J
U R I D I S C H E
K E N N I S G E V I N G E N Copyright © 1999–2004 ScanSoft, Inc. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze publicatie mag worden overgedragen, bewerkt, gekopieerd of opgeslagen in een archiveringssysteem of vertaald in een andere taal of computertaal in welke vorm of op welke wijze dan ook, hetzij mechanisch, elektronisch, magnetisch, optisch, chemisch, handmatig of op andere wijze, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van ScanSoft, Inc., 9 Centennial Drive, Peabody, Massachusetts 01960. Gedrukt in de Verenigde Staten en Ierland. De software die in deze handleiding wordt beschreven, wordt onder licentie verstrekt en mag uitsluitend gebruikt en gekopieerd worden in overeenstemming met de voorwaarden van betreffende licentie. BELANGRIJKE KENNISGEVING ScanSoft, Inc. verstrekt deze publicatie "as is", zonder enige garantie, uitdrukkelijk noch stilzwijgend, met inbegrip, maar niet beperkt tot de stilzwijgende garantie van verkoopbaarheid of geschiktheid voor een bepaald doel. Sommige staten of rechtsgebieden staan bij bepaalde transacties geen afwijzing van uitdrukkelijke of stilzwijgende garanties toe. Daarom is deze kennisgeving wellicht niet op u van toepassing. ScanSoft behoudt zich het recht voor om deze publicatie te herzien en van tijd tot tijd wijzigingen in de inhoud ervan aan te brengen zonder verplicht te zijn derden van deze herzieningen of wijzigingen op de hoogte te stellen. HANDELSMERKEN ScanSoft, PaperPort, ScanDirect, SET, FormTyper, DesktopDelivery, All-in-One Search en OmniPage zijn geregistreerde handelsmerken of handelsmerken van ScanSoft, Inc. of dochterondernemingen in de Verenigde Staten en/of andere landen. Outside In ® Viewer Technology © 1992-1999, Word for Word ® copyright © 1998 Stellent Chicago, Inc. Alle rechten voorbehouden. Het Verity-logo is een handelsmerk of geregistreerd handelsmerk van Verity in de Verenigde Staten en/of andere landen. Alle overige bedrijfsnamen of productnamen in deze publicatie kunnen handelsmerken zijn van hun respectieve eigenaars.
ScanSoft, Inc. 9 Centennial Drive Peabody, Massachusetts 01960, V.S. ScanSoft Belgium BVBA Guldensporenpark 32 BE-9820 Merelbeke, België
PaperPort 10 Startgids Onderdeelnummer 50-F31L-10030 Augustus 2004
I
N H O U D
Welkom bij PaperPort
5
PaperPort installeren en activeren Registratie PaperPort leren gebruiken Technische ondersteuning Minimale systeemvereisten Nieuw in PaperPort 10
5 6 6 7 7 8
Vertrouwd raken met PaperPort
11
Het PaperPort-bureaublad PaperPort-items Het deelvenster Mappen PaperPort-itemminiaturen PaperPort-paginaminiaturen Tweedelig bureaublad Het venster Paginaweergave
11 12 12 13 15 15 16
Items ophalen
17
Scannen naar het PaperPort-bureaublad De scanner instellen met PaperPort Afdrukken naar PaperPort Webpagina’s vastleggen PaperPort-mappen toevoegen Werken met DesktopDelivery Foto’s vanaf een camera importeren
18 19 19 20 20 21 21
Afbeeldingen retoucheren
22
SET-hulpmiddelen (Scanner Enhancement Technology) Meerdere afbeeldingen bewerken
22 23
PaperPort 10 Startgids
iii
Pagina’s annoteren Annotatiehulpmiddelen
25
Items archiveren
26
Items zoeken Items zoeken op eigenschappen Woorden in een item zoeken Items toevoegen aan de All-in-One Search-index Het deelvenster All-in-One Search gebruiken PDF Searchable Image gebruiken Indexeringstaken plannen
27
28 28 28 29 29 30 30
Bestanden delen
31
Items naar een ander programma verzenden
32
PaperPort gebruiken in combinatie met OmniPage De balk Verzenden naar aanpassen Verzendopties aanpassen
Items converteren Items converteren naar afbeeldingsbestanden Afbeeldingen naar tekst converteren
Inhoud
24
Items beveiligen
Zoekcriteria aan items toevoegen
iv
24
32 33 33
35 35 35
Gescande formulieren invullen
36
PDF-documenten maken
37
ScanDirect gebruiken
38
PaperPort verwijderen
38
Welkom bij PaperPort Welkom bij de ScanSoft® PaperPort Startgids. PaperPort® biedt u de gemakkelijkste manier om papieren documenten om te zetten in georganiseerde digitale documenten die iedereen op kantoor snel kan terugvinden en gebruiken. In combinatie met scanners, multifunctionele printers en digitale kopieermachines op het netwerk zet PaperPort papieren documenten om in digitale documenten. Vervolgens helpt het programma u deze bestanden en alle andere elektronische documenten te beheren via een handig, gebruiksvriendelijk opbergsysteem. Met behulp van grote, duidelijke miniaturen kunt u uw gescande documenten, waaronder Word-bestanden, spreadsheets, PDF-bestanden en zelfs digitale foto’s gemakkelijk visueel organiseren, ophalen en gebruiken. De SET-hulpmiddelen (Scanner Enhancement Technology) van PaperPort zorgen ervoor dat de kwaliteit van de gescande documenten uitstekend is. Met de annotatiehulpmiddelen kunt u notities en markeringen aan de gescande beelden toevoegen.
PaperPort installeren en activeren U kunt PaperPort vanaf een cd of het web installeren. Het installatieprogramma biedt eenvoudige stapsgewijze instructies. Volg de instructies op het scherm om de software te installeren. U kunt het programma alleen installeren of de installatie ervan ongedaan maken als u beschikt over beheerdersrechten op de computer. Wanneer de installatie is voltooid, wordt u verzocht het product te activeren. Hiervoor heeft u een internetverbinding nodig. Als het serienummer correct is ingevoerd en overeenstemt met het opgeslagen nummer, hoeft u als gebruiker niets te doen en wordt er geen persoonlijke informatie verzonden. Als u het product niet bij de installatie activeert, wordt u verzocht dit alsnog te doen wanneer u het programma start. U kunt PaperPort 10.0 slechts vijf keer starten zonder het product te activeren.
PaperPort Startgids
5
Registratie Als u zich registreert, kunt u volledig gebruik maken van ScanSoftproductondersteuning en wordt u op de hoogte gesteld van productupdates. Na afloop van de installatie wordt u gevraagd of u zich online wilt registreren als gebruiker van PaperPort. Als u uw registratiegegevens wilt bijwerken, kunt u altijd naar de website van ScanSoft, Inc. gaan op http://www.scansoft.nl.
PaperPort leren gebruiken In deze startgids vindt u basisinformatie over PaperPort en ziet u hoe u met PaperPort uw informatie kunt beheren. Daarnaast kunt u gebruik maken van andere informatiebronnen, zoals de online Help, Release-opmerkingen en de ScanSoft-website.
Gebruik van deze handleiding In deze handleiding gaan we ervan uit dat u bekend bent met de Microsoft Windows-omgeving. Zie uw Windows-documentatie voor vragen over dialoogvensters, menuopdrachten, schuifbalken, slepen en neerzetten, snelmenu’s, enzovoort.
