Sambutan Salah satu fungsi penting dalam kegiatan pelayanan publik adalah fungsi komunikasi yang menyalurkan informasi, baik dari pemerintah ke masyarakat ataupun sebaliknya dari masyarakat ke pemerintah. Melalui fungsi komunikasi, maka ide-ide, rasa ketidakpuasan, pujian, dan kritik tentang kinerja pelayanan pemerintah dapat diketahui. Dari situ, pemerintah bisa mengukur diri seberapa jauh kinerjanya ditanggapi publik (sebagai bentuk feed-back). Begitu sebaliknya, dengan fungsi komunikasi, pemerintah bisa menyampaikan informasi secara utuh sehingga masyarakat memahami problem pembangunan secara menyeluruh. Saluran komunikasi itu perlu dijaga dengan baik karena jika tidak, dapat memicu terjadinya konflik di masyarakat. Ketersediaan informasi yang memadai bagi publik serta kebebasan untuk memperoleh informasi merupakan elemen penting untuk mewujudkan pemerintahan yang terbuka serta bersih dari korupsi, kolusi, dan nepotisme (KKN). Melalui Undang-undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, berbagai upaya telah digagas oleh lembaga publik dalam meningkatkan kualitas keterlibatan masyarakat dalam proses pengambilan keputusan publik. Sejalan dengan semangat keterbukaan informasi, perwujudan pemerintahan yang baik dapat dilakukan dengan menyediakan saluran komunikasi yang efektif agar dapat mendorong keterlibatan publik. Setiap lembaga pemerintahan wajib menyediakan sistem komunikasi publik yang memungkinkan masyarakat mengetahui segala informasi yang berkaitan dengan kebijakan pembangunan. Begitu pula, secara otomatis dan tanpa diminta, lembaga pemerintah/publik wajib menyediakan dan menyebarkan informasi kebijakannya bagi publik. Saat ini, pengelolaan komunikasi yang menjamin terbangunnya komunikasi yang harmonis antara pemerintah dan masyarakat tidak bisa diabaikan. Sejalan dengan dinamika global dan demokratisasi, peran komunikasi publik menjadi semakin penting dalam upaya mencerdaskan dan memberdayakan masyarakat, membentuk opini, dan menjaring aspirasi masyarakat dalam kehidupan berbangsa dan bernegara. Atas dasar itulah, Media Center dibentuk sebagai salah satu upaya untuk mendukung pertukaran informasi antara instansi pusat dan daerah secara tepat, cepat, dan akurat. Semua itu dilakukan untuk meningkatkan perhatian masyarakat terhadap berbagai permasalahan pembangunan dan kebijakan pemerintah. Kementerian Kominfo juga membangun dan mengembangkan Pusat Pelayanan Informasi dan Komunikasi Publik melalui sarana akses timbal balik bagi masyarakat dalam wadah Media Center. Guna memastikan akses masyarakat terhadap informasi yang bersifat mendidik, mencerahkan, dan memberdayakan, maka dibutuhkan pedoman umum pengelolaan Media Center di daerah. Hal itu merupakan salah satu upaya pemerintah untuk memastikan bahwa setiap warga negara mendapatkan informasi tentang kebijakan-kebijakan lembaga negara lainnya secara tepat, cepat, dan akurat. Jakarta, Agustus 2011 Direktur Jenderal Informasi dan Komunikasi Publik ttd Freddy H. Tulung
Kata Pengantar Pesatnya kemajuan teknologi informasi dan komunikasi telah mendorong perluasan jaringan akses informasi dan komunikasi dalam lingkup global, sehingga komunikasi antarnegara dan lalu lintas informasi menjadi seolah-olah tanpa batas wilayah, negara, jarak, dan waktu. Perkembangan dan kemajuan tersebut secara mendasar telah mengubah dan mentransformasikan pola dan cara mengelola pemerintahan. Dalam konteks penyebaran dan pemerataan informasi publik ke seluruh lapisan masyarakat, tentunya sangat dibutuhkan sebuah aktivitas pelancaran arus informasi publik. Media Center ke depan memiliki tugas pelayanan publik di bidang informasi pemerintahan karena publik yang terbiasa mengalami percepatan informasi baik dari media massa atau lembaga lain akan membutuhkan kecepatan informasi yang akurat dan profesional dari lembaga publik. Media Center adalah pusat informasi dan fasilitasi kebutuhan publik terhadap informasi. Melalui Media Center, berbagai ragam publik akan dapat berkomunikasi dan bertukar informasi, tentunya yang berkaitan dengan beragam isu strategis atau isu lokal lembaga publik. Kegiatan lalu-lintas informasi dilaksanakan secara periodik maupun insidental untuk menyerap dan menyebarluaskan informasi kepada publik dengan tepat dan cepat. Pedoman Umum Media Center disusun agar pengelola Media Center dapat melaksanakan tugas dan memberikan layanan kepada masyarakat dengan baik. Sebagai sebuah bentuk pelayanan terhadap publik, Media Center menyediakan wahana pembelajaran bagi publik guna mengembangkan partisipasi mereka dengan adanya dukungan informasi yang memadai. Potensi Media Center bagi lembaga pemerintahan ke depan sangat besar terutama dalam pemenuhan hak publik terhadap informasi. Ketika kondisi itu berjalan, maka cita-cita penyelenggaraan pemerintahan yang transparan akan segera terwujud dengan terbangunnya sistem informasi dan komunikasi yang baik dan lalu lintas pertukaran informasi yang tepat, cepat, dan akuntabel.
