Samen maken we het nog leuker Evenementennota gemeente Woerden
Opdrachtgever:
Gemeente Woerden
Opdrachtnemer:
Leisure Result
Datum:
Januari 2010
INHOUD SAMENVATTING __________________________________________________________ 3 1. INLEIDING ___________________________________________________________ 5 1.1 Waarom evenementen_______________________________________________ 5 1.2 Profilering_________________________________________________________ 7 2. VISIE EN DOELSTELLINGEN EVENEMENTENBELEID________________________ 8 2.1 Visie _____________________________________________________________ 8 2.2 Doelstellingen _____________________________________________________ 8 2.3 Definitie __________________________________________________________ 9 2.4 Indeling evenementen/classificatie ____________________________________ 10 3. INZET GEMEENTELIJKE MIDDELEN _____________________________________ 11 3.1 Evenementencoördinator____________________________________________ 11 3.2 Evenementenkalender ______________________________________________ 12 3.3 Locatiebeleid _____________________________________________________ 13 3.4 Ondersteunen van samenwerking tussen betrokkenen_____________________ 14 3.5 Communicatie ____________________________________________________ 14 3.6 Overige facilitaire middelen __________________________________________ 15 3.7 Na afloop: evaluatie, controle en handhaving ____________________________ 15 3.7.1 Indien nodig: sancties ___________________________________________ 16 3.8 Overige financiële middelen__________________________________________ 16 3.8.1 Subsidies ____________________________________________________ 17 3.8.2 Leges _______________________________________________________ 17 3.8.3 Huur ________________________________________________________ 18 3.8.4 Kosten facilitaire ondersteuning ___________________________________ 19 3.9 Preventief toezicht _________________________________________________ 19 3.10 Regionale afstemming ______________________________________________ 19 4. RANDVOORWAARDEN ________________________________________________ 21 4.1 Betrokken partijen _________________________________________________ 21 4.2 Normen _________________________________________________________ 21 4.3 Financiële, personele en organisatorische gevolgen_______________________ 22 4.4 Vervolgtraject besluitvorming_________________________________________ 23 4.5 Communicatie over vast te stellen evenementenbeleid_____________________ 23 BRONNEN ______________________________________________________________ 25 BIJLAGE 1 TRENDS EN CIJFERS ______________________________________ 26 BIJLAGE 2 RESULTATEN SPSS ANALYSE_______________________________ 30 BIJLAGE 3 SCOREFORMULIER EVENEMENTEN __________________________ 1 BIJLAGE 4 PROCEDURE VASTSTELLING EVENEMENTENKALENDER _______ 36 BiJLAGE 5 ONDERZOEKSMETHODIEK ZELFEVALUATIE __________________ 37
2
SAMENVATTING “Meer sturen, meer stimulerend beleid.” Publieksevenementen dragen bij aan de sociale cohesie, levendigheid van de gemeente en zijn vanuit economisch perspectief aantrekkelijk. Met passende evenementen kan bovendien concreet invulling worden gegeven aan de gewenste positionering van Woerden bij bewoners, bezoekers en bedrijfsleven. De gemeente Woerden wil daarom een stimulerend evenementenbeleid voeren, al zijn de beschikbare middelen beperkt. De doelstellingen van dit nieuwe evenementenbeleid zijn als volgt geformuleerd: ° Voortbouwen op de evenementennota ‘Samen houden we het leuk’ en de bijbehorende evaluatie; ° Behoud en vernieuwing van bestaande evenementen en deze aanvullen met extra (kleinschalige) evenementen; ° Versterken van de positionering van Woerden als woon-, werk- en recreatiestad onder het motto ‘Woerden, stad waar het Groene Hart klopt’; ° Betere spreiding van evenementen over het jaar heen en over de verschillende locaties. Voor de invulling van dit beleid is grofweg een drietal keuzevarianten te onderscheiden. ° Variant 1 (“behoud huidig ondersteuningsniveau”) is samen te vatten als het vasthouden aan bestaand beleid met de bestaande inzet van middelen. De nadruk ligt vooral op het vastleggen van regels en randvoorwaarden; ° Variant 2 (“beter organiseren van ondersteuning”) kan het best beschreven worden als het verschuiven van beleid dat gericht is op beperkingen naar het stimuleren en ondersteunen van publieksevenementen, zonder extra out-of-pocket kosten. De bestaande middelen worden meer gericht en daardoor meer efficiënt ingezet. Uitgangspunt is ondersteuning en begeleiding vooraf en eventueel controle achteraf. De gemeente stelt een evenementencoördinator aan die hiervoor zorg draagt.; ° Variant 3 (“extra middelen”) gaat nog een stap verder dan variant 2. In deze opzet ligt de nadruk meer op financiële ondersteuning van publieksevenementen en het opzetten van een aantal stimuleringsprojecten ter versterking van het evenementenklimaat. De gemeente Woerden heeft met de voorliggende evenementennota gekozen voor de uitwerking van variant 2: het beter organiseren van ondersteuning. Concreet houdt dit het volgende in. ° Aansluiten bij de wensen van bewoners en bezoekers van Woerden. Hieruit volgt de ambitie om meer, relatief kleinschalige evenementen te (laten) organiseren. Belangrijkste doelgroepen zijn de eigen inwoners en bezoekers uit de regio; ° Duidelijkheid bij alle betrokken. Helderheid verschaffen aan alle betrokkenen over de randvoorwaarden voor de organisatie van evenementen. Tijdig, ondubbelzinnig en begrijpelijk. Inclusief afspraken over te volgen procedures, verdeling van verantwoordelijkheden en sancties; ° Objectivering van criteria voor ondersteuning van evenementen. Onderscheid tussen evenementen maken mag. Evenementen die goed passen binnen de beleidsdoelstellingen van de gemeente ontvangen meer ondersteuning dan evenementen die minder aansluiten bij het gemeentelijk beleid. Met name profileringdoelstellingen van de gemeente Woerden zijn hierbij zwaarwegend. Verdeling van de middelen en beschikbare ruimte in de evenementenkalender geschiedt jaarlijks op basis van een objectief classificatiesysteem;
3
°
°
°
° °
Actief invulling geven aan de gestelde ambities door middel van het efficiënter inzetten van ondersteuning. Op basis van classificatie van evenementen de hoog(st) gewaardeerde evenementen facilitair ondersteunen. Facilitaire ondersteuning kan een belangrijk nieuw financieel ondersteunings- en sturingsinstrument zijn. De gemeente kan organisatoren van publieksevenementen die hoog scoren behalve mogelijk financieel ondersteunen ook een bijdrage leveren door het gratis of tegen kostprijs leveren van diensten, middelen en kennis; Het aanstellen van een evenementencoördinator. Door een centraal aanspreekpunt binnen de ambtelijke organisatie aan te stellen kan de uitvoering van het evenementenbeleid worden gestroomlijnd. Naast intern verantwoordelijk te zijn maakt hij of zij ook met organisatoren meerjarenafspraken over tijdstip, locatie, opzet en communicatie van de evenementen. Ook de vergunningverlener speelt een belangrijke rol als contactpersoon; Functionele inzet van evenementenkalender. De evenementencoördinator stelt jaarlijks tijdig een evenementenkalender op, met een optimale spreiding van evenementen over locaties en tijdstippen. Uitgangspunt hierbij is een zorgvuldige afweging tussen de belangen van alle betrokken partijen. Daarnaast streeft Woerden naar een logische clustering van kleinere evenementen ten behoeve van kwaliteitsverbetering van het aanbod; Duidelijke en tijdige informatievoorziening aan bewoners, omwonenden en ondernemers. Het tijdig informeren aan alle betrokken is minstens zo belangrijk als andere evenementencommunicatie zoals de promotie van publieksevenementen; Invoering van een zelfevaluatie systeem. De organisator van een publieksevenement is verantwoordelijk voor de uitvoering van het evenement binnen de gestelde voorwaarden. Uitgangspunt van de gemeente Woerden bij de toekenning van vergunningen is vertrouwen in de aanvrager door ze zelfstandig een evaluatie te laten uitvoeren. Als dit vertrouwen wordt beschaamd, worden passende maatregelen genomen.
Kortom: de gemeente Woerden wil voor evenementenorganisatoren en andere betrokkenen een betrouwbare en stimulerende overheid zijn. We werken vanuit vertrouwen en transparante uitgangspunten. Hieraan geven we invulling met heldere procedures en beoordelingscriteria, maar ook met concrete ondersteuning en een scherpe profilering. Zo streven we naar verbreding en versterking van het evenementenaanbod voor bezoekers uit de regio en inwoners van de gemeente Woerden.
4
1.
INLEIDING
In Woerden worden diverse evenementen georganiseerd. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de Koeiemarkt, de Woerdense Vakantieweek, het Straattheaterfestival, Groove’n Woerden, het Jazzfestival, het Nationaal Veteraan Treffen, de Taptoe, de Septembermarkt, Carnaval en Babypop. Deze evenementen zijn zeer uiteenlopend van karakter. De evenementen zorgen voor een afwisselend en aantrekkelijk aanbod in Woerden en de gemeente koestert de grote betrokkenheid van evenementenorganisaties en de grote inzet van vele vrijwilligers. In 2005 is het evenementenbeleid ‘Samen houden we het leuk’ vastgesteld door de Raad. Met dit beleid is een goede aanzet gedaan voor de verbetering van het evenementenklimaat in Woerden. Na de oplevering van het vernieuwde Kerkplein in oktober 2006 zijn er meer mogelijkheden voor evenementen gekomen. Tevens is er sprake van een cultuurwijziging waardoor er meer mogelijk is. Uit de evaluatie van het bestaande beleid is gebleken dat er nog wel ruimte voor verdere verbetering is. Bovendien zijn de ambities van de gemeente Woerden op een aantal vlakken de afgelopen collegeperiode aangescherpt. Zo wil de gemeente meer duidelijkheid over de mate waarin het huidige evenementenaanbod aansluit bij de wensen van de burgers en wil de gemeente zich duidelijker positioneren en profileren. Zowel bij evenementenorganisatoren als andere stakeholders is er echter een nadrukkelijke behoefte aan duidelijke kaders. Uit de evaluatie bleek verder, dat er behoefte is aan één centraal punt binnen de organisatie waar alle evenementen worden aangemeld en waar kennis aanwezig is over de evenementen. Al deze aandachtspunten vormen het uitgangspunt voor de voorliggende beleidsnota.
1.1
Waarom evenementen
Evenementen kunnen –rekening houdend met de nodige randvoorwaarden- verschillende voordelen voor de gemeente opleveren, zoals: ° Een concrete bijdrage aan de positionering van Woerden; ° Economische spin-off; ° Stimulans van sociale, culturele en sportieve dynamiek; ° Bijdrage aan het woon-, werk- en bezoekersklimaat. De gemeente Woerden wil met de voorliggende evenementennota deze kansen verzilveren. Met het vaststellen van de Visie 2022 (door de gemeenteraad) is gekozen voor een positionering van Woerden als aantrekkelijke woon-, werk- en recreatiestad. De nadruk wordt hierbij gelegd op cultuurhistorie, de poortfunctie voor het Groene Hart en de combinatie tussen water en historie. De Visie 2022 geeft antwoord op de belangrijkste keuzevraagstukken waarmee de gemeente Woerden de komende jaren geconfronteerd wordt. De uitwerking van de Visie komt in de vorm van verschillende documenten en nota’s. Zo zijn de uitgangspunten ten aanzien van recreatie, sport, monumenten en cultuur vastgelegd in nota’s die de Visie 2022 verder ondersteunen. Ook de vernieuwde evenementennota past binnen dit kader. Evenementen zijn belangrijk omdat ze ondersteuning bieden bij de positionering van een gemeente: evenementen laten zien waar een gemeente voor kiest en vergroten de aantrekkelijke elementen als het ware uit. Bovendien kunnen evenementen gebruikt worden om de sociale, culturele en sportieve dynamiek te stimuleren doordat zij (kunnen) zorgen voor ontmoeting en verbroedering van bevolkingsgroepen en een hogere cultuur- dan wel sportparticipatie.
