Slovenský šachový zväz
Smernica Slovenského šachového zväzu pre ekonomiku a nakladanie s majetkom I. Základné ustanovenia 1. Smernica sa vzťahuje na účastníkov akcií organizovaných SŠZ a jeho zložkami. 2. Inventarizácia majetku tvorí prílohu č.1 tejto smernice. 3. Ekonomická činnosť je vykonávaná na sekretariáte SŠZ zodpovedným pracovníkom, ktorého určí prezident zväzu. 4. V rámci prehľadu o využívaní majetku SŠZ s vynakladaním prostriedkov na jeho opravu a údržbu sa stanovujú pre pracovníkov sekretariátu tieto kritéria: a) používanie telefónnych aparátov a mobilných telefónov: tieto používať hospodárne, výhradne na služobné hovory; zabezpečiť možnosť spätnej kontroly objednaním mesačného prehľadu hovorov u prevádzkovateľa siete, b) spotrebný materiál, služby: viesť podrobnú evidenciu nákupov s doložením daňových dokladov s určením účelu použitia zakúpeného tovaru a služieb, c) používanie výpočtovej, kopírovacej či inej obdobnej techniky: tieto používať hospodárne, výhradne na služobné potreby, d) korešpondencia: viesť chronologickú evidenciu došlej a odoslanej pošty v Registratúrnom denníku SŠZ s vyčíslením nákladov na túto činnosť; záznamy vyraďovať v súlade s Registratúrnym plánom SŠZ, schváleným Slovenským národným archívom v Bratislave, e) oprava a údržba: viesť podrobnú evidenciu opráv a údržby jestvujúceho majetku. 5. Zodpovedný pracovník sekretariátu zabezpečí vyplatenie zákonných náhrad v zmysle zákona 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov, ktorý určuje základné zásady hospodárneho vynakladania finančných prostriedkov. 6. Podľa § 4 zákona 283/2002 Z. z. budú vyplatené oprávneným zástupcom SŠZ (reprezentantom, členom Rady SŠZ, členom VV SŠZ, členom odborných komisií SŠZ, trénerom, vedúcim výprav, povereným manažérom a pracovníkom sekretariátu) náhrady týchto výdavkov: a) b) c) d)
náhrada preukázaných cestovných výdavkov; náhrada preukázaných výdavkov na ubytovanie; stravné; náhrada preukázaných nevyhnutných vedľajších výdavkov.
7. Pri akciách SŠZ sekretariát SŠZ môže poskytnúť oprávnenému zástupcovi preddavok, ktorý je zúčtovateľný najneskôr do 30 dní od ukončenia akcie, na ktorú bol preddavok poskytnutý. 1/5
8. Zúčtovateľ pri predložení dokladov na preplatenie musí doložiť: a) daňový pokladničný doklad obsahujúci všetky potrebné náležitosti v zmysle všeobecne záväzných právnych predpisov o účtovníctve, (adresu dodávateľa, celkovú a jednotkovú cenu, dátum atď.), b) individuálne vyúčtovanie cestovných náležitostí, (musí byť vyúčtované na tlačive cestovného príkazu), c) hromadné vyúčtovanie cestovných náležitostí, (musí byť vyúčtované na určenom tlačive SŠZ pre hromadné vyúčtovanie) d) v účtovných dokladoch musí byť uvedené: miesto konania akcie, meno a priezvisko osoby, ktorej náležitosti boli preplatené, jej bydlisko, dátum narodenia alebo číslo OP, resp. CP, spôsob dopravy a podpis; ďalej záznam musí obsahovať výšku preplateného cestovného, stravného, ubytovania a prípadne ostatných nevyhnutných nákladov, e) preplatenie spiatočného cestovného, (spiatočné cestovné je účastníkovi preplatené na základe predloženia cestovného lístku do miesta konania akcie v rovnakej hodnote, lístky za MHD sa do vyúčtovania predkladajú spolu s ostatnými cestovnými lístkami, lôžko alebo ležadlo na spiatočnú cestu môže byť preplatené len za predpokladu uvedenia čísla príslušného dokladu cestovného dokladu vo vyúčtovaní), f) vyúčtovanie cestovného, (pri použití vlastného motorového vozidla musí obsahovať meno a priezvisko vodiča, mená a priezviská spolucestujúcich, účel cesty a číslo OP vodiča; pri účtovaní výdavkov za PHM uviesť aj druh a doložiť nákupnú cenu PHM a kalkuláciu).
