SBÍRKA ROZHODNUTÍ A OPATŘENÍ JIHOČESKÉ UNIVERZITY V ČESKÝCH BUDĚJOVICÍCH číslo: R 288 datum: 29. října 2014 ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐
Opatření rektora k zadávání veřejných zakázek na JU ČÁST PRVNÍ ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ Článek 1 Účel úpravy (1) Toto opatření upravuje základní pravidla, kompetence a organizaci při zadávání veřejných zakázek v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (dále jen „zákon“), ve znění pozdějších předpisů na Jihočeské univerzitě v Českých Budějovicích (dále jen „JU“) včetně zakázek nespadajících pod působnost tohoto zákona a zakázek zadávaných dle pravidel příslušných operačních a dotačních programů. (2) V případě, že prostředky na realizaci VZ budou čerpány z jiných než vlastních zdrojů JU, tedy z projektů OP, účelových dotací, výzkumných grantů atd., které mají odlišně nebo přísněji stanoveny podmínky a limity pro zadávání veřejných zakázek, se zadavatel řídí pravidly stanovenými daným poskytovatelem. Pokyny dle tohoto opatření jsou pak použity podpůrně. Článek 2 Obecné zásady (1)
JU je ve smyslu § 2 odst. 2 písm. d) zákona veřejným zadavatelem a je povinna a) při zadávání zakázek malého rozsahu dodržovat § 6 zákona při celém procesu zadávání veřejné zakázky, b) při zadávání zakázek dle zákona dodržovat všechna jeho ustanovení při celém procesu zadávání veřejné zakázky.
(2) Zástupcem zadavatele je osoba oprávněná činit úkony v zadávacím řízení jménem zadavatele, a to v rámci přidělených rozpočtových prostředků, se kterými je oprávněna nakládat, a za předpokladu přímé souvislosti předmětu zadávacího řízení s působností útvaru zadavatele. Zadavatelem pro účely tohoto opatření a) je statutární zástupce, tj. rektor a kvestor v rámci pravomocí udělených mu Statutem JU a rektorem (Opatřením rektora R 218 ze dne 1. prosince 2012 a speciálním zmocněním), b) jsou pro zakázky malého rozsahu rektor a kvestor dle pravomocí uvedených v písm. a), a dále děkan a ředitel jiné součásti JU na základě zmocnění ve vnitřních předpisech JU (Statut JU a statuty součástí JU), 1
c) další osoby zmocněné k úkonům v zadávacím řízení. Toto zmocnění vydává rektor, kvestor, děkan, resp. ředitel jiné součásti JU. (dále také „zadavatel“) (3) Podmínkou pro zadávání veřejné zakázky jsou disponibilní peněžní prostředky, způsobilé stát se výdajem na dodávky, služby nebo stavební práce. Příkazci operace a správci rozpočtu prověří nebo zabezpečí prověření potřeby zadání předmětné zakázky z hlediska dodržení investičního plánu, rozpočtu a finančního krytí. Příkazce operace odpovídá za dodržení nákupu v souladu s opatřením. (4) Při zadávání zakázek je nezbytné respektovat pravidla hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti vynaložených prostředků. U zakázek spolufinancovaných z finančních prostředků Evropské unie je navíc nezbytné dodržovat limity, pravidla a zásady určené poskytovatelem finančních prostředků EU pro výběr dodavatelů (včetně požadavků na publicitu). Obdobně je třeba postupovat rovněž při užití prostředků z veřejných zdrojů mimo oblast spolufinancování z EU, jestliže poskytovatel stanoví pravidla pro zadávání zakázek odlišně od tohoto Opaření. (5) JU využívá v souladu s § 149 zákona elektronický prostředek eGORDION pro zadávání veřejných zakázek. Elektronický prostředek slouží ke správě a evidenci všech zadávaných zakázek podle zákona, včetně zakázek malého rozsahu a je jediným nástrojem, jehož prostřednictvím se zveřejňují příslušné dokumenty na profilu zadavatele. Webová adresa profilu zadavatele a dataGORDIONU je uvedena v části 2, článku 7 opatření. Článek 3 Základní pojmy a)
Veřejná zakázka je zakázka realizovaná na základě smlouvy mezi zadavatelem a jedním či více dodavateli, jejímž předmětem je úplatné poskytnutí dodávek či služeb nebo úplatné provedení stavebních prací. Veřejná zakázka zadávaná podle zákona musí být realizována na základě písemné smlouvy. Veřejnou zakázkou se rozumí rovněž rámcová smlouva (dále jen „VZ“).