Online Help gebruiken De online Help van PaperPort bevat uitgebreide informatie over functies, instellingen en procedures. U opent de Help via het Help-menu van PaperPort. Verdere technische ondersteuning, zoals technische opmerkingen, veelvuldig gestelde vragen, software-updates en meer is ook beschikbaar via het Help-menu van PaperPort.
Release-opmerkingen gebruiken De PaperPort Release-opmerkingen bieden belangrijke informatie over deze release van PaperPort. U vindt dit document op de installatie-cd, via het PaperPort Help-menu en als voorbeelddocument op het bureaublad van PaperPort.
6
Welkom bij PaperPort
Technische ondersteuning ScanSoft biedt allerlei technische ondersteuningsmogelijkheden die zijn afgestemd op uw individuele behoeften. Sommige hiervan zijn gratis, voor andere moet u betalen. U kunt technisch ondersteund worden via de telefoon of per e-mail. U kunt ook zelf uw problemen oplossen via onze Knowledge Base, die 24 uur per dag toegankelijk is. Bezoek http://www.scansoft.nl voor informatie over uw ondersteunings-beleid, plaatselijke ondersteuningscontacten en productupdates. Lees voordat u contact opneemt met ScanSoft eerst de gebruikersdocumentatie en bekijk de Releaseopmerkingen.
Minimale systeemvereisten Computer met Intel® Pentium®processor of hoger Microsoft Windows® 98 (vanaf Second Edition), Windows Me, Windows 2000 met Service Pack 4 of hoger of Windows XP met Service Pack 2 of hoger Microsoft Internet Explorer 5.5 of hoger 128 MB geheugen (RAM), 256 MB aanbevolen 150 MB vrije ruimte op de vaste schijf voor toepassingsbestanden, plus 5 MB werkruimte tijdens de installatie 5 MB voor het Microsoft-installatieprogramma MSI indien niet aanwezig (dit programma maakt in Windows Me, Windows 2000 en Windows XP deel uit van het besturingssysteem) SVGA-monitor met 256 kleuren, maar bij voorkeur 16-bits kleur (Hoge kleuren in Windows 2000 en Gemiddelde kleurkwaliteit in XP) en een resolutie van 800 x 600 pixels Aanwijsapparaat dat compatibel is met Windows Cd-romstation voor installatie Internetverbinding (met Internet Explorer 5.5 of later) voor activering en updates Het programma werkt beter en sneller als de processor, het geheugen en de beschikbare schijfruimte van de computer de minimale eisen overtreffen. Dit is met name het geval bij de verwerking van hele grote kleurenafbeeldingen en PDF-bestanden.
PaperPort Startgids
7
Nieuw in PaperPort 10 PaperPort 10 bevat een aantal waardevolle nieuwe functies om u te helpen bij het beheer van uw documenten.
Paginaminiaturen Met de paginaminiaturen kunt u documenten die uit meerdere pagina’s bestaan, in de bureaubladweergave en in PageViewer bekijken. Zo heeft u een beter overzicht en kunt u pagina’s snel terugvinden, verwerken en in een andere volgorde plaatsen.
SET-hulpmiddelen (Scanner Enhancement Technology) U kunt beelditems verbeteren met de SETTM-hulpmiddelen. Klik met de rechtermuisknop op een beeldbestand en u heeft direct vanaf het PaperPortbureaublad toegang tot de SET-functies. Met de annotatiehulpmiddelen kunt u beelditems voorzien van markeringen.
Wizard Nieuwe scanner U kunt nu scanners nog eenvoudiger opnemen in PaperPort. Bovendien heeft u meer controle over de scanner en meer mogelijkheden voor het onbeheerd ophalen van documenten die uit meerdere pagina’s bestaan.
Betere zoekmogelijkheden De nieuwe functie All-in-One SearchTM biedt meer mogelijkheden en meer precisie, zowel bij zoekopdrachten in de volledige tekst als bij zoekopdrachten in trefwoorden en andere bestandsgegevens.
PDF’s maken U kunt nu PDF-bestanden maken van het type Alleen beeld. Gebruik voor beelditems, inclusief MAX-bestanden, de opdracht Als PDF-item dupliceren. Druk tekstitems af naar PDF vanuit PaperPort of elk ander programma op uw systeem met een afdrukfunctie. Met All-in-One Search kunt u in PaperPort de tekst van deze bestanden volledig doorzoeken.
8
Welkom bij PaperPort
Verbeterde formulierfunctionaliteit Met de functie Alleen velden afdrukken van FormTyperTM vult u via PaperPort voorgedrukte formulieren razendsnel in.
Uitgebreide snelmenu’s Als u met de rechtermuisknop klikt, bijvoorbeeld op een bestand of een map, vindt u veel meer mogelijkheden in het menu dat verschijnt.
Meer flexibiliteit bij het stapelen PaperPort biedt nu meer mogelijkheden bij het stapelen van bureaubladitems van verschillende bestandsindelingen. Ook zijn er meer opties voor het ongedaan maken van stapels.
Verbeteringen in de mappenstructuur U kunt via Mappenbeheer de PaperPort-mappenstructuur regelen. Het snelmenu voor mappen bevat meer opdrachten en met de knop Vorige navigeert u snel en eenvoudig door alle mappen.
Betere integratie met andere ScanSoft-producten •
Als u beschikt over ScanSoft OmniPage® Pro, is de samenwerking tussen beide programma’s nu beter dan ooit. U kunt profiteren van de allerbeste OCR-paginaherkenningsfuncties en geavanceerde mogelijkheden voor het maken van PDF-bestanden.
•
Als u ScanSoft PDF Converter voor Microsoft® Word heeft, ziet u deze optie op de balk Verzenden naar, zodat u PDF-bestanden kunt ontgrendelen en omzetten naar bewerkbare Word-documenten.
PaperPort Startgids
9
De volgende geavanceerde functies zijn alleen beschikbaar in PaperPort Professional 10:
Tweedelig bureaublad U kunt het bureaublad van PaperPort opsplitsen in twee aparte werkruimten, waardoor u veel gemakkelijker pagina’s van documenten op verschillende locaties kunt vergelijken, verplaatsen of kopiëren. Als u de werkruimten van een bladwijzer voorziet, kunt u met één klik terugkeren naar favoriete locaties.
PDF’s volledig naar wens maken Bij PaperPort ontvangt u de meest recente versie van ScanSoft PDF Create! Hiermee kunt u PDF 1.5-bestanden maken die compacter en van betere kwaliteit zijn. De bestanden die u heeft gemaakt met een tekstprogramma, kunnen worden doorzocht en bewerkt. Vanuit PaperPort of elk ander programma met een afdrukfunctie kunt u voor uw PDF-bestanden precies de gewenste instellingen kiezen voor compressie, lettertype-insluiting, wachtwoordbeveiliging, watermerken, enzovoort. U opent het programma via het menu Start van Windows, het dialoogvenster Afdrukken van PaperPort of de opdracht Afdrukken naar PaperPort (PDF) in het menu Bestand. Het programma beschikt over een eigen Help-systeem.
Index Manager U kunt nu de volledige indexering van uw items plannen, zodat u op de achtergrond een All-in-One Search kunt uitvoeren op een tijdstip dat het u uitkomt.
DesktopDelivery U kunt mappen op uw systeem door DesktopDeliveryTM laten controleren op bestanden van de opgegeven types en deze bestanden automatisch laten overbrengen naar PaperPort-mappen. Op dezelfde manier kunt u e-mailbijlagen controleren. Voor bepaalde scannerfabrikanten en andere leveranciers bestaan er Special Editions van PaperPort. De functies en mogelijkheden van deze edities zijn afhankelijk van de vereisten van de leverancier.
