Sebehodnotící zpráva MěÚ Konice

Sebehodnotící zpráva MěÚ Konice 2.kolo

V Konici, září 2007

Zpracoval za spoluúčasti členů CAF týmu: Mgr. Daniel Žouželka

1

OBSAH: OBSAH……………………………………………………………………………………………….2 SEZNAM ZKRATEK……………………………………………………………………………….…3 ZÁKLADNÍ ÚDAJE……………………………………………………………………………….….5 ZÁVADĚNÍ MODELU CAF……………………………………………………………………...…..6 VÝSLEDKY SEBEHODNOCENÍ…………………………………………………………………….7 Kritérium 1: Vedení…………………………………………………………………………..7 Kritérium 2: Strategie a plánování…………………………………………………………..16 Kritérium 3: Zaměstnanci……………………...……………………………………………21 Kritérium 4: Partnerství a zdroje…………………………………………………………....28 Kritérium 5: Procesy………………………...……………………………………………....37 Kritérium 6: Výsledky orientované na občana/zákazníka……….………………………….42 Kritérium 7: Zaměstnanci – výsledky……………………………………………….………45 Kritérium 8: Společnost – výsledky……………………………………………………..….48 Kritérium 9: Klíčové výsledky výkonnosti………….……………………………....……....52 SHRNUTÍ

VÝSLEDKŮ…………….…………………………………………………..………..58

2

SEZNAM ZKRATEK BI 2005

Benchmarkingová iniciativa 2005

BESIP

Bezpečnost silničního provozu

BOZP

Bezpečnost a ochrana zdraví při práci

CDBP

Cestovní doklad, biometrický pas

ČSÚ

Český statistický úřad

EU

Evropská unie

HW

Hardware

ID

Invalidní důchodce

IKT

Informačně komunikační technologie

IT

Informační technologie

KPSS

Komunitní plánování sociálních služeb

KÚ OK

Krajský úřad Olomouckého kraje

MD

Mateřská dovolená

MěÚ

Městský úřad

MMR

Ministerstvo pro místní rozvoj

MV ČR

Ministerstvo vnitra České republiky

NNO

Nestátní neziskové organizace

NV

Nařízení vlády

OFSMM

Odbor financí a správy majetku města

OkÚ

Okresní úřad

ORP

Obec s rozšířenou působností

OŘ

Organizační řád

PČR

Policie České republiky

PO

Požární ochrana

RM

Rada města

SDH

Sbor dobrovolných hasičů

SF EU

Strukturální fondy Evropské unie

SPR

Strategický plán rozvoje

SW

Software

TJ

Tělovýchovná jednota

ÚAP

Územně analytické podklady

UP

Univerzita Palackého

ÚP

Úřad práce

ZM

Zatupitelstvo města 3

ZOZ

Zvláštní odborná způsobilost

ZTP

Zdravotně těžce postižení

4

ZÁKLADNÍ ÚDAJE

Základní informace Městský úřad Konice je dle zákona č. 128/2000, Sb., o obcích (obecní řád) ve znění pozdějších předpisů orgánem Města Konice. Identifikační údaje Název města: Sídlo: IČ: DIČ: Telefon: Fax: Elektronická podatelna: Internetové stránky:

Konice Masarykovo náměstí 27, 798 52 Konice 00288365 326-00288365 +420 582 401 411 +420 582 401 406 [email protected] www.konice.cz

Organizační schéma MěÚ STAROSTA | TAJEMNÍK MěÚ | ODBORY MěÚ

OBECNÍ ŽIVNOSTENSKÝ ÚŘAD ODBOR DOPRAVY ODBOR FINANČNÍ A SPRÁVY MAJETKU MĚSTA ODBOR INFORMATIKY ODBOR SOCIÁLNÍCH VĚCÍ ODBOR ŠKOLSTVÍ, KULTURY A TĚLOVÝCHOVY ODBOR VNITŘNÍCH VĚCÍ ODBOR VÝSTAVBY ODBOR ŽIVOTNÍHO PROSTŘEDÍ

5

Zavádění modelu CAF Pracovní skupina: Tajemník a referent kvality MěÚ sestavili v roce 2006 pracovní skupinu pro účely zpracování sebehodnotící zprávy úřadu. Skupina je tvořena 8 členy a oproti loňskému roku došlo k obměně jednoho pracovníka. Jméno a příjmení Ing. Vojtěch Bílý Ing. Jiří Kousal Ing. Tomáš Němec Ing. Dušan Opletal Ing. Vítězslav Procházka Dagmar Spáčilová Alena Vrbová Mgr. Daniel Žouželka

Odbor

Pozice

Odbor finanční a správy majetku města Odbor vnitřních věcí Odbor výstavby

Vedoucí odboru

Odbor dopravy Odbor sociálních věcí Odbor školství, kultury a tělovýchovy Odbor výstavby

Vedoucí odboru Vedoucí odboru Tajemník MěÚ Vedoucí odboru Zastupující vedoucí odboru Referent Euromanažer a referent kvality

Průběh a systém hodnocení: Jednotlivá subkritéria byla na konci června 2007 rozdělena mezi členy pracovní skupiny s tím, že na každém subkritériu pracovali dva pracovníci a jeden z nich byl ustanoven lídrem subkritéria a zodpovídal za správné zpracování. Na zpracování všech otázek modelu CAF bylo dáno cca 15 dní. Po této časové lhůtě se konaly 17.července, 14.srpna a 16.srpna tři pracovní schůzky, na kterých byla jednotlivá subkritéria prezentována svými lídry a následně připomínkována ostatními kolegy. Potom se přistoupilo k diskuzi o zpracované otázce a navrženému hodnocení. Na 4. schůzce skupiny, konané 6. září 2007, se prodiskutovaly náměty navržené do plánu zlepšování práce. Výstupem tohoto setkání byl návrh plánu zlepšování, který vzešel ze zpracované sebehodnotící zprávy a z podnětů všech členů CAF týmu.

6

VÝSLEDKY SEBEHODNOCENÍ KRITÉRIUM 1: VEDENÍ Subkritérium 1.1 - Nasměrování organizace vypracováním poslání, vize a hodnot Otázka 1.1.a) Formulace a rozvíjení poslání organizace (jaké jsou cíle organizace) a vize organizace (kam chce organizace jít) zahrnující příslušné zainteresované strany a zaměstnance Hlavní poslání úřadu formulované v zákoně o obcích je možno uvést jako výkon samostatné a přenesené působnosti. V samostatné působnosti úřad zajišťuje hospodaření s majetkem města a pečuje o základní potřeby občanů a rozvoj města. Tato poslání jsou přenášena do strategických plánů, ve kterých jsou rozvíjena. V přenesené působnosti úřad zajišťuje výkon státní správy. Poslání vychází z příslušné legislativy a je rozvinuto zejména v organizačním řádu a dále například v Informační strategii MěÚ Konice, schválené radou dne 12.12.2005 usnesením č. 28/43/2005. Vize úřadu „Městský úřad – kvalitní služby občanům zajišťované s profesionálním přístupem a podpořené dobrými pracovními podmínkami“ je schválena radou města dne 12.6.2006 usnesením č. 15/50/2006. S vizí seznamujeme zaměstnance i občany zveřejněním na intranetu, internetu a úřední desce MěÚ. Přímo ve formulaci vize jsou zahrnuty jak zainteresované strany tak zaměstnanci. 1.1.b) Přenesení poslání a vize do strategických (dlouhodobých a střednědobých) cílů a operativních (konkrétních a krátkodobých) cílů a činností Poslání a vize jsou přenášeny do strategických plánů: - Územní plán města Konice - Strategický plán rozvoje města Konice - Usnesení zastupitelstva města Konice - Organizační řád Městského úřadu Konice případně do externích plánů - pozemkové úpravy – proběhl Runářov, připravuje se Čunín, Konice, Křemenec a do operativních cílů a činností - rozpočet města - usnesení rady - obnova a zlepšování pracovního prostředí a tím i prostředí pro klienty - modernizace technického vybavení - aktualizace informačního systému MěÚ - aktualizace internetových stránek města, úřadu - zápisy z porad vedoucích pracovníků 1.1.c) Zavedení hodnotového rámce zahrnujícího transparentnost, etický přístup a službu občanům a zavedení etického kodexu zahrnujícího zainteresované strany Hodnotový rámec je dán zákonem o úřednících, pracovním řádem, organizačním řádem, vizí úřadu a zavedenými obecnými pravidly slušného chování jak mezi zaměstnanci tak zejména vůči občanům. Pravidla chování jsou stanovena zejména v Pracovním řádu Městského úřadu Konice. 7

Hodnocení 55

50

60

Stávající zaměstnanci jsou s výše uvedenými předpisy seznámeni a noví jsou s nimi seznamováni při nástupu do zaměstnání. Etický kodex nemáme zavedený, nepovažujeme jej za nutný. Důkaz: Pracovní a Organizační řád, Zákon o úřednících 1.1.d) Posilování vzájemné důvěry a respektu mezi vrcholovým vedením, 45 manažery a zaměstnanci (např. definováním norem dobrého vedení) Řada zaměstnanců se účastní veřejných zasedání zastupitelstva města, kde mají možnost poznat nejvyšší představitele města a vyslechnout si jejich názory. Někteří zaměstnanci se účastní jako hosté jednání výborů ZM, kde jsou předsedy zastupitelé. Vedoucí odborů se účastní pravidelných porad u tajemníka za účasti místostarosty. Tajemník je v těsném kontaktu s vedoucími odborů a řadou dalších pracovníků. 1.1.e) Vytváření podmínek pro efektivní komunikaci zajišťující seznámení 50 všech zaměstnanců organizace a dalších zainteresovaných stran s posláním, vizí, hodnotami a strategickými a operativními cíly Někteří zaměstnanci se přímo podílejí na vytváření uvedených materiálů. Ostatní se s nimi nebo s jejich aktualizacemi setkávají prostřednictvím vedoucích odborů, na intranetu nebo na internetových stránkách města. Připomínky a náměty k nim mohou podávat sami nebo prostřednictvím svých vedoucích tajemníkovi nebo starostovi.

1.1.f)

1.1.g)

Důkaz: Organizační řád, pracovní řád, usnesení ZM, územní plán, Strategický a rozvojový plán, rozpočet, usnesení rady, zápisy z porad Noví zaměstnanci jsou s některými z nich seznamováni při nástupu (Organizační a pracovní řád). Občané jsou o poslání a cílech informování na webových stránkách města, v místním televizním vysílání, ve Zpravodaji města Konice (6x ročně), na veřejných jednáních zastupitelstva města nebo na úřední desce. Pravidelné přezkoumávání poslání, vize a hodnot odrážející změny ve 40 vnějším prostředí Přezkoumávání se provádí min. 1x za rok zejména v návaznosti na očekávané či nastalé legislativní změny. V této souvislosti se změna poslání projevuje např. v usnesení rady – změna organizačního řádu, ve změnách vnitřních předpisů. Základní poslání a hodnoty se nemění. Reaguje se také na technický pokrok v informačních technologiích. Řízení „střetu zájmů“ prostřednictvím identifikování potenciálních 60 oblastí střetů zájmů a přijetím odpovídajících zásad pro zaměstnance Střet zájmů je řešen v obecné úrovni. Vedoucí odborů, na které se jako na veřejné funkcionáře vztahuje zákon o střetu zájmů, s nim byli seznámeni na poradě vedoucích odborů dne 5.6. a 1.8.2006. S odpovídajícími zásadami, jež jsou součástí § 16 zákona č. 312/2002 Sb., o úřednících a s pracovním řádem byli seznámeni všichni zaměstnanci. Do potenciálního střetu zájmů se mohou dostat všichni úředníci vydávající rozhodnutí, potom nastupuje institut podjatosti podle správního řádu. Podjatost je řešena průběžně v konkrétních případech. Střet zájmů uvolněných i neuvolněných funkcionářů je řešen zákonem o střetu zájmů, zákonem o obcích, jednacím řádem zastupitelstva města a 8

1.1

jednacím řádem rady. Všechna výběrová řízení probíhají standartním způsobem a v souladu se zákonem. Důkaz: Zápisy z porad vedoucích odborů s tajemníkem, Pracovní řád MěÚ, § 16 zákona č. 312/2002 Sb., zápisy z výběrových řízení na obsazení pracovních míst, zápisy z výběrových řízení na dodávky a služby, Vnitřní směrnice č. 1/2006 Ustanovení oprávněných úředních osob Výsledek celkem

51

Subkritérium 1.2 – Vytvoření, zavedení a rozvíjení systému pro řízení organizace, výkonnosti a změn Otázka 1.2.a) Rozvíjení procesů a organizační struktury v souladu se strategií, plánováním a potřebami a očekáváními zainteresovaných stran s využitím dostupných technik Organizační struktura a rozvíjení procesů jsou neustále optimalizovány v reakci na změny zákonů a na požadavky volených představitelů města. Pro tyto potřeby využíváme benchmarking, srovnáváme se s úřady stejné úrovně jednak v kraji a jednak v republice o velikosti správního obvodu do 15 000 obyvatel. Organizační struktura je stanovena Organizačním řádem MěÚ Konice schváleným Radou města Konice.V roce 2006 byly provedeny dvě změny. Stěžejní procesy jsou popsány ve vnitřních směrnicích úřadu či města, např.: - spisový a skartační řád - pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností - komplexní soubor vnitroorganizačních účetních směrnic - další směrnice dle seznamu směrnic 1.2.b) Definování vhodné formy řízení (úrovně, funkce, odpovědnost a kompetence) a zajištění systému pro řízení procesů Jednotlivé úrovně řízení, základní pravomoci, povinnosti a odpovědnosti jsou stanoveny v Organizačním řádu MěÚ Konice. A dále v některých směrnicích, zejména: - Sm-3-98 Komplexní soubor vnitroorganizačních účetních směrnic (v aktualizované podobě) - Směrnice č. 1/2006 Ustanovení oprávněných úředních osob. - Směrnice č. 2/2006 Provozní směrnice Bezpečnostní politiky informačního systému MěÚ Konice. - Spisový a skartační řád - Směrnice č. 2/2007 Koordinovaná stanoviska a koordinovaná závazná stanoviska Jednotlivým úředníkům jsou nadefinována přístupová práva do speciálních programů, které využívají při své práci podle kompetence, kterou mají. Jednotlivé formy řízení jsou specifikovány v konkrétních pracovních náplních. 1.2.c) Vypracování a schválení měřitelných cílů a úkolů pro všechny úrovně organizace - plány vzdělávání - v oblasti vzdělávání úředníků – každý úředník má zpracován plán vzdělávání, který mimo jiné zahrnuje legislativní požadavky na kvalifikaci daného úředníka - rozpočet města – cíle pro všechny úrovně 9

Hodnocení 60

60

40

- v oblasti investiční výstavby – měřitelné cíle jsou vždy stanoveny - v rámci hodnocení zaměstnanců jsou stanoveny konkrétní měřitelné cíle na další období - v oblasti bezpečnosti práce, požární ochrany a školení řidičů referentských vozidel – všichni proškolení, cílem je nemít pracovní úrazy a nehody 1.2.d) Stanovování cílů pro výstupy a dopady s ohledem na vyrovnání potřeb 40 a očekávání různých zainteresovaných stran V letošním roce připravujeme průzkum spokojenosti občanů, kdy se alespoň v omezeném rozsahu ukáže, zda jsou potřeby vyrovnávány s očekáváním různých stran. Většina výstupů veřejné služby je nasměrována do plnění přeneseného výkonu státní správy a zbývající k zajištění spokojenosti zainteresovaných stran při naplňování jejich potřeb a očekávání. Při přeneseném výkonu státní správy jsou cíle pro výstupy stanoveny v souladu s příslušnými zákony a ve stanovených termínech. Jsou obsaženy v organizačním řádu a vnitřních směrnicích. Nově je zavedeno vydávání výpisů z katastru nemovitostí a u obchodního rejstříku – není povinností, ale jde o příklad výstupu s ohledem na potřeby zainteresovaných stran. Vytvořením Strategického plánu rozvoje města Konice došlo k částečnému naplnění závazku k zainteresovaným stranám. Na vytváření SPR se podílely dotčené strany. Záměry města jsou projednávány s osadními výbory.

1.2.e)

1.2.f)

Důkaz: Organizační řád, Směrnice č. 3/2006 Pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností, Směrnice č. 2/2007 Koordinovaná stanoviska a koordinovaná závazná stanoviska Formulace a přizpůsobování strategie eGovernmentu se strategickými 40 a operativními cíly organizace Strategie eGovernmentu na úřadě je částečně formulována ve směrnici Informační strategie MěÚ Konice, schválené radou dne 12.12.2005 č. usnesení 28/43/2005. Dovnitř má organizace vytvořenou elektronickou spisovou službu s jedním podacím deníkem a výpravnou s výplatním strojem a dále mj. GIS. Navenek má úřad e-podatelnu, kterou můžeme přijímat elektronická podání s ověřeným elektronickým podpisem, ověřené elektronické podpisy, elektronickou úřední desku, na které jsou zveřejňovány dokumenty ve stejném rozsahu jako na úřední desce. Pomocí dálkového přístupu vydáváme ověřené výstupy (v papírové podobě) – výpisy z Katastru nemovitostí, z Obchodního rejstříku a z Živnostenského rejstříku. Řada agend je založena na sdílení registrů a na elektronickém přístupu do nich (evidence obyvatel, registry řidičů a vozidel, živnostenský rejstřík). Komunikace s orgány veřejné správy probíhá běžně elektronickou cestou, zainteresované strany jsou informovány prostřednictvím internetových stránek města. Vybudování manažerského informačního systému zahrnujícího interní 20 audity Vzhledem k počtu obyvatel města nebyl zřízen útvar interního auditu. Finanční kontrola i interní audit je prováděn nasmlouvanými oprávněnými auditory. Plnění rozpočtu je sledováno prostřednictvím programu GINIS. Na výsledky je reagováno. Případná doporučení či nápravy pochybení úřadu jsou začleněny do činnosti úřadu. Nově byl schválen Kontrolní řád města Konice zahrnující řídící a veřejnosprávní kontrolu.

