Screen Flanders – controlerichtlijnen – versie 26 juni 2014
Screen Flanders
Controlerichtlijnen van de Afdeling Inspectie en Ondersteuning (AIO) van het Agentschap Ondernemen van toepassing op projecten ingediend in het kader van het Besluit van de Vlaamse Regering van 09/11/2012 tot toekenning van steun aan de audiovisuele werken van het type lange fictie-, documentaire- of animatiefilm, of van animatiereeksen. Inhoud 1)
Algemene afspraken .................................................................................................................... 1
2)
Afbakening subsidieperiode ........................................................................................................ 2
3)
Aanvaardbare uitgaven ............................................................................................................... 2 a)
Facturen dienstverlening ......................................................................................................... 2
b)
Investeringskosten ................................................................................................................... 2
c)
Leasing .................................................................................................................................... 3
d)
Overhead ................................................................................................................................. 3
e)
Loonkosten .............................................................................................................................. 3
f)
Honorarium producent ............................................................................................................. 3
4)
Niet-aanvaardbare uitgaven ........................................................................................................ 4
5)
Financiering ................................................................................................................................. 4
6)
Steunbedrag ................................................................................................................................ 5
7)
Terugbetaling van de steun ......................................................................................................... 5
8)
Communicatieverplichtingen ....................................................................................................... 6
9)
Algemene opmerking ................................................................................................................... 6
1) Algemene afspraken De aanvrager moet een aparte, transparante, analytische boekhouding bijhouden die bij de controle moet worden voorgelegd. De boekhouding van de producent kan ter ondersteuning van de controlewerkzaamheden opgevraagd worden door het Agentschap Ondernemen. Tijdens de Inspectie dienen de originele facturen en betalingsbewijzen worden voorgelegd. Algemeen geldt dat alle aanvaardbare en betaalde facturen gepresteerd binnen de projectperiode en uitgeschreven aan en betaald door de begunstigde van Screen Flanders subsidieerbaar zijn. De saldoschijf moet aangevraagd worden nadat de uitgaven die in aanmerking komen voor steun, volledig gerealiseerd zijn. Dat betekent dat de facturen gefactureerd en betaald zijn. Dit betekent dat het project nog niet definitief afgewerkt moet zijn De derde schijf moet aangevraagd zijn ten laatste 6 maanden na de eerste vertoningsdatum. Er wordt bij aanvraag van de derde schijf gecontroleerd of alle deliverables aangeleverd zijn bij het VAF.
1
Screen Flanders – controlerichtlijnen – versie 26 juni 2014
2) Afbakening subsidieperiode De productieplanning wordt overgenomen zoals bepaald in het aanvraagformulier maar de toegestane projectperiode waarin de in aanmerking komende uitgaven kunnen worden gerealiseerd, kan ruimer zijn (maar alleen na goedkeuring van aanvraag ter zake). De projectperiode loopt vanaf de indieningsdatum tot 18 maanden na goedkeuring van de steun (datum ondertekening individueel ministerieel besluit). De periode waarin de prestaties en betalingen moeten worden gerealiseerd valt binnen deze projectperiode. De eerst mogelijke facturatiedatum van de uitgaven die in aanmerking komen voor steun, is de indieningsdatum van de steunaanvraag. Een verlenging van de termijn van 18 maanden kan aangevraagd worden met argumentatie en kan toegestaan worden door het Agentschap Ondernemen. Vanaf de oproepen 2014 wordt voor animatiefilms en animatiereeksen deze periode vastgesteld op 24 maanden na datum van de goedgekeurde steun i.p.v. 18 maanden. 3) Aanvaardbare uitgaven De uitgaven moeten als doel de voltooiing van het beoogde audiovisuele werk hebben en moeten voorkomen in de projectbegroting die werd goedgekeurd. De Vlaamse uitgaven die in aanmerking komen voor steun moeten minimaal het bedrag bereiken dat de werd gepreciseerd onder artikel 1, 3 lid van het individueel MB. Een verhoging van de in aanmerking komende Vlaamse uitgaven kan niet leiden tot verhoging van het steunbedrag. De uitgaven die in aanmerking komen zijn exclusief BTW en moeten realistisch en marktconform zijn. Bij het opvragen van de eerste schijf zal eventueel een aangepaste en definitief door AO goedgekeurde projectbegroting worden toegevoegd bij het dossier. Elke wijziging in het totaalbudget van de uitgaven van meer dan 10% moet vooraf door het Agentschap Ondernemen worden goedgekeurd. Wijzigingen in of tussen de rubrieken van de uitgaven van meer dan 10 % moeten onmiddellijk gemeld worden aan het Agentschap Ondernemen. Er wordt indien nodig nog een kwalitatieve controle van de wijzigingen voorzien samen met VAF om na te gaan of de wijzigingen kunnen worden goedgekeurd.