b) Dotčený útvar/žadatel – útvar/žadatel, který má v úmyslu učinit nákup v souladu se zákonem. Útvar/žadatel je zodpovědný za poskytnutí všech potřebných informací dle požadavků stanovených tímto opatřením. c)
Karta veřejné zakázky je formulář, který slouží jako podklad pro přípravu a zahájení výběrového řízení (dále jen „Karta VZ“).
d) ÚVZ – útvar veřejných zakázek odpovědný za organizaci a administrativní zajištění zadávání veřejných zakázek e)
dataGordion – elektronický nástroj dostupný přes webové služby umožňující zadávání veřejných zakázek, slouží ke správě, evidenci a realizaci veřejných zakázek a je jediným nástrojem, jehož prostřednictvím zadavatel zveřejňuje veřejné zakázky na profilu zadavatele v souladu s § 149 zákona
f)
Předpokládanou hodnotou veřejné zakázky na dodávky a služby je celková cena dodávky či služby bez DPH. V případě koupě zboží na splátky nebo poskytované služby se jedná o celkovou cenu plnění za dobu účinnosti smlouvy, jde‐li o smlouvu uzavíranou na dobu určitou, nebo o celkovou výši plnění za 48 měsíců, jde‐li o smlouvu uzavíranou na dobu neurčitou. Předpokládanou hodnotou veřejné zakázky na stavební práce je celková cena stavebních prací bez DPH, přičemž do této ceny se započítává rovněž předpokládaná hodnota dodávek, které jsou potřebné k provedení stavebních prací. Celková předpokládaná hodnota předmětu veřejné zakázky je celková cena dodávky, služby nebo stavebních prací.
g)
Kvalifikace dodavatele je způsobilost dodavatele pro plnění veřejné zakázky.
h) Technická specifikace pro účel veřejné zakázky představuje technickou charakteristiku prací, 2
materiálů, zboží nebo služeb, které mají být použity nebo dodány, popsané objektivním, nediskriminačním a současně přesným a jasným způsobem, který zajišťuje užití za účelem, který je zadavatelem zamýšlen. Technickou specifikaci předává na ÚVZ žadatel o veřejnou zakázku, který současně odpovídá za její obsah. i)
Minitendr je veřejná zakázka zadávaná na základě rámcové smlouvy. Článek 4 Povinnosti při zadávání veřejných zakázek
(1) Zadavatelé, zaměstnanci a další pověřené osoby uskutečňující úkony v zadávacím řízení jsou povinni ve všech stadiích zadávacího řízení zejména a) zajistit, aby všechny veřejné zakázky byly před zahájením zadávacího řízení schváleny v souladu s vnitřním kontrolním systémem, zejména příkazcem a správcem rozpočtu. Příkazce a správce rozpočtu si je vědom, že svým podpisem na Kartě VZ schvaluje veškeré náklady, které jsou nezbytné pro realizaci VZ ve vazbě na platnou legislativu, b) dodržovat zásady transparentnosti, rovnosti a zákazu diskriminace dodavatelů a výrobců s cílem dosažení hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti při vynakládání finančních prostředků, c) být vzhledem k uchazeči (uchazečům) nestranný. Podmínku nestrannosti nesplňuje ten, kdo se podílel na zpracování nabídky uchazeče nebo jej s uchazečem spojuje osobní, pracovní či jiný obdobný poměr nebo má z jiných důvodů osobní zájem na zadání zakázky některému z uchazečů., d) zabezpečit vyloučení možnosti účasti potencionálního dodavatele na přípravě zadávacích podmínek veřejné zakázky, e) stanovit jednoznačné a srozumitelné zadávací podmínky, které záměrně nezvýhodní určitého dodavatele/výrobce, f)
