Sage ERP X3 I Fehér füzet

Sage ERP X3 I Fehér füzet

Vállalati erőforrás-tervezés (ERP) felhasználhatóságának növelése Hogyan befolyásolja az intuitív ERP a termelékenységet, hogyan emeli a beruházások hatékonyságát és hogyan erősíti az együttműködést

1

Sage ERP X3 I Vállalati erőforrás-tervezés (ERP) felhasználhatóságának növelése

Tartalomjegyzék

2

1. Vezetői Összefoglaló

3

2. Az ERP Hagyományos Módszerei

4

3. Felhasználói tapasztalat javítása

5

4. Eredmények

8

5. Következtetések

9


1. Vezetői Összefoglaló A vállalati erőforrás-tervezés (ERP) módszerei mindig hatékony képességekkel rendelkeztek az üzemelési adatok felhasználására, és az üzletmenet hatékonyságának növelésére. Korunk vállalatai tisztában vannak azzal, hogy az ERP módszerei jelentős hasznukra lehetnek az ügyfelek szolgálatában az együttműködési időszakuk (lifecycle) alatt, olyan pontos naprakész információk szolgáltatásával, amelyek alapján gyorsabban, jobb döntéseket hozhatnak. A modern ERP megoldásai ezeket a képességeket egyszerűbb eljárások eredményeképpen szolgáltatják, ez tovább javítja az eredményt és a beruházások megtérülését. Mostanában az ERP legjobb eladói az ügyfelek igényeit a módszerek olyan széleskörű fejlesztésével elégítik ki, amelyek egyidejűleg a felhasználást is megkönnyíti. Jelen dokumentációban részletesen ismertetjük a legújabb felhasználási fejlesztések üzletmenetre gyakorolt hatását. Ezek közé tartoznak a vizuális folyamatok, a dashboard, amely egy intuitív felhasználói felület, a közös szemlélet és gondolkodás, a konfigurálhatóság, a szolgáltatás-orientált szervezet (SOA), a mobil kapcsolódás, az e-kereskedelem integrálása, valamint az üzletmenet felderítése. Azokkal az ERP módszerekkel, amelyek fenti lehetőségeket biztosítják, csökkenteni lehet a gyorsabb megtérülés érdekében tartandó tréningek és a megvalósítás időszükségletét, csökkenthető a beruházás és üzemeltetés (TCO) összes költsége, a termelékenység fokozható, javul a személyi állomány alkalmazhatóságának rugalmassága és az együttműködés is fejlődik.

3


2. H agyományos ERP: Túlzott funkcionalitás; nehezebb használat A túlzott funkcionalitáshoz, amelyet az ERP módszerek nyújtanak, történetileg jelentős bonyolultság tartozik. Az ERP felhasználhatóságát többek között olyan bosszantó dolgok zavarták, mint a következőkben felsoroltak: • Nehéz a megtanulása - A CFO Magazine(1) jelezte, hogy egy vállalat-irányítási szoftverrel kapcsolatos friss felmérésre válaszoló felhasználók 20%-a állította, hogy az időveszteségüket leginkább a különböző modulok és alkalmazások megtanulása, ill. csupán a feladattal kapcsolatos információk kibogarászása okozta. A felhasználóknak jelentős tréningre volt szükségük, és még ebben az esetben sem voltak képesek szokatlan feladatot végrehajtani új felelősségi körök átvétele, vagy másik munkatárs helyettesítése esetén. Amikor a felhasználók megkísérelték egy olyan feladat végrehajtását, amilyet még nem végeztek korábban, gyakran képtelenek voltak a feladat végrehajtására, és azonnal segítségért fordultak a cégen belüli szakértő felhasználókhoz. Ez természetesen csökkentette a termelékenységet mind a végfelhasználóknál, mind a cégen belüli szakértő felhasználóknál. • Szokatlan terminológia súlyosbította a felhasználás nehézségét. • Szükségtelen információk a képernyőn: a képernyőn megjelenített információk több esetben irrelevánsak, nincsenek közvetlen kapcsolatban a felhasználó feladatával, ez jelentős zavart okozhat, különösen az új felhasználók munkája során. • Több képernyőn egyidejűleg futó feladatok esetén a felhasználók tájékozódása, navigálása nehéz, néha még annak a megértése is problémás, hol is tartanak egy bizonyos folyamatban. • A segítségnyújtás (help) rendszere nehezen használható és nehezen megérthető. 4