10

Důkaz: Směrnice města Sm-3-98 Komplexní soubor vnitroorganizačních účetních směrnic, Směrnice města č. 6/2007 Kontrolní řád města Konice 1.2.g) Vytvoření odpovídajícího prostředí pro projektovou a týmovou práci Písemně nejsou stanovena obecná pravidla. Projektová a týmová práce probíhá vždy za podpory vedení města, které umožňuje vytvoření odpovídajících podmínek pro kvalitní práci. Pro potřeby zpracování SPR byla vytvořena pracovní skupina jejímiž členy jsou i vedoucí pracovníci MěÚ. Výstupem bylo zapracování vlastních projektových námětů do tohoto střednědobého dokumentu. V současnosti je týmovou prací příprava materiálu pro radu a zastupitelstvo týkající se aktualizace SPR a možnosti čerpání dotací ze zdrojů EU. V letošním roce jsme byli zapojeni do projektu krajského úřadu „Benchmarking absorpční kapacity veřejné správy Olomouckého kraje“ – zde jsme mj. získali podněty pro projektovou a týmovou práci. Nyní jsme například zapojeni v projektech : - Partnerství pro rozvoj Olomouckého kraje - Benchmarkingová iniciativa 2005 - Implementace systému kvality řízení v podmínkách městských úřadů v Olomouckém kraji. Vytvořena je stálá pracovní skupina CAF. 1.2.h) Dlouhodobé využívání systému TQM, například EFQM nebo CAF V roce 2005 MěÚ Konice přistoupil prostřednictvím projektu Olomouckého kraje Partnerství pro rozvoj Olomouckého kraje k benchmarkingu účastí v Benchmarkingové iniciativě 2005. MěÚ se porovnává s jinými úřady za roky 2004-6 a dále k metodě sebehodnocení CAF. Od roku 2006 je úřad zapojen do projektu EDUKOLU „Implementace systému kvality řízení v podmínkách městských úřadů v Olomouckém kraji“. V rámci projektu dochází k proškolování týmů CAF, k předávání zkušeností při zpracování hodnotících zpráv CAF začínajícím úřadům a následné srovnávání. V roce 2006 byl zpracován první plán zlepšování práce, který se naplňoval v letech 2006 a 2007. Sebehodnotící zpráva CAF byla zhodnocena externím hodnotitelem certifikovaným MV ČR. 1.2.i) Vytvoření a rozvíjení systému měřitelných strategických a operativních cílů a měření výkonnosti v organizaci (např. Balanced Scorecard, ISO 9001:2000) Systém měřitelných cílů – strategických – plnění rozpočtu: - naplnění plánů vzdělávání je ovlivněno rozpočtem - sledují se počty různých úkonů, rozhodnutí, spisů apod. Porovnávají se meziročně v rámci odborů. Podrobně je to sledováno v rámci BI 2005 a dále pak ve zprávě o činnosti úřadu. 1.2.j) Rozvíjení systémů managementu kvality jako jsou ISO 9001:2000, Servis Level Agreements (SLAs) a jiné druhy certifikací 1.2.k) Informování zaměstnanců a příslušných zainteresovaných stran o připravovaných změnách a jejich důvodech Připravované změny včetně důvodů jsou předem projednávány zpravidla tajemníkem s vedoucím odboru, v některých případech jsou změny na návrh vedoucích odborů. Vedoucí je následně projednávají se zainteresovanými zaměstnanci. Změny tajemník většinou projednává v radě města a potom se promítají do organizačního řádu a dalších vnitřních předpisů. Vedoucí odborů jsou s nimi seznamování na poradách a informace přenášejí dále. Usnesení rady jsou elektronicky rozesílány vedoucím odborů, jsou zveřejňovány na internetu a v Konickém zpravodaji. 1.2 Výsledek celkem 11

31

31

30

0 50

37

Subkritérium 1.3 - Motivování a podpora zaměstnanců v organizaci a vedení příkladem Otázka 1.3.a)

Hodnocení

Vedení příkladem a působení v souladu se stanovenými cíli a 51 hodnotami. Vedoucí pracovníci dávají osobní příklad svým podřízeným a to například prací nad rámec svých povinností a nad rámec pracovní doby či příkladným plněním svěřených úkolů a také dodržováním obecných zákonů vztahujících se k jejich činnosti (např. zákon o úřednících, správní řád, zákon o ochraně osobních údajů, aj.) a vnitřních předpisů organizace (zejména pracovní řád, dále Organizační řád a vnitřní směrnice). Případně se snaží nacházet rovnováhu mezi efektivitou a hospodárnosti. Důkazy: výsledky dotazníkové akce, Zpráva o činnost MěÚ za daný rok,

1.3.b) Prokazování osobní ochoty vrcholového vedení organizace a manažerů 51 přijímat změny, a to akceptováním Požadavky na vedoucí jsou stanoveny v pracovním a v organizačním řádu. Městský úřad má vypracován plán vzdělávání, který je jedním ze základních předpokladů pro zvyšování kvalifikace vedoucích pracovníků. Ke zlepšení počítačových znalostí absolvovali vedoucí i další zaměstnanci MěÚ počítačové kurzy na jednotlivé nové programy, byl připraven a 2x vyhodnocen dotazník pro zaměstnance. O ochotě přijímat změny svědčí i zapojení vedoucích pracovníků do CAFu a BI 2005, což má za následek přijímání některých změn. K zásadnějším změnám dochází v důsledku různých legislativních kroků a rychlého vývoje IT. Důkazy: pracovní a Organizační řád, plán vzdělávání, systém odběru odborného tisku a literatury, absolvování počítačových kurzů, dotazník pro zaměstnance 1.3.c) Pravidelné informování zaměstnanců o zásadních otázkách, které se 60 týkají organizace Zaměstnanci jsou o významných otázkách informováni zejména prostřednictvím porad vedoucích odborů, různých typů školení, usnesení orgánů města, pokyny vedoucích. Nezastupitelnou roli v informovanosti zaměstnanců hraje výpočetní technika - zejména využití internetu, intranetu, elektronické pošty, či společných počítačových disků a speciálních programů, možnost vyhledat usnesení rady města a usnesení a zápisy z jednání zastupitelstva na internetových stránkách města, televizní zpravodajství. Důkazy: intranet, internet, sdílené disky, porady, školení pracovníků, porady vedoucích a odborů, pokyny vedoucích 1.3.d) Podporování zaměstnanců při plnění jejich povinností, plánů a cílů 60 v návaznosti na celkové cíle organizace Zaměstnanci jsou podporováni vypracovaným plánem vzdělávání, který jim umožňuje patřičně si doplňovat a zvyšovat kvalifikaci a dále zavedeným hodnocením pracovníků, nastaveným systémem odměňování. Zaměstnanci jsou podporování zejména tím, že jsou v rámci možností ve vhodném pracovním prostředí, mají k dispozici potřebné vybavení a vše co je nezbytné k plnění jejich povinnosti. 12

Důkazy: plán vzdělávání, kolektivní smlouva, rozpočtový proces, odměny, zápisy z hodnocení zaměstnanců 1.3.e) Stimulování a povzbuzování zaměstnanců a vytváření podmínek pro 51 přenesení pravomocí, odpovědností a kompetencí včetně právní odpovědnosti Jednotlivým pracovníkům je odpovědnost přidělována na základě pracovního řádu, pracovní náplně, organizační struktury a konkrétních potřeb zaměstnavatele. Motivováni jsou nastaveným systémem odměňování a jistotou solidního zaměstnání. Vnitřním předpisem 1/2006 jsou stanoveny podle správního řádu oprávněné úřední osoby a dále osoby podepisující příslušná rozhodnutí. Další kompetence, pravomoci a odpovědnosti jsou stanoveny v souboru vnitroorganizačních účetních směrnic a nově v kontrolním řádu. Důkazy: delegace pravomoci pomocí vnitřních předpisů (organizační řád), Směrnice 1/2006 Ustanovení oprávněných úředních osob, pracovní náplně 1.3.f) Povzbuzování a podporování zaměstnanců při předkládání jejich 11 návrhů na inovace a zlepšování a při aktivním plnění jejich každodenní práce Součástí porad vedoucích odborů je bod „náměty a podněty zaměstnanců“, kde bývají mimo podnětů vedoucích přednášeny i záměry jejich podřízených. 1.3.g) Uznávání a odměňování úsilí týmů a jednotlivců 40 Jednotlivci i týmy jsou ve své činnosti motivováni širokou škálou ohodnocení, počínaje slovní pochvalou a konče finančním ohodnocením za akce nad rámec pracovní náplně zaměstnanců nebo při splnění obzvláště náročných pracovních úkolů, kdy jsou udělovány mimořádné odměny. Důkazy: mimořádné odměny pracovníků, systém hodnocení, Organizační řád 1.3.h) Respektování individuálních potřeb a osobních situací zaměstnanců 40 Vybavení budov a kanceláří odpovídá možnostem úřadu. Po provedení již druhého průzkumu spokojenosti zaměstnanců byla pružná pracovní doba hodnocena jako jeden z výrazných pozitivních aspektů individuálních potřeb zaměstnanců. Zaměstnavatel umožňuje zkrácení pracovního úvazku ze zdravotních důvodů, umožňuje neplacené volno pro studium, které nevychází přímo z potřeb zaměstnavatele. Zaměstnancům je také umožněno vybírání dovolené dle osobních potřeb.

1.3

Důkazy: Pracovní řád, Organizační zaměstnanců v roce 2005 a 2006 Výsledky celkem

řád,

Průzkum

spokojenosti 46

Subkritérium 1.4 - Řízení vztahů s politiky a jinými zainteresovanými stranami s cílem zajistit sdílenou odpovědnost Otázka

Hodnocení

13

1.4.a)

1.4.b)

1.4.c)

1.4.d)

1.4.e)

1.4.f)

1.4.g)

Identifikování veřejných politik ovlivňujících organizaci 40 Jsou identifikovány ve třech úrovních : 1) Komunální úroveň – zejména zvolení členové zastupitelstva města, kteří mají přímý vliv na činnost organizace. 2) Krajská úroveň – volení představitelé kraje, zejména hejtman a náměstci a aparát krajského úřadu v čele s ředitelem. 3) Ústřední úroveň – vláda, poslanecká sněmovna, senát, aparáty ministerstev aj. Udržování proaktivních a pravidelných vztahů s politickými 40 představiteli příslušných oblastí exekutivy a legislativy Aktivní a pravidelný vztah zástupci města udržují s předsedou poslanecké sněmovny, do jehož volebního obvodu Konice patří a je současně členem rady města. Na krajské úrovni udržujeme dle potřeby nepravidelné vztahy s hejtmanem a jeho náměstky (starosta, místostarosta). Na komunální úrovni se zaměstnanci setkávají s politiky zejména na jednáních zastupitelstva města. Důkaz: Zápisy z jednání Zastupitelstva a Rady města Konice Sladění cílů a úkolů organizace s veřejnými politikami Na komunální úrovni je sladění cílů a úkolů zapracováno ve Strategickém plánu rozvoje města Konice a v usneseních zastupitelstva a rady. Na krajské úrovni jsou projednávány a realizovány společné investiční akce, zapojujeme se do společných projektů, krajský úřad metodicky řídí jednotlivé odbory vykonávající státní správu. Na ústřední úrovni jde zejména o naše přizpůsobení strategickým cílům ústředních orgánu. Vybudování partnerství a vazeb s důležitými zainteresovanými stranami (občané, nevládní organizace, zájmové skupiny, průmysl a jiné orgány veřejné správy) Zástupci města a zaměstnanci úřadu se setkávají se zainteresovanými stranami na jednáních komisí, výborů. Úřad přijímá podněty, stížnosti a petice občanů. Starosta přijímá záštitu nad některými akcemi. Město na základě žádostí finančně podporuje aktivity žadatelů. Zapojení politiků a jiných zainteresovaných stran do formulování cílů pro výstupy a jejich důsledky a do rozvoje systému vedení organizace Na komunální úrovni jsou politické strany zapojeny prostřednictvím starosty a členů rady při plnění volebních programů a při řízení organizace. Dále se strany zapojují do činností komisí a výborů. Místostarosta se účastní porady vedoucích odborů u tajemníka úřadu a také je hostem při zasedáních CAF týmu. Usilování o veřejné povědomí, reputaci a uznání organizace a jejích služeb Vedoucí pracovníci na svěřených úsecích usilují (v souladu s pracovním řádem) o dobrou pověst každodenní činností a přístupem ke klientům. Image úřadu (města) není cíleně budována, je však spjata s používáním znaku města – hlavičkový papír, reklamní předměty apod. Město aktivně tvoří internetové stránky, podílí se na místním televizním vysílání. Budování image města napomáhá i konání významných kulturních a sportovních akce (Žváčkův festival dechových hudeb, koncerty klubu přátel hudby, Konické štrapáce, Na kole kolem Konice, vánoční trhy s ohňostrojem, dětský karneval). Vypracování koncepce marketingu (cílové služby/produkty) a jeho 14

40

40

50

30

30

1.4.h)

1.4

sdělení zainteresovaným stranám Prezentace města se děje prostřednictvím www stránek, dále distribucí informačních letáků a vydáváním Zpravodaje města Konice. Při významných investičních akcích se pořádají veřejná projednávání za účasti nejširšího spektra obyvatelstva. V roce 2007 proběhne průzkum spokojenosti občanů s prací MěÚ. Podílení se na činnostech profesních a jiných sdružení, zájmových 40 organizací a skupin Město je členem Svazu měst a obcí České republiky, Svazu měst a obcí Střední Moravy, členem Mikroregionu Konicko a zájmového sdružení právnických osob Střední Morava – Sdružení cestovního ruchu. Tajemník je členem Sdružení tajemníků městských a obecních úřadů ČR. Výsledek celkem

39

Výsledky kritéria 1 celkem: Průměr 1.1 1.2 1.3 1.4

Nasměrování organizace vypracováním poslání, vize a hodnot Vytvoření, zavedení a rozvíjení systému pro řízení organizace, výkonnosti a změn Motivování a podpora zaměstnanců v organizaci a vedení příkladem Řízení vztahů s politiky a jinými zainteresovanými stranami s cílem zajistit sdílenou odpovědnost

15

Celkový průměr

51 37 43 46 39

KRITÉRIUM 2: STRATEGIE A PLÁNOVÁNÍ Subkritérium 2.1 - Shromažďování informací o současných a budoucích potřebách zainteresovaných stran

2.1.a)

Otázka Hodnocení 35 Identifikování všech příslušných zainteresovaných stran Město Konice má zpracován Strategický plán rozvoje města Konice, ve kterém jsou identifikovány hlavní zainteresované strany, zejména z hlediska samostatné působnosti. Jednotlivé odbory mají přehled o zainteresovaných stranách v oblasti státní správy. Ucelený materiál není zpracován.

Důkazy: Strategický plán rozvoje města Konice, Usnesení Rady města Konice 2.1.b) Systematické shromažďování a analyzování informací o 35 zainteresovaných stranách a jejich potřebách a očekáváních V letošním roce se plánuje provedení historicky prvního průzkumu spokojenosti zákazníků/občanů s činností úřadu. Dochází k živelnému shromažďování a analyzování informací o zainteresovaných stranách. Rovněž má město zpracován Strategický plán rozvoje města a pravidelně dochází k jednání pracovní skupiny aktualizace Strategického plánu rozvoje města Konice.

2.1.c)

Důkazy: Průzkum spokojenosti, Strategický plán rozvoje města Konice, zápisy z jednání pracovní skupiny aktualizace Strategického plánu rozvoje města Konice Pravidelné shromažďování a analyzování informací, jejich zdrojů, 35 přesnosti a kvality; může to zahrnovat informace o důležitých změnách v oblasti sociální, ekologické, ekonomické, právní a demografické Úřad shromažďuje informace v rámci zákona. Využívá se hlavně evidence jednotlivých odborů. Tyto informace jsou dále vyhodnocovány pro účely např. tvorby Územního plánu města Konice nebo při tvorbě aktualizace Strategického plánu rozvoje města Konice. Město Konice je v současné době mj. zapojeno do Jednotného systému dopravních informací pro ČR a jedná o možnosti zapojení se do programu Prevence proti kriminalitě a je vytvořena komise BESIPu.

Důkazy: Územní plán města, statistická hlášení, Strategický plán rozvoje města Konice, Jednotný systém dopravních informací pro ČR, Zápisy z komise BESIPu 2.1.d) Systematické analyzování vnitřních silných a slabých stránek 51 organizace (např. diagnózy v rámci TQM prostřednictvím modelu CAF, Modelu excelence EFQM nebo analýzy SWOT*) Systematické analyzování těchto stránek probíhá pravidelně. Je nastaven systém těchto analýz, z kterého se vychází při jejich praktickém provádění. Silné a slabé stránky úřadu jsou analyzovány rovněž na poradách vedoucích odborů. Na základě aplikace metody benchmarkingu na úřad mohou vedoucí pracovníci snáze reflektovat silné stránky svých odborů a vlastně i celé organizace. Odhalení slabých stránek úřadu je účelem sebehodnocení metodou CAF a jejich postupné odstraňování je 16

náplní Plánu zlepšování práce MěÚ Konice.

2.1

Důkazy: interní audity, finanční kontroly, Plán zlepšování práce MěÚ Konice,CAF – akční plán) Kritérium celkem

39

Subkritérium 2.2 - Vypracování, rozvíjení, přezkoumání a aktualizace strategie a plánování s ohledem na potřeby zainteresovaných stran a dostupné zdroje

2.2.a)

2.2.b)

2.2.c)

2.2.d)

2.2.e)

Otázka Hodnocení Vypracování, rozvíjení a aplikace metod pro monitorování, měření a 51 /nebo hodnocení výkonnosti organizace na všech úrovních zajišťujících monitorování implementace strategie Měření výkonnosti organizace probíhá v rámci benchmarkingu. Tuto metodu kvality implementujeme na úřadě od začátku roku 2006. Hlavní význam spočívá v porovnávání s partnerskými úřady. Činnost jednotlivých odborů organizace je zaznamenaná ve Zprávě o činnosti úřadu. Zpráva je všem zájemcům k dispozici na internetových stránkách města Konice. Důkaz: BI 2005, Zpráva o činnosti úřadu Systematické přezkoumávání rizik a příležitostí (např. analýza 51 SWOT) a identifikování kritických faktorů úspěchu prostřednictvím pravidelného hodnocení těchto faktorů v prostředí organizace (včetně politických změn) Systematické přezkoumávání rizik a příležitostí a identifikování kritických faktorů se uplatňuje pouze v dílčích auditech činnosti úřadu, např. interní audit, finanční audit a dále v oblasti IT. Jsme zapojeni v BI 2005 a každoročně zpracováváme analýzu +/benchmarkingu. Přezkoumávání činnosti jednotlivých odborů se provádí každoročně a její výsledky jsou zaznamenány ve zprávě o činnosti úřadu. Důkaz: BI 2005, Zpráva o činnosti úřadu, Analýza +/- benchmarkingu Hodnocení současných úkolů z hlediska jejich výstupů (výsledků) a 40 dopadů (důsledků) a kvality strategických a operativních plánů Hodnocení plnění úkolů probíhá formálně bez systematického srovnávání s parametry zamýšlených cílů, výsledků vlivu na společnost a kvalitu života občanů. Výstupy činnosti jednotlivých odborů jsou porovnávány a přezkoumávány v rámci benchmarkingu. Vyvažování úkolů a zdrojů, dlouhodobých a krátkodobých vlivů a 20 požadavků zainteresovaných stran Limitujícím faktorem plnění úkolů jsou finanční možnosti rozpočtu města. Vynakládání financí probíhá dle principu účelovosti a hospodárnosti. Důkaz: Rozpočet města Posouzení potřeby přehodnotit a zlepšit strategie a metody plánování Vedoucí odborů každoročně předkládají vedení úřadu svoje požadavky 31 k činnosti odboru pro daný rok. Požadavky odborů jsou závislé na finančních možnostech rozpočtu města.