Jakarta, Agustus 2011 Direktur Komunikasi Publik ttd Supomo
DAFTAR ISI Sambutan Kata Pengantar Daftar Isi BAB I PENDAHULUAN……………………………………………………………………………………………….. BAB II MEDIA CENTER DAN MANAJEMEN KOMUNIKASI PUBLIK………………………………… A. Tantangan……………………………………………………………………………………… B. Arti Penting Media Center…………………………………………………………………… C. Dasar Hukum ……………………………………………………………………………………… D. Posisi Media Center dalam Manajemen Pelayanan Informasi dan Komunikasi Publik……………………………………………………………………………….. BAB III KELEMBAGAAN MEDIA CENTER………………………………………………………………………. A. Komponen Kelembagaan ……………………………………………………………………. B. Organisasi Media Center …………………………………………………………………….. BAB IV TATA KELOLA MEDIA CENTER………………………………………………………………………….. A. Fungsi Media Center……………………………………………………………………………. B. Mekanisme Kerja…………………………………………………………………………………. BAB V PENGEMBANGAN MEDIA CENTER…………………………………………………………………… A. Jenis Media Center ……………………………………………………………………………… B. Tahapan Pengembangan…………………………………………………………………….. C. Roadmap……………………………………………………………………………………………… BAB VI PENUTUP………………………………………………………………………………………………………..
1 2 2 3 4 4 8 8 9 11 11 11 15 15 15 16 18
BAB I PENDAHULUAN Di tengah pesatnya perkembangan teknologi informasi dan komunikasi serta dinamika global dan lokal masyarakat, permasalahan yang menjadi perhatian lembaga negara adalah bagaimana memastikan ketersediaan layanan komunikasi dan informasi di seluruh pelosok Indonesia. Melalui kemudahan akses bagi masyarakat secara cepat dan berbiaya murah sesuai dengan kebutuhan diharapkan masyarakat dapat peningkatan kualitas hidupnya. Salah satu upaya yang perlu dilakukan adalah menjadikan masyarakat melek informasi. Melek informasi tidak hanya berarti mengetahui atau mendengar informasi, melainkan juga memahami apa makna informasi, untuk apa sebaiknya informasi tersebut digunakan, dan dimana sebaiknya masyarakat mencari informasi. Sementara itu, penyediaan akses komunikasi dan informasi mensyaratkan adanya pengelolaan komunikasi dan informasi publik di lingkungan pemerintahan. Manajemen informasi publik harus menjadi sistem yang handal di seluruh lembaga negara dalam berkomunikasi dengan publiknya. Secara sederhana, manajemen informasi publik adalah proses dan prosedur yang dilakukan lembaga negara untuk menyebarkan informasi yang perlu diketahui publik. Putusnya jalur kerjasama, koordinasi, dan jaringan kerja teknis operasional membuat pemerintah pusat kehilangan jembatan untuk menjalankan program-program yang ditujukan untuk kepentingan Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI). Oleh karena itu, upaya membangun “jembatan” komunikasi dan kerja operasional dengan daerah menjadi sangat penting. Sebab dengan pola demikian, kebijakan pemerintah dapat dikomunikasikan kepada pemerintah provinsi dan kabupaten/kota untuk kemudian diteruskan kepada seluruh masyarakat. Komunikasi yang semula terputus dengan daerah, diharapkan dapat tersambung kembali. Demikian juga dengan adanya umpan balik dari daerah ke pusat,maka akan tercipta jalur arus informasi yang sinergis. Pelayanan seperti itu idealnya dikemas dalam bentuk Media Center sebagai bagian integral dari penyelenggaraan pelayanan informasi dan komunikasi publik. Melalui pelayanan yang sistematis dan didukung oleh tim yang secara khusus ditugaskan, maka diharapkan terjadi peningkatan kualitas pelayanan sehingga dapat memenuhi harapan dan hak masyarakat sebagai pengguna layanan, khususnya di bidang informasi publik. Pembangunan dan pengembangan Media Center diarahkan untuk meningkatkan layanan komunikasi dan informasi kepada publik dan meningkatkan kualitas komunikasi dan pertukaran informasi antara pusat dan daerah. Pedoman umum merupakan upaya memberikan panduansecara garis besar yang bisa digunakan dimanapun sesuai dengan kondisi lokal baik bagi pengelola maupun stakeholder-nya.
