SDL Audience Manager en SDL Outbound SP1 Gebruikershandleiding. Web Content Management Solutions Division of SDL

SDL Audience Manager en SDL Outbound E-mail 2011 SP1 Gebruikershandleiding Web Content Management Solutions Division of SDL

SDL Audience Manager en SDL Outbound E-mail 2011 SP1 Gebruikershandleiding Copyright © 1999-2011 SDL Tridion Development Lab B.V. Alle rechten voorbehouden. Geen enkel onderdeel van deze documentatie mag geheel of gedeeltelijk worden gedupliceerd of in enige vorm worden gereproduceerd zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van SDL plc. Dit product kan open source-software of soortgelijke software bevatten. Het bestand NOTICE.pdf, dat beschikbaar is op de cd-rom met het product, bevat een lijst met software van derden die in dit product is gebruikt. Tridion is een gedeponeerd handelsmerk en BluePrinting, Content Manager Explorer, SDL Archive Manager, SDL Audience Manager, SDL Content Porter, SDL Outbound Email, SDL SafeGuard, SDL SiteEdit, SDL SmartTarget, SDL Tridion Business Connector, SDL Tridion Content Delivery, SDL Tridion Content Distributor, SDL Tridion Content Manager, SDL Tridion Dynamic Content Broker, SDL Tridion Presentation Server, SDL TriDoc, SDL Web Content Management, SDL WebForms, WebDAV Connector en Word Connector zijn handelmerken van SDL Tridion Corporate Services B.V. Hoewel SDL plc en zijn dochterondernemingen (samen "SDL") alle redelijke maatregelen hebben genomen om accurate en uitgebreide informatie over het product te verschaffen, wordt deze informatie 'as-is' aangeboden en worden alle garanties, bepalingen of andere voorwaarden met betrekking tot de documentatie, hetzij uitdrukkelijk of geïmpliceerd bij wet of anderszins (met inbegrip van die met betrekking tot bevredigende kwaliteit en geschiktheid voor een bepaald doel) uitgesloten voor zover dit wettelijk is toegestaan. De informatie in deze documentatie, inclusief URL's en andere verwijzingen naar websites, kunnen zonder kennisgeving worden gewijzigd. Zonder beperkingen te stellen aan rechten onder het auteursrecht, mag geen enkel onderdeel van deze documentatie worden opgeslagen of ingevoerd in een zoeksysteem of in enige vorm of op enige wijze of voor enig doel (elektronisch, mechanisch, via fotokopieën, opname, of anderszins) worden verzonden zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van SDL. De nieuwste documentatie vindt u op de documentatieportal van SDL Tridion: http:// docportal.sdl.com/sdltridion. U hebt een gebruikersnaam en wachtwoord, verstrekt door SDL, nodig om toegang te krijgen tot deze content.

SDL Audience Manager en SDL Outbound E-mail 2011 SP1 Gebruikershandleiding

Inhoud Info over deze gebruikershandleiding ...............................................................

1

Hoofdstuk 1 Audience Manager ....................................................................... 2 1.1 Gebruikersinterface van Audience Manager ....................................... 2 1.2 Rechten en machtigingen in Audience Manager ................................. 4 Hoofdstuk 2 Outbound E-mail .......................................................................... 6 2.1 E-mails maken en verzenden ............................................................. 7 2.2 Gebruikersinterface van Outbound E-mail .......................................... 8 2.3 De interface van Content Manager Explorer ..................................... 12 2.4 Rechten en machtigingen in Outbound E-mail .................................. 13 2.5 Juridische kennisgeving .................................................................... 13 Hoofdstuk 3 Contactpersonen beheren .......................................................... 3.1 Adresboeken ..................................................................................... 3.2 Filteren van contactpersonen ........................................................... 3.3 Contactpersonen maken of bijwerken .............................................. 3.4 Een contactpersoon deactiveren en verwijderen .............................. 3.5 Contactpersonen doorzoeken ........................................................... 3.5.1 Filteroperatoren ........................................................................ 3.6 E-mails van contactpersonen weergeven ......................................... 3.7 Een lokaal adresboek maken ............................................................ 3.8 Contactpersonen en trefwoorden importeren ................................... 3.8.1 Het importbestand met contactpersonen maken ..................... 3.8.2 Contactpersonen importeren .................................................... 3.8.3 Het importbestand met trefwoorden maken ............................ 3.8.4 Trefwoorden importeren ........................................................... 3.9 Contactpersonen en trefwoorden exporteren ................................... 3.9.1 Contactpersonen exporteren .................................................... 3.9.2 Trefwoorden exporteren ...........................................................

14 14 15 18 22 24 28 30 32 33 33 36 39 41 45 45 47

Hoofdstuk 4 Segmenten beheren ................................................................... 4.1 Segmenten maken of bijwerken ....................................................... 4.2 Een segment maken via een zoekopdracht ...................................... 4.3 Segmenten kopiëren of verplaatsen ................................................. 4.4 Segmenten in kindpublicaties bewerken .......................................... 4.5 Segmenten verwijderen ....................................................................

49 50 53 55 56 56

Hoofdstuk 5 Distributielijsten beheren ........................................................... 5.1 Distributielijsten ................................................................................ 5.2 Een distributielijst maken of wijzigen via een zoekopdracht ............. 5.3 Contactpersonen toevoegen aan een statische distributielijst .......... 5.4 Contactpersonen verwijderen uit een statische distributielijst .......... 5.5 Een dynamische distributielijst maken en wijzigen ........................... 5.6 Een snapshot van een dynamische distributielijst maken .................

57 58 59 63 65 66 70

Hoofdstuk 6 E-mailcontent beheren ............................................................... 6.1 Mappen maken voor mailings, distributielijsten en segmenten ......... 6.2 Componenten maken ........................................................................ 6.3 Een e-mailpagina maken en er een voorbeeld van weergeven ......... 6.4 Een e-mailpagina aanpassen ............................................................ 6.5 Content en contactpersonen classificeren ........................................ 6.5.1 Een categorie maken ............................................................... 6.5.2 Trefwoorden toevoegen ...........................................................

72 73 74 76 79 80 81 82

i


Hoofdstuk 7 Mailings beheren ........................................................................ 86 7.1 Een mailing maken ........................................................................... 87 7.2 Een mailing aanpassen ..................................................................... 92 7.2.1 Samenvoegvelden toevoegen .................................................. 92 7.2.2 Doelgroepen maken voor Outbound E-mail .............................. 93 7.3 Een mailing testen ............................................................................ 96 7.4 Een e-mailcampagne maken .......................................................... 100 7.5 Alle mailings in een e-mailcampagne verzenden ............................ 105 7.6 Een mailing verzenden ................................................................... 107 7.7 Een mailing automatiseren ............................................................. 110 7.7.1 Een geautomatiseerde mailing maken ................................... 111 7.8 De e-mailwachtrij voor een mailing wissen ..................................... 113 Hoofdstuk 8 Mailingstatistieken weergeven ................................................. 8.1 Mailingstatistieken .......................................................................... 8.2 Mailingstatistieken weergeven ........................................................ 8.3 Statistieken van distributielijsten weergeven .................................. 8.3.1 Distributielijsten maken op basis van statistieken .................. 8.3.2 Contactpersonen exporteren uit statistieken .......................... 8.4 Contactpersoongegevens en mailinggegevens weergeven ............. 8.5 Statistieken vernieuwen .................................................................

ii

115 116 116 120 122 124 125 128


Info over deze gebruikershandleiding In dit document wordt toegelicht hoe u de functies van Audience Manager en Outbound E-mail gebruikt. Met Audience Manager kunnen marketingafdelingen informatie verzamelen over doelgroepen, zoals interesses en kenmerken. Outbound E-mail is bedoeld voor marketingafdelingen die e-mailcampagnes moeten uitvoeren en beheren. en is opgedeeld in de volgende hoofdstukken: • Hoofdstuk 1 Audience Manager: in dit hoofdstuk wordt uitgelegd wat Audience Manager is, waarvoor u het kunt gebruiken en welke taken u ermee kunt uitvoeren. • Hoofdstuk 2 Outbound E-mail: in dit hoofdstuk wordt uitgelegd wat Outbound E-mail is, waarvoor u het kunt gebruiken en welke taken u ermee kunt uitvoeren. • Hoofdstuk 3 Contactpersonen beheren: dit hoofdstuk bevat instructies voor het toevoegen, verwijderen, importeren, exporteren, wijzigen van contactpersonen en het zoeken naar contactpersonen in adresboeken. • Hoofdstuk 4 Segmenten beheren: in dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u segmenten kunt maken waarmee websitecontent wordt gepersonaliseerd • Hoofdstuk 5 Distributielijsten beheren: in dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u de doelgroepen voor uw mailings kunt definiëren door dynamische en statische distributielijsten te maken en bij te werken. • Hoofdstuk 6 Content maken: in dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u content (componenten) voor een mailing kunt maken en hoe u een emailpagina kunt samenstellen op basis van deze content. • Hoofdstuk 7 Mailings beheren: in dit hoofdstuk wordt beschreven op welke manieren u een mailing kunt maken en versturen naar geselecteerde contactpersonen. • Hoofdstuk 8 Mailingstatistieken weergeven: in dit hoofdstuk wordt uitgelegd waar u statistische gegevens met betrekking tot de respons op mailings kunt vinden.

Doelgroep De gebruikershandleiding is bedoeld voor marketingmedewerkers.

1


Hoofdstuk 1

Audience Manager

Met Audience Manager kunnen marketingafdelingen informatie verzamelen over doelgroepen, zoals interesses, voorkeuren en kenmerken. Deze informatie kan worden gebruikt om doelgroepen aan te spreken. Audience Manager bestaat uit contactpersonen en segmenten: • Een contactpersoon bevat details over een werkelijke persoon of organisatie. Contactpersonen worden opgeslagen in adresboeken. • Met een segment worden voorkeuren, interesses en kenmerken van contactpersonen gedefinieerd die een doelgroep vertegenwoordigen van bekende contactpersonen die toegang hebben tot content op uw websites. Het volgende diagram bevat een overzicht van Audience Manager:

1.1

Gebruikersinterface van Audience Manager Het knooppunt Audience Manager in een publicatie bevat Content Manageritems die specifiek gelden voor Audience Manager. Het knooppunt is toegankelijk voor gebruikers die beschikken over Audience Manager-rechten, zoals die zijn gedefinieerd door een Tridion-systeembeheerder.

2


Audience Manager-items Het knooppunt Audience Manager Pictogram Type item Adresboek

bevat de volgende items: Beschrijving

Een adresboek bevat een lijst met contactpersonen. Als de publicatie twee of meer adresboeken bevat, wordt er een knooppunt (Alle contactpersonen) met alle contactpersonen in de publicatie toegevoegd. Adresboeken worden door een Tridionsysteembeheerder aan een publicatie toegevoegd.

ContactpersoonEen Contactpersoon bevat de persoonlijke gegevens en mailinghistorie van een klant. Map

Mappen in het knooppunt Audience Manager worden gebruikt om segmenten te ordenen.

Segment

Een segment is een logische groepering van personen die een doelgroep vertegenwoordigen.

Het lint van Doelgroepbeheer Selecteer Doelgroepbeheer in Content Manager Explorer. Op het tabblad worden taken weergegeven die u kunt uitvoeren in het knooppunt Audience Manager in een publicatie. Afhankelijk van uw huidige context worden taken in- of uitgeschakeld:

Zoeken en lijstweergave

3


Selecteer een adresboek in het navigatiedeelvenster om de contactpersonen van het adresboek te bekijken. Definieer zoekcriteria en klik op Zoeken om de lijst te filteren. In dat geval worden in de lijstweergave de contactpersonen weergegeven die voldoen aan de criteria. U kunt een gefilterde lijst als een distributielijst opslaan of de contactpersonen exporteren:

1.2

Rechten en machtigingen in Audience Manager Rechten bepalen het type items (bijvoorbeeld contactpersonen of segmenten) waarmee u kunt werken en Machtigingen bepalen welke handelingen u kunt uitvoeren op de items waarvoor u rechten hebt (bijvoorbeeld of u contactpersonen of segmenten kunt weergeven, maken of verwijderen). De systeembeheerder kent u specifieke rechten toe voor elke publicatie waarmee u werkt: • Als u met contactpersonen wilt werken, moet u over contactpersonenbeheer-rechten beschikken en over lees-/schrijf-/ verwijdermachtigingen voor het bovenliggende adresboek. • Als u met segmenten wilt werken, moet u over rechten voor segmentatiebeheer beschikken en over lees-/schrijf-/ verwijdermachtigingen voor de bovenliggende map.

4


• Als u wilt werken met mappen in het knooppunt Audience Manager, moet u rechten voor mappenbeheer in Outbound E-mail hebben en lees-/ schrijf-/verwijdermachtigingen voor de bovenliggende map.

5


Hoofdstuk 2

Outbound E-mail

Outbound E-mail is bedoeld voor marketingafdelingen die e-mailcampagnes moeten uitvoeren en beheren. Marketingmedewerkers kunnen persoonlijke e-mails leveren aan specifieke doelgroepen en bijhouden hoe effectief hun communicatie is. Gebruikers van Outbound E-mail voeren de volgende taken uit om communicatiecampagnes via e-mail te beheren: 1. Contactpersonen maken en beheren 2. Inhoud maken en classificeren 3. Contactpersonen en content in mailings combineren en desgewenst mailings combineren in e-mailcampagnes Het volgende diagram bevat een overzicht van gebruikerstaken voor Outbound E-mail:

6


Dit hoofdstuk bevat informatie over het beheren van contactpersonen, het maken van inhoud en het combineren van deze items tot mailings in de Content Manager-gebruikersinterface.

2.1

E-mails maken en verzenden Het maken en verzenden van e-mails in Outbound E-mail betreft het beheren van contactpersonen, het maken van content en het combineren ervan in een mailing: 1. Contactpersonen zijn de personen waarnaar u mailings verzendt: • U voegt contactpersonen toe aan Adresboeken. Een adresboek vertegenwoordigt een marktsegment of belangengroep. • U bereikt de doelgroep van een mailing door Distributielijsten te maken die een subgroep (selectie) van uw contactpersonen bevatten. 2. Content omvat het opstellen en classificeren van de content van emails: • U stelt een e-mail als volgt op: • Maak Componenten aan: elke component definieert een deel van een e-mail (een e-mailfragment) • Maak een Pagina: een pagina combineert content (componenten) met lay-out (Pagina- en componentsjablonen) • Geef Doelgroepen op: als u een component aan de pagina toevoegt, kunt u ook opgeven op welke doelgroep(en) de content betrekking heeft • U kunt content classificeren met behulp van Categorieën en trefwoorden. U maakt categorieën en trefwoorden voor onderstaande doeleinden: • Het classificeren van content: het belangrijkste doel van categorieën en trefwoorden in Content Manager is om content (componenten) te classificeren en te labelen. Het classificeren van uw content helpt u bij het vinden van gerelateerde content. • Contactpersonen classificeren: het andere doel van categorieën en trefwoorden is het opgeven van voorkeuren en interesses van contactpersonen die u kunt gebruiken als basis voor het maken van dynamische distributielijsten en het definiëren van doelgroepen (categorieën gebruikers) om componentpresentaties af te stemmen op deze doelgroepen 3. Mailings combineren Contactpersonen en Content. U kunt een Mailing afstemmen op de gebruikers door persoonlijke gegevens aan de e-mail toe te voegen en de content van een e-mailbericht aan te passen aan specifieke gebruikerscategorieën. • Gebruik Samenvoegvelden (in sjablooncode of andere tekstvelden) om aan te geven waar bepaalde informatie zoals naam en achternaam moet worden ingevoegd met behulp van Outbound Email.

7


• Gebruik doelgroepen om gebruikerscategorieën (ontvangers van e-mail) te definiëren die u vervolgens kunt gebruiken om bepaalde delen van een mailing (componentpresentaties op een e-mailpagina) op te nemen of uit te sluiten. Met doelgroepen kunt u de content van de mailing afstemmen op het profiel van de contactpersoon: verschillende versies van dezelfde mailing worden naar verschillende contactpersonen verzonden. 4. Met E-mailcampagne kunt u een mailingcampagne coördineren door verschillende mailings samen te voegen en deze in een keer te testen en te verzenden. U kunt mailings van meerdere publicaties toevoegen in een e-mailcampagne. Met een e-mailcampagne kunt u: • Het verzenden van één e-mail voor meerdere publicaties coördineren • Het verzenden van een serie van e-mails bestaande uit bijvoorbeeld een beginmailing, geplande mailing, geautomatiseerde mailing en herinneringsmailing coördineren Nadat u een mailing hebt verzonden kunt u de respons van uw contactpersonen op de mailing bekijken en deze informatie gebruiken om een indruk te krijgen wie in de e-mail is geïnteresseerd en voor welk soort content zij interesse tonen. U kunt deze informatie gebruiken om distributielijsten te maken waarmee een meer doelgerichte mailing kunt verzenden. Opmerking: Adresboeken worden door Tridion-systeembeheerders gemaakt die deze vervolgens beschikbaar stellen voor gebruikers in publicaties van Outbound E-mail.

2.2

Gebruikersinterface van Outbound E-mail Het Outbound E-mail-knooppunt in een publicatie bevat specifiek voor Outbound E-mail bedoelde Content Manager-items. Gebruikers met door een Tridion-systeembeheerder gedefinieerde Outbound E-mail-rechten hebben toegang tot het knooppunt.

8


Het lint van E-mailbeheer Selecteer E-mailbeheer in Content Manager Explorer. Op het tabblad worden taken weergegeven die u kunt uitvoeren in het knooppunt Outbound E-mail in een publicatie. Afhankelijk van uw huidige context worden taken in- of uitgeschakeld:

Het knooppunt Outbound E-mail Het navigatiedeelvenster Contentmanagement aan de linkerzijde bevat publicaties en snelkoppelingen: • Open een publicatie om het knooppunt Outbound E-mail weer te geven waarin u mailings en distributielijsten maakt en deze ordent in mappen van Outbound E-mail. • Open E-mailcampagnes om e-mailcampagnes weer te geven.

9


Zoeken en lijstweergave Selecteer een distributielijst in het navigatiedeelvenster om de bijbehorende contactpersonen weer te geven. Definieer zoekcriteria en klik op Zoeken om de lijst te filteren. In dat geval worden in de lijstweergave de contactpersonen weergegeven die voldoen aan de criteria. U kunt een gefilterde lijst als een distributielijst opslaan of de contactpersonen exporteren:

10


Pictogrammen van Outbound E-mail Het knooppunt Outbound E-mail Pictogram Type item Map van Outbound Email

bevat de volgende items: Beschrijving

Mailings en distributielijsten worden ingedeeld aan de hand van Outbound E-mail-mappen.

Distributielijst In een distributielijst worden de ontvangers van een mailing gedefinieerd. Mailing

In een mailing wordt inhoud (een emailpagina) gecombineerd met contactpersonen (distributielijsten).

Het knooppunt E-mailcampagnes kan op publicatieniveau de volgende items bevatten: Pictogram Type item

Beschrijving

EIn een e-mailcampagne kunt u mailings groeperen mailcampagne om het verzenden en testen van mailings in meerdere publicaties te coördineren en/of om een aantal verwante mailings die samen een campagne vormen te groeperen.

11


2.3

De interface van Content Manager Explorer Uw interface met Outbound E-mail wordt gevormd door Content Manager Explorer. In de volgende afbeelding worden de knooppunten van het hoogste niveau in ene publicatie weergegeven:

In de volgende tabel worden de knooppunten van het hoogste niveau in een publicatie beschreven en wordt uitgelegd hoe u deze gebruikt in Outbound Email: PictogramType item Publicatie

Beschrijving Een publicatie die is bedoeld voor het mailingkanaal (bevat items voor Outbound E-mail alsmede andere Content Manager-items)

Building blocks (mappen)

Mappen zijn organisatie-items die, onder andere, componenten bevatten die de inhoud van mailings definiëren en doelgroepen die worden gebruikt voor het personaliseren van de inhoud van mailings Structuurgroepen Structuuritems die pagina's bevatten voor het definiëren van de content (componenten) en van de lay-out en functionaliteit (sjablonen) die worden gebruikt in een mailing Categorieën Trefwoorden die worden gebruikt voor het classificeren en van inhoud (componenten) en contactpersonen sleutelwoorden Outbound Email

Een containerknooppunt voor alle specifieke items in Outbound E-mail. Zie Gebruikersinterface van Outbound E-mail (zie pag. 8)

EEen containerknooppunt voor e-mailcampagnes. mailcampagnes

12


Opmerking: Deze handleiding beschrijft de Content Manager-items die direct te maken hebben met Outbound E-mail. Raadpleeg de documentatie bij SDL Tridion voor meer informatie over de functionaliteit van Content Manager.

2.4

Rechten en machtigingen in Outbound E-mail Rechten bepalen het type items (bijvoorbeeld mailings of distributielijsten) waarmee u kunt werken en Machtigingen bepalen welke handelingen u kunt uitvoeren op de items waarvoor u rechten hebt (bijvoorbeeld of u mailings of distributielijsten kunt weergeven, maken of verwijderen). De systeembeheerder kent u specifieke rechten toe voor elke publicatie waarmee u werkt: • Als u met distributielijsten wilt werken, moet u over rechten voor distributielijstbeheer beschikken en over lees-/schrijf-/ verwijdermachtigingen voor de bovenliggende map. • Als u met mailings wilt werken, moet u over rechten voor mailingbeheer of mailing uitvoeren beschikken en over lees-/schrijf-/ verwijdermachtigingen voor de bovenliggende map. • Als u met mappen wilt werken in het knooppunt Outbound Email, moet u over rechten voor mappenbeheer voor Outbound Email beschikken en over lees-/schrijf-/verwijdermachtigingen voor de bovenliggende map.

2.5

Juridische kennisgeving Het gebruik van Outbound E-mail is wellicht onderhevig aan nationale, Europese en/of internationale privacywetten en wetten op het gebied van gegevensbescherming. Het is de verantwoordelijkheid van de persoon die de gegevens verwerkt om ervoor te zorgen dat hij of zij zich aan de toepasselijke wetgeving houdt. Het is mogelijk dat deze regels op u van toepassing zijn als u van plan bent handmatige of elektronische bewerkingen uit te voeren op persoonlijke gegevens. We raden u aan u hierover grondig te informeren voordat u Outbound E-mail gaat gebruiken in een actieve omgeving.

13


Hoofdstuk 3

Contactpersonen beheren

Een contactpersoon bevat details over een persoon of organisatie. U kunt contactpersonen gebruiken voor targeting en personalisatie. In Outbound E-mail maakt u distributielijsten met de contactpersonen die u wilt benaderen in een mailingcampagne. U beheert contactpersonen in een adresboek.

3.1

Adresboeken Een adresboek bevat een lijst met contactpersonen. De volgende typen adresboeken worden door systeembeheerders gemaakt en in publicaties beschikbaar gemaakt voor gebruikers: 14


• Een adresboek bevat een lijst met contactpersonen die zijn gesegmenteerd op basis van eigendom. Hierbij is de eigenaar doorgaans een organisatie-eenheid die de communicatie met deze contactpersonen beheert. U kunt bijvoorbeeld adresboeken hebben voor de contactpersonen Zweden, Denemarken en Noorwegen. • Een dynamisch adresboek bevat een lijst met contactpersonen die zijn gesegmenteerd op interesse, kenmerk of voorkeur van de contactpersoon. U kunt bijvoorbeeld een dynamisch adresboek hebben waarmee contactpersonen op basis van de regio Scandinavisch worden gefilterd.

In een publicatie kunt u ook lokale adresboeken maken. Een lokaal adresboek is een tijdelijk adresboek dat gebruikers kunnen maken en dat een verzameling contactpersonen bevat die vanuit een externe gegevensbron zijn geïmporteerd. Een lokaal adresboek is bedoeld voor een eenmalige marketingactie en wordt niet gebruikt om contactpersonen te beheren.