zajistit, aby smlouva uzavíraná s vybraným uchazečem odpovídala zadávacím podmínkám a podané nabídce,
g) zajistit, aby veškeré smlouvy uzavírané na základě zadávacího řízení byly označeny číslem smlouvy a identifikačním číslem předmětné zakázky v systému dataGordion (ID číslo). Při přípravě smluv pro zadávací dokumentaci k veřejné zakázce a při schvalování smluv je nutné dodržovat veškeré interní normy týkající se oběhu dokladů a vnitřního kontrolního systému. Článek 5 Veřejné zakázky podle předmětu (1) Veřejné zakázky na dodávky – předmětem je pořízení zboží, zejména formou koupě, koupě na splátky, nájmu zboží nebo nájmu s právem následné koupě (leasing). (2) Veřejná zakázka na stavební práce – předmětem je provedení stavebních prací, uvedených v příloze zákona, související projektová činnost a zhotovení stavby. (3) Veřejné zakázky na služby – předmětem je vše, co není zakázka na dodávky nebo zakázka na stavební práce (národní legislativa nezná pojem služby, proto je služba negativně vymezena). 3
Článek 6 Veřejné zakázky podle výše předpokládané hodnoty (1) Veřejné zakázky jsou podle výše jejich předpokládané hodnoty rozděleny dle zákona do následujících kategorií. Částky jsou uvedeny bez DPH: a. Veřejná zakázka malého rozsahu (dále jen „VZMR“): i. dodávky a služby do 2 000 000,‐ Kč, ii. stavební práce do 6 000 000,‐ Kč. b. Veřejná zakázka podlimitní: i. dodávky a služby od 2 000 000,‐ Kč do 5 244 000,‐ Kč, ii. stavební práce od 6 000 000,‐ Kč do 131 402 000,‐ Kč. c. Nadlimitní veřejná zakázka: i. dodávky a služby nad 5 244 000,‐ Kč, ii. stavební práce nad 131 402 000,‐ Kč. (2) Pro zadání podlimitní zakázky na dodávky a služby může zadavatel použít zjednodušené podlimitní řízení (dále jen „ZPŘ“). U zakázky na stavební práce je možno použít ZPŘ pouze v případě, že předpokládaná hodnota VZ nepřesáhne 10 mil. Kč. (3) Předpokládanou hodnotou se rozumí předpokládaná výše peněžitého závazku, která pro zadavatele vyplývá z plnění veřejné zakázky. Zadavatel je povinen stanovit výši předpokládané hodnoty podle předmětu veřejné zakázky před zahájením zadávacího řízení. (4) Zadavatel nesmí rozdělit předmět veřejné zakázky tak, aby tím došlo ke snížení jeho předpokládané hodnoty pod finanční limity stanovené zákonem. Pokud je veřejná zakázka rozdělena na části, musí být celková předpokládaná hodnota stanovena jako součet předpokládaných hodnot všech jednotlivých částí. (5)
Pro stanovení výše předpokládané hodnoty je vždy rozhodná cena bez DPH. Článek 7 Pravidla a povinnosti při zadávání veřejných zakázek
(1) Zadavatel je povinen před zahájením výběrového řízení stanovit předpokládanou hodnotu veřejné zakázky, tedy předpokládanou výši peněžitého závazku vyplývající pro zadavatele z plnění veřejné zakázky, a to bez daně z přidané hodnoty. (2)
Pravidla a povinnosti při zadávání VZ se odvíjí od výše předpokládané hodnoty.