1
BAB II MEDIA CENTER DAN MANAJEMEN KOMUNIKASI PUBLIK A. Tantangan Dalam amandemen UUD 1945, Pasal 28 F mengamanatkan bahwa setiap orang berhak untuk berkomunikasi dan memperoleh informasi untuk mengembangkan pribadi dan lingkungan sosialnya, serta berhak untuk mencari, memperoleh, memiliki, menyimpan, mengolah, dan menyampaikan informasi dengan menggunakan segala jenis saluran yang tersedia. Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) Tahun 2010-2014 memprioritaskan peningkatan kualitas demokrasi melalui layanan informasi dan komunikasi. Guna menjamin aspirasi dan kepentingan publik dalam sebuah kebijakan, setiap lembaga negara memiliki kewajiban untuk mengembangkan sistem komunikasi yang baik dengan warga negara. Sistem komunikasi itu mencakup mulai dari penyerapan informasi untuk penyusunan kebijakan hingga komunikasi hasil kebijakan kepada masyarakat. Di Indonesia, kondisi geografis dan latar belakang sosial, budaya, dan ekonomi yang beragam mendorong pemerintah melakukan komunikasi publik secara bertahap dan menggunakan beragam teknologi informasi dan komunikasi. Namun demikian, masih banyak kendala dan tantangan yang harus dihadapi, antara lain: 1. Penilaian Subjektif/Apriori Terhadap Lembaga Negara Belum stabilnya pola komunikasi dan informasi publik yang dilakukan lembaga negara, membawa ekses negatif berupa “bias dan interpretasi yang beragam” terhadap informasi yang diterimanya. Kondisi itu terjadi karena masih adanya penyebaran dan pemahaman informasi yang kurang akurat, kurang lengkap, dan kurang seimbang tentang kebijakan, program dan kinerja pemerintah – baik yang di sengaja atau tidak disengaja. Akibatnya, hal itu mempengaruhi tingkat kepercayaan publik terhadap lembaga kenegaraan. Oleh karena itu, setiap lembaga pemerintah memerlukan mekanisme respons, pola kerja, dan strategi penyebaran informasi mengenai kebijakan publik dengan baik agar kepercayaan publik meningkat. 2. Keterbatasan Akses Informasi Kebijakan Publik Masyarakat telah semakin cerdassehingga bisa memilih dan memilah informasi sedemikian rupa.Namun, sebagian masyarakat juga masih ada yang belum bisa mengakses informasi mengenai kebijakan publik. Ada kecenderungan publik kurang mendapatkan informasi tentang kebijakan-kebijakan pemerintah atau terjadi distorsi sedemikian rupa yang mengakibatkan adanya bias informasi yang sampai kepada masyarakat. Oleh karena itu, kegiatan penyebaran dan pemerataan informasi tentang kebijakan publik secara utuh dan benar ke seluruh lapisan masyarakat sangat dibutuhkan agar setiap informasi tersedia dan mudah diakses oleh masyarakat secara cepat dan berbiaya murah sesuai dengan kebutuhan masyarakat dalam upaya peningkatan kualitas hidupnya.
2
3. Informasi Lembaga Negara Belum Sinergis Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi memungkinkan terjadinya lautan informasi (information overload) sehingga setiap orang mengakses beragam informasi yang ada. Tantangan bagi lembaga publik adalah bagaimana menyediakan informasi yang tidak membingungkan masyarakat di tengah lautan informasi yang terjadi. Saat ini, setiap informasi yang disampaikan lembaga publik sering dinilai sebagian warga tidak sama dan senada, bahkan ada sebagian yang dinilai dan dipersepsikan bertentangan antara satu dengan yang lainnya. Belum lagi masih ada lembaga negara yang mengedepankan penyebaran informasi searah dan kurang proaktif dalam melibatkan publik. Padahal, perkembangan teknologi informasi memungkinkan semua orang berhubungan dengan siapa saja (many to many), di mana saja (mobile media) dan kapan saja (real time). Oleh karena itu, lembaga negara harus bisa mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi untuk mengikis persepsi negatif yang berkembang di kalangan masyarakat mengenai informasi yang tidak sinkron dan kurang sinergis. Upaya tersebut membutuhkan sinergi antarlini kelembagaan pemerintah dan kesediaan untuk saling berbagi dan bertukar informasi selain menyebarluaskan informasi kepada masyarakat. Dari permasalahan yang ada, kebutuhan terhadap sistem pengelolaan komunikasi dan informasi yang proaktif dalam merespon tuntutan publik sangat diperlukan. B. Arti Penting Media Center Penyediaanakses dan pelancaran arus informasi dalam kerangka komunikasi publik hanya bisa terlaksana dengan baik jika didukung jaringan komunikasi dan koordinasi antarlembaga di pusat dan daerah, ketersediaan layanan informasi publik, serta terciptanya program komunikasi yang konvergen dan sirkular antara lembaga publik dengan masyarakat. Media Center digagas sebagai upaya mengembangkan jaringan pertukaran informasi antarlembaga pemerintah kabupaten/kota, pemerintah provinsi dan kementerian/lembaga negara.Upaya pemerintahitu sebagai salah satu bagian untuk memastikan bahwa setiap warga negara mendapatkan informasi tentang kebijakan-kebijakan lembaga negara Republik Indonesia secara tepat, cepat, akurat, dan murah, terutama dalam merajut kembali komunikasi yang putus antara pusat dan daerah guna tetap menjaga dan memelihara keutuhan NKRIpasca diberlakukannya otonomi daerah. Arti penting Media Center dalam kebijakan komunikasi dan informasi antara lain: 1. Pemenuhan Hak Tahu Publik Melalui pengelolaan pengembangan dan pemanfaatan infrastruktur komunikasi dan informatika, pengembangan dan penyediaan hardware/software, serta penyediaan konten informasi, diharapkan setiap warga negara dapat mengakses, memanfaatkan, dan berbagi informasi yang memungkinkan setiap individu, komunitas, dan masyarakat untuk mengembangkan potensi dan kualitas hidupnya agar lebih baik.