A vállalat-irányítási szoftverek használata és a tájékozódás a rendszeren belül igen összetett és nehézkes, ez volt a legfontosabb az akadályok között, amelyek megnehezítették, hogy az ERP rendszerek potenciális előnyeit felhasználhassuk, és ezzel több esetben gátolták az ERP és ezzel együtt automatizált rendszerek alkalmazását. Manapság a szervezetek azért nyúlnak az ERP módszerekhez, hogy hatékonyabban segítsenek minél többfajta felhasználót és tökéletesebben végezhessék az üzletmenet változásával és a fejlesztéssel kapcsolatos mindennapi tevékenységüket. Stratégiai helyzetben lévő vállalatok az ERP módszereket azért igénylik, hogy segítségükre legyen a hagyományos üzletmenetük bővítésében, támogassa az ügyfelek szolgálatát a teljes együttműködési időszak (lifecycle) alatt az első kapcsolatfelvételtől a szerződéskötésen, fizetésen át egészen az ügyfél támogatásáig. Ennek az új megközelítésnek a támogatása érdekében az üzletágak teljes spektrumában van szükség munkatársak bevonására, akik az ERP módszerekkel kapcsolatban a legújabb információkkal rendelkeznek, mégpedig olyan formában, amelyhez könnyen hozzáférnek, és amelyet könnyen terjeszthetnek. Az ERP módszereknek segíteniük kell a különböző szervezeteket azon képességük fejlesztésben, hogy az információelemzés után jobb döntéseket hozzanak, és a nagykockázatú döntéseiket gyorsabban és pontosabban hozzák meg. A felhasználók már nem akarnak sok időt tölteni azzal, hogy jelentéseket ássanak elő, vagy nehezen alkalmazható megoldásokkal küzdjenek.

(1) ERP Made Easy?”, CFO Magazine, February 2009, http://www.cfo.com/article.cfm/13010304 Sage ERP X3 I Vállalati erőforrás-tervezés (ERP) felhasználhatóságának növelése

3. A felhasználói benyomások javítása Modern ERP eladásával foglalkozó kereskedők a felhasználók igényeire válaszolnak, amikor beépítik a képességek széles spektrumát, amelyek az ERP módszert gyorsabbá és könnyebben felhasználhatóbbá teszik, és az információk megszerzésével és elemzésével pontosabb és hatékonyabb döntéseket biztosítanak. Ezek a képességek a következők: Vizuális megoldások

Míg a korábbi módszerek alkalmazásakor bonyolult volt a munkafolyamatok közötti navigálás, az újabb vizuális megoldások lehetővé teszik a végfelhasználó számára, hogy könnyebben tekintse át egy egész folyamat végrehajtását az elejétől a végéig, mégpedig a munkafolyamat vizuális (grafikus) ábráján. A felhasználók az egész munkafolyamatot áttekinthetik, hogy azonnal megállapíthassák, hol tartanak egy bizonyos folyamatban, és melyek a folyamat befejezéséhez szükséges lépések. Összetett menürendszerben végzett keresés helyett a felhasználók közvetlenül arra a területre lépnek, amelyet használni szeretnének, ráklikkelés után a megfelelő képernyő megjelenik. A képernyőn megjelenhetnek az ERP funkciók, beszámolók, kérdőívek, igények, statisztikai adatok, ill. bármilyen folyamatábrák. Ezek a vizuális lehetőségek minden új felhasználó számára könnyen lehetővé teszik, hogy munkavégzése megfelelően felgyorsuljon. Előre meghatározott folyamatokat tartalmazó csomagot szolgáltat az ERP eladója, amelyek használata megkönnyíti a kezdeti lépéseket. Néhány rendszer még grafikai eszközöket is szolgáltat, amely lehetővé teszi a felhasználók számára az előre meghatározott folyamatok módosítását, vagy új folyamatrendszer kialakítását a felhasználók üzletmenetének megfelelő területén, így tovább javítva a felhasználás könnyűségét. 5