5
Daarnaast bieden evenementen economische voordelen. Uit landelijke marktcijfers blijkt dat er veel geld omgaat in evenementen, zowel op het evenement zelf als in de omgeving. Ter indicatie: de gemiddelde besteding van Nederlanders aan vrijetijdsactiviteiten is € 12,00, maar bij een evenement geeft een bezoeker gemiddeld € 16,31 uit (bron: CVTO1, 2007). Deze bestedingen leiden ook tot aanvullende werkgelegenheid. Bezoekers zijn bereid flinke afstanden af te leggen voor het bezoek aan een evenement, dit zorgt ervoor dat een stad met behulp van evenementen bezoekers (en daarmee bestedingen) van buiten de stad aan kan trekken. De reisbereidheid voor een evenement is zó groot dat het verzorgingsgebied voor evenementen ruimschoots groter is dan voor andere vormen van vrijetijdsbesteding. Evenementen kunnen daarnaast zorgen voor een verlenging van de verblijfsduur in een stad en eventuele herhalingsbezoeken. Dit alles biedt mogelijkheden voor het gebruiken van evenementen bij de versterking van de (economische) positie van de stad. In bijlage 1 is een uitgebreid overzicht van de marktgegevens voor evenementen opgenomen. Evenementen spelen ook een belangrijke rol in het versterken van de woonomgeving en het welzijn: door evenementen is een gemeente bruisender en daarmee niet alleen als toeristische bestemming aantrekkelijker, maar ook als plaats om te wonen en te werken. Ook kan de populariteit van evenementen verklaard worden door de geringe permanente ruimteclaim die evenementen hebben. Hierdoor zijn ze relatief gemakkelijk in te passen in de bestaande ruimte. Evenementen zijn dus ‘hot’: er worden jaarlijks steeds meer evenementen georganiseerd en de bezoekersaantallen van evenementen nemen eveneens toe. Er kleven echter ook nadelen aan evenementen, zoals de overlast die inwoners kunnen ervaren. Te denken valt aan geluidsoverlast, maar ook aan zwerfvuil op straat en beperkingen ten aanzien van parkeren en wegafsluitingen. Daarnaast worden evenementen vaak georganiseerd door vrijwilligers; het is vaak lastig ‘grip’ op deze groep te krijgen. De kwaliteit van evenementen kan daardoor van jaar tot jaar verschillen. Kortom: evenementen bieden kansen, maar moeten wel vanuit een duidelijke visie en beleid benaderd worden. Een heldere evenementennota draagt hieraan bij. Zoals in de inleiding is beschreven, heeft de gemeente Woerden in 2005 een evenementenbeleid opgesteld met als titel: ‘Samen houden we het leuk’. Dit evenementenbeleid is in 2008 geëvalueerd waaruit bleek dat enkele van de gestelde doelen zijn gehaald, maar andere (nog) niet. Deze doelen bepalen de uitgangspositie voor deze nota. Daarnaast zal de focus in deze nieuwe nota meer liggen op beleidsdoelstellingen over profilering (het ambitieniveau) dan in de vorige evenementennota. Separaat volgt nog een juridische uitwerking van de in deze nota geformuleerde beleidsdoelstellingen, o.a. procedure vergunningverlening, toezicht en handhaving. Een ander uitgangspunt bij de formulering van dit evenementenbeleid is de behoefte aan duidelijkheid bij alle betrokkenen. Het moet voor alle partijen helder zijn waar zij terecht kunnen met diverse vragen, zoals wat ze nodig hebben om hun evenement te organiseren en wat de kaders zijn voor eventuele (financiële) ondersteuning vanuit de gemeente.
1
Het Continu Vrijetijds Onderzoek (CVTO) is een landelijk onderzoek naar de vrijetijdsactiviteiten die buitenshuis door Nederlanders zijn ondernomen. Het CVTO is uitgevoerd in de periode 1 april 2006 t/m 31 maart 2007.
6
Het proces dat voorafgaand aan deze nota heeft plaats gevonden is sterk gericht op het creëren van draagvlak en interactie. Met drie verschillende werkateliers (burgers, evenementenorganisatoren en de gemeente) is achterhaald wat alle betrokken partijen verwachten van de nieuwe nota. De conclusies van deze bijeenkomsten dienden als input voor deze nota. De burgers zijn daarnaast bevraagd door middel van een kwantitatief onderzoek dat zowel op straat is uitgezet als op internet via het Burgerpanel. De uitkomsten uit deze enquête zijn positief: 70% van de ondervraagden geeft aan tevreden te zijn met het huidige evenementenaanbod. Daarbij komt dat de helft van de respondenten aangeeft dat Woerden vooral in moet zetten op meer kleinschalige evenementen en 63% vindt dat Woerden een aantrekkelijke evenementenstad moet worden. In de enquête is ook gevraagd naar de mate van overlast die de burgers ervaren, de resultaten geven aan dat de ervaren overlast niet buitensporig is. 4% van de ondervraagden geeft aan veel tot zeer veel hinder te ondervinden waar 68% aangeeft geen enkele mate van hinder te ondervinden. De personen die wel hinder ondervinden klagen voornamelijk over geluidsoverlast en problemen met de verkeerssituatie in het centrum. In bijlage 2 zijn de vraagstelling en resultaten van de analyse weergegeven. 1.2
Profilering
Evenementen vormen voor gemeenten een belangrijk instrument om hun profileringdoelstellingen te realiseren. Aan de hand van een stimulerend evenementenbeleid kan Woerden zich sterker profileren als aantrekkelijke woon-, werken recreatiestad. Gemeenten en regio’s steken steeds meer energie en budget in het aantrekken en binden van inwoners, investeerders, bedrijven en bezoekers. De onderlinge concurrentie neemt toe. Er wordt meer nadruk gelegd op de planmatige en structurele aanpak van citymarketing en aan de rol van evenementen in dit kader. Ook de gemeente Woerden ziet kansen voor evenementen als instrument voor haar profilering. Een bijzonder of kwalitatief hoogwaardig evenement geeft een stad een positieve uitstraling ofwel bekendheid waardoor nieuwe bewoners en bedrijven de stad gemakkelijker zien als goede plaats om zich te vestigen. Daarnaast geldt het als een prikkel voor verschillende doelgroepen om een stad een keer te bezoeken en vervolgens vaker terug te komen. Zoals binnen de visie van het evenementenbeleid is vastgesteld, wil Woerden evenementen een belangrijke rol laten spelen bij het realiseren van de profileringdoelstellingen van de gemeente. Concreet betekent dit dat organisatoren van bestaande evenementen zullen worden gestimuleerd om hun concept te vernieuwen zodat wordt aangesloten op de identiteit en het gewenste imago van:
7
2.
VISIE EN DOELSTELLINGEN EVENEMENTENBELEID
In dit hoofdstuk wordt de gemeentelijke visie voor het evenementenbeleid samengevat. Vervolgens worden de hieruit voortvloeiende doelstellingen beschreven en zal er ingegaan worden op de indeling van evenementen in verschillende categorieën. 2.1
Visie
Meer sturen, meer stimulerend beleid! Leidend voor het vernieuwde evenementenbeleid zijn de volgende uitgangspunten: ° De aanbevelingen uit de evaluatie evenementenbeleid (scheppen van duidelijkheid, creëren van kaders en aansluiting aanbod bij wens burgers en gemeente); ° De profileringsdoelstellingen van de gemeente Woerden; ° De ambitie om meer, relatief kleinschalige evenementen te (laten) organiseren; ° Onderscheid tussen evenementen maken mag; ° Focus op de eigen inwoners en de regio; ° De gemeente wil door stimulering en ondersteuning via informatie en advies invulling geven aan de gestelde ambities. Tijdens de in 2008 gehouden werkateliers is door burgers, evenementenorganisatoren en de gemeente een gezamenlijke ambitie uitgesproken ten aanzien van het nieuw te voeren evenementenbeleid. Uitgangspunt is dat de gemeente Woerden niet streeft naar de organisatie van een beperkt aantal ‘topevenementen’ met landelijke of internationale uitstraling. De ambitie van Woerden bestaat vooral uit de wens om meer kleinschalige evenementen te (laten) organiseren (zie ook de uitkomsten van het Burgerpanel in bijlage 2). Met kleinschalige evenementen wordt hier gedoeld op evenementen met een lokaal of (beperkt) regionaal karakter die niet nationaal gepromoot worden. De primaire doelgroep voor evenementen wordt hiermee gevormd door de eigen inwoners en de inwoners van gemeenten uit de (nabije) omgeving. Het evenementenbeleid van de gemeente Woerden heeft zo een regionale focus en een overzichtelijk schaalniveau: het Groene Hart. 2.2
Doelstellingen
De doelstellingen van dit nieuwe evenementenbeleid zijn als volgt geformuleerd: ° Versterken van de positionering van Woerden als woon-, werk- en recreatiestad; ° Behoud en vernieuwing bestaande evenementen en deze aanvullen met extra (kleinschalige) evenementen; ° Betere spreiding van evenementen over het jaar heen en over de verschillende locaties. De eerste doelstelling komt voort uit de ambitie van de gemeente. De gemeente werkt aan een positioneringstraject waarbij gekeken wordt hoe Woerden zich het beste kan profileren. Het evenementenaanbod is een uitstekend middel om hieraan bij te dragen. De doelstelling om het bestaande evenementenaanbod te behouden komt voort uit het onderzoek dat gehouden is onder de burgers. Zij geven aan dat zij erg tevreden zijn met het huidige evenementenaanbod in Woerden. Een vernieuwing van het huidige aanbod behoort daarbij wel tot de wensen. Het tweede deel van deze doelstelling is ook afkomstig uit het
8
kwantitatieve onderzoek. Op de vraag of Woerden moet inzetten op meer kleinschalige evenementen gaf 50% aan het hier mee eens te zijn. 22% is het er niet mee eens en 28% van de respondenten reageerde met neutraal/ geen mening. Voor een verder uitwerking zie bijlage 2. De laatste doelstelling komt voort uit een inventarisatie van de huidige evenementen in Woerden. Hieruit bleek dat er een grote piek van evenementen zit in september (9 van de 33 onderzochte evenementen vinden plaats in september) en dat er met name een grote druk ligt op de binnenstad (18 van de 33 evenementen worden georganiseerd op het Kerkplein of elders in de binnenstad). Ten aanzien van de evenementenkalender zijn dan ook enkele deeldoelstellingen opgesteld die worden behandeld in paragraaf 3.2.
2.3
Definitie evenementen
Voor het geven van een definitie van het begrip evenement zijn de opgestelde criteria uit het evenementenbeleid ‘Samen houden we het leuk’ uit 2004 overgenomen.
“Ingevolge artikel 2.2.1 van de APV verstaat de gemeente Woerden onder het begrip ‘evenement’: Elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van: a. bioscoopvoorstellingen als bedoeld in de Wet op de filmvertoningen; b. markten als bedoeld in artikel 160 lid 1 onder h Gemeentewet; c. kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen d. het in een inrichting in de zin van de Drank- en Horecawet gelegenheid geven tot dansen; e. betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties. f. Activiteiten als bedoeld in de artikelen 2.1.2.1. en 2.1.4.1. van deze verordening Onder evenement wordt mede verstaan: een herdenkingsplichtigheid” (Algemene Plaatselijke Verordening (APV) Woerden, 2007).