3
2. Akomodasi Aspirasi Masyarakat dalam Pembuatan Kebijakan Keterlibatan publik menjadi prasyarat bagi terwujudnya pemerintahan yang baik. Agar keterlibatan publik bisa berlangsung optimal, dibutuhkan saluran komunikasi yang transparan dan efektif. Oleh karena itu, setiap lembaga negara wajib menyediakan sistem akses informasi dan komunikasi publik agar masyarakat memiliki kesempatan mengetahui segala informasi yang berkaitan dengan kebijakan, program, dan kegiatan lembaga negara. 3. Mendukung Terciptanya Citra Positif Lembaga Negara Strategi dan perencanaan untuk membentuk pemahaman atau reputasi yang positif atas identitas dan kinerja lembaga negara di kalangan masyarakat sangat diperlukan agar keterlibatan publik semakin bernilai dan mampu mendukung setiap kebijakan lembaga negara. Dengan terciptanya akses informasi bagi masyarakat secara cepat, tepat, akurat, dan murah, maka diharapkan informasi publik mudah diperoleh. Hal itu akan mendorong terbangunnya partisipasi masyarakat dalam setiap perumusan kebijakan publik sehingga tercipta akuntabilitas penyelenggara negara. C. Dasar Hukum - UU No. 25/2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional - UU No. 11/2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) - UU No. 14/2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP) - UU No. 25/2009 tentang Pelayanan Publik - PP No. 38/2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintah antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Provinsi, dan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota - Perpres No. 7/2005 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) 2009-2014 - Perpres No. 5/2005 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) Tahun 2010-2014 - Peraturan Menteri Kominfo No. 17/PER/M.KOMINFO/10/2010tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Kominfo - Rencana Strategis Kementerian Kominfo Tahun 2005-2009 - Rencana Strategis Kementerian Kominfo Tahun 2010-2014 D. Posisi Media Center dalam Manajemen Pelayanan Informasi dan Komunikasi Publik Komunikasi publik yang baik harus didukung pengelolaan informasi publik yang handal yang mencakup proses dan prosedur lembaga negara dalam mengumpulkan, mengelola, dan menyebarluaskan informasi yang perlu diketahui publik.Direktorat Jenderal Informasi dan Komunikasi Publik (Ditjen IKP) Kementerian Kominfo terus berupaya mengembangkan Tata Kelola Pelayanan Informasi dan Komunikasi Publik (PIKP). Strategi diseminasi lembaga negara dilakukan denganmenjalin kemitraan seluas mungkin dengan institusi yang berperan sebagai komunikator pendukung seperti Badan Koordinasi Kehumasan (Bakohumas), Media Center, Media Publik, Media Massa, dan mitra strategis lainnya dari kalangan organisasi masyarakat, dunia usaha, asosiasi, perguruan tinggi, dan kelompok informasi masyarakat. 1. Badan Koordinasi Kehumasan (Bakohumas) dari Humas Kementerian/LPNK, Humas BUMN, dan humas pemerintah daerah.
4
2. Media Center, merupakan wadah kerjasama antarinstansi pemerintah dan swasta. Ditjen IKP telah melakukan koordinasi dan kerjasama Pembangunan dan Penguatan Media Center sejak tahun 2007. 3. Media Publik, diseminasi melalui Lembaga Penyiaran Publik (LPP) TVRI dan RRI, Lembaga Kantor Berita Nasional (LKBN) Antara, dan produk publikasi dari Ditjen IKP. 4. Media Massa, kerjasama diseminasi informasi dengan menggunakan jaringan media massa milik swasta atau masyarakat. 5. Mitra Strategis Lainnya, kerja sama diseminasi informasi dengan menggunakan jaringan mitra-mitra strategis, semisal organisasi masyarakat (ormas) yakni menggunakan tokoh ormas sebagai opinion leader; organisasi profesi; kelembagaan struktural baik instansi vertikal maupun horizontal; ataupun organisasi/asosiasi usaha di Indonesia. Penyeberluasan informasi publik yang dibangun melalui jalinan kemitraan tersebut dilakukan melalui: 1. Media penyiaran, adalah sarana diseminasi informasi berupa audio (suara) dan/atau audio visual yang dimiliki Lembaga Penyiaran Publik, Lembaga Penyiaran Publik Lokal, Lembaga Penyiaran Komunitas, dan Lembaga Penyiaran Swasta yang dikemas dalam berbagai bentuk program dan acara. Media penyiaran terdiri dari radio dan televisi. 2. Media cetak, adalah sarana penyampaian informasi kepada pihak lain dengan menggunakan teks,gambaratau gabungan keduanya. Sebagai contoh, bentuk media massa cetak adalah suratkabar, majalah, bulletin, tabloid, jumpa pers, dialog interaktif, dan dialog. 3. Media baru/online, adalah sarana diseminasi informasi yang bersifat digital, konvergensi (multimedia) dengan karakteristik interaktif yang bersifat jaringan dengan menggunakan komputer, gadget, perangkat penyiaran dan internet prototype protocol. Bentuk dari media ini adalah website, portal, blog, jejaring sosial, dan forum online. 4. Media tatap muka/interpersonal, adalah sarana diseminasi informasi yang dilakukan secara langsung kepada sasaran khalayak. Komunikasi dalam media ini dalam bentuk wawancara, konsultasi, negosiasi, diskusi, seminar, lokakarya (workshop), forum komunikasi, sarasehan, dan ceramah. 5. Media luar ruang, adalah sarana penyebaran informasi, yang singkat, padat, dan jelas, yang ditempatkan di area publik sehingga mudah diakses dan dipahami oleh masyarakat. Bentuk media luar ruang merupakan pilihan dari spanduk, umbulumbul, baliho, billboard, videotron, dan poster. 6.Media pertunjukan rakyat, adalah sarana penyebaran informasi melalui pergelaran kelompok pertunjukan rakyat atau kelompok sejenis lainnya yang bersifat komunikatif semisal sandiwara, pertunjukan wayang, campur sari, lawak, madihin, mamanda, rakyong, lenong, reog, calung, randai,petapuang, berbalas pantun, bonres, ketoprak, dan lain-lain.
