Samenwerken op alle fronten

Over deze nieuwsbrief Opmerkingen, suggesties, vragen over deze nieuwsbrief kunt u sturen naar [email protected]. Deze nieuwsbrief is een uitgave van Roxit IT Solutions, niets uit deze nieuwsbrief mag zonder voorafonten ken op alle fr gaande toestem1 Samenwer Wabo voor u ming overgenovolgen van de ge e D 2 eidt uit men worden. ppelingen br

wsbrief

In deze nieu

t ko t kwadraat 3 Assortimen werken in he en m Sa : w ie 4 Interv urs lt ’ ook op be rmatie 5 SIM ‘koppe e bodeminfo lfd ze de l ra ng ve O : w ie ienst in wordi 6 Interv Omgevingsd Z: ZH M : w ie 7 Interv ikkeld verder ontw 8 Cursussen

Roxit nieuwsbrief

No. 3 - voorjaar 2010

Samenwerken op alle fronten Het thema voor deze Roxit nieuwsbrief was snel gekozen: samenwerken! De samenwerkingen die wij opzetten zijn voor ons en de ontwikkeling van Squit XO immers van groot belang. En ook het succesvol oppakken van de Wabo moeten we samen doen. De samenwerkingen waar Roxit mee te maken heeft, komen van verschillende kanten. Niet alleen met opdrachtgevers ‘sparren’ we, ook met zakelijke partners doen we dat, én niet te vergeten intern. Allereerst de samenwerking met onze opdrachtgevers. Zowel bij de ontwikkeling van onze applicaties als ook bij de implementatie, is het essentieel dat Roxit intensief samenwerkt met opdrachtgevers. Wederzijds vertrouwen en aandacht voor communicatie zijn daarbij cruciaal. Daarnaast is er de samenwerking met onze zakelijke partners. Of het nu gaat om het realiseren van koppelingen of de uitvoering van implementaties; door met de juiste ‘businesspartners’ op de juiste manier samen

te werken, kunnen we toegevoegde waarde leveren aan onze klanten. Momenteel werken we veel samen aan koppelingen, maar bijvoorbeeld ook aan het inbouwen van functionaliteit voor mobiele handhaving. Tenslotte werken we ook intern veel samen. De ontwikkeling en groei die Roxit doormaakt is immers alleen mogelijk als alle medewerkers elkaar weten te vinden. Niet alleen voor Roxit staat het onderwerp samenwerken centraal, uit de interviews in deze nieuwsbrief blijkt hoe dit onderwerp bij onze klanten en partners een rol speelt. Inmiddels is het zeker dat de Wabo er komt; of dit voor of na de zomervakantie zal worden, blijft speculeren. Het aantal organisaties dat voor Squit XO kiest, blijft daarnaast groeien.

De komende maanden zal het aantal klanten dat daadwerkelijk live is, snel en sterk toenemen. We realiseren ons dat hierdoor de support-kant van ons bedrijf extra zal worden getest. Dit blijft niet beperkt tot de helpdesk en het technische support. Daarom wordt ook de advies- en opleidingstak van Roxit verder versterkt. Opdat we u niet alleen in de implementatiefase kunnen ondersteunen, maar juist ook in de beheersfase kunnen blijven bedienen. Met één doel: tevreden gebruikers die graag met ons samenwerken! . René Eilander Rob van Tiel Rob Steneker

Squit XO in spotlights bij Overheid & ict Vanzelfsprekend is Roxit ook dit jaar weer prominent aanwezig op de beurs Overheid & ict, van 27 tot en met 29 april, in de jaarbeurs in Utrecht. De spots zullen dan gericht zijn op Squit XO, de ‘Wabo-proof’ vergunningapplicatie. Geïntereseerden demonstreren wij graag de laatste versie hiervan. Hierbij zal de wijze waarop wij de uitvoering van de Wabo faciliteren een onderwerp zijn dat uitgebreid ter sprake zal komen. Naast informatie over de uitgebreide functionaliteit ten behoeve van integrale vergunningverlening en handhaving (bouw- en woningtoezicht, drank en horeca, APV/gebruiksvergunningen, milieu, water, enzovoort) praten wij u graag bij over de stand van zaken betreffende

koppelingen (onder andere met basisregistraties en document management systemen) en mobiele handhaving. Op laatstgenoemd punt volgen de ontwikkelingen zich immers snel op (meer hierover kunt u lezen op pagina 3 van deze nieuwsbrief). Ook informeren we u graag over onze plannen ten aanzien van de voorgenomen integratie van onze eigen bodemmodule en overige nieuwe functionaliteit in Squit XO. Wij verheugen ons er op u te ontmoeten op onze stand

(B020) waar wij onder het genot van een kop koffie graag nader kennismaken. .