Gelet op de nauwe verwantschap tussen vergunningen ex artikel 2.2.2. (evenementenvergunning) en artikel 2.1.4.1. (feesten, muziek en wedstrijden) is besloten het evenementenbeleid 2010 mede van toepassing te verklaren op situaties waar een vergunning op grond van artikel 2.1.4.1. is vereist. Het gaat hier dus om vertoningen voor het publiek, het ten gehore brengen van muziek voor publiek en het geven of houden van een wedstrijd. Het onderscheid met een evenement in de zin van de APV is gelegen in het feit dat het hier gaat om feesten e.d. die niet toegankelijk zijn voor (alle) publiek. Waar in het vervolg van dit beleid wordt gesproken over ‘evenement’, wordt hier onder tevens verstaan feest, muziek en wedstrijd e.d., tenzij dit expliciet is uitgesloten.
9
2.4
Indeling evenementen/ classificatie
Evenementen die passen binnen de beleidsdoelstellingen van de gemeente (met name ten aanzien van de verbetering van de profilering) verdienen extra ondersteuning. Vooralsnog zijn er in het huidige beleid geen eenduidige en inhoudelijke randvoorwaarden vastgelegd waar een evenement aan moet voldoen om in aanmerking te komen voor subsidie of andere vormen van ondersteuning (zoals het plaatsen van dranghekken of (gedeeltelijk) kosteloos beschikbaar stellen van een locatie) vanuit de gemeente. Op basis van de beschreven visie is een passend inhoudelijk classificatiesysteem geformuleerd op basis waarvan de mate van gemeentelijke ondersteuning kan worden vastgesteld. Het gaat hierbij niet alleen om de som van de toe te kennen subsidies maar ook om andere vormen van ondersteuning. Zo wordt niet alleen willekeur voorkomen maar kan het evenementenbeleid ook concreet een positieve invulling krijgen. De hier besproken indeling bepaalt dus de mate van ondersteuning die vanuit de gemeente geleverd zal worden. Indien meerdere evenementen gebruik willen maken van een zelfde datum is de score medebepalend in de discussie. Uiteraard zal eerst in goed overleg gezocht worden naar een oplossing, maar uiteindelijk heeft het evenement met de hoogste score het hoogste recht. De criteria in dit classificatiesysteem zijn als volgt: ° Positionering: de mate van de bijdrage aan het imago van Woerden; ° Aantal bezoekers: het totaal aantal bezoekers aan het evenement waarbij (waar mogelijk) onderscheid wordt gemaakt tussen eigen inwoners en bezoekers van buiten Woerden die naar het evenement komen; ° Educatief: het betrekken van scholen bij evenementen; ° Onderscheidend concept: de mate van onderscheidendheid en originaliteit van het evenement; ° Waardering: de mate waarin een evenement door de inwoners wordt gewaardeerd. ° Samenwerking: de mate van samenwerking met andere (evenementen)organisatoren, verenigingen en ondernemers binnen Woerden. Hierbij bestaat verschil tussen samenwerking en deelname of afstemming; ° De tijd van het jaar: evenementen in de periode november tot en met april krijgen een hogere score omdat in deze maanden weinig evenementen worden georganiseerd; ° Hinderniveau; hoeveel vastgestelde overtredingen zijn er reeds geconstateerd ten aanzien van de vastgestelde voorwaarden. Door middel van een ‘scoreformulier’ (bijlage 3) kan vervolgens de classificatie van een individueel evenement worden bepaald. De scoretabel wordt eenmalig geëvalueerd en de criteria of score kunnen door een collegebesluit worden aangepast. In dit besluit wordt tevens bepaald waar de grenzen liggen om in aanmerking te komen voor ondersteuning. Zie voorts ook paragraaf 3.8 Alleen evenementen die voor 1 november in het voorafgaande jaar zijn aangekondigd worden volgens deze methode geclassificeerd.
10
3.
INZET GEMEENTELIJKE MIDDELEN
De gemeente Woerden wil concreet invulling geven aan haar evenementenbeleid: faciliterend en ondersteunend Zoals hiervoor gesteld heeft het gemeentebestuur de ambitie om vanuit een sturende rol richting te geven aan een stimulerend evenementenbeleid. Dit wordt op verschillende manieren ingevuld. Naast het verstrekken van vergunningen voor de evenementen, ligt de rol van de gemeente Woerden met name in ondersteunende en in mindere mate in faciliterende en financierende zin. Onderstaand is een opsomming gegeven van middelen die de gemeente Woerden in kan zetten. Deze lijst bestaat uit voorbeelden van de huidige inzet die op een efficiëntere manier kunnen worden ingezet. Daarnaast is de lijst aangevuld met een aantal taken die de gemeente op basis van het nieuwe beleid kan oppakken. De onderscheide middelen voor de gemeente Woerden zijn: ° Evenementencoördinator; ° Evenementenkalender; ° Locatiebeleid; ° Samenwerking tussen evenementen; ° Publiekscommunicatie; ° Facilitaire middelen; ° Juridische middelen; ° Financiële middelen; ° Toezicht en handhaving. De inzet van middelen is afhankelijk van de financiële positie waarin de gemeente verkeert en de politieke/bestuurlijke keuzes die gemaakt worden ten aanzien van de inzet van middelen. 3.1
Evenementencoördinator
Het belang van een evenementencoördinator werd ook al tijdens de evaluatie van het huidige evenementenbeleid aan het licht gebracht. Dit werd als volgt geformuleerd: “Er zou één centraal punt moeten zijn binnen de organisatie waar alle evenementen, festiviteiten, bijeenkomsten etc. worden aangemeld en waar duidelijk is wat het voor een evenement is, voor wie het bedoeld is, of er wel/geen vergunning nodig is, hoeveel mensen er worden verwacht, wat het doel van het evenement is etc. Dit leidt ook tot meer samenwerking tussen collega’s onderling.” Voor de vergunningprocedure is het omgevingsloket het eerste aanspreekpunt voor organisatoren. In de backoffice is dit de vergunningverlener. Daarnaast wordt een evenementencoördinator aangesteld die de volgende taken zal vervullen: ° Uitvoering evenementenbeleid (inclusief aanbevelingen uit de evaluatie) en bewaken voortgang; ° Spin-in-het-web binnen de gemeente; ° Accountmanager en centraal aanspreekpunt voor evenementenorganisatoren; ° Beoordelen evenementen, vooral qua locatie en mogelijke ruimte in de kalender; ° Opstellen evenementenkalender en evaluatie van het gevoerde beleid.
11
Intern afstemmingsoverleg Inmiddels is onder voorzitterschap van de evenementencoördinator gestart met een intern afstemmingsoverleg. Aan dit overleg nemen deel de vergunningverlener, politie, brandweer en beleidsmedewerkers vanuit actuele invalshoeken, zoals openbare orde, verkeer, belastingen. In dit overleg komen de volgende onderwerpen aan de orde: o Beleidsvraagstukken o Ontvangen aanvragen o Ontvangen klachten
3.2
Evenementenkalender
De gemeente Woerden heeft voor haar evenementenkalender de volgende ambities: ° Tijdig vaststellen; ° Spreiding in tijd; ° Spreiding over locaties; ° Clustering kleinere evenementen; ° Meerjarenafspraken waar mogelijk. De evenementenkalender geeft een overzicht van de te verwachten evenementen. De gemeente stelt als uitgangspunt dat organisatoren in het jaar voorafgaand aan het evenement een vooraankondiging doen van een evenement. Een dergelijk vroegtijdig overzicht geeft inzicht in het te verwachten aantal evenementen en de benodigde inzet van mankracht en middelen van alle betrokken partijen, en tevens kan vroegtijdig getoetst worden of alle evenementen passen in andere gemeentelijke activiteiten. Zoals gesteld is het belangrijk dat de evenementenkalender vroegtijdig kan worden vastgesteld en als zodanig worden gecommuniceerd naar alle betrokkenen. Het is van belang dat er een vast moment in het jaar komt waarop de kalender is vastgesteld en breed gecommuniceerd wordt. Dit communicatiemoment valt onder de verantwoordelijkheid van de evenementencoördinator en zal in januari van ieder jaar plaatsvinden. Een risico blijft echter dat de evenementenkalender slechts de evenementen bevat waar een vergunning voor is aangevraagd. Alle overige evenementen waar geen vergunning voor nodig is, staan hier niet op vermeld. De gemeente Woerden streeft er naar dat de evenementenkalender zoveel mogelijk een totaal overzicht geeft waarbij de kalender een dynamisch document zal moeten zijn. De evenementenkalender dient zo als instrument dat voorziet in afstemming en een gezonde balans tussen belasting en belastbaarheid, zowel in ruimte als in tijd. Uitgangspunt van de evenementenkalender is dat er per locatie tenminste om de week geen belastend evenement wordt toegestaan, dat langer duurt dan 20.00 uur. In de jaarkalender mag eenmaal drie aaneengesloten weekenden met belastende evenementen plaatsvinden rond de Woerdense Vakantie Week en eenmaal twee aaneengesloten weekenden met belastende evenementen plaatsvinden in de maanden mei/juni. Het College heeft de bevoegdheid gemotiveerd af te wijken van deze regels.
12
Indien meerdere evenementen gebruik willen maken van een zelfde datum is de score medebepalend in de discussie. Uiteraard zal eerst in goed overleg gezocht worden naar een oplossing, maar uiteindelijk heeft het evenement met de hoogste score het hoogste recht. De evenementencoördinator geldt als verantwoordelijk aanspreekpunt voor evenementenkalender, die uiteindelijk door het College definitief wordt vastgesteld.
de
Definitie: Onder belastend evenement wordt verstaan: een evenement waarbij gebruik wordt gemaakt van versterkte muziek en de eindtijd na 20.00 uur is. Ad hoc procedure Vergunningaanvragen die buiten de procedure van de evenementenkalender om worden ingediend, worden ad hoc afgedaan. Ad hoc aanvragen worden beoordeeld door de gemeente. Daarbij wordt rekening gehouden met de evenementenkalender. Deze aanvragen kunnen alleen worden gehonoreerd voor zover de evenementenkalender dit toestaat en voor zover benodigde ondersteuning (bijvoorbeeld politiecapaciteit) beschikbaar is. Verder dienen ze aan alle andere criteria te voldoen om in aanmerking te komen voor een vergunning. 3.3
Locatiebeleid
Het college van burgemeester en wethouders stelt per locatie voorwaarden vast aan het gebruik van de openbare ruimte. Evenementen kunnen op veel plekken via een vergunning van de APV plaatsvinden maar gezien de ontwikkeling in een stad, de dagelijkse activiteiten, de toegangswegen en directe omgeving zijn evenementen niet overal wenselijk. Een gedifferentieerd locatiebeleid, in aansluiting op de voorwaarden van de ruimtelijke ordening, komt hieraan tegemoet. Woerden kent diverse locaties die geschikt zijn of geschikt gemaakt kunnen worden voor evenementen. Met name het Kerkplein kent een groot aantal evenementen maar ook andere plekken in de binnenstad zoals het Exercitieveld zijn populaire evenementenlocaties. Daarnaast is er een aantal binnenlocaties die evenementen kunnen huisvesten. Het nog nader te ontwikkelen locatiebeleid moet er voor zorgen dat een aanvaardbare belasting van de openbare ruimte in de binnenstad ontstaat. Ten aanzien van de bestaande locaties is het locatiebeleid er op gericht om per locatie te bekijken welke evenementen het meest geschikt zijn voor welke plek. Per locatie zal maatwerk moeten worden geboden en naar een optimale verdeling moeten worden gezocht. De criteria die per locatie inzichtelijk dienen te worden gemaakt zijn: ° Maximaal aantal bezoekers ° Maximum aantal (belastende) evenementen ° Maximale eindtijd; ° Eventueel: inrichting terrein Wat wel of niet is toegestaan op een locatie wordt overigens mede bepaald door het bestemmingplan. Organisatoren dienen het door hen gebruikte terrein schoon en onbeschadigd achter te laten. Voor de aanvang van het evenement kan een medewerker van de afdeling beheer en onderhoud de staat van het terrein opnemen en vastleggen. De condities van het terrein voor en na het evenement kunnen dan gemakkelijk vergeleken worden. Aangezien organisatoren verantwoordelijk zijn voor het evenemententerrein wordt door de gemeente in sommige gevallen een borgsom gevraagd om eventuele extra schoonmaakwerkzaamheden of beschadigingen aan het terrein te bekostigen.