17

2.2

Důkaz: Rozpočet města Výsledek celkem

39

Subkritérium 2.3 - Uplatňování strategie a plánování v rámci celé organizace

2.3.a)

2.3.b)

2.3.c)

2.3

Otázka Hodnocení Uplatňování strategie a plánování, a to dosahováním konsensu a 40 stanovováním priorit, určováním časových rámců, odpovídajících procesů a organizační struktury Vytvořením Strategického plánu rozvoje města Konice se stanovily podmínky pro uplatňování strategie a plánování ve střednědobém výhledu. Úřad dále plní úkoly dané usnesením rady a zastupitelstva města, prostřednictvím pracovníků jednotlivých odborů, dle odpovědnosti a stanovených termínů. Úkoly finanční povahy se stávají součástí rozpočtového procesu na základě priorit. Důkaz: Organizační řád, Strategický plán rozvoje města Konice Zapojování zainteresovaných stran do procesu realizace strategie a 31 plánování a stanovení priorit, pokud jde o očekávání a potřeby zainteresovaných stran Zpracovaný Strategický plán rozvoje města Konice stanoví zainteresované strany v tomto procesu. Z toho vyplývá i činnost jednotlivých odborů podle příslušnosti k uvedené problematice. Zainteresované strany se zapojují zejména prostřednictvím volených členů zastupitelstva města účastí na zasedáních zastupitelstva. Důkaz: Strategický plán rozvoje města Konice, Zápisy ze Zastupitelstva města Konice Přenášení strategických a operativních cílů organizace do 45 relevantních plánů a úkolů organizačních útvarů a jednotlivých zaměstnanců Přenášení strategických a operativních cílů organizace do relevantních plánů a úkolů je zabezpečeno obecně organizačním řádem, který obsahuje hlavní cíle organizace a dále propracovaným systém porad vedoucích odborů, kteří odpovídají za jejich plnění. Vnitřní předpisy a směrnice úřadu pravidelně aktualizované jsou publikovány na intranetu pro všeobecnou informovanost pracovníků. Strategické cíle investičního charakteru jsou přenášeny ustanovením příslušného organizačního řádu. Důkaz: Směrnice úřadu, Organizační řád, Zápisy z porad vedoucích odborů, Usnesení ZM a RM Výsledky celkem

39

Subkritérium 2.4 - Plánování, uplatňování a přezkoumávání modernizace a inovace Otázka Hodnocení 2.4.a) Vytváření a rozvíjení nové kultury pro inovaci či připravenosti na 51 inovaci prostřednictvím školení a benchmarkingu se zaměřením na úlohu strategického myšlení a plánování Od roku 2005 jsme zapojeni do projektu Partnerství pro rozvoj Olomouckého kraje. V rámci tohoto projektu se vedoucí odborů MěÚ 18

účastnili školení a výkladu benchmarkingu Mgr. Rostislava Honuse. Od roku 2006 MěÚ přistoupil k projektu Edukolu „Implementace systému kvality řízení v podmínkách MěÚ v Olomouckém kraji“. V rámci tohoto projektu dochází k proškolování týmů CAF, k předávání zkušeností začínajícím úřadům při zpracování hodnotících zpráv CAF a dochází také ke srovnávání jednotlivých úřadů při společných vzdělávacích akcích. Jsou též předávány informace ze zahraničních exkurzí na úřadech podobného typu ve státech Evropské unie. Důkaz: Zápisy ze školení společnosti Edukol, Materiály ze školení benchmarkingu vedoucích odborů 2.4.b) Systematické monitorování interních ukazatelů/podnětů ke změnám a 31 externích požadavků na modernizaci a inovaci Na našem úřadě již druhým rokem proběhla anketa spokojenosti zaměstnanců. Anketa byla vyhodnocena tajemníkem úřadu. Vyhodnocení je součástí grafického výstupu odpovědí na jednotlivé otázky tohoto anonymního průzkumu. Byla vyhodnocena i četnost odpovědí na textové otázky, jejichž vyplnění bylo dobrovolné. Přesto však daly reálný podnět k zamyšlení nad zlepšováním vedoucím k vyšší spokojenosti zaměstnanců na svém pracovním místě. Vyhodnocení ankety je k dispozici všem zaměstnancům úřadu prostřednictvím vedoucích odborů a intranetu. Koncem letošního roku se připravuje průzkum spokojenosti občanů na téma vztahu občan – úřad. Důkaz: Průzkum, rozbor a vyhodnocení dotazníkového šetření 2.4.c) Plánování změn vedoucích k procesu modernizace a inovace (např. 40 aplikace síťových služeb) na základě diskusí se zainteresovanými stranami V současné době jsou síťové služby zajištěny formou formulářů a žádostí na internetových stránkách města Konice. Existuje tady možnost podat žádost prostřednictvím e-podatelny. Připravuje se zpracování ÚAP, které budou veřejnosti volně k dispozici na internetu a proto se předpokládá nákup nového serveru. Důkaz: Formuláře a žádosti na www stránkách města Konice, e-podatelna 2.4.d) Využívání nástrojů, měření (např. měření vstupů, výstupů, dopadů) a 40 principů TQM Z metod TQM, které by využívaly týmovou práci a rozborové (analytické) nástroje, zatím využíváme pouze model CAF. Tato pracovní skupina má 8 členů, pro širší výměnu prvotních informací mezi zastupitelstvem, radou města a městem. Jednání CAF týmu je přítomen jako host místostarosta. Je připravován průzkum spokojenosti občanů na téma vztahu občan – úřad a zde by mohlo být poprvé využito konkrétních měřitelných údajů a návrhů k dalšímu zlepšení chodu úřadu. Důkaz: Pracovní skupina CAF 2.4.e) Zajištění rozvoje systému řízení změn, včetně monitorování pokroku 51 v inovaci Činnosti, kterými úřad zajišťuje zákonné nároky občana jsou dostatečně kvalitně na jednotlivých pracovištích systemizovány (občanské průkazy, cestovní doklady, řidičské průkazy, přihlašování a odhlašování vozidel, matriční záležitosti evidence změn aj.). Postupně se systemizují i další 19

související činnosti úřadu, například systém objednávek a inovace pracovišť, přestože jsou limitovány finančními možnostmi úřadu. Jednotlivé návrhy na inovaci jsou diskutovány na poradě vedoucích odborů u tajemníka úřadu a je zde posuzována jejich přínos pro organizaci. Důkaz: Směrnice úřadu, elektronické zkoušky žadatelů o řidičské oprávnění 2.4.f) Zajištění dostupnosti potřebných zdrojů pro uplatňování plánovaných 31 změn Proces provádění plánovaných změn je odvislý od finančních možností MěÚ. Zajištění probíhá procesem návrhů odborů na inovace a materiální zabezpečení přes projednávání pořadí důležitosti a nutnosti tak, aby nebyla nikterak omezena funkčnost odboru a pracoviště. Avšak zásadní inovační změny v oblasti zabezpečení výkonu státní správy např. evidence obyvatel, u různých typů osobních dokladů, průkazů, povolení, osvědčení apod., zaváděných ministerstvy plošně na pověřených úřadech, mají finanční podporu státu nebo je příslušná technika zapůjčena.

2.4.

Důkaz: Pasy, CDBP, Bodový systém řidičů. Výsledek celkem

41

Výsledky kritéria 2 celkem Průměr 2.1 2.2

2.3 2.4

Shromažďování informací o současných a budoucích potřebách zainteresovaných stran Vypracování, rozvíjení, přezkoumání a aktualizace strategie a plánování s ohledem na potřeby zainteresovaných stran a dostupné zdroje Uplatňování strategie a plánování v rámci celé organizace Plánování, uplatňování a přezkoumávání modernizace a inovace

20

Celkový průměr

39 39

39 41

40

KRITÉRIUM 3: ZAMĚSTNANCI Subkritérium 3.1 – Transparentní plánování, řízení a zlepšování lidských zdrojů s ohledem na strategii a plánování

3.1.a)

3.1.b)

3.1.c)

3.1.d)

Otázka Hodnocení Pravidelné analyzování současných a budoucích potřeb lidských 45 zdrojů vzhledem k potřebám a očekávání zainteresovaných stran Jednou ročně se na úřadě provádí v rámci pohovoru o činnosti úřadu analýza stavu jednotlivých odborů. Za každý odbor zpracovává písemnou zprávu jeho vedoucí a celý dokument do výsledné podoby dopracovává tajemník úřadu. Při analyzování současných a budoucích potřeb lidských zdrojů je nutné reagovat na subjektivní příčiny spojené s odchody zaměstnanců (mateřská dovolená, starobní důchody, či odchody z různých důvodů) a na objektivní příčiny spojené se změnou legislativy. Důkaz: Zpráva o činnosti MěÚ Konice v roce 2006, zápisy z pohovorů o činnosti, osobní spisy, usnesení Rady města Konice Vypracování, rozvíjení a sdělování politiky řízení lidských zdrojů 20 v souladu se strategií a plánováním organizace Oficiální politika řízení lidských zdrojů není zpracována. Odvíjí se od stavu z 1.1.2003, kdy došlo k vzniku pověřených obcí a zdvojnásobil se počet pracovníků. Cca 80% jich přišlo z OKÚ Prostějov bez možnosti ovlivnění výběru. Dalšími faktory jsou rámec zákonných předpisů, výše příspěvků na výkon státní správy a možnosti rozpočtu města. Důkaz: Pracovní řád, Organizační řád, Zákon o úřednících Zajištění způsobilosti lidských zdrojů (nábor, umísťování a rozvoj 45 zaměstnanců) s cílem plnit úkoly organizace; vyvažování pravomocí a odpovědností. Přijímání nových pracovníků probíhá formou výběrového řízení v souladu se zákonem o úřednících. Mimo to se využívají stážisté rekvalifikující se přes úřad práce. Pokud se po zapracování osvědčí jsou přijímáni jako zástupy za MD a dlouhodobou pracovní neschopnost. Později mohou mít při výběrových řízeních výhodu detailních znalostí prostředí. Vzdělávací proces se řídí plány vzdělávání zpracovanými tajemníkem úřadu. Možnosti vzdělávání a dalšího rozvoje zaměstnanců se odvíjí od finančních možností organizace. Na vstupní vzdělávání, vzdělávání vedoucích úředníků a ZOZ jsou prostředky vždy zajištěny. Na konci roku provádí tajemník a vedoucí daného odboru evaluaci vzdělávacího procesu. Pravomoci a odpovědnost všech zaměstnanců za prováděné úkony jsou stanoveny v pracovní náplni, organizačním řádu a ve vnitřních směrnicích. Důkaz: Organizační řád, Plány vzdělávání, Pracovní smlouvy, Usnesení Rady města Konice Sledování vynaložených lidských zdrojů při vytváření a rozvíjení 20 síťových služeb Síťové služby jsou pouze vedlejším produktem strategických činností, jsou využívány pouze částečně a cíleně nejsou lidské zdroje na tyto služby vynakládány a proto se nesledují. Platné zákony prozatím neumožňují větší rozšíření síťových služeb. MěÚ má e-podatelnu, kde je možné učinit podání podepsané zaručeným elektronickým podpisem – jednoduché 21

3.1.e)

3.1.f)

3.1.g)

3.1.h)

případy lze občas vyřídit elektronickou cestou, v případě vydání rozhodnutí je nutná písemná forma. Vypracování, rozvíjení a dosažení shody na politice obsahující 45 objektivní kritéria týkající se náboru, kariérního růstu, odměňování a jmenování zaměstnanců do manažerských funkcí Objektivní kritéria s ohledem na přijímání pracovníků jsou svázána se zákonem o úřednících. Kariérní růst v podmínkách veřejné správy za účinnosti zákona o úřednících není možný. Objektivní kritéria pro odměňování jsou dána zákoníkem práce a NV č. 564/2006 Sb. a týkají se nárokových složek platu daných přílohami NV. Nárokové složky tvoří v průměru cca 90 % platu. Jmenování do manažerských funkcí (vedoucí odborů) radou města předchází účast členů rady při formulaci požadavků na tyto funkce a členství ve výběrové komisi. Respektujeme při tom zákon o úřednících a zákon o obcích, případně některé další speciální zákony. Důkaz: Zákon o úřednících, Organizační řád, Plány vzdělávání, Usnesení Rady města Konice Zabezpečení vhodných pracovních podmínek v celé organizaci, včetně 45 péče o zdraví a požadavků na práci MěÚ Konice sídlí ve třech budovách. Pracovní podmínky v celé organizaci nejsou na stejné úrovni, liší se technický stav budov i vybavení jednotlivých kanceláří, které je omezeno finančními prostředky. Nicméně každý zaměstnanec má k dispozici: pracovní stůl, židli, telefon, PC s přístupem k internetu a odpovídající světelné podmínky. V loňském roce se v některých kancelářích řešil problém s nedostatečným zastíněním oken proti slunečnímu svitu. Během letošního roku by měla být celá záležitost vyřešena. Většině zaměstnanců vyhovuje pružná pracovní doba, která jim umožňuje co nejlepší koordinaci pracovních a následně volnočasových aktivit. Zaměstnavatel na základě uzavřené smlouvy se závodním lékařem zajišťuje vstupní prohlídky a preventivní lékařské prohlídky. Podle této smlouvy provádí lékař také prohlídky pracoviště. Jednotlivá pracoviště jsou vybavena lékárničkami, které jsou pravidelně kontrolovány, aby v nich nebyl zdravotnický materiál s prošlou lhůtou použitelnosti. Důkaz: Směrnice BOZP a PO, Pracovní řád, Anketa spokojenosti zaměstnanců v roce 2006, Smlouva o poskytování lékařské preventivní péče Řízení náboru a kariérního růstu zaměstnanců s ohledem na 65 dostupnost zaměstnávání a rovné příležitosti (např. pohlaví, sexuální orientace, postižení, věk, rasa a náboženské vyznání) Přijímání pracovníků je prováděno v souladu se zákonem o úřednících a dalšími zákonnými předpisy. Naprosto nepřípustná je jakákoliv forma diskriminace při výběrovém řízení. Při všech výběrových řízeních konaných v roce 2006 bylo důsledně dbáno na rovné příležitosti všech účastníků. Po zapojení MěÚ Konice do BI 2005 dochází ke srovnávání věku a struktury zaměstnanců s ostatními úřady. Důkaz: Zápisy z výběrových řízení, Zákon č. 312/2002 Sb., BI 2005 Zabezpečení podmínek přispívajících k rovnováze pracovního a 65 osobního života zaměstnanců Zaměstnavatel zřídil sociální fond, který poskytuje příspěvek např. na bytové účely, mimořádné odměny při životních a pracovních jubileích nebo při mimořádně závažných událostech. Dále zaměstnavatel poskytuje 22

příspěvek na stravování. Téměř všichni pracovníci úřadu, jak to vyplynulo z průzkumu spokojenosti zaměstnanců v letech 2006 a 2007, vnímali pružnou pracovní dobu velmi pozitivně. Pro plánování a organizaci osobního života je tento faktor velmi významný.

3.1.i)

3.1

Důkaz: Směrnice pro používání sociálního fondu, Pracovní řád, Anketa spokojenosti zaměstnanců za roky 2005 a 2006 Věnování zvláštní pozornosti potřebám znevýhodněných zaměstnanců 45 a lidem s postižením Zaměstnanci, který přešel do plného invalidního důchodu jsme umožnili zkrácení úvazku na ½. Organizace dále zaměstnává částečné ID a osoby se změněnou pracovní schopností tak, že splňujeme povinný podíl ve smyslu § 81 zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti. Všechny tři budovy MěÚ Konice splňují podmínky Vyhlášky č. 369 MMR ze dne 10. října 2001 O obecných technických požadavcích zabezpečujících užívání staveb osobami s omezenou schopností pohybu a orientace. Určité rezervy nacházíme u vyhrazených míst pro parkování, sociálního zařízení v budově na Masarykově náměstí a chybějících plošin a výtahů pro vozíčkáře. Při návštěvách osob se ZTP se uplatňuje individuální přístup každého úředníka k této osobě. Důkaz: Vyhláška MMR č. 369/2001, osobní spisy, personální dokumentace ve vztahu k ÚP Výsledek celkem

44

Subkritérium 3.2 – Zjišťování, rozvíjení a využívání kompetencí zaměstnanců a slaďování cílů jednotlivců s cíli organizace

3.2.a)

3.2.b)

Otázka Hodnocení Zjišťování aktuálních kompetencí na úrovni individuální a na úrovni 40 organizace z hlediska znalostí, dovedností a postojů Již při obsazování nového místa posuzuje vedoucí odboru s tajemníkem individuální kompetenci potencionálního zaměstnance. Potom pravidelně min. 1x za rok při pohovoru o činnosti odboru s vedoucím odboru tajemník zjišťuje aktuální kompetence jednotlivých pracovníků.. Součástí je vyhodnocení plánů vzdělávání, velký důraz je kladen na ověření předepsané zvláštní odborné způsobilosti. Při přijetí a dále průběžně se sleduje např. dosažený stupeň vzdělání, řidičský průkaz, znalost práce na PC, schopnost komunikace s klienty, znalost prostředí, problematiky, právních předpisů a také postoje k zaměstnavateli a klientům aj. Z kompetencí na individuální úrovni je složena kompetence celého úřadu. Usilujeme, aby to k čemu je úřad kompetentní vykonávali „kompetentní“ zaměstnanci. Důkaz: Zápisy z pohovorů, zápisy z výběrových řízení Projednávání, stanovování a sdělování strategie pro rozvíjení 65 kompetencí, zahrnující mimo jiné celkový schválený plán vzdělávání vycházející ze současných a budoucích potřeb organizace a jednotlivců (rozšiřující mezi povinnými a volitelnými vzdělávacími programy) Strategii tajemník stanoví společně s vedoucími odborů, ti ji potom projednávají s jednotlivými pracovníky. Tajemník úřadu vypracoval pro 23

každého úředníka plán vzdělávání. Základ těchto plánů vychází ze strategických činností úřadu. Další vzdělávání zaměstnanců úřadu závisí na aktuální potřebě jednotlivých odborů, případně na nabídce konkrétních školení. Při posuzování každého školícího modulu se zohledňuje několik faktorů jako jsou: přínos pro konkrétního pracovníka, délka trvání, cena a stupeň certifikátu. MěÚ Konice každoročně zajišťuje pro své zaměstnance školení BOZP a školení řidičů. Někteří zaměstnanci se zúčastňují rozsáhlejších školících modulů v rámci „měkkých“ projektů hrazených z fondů EU.