3.2

Filteren van contactpersonen In Audience Manager en Outbound E-mail kunt u doelgroepen (contactpersonen) segmenteren met filters. Met een filter worden velden van Outbound E-mail, uitgebreide gegevensvelden of trefwoorden gedefinieerd op basis waarvan u contactpersonen wilt filteren. Voor het definiëren van dynamische adresboeken, dynamische distributielijsten en segmenten gebruikt u dezelfde filters. U kunt een dynamisch adresboek, dynamische distributielijst of segment baseren op een ander dynamisch adresboek, andere dynamische distributielijst of ander segment om zo een keten van filters te maken. Met elke filter in een reeks worden de gefilterde contactpersonen verfijnd waarop het filter is gebaseerd. Door een keten van filters te gebruiken, kunt u algemene filters gebruiken om specifiekere filters te maken. U kunt als volgt een keten van filters maken: • U kunt een dynamisch adresboek baseren op een ander dynamisch adresboek. • U kunt een dynamische distributielijst baseren op een dynamisch adresboek, op een andere dynamische distributielijst, of op een segment. • U kunt een segment op een ander segment baseren. Elke filter in een keten van filters wordt opeenvolgend toegepast. Bijvoorbeeld: u past de volgende filters in een keten toe: 1. 2. 3. 4. 5.

Filter Filter Filter Filter Filter

A "Abonnementstatus=Geabonneerd" B "Nationaliteit=Italiaans" C "Geslacht=Vrouw" D "Leeftijd=18-30" E "Voorkeurskleding=Spijkerbroek"

Filter B wordt toegepast op de resultatenset van Filter A, Filter C op de resultatenset van Filter B en zo verder omlaag in de keten. Met Filter E wordt daarom een lijst met contactpersonen gefilterd van Italiaanse vrouwen die tussen 18 en 30 jaar oud zijn, die zijn geabonneerd op e-mails en die hebben aangegeven dat ze het liefst een spijkerbroek dragen.

15


In de volgende gedeelten vindt u een gedetailleerd voorbeeld van het filteren van contactpersonen. Systeembeheer Een systeembeheerder voegt adresboeken toe in Systeembeheer. Adresboeken bevatten contactpersonen, bijvoorbeeld Denemarken, Zweden, Noorwegen. Dynamische adresboeken bevatten een subset van gefilterde contactpersonen en kunnen worden gebaseerd op één adresboek of op alle contactpersonen. Met het dynamische adresboek Scandinavisch worden bijvoorbeeld (Alle contactpersonen) gefilterd op basis van het trefwoord Scandinavisch. Een dynamisch adresboek kan ook worden gebaseerd op een ander dynamisch adresboek om de filter verder te verfijnen. Het dynamische adresboek Scandinavisch (geabonneerd) is gebaseerd op Scandinavisch en met dit adresboek worden deze contactpersonen gefilterd op de vraag of zij zijn geabonneerd om e-mails te ontvangen.

Publicaties Een systeembeheerder voegt adresboeken aan publicaties toe en definieert rechten en machtigingen voor gebruikers. Aan de publicatie Denemarken zijn bijvoorbeeld de adresboeken Denemarken en Scandinavisch (geabonneerd) toegewezen. Gebruikers met toegang tot deze publicatie en rechten voor contactpersonenbeheer mogen contactpersonen lezen, schrijven en verwijderen in het adresboek Denemarken, maar ze hebben geen machtigingen voor het adresboek Scandinavisch (geabonneerd) en kunnen daarom geen contactpersonen in dit adresboek bekijken. Het knooppunt (Alle contactpersonen) "bevat" alle contactpersonen in de publicatie, maar alleen de contactpersonen (in de publicatie) waarvoor een gebruiker leestoegang heeft, worden weergegeven (in dit geval dus niet contactpersonen in het adresboek Scandinavisch (geabonneerd):

16


Dynamische distributielijsten Gebruikers met rechten voor distributielijstbeheer en lees- en schrijfmachtigingen kunnen distributielijsten maken. Met distributielijsten worden contactpersonen gefilterd die in één adresboek of alle adresboeken binnen een publicatie beschikbaar zijn. U kunt een dynamische distributielijst maken op basis van een segment, een adresboek of een dynamisch adresboek: • Als u een segment selecteert, worden de in het geselecteerde segment gedefinieerde filters gebruikt naast andere filters die u wellicht definieert, en worden deze voor alle contactpersonen binnen de publicatie gebruikt. • Als u een dynamisch adresboek selecteert, worden de in het geselecteerde dynamische adresboek gedefinieerde filters gebruikt naast andere filters die u wellicht definieert, en worden deze voor contactpersonen binnen dit adresboek gebruikt. • Als u een gewoon adresboek selecteert, worden de filters die u definieert gebruikt voor contactpersonen binnen dit adresboek. • Als u geen selectie maakt (geen), worden de filters voor alle contactpersonen binnen de publicatie gebruikt. De dynamische distributielijst Scandinavische skiërs is gebaseerd op het adresboek Scandinavisch (geabonneerd) en het trefwoord Skiërs wordt gebruikt om deze contactpersonen te filteren. Met de volledige filter worden contactpersonen daarom gefilterd op Scandinavisch->Geabonneerd->Skiërs. Daarnaast wordt met de dynamische distributielijst Scandinavische skiërs downhill de dynamische distributielijst Scandinavische skiërs gefilterd op het trefwoord downhill. Met de volledige filter worden contactpersonen daarom gefilterd op Scandinavisch->Geabonneerd->Skiërs->Downhill. Het is van belang te weten dat wanneer u (Alle contactpersonen) selecteert en een filter maakt met het trefwoord Skiërs, u alleen Deense skiërs ziet (geabonneerd en niet-geabonneerd), omdat u geen leestoegang tot Scandinavisch (geabonneerd) hebt. Als u echter een dynamisch adresboek maakt op basis van deze zoekopdracht, bevat de distributielijst het volgende: 17


• Zweedse geabonneerde skiërs • Noorse geabonneerde skiërs • Deense geabonneerde en niet-geabonneerde skiërs Met andere woorden: als u een distributielijst selecteert, kunt u alle contactpersonen zien die de mailing mogelijk ontvangen, ongeacht of u leesmachtigingen voor de contactpersonen heeft.

Mailings Als u een mailing maakt, dient u de distributielijsten op te geven waaraan u de mailing wilt verzenden. U moet ook de adresboeken opgeven waartoe de contactpersonen in uw distributielijsten moeten behoren (een contactpersoon moet zich daarom in een geselecteerde distributielijst en een geselecteerd adresboek bevinden om een mailing te ontvangen).

3.3

Contactpersonen maken of bijwerken U kunt handmatig een contactpersoon toevoegen in de context van een één-op-één klantencontact, of een bestaande contactpersoon bewerken, bijvoorbeeld als u een fout wilt corrigeren die u hebt gevonden in de gegevens van een individuele contactpersoon, of u kunt eenvoudigweg de gegevens bijwerken. U voegt contactgegevens toe in een adresboek en bewerkt contactgegevens in een adresboek of distributielijst.

Vereisten Als u contactpersonen wilt maken of bijwerken, moet u beschikken over rechten voor het beheren van contactpersonen en over schrijfmachtigingen voor het adresboek. Context Een contactpersoon bevat de volgende informatie of een persoon of een organisatie: • Algemeen: mailinggegevens zoals het e-mailadres van een contactpersoon, de indeling waarin de e-mail moet worden verzonden, de abonnementstatus, de e-mailfoutstatus, en of de contactpersoon actief of inactief is 18


• Details: specifieke gegevens over een contactpersoon, zoals een naam, achternaam, telefoonnummer enzovoort. • Trefwoorden: eigenschappen of kenmerken van een contactpersoon die de voorkeuren en interesses van een contactpersoon definiëren, zoals een geprefereerd automerk of specifieke hobby's. Een contactpersoon kan over meerdere trefwoorden uit een of meerdere categorieën beschikken. Raadpleeg Content en contactpersonen classificeren (zie pag. 80) voor meer informatie. Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 2. Navigeer naar het knooppunt Publicatie > Audience Manager . 3. Selecteer een adresboek en voer een van de volgende bewerkingen uit: •

Klik op het pictogram Nieuwe contactpersoon op de werkbalk. • Kies Nieuw > Contactpersoon in het contextmenu. 4. Zo werkt u een bestaande contactpersoon bij: • Selecteer de contactpersoon in een adresboek of distributielijst en kies Openen in het contextmenu (of dubbelklik op het item) • Gebruik de functionaliteit voor het doorzoeken van contactpersonen, die wordt beschreven in Contactpersonen doorzoeken (zie pag. 24), in een adresboek of distributie om een contactpersoon te vinden. 5. Vul op het tabblad Algemeen de details van de mailing in of wijzig deze:

• E-mailadres; het e-mailadres van de persoon in kwestie • E-mailtype: de geprefereerde e-mailindeling van een contactpersoon: • HTML: met HTML kunt u de tekst van uw e-mail opmaken en koppelingen waarop kan worden geklikt en afbeeldingen opnemen. Mogelijk zijn echter niet al uw contactpersonen in staat e-mail in HTML-indeling te bekijken. Dit is de standaardwaarde.

19


• Tekst: bij het gebruik van gewone tekst, weet u zeker dat de geadresseerde van de e-mail het bericht kan lezen. U hebt in dat geval echter niet de mogelijkheid om uw e-mailbericht op te maken. • Meerdere delen: HTML en gewone tekst gecombineerd in een e-mailbericht dat uit meerdere delen bestaat. De emailclient van de geadresseerde bepaalt welke indeling de geadresseerde te zien krijgt. • Abonnementstatus: geeft de status van het abonnement van een contactpersoon aan: • Bevestigd: de contactpersoon heeft zich aangemeld als abonnee en heeft de registratie bevestigd. • Geabonneerd: de contactpersoon heeft zich aangemeld als abonnee maar heeft de registratie nog niet bevestigd. • Niet-geabonneerd: de contactpersoon wil geen e-mail ontvangen. • E-mailfoutstatus: geeft aan of er problemen zijn opgetreden tijdens het verzenden van e-mails naar de contactpersoon. • Geen problemen: naar deze contactpersoon verzonden emails zouden probleemloos moeten aankomen. • Tijdelijke problemen: er zijn tijdelijke problemen opgetreden tijdens het verzenden van e-mail naar deze contactpersoon, bijvoorbeeld omdat het postvak van de contactpersoon vol was. • Voortdurende problemen: er is sprake van voortdurende problemen met e-mails naar deze contactpersoon, zoals een niet-bestaand e-mailadres. • Actief: schakel dit selectievakje uit om te voorkomen dat deze contactpersoon nog e-mailberichten kan ontvangen. 6. Vul op het tabblad Details de uitgebreide gegevens van de contactpersoon in of wijzig deze: Opmerking: Verplichte uitgebreide gegevensvelden zijn aangegeven met een sterretje. Uitgebreide gegevens zijn configureerbaar en specifiek voor een implementatie. 7. Voeg op het tabblad Categorieën en sleutelwoorden de trefwoorden voor een contactpersoon toe, of verwijder deze:

20


a. Klik op Toevoegen.

b. c. d. e. f.

Blader naar een trefwoord en selecteer het. Klik op Invoegen. Herhaal de procedure om meer trefwoorden toe te voegen. Klik op Sluiten wanneer u de trefwoorden hebt toegevoegd. Als u een trefwoord wilt verwijderen, selecteert u het en klikt u op de knop Verwijderen. Opmerking: De lijst met weergegeven trefwoorden is geen afspiegeling van de trefwoordhiërarchie (de trefwoorden worden in een platte lijst weergegeven). U kunt meerdere trefwoorden uit verschillende categorieën en in verschillende publicaties gebruiken. Een contactpersoon kan tevens meerdere trefwoorden uit dezelfde categorie hebben. Als een contactpersoon bijvoorbeeld zowel een zakelijke contactpersoon als een consumentencontactpersoon is, gelden beide trefwoorden. Voor meer informatie over het maken van categorieën en trefwoorden raadpleegt u Content en contactpersonen classificeren (zie pag. 80) 21


Opmerking: Als een categorie en trefwoord in de lijst beide zijn gemarkeerd als ***VERWIJDERD***, is het trefwoord verwijderd. 8. Klik op Opslaan en sluiten. Resultaat U hebt een contactpersoon gemaakt of bijgewerkt. Opmerking: Het bijwerken van de gegevens van een contactpersoon kan resulteren in wijzigingen in het lidmaatschap van deze persoon in (dynamische) distributielijsten. Volgende stappen Op het tabblad E-mail kunt u mailingstatistieken voor de contactpersoon bekijken. Raadpleeg E-mails van contactpersonen weergeven (zie pag. 30) voor meer informatie.

3.4

Een contactpersoon deactiveren en verwijderen U kunt een contactpersoon deactiveren of verwijderen. Bij deactivering wordt voorkomen dat een contactpersoon mailings kan ontvangen, maar blijft deze contactpersoon wel opgenomen in een adresboek zodat u nog steeds toegang hebt tot het profiel van de contactpersoon en de responshistorie mailing. Bij verwijdering wordt de contactpersoon permanent verwijderd uit een adresboek (en het systeem).

Vereisten Als u een contactpersoon wilt deactiveren of verwijderen, moet u beschikken over rechten voor het beheren van contactpersonen en over schrijfmachtigingen voor het adresboek. Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 2. Navigeer naar het knooppunt Publicatie > Audience Manager . 3. Ga als volgt te werk om een contactpersoon te deactiveren: a. Selecteer een adresboek. b. Selecteer in de lijstweergave een contactpersoon en kies Openen in het contextmenu. c. Schakel het selectievakje Actief uit om te voorkomen dat deze contactpersoon nog e-mailberichten kan ontvangen. d. Klik op Opslaan en sluiten.

22


4. Ga als volgt te werk om een contactpersoon te verwijderen: a. Selecteer een adresboek. b. Selecteer in de lijstweergave een of meer contactpersonen en kies Verwijderen in het contextmenu of klik op de knop Verwijderen op de werkbalk.

c. Klik, als u wordt gevraagd om de verwijdering te bevestigen, op Ja om de contactpersoon te verwijderen.

23


Resultaat De contactpersoon wordt gedeactiveerd of verwijderd. Als u een contactpersoon verwijdert, heeft dit geen gevolgen voor de mailingstatistieken. U kunt echter geen statistische informatie meer bekijken voor die specifieke contactpersoon.

3.5

Contactpersonen doorzoeken U kunt zoekacties naar contactpersonen uitvoeren in een adresboek of distributielijst om contactpersonen te vinden die aan bepaalde criteria voldoen. Met de zoekfunctie kunt u de contactgegevens van een klant controleren en wijzigen, de mailinghistorie van een contactpersoon en diens respons op een mailing controleren en gerichte mailings versturen door distributielijsten te maken.

Vereisten Als u contactpersonen in een adresboek wilt doorzoeken, dient u over beheerrechten voor contactpersonen en over leesmachtigingen voor het adresboek te beschikken. Als contactpersonen in een distributielijst wilt doorzoeken, hebt u beheerrechten voor de distributielijst en leesmachtigingen voor de Outbound E-mail-map nodig. Context U kunt zoeken naar contactpersonen met de volgende zoekfilters die u desgewenst kunt weergeven of verbergen in de gebruikersinterface: Standaardfilters Algemene mailingformatie over contactpersonen. Filters voor contactgegevens Specifieke informatie over een persoon of organisatie. Trefwoordfilters Specifieke voorkeuren, kenmerken of interesses van contactpersonen. Het resultaat van een zoekactie is een lijst met contactpersonen die voldoen aan de gedefinieerde zoekcriteria. Dankzij de functie Zoeken kunt u de volgende taken uitvoeren: • De contactpersoongegevens van een klant controleren en wijzigen; zie Contactpersonen maken of bijwerken (zie pag. 18) • De mailgeschiedenis van een contactpersoon en zijn of haar reactie op een mailing controleren; zie E-mails van contactpersonen weergeven (zie pag. 30) • Gerichte mailings maken via distributielijsten; zie Distributielijsten beheren (zie pag. 57) Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 24


2. Selecteer een adresboek of distributielijst om de zoekfilters weer te geven:

• Navigeer naar het knooppunt Publicatie > Audience Manager en selecteer een adresboek. Selecteer het knooppunt (Alle contactpersonen) als u een zoekopdracht wilt uitvoeren op alle contactpersonen in alle adresboeken in de publicatie. • Navigeer naar het knooppunt Publicatie > Outbound E-mail , vouw de mappen uit en selecteer een distributielijst.

3. Definieer Standaardfilteropties:

• E-mailadres: voer het e-mailadres helemaal of gedeeltelijk (de eerste tekens) in. • Gebaseerd op: u kunt alleen voor distributielijsten contactpersonen filteren op basis van filters die in een ander segment, adresboek of dynamisch adresboek zijn gedefinieerd (naast andere filters die u kunt definiëren). • E-mailtype: geef de e-mailstijl op waaraan de contactpersoon de voorkeur geeft. Selecteer HTML, Tekst of Meerdere delen. • Abonnementstatus: de status van het abonnement van een contactpersoon. • Bevestigd: de contactpersoon heeft zich aangemeld als abonnee en heeft de registratie bevestigd. • Geabonneerd: de contactpersoon heeft zich aangemeld als abonnee maar heeft de registratie nog niet bevestigd. Dit is de standaardwaarde. • Niet-geabonneerd: de contactpersoon wil geen e-mail ontvangen. • E-mailfoutstatus: geeft aan of er problemen zijn opgetreden tijdens het verzenden van e-mails naar de contactpersoon. 25


• Geen problemen: naar deze contactpersoon verzonden e-mails zouden probleemloos moeten aankomen (de standaardwaarde). • Tijdelijke problemen: er zijn tijdelijke problemen opgetreden tijdens het verzenden van e-mail naar deze contactpersoon, bijvoorbeeld omdat het postvak van de contactpersoon vol was. • Voortdurende problemen: er is sprake van voortdurende problemen met e-mails naar deze contactpersoon, zoals een niet-bestaand e-mailadres. • Actief: selecteer Ja of Nee om aan te geven of contactpersonen al dan niet e-mails kunnen ontvangen. 4. Definieer filteropties voor Contactgegevens met behulp van Filteroperatoren (zie pag. 28).

Opmerking: Uitgebreide gegevens zijn configureerbaar en specifiek voor een implementatie. 5. Definieer Categorieën en trefwoorden-filters om contactpersonen te filteren op basis van aan hen toegewezen trefwoorden:

a. Klik op Toevoegen. b. Blader naar een trefwoord en selecteer het. 26


c. d. e. f.

Klik op Invoegen. Herhaal de procedure om meer trefwoorden toe te voegen. Klik op Sluiten wanneer u de trefwoorden hebt toegevoegd. Schakel het selectievakje Resultaten beperken in als u alleen contactpersonen wilt opnemen van wie de contactpersoondetails ALLE weergegeven trefwoorden bevatten (als u het selectievakje Resultaten beperken uitgeschakeld laat, worden contactpersonen opgenomen die een of meer van de weergegeven trefwoorden bevatten).

Opmerking: De lijst met weergegeven trefwoorden is geen afspiegeling van de trefwoordhiërarchie (de trefwoorden worden in een platte lijst weergegeven). U kunt meerdere trefwoorden uit verschillende categorieën en in verschillende publicaties gebruiken. 6. Klik op de knop Zoeken als u de zoekcriteria hebt gedefinieerd.

De lijstweergave bevat een gefilterde lijst met contactpersonen van wie de gegevens overeenkomen met de opgegeven zoekcriteria: • U kunt de resultaten sorteren op een bepaald contactpersonenveld door op de corresponderende kolomkop te klikken. 27


• Selecteer een contactpersoon en kies Openen in het contextmenu om de contactpersoon te openen en te kunnen bewerken. • Selecteer een of meerdere contactpersonen in de lijstweergave en kies Contactpersonen toevoegen aan distributielijst in het contextmenu.

Opmerking: uit prestatie-overwegingen worden maximaal 1000 contactpersonen weergegeven in de lijst. Als u specifieke contactpersonen zoekt, dient u uw zoekcriteria te verbeteren. Als u de resultaten opslaat in een distributielijst, ontvangen alle contactpersonen die aan de zoekcriteria voldoen de mailing, niet alleen de 1000 weergegeven contactpersonen. Resultaat U hebt een zoekopdracht uitgevoerd naar contactpersonen in een adresboek of distributielijst en hebt de lijst weergegeven met contactpersonen die voldoen aan de opgegeven zoekparameters. Volgende stappen Nadat de zoekopdracht is uitgevoerd, kunt u als volgt te werk gaan: • Klik op Exporteren om de gefilterde contactpersonen in de lijstweergave te exporteren. • Klik op Opslaan om een distributielijst of segment te maken op basis van de gefilterde contactpersonen in de lijstweergave. • Klik op Wissen om alle contactpersonen weer te geven en een nieuwe zoekopdracht te starten.

3.5.1

Filteroperatoren Uitgebreide gegevensvelden van contactpersonen bevatten vervolgkeuzelijsten waarmee u contactpersonen kunt filteren met behulp van operatoren, al naargelang de velden tekenreeksen, getallen of datums zijn: Operatoren voor tekenreeksvelden U kunt de volgende operators gebruiken om te zoeken naar uitgebreide gegevensvelden die tekenreeksen bevatten: • begint met zoekt naar contactpersonen waarvan de waarde in dit veld begint met de opgegeven waarde. • is leeg zoekt naar contactpersonen die geen gegevens in dit veld bevatten. • is niet zoekt naar contactpersonen die deze waarde niet bevatten (sluit contactpersonen met deze waarde uit). • = zoekt naar contactpersonen waarvan velden exact overeenkomen met de opgegeven waarde.

28


Operatoren voor numerieke velden of datumvelden U kunt de volgende operators gebruiken om te zoeken naar uitgebreide gegevensvelden die getallen of datums bevatten: • = zoekt naar contactpersonen waarvan velden exact overeenkomen met de opgegeven waarde. • is leeg zoekt naar contactpersonen die geen gegevens in dit veld bevatten. • is niet zoekt naar contactpersonen die deze waarde niet bevatten (sluit contactpersonen met deze waarde uit). • < zoekt naar contactpersonen waarvan de waarde in dit veld kleiner dan de opgegeven waarde is. • <= zoekt naar contactpersonen waarvan de waarde in dit veld kleiner dan of gelijk aan de opgegeven waarde is. • > zoekt naar contactpersonen waarvan de waarde in dit veld meer dan de opgegeven waarde is. • >= zoekt naar contactpersonen waarvan de waarde in dit veld groter dan of gelijk aan de opgegeven waarde is.

Wanneer u <, <=, > of >= kiest, verschijnt er een tweede vervolgkeuzelijst waarmee u een reeks waarden kunt definiëren. Opmerking: Uitgebreide gegevens zijn configureerbaar en specifiek voor een implementatie.

29


3.6

E-mails van contactpersonen weergeven Outbound E-mail houdt bij welke e-mailberichten elke contactpersoon ontvangt, of de contactpersonen de e-mailberichten openen en welke koppelingen in de berichten ze aanklikken. U kunt deze statistieken weergeven voor een specifieke contactpersoon.

Vereisten U dient over beheerrechten voor contactpersonen en over leesmachtigingen voor het adresboek te beschikken om statistieken van contactpersonen te kunnen weergeven. Als u de voorbeeldweergave van een verzonden e-mail wilt kunnen bekijken, moet u het selectievakje Gepersonaliseerde e-mail archiveren inschakelen in uw mailing. Context Opmerking: U kunt deze statistieken ook weergeven via de mailingstatistieken waarvoor u uitvoer- of beheerrechten voor mailings en leesmachtigingen voor de Outbound E-mail-map nodig hebt. Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 2. Navigeer naar het knooppunt Publicatie > Audience Manager . 3. Open een contactpersoon als volgt: • Gebruik de in Contactpersonen doorzoeken (zie pag. 24) beschreven functie voor contactpersonen doorzoeken in een adresboek of distributielijst om een lijst met contactpersonen weer te geven waarin ook de contactpersoon voorkomt van wie u de statistieken wilt weergeven. • Selecteer de contactpersoon in een adresboek of distributielijst en kies Openen in het contextmenu (of dubbelklik op het item). 4. Selecteer het tabblad E-mails om te zien welke mailings naar de contactpersoon zijn gestuurd en om de status van de mailings weer te geven: • Mailing: de naam van de mailing die de contactpersoon heeft ontvangen. • Laatste statusupdate: de datum waarop de statistieken van de contactpersoon voor het laatst zijn bijgewerkt • Status: de status van de e-mail: Afgeleverd, Gelezen, Mislukt of Actie ondernomen (een of meerdere koppelingen in de e-mail zijn aangeklikt).