5
Tata Kelola Pelayanan Informasi dan Komunikasi Publik (PIKP)
Capaian Kinerja : 1. Laporan Kementrian 2. Laporan LPNK 3. Laporan Monitoring Media
Klasifikasi
Isu Strategis
S E T T I N G
Perumusan Agenda Setting dan & Penyiapan Materi Publikasi (Strategi Komunikasi : Sumber, Pesan, Media, Khalayak, Efek)
Jaringan Diseminasi Materi Publikasi melalui Pengembangan Jalinan Kemitraan Seluas Mungkin Evaluasi
(Bakohumas, Media Center, Media Publik, Media Massa, dan Mitra Strategis lainnya)
Media Penyiaran
Media Cetak
Media Online/ internet
Media Tatap Muka
Media Luar Ruang
A G E N D A
D I S E M I N A S I
Media Tradisional
Publik Masyarakat
Dalam Tata Kelola PIKP, Media Center merupakan salah satu mitra jaringan diseminasi informasi isu strategis dan isu lokal yang mendukung terciptanya pertukaran informasi dua arah antara pemerintah pusat dan pemerintah daerah. Ditjen IKP mengembangkan jumlah dan jangkauan informasi dukungan terhadap program penyelenggaraan negara melalui Media Center yang dibangun di berbagai daerah. Media Center didirikan sebagai upaya untuk memenuhi hak publik untuk tahu dengan ragam informasi yang edukatif, memberdayakan, mencerahkan, menginsipirasi, dan menumbuhkan rasa cinta tanah air. Media Center merupakan bagian integral tak terpisahkan dari penyelenggaraan pelayanan informasi dan komunikasi publik. Melalui pelayanan yang sistematis dan didukung oleh tim yang secara khusus ditugaskan, maka diharapkan terjadi peningkatan kualitas pelayanan agar dapat memenuhi harapan dan hak masyarakat sebagai pengguna layanan.
6
Infrastruktur Jaringan Internet Media Center Daerah (Via Satelit)
Proses : 1. 2. 3. 4. 5.
5
Pengiriman data melalui Modem Very Small Aperture Terminal (VSAT) Pengiriman data ke Satelit Dish (melalui Modem VSAT) Pengiriman data ke Satelit Provider (melalui Satelit Dish) Pengiriman data ke Dinas Infokom Daerah (melalui Satelit Provider) Data sudah diterima oleh Dinas Infokom Daerah.
Group of unique names
4 BADAN/DINAS INFOKOM DAERAH PROV/KAB/KOTA
Satellite 4
Satellite dish
3
5 Group of unique names
4
Modem VSAT
2
Satellite dish
Satellite dish
BADAN/DINAS INFOKOM DAERAH PROV/KAB/KOTA
5 1 Group of unique names
INTERNET SERVICE PROVIDER
BADAN/DINAS INFOKOM DAERAH PROV/KAB/KOTA
17
7
BAB III KELEMBAGAAN MEDIA CENTER Media Center adalah pusat atau sarana pengelolaan komunikasi dan informasi berbasis teknologi atau berbasis internet (online) yang digunakan untuk menghimpun, mengolah, menyediakan, dan menyebarluaskan informasi pemerintahan pusat, pemerintahan provinsi, dan pemerintahan kabupaten/kota kepada masyarakat, serta menampung umpan balik dari masyarakat terhadap kebijakan pemerintah. A. Komponen Kelembagaan Persyaratan komponen kelembagaan Media Center terdiri dari: 1. Komitmen a. Komitmen pimpinan lembaga atau organisasi untuk menyediakan tempat, dana pendamping, sumberdaya manusia pengelola dan organisasi kerja. b. Komitmen pimpinan lembaga atau organisasi untuk melakukan pengamanan dan perawatan (maintenance) fasilitas Media Center. c. Komitmen pengelola untuk mempromosikan Media Center agar menarik pengguna. 2. Standar Minimal Sarana dan Prasarana a. Ruangan yang memadai. b. Letak ruangan/gedung mudah dijangkau oleh pengguna. c. Akses/koneksi dengan jaringan internet. d. Penambahan sarana perangkat keras dan perangkat lunak sesuai kebutuhan pengguna. e. Dukungan kendaraan operasional roda dua/roda empat 3. Standar Minimal Sumber Daya Manusia Pengelola a. Memiliki kompetensi di bidang pengelolaan media informasi. b. Memiliki kompetensi mengembangkan jejaring komunikasi sosial. c. Memiliki kemampuan analisis kebutuhan informasi masyarakat. d. Memiliki kompetensi bidang teknologi komunikasi dan informatika. 4. Pembiayaan Pembiayaan Media Center dapat diperoleh/bersumber dari: a. Dana APBN dan/atau APBD yang ditetapkan dengan mengikuti polapembagian kewenangan antara Pusat dan Daerah yang diaturdengan Peraturan Pemerintah. b. Pendanaan dari Kementerian Kominfo c.q. Direktorat Jenderal Informasi dan Komunikasi Publik melalui skema Bantuan Operasional Penyebaran Informasi Publik atau skema lainnya. c. Kerjasama dengan pihak swasta/dunia usaha. d. Pengembangan partisipasi masyarakat sebagai mitra kerjasama.