3.2.c)

3.2.d)

3.2.e)

3.2.f)

Důkaz: Plány vzdělávání, Osvědčení o absolvování školení, zápisy ze školení BOZP a PO a školení řidičů referentských vozidel Vypracování a odsouhlasení plánů osobního rozvoje a vzdělávání pro 65 všechny zaměstnance se zvláštním důrazem na vůdčí a manažerské schopnosti a schopnosti jednat se zákazníky/občany a partnery, případně včetně odborného výcviku na poskytování síťových služeb Každý úředník má vypracován individuální plán vzdělávání a tyto plány jsou průběžně aktualizovány. Za zpracování tohoto dokumentu zodpovídá tajemník úřadu, který jej vždy konzultuje s konkrétním pracovníkem. Vedoucí odborů absolvují vzdělávání vedoucích úředníků, při kterých je mj. kladen důraz na posilování manažerských schopností. Někteří zaměstnanci se účastní školení typu „komunikace s problémovými klienty“. Možnosti dalšího osobního rozvoje a vzdělávání pracovníků jsou odvislé od finančních prostředků určených na vzdělávání zaměstnanců. Důkaz: Plány vzdělávání, Rozpočet MěÚ Konice Rozvíjení manažerských a vůdčích dovedností a relevantních 40 kompetencí managementu vztahující se na zaměstnance organizace, občany/zákazníky a partnery Všichni vedoucí pracovníci prošli nebo procházejí školením vedoucích úředníků. Tajemník úřadu každoročně provádí analýzu těchto modulů. Možnosti dalších školení jsou vzhledem k velikosti úřadu omezené. Důkaz: Osvědčení o absolvování školení Zajištění podpory a pomoci novým zaměstnancům (např. 60 prostřednictvím mentoringu, koučování a tutoringu) Každý nově přijatý pracovník prochází vstupním vzděláváním. Noví pracovníci jsou po dobu prvních tří měsíců metodicky vedeni a koučováni svým vedoucím a opírají se o podporu zkušenějších kolegů. K hodnocení nových pracovníků dochází až po uplynutí tříměsíční zkušební lhůty. Důkaz: Osvědčení o absolvování vstupních vzdělávání 20 Podporování vnitřní a vnější mobility zaměstnanců Rotace pracovníků v rámci jednotlivých odborů neprobíhala a ani probíhat nemůže. Platné zákony ČR neumožňují rotaci pracovníků, protože pro vydávání určitého správního rozhodnutí, je nutné mít pro tuto činnost zvláštní způsobilost. Důležitým faktorem je omezení chyb ve správním řízení. Je prokázáno, že pokud pracovník dělá určitou činnost delší dobu, minimalizuje se možnost chybného rozhodnutí. Na většině odborů funguje systém zastupitelnosti. Někteří noví zaměstnanci jsou v případě potřeby, není-li na úřadě zaměstnanec, který by je zapracoval, vysíláni na jiný úřad stejného typu, zpravidla MěÚ Prostějov, případně na KÚ OK. Vnější 24

3.2.g)

3.2.h)

3.2.i)

3.2

mobilitu lze prezentovat pouze u zkušebního komisaře, který je využíván ke zkouškám i na jiných úřadech. Rozvíjení a šíření moderních způsobů vzdělávání (např. využívání 45 multimedií, školení při práci, e-learning) Všichni zaměstnanci mají možnost přístupu k odborným informacím pro pracovní účely prostřednictvím intranetu a internetu. E-learning začal být využíván při vstupním vzdělávání zaměstnanců. Většina pracovníků, která absolvovala vzdělávání formou e-learningu, hodnotí tuto novou formu získávání znalostí jako velmi progresivní. Důkaz: Osvědčení ze vstupních vzdělávání Plánování vzdělávacích aktivit a rozvíjení komunikačních technik 40 v oblasti řízení rizik a střetů zájmů Každý úředník obdržel od tajemníka plán vzdělávání. Tento plán reaguje na potřeby úřadu a bývá operativně měněn (např. systém vzdělávání úředníků v souvislosti s novým správním řádem). Základ tvoří povinné typy vzdělávání. Důkaz: Plány vzdělávání Hodnocení dopadů vzdělávacích a rozvojových programů v porovnání 60 s náklady vynaloženými na tyto činnosti prostřednictvím monitoringu a analýzy nákladů/výnosů Celkové náklady na vzdělávací a rozvojové programy jsou přezkoumávány v rámci benchmarkingu. Tajemník MěÚ Konice na konci roku hodnotí vzdělávací akce s daným vedoucím odboru a na základě tohoto pohovoru provádí aktualizaci plánu vzdělávání na následující rok. Každý školící modul je po provedení školení vyhodnocen účastníkem. Důkaz: Plány vzdělávání, BI 2005 Výsledek celkem

48

Subkritérium 3.3 - Zapojení zaměstnanců rozvíjením otevřeného dialogu a udělováním pravomocí

3.3.a)

3.3.b)

Otázka Hodnocení Propagování kultury otevřené komunikace a dialogu a podpora 40 týmové práce Na městském úřadě se konají jednou za dva týdny porady vedoucích pracovníků s tajemníkem úřadu. Z těchto setkání zpracovává tajemník zápis a rozesílá jej všem vedoucím odborů. Vždy se těchto zasedání účastní i statutární zástupci města, zpravidla místostarosta. Ostatní zaměstnanci mohou kdykoliv osobně jednat se starostou, místostarostou nebo tajemníkem. Jakékoliv připomínky a náměty mohou jednotliví pracovníci prezentovat vedoucímu odboru nebo přímo tajemníkovi MěÚ. Při poradách vedoucích pracovníků s tajemníkem je od roku 2006 zařazen bod „Náměty a podněty pracovníků“. Aktivní vytváření prostředí pro získávání nápadů a návrhů od 40 zaměstnanců a vytváření příslušných mechanismů (např. systém podávání návrhů, pracovní skupiny, brainstorming) V letošním roce byl proveden průzkum spokojenosti zaměstnanců, kde byla všem respondentům dána možnost odpovědět na otázky: „Čeho si 25

nejvíce ceníte na úřadě a na své práci a co se Vám na MěÚ nelíbí obecně a s čím nejste spokojeni při výkonu své práce?“ a Jakým způsobem by se mohl zlepšit tok informací, komunikace a spolupráce v rámci úřadu?“ Většina zaměstnanců této tzn. „volné formy odpovědi“ využila a poskytla vedení úřadu spoustu cenných signálů a námětů k zamyšlení. Řada námětů se objevila také při hodnocení zaměstnanců za rok 2006.

3.3.c)

3.3.d)

3.3.e)

3.3.f)

Důkaz: Průzkum spokojenosti zaměstnanců v roce 2007, záznamy o hodnocení zaměstnanců Zapojování zaměstnanců a jejich zástupců do tvorby plánů, strategií 45 a cílů, navrhování procesů a do identifikování a provádění aktivit pro zlepšování Někteří zaměstnanci v loňském roce byli zařazeni do pracovní skupiny která se podílela na vzniku Strategického plánu rozvoje města Konice. V letošním roce se provádí aktualizace tohoto střednědobého dokumentu a současně se vytipovávají záměry, které bude možné realizovat v nejbližší době za přispění finanční podpory SF EU. Členy této pracovní skupiny jsou představitelé města a někteří zaměstnanci úřadu. Při provádění druhého kola procesu sebehodnocení CAF v této práci pokračuje CAF tým ustanovený v loňském roce s jednou drobnou obměnou. Důkaz: Zápisy z pracovních skupin strategie města Konice Hledání dohody/konsenzu vedoucích zaměstnanců a zaměstnanců 45 v otázce cílů a způsobů měření jejich měření Krátkodobé cíle stanovuje zastupitelstvo, rada města a tajemník. Jednotliví zaměstnanci pak zpracovávají konkrétní úkoly, které rozdělují vedoucí odborů. Každý zaměstnanec má možnost představit svoje individuální návrhy vedoucímu odboru průběžně případně při hodnotícím pohovoru nebo přímo tajemníkovi úřadu. Po posouzení relevantnosti daného návrhu se určí další postup v celé záležitosti. Za mimořádnou práci jsou zaměstnanci odměňováni formou osobního příplatku a v menší míře odměnami. Důkaz: Zápisy z jednání zastupitelstva, záznamy o hodnocení zaměstnanců Pravidelné provádění průzkumů* názorů zaměstnanců a 50 zveřejňování jejich výsledků/ přehledů/vyhodnocování První anonymní průzkum spokojenosti zaměstnanců byl proveden v roce 2006. V letošním roce se uskutečnila druhá anketa spokojenosti zaměstnanců, která částečně reflektovala aktuální záležitosti v organizaci a dala respondentům prostor vyjádřit svoje subjektivní pocity vůči zaměstnání a zaměstnavateli. V letošním roce proběhnou již druhým rokem individuální pohovory pracovníků se svými nadřízenými. Důkaz: Průzkum spokojenosti zaměstnanců v letech 2006 a 2007, Zápisy z individuálních pohovorů Umožnění zaměstnancům poskytnout zpětnou vazbu svým 50 nadřízeným V roce 2006 proběhly první individuální pohovory zaměstnanců s jejich vedoucími pracovníky. Předcházelo tomu vyplnění dotazníku každým pracovníkem a následný individuální pohovor s vedoucím. Vedoucí 26

pracovníci z tohoto setkáni vypracovali zápis a předali jej tajemníkovi MěÚ Konice.

3.3.g)

3.3

Důkaz: Zápisy z individuálních pohovorů, Směrnice č. 6/2006 Pravidla hodnocení zaměstnanců 10 Konzultování se zástupci zaměstnanců (např. odbory) Odborová organizace byla na našem úřadě cca v roce 1994 zrušena. V dohledné době se nepředpokládá její vznik. Konzultace se zástupcem zaměstnanců se využívá při rozdělování prostředků ze Sociálního fondu. Směrnice města č. 1/2005 Směrnice pro používání sociálního fondu schválená zastupitelstvem města 30.5.2005. Výsledek celkem

40

Výsledky kritéria 3 celkem Průměr 3.1 3.2 3.3

Transparentní plánování, řízení a zlepšování lidských zdrojů s ohledem na strategii a plánování Zjišťování, rozvíjení a využívání kompetencí zaměstnanců a slaďování cílů jednotlivců s cíli organizace Zapojení zaměstnanců rozvíjením otevřeného dialogu a udělováním pravomocí

27

Celkový průměr

44 48 40

44

KRITÉRIUM 4: PARTNERSTVÍ A ZDROJE Subkritérium 4.1 - Rozvíjení a uplatňování klíčových partnerských vztahů

4.1.a)

Otázka Hodnocení Identifikování potencionálních strategických partnerů a charakteru 40 vztahů (např. kupující – poskytovatel, společná produkce, síťové služby) Identifikace strategických partnerů je stanovena v dokumentech OFSMM a v dalších materiálech (seznamy dodavatelů apod.). Partnery v našem případě jsou občané, různé spolky, výbory, politické strany a obce Mikroregionu Konicko.

Důkazy: Smlouvy o zakázkách, Zákon o zadávání veřejných zakázek 4.1.b) Uzavírání příslušných partnerských smluv s ohledem na charakter 40 vztahu (např. kupující – poskytovatel, spolupracovník / spoluposkytovatel / spolutvůrce služeb / produktů, spolupráce, síťové služby Partnerské dohody jsou uzavírány podle příslušných zásad na základě strategických partnerů města. Město Konice je členem např.: - Mikroregionu Konicko - účastní se iniciativy benchmarking - CAF - zapojeno do Jednotného systému dopravních informací pro ČR - SPOKO

4.1.c)

Důkazy: Smlouvy o zakázkách, smlouvy o dílo, benchmarking, CAF, Jednotný systém dopravních informací pro ČR Definování odpovědnosti jednotlivých stran při řízení partnerských 51 vztahů, včetně kontrol Odpovědnost při řízení je definována v organizačním řádu Městského úřadu Konice podle věcné příslušnosti jednotlivých odborů a dle pracovních náplní jednotlivých zaměstnanců. Odpovědnost obou stran je definována v příslušných partnerských smlouvách.

Důkazy: Zákon o obcích č. 128/2000, Zápisy ze zasedání Rady města Konice, zápisy z kontrol, Partnerské smlouvy 4.1.d) Pravidelné monitorování a hodnocení procesů, výsledků a 40 charakteru partnerských vztahů Partnerské vztahy jsou průběžně monitorovány a hodnoceny. Např. na odboru výstavby se provádějí zápisy z kontrolních dnů jednotlivých staveb. Dochází k pravidelnému zasedání Osadních výborů a jejich práci zaštiťuje místostarosta města Konice. Mezi jejich nejčastější požadavky patří provedení různých pracovních úkonů v dané části. Město je zapojeno do iniciativy benchmarking.

4.1.e)

Důkazy: Zápisy z jednání osadních výborů, benchmarking Stimulování a organizování partnerství zaměřených na konkrétní 51 úkoly a příprava a realizace společných projektů s jinými organizacemi veřejného sektoru Město se podílí na několika programech zaměřených na vzájemnou spolupráce. Jedná se např. 28

- Jednotný systém dopravních informací pro ČR - Spolupráce s PČR – bezpečné město - Spolupráce s obcemi v rámci Mikroregionu Konicko - iniciativa benchmarking - iniciativa CAF (v projektu společnosti Edukol) - projekt Partnerství pro rozvoj Olomouckého kraje - SPOKO - kulturní a sportovní akce

4.1.f)

4.1.g)

4.1

Důkazy: BI 2005, CAF, Projekt partnerství, zápisy z mikroregionu, SPOKO Vytváření podmínek pro výměnu zaměstnanců mezi partnery 31 Jedná se o krátkodobé stáže a pracovní setkání na MěÚ Prostějov nebo na Krajském úřadě Olomouckého kraje. K výměně pracovníků dochází nepravidelně (např. zkušební komisaři v případě potřeby působí v jiných městech). Důkazy: Osvědčení ze školení, zápisy z pracovních porad a setkání 31 Stimulování činností v oblasti společenské odpovědnosti organizace Město se podílí na několika programech zaměřených na vzájemnou spolupráci. Jde zejména o projekty v rámci Mikroregionu Konicko, SPOKO, spolupráci s úřadem práce, s Policií ČR a s dalšími subjekty. Město se také podílí na řadě kulturních. sportovních, vzdělávacích i společenských akcích, k čemuž využívá zejména schválených Zásad pro poskytování příspěvků. Město je zapojeno do benchmarkingové iniciativy 2005 a do systému CAF (kvalita veřejné správy). Důkazy: Zápisy z mikroregionu, CAF, BI 2005, Rozpočet města Výsledek celkem

41

Subkritérium 4.2 - Rozvíjení a uplatňování partnerství s občany/zákazníky

4.2.a)

Otázka Hodnocení Podpora zapojování občanů/zákazníků do věcí veřejných a do 45 procesů politického rozhodování (např. konzultační skupiny, průzkumy, ankety, kroužky kvality) Občané mají možnost vyjádřit své připomínky, dotazy a podněty k činnosti úřadu a města prostřednictvím schránky umístěné v budově MěÚ Masaryk. náměstí č. 27. Město Konice vystupuje jako partner Komunitního plánování sociálních služeb Konicka. V tomto projektu bylo vytvořeno několik pracovních skupin, které se skládají z nejširšího spektra veřejnosti. Při některých veřejných projednáváních byly diskutovány záměry a podněty občanů ke zlepšení činnosti sociálních služeb na Konicku. Na každém veřejném zasedání zastupitelstva města Konice je bod – náměty občanů, v tomto bodě vystupují občané a předkládají svoje připomínky k činnosti města a činnosti úřadu. Koncem roku 2007 se připravuje anketa spokojenost zákazníků/občanů, která bude realizována na základě přistoupení MěÚ Konice k projektu společnosti Edukol: „Implementace systému kvality řízení v podmínkách MěÚ v Olomouckém kraji.“ Ve Zpravodaji města Konice byl uveřejněn článek o tomto projektu, který 29

vyzýval občany ke sdělování připomínek, námětů, podnětů k činnosti úřadu. Kontaktní osobou zde byl referent kvality MěÚ Konice.

4.2.b)

4.2.c)

Důkaz: Schránka na podatelně MěÚ, Zápisy ze zastupitelstva, Zpravodaj města Konice, Implementace systému kvality řízení v podmínkách MěÚ v Ol. kraji Otevřenost myšlenkám, podnětům a stížnostem občanů/zákazníků a 50 vytváření a používání vhodných mechanismů (např. průzkumy, konzultační skupiny, dotazníky, schránky na stížnosti, ankety ) K zajištění otevřenosti myšlenkám, námětům a stížnostem občanů je k dispozici u vstupu na úřad „Schránka důvěry“ pro vkládání podání občanů. Této formy předkládání dotazů není příliš využíváno. Na webových stránkách města Konice proběhly zatím dvě ankety, které se dotazovaly občanů jak byly spokojeni s novými www stránkami města Konice a druhá anketa byla zaměřena na třídění odpadu. Tato forma zjišťování se osvědčila. Budou realizovány další ankety zohledňující aktuální skutečnosti. Městský úřad vydal vnitřní směrnici „Pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností. V rámci projektu CAF je připravován průzkum spokojenosti občanů. Důkaz: Schránka na podatelně MěÚ, Ankety na webových stránkách, Směrnice č. 3/2006 Pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností Zajištění proaktivní informační politiky (např. informování o 60 kompetencích relevantních organizací veřejné správy, o jejich procesech) Na webových stránkách města jsou zveřejněny základní informace o úřadu, popis činností jednotlivých odborů včetně dokumentů a formulářů užívaných odbory. Dalšími informačními zdroji je místní televizní vysílání, Zpravodaj města Konice, úřední elektronická deska , regionální tisk, vývěsky a informační letáky. V roce 2006 jsme na MěÚ poprvé implementovali model CAF. Výstupem byla Sebehodnotící zpráva MěÚ Konice, která je zveřejněna na internetových stránkách města Konice.