SIM & Roxit 2010 versie 1

Roxit nieuwsbrief voorjaar 2010 - 1

De gevolgen van de Wabo voor u In onze eerste nieuwsbrief van september 2009 stond een artikel met vrijwel dezelfde kop als hierboven. We waren er toen nog van overtuigd dat de Wabo per 1 januari 2010 zou worden ingevoerd. Kort daarna bleek dat de invoering werd vertraagd. Als nieuwe datum is 1 juli aangegeven. Echter, ook deze datum is niet zeker. Hoe dan ook, het voorbereiden gaat door. door Rob van Tiel De Wabo is door de Eerste Kamer aangenomen en ook al gepubliceerd in het Staatsblad. Invoering per 1 juli is daardoor mogelijk, maar nog niet zeker. Hierover komt pas medio mei zekerheid. Hoe kunt u zich voorbereiden? Uiteraard is het van belang dat elke organisatie zich terdege voorbereidt. De meest recente versie (2.3) van Squit XO is geschikt om omgevingsvergunningen conform Wabo te verlenen, waarbij in ieder geval een aantal Wabo-processen (aanvraag, vooroverleg, intrekken en dergelijke) zijn meegeleverd. Deze kunt u dus inrichten. In de aanstaande update (versie 2.4) worden nog een aantal nuttige aanvullingen geleverd, met name op het gebied van toetsen en besluiten. De komst van de Wabo dwingt organisaties meer nadrukkelijk dan voorheen om na te denken over de taak- en rolverdeling binnen de afdeling vergunningverlening en handhaving. Het gaat daarbij om de vraag of het case-management gelegd moet worden bij aparte medewerkers

of teams die zich bezig houden met de administratief-juridische kant van de zaak. Een functionele scheiding met de specialisten. De aanpak van de Wabo in Squit XO maakt dat in ieder geval mogelijk, maar dwingt het niet per se af. Voordat u de Wabo gaat vormgeven in Squit XO moet u hier echter wel beslissingen in genomen hebben. De structuur van de zaakafhandeling in Squit XO is als volgt georganiseerd: in de hoofdzaak

wordt de aanvraag ingeboekt en wordt het juridisch proces om te komen tot een omgevingsvergunning afgehandeld. U kunt daarbij taken verdelen in dat proces, waarbij duidelijk

moet zijn wie welke taken krijgt toebedeeld, zoals bijvoorbeeld de casemanager, de administratie, de juridische afhandeling, enzovoort. De inhoudelijke behandeling vindt plaats in zogenaamde deelzaken. Deze term is eigenlijk voor de behandeling niet relevant, maar wordt door Roxit gebruikt om de structuur van het systeem uit te leggen. Waar het om gaat is dat de inhoudelijke behandeling plaatsvindt door specialisten op een bepaald terrein: als deze binnen de organisatie zitten en met Squit XO werken, dan spreken we van ‘toetsen’, als dat niet het geval is, dan zal de case-manager een ‘adviesaanvraag’ aanmaken en daarover communiceren met de adviesverlenende partij. Bij kleinere organisaties zullen veelal de reguliere (‘eenvoudige’) aanvragen zowel wat betreft casemanagement (hoofdproces) als inhoudelijke behandeling (deelprocessen) door één en dezelfde persoon worden uitgevoerd. Bij grotere organisaties zal er al standaard sprake zijn van functiescheiding. .

De intake en het Omgevingsloket online De intake van een vergunningaanvraag zal straks anders lopen dan u tot nu toe gewend bent. Er komt immers een kanaal bij: dat van het OLO. Op de technische aspecten van de OLO gaan we in de volgende paragraaf in. Los van de technische consequenties, dient u nadrukkelijk te kijken naar de wijze waarop de intake plaatsvindt. Er zijn in hoofdlijnen de volgende varianten: a. Alle aanvragen (digitaal of op papier, via post, balie of mail) worden direct doorgezonden naar de behandelend ambtenaar, die de aanvraag in Squit XO inboekt. Vraag is of alle documenten gedigitaliseerd moeten worden of dat u alleen de uitgaande documenten die het systeem zelf aanmaakt (Word-bestanden) als digitale bestanden


opslaat. In principe kunt u echter volstaan met het grotendeels doorzetten van uw bestaande werkwijze en de aanvragen die via de OLO binnenkomen importeren in Squit XO. b. U heeft de afspraak dat de afdeling DIV c.q. de postkamer alle aanvragen inboekt in een document management systeem (DMS). In dat geval dient er een koppeling aanwezig te zijn tussen Squit XO en het DMS. Een knelpunt waar we regelmatig tegenaan lopen is dat veel organisaties het DMS nog niet zaakgericht hebben ingericht, maar alleen gebruiken als een opslagmedium voor documenten zonder dat deze een onderlinge relatie hebben op zaakniveau. In dat geval kan Squit XO uiteraard niet herkennen dat er door de afdeling DIV een nieuw

document in het systeem is bijgekomen en moet u het document handmatig kenbaar maken in Squit XO. Ook nemen we waar dat veel organisaties met een DMS niet alle documenten scannen. Naarmate de organisatie groter is, vereisen dergelijke situaties meer handmatige handelingen en dus ook meer werkafspraken buiten Squit XO om. Het feit dat een bericht via de OLO binnenkomt betekent eigenlijk vooral dat u extra afspraken moet maken over wie dit bericht ontvangt en of het eerst in Squit XO of eerst in het DMS moet worden geregistreerd. Technisch is van alles mogelijk, maar is een uitdaging om het eenduidig en logisch te organiseren.

