Samenwerking Harderwijk - Zeewolde
Aanleiding 1. Besluit Gemeente Zeewolde om regiegemeente te willen zijn en samenwerking te zoeken voor de uitvoerende taken met omliggende gemeenten 2. Wens Gemeente Harderwijk tot steviger fundament onder bedrijfsvoering, vermindering kwetsbaarheid en verbetering dienstverlening 3. De goede ervaringen die er waren bij vergelijkbare trajecten op het terrein van ICT en P&O
1e Actie: ( na verkennende gesprekken )
Sluiten bestuurlijke (samenwerkings)convenant
Opdracht: het doen van onderzoek naar de mogelijkheden tot samenwerking op het terrein van Burgerzaken tussen de gemeenten Zeewolde en Harderwijk.
Doelstellingen Convenant
1. de kwaliteit van de dienstverlening versterken; 2. de kwetsbaarheid van de dienstverlening verminderen c.q. de continuïteit versterken; 3. beter tegenwicht bieden aan private partijen; 4. de potentie van de organisaties versterken om in te spelen op toekomstige ontwikkelingen; 5. de efficiency en effectiviteit van meer specialistische taken vergroten; 6. het verkrijgen van een flexibele en gevarieerde personeelsinzet.
Organisatie en werkprocessen
Uitgangspunten • Voor wat betreft de werkprocessen wordt zoveel als mogelijk aangesloten bij de werkprocessen van één van de gemeenten • Voor wat betreft de ICT wordt zoveel als mogelijk aangesloten bij de ICT van één van de gemeenten • Iedere gemeente houdt haar eigen frontoffice • Voor wat betreft de “knip” tussen frontoffice en backoffice wordt zoveel als mogelijk aangesloten bij de “knip” van één van de gemeenten Afwegingen: - ICT Harderwijk en Zeewolde waren inmiddels geïntegreerd zowel qua hardware als software en infrastructuur. Dit was dus gegeven; - De frontoffice van de gemeente Harderwijk voerden al taken uit die in Zeewolde nog door de backoffice werden uitgevoerd.
Organisatie en werkprocessen conclusies Samenwerking richt zich op: 1.Beleid burgerzaken 2.Kwaliteit GBA 3.Verkiezingen 4.Vreemdelingen 5.Bezwaar en Beroep Voor wat betreft ICT, Dienstverlening en werkprocessen wordt aansluiting gezocht bij de organisatie Harderwijk
Basisvraag: 1. Welke juridische mogelijkheden en beperkingen zijn er om tot samenwerking op het terrein van de GBA te komen. 2. Oriëntatie bij een aantal samenwerkingsverbanden waaronder Groningen-ten Boer en BEL-gemeenten. Conclusie: Er zijn geen onoverkomelijke juridische beperkingen om te komen tot samenwerking.
Basis samenwerking
• Bewerkersovereenkomst
• Dienstverleningsovereenkomst • Service Level Agreement op terrein van ICT.
Bewerkersovereenkomst Eisen zoals opgenomen in de wet Gba • Deugdelijke uitvoering van werkzaamheden • Beveiliging van de gegevensbestanden • Bescherming persoonlijke levenssfeer
Invulling eisen Aansluiting bij eisen “eigen”gemeente zoals neergelegd in: • beveiligingshandboek, • procedures • procesbeschrijvingen
Dienstverleningsovereenkomst (DVO)
De DVO heeft betrekking op:
• Het verrichten van de werkzaamheden op het gebied van de Gba • Het bieden van ondersteuning aan de Servicebalie Zeewolde
Dienstverleningsovereenkomst
In de DVO zijn afspraken gemaakt over: • • • • • • •
De duur van de overeenkomst ( onbepaalde tijd, met opzegtermijn ) De verantwoordelijkheden Bevoegdheden gemandateerd aan college van B&W Harderwijk Taken en werkzaamheden De kwaliteitseisen De omvang van de uitvoering Vergoeding
Taken en Werkzaamheden 1. Kwaliteit Gba 2. Correcties en (complexe) mutaties Gba 3. 1e inschrijvingen 4. Verklaring onder Ede 5. Naturalisaties en opties 6. Adresonderzoeken 7. Afwijzingen verzoeken 8. Advisering en ondersteuning Burgerlijke Stand, IPR e.d. 9. Behandeling geschillen, bezwaar en beroep 10.Applicatiebeheer
Niet…. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Uitvoering Burgerlijke Stand Verkiezingen Huwelijksvoltrekkingen Rampenbestrijding Adrescontroles Informatieverstrekking uit GBA
De bevindingen
Doelstellingen zijn gerealiseerd •Kwaliteitsslag servicebalie Zeewolde m.n. v.w.b. burgerlijke stand, mutatieverwerking, KCC-ontwikkeling •Kostenbesparing m.n. aan kant Zeewolde Van een backoffice-formatie van ca 3 fte’s ( ca € 200.000,00 ) naar een vergoeding van € 90.000,00 o.b.v. de DVO •Versterking formatie Harderwijk met extra capaciteit Beleid, GBAspecialist en applicatiebeheer.
Maar ook…. •Gezamenlijke voorbereiding en invoering Mgba •Gezamelijke voorbereiding en invoering BRP
•Uitwisseling van frontoffice-medewerk(st)ers bij calamiteiten •Nieuwe en uitdagender functies •Goede basis voor nieuwe samenwerkingsprojecten
•Klaar voor de toekomst ( plaatsonafhankelijke Dienstverlening ? ) •Over en weer leren van elkaar
Vragen ?