(3) Předpokládanou hodnotu veřejné zakázky zadavatel stanoví na základě údajů a informací o zakázkách stejného či obdobného předmětu plnění. Při stanovení předpokládané hodnoty je zadavatel povinen sečíst předpokládané hodnoty obdobných, spolu souvisejících dodávek či služeb, které hodlá pořídit v průběhu jednoho rozhodného (účetního) období v rámci JU na základě plánovaných nákupů. (3) Při vymezení toho, jaké obdobné, spolu související dodávky či služby hodlá zadavatel pořídit v průběhu rozhodného období, je třeba vyjít zejména z příslušného rozpočtu nebo plánu zadavatele a rovněž z předvídatelnosti pořizování těchto dodávek či služeb v účetním období. (4) Při stanovení režimu veřejné zakázky je zadavatel povinen vycházet ze součtu skutečných hodnot (smluvních cen) již realizovaných zakázek a součtu předpokládaných hodnot plánovaných 4
výběrových řízení všech obdobných a spolu souvisejících dodávek, služeb či stavebních prací v rámci celé JU v daném rozhodného období. (5) Povinnost ke sčítání obdobných, spolu souvisejících dodávek či služeb za účetní období neplatí pro dodávky nebo služby, jejichž jednotková cena je v průběhu účetního období proměnlivá a zadavatel tyto dodávky nebo služby pořizuje opakovaně dle svých aktuálních potřeb. Za opakované zakázky se v případech JU považuje zejména nákup potravin, pohonných hmot, jízdenek, léků a letenek. (6) Specifická plnění se nesčítají. Takové zboží a služby tvoří samostatný předmět zakázky, která se zadá v režimu odpovídajícímu hodnotě specifického plnění. Zda je plnění specifické, určí pracovník ÚVZ po konzultaci s příslušnými osobami. (7) Při určení předmětu veřejné zakázky není přípustné uvádět požadavky nebo odkazy na obchodní firmy, názvy nebo jména a příjmení, specifická označení zboží a služeb, která platí pro určitou osobu za příznačné, patenty a vynálezy, užitné a průmyslové vzory, ochranné známky nebo označení původu, pokud by to vedlo ke zvýhodnění nebo vyloučení určitých uchazečů nebo určitých výrobků. (8) Výjimku z předchozího ustanovení tvoří případy, kdy by jinak nebylo možné dostatečně přesně a srozumitelně určit předmět zakázky. Výjimku tvoří rovněž případy, kdy by bylo poptávané plnění nekompatibilní s již používanými zařízeními či systémy a jeho přizpůsobení by provozu zadavatele působilo mimořádné obtíže. Článek 8 Pravidla a povinnosti při zadávání podlimitních a nadlimitních zakázek (1) Útvarem odpovědným za organizaci a administrativní zajištění zadávání veřejných zakázek je ÚVZ. V případě organizování a administrování VZ externí firmou na základě smlouvy je zadavatel povinen písemně oznámit ÚVZ tento způsob organizace VZ. (2) Na základě žádosti žadatele může ÚVZ kromě podlimitních a nadlimitních řízení organizovat a administrovat také VZMR. (3) Žadatel je povinen při zadání požadavku na realizaci veřejné zakázky na ÚVZ postupovat v souladu s níže uvedenými pravidly. Žadatel:
a) vyplní formulář s požadavky pro zadání VZ „Karta VZ“ (viz přílohu č. 1), stvrzený podpisem příkazce operace, který schvaluje potřebnost VZ, a správce rozpočtu, který potvrzuje finanční krytí VZ,
b) doručí Kartu VZ s požadavky pro zadání na ÚVZ minimálně 14 dní před plánovaným zahájením VZ. U podlimitních a nadlimitních řízení je nutné v rámci realizace VZ počítat s jednoměsíční lhůtou, která předchází samotnému vyhlášení VZ (předběžné oznámení dle § 86 zákona),
c) v případě zadání otevřeného podlimitního a nadlimitního řízení vyplní formulář Odůvodnění veřejné zakázky (dle požadavků zákona v souladu s § 156), který je nezbytnou součástí zadávací dokumentace VZ. Formulář bude žadateli předložen k vyplnění po předání Karty VZ na ÚVZ.
d) je povinen poskytnout součinnost při zpracování zadávací dokumentace, zejména poskytuje tyto informace: i.