13
Toiletcapaciteit is noodzakelijk voor een goed beheer van het terrein waarop het evenement gehouden wordt. Het is de verantwoordelijkheid van de organisatie om zorg te dragen voor voldoende toiletvoorzieningen. De hiervoor geldende normen zijn vastgelegd in paragraaf 4.2 van deze nota. 3.4
Samenwerking tussen evenementen
De Gemeente Woerden streeft er naar om evenementenorganisatoren intensiever met elkaar te laten samenwerken.
Samenwerking kan leiden tot kruisbestuiving waardoor kwaliteits- en kostenvoordelen behaald kunnen worden. Daarnaast moet er een vaste uitwisseling komen van kennis en informatie. Om deze samenwerking tot stand te brengen kan de gemeente jaarlijks een netwerkbijeenkomst organiseren waar alle betrokkenen voor worden uitgenodigd. De leiding en organisatie van deze bijeenkomst zal komen te liggen bij de evenementencoördinator. Daarnaast kan de gemeente ook ondersteuning bieden bij verbetering van de samenwerking tussen evenementenorganisatoren enerzijds en (met name retail- en horeca) ondernemers anderzijds. Dit zal meer betrokkenheid van de ondernemers opleveren wat naast een grotere economische spin-off ook zal leiden tot een beperking van de overlast. Ondernemers kunnen dan namelijk beter met eigen acties inspelen op de evenementen. De evenementencoördinator vervult hier een rol in. 3.5
Communicatie
Duidelijke, tijdige informatievoorziening aan bewoners, omwonenden en ondernemers. De gemeente wil evenementen ondersteunen (promotie: website van de gemeente en andere bestaande communicatiemiddelen inzetten) en tegelijkertijd de bewoners van dienst zijn door nog actiever met de bevolking van Woerden te communiceren over de diverse evenementen. Om het evenementenbeleid tot een goed resultaat te brengen is goede en tijdige communicatie van doorslaggevend belang. Concreet: allereerst moet de communicatie gericht zijn op de organisatoren die geïnformeerd dienen te worden over de mogelijkheden en onmogelijkheden binnen het gestelde beleid ten aanzien van evenementen. Daarnaast moeten de inwoners en ondernemers van Woerden tijdig op de hoogte gesteld worden over wat er wanneer georganiseerd wordt. Een heldere communicatie richting zowel bewoners als ondernemers is immers zoals gezegd van belang om de lokale overlast zo veel mogelijk te kunnen beperken. Het tijdig vaststellen en communiceren van de evenementenkalender speelt hierin een belangrijke rol. De verantwoordelijkheid voor de taken op het gebied van communicatie komt te liggen bij de evenementencoördinator. De communicatiemiddelen die ingezet kunnen worden zijn plaatsing van de evenementenkalender in de Woerdense Courant of verspreiding van de kalender via gemeentelijke kanalen. Uit het onderzoek onder het Burgerpanel (zie bijlage 2) bleek dat 81% van de respondenten hun informatie over evenementen uit de krant halen. Verder is het belangrijk dat er een goede afstemming plaatsvindt met de VVV en het Cultuurlokaal. Via deze kanalen kunnen evenementen namelijk ook breed onder de aandacht worden gebracht.
14
3.6
Overige facilitaire middelen
In de gemeente Woerden mag tijdens een evenement aandacht geboden worden aan bedrijven en organisaties die het evenement mede mogelijk maken (sponsors). Het is niet de bedoeling dat bijvoorbeeld delen in de binnenstad van Woerden er uit gaan zien als reclamebord. De gemeente Woerden is zoals in de voorgaande paragrafen is beschreven bereid hoog scorende evenementen die passen binnen de gestelde criteria te ondersteunen door middel van facilitaire middelen zoals bijvoorbeeld de inzet van haar medewerkers, materialen en/of diensten. Hierbij valt onder meer te denken aan het plaatsen van dranghekken, afsluiten van wegen en het schoonmaken van de evenementenlocatie en omgeving. De aan te stellen evenementencoördinator zal een overzicht maken over de inzet en kostprijs van deze facilitaire middelen en gebruiken bij de invulling van het voorliggende evenementenbeleid. Evenementen zijn ook interessant vanwege hun PR-waarde. Om bedrijven een substantiële bijdrage te vragen voor evenementen is het aanbieden van een tegenprestatie relevant. De gemeente Woerden wil daarom door inzet van capaciteit en middelen evenementenorganisatoren waar mogelijk ondersteunen bij hun sponsorbeleid. Dat varieert van het inzetten van leden van het College van Burgemeester en Wethouders voor bijvoorbeeld het verrichten van openingen, spreken van een welkomstwoord en dergelijke tot het ruimte geven voor sponsoruitingen. Het is weliswaar niet de bedoeling dat Woerden eruit gaat zien als een reclamebord, maar de gemeente Woerden geeft graag duidelijke criteria waarbinnen sponsors hun naam, logo en/of boodschap kunnen uiten. Uit onderzoek onder het Burgerpanel (zie bijlage 2) bleek namelijk dat borden langs de weg een goed medium zijn om informatie over evenementen te communiceren. Hierover dienen duidelijke afspraken te worden gemaakt. De betreffende wet- en regelgeving voor reclame in de openbare ruimte wordt nog vastgelegd in beleid. Dit nieuwe beleid moet niet verward worden met het reeds bestaande Reclamebeleid (2008) voor reclame op of aan gebouwen en op particuliere grond.
3.7
Na afloop: evaluatie, controle en handhaving
Meer focus: structureel evalueren door de evenementenorganisaties zelf, controle incidenteel waar nodig door de gemeente. Bij het stellen van prioriteiten hoort ook dat de overheid bepaalde dingen niet meer of anders doet. Meer focus betekent dat de gemeente Woerden handelt vanuit vertrouwen. Woerden is een overheid die evenementen achteraf toetst, maar vooraf wel de voorwaarden duidelijk heeft gemaakt, inclusief de bijbehorende sancties. De bedoeling van een evaluatie is in eerste instantie om eventuele problemen in de toekomst te kunnen voorkomen door dit te verwerken in de vergunningverlening voor hetzelfde of een vergelijkbaar evenement in de toekomst. Op deze manier kunnen evenementen naar tevredenheid van alle partijen verlopen. Om de kwaliteit van evenementen te waarborgen en overlast te beperken dienen evenementen dus geëvalueerd te worden. Dit beslaat in sommige gevallen een evaluatie door de organisatoren zelf en in sommige gevallen een evaluatie op initiatief van de gemeente. De organisatoren dienen een kwalitatief onderzoek, dat geldt als een toetsingskader, te doen gedurende het evenement. De evenementencoördinator zorgt ervoor dat er sprake is van één uniforme onderzoeksmethodiek. Een voorzet hiertoe is in bijlage 5 opgenomen. Indien er vanuit de gemeente twijfels bestaan over de kwaliteit van een bepaald evenement of er zijn dusdanig veel klachten binnengekomen dat hiertoe aanleiding is, kan
15
de gemeente ook besluiten om zelf een evaluatie uit te voeren. Uitgangspunt is dus een zelfevaluatie systeem: je kunt beter inzetten op goede afspraken over (zelf)evaluaties bij evenementen-organisatoren dan op extra tijd (FTE) en geld voor controleurs / handhavende instellingen. Op basis van gemaakte afspraken met evenementenorganisatoren, waarin ook heldere evaluatiecriteria zijn verwoord, zal na afloop van het evenement (of evenementenseizoen) de eindbeoordeling worden gebruikt als basis voor bijstelling en versterking van de evenementen. Leren van eigen ervaringen, de ervaringen van elkaar en van de onderlinge samenwerking: wat ging er goed en wat kan (moet) er beter? Zijn er nieuwe kansen en bedreigingen die aanleiding geven tot aanvullende acties vanuit de gemeente? De uitkomsten hiervan Indien blijkt dat een organisatie zich niet houdt aan de voorwaarden die in de vergunning zijn gesteld, heeft dit minpunten tot gevolg in het classificatiesysteem 3.7.1 Indien nodig: sancties Constateringen van overtredingen kunnen gevolgen hebben voor het organiseren van hetzelfde of een vergelijkbaar evenement in de toekomst. Te denken valt aan: ° Strengere voorschriften bij een volgend evenement (bijvoorbeeld onafhankelijke meeten rapportageverplichting, geluidsbegrenzing); ° Het evenement niet meer toestaan of op een ander tijdstip of andere locatie. Gedegen handhaving is het sluitstuk van goed beleid. Op afspraken tussen betrokkenen, nadere regels en voorwaarden in de vergunning moet toezicht gehouden worden en zo nodig opgetreden worden bij overtreding. Het doel van integrale handhaving zoals ook verwoord in de vorige beleidsnota evenementenbeleid luidt: “het beschermen en bevorderen van zowel de kwaliteit van de bebouwde omgeving, het (leef)milieu en de openbare ruimte van de gemeente Woerden door middel van preventieve en repressieve handhaving.” Uitgangspunt: De gemeente Woerden onderschrijft het belang van goede handhaving. Bij een gelijkblijvende formatie is een goede handhaving echter niet mogelijk en zal vooral pragmatisch omgegaan moeten worden met de beperkte beschikbare handhavingcapaciteit.
3.8
Overige financiële middelen
Een nieuw financieel ondersteuningsinstrument: een vorm van facilitaire ondersteuning.
Om in aanmerking te kunnen komen voor een vorm van ondersteuning, dient een evenement hoog te scoren volgens het classificatiesysteem (2.4). Wat heeft het betreffende evenement op het gebied van kwaliteit, promotionele en bestedingseffecten de gemeente Woerden te bieden? Met andere woorden, de tegenprestaties van het betreffende evenement dienen op basis van de criteria vooraf te worden vastgelegd, als onderpand voor de bijdrage van de gemeente. Op deze wijze ontstaat een heldere en zakelijke relatie tussen de evenementorganisator en de gemeente.
16
De inzet van middelen is afhankelijk van de financiële positie waarin de gemeente verkeert en de politieke/bestuurlijke keuzes die gemaakt worden ten aanzien van de inzet van middelen. Voor evenementen wordt op dit moment binnen de gemeente een aantal financiële instrumenten gehanteerd: ° Subsidies; ° Leges; ° Huur. Deze instrumenten worden gehanteerd met verschillende doelen. Zo worden subsidies verleend om verschillende beleidsdoelstellingen te stimuleren. Leges worden in rekening gebracht ter dekking van de (administratieve) kosten die de gemeente maakt voor haar dienstverlening. Huur is een vergoeding die de gemeente kan heffen ter zake van het gebruik van terreinen die in eigendom zijn van de gemeente en gebruikt worden voor evenementen. De gemeente Woerden gaat de te leveren diensten en overige ondersteuning inzichtelijk maken en vervolgens nagaan welke kosten (deels) kunnen komen te vervallen voor evenementen die hoog scoren volgens het classificatiesysteem.
3.8.1 Subsidies Het subsidie instrument is een van de oudste financiële instrumenten die bij evenementen worden gehanteerd, ook in Woerden2. Zij het dan incidenteel en gekoppeld aan specifieke evenementen. In de begroting 2009 zijn de volgende budgetten opgenomen, waaruit evenementen kunnen worden gefinancierd • Volksfeesten en gedenkdagen, ca. 5.000 euro • ABC-subsidies, ca. 25.000 euro • Loket spontane zaken, ca. 20.000 euro Over de wijze van en de criteria voor subsidiëring vind nader onderzoek plaats. Hierbij speelt mee het onderzoek naar de kosten van ondersteuning en de beschikbare financiële middelen. 3.8.2 Leges De organisator van een evenement die een vergunning aanvraagt moet leges betalen. De gemeente kan door een financiële tegemoetkoming te geven, ter compensatie van leges voor evenementen die passen binnen de ambitie, duidelijk maken dat zij een stimulerende rol nastreeft. Het betreft hier de leges van de evenementenvergunning sec. Andere leges voor vergunningen vanuit een ander beleidsterrein en doel dienen altijd betaald te worden.