8

8

Koppeling met het OLO U dient als organisatie uw OLO-loket uiteraard goed in te richten. De koppeling met de OLO is in eerste instantie nog beperkt: u ontvangt twee e-mails: één met een PDFbestand dat de aanvraag in leesbare vorm weergeeft en één met een XML-bestand als bijlage. Dat XML-bestand kunt u inlezen in Squit XO, zodat er op basis van de gegevens in de aanvraag een zaak wordt aangemaakt in Squit XO. Daarin worden dan een aantal gegevens uit de aanvraag overgenomen. Dit kunt u maar éénmalig doen, namelijk bij het aanmaken van de zaak. Het lastige in deze situatie is dat communicatie nog niet tweezijdig is, dus als u de aan-

van het OLO in deze situatie nog handmatig bijwerken. In de zaak in Squit XO staat overigens wel een link die u rechtstreeks naar het betreffende dossier in de OLO brengt, maar mutaties moet u handmatig doorvoeren. Het is de planning dat de webservice van de OLO, waarmee tweerichtingsverkeer mogelijk wordt, bij de inwerkingtreding van de Wabo ook beschikbaar komt. Voor die situatie dient u de inrichting van de OLO aan te passen. VROM heeft hier verschillende scenario’s voor.

levert deze voorziening niet! Informeer bij uw ict-afdeling of men een dergelijke voorziening al heeft en zo nee, dan zal men de Digikoppeling nog moeten aanschaffen en implementeren. Onderschat het belang van deze voorziening niet: als u het niet heeft,

De belangrijkste bottleneck voor de invoering hiervan voorzien wij dat organisaties eerst op centraal niveau een zogenaamde Digikoppeling moeten hebben. Deze Digikoppeling fungeert als veilig postkantoor voor Een scenario van VROM waarin bevoegd gezag en adviseur berichtenverkeer tussen over- géén gebruik maken van de behandelmodule in het OLO. heidsorganisaties. Meer informatie over de Digikoppeling kunt u geen berichten uitwisselen met het is te vinden via http://www.logius.nl/ OLO! Helaas verwachten wij dat de komst producten/gegevensuitwisseling/digi- van het OLO vaak de eerste aanleiding is om koppeling/productinformatie/ deze voorziening aan te schaffen, en implementatieis niet eenvoudig! Een scenario van VROM voor het werken met het OLO: zowel beBelangrijk voor u om te realiseren is voegd gezag als adviseur maken gebruik van de behandelmodule. dat de Digikoppeling een algemene Raadpleeg uw projectleider voorziening (‘gateway’) is die de ge- We kunnen de situatie van ruim 150 klanten vrager ook digitaal, via de OLO op de hoogte meente nodig heeft om bijvoorbeeld ook met niet vangen in slechts deze scenario’s. Het moet stellen van de voortgang en het re- de BAG en het nieuwe GBA te kunnen werken. is dus zaak om hierover goed met uw Roxitsultaat, dan moet u daartoe de informatie Daar zijn diverse leveranciers voor, maar Roxit projectleider in overleg te treden. .

Assortiment koppelingen breidt uit Een onderdeel van de ontwikkeling van Squit XO is het maken van koppelingen met andere softwarepakketten. Hiervoor zijn inmiddels meerdere samenwerkingen gestart. Het ontwikkelen van een koppeling begint met het bepalen op welke manier een koppeling meerwaarde kan bieden. Samen met de leverancier van het andere pakket maakt Roxit vervolgens een functioneel ontwerp. Op basis van dit ontwerp gaan vervolgens ontwikkelaars aan de slag om dit stukje software te programmeren. Na veel overleg, programmeren en testen wordt er een moment bepaald waarop een pilot gestart kan worden. Een pilot wordt gehouden om te bepalen of de koppeling in de praktijk ook daadwerkelijk werkt en de laatste puntjes op de spreekwoordelijke ‘i’ te zetten. Wanneer de pilot succesvol is, kan de koppeling geïmplementeerd worden bij de klant. Koppeling Squit XO-Sesom Roxit heeft samen met Royal Haskoning een nieuwe koppeling ontwikkeld die de samen-

werking mogelijk maakt tussen Squit XO en Sesom in het proces van vergunningverlening. Met deze koppeling kan vanuit een Wabozaak in Squit XO, Sesom worden opgestart als actueel tekstenpakket. Op deze manier kunnen vele handelingen gereduceerd worden tot het minimum, wat met de komst van de Wabo natuurlijk ideaal is! Er is deze keer besloten om de pilot op een andere manier te laten plaatsvinden. Er is een aantal klanten uitgenodigd om een presentatie bij de Roxit vestiging in Zwolle bij te wonen. Op deze manier is het voor de klant eventueel ook mogelijk om mee te denken over de doorontwikkeling van deze koppeling. Publicatie Vergunningen Een andere langverwachte koppeling is Publicatie Vergunningen die Roxit samen met de SIMgroep heeft gerealiseerd. Deze koppeling maakt het mogelijk vergunningen uit Squit XO op internet te publiceren zodat ze voor iedereen zichtbaar zijn. Wanneer ieder overheidsorgaan de vergunningen conform het IPM (Internet Publicatie Model) publiceert, zal iedere

burger inzicht kunnen verkrijgen in welke vergunningen er in de omgeving zijn afgegeven. De eerste installaties zijn inmiddels succesvol afgerond. Koppeling Squit XO-CMG Naast de reeds bestaande koppeling met BRS heeft Roxit in samenwerking met PinkRoccade nu ook een koppeling gerealiseerd tussen Squit XO en de opvolger van BRS, te weten Civision Makelaar Gegevens (CMG). De pilot is inmiddels succesvol afgerond en de koppeling is al bij verschillende gemeenten geïmplementeerd. Naar verwachting gaan vanaf mei 2010 een aantal pilots van start. Met de nieuwe release van Squit XO 2.4 zullen ook deze koppelingen leverbaar zijn: - Squit XO-HIS4ALL - Squit XO-Civision Waarderen - Squit XO-Key2Financien - Squit XO-GISVG WOZ - Squit XO-Gouw IT - Squit XO-Docman .