8
BAGAN KOMPONEN KELEMBAGAAN
KOMITMEN
PEMBIAYAAN
SUMBER DAYA MANUSIA
SARANA DAN PRASARANA
B. Organisasi Media Center Untuk mengoperasionalkan Media Center yang baik, minimal terdiri dari: 1. Penanggungjawab Merencanakan dan mengambil keputusan atas kebijakan yang telah ditetapkan serta melakuan evaluasi kinerja Media Center. Selain itu juga melakukan koordinasi dengan Media Center di tingkat pusat dan daerah lain 2. Koordinator Operasional Bertanggung jawab dalam menjalankan fungsi Media Center secara operasional, mengimplementasikan kebijakan pengelolaan Media Center, dan melakukan koordinasi terhadap jajaran pengelola media center di bawahnya. 3. Sekretariat Melaksanakan, mengkoordinasikan dan mengawasi pengagendaan kerja Media Center, kemudian mengklarifikasi dan mendistribusikannya, khususnya yang berkaitan dengan surat menyurat dan administrasi Media Center, termasuk mengalokasikan dukungan pembiayaan bagi kelancaran kegiatan Media Center dan menyusun naskah laporan aktivitas Media Center. 4. Bagian Pengumpulan Informasi Menghimpun berbagai informasi baik dalam bentuk tulisan, suara, ataupun tayangan yang berkembang melalui media massa ataupun non-media massa. Kegiatan-kegiatan yang terdapat dalam upaya mengumpulkan informasi di sini mencakup mencari, investigasi, menggali, bertanya, dan merekam informasi yang dianggap penting untuk diketahui oleh publik. 5. Bagian Pengolahan Informasi Memilah dan memilih informasi yang akan disimpan dan disebarkan kepada publik. Untuk keperluan penyebaran informasi, pengolahan informasi diantaranya mencakup kegiatan-kegiatan menulis, menyunting, membuat desain (designing), menyiapkan visualisasi (visualizing), merekam suara (dubbing) dan sejenisnya. 9
6. Bagian Distribusi Media Mengirimkan informasi kepada masyarakat luas melalui berbagai jenis media, baik secara visual, audio, audio-visual, maupun “social event”. Dalam penyebaran informasi ini, perlu diperhitungkan khalayak sasaran kepada siapa informasi akan diberikan. 7. Bagian Desk Info Mengirimkan informasi kepada masyarakat luas melalui kegiatan stasioner di lokasi Media Center. 8. Bagian Dukungan Perangkat Teknologi Mengalokasikan dukungan sarana prasarana bagi kelancaran kegiatan Media Center BAGAN ORGANISASI Penanggung Jawab
Koordinator Operasional
Sekretariat
Bagian Pengumpulan Informasi
Bagian Pengolahan Informasi
Bagian Penyebaran Informasi melalui Media
Bagian Penyebaran Informasi Langsung
Bagian Dukungan Teknologi Informasi
(Desk Info) Media Cetak
Media Online
Media Audio Visual
Medua Luar Ruang
10
BAB IV TATA KELOLA MEDIA CENTER Tata kelola Media Center merupakan perangkat atau aturan bagi pengelola Media Center dalam upaya pelancaran arus informasi melalui diseminasi informasi publik. A. Fungsi Media Center Ada tiga fungsi Media Center yaitu sebagai salah satu simpul diseminasi informasi publik, pertukaran informasi, dan pusat layanan informasi dan komunikasi publik. 1. Fungsi Diseminasi Diseminasi informasi adalah upaya menyampaikan informasi yang berkaitan erat dengan kehidupan masyarakat melalui media online atau jaringan internet. Media Center mengutamakan penyebaran informasi publik yang mencakup isu sektoral maupun isu lintas sektor. 2. Fungsi Pertukaran Informasi Media Center menjalankan fungsi membingkai konten informasi isu strategis yang bersifat lokal, sektoral, lintas sektoral, atau isu yang berbasis bidang yaitu politik, hukum, dan keamanan (polhukam), ekonomi, dan kesejahteraan rakyat (kesra). Informasi yang telah dibingkai itu perlu saling dibagi antar-Media Center provinsi/kabupaten/kota, dan antara Media Center provinsi/kabupaten/kota dengan Kementerian Kominfo. 3. Pusat Layanan informasi dan Komunikasi Publik Pengelola Media Center perlu mengembangkan fungsi Media Center secara luas dengan menggunakan beragam media untuk melakukan komunikasi publik dan membuka akses pemanfaatan informasi publik. Dengan demikian, Media Center bisa diakses langsung oleh masyarakat yang mencari informasi. B. Mekanisme Kerja 1. Perencanaan Media Center sangat mengutamakan perencanaan isi dari hari ke hari mengingat begitu dinamisnya perkembangan situasi dan permasalahan. Bentuk perencanaan dilakukan sebagai berikut: a. Forum Harian dilakukan untuk: - Memilih tema berita yang dikembangkan dalam bentuk penugasan atau inisiatif. - Memilih ragam berita (berita langsung, foto, grafis, audio, audiovisual, features, indepth, news analysis). - Penempatan berita di halaman utama atau rubrik lain dan sebagai bahan berita yang akan dikembangkan. - Inventarisasi berita yang akan dimuat hari selanjutnya. b. Forum Mingguan ditujukan untuk mengantisipasi isu yang akan muncul pekan depan serta pembahasan penugasan dan inisiatif liputan sesuai dengan isu yang ada.