2
in 2008 uitgegeven ongeveer € 16.000,-, exclusief Ronde van het Groene Hart
17
3.8.3 Huur Voor verschillende evenemententerreinen en binnenaccommodaties is huur verschuldigd. De huurprijs 2009 voor het Exercitieveld is € 45,38 per dag(deel). De huurprijs 2009 voor de andere terreinen is € 18,80 per dag of dagdeel. Dit betreft de volgende terreinen: Speelvelden te Woerden, zoals ° Wijkpark Molenvliet; ° Speelveld bij de Essenlaan; ° Speelveld bij de Hoge Rijndijk (“De Badkuip”); ° Speelveld bij het Exercitieveld; ° Speelveld bij het Grechtterrein; ° Speelveld bij de Brediuspark; ° Speelveld bij de Talmalanen; ° Speelveld bij de Boekentuin. Speelvelden te Harmelen zoals ° Speelveld Groenedaal; ° Speelveld bij Paltrokmolen. Speelveld te Zegveld ° Speelveld bij de Molenweg. Speelvelden te Kamerik zoals ° Speelveld bij het park Mijzijde; ° Speelveld bij de Waterstoep. Te Kanis: ° Speelveld bij de Reigerstraat. Voor de binnenaccommodaties moet nog een tarievenbeleid worden ontwikkeld; dit wordt meegenomen in het Accommodatiebeleid. Op basis van het classificatiesysteem in deze evenementennota kan de gemeente – als eigenaar van gronden en panden – vrijstelling van huur verlenen aan evenementen.
18
3.8.4 Kosten facilitaire ondersteuning De gemeente Woerden gaat inzichtelijk maken wat de kosten zijn voor inzet van haar facilitaire ondersteuning (dranghekken, schoonmaakkosten en dergelijke).3 Zoals in paragraaf 3.8 is beschreven, wil de gemeente Woerden de volgende ondersteuningsvarianten gaan hanteren: ° Hoogst gewaardeerde evenementen kunnen vanwege hun bijzondere belang voor Woerden uitgebreide ondersteuning krijgen. Uiteraard is dit niet onbeperkt; ° Hoog gewaardeerde evenementen krijgen minder ondersteuning, ° Overige evenementen worden gastvrij ontvangen maar krijgen alleen facilitaire ondersteuning tegen kostprijs. De mate van ondersteuning is afhankelijk van beschikbare middelen. Per jaar wordt nagegaan wie er voor ondersteuning in aanmerking komt, in welke vorm dit wordt toegewezen en in welke mate. Gedacht kan worden aan subsidie, facilitaire ondersteuning en/of kwijtschelden van huur. De gemeente Woerden heeft op dit moment niet de ambitie om acquisitie te plegen op evenementen. Woerden zet vooral in op versterking en uitbouwen van het bestaande, eigen evenementenklimaat.
3.9
Preventief toezicht
Voordat een evenement kan starten vindt er controle door politie, brandweer en gemeente plaats. Deze controle kan uit verschillende deelaspecten bestaan: °
°
°
Openbare orde: de politie is hierbij de aangewezen instantie. Door aanwezigheid en zo nodig optreden voorkomt de politie zoveel mogelijk verstoring van de openbare orde en handhaaft de rechtsorde. Afhankelijk van de aard en omvang van het evenement wordt politiecapaciteit op maat ingezet; Brandveiligheid :dit is een taak voor de brandweer. De brandweer wordt reeds bij de vergunningverlening betrokken (dit geldt ook voor de politie, adviesfunctie vooraf), onder andere bij het gebruik van tenten. In het kader van preventief toezicht wordt er voorafgaand aan het evenement reeds kritisch toezicht gehouden. Zo worden er afspraken gemaakt met de organisatie om toe te zien bij het plaatsen van zaken als kramen in verband met de bereikbaarheid van hulpdiensten. De brandweer controleert ook tijdens het evenement op de naleving van de vergunningsvoorschriften inzake brandveiligheid; Constructief preventief toezicht: stellages, tribunes, podia en dergelijke dienen vooraf constructief getoetst te worden op veiligheid daarvan. Aan de hand van vooraf aangeleverde stukken, zoals constructieberekeningen en –tekeningen, kan voor het opbouwen al bepaald worden of de constructie veilig is. Vervolgens kan voor ingebruikname ter plekke bezien worden of de opbouw juist is gebeurd.
3.10
Regionale afstemming
Inzetten op regionale afstemming, maar wel binnen de grenzen van de overige ambities die hierboven zijn beschreven.
3
Ter indicatie: in 2008 is alleen al ruim € 33.000,- begroot voor uren Afval & Reiniging, uren Wijkonderhoud en Uren Stadsonderhoud ten behoeve van volksfeesten en gedenkdagen.
19
De gemeente Woerden wil zich waar mogelijk onderscheiden van gemeenten in de regio, maar dat neemt niet weg dat haar evenementenbeleid wel moet passen binnen regionale kaders. Dat betekent niet alleen rekening houden met de evenementenkalenders van andere gemeenten (al was het alleen maar vanwege de te coördineren inzet van brandweer, politie en andere diensten), maar ook dat de positionering van de evenementen aansluit bij de regionale toeristische profilering (in Groene Hart verband). Dat lijkt wellicht tegenstrijdig met de wens om je als gemeente te onderscheiden, maar voor een belangrijk deel van de evenementenbezoekers vormt het te bezoeken evenement in Woerden onderdeel van een samengesteld toeristisch product. Precies hetzelfde product aanbieden als je buren is dus niet handig, maar je samen op een bepaalde consumentenmarkt richten wel. Bovendien is inhoudelijke afstemming ook nodig om ongewenste concurrentie (“kannibalisme”) te vermijden en zijn er mogelijkheden tot coproducties en (al dan niet tijdelijke) samenwerking. Het is aan evenementenorganisatoren om data van concurrerende evenementen in de gaten te houden. Voor de gemeente is met name de mogelijkheid van inzet van politie en brandweer van belang.
20
4.
RANDVOORWAARDEN
In het voorgaande stuk is beschreven hoe de gemeente Woerden haar ambities wil realiseren en het evenementenbeleid inhoudelijk de komende jaren vorm gaat geven. Naast de gestelde richtlijnen waaraan evenementen moeten voldoen is er ook een aantal randvoorwaarden die van invloed zijn om het inhoudelijke beleid tot een succes te maken.
4.1
Betrokken partijen
Alvorens dieper op de randvoorwaarden in te gaan is het zinvol de betrokken partijen nogmaals expliciet te benoemen. Voor de uitvoering van het evenementenbeleid en een goed verloop van evenementen is het van belang dat verschillende groepen optimaal met elkaar samenwerken, ieder vanuit zijn verantwoordelijkheid: ° Gemeente: De taken en verantwoordelijkheden van de gemeente zijn zeer divers. Naast de daadwerkelijke vergunningverlening is de gemeente ook verantwoordelijk voor het samenbrengen van de relevante actoren en het tijdig informeren en initiëren van overleg. Daarnaast draagt zij de verantwoordelijkheid voor een zorgvuldige formulering van de vergunningvoorwaarden en het verstrekken van subsidie ten behoeve van evenementen die bijdragen aan de gemeentelijke doelstellingen. De belangrijkste taken zijn in deze nota vastgelegd. De verantwoordelijkheid voor een groot aantal taken zal komen te liggen bij de evenementencoördinator. Het besluit of een evenement daadwerkelijk doorgang vindt ligt uiteindelijk bij de burgemeester; ° Organisator: De organisatoren zijn eindverantwoordelijk voor het evenement als geheel: financieel, inhoudelijk en organisatorisch. Belangrijk daarbij is dat ze verantwoordelijkheid dragen voor het tijdig aanvragen van een vergunning (en eventuele ondersteuning) zodat dit gecommuniceerd kan worden naar alle betrokkenen. Daarnaast dragen zij zorg voor een ordelijk verloop van het evenement en nemen zij hiervoor de benodigde maatregelen wat betreft verkeersregulering, veiligheid etc. Na afloop van het evenement wordt het zelfevaluatieformulier ingevuld; ° De locatiebeheerder of eigenaar (gemeente, rijk of privaat): De locatiebeheerder bepaalt wat er op een locatie kan plaats vinden. Naast allerlei wettelijke voorwaarden kunnen aanvullende voorwaarden worden gesteld die geen wettelijk kader hebben; ° Politie: De politie adviseert over de handhaving van de openbare orde en veiligheid op de evenementenlocatie. Daarnaast ligt de verantwoordelijkheid ten aanzien van de toetsing van de (verkeers)veiligheid rondom de locatie bij de gemeentelijke afdeling R.O. De politie kan hierbij worden ingezet voor handhaving. De organisatie van het evenement is overigens zelf verantwoordelijk voor het vooraf opstellen van een verkeersplan; ° Brandweer: De brandweer is verantwoordelijk voor de brandveiligheid en de controle van de veiligheid van gebruikte constructies; ° Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (GHOR): De organisatoren kunnen contact opnemen met het GHOR voor advies over maatregelen ten aanzien van de volksgezondheid van de bezoekers en de hygiëne.
4.2
Normen
Bij een vergunning gelden o.a. de volgende normen: ° Eindtijd: De gemeente hanteert een uiterste eindtijd van 24.00 voor alle evenementen die plaats vinden tussen zondagavond en donderdagavond. De evenementen die in het weekend worden georganiseerd krijgen een eindtijd mee van 01.00. Ook hier kan het College ontheffing verlenen van de genoemde eindtijden;
21
°
Volksgezondheid: Voor de toetsing van de effecten voor de volksgezondheid kunnen de organisatoren contact op te nemen met de Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen. Zo dienen er voldoende EHBO-ers, EHBO-posten of andere preventieve medische voorzieningen te zijn. Voor een evenement met meer dan 750 bezoekers dient er bijvoorbeeld een herkenbare EHBO post te zijn met een bezetting van minimaal 2 gekwalificeerde EHBO-ers. Ten aanzien van toiletvoorzieningen geldt de volgende richtlijn: 1 toilet per 100 personen op een maximale loopafstand van 150 meter, 200 personen is 1 toilet en 1 plaspaal, 300 personen is 2 toiletten en 1 plaskruis, etc. Dit kan eventueel in samenwerking met een instelling die over voldoende toiletvoorzieningen beschikt dan wel door het inhuren van mobiele toiletten. Als deze op water en/of riool moeten worden aangesloten dient dit bij de gemeente te worden aangevraagd en ook bij gebruik van chemische toiletten moet worden aangeven waar deze geplaatst gaan worden.
De hier gestelde normen zijn overigens algemene regels maar geen algemeen verbindend voorschrift. Het is dus geen rechtsreeks werkende norm maar geldt vooral als voorwaarde bij de vaststelling van een vergunning.
4.3
Financiële, personele en organisatorische gevolgen
In de voorgaande hoofdstukken zijn de ambities van de gemeente Woerden uiteen gezet. Bij die ambities hoort ook de inzet van middelen: tijd, geld en mankracht. In de afzonderlijke paragrafen zijn hierover al uitspraken gedaan. In deze paragraaf geven we een totaaloverzicht van de gewenste middelen per onderdeel. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen de additionele financiële investeringen, personele investeringen en de effecten op de wijze waarop één en ander nu is georganiseerd. De volgende onderdelen kunnen hierbij worden onderscheiden: 1. Integrale aanpak (evenementencoördinator, evenementenkalender, locatiebeleid); 2. Ondersteunen van samenwerking tussen evenementen; 3. Publiekscommunicatie; 4. Handhaving & Toezicht Inbedding in organisatie: het proces om te komen tot een nieuwe organisatiestructuur voor de gemeente Woerden is nog niet uitgekristalliseerd. Dit betekent dat nog niet helder is waar de coördinator, subsidieaanvraag en informatievoorziening, vergunningverlening, toezicht en handhaving gepositioneerd gaan worden. In deze nota is de huidige situatie als vertrekpunt genomen. Onderstaande tabel is indicatief, na vaststelling van het vernieuwde evenementenbeleid zal ambtelijk een verder uitgewerkt plan van inzet worden opgesteld.