Gemeente Amsterdam slaat handen ineen voor Wabo en Squit XO

Interview

Samenwerken in het kwadraat Voor elke organisatie die met de Wabo te maken krijgt, is overleg nodig om goed met de nieuwe wetgeving te kunnen gaan werken. Maar voor een grote organisatie als de gemeente Amsterdam, die daarnaast ook nieuwe vergunningverleningsoftware invoert, betekent dit samenwerken in het kwadraat. door Kasimir den Hertog Omdat de Wabo 25 vergunningen ‘samenvoegt’ moet er aan interne processen gesleuteld worden. En dan is er nog het middel om die nieuwe Omgevingsvergunning te kunnen produceren, het computerprogramma waarmee ambtenaren volgens de tekst van de nieuwe wet hun werk kunnen doen. Dat ‘mid-

del’ wordt in bijna heel Amsterdam Squit XO. ,,De gemeente en de stadsdelen willen zoveel mogelijk dezelfde spullen gebruiken. Dat is de reden geweest voor de aanschaf van een gemeenschappelijke applicatie. Met een aanbestedingsprocedure is Squit XO gekozen als die applicatie’’, vat programmamanager Stedelijk Vergunningen Pakket Rob Legdeur de keus voor Squit XO en Roxit samen. Samenwerken is bij het inregelen van die applicatie noodzakelijk, stelt hij. ,,De interne verschillen moeten zoveel mogelijk gladgestreken worden. En omdat de stadsdelen eigen bevoegdheden hebben, kan je niet van bo-


venaf van alles opleggen. Dat zou misschien wel kunnen, maar dat is wat ons betreft niet de manier om tot iets gemeenschappelijks te komen.’’ Het heeft ertoe geleid dat men binnen Amsterdam meer met elkaar aan tafel zit. Des te belangrijker omdat uit één mond met leve-

rancier Roxit gecommuniceerd moet worden. Belangrijk voor de gemeente, maar ook belangrijk voor Roxit om het systeem up-to-date te houden. Verantwoordelijk ,,Je voelt je met z’n allen verantwoordelijk voor het inrichten en gebruik van het nieuwe systeem. Vanuit dat gevoel werken we samen”, vertelt Legdeur. Of de Wabo dat gevoel versterkt? ,,Nee, want de beslissing om bestaande software in de bwt-backoffice te vervangen was al genomen voordat de Wabo een rol ging

spelen. Het heeft er wel een extra dimensie aan gegeven. Het dwingt immers af dat aan de kant van de overheid eenduidig wordt samengewerkt.’’ Eenduidig samenwerken is echter iets dat in een ander project van de gemeente ook een speerpunt is. Met het Stedelijk Programma Regelgeving en Handhaving (SPRH) is een generieke, gemeenschappelijke voorziening uitgewerkt: de GV Wabo. De GV Wabo vormt een centraal punt waarop diverse applicaties, waaronder Squit XO, aansluiten. Op die manier ontstaat er gemeentebreed en op uiteenlopende beleidsterreinen meer uniformiteit. ,,Een doelstelling van Amsterdam die daarop aansluit, is het stroomlijnen van onze processen. Ten eerste om onze dienstverlening beter op orde te krijgen, ten tweede om daarmee minder geld uit te geven. Want dat laatste is in deze financieel onzekere tijden ook belangrijk.’’ Flink gepland De aanschaf en inrichting van nieuwe vergunningverlening- en handhavingssoftware, de gemeenschappelijke voorziening, en het stroomlijnen van processen, het zijn geen kleine klussen in een gemeente als Amsterdam. Om alles onder controle te kunnen houden, is er daarom flink gepland. Daarbij speelt één onzekere datum een belangrijke rol: 1 juli 2010, de datum dat de Wabo vermoedelijk in werking treedt. ,,Ja, we zijn ons er van bewust dat het best later zou kunnen worden’’, beaamt Legdeur. ,,Maar helemaal zeker weten we dat pas eind mei. Dan blijft er een maand over om ons daarop in te stellen. Dat is te kort. Dus we hebben geen andere keus dan uit te gaan van 1 juli, en indien nodig dat aan te passen. Voor 8

