 100


Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. PLAN (plánuj)

DO (realizuj)

CHECK (přezkoumej)

ACT (konej)

Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů

65

65

60

60

55

55


50 230 57,5

SUBKRITÉRIUM 2.2 - ROZVÍJENÍ STRATEGIE A PLÁNOVÁNÍ S PŘIHLÉDNUTÍM KE SHROMÁŽDĚNÝM INFORMACÍM     

SILNÉ STRÁNKY Strategický plán MěÚ Konice Identifikace zainteresovaných stran Analýza rizik Průzkum spokojenosti klientů PŘÍLEŽITOSTI Zlepšování výkonnosti za použití benchmarkingu

SLABÉ STRÁNKY

HROZBY  Nedostatek finančních prostředků  Častá změna legislativy

Organizace má zpracovaný Strategický plán Městského úřadu Konice na období 2010 - 2015, který v základní podobě schválila rada města dne 4.10.2010. Strategický plán vychází z těchto analýz:  Analýza rizik; na vysoké úrovni rizika jsou časté legislativní změny, na střední úrovni rizika jsou stavy související se složitostí některých činností a kumulací funkcí,  Analýza vnějších faktorů; zainteresované strany patří mezi vnější faktory, nejvýznamnější jsou stát určující rozsah činností a výši zdrojů, volené orgány města mající přímý vliv na velikost finančních i lidských zdrojů a klienti úřadu,  Analýza vnitřních faktorů; řízení lidských zdrojů a způsob organizace úřadu,  SWOT analýza Pro dané období jsou stanoveny tři strategické cíle, ke kterým je navrženo 14 opatření, jejichž naplňování má vést ke splnění cílů. Jednotlivá opatření jsou zapracovávána do dílčích plánů práce. Plán na období 2013-14 obsahuje 5 úkolů: 1. Průzkum spokojenosti klientů. 2. Průzkum spokojenosti zaměstnanců. 3. Provádění výběrových řízení na všechna obsazovaná místa. 4. Využívání metod kvality – benchmarking, CAF. 5. Zpracování komunikační strategie úřadu. Mimo bod 5 jsou všechny každoročně plněny. Při přípravě strategie je přihlíženo k dostupnosti zdrojů, viz SWOT analýza ve Strategickém plánu:  lidské zdroje (v silných stránkách a příležitostech), kvalifikace, vzdělávání, motivace, nemocnost, fluktuace,  materiální zdroje (v slabých stránkách), budovy, vybavení, vozidla, prostředí pro klienty,  finanční zdroje (v hrozbách), příspěvek na výkon státní správy, dotace, rozpočet města. Plnění úkolů a cílů vycházejících ze strategických plánů, plánů zlepšování, úkolů z hodnocení zaměstnanců, průběžně ukládaných úkolů je sledováno a vyhodnocováno tajemníkem, případně vedoucími odborů. Činnost úřadu a jednotlivých odborů je pravidelně vyhodnocována ve Zprávách o činnosti úřadu za uplynulý rok. Jsou porovnávány údaje za několik roků. Zpráva je předkládána radě města na vědomí a je zveřejňována na internetových stránkách města - http://www.konice.cz/zpravy-o-cinnosti/ds-1018/archiv=0. S ohledem na dostupné zdroje a potřeby zainteresovaných stran bylo plánováno zrušení dlouhodobě neobsazených míst na odboru životního prostředí a odboru výstavby. Důkazy:  Strategický plán MěÚ Konice  Analýza rizik MěÚ Konice  Identifikace zainteresovaných stran  Zpráva o činnosti úřadu  Průzkum spokojenosti klientů  Organizační řád  Internetové stránky města Konice


FÁZE, úroveň

PLAN (plánuj)

Důkazy

0 - 10

11 - 30



31 - 50

51 - 70

Plánování je založeno na potřebách a očekávání zainteresovaných stran. Plánování se provádí pravidelně ve všech útvarech organizace.

ACT (konej)

80

80


CHECK (přezkoumej)

91 - 100


Počet bodů

DO (realizuj)

71 - 90


65

65

65

65


55 265 66,3

SUBKRITÉRIUM 2.3 - KOMUNIKOVÁNÍ A UPLATŇOVÁNÍ STRATEGIE A PLÁNOVÁNÍ V RÁMCI CELÉ ORGANIZACE A JEJÍ PRAVIDELNÉ PŘEZKOUMÁVÁNÍ      

SILNÉ STRÁNKY Provedena identifikace zainteresovaných stran Zpracována analýza rizik Systém pravidelných porad vedoucích pracovníků s tajemníkem Zapojení v BI2005 Zpracován strategický plán úřadu Procesní analýza

SLABÉ STRÁNKY  Nedostatek finančních prostředků na záměry plánované ve strategickém plánu

PŘÍLEŽITOSTI HROZBY  Využívání připomínek a námětů  Ve vazbě na celostátní inkaso daní, pracovníků, občanů i podnikatelů k jejich pokles daňových příjmů jako hlavní potřebám zdroj požadavků zainteresovaných stran Od srpna 2010 má úřad zpracován strategický plán na roky 2010 – 2015. V tomto dokumentu je analyzován současný stav úřadu a je navrženo jeho další směřování. Strategický plán úřadu je umístěn na intranetu pro všechny jeho zaměstnance. Při aktualizaci strategie byly analyzovány vnější a vnitřní faktory mající vliv na činnost úřadu. Hlavní strategické cíle a opatření zůstaly nezměněny. Plán práce na období 20132014 měl stanovených 5 úkolů a 4 z nich jsou splněny. Jeho vyhodnocení dosud nebylo radě města předloženo. Zaměstnanci jsou seznamováni o aktuálních plánech a cílech úřadu prostřednictvím porad vedoucích odborů s tajemníkem. Úkoly pro příslušné odbory vyplývají z jednání rady a zastupitelstva. Jejich postup a časový harmonogram deleguje tajemník úřadu na pravidelných poradách s vedoucími pracovníky. Připomínky zainteresovaných stran jsou zkoumány prostřednictvím pravidelných dotazníků „Průzkum spokojenosti klientů“, které jsou vyhodnocovány a připomínky zainteresovaných stran jsou probírány na poradě tajemníka s vedoucími odborů, kde jsou k nim podle potřeby provedeny opatření na celém úřadě nebo na jednotlivých odborech. Během roku dochází k přezkoumávání a případné aktualizaci vnitřních předpisů (organizační řád, vnitřní platový předpis, další směrnice), se kterými jsou všichni zaměstnanci seznamováni, a které jsou zveřejněny na intranetu. Plnění rozsáhlejších úkolů vyžaduje spolupráci odborů, kterou koordinuje tajemník nebo starosta. K těmto úkolům se vytváří pracovní týmy a jejich činnost upravuje směrnice o týmové práci. Základní klíčové procesy definovali vedoucí odborů v průběhu let 2009-2010 a v případě potřeby připravují jejich aktualizaci. Sledování klíčových procesů probíhá prostřednictvím BI2005. Na začátku roku 2012 byla zpracovávána procesní analýza společností Gordic v rámci realizované vnitřní integrace úřadu. Tato analýza byla hrazena z dotace v rámci realizace projektu „Vybudování technologického centra a vnitřní integrace úřadu ORP Konice“. Důkazy:  BI2005  Strategický plán MěÚ Konice  Analýza rizik MěÚ  Identifikace zainteresovaných stran  SWOT analýza  Organizační řád  Vnitřní předpisy a směrnice  Zápisy z porad vedoucích odborů  Procesní analýza


FÁZE, úroveň

Důkazy

0 - 10

11 - 30



31 - 50

51 - 70

71 - 90

91 - 100

Excelentní Několik důkazů Velmi Přesvědčivé důkazy týkající se týkající se přesvědčivé důkazy týkající se všech oblastí, relevantních důkazy týkající se většiny oblastí srovnání s jinými oblastí všech oblastí organizacemi


DO (realizuj)

CHECK (přezkoumej)

ACT (konej)


60

60

60

60

50

50

45

45 Celkem na 400 215 POČET BODU na 100 53,8

SUBKRITÉRIUM 2.4 - PLÁNOVÁNÍ, UPLATŇOVÁNÍ A PŘEZKOUMÁVÁNÍ INOVACÍ A ZMĚN     

SILNÉ STRÁNKY Aplikace BI2005 Implementace modelu CAF a zapojování se do soutěží za kvalitu a inovaci ministerstva Realizace projektů spolufinancovaných s prostředků EU Strategický plán MěÚ Konice PŘÍLEŽITOSTI Zkvalitnit angažovanost klientů při předkládání návrhů vůči úřadu

SLABÉ STRÁNKY

HROZBY  Proces modernizace a inovace je závislý na rozpočtu úřadu

MěÚ Konice se od roku 2006 zapojen do BI2005. Vedoucí pracovníci vyplňují jednotlivé údaje do příslušné agendy a následně se porovnávají se srovnatelnými úřady. Jednou ročně provádí tajemník vyhodnocení výstupů benchmarkingu s vedoucími odborů. BI2005 má zpřístupněny i internetové stránky, kde jsou prezentovány příklady dobré praxe a některé další využitelné zkušenosti a postřehy. Přístup do tohoto rozhraní je neveřejný a všichni vedoucí pracovníci úřadu obdrželi hesla pro přístup do něj. Již od roku 2006 se na úřadě v Konici aplikuje další z metod kvality a tou je CAF. Zatím se uskutečnilo šest kol tohoto sebehodnotícího procesu. Úřad obdržel ceny ministerstva vnitra: 1x bronzový stupeň a 3x stříbrný stupeň za aplikaci některé z metod kvality. Ve všech případech se jednalo o aplikaci modelu CAF. O inovaci a modernizaci se občas diskutuje na pravidelných poradách tajemníka úřadu s vedoucími pracovníky. Hledají se možnosti, jak přispět ke zlepšení fungování organizace a zvýšení kvality jejích výstupů. Pracovníci jednotlivých odborů mohou předkládat svoje návrhy sloužící k inovaci a modernizaci přímo vedoucímu pracovníkovi. Ten je posoudí a následně prezentuje na poradě tajemníka úřadu. Na každé poradě je tomuto bodu věnována pozornost. Po provedení interního personálního auditu byly nalezeny určité úspory v počtu pracovních míst a celkově byla zefektivněna činnost úřadu. Byl zaveden modul centrální evidence smluv celého úřadu. Zainteresované strany mohou svoje návrhy sloužící ke zlepšení a zkvalitnění práce úřadu prezentovat písemně prostřednictvím schránek umístěných v budovách úřadu nebo elektronicky prostřednictvím k tomu určené schránky na webu města Konice. Za sběr těchto podnětů zodpovídá referent kvality, který všechny schránky pravidelně kontroluje. Výkonnost jednotlivých odborů je sledována tajemníkem úřadu prostřednictvím výstupů ukazatelů jednotlivých činností příslušných pracovníků. Tuto evidenci rovněž sleduje daný vedoucí pracovník, který tak má neustálý přehled o jednotlivých výstupech činnosti příslušných pracovníků. Tato evidence je také využívána pro potřeby zpracování Zprávy o činnosti úřadu za kalendářní rok. Město Konice bylo v období 2007-2013 s pravidlem n+2 zapojeno do několika projektů spolufinancovaných ze zdrojů EU. Buď bylo přímo realizátorem projektu nebo jako partner. Jednalo se o následující projekty: 1) Vzdělávací centrum Konice – realizátor projektu 2) Rozvoj profesních schopností sociálních pracovníků měst Střední Moravy – partner projektu 3) Technologické centrum a vnitřní integrace úřadu ORP Konice – realizátor projektu 4) Typový projekt - CzechPOINT - Kontaktní místo (Upgrade) – realizátor projektu 5) Územně analytické podklady ORP Konice – realizátor projektu 6) Územní plán Konice – realizátor projektu 7) Vzdělávání pro územní veřejnou správu ORP Konice – realizátor projektu 8) ČOV a kanalizace Konice – realizátor projektu 9) Podpora střednědobého plánování rozvoje sociálních služeb Konicka – partner projektu 10) Konsolidace hardware a software spojené se zvýšením bezpečnosti technologického centra ORP Konice – realizátor projektu 11) Zvýšení kvality poskytovaných služeb orgánem sociálně-právní ochrany dětí MěÚ Konice – realizátor projektu 12) Snížení energetické náročnosti budovy městské polikliniky v Konici – realizátor projektu 13) Kompostéry pro občany města Konice – realizátor projektu

Realizace každého z výše uvedených projektů přispěla ke zvýšení poskytovaných služeb městem nebo úřadem. Důkazy:  Smlouvy o poskytnutí dotace podepsané příjemcem dotace  Partnerské smlouvy  BI2005  Schránky pro podněty občanů s návrhy na inovaci  Sebehodnotící zprávy MěÚ Konice a plány zlepšování a jejich vyhodnocování


FÁZE, úroveň

Důkazy

0 - 10

11 - 30



31 - 50

51 - 70

71 - 90

91 - 100



DO (realizuj)

CHECK (přezkoumej)

ACT (konej)


71

71

71

71

60

60


50 252 63

KRITÉRIUM 3: ZAMĚSTNANCI SUBKRITÉRIUM 3.1 - TRANSPARENTNÍ PLÁNOVÁNÍ, ŘÍZENÍ A ZLEPŠOVÁNÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ S OHLEDEM NA STRATEGII A PLÁNOVÁNÍ     

SILNÉ STRÁNKY Strategický plán MěÚ Konice Systematické vzdělávání Pravidla hodnocení pracovníků PŘÍLEŽITOSTI Zlepšení motivace pracovníků Příspěvek na penzijní pojištění

SLABÉ STRÁNKY  Nízký příspěvek do sociálního fondu

HROZBY  Nedostatek finančních prostředků  Tlak na snižování počtu pracovníků  Financování podle výkonu