Indien deze wijziging door het Agentschap aanvaard wordt kan deze bij de eindcontrole aanvaard worden (schriftelijke goedkeuring in het dossier) (zie individueel MB).
Indien wijzigingen niet worden goedgekeurd vooraf, kunnen deze niet aanvaard worden bij de eindcontrole.
Wijzigingen van minder dan 10% kunnen zonder goedkeuring aanvaard worden. a) FACTUREN DIENSTVERLENING Facturen voor dienstverlening worden aanvaard indien zij voldoen aan de bovenstaande voorwaarden. b) INVESTERINGSKOSTEN Alle aankopen boven de 250 euro van duurzame gebruiksgoederen en andere roerende of onroerende goederen, tenzij kan aangetoond worden dat de levensduur niet meer dan 1 jaar bedraagt, worden als investeringen aanzien. Enkel de afschrijvingen met betrekking tot investeringen die specifiek noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het project of de gesubsidieerde activiteiten zijn subsidieerbaar.
2
Screen Flanders – controlerichtlijnen – versie 26 juni 2014
De algemene regel voor de afschrijvingen is (zoals ze volgens het boekhoudrecht dienen te worden afgeschreven):
Immateriële vaste activa: 5 jaar;
Installaties, machines en uitrusting: 5 jaar;
Rollend materieel: 5 jaar.
Indien hiervan voor specifieke investeringen volgens de geldende afgeweken, worden deze afwijkende ritmes aanvaard.
boekhoudregels mag worden
De toewijzing gebeurt pro rata volgens de gebruiks-, benuttings- of bezettingsgraad en de gebruiksperiode van het investeringsgoed binnen de projectperiode. Nieuwe investeringen die binnen de periode gedaan zijn, kunnen enkel pro rata volgens het gebruik aanvaard worden. c) LEASING Bij leasing van een investering zal niet de globale som van het leasingcontract in aanmerking worden genomen, maar wel de maandelijkse afbetalingen gerelateerd aan de duur van het project en de gebruiksgraad. d) OVERHEAD Overheadkosten mogen maximum 7,5 % van de totale uitgaven above & below the line bedragen maar komen niet in aanmerking voor steun. e) LOONKOSTEN Enkel de loonkosten van rechtstreeks betrokken personeelsleden die op de payroll staan, in verhouding tot de aan het project bestede tijd, komen in aanmerking. Als er een registratiesysteem bestaat waarbij personeelskosten correct worden toegewezen aan verschillende kostenposten, dan kan het bewijs van de loonkosten daarop gebaseerd worden. Er moet ook een verklaring op eer worden opgemaakt van correctheid van deze gegevens. Bij kleinere projecten of ondernemingen dient men zoveel mogelijk detail te geven over de bestede tijd, samen met een verklaring op eer. De detaillering kan dan gaan van een effectieve toewijzing naar kostenplaats tot een percentage dat iemand aan het project meewerkt. De loonkosten worden ingediend op basis van een standaard uurtarief (SUT). Het standaard uurtarief wordt forfaitair bepaald per persoon als de vermenigvuldiging van het bruto maandloon (voltijds) van het betrokken personeelslid bij het begin van het project met de coëfficiënt 1,1%. Voor de berekening wordt het bruto maandloon steeds herrekend naar een voltijdse betrekking van 38 uur. Bijvoorbeeld: inbreng loonkosten: deeltijdse prestaties van 20 uur, deeltijds