8 die situatie hebben we aparte scenario’s opgesteld.’’ Overigens is het al wel zeker dat Amsterdam voor die tijd met Squit XO gaat werken. Per 1 mei gaat namelijk de milieudienst ‘over’. ,,Die datum hangt niet samen met de Wabo of de rest van de planning, maar komt voort uit de samenvoeging van stadsdelen. Op 1 mei gaan we namelijk van veertien naar zeven stadsdelen. Omdat er een overdracht van bevoegdheden is, wordt het per se 1 mei.’’ Cursus- en testlocatie Het zal vanzelfsprekend nuttige informatie opleveren over het gebruik van de nieuwe software, informatie die gebruikt kan worden voor de verdere inregeling van Squit XO voor de Wabo. Echter, dergelijke informatie gaat ook komen vanuit een eigen cursus- en testlocatie. ,,We willen een locatie inrichten waar men naast cursussen geven over de Wabo en Squit, de applicatie kan testen. Dit gebeurt met een groep die bestaat uit collega’s van alle rangen en standen, een groep met zowel vergunningverleners, applicatiebeheerders als leidinggevenden die feedback leveren.’’ ,,Bij deze sessies zal een belangrijke vraag beantwoord worden”, weet Legdeur. ,,Namelijk: hoe is de support geregeld? Welke vraag komt waar terecht? Om een voorbeeld te noemen: als een leidinggevende tot de conclusie komt dat zijn managementinformatie onvoldoende is, bij wie moet hij dan aankloppen? Interessant en vooral nuttig om te zien hoe deze lijnen lopen.’’ Sowieso acht Amsterdam het contact met Roxit als leverancier de komende tijd belangrijk. ,,Je hebt hier te maken met een complex stuk software. Het is niet een ding dat je koopt in de winkel, het is een product waarbij intensief samengewerkt moet worden om er van beide kanten iets goeds van te maken.” ,,Vooral in de inrichtingsfase zal er veel contact zijn, maar ook in de beheerfase heb je elkaar nodig. Je schaft het immers aan om voor langere tijd te gebruiken. We zien nu dat negentig procent van de punten waar we tegenaan lopen in overleg wordt opgelost. En de overige tien procent, daar komen we nog wel uit.’’ .

SIM ‘koppelt’ ook op beurs SIM is een belangrijke partner van Roxit als het gaat om het publiceren van vergunninginformatie. De twee bedrijven hebben een koppeling gebouwd die het mogelijk maakt om informatie van vergunningen uit Squit XO te bekijken op internet. Daarnaast wordt een stand gedeeld op de beurs Overheid & ict. Sinds de oprichting in 1999 is SIM uitgegroeid tot een grote speler op de Nederlandse overheidsmarkt. Een toonaangevend bedrijf, als het gaat om het aanbieden van standaardoplossingen voor e-gemeenten. Waar informatie en dienstverlening versnipperd worden, kan het internet de integratie bevorderen. SIM levert niet alleen de oplossing, maar zorgt er ook voor dat die oplossing wordt geïmplementeerd, gehost en verleent uiteraard ondersteuning bij eventuele vragen en opmerkingen. Roxit en SIM zijn zakelijke partners. Dat komt vanzelfsprekend tot uiting in de koppeling tussen de applicatie Squit XO van Roxit en het systeem van SIMgroep. Maar ‘businesspartner’ zijn gaat verder dan dat. De koppe-

ling is ontwikkeld in nauwe samenwerking. Er zijn afspraken gemaakt om de implementatie van de koppeling gezamenlijk op te pakken, juist om te zorgen dat onze klanten niet met meerdere aparte partijen te maken krijgen. Ook op het gebied van support en ondersteuning is onderling overeenstemming gezocht om te voorkomen dat klanten van het bekende kastje naar de muur worden gestuurd. Deze samenwerking betekent voor de klant een stabiele, doordachte oplossing. Samen op de beurs Gelet op bovenstaande is het niet verwonderlijk dat de twee op de beurs Overheid & ict een stand met elkaar delen. Uiteraard is daar naast informatie over de producten van Roxit en SIM, ook informatie verkrijgbaar over ‘Publicatie vergunningen’, de koppeling die vergunninginformatie uit Squit XO op internet toont. .

‘Succes door samenwerken’ Yucat, een belangrijke partner van Roxit als het gaat om mobiele handhaving, is eveneens present op de beurs Overheid & ict. Directeur Jens Steensma legt uit welke rol samenwerken voor Yucat speelt.

loze aansluiting is tussen Squit XO en ons eigen MoHIS (Mobiele Handhaving en Inspectie Suite). Royal Haskoning heeft in het kader van het Activiteitenbesluit haar kennis aangewend om checklisten te ontwikkelen.”

Hoe belangrijk zijn samenwerkingen voor Yucat, en welke rol spelen zij in de ontwikkeling van de producten van Yucat? ,,Samenwerking is essentieel. We leveren totaaloplossingen in een van de meest innovatieve sectoren. Enerzijds staan wij voor de uitdaging deze razendsnelle ontwikkelingen bij te houden en mee te ontwikkelen, anderzijds dienen de oplossingen die wij leveren robuust, veilig en beheersbaar te zijn. Door intensieve samenwerking met allerlei soorten partijen bewijzen wij al bijna tien jaar dat we in staat zijn die totaaloplossing te bieden.”

Wat merken opdrachtgevers hier van? ,,Richting opdrachtgevers wordt samen opgetrokken om het totale proces van vergunningverlening en handhaving te bieden. Ontwikkelingen van beide productsuites worden op elkaar afgestemd zodat deze volledig geïntegreerd aangeboden kunnen worden.”

Naast samenwerken met opdrachtgevers, is er nu ongetwijfeld veel samenwerking met Roxit. ,,Inderdaad. In het verleden is er al een samenwerking aangegaan, maar in het kader van de Wabo en Squit XO is die samenwerking geïntensiveerd en is ook Royal Haskoning er bij betrokken. De producten zijn met elkaar nauw geïntegreerd, waardoor er een naad-

En de toekomst? ,,In onze overtuiging kan een organisatie alleen succesvol zijn indien zij succesvol kan samenwerken. We zullen zeker meer samenwerkingsverbanden aangaan en de bestaande samenwerkingsverbanden intensiveren.” .