Důkaz: internetové stránky města Konice, Sebehodnotící zpráva MěÚ Konice, Zpravodaj města Konice 4.2.d) Zajištění transparentnosti organizace, včetně jejích rozhodnutí a 65 rozvoje (např. vydávání výročních zpráv, pořádání tiskových konferencí a zveřejňování informací na internetu) Na elektronické úřední desce jsou prostřednictvím usnesení a zápisů z RM a ZM zveřejňovány rozpočty a závěrečné účty města a další projednávané záměry. O činnosti organizace informuje občany Zpráva o činnosti úřadu, která je od roku 2006 zveřejněna prostřednictvím internetových stránek města Konice. V regionálním tisku jsou zveřejňovány aktuální informace o činnosti úřadu a města. Zveřejňované informace jsou srovnávány s jinými městy a postupně doplňovány.

4.2.e)

Důkaz: Zpráva o činnosti úřadu Aktivní povzbuzování občanů/zákazníků, aby se sami organizovali a 60 vyjadřovali své potřeby a požadavky, a podporování občanských sdružení Město povzbuzuje NNO a občanská sdružení finančními prostředky ze 30

svého rozpočtu (Charita, SDH, TJ Sokol Konice, Moravský rybářský svaz Konice, aj.). Občané se zapojují do záležitostí, týkajících se města, prostřednictvím samosprávné demokracie - přímým vystoupením na jednáních ZM, písemnými podněty k projednání veřejných záležitostí k tomuto orgánu a dále prostřednictvím výborů ZM. Mají možnost také vyjádřit své připomínky, dotazy a podněty a vložit je do schránky, která je umístěna v budově MěÚ na Masarykově nám. č. 27. V místních částech města Konice jsou zřízeny osadní výbory, které tvoří obyvatelé dané oblasti.

4.2

Důkaz: Zápisy ze zastupitelstva, Jednací řád zastupitelstva, Zápisy z výborů Výsledek celkem

56

Subkritérium 4.3 - Řízení znalostí

4.3.a)

4.3.b)

4.3.c)

4.3.d)

Otázka Hodnocení Řízení financí v souladu se strategickými cíli 51 Roční rozpočet města je sestavován s ohledem na střednědobý rozpočtový výhled sestavený na období 2005-9. K slaďování dochází především v rámci rozpočtového procesu, ve fázi přípravy a schvalování rozpočtu. Důkazy: Rozpočet města, rozpočtová opatření Zajištění finanční a rozpočtové transparentnosti 51 Návrh rozpočtu města je zveřejňován u daňových a dotačních příjmů položkově, u ostatních příjmů a výdajů dle oddílů a paragrafů a v činnosti místní správy rovněž položkově. Zveřejnění je provedeno na úřední desce a webových stránkách města a je možné se k němu ze strany občanů vyjádřit. Schvalování rozpočtu na zastupitelstvu je veřejné, opět s možností se k němu vyjádřit. Schválený rozpočet je rovněž zveřejňován. Transparentnost je prověřována při auditu kontrolou rozpočtového procesu. Důkazy: Rozpočet města, www stránky, zápisy zastupitelstva, kontroly Zajišťování nákladově efektivního řízení financí 51 Z vnitřního kontrolního systému a Komplexního souboru vnitroorganizačních účetních směrnic jsou všichni vedoucí pracovníci povinni sledovat a prověřovat dodržování účelnosti a hospodárnosti všech finančních operací. Děje se tak prostřednictvím účetního modulu GINIS. Dalším nástrojem efektivního řízení finančních zdrojů je systém vymáhání pohledávek včetně uzavření rámcové smlouvy o poskytování právní pomoci soudním exekutorem. Důkazy: Účetní směrnice, Rámcová smlouva na poskytování právní pomoci, zápisy z kontrol finančního hospodaření Zavádění inovačních systémů v rámci rozpočtového plánování 51 (např. víceleté rozpočtové výhledy, projektové rozpočtování, generové rozpočty) Rozpočtový výhled je zpracován na období 2005 – 2009 v zjednodušené formě. Je nutné běžně zajišťovat jeho aktualizaci, která je pravidelně 31

prováděna.

4.3.e)

4.3.f)

4.3.g)

4.3.h)

4.3.i)

4.3.j)

Důkazy: Rozpočtový výhled, rozpočet Průběžné monitorování nákladů na poskytování standardních 51 služeb / produktů nabízených organizací včetně zapojení jednotlivých útvarů Výdaje jsou pravidelně měsíčně analyzovány a na základě zjištěného stavu jsou přijímána opatření k žádoucímu vývoji. Město je zapojeno do iniciativy BI 2005. Důkazy: BI 2005, faktury a jejich analýza Delegování a decentralizace finančních odpovědností a jejich 60 sladění s centrálním controllingem Odpovědnost za správu rozpočtu má vedoucí odboru finančního a správy majetku města z titulu pracovní náplně. Vzhledem k velikosti úřadu není uplatněna decentralizace a je uplatněn systém centrálního rozhodování v rámci schváleného rozpočtu. Rozpočtová opatření v průběhu roku předkládá odbor finanční ke schválení radě města, která případy ve výlučné pravomoci zastupitelstva předkládá k jeho schválení. Důkazy: Rozpočet, zápisy z rady, rozpočtová opatření Investiční rozhodování a řízení financí na základě analýzy nákladů 50 a výnosů Financování investičních akcí již v době rozpočtového procesu vychází z rozboru nákladů a výnosů. Vzhledem k tomu, že velké investiční akce nejsou výdělečné, ale sledují potřeby města z hlediska základní vybavenosti, nelze uplatňovat systém ekonomické návratnosti investic. U malých investic je řízení financování podřízeno rozpočtu města. Důkazy: Rozpočtový proces, Rozpočet města Rozvíjení a zavádění moderního finančního controllingu (např. 35 prostřednictvím interních finančních auditů*) a podpora transparentnosti řízení financí pro zaměstnance Městský úřad nemá zřízen odbor interního auditu a kontroly a tato činnost je prováděna smluvně oprávněnými auditory. Zejména v oblasti vnitřního kontrolního systému neodpovídá tento plně zákonu o finanční kontrole. Vytváření paralelních finančních a nákladových účetních systémů 40 včetně bilančních rozvah (kapitálové účty) V rámci používaného účetního systému odpovídajícímu zákonu o účetnictví je jeho součástí účtování dle rozpočtové skladby, které je možno částečně považovat za paralelní systém. Součástí účetnictví je i účetní výkaz Rozvaha-Bilance. Důkaz: Výkaz FIN 2-12 M pro hodnocení rozpočtu Zajištění přiřazování interních nákladů (např. vnitroorganizační 0 náklady, tj. účtování interních služeb jednotlivým útvarům) V podmínkách MěÚ není uplatňován systém sledování a účtování příjmů a výdajů dle jednotlivých odborů, ani mezioborové účtování těchto služeb. Město nemá hospodářskou činnost, takže není účelné o této činnosti účtovat.

32

4.3.k)

4.3.l)

4.3

Zahrnutí nefinančních výkonnostních dat do rozpočtových 0 dokumentů Nefinanční výkonnostní ukazatele nejsou součástí rozpočtových dokumentů, i když je z nich v rozpočtovém procesu vycházeno. Zavádění srovnatelných analýz mezi různými účastníky a 60 organizacemi (např. benchmarking) Za roky 2004, 2005 a 2006 byla zpracována analýza srovnatelných účastníků a jejich ukazatelů v rámci benchmarkingu. Podrobněji byly rozebírány ukazatele odchylující se výrazně od průměru. Důkaz: BI 2005, Analýza +/- benchmarkingu Výsledek celkem

Subkritérium 4.4 - Řízení informací a znalostí 4.4.a)

4.4.b)

4.4.c)

4.4.d)

Vytvoření systémů pro řízení, ukládání a hodnocení informací a 55 znalostí v organizaci v souladu se strategickými a operativními cíli Celý systém je tvořen informacemi a znalostmi vycházejících z jednotlivých odborů, kde jsou podrobně sledovány pro hodnocení své činnosti a plní potřeby strategické i běžné, operativní. Je zpracován systém vzdělávání pracovníků, včetně prováděného hodnocení. Důkaz: Zpráva o činnosti MěÚ Konice za rok 2006, Systém vzdělávání Získávání, zpracování a efektivní využívání externě dostupných 55 informací Všichni zaměstnanci mají přístup k internetu, přímo i zprostředkovaně k zákonům v aktualizované podobě a k dalším potřebným externím informacím prostřednictvím vlastního informačního systému. Informování o nových skutečnostech probíhá na jednotlivých poradách vedoucích odborů u tajemníka. Důkaz: Informační a komunikační technologie MěÚ, Zápisy z porad vedoucích pracovníků, Neustále monitorování informací a znalostí v organizaci, zajištění 45 jejich relevantnosti, přesnosti, spolehlivosti a bezpečnosti a jejich propojení se strategickým plánováním, současnými a budoucími potřebami zainteresovaných stran Monitorování poznatků a znalostí je každodenní činností úřadu. Je pravidelně uplatňováno prostřednictvím spisové služby a ostatních evidencí. Další formou je monitoring plánu vzdělávání a osobní pohovory pracovníků s vedoucím odboru. V roce 2007 bude prováděn první průzkum spokojenosti občanů s prací MěÚ. Důkaz: Spisová služba, Plán vzdělávání Vytvoření interních kanálů pro předávání informací v rámci celé 60 organizace, s cílem zajistit zaměstnancům přístup k informacím a znalostem relevantním pro jejich cíle a úkoly Každý zaměstnanec je seznámen se základními úkoly a cíli organizace. Je informován moderními informačními kanály jako např. e-mailovou poštou a úřední deskou. Další informace získávají od vedoucího odboru na základě pravidelně konaných porad. Důležité poznatky nacházejí pracovníci prostřednictvím internetu a intranetu s přehledem 33

42

jednotlivých předpisů, nařízení a směrnic. Město je zapojeno do BI 2005.

4.4.e)

4.4.f)

4.4

Důkaz: Zápisy z porad vedoucích odborů, IKT, BI 2005 Zpřístupnění relevantních informací zainteresovaným stranám a 65 vzájemné předávání informací a údajů uživatelsky přijatelným způsobem Zpřístupnění je zajištěno prostřednictvím webových stránek města, internetových stránek, intranetu, e-mailové pošty, úřední desky, prostřednictvím místní televize, tisku, porad v rámci mikroregionu, veřejných zasedání zastupitelstva. Důkaz: IKT, Zápisy z porad mikroregionu, Usnesení zastupitelstva Pokud je to možné, zajistit zachování klíčových informací a znalostí 45 v rámci organizace i v případě, že dotyční zaměstnanci z organizace odejdou Správnost, spolehlivost a ochrana dat je zajištěna dle platných zákonů a dle vnitřních předpisů (spisová, archivní služba apod.). Všichni pracovníci se řídí Směrnicí o bezpečnosti informačních systémů. Přenos informací je částečně zajištěn zastupitelností a je-li to možné zapracováním nového pracovníka před ukončením pracovního poměru odcházejícího pracovníka. Důkaz: Spisová a archivní služba, Bezpečnostní směrnice informačního systému Výsledek celkem

54

Subkritérium 4.5 - Řízení technologie Otázka Hodnocení 4.5.a) Uplatňování integrované strategie řízení technologií v souladu se 60 strategickými a operativními cíli Městský úřad podporuje využití nových technologií HW + SW. Provádí opatření dle finančních možností k sjednocení těchto technologií. Došlo k zavedení elektronických podpisů dle potřeby úřadu, oficiální přístup do katastru nemovitostí na základě žádosti oprávněných osob a jsou prováděny elektronické zkoušky v autoškole. Dle finančních možností se provádí pravidelná obnova výpočetní techniky apod. Důkazy: doklady o HW + SW, intranet, propojení budov, učebna na el. zkoušky uchazečů o řidičská oprávnění 45 4.5.b) Efektivní využívání odpovídajících technologií pro: - řízení úkolů - řízení znalostí - podporu vzdělávání a činností pro zlepšování - podporu součinnosti se zainteresovanými stranami a partnery - podporu rozvoje a údržby vnitřních a vnějších sítí Městský úřad využívá v rámci celého systému pro jednotlivé pracovníky emailovou poštu s vlastní adresou pro každého zaměstnance včetně přístupu na internet. Úřad má vlastní intranet, společné síťové disky, speciální programy apod. Úředníci jsou o možnostech jednotlivých programů 34

proškolování dle potřeby.

4.5

Důkazy: intranet. společné síťové disky, školení, odborná školení oddělení informatiků, e-mailová komunikace, internet a e-mailová adresa, internetové stránky, inovace výpočetní techniky Výsledek celkem

53

Subkritérium 4.6 - Řízení prostředků a zařízení Otázka 4.6.a) Vyvažování efektivity a účinnosti fyzického umístění prostředků a zařízení s potřebami a očekáváními uživatelů(např. centralizace vs. decentralizace budov) Městský úřad je umístěn od reformy veřejné správy v roce 2003 ve dvou lokalitách, poměrně od sebe vzdálených. Tento stav je ve střednědobém výhledu neměnný. Tato mírná decentralizace je však z hlediska umístění jednotlivých odborů vyvážená, a to především ve vztahu k občanům. 4.6.b) Zabezpečení bezpečného, ekonomicky výhodného a ergonomicky vhodného využívání kancelářských zařízení s přihlédnutím ke strategickým a operativním cílům, dostupnosti veřejné dopravy, osobním potřebám zaměstnanců, místním zvyklostem druhu prostoru (např. velkoprostorové nebo samostatné kanceláře, mobilní kanceláře) a k technickému vybavení (např. počet osobních počítačů a kopírovacích strojů k využití) Velikost a umístění kanceláří neumožňuje zavádění inovací. Obměna prostředků informační a komunikační technologie se děje s přihlédnutím k hospodárnosti a efektivnosti. Budovy úřadu jsou jen částečně přizpůsobeny tělesně postiženým občanům. Kanceláře jsou využívány hospodárně a efektivně. 4.6.c) Zajišťování efektivní, ekonomicky výhodné, plánované a soustavné údržby budov, kanceláří a vybavení Údržba budov a zařízení je prováděna vesměs jako vynucené opravy nebo opatření z pravidelně prováděných revizí. 4.6.d) Zajišťování efektivního, ekonomicky výhodného a soustavného využívání dopravy a energetických zdrojů Úřad má k dispozici jedno vozidlo s řidičem a jedno referentské. Tento stav je maximálně úsporný, uplatňuje se centrální evidence požadavků na jízdy a jejich sdružování. Sleduje se spotřeba pohonných hmot a využitelnost vozidel. Dále jsou využívána soukromá vozidla pro služební účely na základě uzavřených dohod.. Energetický audit není aktuální. 4.6.e) Zajištění odpovídajícího fyzického přístupu do budov v souladu s potřebami a očekáváními zaměstnanců a občanů/zákazníků (např. přístup pro osoby s postižením na parkovišti nebo k veřejné dopravě) Budovy úřadu vzhledem k jejich umístění jsou snadno dostupné pro občany, a to i ke vzdálenosti k zastávkám veřejné dopravy. Bezbariérový přístup je vyřešen jen částečně a parkovací místa pro tělesně postižené jsou zřízena v blízkosti hlavní budovy. 4.6.f) Rozvíjení integrované strategie pro řízení hmotného majetku, včetně jeho bezpečné recyklace/likvidace, např. vlastními kapacitami nebo využitím externích služeb Ve všech případech je používána přímá správa vlastními silami u budov 35

Hodnocení 51

51

45

60

45

60

4.6

úřadu, bytů a nebytových prostor. Stejná situace je i u výpočetní techniky. Výsledek celkem

52

Výsledky kritéria 4 celkem Průměr 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6

Rozvíjení a uplatňování klíčových partnerských vztahů Rozvíjení a uplatňování partnerství s občany/zákazníky Řízení financí Řízení informací a znalostí Řízení technologií Řízení prostředků a zařízení

36

41 56 42 54 53 52

Celkový průměr

50

KRITÉRUM 5: PROCESY Subkritérium 5.1 - Soustavné identifikování, navrhování, řízení a zlepšování procesů Otázka Hodnocení 5.1.a) Soustavné identifikování, popisování a dokumentování klíčových 40 procesů Klíčové procesy jsou definovány náplní činnosti jednotlivých odborů. Jsou také částečně vymezeny zákony a směrnicemi úřadu např. Koordinované stanovisko, spisový řád, stížnosti, evidence obyvatel atd. Důkazy: Směrnice vydané úřadem 5.1.b) Identifikování vlastníků procesů a přidělování odpovědností těmto 40 vlastníkům. Vychází z organizačního řádu, pracovních náplní a směrnic úřadu. Důkazy: Organizační řád, Pracovní řád, Směrnice úřadu 5.1.c) Zapojování zaměstnanců a externích zainteresovaných stran do 45 navrhování a rozvíjení klíčových procesů. Povinné činnosti jsou stanoveny zákony a náplní práce jednotlivých odborů a pracovníků. Zapojování zaměstnanců probíhá a jejich připomínky jsou sdělovány vedoucímu odboru a ten je vyhodnocuje a uplatňuje. Externě se zainteresované strany zapojují prostřednictvím podnětů zastupitelů města Konice a členů jednotlivých výborů. Na úřadě probíhá výměna dobrých praxí prostřednictvím zapojení se do projektu „Implementace systému kvality řízení v podmínkách městských úřadů v Olomouckém kraji“ Důkazy: Zápisy ze zastupitelstva a výborů, BI 2005 5.1.d) Přidělování zdrojů k procesům na základě jejich přínosu 35 k naplňování strategických cílů organizace. Přiřazování zdrojů probíhá v rámci celého úřadu dle organizační struktury a činnosti jednotlivých odborů. Přiřazování zdrojů probíhá v rámci rozpočtového procesu. Důkazy: rozpočtový proces 5.1.e) Shromažďování, zaznamenávání a pochopení právních požadavků a 10 dalších pravidel relevantních k procesům organizace a jejich analyzování; předkládání návrhů na racionalizaci právně integrovaných procesů zaměřených na odstranění nadbytečné administrativy a byrokracie. Každý vedoucí odboru si vede evidenci platných právních předpisů týkající se činnosti jeho odboru. 5.1.f) Uplatňování procesních ukazatelů a stanovování výkonnostních cílů 10 orientovaných na občana zákazníka Dbáme na důsledné dodržování organizačního a pracovního řádu a dodržování zákonných termínů. 31 5.1.g) Koordinování a synchronizování procesů. Koordinování dílčích procesů je dáno ve směrnicích úřadu, které se neustále vyvíjí a aktualizují dle potřeb. Důkaz: Směrnice úřadu 37

5.1.h) Monitorování a hodnocení dopadů síťových služeb /eGovermentu na 55 procesy organizace (např. účinnost, kvalita, efektivnost) Většina odborů je propojena s centrálními servery ústředních orgánů. Reflektujeme aktuální trendy v oblasti IT. Monitoring provádí dané odbory a ústřední orgány.