30


5. Selecteer een mailing en klik op E-mailgegevens om te zien hoe de feitelijke e-mail van een mailing op het scherm van deze contactpersoon is verschenen. De gepersonaliseerde e-mail wordt in een nieuw venster weergegeven:

6. Sluit het venster. Resultaat U hebt de mailingstatistieken voor een specifieke contactpersoon bekeken. Volgende stappen Meer informatie over statistieken vindt u in Mailingstatistieken weergeven (zie pag. 115)

31


3.7

Een lokaal adresboek maken Een lokaal adresboek bevat een verzameling contactpersonen die uit een externe gegevensbron zijn geïmporteerd en bevat meestal een lijst met emailadressen die voor een eenmalige marketingactie is gebruikt. Lokale adresboeken zijn voor tijdelijk gebruik en niet bestemd voor het beheren van contactpersonen.

Vereisten Als u een lokaal adresboek wilt maken, moet u over Contact Managementrechten beschikken. Opmerking: Alleen Tridion-systeembeheerders kunnen een lokaal adresboek bewerken of verwijderen. Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 2. Navigeer naar het knooppunt Publicatie > Audience Manager . 3. Selecteer het knooppunt Adresboeken en voer een van de volgende handelingen uit: •

Klik op het pictogram Nieuw lokaal adresboek maken werkbalk. • Kies Nieuw > Lokaal adresboek in het contextmenu. Het venster Nieuw adresboek wordt weergegeven. 4. Geef op het tabblad Algemeen de volgende gegevens op: • De Naam van de groep: voer een logische naam in • De Sleutel van de groep: hiermee wordt het adresboek op databaseniveau uniek gedefinieerd.

5. Klik op de knop Opslaan en sluiten op de werkbalk.

32

op de


Resultaat Er wordt een lokaal adresboek gemaakt en aan het knooppunt Adresboeken toegevoegd. Alle gebruikers met rechten voor contactpersonenbeheer hebben machtigingen voor lezen, schrijven en verwijderen van contactpersonen in het adresboek. Volgende stappen Nadat u een lokaal adresboek hebt toegevoegd, moet u er contactpersonen in het lokale adresboek importeren. Neem contact op met uw Tridionsysteembeheerder als u het lokale adresboek weer wilt verwijderen.

3.8

Contactpersonen en trefwoorden importeren U kunt uw lijst met contactpersonen actueel houden door contactpersonen toe te voegen of bij te werken of door trefwoorden toe te voegen aan of bij te werken voor contactpersonen, door gegevens vanuit een bestand te importeren. Dit bestand is meestal een export van uw eigen database met contactpersonen en moet een bestand met scheidingstekens zijn, bijvoorbeeld een CSV-bestand of een ander ondersteund bestandsformaat met scheidingstekens.

3.8.1

Het importbestand met contactpersonen maken U kunt contactpersonen vanuit een bestand met scheidingstekens, zoals een CSV-bestand, importeren in een adresboek. In dit gedeelte worden de vereisten beschreven voor het importbestand dat wordt gebruikt voor het importeren van contactpersonen: • De gegevens in het bestand moeten zijn gescheiden volgens de ondersteunde indeling (zie hieronder) • Het bestand moet zijn gecodeerd met UTF-8 als het Unicode-tekens bevat • De eerste rij met gegevens in het bestand moet de namen bevatten van de verschillende gegevenskolommen: • Ten minste één kolom moet een identifier bevatten waarmee contactpersonen uniek worden geïdentificeerd (zie Identificatie van contactpersonen hieronder) • Andere kolommen waarvan u de waarden wilt importeren moeten worden gekoppeld aan de uitgebreide gegevensvelden die worden gebruikt • Als u contactpersonen wilt importeren in het knooppunt (Alle contactpersonen) op systeembeheerniveau, moet het bestand een kolom bevatten die u kunt toewijzen aan het veld GROUP_KEYVALUE (de rijwaarde moet de sleutelwaarde van een bestaand adresboek bevatten) • Configureer logboekregistratie voor import in het configuratiebestand OutboundEmail.xml (raadpleeg de SDL Tridion Installation Manual)

33


Identificatie van contactpersonen

Contactpersonen hebben een standaardset uitgebreide gegevensvelden waarin de combinatie van IDENTIFICATION_KEY en IMPORT_SOURCE wordt gebruikt voor unieke identificatie van individuele contactpersonen. De procedure voor het wijzigen en configureren van identificatievelden voor contactpersonen en voor het toevoegen van uitgebreide gegevens van contactpersonen (uitgevoerd door een databasebeheerder) wordt beschreven in de implementatiedocumentatie.

Standaardtoewijzing opgeven In het gedeelte van het configuratiebestand OutboundEmail.xml moet u uitgebreide gegevensvelden voor contactpersonen opgeven. Deze velden bevatten de uitgebreide gegevens zoals zijn gedefinieerd in Audience Manager-databases. U kunt standaardtoewijzing mogelijk maken door in het bestand dezelfde kolomnamen op te geven als die zijn opgegeven voor de uitgebreide gegevensvelden. Raadpleeg de SDL Tridion Installation Manual voor meer informatie over configuratie. Behalve de velden voor uitgebreide gegevens bevatten contactpersonen ook een vaste set velden voor elke contactpersoon die standaardwaarden bevatten als ze niet worden toegewezen. U kunt ervoor zorgen dat de toewijzing standaard werkt door kolommen te maken met de namen in de volgende tabel: Veld SUBSCRIBE_STATUS_ID

EMAIL_TYPE

BOUNCE_STATUS_ID

Mogelijke waarden • 1 = Niet geabonneerd • 2 = Geabonneerd • 3 = Bevestigd

Standaardwaarde 2

• 1 = Html • 2 = Tekst • 3 = Meerdere delen

1

• 1 = Geen problemen • 2 = Tijdelijke problemen • 3 = Voortdurende problemen

ENABLED

waar of onwaar

GROUP_KEYVALUE

De waarde Key van een bestaand adresboek

1

waar

Bestandsopmaak In de volgende tabel wordt beschreven hoe de gegevens kunnen worden opgemaakt in uw importbestanden voor contactpersonen: Opmaakoptie

Beschrijving

Scheidingsteken Hiermee wordt opgegeven voor velden hoe velden/kolommen van elkaar worden gescheiden.

34

Ondersteunde waarden • • • • •

, (komma) ; (puntkomma) : (dubbele punt) (Tab) (tab) | (verticaal streepje)


Opmaakoptie

Beschrijving

Ondersteunde waarden

Scheidingsteken Hiermee wordt opgegeven voor hoe velden die komma's, tekenreeksen dubbele aanhalingstekens of regeleinden bevatten worden begrensd.

• " (dubbele aanhalingstekens) • ' (enkele aanhalingstekens)

Decimaalteken Hiermee wordt het symbool opgegeven dat wordt gebruikt voor het markeren van de grens tussen het gehele getal en het gedeelte achter het decimaalteken van een decimale numerieke waarde.

• . (decimale punt) • , (decimale komma)

Scheidingsteken Hiermee wordt het symbool voor groepen opgegeven dat wordt gebruikt voor of achter het duizendtalteken (om het lezen van grote getallen te vergemakkelijken).

• • • •

Datumindeling Hiermee wordt de datumnotatie opgegeven.

' (apostrof) , (komma) . (punt) (spaties) (leeg teken)

Datums moeten worden opgemaakt op basis van de gegevensindelingen die worden ondersteund door uw Audience Managerdatabase: • MS SQL: datumnotaties die worden ondersteund door het .NET framework • Oracle: datumnotaties die worden ondersteund door Oracle

Scheidingsteken Hiermee wordt opgegeven voor rijen hoe rijen van elkaar worden gescheiden. Opmerking: De import detecteert automatisch welk scheidingsteken voor rijen wordt gebruikt.

• harde return • teken voor nieuwe regel • combinatie van harde return en teken voor nieuwe regel

Opmerking: De opmaak die wordt gebruikt in het bestand, moet worden doorgegeven aan alle gebruikers die imports uitvoeren aangezien deze informatie moet worden opgegeven bij het importeren.

35


3.8.2

Contactpersonen importeren U kunt contactpersonen vanuit een CSV-bestand (door komma's gescheiden) importeren in een adresboek. Het importbestand bevat rijen met gegevens: elke rij met gegevens definieert een contactpersoon en bevat waarden voor de bijbehorende contactpersoongegevens en uitgebreide contactpersoongegevens.

Vereisten • Als u contactpersonen wilt importeren in een adresboek in een publicatie, moet u beschikken over rechten voor het beheren van contactpersonen en over schrijfmachtigingen voor het geselecteerde adresboek. • Als u contactpersonen wilt importeren in het knooppunt (Alle contactpersonen) in Systeembeheer of in een willekeurig adresboek in Systeembeheer, hebt u systeembeheerdersrechten nodig. • U dient te weten welke opmaak is gebruikt in het CSV-importbestand. Raadpleeg Het importbestand met contactpersonen maken (zie pag. 33) voor meer informatie. Context Als u contactpersonen importeert, kunt u als volgt opgeven hoe waarden worden toegewezen: • als u dezelfde waarde wilt toepassen op het veld Contactpersoongegevens voor alle geïmporteerde contactpersonen, selecteert u [ingesteld op een vaste waarde] en geeft u een waarde op in het veld Waarde • als het veld waarden bevat, die u niet wilt importeren, selecteert u [dit veld overslaan] • als de waarden in het veld overeenkomen met de waarden van de contactpersoongegevens, wordt het importveld toegewezen aan een bestaand contactpersoongegeven Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 2. Voer een van de volgende handelingen uit: • Navigeer naar het knooppunt Publicatie > Audience Manager . • Navigeer in Systeembeheer naar het knooppunt Doelgroepbeheer. 3. Selecteer een adresboek en voer een van de volgende bewerkingen uit: •

Klik op het pictogram Contactpersonen importeren op de werkbalk. • Kies Contactpersonen importeren in het contextmenu. Het scherm Contactpersonen importeren wordt geopend in een nieuw venster.

36


4. In Stap 1. Importopties instellen: a. Selecteer Nieuwe contactpersonen maken als uw importbestand contactpersonen bevat die nog niet voorkomen in Audience Manager. In dat geval worden records in het importbestand met bestaande ID's genegeerd. b. Selecteer Bestaande contactpersonen bijwerken als het importbestand contactpersonen bevat die al voorkomen in Audience Manager. In dat geval worden records in het importbestand met nieuwe ID's genegeerd. c. Selecteer Contactpersonen bijwerken en invoegen om nieuwe contactpersonen te maken en bestaande contactpersonen bij te werken (de standaardwaarde). CSV is een opmaak voor het scheiden van gegevens aan de hand van scheidingstekens. Aangezien gegevens op verschillende manieren kunnen worden opgemaakt, dient u de opmaak op te geven die in het bronimportbestand wordt gebruikt: a. Veldscheidingsteken: bepaalt hoe velden/kolommen van elkaar worden gescheiden. b. Tekenreeksscheidingsteken: bepaalt hoe velden die komma's, dubbele aanhalingstekens of regeleinden bevatten van elkaar worden gescheiden. c. Decimaalteken: bepaalt het symbool dat wordt gebruikt als markering van de grens tussen het gehele getal en de decimale breuk van een decimaal getal. d. Groepscheidingsteken: bepaalt het symbool dat wordt gebruikt om grote getallen beter leesbaar te maken (meestal het duizendtalteken). e. Datumindeling: bepaalt de datumnotatie. Opmerking: Zie Het importbestand met contactpersonen maken (zie pag. 33) voor meer informatie over de opmaak van CSVbestanden. 5. In Stap 2. Een bestand selecteren en importeren: 37


a. Klik op de knop Laden van schijf. b. Navigeer in het dialoogvenster Bestand uploaden naar het station en de map met het bestand dat u wilt importeren in het adresboek. Selecteer vervolgens het bestand en klik op Openen. c. Klik op OK om de selectie te bevestigen.

Belangrijk:Tijdens het importeren wordt de eerste rij van het importbestand geladen. In deze rij worden de kolomnamen gedefinieerd aan de hand van de standaardopmaakopties. Als u de opties voor gegevensopmaak wijzigt, klikt u op de knop Opnieuw toewijzen om het bestand opnieuw te laden. 6. Als u de opties voor gegevensopmaak wijzigt, klikt u op de knop Opnieuw toewijzen om het bestand opnieuw te laden met gebruik van deze opties. 7. In Stap 3. Kolomtoewijzing definiëren hebt u voor elk contactpersoongegeven de volgende opties in het veld Toewijzing (merk op dat verplichte velden zijn gemarkeerd met een sterretje): • Selecteer een veld in de vervolgkeuzelijst om een kolom in het importbestand aan contactpersoongegevens toe te wijzen. • Selecteer [ingesteld op een vaste waarde] en geef een waarde op in het veld Waarde om deze waarde toe te passen op de contactpersoongegevens voor alle geïmporteerde contactpersonen. • Selecteer [dit veld overslaan] om geen veld te importeren voor deze contactpersoongegevens. • Vet gemarkeerde velden zijn velden die worden gebruikt om contactpersonen op unieke wijze te identificeren: • Als een veld vet wordt gemarkeerd, dient in het importbestand een unieke waarde te worden toegewezen aan elke contactpersoon. • Als meerdere velden vet gemarkeerd zijn, dient de gecombineerde waarde van de velden uniek te zijn. Contactpersonen bevatten bijvoorbeeld een standaardset uitgebreide gegevensvelden. De velden IDENTIFICATION_KEY en IMPORT_SOURCE worden gebruikt om contactpersonen uniek te identificeren. In deze standaardsituatie zou u daarom de IDENTIFICATION_KEY kunnen toewijzen aan een kolom in het CSV-bestand en IMPORT_SOURCE kunnen instellen op een vaste waarde zoals TRIDION om aan te geven waar de contactpersonen vandaan komen.

38


• Alleen voor systeembeheerders: wanneer u contactpersonen importeert in het adresboek (Alle contactpersonen), moet u op een van de volgende manieren een waarde opgeven voor het veld GROUP_KEYVALUE: • Wijs de GROUP_KEYVALUE toe aan een kolom in het CSVimportbestand: de waarden voor elke kolomrij dienen een sleutelwaarde van een bestaand adresboek te zijn • Wijs de GROUP_KEYVALUE toe aan een toewijzing [ingesteld op een vaste waarde]; de waarde dient een sleutelwaarde van een bestaand adresboek te zijn. 8. Klik op de knop Voorbeeld. Er wordt een voorbeeld weergegeven van de te importeren gegevens voor de eerste tien contactpersonen (bestaande gegevens worden niet weergegeven). 9. Klik op de knop Importeren. 10. Na het importeren wordt onder aan het scherm Contactpersonen importeren een statusbericht weergegeven: • Klik op de koppeling naar het logboekbestand om de logboekbestanden voor het importeren weer te geven. • Klik op Sluiten om het importdialoogvenster af te sluiten. Resultaat Contactpersonen worden gemaakt en/of bijgewerkt in de opgegeven adresboeken. Elke rij in het importbestand wordt afzonderlijk beoordeeld en opgelost. • Als u ervoor hebt gekozen bestaande contactpersonen bij te werken: • In het knooppunt (Alle contactpersonen) worden de contactpersonen bijgewerkt als het adresboek dat wordt vermeld in het CSV-bestand al bestaat en als de desbetreffende contactpersoon bestaat en voorkomt in dit adresboek. • De contactpersonen in een geselecteerd adresboek worden bijgewerkt als ze voorkomen in dat adresboek. • Als u ervoor hebt gekozen nieuwe contactpersonen te maken: • In het knooppunt (Alle contactpersonen) worden de contactpersonen gemaakt in het opgegeven adresboek. • In een geselecteerd adresboek worden de contactpersonen in dit adresboek gemaakt. • De contactpersoon wordt niet gemaakt als de identificatiecode van de contactpersoon niet uniek is.

3.8.3

Het importbestand met trefwoorden maken U kunt trefwoorden importeren die zijn opgenomen in een bestand met scheidingstekens, zoals een CSV-bestand, en deze trefwoorden toevoegen aan contactpersonen. (Opmerking: bij de import worden geen contactpersonen of categorieën gemaakt). In dit gedeelte worden de vereisten beschreven voor het importbestand dat wordt gebruikt voor het importeren van trefwoorden: • De gegevens in het bestand moeten zijn gescheiden volgens de ondersteunde indeling • Het bestand moet zijn gecodeerd met UTF-8 als het Unicode-tekens bevat • De eerste rij met gegevens in het bestand moet de namen bevatten van de verschillende gegevenskolommen: 39


• Ten minste één kolom moet een identifier bevatten waarmee contactpersonen uniek worden geïdentificeerd (zie Identificatie van contactpersonen hieronder) • Een kolom Trefwoorden waarvan de waarden al dan niet zijn gekoppeld aan een bestaand trefwoord, afhankelijk van of u nieuwe trefwoorden maakt of deze alleen toevoegt aan contactpersonen • Optioneel een kolom Categorie waarvan de waarde zijn gekoppeld aan een bestaande categorie • Optioneel een kolom Publicatie waarvan de waarden zijn gekoppeld aan een bestaande publicatie • Configureer logboekregistratie voor import in het configuratiebestand OutboundEmail.xml (raadpleeg de SDL Tridion Installation Manual)

Identificatie van contactpersonen Contactpersonen hebben een standaardset uitgebreide gegevensvelden waarin de combinatie van IDENTIFICATION_KEY en IMPORT_SOURCE wordt gebruikt voor unieke identificatie van individuele contactpersonen. De procedure voor het wijzigen en configureren van identificatievelden voor contactpersonen en voor het toevoegen van uitgebreide gegevens van contactpersonen (uitgevoerd door een databasebeheerder) wordt beschreven in de implementatiedocumentatie.

Bestandsopmaak In de volgende tabel wordt beschreven hoe de gegevens kunnen worden opgemaakt in uw importbestanden voor trefwoorden: Opmerking: De opmaak die wordt gebruikt in het bestand, moet worden doorgegeven aan alle gebruikers die imports uitvoeren aangezien deze informatie moet worden opgegeven bij het importeren. Opmaakoptie

Beschrijving

Ondersteunde waarden

Scheidingsteken Hiermee wordt opgegeven hoe voor velden velden/kolommen van elkaar worden gescheiden.

• , (komma) • ; (puntkomma) • : (dubbele punt) • (Tab) (tab) • | (verticaal streepje)

Scheidingsteken Hiermee wordt opgegeven hoe voor velden die komma's, dubbele tekenreeksen aanhalingstekens of regeleinden bevatten worden begrensd.

• " (dubbele aanhalingstekens) • ' (enkele aanhalingstekens)

Scheidingsteken Hiermee wordt opgegeven hoe rijen voor rijen van elkaar worden gescheiden.

• harde return • teken voor nieuwe regel

40


Opmaakoptie

Beschrijving Opmerking: De import detecteert automatisch welk scheidingsteken voor rijen wordt gebruikt.

3.8.4

Ondersteunde waarden • combinatie van harde return en teken voor nieuwe regel

Trefwoorden importeren Trefwoorden zijn eigenschappen van een contactpersoon die de voorkeuren en interessegebieden van een contactpersoon definiëren. Een contactpersoon kan over meerdere trefwoorden uit een of meerdere categorieën beschikken. U kunt de trefwoorden die in een bestand zijn opgenomen, importeren en deze toevoegen aan contactpersonen.

Vereisten Als u trefwoorden wilt importeren in contactpersonen, moet u beschikken over: • Rechten voor contactpersonenbeheer en schrijfmachtigingen voor het adresboek. • Rechten voor categoriebeheer en schrijfmachtigingen voor de doelcategorie (bij het maken van trefwoorden). • U hebt systeembeheerrechten nodig om trefwoorden te kunnen importeren naar contactpersonen in het knooppunt (Alle contactpersonen) of in een willekeurig adresboek in Systeembeheer. • U dient te weten welke opmaak is gebruikt in het importbestand. Raadpleeg Het importbestand met trefwoorden maken (zie pag. 39) voor meer informatie. Context Via importeren kunt u een van de volgende scenario's opgeven: • Nieuwe trefwoorden aan een categorie toevoegen en deze trefwoorden aan een contactpersoon toevoegen • Nieuwe trefwoorden aan een categorie toevoegen en deze trefwoorden aan een contactpersoon toevoegen, waarbij u de actuele trefwoorden van de contactpersoon overschrijft • Bestaande trefwoorden aan een contactpersoon toevoegen • Bestaande trefwoorden aan een contactpersoon toevoegen, waarbij u de actuele trefwoorden van de contactpersoon overschrijft Het importbestand bevat rijen met gegevens: elke rij gegevens definieert een trefwoord en bepaalt een contactpersoon aan wie het trefwoord moet worden toegewezen. Het is ook mogelijk dat het importbestand waarden bevat voor de publicatie en categorie waarin u het trefwoord wilt importeren. In dit geval kunt u deze kolommen toewijzen. U kunt echter ook de beschikbare publicatie en categorie selecteren (een vaste waarde). Opmerking: Tijdens het importeren worden geen contactpersonen of categorieën gemaakt.

41


Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 2. Voer een van de volgende handelingen uit: • Navigeer naar het knooppunt Publicatie > Audience Manager > Adresboeken . • Navigeer in de weergave Systeembeheer naar het knooppunt Doelgroepbeheer. 3. Selecteer een adresboek en voer een van de volgende handelingen uit. Opmerking: u kunt geen trefwoorden importeren in het knooppunt (Alle contactpersonen): •

Klik op het pictogram Trefwoorden importeren op de werkbalk. • Kies Trefwoorden importeren in het contextmenu. Het scherm Trefwoorden importeren wordt in een nieuw venster geopend.

4. In Stap 1. Importopties instellen: a. Selecteer Nieuwe trefwoorden maken als uw importbestand trefwoorden bevat die nog niet voorkomen in Content Manager. b. Selecteer Trefwoorden van contactpersoon overschrijven als u wilt dat de bestaande trefwoorden van contactpersonen tijdens het importeren worden verwijderd voordat trefwoorden toegevoegd. c. Geef het Veldscheidingsteken op dat in het importbestand wordt gebruikt (zo geeft u aan hoe velden en kolommen van elkaar worden gescheiden). d. Geef het Tekenreeksscheidingsteken op dat in het importbestand wordt gebruikt (zo geeft u aan hoe velden met daarin komma's, dubbele aanhalingstekens of regeleinden van elkaar worden gescheiden.)

42


Opmerking: Aangezien gegevens op verschillende manieren kunnen zijn gescheiden, dient u de opmaak op te geven die in het bronimportbestand wordt gebruikt. Zie Het importbestand met trefwoorden maken (zie pag. 39) voor meer informatie over de opmaak van bestanden. 5. In Stap 2. Een bestand selecteren en importeren: a. Klik op de knop Laden van schijf. b. Navigeer in het dialoogvenster Bestand uploaden naar het station en de map met het bestand dat u wilt importeren. Selecteer vervolgens het bestand en klik op Openen. c. Klik op OK om de selectie te bevestigen. Belangrijk:Tijdens het importeren wordt de eerste rij van het importbestand geladen. In deze rij worden de kolomnamen gedefinieerd aan de hand van de standaardopmaakopties. Als u de opties voor gegevensopmaak wijzigt, klikt u op de knop Opnieuw toewijzen om het bestand opnieuw te laden. 6. Als u de opties voor gegevensopmaak wijzigt, klikt u op de knop Opnieuw toewijzen om het bestand opnieuw te laden met gebruik van deze opties. 7. In Stap 3. Kolomtoewijzing definiëren: a. Vet gemarkeerde velden zijn velden die worden gebruikt om contactpersonen op unieke wijze te identificeren: • Als een veld vet wordt gemarkeerd, dient in het importbestand een unieke waarde te worden toegewezen aan elke contactpersoon. • Als meerdere velden vet gemarkeerd zijn, dient de gecombineerde waarde van de velden uniek te zijn. Contactpersonen bevatten bijvoorbeeld een standaardset uitgebreide gegevensvelden. De velden IDENTIFICATION_KEY en IMPORT_SOURCE worden gebruikt om contactpersonen uniek te identificeren. In deze standaardsituatie zou u daarom de IDENTIFICATION_KEY kunnen toewijzen aan een kolom in het bestand en IMPORT_SOURCE kunnen instellen op een vaste waarde zoals TRIDION om aan te geven waar de contactpersonen vandaan komen. b. Publicatietitel: voer een van de volgende handelingen uit: • Als u alle rijen in het bestand aan één publicatie wilt toewijzen, stelt u Toewijzing in op [ingesteld op een vaste waarde]. Kies daarna een publicatie in de vervolgkeuzelijst. • Als u elke rij in het bestand aan verschillende publicaties wilt toewijzen, selecteert u in de vervolgkeuzelijst Toewijzing de kolom in het bestand voor toewijzing aan bestaande publicatietitels in Content Manager. c. Categorietitel: voer een van de volgende handelingen uit: • Als u alle rijen in het bestand aan één categorie wilt toewijzen, stelt u Toewijzing in op [ingesteld op een vaste waarde] en kiest u een categorie in de vervolgkeuzelijst. • Als u elke rij in het bestand aan verschillende categorieën wilt toewijzen, selecteert u in de vervolgkeuzelijst Toewijzing de kolom in het bestand voor toewijzing aan bestaande categorietitels in Content Manager. 43


d. Trefwoordtitel: voer een van de volgende handelingen uit:

• Wijs in de vervolgkeuzelijst Toewijzing de kolom in het bestand met waarden voor trefwoorden toe.