Plánování a řízení lidských zdrojů na úřadě je v kompetenci tajemníka, některé kroky podléhají schválení radou města. Na plánování a řízení lidských zdrojů mají významný vliv dvě zainteresované strany:  Stát, který legislativou ovlivňuje poslání a činnost úřadu a následně počty a kvalifikaci pracovníků – úředníků. Prostřednictvím státního rozpočtu přiděluje příspěvek, případně dotaci na výkon státní správy a tím ovlivňuje možnosti pracovních podmínek zaměstnanců, výši prostředků na platy, na vzdělávání a další.  Volené orgány města (zastupitelstvo, rada, starosta), které schvalují počty pracovníků, rozpočet, organizační řád a v jejich zájmu je minimalizovat náklady na veřejnou správu. Požadavky těchto zainteresovaných stran promítající se do řízení lidských zdrojů jsou zjišťovány průběžně při změnách legislativy, při jednáních vedení úřadu se zástupci ministerstev, při vytváření rozpočtů, při jednání orgánů města. Politika řízení lidských zdrojů je obsažena ve strategickém plánu úřadu, v plánu práce pro období 2012 byla z této oblasti pro naplnění strategických cílů stanovena tato opatření: 1. Průzkum spokojenosti zaměstnanců 2. Provádění výběrových řízení na všechna obsazovaná místa 3. Aktualizace systemizace funkčních míst 4. Přehodnocení organizační struktury. Výběr nových zaměstnanců je prováděn v souladu se zákonem o úřednících výběrovým řízením. Výběrovou komisi jmenuje vedoucí úřadu – tajemník. Výběru se zpravidla účastní starosta nebo místostarosta, vedoucí dotčeného odboru a tajemník. Úřad má zpracovanou systemizaci funkčních míst, která je aktualizována v souladu s platnou legislativou a se změnami organizačního řádu. Ke každému funkčnímu místu začleněnému v odboru či oddělení je stanoveno zařazení do platové třídy podle katalogu prací, požadavek na kvalifikaci, požadovaná zvláštní odborná způsobilost. Ke každému místu je zpracovaná náplň práce. Systemizace je mj. podkladem pro stanovení požadavků pro výběrové řízení na dané funkční místo. Pravidelně 1x ročně provádí tajemník s vedoucími odborů pohovory o činnosti odboru, při nichž dochází k analýze stávajících lidských zdrojů, jejich výkonu, potřeb a plánování s ohledem na očekávaný vývoj (mateřská a rodičovská dovolená, odchody do důchodu, změny legislativy). Součástí pohovorů je porovnávání vlastních výkonů s výkony srovnatelných úřadů zapojeních do BI2005, počtů pracovníků, náklady a další. Pravidelně 1x ročně probíhá hodnocení úředníků formou připravených pohovorů podle vnitřní směrnice k hodnocení pracovníků. Úředníci mohou uplatnit své připomínky a požadavky, které jsou zapsány do formuláře pro hodnocení a jsou předávány tajemníkovi úřadu. Pravidelně 1x ročně je prováděn průzkum spokojenosti zaměstnanců. Realizace požadavků a připomínek zaměstnanců ke zlepšení pracovních podmínek, které si vyžaduje finanční prostředky nad rámec schváleného rozpočtu, je obtížné. Úřad klade důraz na vzdělávání pracovníků. Každý úředník má plán vzdělávání. Na úřadě je zavedeno systematické vzdělávání, tj. opakující se cyklus identifikace vzdělávacích potřeb, plánování vzdělávání, realizace vzdělávání a hodnocení vzdělávání. Největší podíl na fluktuaci zaměstnanců má odchod do důchodu. Je dbáno na dodržování rovných pracovních příležitostí pro ženy a muže, včetně podmínek v odměňování.

Důkazy:  Organizační řád Městského úřadu Konice  Plány vzdělávání jednotlivých pracovníků  Smlouva s lékařem o provádění preventivních lékařských prohlídek  Zápisy z výběrových řízení při přijímání nových pracovníků  Výsledky průzkumu spokojenosti zaměstnanců  Směrnice pro používání sociálního fondu  Zápisy z pohovorů s vedoucími odborů o činnosti odboru  Směrnice úřadu č. 2/2010 Měření efektivnosti realizovaných vzdělávacích aktivit  Směrnice úřadu č. 6/2006 Hodnocení zaměstnanců


FÁZE, úroveň

Důkazy

0 - 10

11 - 30



31 - 50

51 - 70

71 - 90

91 - 100



DO (realizuj)

CHECK (přezkoumej)

ACT (konej)


75

75

75

75

75

75


60 285 71,3

SUBKRITÉRIUM 3.2 - ZJIŠŤOVÁNÍ, ROZVÍJENÍ A VYUŽÍVÁNÍ KOMPETENCÍ ZAMĚSTNANCŮ A SLAĎOVÁNÍ CÍLŮ JEDNOTLIVCŮ S CÍLY ORGANIZACE SILNÉ STRÁNKY Strategický plán MěÚ Konice Systematické vzdělávání Systemizace funkčních míst Pravidla hodnocení pracovníků Pravidla pro mentorování nových zaměstnanců PŘÍLEŽITOSTI  Zvýšit angažovanost zaměstnanců při předkládání podnětů ke zlepšení činnosti organizace

SLABÉ STRÁNKY

    

HROZBY  Nedostatek finančních prostředků

U nových zaměstnanců se zjišťuje jejich kompetence, tj. odborná způsobilost, znalosti, schopnosti, dovednosti a postoje, ještě před přijetím při výběrovém řízení. Úřad má zpracovanou systemizaci funkčních míst, kdy pro každé místo je stanovena odborná způsobilost, tj. úroveň případně směr vzdělání a požadavek na zvláštní odbornou způsobilost. Systemizace je průběžně aktualizována. Systemizace je vedena rovněž v programu GINIS. Pro každého úředníka je zpracován plán vzdělávání. Ten obsahuje dosaženou kvalifikaci, plánovanou či získanou zvláštní odbornou způsobilost, hlavní pracovní činnosti, které vykonává a naplánovaný rozsah vzdělávání na další období. Ke zpracovávání plánů vzdělávání je využíván jednoduchý SW, který u každého úředníka eviduje absolvování konkrétní vzdělávací akce, včetně nákladů na ni a umožňuje provádět vyhodnocení a aktualizaci plánu, která bývá pravidelně 1x za rok. Kompetence jsou zjišťovány a rozvíjeny při uplatňování systematického vzdělávání, u kterého jsou rozlišovány čtyři cykly:  při identifikaci vzdělávacích potřeb jsou zjišťovány rozdíly mezi stávajícími kompetencemi zaměstnanců a kompetencemi požadovanými organizací (požadavky vyplývající z platné legislativy, hodnocení zaměstnanců, pohovory tajemníka s vedoucími odborů, průzkumy spokojenosti zaměstnanců a klientů, potřeby zainteresovaných stran).  plánování vzdělávacích aktivit (je součástí rozvíjení kompetencí) probíhá v návaznosti na schválený (či předpokládaný) rozpočet a vychází z identifikace vzdělávacích potřeb. V plánu jsou vyčleněny vybrané vzdělávací aktivity (zvláštní odborná způsobilost, vzdělávání vedoucích úředníků, vstupní vzdělávání, školení BOZP a PO, řidičů) a další jsou rozděleny po odborech, včetně rozpočtovaných částek. Finanční plnění plánu je sledováno tajemníkem a pololetně vyhodnocováno na poradách vedoucích odborů.  realizace vzdělávacích aktivit, tj. absolvování konkrétních aktivit v souladu s plánem zpravidla u externích organizací zabývajících se vzděláváním. V případě akreditovaných kurzů obdrží absolvent osvědčení, které dokládá absolvování akreditovaného kurzu. Absolvovaný kurz je evidován v plánu vzdělávání zaměstnance a je doložen osvědčením. Jedenkrát ročně je prováděno vyhodnocení plnění plánu vzdělávání a jeho aktualizace pro další období. Plnění plánů vzdělávání je projednáváno na poradách vedoucích odborů.  hodnocení efektivnosti vzdělávání završuje cyklus systematického vzdělávání. Je upraveno směrnicí úřadu č. 1/2010 Měření efektivnosti realizovaných vzdělávacích aktivit. Měření je prováděno na dvou úrovních: o na úrovni účastníků vzdělávání bezprostředně po absolvování vzdělávací akce, o na úrovni vedoucích odborů je zjišťována změna chování absolventů vzdělávací akce po určitém čase (min. 2 měsíce). Hodnoceny jsou především objektivní pracovní výsledky. Hodnocení efektivnosti se stává také podkladem pro další identifikaci vzdělávacích potřeb, čímž se jeden cyklus uzavírá a nový současně začíná ve vyšší úrovni. Při rozvíjení kompetencí je využíváno e-learningu, pravidelně při vstupním vzdělávání a při vzdělávání vedoucích pracovníků a také při průběžném vzdělávání při cenově výhodných nabídkách. Novým zaměstnancům se dostává podpory ze strany vedoucích odborů a pracovníků vykonávajících stejnou činnost. Noví zaměstnanci jsou hodnoceni svými vedoucími těsně před uplynutím tříměsíční zkušební doby. Pracovníci jsou pravidelně 1x ročně formálně hodnoceni svými nadřízenými, při pohovorech a

stanovení úkolů na další období dochází ke slaďování cílů pracovníků a úřadu. Důkazy:  Analýza vzdělávacích potřeb Městského úřadu Konice – podklad k projektu z výzvy č. 69  Strategický plán Městského úřadu Konice  Plány vzdělávání  Systemizace funkčních míst  Osvědčení ze vzdělávacích akcí  Zápisy z porad tajemníka s vedoucími odborů  Směrnice úřadu č. 2/2010 Měření efektivnosti realizovaných vzdělávacích aktivit  Směrnice úřadu č. 6/2006 Hodnocení zaměstnanců  Pravidla pro mentorování nových zaměstnanců (březen 2014)  Řízení lidských zdrojů (květen 2013)


FÁZE, úroveň

Důkazy

0 - 10

11 - 30



31 - 50

51 - 70

71 - 90

91 - 100



DO (realizuj)

CHECK (přezkoumej)

ACT (konej)


70

70

70

70

60

60


55 255 63,8

SUBKRITÉRIUM 3.3 - ZAPOJOVÁNÍ ZAMĚSTNANCŮ ROZVÍJENÍM OTEVŘENÉHO DIALOGU, UDĚLOVÁNÍM PRAVOMOCÍ A PODPOROVÁNÍM JEJICH CELKOVÉ SPOKOJENOSTI    



SILNÉ STRÁNKY Pravidelné průzkumy spokojenosti zaměstnanců Pravidelné porady tajemníka a vedoucích pracovníků za účasti starosty města Systém hodnocení zaměstnanců a vedoucích pracovníků Systém hodnocení absolvovaných školení zaměstnancem a následné hodnocení vedoucím odboru PŘÍLEŽITOSTI Zvýšit angažovanost zaměstnanců při předkládání podnětů ke zlepšení a zkvalitnění činnosti organizace

SLABÉ STRÁNKY  Nedostatečně využívána možnost předkládání podnětů ke zlepšení a zkvalitnění práce

HROZBY  Nerealizace některých podnětů povede k apatii při jejich dalším předkládání

Na městském úřadě probíhá každý rok anonymní průzkum spokojenosti zaměstnanců, přičemž první proběhl v roce 2007. Pracovníci v dotazníku výběrem jedné z nabízených odpovědí vyjadřují svoje subjektivní názory vůči zaměstnání a zaměstnavateli, mohou také připojit svoje návrhy, které by vedly ke zkvalitnění chodu úřadu. Vyplněné anketní lístky se odevzdávají do zapečetěné schránky na podatelně MěÚ Konice. Anketu vyhodnocuje referent kvality, který s výsledky seznamuje tajemníka úřadu. Tajemník zpracovává jednotlivé výstupy a připojuje k výsledkům komentář, na poradě pak seznamuje s výsledky ankety vedoucí odborů. S výsledky je také seznámena rada a následně dojde k jejich zveřejnění na intranetu. Výsledky průzkumu spokojenosti zaměstnanců: Rok 2010 z 51 lístků odevzdáno 33 (65%) Rok 2011 z 51 lístků odevzdáno 36 (71%) Rok 2012 z 43 lístků odevzdáno 21 (49%) Rok 2013 z 44 lístků odevzdáno 24 (55%) Rok 2014 z 46 lístků odevzdáno 32 (70%) V posledních dvou letech došlo opět k vyšší návratnosti dotazníků až k hranici 70 %, z čehož vyplývá větší zájem zaměstnanců na vytváření aktivního prostředí pro vyjádření vlastních názorů a připomínek pro zlepšování pracovních podmínek. Kladně lze hodnotit opětovné navrácení příspěvku na stravné, které bylo realizováno od března 2014, čímž bylo vyhověno nejčastější připomínce uváděné v průzkumu spokojenosti zaměstnanců. Při zajišťování podmínek pro vyvážený pracovní a soukromý život zaměstnanců je využíváno především pružné pracovní doby a finančních prostředků ze sociálního fondu (finanční dary při pracovních výročích, životních výročích a při prvním odchodu do důchodu i sociální nevratnou výpomoc v mimořádně závažných případech dostávají zaměstnanci od roku 2005). Na úřadě probíhají pravidelné porady tajemníka se všemi vedoucími odborů. Porad se účastní starosta a seznamuje přítomné s informacemi z rady a zastupitelstva. Bodem porad, zařazovaným od roku 2006, jsou „Náměty a podněty pracovníků“, kde mohou vedoucí pracovníci přednést náměty a problémy zaměstnanců příslušného odboru. Tajemník vyhotovuje z každé porady zápis, přeposílá všem vedoucím odborů a zároveň ho zveřejňuje na intranetu. Zaměstnanci úřadu mohou dle potřeby osobně jednat se starostou, místostarostou a tajemníkem úřadu. Každý rok se uskutečňují v rámci hodnocení individuální pohovory pracovníků s jejich nadřízenými. První hodnocení proběhlo již v roce 2006. Každý zaměstnanec vyplní dotazník, který je podkladem pohovoru. Vedoucí pracovník zpracuje zápis z pohovoru, který předává tajemníkovi úřadu. Zaměstnanci se mohou vyjádřit k osobnosti svého vedoucího i v rámci každoročního průzkumu spokojenosti zaměstnanců. Vedoucí zaměstnanci absolvují osobní pohovory s tajemníkem úřadu. Při hodnocení se postupuje dle

Směrnice č. 6/2006 Pravidla hodnocení zaměstnanců. Na základě Směrnice č. 2/2010 – Měření efektivnosti realizovaných vzdělávacích aktivit, hodnotí zaměstnanec absolvované školení a následně je hodnocen svým nadřízeným. Do cílů organizace se zaměstnanci zapojují systematickým vzděláváním, zda a v jaké výši uplatňují získané znalosti a dovednosti a zda školení ovlivnilo kvalitu jejich pracovního výkonu. V letech 2011-3 bylo v rámci projektu „Vzdělávání pro územní veřejnou správu ORP Konice“ realizováno 20 kurzů z 8 školících modulů, zaměřených především na strategické plánování a řízení, finanční plánování a řízení, projektové řízení, vzdělávání v oblasti práva a legislativy, manažerské vzdělávání vedoucích pracovníků, školení v oblasti implementace moderních metod řízení ve veřejném sektoru, řízení a rozvoj lidských zdrojů a komunikační a prezentační dovednosti, které svým širokým obsahovým pojetím přispívají k vytvoření prostředí, které podporuje poslání, vizi a úroveň úřadu v praxi. Zaměstnanci MěÚ Konice, v rámci anonymní komunikace s vedením úřadu, mohou využít schránky umístěné ve vstupních prostorách všech budov městského úřadu. Tyto schránky jsou určeny především pro klienty a občany navštěvující úřad a jsou pravidelně monitorovány manažerem kvality. Důkazy:  Průzkumy spokojenosti zaměstnanců  Zápisy z porady vedoucích pracovníků  Směrnice č. 6/2006 Pravidla hodnocení zaměstnanců  Zápisy z individuálních pohovorů  Pracovní řád  Směrnice č. 2/2010 Měření efektivnosti realizovaných vzdělávacích aktivit  Směrnice 3/2014 Stravování zaměstnanců  Směrnice pro používání sociálního fondu