před zahájením zadávacího řízení podklady pro zadání VZ, tj. podrobnou technickou specifikaci požadavků a podmínek vymezujících předmět VZ, CPV kódy specifikující předmět plnění, v rámci zakázek na stavební práce projekty včetně technických specifikací použitých materiálů a prvků, rozpočty, výkazy výměr, technická schémata 5
apod., v případě zadávání zakázek v rámci projektů a grantů speciální požadavky poskytovatele či dotačního programu, má‐li být VZ podle nich plněna, apod., ii.
termíny a obchodní podmínky plnění,
iii. předpokládanou hodnotu VZ (cenový limit), iv. návrh hodnotících kritérií, v.
požadavky na okruh zájemců, kteří budou vyzváni v případech umožněných zákonem,
vi. návrh členů do komise pro otvírání obálek a hodnotící komise v potřebném počtu a potřebné odbornosti k předmětu veřejné zakázky,
e) je věcně odpovědný za výše uvedené informace f) věcně odpovídá za obsah návrhu smlouvy, který mu bude předložen ke schválení spolu s kompletní zadávací dokumentací před samotným vyhlášením zakázky. (4)
Za soulad údajů v Kartě VZ a zadávací dokumentaci je odpovědný ÚVZ.
(5)
ÚVZ je oprávněn v případě nutnosti vrátit žadateli Kartu VZ k přepracování.
(6) Žadatel nesmí vyzývat opakovaně stejný okruh zájemců, pokud to není odůvodněno předmětem veřejné zakázky. (7) Dodatky ke smlouvám z veřejných zakázek zadávaných prostřednictvím ÚVZ jsou žadatelé vždy povinni zpracovávat ve spolupráci s ÚVZ. (8) Pokud bude žadatel v rámci kontrol nadřízených orgánů, předkládání monitorovacích zpráv, atd. požadovat dokumentaci k realizovaným VZ, zašle na ÚVZ žádost o dokumentaci minimálně 5 pracovních dní před požadovaným termínem. ČÁST DRUHÁ ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK MALÉHO ROZSAHU Článek 1 Vymezení odpovědnosti za administraci veřejných zakázek malého rozsahu (1) U veřejných zakázek malého rozsahu (dále jen „VZMR“) na dodávky, služby a stavební práce odpovídá za organizaci, administraci a správnost zadávacího řízení příslušný zadavatel z dotčeného útvaru v souladu se Statutem JU, nebo na základě žádosti ÚVZ. (2)
Metodickou podporu v oblasti postupů při zadávání VZMR poskytují pracovníci ÚVZ. Článek 2 Kategorizace veřejných zakázek malého rozsahu
(1) Zakázkou malého rozsahu se rozumí veřejná zakázka na dodávky a služby, u kterých předpokládaná hodnota za dané účetní období nedosáhne 2 mil. Kč bez DPH a veřejných zakázek na stavební práce, u kterých předpokládaná hodnota nedosáhne 6 mil. Kč bez DPH. (2)
Veřejné zakázky malého rozsahu se ve smyslu tohoto opatření dělí na následující kategorie: a)
I. kategorie – předpokládaná hodnota bez daně z přidané hodnoty nedosahuje u dodávek, služeb nebo stavebních prací 500 tis. Kč, 6
b) II. kategorie – předpokládaná hodnota bez daně z přidané hodnoty u dodávek a služeb činí nejméně 500 tis. Kč, ale nedosahuje 2 mil. Kč, u stavebních prací činí nejméně 500 tis. Kč, ale nedosahuje 6 mil. Kč. (3) Předpokládaná hodnota veřejné zakázky může být stanovena zároveň jako maximální cenový limit. Pokud bude předpokládaná hodnota limitní cenou VZ, je zadavatel povinen tuto skutečnost uvést ve Výzvě k podání nabídky a vyloučit všechny nabídky uchazečů, jejichž nabídková cena bude vyšší než předpokládaná hodnota VZ. V případě, že zadavatel nestanovil předpokládanou hodnotu jako limitní cenu a nabídková cena uchazečů na prvním až třetím místě v celkovém pořadí bude vyšší než předpokládaná hodnota a zadavatel má pouze omezené finanční zdroje na financování dané VZ, je zadavatel oprávněn takové výběrové řízení zrušit bez udání důvodu, pokud si to vymínil ve Výzvě k podání nabídek či Zadávací dokumentaci. Článek 3 Zadávání VZMR I. kategorie (1) Veřejné zakázky, jejichž předpokládaná hodnota nepřesáhne částku 500 tis. Kč, se dále rozdělují do těchto kategorií: a) přímý