11
c. Forum Bulanan untuk melakukan review dan mengidentifikasi isu yang dianggap prioritas yang mengakomodasi aspirasi masyarakat yang akan diperdalam informasinya. 2.
Pelaksanaan Media Center melakukan pengumpulan, pengolahan, dan pengemasan informasi publik sektoral dan lintas sektoral. Proses produksi konten tersebut dilakukan dengan cara: a. Pemutakhiran data dan informasi. b. Bekerjasama dengan berbagai pihak secara institusional. c. Bermitra dengan sumber-sumber informasi yang terkait. d. Pengklasifikasian dan penyimpanan secara sistematis. 3.
Koordinasi Koordinasi Media Center diperlukan untuk memperlancar kegiatan diseminasi informasi, pertukaran informasi, dan pelayanan informasi dan komunikasi publik. Ada dua jenis koordinasi dalam pengelolaan Media Center, yaitu: a. Koordinasi Antar-Media Center Koordinasi antar-Media Center dilakukan untuk kebutuhan pengembangan Media Center dalam aspek konten informasi ataupun sesuai dengan kebutuhan masing-masing pengelola Media Center. Bagan Koordinasi Antar-Media Center
12
b. Koordinasi Media Center Provinsi/Kabupaten/Kota dan IKP-Kominfo Media Center di daerah perlu saling berkoordinasi dengan Ditjen IKP Kemkominfo yang ditekankan pada peningkatan kapasitas kelembagaan dan tata kelola Media Center. Dengan demikian, Ditjen IKP dan Media Center di daerah dapat saling berbagi informasi sehingga terwujud kesamaan acuan dan kerangka dalam perencanaan dan pelaksanaan kegiatan masing-masing Media Center. Upaya itu diarahkan untuk menyediakan personel dan waktu yang tepat untuk melaksanakan diseminasi dan pertukaran informasi yang diperlukan agar pelaksanaan pengelolaan Media Center bisa harmonis dan memenuhi tujuan yang telah ditentukan. Media Center menjadi salah satu sumber penyusunan strategi komunikasi dan informasi yang berasal dari partisipasi publik di daerah. Bagan Koordinasi Antar-Media Center dan IKP
4.
Monitoring Kegiatan monitoring (pemantauan) dilakukan untuk menunjukkan perbandingan, kecenderungan atau perkembangan berdasarkan beberapa indikator keberhasilan. Secara umum,aspek yang dimonitoradalah tingkat produktivitas, akses publik (jumlah dan karakteristik pengunjung), ragam Informasi, kualitas produk, dan kelancaran koordinasi.
13
Keseluruhan kegiatan pengelolaan Media Center dalam mekanisme kerja dapat digambarkan dalam bagan berikut: Siklus Pola Kerja Media Center Mengumpulkan Informasi
1
Mengolah Informasi
4
Monitoring & Evaluasi
2 3
Menyebarluaskan Informasi
Satu hal yang perlu diingat bahwa Media Center tersebut identik dengan kelengkapan dan kemutakhiran informasi. Kelengkapan diperlukan agar para pengguna menjadikan Media Center sebagai sumber informasi yang dapat diandalkan. Kemutakhiran informasi menjadi syarat yang diperlukan agar informasi yang diakses publik senantiasa berguna dan tidak ketinggalan zaman.
14
BABV PENGEMBANGAN MEDIA CENTER Pengelolaan dan pemanfaatan Media Center dapat dikembangkan sesuai dengan karakteristik dan kebutuhan setiap daerah provinsi, kabupaten, dan kota. Pengembangan tersebut tidak lepas dari situasi riil yang sedang dihadapi atau menurut para stakeholder daerah terkait cukup berpotensi terjadi di wilayah kewenangannya. A. Jenis Media Center Berdasarkan karakteristik kebutuhannya, Media Center dapat dikembangkan menjadi tiga jenis, yaitu Media Center Reguler, Media Center Peristiwa Khusus, dan Media Center Situasi Krisis. 1. Media Center Reguler Media Center Reguler adalah pusat informasi yang diselenggarakan untuk mendukung kelancaran pertukaran informasi dan komunikasi sehari-hari, baik bagi masyarakat maupun pemerintah daerah. Tujuan pembentukan Media Center Reguler adalah untuk menyediakan informasi bagi masyarakat, melayani dan menyediakan fasilitas untuk pertukaran informasi masyarakat, serta sebagai sarana diseminasi informasi publik. 2. Media Center Peristiwa Khusus Pengertian dari Media Center Peristiwa Khusus adalah pusat informasi yang diselenggarakan untuk mendukung kelancaran dan kesuksesan kegiatan-kegiatan khusus pada tingkat nasional, regional dan internasional. Misalnya Media Center Sail Bunaken 2009, Sail Banda 2010, ASEAN Regional Forum – Disaster Relief Exercise (ARF DiREx) 2011 di Manado, Sail Morotai-Belitong 2011, dan lain sebagainya. 