Grafikus felhasználói felület - Dashboards

Modernizált ERP felhasználói kapcsolatok (interfaces) biztosítják a hozzáférést a cégvezetők és az ügyvezetők számára a kulcsfontosságú teljesítési adatokhoz, amelyeket könnyen bemutatható formátumban szöveges és grafikus formában jelenítenek meg az úgynevezett. dashboard környezetben. Azok a munkatársak, akik még nem tudják megfelelő szinten kezelni az ERP szoftvert, a dashboard használata segíthet abban, hogy közvetlenül hozzáférjenek a kulcsfontosságú információkhoz, mindezzel hozzájárulva az információ áramlásához (az együttműködéshez) az ügymenet minden területén. Ettől kezdve a cégvezetők és az ügyvezetők informálására sem kell szórólapokat vagy jelentéseket küldözgetni, amelyeket több adatforrásból állítottak össze, és az ERP rendszeren kívül küldték át számukra. Közvetlen kapcsolattal tehetnek szert az információkra, amellyel létrehoztuk az “igazság” egyetlen forrását, és így gyorsabban meghozhatják a megalapozottabb döntéseiket. Például a cégvezetők és az ügyvezetők láthatják a magas szinten készített “pillanatfelvételeket”, de leáshatnak az alsóbb szinteken keletkezett jelentésekig, hogy több információt gyűjthessenek. Egy szemléltető szöveges és grafikus dashboard lehetővé teszi ezekhez az információkhoz való hozzáférést minden különösebb tréning nélkül.


Üzleti információszerzés

Miközben a grafikus felhasználói portálok és a dashboard magas szintű információkat szolgáltatnak, amelyek lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy figyelemmel kísérjék az intézkedéseik hatását, és a különleges esetek kezelését, az integrált információszerző rendszerrel rendelkező ERP módszer még részletesebb elemzést tesz lehetővé a felhasználók számára. Az integrált információszerzéssel a felhasználók gyorsan elemezhetik az üzleti teljesítményüket, és impozáns jelentéseket állíthatnak össze a megszerzett adatok egyszerű átmásolásával, ezek az adatok ugyanis az üzem napi eredményei alapján folyamatosan naprakészek. A beépített adatbázissal rendelkező rendszerek a rendszergazdák számára tovább egyszerűsítik a beállításokat és a karbantartást.

Intuitív felhasználói felület

A felhasználó-központú design alapelvét a modern ERP eladásával foglalkozó kereskedők számára az testesíti meg, hogy egy ERP rendszert könnyebb használni, ha az rendelkezik egy ismerős felhasználói felülettel, leginkább egy internet-kereső típusúval. Web-alapú rendszerek alkalmazzák az összes szükséges utasítást, hogy azok applikációként felkerüljenek a felhasználói felületre. Az internet alapelemeit (web-resources) úgy alakították ki, hogy szabványos, előre meghatározott módon a navigációs elemeket használva legyenek elérhetőek: pl. előre-hátra navigáló lépésekkel; az előzmények megjegyezhetőségével, ez megmutatja merre voltunk már; és kereső mezőkkel. Egyéb grafikai megoldások billentyűk használata, üzenetek, grafikák, képek és ikonok - tovább könnyítik a használatot. Egy könnyen áttekinthető grafikus felület jelentősen csökkenti a betanulás időtartamát.

Modern ERP eladásával foglalkozó kereskedők, akik az általuk forgalmazott felhasználói felületet intuitív módon szeretnék kialakítani, a felhasználó-központú design elveit veszik figyelembe. Amikor a termékfejlesztők felhasználó-központú modell fejlesztésén dolgoznak, különleges figyelmet fordítanak a termék végfelhasználóinak a szükségleteire, kívánságaira és megkötéseire a kivitelezés teljes folyamata alatt. A tervezők nemcsak meghatározni próbálják, hogy hogyan fogják a felhasználók a terméket használni, hanem a feltevéseiket tényleges felhasználókkal tesztelik. Az a céljuk, hogy a felhasználók akarata és tényleges szükséglete által meghatározott sávban optimalizálják a terméket, mintsem erőltessék őket arra, hogy a termékhez való alkalmazkodással változtassanak a korábbi munkamódszerükön.