10
Welkom bij PaperPort
Vertrouwd raken met PaperPort In dit gedeelte maakt u kennis met de verschillende onderdelen van PaperPort. Raadpleeg de PaperPort Help voor gedetailleerde informatie over al deze onderwerpen.
Het PaperPort-bureaublad Wanneer u voor het eerst het programma start, verschijnt het PaperPortbureaublad met het deelvenster Mappen. Hierin ziet u uw documenten en de hulpmiddelen die u kunt gebruiken om ze te beheren. PaperPort biedt alle hulpmiddelen die nodig zijn om documenten en afbeeldingen te organiseren, zoeken en gebruiken. Hoofdwerkbalk Bureaublad
Toegang tot andere pagina’s
Mappen
Balk Verzenden naar Functievenster kan het volgende bevatten: • Mappen (menu Beeld) • Paginaminiaturen (menu Beeld) • Eigenschappen van item (menu Beeld) • Scannen of foto ophalen (menu Bestand) • All-in-One Search (menu Extra)
Beeldminiatuur
Tekstminiatuur
PaperPort Startgids
11
PaperPort-items De documenten en foto’s die u in PaperPort ophaalt, worden items genoemd. Er zijn twee soorten items: beelditems en tekstitems. Beelditems zijn gescande documenten, foto’s en andere digitale items in een afbeeldingsindeling, zoals PDF, JPEG, TIFF, of PaperPort Image (.max). U maakt beelditems van documenten, foto’s, illustraties of andere items die u scant, kopieert of naar het bureaublad van PaperPort brengt. Tekstitems zijn documenten die bewerkbare tekst bevatten, zoals Word- (.doc), HTML- en Excel-bestanden, en die door tekstverwerkingsprogramma’s en andere tekstgeoriënteerde programma’s worden gemaakt. U kunt in PaperPort werken met elke PDF-bestandssoort (PDF Image, PDF Searchable Image en PDF Formatted Text & Graphics). PaperPort maakt onderscheid tussen PDF-items van het type Alleen beeld en PDF-items zonder beeld. Met de SET-hulpmiddelen kunt u de kwaliteit van PDF-items van het type Alleen beeld verbeteren. U kunt snel een item naar een ander programma verzenden zonder het PaperPort-programma te verlaten. U hoeft alleen het item naar het koppelingspictogram op de balk Verzenden naar te slepen. Deze balk bevindt zich onder aan het bureaublad. PaperPort ondersteunt een groot aantal programma’s, waaronder tekstverwerkings-, spreadsheet-, fax-, internet-, e-mail-, beeld-, OCR- en online serviceprogramma’s. In de PaperPort-map Mijn PaperPort-documenten vindt u voorbeelden van de itemtypes die u kunt bewaren op het bureaublad van PaperPort. In PaperPort kunt u ook niet-PaperPort-items op de computer bekijken. Kopieer of verplaats hiervoor het documentbestand of de foto eenvoudigweg naar een PaperPort-map.
Het deelvenster Mappen Het deelvenster Mappen geeft een hiërarchisch overzicht van uw PaperPortmappen, vergelijkbaar met het overzicht dat u ziet in Windows Verkenner. In de map Mijn documenten wordt de PaperPort-map Mijn PaperPortdocumenten geïnstalleerd. Op een systeem met meerdere gebruikers heeft iedere gebruiker zijn eigen map Mijn PaperPort-documenten.
12
Vertrouwd raken met PaperPort
De map Mijn PaperPort-documenten bevat verscheidene submappen met namen die aangeven op welke manieren u uw items kunt ordenen in PaperPort (zoals Artikelen, Visitekaartjes, Foto’s en Ontvangstbewijzen). De map Voorbeelden bevat voorbeelddocumenten en foto’s om u op weg te helpen met PaperPort. Als u uw eigen PaperPort-items heeft, hoeft u deze niet perse in de map Mijn PaperPort-documenten op te bergen. U kunt andere lokale mappen en netwerkmappen toevoegen aan de mapweergave van PaperPort. U kunt de map Mijn PaperPort-documenten ook verwijderen, maar de PaperPort-structuur op uw systeem moet ten minste één map bevatten. U kunt het deelvenster Mappen weergeven of verbergen door op de hooftwerkbalk te klikken op de knop Mappen. Als u het bureaublad splitst, kunt u in elke werkruimte het deelvenster Mappen weergeven.
PaperPort-itemminiaturen Er zijn twee soorten miniaturen in PaperPort: item- en paginaminiaturen. Elke itemminiatuur is een kleine grafische voorstelling van een document of foto. Paginaminiaturen geven pagina’s met beelditems en PDF-bestanden weer in het deelvenster Paginaminiaturen van het PaperPort-bureaublad en PageViewer. U kunt uw PaperPort-items snel terugvinden door visueel te ’bladeren’ door de itemminiaturen op het bureaublad van PaperPort. Met miniaturen kunt u zien wat een document bevat zonder het te openen. Bovendien geven miniaturen u de mogelijkheid om door de pagina’s van het document te bladeren zonder het document te openen. PaperPort toont grote, duidelijke miniaturen van al uw documenten en foto’s, zoals:
•
gescande pagina’s en foto’s
•
foto’s van uw digitale camera
•
beeldbestanden in vele indelingen, zoals BMP, TIFF, JPEG, GIF en MAX
•
Microsoft Word-, PowerPoint-, Excel-, WordPerfect-documenten en andere documenten die zijn gemaakt in populaire programma’s
•
PDF-documenten
PaperPort Startgids
13
•
PDF Image-items
• HTML-documenten Het pictogram bij elke itemminiatuur geeft aan met welk programma het item is gemaakt of waaraan het is gekoppeld. Hierdoor kunt u heel simpel en handig de verschillende soorten items op uw computer zien en terugvinden. Klik op een miniatuur om de kenmerken van de afbeelding weer te geven. Met wordt aangegeven dat het om een item van het type Alleen-lezen gaat. Met ziet u dat de afbeelding annotaties heeft. Beelditems met meerdere pagina’s zijn voorzien van , zodat u door de pagina’s kunt bladeren, zelfs als het deelvenster Paginaminiaturen is gesloten. Voordat u met een item kunt werken, moet u eerst de miniatuur op het PaperPort-bureaublad selecteren. Rond het item verschijnt een rode lijn om aan te geven dat het item is geselecteerd. Met de itemminiaturen kunt u:
•
een miniatuur op een andere plaats op het PaperPort-bureaublad zetten door hem te verslepen;
•
een miniatuur naar een map slepen om het item naar de betreffende map te verplaatsen;
•
een miniatuur maar een andere geopende werkruimte slepen om het item naar die map te verplaatsen;
•
op een miniatuur dubbelklikken om het item te bekijken;
•
op de Ctrl-toets drukken en dubbelklikken op een miniatuur om het item in het bronprogramma te openen;
•
met de rechtermuisknop klikken om het snelmenu van het item weer te geven;
•
een miniatuur naar de balk Verzenden naar slepen om een kopie van het item naar een ander programma te sturen.