Omvangrijk dataproject brengt Zuid-Holland dicht bij ideaal

Interview

Overal dezelfde bodeminformatie Het lijkt logisch: provincie, milieudienst en gemeente die beschikken over dezelfde informatie. Maar met bodeminformatie is dat niet zo vanzelfsprekend. In Zuid-Holland komen de overheden dankzij een omvangrijk dataproject echter aardig in de richting van dat ideaal. door Kasimir den Hertog De verspreidheid van bodeminformatie, waarbij de diverse overheden over verschillende data beschikken, is al jaren een punt van zorg. Zo werd van rijkswege het project Landsdekkend Beeld gestart om te weten te komen hoeveel locaties er in Nederland zijn waar bodemverontreiniging een rol speelt. Dit bleken er uiteindelijk, in 2005, niet minder dan 600 duizend te zijn. Het in kaart brengen van al deze locaties was een flinke operatie, maar ook het actueel houden van deze bodeminformatie, en de uitwisseling van die gegevens, bezorgt de nodige hoofdbrekens. Immers, zowel de gemeente als de milieudienst en de provincie gebruiken deze informatie. En dat doen ze veelal met een zelfgekozen systeem, volgens een zelfgekozen methode, met beperkte of zelfs geen uitwisseling onderling. In Zuid-Holland hebben de provincie, milieudiensten en gemeenten de handen ineen geslagen om te komen tot een set bodemdata die bij al deze organisaties identiek is, en waarin continu, gelijktijdig mutaties verwerkt worden.

“

Zo’n vijf jaar kostte het om deze slag te slaan. Daarbij zijn de datasets van de deelnemende overheden met de hulp van Roxit gelijkgetrokken, en is er een procedure opgesteld voor het doorvoeren van wijzigingen.

De voordelen van deze samenwerking zijn groot: burgers worden niet meer van het kastje naar de muur gestuurd; bij de gemeente kan men informatie krijgen over bodemlocaties waar de provincie over gaat, en omgekeerd. Het bodemplaatje is overal even compleet én actueel. Het scheelt niet alleen de burger tijd en ergernis, ook voor de ambtenaren werkt deze ‘service’ veel prettiger. Niet alle overheden in Zuid-Holland profiteren van deze synchronisatie, het aantal dat wel deelneemt, groeit nog altijd. Maar naast het ‘aansluiten’ van steeds meer organisaties, wordt er inmiddels ook een nieuwe slag geslagen.De uitwisseling van mutaties, die nu nog ‘handmatig’ plaatsvindt, wordt geautomatiseerd. Via deze automatische uitwisselservice kunnen straks verschillende bodemapplicaties van diverse partijen met elkaar ‘praten’ zonder dat daar extra handelingen voor nodig zijn. Een pilotproject is opgezet om de werking van de nieuwe uitwisselservice te testen en perfectioneren, zodat van de nieuwe voordelen binnenkort geproefd mag worden. .

‘Investering is zeker terugverdiend’ Nol Witte, beleidsmedewerker informatievoorziening van de provincie Zuid-Holland: ,,Meerdere provincies zijn bezig om hun bodeminformatie compleet en gelijk te krijgen met gemeenten en milieudiensten, maar niet iedereen doet het. Terwijl dat juist vanuit de rijksoverheid wordt aangemoedigd, ook als belangrijk doel van Landsdekkend Beeld. Dat heeft grotendeels te maken met de investering die nodig is. Want je bent er niet toe verplicht, maar het kost wel veel tijd en geld.” ,,Wij vinden echter dat de investering nu zeker terugverdiend wordt. Het scheelt veel voor zowel de burgers als de ambtenaren. De efficiencyslag die gemaakt is, is enorm. We hebben nu 43 gemeenten en vier milieudiensten waar we mee uitwisselen. Bij al die organisaties heeft men de beschikking over dezelfde gegevens. Een makelaar hoeft bijvoorbeeld niet meer van de gemeente naar de provincie om informatie te krijgen over de bodemverontreiniging op een bepaalde locatie.” ,,Binnen dit project heeft Roxit als marktpartij een Europese aanbesteding gewonnen. Zij maken zowel aan de technische als de inhoudelijke kant veel mogelijk. Nog steeds assisteert Roxit bij het importeren en exporteren van data, iets wat voorlopig een handmatige actie blijft. Daarnaast hebben zij geholpen bij het ontwikkelen van protocollen, die er voor zorgen dat de data op dezelfde wijze wordt ingevoerd en kan worden overgedragen.’’ ,,Voor de vergunningverlening is de provincie inmiddels overgestapt op Squit XO. Voor bodeminformatie gebruiken we nog altijd Globis. Inderdaad zouden we van Globis naar Squit XO over kunnen stappen, zodat zowel bodem- als vergunninginformatie in hetzelfde systeem zit, maar we wachten wat dat betreft eerst op de ontwikkeling rond de uitvoeringsdiensten. Als deze uitvoeringsdiensten straks taken gaan overnemen, heeft het wellicht geen zin om nu die overstap te maken.’’