Opmerking: Vet gemarkeerde velden verwijzen naar velden die contactpersonen op unieke wijze identificeren en verplichte velden zijn aangegeven met een sterretje. 8. Klik op de knop Voorbeeld. Er wordt een voorbeeld weergegeven van de te importeren gegevens voor de eerste tien betroffen contactpersonen (bestaande gegevens worden niet weergegeven). 9. Klik op de knop Importeren. 10. Na het importeren wordt onder aan het scherm Trefwoorden importeren een statusbericht weergegeven: • Klik op de koppeling naar het logboekbestand om de logboekbestanden voor het importeren weer te geven. • Klik op Sluiten om het importdialoogvenster af te sluiten. Resultaat Afhankelijk van de geselecteerde opties worden trefwoorden toegevoegd aan de categorieën in de opgegeven publicatie en/of aan contactpersonen. Elke rij in het importbestand wordt afzonderlijk beoordeeld en opgelost. Onder de volgende omstandigheden worden trefwoorden niet geïmporteerd: • Als u de optie Nieuwe trefwoorden maken niet hebt geselecteerd • Als een rij in het importbestand geen trefwoord opgeeft (het veld is leeg) • Als u een kolom in het importbestand hebt toegewezen aan een nietbestaande publicatie of als u geen toegangsmachtigingen voor de publicatie hebt • Als u een kolom in het importbestand hebt toegewezen aan een nietbestaande categorie of als u niet over rechten voor categoriebeheer en schrijfmachtigingen voor de categorie beschikt Onder de volgende omstandigheden worden trefwoorden niet aan contactpersonen toegevoegd: • Als het importbestand contactpersonen opgeeft die niet bestaan of die niet in het geselecteerde adresboek voorkomen • Als u de optie Nieuwe trefwoorden maken niet hebt geselecteerd en het trefwoord niet bestaat • Als de contactpersoon al over het trefwoord beschikt 44


Het toevoegen of verwijderen van trefwoorden aan of uit contactpersonen kan leiden tot het toevoegen of verwijderen van de contactpersonen uit de dynamische distributielijsten. De definitie van deze lijsten is namelijk gebaseerd op trefwoorden.

3.9

Contactpersonen en trefwoorden exporteren Als bezoekers van uw website zich inschrijven of hun contactgegevens wijzigen, worden deze gegevens opgeslagen in de Audience Managerdatabase. Als uw organisatie een eigen aparte database met contactpersonen heeft, kunt u die database bijwerken door contactpersonen te exporteren naar een CSV-bestand (bestand met door komma's gescheiden waarden).

3.9.1

Contactpersonen exporteren U kunt contactpersonen vanuit het Content Management-systeem exporteren naar een CSV-bestand (Comma Separated Value).

Vereisten • Als u contactpersonen wilt exporteren vanuit een adresboek in een publicatie, moet u beschikken over rechten voor het beheren van contactpersonen en over leesmachtigingen voor het geselecteerde adresboek. • Als u contactpersonen wilt exporteren vanuit het knooppunt (Alle contactpersonen), of in een willekeurig adresboek in Systeembeheer, hebt u systeembeheerdersrechten nodig. • Als u contactpersonen wilt exporteren vanuit een distributielijst, moet u beschikken over rechten voor distributielijstbeheer en over leesmachtigingen voor de map voor uitgaande e-mail. Context De gegevens in het geëxporteerde bestand met contactpersonen worden als volgt ingedeeld: • er wordt een komma gebruikt als veldscheidingsteken • er worden dubbele aanhalingstekens gebruikt als tekstindicator • harde return/teken voor nieuwe regel (CrLf) wordt gebruikt als scheidingsteken voor rijen • het bestand is gecodeerd in UTF-8. U kunt contactpersonen exporteren vanuit elk adresboek of elke distributielijst in het systeem. De export kan alle contactpersonen in het adresboek of in de distributielijst bevatten of u kunt de lijst eerst filteren voordat u deze gaat exporteren. Een Tridion-systeembeheerder kan een export uitvoeren van alle contactpersonen in het systeem vanaf het knooppunt (Alle contactpersonen) in Systeembeheer.

45


Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 2. Navigeer naar het knooppunt Publicatie > Audience Manager . 3. Voer een van de volgende handelingen uit om contactpersonen te exporteren naar een .CSV-bestand: a. U kunt alle leden van een specifieke distributielijst of een specifiek adresboek exporteren door de distributielijst of het adresboek te selecteren en Contactpersonen exporteren te selecteren in het contextmenu of op het pictogram Contactpersonen exporteren op de werkbalk te klikken. b. U kunt een gefilterde selectie van leden van een specifieke distributielijst of een specifiek adresboek exporteren door een bewerking Contactpersonen doorzoeken uit te voeren en op de knop Contactpersonen exporteren te klikken. Raadpleeg Contactpersonen doorzoeken (zie pag. 24) voor meer informatie. c. Als u een selectie van leden van een bepaalde distributielijst of een bepaald adresboek wilt exporteren, selecteert u alle te exporteren contactpersonen en kiest u Contactpersonen exporteren in het contextmenu of klikt u op het pictogram Contactpersonen exporteren op de werkbalk. 4. Klik in het dialoogvenster Bestand downloaden op Opslaan.

5. In het standaard Windows-dialoogvenster Bestand opslaan dat wordt weergegeven, selecteert u een locatie in uw bestandssysteem, voert u een naam voor het bestand in en klikt u op Opslaan. Resultaat Het exportbestand wordt opgeslagen op de opgegeven locatie in uw bestandssysteem. Kolommen en rijen met gegevens worden in het exportbestand gemaakt. De kolommen hebben dezelfde namen als de bijbehorende contactgegevens (door gebruiker gedefinieerd) en de volgende hard gecodeerde kolommen: • SUBSCRIBE_STATUS_ID • EMAIL_TYPE • BOUNCE_STATUS_ID 46


• ENABLED • GROUP_KEYVALUE In elke rij van het exportbestand worden gegevens voor een contactpersoon opgeslagen.

3.9.2

Trefwoorden exporteren U kunt trefwoorden in contactpersonen vanuit het Content Managementsysteem exporteren naar een CSV-bestand (Comma Separated Value).

Vereisten • Als u trefwoorden wilt exporteren vanuit contactpersonen in een adresboek in een publicatie, moet u beschikken over rechten voor het beheren van contactpersonen en over leesmachtigingen voor het geselecteerde adresboek. • Als u trefwoorden wilt exporteren vanuit het knooppunt (Alle contactpersonen), of in een willekeurig adresboek in Systeembeheer, hebt u systeembeheerdersrechten nodig. • Als u trefwoorden wilt exporteren vanuit contactpersonen in een distributielijst, moet u beschikken over rechten voor het beheren van distributielijsten en over leesmachtigingen voor de map voor uitgaande e-mail. Context De gegevens in het geëxporteerde bestand met trefwoorden worden als volgt ingedeeld: • er wordt een komma gebruikt als veldscheidingsteken • er worden dubbele aanhalingstekens gebruikt als tekstindicator • harde return/teken voor nieuwe regel (CrLf) wordt gebruikt als scheidingsteken voor rijen • het bestand is gecodeerd in UTF-8. U kunt trefwoorden exporteren vanuit elk adresboek of elke distributielijst in het systeem. De export kan alle trefwoorden in het adresboek of in de distributielijst bevatten of u kunt de lijst met trefwoorden eerst filteren voordat u deze gaat exporteren. Een Tridion-systeembeheerder kan een export uitvoeren van alle trefwoorden in Contactpersonen in het systeem vanaf het knooppunt (Alle contactpersonen) in Systeembeheer. Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 2. Navigeer naar het knooppunt Publicatie > Audience Manager . 3. Voer een van de volgende handelingen uit om trefwoorden die worden gebruikt in contactpersonen, te exporteren naar een .CSV-bestand: • U kunt trefwoorden in alle contactpersonen van een specifieke distributielijst of een specifiek adresboek exporteren door de distributielijst of het adresboek te selecteren en Trefwoorden exporteren te selecteren in het contextmenu of op het pictogram Trefwoorden exporteren op de werkbalk te klikken. 47


• U kunt trefwoorden in een gefilterde selectie van leden van een specifieke distributielijst of een specifiek adresboek exporteren door een bewerking Contactpersonen doorzoeken uit te voeren en op de knop Trefwoorden exporteren te klikken. Raadpleeg Contactpersonen doorzoeken (zie pag. 24) voor meer informatie. 4. Klik in het dialoogvenster Bestand downloaden op Opslaan.

5. In het standaard Windows-dialoogvenster Bestand opslaan dat wordt weergegeven, selecteert u een locatie in uw bestandssysteem, voert u een naam voor het bestand in en klikt u op Opslaan. Resultaat Het exportbestand wordt opgeslagen op de opgegeven locatie in uw bestandssysteem. Kolommen en rijen met gegevens worden in het exportbestand gemaakt. De volgende kolommen worden gemaakt: • • • •

TREFWOORD CATEGORIE PUBLICATIE Identificatievelden voor contactpersonen

Elk trefwoord voor een geselecteerde contactpersoon wordt in een afzonderlijke rij opgeslagen. Opmerking: Als de namen van identificatievelden voor contactpersonen al "PUBLICATIE", "CATEGORIE" en/of "TREFWOORD" bevatten, wordt het veld met de naam die het woord publicatie, categorie of trefwoord bevat uniek gemaakt door een cijfer toe te voegen. Bijvoorbeeld de veldnaam "CATEGORIE1".

48


Hoofdstuk 4

Segmenten beheren

Met een segment worden voorkeuren, interesses en kenmerken van contactpersonen gedefinieerd die een doelgroep vertegenwoordigen van bekende contactpersonen die toegang hebben tot content op uw websites. U kunt een segment op een ander segment baseren, zodat u algemene segmenten en steeds specifiekere segmenten kunt maken. Zo maakt u een keten van filters waarbij de selectie met elke filter in de keten verder wordt verfijnd. U kunt segmenten als volgt gebruiken: • In Outbound E-mail kunt u een dynamische distributielijst op basis van een segment maken. • In Audience Manager kunt u via de implementatieprogramma's van de presentatieserver de lijst met beschikbare segmenten verkrijgen via de API's voor contentaflevering van Outbound E-mail.

49


U definieert een segment met behulp van filters. Deze filters zijn dezelfde filters als waarmee u dynamische adresboeken en dynamische distributielijsten definieert. Adresboeken en distributielijsten worden gebruikt om groepen bekende contactpersonen te beheren en bevatten daarom een lijst met contactpersonen die overeenkomen met de filter. Met segmenten daarentegen worden contentdoelgroepen gedefinieerd en segmenten bevatten daarom geen contactpersonen. Opmerking: U ordent segmenten in mappen. Raadpleeg Mappen maken voor mailings, distributielijsten en segmenten (zie pag. 73) voor meer informatie.

4.1

Segmenten maken of bijwerken U maakt segmenten door filters te definiëren. U kunt velden van Outbound E-mail, details van contactpersonen en trefwoorden als filters gebruiken. U maakt segmenten in mappen in het knooppunt Audience Manager.

Vereisten Als u een segment wilt maken of bijwerken, moet u over rechten voor segmentatiebeheer en schrijfmachtigingen voor de bovenliggende map beschikken. Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 2. Navigeer naar het knooppunt Publicatie > Audience Manager . 3. Selecteer een map en voer een van de onderstaande handelingen uit: • Zo maakt u een nieuw segment: •

Klik op het pictogram Nieuw segment op de werkbalk. • Kies Nieuw > Segment in het contextmenu. • Als u een segment wilt wijzigen, selecteert u het segment en kiest u Openen in het contextmenu. 4. Op het tabblad Algemeen: • Voer een naam en een beschrijving in. • In de vervolgkeuzelijst Gebaseerd op kunt u een segment selecteren waarop u uw segment wilt baseren. Filters die in het oudersegment zijn gedefinieerd, worden dan opgenomen bij de filters die in het kindsegment zijn gedefinieerd:

50


Opmerking: Met segmenten die zijn gebaseerd op andere segmenten kunt u algemene segmenten maken en steeds specifiekere segmenten. Raadpleeg Filteren van contactpersonen (zie pag. 15) voor informatie over hoe u een keten van filters maakt om een doelgroep te beperken. 5. Op het tabblad Outbound E-mail kunt u het volgende invoeren:

a. E-mailadres: voer het e-mailadres helemaal of gedeeltelijk (de eerste tekens) in. b. E-mailtype: geef de e-mailstijl op waaraan de contactpersoon de voorkeur geeft. Selecteer HTML, Tekst of Meerdere delen. c. Abonnementstatus: de status van het abonnement van een contactpersoon. • Bevestigd: de contactpersoon heeft zich aangemeld als abonnee en heeft de registratie bevestigd. • Geabonneerd: de contactpersoon heeft zich aangemeld als abonnee maar heeft de registratie nog niet bevestigd. • Niet-geabonneerd: de contactpersoon wil geen e-mail ontvangen. d. E-mailfoutstatus: geeft aan of er problemen zijn opgetreden tijdens het verzenden van e-mails naar de contactpersoon. • Geen problemen: naar deze contactpersoon verzonden emails zouden probleemloos moeten aankomen. • Tijdelijke problemen: er zijn tijdelijke problemen opgetreden tijdens het verzenden van e-mail naar deze contactpersoon, bijvoorbeeld omdat het postvak van de contactpersoon vol was. • Voortdurende problemen: er is sprake van voortdurende problemen met e-mails naar deze contactpersoon, zoals een niet-bestaand e-mailadres. e. Actief: selecteer Ja of Nee om aan te geven of contactpersonen al dan niet e-mails kunnen ontvangen. 6. Op het tabblad Gegevens kunt u uitgebreide gegevens van een contactpersoon opgeven om te filteren op basis van filteroperatoren. Opmerking: Uitgebreide gegevens zijn configureerbaar en specifiek voor een implementatie. 7. Op het tabblad Categorieën en trefwoorden kunt u trefwoordcriteria opgeven om contactpersonen te filteren op hun toegewezen trefwoorden. Zo voegt u trefwoorden aan de filter toe: 51


a. Klik op Toevoegen. b. Blader naar een trefwoord en selecteer het.

c. Klik op Invoegen. d. Herhaal de procedure om meer trefwoorden toe te voegen. e. Klik op Sluiten wanneer u de trefwoorden hebt toegevoegd.

f. Schakel het selectievakje Resultaten beperken in als u alleen contactpersonen wilt opnemen van wie de contactpersoondetails ALLE weergegeven trefwoorden bevatten (als u het selectievakje Resultaten beperken uitgeschakeld laat, worden contactpersonen opgenomen die een of meer van de weergegeven trefwoorden bevatten). Opmerking: De lijst met weergegeven trefwoorden is geen afspiegeling van de trefwoordhiërarchie (de trefwoorden worden in een platte lijst weergegeven). U kunt meerdere trefwoorden uit verschillende categorieën en in verschillende publicaties gebruiken. 8. Klik op Opslaan en sluiten.

52


Resultaat U hebt een segment gemaakt op basis van de opgegeven filtercriteria.

4.2

Een segment maken via een zoekopdracht Met een zoekopdracht naar contactpersonen kunt u zoekcriteria definiëren om een lijst met contactpersonen te filteren. Wanneer u een zoekopdracht uitvoert in het knooppunt (Alle contactpersonen), kunt u de filter (waarmee deze contactpersonen worden gefilterd) als een segment opslaan.

Vereisten Als u een segment wilt maken of bijwerken, moet u over rechten voor segmentatiebeheer en schrijfmachtigingen voor de bovenliggende map beschikken. U kunt een segment via een zoekopdracht alleen maken in het knooppunt (Alle contactpersonen) in een publicatie (niet in Systeembeheer). Context Opmerking: Het knooppunt (Alle contactpersonen) bevat alle contactpersonen in een publicatie. Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 2. Navigeer naar het knooppunt Publicatie > Audience Manager > Adresboeken . 3. Selecteer het knooppunt (Alle contactpersonen):

In het zoekvenster worden de filteropties Standaard, Details en Trefwoord weergegeven, en de lijstweergave met de contactpersonen in het adresboek of de distributielijst:

53


4. In het zoekvenster gaat u als volgt te werk: a. Definieer zoekcriteria zoals beschreven in Contactpersonen doorzoeken (zie pag. 24). b. Klik op de knop Zoeken. In de lijstweergave worden de contactpersonen weergegeven die zijn gefilterd aan de hand van de zoekcriteria. c. Klik op de knop Opslaan.

5. Maak als volgt een segment: a. U voert Stap 1. Het type item kiezen dat moet worden opgeslagen uit en selecteert Nieuw segment in het keuzemenu. b. U voert Stap 2. Een naam en een beschrijving invoeren uit. c. U voert Stap 3. Een map selecteren uit om aan te geven waar u het segment wilt opslaan en klikt vervolgens op OK om het segment op te slaan.

54


Resultaat Het segment wordt in de opgegeven map gemaakt. Volgende stappen Segmenten kopiëren of verplaatsen (zie pag. 55)

4.3

Segmenten kopiëren of verplaatsen U kunt alleen in mappen van het knooppunt Audience Manager kopieën maken of segmenten verplaatsen. U kunt meerdere items tegelijk plakken en als u een map kopieert, worden alle segmenten in de map en alle bijbehorende submappen gekopieerd.

Vereisten • Als u een segment wilt knippen en plakken, moet u over rechten voor segmentatiebeheer en verwijdermachtigingen voor de bovenliggende map beschikken en over schrijfmachtigingen voor de doelmap (de locatie waar u wilt plakken). • Als u een segment wilt kopiëren en plakken, moet u over rechten voor segmentatiebeheer en leesmachtigingen voor de bovenliggende map beschikken en over schrijfmachtigingen voor de doelmap (de locatie waar u wilt plakken). Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 2. Navigeer naar het knooppunt Publicatie > Audience Manager . 3. Selecteer een of meer segmenten in een map en kies Knippen of Kopiëren in het contextmenu. 55


4. Selecteer een map in het knooppunt Audience Manager en kies Plakken in het contextmenu.

4.4

Segmenten in kindpublicaties bewerken Hoewel segmenten deel uitmaken van een Blueprint, kunt u geen segmenten in kindpublicaties lokaliseren.

Context Wanneer u segmenten in een ouderpublicatie maakt, wordt het segment gedeeld met alle kindpublicaties in de BluePrint-hiërarchie volgens de standaardfunctionaliteit van SDL Tridion. U kunt segmenten echter niet lokaliseren in kindpublicaties. U kunt geen “lokale kopie” maken. Wanneer u een segment in een kindpublicatie opent, wordt u gevraagd de volgende keuze te maken: • Bewerk ouderitem bewerken. • Het gedeelde item openen in de modus alleen-lezen.

4.5

Segmenten verwijderen U kunt een segment verwijderen, mits u over rechten voor segmentatiebeheer beschikt, en over verwijdermachtigingen voor de bovenliggende map.

Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 2. Navigeer naar het knooppunt Publicatie > Audience Manager . 3. Selecteer een of meer segmenten in een map en kies Verwijderen of Kopiëren in het contextmenu.

56


Hoofdstuk 5

Distributielijsten beheren

Een distributielijst is een lijst waarin de contactpersonen die een bepaalde mailing ontvangen, worden gedefinieerd. Wanneer u een mailing maakt, moet u distributielijsten en adresboeken opgeven. Om een mailing te ontvangen, moet een contactpersoon zowel in een geselecteerdedistributielijst als een adresboek staan. In Distributielijsten beheren wordt uitgelegd hoe u de volgende taken kunt uitvoeren: • Statische distributielijsten maken: bevat een vaste lijst met contactpersonen aan wie u de e-mail wilt sturen. • Dynamische distributielijsten maken: bevat een dynamische lijst met contactpersonen aan wie u de e-mail wilt sturen. De lijst wordt dynamisch gewijzigd wanneer u de filters aanpast waarmee de distributielijst wordt gedefinieerd of wanneer de kenmerken, interesses of voorkeuren van een contactpersoon veranderen.

Opmerking: U kunt de reactie op een mailing onderzoeken en een selectie met contactpersonen omzetten in een distributielijst. Raadpleeg Statistieken van distributielijsten weergeven (zie pag. 120) voor meer informatie. Opmerking: U ordent segmenten in mappen. Raadpleeg Mappen maken voor mailings, distributielijsten en segmenten (zie pag. 73) voor meer informatie. 57


5.1

Distributielijsten Een distributielijst is een lijst waarin de contactpersonen die een bepaalde mailing ontvangen, worden gedefinieerd. U kunt statische en dynamische distributielijsten maken. Statische distributielijst Een statische distributielijst is een vaststaande lijst met contactpersonen aan wie u een e-mail wilt sturen. Een statische distributielijst verandert alleen als u expliciet contactpersonen toevoegt of verwijdert. U kunt contactpersonen handmatig aan een statische distributielijst toevoegen, maar u kunt ook de resultaten van een zoekopdracht naar contactpersonen toevoegen. Het voordeel van een statische distributielijst is het grote aantal details voor bijzonder specifieke contactpersonen. Nadelen zijn dat het meer tijd kost om dergelijke lijsten te maken (in vergelijking met dynamische distributielijsten), omdat contactpersonen handmatig dienen te worden toegevoegd, en dat het veel tijd en moeite vergt om de lijst up-to-date te houden, aangezien wijzigingen niet automatisch worden doorgevoerd. Statische distributielijsten worden aanbevolen voor kleine lijsten die sporadisch veranderen. Dynamische distributielijst Een dynamische distributielijst bevat een dynamische lijst met contactpersonen aan wie u een e-mail wilt sturen. De contactpersonen in een dynamische distributielijst zijn afgeleid van de contactpersonen in een adresboek die voldoen aan de criteria die worden gedefinieerd door het filter voor de Dynamische distributielijst. De contactpersonen in de lijst veranderen dus op dynamische wijze wanneer u wijzigingen aanbrengt in de filters, de details van een contactpersoon of trefwoorden. U kunt een dynamische distributielijst baseren op een segment, adresboek of dynamisch adresboek (en in dynamische distributielijsten via een zoekopdracht) om een keten van filters te maken. In dat geval wordt de selectie door elke filter in de keten verder verfijnd. Raadpleeg Filteren van contactpersonen (zie pag. 15) voor meer informatie. Het voordeel van een dynamische distributielijst is dat het vrij eenvoudig is om een dergelijke lijst te maken en het nauwelijks moeite vergt om de lijst up-to-date te houden, aangezien wijzigingen in de distributielijst automatisch worden doorgevoerd (hoewel u soms wellicht de filtercriteria wilt wijzigen). Dergelijke lijsten zijn echter niet bijzonder gedetailleerd, aangezien de selectiemethode vrij grof is (de lijst bevat algemene contactpersonen). U kunt bijvoorbeeld een dynamische distributielijst maken op basis van het trefwoordfilter ''Mogelijke klanten'', zodat alle contactpersonen met dit trefwoord aan de lijst worden toegevoegd. Als het trefwoord van een contactpersoon wordt gewijzigd van ''Mogelijke klant'' in ''Klant'', wordt deze contactpersoon automatisch uit de lijst verwijderd.