Net zoals u documenten op uw fysieke bureaublad legt en rangschikt, kunt u ook snel de items op uw PaperPort-bureaublad rangschikken. U kunt bijvoorbeeld een miniatuur selecteren en deze op een andere plaats zetten of draaien. Via de miniaturen op het PaperPort-bureaublad kunt u ook heel eenvoudig afzonderlijke PaperPort Image-items of PDF Image-items combineren en zo items met meerdere pagina’s maken. Dit is met name handig als u een scanner gebruikt die een pagina alleen als een afzonderlijk item kan scannen. 14
Vertrouwd raken met PaperPort
PaperPort-paginaminiaturen Het deelvenster Paginaminiaturen van het PaperPort-bureaublad en PageViewer geeft miniaturen weer voor beelditems die uit meerdere pagina’s bestaan. Selecteer een item met meerdere pagina’s en klik vervolgens op de knop Paginaminiaturen of gebruik het menu Beeld. Bewerkingen op paginaniveau kunt u heel snel uitvoeren zonder de bestanden te openen. Dit is mogelijk met PDF-bestanden (zowel op het PaperPort-bureaublad als in PageViewer) en met MAX-bestanden (alleen via het bureaublad). In het deelvenster kunt u:
•
de grootte van de miniatuur aanpassen;
•
pagina’s kopiëren, plakken, knippen, verwijderen en opnieuw ordenen;
•
nieuwe pagina’s in het document invoegen;
•
nieuwe pagina’s aan het eind toevoegen;
•
geselecteerde pagina’s kopiëren en deze als aparte PDF-bestanden naar een werkruimte verplaatsen;
•
pagina’s van en naar documenten in verschillende deelvensters kopiëren en verplaatsen. U kunt alleen de paginaminiatuur van een beveiligd PDF-bestand bekijken als u het bijbehorende wachtwoord invoert.
Tweedelig bureaublad Als u PaperPort Professional 10 voor de eerste keer start, ziet u het bureaublad opgesplitst in twee werkruimten boven elkaar. Deze indeling geeft u een prettig overzicht, zodat u documenten effectiever kunt ordenen en combineren, zelfs van de ene map naar de andere. Klik met de rechtermuisknop op de actieve werkruimte of gebruik de knop Beelden om een andere weergave te kiezen. Als u met documenten werkt die uit meerdere pagina’s bestaan, kunt u via het bijbehorende functievenster paginaminiaturen bekijken zonder dat u het document hoeft te openen. Via de bureaubladruimten kunt u ook uw mappen of de eigenschappen van het geselecteerde item bekijken. Als u met een ongesplitst bureaublad wilt werken, gaat u naar het menu Bureaublad en schakelt u de optie Bureaublad splitsen uit.
PaperPort Startgids
15
U kunt uw werkruimten ook voorzien van een bladwijzer. Kies hiervoor de opdracht Bladwijzerwerkruimte in het menu Bureaublad. Als u veel met bladwijzers werkt, kunt u deze ordenen via de opdracht Bladwijzers ordenen. Op deze manier bent u altijd slechts één muisklik verwijderd van een werkruimte die u veel gebruikt. Alle bladwijzers worden namelijk in hetzelfde menu weergegeven.
Functievenster met paginaminiaturen
Actieve werkruimte
Bureaubladsplitsing Niet-actieve werkruimte
Functievenster met mappen
Balk Verzenden naar
Het venster Paginaweergave Met het venster Paginaweergave kunt u de items van dichtbij bekijken en deze retoucheren en annoteren. U kunt de weergave ook vergroten of verkleinen zodat de informatie eenvoudig leesbaar is. Met de SET-hulpmiddelen kunt u het huidige paginabeeld verbeteren. In het deelvenster Paginaminiaturen kunt u het document op paginaniveau bewerken. Als u een item in het venster Paginaweergave wilt bekijken, dubbelklikt u op een itemminiatuur, selecteert u Beeld in het bijbehorende snelmenu of selecteert u het item en klikt u op de knop Pagina op de hoofdwerkbalk.
16
Vertrouwd raken met PaperPort
Knop Bureaublad: klik hierop om terug te keren naar het PaperPortbureaublad
SET-hulpmiddelen
Annotatiehulpmiddelen
Deelvenster Paginaminiaturen
Items ophalen Er zijn vele manieren om afbeeldingen en pagina’s over te brengen naar PaperPort, zodat u de functies van PaperPort voor weergave, bewerking, annotatie, indexering, OCR en bestandsbeheer kunt gebruiken. U kunt bijvoorbeeld:
•
foto’s, pagina’s en andere afbeeldingen op een scanapparaat scannen;
•
mappen die al afbeeldingen en documenten bevatten toevoegen aan PaperPort;
•
afbeeldingen van webpagina’s vastleggen;
•
bestanden vanuit andere programma’s op uw computer importeren;
•
documenten vanuit andere programma’s naar het PaperPort-bureaublad afdrukken;
•
afbeeldingen en documenten vanuit Windows Verkenner of vanuit andere programma’s naar het PaperPort-bureaublad slepen of knippen en plakken;
•
foto’s vanaf een digitale camera ophalen;
•
bestanden via DesktopDelivery overbrengen naar PaperPort Professional 10;
PaperPort Startgids
17
Scannen naar het PaperPort-bureaublad PaperPort ondersteunt TWAIN- en WIA-compatibele scanners. (ISIS wordt alleen ondersteund in PaperPort Professional 10.) Klik op de knop Foto scannen of ophalen om het scannen te starten. In het deelvenster Scannen kunt u kiezen uit de eigen interface van de scanner of het nieuwe deelvenster Scannerinstellingen van PaperPort. Als u de interface van het scannerstuurprogramma wilt gebruiken, schakelt u het selectievakje Scannerdialoogvenster weergeven in. Als u dit selectievakje niet inschakelt, ziet u het PaperPort-deelvenster met de volgende twee tabbladen.
•
Uitvoer: hiermee stelt u het bestandstype in en worden bestandsnamen automatisch van een achtervoegsel voorzien.
•
Scannen: hiermee past u scaninstellingen aan, zoals modus, resolutie, grootte, afdrukstand, filterkleur, helderheid en contrast.
Na afloop van de scan wordt het item weergegeven op het bureaublad van PaperPort. Als uw scanner geen TWAIN-, WIA- of ISIS-apparaatstuurprogramma gebruikt, gebruikt u het bij uw scanner geleverde programma om items te scannen. Kopieer of verplaats vervolgens de gescande items naar PaperPort. Raadpleeg PaperPort Help voor nadere informatie over het scannen.
Met PaperPort kunt u heel simpel pagina’s als afzonderlijke items of als een item met meerdere pagina’s scannen. Als u tweezijdige pagina’s op uw ADF-scanner wilt scannen en sorteren, draait u de pagina’s om als dit gevraagd wordt en klikt u op Andere kant scannen. PaperPort scant en sorteert de pagina’s automatisch in de juiste volgorde. U kunt ook een hogesnelheidsscanner op een netwerk gebruiken om items naar een map op het netwerk te scannen. Voeg de map vervolgens toe aan PaperPort. Gebruik DesktopDelivery (beschikbaar in PaperPort Professional 10) om mappen te controleren op binnenkomende gescande beelden.
18
Items ophalen
De scanner instellen met PaperPort Alle bestanden die nodig zijn voor het instellen en ondersteunen van scanners worden tijdens de installatie van het programma automatisch naar uw systeem gekopieerd. Tijdens de installatie wordt er echter nog geen scanner ingesteld. Voordat u met PaperPort gaat scannen, moet u uw scanner plus het bijbehorende scannerstuurprogramma installeren en testen. Scannerstuurprogramma’s worden niet meegeleverd bij PaperPort. U stelt de scanner in via de wizard Scanner instellen. Deze wizard start u als volgt: klik op de knop Foto scannen of ophalen en vervolgens op de knop Instellen in het deelvenster Scannen. U kunt de wizard ook vanuit ScanDirect starten door met de rechtermuisknop te klikken op de knop Scannen. Als u dat niet doet, verschijnt de wizard als u de eerste keer met ScanDirect scant. Volg de instructies op het scherm om de scanner in te stellen.