nákup ‐ výběr dodavatele v této kategorii není nijak formalizován. Přímé zadání může zadavatel využít v případech, kdy se jedná o zanedbatelnou předpokládanou hodnotu stanovenou tímto opatřením na 10 tis. Kč, případně pokud předmět veřejné zakázky lze získat pouze od jednoho dodavatele. Odůvodněné případy vhledem k předmětu veřejné zakázky, předpokládané hodnotě veřejné zakázky nebo jiným okolnostem: i. jde o operativní nákup při relativně nízké předpokládané hodnotě (zadavatel má dostatečnou znalost relevantního trhu a náklady na formalizovaný výběr dodavatele by byly v porovnání s možnou úsporou nepřiměřené), ii. jde o časovou tíseň. Při pořizování veřejných zakázek do 10 tis. Kč (operativní nákupy drobných položek) je zadavatel oprávněn vybrat dodavatele na základě jeho odborného úsudku. b) průzkum trhu – pokud předpokládaná hodnota spolu souvisejících veřejných zakázek s obdobným předmětem plnění za dané účetní období (v rámci JU) nepřesáhne částku 500 tis. Kč, mohou být tyto zakázky zadávány na základě průzkumu trhu. Zadavatel vychází z informací na trhu (z dostupných ceníků, internetu, emailových nabídek apod.), místní znalosti a svých poznatků a zkušeností, přičemž je zodpovědný za dodržení pravidla hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti. Provedení průzkum trhu bude založeno v dokumentaci VZ. O vhodnosti nabídky rozhodne zadavatel nebo jím pověřená osoba na základě uchazečem předložené či jinak dostupné aktuální nabídky. (2) S výjimkou přímého nákupu drobných položek, uzavírá zadavatel s vybraným uchazečem písemnou smlouvu alespoň ve formě písemné objednávky potvrzené uchazečem, přičemž postačuje potvrzení objednávky e‐mailem. 7
Článek 4 Zadávání VZMR II. kategorie (1) Zadavatel je povinen administrovat veřejnou zakázku prostřednictvím systému dataGORDION. Zadavatel je povinen zveřejnit VZ na profilu zadavatele v den odeslání Výzvy k podání nabídky. Ve vhodných případech je možné k administraci VZ použít elektronického tržiště TENDERMARKET. Zadavatel je povinen uveřejnit informace o zahájení VŘ na webových stránkách JU v den odeslání Výzvy k podání nabídky. (2) Zadavatel je povinen písemně vyzvat k podání nabídky alespoň 3 dodavatele schopné splnit předmět VZ. Případný nižší počet oslovených dodavatelů musí být písemně zdůvodněn v dokumentaci o zadání veřejné zakázky. (3) Lhůta pro podání nabídek nesmí být kratší než 10 kalendářních dnů ode dne odeslání výzvy k podání nabídek, přičemž prvním dnem lhůty je den následující po dni odeslání výzvy. Konec lhůty pro podání nabídek a tedy den otvírání obálek je následující pracovní den po 10. kalendářním dni. (4) Zadavatel je povinen ustanovit alespoň tří člennou komisi pro otvírání obálek, která bude zároveň hodnotící komisí. Alespoň dva členové hodnotící komise musí mít příslušnou odbornost ve vztahu k požadovanému předmětu veřejné zakázky. Hodnotící komise může jednat a usnášet se, jsou‐li přítomny nejméně dvě třetiny členů nebo jejich náhradníků. Členové hodnotící komise nesmí být k zakázce podjatí. Svoji nepodjatost stvrdí podpisem čestného prohlášení. O otevírání obálek a posouzení a hodnocení nabídek se zpracuje písemný protokol. (5) Zadavatel ani komise nesmí otevřít obálku před uplynutím lhůty pro podání nabídek. Otvírání obálek musí být zahájeno ihned po uplynutí lhůty pro podání nabídek (ve stejný den). Článek 5 Ustanovení pro VZMR II. Kategorie (1) Výzva k podání nabídky může být realizována písemně nebo elektronicky. Rovněž nabídky mohou být vyžadovány v písemné nebo v elektronické podobě. Výzva k podání nabídky musí obsahovat zejména tyto údaje: a) identifikační údaje zadavatele, b) název a vymezení předmětu veřejné zakázky, c) údaje o možnosti přístupu k zadávací dokumentaci (pokud je zadávací dokumentace