22
Onderdeel 1 integrale aanpak
Financieel ° Uitvoeringsbudget: € 3.000,(communicatiemiddelen richting organisatoren, organisatiekosten)
2 ondersteunen en samenwerken
°
3 publiekscommunicatie
°
4 handhaving en toezicht
°
TOTAAL
4.4 ° ° ° °
Uitvoeringsbudget: € 2.000,(bijeenkomsten, communicatiemiddelen richting organisatoren, organisatiekosten) Communicatiemiddelen: € 10.000,-
Personeel ° Extra inzet 1 FTE ( t.w.v. € 50.000) ° Inzet diverse betrokken afdelingen uit bestaande urenbudgetten ° Organisatorische ondersteuning uit bestaande urenbudgetten, zie ook onderdeel 1
Organisatorisch ° Onderlinge rolverdeling aanpassen ° Procesaanpak aanscherpen
°
°
Afstemming met afdeling Communicatie
°
Procesbeschrijving herijken en implementeren Vergunningvoorwaarden herzien Overleg evenementen coördinator/ organisator/ OOV Sanctiebeleid -
Inzet afdeling Communicatie uit bestaande urenbudgetten, gerelateerd aan programma’s. ° Controle capaciteit ° Handhaving capaciteit Waren beide uitgangspunten in het Integraal Veiligheidsbeleid; besluitvorming heeft niet geresulteerd in inzet van extra capaciteit. Dit is dus een fors knelpunt!
€ 15.000,-
1 FTE
° ° °
Vervolgtraject besluitvorming Besluitvorming Evenementenbeleid door College januari 2010; Inspraakprocedure en toelichting in Commissie samenleving februari 2010; Vaststelling Evenementenbeleid door College; Vaststelling Evenementenbeleid door Gemeenteraad (juni 2010);
Separaat dient een juridische uitwerking van de beleidsdoelstellingen gemaakt te worden, waarin het juridisch kader inclusief de handhaving nader worden uitgewerkt. Tevens dient een aantal uitvoeringsbesluiten te worden genomen, zoals: ° Locatiebesluit ° Subsidieregeling ° Facilitaire ondersteuning
4.5 °
Communicatie over vast te stellen evenementenbeleid Inspraakprocedure: na positieve besluitvorming door Burgemeester en Wethouders wordt het evenementenbeleid voor inspraak vrijgegeven en volgt de inspraakprocedure. Op de Informatiepagina van de gemeente wordt hier aandacht aan besteed;
23
° °
Na de inspraakprocedure wordt het evenementenbeleid nog een keer ter besluitvorming aan het college voorgelegd. Het college moet in het raadsvoorstel aangeven welke inspraakreacties tot wijziging van de nota hebben geleid en welke niet; Na positieve besluitvorming door de Gemeenteraad zullen evenementenorganisaties en betrokkenen zoals wijkplatforms van de gemeente een brief ontvangen waarin het evenementenbeleid wordt uitgelegd. De Evenementennota wordt tevens op de gemeentelijke website geplaatst.
24
BRONNEN °
Brandweer Kennisnet (2009), website (www.brandweerkennisnet.nl).
°
CBS, website (www.cbs.nl).
°
CVTO (2007), Basisrapport Continu Vrijetijds Onderzoek 2006-2007. Amsterdam: CTVO.
°
Gemeente Woerden (2003), Algemene Plaatselijke Verordening (APV).
°
Gemeente Woerden (2008), Beleid in beweging, gemeentelijk sportbeleid 2008-2010.
°
Gemeente Woerden (2008), Evaluatie evenementenbeleid Samen houden we het leuk 2005.
°
Gemeente Woerden (2007), Horecabeleid Gemeente Woerden.
°
Gemeente Woerden (2008), Kadernota Cultuur.
°
Gemeente Woerden (2007), Nota Recreatie & Toerisme 2008 - 2012.
°
Gemeente Woerden (2004), Samen houden we het leuk, Evenementen- en festivalbeleid gemeente Woerden 2005.
°
Gemeente Woerden (2008), Visie 2022, Woerden anno 2022.
°
NRIT (2007), Trendrapport toerisme, recreatie en vrije tijd 2006-2007. Breda: NRIT.
°
NRIT (2008), Trendrapport toerisme, recreatie en vrije tijd 2007/2008. Breda: NRIT Media.
°
Provincie Utrecht (2004), Streekplan 2005-2015.
°
Respons Evenementen Monitor (2007), website (www.respons.nl).
°
Servicecentrum Handhaving, website (www.servicecentrumhandhaving.nl).
°
Sociaal Cultureel Planbureau (SCP) (2006), De tijd als spiegel. Den Haag: SCP.
°
VVEM (2006), presentatie tijdens ‘Event Academy’ Kamer van Koophandel Rotterdam. Gouda: VVEM.
25
BIJLAGE 1 TRENDS EN CIJFERS 1.1
Algemene maatschappelijke ontwikkelingen
Evenementen maken een belangrijk deel uit van de toeristisch-recreatieve sector. Deze sector is onderhevig aan een groot aantal macro trends en ontwikkelingen. In figuur 1.1 worden de belangrijkste macrotrends in de maatschappij schematisch weergegeven alsmede gesignaleerde veranderingen en ontwikkelingen op het gebied van toerisme, recreatie en vrije tijd die (mede) het gevolg zijn van deze macrotrends. Figuur 1.1 Macro trends en ontwikkelingen en hun effecten op toerisme, recreatie en vrije tijd Lage bevolkingsgroei Vergrijzing Ontgroening Meer één- en tweepersoonshuishoudens Lichte economische groei Nederland Economische stagnatie en dreigende recessie EU Consumentenvertrouwen onder druk Toenemend belang factoren tijd en geld in samenleving Toenemende (buitenlandse) concurrentie door globalisatie Toenemend belang en gebruik informatie in maatschappij Toenemend gebruik elektronische media Kritische consument Toenemende aandacht voor gezondheid Toenemende aandacht voor klimaat en milieu Stijgende mobiliteitsbehoefte Stagnerende mobiliteit
Toenemend belang 50+ markt Toenemend belang individuele markt Opkomst markt ‘extended family’ Kansen voor combinatie zorg en toerisme Kansen voor spreiding seizoenen en weekdagen Kansen voor productontwikkeling op basis van informatie en electronica Kansen in ‘groen’ toerisme Afnemende reisbereidheid/ actieradius
Bron: CBS, NRIT, SCP, 2008; bewerking Leisure Result
Toerisme, recreatie, vrije tijd en in het bijzonder evenementen gedijen goed onder de in bovenstaande figuur geschetste ontwikkelingen. Er ontstaan nieuwe doelgroepen met tijd en/ of geld en, nog belangrijker, behoefte aan verzorging en ontspanning. De markt voor toerisme, recreatie en vrije tijd verandert, maar biedt vele kansen voor die partijen die de nieuwe doelgroepen en behoeftes weten te vertalen in de juiste producten.
1.2
Evenementbezoek landelijk
In deze paragraaf zullen enkele ontwikkelingen worden beschreven die specifiek gerelateerd zijn aan evenementenbezoek als dagtocht. De cijfers over deze dagtochten zijn ontleend aan het ContinuVrijetijdsOnderzoek (CVTO) en cijfers van het CBS. Een verschil in definities en opzet van onderzoek maakt dat het helaas niet mogelijk is gegevens uit beide onderzoeken één op één met elkaar te vergelijken. Zo ziet het CBS een dagtocht als ‘een recreatieve activiteit waarvoor men ten minste twee uur van huis is, zonder dat daarbij een overnachting plaatsvindt’. In het CVTO is al sprake van een dagtocht wanneer men 1 uur van huis is. Het CVTO komt zodoende met hogere aantallen dagtochten dan het CBS. ° Aantal evenementen afgelopen 10 jaar verdubbeld Gemiddeld worden er jaarlijks 3,1 miljoen evenementen georganiseerd, dit is een verdubbeling ten opzichte van 10 jaar geleden. Het grootste deel van deze evenementen valt te categoriseren als kleinschalig. Dit type evenementen is onder te verdelen in stadsfeesten, jaarmarkten, braderieën en consumentenbeurzen;
26
° 108 miljoen evenementenbezoeken in 2006-2007 Evenementenbezoek staat hiermee op de negende plek (met 2,7%) van alle ondernomen vrijetijdsactiviteiten (CVTO, 2007); ° Toename in aantal bezoeken evenementen Hoewel het totaal aantal ondernomen dagtochten sinds 2001/2002 gedaald is, neemt het bezoek aan evenementen toe. Deze stijging is met name te danken aan een stijging in het bezoek van jaarmarkten, braderieën en corso’s. Tabel 1.1 geeft de uitgesplitste cijfers weer; Tabel 1.1
1990/1991 1995/1996 2001/2002 2006/2007
Aantal dagtochten versus aantal evenementen (x 1.000)
Totaal aant. dagtochten 867.493 953.768 981.624 906.642
Totaal bezoek evenement 28.069 31.836 34.212 37.569
Jaarmarkt, braderie, corso 12.460 13.411 13.000 15.446
Beurs, tentoonstelling, show 9.824 11.777 10.051 9.202
Overige evenementen 5.785 6.649 10.982 12.007
Bron: CBS, 2008
° Grootste groep evenementenbezoekers is 25-45 jaar oud 30% van de bezoeken aan evenementen worden gedaan door mensen in de leeftijdscategorie 25-45 jaar. Zij vormen hiermee de grootste groep evenementenbezoekers. Opvallend is dat het aantal evenementenbezoeken in de leeftijdscategorie 45-65 jaar in de periode van 1990-2007 met 60% gestegen is. Deze leeftijdscategorie heeft relatief veel tijd en veel geld te besteden en besteedt dit meer en meer aan het bezoeken van evenementen; ° Gemiddelde uitgave € 16,31 per evenement In totaal wordt er jaarlijks € 1,76 miljard uitgegeven aan het bezoeken van evenementen. Per persoon komt dit gemiddeld neer op € 16,31. Dit bedrag ligt hoger dan het gemiddelde bedrag dat men uitgeeft aan dagtochten (€ 12,02). Van deze € 16,31 gaat € 4,74 naar deelname kosten, € 4,56 naar consumptie, € 5,46 wordt uitgegeven in winkels en € 1,82 is voor overige kosten. Het totaalbedrag is zodoende exclusief reiskosten. Hiervoor wordt bovenop het bedrag van € 1,76 miljard nog eens € 406 miljoen uitgegeven, dit komt gemiddeld neer op € 3,77 per bezocht evenement (CVTO, 2007); ° 50% van de evenementenbezoeken wordt gecombineerd met uitgaan Onder uitgaan worden in dit geval activiteiten als uit eten gaan, bezoeken van een bar of café, op een terras zitten en het bezoeken van een disco, casino, bowlinghal of danceparty verstaan. Naast de combinatie met uitgaan wordt 33% van de evenementenbezoeken gecombineerd met recreatief winkelen. Evenementen zorgen zodoende voor een grote economische spin-off in de regio of stad waar het evenement georganiseerd wordt. Berekeningen van de Rabobank uit 2005 geven aan dat een bezoeker van een publieksevenement gemiddeld € 35,- uitgeeft in de stad van het evenement, naast de directe kosten voor het evenement; ° 65% van de evenementenbezoeken vindt plaats buiten de eigen gemeente 31% van de evenementenbezoeken vindt daarnaast plaats binnen de eigen gemeente en 4% in het buitenland. Voor evenementen is men bereid aanzienlijke afstanden af te leggen; gemiddeld 28,6 kilometer. Evenementenbezoek heeft hiermee de hoogste gemiddelde reisbereidheid. Omdat men bereid is verder te reizen voor evenementenbezoek dan voor andere soorten vrijetijdsactiviteiten kan geconcludeerd worden dat het bezoeken van evenementen een meer regionale aantrekkingskracht heeft;
27
° Auto meest populaire vervoermiddel Voor het bezoeken van evenementen ligt het gebruik van de auto relatief hoger dan bij andere vrijetijdsactiviteiten; bij 54% van de bezoeken gebruikt men de auto als vervoermiddel, bij 17% de fiets en bij 11% het openbaar vervoer; ° Goede spreiding evenementenbezoeken naar seizoen Cijfers van het CBS (2008) laten zien dat het aantal evenementenbezoeken niet sterk afhankelijk is van het seizoen. Het voorjaar heeft de meeste bezoeken, de herfst de minste. ° Meeste evenementenbezoeken op zon- of feestdag Het grootste deel van de evenementen wordt bezocht op een zon- of een feestdag. Dit komt met name door bezoeken aan jaarmarkten, braderieën en corso’s. Beurzen, tentoonstellingen en shows worden het meest bezocht op een doordeweekse dag (CBS, 2008); ° Evenementenbezoek 3,4% van alle vrijetijdsactiviteiten in Utrecht Dit is significant meer dan de 2,7% in het landelijk gemiddelde. In de provincie Utrecht gaan dus verhoudingsgewijs veel mensen naar evenementen.. Dit verschil is voornamelijk te wijten aan een significant groter aandeel van het bezoek aan beurzen, tentoonstellingen en shows. Het ligt voor de hand dat de grote bezoekersaantallen aan de Jaarbeurs Utrecht hier een belangrijke rol in spelen.