Afdrukken naar PaperPort Als u items vanuit andere programma’s wilt overbrengen, kunt u ze naar het PaperPort-bureaublad afdrukken als PDF Image of PaperPort Image-items (.max). Zo kunt u spreadsheets, beelden, databasebestanden, tekstverwerkingsbestanden en andere bestanden snel als items importeren in PaperPort. In PaperPort Professional 10 kunt u met Afdrukken naar PDF het document in PDF Formatted Text & Graphics-indeling afdrukken. U kunt via Afdrukken naar PaperPort ook een afdrukbare weergave van webpagina’s maken.
PaperPort Startgids
19
Webpagina’s vastleggen Met Web Capture kunt u internetpagina’s naar het PaperPort-bureaublad downloaden als PaperPort Image- of PDF Image-items. Deze items functioneren als handige wijzers naar uw favoriete websites. Nadat u een webpagina heeft vastgelegd, kunt u er allerlei bewerkingen op uitvoeren. U kunt bijvoorbeeld:
•
de pagina bekijken;
•
de pagina opslaan voor archiveringsdoeleinden;
•
naar de eigenlijke webpagina op internet gaan (alleen voor PaperPort Imageitems);
•
de inhoud van vastgelegde webpagina’s indexeren. Met de functie Afdrukken naar PaperPort maakt u een afdrukbare weergave van webpagina’s. Deze kunnen vervolgens worden toegevoegd aan de All-in-One Searchindex voor het zoeken op tekstuele inhoud.
PaperPort-mappen toevoegen PaperPort biedt een gebruiksvriendelijk archiveringssysteem waarmee u uw items kunt ordenen en delen met anderen. In het deelvenster Mappen kunt u:
•
bestaande mappen op uw computer toevoegen aan het deelvenster Mappen;
•
nieuwe mappen, netwerkmappen en mappen op aangesloten externe apparatuur maken.
Als u PaperPort de eerste keer start, bevat het deelvenster Mappen een aantal mappen die zijn bedoeld om u op weg te helpen met PaperPort. U kunt deze mappen desgewenst verplaatsen of verwijderen. U kunt mappen op uw computer, maar ook netwerkmappen en mappen op externe apparatuur die op uw computer aangesloten is, toevoegen aan het deelvenster Mappen. Documenten in deze mappen zijn dan beschikbaar voor gebruik in PaperPort. Raadpleeg de PaperPort Help voor nadere informatie over het toevoegen en gebruiken van PaperPort-mappen.
20
Items ophalen
Werken met DesktopDelivery Met DesktopDelivery (alleen in PaperPort Professional 10) controleert u automatisch of lokale mappen en netwerkmappen bestanden binnenkrijgen van het type dat u heeft opgegeven (PDF, TIFF, JPEG en MAX). Met de functie kunt u ook e-mailmappen controleren op bijlagen. DesktopDelivery importeert deze bestanden naar de opgegeven PaperPort DesktopDelivery-mappen. Dit zijn PaperPort-mappen die zijn aangewezen om bestanden uit bewaakte mappen buiten PaperPort te ontvangen. Klik met de rechtermuisknop op een willekeurige PaperPort-map en selecteer in het snelmenu de opdracht DesktopDelivery.
Gecontroleerd Postvak IN Gecontroleerde map
Raadpleeg PaperPort Help voor nadere informatie.
Foto’s vanaf een camera importeren Als u digitale foto’s wilt overbrengen naar het PaperPort-bureaublad, moet u eerst uw camera aansluiten. Zodra de camera wordt weergegeven als station, kunt u bestanden importeren. Als uw camera dit niet ondersteunt en het stuurprogramma van de camera correct is geïnstalleerd, verschijnt de TWAIN- of WIA-interface van de camera en kunt u de foto’s alsnog importeren. Bewerk nooit foto’s op uw camera zelf. Niet alle bewerkingshandelingen geven namelijk direct het gewenste resultaat. Breng de bestanden in plaats daarvan eerst over naar PaperPort en verbeter ze vervolgens met de SET-hulpmiddelen.
PaperPort Startgids
21
Afbeeldingen retoucheren Als u een beelditem weergeeft in het venster Paginaweergave, biedt PaperPort verscheidene hulpmiddelen om de afbeelding aan te passen of te verbeteren. U kunt bijvoorbeeld een gescande pagina rechtzetten, een onderbelichte foto lichter maken, de kleuren in een kleurenfoto aanpassen, vlekjes van een documentpagina verwijderen of wazige foto’s scherper maken. Bovendien kunt u een item draaien, verspreide stippen verwijderen, lijnen verduidelijken, rode ogen verwijderen en een afbeelding bijknippen.
SET-hulpmiddelen (Scanner Enhancement Technology) Gebied selecteren
Gebruik het selectiehulpmiddel om dat gedeelte van de afbeelding te selecteren dat u wilt knippen, kopiëren of verwijderen met de opdrachten in het snelmenu of het menu Bewerken. U kunt hiermee ook een deel van de afbeelding selecteren voordat u gaat bijknippen of rode ogen gaat verwijderen.
Een afbeelding Klik op Rechts draaien om het geselecteerde item 90 graden draaien naar rechts te draaien. Een afbeelding Soms komt een document scheef uit de scanner. Als dit rechtzetten gebeurt, kunt u met de hulpmiddelen Rechtzetten en Automatisch rechtzetten het document weer rechtzetten. Een afbeelding De functie Automatisch verduidelijken stelt de helderheid, verduidelijken het contrast, de kleur en de tint van een afbeelding bij. De afbeelding wordt door PaperPort geanalyseerd en waar mogelijk automatisch gecorrigeerd. U kunt uw afbeelding handmatig bijstellen met behulp van het hulpmiddel Verduidelijken. Een afbeelding Selecteer het hulpmiddel Verscherpen om de scherpte van een wazige afbeelding bij te stellen, of om een scherpe afbeelding scherper te vervagen voor een speciaal effect. maken
22
Afbeeldingen retoucheren
Rode ogen verwijderen
Met het hulpmiddel Rode ogen verwijderen verwijdert u de rode ogen die ontstaan als mensen of dieren worden gefotografeerd met weinig licht of met flitslicht.
Een deel van een afbeelding verwijderen
Als u een deel van een pagina of afbeelding wilt opslaan of ermee wilt werken, kunt u deze bijknippen en het deel dat u niet wilt behouden verwijderen. Selecteer met het selectiehulpmiddel het deel dat u wilt behouden en verwijder vervolgens de rest met het hulpmiddel Bijknippen. Selecteer het hulpmiddel Vlakgom om het gedeelte van de afbeelding waar u met de aanwijzer overheen gaat te wissen.
Verspreide stippen verwijderen
Gescande beelden bevatten soms verspreide stippen of "spikkels". Het hulpmiddel Verspreide stippen verwijderen zoekt automatisch naar dit soort "ruis" en verwijdert het van de pagina.
Lijnen verbeteren
Het hulpmiddel Lijnen verbeteren maakt lijnen donkerder en verbindt onderbroken lijnen in een tabel of formulier zodat ze donkerder en rechter lijken.