poskytována), d) předpokládanou dobu a místo plnění veřejné zakázky, e) návrh smlouvy nebo požadavky na předložení návrhu smlouvy s vymezením základních obchodních podmínek, f) kvalifikační předpoklady, pokud je zadavatel stanovil, g) hodnotící kritéria a způsob hodnocení, h) lhůtu, formu a místo pro podání nabídek, i) odkaz na kontaktní osobu zadavatele, její telefon a e‐mailovou adresu, j) podpis osoby oprávněné jednat za zadavatele. (2) Přílohou Výzvy k podání nabídek může Zadávací dokumentace obsahující bližší specifikaci předmětu plnění. (3) Zadavatel je povinen přijmout a vyhodnotit rovněž nabídky uchazečů, kteří k podání nabídky nebyli vyzváni přímo. (4) Při podávání odpovědi na dotaz dodavatele (podaný ve lhůtě pro podání nabídek) týkající se zadávacích podmínek vyhlášené veřejné zakázky musí zadavatel sdělit odpověď i se zněním dotazu 8
všem osloveným dodavatelům resp. dodavatelům, kteří si požádali o zaslání dokumentace k veřejné zakázce. Zadavatel je povinen zveřejnit odpověď na dotaz stejným způsobem, jakým byla zveřejněna Výzva či Zadávací dokumentace. (5) V případě, že se během lhůty k podání nabídek změní zadávací podmínky, (např. změní se termín dodání, změní se parametr požadovaného plnění), zadavatel musí tuto skutečnost sdělit všem osloveným dodavatelům a zveřejnit ji stejným způsobem, jakým byla zveřejněna Výzva či Zadávací dokumentace. (6) V případě že se jedná o tak závažnou změnu Výzvy, která by vyžadovala zásadní přepracování nabídky nebo mohla změnit okruh potenciálních dodavatelů, je nezbytné přiměřeně prodloužit lhůtu k podání nabídek. Informace o prodloužení lhůty pro podání nabídek a otvírání obálek bude součástí dodatečných informací k VZ. (7) Minimální délka lhůty pro podání nabídek vymezená tímto opatřením musí být splněna vždy. Zadavatel má právo stanovit lhůtu delší vzhledem k předmětu plnění a časové náročnosti zpracování nabídky. (8) Nabídka, která bude zadavateli doručena po uplynutí lhůty pro podávání nabídek, se neotevírá a nehodnotí. (9) Po uplynutí lhůty pro podávání nabídek je možné otevřít obálky s nabídkami, které byly doručeny včas. Přijaté nabídky musí být evidovány v seznamu přijatých nabídek s uvedením názvu uchazeče, způsobu a data doručení nabídky. (10) Protokol o otevírání obálek, posouzení a hodnocení nabídek musí obsahovat alespoň tyto údaje a) seznam doručených nabídek s datem doručení, b) seznam vyřazených nabídek s uvedením důvodu vyřazení, c) postup hodnocení nabídek, d) výsledek hodnocení a rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky.1 (10) V případě, že některý z uchazečů nesplnil požadavky zadavatele uvedené ve Výzvě k podání nabídky nebo v Zadávací dokumentaci, má hodnotící komise právo uchazeče vyzvat k vysvětlení nabídky či doplnění dokladů k prokázání kvalifikace. V takové žádosti bude uvedena lhůta, do kdy má uchazeč vysvětlení podat. (11) Pokud uchazeč ani po výzvě k podání vysvětlení či doplnění dokladů k prokázání kvalifikace nesplní podmínky stanovené zadavatelem, je zadavatel povinen takového uchazeče vyloučit z účasti v zadávacím řízení. Zadavatel je povinen informovat vyloučeného uchazeče (doporučeným dopisem, elektronicky (e‐mailem), nebo osobně s písemným potvrzením uchazeče o předání informace) nejpozději do 5 pracovních dnů od Rozhodnutí o vyloučení. (12) Písemný protokol o otevírání obálek a posouzení a hodnocení nabídek předkládá administrátor VZ ke schválení osobě oprávněné k zadání veřejné zakázky. (13) O výsledku výběrového řízení musí být všichni uchazeči, jejichž nabídka nebyla v průběhu zadávacího řízení vyřazena, informováni (doporučeným dopisem, elektronicky (e‐mailem) nebo osobně s písemným potvrzením dodavatele o předání informace) do 5 pracovních dnů od vydání Rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky.