58


5.2

Een distributielijst maken of wijzigen via een zoekopdracht Met een zoekopdracht naar contactpersonen kunt u zoekcriteria gebruiken om contactpersonen in een adresboek of distributielijst te filteren. Het resultaat van een zoekopdracht is een gefilterde lijst met contactpersonen die aan de opgegeven criteria voldoen. U kunt de contactpersonen in de gefilterde lijst aan een bestaande statische distributielijst toevoegen, of een nieuwe dynamische of statische distributielijst maken.

Vereisten Als u een distributielijst wilt maken, hebt u het volgende nodig: • Rechten voor distributielijstbeheer en schrijfmachtigingen voor de Outbound E-mail-doelmap • Rechten voor categoriebeheer en leesmachtigingen: nodig om filters op basis van categorieën en trefwoorden te definiëren. Context Opmerking: Raadpleeg Filteren van contactpersonen (zie pag. 15) voor informatie over hoe u een keten van filters maakt om een doelgroep te beperken. Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 2. Navigeer naar een publicatie en voer een van de volgende handelingen uit: • Selecteer in het knooppunt Audience Manager een adresboek. • Selecteer in het knooppunt Uitgaande e-mail een statische of dynamische distributielijst in een map. In het zoekvenster worden de filteropties Standaard, Details en Trefwoord weergegeven, en de lijstweergave met de contactpersonen in het adresboek of de distributielijst:

59


3. In het zoekvenster gaat u als volgt te werk:

a. Definieer zoekcriteria zoals beschreven in Contactpersonen doorzoeken (zie pag. 24). b. Klik op de knop Zoeken. In de lijstweergave worden de contactpersonen weergegeven die zijn gefilterd aan de hand van de zoekcriteria. c. Klik op de knop Opslaan.

Er verschijnt een dialoogvenster waarin u de contactpersonen in de gefilterde lijst aan een bestaande statische distributielijst kunt toevoegen, of een nieuwe dynamische of statische distributielijst kunt maken. 4. Werk een statische distributielijst als volgt bij: a. Kies het type item dat moet worden opgeslagen in Stap 1, Het type item kiezen dat moet worden opgeslagen, door Bestaande statische distributielijst te selecteren in de vervolgkeuzelijst. b. Selecteer een statische distributielijst in Stap 2, Een statische distributielijst selecteren, en klik op OK om de distributielijst bij te werken.

60


5. Maak als volgt een nieuwe distributielijst: a. Selecteer het type item dat moet worden opgeslagen in Stap 1, Het type item kiezen dat moet worden opgeslagen, door een van de volgende opties te kiezen in de vervolgkeuzelijst. • Nieuwe statische distributielijst • Nieuwe dynamische distributielijst b. U voert Stap 2. Een naam en een beschrijving invoeren uit. c. Selecteer in Step 3, Een map selecteren, een map waarin u de distributielijst wilt opslaan en klik vervolgens op OK om de distributielijst op te slaan.

61


Resultaat • Er wordt met behulp van Outbound E-mail een statische distributielijst gemaakt of bijgewerkt en de contactpersonen in de zoekresultaten worden aan de lijst toegevoegd. • Met behulp van Outbound E-mail wordt er een dynamische distributielijst gemaakt. De lijst bevat contactpersonen in een statische distributielijst of adresboek die aan de opgegeven criteria voldoen. De lijst met contactpersonen wordt automatisch aangepast aan het filter, bijvoorbeeld wanneer: • Een contactpersoon, van wie de persoonlijke gegevens, mailinggegevens of trefwoorden aan de zoekcriteria voldoen, aan het adresboek of aan de statische distributielijst wordt toegevoegd. • De uitgebreide gegevens of mailinggegevens van een contactpersoon, een trefwoord in het adresboek of statische distributielijst worden gewijzigd waardoor ze niet langer aan de zoekcriteria voldoen. • U de definitie van de dynamische distributielijst wijzigt door de filters te wijzigen.

62


Opmerking: De standaardwaarde van een nieuwe distributielijst is ingesteld op 1 (als een mailing wordt verzonden, worden e-mails naar de contactpersonen verzonden in de volgorde van de prioriteit van de distributielijst—hoe hoger de waarde, hoe hoger de prioriteit).

5.3

Contactpersonen toevoegen aan een statische distributielijst U kunt contactpersonen aan een statische distributielijst toevoegen vanuit ieder adresboek en iedere statische of dynamische distributielijst.

Vereisten Als u een distributielijst wilt bijwerken, hebt u beheerrechten voor de distributielijst en lees- en schrijfmachtigingen voor de Outbound E-maildoelmap nodig. U hebt leesmachtigingen voor een adresboek nodig om vanuit het adresboek contactpersonen aan een distributielijst toe te voegen. Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 2. Navigeer naar het knooppunt Publicatie > Uitgaande e-mail en voer een van de volgende handelingen uit: • Selecteer in het knooppunt Audience Manager een adresboek. • Selecteer in het knooppunt Outbound E-mail in een map een statische of dynamische distributielijst. 3. Selecteer een of meer contactpersonen in de lijstweergave en kies Contactpersonen toevoegen aan distributielijst in het contextmenu.

63


Opmerking: Als u meerdere contactpersonen wilt selecteren in de lijst, gebruikt u Shift om meerdere opeenvolgende contactpersonen te selecteren. Gebruik Ctrl om meerdere nietopeenvolgende contactpersonen te selecteren. 4. Ga als volgt te werk in het venster Contactpersonen toevoegen: • Selecteer Nieuwe distributielijst en voer een naam en beschrijving in (Type wordt automatisch ingesteld op Statisch). Selecteer een map waarin u de distributielijst wilt opslaan en klik op OK om de distributielijst op te slaan. • Selecteer Bestaande statische distributielijst. Selecteer een statische distributielijst in een map en klik op OK om de distributielijst op te slaan.

64


Resultaat De geselecteerde contactpersonen worden aan de statische distributielijst toegevoegd.

5.4

Contactpersonen verwijderen uit een statische distributielijst U kunt contactpersonen handmatig uit een statische distributielijst verwijderen.

Vereisten Als u contactpersonen uit een distributielijst wilt verwijderen, hebt u rechten voor distributielijstbeheer en schrijfmachtigingen voor de Outbound E-maildoelmap nodig. Context Opmerking: wanneer u een contactpersoon verwijdert, verwijdert u deze alleen uit de distributielijst. De contactpersoon blijft gewoon in het adresboek staan. Als u een contactpersoon permanent wilt verwijderen, kunt u deze deactiveren of verwijderen. Uit te voeren stappen 1. 2. 3. 4.

Open Content Manager Explorer. Navigeer naar het knooppunt Publicatie > Uitgaande e-mail . Blader naar een map en selecteer een statische distributielijst. Voer een van de volgende handelingen uit:

• Selecteer een of meer contactpersonen in de statische distributielijst (houd Shift ingedrukt om meerdere opeenvolgende contactpersonen te selecteren en houd Ctrl ingedrukt om meerdere, niet-opeenvolgende contactpersonen te selecteren). • Gebruik de functie voor het doorzoeken van contactpersonen die is beschreven in Contactpersonen doorzoeken (zie pag. 24) om specifieke contactpersonen te zoeken. 5. Klik op het pictogram Contactpersonen verwijderen uit distributielijst op de werkbalk of kies Contactpersonen verwijderen uit distributielijst in het contextmenu.

65


Resultaat De geselecteerde contactpersonen worden uit de statische distributielijst verwijderd.

5.5

Een dynamische distributielijst maken en wijzigen U kunt een dynamische distributielijst rechtstreeks in een map maken in het knooppunt Outbound E-mail. U maakt een dynamische distributielijst door filters op dezelfde manier te definiëren als u een zoekopdracht voor contactpersonen definieert.

Vereisten Als u een dynamische distributielijst wilt maken, hebt u het volgende nodig: • Rechten voor distributielijstbeheer en schrijfmachtigingen voor de Outbound E-mail-doelmap • Rechten voor categoriebeheer en leesmachtigingen: nodig om filters op basis van categorieën en trefwoorden te definiëren. Context U kunt velden van Outbound E-mail, details van contactpersonen en trefwoorden als filters gebruiken. U kunt de filters wijzigen waarmee de dynamische distributielijst wordt gedefinieerd. Als u dat doet, worden de contactpersonen van de lijst overeenkomstig gewijzigd zodat deze overeenkomen met de gewijzigde filters. Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 2. Navigeer naar het knooppunt Publicatie > Uitgaande e-mail . 3. Selecteer een map waarin uw dynamische distributielijsten zijn opgeslagen: 66


• Als u een nieuwe distributielijst wilt maken, voer dan een van de volgende handelingen uit: •

Klik op het pictogram Nieuwe distributielijst op de werkbalk. • Kies Nieuw > Distributielijst in het contextmenu. • Als u een distributielijst wilt wijzigen, selecteert u de dynamische distributielijst en kiest u Eigenschappen in het contextmenu. 4. Op het tabblad Algemeen:

a. Geef een unieke Naam op. b. Geef een Beschrijving op (optioneel). c. Geef een cijfer op in het veld Prioriteit om een waarde voor de prioriteit toe te wijzen (wanneer een mailing naar verschillende distributielijsten wordt verzonden, wordt de mailing het eerst verzonden naar de contactpersonen in de distributielijst met de hoogste prioriteit, waarbij 1 de laagste prioriteit is) d. Selecteer Dynamisch in de vervolgkeuzelijst Type. e. U kunt desgewenst een dynamische distributielijst maken gebaseerd op een segment, adresboek of dynamisch adresboek: • Als u een segment selecteert, worden de in het geselecteerde segment gedefinieerde filters gebruikt naast andere filters die u wellicht definieert, en worden deze voor alle contactpersonen binnen de publicatie gebruikt. • Als u een dynamisch adresboek selecteert, worden de in het geselecteerde dynamische adresboek gedefinieerde filters gebruikt naast andere filters die u wellicht definieert, en worden deze voor contactpersonen binnen dit adresboek gebruikt. • Als u een gewoon adresboek selecteert, worden de filters die u definieert gebruikt voor contactpersonen binnen dit adresboek. • Als u geen selectie maakt, worden de filters voor alle contactpersonen in de publicatie gebruikt. Opmerking: Raadpleeg Filteren van contactpersonen (zie pag. 15) voor informatie over hoe u een keten van filters maakt om een doelgroep te beperken. 5. Op het tabblad Outbound E-mail vindt u het volgende: 67


a. E-mailadres: voer het e-mailadres helemaal of gedeeltelijk (de eerste tekens) in. b. E-mailtype: geef de e-mailstijl op waaraan de contactpersoon de voorkeur geeft. Selecteer HTML, Tekst of Meerdere delen. c. Abonnementstatus: de status van het abonnement van een contactpersoon. • Bevestigd: de contactpersoon heeft zich aangemeld als abonnee en heeft de registratie bevestigd. • Geabonneerd: de contactpersoon heeft zich aangemeld als abonnee maar heeft de registratie nog niet bevestigd. • Niet-geabonneerd: de contactpersoon wil geen e-mail ontvangen. d. E-mailfoutstatus: geeft aan of er problemen zijn opgetreden tijdens het verzenden van e-mails naar de contactpersoon. • Geen problemen: naar deze contactpersoon verzonden emails zouden probleemloos moeten aankomen. • Tijdelijke problemen: er zijn tijdelijke problemen opgetreden tijdens het verzenden van e-mail naar deze contactpersoon, bijvoorbeeld omdat het postvak van de contactpersoon vol was. • Voortdurende problemen: er is sprake van voortdurende problemen met e-mails naar deze contactpersoon, zoals een niet-bestaand e-mailadres. e. Actief: selecteer Ja of Nee om aan te geven of contactpersonen al dan niet e-mails kunnen ontvangen. 6. Op het tabblad Gegevens kunt u uitgebreide gegevens van een contactpersoon opgeven om op te filteren. Opmerking: Uitgebreide gegevens zijn configureerbaar en specifiek voor een implementatie. 7. Op het tabblad Categorieën en trefwoorden kunt u trefwoordcriteria opgeven om contactpersonen te filteren op hun toegewezen trefwoorden. Zo voegt u trefwoorden aan de filter toe: a. Klik op Toevoegen. b. Blader naar een trefwoord en selecteer het.

68


c. Klik op Invoegen. d. Herhaal de procedure om meer trefwoorden toe te voegen. e. Klik op Sluiten wanneer u de trefwoorden hebt toegevoegd.

f. Schakel het selectievakje Resultaten beperken in als u alleen contactpersonen wilt opnemen van wie de contactpersoondetails ALLE weergegeven trefwoorden bevatten (als u het selectievakje Resultaten beperken uitgeschakeld laat, worden contactpersonen opgenomen die een of meer van de weergegeven trefwoorden bevatten). Opmerking: De lijst met weergegeven trefwoorden is geen afspiegeling van de trefwoordhiërarchie (de trefwoorden worden in een platte lijst weergegeven). U kunt meerdere trefwoorden uit verschillende categorieën en in verschillende publicaties gebruiken. 8. Klik op Opslaan en sluiten. Resultaat • Er wordt met behulp van Outbound E-mail een dynamische distributielijst gemaakt die is gebaseerd op de opgegeven filtercriteria. De dynamische distributielijst bevat contactpersonen die aan de opgegeven zoekcriteria voldoen. 69


• De standaardwaarde van een nieuwe distributielijst is ingesteld op 1 (als een mailing wordt verzonden, worden e-mails naar de contactpersonen verzonden in de volgorde van de prioriteit van de distributielijst—hoe hoger de waarde, hoe hoger de prioriteit). • Met behulp van Outbound E-mail wordt de dynamische distributielijst bijgewerkt. De dynamische distributielijst bevat contactpersonen die aan de herziene zoekcriteria voldoen.

5.6

Een snapshot van een dynamische distributielijst maken Een dynamische distributielijst blijft nooit hetzelfde doordat contactgegevens worden veranderd en contactpersonen aan en uit het adresboek worden toegevoegd en verwijderd. Om vast te leggen welke contactpersonen op een bepaald moment leden waren van een dynamische distributielijst, kunt u een statische kopie van een dynamische distributielijst maken.

Vereisten Als u een distributielijst wilt maken of bijwerken hebt u rechten voor distributielijstbeheer en schrijfmachtigingen voor de Outbound E-maildoelmap. Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 2. Navigeer naar het knooppunt Publicatie > Uitgaande e-mail . 3. Vouw de map met uitgaande e-mail uit waarin u de distributielijsten hebt gedefinieerd. 4. Selecteer een dynamische distributielijst en kies Statische kopie maken in het contextmenu:

70


Resultaat Outbound E-mail maakt een statische distributielijst van de dynamische distributielijst. De statische kopie heeft dezelfde naam als de dynamische distributielijst waaraan de maakdatum en -tijd zijn toegevoegd. De statische distributielijst bevat de contactpersonen die deel uitmaakten van de dynamische distributielijst op het moment dat de statische distributielijst werd gemaakt. Volgende stappen Als u de naam van de statische distributielijst wilt wijzigen: • Selecteer de statische distributielijst en kies Eigenschappen in het contextmenu. • Wijzig de naam in de gewenste naam in het veld Naam en klik op Opslaan en sluiten.

71


Hoofdstuk 6

E-mailcontent beheren

Het beheren van e-mailcontent bestaat uit het maken en personaliseren van de content van een e-mail die wordt gebruikt in een mailing van Outbound Email. Wanneer u e-mails wilt maken, dient u de volgende taken uit te voeren: • Componenten maken: een e-mailbericht bestaat uit een of meerdere componenten die allemaal een bepaald gedeelte van de inhoud van de email vertegenwoordigen. • E-mailpagina's maken: een e-mailpagina is een representatie van een e-mailbericht waarop wordt bepaald welke componenten deel uitmaken van het e-mailbericht en hoe deze componenten en de pagina in zijn geheel moeten worden weergegeven. • Een e-mailpagina aanpassen: wanneer u een e-mailpagina maakt, kunt u opgeven voor welke doelgroep(en) elke componentpresentatie is bedoeld (voor het aanpassen van een mailing). • Inhoud classificeren: met categorieën en trefwoorden kunt u inhoud (componenten) classificeren en voorkeuren en interesses van contactpersonen opgeven die u als basis kunt gebruiken voor het opstellen van distributielijsten. • Mappen maken: mappen worden gebruikt om uw mailings en distributielijsten (in het knooppunt Outbound E-mail) en segmenten (in het knooppunt Audience Manager) te ordenen.

72


6.1

Mappen maken voor mailings, distributielijsten en segmenten U gebruikt mappen om content te ordenen: mailings en distributielijsten in het knooppunt Outbound E-mail, en segmenten in het knooppunt Audience Manager.

Vereisten Als u een map wilt maken voor Audience Manager of Outbound E-mail, moet u over rechten voor mappenbeheer in Outbound E-mail beschikken en over schrijfmachtigingen voor bovenliggende map. Context Opmerking: Als u de beveiligingsinstellingen voor een map wilt wijzigen, moet u de map eerst opslaan. Vervolgens kunt u de map bewerken om de beveiligingsinstellingen te wijzigen. Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 2. Navigeer naar een van de volgende mappen: • Publicatie > Outbound E-mail > Mailings en distributielijsten hoofdmap. • Publicatie > Audience Manager > Segmenten hoofdmap. 3. Selecteer een map en voer een van de onderstaande handelingen uit: •

Klik op het pictogram Nieuwe map op de werkbalk. • Kies Nieuw > Map in het contextmenu. Het venster Nieuwe map wordt geopend. 4. Voer in het venster Nieuwe map de volgende informatie in: • Een logische naam • Een beschrijving (voor intern gebruik door andere gebruikers van Outbound E-mail om het doel van de map te begrijpen)

5. Klik op Opslaan en sluiten.

73


Resultaat Content Manager maakt een map. U kunt de eigenschappen van de map aanpassen door de map te selecteren en vervolgens Eigenschappen te kiezen in het contextmenu.

6.2

Componenten maken Een e-mailbericht bestaat uit een of meerdere componenten. Een component vertegenwoordigt een deel van de content van de e-mail.

Vereisten Als u componenten wilt maken, hebt u het volgende nodig: • Rechten voor componentbeheer en schrijfmachtigingen voor de desbetreffende map • Beschikbare schema's die de structuur van de content definiëren. Context Componenten zijn gebaseerd op schema's die de structuur van de content definiëren. Wanneer u een component gaat maken, selecteert u een schema waarin het type component wordt gedefinieerd dat u wilt maken. U maakt componenten in mappen binnen een publicatie. Opmerking: Raadpleeg de SDL Tridion Gebruikershandleiding voor meer informatie over componenten. Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 2. Navigeer naar de map Publicatie > Building Blocks . 3. Selecteer een map waarin u het component wilt maken en voer een van de volgende handelingen uit: •

Klik op het pictogram Nieuwe component op de werkbalk. • Kies Nieuw > Component in het contextmenu.

74


4. Vul de volgende velden in op het tabblad Algemeen: • Naam: de naam van de component • Schema: het schema waarop dit component wordt gebaseerd (als uw SDL Tridion-systeembeheerder een verplicht schema heeft gedefinieerd voor de map waarin u een component maakt, wordt er door Content Manager een schema voor u geselecteerd). Nadat u een schema hebt gekozen, wordt er een reeks velden weergegeven. Vul alle verplichte velden en waar nodig optionele velden in. Naast verplichte velden staat een rood sterretje (*). Opmerking: Raadpleeg de SDL Tridion Gebruikershandleiding voor meer informatie over componentveldtypen. 5. Een component kan ook metadatavelden bevatten. Als dit het geval is, wordt het tabblad Metadata weergegeven. Selecteer het tabblad Metadata (indien van toepassing) en vul alle verplichte velden en, indien van toepassing, de optionele velden in. 6. Klik op Opslaan en sluiten.

75


Resultaat U hebt nu een component gemaakt. Volgende stappen De volgende stap in het proces bestaat uit Een e-mailpagina maken en er een voorbeeld van weergeven (zie pag. 76).

6.3

Een e-mailpagina maken en er een voorbeeld van weergeven Een e-mailpagina in Outbound E-mail vertegenwoordigt een e-mailbericht.

Vereisten Als u een pagina wilt maken, hebt u het volgende nodig: • Rechten voor paginabeheer en schrijfmachtigingen voor de desbetreffende structuurgroep • Beschikbare pagina- en componentsjablonen waarmee de visualisatie van componenten en pagina's wordt gedefinieerd. Context Voor het maken van een e-mailpagina moet u de volgende taken uitvoeren: • • • •

opgeven hoe de pagina in het geheel moet worden afgebeeld opgeven welke componenten deel uitmaken van het e-mailbericht opgeven hoe deze componenten moeten worden afgebeeld opgeven met welke doelgroep of doelgroepen elk component is geassocieerd • een voorbeeld van de e-mailpagina bekijken en de e-mailpagina opslaan Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 2. Navigeer naar de publicatie en de structuurgroep waarin u de pagina wilt maken. 3. Selecteer een structuurgroep en voer een van onderstaande handelingen uit: •

Klik op het pictogram Nieuwe pagina op de werkbalk. • Kies Nieuw > Pagina in het contextmenu. Er wordt een venster Nieuwe Pagina geopend. 4. Vul de volgende velden in op het tabblad Algemeen: • Naam: de naam van de pagina moet uniek zijn in de structuurgroep waarin u deze maakt. In Content Manager Explorer wordt deze naam weergegeven in de lijstweergave. • Bestandsnaam: de bestandsnaam moet uniek zijn in de structuurgroep waarin u deze maakt. Dit is de paginanaam zoals deze zal worden weergegeven op de website.

76


• Paginasjabloon: de paginasjabloon waarmee de pagina wordt weergegeven door Content Manager. Als u op de optie Erven van Ouder klikt, wordt voor de pagina de standaardpaginasjabloon gebruikt die voor de bovenliggende structuurgroep of publicatie is opgegeven.

Opmerking: Raadpleeg de Outbound E-mail Implementation Guide voor meer informatie over sjablonen. • Metadataschema: (optioneel) u kunt een metadataschema selecteren om metadatawaarden te maken voor de pagina. U kunt de pagina pas opslaan wanneer u eventuele verplichte velden voor metadata hebt ingevuld.

5. Klik op de knop Toevoegen op het tabblad Componentpresentatie. 6. Selecteer het component dat u wilt toevoegen op een van de volgende manieren: • Navigeer in de mapstructuur Building Blocks naar de locatie van het component dat u wilt toevoegen. • Selecteer een trefwoord bij Categorieën en trefwoorden. In de lijstweergave worden componenten weergegeven die geclassificeerd zijn met dit trefwoord of een onderliggende trefwoord. Als u de componenten die u wilt toevoegen hebt gevonden, voert u de volgende handelingen uit: a. Selecteer een of meer componenten in de lijstweergave. b. Selecteer een componentsjabloon. Als u meerdere componenten selecteert, wordt de componentsjabloon toegepast op alle geselecteerde componenten. c. Klik op de knop Invoegen. Er wordt een bericht onder in het deelvenster weergegeven om te bevestigen dat u een of meer componentpresentaties hebt toegevoegd aan de pagina. d. Herhaal deze stap om aanvullende componenten toe te voegen. e. Nadat u de componentpresentaties hebt toegevoegd, klikt u op Sluiten om het deelvenster Componentpresentaties te sluiten. f. Klik op de knop Omhoog of de knop Omlaag om de volgorde van de componentpresentaties op de pagina aan te passen. 7. Op het tabblad Doelgroep kunt u definiëren voor welke gebruikerscategorie de content is bestemd. Zie de volgende taken voor meer informatie: a. Doelgroepen maken voor Outbound E-mail (zie pag. 93) b. Een e-mailpagina aanpassen (zie pag. 79) 77


8. Als u een voorbeeld van de mailing wilt bekijken voor een specifieke doelgroep of doelgroepen, klikt u op Voorbeeld Lint:

op de werkbalk

a. Schakel op het tabblad Voorbeeld het selectievakje Groeponafhankelijk uit. b. Schakel een of meer selectievakjes met een doelgroep in. c. Klik op de knop Voorbeeld vernieuwen om de e-mailpagina te bekijken zoals deze bij leden van deze doelgroep wordt weergegeven (samenvoegvelden blijven onopgelost). Als u meerdere doelgroepen hebt geselecteerd, ziet u in het voorbeeld de e-mail zoals deze bij een contactpersoon die tot een van deze groepen behoort, wordt weergegeven.