Meerdere afbeeldingen bewerken De mogelijkheid om items als groep te verwerken wordt batchverwerking genoemd. PaperPort biedt batchverwerkingsfuncties zodat u met één handeling meerdere afbeeldingen kunt verbeteren, wijzigen of draaien. Selecteer een of meerdere beelditems op het bureaublad en ga vervolgens in het menu Item naar SET-hulpmiddelen. Selecteer hier de gewenste opdracht. Raadpleeg de online Help voor meer informatie.
PaperPort Startgids
23
Pagina’s annoteren PaperPort bevat een aantal annotatiehulpmiddelen waarmee u in een gescand document informatie kunt opnemen die u bij dat document wilt houden. Annotaties bij PDF- en PaperPort Image-bestanden (.max) kunnen worden bewerkt: u kunt ze op elk moment verplaatsen, wijzigen of verwijderen of de tekst ervan bewerken. Bij andere typen beelditems, zoals JPEG- en Windowsbitmapbestanden, worden annotaties een permanent deel van de afbeelding wanneer u het item opslaat. Bij itemsoorten die annotaties niet ondersteunen, zijn de annotatiehulpmiddelen niet beschikbaar. U kunt met de annotatiehulpmiddelen van PaperPort notities en tekst toevoegen, tekst markeren, lijnen en pijlen tekenen of een beeld op een beelditem stempelen. Via de PDF Image-indeling kunt u een document met annotaties probleemloos naar mensen verzenden die niet beschikken over PaperPort. De ontvanger hoeft alleen maar op de e-mailbijlage te dubbelklikken en hij of zij ziet het document met annotaties in Adobe Acrobat.
Annotatiehulpmiddelen U kunt op de annotatiewerkbalk een annotatiehulpmiddel selecteren als het venster Paginaweergave een beelditem bevat. Klik met de rechtermuisknop op een hulpmiddel om instellingen voor de annotatie te kiezen.
24
Annotatie selecteren
Selecteer hiermee een annotatie, die u vervolgens kunt verplaatsen, knippen of kopiëren of de grootte ervan op de pagina kunt wijzigen.
Notitie
Wilt u voor uzelf een herinnering maken? Selecteer het hulpmiddel Notitie en voeg een notitie toe, net zoals een klevend notitievelletje dat u vervolgens op een document plakt. De grootte van de notitie kan worden aangepast aan de hoeveelheid informatie.
Pagina’s annoteren
Tekst
Een tekstlabel toevoegen aan uw afbeeldingen is met het hulpmiddel Tekst heel eenvoudig. Selecteer het hulpmiddel en voeg een tekstregel met een transparante achtergrond toe.
Markeerstift
Met het hulpmiddel Markeerstift kunt u net als met een markeerpen op papier, een deel van de afbeelding markeren.
Potlood
Met het hulpmiddel Potlood kunt u lijnen of tekens vrij op de pagina tekenen.
Pijl of lijn
Selecteer het hulpmiddel Pijl of lijn om rechte lijnen op een pagina te tekenen, al dan niet met pijlpunten.
Stempel
Met het hulpmiddel Stempel kunt u elke gewenste bitmapafbeelding op de pagina plakken, alsof u een rubberstempel gebruikt.
Items beveiligen In PaperPort Professional 10 kunt u het beveiligingsniveau van de PDFbestanden (ondersteund tot en met 1.5) instellen. Als u een nieuw PDF-bestand maakt van bestaande bestanden, bijvoorbeeld door een paginaminiatuur naar een werkruimte te kopiëren, zijn de beveiligingsinstellingen gelijk aan die van het oorspronkelijke bestand. PDF-bestanden die u heeft gemaakt, worden gegenereerd op basis van de standaard PDF-beveiligingsinstellingen in PaperPort. Deze vindt u via het menu Extra. Het programma kent twee soorten wachtwoorden. Het wachtwoord waarmee u het document opent, beperkt de toegang tot het document: u kunt het alleen openen als u op het juiste moment het wachtwoord geeft. Met het machtigingswachtwoord geeft u op hoe het document kan worden gebruikt. Als dit wachtwoord niet is opgegeven, is verder gebruik van het bestand onbeperkt mogelijk.
PaperPort Startgids
25
Items archiveren Voor uw werk in PaperPort is het belangrijk dat u items in de juiste mappen archiveert. U kunt items naar een andere map slepen of van het PaperPortbureaublad naar elke map slepen die u wenst. U kunt zoekcriteria opgeven om u te helpen uw items later terug te vinden. Het is ook mogelijk het bureaublad op te splitsen in aparte werkruimten, zodat u heel eenvoudig items kunt verplaatsen en kopiëren. De naam van elk item verschijnt onder de miniatuur in de miniatuurweergave. Bij een item met meerdere pagina’s verschijnt de naam onder de afzonderlijke paginanamen. Met het dialoogvenster Mappenbeheer kunt u PaperPort-mappen toevoegen, verwijderen, verplaatsen en hernoemen. U kunt de kleur van een mappictogram wijzigen in een kleur die u helpt bij het rangschikken van uw items. U kunt ook in Windows Verkenner mappen die verschijnen in de PaperPortmappenstructuur toevoegen, verwijderen, verplaatsen en hernoemen. Deze wijzigingen worden automatisch weerspiegeld in PaperPort. In het deelvenster Mappen kunt u submappen met inhoud verslepen, kopiëren of verplaatsen naar andere submappen of PaperPort-mappen, submappen maken en mappen verwijderen. U kunt instellingen voor DesktopDelivery en het delen of beveiligen van bestanden rechtstreeks via het snelmenu van de map aanpassen. Met de knop Vorige keert u heel eenvoudig terug naar alle mappen die u recent heeft bekeken, vergelijkbaar met de knop Vorige in Internet Explorer. U kunt zo ook snel terugbladeren in elke werkruimte afzonderlijk.
26
Items archiveren
Zoekcriteria aan items toevoegen U kunt itemeigenschappen toevoegen aan PaperPort Image-items en PDFbestanden en deze eigenschappen vervolgens gebruiken als zoekcriteria in PaperPort.
U kunt ook trefwoorden toewijzen aan meerdere items tegelijkertijd, waarmee u een krachtig hulpmiddel heeft voor het rangschikken en zoeken van gelijksoortige documenten en afbeeldingen. Selecteer hiervoor meerdere items op het PaperPort-bureaublad en kies vervolgens in het snelmenu de optie Eigenschappen. De woorden die u bij Onderwerp, Auteur en Trefwoorden invoert, worden toegepast op alle geselecteerde items.
PaperPort Startgids
27
Items zoeken PaperPort biedt verscheidene functies voor het zoeken naar PaperPort-items. U kunt een item snel vinden door visueel te bladeren door de miniaturen op uw PaperPort-bureaublad. Als u veel mappen en items heeft, biedt PaperPort krachtigere mogelijkheden met All-in-One SearchTM. U kunt met All-in-One Search op allerlei manieren opgeven waar en wat u wilt zoeken, onder andere in geïndexeerde tekst. De gegevens die u wilt zoeken worden in PaperPort zoekcriteria genoemd. U kunt items zoeken op:
•
eigenschappen
•
tekstinhoud
Items zoeken op eigenschappen U kunt naar elk soort item op itemnaam zoeken. U kunt ook naar PDF en PaperPort Image (.max)-bestanden zoeken op itemeigenschappen zoals trefwoorden en onderwerpinformatie. Als u op eigenschappen zoekt, kunt u zoeken op itemnaam, auteur, toegevoegde opmerkingen of trefwoorden, geannoteerde tekst of de URL van een webpagina die u heeft gedownload.