1
Vzorové dokumenty jsou dostupné v dataGORDIONU 9
(14) Zadavatel vydá Rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky a uzavře s vybraným uchazečem v souladu s podmínkami nejvhodnější nabídky písemnou smlouvu, která bude označena číslem smlouvy zadavatele a identifikačním číslem VZ ze systému dataGORDION (ID číslo). (15) Pokud si to zadavatel ve Výzvě k podání nabídky vyhradí, může Rozhodnutí o vyloučení uchazeče, Rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky a Rozhodnutí o zrušení VZ oznámit uveřejněním na profilu zadavatele, a to do 5 pracovních dnů od příslušeného rozhodnutí. Takové oznámení se považuje za doručené okamžikem uveřejnění na profilu zadavatele. (16) Zadavatel je povinen zveřejnit uzavřenou smlouvu včetně všech jejích změn a dodatků na profilu zadavatele u všech zakázek, jejichž hodnota plnění přesáhla 500.000,‐ Kč bez DPH, a to do 15 dnů od uzavření smlouvy. Článek 6 Zrušení zadávacího řízení VZMR (1)
Zadavatel zruší zadávací řízení bez zbytečného odkladu, pokud a) nebyly ve stanovené lhůtě podány žádné nabídky, b) byly zjištěny vážné nesrovnalosti nebo chyby ve Výzvě nebo v Zadávací dokumentaci, které by měly vliv na průběh zadávacího řízení, c) si tuto možnost vyhradil ve Výzvě k podání nabídky nebo v Zadávací dokumentaci.
(2)
Zadavatel může zrušit zadávací řízení bez zbytečného odkladu, pokud a) se v průběhu zadávacího řízení vyskytly důvody zvláštního zřetele, pro které nelze na zadavateli požadovat, aby v zadávacím řízení pokračoval, nebo b) vybraný dodavatel, popřípadě dodavatel druhý v pořadí, odmítl uzavřít smlouvu nebo neposkytl zadavateli k jejímu uzavření dostatečnou součinnost.
(3) Zadavatel má právo zrušit zadávací řízení bez udání důvodu, pokud ještě nebylo vydáno rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky. (4) O zrušení zadávacího řízení je zadavatel povinen vyhotovit Rozhodnutí o zrušení zadávacího řízení a bezodkladně informovat všechny dodavatele. Zadavatel může postupovat v souladu s bodem 16, článku 5 opatření. Článek 7 Zveřejňování dokumentace (1) Zadavatel zajistí zveřejnění dokumentace k VZMR II. kategorie na profilu zadavatele: https://www.egordion.cz/nabidkaGORDION/profil/JihoceskaUniverzita, a také na internetových stránkách JU na adrese: https://vz.jcu.cz . (2) Webový nástroj pro administraci VZ, jehož prostřednictvím se zajišťuje zveřejňování informací na profilu zadavatele „dataGordion“ je přístupný na adrese: https://srv2.egordion.cz/dataGORDION3Jcu/login/login.seam 10