3. Media Center Situasi Krisis Situasi krisis itu menyangkut permasalahan korban jiwa dan dampak kerugian atau kerusakan yang timbul. Situasi krisis tersebut dapat dibedakan menjadi dua, yaitu krisis akibat bencana alam dan akibat konflik sosial, politik dan keamanan. Media Center Situasi Krisis menekankan pada diseminasi secara cepat, tepat dan akurat atas semua informasi yang berkaitan dengan perkembangan situasi krisis dan penanganan pascakrisis. Oleh karena itu, pada situasi krisis atau tanggap darurat, Media Center ini harus didirikan sesegera mungkin pada kesempatan pertama oleh pengelola Media Center di mana peristiwa situasi krisis tersebut terjadi. B. Tahapan Pengembangan Secara umum, pengembangan Media Center meliputi pengembangan kualitas dan kuantitas. Pengembangan kualitas meliputi seluruh tahap, sejak pembentukan hingga Media Center mampu menjalankan fungsinya secara optimal. Sedangkan pengembangan kuantitas adalah memperbanyak jumlah Media Center agar keberadaannya dapat menjangkau seluruh wilayah NKRI, terutama di berbagai wilayah pemerintah kabupaten yang berbatasan dengan negara tetangga. 15
1. Pengembangan Kualitas Pengembangan kualitas Media Center dapat dibagi dalam empat tahap yakni: penyediaan akses/perangkat, pengembangan pola kerja, pengayaan konten dan interaksi. Keempat tahap pengembangan kualitas dapat digambarkan sebagai berikut:
2. Pengembangan Kuantitas Adapun secara kuantitas, Media Center dapat dikembangkan sebagai berikut: a. Untuk Media Center Reguler, setiap tahun diprogramkan pembangunan baru dan penguatan yang sudah ada sebanyak 35 Media Center, dengan perincian 10 Media Center di provinsi dan 25 di kabupaten/kota. Apabila untuk tahap awal mitra kerja yang ditetapkan adalah instansi pengelola informasi pada pemerintah provinsi dan pemerintah kabupaten/kota, maka untuk pengembangan berikutnya kesempatan diberikan juga kepada lembaga mitra strategis (organisasi masyarakat, organisasi sosial dan sebagainya) yang mempunyai komitmen. Adapun kegiatan penguatan Media Center ditetapkan berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi yang dilakukan secara periodik setiap tahun. b. Untuk Media Center Peristiwa Khusus dan Situasi Krisis jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan event yang digelar serta intensitas situasi krisis yang terjadi. C. Roadmap Roadmap merupakan penjabaran upaya untuk mencapai target dalam grand design. Jabaran dibuatdalam bentuk tahapan/time frame (kerangka waktu) yang dapat menunjukkan kemajuan yang telah dicapai, posisi sekarang, dan proyeksi yang akan datang. Roadmap Media Center dirancang berdasarkan pentahapan pembangunan, penguatan, kerjasama, pengembangan kapasitas dan sinergitas layanan informasi. Masing-masing tahapan tersebut akan dirinci dalam komponen kebijakan (komitmen), sarana dan prasarana, sumber daya manusia, pembiayaan dan kegiatan operasional dalam bentuk bagan sebagaimana berikut:
16
Secara umum pentahapan dalam roadmap dapat disesuaikan dengan kondisi lokal georgrafis dan akses jaringan serta kebutuhan layanan informasi melalui Media Center, berdasarkan prioritas kawasan perbatasan, terpencil dan terdepan serta daerah rawan konflik. Penghargaan (reward) terhadap para pengelola Media Center sebagai upaya untuk meningkatkan kualitas pelayanan informasi kepada publik perlu dirintis mulai tahun 2012 dan terus ditingkatkan secara bertahap sesuai kebutuhan.
17
BAB VI PENUTUP Media Center berfungsi untuk meningkatkan aksesibilitasinformasi publik secara vertikal, horizontal, dan diagonal. Tugas utama Media Center sebagai Pusat Pelayanan Informasi dan Komunikasi Publik adalah menjadi center of excellence melalui pola pendekatan sinergis dan koordinatif antar-Media Center dalam pengadaan infrastruktur, konten, sarana, dan prasarana. Media Center juga diarahkan sebagai lembaga penyedia, pengolah, dan penyebarluasan informasi yang dibentuk, dan difasilitasi oleh pemerintah dan/atau pemerintah daerah dengan maksud untuk memudahkan masyarakat dalam mengakses informasi publik. Sebagai sebuah bentuk pelayanan terhadap publik, Media Center menyediakan wahana pembelajaran bagi publik guna mengembangkan partisipasi mereka dalam proses pengambilan dan pelaksanaan kebijakan pemerintah dengan adanya dukungan informasi yang memadai. Keberhasilan pengelolaan Media Center itu pada akhirnya sangat tergantung pada komitmen para pihak/pemangku kebijakan dalam bentuk adanya kewenangan/legalitas, akses/koordinasi, SDM cukup dan cakap, serta sarana dan prasarana yang memadai.Perihal yang menyangkut operasional Media Center terkait dengan pedoman umum ini akan diatur dalam buku Panduan Standar Prosedur Operasi (Standard Operating Procedure) Media Center.
18
Saran dan kritik dapat disampaikan kepada: Direktorat Komunikasi Publik, Direktorat Jenderal Informasi dan Komunikasi Publik, Kementerian Kominfo. Jalan Medan Merdeka Barat No. 9 Gedung B Lt 2 Jakarta Pusat Telepon dan Faksimil: 021- 3459191 website: www.kominfo.go.id
19