Woorden in een item zoeken U kunt ook woorden in een item zoeken. Hiervoor voegt u het item toe aan de All-in-One Search-index en schakelt u het selectievakje All-in-One-index gebruiken in. Als u zoekt met de index, kunt u zoeken op eigenschappen, inhoud of beide.
28
Items zoeken
Items toevoegen aan de All-in-One Search-index De All-in-One Search-index gebruikt de OCR-software van PaperPort om tekstinhoud van de items te extraheren en kopiëren. Hiervan wordt een database gemaakt, vergelijkbaar met de index van een boek. Itemeigenschappen, zoals naam en auteur, worden ook aan de index toegevoegd. Hoewel het maken van een index veel tijd kost, gaat het zoeken naar items in de index vaak veel sneller dan het zoeken per bestand. Met de PaperPort-opties die beschikbaar zijn vanuit het menu Extra kunt u opgeven of u automatisch een All-in-One Search wilt uitvoeren als u een nieuw item toevoegt of een bestaand item wijzigt. U kunt ook een periode instellen waarna de index wordt bijgewerkt. Desgewenst kunt u de All-in-One Search-index handmatig bijwerken voor alle items, voor één item of voor alle items in een of meer mappen. Het is een goede gewoonte om de All-in-One Search-index regelmatig bij te werken omdat het proces dan sneller kan worden voltooid. Gebruik in PaperPort Professional 10 de Index Manager om regelmatig indexeringstaken te maken en te plannen.
Het deelvenster All-in-One Search gebruiken Gebruik het deelvenster All-in-One Search om zoekcriteria in te voeren en opties te selecteren waarmee u PaperPort-items wilt zoeken. Het doorzoeken van een bestand gebeurt uitsluitend op basis van itemeigenschappen. De itemeigenschappen typt u bij Naam, Auteur, Trefwoorden. Bij het zoeken via de index wordt de All-in-One Search-index van PaperPort gebruikt om itemeigenschappen of tekst in een item te zoeken. De itemeigenschappen typt u bij Naam, Auteur, Trefwoorden en de tekst geeft u op in het vak Met geïndexeerde tekst. All-in-One Search geeft een lijst met alle items die overeenkomen met de door u opgegeven criteria. Voor snelle toegang tot de periodieke indexeringsprocessen start u de Index Manager rechtstreeks vanuit het deelvenster All-in-One Search.
PaperPort Startgids
29
PDF Searchable Image gebruiken Naast het gebruik van de eigen zoek- en indexeringsmogelijkheden van PaperPort kunt u ook PDF Searchable Image-bestanden maken waarmee u buiten PaperPort kunt indexeren en zoeken. Een PDF Searchable Image-bestand is een type PDF met een bitmapafbeelding van een document of afbeelding plus tekstinhoud die is opgeslagen als verborgen tekst. Het bestand ziet er precies hetzelfde uit als het oorspronkelijke document, maar kan worden doorzocht door andere programma’s zoals Adobe Acrobat. U kunt bestanden in PDF Searchable Image-indeling maken als u naast PaperPort 10 ook ScanSoft OmniPage (11 Pro Office of later) heeft geïnstalleerd.
Indexeringstaken plannen De Index Manager is een hulpprogramma van PaperPort Professional 10 waarmee u indexeringstaken voor lokale mappen of netwerkmappen kunt maken, wijzigen en plannen. Geïndexeerde bestanden kunnen vervolgens worden doorzocht met All-in-One Search. Bij nieuwe taken kunt u opgeven in welke map moet worden gezocht (lokaal of op het netwerk), met of zonder submappen. U kunt de tijd instellen en de frequentie waarmee wordt gezocht (duur, patroon en bereik) en u kunt een taak activeren en deactiveren, onderbreken of overslaan. In het dialoogvenster met programma-instellingen kunt u opgeven hoe en wanneer de Index Manager moet stoppen.
30
Items zoeken
Bestanden delen PaperPort bevat veel functies waarmee u bestanden, afbeeldingen en documenten gemakkelijk kunt delen met vrienden, collega’s en zakenpartners. Deze functies zijn geïntegreerd in het programma en zijn direct beschikbaar via werkbalken, menu’s en opdrachtbalken. Met PaperPort kunt u heel gemakkelijk: • items naar anderen e-mailen, door eenvoudigweg de items naar uw favoriete e-mailprogramma te slepen op de PaperPort-balk Verzenden naar; • items scannen of converteren naar PDF-indeling, een zeer populaire indeling voor het delen van bestanden en door velen beschouwd als de norm voor documentdistributie; • toegang verkrijgen tot gedeelde mappen op uw LAN- of WAN-netwerk, door de mappen aan uw deelvenster PaperPort-mappen toe te voegen; • direct instellingen voor delen en beveiliging benaderen via het snelmenu van de map. Met PaperPort kunt u heel eenvoudig een gedeelde map, die kan dienen als een centrale verzamelplaats voor alle belangrijke kantoordocumenten, op een server of pc maken. Alle PaperPort-clients hebben toegang tot deze map en kunnen via de PaperPort-functies voor documentbeheer en papierverwerking documenten rechtstreeks opzoeken en gebruiken.
Daarnaast kunt u items converteren naar populaire uitvoerindelingen voor gedeeld gebruik in talrijke andere programma’s, zoals Microsoft Word, Adobe Acrobat, Claris HomePage en Adobe Photoshop. Ga via de ScanSoft-website www.scansoft.nl naar PaperPort voor een lijst van alle programma’s die worden ondersteund.
PaperPort Startgids
31
Items naar een ander programma verzenden U kunt in PaperPort heel eenvoudig via slepen en neerzetten uw bestanden openen in uw favoriete programma. Kies het bestand dat u wilt openen en sleep het naar het programmapictogram op de balk Verzenden naar onder in het PaperPort-bureaublad. Veelvoorkomende kantoortaken zoals e-mailen en faxen gaan nu sneller dan ooit. Gescande documenten kunnen nu probleemloos worden gebruikt in andere programma’s. Via de balk Verzenden naar wordt het document automatisch naar een indeling geconverteerd die door het ontvangende programma wordt ondersteund. U kunt bijvoorbeeld het gescande beeld van een brief naar de Microsoft Wordkoppeling op de balk Verzenden naar van PaperPort slepen. PaperPort weet dan dat u de brief wilt openen als tekstbestand en niet als statisch afbeeldingsbestand. PaperPort voert het OCR-programma uit en stuurt bewerkbare tekst naar Word.
OmniPage
OP-workflows
Microsoft Outlook
PDF Converter
PaperPort ondersteunt een groot aantal programma’s, waaronder tekstverwerkings-, spreadsheet-, fax-, internet-, e-mail-, beeld-, OCR- en online serviceprogramma’s. De programmakoppeling op de balk Verzenden naar voert de benodigde conversies uit en biedt soms opties voor het verzenden van het item.