FÁZE, úroveň

Důkazy

0 - 10

11 - 30



31 - 50

51 - 70

71 - 90

91 - 100



DO (realizuj)

CHECK (přezkoumej)

ACT (konej)


45

60

60

55

55

55

55


KRITÉRIUM 4: PARTNERSTVÍ A ZDROJE SUBKRITÉRIUM 4.1 - ROZVÍJENÍ A ŘÍZENÍ PARTNERSTVÍ S RELEVANTNÍMI ORGANIZACEMI SILNÉ STRÁNKY  Identifikace zainteresovaných stran  Definované odpovědnosti jednotlivých pracovníků PŘÍLEŽITOSTI

SLABÉ STRÁNKY

HROZBY

Konický úřad má definovány zainteresované strany v dokumentu Identifikace zainteresovaných stran. Tento dokument byl v průběhu první poloviny roku 2013 vedoucími pracovníky a tajemníkem úřadu aktualizován. Jsou zde podrobně popsáni mj. všichni partneři úřadu. Partnery dělíme do 3 skupin – dodavatelé, partnerství v projektech a úřady: 1) Mezi každým dodavatelem určitých produktů a městem Konice se uzavírá smlouva o dílo včetně následného předávacího protokolu. Na straně města Konice tuto smlouvu zpracovává vedoucí majetkoprávního odboru ve spolupráci se zodpovědným vedoucím pracovníkem. Po určitém čase jsou uzavřené smlouvy přezkoumávány s ohledem na aktuální situaci a možnost upravit některé podmínky smlouvy, případně uzavřít některé dodatky. Pří výběru těchto dodavatelů se postupuje dle zákona o veřejných zakázkách a u zakázek malého rozsahu podle směrnice města pro zadávání zakázek malého rozsahu. Dodavatelé jsou vždy vybírání podle předem stanovených kritérií a klade se důraz na úsporu a efektivitu vynaložených finančních prostředků. Každá dodavatelská/partnerská smlouva je archivována příslušným odborem, k jehož činnosti se vztahuje a také majetkoprávním odborem. 2) Město Konice bylo zapojeno v projektech, kde vystupovalo jako partner. K projektům byly na začátku uzavřeny partnerské smlouvy a z nich plynula odpovědnost pro město Konice. Vždy je stanoven příslušný pracovník, který zajišťuje nutnou koordinaci projektových aktivit. Funguje také jako kontaktní osoba partnera a zodpovídá za plnění všech činnosti partnerské smlouvy. 3) Spolupráce s ostatními úřady probíhá formou pravidelných setkání skupiny „E“ benchmarkingu. Na těchto setkáních se řeší konkrétní agendy benchmarkingu a na závěr programu se diskutuje o nejrůznějších záležitostech všech konkrétních úřadů. V neveřejné části této agendy jsou vždy umísťovány příklady dobré praxe z ostatních úřadů. Tajemník úřadu si příklady dobré praxe pravidelně analyzuje s možností zavést prezentované příklady do činnosti úřadu. MěÚ Konice spolupracuje s MěÚ Prostějov, Krajským úřadem Olomouckého kraje a zajišťuje pracovní stáže pro nově nastoupivší pracovníky na úřad. Nepravidelná výměna pracovníků probíhá i s dalšími úřady (např. zkušební komisaři v případě potřeby působí v jiných městech). Město Konice je zapojeno v několika programech zaměřených na vzájemnou spolupráci. Jedná se o zapojení města v Mikroregionu Konicko, MAS Regionu Haná, spolupracuje s úřadem práce, finančním úřadem, s Policií ČR a s dalšími subjekty. Důkazy:  Smlouvy s dodavateli na veřejné zakázky  Identifikace zainteresovaných stran  BI2005  Partnerské smlouvy


FÁZE, úroveň

Stupnice

0 - 10

11 - 30

Důkazy



31 - 50

51 - 70

71 - 90

91 - 100



DO (realizuj)

CHECK (přezkoumej)

ACT (konej)

útvarech organizace. Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů

55

55

55

55

45

45


45 200 50

SUBKRITÉRIUM 4.2 - ROZVÍJENÍ A UPLATŇOVÁNÍ PARTNERSTVÍ S OBČANY/ZÁKAZNÍKY    

  

SILNÉ STRÁNKY Naplňování vize úřadu Otevřenost potřebám občanů při vyřizování záležitostí po celý pracovní týden (nejenom v úřední dny) Minimální čekací doba na úřadě Informovanost občanů pomocí všech dostupných zdrojů – internetové stránky, úřední deska, vývěska na podatelně, Zpravodaj města Konice PŘÍLEŽITOSTI Zlepšovat a zkvalitňovat služby pro občany Využívat dotací z EU a státního rozpočtu ČR Průběžné vzdělávání úředníků

SLABÉ STRÁNKY  Vyhovění požadavků občanů je limitováno finančními možnostmi rozpočtu města

HROZBY  Malý zájem občanů podílet se na věcech veřejných  Nízká účast občanů na veřejných zasedáních zastupitelstva města  Zastupitelnost v době letní dovolené

Vize Městského úřadu Konice, kterou schválila Rada města Konice dne 12.6.2006 usnesením č. 15/50/2006 : „Městský úřad – kvalitní služby občanům zajišťované s profesionálním přístupem a podpořené dobrými pracovními podmínkami.“. Tato vize je naplňována každodenně kvalitním a profesionálním přístupem úředníků. Ve velké míře je kladen důraz na občany, na jejich podněty, žádosti a připomínky a na kvalitní a rychlé služby, které jsou pro občany zajišťovány. Občané mohou podat i vyřídit žádosti během celého pracovního týdne, provozní doba úřadu pro občany je stanovena na každý den v týdnu, tzn. i mimo úřední dny. Výhodou na našem úřadě je minimální čekací doba, jak vyplynulo z průzkumu spokojenosti klientů v letech 2013 a 2014. Občané sdělují svoje připomínky k činnosti úřadu a města na veřejných zasedáních zastupitelstva města nebo prostřednictvím výborů zastupitelstva města. Je zřízen kontrolní výbor a finanční výbor. Předsedou výboru je vždy člen zastupitelstva obce. Občané místních částí předkládají vedení města svoje žádosti prostřednictvím osadních výborů, které dobře fungují ve všech místních částech. Na našem úřadě proběhlo v rámci modelu CAF již několikrát šetření spokojenosti občanů, ve kterém občané mohli vyjádřit svoje stanoviska a doporučení k činnosti úřadu a města. Na internetových stránkách je každoročně realizováno mnoho anket. K zajištění otevřenosti myšlenkám, podnětům a stížnostem občanů je umístěna ve všech budovách úřadu poštovní schránka, do které mohou občané vkládat svoje názory k činnosti úřadu a města, ovšem této možnosti občané využívají minimálně. Klienti rovněž mohou napsat svoje podněty, stanoviska a žádosti elektronicky prostřednictvím e-mailových adres jednotlivých úředníků nebo přímo na elektronickou podatelnu. Mohou se takto dotazovat na činnost úřadu nebo na problematiku města. MěÚ vydal vnitřní směrnici Pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností, na základě této směrnice doručenou stížnost zaeviduje odbor vnitřních věcí a postoupí je na příslušný odbor k dalšímu vyřízení. Na webových stránkách města se občané dozví základní informace o úřadě, jsou zde umístěny zápisy ze zasedání zastupitelstva a rady města, rozpočty a závěrečné účty města, roční zprávy o činnosti úřadu podle jednotlivých odborů, dále kontakty na pracovníky všech odborů, je zveřejněn popis činností jednotlivých odborů včetně dokumentů, žádostí a formulářů užívaných odbory. O své činnosti informuje úřad občany města ve Zprávě o činnosti úřadu, která se zpracovává za každý kalendářní rok a je pravidelně zveřejňovaná na internetových stránkách města Konice. Dalšími komunikačními zdroji pro občany jsou: úřední deska v budově na náměstí č. 28, úřední elektronická deska, regionální tisk, vývěsky na odborech a Zpravodaj Konice, který je distribuován zdarma do každé domácnosti v Konici a v místních částech. Jsou v něm uveřejněny zápisy ze zasedání zastupitelstva a rady města a další informace pro občany o kulturním a společenském dění a plánovaných sportovních akcích v Konici.

Město podporuje finančními prostředky ze svého rozpočtu sportovní kluby a zájmové organizace. V Konici jsou vytvořena pracovní místa veřejně prospěšných prací v rámci projektu „Veřejně prospěšné práce“, který je financován z OP LZZ prostřednictvím Evropského sociálního fondu a státního rozpočtu České republiky. Pracovní místa jsou zaměřena na údržbu veřejného prostranství, údržbu zeleně, pomocné úklidové práce apod. Důležitým efektem je zajištění údržby a čistoty v obci, z čehož mají prospěch obyvatelé a návštěvníci obce. Důkazy:  Zápisy ze zasedání zastupitelstva, výborů zastupitelstva a jednání rady města  Úřední deska a elektronická úřední deska  Rozpočet města – příspěvky organizacím  Průzkum spokojenosti klientů  Výpis anket na webových stránkách  Internetové stránky města  Internetové stránky komunitního plánování  Schránka na podněty občanů  Směrnice č. 3/2006 Pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností  Zpráva o činnosti úřadu  Zpravodaj města Konice  Regionální tisk  Vývěsky na nástěnkách na jednotlivých odborech  Projekt Veřejně prospěšné práce


FÁZE, úroveň

Důkazy

0 - 10

11 - 30



31 - 50

51 - 70

71 - 90

91 - 100



DO (realizuj)

CHECK (přezkoumej)

ACT (konej)


70

70

70

70

65

65


65 270 67,5

SUBKRITÉRIUM 4.3 - ŘÍZENÍ FINANCÍ SILNÉ STRÁNKY  Pravidelná měsíční analýza příjmové a výdajové části rozpočtu  Modul smlouvy, objednávky, limitky provázán na rozpočet

SLABÉ STRÁNKY  Prodlužování časového horizontu při řešení aktuální potřeby finančních prostředků rozpočtovými opatřeními, veřejnoprávními smlouvami

PŘÍLEŽITOSTI  Nové rozpočtové určení daní  Sdružení finančních prostředků veřejné a podnikatelské sféry

HROZBY  Nedostatek finančních prostředků na investice, a s tím spojený rozvoj města  Dofinancování výkonu státní správy z rozpočtu města

Pečlivá příprava rozpočtu cíleně směřuje k efektivnímu, udržitelnému a odpovědnému finančnímu řízení. Rozpočtový rok je shodný s rokem kalendářním. Návrh rozpočtu města je zveřejňován u daňových příjmů a transferů položkově, u ostatních příjmů a výdajů dle oddílů a paragrafů a třídy položky. U činnosti místní správy rovněž položkově. Návrh rozpočtu je vyvěšen na úřední desce a elektronické úřední desce na webových stránkách města a občané se mohou k tomuto návrhu rozpočtu vyjádřit. Schvalování rozpočtu na zasedání Zastupitelstva města Konice je veřejné, opět s možností vyjádření občanů. Před předložením rozpočtu zastupitelstvu předchází projednání ve finančním výboru a radě města. Schválený rozpočet je rovněž zveřejňován na webových stránkách města. Po schválení rozpočtu je neprodleně proveden rozpis schváleného rozpočtu pro příslušný rok. Město uskutečňuje své finanční hospodaření v souladu se schváleným rozpočtem. Je prováděna pravidelná měsíční analýza příjmové a výdajové části rozpočtu, prostřednictvím výkazu FIN 2-12M. Dle Komplexního souboru vnitroorganizačních účetních směrnic jsou všichni vedoucí pracovníci povinni sledovat a prověřovat dodržování účelnosti a hospodárnosti všech finančních operací. Děje se tak prostřednictvím účetního modulu Ginis. Pro kontrolu rozpočtových výdajů byl zaveden modul SML – sledování smluv, objednávek a limitních výdajů za celou účetní jednotku. Tento modul slouží jako předběžná kontrola před vznikem závazku. Požadovaný výdaj musí být kryt finančními prostředky rozpočtu. Dalším nástrojem efektivního řízení finančních zdrojů je systém vymáhání pohledávek a nastavení možnosti splátkových kalendářů. Nemalé úspory finančních prostředků přinesla městu i elektronická aukce na výběr dodavatele plynu s cenou 637 Kč /MWh (původně jsme odebírali za 705 Kč/MWh. Bude probíhat i elektronická aukce na výběr dodavatele energií. Rozpočtový výhled je zpracován na období 2014 – 2017 Obsahuje předpokládané příjmy a výdaje. Je podkladem pro rozpočet běžného roku s přihlédnutím ke konkrétním podmínkám. Koncem roku 2015 bude předložen nový rozpočtový výhled na čtyřleté období 2016 a 2019 s ohledem na vývoj rozpočtového určení daní a realizovaných investic. Odpovědnost za správu rozpočtu má vedoucí odboru finančního z titulu pracovní náplně. Rozpočtová opatření v průběhu roku předkládá odbor finanční ke schválení Radě města, která případy ve výlučné pravomoci zastupitelstva předkládá k jeho schválení. Změny rozpočtu se provádějí rozpočtovými opatřeními, která se evidují podle časové posloupnosti. Financování investičních akcí již v době rozpočtového procesu vychází z předpokládaných finančních možností města. Vzhledem k tomu, že velké investiční akce nejsou výdělečné, ale sledují potřeby města z hlediska základní vybavenosti, nelze uplatňovat systém ekonomické návratnosti investic a většinou jsou financovány prostřednictvím transferů nebo úvěrů. U menších investic je řízení financování podřízeno možnostem rozpočtu města. Město Konice nemá zřízen odbor interního auditu a kontroly. Tato činnost je prováděna smluvně externími auditory v rozsahu příslušných předpisů. Kontrola externím auditorem je prováděna také u všech tří příspěvkových organizací zřízených městem. V rámci používaného účetního systému odpovídajícímu zákonu o účetnictví je dodržován akruální princip tj. věcná a časová souvislost. Od roku 2010 jsou nově zavedeny účetní výkazy, a to Rozvaha, Výkaz zisku a ztrát, Příloha. Součástí účtování dle rozpočtové skladby je také účtování se značením účelovým znakem, určení nástroje a zdroje a orgu pro potřeby vedení oddělené evidence transferů a jejich snadného finančního vypořádání. Město nemá hospodářskou činnost.