1.3
Algemene trends op het gebied van evenementen
In deze paragraaf zullen nog enkele algemene trends op het gebied van evenementen worden weergegeven. ° Evenementen belangrijk voor citymarketing Evenementen worden steeds vaker ingezet als (city)marketinginstrument voor steden en regio’s. Steeds meer gemeenten erkennen de rol die evenementen kunnen spelen bij stadspromotie, toerisme en het belang van een bruisende stad voor de eigen inwoners; ° Evenementen zowel cultureel als sociaal steeds belangrijker Met het wegvallen of de afname van de traditionele ontmoetingsplaatsen (verenigingen, kerken en dergelijk) hebben evenementen een belangrijke rol ingenomen als sociale ontmoetingsplaatsen voor gelijkgezinden. Evenementen kunnen ook leiden tot meer saamhorigheid. Door middel van evenementen kunnen mensen bijvoorbeeld kennismaken met andere culturen wat zal leiden tot meer saamhorigheid onder de inwoners van een gemeente. Daarnaast zijn evenementen een laagdrempelige manier om de cultuurparticipatie van de lokale inwoners te vergroten; ° Hogere kwaliteitseisen aan evenementen Onder invloed van maatschappelijke trends als “individualisering” en de “vermindering van beschikbare vrije tijd” neemt het zogenaamde “zap-gedrag” van het publiek toe. De beperkte vrije tijd dient maximaal rendement op te leveren waardoor het publiek hoge eisen stelt aan evenementen. De verwachting is ook dat de groei in het evenementenaanbod zal afzwakken en dat er voor wat betreft de vraag steeds meer sprake zal zijn van een verzadigde markt. Er zullen in de toekomst niet zo zeer meer evenementen komen, maar vooral kwalitatief betere evenementen.
28
Om de bezoekers te kunnen vasthouden (en daarmee ook sponsoren) moeten de evenementen steeds meer belevenissen op zich worden. Dit kan worden bereikt in de vorm van meer spektakel of door op een andere wijze onderscheidend te zijn. Thematisering van evenementen komt steeds vaker voor maar ook de “educatievering” van evenementen is een trend die zich steeds meer voordoet. Dat wil zeggen dat er naast ‘vermaak’ tijdens het evenement ook ruimte is voor ontwikkeling. Dit kan door bijvoorbeeld politici te betrekken bij een evenement. Een mooi voorbeeld hiervan is Lowlands University waar politici tijdens het festival ‘college’ geven aan de bezoekers.; ° Meer concurrentie De groei van de afgelopen jaren heeft er toe geleid dat er sprake is van een toenemende concurrentie tussen de evenementen onderling. Daarnaast vindt er ook steeds meer interstedelijke concurrentie plaats op het binnenhalen van grote evenementen. Zo is het North Sea Jazz Festival, na jaren plaatsgevonden te hebben in Den Haag, vanaf 2006 verhuisd naar Rotterdam; ° Toenemende financiële risico’s Om voortdurend de aandacht van het publiek te blijven trekken moeten evenementen dus steeds meer spektakel bieden of op een andere wijze onderscheidend zijn. Hierdoor lopen de kosten van evenementen steeds meer op en nemen de financiële risico’s aanzienlijk toe; ° Toenemend belang sponsoring, maar afname van bijdragen Het belang van sponsoring is de afgelopen jaren mede door de oplopende begrotingen enorm toegenomen. Sponsoring is een essentieel element bij de organisatie van evenementen. Grote bedrijven beschouwen sponsoring van evenementen als een vorm van relatiemarketing en willen hun naam graag verbinden aan een aansprekend evenement. In de naam van een evenement wordt dan ook steeds vaker de naam van de sponsor verwerkt. Denk hierbij aan Ortel Zomercarnaval (voorheen Solero Zomercarnaval), Nike Hilversum City Run en de Amstel Gold Race. De uitgaven aan sponsoring zijn echter teruggelopen. Helemaal met het oog op de huidige financiële crisis zijn veel bedrijven terughoudender als het gaat om zich als sponsor aan een evenement te verbinden; ° Behoefte aan professionalisering Door de steeds hogere kwaliteitseisen aan evenementen en de toenemende complexiteit van regelgeving neemt de inhoudelijke, organisatorische en financiële druk op organisatoren van evenementen toe. De evenementen dienen dus steeds professioneler te worden. Veel evenementen worden echter georganiseerd door vrijwilligers. Het beroep op hun inzet en professionaliteit wordt dus ook steeds groter, terwijl het aantal vrijwilligers afneemt. In de evenementen is een tendens waarneembaar dat voor zaken als logistiek management, veiligheid, facilitaire ondersteuning (licht en geluid), financiering, sponsorwerving, marketing en promotie, steeds vaker een beroep wordt gedaan op externe deskundigen; ° Leefbaarheid en veiligheid: aangescherpte eisen De behoefte aan grootschalige evenementen staat vaak op gespannen voet met de scherpere maatschappelijke voorwaarden die een gemeente stelt inzake leefbaarheid en veiligheid. Sinds onder andere de catastrofale gebeurtenissen in Volendam, maar ook de problemen bij de afwikkeling van het dansevenement Dance Valley in 2001 en meer recentelijk het incident met een vallende trap in Utrecht, is er een toenemende aandacht voor veiligheid en overlastverschijnselen.
29
BIJLAGE 2 RESULTATEN SPSS ANALYSE In deze document worden kort de resultaten van het kwantitatieve onderzoek dat gehouden is in het kader van de nieuwe evenementennota weergegeven. In totaal hebben een kleine 700 respondenten gereageerd. De gemiddelde leeftijd van de respondenten ligt op 47 jaar en de verdeling man/vrouw is nagenoeg 50% om 50% (52% vs. 48%). Onderstaand worden stapsgewijs de vragen weergegeven die zijn gesteld in de enquête. Per vraag zal aangegeven worden hoe hierop door de respondenten is gereageerd.
1.
Met welke evenementen bent u bekend in Woerden?
De eerste vraag van de enquête is een open vraag. Respondenten werden gevraagd op te schrijven met welke evenementen zij bekend zijn in Woerden. Er waren in totaal vijf mogelijkheden om iets op te schrijven. Veel respondenten schreven er echter minder op. Onderstaand is de top 5 weergegeven met de evenementen die verreweg de grootste bekendheid hebben. 1. 2. 3. 4. 5.
Koeiemarkt Woerdense Vakantieweek Straattheaterfestival Jazzfestival Nacht van Woerden
De resultaten zijn als verwacht. Bovenstaande evenementen zijn de grootste evenementen met de hoogste bezoekersaantallen. 2.
Hoe komt u aan uw informatie over evenementen?
Deze vraag is in meerkeuzevorm gesteld. De respondenten konden kiezen uit de volgende opties: ° De krant ° Borden langs de weg ° Op stap-evenementenkalender ° Website woerden.nl ° Andere websites ° Via bekenden ° Ander medium, namelijk… De resultaten zullen besproken worden per antwoordmogelijkheid. De krant 81% van de respondenten geeft aan haar informatie over evenementen uit de krant te halen. De krant is hiermee verreweg de grootste informatiebron van alle antwoordmogelijkheden. Borden langs de weg De resultaten geven aan dat borden langs de weg ook een goed medium zijn om informatie over evenementen te communiceren: 53% van de respondenten geeft aan op deze manier aan haar informatie te komen. Op stap-evenementenkalender De op stap-evenementenkalender is een zeer beperkt gebruikt medium. Slechts 5% van de respondenten geeft aan op deze manier aan haar informatie te komen.
30
Website Woerden.nl De website woerden.nl is eveneens een medium dat verhoudingsgewijs weinig wordt gebruikt voor het verkrijgen van informatie over evenementen. Slechts 8% van de respondenten geeft aan dit medium te gebruiken. Andere websites Andere websites zijn het slechtst gebruikte medium uit de lijst met antwoordmogelijkheden. Slechts 2% van de respondenten geeft aan hiervan gebruik te maken. Dat is een opvallende constatering, omdat het internetgebruik in Nederland hoog ligt en er ook verschillende websites zijn met informatie over evenementen in Woerden. Naar welke andere websites de respondenten gaan voor hun informatie is helaas niet opgenomen in de vragenlijst. Bij een recente zoekactie via http://www.google.nl met de term ‘evenement Woerden’ scoorden echter onder meer de volgende pagina’s relatief hoog: ° http://www.motorevents.nl/Harleydag-Woerden.48.0.html?uid=11604; ° http://www.woerdenbruist.nl; ° http://www.cultuurlokaal.nl/index.php?id=1&page_id=3; ° http://www.vvvwoerden.nl. Via bekenden Bekenden vormen een belangrijke bron van informatie voor de respondenten. 33% van de respondenten komt aan hun informatie via bekenden. Ander medium 11% van de respondenten heeft aangegeven een ander medium dan de bovenstaande te gebruiken voor het verzamelen van informatie. Het gros hiervan geeft aan dat de evenementen simpelweg bekend zijn. Andere respondenten wonen in het centrum waardoor zij bekend zijn met de evenementen. 3.
Ik ben tevreden met het evenementen aanbod in Woerden
Bovenstaande vraag is gesteld in een stellingvorm waarbij de respondenten konden kiezen voor 5 antwoordmogelijkheden. Een 1 staat in dit geval voor zeer mee oneens, een 5 voor zeer mee eens. Het gros van de respondenten is het eens met de stelling “Ik ben tevreden met het evenementen aanbod in Woerden” (52%). Daarbovenop is 18% het zeer met de stelling eens. 17% geeft aan het er niet mee oneens maar ook niet mee eens te zijn en 12% is het er (zeer) mee oneens. In het algemeen kan gesteld worden dat er een hoge tevredenheid is met het huidige evenementen aanbod in Woerden. Maar liefst 70% is het namelijk (zeer) met de stelling eens.. De volgende stellingen geven gedeeltelijk inzicht in de verbetermogelijkheden die nog open liggen. 4.