5.1.i)

Důkaz: Centrální evidence Ve spolupráci s příslušnými zainteresovanými stranami zlepšování 20 procesů na základě měření jejich účinnosti, efektivity a výsledků (výstupů a dopadů) MěÚ Konice je zapojen do BI 2005 díky které se dá měřit účinnost, efektivita a výsledky. V rámci zapojení do projektu „Implementace systému kvality řízení v podmínkách městských úřadů v Olomouckém kraji“ dochází k výměně dobrých praxí. V letošním roce proběhne průzkum spokojenosti zákazníků s činností úřadu.

Důkazy: BI 2005, smlouva o přistoupení k projektu Implementace systému kvality řízení v podmínkách městských úřadů v Olomouckém kraji 5.1.j) Analyzování a hodnocení klíčových procesů, rizik a kritických 5 faktorů úspěchu s ohledem na cíle organizace a na měnící se prostředí Klíčové procesy směřují k naplnění vize úřadu „Městský úřad – kvalitní služby občanům zajišťované s profesionálním přístupem a podpořené dobrými pracovními podmínkami“. Aby tato podmínka byla splněna každý vedoucí odboru vede své podřízené, aby bylo riziko nespokojených zákazníků minimalizováno. 5.1.k) Identifikování, navrhování a provádění změn v procesech vedoucích 0 k poskytování služeb na jednom místě (tzv. one-stop-shop) Zatím na našem úřadě neprobíhá a není zaveden one-stop-shop z důvodu velikosti úřadu. 5.1.l) Měření a přezkoumání efektivnosti procesu změn a využívání 20 benchmarkingu s cílem dosažení výrazného zlepšení Benchmarking se využívá za účelem srovnání mezi jednotlivými úřady. 1x ročně provádí tajemník vyhodnocení benchmarkingu s vedoucím odborů. Na schůzce jsou probrány důvody menší efektivity práce a jakým způsobem je možné dosáhnout zlepšení.

5.1

Důkaz: Zápis se schůzky s tajemníkem s každým vedoucím odboru Výsledek celkem

Subkritérium 5.2 - Rozvíjení a poskytování služeb / produktů občana/zákazníka

5.2.a)

28 orientovaných na

Otázka Hodnocení Zapojování občanů/zákazníků do navrhování a zlepšování služeb / 50 produktů (např. pomocí průzkumů, zpětné vazby, cílových skupin nebo anket zaměřených na vhodnost služeb/produktů a jejich efektivitu s ohledem na rovnost příležitostí) členství ve výborech Občané jsou zapojování prostřednictvím zastupitelstva města a při veřejných projednáváních stavebních a strategických projektů (územní plán města). 38

V letošním roce bude proveden průzkum spokojenosti zákazníků/občanů se spokojeností práce úřadu. Město Konice vystupuje jako partner projektu Komunitní plánování sociálních služeb na Konicku. Součástí tohoto projektu je provádění průzkumu mezi občany zaměřeným na zjišťování sociálních potřeb občanů.

5.2.b)

5.2.c)

5.2.d)

5.2.e)

5.2.f)

Důkaz: www stránky města Konice, Realizované aktivity projektu KPSS Zapojování občanů / zákazníků a dalších zainteresovaných stran 50 do rozvoje kvality služeb/ produktů a informací jim poskytovaných Občané se zapojují do zpracování standardů kvality služeb prostřednictvím zasedání zastupitelstva města nebo veřejnými projednáváními o významných investičních akcích. MěÚ Konice je zapojen do projektu „Implementace systému kvality řízení v podmínkách městských úřadů v Olomouckém kraji“ společnosti Edukol, jehož součástí byla výzva pro občany, aby referentovi kvality předkládali svoje návrhy, náměty a připomínky k činnosti úřadu. Tato výzva byla zveřejněna ve Zpravodaji města Konice. Někteří občané jsou také členy různých komisí nebo výborů. Vypracování jasných směrnic a pravidel napsaných ve 50 srozumitelném jazyce Směrnice jsou vydávány v omezené míře, tehdy je-li to nutné k zabezpečení určitých úkolů či určitého stavu. Směrnice vypracovává tajemník úřadu a dbá na jejich jasné a srozumitelné znění. Většina směrnic se při zpracovávání konzultuje s vedoucími odborů na pravidelných poradách u tajemníka. Důkaz: Směrnice MěÚ Konice, Zápisy z porad vedoucích odborů Zapojování občanů / zákazníků do navrhování a rozvíjení 55 informačních zdrojů a kanálů Mediální koncepce není zpracována. Možnost pro vyjádření či zhodnocení informační dostatečnosti ze strany úřadu mají občané na zasedání zastupitelstva města. Jsou k dispozici tyto informační zdroje - pevná a elektronická úřední deska, webové stránky města, Zpravodaj města, vývěsky a nástěnky na odborech. Na MěÚ Konice byly v roce 2006 provedeny dvě ankety, které se byly zaměřeny na určité specifické oblasti. Důkaz: Úřední deska, www stránky města Konice, Zpravodaj města Konice, Nástěnky na jednotlivých odborech, ankety na webových stránkách Zpřístupnění vhodných a spolehlivých informací s cílem poskytovat 60 občanům /zákazníkům pomoc a podporu Úřad na základě zpracované Sebehodnotící zprávy MěÚ Konice začal důsledněji dbát na pravidelné aktualizace webových stránek a výrazně tak zlepšil způsob zveřejňování informací. Prostory úřadu jsou také vybaveny orientačním systémem organizace. Na nástěnkách jednotlivých odborů jsou zveřejňovány informace k aktuální problematice. Důkaz: prezentace na www stránkách Zlepšování dostupnosti organizace ( např. pružná otevírací/provozní 60 39

5.2.g)

5.2.h)

5.2

doba, dokumenty v různých formátech – relevantní jazyky, internet, plakáty, brožury, Braillovo písmo) Pro styk s veřejností jsou určeny dva úřední dny, ale všem občanům se snažíme vyhovět i mimo tyto dny určené pro styk s veřejností. Kontaktování všech pracovníků MěÚ je také možné prostřednictvím elektronické pošty nebo telefonicky, dokumenty a žádosti je možné získat z webových stránek. Bezbariérový přístup na úřad je umožněn stavební úpravou nebo organizačním opatřením. Prosazování elektronické komunikace a spolupráce s 50 občany/zákazníky V elektronické komunikaci mezi občany a pracovníky spatřujeme značné rezervy a této možnosti není zatím příliš využíváno. E-mailové adresy všech pracovníků jsou umístěny na webových stránkách organizace. Elektronické diskuze či ankety na internetu jsou prováděny velice omezeně. Zatím byly realizovány pouze dvě ankety. Důkaz: www stránky města Konice Vytvoření a rozvíjení funkčního systému pro vyřizování podnětů, 60 připomínek a stížností Vyřizování petic a stížností je ošetřeno závaznými pravidly. Pro příjem a vyřizování stížností úřad přijal v roce 2006 směrnici Pravidla pro přijímání a vyřizování petic a stížností. Vyřizování stížností podléhá každoročnímu vyhodnocení. Důkaz: Směrnice č. 3/2006 města Konice Výsledek celkem

54

Subkritérium 5.3 – Inovování procesů zapojením občanů /zákazníků

5.3.a)

5.3.b)

5.3.c)

5.3.d)

Otázka Aktivní přístup k učení se z inovací jiných národních i mezinárodních organizací V roce 2006 jsme se zapojili do BI 2005. Zde se porovnáváme s úřady na základě jednotlivých ukazatelů. Dále jsme zapojeni v projektech: Partnerství pro rozvoj Olomouckého kraje, Implementace systému kvality řízení v podmínkách městských úřadů v Olomouckém kraji. Zapojování zainteresovaných stran do procesu inovací, např. testováním nových služeb a nových řešení s využitím eGovernmentu Zainteresované strany jsou do procesu inovací zapojovány pouze okrajově. Na našem úřadě nevyužíváme eGovernmentu. Zapojování občanů/zákazníků a zainteresovaných stran do procesu inovací Občané/zákazníci se do procesu inovací zapojují v omezené míře. Svoje návrhy na zlepšení prezentují na veřejných zasedáních městského zastupitelstva nebo do schránky na podatelně MěÚ.

Hodnocení 31

5

10

Důkaz: Zápisy ze zastupitelstva, Schránka na podatelně MěÚ Poskytování zdrojů nezbytných pro proces inovací 5 V naší organizaci je jako jediný zdroj procesu inovací přímý kontakt zákazníka/občana s pracovníkem úřadu. 40

5.3.e)

5.3

Aktivní identifikování, analyzování a překonávání překážek na 5 cestě k inovaci V oblasti inovace procesů prostřednictvím zákazníků/občanů má naše organizace určité rezervy a proto i oblast analyzování a překonávání překážek na cestě k inovaci nabízí prostor ke zlepšení. Výsledek celkem

11

Výsledky kritéria 5 celkem Průměr 5.1 5.2 5.3

Soustavné identifikování, navrhování, řízení a zlepšování procesů Rozvíjení a poskytování služeb/produktů orientovaných na občana/zákazníka Inovování procesů zapojením občanů/zákazníků

41

Celkový průměr

28 54 11

31

KRITÉRIUM 6: OBČANÉ/ZÁKAZNÍCI - výsledky Subkritérium 6.1 - Výsledky měření spokojenosti občanů/zákazníků Anketa spokojenosti občanů/zákazníků nebyla zatím provedena. Na základě přistoupení k projektu Implementace systému kvality řízení v podmínkách městských úřadů v Olomouckém kraji se plánuje realizace této ankety závěrem roku 2007. Otázka Výsledky týkající se celkové image organizace (např. přátelské a spravedlivé zacházení, flexibilita, ochota a schopnost hledat individuální řešení 6.1.b) Výsledky týkající se zapojení a participace 6.1.c) Výsledky týkající se dostupnosti (otevírací/provozní doba, čekací doba, zajišťování služeb na jednom místě – „one-stop-shops“) 6.1.d) Výsledky týkající se služeb/produktů (např. kvalita, spolehlivost, shoda se standardy kvality, kvalita informací poskytovaných zákazníkům/občanům 6.1 Výsledky celkem 6.1.a)

Hodnocení 0

0 0 0

0

Subkritérium 6.2 – Ukazatele měření orientovaných na občana/zákazníka Otázka Hodnocení 50

6.2.a) Ukazatele týkající se celkové image organizace: Počet a doba vyřízení stížností Od počátku funkce města Konice jako pověřeného obecního úřadu byla přijata směrnice „Vyřizování stížností a petic občanů“ a tato byla v roce 2006 v souladu s platností nového Správního řádu nahrazena „Vnitřní směrnicí města Konice č. 3/2006“, kterou se stanovila pravidla pro přijímání, projednávání a vyřizování petic a stížností. Stížností se rozumí podání, které obsahuje stížnost či oznámení na neplnění povinností a úkolů, uložených právními předpisy orgánům města, městskému úřadu a jednotlivým zaměstnancům. Počet podání: rok 2003 – 8 rok 2004 – 8 rok 2005 – 9 rok 2006 – 11 Tento trend stížností v jednotlivých letech nelze hodnotit negativně, neboť 6 z nich bylo neoprávněných a 1 nepříslušná. Přestože 7 stížností bylo anonymních, byly všechny, kromě jedné, řešeny příslušným odborem. Lhůta na vyřízení je stanovena zákonem, u nás činí v průměru 20 dní. 6.2.b) Míra důvěry veřejnosti k organizaci a k jejím službám 20 Vycházejíce z obsahové náplně stížností, směřují celkem rovnoměrně na všechny odbory a v tom se projevuje důvěra, že budou úspěšně řešeny. Nedůvěra se naopak projevuje v tom, že většina stížností je anonymní. Přesto je výsledek šetření různou formou zveřejňován, např. zasláním na příslušný obecní úřad. Není evidována žádná stížnost na práci úředníka. Zatím nebyl proveden průzkum spokojenosti zákazníků/občanů v naší organizaci. Tato anketa se připravuje na závěr letošního roku a po 42

6.2.c-d)

6.2. e-f)

6.2 g-h)

6.2.i)

6.2.j)

vyhodnocení jejích výsledků budeme schopni posoudit názor občana. Čekací doba, doba vyřízení – poskytnutí služby 50 Čekací doba je minimální a je dána délkou úředního výkonu a frekvencí návštěv. Občané jsou při ústním jednání uvědomováni, že k úřednímu jednání je možno se objednat předem telefonicky. Nechodící a nemocní občané si vyřizují záležitosti v přízemí na podatelně nebo je úředník může navštívit doma. Na to jsou upozorněni vývěskou a informačními letáčky, např. upozornění k vydávání pasů dětem, k agendě žádostí o trestní rejstřík, obč. průkaz, k nesrovnalostem v rodném čísle, k informacím z registru aj. Rozsah vzdělávání zaměstnanců v oblasti vztahu k občanům jako 50 zákazníkům, přátelská komunikace. Respektování rovných příležitostí Vzdělávání zaměstnanců se též řídí zákonem a všichni zaměstnanci nejenže mají, ale dle zákona musí mít stejné možnosti. Je stanoveno během 3 let vyčerpat na různé kurzy a vzdělávací akce 18 dní. Čerpání se sleduje jednotlivě tajemníkem úřadu. Vedoucí zaměstnanci absolvovali školení zaměřené na psychologii a komunikaci v rámci povinného vzdělávání vedoucích. V prvé řadě se zaměstnanci školí profesionalitě v oboru, ve kterém pracují, v nových zákonech a postupech apod. Vedoucí odborů mají zájem na všestranné výchově zaměstnance, tedy i na komunikativnosti zaměstnanců, správném vyjadřování, asertivitě a jednání s občanem, až po správné užívání telefonního přístroje. Tohoto využívají zejména odbory, které častěji mohou vstoupit do případného konfliktního vztahu se zákazníkem – občanem, odbor sociálních věcí, odbor vnitřních věcí. 45 Ukazatele týkající se zapojení: Míra zapojení zainteresovaných stran do navrhování a poskytování služeb nebo do navrhování rozhodovacích procesů, podněty a inovace Městský úřad Konice nemá zatím použitelné návrhy ke kvantitativní změně nebo zlepšení stávajících pracovních postupů. Dochází pouze ke kvalitativním změnám pracovních postupů ve vztahu k občanovi. Úřad přijímá zprostředkovaně podněty přes veřejná zasedání zastupitelstva, kde občané z řad veřejnosti reagují na aktuální situaci, přes setkání starosty a představitelů obce s občany. Někteří členové Zastupitelstva města Konice a výborů předkládají podněty k činnosti úřadu. Zavádění a míra použití nových a inovačních netradičních způsobů 40 jednání s občany/zákazníky Styk a způsoby jednání s občanem zákazníkem jsou pouze tradiční: osobně, telefonicky, písemně, e-mailem, internetem. Občané města mají i možnost vkládat svoje náměty a podněty k činnosti úřadu a města do schránky umístěné při vchodu do budovy radnice na Masarykově náměstí. Tato možnost prezentace vlastních názorů je nedostatečně využívána. 60 Ukazatele týkající se služeb/produktů: Dodržování zveřejněných standardů služeb Pracovní řád rozlišuje při uplatnění pružné pracovní doby provozní dobu, která je: pondělí až čtvrtek od 6:00 do 18:00 hodin, pátek od 6:00 do 16:00 hodin a základní pracovní dobu, která je: pondělí a středa (úřední dny) 7:30 až 15:00 hodin, 43

úterý a čtvrtek 8:00 až 14:00 hodin, pátek 7:30 až 13:00 hodin. Pro styk s veřejností jsou určeny zejména tzv. úřední dny, kterými se rozumí pondělí a středa. V tzv. úřední dny platí hodiny stanovené pro styk s veřejností se začátkem v 7:30 hodin a koncem v 16:30 hodin. V tzv. úřední dny jsou vedoucí odboru povinni organizovat výkon práce tak, aby fyzické a právnické osoby mohly vyřídit své záležitosti na příslušných pracovištích. Činnost jednotlivých odborů při vyřizování záležitostí pro veřejnost je zabezpečována zaměstnanci podle pokynů vedoucího odboru. V ostatní (neúřední) pracovní dny nejsou stanoveny hodiny pro styk s veřejností, ale vedoucí odboru je zodpovědný za to, že budou učiněna taková opatření, aby v ostatní pracovní dny záležitost fyzické nebo právnické osoby převzal k dalšímu vyřízení za nepřítomného zaměstnance jiný (zastupující) zaměstnanec kdykoliv během provozní doby městského úřadu. Tzn., že městský úřad pro styk s klienty a občany nemá vymezeny pouze úřední hodiny, ale časové možnosti pro řízení jsou mnohem širší. Kromě toho je nově stanoveno informovat občany při nepřítomnosti zaměstnance označit na dveře důvod nepřítomnosti - jednání mimo úřad, kdo zastupuje apod. 6.2.k) Počet vadných vrácených případů, např. dokumentů, rozhodnutí 40 vykazujících chyby nebo opakované vyřízení nebo kompenzace Níže uvedené údaje se vztahují k činnosti všech odborů MěÚ Konice. Počet odvolání vůči rozhodnutí za rok 2005: 78 Počet zrušených odvolání za rok 2005: 20 Počet odvolání vůči rozhodnutí za rok 2006: 40 Počet zrušených odvolání za rok 2006: 7 6.2.l) Míra úsilí vynaloženého na zlepšení dostupnosti, přesnosti a 51 transparentnosti informací Základním a nejobsáhlejším informativním mediem jsou internetové stránky města Konice. Sleduje se návštěvnost těchto stránek. Využívá se ve větší míře i městský informační kanál – televize. Většina odborů využívá svých nástěnek jako formy prezentace nových informaci. Při zveřejňování informací postupujeme dle směrnice vydané tajemníkem úřadu – Směrnice 4/2006 Pravidla pro zveřejňování písemností na úřední desce MěÚ Konice.