Dnem 1. srpna 2013 nabyla účinnosti vyhláška 220/2013 Sb. o požadavcích na schvalování účetních závěrek některých vybraných účetních jednotek. Tato vyhláška stanoví požadavky na organizaci schvalování účetních závěrek vybraných účetních jednotek a způsob poskytování součinnosti osob zúčastněných na tomto schvalování. Vztahuje se na územní samosprávné celky, tedy i na město Konice, schvalujícím orgánem je Zastupitelstvo města Konice (Zákon 128/2000 Sb. o obcích, § 84 ods. 2 pís. b). V souladu s touto vyhláškou účetní jednotka zajistí přípravu a předložení podkladů pro schvalování účetní závěrky schvalujícímu orgánu přehledným způsobem, který umožní zejména efektivní posouzení úplnosti a průkaznosti účetnictví a vyhodnocení předvídatelných rizik a ztrát ve vztahu k věrnému a poctivému obrazu předmětu účetnictví a finanční situaci účetní jednotky. O úkonu schválení nebo neschválení sepisuje schvalující orgán tj. zastupitelstvo protokol. Schvalujícím orgánem pro účetní závěrky příspěvkových organizací zřízených městem je Rada města Konice. Zveřejňování na úřední desce Na úřední desce je zveřejňován rozpočet města na příslušný kalendářní rok v členění příjmy, výdaje a financování a závěrečný účet, který obsahuje: 1. Hodnocení plnění rozpočtu města Konice za rok v Kč 1.1 Rozpočtové příjmy 1.2 Rozpočtové výdaje 1.3 Financování 1.4 Komentář k závěrečnému účtu města Konice za rok 2. Hodnotící zpráva finančního hospodaření města Konice za rok 3. Stavy peněžních prostředků na bankovních účtech k 31.12.příslušného kalendářního roku 4. Příspěvky poskytnuté neziskovým org., které nejsou zřízeny městem na rok v Kč 5. Vyúčtování přijatých transferů a příspěvků k 31.12.příslušného kalendářního roku v Kč 6. Výsledek hospodaření příspěvkových org. zřízených městem a založených právnických osob za rok v Kč 7. Členství města Konice v dobrovolném svazku obcí a mikroregionů 8. Struktura majetku města Konice k 31.12.příslušného kalendářního roku v Kč 9. Investice města Konice realizované v příslušném kalendářním roce a zdroje jejich krytí v Kč 10. Přehled o stavu úvěrů a půjček města Konice 11. Přehled o hospodaření sociálního fondu města Konice za rok 12. Zpráva auditora 13. Výkaz FIN 2-12 plnění rozpočtu k 31.12.příslušného kalendářního roku Město je zapojeno do BI2005, kde jsou běžně porovnávány agendy se zapojenými ORP ve srovnatelných případech. Podrobněji byly rozebírány ukazatele odchylující se výrazně od průměru a možnosti jejich pozitivního vývoje. Důkazy:  Rozpočet města  Rozpočtová opatření  Rozpočtový výhled  Zápisy finančního výboru  Zápisy z jednání Rady a Zastupitelstva města Konice  Soubor vnitroorganizačních účetních směrnic  Evidence a vymáhání pohledávek  Výkaz FIN 2-12 M pro hodnocení rozpočtu - měsíčně  Účetní výkaz Rozvaha, Výkaz zisku a ztráty, Příloha ÚSC - měsíčně  Závěrečný účet města  Zprávy z vnitřního auditu a z přezkumu hospodaření


FÁZE, úroveň

PLAN (plánuj)

DO (realizuj)

CHECK (přezkoumej)

ACT (konej)

Stupnice

0 - 10

11 - 30

Důkazy



31 - 50

51 - 70

91 - 100


Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů

71 - 90

71

71

71

71

60

60


44

60 262 65,5

SUBKRITÉRIUM 4.4 - ŘÍZENÍ INFORMACÍ A ZNALOSTÍ SILNÉ STRÁNKY  Centrální evidence smluv  Šíření informací o vydávané legislativě  Procesní mapy PŘÍLEŽITOSTI



SLABÉ STRÁNKY Problematická zastupitelnost u některých činností



HROZBY Ztráta znalostí při odchodu klíčových pracovníků

Informace potřebné k činnosti jsou shromažďovány na jednotlivých odborech. Jedná se například o metodické pokyny z krajského úřadu nebo příslušných ministerstev, bývají šířeny elektronicky a na odborech se tisknou. Dále to bývá odborná literatura, např. zákony s komentářem, různé vzory, postupy. Aktuální zákony jsou přístupné všem pracovníkům úřadu prostřednictvím programu ASPI, který obsahuje také spoustu literatury, výkladů a vzorů. Město odebírá jeden výtisk Sbírky zákonů, titulní stránka je na podatelně skenována a rozesílána vedoucím odborů, aby měli přehled o vydávaných právních předpisech. Na řadě odborů jsou při výkonu přenesené působnosti vedeny veškeré evidence elektronicky v centrálních informačních systémech. Na některých odborech jsou vedeny ještě duplicitně ručně v evidenčních knihách. Zdrojem referenčních údajů se od poloviny roku 2012 staly základní registry, které prostřednictvím centrálních IS nebo SSL GINIS využívají úředníci při výkonu správních agend podle přidělených oprávnění. Jednotlivé dokumenty a vytvářené spisy jsou evidovány v elektronické spisové službě GINIS. Vytvářené dokumenty jsou v elektronické podobě i v papírové podobě založené v příslušném spise. Spisy jsou ukládány v souladu se spisovým řádem v kanceláři a následně ve spisovně úřadu, po vypršení skartační lhůty bývají skartovány. Všechny smlouvy uzavírané městem (mimo pracovní) jsou evidovány, vč. elektronického obrazu v programu SML GINIS: Pracovníci mají v pracovní náplni bod: Pravidelně a v možných problematických případech bezodkladně informuje vedoucího odboru o zabezpečovaných činnostech a postupech řešení úkolů na svěřeném úseku. V případě ukončení pracovního poměru jsou znalosti a informace předávány vedoucímu odboru a pracovníkovi vykonávajícímu stejnou činnost (je-li takový). U náročnějších funkcí nebo není-li trvalý zástup, bývá nový pracovník přijímán dříve, než stávající odejde, aby se nový mohl zapracovat a převzít získané znalosti. Znalosti získané z externích vzdělávacích akcí nebo metodických porad jsou přenášeny dále na poradách odborů. Důležité informace mající strategický význam jsou předávány směrem k vedení města a ostatním odborům na poradách vedoucích odborů nebo samostatně tajemníkovi. Naopak informace týkající se strategického plánování úřadu, organizačních změn, potřeb zainteresovaných stran, jednání rady a zastupitelstva, od nadřízených orgánů (např. z porad tajemníků s náměstkem ministra vnitra, s ředitelem krajského úřadu) jsou předávány na poradách vedoucím odborů a dále pracovníkům. Na intranetu jsou pro pracovníky zveřejňovány a uchovávány vyhlášky města, vnitřní směrnice, zápisy z porad, výsledky průzkumu spokojenosti zaměstnanců, návody, postupy. Předávání informací od úřadu ke klientům probíhá prostřednictvím internetových stránek města (jsou zveřejňovány i sebehodnotící zprávy CAF, zprávy o činnosti úřadu, výsledky průzkumů spokojenosti klientů), Konického zpravodaje (tištěný měsíčník roznášený zdarma do všech domácností města), úřední desky, nástěnek. Důkazy:  Internetové stránky města  Intranet  Vnitřní směrnice  Zápisy z porad vedoucích odborů  Spisová služba 45

   

Evidence smluv ASPI Organizační řád Náplně práce

46


FÁZE, úroveň

Stupnice

0 - 10

11 - 30

31 - 50

51 - 70

Důkazy



Několik důkazů týkající se relevantních oblastí

Přesvědčivé důkazy týkající se většiny oblastí

71 - 90

91 - 100

Excelentní Velmi důkazy týkající přesvědčivé se všech oblastí, důkazy týkající srovnání s jinými se všech oblastí organizacemi

Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí PLAN (plánuj)

DO (realizuj)

CHECK (přezkoumej)

ACT (konej)

se

pravidelně

v

příslušných útvarech organizace. Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů

65

65

65

65

51

51


47

51 232 58

SUBKRITÉRIUM 4.5 - ŘÍZENÍ TECHNOLOGIE      

SILNÉ STRÁNKY Zavádění nových technologií Učebna pro zkoušky žadatelů o řidičské oprávnění Nový registr vozidel Základní registry Datové schránky PŘÍLEŽITOSTI V budoucnu možné zavedení objednávkového systému klientů přes internet

SLABÉ STRÁNKY  Finanční možnosti

HROZBY  Nesjednocený HW + SW  Výpadky nových technologií (registrů)

Městský úřad podporuje využití nových technologií HW + SW. Dle potřeby a finančních možností je SW aktualizován a přechází se na jeho novější verze. Dále se provádí opatření dle finančních možností k sjednocení těchto technologií. Došlo k zavedení elektronických podpisů dle potřeby úřadu a jsou prováděny elektronické zkoušky v autoškole, počítačová učebna MěÚ. Přešlo se na nový systém registru řidičů, registru vozidel a nové využívání základních registrů. Dle finančních možností se provádí standardizace operačních systémů, výpočetní techniky a dalších. Městský úřad využívá v rámci celého systému pro jednotlivé pracovníky emailovou poštu s vlastní adresou pro každého zaměstnance včetně přístupu na internet. Úřad má vlastní intranet s přístupem pro každého zaměstnance úřadu, společné síťové disky, speciální programy apod. Úředníci jsou o možnostech jednotlivých programů proškolování dle potřeby např. v rámci e-learning nebo přímo vlastními pracovníky odboru informatiky. Důkazy:  Doklady o HW + SW  Propojení budov úřadu  Učebna na elektronické zkoušky uchazečů o řidičská oprávnění  Intranet, internet  Základní registry  Nový registr vozidel  Nový registr řidičů  Společné síťové disky  Odborná školení odboru informatiků  E-mailová komunikace  Přístup pracovníků na internet, intranet a e-mailové adresy  Intranetové stránky města  Inovace výpočetní techniky

48


0 - 10

11 - 30

Důkazy



31 - 50

51 - 70

71 - 90

91 - 100


Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí se pravidelně v příslušných útvarech organizace. Počet bodů Realizace je řízena pomocí

70

70

70

70

60

60

definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů


49

60 260 65

SUBKRITÉRIUM 4.6 - ŘÍZENÍ PROVOZNÍCH PROSTŘEDKŮ, ZAŘÍZENÍ A BUDOV SILNÉ STRÁNKY  Pravidelná měsíční analýza příjmové a výdajové části rozpočtu  Modul smlouvy, objednávky, limitky provázán na rozpočet

SLABÉ STRÁNKY  Prodlužování časového horizontu při řešení aktuální potřeby finančních prostředků rozpočtovými opatřeními, veřejnoprávními smlouvami

PŘÍLEŽITOSTI  Sdružení finančních prostředků veřejné a podnikatelské sféry

HROZBY  Nedostatek finančních prostředků na investice, a s tím spojený rozvoj města  Dofinancování výkonu státní správy z rozpočtu města

Městský úřad je umístěn od reformy veřejné správy v roce 2003 ve dvou lokalitách, poměrně od sebe vzdálených. Uvedený stav je ve střednědobém výhledu neměnný. Budovy úřadu jsou jen částečně přizpůsobeny tělesně postiženým občanům. Dostupnost pro tělesně postižené občany je pouze na sociální odbor, podatelnu a pokladnu. Velikost a umístění kanceláří umožňuje pouze částečné inovace, vzhledem k tomu, že se nachází ve třech starších původních budovách. Kanceláře jsou využívány hospodárně. Jde převážné o prostorově menší kanceláře, ve dvou objektech s vyššími stropy, což je energeticky náročné. Každá budova MěÚ má svůj „průkaz energetické náročnosti budovy“. Údržba budov a zařízení je prováděna vesměs jako vynucené opravy z důvodu vzniklých závad nebo opatření z pravidelně prováděných revizí. Drobné opravy a údržba u budov úřadu je zajišťována vlastními silami, případně prostřednictvím organizace, kde má město rozhodující vliv. Postupně vzhledem k finančním možnostem města dojde k výměně oken na jednotlivých budovách městského úřadu. S výměnou bylo započato v roce 2014 na objektu přístavby budovy čp. 28. Součástí rozpočtu na rok 2015 je další část výměny oken na budovách MěÚ, a tím dojde ke snížení nákladů na energie a plyn. Úspory finančních prostředků přinese městu i elektronická aukce na výběr dodavatele plynu a připravuje se se i aukce na dodavatele energie. Co se týká vybavení kanceláří úřadu, převažuje starší nábytek a zařízení. Je prováděna obměna jen nejnutnějšího vybavení opět v závislosti na finančních možnostech města. Investice jsou plánovány v rozpočtu města na příslušný kalendářní rok a je zpracován rozpočtový výhled investic na rok 2014-2017. Koncem roku 2015 bude předložen nový rozpočtový výhled na čtyřleté období 2016 a 2019 s ohledem na vývoj rozpočtového určení daní a realizovaných investic. Odbor informatiky vede centrální správu prostředků informačních a komunikačních technologií, tiskových materiálů, jejich nákup a sledování. Zajišťuje provoz, údržbu a servis kopírovacích strojů a dodávku spotřebního materiálu ve spolupráci se servisními firmami. Obměna prostředků informační a komunikační technologie se provádí s přihlédnutím k hospodárnosti a efektivnosti. U zajištění oprav výpočetní techniky servisními firmami se zvažuje rentabilita před jejím zadáním. V oblasti informatiky byl realizován projekt „Technologické centrum a vnitřní integrace úřadu ORP Konice“, což umožnilo udržet komunikační technologie na dostatečné úrovni. Dále probíhá projekt „Konsolidace hardware a software spojené se zvýšením bezpečnosti technologického centra ORP Konice.“ Úřad má k dispozici dva osobní automobily s řidičem. Nový osobní automobil byl pořízen v květnu 2014, druhý starší je z roku 2004. Třetí osobní automobil z roku 1999 slouží pro pracovníky komunálních služeb. Bohužel u dvou starších vozidel se začíná projevovat stáří automobilů, a s tím související zvyšování výdajů na opravy. Drobné opravy služebních automobilů zajišťuje řidič, větší opravy servis. Uplatňujeme centrální evidenci požadavků na jízdy zaměstnanců jednotlivých odborů a jejich sdružování, aby bylo dosaženo efektivity a úspory zejména pohonných hmot. Sleduje se spotřeba pohonných hmot a využitelnost vozidel. Dostupnost veřejné dopravy je vyhovující. Budovy úřadu vzhledem k jejich umístění jsou snadno dostupné pro občany, a to i ve vztahu k zastávkám veřejné dopravy. Bezbariérový přístup je vyřešen jen částečně a parkovací místa pro tělesně postižené jsou zřízena v blízkosti hlavní budovy. Všechna řízení s 50

invalidními nebo těžce pohyblivými občany, kromě cestovních dokladů, lze na požádání vyřídit v přízemí na podatelně. O této možnosti jsou občané informování u vchodu do budovy. S využitím nebytových prostor je problém zejména v místních částech. Jedná se o starší objekty, které využívají zejména místní spolky pro své aktivity nebo město na konání voleb jen pár dní v roce. V přehledu uvádím využití nebytových prostor na zámku ul. Kostelní čp. 46 v Konici pro veřejnost a organizace: místnost č. 212 – zasedací místnost – školení, semináře, přednášky, schůzky ČSŽ Konice - 8 x za měsíc místnost č. 212 – zasedací místnost – soukromé oslavy – 1 x za měsíc obřadní síň – koncerty ZUŠ, předávání vysvědčení, svatby, koncerty – 8 x za měsíc místnost č. 214, 215 – kancelář, výpůjčka Charita Konice, komunitní plánování soc. služeb Konicka – celý rok místnost č. 139, 141, 142 a 143 – klubovna Mateřského centra Srdíčko, výpůjčka Charita Konice – celý rok místnost č. 226 – výstavní sál, výpůjčka – Dana Poláková, cvičení jógy, 4 x za měsíc místnosti č. 110, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 119, 120, 121, 229 a 146 – výstavní prostory pro Muzeum řemesel Konicka, o.s., výpůjčka – celý rok 105, 106 – šachisté, dechová hudba Koničanka – klubovna, výpůjčka, 8 x za měsíc 124 – klubovna skautů, výpůjčka, 4 x za měsíc. Důkazy:  Rozpočet města  Výkaz FIN 2-12 M čerpání rozpočtu  Rozpočtový výhled 2014-2017  Týdenní plánování potřeby služebních vozidel – žádanky  Deník jízd- vyhodnocení průměrné měsíční spotřeby pohonných hmot

51

Bodové hodnocení s „jemným rozlišením“ – panel předpokladů Subritérium 4.6

FÁZE, úroveň

Stupnice

0 - 10

11 - 30

31 - 50

51 - 70

Důkazy





71 - 90

91 - 100



DO (realizuj)

CHECK (přezkoumej)

ACT (konej)

Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány.