bruto maandloon 1.500 euro: in te brengen SUT: 1.500 euro x 38/20 uur = 2.850 euro x 1,1 %= SUT van 31,35 euro. f) HONORARIUM PRODUCENT Het honorarium van de producent komt in aanmerking voor steun indien deze een exploitatiezetel heeft in het Vlaamse Gewest, en beperkt is tot 7,5 % op het totaal van de in aanmerking komende uitgaven above & below the line. Als het honorarium verdeeld wordt, is dat in principe duidelijk in de detailbegroting. Het honorarium producent is dan verdeeld pro rata de coproductiedelen onder de coproducenten. Dat kan nog anders verdeeld zijn, maar staat steeds vermeld in het coproductiecontract. 3
Screen Flanders – controlerichtlijnen – versie 26 juni 2014
4) Niet-aanvaardbare uitgaven Volgende uitgaven worden niet aanvaard:
Uitgaven die niet gedaan zijn in het Vlaamse Gewest;
Uitgaven die reeds gefactureerd of betaald zijn vóór het indienen van de aanvraag of na het aflopen van de projectperiode (zie punt 2 hierboven);
Uitgaven die gesteund worden door VAF of andere steunmaatregelen (met uitzondering van de Belgische Federale Taxshelter);
Participaties en uitgestelde betalingen. Deze kunnen wel als financieringselement worden opgenomen in het financieringsplan.
De volgende specifieke uitgaven komen niet in aanmerking voor steun (niet-exhaustieve lijst):
Computermateriaal; tenzij expliciet gemaakte kosten in het kader van speciale effecten en computer grafische animatie in en voor het project zelf, en dan nog steeds pro rata de afschrijvingsmethode van een investering in geval van een aankoop (zoals motion control, SFX computergestuurd, camera, belichting, grip in vrachtwagen, electrogroep in vrachtwagen);
Uitgaven voor productiebureau, post, telefoon en gsm, koeriers, en andere administratieve kosten en bureaumateriaal;
Uitgaven voor transport, zoals verplaatsingskosten van de ploeg, huur productievoertuigen, aankoop brandstof, taxikosten, vrachtwagens, etc. en dat zowel bij productie als bij postproductie;
Hotelkosten zowel bij productie als bij postproductie;
Restaurantkosten zowel bij productie als bij postproductie;
Catering op de set: de facturen dienen opgesplitst te worden in verbruiksartikelen en dienstverlening. De verbruiksartikelen komen niet in aanmerking voor steun, de dienstverlening wel;
Uitgaven voor het postproductiekantoor;
Promotiekosten en kosten voor webruimte;
Financiële uitgaven;
Juridische uitgaven;
Uitgaven voor verzekeringen zoals filmverzekering, burgerlijke aansprakelijkheid, etc.;
Uitgaven gefactureerd door een onderneming of zelfstandige die geen exploitatiezetel heeft in Vlaamse gewest;
Gedeelte van honorarium producent >7,5 % van het totaal uitgaven above & below the line
Volledig honorarium producent indien deze geen exploitatiezetel heeft in Vlaamse gewest
5) Financiering Het definitieve financieringsplan wordt bij de aanvraag van de eerste schijf meegestuurd en goedgekeurd na controle van de stavingstukken.
4
Screen Flanders – controlerichtlijnen – versie 26 juni 2014
In het inspectieverslag zal een overzicht worden opgenomen van de stand van zaken van de financiering op het moment van de aanvraag van de laatste schijf.