6.2

Důkaz: Evidence stížností, Pracovní řád, Zápisy z porad vedoucích odborů, Zápisy z jednání zastupitelstva, Směrnice č. 4/2006 Pravidla pro zveřejňování písemností na úřední desce, Výsledky celkem

45

Výsledky kritéria 6 celkem Průměr 6.1 6.2

Výsledky měření spokojenosti občanů/zákazníků Ukazatele měření orientovaných na zákazníka/občana

44

0 45

Celkový průměr 23

KRITÉRIUM 7: ZAMĚSTNANCI - výsledky Subkritérium 7.1 - Výsledky měření spokojenosti pracovníků a motivace V druhém roce procesu sebehodnocení byl realizován průzkum spokojenosti zaměstnanců úřadu. Jako návod nám posloužila anketa MěÚ Prostějov za roky 2005 a 2006. Dotazník obsahoval 18 otázek s možností výběru odpovědi. Dále pak zde byly zahrnuty dvě otázky na které odpovídali respondenti psanou formou. Tyto dvě otázky byly zaměřeny na obecné zhodnocení kladných a záporných stránek organizace a na charakteristiku informovanosti a komunikace v rámci úřadu. Průzkum probíhal od 12.6.2007 do 29.6.2007 a byl anonymní. Vyplněné anketní lístky se odevzdávaly do zapečetěné schránky na podatelně MěÚ Konice. Z celkového počtu 50 anketních lístků bylo odevzdáno 39, což značí 78% účast. Za provedení a zpracování výsledků ankety zodpovídal referent kvality MěÚ Konice a jednotlivé výstupy vypracoval tajemník úřadu.

7.1.a)

7.2.b)

7.1.c)

7.1.d)

7.1

Otázka Výsledky týkající se celkové spokojenosti s: a. celkovou image organizace a celkovou výkonností organizace (pro společnost, občany/zákazníky, další zainteresované strany) b. mírou informovanosti zaměstnanců o střetech zájmů c. mírou zapojení zaměstnanců v organizace a v naplňování jejího poslání Výsledky týkající se spokojenosti s řízením a se systémy řízení: a. schopnost vedení organizace řídit organizaci (např. stanovování cílů, přidělování zdrojů) a komunikovat d. výsledky hodnocení a/n e. oceňování individuálního a týmového úsilí f. přístup organizace k inovacím Výsledky týkající se spokojenosti s pracovními podmínkami: g. pracovní atmosféra a kultura v organizaci (např. řešení konfliktů, stížností nebo osobních problémů) h. přístup k sociálním otázkám (např. pružná pracovní doba, vyvážený vztah mezi prací a soukromím zaměstnanců, péče o zdraví) i. zabezpečení rovných příležitostí, spravedlivé zacházení a jednání se zaměstnanci Výsledky týkající se motivace a spokojenosti s kariérním růstem a rozvíjením dovedností: j. schopnost vedení organizace podporovat strategii řízení lidských zdrojů, systematicky zvyšovat kvalifikaci zaměstnanců a jejich znalost cílů organizace k. výsledky týkající se ochoty zaměstnanců akceptovat změny Výsledky celkem

Hodnocení 40

40

40

40

40

Subkritérium 7.2 - Ukazatele výsledků organizace ve vztahu k zaměstnancům

7.2.a)

Otázka Hodnocení Ukazatele pro zjišťování spokojenosti (např. úroveň absencí nebo 50 nemocnosti, míra fluktuace zaměstnanců, počet stížností) V rámci našeho úřadu jsou uvedené údaje sledovány, evidovány a jejich vyhodnocování provádí tajemník úřadu. Nikdy u nás nedošlo k žádné stávce ani k vážnému pracovnímu sporu. Fluktuace pracovníků je v převážné míře způsobena přestěhováním se do jiného města. Za příčinami odchodu nelze hledat nespokojenost se zaměstnavatelem. 45

Počet evidovaných pracovních úrazů na úřadě za rok 2003: 1 Počet evidovaných pracovních úrazů na úřadě za rok 2004: 2 Počet evidovaných pracovních úrazů na úřadě za rok 2005: 1 Počet evidovaných pracovních úrazů na úřadě za rok 2006: 0 Úroveň nemocnosti na úřadě za rok 2003: 1055 dnů Úroveň nemocnosti na úřadě za rok 2004: 1202 dnů Úroveň nemocnosti na úřadě za rok 2005: 1267 dnů Úroveň nemocnosti na úřadě za rok 2006: 1268 dnů Počet neanonymních stížností Počet neanonymních stížností Počet neanonymních stížností Počet neanonymních stížností

na zaměstnance za rok 2003: 0 na zaměstnance za rok 2004: 0 na zaměstnance za rok 2005: 1 na zaměstnance za rok 2006: 0

Fluktuace zaměstnanců za rok 2004: 4 Fluktuace zaměstnanců za rok 2005: 6 Fluktuace zaměstnanců za rok 2006: 2

7.2.b)

7.2.c)

7.2.d)

Důkaz: Evidence pracovních úrazů, evidence nemocnosti, BI 2005 Ukazatele pro zjišťování výkonnosti (např. míra produktivity, 40 výsledky hodnocení) Výkonnost jednotlivých odborů je sledována prostřednictvím ukazatelů BI 2005. I v letošním roce jsme zpracovali analýzu +/- benchmarkingu, kde jsme se zaměřili na výsledky, které vykazují odchylku více než 50% v porovnání s ostatními úřady. Pro zjištění výkonnosti některých odborů slouží statistiky počtu a typu rozhodnutí, které jsou součástí kontroly KÚ OK. Důkaz: BI 2005, Statistiky KÚ OK, Analýza +/- za rok 2006 Rozsah využití informačních a komunikačních technologií 40 zaměstnanci Při provádění Ankety spokojenosti zaměstnanců MěÚ Konice odpovídali pracovnici úřadu na otázky spojené s využitím informačních technologií. Technika a její servis jsou na dobré úrovni, podobně jako fungování software a informačního systému. Každý pracovník úřadu má k dispozici stolní počítač s připojením k internetu. V letošním roce se začalo více využívat spisové služby pro přenos dat mezi odbory (koordinované stanovisko) Důkaz: Anketa spokojenosti zaměstnanců v roce 2007, Směrnice č. 2/2007 MěÚ Konice Ukazatele týkající se rozvíjení dovedností (např. míra účasti a 30 úspěšnosti v rámci vzdělávání, efektivita* prostředků vynaložených na vzdělávání) Úspěšnost v rámci vzdělávacích aktivit se prověřuje pouze u ZOZ, která je zakončena zkouškou. Evidenci provádí tajemník úřadu. Po každém školení je prováděno hodnocení úrovně školení, které se předává tajemníkovi. Na úřadě probíhají školení pracovníků ve speciálních dovednostech v oblasti IT.

46

7.2.e)

7.2.f)

7.2.g)

7.2.h)

7.2.i)

7.2

Důkaz: ZOZ, Osobní spis zaměstnance, Hodnocení vzdělávacích aktivit Důkazy o schopnosti jednat s občany/zákazníky a reagovat na jejich 35 potřeby Zaměstnanci úřadu jsou v jednání se zákazníky/občany zdvořilí a snaží se ve většině případů vyhovět požadavkům žadatelů, což dokresluje velmi nízký počet připomínek na chování a jednání úředníků. Je plánován průzkum spokojenosti zákazníků/občanů s činností a prací zaměstnanců MěÚ Konice. Důkaz: Osobní spis zaměstnance Úroveň rotace zaměstnanců uvnitř organizace (vnitřní mobilita) Platná legislativa ČR neumožňuje rotaci pracovníků uvnitř organizace. Při vydávání určitého správního rozhodnutí je nutné, aby pracovník, který rozhodnutí vydává, měl pro tuto činnost zvláštní způsobilost. Na MěÚ Konice k rotaci pracovníků nedochází. Ukazatele týkající se motivace a aktivní účasti (např. míra návratnosti dotazníků při průzkumech prováděných mezi zaměstnanci, počet návrhů na inovace, aktivní účast v interních diskusních skupinách Při historicky prvním průzkumu spokojenosti zaměstnanců úřadu v roce 2006 byla zaznamenána 92% účast. V letošním roce se z 50 anketních lístků vrátilo zpět 39 vyplněných, což značí 78% účast. Respondenti se vyjadřovali i k záležitostem, kde mohli prezentovat svoje kladná i záporná stanoviska k činnosti úřadu a návrhy na zlepšení. Další ukazatele týkající se motivace a aktivní účasti zaměstnanců na chodu instituce nejsou k dispozici. Výše a četnost mimořádných odměn pro jednotlivce a týmy Vyplacení mimořádných odměn za rok 2004: 23 000,- (počet odměn – 12) Vyplacení mimořádných odměn za rok 2005: 32 000,- (počet odměn – 11) Vyplacení mimořádných odměn za rok 2006: 19 100,- (počet odměn – 11) Počet nahlášených případů možných střetů zájmů Na MěÚ Konice není evidovaný žádný případ střetu zájmů a všichni zaměstnanci se chovají tak, aby k tomu nedošlo. Důkaz: Osobní spis zaměstnance Výsledky celkem

0

10

40

71

35

Výsledky kritéria 7 celkem Průměr 7.1 7.2

Výsledky měření spokojenosti a motivace zaměstnanců Ukazatele výsledků organizace ve vztahu k zaměstnancům

47

40 35

Celkový průměr 38

KRITÉRIUM 8: SPOLEČNOST - výsledky Subkritérium 8.1 – Výsledky měření vlivu na společnost v oblastech důležitých pro zainteresované strany

8.1.a)

8.1.b)

8.1.c)

8.1.d)

8.1.e)

8.1.f)

8.1.g)

Otázka Povědomí široké veřejnosti o vlivu organizace na kvalitu života občanů/zákazníků Informování širší veřejnosti (občanů, místních podnikatelů, NNO) probíhá prostřednictvím www stránek města Konice. Dalším zdrojem informací je vysílání regionální televize a Zpravodaj města Konice. Občané se o chodu úřadů dovídají na pravidelných zasedáních Zastupitelstva města Konice. Pověst organizace (např. jako zaměstnavatele, jako subjektu podporujícího místní/globální společnost) Zatím nemáme zpracovaný žádný průzkum spokojenosti zákazníků/občanů s naší organizací. Tato anketa se připravuje na závěr letošního roku a po vyhodnocení jejích výsledků budeme schopni posoudit jaké pověsti se úřad těší. Při provedení ankety spokojenosti zaměstnanců úřadu byly položeny i otázky, které byly částečně zaměřeny na chápání role úřadu jako zaměstnavatele. Podle většiny odpovědí respondentů vnímají pracovníci úřad jako schopného a solventního zaměstnavatele. Ekonomický vliv na společnost na místní, regionální a mezinárodní úrovni Město Konice finančně podporuje Charitu Konice, postižené občany, hasičské spolky, sportovní a zájmové organizace. V roce 2006 činila tato částka 802 tis. Kč a v návrhu rozpočtu pro letošní rok byla finanční alokace navýšena na 849 tis. Kč. Město Konice realizuje každoročně významné investiční akce, které přispívají ke zvýšení ekonomického vlivu. Přístup k problematice životního prostředí (např. ochrana před hlukem, znečišťování ovzduší) Všechny budovy úřadu jsou vytápěny plynem. Protihluková opatření nebylo nutné v žádné budově MěÚ instalovat. Při realizaci nových staveb investor řeší problematiku hlučnosti (víceúčelová hala, opěrná zeď, atd.) Od roku 2006 se při úklidu budov na Masarykově náměstí a Na Příhonech třídí odpad na plasty a ostatní. Enviromentální dopad na společnost na místní, regionální, národní a mezinárodní úrovni Město Konice má k dispozici barevně označené kontejnery pro různý druh odpadů. Dvakrát ročně dochází ke sběru a svozu nebezpečného a velkoobjemového odpadu. Odbor životního prostředí MěÚ Konice provádí pravidelnou osvětu ve školách. Dopad na společnost z hlediska udržitelného rozvoje na místní, regionální, národní a mezinárodní úrovni V roce 2006 došlo ke zpracování Strategického plánu rozvoje města Konice, který reflektuje potřeby města v novém programovacím období EU. Dopad na společnost zohledňující kvalitu demokratické účasti na místní, regionální, národní a mezinárodní úrovni 48

Hodnocení 20

10

31

31

31

40

20

8.1.h)

8.1.i)

8.1.j)

8.1

Občané města Konice mají možnost vkládat svoje náměty a podněty k činnosti úřadu a města do schránky umístěné při vchodu do budovy radnice na Masarykově náměstí. Zatím této možnosti prezentace vlastních názorů není příliš využíváno. Mnohem více se využívá možnosti vystoupení na veřejných zastupitelstvech, kde občané z řad veřejnosti reagují na aktuální situaci. Názor široké veřejnosti na otevřenost a transparentnost organizace 15 Zatím nebyl zjišťován názor veřejnosti k chápání organizace jako celku. Na podzim letošního roku se připravuje historicky první průzkum spokojenosti veřejnosti s činností naší organizace. V současné době mohou občané svoje názory na chod úřadu vyjádřit na veřejných zastupitelstvech anebo se písemně vyjádřit formou připomínky do schránky k tomu určené. Etické chování organizace 25 Základní povinnosti zaměstnanců úřadu vychází ze zákona o úřednících a principy etického chování jsou blíže uvedeny v Pracovním řádu MěÚ Konice, který se každoročně upravuje a reaguje na aktuální záležitosti. Stížnosti na zaměstnance jsou zaznamenávány v evidenci stížností a k jejich vyhodnocování dochází jednou ročně. Pro stížnosti občanů byla instalována schránka v budově MěÚ, do které občané mohou vkládat své návrhy, připomínky, podněty k činnosti úřadu. Provádí se roční hodnocení činnosti jednotlivých odborů úřadu. Důkaz: Evidence stížností, Pracovní řád, Zápis z činnosti odborů 10 Druh pozornosti, jakou organizaci věnují média Významnými prostředky, které se podílejí na vytváření mediálního obrazu organizace jsou místní periodika (Prostějovský večerník, Prostějovský deník, Zpravodaj města Konice), regionální televizní vysílání (TV Morava) a vysílání regionálního rozhlasu (Český rozhlas Olomouc). Výsledky celkem

23

Subkritérium 8.2 – Ukazatele výkonnosti ve společenské oblasti stanovené organizací

8.2.a)

Otázka Hodnocení Vztah s příslušnými orgány, skupinami a zástupci veřejnosti 10 Vedoucí odborů a tajemník úřadu se pravidelně účastní zasedání ZM. Občané, kteří chtějí vyjádřit svoje podněty, náměty k činnosti úřadu je mohou vyslovit na veřejném zasedání zastupitelstva a na jejich dotazy jim může být okamžitě zodpovězeno.

Důkaz: Zápisy ze ZM 31 8.2.b) Rozsah pozornosti, kterou věnují organizaci média Rozsah pozornosti sdělovacích prostředků k naší organizaci je dán tématy, která se k mediální prezentaci nabízejí. Při přistoupení k projektům realizovaným za přispění EU „Partnerství pro rozvoj Olomouckého kraje“ a „Implementace systému kvality řízení v podmínkách městských úřadů v Olomouckém kraji“ byly oba projekty představeny v místním tisku a v regionálních denících. informuje o významných událostech Zpravodaj města Konice zaměřených na činnost a chod úřadu. Určitá pozornost organizaci je věnována v místním vysílání TV Morava. 49

8.2.c)

Důkaz: Zpravodaj města Konice, vysílání TV Morava, Prostějovský deník Podpora věnovaná sociálně znevýhodněným občanům 25 Města Konice vytváří místa pro veřejně prospěšné práce a je zapojeno v programu Aktivní politika zaměstnanosti. Město Konice podporuje formou příspěvků z městského rozpočtu Charitu Konice a Klub zdravotně postižených.

Důkaz: rozpočet města 8.2.d) Podpora věnovaná integraci a začlenění etnických menšin 5 Organizace se nevěnuje žádné integraci a začlenění etnických menšin, protože se zde etnické menšiny vyskytují v malé míře bez vážných problémů. 8.2.e) Podpora mezinárodních rozvojových projektů 0 Organizace není začleněna v žádném mezinárodním projektu. 8.2.f) Podpora občanské angažovanosti občanů/zákazníků a zaměstnanců 31 Vedoucí odborů a tajemník úřadu se pravidelně účastní zasedání ZM Konice. Někteří zaměstnanci úřadu navštěvují zasedání zastupitelstva v obcích svého trvalého bydliště.

8.2.g)

Důkaz: Zápisy ze ZM Konice, Zápisy ze zastupitelstev Produktivní výměna poznatků a informací 51 Na pravidelných poradách tajemníka s vedoucími odborů dochází k informování o významných událostech, které ovlivňují činnost a chod úřadu. Těchto porad se účastní také místostarosta města, který zde prezentuje záměry města a další záležitosti. Vedoucí odborů předávají informace svým podřízeným. Všichni zaměstnanci organizace mohou předkládat vedoucímu odboru a tajemníkovi svoje náměty a podněty k činnosti úřadu. V rámci činnosti CAF týmu dochází výměně zkušeností mezi úřady zapojenými do projektu „Implementace systému kvality řízení v podmínkách městských úřadů Olomouckého kraje“. Při pravidelných workshopech v rámci tohoto projektu dochází ke sdělování dobrých praxí mezi jednotlivými úřady.