Als u het selectievakje Groeponafhankelijk inschakelt, wordt alle content in het voorbeeld weergegeven. 9. Klik op Opslaan en sluiten. Resultaat U hebt nu een e-mailpagina die u als een mailing kunt verzenden. Als deze emailpagina wordt verzonden, worden met behulp van Outbound E-mail: • Hiermee worden componentpresentaties uitgesloten of opgenomen op basis van de trefwoorden van de contactpersoon. • Hiermee worden alle samenvoegvelden vervangen door de desbetreffende waarden voor elke specifieke contactpersoon (zie de Samenvoegvelden toevoegen (zie pag. 92)). Volgende stappen Raadpleeg Mailings beheren (zie pag. 86) voor meer informatie over het testen en verzenden van een mailing.

78


6.4

Een e-mailpagina aanpassen U kunt de content van een mailing verpersoonlijken met het gebruik van doelgroepen.

Vereisten Als u doelgroepen aan componentpresentaties wilt koppelen moet u over het volgende beschikken: • Rechten voor paginabeheer en schrijfmachtigingen voor de desbetreffende structuurgroep • Beschikbare doelgroepen: voor meer informatie, zie: Doelgroepen maken voor Outbound E-mail (zie pag. 93) Context In Outbound E-mail wordt met behulp van trefwoorden een doelgroep en een gebruikerscategorie gedefinieerd. Een contactpersoon met het opgegeven trefwoord is lid van de doelgroep. Door de contactpersonen in doelgroepen in te delen kunt u, afhankelijk van hun lidmaatschap van een doelgroep, delen van een mailing wel of niet naar een contactpersoon verzenden. Voor elke componentpresentatie op een pagina (een e-mailfragment), kunt u aangeven op welke doelgroep deze betrekking heeft. Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 2. Navigeer naar de Publicatie > Structuurgroep waar uw emailpagina's zich bevinden en open een e-mailpagina. 3. Klik op het tabblad Componentpresentatie op het subtabblad Doelgroepen. Er wordt een rij keuzevelden weergegeven, een voor (Iedereen) en een voor elke doelgroep in de publicatie. 4. Selecteer een componentpresentatie, schakel het keuzeveld (Iedereen) uit en selecteer een of meerdere doelgroepen (de ontvangers van de mailing die in het profiel passen zoals gedefinieerd in deze doelgroepen, zullen deze componentpresentatie zien). In onderstaand voorbeeld zijn klanten en mogelijke klanten als doelgroepen gedefinieerd, waardoor u een andere mailing kunt verzenden met een andere content voor klanten dan voor mogelijke klanten:

79


Opmerking: Als u meerdere doelgroepen selecteert, ziet een bezoeker de componentpresentatie als deze lid is van een van de geselecteerde doelgroepen. 5. Herhaal dit proces voor elke componentpresentatie waarvoor u doelgroepen wilt instellen. 6. Op het tabblad Voorbeeld kunt u voor elke doelgroep een voorbeeld van de e-mailpagina. Raadpleeg Een e-mailpagina maken en er een voorbeeld van weergeven (zie pag. 76) voor meer informatie. 7. Klik op Opslaan en sluiten om de veranderingen op de pagina op te slaan. Resultaat U hebt de doelgroepen voor de content in een e-mailpagina gedefinieerd. Volgende stappen Zie Mailings beheren (zie pag. 86) als u een mailing wilt testen en verzenden.

6.5

Content en contactpersonen classificeren U gebruikt categorieën en trefwoorden om content en contactpersonen te classificeren. Een categorie is een algemene classificatie en een trefwoord is een waarde in een categorie. U kunt deze trefwoorden gebruiken voor het volgende: • Classificeren van content: het primaire doel van categorieën en trefwoorden in Content Manager is om content (componenten) te classificeren en te labelen. Het classificeren van uw content helpt u bij het vinden van gerelateerde content. • Classificeren van contactpersonen: het secundaire doel van categorieën en trefwoorden is voor contactpersonen voorkeuren en interesses op te geven die u vervolgens kunt gebruiken bij het definiëren van:

80


• Dynamische distributielijsten—Distributielijsten beheren (zie pag. 57) • Segmenten—Segmenten beheren (zie pag. 49) • Doelgroepen—Doelgroepen maken voor Outbound E-mail (zie pag. 93) In de volgende afbeelding wordt een voorbeeld getoond van een taxonomie (categorieën en trefwoorden):

Opmerking: Categorieën of trefwoorden worden meestal in een ouderpublicatie gemaakt door een implementeerder en in overgenomen de BluePrint-hiërarchie. Met andere woorden: normaal gesproken maakt u geen categorieën en trefwoorden aangezien deze voor u worden gemaakt. Een mogelijke uitzondering is als u een bestand met contactpersonen importeert die u alleen in een specifieke publicatie wilt gebruiken en deze contactpersonen andere categorieën en trefwoorden gebruiken dan die van uw normale contactpersonen (omdat u ze van een externe bron hebt verkregen).

6.5.1

Een categorie maken Een categorie is een algemene classificatie waarin een lijst met trefwoorden kan worden gemaakt.

Vereisten • Als u een categorie wilt maken moet u beschikken over rechten voor categoriebeheer.

81


• Als u de beveiligingsinstellingen voor deze categorie wilt wijzigen, moet u beschikken over rechten voor het beheer van machtigingen. Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 2. Vouw de publicatie waarin u een categorie wilt maken uit en open het knooppunt Categorieën en trefwoorden. 3. Selecteer het knooppunt Categorieën en trefwoorden en voer een van de volgende handelingen uit: • Kies Nieuw > Categorie in het contextmenu • Klik op de knop Nieuwe categorie op de werkbalk. Het venster Nieuwe Categorie wordt geopend.

4. Vul de volgende velden in op het tabblad Algemeen: • Naam: de naam van de categorie zoals deze verschijnt in selecteerbare lijsten in Content Manager. • XML Naam: dit is de XML-naam. U kunt deze waarde niet veranderen nadat u de categorie hebt gemaakt. Opmerking: Het veld XML-naam kan alleen letters zonder accenten (A-Z, a-z), cijfers (0-9), onderstrepingstekens “_” en/of afbreekstreepjes “-” bevatten. Het eerste teken moet een letter of een onderstrepingsteken zijn. • Beschrijving: een beschrijving van de categorie. • Standaard metadataschema: (optioneel) als u een standaard metadataschema op alle trefwoorden wilt toepassen, selecteert u een metadataschema. 5. Klik op Opslaan en sluiten. Resultaat Er is een categorie gemaakt. Er kunnen nu trefwoorden binnen deze categorie worden gemaakt.

6.5.2

Trefwoorden toevoegen Een categorie is een algemene classificatie waarin een lijst met trefwoorden kan worden gemaakt.

82


Vereisten Als u een trefwoord wilt toevoegen (aan een categorie of trefwoord) moet u over rechten voor categoriebeheer en schrijfmachtigingen beschikken. Context Maak een trefwoord om een waarde toe te voegen aan een categorie of om een subcategorie van trefwoorden te maken die een dieper classificatieniveau definieert. Er zijn twee soorten trefwoorden: • Een abstract trefwoord definieert een algemeen kenmerk of eigenschap van een object of ding. Een abstract trefwoord bevat een logische groepering van trefwoorden die een dieper classificatieniveau definieert (concrete trefwoorden). U kunt geen content classificeren aan de hand van abstracte trefwoorden. • een concreet trefwoord definieert een specifieke waarde aan de hand waarvan u content kunt classificeren. U kunt bijvoorbeeld Size als abstract trefwoord definiëren die de onderliggende trefwoorden Small, Medium en Large bevat. Een component als 'T-shirt' kan niet de waarde Size bevatten maar kan worden gecategoriseerd als Small, Medium of Large. Opmerking: In Outbound E-mail worden trefwoorden in een platte lijst afgebeeld. Trefwoorden weerspiegelen de classificatiehiërarchie niet. Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 2. Vouw de publicatie waarin u trefwoorden wilt toevoegen uit tot een categorie en open het knooppunt Categorieën en trefwoorden. 3. Selecteer een categorie of trefwoord en voer een van onderstaande handelingen uit: • Kies Nieuw > Trefwoord in het contextmenu • Klik op het pictogram Nieuw trefwoord op de werkbalk

83


4. Vul de volgende velden in op het tabblad Algemeen: • Waarde: een tekstwaarde die uniek moet zijn binnen de Categorie. De waarde mag geen van de volgende tekens bevatten: & | ; ! • Beschrijving: een beschrijving van het trefwoord • Sleutel: een tekstwaarde die uniek is in de hele Blueprint en die gebruikt kan worden om een externe bron aan het trefwoord te verbinden, bijvoorbeeld een product-ID. • Abstract: keuzeveld om aan te geven of een trefwoord 'abstract' is, in tegenstelling tot 'concreet'. Een abstract trefwoord bevat een logische groepering van trefwoorden die een dieper classificatieniveau definieert. • Gerelateerde trefwoorden: worden gebruikt om andere dan ouder-kindtrefwoord relaties te maken. Zie ook Links en verwante onderwerpen U kunt bijvoorbeeld een trefwoord als Type vakantie relateren aan een trefwoord als Sportattribuut. • Metadataschema: (optioneel) selecteer een metadataschema en geef de waarden op bij de velden die worden weergegeven. Er kan een trefwoord zijn toegekend aan een standaardmetadataschema (op categorieniveau) die u kunt wijzigen. 5. Als u een verwant trefwoord wilt toevoegen: a. Klik op de knop Invoegen naast het veld Verwante trefwoorden. b. Navigeer in het dialoogvenster naar het trefwoord dat u wilt relateren aan dit trefwoord. Selecteer een trefwoord en klik op Invoegen. c. Herhaal de procedure om meer verwante trefwoorden toe te voegen of klik op Sluiten om het dialoogvenster te sluiten. 6. Voer een van de volgende handelingen uit: • Als u meer trefwoorden toe wilt voegen, klikt u op de knop Opslaan en nieuw op de werkbalk. • Als u geen trefwoorden meer wilt toevoegen, klikt u op de knop Opslaan en sluiten op de werkbalk.

84


Resultaat De categorie of het trefwoord waarin het trefwoord is gemaakt wordt bijgewerkt met het nieuwe trefwoord. Volgende stappen U kunt trefwoorden gebruiken om interesses en eigenschappen van contactpersonen of velden bij componenten te definiëren.

85


Hoofdstuk 7

Mailings beheren

In mailings combineert u inhoud (de e-mail) met contactpersonen (de ontvangers van een mailing). Bij het beheren van mailings komen de volgende taken kijken: • Een mailing maken • Een mailing aanpassen met gebruik van samenvoegvelden en doelgroepen • Een e-mailcampagne maken • Een mailing testen voordat deze wordt verzonden • Een mailing verzenden (ogenblikkelijk of op een geplande tijd) • Een mailing automatiseren (een e-mail verzenden als reactie op een bepaalde gebeurtenis) • De e-mailwachtrij wissen

Opmerking: U ordent segmenten in mappen. Raadpleeg Mappen maken voor mailings, distributielijsten en segmenten (zie pag. 73) voor meer informatie.

86


7.1

Een mailing maken In een mailing worden contactpersonen (de ontvangers of de doelgroep van een mailing) gecombineerd met inhoud (het e-mailbericht zelf).

Vereisten • Als u een mailing wilt maken, moet u beschikken over rechten voor mailingbeheer en over schrijfmachtigingen voor de map. • U moet ten minste één distributielijst hebben gemaakt. • U moet een e-mailpagina hebben gemaakt. • U moet mappen hebben gemaakt voor het ordenen van uw mailing. Context Het maken van een mailing omvat de volgende activiteiten: • Het invullen van algemene instellingen voor de mailing • Het opgeven van een e-mailpagina (inhoud en ontwerp) • Het opgeven van distributielijsten die de doelgroep van uw mailing (contactpersonen) bevatten • Het opgeven van de adresboeken waarin de contactpersonen in uw distributielijsten moeten zijn opgenomen • Een voorbeeld van de mailing bekijken en deze opslaan Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 2. Navigeer naar het knooppunt Publicatie > Uitgaande e-mail . 3. Selecteer de map waarin uw mailings zijn opgeslagen: •

Klik op het pictogram Nieuwe mailing op de werkbalk. • Kies Nieuw > Mailing in het contextmenu. Het venster Nieuwe mailing wordt weergegeven. 4. Vul in het bovenste gedeelte van het tabblad Algemeen de volgende velden in: a. Mailingtitel: voer een beschrijvende naam in die uniek is voor alle mailings (dit veld wordt uitsluitend intern gebruikt). b. Onderwerp e-mail: voer de tekst in die wordt weergegeven in het onderwerpveld van het e-mailbericht. c. Pagina: selecteer de e-mailpagina die u wilt verzenden. Klik op de knop Bladeren om de paginakiezer weer te geven in een apart venster en blader vervolgens door de beschikbare pagina's om een e-mailpagina te selecteren. Klik vervolgens op OK. d. Publicatiedoel: selecteer een publicatiedoel dat wordt gebruikt om de mailing weer te geven wanneer u deze test (wanneer u de mailing verzendt, wordt de gerenderde content gebruikt van de laatste keer dat de mailing is getest). e. Van: voer de naam in van de afzender die u wilt weergeven in uw e-mailbericht. f. Antwoordadres e-mail: voer het e-mailadres in waar antwoorden op dit e-mailbericht naartoe worden verstuurd, als dit een ander adres is dan het E-mailadres afzender. 87


g. E-mailadres afzender: voer het e-mailadres in van de afzender.

Opmerking: U kunt in de volgende velden gebruikmaken van samenvoegvelden: • • • •

Onderwerp e-mail Van E-mailadres afzender Antwoordadres e-mail

Raadpleeg Samenvoegvelden toevoegen (zie pag. 92) voor meer informatie. 5. Standaard worden e-mailberichten naar alle contactpersonen verzonden die hun abonnement hebben bevestigd. In het veld Abonnementstatus kunt u er tevens voor kiezen e-mailberichten te verzenden naar contactpersonen met een andere abonnementstatus: • Schakel het selectievakje Hebben belangstelling getoond in om het bericht te verzenden naar contactpersonen die hebben aangegeven belangstelling te hebben (bevestigd of geabonneerd maar nog niet bevestigd). • Schakel het selectievakje Wil geen e-mail ontvangen in om tevens berichten te verzenden naar contactpersonen die geen emailberichten willen ontvangen (opted-out of zonder abonnement).

88


Opmerking: Inschakelen van het vakje Wil geen e-mail ontvangen wordt niet aanbevolen en kan mogelijk juridische gevolgen hebben. 6. Standaard worden e-mailberichten verzonden naar alle adressen zonder meldingen van problemen bij het afleveren van het bericht. In het veld E-mailfoutstatus kunt u tevens kiezen of u e-mailberichten wilt verzenden naar adressen waarmee zich problemen hebben voorgedaan: • Schakel het selectievakje Tijdelijke problemen in om het emailbericht te verzenden naar adressen waar een tijdelijk probleem is geweest bij de aflevering, bijvoorbeeld omdat het postvak van de ontvanger vol was. • Schakel het selectievakje Voortdurende problemen in om het e-mailbericht te verzenden naar adressen waar een aanhoudend probleem is geweest bij de aflevering, bijvoorbeeld omdat het emailadres niet bestaat.

7. Schakel onder Geavanceerde instellingen het selectievakje Gepersonaliseerde e-mail archiveren in zodat verzonden emailberichten worden opgeslagen in Outbound E-mail. U kunt deze berichten vervolgens bekijken door de mailingstatistieken van een contactpersoon te onderzoeken. Raadpleeg E-mails van contactpersonen weergeven (zie pag. 30) voor meer informatie.

89


Opmerking: De optie Gepersonaliseerde e-mail archiveren is configureerbaar en is mogelijk niet beschikbaar. Als u dit selectievakje inschakelt, moet u ervoor zorgen dat er voldoende opslagruimte in de database beschikbaar is voor alle emailberichten die u wilt verzenden. 8. Schakel onder Geavanceerde instellingen het selectievakje Max. aantal e-mails gebruiken in of uit: • Bij inschakeling wordt de e-mail niet verzonden als de contactpersoon al het ingestelde maximumaantal e-mails binnen een opgegeven tijdsperiode heeft ontvangen. • Bij uitschakeling worden e-mails verzonden ongeacht of het maximumaantal toegestane e-mails voor een contactpersoon is bereikt. Opmerking: De optie Max. aantal e-mails gebruiken is bedoeld om irritatie bij contactpersonen, bijvoorbeeld wanneer mensen te veel e-mails ontvangen, tot een minimum te beperken. In de regel zullen abonnees e-mails willen ontvangen voor de nieuwsbrief waarop zij zich hebben geabonneerd en zullen zij minder geïnteresseerd zijn in andere marketinge-mails. Raadpleeg de SDL Tridion Installation Guide voor informatie over het configureren van het maximale aantal emailberichten. 9. Nadat u de mailing hebt getest, kunt u Geautomatiseerde mailing selecteren: • Begindatum: geef een begindatum op • Einddatum: geef een einddatum op Raadpleeg Een mailing automatiseren (zie pag. 110) voor meer informatie. 10. Ga naar het tabblad Distributielijst en selecteer distributielijsten bij Beschikbare distributielijsten en klik op Toevoegen om deze toe te voegen aan Geselecteerde distributielijsten. De contactpersonen in de geselecteerde distributielijsten vormen de doelgroep van een mailing (als zij tevens lid van het geselecteerde adresboek zijn): • U kunt bekijken hoeveel leden een distributielijst telt in de kolom Totaal contactpersonen. • Met de knop Vernieuwen worden de cijfers die op het scherm worden weergegeven vernieuwd nadat u de statistieken hebt vernieuwd. Raadpleeg Statistieken vernieuwen (zie pag. 128) voor meer informatie. • In de kolom Prioriteit wordt de volgorde weergegeven waarin distributielijsten worden verwerkt wanneer de mailing wordt verzonden (hoe hoger het nummer, hoe sneller de e-mails zullen worden verzonden).

90


11. Ga naar het tabblad Adresboek en selecteer distributielijsten bij Beschikbare adresboeken en klik op Toevoegen om deze toe te voegen aan Geselecteerde adresboeken.

Een contactpersoon kan alleen een e-mailbericht ontvangen als hij of zij aan de volgende criteria voldoet: • Moet lid zijn van een geselecteerde distributielijst. • Moet tevens lid zijn van een geselecteerd adresboek. 12. Klik op Opslaan. 13. Klik op Voorbeeld (op het tabblad Algemeen) om te controleren of het e-mailbericht er zoals gewenst uitziet. 14. Klik op de knop Opslaan en sluiten om de mailing op te slaan. Resultaat U hebt een mailing gemaakt en een voorbeeld hiervan bekeken. Volgende stappen De volgende stap in het proces bestaat uit Een mailing testen (zie pag. 96).

91


7.2

Een mailing aanpassen Het aanpassen van een mailing houdt in het toevoegen van persoonlijke details zodat er verschillende versies van de mailing ontstaan die op maat zijn gesneden voor de specifieke kenmerken en interesses van een bepaalde contactpersoon. In dit gedeelte wordt beschreven hoe u een mailing in Outbound E-mail kunt aanpassen met samenvoegvelden om velden te personaliseren en met doelgroepen om content te personaliseren.

7.2.1

Samenvoegvelden toevoegen In Outbound E-mail kunt u een e-mailbericht op maat snijden voor een individuele contactpersoon door de achternaam of het telefoonnummer in de tekst van de e-mail toe te voegen. U kunt individuele velden aanpassen met gebruik van samenvoegvelden. Een samenvoegveld is tekst die bepaalde contactpersoongegevens vertegenwoordigt, zoals een telefoonnummer of het bedrijf waarvoor de contactpersoon werkt. U kunt samenvoegvelden overal invoeren waar tekst kan worden weergegeven, maar in de praktijk zult u samenvoegvelden vooral op de volgende locaties gebruiken: • In de velden Onderwerp e-mail, Van en E-mailadres afzender van een mailing • In een componentveld • In component- of paginasjablonen Als u een samenvoegveld wilt invoegen, plaatst u de naam van een contactpersoongegeven als volgt tussen vierkante haken en sterretjes:

[* Contactpersoongegevens *]

waarbij Contactpersoongegevens de naam van een uitgebreid gegevensveld voor een contactpersoon is. Als de uitgebreide gegevens van uw contactpersoon bijvoorbeeld bestaan uit de velden in onderstaande tabel, kunt u de volgende samenvoegvelden invoegen in een mailing. Er ontstaat dan een mailing die op maat is gesneden voor elke ontvanger: [* Aanhef *][* Voorvoegsel *][* Achternaam *]

Dit zou bijvoorbeeld resulteren in de volgende aangepaste tekst "Geachte heer Jongman" of "Beste mevrouw Lindeman". Naam Beschrijving uitgebreid gegevensveld voor contactpersoon Aanhef Een uitdrukking die aan de naam voorafgaat aan het begin van een brief, zoals ''Geachte''. Voorvoegsel

De aanspreektitel van een persoon, zoals ''Mevrouw'', ''Heer'' of Dr.''.

92


Naam Beschrijving uitgebreid gegevensveld voor contactpersoon Naam De voornaam van een contactpersoon, zoals ''Paula'' of ''Frederik''. Achternaam

De achternaam van een contactpersoon, zoals ''Huizinga'' of ''Smid''.

E-mailadres

Het e-mailadres van de contactpersoon.

Bedrijf

Het bedrijf waarvoor de contactpersoon werkt.

Belangrijk:Uitgebreide gegevens van contactpersonen kunnen worden geconfigureerd en kunnen daarom variëren, afhankelijk van uw implementatie van Outbound E-mail.

7.2.2

Doelgroepen maken voor Outbound E-mail Met een doelgroep wordt een categorie van gebruikers gedefinieerd. In Outbound E-mail kunt u de inhoud van een mailing personaliseren met behulp van doelgroepen.

Vereisten • Als u een doelgroep wilt maken, moet u beschikken over rechten voor het beheer van klanten en schrijfmachtigingen voor de map waarin u de doelgroep wilt maken. • U moet een taxonomie voor Outbound E-mail-contactpersonen hebben gemaakt (de definitie van een doelgroep in Outbound E-mail is gebaseerd op trefwoorden). Context Doelgroepen definiëren een set gebruikerskarakteristieken (van emailontvangers in het geval van Outbound E-mail). U gebruikt doelgroepen om verschillende content—van wat in essentie dezelfde mailing is— voor verschillende contactpersonen weer te geven, afhankelijk van de doelgroep(en) waarvan de contactpersoon lid is. Als u bijvoorbeeld een mailing hebt die u wilt verzenden naar klanten en mogelijke klanten (prospects) omdat deze in wezen identiek is, afgezien van één klein verschil dat alleen geldt voor klanten, kunt u een doelgroep maken met de naam Klant en de content (de componentpresentatie op een pagina) aan deze doelgroep koppelen. Het resultaat is dat de e-mail die wordt verzonden naar een contactpersoon die is gemarkeerd als klant, enigszins afwijkt van de e-mail die wordt verzonden naar een contactpersoon die is gemarkeerd als mogelijke klant. Trefwoorden zijn eigenschappen of kenmerken van een contactpersoon die de voorkeuren en interesses van een contactpersoon definiëren, zoals een geprefereerd automerk of specifieke hobby's. Een contactpersoon kan over meerdere trefwoorden uit een of meerdere categorieën beschikken. U maakt doelgroepen in een map in de building blocks van een publicatie.

93


Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 2. Navigeer naar de map Publicatie > Building Blocks . 3. Selecteer een map waarin u de doelgroep wilt maken en voer een van de volgende handelingen uit: •

Klik op het pictogram Nieuwe doelgroep op de werkbalk. • Kies Nieuw > Doelgroep in het contextmenu. Het venster Nieuwe doelgroep wordt geopend. 4. Voer op het tabblad Algemeen een unieke naam en een beschrijving in voor de doelgroep:

5. Ga als volgt te werk op het tabblad Definitie: Selecteer Traceringssleutels. Selecteer een trefwoord in de lijst met trefwoorden. Selecteer = als de vergelijkingsoperator. Typ 1 in het tekstvak Traceringswaarde (getal). Selecteer Opnemen (contactpersonen bij deze trefwoorden opnemen) of Uitsluiten (contactpersonen met dit trefwoord uitsluiten en alle anderen opnemen). f. Klik op Toevoegen. Het trefwoord wordt weergegeven in de Doelgroepdefinitie.

a. b. c. d. e.