6


Azonos megjelenítés minden felhasználónál

Néhány ERP kereskedő úgy növeli meg a módszere használhatóságát, hogy a piacon található legjobb termékeket szerzi meg és építi be a rendszerébe. Ezekben a megoldásokban aztán az ERP egyes moduljaiban alkalmazott felületek, a különböző parancsok rendszere, a szervezeti és fájl struktúra gyakran nem következetesen tervezett. Az összes applikációra közös felülettel és azonos kapcsolódó elemekkel kialakított megoldás sokkal könnyebben megtanulható és használható. Ideális esetben az ERP megoldás rendelkezzék egy globális alkalmazási felülettel (amelyen pl. egy vállalat minden irodájának a közös funkciói, folyamatai és adatai legyenek bemutathatók), és amelyen különböző nyelvek, szabályzatok és pénznemek állíthatók be, ennek következtében a felület több régióban, több országban és helyszínen lesz használható. Egy globálisan alkalmazható felülettel rendelkező ERP könnyedén teszi láthatóvá a legfontosabb üzleti adatokat azonnal, időzónától függetlenül és anélkül, hogy a helyi irodából befutó információra várni kelljen. Például az ERP egyetlen alkalmazása a párizsi központi irodában jelenjék meg az összes helyi irodában bárhol a földön, ez kezelhető legyen több pénznemben, különböző üzleti szabályozásnak és jogi környezetnek megfelelően.

Konfigurálhatóság

Egy könnyen konfigurálható rendszer lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy beállítsa a preferenciáit, be- vagy kikapcsoljon egy alkalmazást, változtasson az azonos felületi megjelenítésen, ezzel úgy módosítsa a megjelenítési felületet, hogy a rendszerrel a kívánsága szerint dolgozzék, minden

7

különösebb többletprogramozás nélkül. Egyidejűleg a felhasználó eltüntetheti a számára szükségtelen információkat az applikációs felületről, így csökkentve a zavaró tényezőket.

Mobil kapcsolatok

A felhasználók egyre jobban igénylik, hogy az ERP rendszerhez az irodán kívül is hozzáférjenek. Egy ERP rendszer, amelyik a dashboard megbízható és biztonságos elérését teszi lehetővé keresővel és/vagy mobil eszközzel, egyszerűvé teszi a felhasználók adatelérését az irodán kívül egy laptop vagy mobil eszköz használatával. A felhasználók legyenek képesek a szükséges információk lekérésére és az alkalmazások használatára a munkájuk végzése során, legyen az egy leltári adat ellenőrzése vagy egy beszerzési megbízás kiadása. Az ERP rendszer mobilitási képessége támogatja az alapfelhasználókon túl más ERP felhasználók bevonását - ezzel több rugalmasságot és jobb együttműködési lehetőséget biztosít

E-kereskedelmi alkalmazások

Sok szervezetnek biztosítania kell a kiszolgáló személyzet (back-office) tevékenységével kapcsolatos adatokhoz a hozzáférést a nemalkalmazotti státuszban lévő partnerei és vevői számára is. Egy ERP rendszer, amely a back-office munka részleteivel is foglalkozik, a nem-alkalmazotti státuszban lévő partnereinek és vevőinek az interneten keresztül biztosíthatja az e-kereskedelem használatát. Ennek eredményeképpen például az e-kereskedelem használatával vásárló vevők esetén a leltár módosítása és a back-office tevékenység szoros kapcsolatban maradhat.


4. Előnyök Egy felhasználás szempontjából optimalizált ERP rendszer használatával a szervezetek a következő előnyöket élvezhetik: A tréningekre és a megvalósításra fordított időtartam csökkenése a megtérülés növelése érdekében

A felhasználók egy intuitív és könnyen használható rendszer alkalmazását gyorsabban megtanulják, mint egy komplex és kusza rendszerét. Ez a szükséges tréningek költségeit és időszükségletét csökkentik, javítják a rendszerhez való alkalmazkodás hatékonyságát és növelik az alkalmazottak munkafegyelmét. Ehhez társul még az, hogy ha gyorsabban kezdik a felhasználók használni a rendszert, gyorsabban fogja az ERP rendszer is szolgáltatni az ígért előnyöket, és növelni a megtérülés arányát.

Csökken a beruházási és üzemeltetési költség (TCO)

Egy könnyen használható rendszernek köszönhető a felhasználóknak nem kell “Kiemelt felhasználókká” válniuk, így nem kell számukra idegen dolgokat megtanulniuk ezáltal csökkentve a támogatási költségeket.

