Schoenfabriek Wed. J.P. van Bommel: “Dynamics NAV stelt ons in staat elke stap in het productie- en uitleverproces te volgen”
Door recente ontwikkelingen in de modebranche wil Schoenfabriek Wed. J.P. van Bommel snel over productieplanningen kunnen beschikken en volledige controle hebben over het proces van order tot uitlevering.
Organisatie Met een historie die teruggaat tot de 18e eeuw mag Schoenfabriek Wed. J.P. van Bommel in Noord-Brabant zich één van de oudste schoenfabrieken van West-Europa noemen. Vond alle productie voorheen in Moergestel plaats, inmiddels is deze grotendeels verhuisd naar het buitenland. De montage van zool en schacht vindt voor een groot deel in Nederland plaats, evenals de fabricage van monsters en spoedseries. Ook de ontwikkeling en materiaalkeuze vinden hier plaats. Frans Hoefnagels, Controller bij Van Bommel: “Sinds we begin deze eeuw met de Floris van Bommellijn zijn gestart, hebben wij een flinke omslag doorgemaakt. Onze klassieke Van Bommel schoen is een gedegen en bijna tijdloos product. Als je daarvan wat overproductie had was dat geen probleem, want die verkocht je toch wel. De trendy lijnen van tegenwoordig hebben een veel kortere lifecycle. Het ene jaar scoor je met het appelgroene model, het jaar daarop verkoop je er geen een meer, want dan is bananegeel het succesnummer. Die snelle marktveranderingen vergen een andere manier van denken en strakkere procesmethodieken.”
IT schoot tekort De schoenenbranche kent jaarlijks twee seizoenspieken: voorjaar en najaar. De detaillisten kopen hun collectie ruim van tevoren in op schoenenbeurzen, waarvan de grootste tweemaal per jaar in Nieuwegein plaatsvindt. Op basis van wat de allereerste klanten op die beurs inkopen wordt de productie voor het komende seizoen door middel van extrapoleren berekend.
Als verantwoordelijke voor de IT schetst Hoefnagels hoe dit order-, productie- en uitleverproces in het verleden werkte: “We hadden een Belgisch programma dat voortkwam uit het DOStijdperk en dat speciaal voor de schoenenbranche was geschreven. In feite was dit een veredeld facturatieprogramma met beperkte ondersteuning op productie- en inkoopgebied. Het programma voldeed niet, zo waren functies als bijvoorbeeld het extrapoleren niet mogelijk. Dat deden we met Excel-spreadsheets.
“Op ons voormalige Novell platform waren we voortdurend bezig aanpassingen te maken met bijvoorbeeld GroupWise. Dat moet je niet meer willen, je hangt jezelf op. Het voordeel van het geïntegreerde Microsoft platform is dat aanpassingen nauwelijks nodig zijn.” Frans Hoefnagels, Controller Van Bommel
Door de korter wordende lifecycles van de nieuwe modelijnen kostte dat echter te veel tijd en rekenkracht. Bedenk dat alleen al het looien en verven van het leer een proces is van 6 tot 8 weken, en dan moet je nog met de productie van de schoenen beginnen. We wilden daarom sneller weten hoeveel en welke materialen we nodig hadden en hoeveel productiecapaciteit we moesten inplannen. Als je dat goed wilt aanpakken moet je niet met spreadsheets aan de gang. Bovendien leidde de veelheid van spreadsheets tot eilandautomatisering en dat ging ten koste van eenduidigheid binnen onze organisatie.”
Selectiecriteria Van Bommel definieerde vijf criteria, waar het nieuwe IT-systeem aan moest voldoen. De oplossingen van verschillende aanbieders werden op basis van deze criteria getoetst. Tot deze aanbieders behoorden onder meer de Belgische partner, SAP, Baan, J.D. Edwards en Pebblestone met het modeproduct Pebblestone Fashion. De vijf criteria waren:
Integratie van functies, om een eind te maken aan eilandautomatisering en één waarheid te bereiken
Branchegericht, een pakket specifiek voor fashion, waarin rekening gehouden wordt met o.a. kleur en maat. Daarmee vielen SAP, Baan en Exact af
Geen maatwerk, daarmee viel de Belgische IT-partner af
Prijs/prestatieverhouding moet goed zijn. Daarmee vielen oplossingen op basis van SAP en J.D. Edwards af
Lokale ondersteuning, dus geen helpdesk in India, maar in Nederland of België
Bovendien wilde Van Bommel voorbereid zijn op toekomstige ontwikkelingen, zoals Business Intelligence, CRM en EDI.
Kiezen voor IT-partner Pebblestone Na diverse presentaties van de genoemde IT-bedrijven had Hoefnagels de beste klik met Pebblestone: “Pebblestone heeft een enorme ervaring in de fashion branche en daar profiteer je van. Hun oplossing is in de kern een sterk ERP-pakket van Microsoft met daaromheen een door hen ontwikkelde schil, Pebblestone Fashion, dat alle onderdelen van het ERP-pakket afstemt op de modebranche. Daaromheen ligt weer een derde laag, die aanvullende functies zoals EDI mogelijk maakt.” Vooral de ervaring die Pebblestone al had op het gebied van EDI sterkte Van Bommel in zijn keuze voor deze IT-partner: “Natuurlijk kun je in zee gaan met een IT-partner die nog nooit van EDI heeft gehoord, maar daar wel iets in wil gaan doen. Maar dan kies ik toch liever voor een partij zoals Pebblestone, die al werkende EDI-oplossingen heeft gerealiseerd voor organisaties als De Bijenkorf, Claudia Sträter, MEXX Shoes en Micro Fashion.”