6) Steunbedrag De steun wordt toegekend in de vorm van terugbetaalbare voorschotten op netto-ontvangsten. De steun bedraagt maximum 50 % van het totale productiebudget van het project. Er dient steeds rekening gehouden te worden met de Europese regelgeving betreffende de maximaal toegelaten staatssteun: Als voor dezelfde uitgaven de steun in het kader van Screen Flanders wordt gecombineerd met andere staatssteun zoals vermeld in artikel 107 van het Verdrag betreffende de Werking van de Europese Unie, mag het gecombineerde steunbedrag van het project voor de begunstigde er niet toe leiden dat de steunintensiteit hoger uitkomt dan het maximaal toegelaten steunpercentage. Als dit toch zou gebeuren, wordt de steun die toegekend wordt op basis van dit besluit, pro rata verminderd. Onder steunintensiteit wordt verstaan: het steunbedrag, uitgedrukt als een percentage van de uitgaven ten opzichte van de totale financiering. Als de Vlaamse uitgaven die in aanmerking komen voor steun niet volledig zijn bewezen, dan wordt de steun pro rata verminderd. 7) Terugbetaling van de steun De voorschotten dienen te worden terugbetaald uit alle netto-ontvangsten die de producent genereert als gevolg van de exploitatie van het audiovisuele werk. Het Hermesfonds ontvangt een percentage van alle netto-ontvangsten die de producent genereert als gevolg van de exploitatie van het audiovisuele werk, dat overeenkomt met de verhouding van de totale steun verleend krachtens dit besluit, ten opzichte van de totale financiering van het audiovisuele werk. Het Hermesfonds heeft recht op dit percentage, ook na de terugbetaling van het voorschot. Voor dossiers goedgekeurd binnen de eerste oproep 2012 werd dit percentage bepaald na uitbetaling van de eerste schijf en per brief meegedeeld aan de aanvragers. Voor dossiers goedgekeurd vanaf de eerste oproep 2013 wordt dit percentage bepaald in het ministerieel besluit waarin de steun wordt toegekend (art.4 §3).
De netto-ontvangsten omvatten:
Alle inkomsten uit de exploitatie van het audiovisuele werk in België, inclusief de inkomsten uit kabel- en privékopierechten en uit merchandising. De volgende kosten en posten kunnen worden afgetrokken van die inkomsten, voor zover ze door de begunstigde worden gedragen:
De belastingen aan openbare besturen, de rechten aan auteursverenigingen en het aandeel voor de zaalexploitanten;
De promotie- en distributiekosten voor het uitbrengen van het audiovisuele werk, inclusief de aanmaak van de kopieën. Die kosten moeten in redelijke verhouding staan tot de afzetmarkt of de productiekosten van het audiovisuele werk;
5
Screen Flanders – controlerichtlijnen – versie 26 juni 2014
De verkoopcommissies; de voorverkopen en minimumgaranties, voor zover ze gebruikt werden voor de financiering van het audiovisuele werk;
De gerechtskosten die betrekking hebben op de invordering van de te innen geldsommen;
Alle inkomsten uit de exploitatie van het audiovisuele werk in het buitenland, inclusief de inkomsten uit kabel- en privékopierechten en uit merchandising, met uitzondering van de voorbehouden territoria van de coproducenten. De volgende kosten en posten kunnen worden afgetrokken van die inkomsten, voor zover ze door de begunstigde worden gedragen:
De bronheffingen op buitenlandse inkomsten;
De promotie- en distributiekosten voor het uitbrengen van het audiovisuele werk, met inbegrip van de kosten voor het ondertitelen en dubben van de uitgaven voor festivals. Die kosten moeten in redelijke verhouding staan tot de afzetmarkt en de productiekosten van het audiovisuele werk;
De verkoopcommissies volgens de internationaal gangbare normen;
De voorverkopen en minimumgaranties, voor zover ze gebruikt werden voor de financiering van het audiovisuele werk;
De gerechtskosten die betrekking hebben op de invordering van de te innen geldsommen.
De genoemde terugbetaling dient te gebeuren vanaf de eerste euro aan netto-ontvangsten, gelijktijdig (in eerste rang) met andere financiers Bij toekenning van steun aan het project is de begunstigde verplicht detailinformatie over deze cijfers bij te houden. 8) Communicatieverplichtingen De communicatieverplichtingen die in het ministerieel besluit vermeld zijn, moeten stipt opgevolgd worden. Bij de controle zullen alle bewijsstukken door Inspectie gecontroleerd worden. 9) Algemene opmerking Alle elementen uit het ministerieel besluit worden in principe gecontroleerd tijdens de controle ter plaatse. Als een inspecteur van de afdeling Inspectie Economie van het Agentschap Ondernemen andere inbreuken vaststelt naast wat hierboven genoemd werd (zoals bv. opmerkingen betreffende de ontvankelijkheid), zullen deze opgenomen worden in het inspectieverslag.
6