”

“

‘Informatie is nu blind te vertrouwen’ Guus Zijlstra van de Milieudienst West-Holland: ,,Het grootste voordeel van de synchronisatie van data is dat we nu blind kunnen vertrouwen op onze informatie. Voorheen moesten we vaak nog langs de provincie om een goed beeld te krijgen. Dat hoeft nu niet meer.” Als milieudienst voeren wij de milieutaken van tien gemeenten uit. Voor deze gemeenten geldt dit voordeel uiteraard ook. Nog steeds wordt die groep groter, in het afgelopen anderhalf jaar zijn er weer twee nieuwe gemeenten bijgekomen. Het ‘aansluiten’ van nieuwe gemeenten wordt steeds eenvoudiger, we weten tenslotte steeds beter hoe het moet.’’ ,,Het instellen van uitvoeringsdiensten die alle bodemtaken gaan uitvoeren, biedt nieuwe kansen. Het zal een flinke stap zijn in de verdere samenwerking tussen overheden. Over de invulling van de diensten lopen de meningen alleen uiteen. Moet het wel of niet een nieuwe organisatie worden? Dat kan enorm de rechtspositie van ambtenaren beïnvloeden. Het zou jammer zijn als we daar niet uit komen. In potentie betekent het namelijk opnieuw een grote winst in efficiency.’’ ,,Naast organisatorisch, speelt er bij ons ook op technisch vlak het nodige. We hebben net een nieuw document managementsysteem aangeschaft, en we hebben besloten om van Squit Bodem naar Squit XO Bodem over te stappen. Momenteel gebruiken wij naast Squit Bodem ook Squit Milieu, voor controles en vergunningverlening, dus dat zal dan samengaan in één pakket.” Om de stap naar Squit XO te maken, moeten we echter wel het nodige doen. Zo moet onze adressentabel opgeschoond worden om die conform de nieuwe basisadministratie gebouwen te maken. Het zal bovendien wennen zijn voor collega’s dat taken worden omgezet naar zaken, en activiteiten straks taken heten. Maar dat is een kwestie van terminologie.’’

”

MZHZ: Omgevingsdienst in wording

Voor de milieudienst Zuid-Holland Zuid (MZHZ) is samenwerken iets vanzelfsprekends: voor de negentien gemeenten in de regio voert zij al bijna dertig jaar milieutaken uit. Met de gemeente Dordrecht is in 2007 die samenwerking uitgebreid, en nu staat de volgende sprong in de steigers: de omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid. Het laatste grote samenwerkingsproject, de overname van extra taken van Dordrecht, mag inmiddels een succes heten. Naast milieuzaken, zoals vergunningverlening en controles, verleent de milieudienst voor de gemeente ook bouw-, APV-, en gebruiksvergunningen, en voert zij ook het toezicht hierop uit. ,,De vergunningverleners en toezichthouders van de gemeente zijn naar ons kantoor verhuisd, maar de gemeente zelf blijft het aanspreekpunt voor burgers en bedrijven”, vertelt Dick Bakker, hoofd Midoffice van de milieudienst. ,,Hoewel het integreren voor deze nieuwe collega’s even wennen is geweest, verloopt de samenwerking bijna drie jaar later goed.’’ Naast het smeden en verstevigen van banden met andere organisaties, timmert de milieudienst intern ook flink aan de weg. Transparant, zaakgericht werken is tot norm verheven. Op die manier kunnen burgers en bedrijven goed en efficiënt worden geholpen en kunnen

de producten worden beoordeeld op kwaliteit en doorlooptijd. ,,Documentvorming is een belangrijk punt voor ons. Met Roxit, destijds

nog Syncera, is ondermeer Docflow ontwikkeld om met een digitale estafette de documenten zorgvuldig tot stand te laten komen. Er wordt bijgehouden wie een document afhandelt, wat de voortgang van de afhandeling is, en welke wijzigingen er in een document zijn aangebracht.’’ Mede door dit systeem kan de kwaliteit van documenten consequent op hoog niveau worden gehouden. ,,Er wordt bij elke brief die de deur uitgaat een laatste check gedaan. Voorheen kwam zo’n twintig procent van de brieven niet door deze kwaliteitscheck, terwijl dat nu nog slechts twee á drie procent is.’’ Implementatie in volle gang Ter ondersteuning van haar taken gebruikt de milieudienst nu ondermeer Squit Milieu en ProVAS, maar de implementatie van Squit XO is in volle gang en wordt afgerond zodra de ingangsdatum van de Wabo definitief is. De Wabo zelf zal volgens Bakker voor de milieudienst geen schokgolf betekenen. ,,Voordat de Wabo bestond 8


8 hadden wij al gecoördineerde aanvragen. De Wabo is voor ons een belangrijke ‘trigger’ om alle processen nog eens grondig te beschouwen. Met de introductie van Squit XO bij de milieudienst, waar straks 250 mensen met de applicatie gaan werken, wordt echter nog een ander doel gediend. De zes Drechtsteden waarmee wordt samengewerkt, beschikken

straks namelijk ook over Squit XO. Omdat er een nieuw netwerk tussen de steden komt, wordt de deur geopend voor een verdergaande uitwisseling van gegevens. En naast de samenwerking met andere organisaties, zijn nu de eerste stappen gezet om iets nieuws in het leven te roepen: de omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid. ,,Het is de