PaperPort gebruiken in combinatie met OmniPage Als u naast PaperPort ook OmniPage Pro heeft, kunt u beschikken over de OCRservices van dat programma en zo de mogelijkheden van PaperPort uitbreiden. U kiest OmniPage Pro door in een tekstprogramma met de rechtermuisknop op de PaperPort-koppeling te klikken, Verzendopties te kiezen en vervolgens als OCRprogramma OmniPage Pro te selecteren, in plaats van PaperPort OCR. Met OmniPage kunt u: 32
Items naar een ander programma verzenden
• • • • • • •
papieren documenten rechtstreeks converteren naar bruikbare Microsoft® Office-documenten; PDF-bestanden met behoud van opmaak omzetten in bewerkbare documenten; voor elektronische archieven PDF-bestanden maken die onbeperkt kunnen worden doorzocht; automatisch beelden van multifunctionele printers en scanners in een netwerk verwerken; documenten scannen en converteren naar XML, PDF, TIFF en andere indelingen; documenten delen via e-mail, internet, XML en e-Books; OmniPage-workflows gebruiken voor directe, effectieve controle over documentconversies.
De balk Verzenden naar aanpassen U kunt zelf bepalen hoe de balk Verzenden naar eruit ziet. U kunt bijvoorbeeld programmapictogrammen toevoegen, verwijderen of verplaatsen. Raadpleeg de PaperPort Help voor nadere informatie.
Verzendopties aanpassen U kunt via de verzendopties aangeven op welke manier u de programma’s op de balk Verzenden naar wilt gebruiken. U kunt bijvoorbeeld de bestandsindeling selecteren waarin PaperPort een item opslaat.
PaperPort Startgids
33
Als u OmniPage Pro 14 of een latere versie heeft, kunt u via de verzendopties voor de koppeling OmniPage-workflows een workflow kiezen.
U kunt een item versturen per e-mail door het te verslepen naar het pictogram van het e-mailprogramma op de balk Verzenden naar. Gebruik de e-mail koppelingsopties om de bestandsindeling van de bijlagen en andere opties op te geven.
34
Items naar een ander programma verzenden
Items converteren Met PaperPort kunt u gescande documenten en tekstitems converteren naar afbeeldingen, en afbeeldingen converteren naar tekst.
Items converteren naar afbeeldingsbestanden U kunt gescande documenten en tekstitems converteren naar afbeeldingsbestanden. Met de opdracht Opslaan als kunt u beelditems opslaan naar allerlei standaard afbeeldingsindelingen, zoals PDF, JPEG en TIFF, maar ook naar de eigen bestandsindeling van PaperPort Image (.max). U kunt tekstitems en beelditems converteren naar PaperPort Image-items (.max) met behulp van de opdracht Als PaperPort-afbeeldingsitem dupliceren. Met de opdracht Als PDF-item dupliceren kunt u tekstitems converteren naar PDF Image-items. In PaperPort Professional 10 kunt u ook tekstitems zoals Word-documenten converteren naar PDF Formatted Text & Graphics-indeling. Als u meerdere items selecteert, kunt u deze tegelijkertijd converteren naar een nieuwe indeling. Raadpleeg de online PaperPort Help voor nadere informatie.
Afbeeldingen naar tekst converteren U kunt gescande documenten converteren naar tekst door de miniatuur te slepen naar uw tekstverwerkingsprogramma. PaperPort verwerkt uw gescand document automatisch met behulp van de OCR-software van PaperPort, start uw tekstverwerkingsprogramma en laadt de gescande tekst in een document zodat u deze kunt bewerken. In het venster Paginaweergave kunt u ook tekst van een deel van de afbeelding kopiëren zodat u deze kunt gebruiken in een tekstverwerkings- of spreadsheetprogramma. De OCR-software verwerkt de tekst en kopieert deze naar het Klembord van Windows. Open het programma waarin u de tekst wilt invoegen en plak de tekst in het bestand.
PaperPort Startgids
35
Gescande formulieren invullen FormTyperTM is een programma van PaperPort waarmee u formulieren kunt invullen, zoals verzekeringsformulieren, registratiekaarten en medische formulieren die u naar het bureaublad van PaperPort scant. U sleept gewoon een formulier van het PaperPort-bureaublad naar het programma FormTyper op de balk Verzenden naar. FormTyper analyseert het formulier automatisch, herkent de blanco gebieden waarin gegevens kunnen worden ingevoerd en maakt hiervan lege velden. Elk veld wordt in kleur onderstreept, zodat u gemakkelijk kunt zien waar u de gegevens dient in te vullen.
Nu kunt u snel typen en met de tabtoets naar elk veld gaan. U kunt desgewenst ook de plaats van velden veranderen, nieuwe velden invoegen en velden verwijderen. Nadat u alle gegevens heeft ingevoerd, slaat u het formulier op het bureaublad van PaperPort op, zodat u het formulier in zijn geheel (met alle ingevulde gegevens) kunt afdrukken of verzenden via e-mail. Als u werkt met een voorgedrukt formulier, drukt u met de functie Alleen velden afdrukken uw antwoorden rechtstreeks in het formulier.
36
Gescande formulieren invullen
PDF-documenten maken PDF (Portable Document Format)-bestanden worden vaak in drie verschillende categorieën ingedeeld:
•
PDF Image
•
PDF Searchable Image
•
PDF Formatted Text & Graphics
Afhankelijk van uw PaperPort-versie kunt u een of meer van deze PDF-types maken. Raadpleeg de online PaperPort Help voor nadere informatie. In de volgende tabel ziet u met welke functies u de verschillende soorten PDFbestanden in PaperPort 10 en PaperPort Professional 10 kunt maken:
Indeling
PaperPort 10
PaperPort Professional 10
PDF Image
Scannen Foto halen Afdrukken naar PaperPort Opslaan als Web Capture
Scannen Foto halen Afdrukken naar PaperPort Opslaan als Web Capture
PDF Searchable Image Scannen (OmniPage Pro vereist) Foto halen Afdrukken naar PaperPort Opslaan als Web Capture
Scannen Foto halen Afdrukken naar PaperPort Opslaan als Web Capture Item dupliceren
PDF Formatted Text & Graphics
Afdrukken naar PaperPort Item dupliceren
(Alleen-lezen)
PaperPort Startgids
37
ScanDirect gebruiken ScanDirectTM is een PaperPort-programma waarmee u items kunt scannen en rechtstreeks naar PaperPort of andere programma’s op uw computer kunt verzenden zonder PaperPort te starten. ScanDirect wordt als een afzonderlijk programma uitgevoerd vanuit het Windows-menu Start en verschijnt met de ScanDirect-balk.
Met ScanDirect kunt u een item scannen en het onmiddellijk verzenden naar:
•
een programma op de balk Verzenden naar van ScanDirect. Pictogrammen op de ScanDirect-balk verwijzen naar de programma’s die een koppeling hebben naar PaperPort en ScanDirect. Klik op het programmapictogram om een item te scannen en naar het programma te verzenden en scan het item vervolgens. ScanDirect start het programma automatisch zodra het item is gescand.
•
het PaperPort-bureaublad. Klik op het PaperPort-pictogram en scan het item. Na het scannen wordt PaperPort gestart en kunt u het item met alle PaperPort-functies bewerken.
Raadpleeg de PaperPort Help voor nadere informatie over het gebruik van ScanDirect.
PaperPort verwijderen 1. Selecteer in het Configuratiescherm de optie Software. 2. Selecteer PaperPort 10.0. 3. Klik op Verwijderen om het programma te verwijderen of op Wijzigen om het automatisch te laten repareren. Als u besluit het programma te verwijderen, wordt het eerst gedeactiveerd. Hierdoor kunt u het later zonder activeringsproblemen opnieuw installeren. Voor het deactiveren en opnieuw activeren is een internetverbinding vereist.
38
ScanDirect gebruiken