60

60

55

55

Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování.

50

50

Počet bodů

45

45 210 52,5

Celkem na 400 POČET BODU na 100

52

KRITÉRIUM 5: PROCESY SUBKRITÉRIUM 5.1 - SOUSTAVNÉ IDENTIFIKOVÁNÍ, NAVRHOVÁNÍ, ŘÍZENÍ A INOVOVÁNÍ PROCESŮ, DO KTERÝCH ZAPOJUJE ZAINTERESOVANÉ STRANY    

SILNÉ STRÁNKY Procesní analýza Zapojení do BI2005 Systém vnitřních předpisů PŘÍLEŽITOSTI Zvýšení motivace ke zkvalitňování procesů

SLABÉ STRÁNKY

HROZBY  Nekoncepční změny zákonů

Předmět činnosti úřadu je uveden v příloze Organizačního řádu MěÚ Konice – Náplně činností jednotlivých odborů. Od roku 2012 se úřad přihlašuje (jako orgán veřejné moci) do Rejstříku práv a povinností. K 31.12.2014 má úřad zaregistrován výkon činností ve 122 agendách. Činnosti uvedené v příloze OŘ nebo v seznamu zaregistrovaných agend jsou dále rozděleny do pracovních náplní jednotlivých úředníků. Na odborech jsou činnosti vykonávány zavedeným stanoveným postupem dílčích kroků, které vytváří procesy. Úřad má zpracovanou procesní analýzu popisující klíčové procesy ze všech oblastí činnosti, součástí analýzy jsou procesní mapy, tj. modely průběhu procesů. Počty analyzovaných procesů pro jednotlivé odbory jsou následující: Odbor Obecní živnostenský úřad Finanční Majetkoprávní Dopravy Sociálních věcí Vnitřních věcí Výstavby Životního prostředí CELKEM

Počet 3 18 2 11 4 8 12 27 81

Procesní mapy identifikují cíl a vlastníka procesu, požadavek na lidské a materiální zdroje, soubor dílčích procesů (činností) na vstupu, při vlastní činnosti a na výstupu, stanoví také parametry měření procesu, včetně parametru zlepšování jako ukazatele výkonnosti. Hlavní procesy spadají především do oblasti správního řízení a striktně se opírají o právní předpisy (speciální zákony + správní řád, případně daňový řád) a dále do oblasti finančního hospodaření města a správy majetku města. Vedle zákonů jsou k řízení procesů využívány také vnitřní směrnice města či úřadu jako: o 1/2006 Oprávněné úřední osoby – určují vlastníky procesů, o 3/2006 Pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností, o 1/2014 Pravidla pro zveřejňování písemností na úřední desce, o 2/2007 Koordinovaná stanoviska a koordinovaná závazná stanoviska, o 5/2007 Pravidla krátkodobého pronájmu veřejně přístupných pozemků ve vlastnictví města Konice, o 6/2007 Kontrolní řád, o 2/2009 Pravidla pro používání datové schránky, o 3/2010 Komplexní soubor vnitroorganizačních účetních směrnic o 9/2014 Evidence a vymáhání pohledávek. o 5/2012 Zadávání veřejných zakázek malého rozsahu o 4/2014 Nálezy Řídící a podpůrné procesy jsou vedle zákonů a vyhlášek upraveny také vnitřními směrnicemi jako: o 1/2005 Směrnice pro používání sociálního fondu, o 2/2006 Provozní směrnice Bezpečnostní politiky informačního systému MěÚ Konice, o 5/2006 O evidenci pokutových bloků, 53

o o o o o o o

3/2007 O používání soukromých silničních vozidel pro potřebu zaměstnavatele 1/2008 Týmová práce, 1/2010 Směrnice pro práci s osobními údaji, 4/2010 Pravidla pro zpracování a předkládání materiálů pro jednání rady a zastupitelstva, 1/2012 Pracovní cesty, 7/2012 O jednotném vzhledu dokumentů, 9/2012 Etický kodex úředníků MěÚ Konice.

Pro řídící a podpůrné procesy je důležitý také organizační řád, pracovní řád, spisový a skartační řád. Odpovědnost za procesy má na odborech vedoucí odboru a pracovník, který má předmět činnosti, kterého se proces týká uveden v pracovní náplni, případně přímo v pracovní smlouvě. V případě činností vykonávaných podle směrnice č. 1/2008 Týmová práce je zadavatelem projektu určen vedoucí projektu, který je potom vlastníkem procesu. Procesy jsou průběžně sledovány a případně aktualizovány či zlepšovány na základě doporučení nadřízených orgánů (po provedené kontrole), nových potřeb zainteresovaných stran, změn legislativy, množství přidělených finančních prostředků, po srovnání s jinými úřady (např. v rámci BI2005). Finanční prostředky nejsou přidělovány na jednotlivé procesy, ale na činnost úřadu celkem. Výjimkou jsou dotace, např. na OSPOD, na projekty. Pro zkvalitňování procesů je důležitá podpora aktivity vlastníků procesů, která napomáhá naplňování vize a strategických plánů. Zaměstnanci mohou navrhovat zlepšování prostřednictvím vedoucích odborů, při hodnocení pracovníků nebo při průzkumu spokojenosti. Výsledky procesů jsou každoročně zpracovány ve Zprávě o činnosti úřadu.1x ročně provádí tajemník s vedoucími odborů vyhodnocení benchmarkingového srovnávání. Důkazy:  Procesní analýza  Vnitřní směrnice úřadu  Organizační řád MěÚ Konice  Zápisy z porad vedoucích odborů  Zprávy o činnosti úřadu

54

Bodové hodnocení s „jemným rozlišením“ – panel předpokladů Subkritérium 5.1 –

FÁZE, úroveň

Stupnice

0 - 10

11 - 30

31 - 50

51 - 70

Důkazy





71 - 90

91 - 100


Plánování vychází z potřeb a představ zainteresovaných stran. Provádí PLAN (plánuj)

DO (realizuj)

CHECK (přezkoumej)

ACT (konej)

se

pravidelně

v

příslušných útvarech organizace. Počet bodů Realizace je řízena pomocí definovaných procesů a odpovědností a pravidelně je rozšiřována do příslušných útvarů organizace. Počet bodů

71

Definované procesy jsou v příslušných útvarech organizace pravidelně monitorovány pomocí příslušných ukazatelů a přezkoumávány. Počet bodů Po obdržení výsledků kontroly se ve všech příslušných útvarech organizace pravidelně realizují činnosti zaměřené na nápravu a zlepšování. Počet bodů

55

71

65

65

51

51

51


SUBKRITÉRIUM 5.2 - ROZVÍJENÍ A POSKYTOVÁNÍ SLUŽEB / PRODUKTŮ ORIENTOVANÝCH NA OBČANA/ZÁKAZNÍKA     

SILNÉ STRÁNKY Dotazníková a anketní šetření Elektronická schránka pro podněty a náměty občanů Zveřejňování nejdůležitějších informací na internetu PŘÍLEŽITOSTI Vyšší aktivita občanů při využívání elektronické komunikace s úřadem. Zveřejnění článku ve Zpravodaji Konice o zvýšení angažovanosti občanů při předkládání podnětů/návrhů

SLABÉ STRÁNKY  Nepředkládání podnětných návrhů, připomínek a doporučení od občanů ve všech typech schránek

HROZBY  Snižování počtu obyvatel správního obvodu

Klienti se do zlepšování služeb poskytovaných úřadem příliš nezapojují. Na využití těchto možností mají několik způsobů. Nejběžnějším projevem je sdělení svých požadavků/potřeb při řešení konkrétní záležitosti na příslušném odboru. Vedoucí odboru se tento požadavek zapíše a přednese jej na nejbližší poradě tajemníka úřadu s vedoucími pracovníky. V případě zájmu může klient tento požadavek sdělit přímo tajemníkovi úřadu, případně starostovi nebo místostarostovi. Dalším způsobem je veřejné vystoupení na zastupitelstvu města. Na těchto zasedáním je přítomen i tajemník úřadu a může tak přímo tento podnět předat k řešení příslušnému odboru úřadu. Podnět/návrh bude zaznamenán v zápise z jednání zastupitelstva a tajemník na něj v zákonné lhůtě občanovi. Toto je nejčastější a nejběžnější způsob prezentace návrhů od občanů ke klientům. Sdělování podnětů a připomínek k činnosti úřadu, probíhá prostřednictvím realizace každoročních průzkumy spokojenosti klientů. Každý z dotazovaných klientů může sdělit svoje podněty, návrhy a připomínky k činnosti úřadu v otázce „Máte nějaké připomínky nebo návrhy na zlepšení práce a činnosti MěÚ Konice?“ Závěry z tohoto průzkumu představí tajemník vedoucím odborů a také radě města. Možnost k prezentaci námětů občanů k činnosti městského úřadu existuje i formou elektronické schránky na internetových stránkách města. Byla instalována v roce 2007. Schránka je přesměrována na emailovou schránku referenta kvality, který záznamy z této schránky vždy přeposílá dotčenému vedoucímu pracovníkovi a v kopii tajemníkovi úřadu. Zatím všechny dotazy, které do této schránky byly adresovány, byly zaměřeny na záležitosti vztahující se k majetku města Konice, často byly přeposílány přímo na vedení města starostovi a místostarostovi. Na úřadě je také instalována schránka pro písemné připomínky k činnosti úřadu. K jejímu vyhodnocování dochází 4x ročně. V budově Na Příhonech má schránku na starosti referent kvality a v budově na Masarykově náměstí ji mají na starosti pracovnice podatelny úřadu. Oba jmenovaní tuto schránku pravidelně vybírají a výsledky odevzdávají vedení města. Zatím této formy prezentace svých názorů k činnosti úřadu není využíváno. V nevyužívané elektronické komunikaci mezi klienty a úřadem spatřujeme největší rezervy. Klienti této možnosti téměř vůbec nevyužívají. Důležité informace k chodu a činnosti úřadu jsou zveřejňovány na internetových stránkách města, na nástěnkách jednotlivých odborů, někdy na úřední desce, ve Zpravodaji Konice, který je distribuován zdarma do každé konické domácností a je zveřejněn na internetu, a také v regionálním rozhlase. Všechny zveřejňované informace jsou zpracovány v českém jazyce, jednoduchou a pochopitelnou formou. Výstupy jednotlivých procesů na úřadě jsou evidovány ve zprávě každého odboru a úřad o nich každoročně informuje ve Zprávě o činnosti úřadu. V roce 2014 zpracoval sociální odbor Standardy kvality podle přílohy č. 1 vyhlášky č. 473/2012 Sb., o provedení některých ustanovení zákona o sociálně-právní ochraně dětí. K jejich vytvoření došlo v rámci realizace projektu „Zvýšení kvality poskytovaných služeb orgánem sociálně-právní ochrany dětí MěÚ Konice“. Od 1. ledna 2015 se podle nich bude odbor sociálních řídit a také podle nich postupovat. Stížnosti podané na úřad jsou vždy evidovány tajemníkem. Jedná se o stížnosti proti nevhodnému chování úřední osoby nebo proti postupu správního orgánu. Pokud je stížnost oprávněná, tak se okamžitě řeší 56

s dotčeným pracovníkem za účasti vedoucího pracovníka. Důkazy:  Zápisy z jednání zastupitelstva  Návrhy, podměty z elektronické/hmotné schránky  Zprávy o činnosti úřadu  Průzkumy spokojenosti klientů  Zpravodaj Konice  Nástěnky jednotlivých odborů  Úřední deska  Standardy kvality  Evidence stížností

57


FÁZE, úroveň

Stupnice

0 - 10

11 - 30

Důkazy



31 - 50

51 - 70

71 - 90

91 - 100



DO (realizuj)

CHECK (přezkoumej)

ACT (konej)


71

71

65

65

60

60

60

60 256 64

Celkem na 400 POČET BODU na 100

58

SUBKRITÉRIUM 5.3 - KOORDINACE PROCESŮ NAPŘÍČ ORGANIZACÍ A S DALŠÍMI RELEVANTNÍMI ORGANIZACEMI SILNÉ STRÁNKY           

OŘ Pracovní řád úřadu Dodržování zákoníku práce Vnitřní směrnice úřadu Týmová spolupráce napříč úřadem Pravidelné porady tajemníka úřadu s vedoucími odborů, dále porady na jednotlivých odborech Průzkum spokojenosti zaměstnanců 1 x ročně PŘÍLEŽITOSTI Rozvíjení týmové spolupráce Průběžné vzdělávání úředníků Rozvoj vnitřní komunikace mezi odbory Podněty a připomínky zaměstnanců vycházející z ankety spokojenosti zaměstnanců

SLABÉ STRÁNKY  Absence benefitů pro zaměstnance – např. příspěvek na penzijní připojištění  Finanční podmínky a možnosti  Rozpočet města

HROZBY  Zastupitelnost v době letní dovolené  Nesplnění některých požadavků a připomínek zaměstnanců úřadu vycházející z ankety spokojenosti zaměstnanců