94


Belangrijk:De definitie en implementatie van traceringssleutels in Outbound E-mail verschilt van de normale implementatie in SDL Tridion. In Outbound E-mail moet u de constructie = 1 gebruiken. In Outbound E-mail wordt een contactpersoon vervolgens beschouwd als een lid van een doelgroep als hij of zij beschikt over: • Alle trefwoorden die u hebt geselecteerd (Opnemen) • Geen van de trefwoorden die u hebt geselecteerd (Uitsluiten) 6. Herhaal deze stap om meerdere trefwoorden voor opnemen of uitsluiten uit dezelfde categorie of uit andere categorieën toe te voegen. 7. Klik op de knop Opslaan en sluiten om uw nieuwe doelgroep op te slaan. Resultaat U hebt een doelgroep gemaakt. Volgende stappen Wanneer u uw doelgroepen hebt gemaakt, kunt u een componentpresentatie in een e-mailpagina koppelen aan een of meer van zulke doelgroepen om de inhoud van een e-mail te personaliseren.

95


7.3

Een mailing testen Voordat u de mailing kunt verzenden of plannen, dient u deze eerst te testen.

Vereisten • Als u een mailing wilt testen, hebt u uitvoerrechten voor mailings en leesmachtigingen voor de Outbound E-mail-map nodig. • U dient een mailing te hebben gemaakt en een geldig teste-mailadres te hebben voor het verzenden van de e-mailberichten. Context U kunt de testmailing naar een bepaald e-mailadres sturen (bijvoorbeeld uw eigen e-mailadres) of naar een lijst met contactpersonen in een dynamische distributielijst. U wordt aangeraden een statische distributielijst te maken voor testdoeleinden waaraan u contactpersonen toevoegt die alle mogelijke variaties van de e-mails vertegenwoordigen. U kunt bijvoorbeeld een contactpersoon voor elke gebruikte doelgroep toevoegen, u kunt contactpersonen toevoegen die voorkeur hebben voor HTML of platte tekst, u kunt naar contactpersonen met verschillende e-mailproviders verzenden enzovoort. Onthoud dat Outbound E-mail altijd de laatste geteste mailing verzendt. Als u een wijziging in een mailing aanbrengt en die verzendt zonder deze eerst te testen, worden de wijzigingen niet verwerkt in de verzonden e-mail. Opmerking: Als u een geautomatiseerde mailing hebt gemaakt, kunt u deze niet meer testen. Als u een geautomatiseerde mailing wilt testen, dient u de automatisering eerst uit te schakelen, vervolgens de mailing te testen en de automatisering weer in te stellen. Raadpleeg Een mailing automatiseren (zie pag. 110) voor meer informatie. Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 2. Navigeer naar het knooppunt Publicatie > Uitgaande e-mail . 3. Selecteer de map voor uitgaande e-mail waarin u de mailings hebt opgeslagen en selecteer in de lijstweergave de mailing die u wilt testen. Voer dan een van de volgende handelingen uit: •

Klik op het pictogram Mailing testen op de werkbalk. • Kies Testen > Mailing in het contextmenu.

96


4.

Het venster Mailing testen wordt weergegeven.

In Mailinggegevens kunt u klikken op Voorbeeld om te controleren dat het e-mailbericht eruitziet zoals gewenst. 5. In Testmailing verzenden aan kunt u het volgende doen: • U kunt Een bepaald e-mailadres selecteren en de onderstaande stappen uitvoeren. • U kunt Alle leden van een distributielijst selecteren en de handelingen uitvoeren die worden beschreven in stap 6. Als u ervoor hebt gekozen de testmailing te verzenden aan Een bepaald e-mailadres doet u het volgende: a. Geef een E-mailadres op om aan te geven aan wie u de teste-mail wilt sturen (plaats komma's tussen meerdere e-mailadressen). b. Geef het E-mailtype op waarin u de e-mails in de mailing wilt verzenden (er wordt een teste-mail verzonden voor elk type dat u kiest). • Selecteer HTML om een HTML-versie van de e-mailpagina in uw bericht te verzenden. • Selecteer Tekst om een eenvoudige-tekstversie van de emailpagina te verzenden. • Selecteer Meerdere delen om een e-mail met meerdere delen te verzenden. Een e-mail met meerdere delen wordt als HTML weergegeven als de toepassing van de ontvanger ondersteuning biedt voor HTML. Zo niet, dan wordt de e-mail als eenvoudige tekst weergegeven.

97


6. Als u de testmailing wilt verzenden naar Alle leden van een distributielijst: a. Selecteer een distributielijst in de lijst. b. Klik op OK. c. Klik op Testen.

98


Opmerking: Er wordt een waarschuwing weergegeven als de geselecteerde distributielijst meer dan 100 contactpersonen of geen contactpersonen bevat. 7. In Profilering kunt u testen hoe de e-mail eruit ziet voor een lid van een bepaalde doelgroep: Opmerking: Standaard is de optie Een nietgepersonaliseerde e-mail profileren geselecteerd. In dat geval wordt een algemene, alomvattende e-mail verzonden. a. Selecteer de optie De e-mail profileren met een selectie van doelgroepen:. b. Selecteer een of meer doelgroepen in de lijst (gebruik de Shift-toets voor selectie van meerdere aangrenzende doelgroepen en de Ctrltoets voor selectie van meerdere niet-aangrenzende doelgroepen). c. Selecteer Doelgroepselectie opnemen in het onderwerp van de e-mail als de doelgroep of doelgroepen voor de e-mail in de onderwerpregel van het e-mailbericht moeten worden opgenomen. 8. Klik op Testen. 9. Beoordeel de verzonden e-mail. 99


Resultaat • De mailing is nu getest, hetgeen wordt aangegeven aan de hand van het pictogram dat verandert van in • Als u de mailing wilt testen door deze naar een specifiek e-mailadres te sturen, wordt een teste-mail voor elk gekozen type naar het desbetreffende e-mailadres gestuurd met gebruik van het gekozen profiel (doelgroepen). • Als u de mailing wilt testen door deze naar een distributielijst te verzenden, verzendt Outbound E-mail een gepersonaliseerde teste-mail naar elke contactpersoon in de lijst met de indeling die is opgegeven in de details van de contactpersoon. Volgende stappen De volgende stap in het proces bestaat uit Een mailing verzenden (zie pag. 107).

7.4

Een e-mailcampagne maken Met E-mailcampagne kunt u een mailingcampagne coördineren door verschillende mailings samen te voegen en deze in een keer te testen en te verzenden. U kunt mailings van meerdere publicaties toevoegen in een emailcampagne.

Vereisten • Als u een e-mailcampagne wilt maken of bewerken, hebt u rechten voor het uitvoeren van mailings (Mail uitvoeren) nodig. • U moet eerst mailings maken voordat u deze kunt toevoegen aan de emailcampagne. Zie Een mailing maken (zie pag. 87). Context Met een e-mailcampagne kunt u: • Het verzenden van één e-mail voor meerdere publicaties coördineren • Het verzenden van een serie van e-mails bestaande uit bijvoorbeeld een beginmailing, geplande mailing, geautomatiseerde mailing en herinneringsmailing coördineren U kunt een e-mailcampagne rechtstreeks maken of u kunt dat doen wanneer u een mailing aan een e-mailcampagne toevoegt. Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 2. Maak (of open) e-mailcampagnes in de weergave Snelkoppelingen: a. Selecteer het knooppunt E-mailcampagnes en kies Nieuw > Emailcampagne : 100


b. Voer een unieke naam en desgewenst een beschrijving in. c. Klik op Opslaan. d. Voeg een mailing aan een e-mailcampagne toe door op Toevoegen te klikken en navigeer vervolgens naar een mailing, selecteer deze en klik op OK.

3. U kunt een nieuwe e-mailcampagne ook als volgt maken: a. Selecteer een mailing en klik op het pictogram Toevoegen aan e-mailcampagne op de werkbalk of kies Toevoegen aan emailcampagne in het contextmenu. b. Selecteer de optie Nieuwe e-mailcampagne. c. Voer een unieke naam en desgewenst een beschrijving in. d. Klik op OK om een e-mailcampagne te maken en voeg hier de geselecteerde mailing aan toe. 101


4. Wanneer u Mailings toevoegen aan e-mailcampagne selecteert, kunt u ervoor kiezen een nieuwe e-mailcampagne te maken (zoals hierboven beschreven) of de mailing aan een bestaande emailcampagne toe te voegen: a. Selecteer Bestaande e-mailcampagnes. b. Selecteer een e-mailcampagne in de lijst en klik op OK.

102


c. Open de e-mailcampagne: selecteer in de weergave Snelkoppelingen het knooppunt E-mailcampagnes, selecteer de e-mailcampagne in de lijstweergave en kies Openen in het contextmenu:

5. Op het tabblad Algemeen van de e-mailcampagne kunt u de opgenomen mailings bekijken en de volgende acties uitvoeren: • Omhoog en Omlaag: hiermee wijzigt u de lijstvolgorde van de mailings die worden weergegeven in de e-mailcampagne. (Meestal zult u mailings in een chronologische volgorde willen weergeven, hoewel de volgorde waarin de e-mails zelf worden verzonden, afhankelijk is van de prioriteit van elke distributielijst in een afzonderlijke mailing.) • Openen: hiermee worden geselecteerde mailings geopend • Ga naar: hiermee gaat u naar de locatie van de map met de geselecteerde mailing • Toevoegen: hiermee voegt u een mailing aan de e-mailcampagne toe • Verwijderen: de geselecteerde mailing wordt verwijderd uit de emailcampagne

103


6. Op het lint van de e-mailcampagne kunt u de volgende handelingen uitvoeren: • Alles verzenden: hiermee worden alle mailings in de emailcampagne verzonden (raadpleeg Alle mailings in een emailcampagne verzenden (zie pag. 105)) • Verzenden: hiermee wordt de geselecteerde mailing verzonden (zie Een mailing verzenden (zie pag. 107)) • Testmailing: hiermee wordt de geselecteerde mailing getest (Een mailing testen (zie pag. 96)) • Statistieken vernieuwen: hiermee worden de als laatste geteste kolom en de statistieken vernieuwd als u de statistieken hebt vernieuwd (raadpleeg Statistieken vernieuwen (zie pag. 128))

7. Het tabblad Algemeen van de e-mailcampagne bevat verschillende kolommen voor elke mailing: • Laatst getest: geeft aan wanneer de mailing voor het laatst is getest. Dit is van belang omdat dit de mailing is die wordt verzonden ongeacht of deze sindsdien is gewijzigd. • Begindatum en Einddatum: geeft voor geautomatiseerde mailings het tijdskader weer wanneer e-mails worden verzonden. • Andere kolommen bevatten statistische gegevens over de mailings. Zie Mailingstatistieken weergeven (zie pag. 115) voor meer informatie. 8. Klik op de knop Opslaan en sluiten om de e-mailcampagne op te slaan.

104


Resultaat Er wordt een e-mailcampagne gemaakt of bijgewerkt in Outbound E-mail, waarna de geselecteerde mailing wordt toegevoegd aan de e-mailcampagne. De e-mailcampagne wordt gemaakt in het knooppunt E-mailcampagnes, waar gebruikers met rechten voor het uitvoeren van mailings de emailcampagne kunnen bekijken, bewerken, testen en verzenden.

7.5

Alle mailings in een e-mailcampagne verzenden Wanneer u e-mails in een e-mailcampagne groepeert, dan kunt u kiezen om alle mailings in één keer te verzenden.

Vereisten • Als u een mailing wilt verzenden, hebt u uitvoerrechten voor mailings en leesmachtigingen voor de Outbound E-mail-map nodig. • De mailing moet getest zijn: Outbound E-mail verzendt altijd de laatste geteste e-mail. Als u dus een wijziging aanbrengt en de e-mail verzendt zonder deze te testen, wordt de wijziging niet opgenomen in de verzonden e-mail. Uit te voeren stappen 1. Open een e-mailcampagne: selecteer in de weergave Snelkoppelingen het knooppunt E-mailcampagnes, selecteer de e-mailcampagne in de lijstweergave en kies Openen in het contextmenu. 2. Klik op Alles verzenden om alle mailings in de e-mailcampagne te verzenden:

3. Geef instellingen voor Datum en tijd van verzenden op: • Selecteer Nu verzenden. • Selecteer De e-mails maken maar later verzenden en klik op het kalenderpictogram om de datum en tijd te selecteren waarop u het verzenden van e-mail in Outbound E-mail wilt laten starten. Als u deze optie selecteert, wordt in Outbound E-mail gebruikgemaakt van de lijst met contactpersonen in de mailings, hoewel contactgegevens en gepersonaliseerde velden worden ingevuld op het moment van verzending, waardoor eventuele wijzigingen worden meegenomen in de verzonden e-mail.

105


4. Geef Geavanceerde instellingen op: • Max. aantal te verzenden e-mails (per mailing): geef het aantal contactpersonen op waarnaar u de mail wilt verzenden (0 geeft een onbeperkt aantal aan). • Alleen e-mails verzenden naar contactpersonen met alle vereiste gegevens voor samenvoegvelden: schakel dit selectievakje in als u de e-mail pas wilt laten verzenden als de gegevens voor alle samenvoegvelden beschikbaar zijn. Als u bijvoorbeeld een samenvoegveld "Voornaam" opgeeft en de contactpersoon heeft geen voornaam verstrekt, wordt de e-mail niet naar deze contactpersoon verzonden als u dit selectievakje inschakelt. • In batches verzenden: vul de Batchgrootte in, ofwel het aantal e-mails dat per keer moet worden verzonden. Als u niet precies weet hoeveel e-mails u kunt verzenden, vraagt u uw systeembeheerder hoeveel e-mails de mailserver tegelijk kan verwerken. Selecteer de Tijd tussen opeenvolgende batches. U kunt een interval opgeven in minuten, uren of dagen. Als u bijvoorbeeld 2 dagen invult, wordt in Outbound E-mail om de dag een batch e-mails verzonden vanaf de datum en tijd die zijn opgegeven in het veld De e-mails nu maken maar later verzenden. Opmerking: Met de instellingen voor In batches verzenden kunt u de systeembelasting beperken wanneer u grote volumes e-mails verzendt en deze niet onmiddellijk hoeft te verzenden. U kunt bijvoorbeeld elke zondagmorgen om 04:00 uur duizend emails verzenden. , 5. Klik op Alles verzenden om de mailings in de e-mailcampagne te verzenden en klik vervolgens op Ja om te bevestigen: 6. Wanneer u klikt op Alles verzenden, worden de mailings na elkaar verzonden. In Outbound E-mail wordt de status van elke mailing aangegeven: • e-mails verzenden: geeft het aantal e-mails aan dat momenteel wordt verzonden

106


• Overgeslagen (geautomatiseerde mailing): voor geautomatiseerde mailings, aangezien deze niet expliciet kunnen worden verzonden • Overgeslagen (geen e-mails te verzenden): er waren geen emails beschikbaar om te verzenden als onderdeel van de mailing • Verzonden: de verzending van de mailing is geslaagd • Afgebroken: de verzending van de mailing is geannuleerd • Mislukt: de verzending van de mailing is mislukt

Opmerking: Als u op Annuleren klikt, wordt de huidige actie voltooid in Outbound E-mail voordat wordt geannuleerd. 7. Klik op Sluiten.

7.6

Een mailing verzenden Als u de mailing hebt gemaakt en getest, kunt u deze verzenden. U kunt de mailing in batches verzenden, zodat uw mailserver niet overbelast raakt. U kunt er ook voor zorgen dat Outbound E-mail e-mails uitsluitend op een bepaald tijdstip verzendt.

Vereisten • Als u een mailing wilt verzenden, hebt u uitvoerrechten voor mailings en leesmachtigingen voor de Outbound E-mail-map nodig. • U moet de mailing hebben getest: in Outbound E-mail wordt de content van een mailing weergegeven wanneer u deze test en niet wanneer u deze verzendt. Daarom wordt bij het verzenden van de mailing de gerenderde content gebruikt van de laatste keer dat de mailing is getest. Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 2. Navigeer naar het knooppunt Publicatie > Uitgaande e-mail . 3. Selecteer de map voor uitgaande e-mail waarin u de mailings hebt opgeslagen en selecteer de mailing die u wilt verzenden in de lijstweergave. Voer dan een van de volgende handelingen uit:

107


•

Klik op het pictogram Mailing verzenden op de werkbalk. • Kies Verzenden > Mailing in het contextmenu.

4. Geef instellingen voor Datum en tijd van verzenden op: • Selecteer Nu verzenden. • Selecteer De e-mails maken maar later verzenden en klik op het kalenderpictogram om de datum en tijd te selecteren waarop u het verzenden van e-mail in Outbound E-mail wilt laten starten. Als u deze optie selecteert, wordt in Outbound E-mail gebruikgemaakt van de lijst met contactpersonen in de mailings, hoewel contactgegevens en gepersonaliseerde velden worden ingevuld op het moment van verzending, waardoor eventuele wijzigingen worden meegenomen in de verzonden e-mail.

108


5. Geef Geavanceerde instellingen op: • Aantal te verzenden e-mails: typ het aantal contactpersonen aan wie u de mailing wilt verzenden. In het venster wordt het aantal contactpersonen weergegeven die deze mailing nog niet hebben ontvangen. • Alleen e-mails verzenden naar contactpersonen met alle vereiste gegevens voor samenvoegvelden: schakel dit selectievakje in als u de e-mail pas wilt laten verzenden als de gegevens voor alle samenvoegvelden beschikbaar zijn. Als u bijvoorbeeld een samenvoegveld "Voornaam" opgeeft en de contactpersoon heeft geen voornaam verstrekt, wordt de e-mail niet naar deze contactpersoon verzonden als u dit selectievakje inschakelt. • In batches verzenden—geef op wanneer u wilt dat contactpersonen e-mails ontvangen. Bijvoorbeeld: u kunt mailings verzenden op een bepaalde tijd, zoals 02:.00 uur en in batches van 10.000 e-mails per dag. • Batchgrootte—geef een batchgrootte op in relatie tot het aantal e-mails in de mailing. Als u niet precies weet welke batchgrootte u kunt gebruiken, vraagt u uw systeembeheerder hoeveel e-mails de mailserver tegelijk kan verwerken.

109


Belangrijk:Als u een batchgrootte instelt die te klein is ten opzichte van het totale aantal e-mails, dan gaat de prestatie aanzienlijk omlaag. Bijvoorbeeld: als u 1000 e-mails verzendt met een batchgrootte van 10, zet u in 100 batches met elk 10 e-mails in de wachtrij, en het in de wachtrij zetten heeft meer invloed op de prestatie dan het verzenden (10 e-mails verzenden vraagt ongeveer evenveel tijd als 1000 emails verzenden). Daarom duurt het verzenden van een e-mail in 100 batches met elk 10 e-mails 100 keer zo lang als het verzenden van 1 batch met 1000 emails. • Tijd tussen opeenvolgende batches—geef een interval in minuten, uren of dagen op. Als u bijvoorbeeld 2 dagen invult, wordt in Outbound E-mail om de dag een batch e-mails verzonden vanaf de datum en tijd die zijn opgegeven in het veld De e-mails nu maken maar later verzenden. 6. Klik op Verzenden om het mailingproces te activeren. Resultaat Voor elke contactpersoon in de aan deze mailing gekoppelde distributielijst(en) lost Outbound E-mail de samenvoegvelden in het e-mailbericht op. Outbound E-mail sluit componenten ook van het emailbericht uit als de contactpersoon niet voorkomt in de doelgroepen die voor de desbetreffende component zijn opgegeven. Het resulterende emailbericht wordt vervolgens naar het e-mailadres van de desbetreffende contactpersoon gestuurd. Contactpersonen worden uit de mailing gefilterd afhankelijk van de instellingen voor E-mailfoutstatus, Abonnementstatus en Max. aantal e-mails gebruiken. Volgende stappen De volgende stap in het proces bestaat uit Mailingstatistieken weergeven (zie pag. 115).

7.7

Een mailing automatiseren Als u een standaardmailing verstuurt, wordt de e-mail verzonden naar een lijst met contactpersonen die voorkomen op de distributielijst(en) die u hebt opgegeven in de mailing. De lijst met contactpersonen staat vast op het moment dat de mailing wordt verzonden of dient te worden verzonden volgens de planning. Via een geautomatiseerde mailing kunt u een mailing instellen op het verzenden van e-mails als reactie op een specifieke gebeurtenis. Als reactie op de gebeurtenis wordt een contactpersoon toegevoegd aan de distributielijst die is opgegeven in de geautomatiseerde mailing, hetgeen weer als trigger functioneert voor het verzenden van een mailing.

110


Als een geautomatiseerde mailing actief is, controleert Outbound E-mail regelmatig de distributielijsten die zijn opgegeven in de geautomatiseerde mailing op leden die de mailing nog niet hebben ontvangen en wordt het e-mailbericht naar deze leden gestuurd. Outbound E-mail stuurt zo e-mails wanneer contactpersonen worden toegevoegd aan de distributielijst. Een geautomatiseerde mailing kan gedurende een onbeperkte periode actief blijven, maar u kunt de mailing ook instellen op het verzenden van e-mails tijdens een bepaalde periode. Hier volgen voorbeelden van situaties waarin u geautomatiseerde mailings zou kunnen gebruiken: • Registratie van contactpersonen: een welkomstmail is een typisch voorbeeld van een geautomatiseerde mailing. Wanneer een contactpersoon zich registreert op uw website, ontvangt hij of zij ter bevestiging een welkomstmail. • Klikken op een koppeling: als een geregistreerde gebruiker een standaardmailing met informatie over nieuwe producten met koppelingen naar de verschillende productpagina's ontvangt en op een koppeling klikt, kan een speciale e-mail met een aanbieding voor dat product worden verzonden. Deze voorbeelden vereisen implementatie op de presentatieserver (website), of in de sjablonen die worden gebruikt in uw mailings. De implementatie vindt plaats met behulp van de API's voor contentaflevering van Outbound E-mail.

7.7.1

Een geautomatiseerde mailing maken Via een geautomatiseerde mailing kunt u een mailing instellen op het verzenden van e-mails als reactie op een specifieke gebeurtenis. Als reactie op de gebeurtenis wordt een contactpersoon toegevoegd aan de distributielijst die is opgegeven in de geautomatiseerde mailing, hetgeen weer als trigger functioneert voor het verzenden van een mailing.

Vereisten • Als u een geautomatiseerde mailing wilt maken, moet u beschikken over de rechten voor mailing uitvoeren en mailingbeheer en over schrijfmachtigingen voor de map voor uitgaande e-mail. • U moet een mailing hebben gemaakt en getest. • Contactpersonen worden doorgaans toegevoegd aan een dynamische distributielijst als de trefwoorden van de contactpersoon worden bijgewerkt. Het mechanisme waarmee deze update wordt uitgevoerd (buiten het Content Management-systeem) vereist implementatie (programmering). Context In het volgende voorbeeld wordt beschreven hoe u een geautomatiseerde mailing kunt opzetten voor het verzenden van welkomstberichten per e-mail als iemand zich inschrijft op uw website: • Identificeer een contactgegeven of maak een nieuw trefwoord waarvan u de waarde wilt gebruiken als filter voor een dynamische distributielijst. Maak bijvoorbeeld een nieuw trefwoord Beurs van klassieke auto's.