Woerden moet vooral inzetten op kleinschalige evenementen
Deze vraag is op dezelfde manier gesteld als de vorige vraag. Namelijk in een stellingvorm met 5 antwoordmogelijkheden. De meningen zijn hier wat meer verdeeld. 36% geeft aan het met de stelling eens te zijn, 14% is het er zelfs zeer mee eens. 19% is het met de stelling oneens en 3% is het er zeer mee oneens. 28% is neutraal en is het niet met de stelling eens, maar het er ook niet mee oneens. Het grootste deel (50%) van de respondenten vindt dat Woerden vooral moet inzetten op kleinschalige evenementen.
31
5.
Woerden moet een aantrekkelijke evenementenstad worden
Ook dit is wederom een stelling met 5 antwoordmogelijkheden. De cijfers geven overtuigend aan dat de burgers willen dat Woerden een (nog) aantrekkelijke(re) evenementenstad wordt. 39% is het eens met de stelling en 24% is het er zelfs zeer mee eens. 20% is het er niet mee eens maar ook niet mee oneens. Tot slot is in totaal 15% het (zeer) oneens met de stelling. Gesteld mag worden dat het creëren en versterken van het evenementenklimaat aansluit bij de behoeften van de inwoners en bezoekers van de gemeente Woerden. De burgers vinden het belangrijk dat Woerden een aantrekkelijke evenementenstad wordt, voor zover de gemeente dat nog niet zou zijn. 6.
Mist u nog evenementen in Woerden?
Deze vraag is tweeledig opgesteld. Allereerst is bovenstaande vraag gesteld. Als de respondenten aangaven nog evenementen te missen werd hen vervolgens gevraagd welke evenementen dit dan zijn. Op deel 1 van de vraag gaf 32% aan nog een evenement te missen. De evenementen die zij missen zijn erg verschillend en variëren van een sportevenement tot een bioscoop en beurzen, markten, culturele evenementen, filmfestivals, culinaire activiteiten en evenementen met water. 7.
In welke mate ondervindt u hinder van de evenementen in Woerden?
Deze vraag is gesteld met een vijfkeuze antwoordmogelijkheid. Een 1 staat voor Geen hinder, een 5 voor Zeer veel hinder. De resultaten geven aan dat de ervaren hinder relatief beperkt is. 68 % van de respondenten geeft aan totaal geen hinder te ondervinden, 16% ervaart enigszins hinder en 10% ervaart matige hinder. Slechts 4% van de respondenten ervaart veel tot zeer veel hinder. Aan de personen die aangegeven hebben een vorm van hinder te ondervinden is gevraagd in welke manier zich dit uit. De reacties hierop zijn erg divers. De hoofdlijnen zijn echter als verwacht; geluidshinder en slechte bereikbaarheid worden verreweg het meest genoemd.
32
BIJLAGE 3 SCOREFORMULIER EVENEMENTEN
Criteria/ Waardering
Positionering
Aantal bezoekers
Educatief
Historie Verbinding stad platteland
Totaal bezoekers
Betrekken van scholen
1 punt
0 - 500
2 punten
500 - 1.000
3 punten
1.000 – 2.000
4 punten
2.000 – 3.000
5 punten
1 criterium
3.000 <
Uniek
Waardering
Samenwerking
Tijd in jaar
overtredingen
Mate van waardering door inwoners
Mate van samenwerking
Mate van spreiding
Vastgestelde overtredingen
Vergelijkbaar alternatief in Woerden
Met 1 ja
Vergelijkbaar alternatief in regio
waardering
November t/m april
6 punten 7 punten 8 punten
Met 2
9 punten 10 punten 15 punten
2 criteria
Hoge waardering Uniek in zijn soort
Meerdere
Hoogste waardering
20 punten - 2 punten
1 overtreding
- 5 punten
Meerdere overschrijdingen vorige jaar Meerdere overschrijdingen laatste 5 jaar
- 10 punten
33
Beoordeling Er zijn per evenement in totaal 65 punten te behalen. Daarnaast kunnen er punten worden afgetrokken indien sprake is van overtredingen. Op basis van de behaalde score wordt een evenement geclassificeerd, hierbij zal de volgende indeling worden gehanteerd: Kenmerken A- evenementen B- evenementen C- evenementen D- evenementen
Benodigde score4
Hoogst gewaardeerd hooggewaardeerde Overige niet-ongewenste evenementen, lokaal Ongewenste evenementen
n.v.t.
Mate van ondersteuning5
Facilitaire ondersteuning tegen kostprijs Geen; worden geblokkeerd
Bij de indeling in deze categorieën geldt als hoofdlijn dat evenementen die passen binnen de beleidsdoelstellingen van de gemeente (waarbij de profilering en waardering zwaar weegt) extra ondersteuning verdienen (A- en B- evenementen). Indien evenementen niet binnen de doelstellingen passen mogen ze wel georganiseerd worden maar is de mate van ondersteuning vanuit de gemeente lager (C- evenementen). Daarnaast kan de gemeente voor D- evenementen een aanvraag om een evenementenvergunning weigeren, indien: a. In het belang van de openbare orde; b. In verband met het voorkomen of beperken van overlast; c. In verband met de verkeersveiligheid of de veiligheid van personen of goederen; d. In verband met de zedelijkheid of gezondheid.
Toelichting score formulier 1. Positionering/profilering Bijdrage aan imago zoals gesteld in nota Positionering en Profilering: • Historie • Verbinding stad – platteland 2. Aantal bezoekers Belang van het evenement voor (de eigen inwoners van) Woerden. 3. Educatief Worden scholen betrokken bij het evenement. 4. Onderscheidend concept Uniek in zijn soort en daarbij de kwaliteit, diversiteit en originaliteit van het concept. Onder de regio wordt verstaan: Mijdrecht, Breukelen, Maarssen, Utrecht, Montfoort, Oudewater, Gouda en Alphen aan den Rijn. 5. Waardering Waardering van de evenementen door de inwoners. 4 5
Wordt nader bepaald door het college van burgemeester en wethouders. idem
34
6. Samenwerking De mate waarin wordt samengewerkt en afgestemd met andere evenementenorganisatoren, instellingen, verenigingen, ondernemers, scholen in Woerden. Hierbij bestaat een verschil tussen samenwerking en deelname of instemming. 7.
Tijd in jaar
De mate van spreiding binnen de evenementenkalender. 8. Hinderniveau Overlast op basis van geluidsnorm, overschrijding sluitingstijden, openbare orde, volksgezondheid, brandveiligheid, verkeersveiligheid of andere vastgestelde overtredingen.
Het college van burgemeester en wethouders kan besluiten de criteria en/of de scores aan te passen.
35
BIJLAGE 4 PROCEDURE VASTSTELLING EVENEMENTENKALENDER Het proces van opstellen van de kalender begint in het najaar. Dan roept de gemeente de organisatoren van evenementen op hun evenementen voor het komende jaar te melden. Vóór 1 november dienen de aanvragen bij de gemeente binnen te zijn. Aan de hand van de aangemelde evenementen stelt het college vóór 15 januari een evenementenkalender vast. Het regime voor het komende kalenderjaar staat hiermee vast. Binnen dit regime kunnen de organisatoren een evenementenvergunning aanvragen. Indien een organisator te laat is met het aanmelden van een evenement zal gekeken worden in hoeverre het evenement past binnen de regels van de nota en de evenementenkalender. De procedure voor vaststelling van de evenementenkalender wordt hieronder weergegeven: Vaststelling evenementenkalender Maand oktober
Gemeente roept organisatoren van grote evenementen op (via brief + persbericht) die het komende jaar een evenement willen organiseren om dit aan te melden.
Vóór 1 november Vóór 15 januari
Organisatoren melden evenementen aan voor de evenementenkalender.
Na vaststelling kalender
Organisatoren vragen minimaal 12 weken voorafgaand aan het evenement de definitieve evenementenvergunning aan. Het college verleent definitieve vergunning en publiceert de vergunningverlening in de Woerdense Courant. De procedure tot verlening van een vergunning voor evenementen is van toepassing.
College stelt evenementenkalender vast. (Besluit van algemene strekking – geen bezwarenmogelijkheid)
36
BIJLAGE 5 ONDERZOEKSMETHODIEK ZELFEVALUATIE 1. Naam evenement:________________________________________________________ 2. Datum dat het evenement plaats heeft gevonden:________________________________ 3. Vond er entreeheffing plaats voor één van de doelgroepen (deelnemers of bezoekers) Nee
/
Ja, namelijk: €_______
4. Hoeveel personen (bezoekers en/of deelnemers) heeft het evenement getrokken, hoe is dat gemeten en als dat minder of meer is dan verwacht wat was daarvan de (vermoedelijke) oorzaak? Aantal personen:_________________________________________________________________ Als volgt gemeten:________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ Aantal personen gelijk aan verwachting? Ja / Nee Indien nee, de oorzaak hiervan is:____________________________________________________ ______________________________________________________________________________
5. Welke van onderstaande voorbereidingen zijn ingezet bij de totstandkoming van het evenement: Draaiboek Calamiteiten Verkeerscirculatieplan Evaluatie Marketing & Promotie Fondsenwerving Meerjarenplan
6. Heeft
u
in
het
kader
van
het
evenement
samengewerkt
met
andere
evenementenorganisatoren of aanbieders in de culturele- of vrijetijdssector? Zo ja, met wie en wat behelsde de samenwerking? Indien geplande samenwerkingsactiviteiten niet plaats hebben gevonden dient daarvan de reden te worden vernoemd. Samenwerkingsverband 1:_________________________________________________________ Samenwerkingsverband 2:_________________________________________________________ Samenwerkingsverband 3:_________________________________________________________ Samenwerkingsverband 4:_________________________________________________________ Samenwerkingsverband 5:_________________________________________________________
7. Wat zijn de bereikte doelgroepen? (SVP aangeven in onderstaande tabel) Herkomst Woerden/ Kamerik/ Zegveld Overig provincie Utrecht Overig
% % % 100 %
37
Leeftijdsopbouw Jonger dan 15 jaar 15-30 jaar 31-50 jaar 50-plussers
% % % % 100 %
8. Hoeveel klachten zijn er binnengekomen?___________________________ klachten Waar hebben deze betrekking op? ___________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 9. Zijn de voorschriften nageleefd ten aanzien van (zie tabel): Geluidsniveau Reinigen locatie Herstellen beschadigingen Verkeersvoorzieningen Evenementenlocatie/ terrein Eindtijden Bereikbaarheid (Brand)veiligheid Openbare orde en zedelijkheid Parkeergelegenheid Toezicht vanuit de organisatie Overige aspecten
10. Hoe liep de communicatie/ samenwerking met de verschillende diensten van de gemeente?_____________________________________________________________ ______________________________________________________________________ 11. Hoe liep de communicatie/ samenwerking met andere partijen? ___________________ ______________________________________________________________________ 12. Waren de bezoekers, sponsoren, artiesten, overheden en andere betrokkenen tevreden? Zo niet, waarom niet?____________________________________________________ ______________________________________________________________________ 13. Zijn er begrote kostenposten overschreden? Zo ja, waarom en welke? _____________ ______________________________________________________________________ 14. Zijn er verwachte inkomsten niet behaald? Zo ja, waarom?_______________________ ______________________________________________________________________ 15. Wat ging er goed in de voorbereiding, op het evenement zelf en de afwikkeling en waarom? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________________
38
Wat zijn de succesfactoren?_______________________________________________ 16. Wat ging er fout in de voorbereiding, op het evenement zelf en de afwikkeling en waarom? ______________________________________________________________ ______________________________________________________________________ Wat waren de knelpunten?________________________________________________ 17.Wat kan er beter de volgende keer?_________________________________________ _______________________________________________________________________ 18. Overige opmerkingen?___________________________________________________ _______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
39