Každý proces je uspořádaným souborem vzájemně propojených činností, které přeměňují zdroje a vstupy efektivním způsobem do služeb pro jednotlivé občany. Některé procesy mají dopad jak na chod úřadu, tak i na město jako celek. Hlavní procesy realizují poslání a strategii instituce, jsou rozhodující pro poskytování služeb pro občany, jsou vymezeny platnými zákony. Řídící procesy jsou nutné pro řízení organizace a celého úřadu, jsou dány také vnitřními směrnicemi. Všechny procesy prováděné úřadem mají za cíl koordinovat činnost úřadu jako celku a poskytovat kvalitní a efektivní služby občanům města a institucím a firmám ve městě v souladu s danými platnými zákony. Prováděné procesy koordinuje vedení města, orgány města, městský úřad, tajemník úřadu a vedoucí odborů. OŘ úřadu je základním vnitřním předpisem upravujícím vnitřní organizaci úřadu, stanoví postavení a působnost úřadu, jeho vztah k orgánům města a jiné vnější vztahy, dále upravuje vnitřní členění úřadu na odbory a zásady vnitřního styku. Náplně činností jednotlivých odborů jsou stanoveny v příloze organizačního řádu a řídí koordinaci procesů uvnitř naší organizace, tedy chod úřadu. S tímto rovněž souvisí i vnitřní pracovní řád, který je vydaný v souladu se zákoníkem práce, obsahuje soubor pracovních nařízení v rámci úřadu a je závazný pro všechny zaměstnance města zařazené v městském úřadě. Pracovní řád upravuje základní povinnosti pracovníků, pracovní dobu, plat za práci, hmotnou odpovědnost, dovolenou a jiné. Spisový řád je vydaná vnitřní směrnice, která řídí a koordinuje procesy vyřizování, archivace a skartace dokumentů, je platný a závazný pro všechny úředníky, kteří vyřizují dokumenty, podněty a žádosti ve spisové službě. Činnosti úřadu dále upravují další vnitřní směrnice, např. směrnice pro práci s osobními údaji, směrnice o jednotném vzhledu dokumentů, směrnice o týmové práci, stravování zaměstnanců, pracovních cestách, stížnostech, pravidlech hodnocení zaměstnanců, atd. Vedoucí odborů se schází s tajemníkem úřadu na pravidelných poradách, kde probíhá vyhodnocení daných pracovních úkolů, současně jsou stanoveny pracovní úkoly na další období, včetně termínu jejich odevzdání. Tímto koordinuje tajemník úřadu činnosti na jednotlivých odborech a přenáší na ně stanovené povinnosti. Na poradách přímo se zaměstnanci na odborech úřadu probíhá předávání aktuálních informací a stanovených úkolů směrem na zaměstnance s pokynem od vedoucích ke splnění plánovaných úkolů, dále probíhá koordinace procesů uvnitř odborů a kontrola plnění daných povinností. 59

Napříč celým úřadem probíhá vynikající týmová spolupráce vzájemně mezi odbory. Mezi jednotlivými pracovníky je komunikace na vysoké úrovni, existuje vzájemná spolupráce a veliká snaha vzniklou problematiku vyřešit co nejdříve a nejefektivněji. Úřad se všemi dostupnými prostředky snaží vytvářet rostoucí hodnoty a kvalitnější služby pro občany, které jsou dosahovány zejména profesionálním přístupem zaměstnanců, dlouholetou praxí, získanými zkušenostmi, podpořené rovněž průběžným vzděláváním úředníků. Všichni pracovníci úřadu se několikrát ročně účastní školení, seminářů, konferencí a workshopů pořádaných akreditovanými vzdělávacími agenturami. V naší organizaci probíhá mnoho procesů, nejen uvnitř odborů, dále vzájemně mezi jednotlivými odbory, ale probíhají i procesy mezi úřadem a jinými organizacemi a institucemi. Do těchto procesů jsou zapojeny další zainteresované strany – např. příspěvkové organizace, Městské kulturní středisko, školy ve městě, firmy a podnikatelské subjekty ve městě a okolí. Občané města se zapojují do procesů svými podněty a připomínkami na veřejných zasedáních zastupitelstva města Konice, kterého se kromě členů zastupitelstva účastní tajemník úřadu a někteří vedoucí odborů. Všichni tito mohou na vznesené podněty a názory ihned reagovat, popřípadě se připomínkami zabývají v rámci své další úřední činnosti. Názory občanů jsou podnětem na projednávání na poradě tajemníka úřadu s vedoucími odborů. Ve spolupráci s odborníky se na danou problematiku hledají přijatelná řešení. Občané místních částí města Konice se zapojují do procesů prostřednictvím osadních výborů. Prostřednictvím internetových stránek a místního vydávaného periodického tisku Zpravodaje Konice jsou občané a další organizace informování o procesech a o činnosti odborů na úřadě a o dalších aktivitách jiných organizací. Rostoucí zapojování občanů a firem do veřejné správy podněcuje úřad k neustálému zlepšování procesů a jejich koordinace, přičemž ve velké míře se využívá probíhajících změn v oblasti technologií, ekonomiky i populace ve městě. Důkazy:  Organizační řád  Pracovní řád  Vnitřní směrnice  Zápisy ze zasedání zastupitelstva, výborů zastupitelstva  Zápisy z porad  Průzkum spokojenosti zaměstnanců  Internetové stránky města  Zpráva o činnosti úřadu  Zpravodaj Konice  Vývěsky na jednotlivých odborech  Úřední deska a elektronická úřední deska

60


FÁZE, úroveň

Stupnice

0 - 10

11 - 30

Důkazy



31 - 50

51 - 70

71 - 90

91 - 100



DO (realizuj)

CHECK (přezkoumej)

ACT (konej)


65

65

65

65

55

55


61

55 240 60

KRITÉRIUM 6: OBČANÉ/ZÁKAZNÍCI - VÝSLEDKY SUBKRITÉRIUM 6.1 - MĚŘENÍ VNÍMÁNÍ SILNÉ STRÁNKY  Realizace dotazníkových šetření  Ankety na internetových stránkách k aktuálním záležitostem  Minimální čekací doba na jednotlivých odborech PŘÍLEŽITOSTI

SLABÉ STRÁNKY

HROZBY  Žádné podněty od občanů zaznamenané ve schránkách

Spokojenost klientů s prací úřadu se sleduje každoročními průzkumy spokojenosti klientů. Tyto průzkumy se na MěÚ Konice realizují od roku 2007. Od roku 2008 se realizují na internetových stránkách města nepravidelné ankety k aktuálním záležitostem. MěÚ Konice dává občanům dostatečný prostor k vyjádření názorů na činnost a práci úřadu. Jsou to vystoupení na zasedáních zastupitelstva města, písemné názory buď elektronickou formou prostřednictvím schránky, pro tyto účely zřízené na internetových stránkách města Konice, nebo písemnou formou do schránky umístěné u vchodu do budovy úřadu na Masarykově náměstí. 

Čekací doba na přijetí: 100%

90% 80%

92% 85%87%87% 76%

70%

rok 2010

60%

rok 2011

50%

rok 2012

40% 30%

rok 2013 14%12%12% 7%10%

20% 10%

rok 2014

11,5% 1% 1% 1% 0%

0% 0% 0% 1%2,5%

0% 0% 0% 0% 0%

do 30 min.

více jak 30 min.

0% byl jsem přijat okamžitě

do 10 min.

do 20 min.

62



Celkový dojem z návštěvy na MěÚ Konice: 90% 80% 70% 60%

77,5% 70%

65% 57%

50%

rok 2010 rok 2011

40% 34% 29%

40% 30%

rok 2012 rok 2013

22,5%

rok 2014

20% 10%

1% 2% 1%

0%

0% 1% 0%

0%

0% velmi dobrý



dobrý

špatný

velmi špatný

Hodnocení odbornosti úředníka ve vyřizování klientovi záležitosti: 100% 90% 80%

94% 87,5% 85%85% 70%

70%

rok 2010

60%

rok 2011

50%

rok 2012

40%

rok 2013

26%

30% 20%

14%13%

10%

12,5% 6%

rok 2014

1% 1% 3% 0% 0%

0% 1% 1% 0% 0%

dostatečná

nedostatečná

0% velmi dobrá

dobrá

63



Celková spokojenost v oblasti vyřízení klientovi záležitosti: 85% 82,5% 75% 74,5% 70%

90% 80% 70% 60%

rok 2010

50%

rok 2011

40%

rok 2012 rok 2013

24% 26% 25,5% 17,5% 12%

30% 20% 10%

rok 2014

1% 3%

4%

0% 0%

0% 0% 0% 0% 0%

0% velmi dobrá



dobrá

špatná

velmi špatná

Počet anket na internetových stránkách v jednotlivých letech: Rok 2010 2011 2012 2013 2014

Počet anket 11 9 12 8 7

Důkazy:  Průzkumy spokojenosti klientů  Ankety na internetových stránkách

64

Bodové hodnocení s „jemným rozlišením“ – panel výsledků Subkritérium 6.1 Stupnice TRENDY

0 - 10

11 - 30

Žádné měření

Negativní trend

Počet bodů

CÍLE

31 - 50 Stabilní trend nebo mírný pokrok

51 - 70

71 - 90

Rostoucí trend

Značný pokrok

Splněna většina stanovených cílů

Splněny všechny stanovené cíle

91 - 100 Pozitivní srovnání všech výsledků s příslušnými organizacemi

45 Žádné nebo pouze nepodložené informace

Výsledky nesplňují stanovené cíle

Splněno několik stanovených cílů

Počet bodů

Všechny cíle splněny a porovnávány s jinými organizacemi

65 Celkem na 200 Počet bodů na 100

65

110 55

SUBKRITÉRIUM 6.2 - MĚŘENÍ VÝKONNOSTI      







SILNÉ STRÁNKY Pravidelné provádění průzkumu spokojenosti občanů Provoz úřadu je zajištěn i mimo úřední dny a během polední přestávky Minimální čekací doba na jednotlivých odborech úřadu Ankety na www stránkách města Konice Jmenovka úředníka na pracovním stole Dostupnost a aktuálnost informací o provozu úřadu na internetových stránkách města Konice a na dveřích u vchodu do budovy Vyřizování žádostí na občanské průkazy pro imobilní občany v domovech důchodců nebo v rodinách PŘÍLEŽITOSTI Doplňování kvalifikace zaměstnanců průběžným vzděláváním

SLABÉ STRÁNKY  Nedůvěra občanů – anonymní stížnosti  Častá změna právních předpisů, zavádění nových programů pro agendy odborů

HROZBY  V době dovolených a v případě pracovních neschopností zaměstnanců nemůže být zajištěn provoz úřadu i během přestávky na oběd

Počet občanů, kteří se zúčastnili průzkumu spokojenosti: Počet občanů 231 210 139 127 121

Rok 2010 2011 2012 2013 2014



Jaký byl Váš celkový dojem klienta z návštěvy na MěÚ Konice? 90% 78%

80%

78%

70% 70%

65% 57%

60%

velmi dobrý

50%

dobrý

40% 40% 30%

34%

špatný

29% 22%

22%

20% 10%

1%0%

2%1%

1%0%

0%0%

0%0%

0% 2010

2011

2012

2013

66

2014

velmi špatný



Jaká je celková spokojenost klienta v oblasti vyřízení záležitosti? 90%

85% 80%

78%

80%

76% 70%

70% 60% velmi dobrá

50%

dobrá

40%

špatná

30%

26%

24% 18%

20%

velmi špatná

19% 12%

10%

3%1%

1%0%

0%0%

4% 0%

3% 0%

0% 2010



2011

2012

2013

Počet vystoupení občanů na zasedání zastupitelstva:

2010 2011 2012 2013

Počet město/úřad 6/0 5/0 7/0 6/0

2014

10/0

Rok



Přijaté návrhy od občanů: Rok 2010 2011 2012 2013 2014



Schránka na podatelně, záležitosti: (úřad/město) 0/0 0/0 0/0 0/0 0/0

Elektronická schránka, záležitosti: (úřad/město) 0/1 0/0 0/1 0/0 0/0

Počet evidovaných stížností na MěÚ Konice celkem: Rok

Počet

2010 2011 2012 2013

8 2 5 1

2014

1

67

2014

Z toho: a) Počet evidovaných stížností proti nevhodnému chování úřední osoby: Rok

Nedůvodných

Důvodných (i částečně)

2010 2011 2012 2013 2014

1 0 1 1 1

1 0 0 0 0

b) Počet evidovaných stížností proti postupu správního orgánu: Rok

1 1 4 0 0

2010 2011 2012 2013 2014



Důvodných (i částečně) 1 1 0 0 0

Počet anket na internetových stránkách v jednotlivých letech: 2010 11

Počet



Nedůvodných

2011 9

2012 12

2013 8

Počet přístupů na internetové stránky města: Rok 2010 2011 2012 2013 2014

Zobrazení 473 631 463 767 410 064 462 384 515 938

Návštěvy 211 398 231 810 198 286 282 516 326 647

Počet různých uživatelů 184 301 206 759 175 297 253 917 304 677

Důkazy:  Evidence podnětů občanů ze zasedání zastupitelstva  Evidence přijatých návrhů od občanů  Evidence počtu stížností  Průzkumy spokojenosti klientů 2010-2014  Internetové ankety na webových stránkách města Konice

68

2014 7


0 - 10

11 - 30

Žádné měření

Negativní trend


51 - 70

71 - 90

Rostoucí trend

Značný pokrok




Počet bodů 40 CÍLE

Žádné nebo pouze nepodložené informace




Počet bodů 51 Celkem na 200 Počet bodů na 100

69

91 45,5

KRITÉRIUM 7: ZAMĚSTNANCI - VÝSLEDKY SUBKRITÉRIUM 7.1 - MĚŘENÍ VNÍMÁNÍ SILNÉ STRÁNKY  Realizace dotazníkových šetření  Tvorba dotazníků pracovníky úřadu na kvalitativně vyšší úrovni (neopakují se otázky, na které máme po několik let kladné odpovědi)  Kladen důraz na anonymitu respondentů

SLABÉ STRÁNKY  Vzhledem k počtu pracovníků úřadu není možné realizovat dotazník na jednotlivých odborech  Při neřešení některých podnětů z dotazníku z důvodu nedostatku finančních prostředků, může se stát demotivující

PŘÍLEŽITOSTI  Konzultace o skladbě dotazníků s jinými úřady

HROZBY  Nedostatek finančních prostředků na realizaci některých podnětů od zaměstnanců

Doposud bylo realizováno 9 měření spokojenosti pracovníků organizace. Tyto průzkumy probíhají od roku 2006. Dotazník každoročně sestavuje referent kvality a následně je konzultována v rámci CAF týmu. Skladba otázek reflektuje aktuální potřebu zeptat se na určité otázky zaměstnanců úřadu a současně je zohledněn metodický rámec modelu CAF. Vyplněné anketní lístky se odevzdávají do zapečetěné schránky na podatelně MěÚ Konice. Za zpracování výsledků ankety zodpovídá referent kvality MěÚ Konice a komentář k vybraným otázkám zpracuje tajemník úřadu. Výsledky ankety jsou vždy probírány na poradě vedoucích pracovníků s tajemníkem a poté je anketa publikována na intranetu. 