111


• Maak een lege dynamische distributielijst waarin deze contactgegevens of dit trefwoord wordt gebruikt. Stel bijvoorbeeld een nieuwe dynamische distributielijst Beurs van klassieke auto's op waarin contactpersonen worden gefilterd op het trefwoord Beurs van klassieke auto's • Maak een mailing en geef de dynamische distributielijst Beurs van klassieke auto's op • Test de mailing. • Schakel het selectievakje Geautomatiseerde mailing in en geef een begindatum op. • Maak een abonneringspagina op uw website, waar klanten zich kunnen abonneren op de mailing Beurs van klassieke auto's. Als de klant zich abonneert, worden de trefwoorden van de contactpersoon bijgewerkt, wat ertoe leidt dat de contactpersoon wordt toegevoegd aan de distributielijst die wordt gebruikt in de geautomatiseerde mailing. Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 2. Navigeer naar het knooppunt Publicatie > Uitgaande e-mail . 3. Selecteer de map voor uitgaande e-mail waarin u de mailings hebt opgeslagen. Selecteer in de lijstweergave een geteste mailing die u wilt instellen als geautomatiseerde mailing en kies Openen in het contextmenu. Opmerking: Een geteste mailing wordt aangeduid met een groen vinkje onder het pictogram Mailing. 4. U kunt de mailing veranderen in een geautomatiseerde mailing door onder aan het tabblad Algemeen het selectievakje Geautomatiseerde mailing in te schakelen:

5. Geef de Begindatum en desgewenst een einddatum op (om de e-mail gedurende een bepaalde periode of onbeperkt te verzenden). • Klik op de knop Kalender naast Begindatum om de datum en tijd te selecteren waarop u de trigger wilt activeren (verplicht). • Als u wilt dat de trigger op een gegeven moment verloopt, klikt u op de knop Kalender naast Einddatum en selecteert u de datum en tijd waarop u wilt dat het verzenden van e-mails in Outbound E-mail wordt gestopt. • Als u de trigger voor onbeperkte tijd geactiveerd wilt laten, bijvoorbeeld voor een welkomstbericht, laat u het veld Einddatum leeg (klik op de knop Einddatum wissen om het veld leeg te maken). 6. Klik op de knop Opslaan en sluiten om uw wijzigingen op te slaan.

112


Resultaat Vanaf het tijdstip aangegeven in Begindatum wordt een e-mailbericht verzonden vanuit Outbound E-mail naar elke contactpersoon die de trigger activeert. De trigger wordt weer inactief op het tijdstip dat bij Einddatum (indien ingevuld) wordt aangegeven. Belangrijk:Nadat u een mailing hebt veranderd in een geautomatiseerde mailing, kunt u deze niet langer testen. Als u uw mailing opnieuw wilt testen, moet u eerst de trigger deactiveren door het selectievakje Geautomatiseerde mailing uit te schakelen, de mailing te testen en vervolgens de trigger opnieuw te activeren. Volgende stappen Als u een mailing wilt activeren die wordt verzonden als reactie op een specifieke gebeurtenis moet u een gebeurtenis implementeren op uw website.

7.8

De e-mailwachtrij voor een mailing wissen Nadat een mailing hebt gepland, worden de e-mailberichten met behulp van Outbound E-mail in de e-mailwachtrij geplaatst tot het geplande tijdstip daar is. Als u de geplande mailing ongedaan wilt maken voordat er een e-mail wordt verzonden, kunt u dit eenvoudig doen door de wachtrij te wissen.

Vereisten Als u de e-mailwachtrij voor een mailing wilt wissen, heeft u rechten voor het uitvoeren van mailingen en schrijfmachtigingen nodig voor de Outbound Email-map. Context Opmerking: Zelfs als u geen e-mails hebt gepland maar wel een groot aantal e-mails hebt opgegeven om te verzenden, kan de emailwachtrij ook vol raken. In dit geval is het verstandig om de emailwachtrij te wissen. Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 2. Navigeer naar het knooppunt Publicatie > Uitgaande e-mail . 3. Selecteer de map voor uitgaande e-mail waarin u de mailings hebt opgeslagen. Selecteer de mailing in de lijstweergave en voer een van de volgende handelingen uit: •

Klik op het pictogram Wachtrij wissen op de werkbalk. • Kies Wachtrij wissen in het contextmenu.

113


4. U wordt door Outbound E-mail gevraagd om te bevestigen:

5. Klik op Ja. Resultaat De wachtrij voor deze mailing wordt met behulp van Outbound E-mail gewist.

114


Hoofdstuk 8

Mailingstatistieken weergeven

Als u een mailing hebt verzonden, wilt u waarschijnlijk weten hoe de contactpersonen op uw mailing reageren. U kunt in Outbound E-mail van een algemeen overzicht van de mailingreactie inzoomen op de mailingweergave die een specifieke contactpersoon onder ogen heeft gekregen. Aan de hand van mailingstatistieken krijgt u een beter inzicht in de personen die geïnteresseerd zijn in uw e-mails en in welk type inhoud ze vooral geïnteresseerd zijn. U kunt deze informatie gebruiken om distributielijsten te maken waarmee een meer doelgerichte mailing kunt verzenden.

De volgende detailniveaus zijn beschikbaar in Outbound E-mail: • Statistieken verschaffen u informatie over de distributie van de verschillende mailingresultaten, zoals de vraag of de e-mail is geopend en of deze is aangekomen of niet, en op welke koppelingen in de e-mail is geklikt. U kunt ook de percentages van de resultaten per distributielijst weergeven. • Bij de statistieken van distributielijsten kunt u zien welke contactpersonen in een specifieke distributielijst hetzelfde mailingresultaat hebben. U kunt bijvoorbeeld zien welke leden van de distributielijsten Tieners - jongens hun mailing hebben geopend. U kunt een selectie omzetten in een distributielijst of de contactpersonen exporteren naar een CSV-bestand. • Via Contactgegevens kunt u zien welke mailings aan een bepaalde contactpersoon zijn verzonden en welke actie deze persoon heeft genomen. • Bij Mailinggegevens ziet u hoe een mailing op het scherm van een specifieke contactpersoon is verschenen. U ziet dus het specifieke emailbericht dat in het Postvak IN van de contactpersoon is beland.

115


De tellers die het aantal contactpersonen in distributielijsten en adresboeken aangeven, worden niet automatisch berekend. Gebruik de functie Statistieken vernieuwen om de tellers weer te geven en bij te werken.

8.1

Mailingstatistieken Nadat een mailing wordt verzonden, wordt een snapshot van de mailing gemaakt die u de statistieken verschaft van de distributielijsten in de mailing en de contactpersonen in de distributielijsten die de mailing ontvangen. Er wordt een snapshot gemaakt van alle mailings, ongeacht of deze handmatig zijn verzonden, zijn gepland of geautomatiseerd. Mailingstatistieken bevatten alle distributielijsten en alle contactpersonen in de distributielijsten die deel uitmaakten van de mailing toen deze in de wachtrij werd geplaatst. De distributielijsten worden in de volgorde van hun prioriteit weergegeven in het dialoogvenster Mailingstatus (en in het bewerkingvenster Mailing). Contactpersonen die deel uitmaken van verschillende distributielijsten in de mailing tellen mee in de statistieken voor de distributielijst met de hoogste prioriteit. Mailingstatistieken worden bijgewerkt als: • Een gekoppelde distributielijst of contactpersoon wordt verwijderd: u kunt de contactpersonen in de lijsten zien, maar u kunt geen gegevens weergeven. • De mailing nogmaals wordt verzonden en de prioriteit van de nog aan de mailing gekoppelde distributielijsten is gewijzigd: de statistieken worden aangepast aan de nieuwe volgorde. • De gekoppelde mailing wordt verwijderd: de snapshots worden ook verwijderd. Mailingstatistieken worden niet bijgewerkt als: • Een contactpersoon naar een ander adresboek wordt verplaatst: de voor die contactpersoon vergaarde statistieken blijven ongewijzigd. • Lidmaatschap van de distributielijst verandert, als een dynamische distributielijst bijvoorbeeld wordt gewijzigd nadat de statistieken zijn verzameld, worden deze wijzigingen niet doorgevoerd in de statistieken. • De mailing nogmaals wordt verzonden en distributielijsten uit de mailing zijn verwijderd: de distributielijsten blijven in de snapshot staan, zodat u alle distributielijsten die ooit deel uitmaakten van de mailing kunt weergeven, met de prioriteit die ze hadden toen ze deel uitmaakten van de mailing.

8.2

Mailingstatistieken weergeven Mailingstatistieken geven informatie over de respons op mailings, bijvoorbeeld welk percentage contactpersonen de e-mail heeft geopend of niet en of zij actie hebben ondernomen op de e-mail, bijvoorbeeld door op koppelingen te klikken.

116


Vereisten Als u de statistieken van een mailing wilt weergeven, hebt u uitvoer- of beheerrechten voor mailings en leesmachtigingen voor de Outbound E-mailmap nodig. Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 2. Navigeer naar het knooppunt Publicatie > Uitgaande e-mail . 3. Selecteer de map waarin uw mailings zijn opgeslagen. Selecteer in de lijstweergave de mailings waarvan u de statistieken nader wilt onderzoeken en voer een van de volgende handelingen uit: •

Klik op het pictogram Mailingstatus onderzoeken op de werkbalk. • Kies Mailingstatus onderzoeken in het contextmenu.

De mailing wordt geopend op het tabblad Statistieken:

117


4. Op het tabblad Statistieken wordt de volgende informatie weergegeven:

• Cirkeldiagram: hiermee wordt op een grafische manier de statusdistributie van een mailing weergegeven (als u de muis boven het diagram houdt, worden de statusgegevens als knopinformatie weergegeven): • Blauw staat voor Afgeleverd • Groen staat voor Gelezen • Geel staat voor Actie ondernomen • Rood staat voor Mislukt • Status: hiermee kunt u de respons op de mailing in percentages bekijken. In de kolom Hoeveelheid ziet u op hoeveel contactpersonen in de mailing de status van toepassing is. Een mailing kan de volgende statussen hebben: • Afgeleverd (onbevestigd): hier ziet u hoeveel van het totale aantal e-mails zijn verzonden, maar nog niet geopend door de ontvangers. • Gelezen (bevestigd): hier ziet u hoeveel van de afgeleverde e-mails zijn geopend door de ontvangers, zonder dat op de koppelingen is geklikt. • Mislukt (en geretourneerd): hier ziet u hoeveel e-mails niet konden worden afgeleverd. • Actie ondernomen: hier ziet u hoeveel ontvangers van de emails op een koppeling in het e-mailbericht hebben geklikt.

• Actie: hiermee kunt u een lijst weergeven met koppelingen waarop u in het e-mailbericht kunt klikken en kunt u bekijken hoeveel personen op deze koppelingen hebben geklikt: • Op minimaal één hyperlink hebben geklikt: hier ziet u hoeveel ontvangers op een traceerbare koppeling in de e-mail hebben geklikt. 118


• : hier ziet u elke afzonderlijke traceerbare koppeling in de e-mail en hoeveel ontvangers op deze koppeling hebben geklikt. • Niet-geabonneerd: hier ziet u hoeveel ontvangers op de koppeling voor het opzeggen van het abonnement in de e-mail hebben geklikt. • Profiel gewijzigd: hier ziet u hoeveel ontvangers op de koppeling in de e-mail hebben geklikt om hun profiel te wijzigen.

• Contactpersonenstatus voor elke distributielijst: in het onderste gedeelte wordt een lijst met distributielijsten weergegeven in volgorde van prioriteit (de volgorde waarin deze zijn verzonden) en statistieken met betrekking tot de contactpersonen in de lijsten. Wanneer u een responstype in Statusoverzicht of Uitgevoerde acties selecteert, worden bij Contactpersonenstatus voor elke distributielijst alle distributielijsten weergegeven voor deze mailing en worden statistieken verschaft over het aantal contactpersonen op wie het geselecteerde responstype van toepassing is, en het totale percentage van contactpersonen in een distributielijst die hebben gereageerd. Raadpleeg Statistieken van distributielijsten weergeven (zie pag. 120) voor meer informatie. Opmerking: In dit geval vormen de percentages in de tabel samen niet 100%, aangezien ze niets met elkaar te maken hebben.

119


Resultaat U hebt de reactie op een mailing bestudeerd om de distributie van de mailingresultaten te kunnen zien.

8.3

Statistieken van distributielijsten weergeven Als u wilt weten wie op welke manier heeft gereageerd op uw mailing, kunt u een type mailingresultaat selecteren en vervolgens kijken welke leden van elke distributielijst overeenkomen met dat resultaat.

Vereisten Als u de statistieken van een mailing wilt weergeven, hebt u uitvoer- of beheerrechten voor mailings en leesmachtigingen voor de Outbound E-mailmap nodig. Context U kunt ook een nieuwe distributielijst maken of een bestaande lijst bijwerken met de contactpersonen in het mailingresultaat. Als u bijvoorbeeld alle leden van een distributielijst wilt zien die uw mailing hebben gelezen, is het handig deze te isoleren als een responsieve doelgroep of om deze contactpersonen op te slaan in een CSV-exportbestand. Uit te voeren stappen 1. Open mailingstatistieken; raadpleeg Mailingstatistieken weergeven (zie pag. 116) voor meer informatie. 2. Geef de statistieken voor leden van distributielijsten weer: a. Selecteer een responstype in Statusoverzicht of Uitgevoerde acties. b. Selecteer een distributielijst en klik op Contactpersonen weergeven.

120


c. Er wordt een venster voor de geselecteerde distributielijst geopend. In dit venster ziet u op welke leden van de distributielijst dit mailingresultaat van toepassing is.

d. Klik op Contactpersonen filteren om de weergegeven lijst te filteren; raadpleeg Contactpersonen doorzoeken (zie pag. 24)

121


Opmerking: Er wordt een nieuw venster voor elke geselecteerde distributielijst geopend. In dit venster ziet u op welke leden van de distributielijst dit mailingresultaat van toepassing is. Als u bijvoorbeeld Gelezen (bevestigd) en een distributielijst met de naam Tieners - jongens selecteert, kunt u door op Gegevens te klikken zien welke mannelijke tieners de mailing gelezen hebben. Resultaat U bent nagegaan wie op uw mailing heeft gereageerd en op welke manier. Volgende stappen • In Distributielijsten maken op basis van statistieken (zie pag. 122) wordt uitgelegd hoe u een distributielijst kunt maken van deze contactpersonen. • In Contactpersonen exporteren uit statistieken (zie pag. 124) wordt uitgelegd hoe u deze set contactpersonen kunt exporteren als een CSVbestand.

8.3.1

Distributielijsten maken op basis van statistieken U kunt aan de hand van statistieken statische en dynamische distributielijsten maken.

Vereisten • Als u een distributielijst wilt maken aan de hand van Statistieken hebt u rechten voor distributielijstbeheer en schrijfmachtigingen voor de Outbound E-mail-doelmap nodig. • Als u de statistieken van een mailing wilt weergeven, hebt u uitvoer- of beheerrechten voor mailings en leesmachtigingen voor de Outbound Email-map nodig. Context Het verschil tussen de distributielijsten die worden gemaakt aan de hand van statistieken en de andere distributielijsten is dat de eerste zijn gebaseerd op criteria die betrekking hebben op respons in plaats van contactgegevens. U zult bijvoorbeeld vaak een distributielijst willen maken die is gebaseerd op de vraag of respondenten een e-mail hebben gelezen of dat ze op een bepaalde koppeling in de e-mail hebben geklikt. U kunt een statische of dynamische distributielijst maken die bestaat uit contactpersonen met een bepaalde mailingstatus die: • alle ontvangers in alle distributielijsten in een mailing omvat • alle ontvangers in één distributielijst in een mailing omvat • een handmatige selectie (statisch) of gefilterde selectie (dynamisch) omvat van de ontvangers in een enkele distributielijst in een mailing

122


Uit te voeren stappen 1. Open mailingstatistieken; raadpleeg Mailingstatistieken weergeven (zie pag. 116) voor meer informatie. 2. Selecteer een mailingresponsstatus, bijvoorbeeld: • Selecteer Gelezen (bevestigd) om ontvangers toe te voegen die de e-mail hebben geopend maar nog niet op de koppelingen naar een distributielijst hebben geklikt. • Selecteer Actie ondernomen om ontvangers toe te voegen die de e-mail hebben geopend en op een of meer koppelingen naar een distributielijst hebben geklikt. • Selecteer een specifiek aangeklikte koppeling op het tabblad Gegevens om ontvangers toe te voegen die de e-mail hebben geopend en op deze koppeling naar een distributielijst hebben geklikt. 3. Als u een mailingresponsstatus hebt geselecteerd, voert u een van de volgende handelingen uit: • Klik op Contactpersonen toevoegen aan distributielijst om alle ontvangers in alle distributielijsten waarop de geselecteerde mailingstatus van toepassing is, toe te voegen aan een distributielijst.

• Selecteer een distributielijst en klik op Contactpersonen bekijken om de lijst met ontvangers die u aan een distributielijst wilt toevoegen (en op wie de geselecteerde mailingstatus van toepassing is) verder te verfijnen. Zie stap 4. Opmerking: Voor meer informatie over het maken van distributielijsten, zie: Distributielijsten beheren (zie pag. 57). 4. Als u een distributielijst selecteert en op Contactpersonen klikt, worden in Gegevens distributielijst de contactpersonen waarop de geselecteerde mailingstatus van toepassing is in deze distributielijst weergegeven: • Klik op Contactpersonen toevoegen aan distributielijst om een distributielijst te maken met alle contactpersonen in de geselecteerde distributielijst (op wie een mailingstatus van toepassing is). • Definieer zoekcriteria en klik op Zoeken. Klik daarna op Contactpersonen toevoegen aan distributielijst om een distributielijst te maken met alle contactpersonen die voldoen aan de zoekcriteria en op wie een mailingstatus van toepassing is.

123


Opmerking: Raadpleeg Contactpersonen doorzoeken (zie pag. 24) voor meer informatie.

Resultaat Met behulp van Outbound E-mail wordt een statische distributielijst gemaakt met contactpersonen waarop de geselecteerde mailingstatus van toepassing is. Als u de distributielijst opent, wordt op het tabblad Algemeen aangegeven dat de distributielijst aan de hand van statistieken is gemaakt en op welke mailing en mailingstatus de distributielijst is gebaseerd. Volgende stappen U kunt de distributielijst bewerken om de Prioriteit in te stellen. U kunt extra criteria definiëren voor dynamische distributielijsten die aan de hand van statistieken zijn gemaakt. Bijvoorbeeld om contactpersonen te filteren die een e-mail hebben gelezen en die hebben aangegeven dat ze geïnteresseerd zijn in sportauto's (zoals gedefinieerd in de trefwoorden van een contactpersoon).

8.3.2

Contactpersonen exporteren uit statistieken U kunt contactpersonen exporteren vanuit statistieken naar een CSV-bestand.

Vereisten • Als u contactpersonen wilt exporteren vanuit statistieken, moet u beschikken over rechten Mailing uitvoeren of Mailingbeheer en over leesmachtigingen voor de map voor uitgaande e-mail. Context U kunt contactpersonen exporteren waarop een geselecteerde mailingstatus van toepassing is en het volgende opnemen: • alle geadresseerden in alle distributielijsten in de mailing • alle geadresseerden of een selectie van geadresseerden in een enkele distributielijst in de mailing Uit te voeren stappen 1. Open mailingstatistieken; raadpleeg Mailingstatistieken weergeven (zie pag. 116) voor meer informatie. 2. Selecteer een mailingresponsstatus, bijvoorbeeld: • Selecteer Gelezen (bevestigd) om ontvangers te exporteren die wel de e-mail hebben geopend maar nog niet op de koppelingen hebben geklikt. • Selecteer Actie ondernomen om ontvangers te exporteren die de e-mail hebben geopend en op een of meer van de koppelingen hebben geklikt.

124


• Selecteer een specifieke koppeling waarop is geklikt op het tabblad Details om ontvangers te exporteren die de e-mail hebben geopend en op deze koppeling hebben geklikt. 3. Als u een mailingresponsstatus hebt geselecteerd, voert u een van de volgende handelingen uit: • Klik op Contactpersonen exporteren om alle ontvangers te exporteren waarop de geselecteerde mailstatus van toepassing is (voor alle distributielijsten in de mailing).

• Selecteer één distributielijst en klik op Contactpersonen weergeven om de lijst met ontvangers die u wilt exporteren (en waarop de geselecteerde mailingstatus van toepassing is) verder te verfijnen. Zie stap 4. 4. Als u een distributielijst selecteert en op Contactpersonen klikt, worden in Gegevens distributielijst de contactpersonen waarop de geselecteerde mailingstatus van toepassing is in deze distributielijst weergegeven: a. Definieer de zoekcriteria en klik op Zoeken. Zie voor meer informatie: Contactpersonen doorzoeken (zie pag. 24) b. Klik op Contactpersonen exporteren. Raadpleeg Contactpersonen exporteren (zie pag. 45) voor meer informatie. Resultaat Het exportbestand wordt opgeslagen op de opgegeven locatie in uw bestandssysteem. In Outbound E-mail wordt een exportbestand gemaakt dat kolommen en rijen met gegevens bevat. De kolommen hebben dezelfde namen als de bijbehorende contactgegevens en elke rij in het exportbestand bevat gegevens voor een contactpersoon.

8.4

Contactpersoongegevens en mailinggegevens weergeven U kunt de mailingstatus bekijken om te zien hoe een mailing eruitzag op het scherm van een specifieke contactpersoon (personalisatie).

Vereisten Als u de statistieken van een mailing wilt weergeven, hebt u uitvoer- of beheerrechten voor mailings en leesmachtigingen voor de Outbound E-mailmap nodig. Uit te voeren stappen 1. Open mailingstatistieken; raadpleeg Mailingstatistieken weergeven (zie pag. 116) voor meer informatie. 125


2. Selecteer een responstype, bijvoorbeeld Actie ondernomen of Gelezen (bevestigd):

3. Selecteer een distributielijst. 4. Klik op Contactpersonen weergeven om de leden van de distributielijst weer te geven op wie het type mailingresultaat van toepassing is:

5. Selecteer een contactpersoon en kies Openen in het contextmenu om te zien welke mailings aan een specifieke contactpersoon zijn gekoppeld: 126


Contactgegevens open:

Selecteer een mailing en klik op E-mailgegevens om de mailing weer te geven zoals deze aan deze contactpersoon is weergegeven (mailinghistorie). 6. Selecteer een contactpersoon en klik op E-mailgegevens in het contextmenu om de mailinggegevens weer te geven:

Mailinggegevens open: • Links in het venster ziet u naast de mailingen contactpersoongegevens ook de acties die de contactpersoon heeft ondernomen als gevolg van de mailing en wanneer deze acties zijn uitgevoerd (datum en tijd).

127


• Rechts in het venster ziet u de e-mail die naar deze contactpersoon is verzonden, zoals de contactpersoongegevens van deze specifieke contactpersoon als er samenvoegvelden zijn gebruikt in de mail.

Resultaat U hebt gecontroleerd hoe een mailing eruitziet voor een bepaalde contactpersoon en welke actie die contactpersoon heeft genomen.

8.5

Statistieken vernieuwen De tellers voor distributielijsten, adresboeken en mailingstatistieken worden uit prestatie-overwegingen niet automatisch berekend. Gebruik de functie Statistieken vernieuwen om de tellers weer te geven.

Context Op verschillende locaties in Content Manager Explorer voor Outbound Email worden statistische gegevens weergegeven ter indicatie van het aantal contactpersonen in distributielijsten en adresboeken en om verschillende statistische gegevens met betrekking tot een mailing weer te geven. Wanneer u de tellers vernieuwt, worden de statistische gegevens bijgewerkt en in het cachegeheugen geplaatst, zodat ze snel kunnen worden opgehaald. De tellers in Content Manager Explorer verwijzen dus naar de laatste maal dat deze zijn vernieuwd, zoals aangegeven in de kolom Berekend in de lijstweergave. Opmerking: De functie Statistieken vernieuwen hoeft niet te worden uitgevoerd om de meest recente mailingstatus te zien.

128


Uit te voeren stappen 1. Open Content Manager Explorer. 2. Navigeer naar: • Het knooppunt Publicatie > Outbound E-mail en selecteer de map waarin uw mailings of distributielijsten zijn opgeslagen. • Het knooppunt Publicatie > Audience Manager > Adresboeken . 3. Selecteer een mailing, distributielijst of adresboek en klik op het pictogram Statistieken vernieuwen op de werkbalk of kies Statistieken vernieuwen in het contextmenu:

Opmerking: U kunt Statistieken vernieuwen slechts uitvoeren voor één Outbound E-mail-item tegelijk. In een vorderingsvenster wordt u op de hoogte gehouden van de bijwerkstatus. Resultaat De statistieken voor de geselecteerde Outbound E-mail-items worden bijgewerkt: • Voor distributielijsten en adresboeken wordt het Totaal contactpersonen opnieuw berekend. • Voor mailings worden de statistieken voor Afgeleverd, Mislukt, Gelezen, Actie ondernomen en Verzonden opnieuw berekend.

129

SDL Audience Manager en SDL Outbound SP1 Gebruikershandleiding. Web Content Management Solutions Division of SDL

Recommend Documents