Implementatie De productiefunctionaliteit is in nauw overleg en samenwerking tussen Pebblestone en Van Bommel ontwikkeld op basis van de in Dynamics NAV beschikbare standaardfunctionaliteit. Frans Hoefnagels over de samenwerking: “Het is heel pretig samen te werken met een partij met een grote know how op fashiongebied. Ze spreken jouw taal. Ze kennen de problematiek van onze branche en weten daarvoor altijd wel een oplossing te vinden!”
Voordelen
De combinatie Microsoft Dynamics NAV en Pebblestone Fashion stelt Van Bommel in staat om de planning, productie en verkoop zo te organiseren dat efficiënt kan worden ingespeeld op de vraag uit de markt. Overzicht in de processen en de algemene performance van de organisatie zijn aanzienlijk verbeterd en productmanagement en productiebeheer verkorten de time-tomarket: zodra het eerste deel van de seizoensorders binnen is duurt het nog maar anderhalf uur om de totaal verwachte productieplanning gereed te maken in plaats van dagen. Hoefnagels over het inkoop- en productieproces: “We weten nu razendsnel wat we nodig hebben. Ook weten we precies waar in Nederland en in de andere landen onze materialen liggen, we kunnen de productiecapaciteit in de gaten houden, als een klant iets 2 weken eerder of later geleverd wil hebben dan kunnen we administratief wat gaan schuiven, we kunnen instructies voor de productie vastleggen enzovoort. Ook met kwaliteitscontrole kunnen we nu veel bereiken; zo krijgt elke vendor een rating, die voor ons een maatstaf is voor zijn kwaliteit.”
“Van Bommel is een aansprekende naam in de schoenenbranche, streeft dezelfde kwaliteit na als Pebblestone Fashion en daarmee écht een voorbeeld voor collegabedrijven uit de branche.” Eric Dankers, Pebblestone
De uitleveringen vinden plaats vanuit het „Magazijn Gereed Product (GP)‟. Hoefnagels: “We hebben fysieke magazijnen in Moergestel en in Portugal, maar met het Warehouse Management Systeem in Dynamics NAV is de locatie eigenlijk geen issue. Portugal communiceert over het internet via Microsoft Terminal Server net zo gemakkelijk met het centrale systeem als wij hier in Moergestel. ‟s Morgens ligt er in het desbetreffende magazijn een picklijst van alles wat aan de klant uitgeleverd kan worden. Ook de douanepapieren worden door Dynamics NAV gegenereerd.” Verder roemt Hoefnagels de functionaliteit voor het afhandelen van retouren en klachten, de integratie met Microsoft Office, HRM en de financiële administratie: “We hebben hier vier werkmaatschappijen en één holding en die zitten nu allemaal op Dynamics NAV systeem.”
Nieuwe verkoopkanalen voor de toekomst
Voor de toekomst heeft Hoefnagels nog wel wat plannen en wensen: “We willen meer gaan doen met Business Intelligence en zijn daar nu al op voorbereid omdat Dynamics NAV alles opslaat in een SQL Server database. Met de juiste tools kun je daarin „graven‟ naar alle soorten informatie die je wilt hebben, bijvoorbeeld verkoopgegevens, vendor-rating, financiële informatie enz.” Bovenaan de wensenlijst staat EDI. Hoefnagels: “Daarmee kun je bijvoorbeeld je producten in consignatie neerleggen bij een grote afnemer zonder al te veel papieren rompslomp. Zodra namelijk een verkoop plaatsvindt, wordt het product bij de kassa gescand, daarvan krijgen wij via onze klant een elektronisch bericht waarna we de voorraad kunnen aanvullen en het product kunnen factureren. Met Dynamics NAV is dat eenvoudig in te richten, dus kun je op betrekkelijk eenvoudige wijze nieuwe verkoopkanalen aanboren. Dat geldt ook voor een webshop, gekoppeld aan Dynamics NAV. In Duitsland hebben we die al draaien.”
Tot slot Hoefnagels: “We werken hier met 120 man, van wie 90 in de productie. Als je aan een van hen vraagt wat hij of zij van het nieuwe IT-systeem vindt, dan zul je van iedereen het zelfde antwoord krijgen: ze willen niet meer terug! Dat is ook logisch, want we hebben onze informatievoorziening op een veel hoger niveau gebracht, we zijn af van onze eilandautomatisering en we hebben een platform voor de toekomst.”
Eisen
Integratie van functies om een eind te maken aan eilandautomatisering
Branchegericht, een pakket specifiek voor fashion
Geen maatwerk
Goede prijs/prestatieverhouding
Lokale ondersteuning
Voordelen
Efficiënt inspelen op de vraag uit de markt
Verbeterde performance van de organisatie
Verbeterde processen
Productmanagement en productiebeheer verkorten de time-to-market
Producten
Microsoft Dynamics NAV – www.microsoft.nl/nav
Links
Wed. J.P. van Bommel - www.vanbommel.nl
Pebblestone - www.pebblestone.nl