Növekszik a termelékenység

Növekszik a személyzet alkalmazhatóságának rugalmassága

Szemléletesen bemutatott folyamatoknál, pl. valakinek a szabadsága idejére könnyebben lehet helyettest találni, hiszen az új, ismeretlen feladatot jelentős tréning nélkül át lehet venni az új feladatra alkalmazható ERP modulban vagy rendszerben. Ugyanez igaz akkor is, ha a felhasználók új felelős munkakörbe szeretnének kerülni. Ily módon a könnyen alkalmazható rendszerek a teljes szervezet rugalmasságát növelik.

Javuló kapcsolat a projekt teljes személyzetével (stakeholder)

Cégvezetők és az ügyvezetők előnyösen használhatják az intuitív felhasználói felületet, a dashboard-ot, a betekintési lehetőséget az alsóbb szintekre, hogy közvetlenül juthassanak a fontos információkhoz. Ez előnyösebb, mint megvárni, hogy az igazgatók vagy a személyzet küldjön jelentéseket. Mindez javítja a szervezeten belüli együttműködést és az információk áramlását.

Ha egy ERP intuitív és lehetővé teszi a felhasználók számára a komplex üzleti folyamatokban a könnyebb tájékozódást, a felhasználóknak több idejük marad az információk elemzésére, így jobb üzleti döntéseket hozhatnak és könnyebben elérhetik az üzletmenet javítását.

8


5. Következtetések Napjaink stratégiai fontosságú szervezetei oly módon keresik az ERP módszereiket, hogy ezzel automatikussá tegyék és támogassák döntéseik meghozatalát az ügyfelek szolgálatának teljes időszaka (lifecycle) alatt, az ajánlattól a szolgáltatásig, nem fogadható már el a kapcsolat a régi összefüggés a funkcionalitás és a használat egyszerűsége között. Modern ERP megoldások úgy elégítik ki a vevők igényeit, hogy a felhasználást megkönnyítő széleskörű képességeket építenek be a rendszerbe. Azok a szervezetek, amelyek intuitíve ERP rendszert használnak, előnyt élveznek a csökkenő kiképzési költségek következtében, az időszükségletek csökkenése a megtérülést (ROI) növeli, csökkenti a beruházási és üzemeltetési költségeket (TCO), növekszik a termelékenység és a személyzet alkalmazhatóságának rugalmassága, javul a kapcsolat a pojekt teljes személyzetével (stakeholder).

9


Sage www.SageERPX3.com [email protected] +33 556 180 134

Sage North America bemutatása

A Sage Észak-Amerika divíziója a Sage Group plc tagja, az ügyviteli szoftverek és szolgáltatások egyik vezető globális szállítója. A Sage-nél napi szinten együtt élünk és lélegzünk az üzlettel. Szenvedélyesen segítjük ügyfeleinket abban, hogy elérjék a törekvéseiket. Az ügyviteli szoftver és szolgáltatás termékskálánkat folyamatosan fejlesztjük és újítjuk, hogy ügyfeleink szükségleteit kielégítsük. Megoldásaink támogatják a számviteli, üzletviteli, ügyfélkapcsolat tartó, humán erőforrás, blokkoló és kereskedelmi szolgáltatásokat, valamint az építőipar, disztribúció, egészségügy, gyártás, nonprofit és az ingatlanpiaci iparágak különleges szükségleteit. A Sage Észak-Amerika divíziója 4000 embert alkalmaz és megközelítőleg 3,1 millió kis- és középvállalkozást támogat ügyfélként. A Sage Group plc-t 1981-ben alapították és 1989ben vezették be a Londoni tőzsdére és napjainkban 13.100 embert alkalmaz és világszerte 6,2 millió ügyféllel rendelkezik. További információért kérjük látogassa meg a www.SageNorthAmerica.com honlapot.

Ebben az anyagban foglalt információ a Sage álláspontját képviseli az abban tárgyalt témákkal kapcsolatban annak publikációja idején. Mivel a piaci körülmények folyamatosan változnak, az itt található információt nem lehet úgy értelmezni, mint bármilyen kötelezettségvállalást a Sage részéről. Ez az anyag kizárólag tájékoztató jellegű, és a Sage semmiféle garanciát nem vállal kifejezetten vagy hallgatólagosan. - CA-inspire_17_MME_07-14

Sage ERP X3 I Fehér füzet

Recommend Documents