Návratnost dotazníků při provádění průzkumů spokojenosti zaměstnanců: 80% 70% 60%

50%

71%

69,5%

65% 49%

54,5%

rok 2010 rok 2011

40%

rok 2012

30%

rok 2013

20%

rok 2014

10% 0% Návratnost

70



Jste spokojen/a s celkovou image organizace: 100% 86%

90% 80%

73% 67%

70%

75% 64%

rok 2010

60%

rok 2011

50% 40% 30% 20%

rok 2012

32%

28% 21% 14%

rok 2013

22%

rok 2014 6% 5%

10%

0% 0% 0%

0% 0% 0%

4% 3%

0% velmi spokojen/a



částečně spokojen/a

nespokojen/a

zcela nespokojen/a

Jste dostatečně seznámen/a s hlavními cíli organizace: 100%

91%

90% 80% 70%

72% 64%

67%

64%

rok 2010

60%

rok 2011

50%

36%

40%

33%

rok 2012

36%

rok 2013

25%

30%

rok 2014

20%

9%

10%

0%

3%

0% 0% 0%

0% dostatečně



okrajově

vůbec

Jak jste spokojen/a s pracovní atmosférou na Vašem odboru: 80% 70%

60% 50%

67%

60% 57%59% rok 2010 43%

rok 2011

38%36% 31% 31% 25%

40% 30%

rok 2012 rok 2013 rok 2014

17%

20% 10%

5%

9%

5% 0%

9% 3%

5% 0%

0%

0% velmi spokojen/a


nespokojen/a

71

zcela nespokojen/a



Jak jste spokojen/a s vybavením Vašeho pracoviště: 80%

71% 70% 61% 55%

60%

64% 59% rok 2010

50%

rok 2011 40% 30% 20%

rok 2012

25% 23%25% 19%

rok 2013

18%

17% 9%

10%

5%

9%

13%

rok 2014

12% 3% 5% 4% 3%

0% velmi spokojen/a




nespokojen/a

zcela nespokojen/a

Jak jste spokojen/a s podporou, které se Vám dostává od přímého nadřízeného při běžné práci: 80% 70% 60%

73%

71% 67% 64% 59% rok 2010

50%

rok 2011

38%

40% 30%

21%

rok 2012

29%28% 23%

rok 2013

20%

13% 6%

10%

0% 0%

5%

rok 2014

0%

3%

0% 0% 0%

0% zcela spokojen/a



spokojen/a

nespokojen/a

zcela nespokojen/a

Ovlivňují pracovní záležitosti Vaše soukromí: 80%

73%

72% 67%

70%

62%

62%

60% rok 2010

50%

rok 2011

40%

rok 2012

30% 20% 10%

19%

17% 11%

22%

19%

19% 18% 19%

11%

9%

0% značně

okrajově

vůbec

72

rok 2013 rok 2014



Máte dostatečnou nabídku kvalitních školení/kurzů pro další zvyšování kvalifikace: 70% 59%

60%

59%

59%

51% 50%

43%

rok 2010

43% 43%

40% 30%

rok 2011 31%

27%

24%

rok 2012 rok 2013

17%

20%

14% 14% 6%

10%

10%

0% nabídka je dostatečná



nabídka je na přiměřené úrovni

nabídka je nedostatečná

Jak vnímáte v organizaci rovné příležitosti, spravedlivé zacházení: 60% 53% 50%

48%

46%

43% 40%

42%

42%

39%

39% rok 2010

33%

rok 2011

28%

30%

rok 2012

19%19%18%19%

20% 12%

10%

0% dbá se na jejich dodržování

nedodržují se

neuvědomuji si je

Důkazy:  Průzkumy spokojenosti zaměstnanců 2010-2014

73

rok 2013 rok 2014

rok 2014


0 - 10

11 - 30

Žádné měření

Negativní trend

Počet bodů

CÍLE


51 - 70

71 - 90

Rostoucí trend

Značný pokrok







Počet bodů



74

100 50

SUBKRITÉRIUM 7.2 - MĚŘENÍ VÝKONNOSTI     

SILNÉ STRÁNKY Přístup k informačním a komunikačním technologiím Systém hodnocení zaměstnanců Systém vzdělávání BI2005, který umožňuje lepší sledování a porovnání jednotlivých ukazatelů PŘÍLEŽITOSTI Zvýšit angažovanost zaměstnanců při předkládání podnětů ke zlepšení a zkvalitnění činnosti organizace

SLABÉ STRÁNKY

HROZBY  Nedostatek finančních prostředků

Úroveň absencí za všechna sledovaná období je nulová. 

Nemocnost zaměstnanců: Počet kalendářních dnů 1376 1271 675 251 1038

Rok 2010 2011 2012 2013 2014

Úroveň nemocnosti zaměstnanců bývá ovlivněna jedinci s dlouhodobou pracovní neschopností nesouvisející s výkonem jejich práce. V posledních letech se projevuje i neschopnost po pracovních úrazech. V roce 2013 nemocnost výrazně poklesla, aby se v roce 2014 opět čtyřnásobně zvýšila. Bylo to dáno vyplácením 4 peněžité pomoci v mateřství a 2 dlouhodobými pracovními neschopnostmi. 

Podíl zaměstnanců s nulovou pracovní neschopností: Rok 2010 2011 2012 2013 2014

Celkový počet zaměstnanců s nulovou pracovní neschopností 38 33 49 53 51

% 70,4 63,5 77,8 82,8 79,7

Počet zaměstnanců, kteří nebyli v pracovní neschopnosti vůbec, je stabilně vysoký. 

Evidence pracovních úrazů: Rok 2010 2011 2012 2013 2014

Počet evidovaných pracovních úrazů 1 0 1 1 1

Počet pracovních úrazů je trvale nízký. Ve sledovaném období 2013-14 došlo opakovaně k pracovnímu úrazu dělníka při čištění města.

75



Fluktuace zaměstnanců: Počet 4 4 5 1 4

Rok 2010 2011 2012 2013 2014

Neustále dochází k přirozené obměně zaměstnanců, kdy nejčastěji odchází do důchodu (starobního i invalidního). V roce 2013: 1x starobní důchod, v roce 2014: 2x odchod do starobního důchodu a 2x mateřská dovolená. 

Hodnocení zaměstnanců: Rok 2010 2011 2012 2013 2014

Celkem hodnocených 46 38 36 42 40

Překračuje očekávání 45 38 36 42 40

Plní očekávání 1 -

Je nutné zlepšení -

Výkonnost je sledována tajemníkem úřadu a jednotlivými vedoucími odborů. Provádí se srovnávání výkonnosti prostřednictvím BI2005 s dalšími úřady ORP. Výkonnost jednotlivců není systematicky vyhodnocována. Hodnocení zaměstnanců je prováděno pravidelně od roku 2006 1x za rok vedoucími odborů a tajemníkem. 

Počet a celková výše vyplacených mimořádných odměn: Rok 2010 2011 2012 2013 2014

Počet odměn 113 109 44 130 146

Výše odměn za úřad 371 899,362 100,161 400,551 500,536 400,-

Hodnocení zaměstnanců je od roku 2007 provázáno s výší a četností mimořádných odměn pro jednotlivce i týmy. V rámci hodnocení zaměstnanců jsou stanovovány úkoly na další období, plnění úkolů je vyhodnocováno jejich zadavateli a podle důležitosti a náročnosti úkolu a podle možností finančních prostředků na platy jsou vypláceny mimořádné odměny. V roce 2012 se projevil nedostatek finančních prostředků na výplatách odměn. Od roku 2013 je situace pro výplatu odměn příznivější. 

Počet absolventů vzdělávacích aktivit a náklady na vzdělávání celkem:

2010

Počet absolventů vzdělávacích akcí 308

Náklady na vzdělávání včetně ZOZ v tis. Kč 269

2011

198

213

2012

330

311

2013

336

218

2014

152

250

Rok

Výsledky týkající se rozvoje dovedností zaměstnanců jsou vyjádřeny počtem absolventů vzdělávacích aktivit a vynakládanými prostředky na vzdělávání. Samostatně je vyčleněna zvláštní odborná způsobilost.

76



Zvláštní odborná způsobilost: 2. opravný termín 0

Neuspěl(a)vů bec

1

1. opravný termín 1

0

Počet účastníků celkem 2

2011

1

0

0

0

1

19 970,-

2012

4

0

0

0

4

84 860,-

2013

3

0

0

0

3

53 970,-

2014

4

0

0

0

4

58 620,-

Rok

Řádný termín

2010



Náklady 50 750,-

Využívání informačních technologií: Rok

Počet e-mailů/počet pracovníků

2010 2011 2012 2013 2014

56/56 54/54 47/47 49/47 49/49

Přístup k internetu/počet pracovníků 56/56 54/54 47/47 47/47 49/49

Počet instalací MS Office/počet pracovníků 37/56 43/54 47/47 52/47 49/49

Počet instalací Open Office/počet pracovníků 43/56 40/54 0/47 0/47 0/49

Informační a komunikační technologie jsou využívány v plné míře všemi zaměstnanci (mimo obslužných profesí – úklid, údržba). Každý pracovník má k dispozici stolní počítač s připojením k internetu, intranetu, emailové poště a jiným společně sdíleným programům. V souvislosti s používáním informačních a komunikačních technologií dochází k efektivnějšímu využití pracovní doby, širšímu pohledu, většímu uživatelskému komfortu a snižování nákladů na služby pošty a telefonů. 

Počet evidovaných stížností na zaměstnance:

Rok

Počet

2010 2011 2012 2013

8 2 5 1

2014

1

Výsledky týkající se schopnosti jednat s občany se projevují v počtu evidovaných stížností na zaměstnance. Počet stížností zaměstnanců na organizaci je za všechna sledovaná období nulový. 

Návratnost dotazníků při průzkumech spokojenosti zaměstnanci: Rok 2010 2011 2012 2013 2014

% 65 71 49 55 70

Výsledky týkající se aktivní účasti zaměstnanců se projevují např. při účasti v dotazníkovém šetření spokojenosti zaměstnanců. Po propadu účasti zaměstnanců v roce 2012 se v následujících letech účast zvýšila. Ve sledovaném období nedošlo u zaměstnanců ke střetu zájmů, podjatosti či korupci. Vedoucí pracovníci podávají každoročně čestné prohlášení podle zákona č. 159/2006 Sb., o střetu zájmů. 77

Důkazy:  Průzkum spokojenosti zaměstnanců  Zápisy z hodnocení zaměstnanců  Zpráva o činnosti úřadu  BI2005  Elektronická spisová služba  Evidence pracovních úrazů  Evidence nemocnosti  Směrnice č. 2/2007 Bezpečnostní politika informačního systému MěÚ Konice  Plány vzdělávání  Směrnice č. 1/2008 Týmová práce

78


0 - 10

11 - 30

Žádné měření

Negativní trend


51 - 70

71 - 90

Rostoucí trend

Značný pokrok




Počet bodů 40 CÍLE

Žádné nebo pouze nepodložené informace




Počet bodů 60 Celkem na 200 Počet bodů na 100

79

100 50

KRITÉRIUM 8: SPOLEČENSKÁ ODPOVĚDNOST - VÝSLEDKY SUBKRITÉRIUM 8.1 - MĚŘENÍ VNÍMÁNÍ  

 

SILNÉ STRÁNKY Evidence podaných žádostí o dotaci Zpravodaj Konice pravidelně umisťovaný na internetových stránkách a distribuován do každé konické domácnosti Evidence novinových článků o městě/úřadu PŘÍLEŽITOSTI Zvýšit počet prezentací města/úřadu ve Zpravodaji Konice

SLABÉ STRÁNKY

HROZBY

V rámci tohoto subkritéria jsou sledovány tyto ukazatele: společenské akce města, veřejná zasedání zastupitelstva, počet zasedání valných hromad mikroregionu, počet zasedání správních rad mikroregionu, počet zaměstnanců MěÚ Konice, počet novinových článků věnovaný organizaci, počet podaných žádostí o dotaci. 

Společenské akce města: Rok

Vítání občánků

Balíčky pro jubilanty

2010 2011 2012 2013 2014

26 38 10 34 32

67 88 86 104 85

Předávání vysvědčení maturantům 28 26 21 22 19

Počet kulturních akcí 94 53 50 65 69

Od roku 2011 byl ukončen provoz konického kina, v provozu byl pouze „Bijásek“ pro děti, a proto došlo ke snížení počtu kulturních akcí. Jsou zde započítány i akce, které pořádá knihovna Městského kulturního střediska Konice. 

Veřejná zasedání zastupitelstva: Rok 2010 2011 2012 2013 2014



Počet 6 5 5 5 6

Počet zasedání Valných shromáždění Mikroregionu Konicko: Rok 2010 2011 2012 2013 2014

Počet 11 11 11 11 12

80



Počet zasedání Správní rady Mikroregionu Konicko: Počet 11 11 11 11 11

Rok 2010 2011 2012 2013 2014



Počet vystoupení občanů na zasedání zastupitelstva města: Počet 6 5 7 6 10

Rok 2010 2011 2012 2013 2014



Druh a množství vytříděného odpadu:

Rok/druh vytříděného odpadu (t) 2010 2011 2012 2013 2014



Plasty

Sklo

Papír

CELKEM

38,13 45,54 46,89 51,79 46,25

35,20 30,12 26,89 30,50 25,94

44,41 30,51 30,65 25,82 29,68

117,74 106,17 104,53 108,11 101,87

Počet novinových článků o úřadě/městě: Rok/název periodika 2010 2011 2012 2013 2014

Mladá fronta dnes úřad/město 0/2 nesledováno nesledováno nesledováno nesledováno

Prostějovský deník úřad/město 1/6 0/7 2/12 0/4 0/6

Prostějovský večerník úřad/město 0/9 1/8 1/10 1/18 1/11

Týdeník Prostějovska úřad/město nesledováno 1/12 1/11 0/10 0/6

iProstějov.cz úřad/město

5plus2 úřad/město

0/3 0/8 0/6 0/2

1/4 2/3

Nejsou započítávány články vztahující se ke kulturnímu dění ve městě nebo ke sportovním událostem. Sledujeme pouze záležitosti vztahující se k investičním záměrům města, politickému dění a problematice úřadu. Důkazy:  Evidence novinových článků  Zpravodaj Konice  Kulturní přehled na internetových stránkách Městského kulturního střediska Konice  Zpravodaj Konice  Zápisy ze zasedání zastupitelstva  Zápisy ze zasedání mikroregionu

81


0 - 10

11 - 30

Žádné měření

Negativní trend

Počet bodů

CÍLE


51 - 70

71 - 90

Rostoucí trend

Značný pokrok







Počet bodů



82

91 45,5

SUBKRITÉRIUM 8.2 - MĚŘENÍ VÝKONNOSTI SILNÉ STRÁNKY  Poskytování příspěvků neziskovým organizacím  Zřízena elektronická schránka pro podněty občanů  Zřízeno informační centrum města

SLABÉ STRÁNKY  Minimum návrhů na zlepšení od občanů ve všech typech schránek  Nedostatek finančních prostředků

PŘÍLEŽITOSTI

HROZBY  Každoročně se snižující příspěvek organizacím v sociální oblasti

V rámci tohoto subkritéria jsou sledovány tyto ukazatele: veřejná zasedání zastupitelstva, počet novinových článků věnovaných městu/organizaci, příspěvek organizacím v sociální oblasti, počet podpořených projektů, počet evidovaných pracovních úrazů, počet proškolených osob BOZP, požární ochranu, preventivní prohlídky zaměstnanců u lékaře, počet podaných návrhů od občanů, množství vytříděného odpadu. 