Důkaz: Zápisy z porad vedoucích odborů 8.2.h) Programy prevence zdravotních rizik a úrazů občanů/zákazníků a 40 zaměstnanců Každý rok probíhají školení BOZP, požární ochrany a řidičů referentských vozidel. Tato školení mají minimalizovat vznik úrazů při výkonu pracovní činnosti. Je uzavřena smlouva s obvodní lékařkou, která provádí závodní preventivní prohlídky. Město Konice má uzavřenou smlouvu na zimní údržbu místních komunikací Na našem úřadě dochází k minimu pracovních úrazů viz následující tabulka: Počet evidovaných pracovních úrazů na úřadě za rok 2003: 1 Počet evidovaných pracovních úrazů na úřadě za rok 2004: 2 Počet evidovaných pracovních úrazů na úřadě za rok 2005: 1 Počet evidovaných pracovních úrazů na úřadě za rok 2006: 0 Důkaz: Školení BOZP, požární ochrany a řidičů, Evidence pracovních 50

8.2.i)

8.2

úrazů Aktivity organizace zaměřené na zachování a udržení zdrojů (např. 20 míra dodržování standardů pro životní prostředí, používání recyklovaných materiálů, používání ekologických způsobů dopravy, omezení úrazů, hluku a dalších negativních dopadů, snížení spotřeby např. vody, elektřiny, plynu) MěÚ Konice se snaží dodržovat standardy pro životní prostředí v rámci možností. Zaměstnanci úřadu třídí odpad a současně využívají skartovací přístroj k ekologické likvidaci papíru. Odbor informatiky instaluje do periferií recyklovatelný spotřební materiál (kazety s tonerem). Všechna hygienická zařízení jsou vybavena recyklovatelnými utěrkami. Pracoviště nejsou zdrojem hluku. Vytápění některých kanceláří je vybaveno automatickou regulací teploty v místnosti. Důkaz: Účetní doklady nakoupeného zboží Výsledky celkem

24

Výsledky kritéria 8 celkem Průměr 8.1 8.2

Výsledky měření vlivu na společnost v oblastech důležitých pro zainteresované strany Ukazatele výkonnosti ve společenské oblasti stanovené organizací

51

Celkový průměr

23 24 24

KRITÉRIUM 9: KLÍČOVÉ VÝSLEDKY VÝKONNOSTI Subkritérium 9.1 – Externí výsledky: výstupy a dopady vztažné k cílům

9.1.a)

Otázka Hodnocení Rozsah dosahování cílů z hlediska výstupů (poskytování 51 služeb/produktů) Stanovení jednotlivých cílů vychází z legislativy a možností daných rozpočtem na příslušný rok. Krátkodobé cíle jsou stanovovány na pravidelných poradách vedoucích pracovníků s tajemníkem úřadu, kde posléze dochází k jejich analyzování a vyhodnocování.

Důkaz: Zápisy z porad vedoucích odborů u tajemníka úřadu, Organizační řád 9.1.b) Zlepšení kvality poskytovaných služeb/produktů vzhledem 51 k výsledkům měření Kvalita poskytovaných služeb dle jednotlivých odborů je vyhodnocena ve Zprávě o činnosti Městského úřadu Konice v roce 2006. Každý vedoucí daného odboru a tajemník úřadu zde analyzuje rozsah a kvalitu činnosti za uplynulý rok, což přináší posun v úrovni kvality oproti dřívějšímu období.

9.1.c)

Důkaz: Zpráva o činnosti Městského úřadu Konice v roce 2006 Účinnost vynaložených nákladů 55 Finanční prostředky byly vynakládány v souladu s rozpočtem. Při jejich vynakládání bylo důležité kritérium účinnosti těchto nákladů. Důkazem tohoto je Zpráva o výsledcích přezkoumání hospodaření města Konice za rok 2006.

Důkaz: Návrh příjmů a výdajů pro rozpočet za rok 2006, Zpráva o výsledcích přezkoumání hospodaření města Konice za rok 2006 9.1.d) Výsledky kontrol a auditů 55 MěÚ Konice nemá zřízen odbor vnitřního auditu a tato problematika je řešena dodavatelsky. Za rok 2006 byl provedena předběžná kontrola v říjnu 2006 a závěrečná v únoru 2007. Připomínky byly projednány v Radě města Konice na základě zpracovaného komentáře OFSMM. Přezkum hospodaření za rok 2006 byl proveden ve dvou etapách (předběžná a závěrečná zpráva). První část byla provedena v září 2006 a druhá v dubnu 2007. Součástí přezkumu bylo ověření finančních informací v Závěrečném účtu města Konice za rok 2006. Výsledek přezkumu byl formulován tak, že nebyly zjištěny chyby a nedostatky. V porovnání s minulými lety je udržován vysoký standart příznivých výsledků kontrol a auditů.

9.1.e)

9.1.f)

Důkaz: Zápisy z vnitřního auditu, Zpráva o výsledcích přezkoumání hospodaření města Konice za rok 2006 Výsledky účasti v soutěžích, ceny za kvalitu, certifikáty systémů 5 řízení kvality (umístění v Národní ceně za jakost – benchmarking) V letošním roce jsme zapojeni do ceny ministerstva vnitra za kvalitu ve veřejné správě „Organizace dobré veřejné služby“. Zjišťujeme možnosti zapojení se do Národní ceny za jakost. Výsledky v benchmarkingu či benchlearningu 51 52

Již druhým rokem jsme zapojeni v BI2005 a pravidelně analyzujeme výsledky výstupů jednotlivých ukazatelů. Za léta 2004-6 jsme zpracovali analýzu +/-, kde jsme se zaměřili na ukazatele odchylující se výrazně od průměru.

9.1.g)

9.1

Důkaz: Analýza +/- benchmarikngu, Zápisy z pohovorů o činnosti jednotlivých odborů Efektivnost vynaložených nákladů (výsledky dosahované s nejnižšími 45 náklady) Výdaje používané na základě schváleného rozpočtu jsou vždy posuzovány před jejich vynaložením z pohledu maximální efektivnosti. Důkaz: Plánování služebních cest, výběrová řízení na dodavatele investic Výsledky celkem

45

Subkritérium 9.2 – Interní výsledky

9.2.a)

9.2.b)

9.2.c)

Otázka Hodnocení 40 Výsledky v oblasti řízení a inovací: Důkazy o zapojení všech zainteresovaných stran v organizaci Jednotlivé odbory jsou zapojeny z hlediska své náplně činnosti na celkovém poslání organizace. Podrobný popis činností jednotlivých odborů je uveden v organizačním řádu, ve Zprávě o činnosti MěÚ Konice v roce 2006. Součástí porad vedoucích odborů u tajemníka úřadu je bod „Náměty a podněty pracovníků“, který řeší různé připomínky pracovníků. Důkaz: Organizační řád MěÚ Konice, Zpráva o činnosti MěÚ Konice v roce 2006, Zápis z porad vedoucích odborů u tajemníka úřadu Výsledky uzavřených partnerství a výsledky společných aktivit 35 Město Konice vystupuje jako partner v projektech: - Zlepšení informovanosti o turistické oblasti Mikroregionu Konicko (uzavřeno v roce 2006) - Partnerství pro rozvoj Olomouckého kraje (uzavřeno v roce 2005) výstupem činnost euromanažera, koncepčního analytika a referenta kvality - SPOKO (uzavřeno 2006) Město Konice je zapojeno v Mikroregionu Konicko, Sdružení obcí střední Moravy a ve Vodovodu Pomoraví. Důkaz: Uzavřené příslušné smlouvy, Strategický plán rozvoje města Konice Důkazy o schopnostech uspokojovat a vyvažovat potřeby všech 40 zainteresovaných stran V letošním roce byl realizován průzkum spokojenosti zaměstnanců úřadu a respondenti se vyjadřovali písemnou formou k záležitosti jejich spokojenosti při výkonu práce. Tato anketa byla provedena druhým rokem a reflektovala potřeby zainteresovaných stran. Tajemník úřadu zpracoval Souhrnnou zprávu k výsledkům ankety zaměstnanců za rok 2006. Připomínky zastupitelů i občanů jsou řešeny na ZM. Důkaz: Anketa spokojenosti zaměstnanců za rok 2006, Souhrnná zpráva 53

9.2.d)

9.2.e)

9.2.f)

9.2.g)

9.2.h)

k výsledkům ankety zaměstnanců za rok 2006, Zápisy ze ZM Důkazy o úspěšném zlepšování a inovování strategií, struktur 40 a/nebo procesů organizace MěÚ Konice vychází z vize „Kvalitní služby občanům zajišťované profesionálním přístupem a podpořené dobrými pracovními podmínkami“. Tato vize byla zpracována tajemníkem úřadu a schválena Radou města Konice 12.6.2006. Vedení organizace dbá na naplňování obou faktorů, ale oblast pracovních podmínek je ovlivněna finančními možnostmi. Důkaz: Vize úřadu „Městský úřad - kvalitní služby občanům zajišťované profesionálním přístupem a podpořené dobrými pracovními podmínkami“, Organizační řád MěÚ Konice, jednotlivé směrnice Důkazy o lepším využívání informačních technologií (při řízení 51 interních znalostí a/nebo při interní komunikaci a síťovém informačním propojení) Úřad v oblasti IT vychází z Informační strategie MěÚ Konice, která byla zpracována v roce 2005. Důsledně dbáme na naplňování této strategie a snažíme se postupovat v jejím souladu. Všichni pracovníci mají k dispozici stolní PC s připojením na internet a intranet. Organizace sleduje aktuální trendy v oblasti software a v rámci finančních možností je zajišťuje pro potřeby zaměstnanců. Důkaz: Informační strategie MěÚ Konice Výsledky kontrol a auditů 31 MěÚ Konice nemá zřízen odbor vnitřního auditu a provedení kontroly nahrazující interní audit ve smyslu zákona o finanční kontrole ve veřejné správě č. 320/2001 Sb. řeší smluvně dodavatelským způsobem. Za rok 2006 byla provedena předběžná kontrola v říjnu 2006 a závěrečná v měsíci prosinci 2006 a únoru 2007. Zpráva o zjištěních z provedeného auditu a doporučení k jejich nápravě, včetně vyjádření byla projednána v Radě města Konice na základě zpracovaného komentáře OFSMM. Kontrolní činnost je uplatňována v rámci zpracování účetních dokladů a dále na úrovni vedoucích odborů jako součást řídící práce. Důkaz: Schválení účetních operací Výkonnost procesů 10 Jednotlivé procesy v rámci celé organizace jsou evidovány a vyhodnocovány. U některých dochází k podrobnému analyzování a některé jsou prováděny dle potřeby. K zobecnění výkonnosti procesů nedochází. Důkaz: Zpráva o činnosti MěÚ Konice v roce 2006 55 Finanční výsledky: Rozsah plnění finančních rozpočtů a finančních záměrů Výše příjmů a výdajů a jejich plnění na upravený rozpočet v jednotlivých letech 2003-2006 je následující: Rok 2003: Celkové příjmy 159 440,28 tis.Kč Plnění 100,69 % Celkové výdaje 161 957,00 tis.Kč Plnění 99,78 % 54

Rok 2004: Celkové příjmy 130 783,05 tis.Kč Plnění 102,31 % Celkové výdaje 123 650,94 tis.Kč Plnění 95,90 % Rok 2005: Celkové příjmy 76 168,11 tis.Kč Plnění 102,31 % Celkové výdaje 79 855,82 tis.Kč Plnění 97,34 % Rok 2006: Celkové příjmy 97 728,93 tis.Kč Plnění 99,02 % Celkové výdaje 91 968,23 tis.Kč Plnění 92,77 % Ukazatel dluhové služby za rok 2003 je 0,66 % Ukazatel dluhové služby za rok 2004 je 4,67 % Ukazatel dluhové služby za rok 2005 je 2,97 % Ukazatel dluhové služby za rok 2006 je 4,27 % V jednotlivých uvedených rocích docházelo vždy k vyššímu plnění příjmů, při nedočerpání výdajů. V roce 2006 plnění příjmů na 99,02 % je kompenzací nenaplnění daňových příjmů při překročení příjmů ostatních. Dluhová služba je trvale na nízké úrovni, v současné době je nulová.

9.2.i)

Důkaz: Výkazy FIN 2-12 M, Výpočet ukazatele dluhové služby Rozsah nebo trend vyjadřující podíl, ve kterém se organizace 40 částečně spoléhá na své vlastní finanční zdroje – příjmy plynoucí z poplatků, ze zisků z prodeje služeb a zboží Struktura příjmů a jejich podíl: Rok 2003: Podíl v % 20 145,52 tis. Kč 12,64 Daňové příjmy Nedaňové příjmy 5 307,36 tis. Kč 3,33 Kapitálové příjmy 2 872,75 tis. Kč 1,80 Ostatní příjmy-dotace 131 114,65 tis. Kč 82,23 Celkem 159 440,28 tis.Kč 100,00 Rok 2004: Daňové příjmy 22 659,09 tis. Kč Nedaňové příjmy 5 288,88 tis. Kč 10 842,66 tis. Kč Kapitálové příjmy Ostatní příjmy-dotace 91 992,42 tis. Kč Celkem 130 783,05 tis.Kč

17,33 4,04 8,29 70,34 100,00

Rok 2005: Daňové příjmy Nedaňové příjmy Kapitálové příjmy Ostatní příjmy-dotace Celkem

24 751,88 tis. Kč 32,50 4 848,01 tis. Kč 6,36 821,88 tis. Kč 1,08 45 746,34 tis. Kč 60,06 76 168,11 tis.Kč 100,00

Rok 2006: Daňové příjmy Nedaňové příjmy

24 546,21 tis.Kč 4 863,30 tis.Kč 55

25,12 4,98

Kapitálové příjmy 430,23 tis.Kč Ostatní příjmy-dotace 67 889,19 tis.Kč Celkem 97 728,93 tis.Kč

0,44 69,46 100,00

Dochází k nárůstu podílu vlastních zdrojů vlivem růstu daňových příjmů. Rozhodujícím zdrojem zůstávají dotace, které kolísají podle dotovaných programů.

9.2.j)

Důkaz: Výkazy FIN 2-12 M Důkaz o schopnosti uspokojovat a vyvažovat finanční zájmy všech 45 zainteresovaných stran Objem příspěvků organizacím zřízených městem za rok 2003 celkem 4 575,00 tis.Kč Plnění 100,- % Objem mzdových prostředků u pracovníků místní správy za rok 2003 celkem 10 299,68 tis.Kč Plnění 91,15 % Objem příspěvků organizacím zřízených městem za rok 2004 celkem 5 210,00 tis.Kč Plnění 100,- % Objem mzdových prostředků u pracovníků místní správy za rok 2004 celkem 10 545,32 tis.Kč Plnění 97,70 % Objem příspěvků organizacím zřízených městem za rok 2005 celkem 5 233 tis.Kč Plnění 100,- % Objem mzdových prostředků u pracovníků místní správy za rok 2005 celkem 10 728,05 tis.Kč Plnění 99,33 % Objem příspěvků organizacím zřízených městem za rok 2006 celkem 5 553 tis.Kč. Plnění 100,- % Objem mzdových prostředků u pracovníků místní správy za rok 2006 celkem 11 591,71 tis.Kč. Plnění 99,62 %

9.2.k)

9.2.l)

Důkaz: Výkazy FIN 2-12 M, Závěrečný účet Míra efektivního využívání provozních zdrojů 40 Hledisko efektivnosti je uplatňováno v období celého rozpočtového procesu, a to již v etapě tvorby rozpočtu výdajů příslušného roku. Skutečné čerpání potom vychází z posouzení nejvhodnější varianty, kde vedle hlediska účinnosti a hospodárnosti je i kriterium efektivního použití zdrojů. Pravidelné měsíční hodnocení plnění rozpočtu v oblasti příjmů a výdajů je základem pro jejich další usměrňování, zejména regulace v oblasti výdajů. Důkaz: Rozpočet města 51 Výsledky finančních kontrol a auditů MěÚ Konice nemá zřízen odbor vnitřního auditu a provedení kontroly nahrazující interní audit ve smyslu zákona o finanční kontrole ve veřejné správě č. 320/2001 Sb. řeší smluvně dodavatelským způsobem. Za rok 2006 byla provedena předběžná kontrola v říjnu 2006 a závěrečná v měsíci prosinci 2006 a únoru 2007. Zpráva o zjištěních z provedeného auditu a doporučení k jejich nápravě, včetně vyjádření byly projednány v Radě města Konice na základě zpracovaného komentáře OFSMM. 56

Přezkum hospodaření za rok 2006 byl proveden podle zákona 128/2000 Sb. o obcích, zákona 250/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech územních samosprávných celků a zákona 420/2004 Sb. o přezkoumání hospodaření ÚSC. První část byla provedena v září 2006 a druhá v dubnu 2007. Součástí přezkumu bylo i ověření finančních informací v Závěrečném účtu města Konice za rok 2006. Výsledkem přezkumu je Zpráva o výsledcích přezkoumání hospodaření města Konice za rok 2006 a závěr je formulován tak, že nebyly zjištěny chyby a nedostatky. V porovnání s minulými lety je udržován vysoký standart příznivých výsledků kontrol a auditů.

9.2

Důkaz: Zprávy o zjištěních z provedeného auditu za rok 2006, Zpráva o výsledcích přezkoumání hospodaření města Konice za rok 2006 Výsledky celkem

40

Výsledky kritéria 9 celkem

9.1 9.2

Externí výsledky: výstupy a dopady vztažné k cílům Interní výsledky

57

Průměr 45 40

Celkový průměr 43

SHRNUTÍ VÝSLEDKŮ Z výsledků druhého kola sebehodnotícího procesu na MěÚ Konice je patrné, že velmi dobrých výsledků dosáhla organizace v oblasti „partnerství a zdrojů“. Naopak určité rezervy lze nalézt ve vztahu organizace k zákazníkům/občanům a společnosti. MěÚ Konice reflektuje tyto výsledky a ke konci roku 2007 bude proveden první průzkum spokojenosti zákazníků/občanů. Tento průzkum bude realizován na základě zapojení organizace do projektu „Implementace systému kvality řízení v podmínkách městských úřadů Olomouckého kraje“. Metodiku k dotazníkovému šetření vypracovávají odborníci z UP Olomouc. Na Sebehodnotící zprávu MěÚ Konice navazuje Plán zlepšování práce MěÚ Konice jako relevantní výstup celého procesu sebehodnocení. Do plánu zlepšování byly členy CAF týmu navrženy a zapracovány náměty, které mají přispět ke zkvalitnění práce úřadu. Za realizaci jednotlivých opatření budou zodpovídat tajemník, referent kvality a vedoucí pracovníci MěÚ Konice. Třetí kolo procesu sebehodnocení proběhne v polovině roku 2008 a jeho součástí bude, jako každoročně, i analýza realizovaných aktivit z plánu zlepšování za uplynulý rok.

Výsledky 50 40 30 Hodnocení 20 10 0 1

2

3

4

5 Kritérium

58

6

7

8

9