Cursussen verder ontwikkeld De cursussen van Roxit ter voorbereiding op de Wabo zijn goed gewaardeerd. Ook andere wijziging en verbeteringen in het cursusprogramma bevielen. En meer verbeteringen zijn op komst. Van de ‘nieuwe’ cursussen werd vooral de workshop Wabo applicatiebeheer als zeer verhelderend beschouwd. Applicatiebeheerders weten nu wat er op hen afkomt en kunnen met behulp van importsheets een goede basis leggen om verder op in te richten en de Wabo gemeente-specifiek te maken. Tevens bleek dat applicatiebeheerders het prettig vinden dat er ook een workshop voor afdelingshoofden is, zodat duidelijk wordt welke keuzes er gemaakt moeten worden voor het inrichten en welke tijd er nodig is. Naast de Wabo-cursussen zijn er momenteel nog steeds de ‘gewone’ gebruikerscursussen. Deze zijn gebaseerd op de huidige wetgeving, maar hierin is ook ruime aandacht voor de nieuwe omgevingsvergunning. Momenteel zijn deze cursussen nog ruimschoots te boeken, maar de verwachting is dat er binnenkort, in verband met de invoering van de Wabo, een toeloop zal ontstaan.

Reserveer dus op tijd. Goed om te weten daarbij is dat er tot een week van tevoren kosteloos geannuleerd kan worden. De gebruikerscursussen zijn nu nog ingedeeld in milieu en BWT, waarbij zowel vergunningverlening als toezicht/handhaving op dezelfde dag aan bod komt, maar dat gaat veranderen. Binnenkort - vermoedelijk eind mei, begin juni - wordt er apart een cursus voor vergunningverleners en voor toezicht/handhaving gegeven. De ‘reguliere’ cursus applicatiebeheer is sinds enige tijd verdeeld over twee dagen, in plaats van één. Dit wordt als prettiger ervaren, maar de hoeveelheid informatie blijft groot gevonden worden. Roxit hoort graag van haar gebruikers eventuele trainingswensen. Momenteel wordt onderzocht welke cursussen verder gegeven kunnen worden, zoals bijspijker- of verdiepingscursussen. .

Gebruikersnet: nu ook FAQ Het Gebruikersnet is bedoeld voor alle gebruikers van de applicaties van Roxit. Naast veel informatie over de applicaties en de gebruikersvereniging, is er een downloadcentrum te vinden waar allerhande documentatie ten behoeve van installatie en implementatie beschikbaar is. Nieuw is de database met veelgestelde vragen (FAQ). Het downloadcentrum, met processchema’s, bijlagen bij processen, handleidingen, een overzicht van applicatiebeheerders, de notulen van de gebruikersvereniging, importsheets en best-practices, is de vervanger van de vroegere ‘digitale map’. Hoewel het downloadcentrum bijna alle downloads bevat die Roxit beschikbaar stelt, staat niet alles erop. Programmatuur, zoals


updates van applicaties, vindt u namelijk uitsluitend op de online helpdesk SquitReport. Hier dient ook een aparte account voor aangemaakt te worden. Nieuw op het Gebruikersnet is sinds enkele maanden een database met veelgestelde vragen, ofwel FAQ. Onder het kopje ‘Vraag & antwoord - FAQ’ is deze database raadpleegbaar. De veelgestelde vragen zijn onderverdeeld in de categorieën gebruik, applicatiebeheer, documenten, SquitReport en overig. Er is een mogelijkheid om op de hoogte gehouden te worden van nieuwe vragen en antwoorden door een abonnement te nemen op de RSS-feed van de FAQ. Het Gebruikersnet is bereikbaar via http://extranet.roxit.nl. Een account om in te loggen is hier eventueel direct aan te vragen. .

bedoeling dat wij vanaf 1 januari 2011 als omgevingsdienst functioneel zijn. De omgevingsdienst krijgt nieuwe taken, en betekent een nieuwe integratie van tachtig medewerkers. Het is een uitdaging. Maar wel een die we samen met onze leveranciers aan kunnen’’, zo spreekt Bakker zijn vertrouwen in de toekomst uit. .

Meedenken met Roxit Roxit vindt het belangrijk dat de gebruikersvereniging zich verder professionaliseert en profileert. Een goede en actieve vereniging helpt richting te geven aan de doorontwikkeling van Squit XO. In februari zijn bijeenkomsten geweest van de werkgroepen gebruikers en applicatiebeheer Squit XO. Tijdens deze dag is onder leiding van Rob van Tiel en Willem den Boer (Roxit) gediscussieerd over ondermeer de ‘roadmap’ voor 2010, functionaliteit, en aandachtspunten bij inrichting en conversies. Ook de werkgroep bodem onder voorzitterschap van Mark van Kuijk is bijeen geweest, waarbij ondermeer is gesproken over integratie van de bodemmodule (StraBis) in Squit XO. In mei staan nieuwe bijeenkomsten van de werkgroepen van de gebruikersvereniging gepland. Hierbij zullen wij dieper ingaan op onderwerpen als documentcreatie en rapportages. Voor verslagen en agenda’s van deze bijeenkomsten kunt u terecht op ons Gebruikersnet, via http://extranet.roxit.nl. Hier staat tevens hoe u zich kunt aanmelden voor de bijeenkomsten.

Cartoon

Samenwerken op alle fronten

Recommend Documents