Veřejná zasedání zastupitelstva: Rok 2010 2011 2012 2013 2014



Počet novinových článků o městě/MěÚ Konice: Rok/název periodika 2010 2011 2012 2013 2014



Mladá fronta dnes úřad/město 0/2 nesledováno nesledováno nesledováno nesledováno

Prostějovský deník úřad/město 1/6 0/7 2/12 0/4 0/6

Prostějovský večerník úřad/město 0/9 1/8 1/10 1/18 1/11

Týdeník Prostějovska úřad/město nesledováno 1/12 1/11 0/10 0/6

iProstějov.cz úřad/město

5plus2 úřad/město

0/3 0/8 0/6 0/2

1/4 2/3

Příspěvek organizacím v sociální oblasti:

Rok/zaměření organizace 2010 2011 2012 2013 2014



Počet 6 5 5 5 6

Charita Konice (Výše příspěvku v tis. Kč) 240 200 100 200 300

Organizace postižených (Výše příspěvku v tis. Kč) 3 0 0 0 0

Počet podpořených projektů z dotačních zdrojů: Rok 2010 2011 2012 2013 2014

Počet získaných dotací 3 1 1 3 2

83

CELKEM (Výše příspěvku v tis. Kč) 243 200 100 200 300



Počet evidovaných pracovních úrazů: Rok 2010 2011 2012 2013 2014



Počet proškolených osob na BOZP, požární ochranu: Rok 2010 2011 2012 2013 2014



Úrazy 0 0 0 0 0

Preventivní zdravotní prohlídky zaměstnanců: Rok

2010 2011 2012 2013 2014



Počet 52 5 46 11 46

Počet evidovaných úrazů občanů v budovách MěÚ: Rok 2010 2011 2012 2013 2014



Počet úrazů 1 0 1 1 1

Počet preventivních prohlídek 0 20 13 7 3

Přijaté návrhy od občanů: Rok 2010 2011 2012 2013 2014

Schránka na podatelně, záležitosti: (úřad/město) 0/0 0/0 0/0 0/0 0/0

Elektronická schránka, záležitosti: (úřad/město) 0/1 0/0 0/1 0/0 0/0

Důkazy:  Evidence novinových článků  Schránka pro podněty občanů v budovách úřadu a na internetu  Evidence pracovních úrazů  Množství vytříděného odpadu  Evidence proškolených pracovníků

84


0 - 10

11 - 30

Žádné měření

Negativní trend

Počet bodů

CÍLE

Počet bodů


51 - 70

71 - 90

Rostoucí trend

Značný pokrok









85

75 37,5

KRITÉRIUM 9: KLÍČOVÉ VÝSLEDKY VÝKONNOSTI SUBKRITÉRIUM 9.1 - EXTERNÍ VÝSLEDKY: VÝSTUPY A VÝSLEDKY VZTAŽENÉ K CÍLŮM SILNÉ STRÁNKY  Přezkum hospodaření nezávislým auditorem bez výhrad  Nízký počet oprávněných stížností na zaměstnance  Minimální čekací doba na úřadě, téměř všichni klienti jsou přijati okamžitě nebo max. do 10 min. PŘÍLEŽITOSTI

SLABÉ STRÁNKY  Neexistence útvaru interního auditu, jako prevence před možnými nedostatky z kontrolních činností

HROZBY

U tohoto subkritéria jsme sledovali počet stížností na zaměstnance, počet formulářů na internetu, výdaje na doručovací služby, počet získaných dotací, počet kontrol na jednotlivých odborech, provozní výdaje úřadu a čekací dobu na přijetí klienta za celý úřad. 

Počet evidovaných stížností na MěÚ Konice celkem:

Rok

Počet

2010 2011 2012

8 2 5

2013

1

2014

1

Z toho: Počet evidovaných stížností proti nevhodnému chování úřední osoby: Rok

Nedůvodných

Důvodných (i částečně)

2010

1

1

2011 2012 2013 2014

0 1 1 1

0 0 0 0

Počet evidovaných stížností proti postupu správního orgánu : Rok 2010 2011 2012 2013 2014

Nedůvodných 1 1 4 0 0

Důvodných (i částečně) 1 1 0 0 0

86

 Počet formulářů jednotlivých odborů umístěných na internetových stránkách: Počet 2 7 23 12 3 9 1 2 4 25 41

Odbor Tajemník Obecní úřad živnostenský Odbor dopravy Odbor finanční Z toho: Oddělení školství Oddělení financí Odbor majetkoprávní Odbor sociálních věcí Odbor vnitřních věcí Odbor výstavby Odbor životního prostředí



Výdaje úřadu za poštovní služby:

Rok/finanč ní náklady v tis. Kč 2010 2011 2012 2013 2014



Česká pošta

úspora

bonus 275,6 247,8 187,7 198,8 226,4

Rok/odbor

Obecní úřad živnostenský

Dopravy

Finanční a správy majetku města

Odbor finanční

Informatiky

Sociálních věcí

Školství, kultury a tělovýchovy

Vnitřních věcí

Výstavby

Životního prostředí

Majetkoprávní odbor

Počet kontrol na jednotlivých odborech:

2010 2011 2012 2013 2014

1 0 1 0 1

0 2 0 5 1

0 0 -

0 5 2

0 0 0 0 0

1 2 0 0 4

0 0 -

3 1 1 2 2

1 1 2 0 2

1 1 0 1 1

0 0 0

V roce 2012 vzniknul majetkoprávní odbor, který se vyčlenil z odboru finančního a správy majetku města. Současně zanikl odbor školství, kultury a tělovýchovy a oddělení školství se včlenilo pod finanční odbor. 

Počet auditů na odboru finančním: Rok 2013 2014



Počet 4 4

Provozní výdaje úřadu:

Rok

2010 2011 2012 2013 2014

Výdaje na provoz vozidel včetně pohonných hmot 222 834,311 154,326 693,411 485,401 269,-

Výdaje na používání telefonů pevné linky včetně internetu

Výdaje na úhradu telefonních hovorů (mobilní telefony)

CELKEM

315 034,321 690,284 000,210 905,133 644,-

127 175,129 313,87 000,72 388,56 000,-

665 043,762 157,697 693,694 778,590 913,-

87



Počet všech získaných dotací města Konice z různých dotačních titulů: Rok 2010 2011 2012 2013 2014

Počet získaných dotací 3 1 3 9 10

Rok 2013: 9 x z toho 2x volby, na výkon stát. správy, úřad práce na veřejně prospěšné práce, na sociálně právní ochranu dětí, příspěvek na pěstounskou péči, z ministerstva kultury na opravu zámku, z Olomouckého kraje na obnovu staveb drobné architektury a na dobrovolné hasiče. Rok 2014: 10 x z toho 2x volby, na výkon stát. správy, úřad práce na veřejně prospěšné práce, na sociálně právní ochranu dětí, příspěvek na pěstounskou péči, projekt soc. právní ochrana dětí č. CZ.1.04/3.1.03/C2.00080, z Olomouckého kraje na obnovu staveb drobné architektury a 2 x na dobrovolné hasiče. 

Čekací doba na přijetí: 100%

90% 80%

92% 85%87%87% 76%

70%

rok 2010

60%

rok 2011

50% 40%

rok 2012

30%

rok 2013 14%12%12% 7%10%

20% 10%

rok 2014

11,5% 1% 1% 1% 0%

0% 0% 0% 1%2,5%

0% 0% 0% 0% 0%

do 30 min.

více jak 30 min.

0% byl jsem přijat okamžitě

do 10 min.

do 20 min.

Důkazy:  Evidence stížností  Internetové stránky města  BI2005  Účetní evidence  Evidence podaných projektových žádostí  Zprávy o výsledcích kontrol  Průzkumy spokojenosti klientů

88


0 - 10

11 - 30

Žádné měření

Negativní trend

Počet bodů

CÍLE


51 - 70

71 - 90

Rostoucí trend

Značný pokrok







Počet bodů



89

96 48

SUBKRITÉRIUM 9.2 - INTERNÍ VÝSLEDKY: ÚROVEŇ EFEKTIVNOSTI SILNÉ STRÁNKY

SLABÉ STRÁNKY  Finanční příspěvky neziskovým organizacím nelze poskytnout v požadované výši HROZBY  Ovlivnění finanční situace úřadu splácením úvěru na vybudování kanalizace města  Neúměrné finanční požadavky na výdajovou část rozpočtu v období zpracování návrhu rozpočtu

PŘÍLEŽITOSTI  Posilování rozpočtových příjmů získáváním dotací

U tohoto subkritéria jsme sledovali návratnost dotazníků při průzkumech spokojenosti zaměstnanců, počet kvalifikovaných úředníků, meziroční počet nově přijatých pracovníků, absolventy vzdělávacích akcí, finanční výsledky, strukturu příjmů a jejich podíl, poskytované finanční příspěvky, příspěvky zaměstnavatele a využívání informačních technologií. 

Návratnost dotazníků při provádění průzkumů spokojenosti zaměstnanců: 80%

71%

69,5%

65%

70% 60%

54,5%

49%

50%

rok 2011

40%

rok 2012

30%

rok 2013

20%

rok 2014

10% 0% Návratnost



Počet kvalifikovaných pracovníků/úředníků: Rok 2010 2011 2012 2013 2014



rok 2010

Počet úředníků 54 52 45 44 45

Meziroční počet nově přijatých pracovníků: Rok 2010 2011 2012 2013 2014

Počet nově přijatých pracovníků 4 5 4 1 3

90



Počet absolvovaných vzdělávacích akci: Rok 2010 2011 2012 2013 2014



Průměr na 1 úředníka 9,2 4,6 9,3 9,5 5,2

Finanční výsledky: Rok

Celkové příjmy

Plnění

Celkové výdaje

Plnění

2010 2011 2012 2013 2014

217 061 700,130 291 526,55 747 545,57 948 310,60 572 957,-

96,65% 93,85% 100,67% 103,79% 106,73%

242 976 190,128 116 331,47 304 336,49 339 640,54 317 813,-

91,22 % 89,92% 93,00% 89,30% 86,76%



Ukazatel dluhové služby 10,62 % -0,97% -12,44% -

Struktura příjmů a jejich podíl: Rok 2010 2011 2012 2013 2014



Daňové příjmy 26 400 240,25 897 169,26 374 676,35 960 862,36 711 644,-

Nedaňové příjmy 11 198 560,10 709 354,6 282 214,6 239 960,6 427 985,-

Kapitálové příjmy 77 940,10 351 200,4 356 472,444 872,760 915,-

Ostatní příjmydotace 179 384 960,131 301 322,48 623 822,56 800 733,63 271 917,-

CELKEM 217 061 700,178 259 045,85 637 184,99 446 427,107 172 461,-

Finanční prostředky poskytované příspěvkovým organizacím zřízených městem: Rok 2010 2011 2012 2013 2014



Počet celkem 552 237 330 336 152

Celkem na provoz 6 089 000,6 038 972,5 799 258,6 100 000,5 991 000,-

Celkem na investice 0 0 0 0 540 000,-

Příspěvek organizacím:

Rok/zaměření organizace

Charita Konice

Organizace postižených

Sportovní kluby

2010 2011 2012 2013 2014

240 000,200 000,100 000,200 000,300 000,-

3 000,-

289 000,210 000,100 000,100 000,150 000,-

Sbory dobrovolných hasičů 76 000,100 000,98 468,98 000,90 000,-

91

Zájmové organizace

CELKEM

34 000,15 000,10 000,-

642 000,510 000,298 468,413 000,550 000,-



Příděl do sociálního fondu: Rok 2010 2011 2012 2013 2014



Podíl z objemu mzdových prostředků 0,30 -

Příspěvek do fondu na jednoho zaměstnance v Kč 633 1234

Příspěvek na stravování: Rok 2010 2011 2012 2013 2014

Výše finančního příspěvku v tis. Kč 551 560 ´413*

*Stravenky v roce 2014 až od měsíce března, tedy příspěvek 10 měsíců 

Využívání informačních technologií:

Rok

2010 2011 2012 2013 2014

Počet e-mailů/počet pracovníků (úředníků + uvolněných zastupitelů a městské policie) 56/56 54/54 47/47 49/47 49/49

Přístup k internetu/počet pracovníků

Počet instalací MS Office/počet pracovníků

Počet instalací Open Office/počet pracovníků

56/56 54/54 47/47 47/47 49/49

37/56 43/54 47/47 52/47 49/49

43/56 40/54 0/47 0/47 0/49

Důkazy:  Rozpočet města  Výkazy FIN 2-12 M  Závěrečný účet města  Účetní závěrka města  Zprávy o výsledcích přezkoumání hospodaření města Konice  Zprávy o činnosti MěÚ Konice  BI2005

92


0 - 10

11 - 30

Žádné měření

Negativní trend

Počet bodů

CÍLE


51 - 70

71 - 90

Rostoucí trend

Značný pokrok







Počet bodů



93

105 52,5

SHRNUTÍ VÝSLEDKŮ Po provedení sedmého kola sebehodnocení úřadu vyplynulo několik důležitých výsledků. Úřad dosahuje dobrých výsledků v kritériích předpokladů. Průměrných výsledků pak organizace dosáhla ve všech výsledkových kritériích, kdy největší rezervy spatřujeme v kritériu č. 8 Společenská odpovědnost. Celkový výsledek bodového hodnocení za všechna kritéria je 55,2 což značí pouze mírný nárůst oproti poslednímu sebehodnotícímu procesu. Hlavním výstupem sedmého kola sebehodnocení je plán zlepšování práce. Tento dokument je vypracován na dvouleté období a společně se sebehodnotící zprávou bude dán na vědomí radě města. Výsledky jednotlivých kritérií: 70,0 60,7

60,2

63,0

60,0

61,1

60,0

Kritérium 1 50,3

50,3

50,0

50,0 41,5 40,0

Kritérium 2 Kritérium 3


30,0

Kritérium 6 20,0


10,0

Kritérium 9

0,0

Výsledek

94

Sebehodnotící zpráva MěÚ Konice

Recommend Documents