II. Sadzby stravného a cestovného 1. STRAVNÉ a) V zmysle § 5 zákona č. 283/2002 Z. z. je stravná jednotka za každý kalendárny deň určená nasledovne: - od 5 do 12 h, - od 12 do 18 h, - nad 18 h. Hodnota stravného bude prispôsobená aktualizácii stravných náhrad v čase ich vyplácania. b) Pri akciách SŠZ, ktoré trvajú dlhšie ako 8 hodín, je možné poskytnúť okrem stravovania aj občerstvenie vo výške maximálne 3,50 EUR na osobu a deň. c) Pri akciách SŠZ, ktoré trvajú menej ako 8 hodín, je možné poskytnúť okrem stravovania aj občerstvenie vo výške 2,00 EUR na osobu a deň. d) V rámci očerstvenia nemožno zúčtovať alkoholické nápoje. e) Pri sústredeniach štátnej športovej reprezentácie môže výšku stravnej jednotky nad rámec zákonných náhrad upraviť a odsúhlasiť VV SŠZ. Strava sa zabezpečuje formou fakturácie, ktorá musí obsahovať názov dodávateľa, IČO, DIČ, IČ DPH, ak je pridelené, jednotkovú cenu, spôsob kalkulácie, názov peňažného ústavu a číslo účtu, pečiatku, podpis, rozpis stravy a odsúhlasenie údajov vedúcim akcie. f) Pri zahraničných akciách patrí nominovaným reprezentantom, trénerom a vedúcim náhrada odsúhlasená v rámci kalkulácie nákladov na jednotlivú akciu vo výške jej odsúhlasenia v rozpočte SŠZ. g) Náhrady nad rámec odsúhlasenej kalkulácie z rozpočtu SŠZ možno poskytnúť iba v prípade pridelenia prostriedkov účelovej dotácie, prípadne získania iných zdrojov financovania, po odsúhlasení VV SŠZ. V takomto prípade, ak trvá akcia mimo územia SR dlhšie ako 12 hodín, je možné poskytnúť stravné v cudzej mene vo výške určenej platnou vyhláškou/opatrením Ministerstva financií SR. Taktiež je možné okrem stravného poskytnúť aj vreckové, maximálne vo výške 40 % z hodnoty určeného stravného.
2/5
2. CESTOVNÉ a) Použitie súkromného motorového vozidla na služobnú cestu na základe cestovného príkazu je podmienené uzavretím dohody o použití súkromného motorového vozidla za stanovenú paušálnu náhradu (stanovenú zákonom, resp. dohodou podľa bodu 2d) tohto článku) a doložením dokladu o havarijnom poistení použitého motorového vozidla. b) Preplatiť náklady za použitie súkromného motorového vozidla vo výške sadzby základnej náhrady za každý 1 km jazdy je možné na základe odsúhlasenia štatutárnym zástupcom SŠZ, alebo schválenia na základe žiadosti vo VV SŠZ. V prípade schválenia patrí zúčtovateľovi sadzba základnej náhrady v zmysle všeobecne platných predpisov. c) V iných prípadoch než je uvedené v bodoch a), b) a d) bude poskytnutá úhrada za použitie súkromného motorového vozidla vo výške zodpovedajúcej cene cestovného hromadného dopravného prostriedku, a to nasledovne: - do 200 km tarifa za vlak II. triedy, - nad 200 km tarifa za vlak I. triedy s príplatkom IC, - tarify hromadnej autobusovej dopravy podľa ubehnutých km a príslušných sadzieb. d) V rámci úsporných opatrení SŠZ pri obsadení súkromného motorového vozidla sa stanovuje paušál vrátane ceny za PHM nasledovne: Obsadenie Jedna osoba dve a tri osoby viac ako 3 osoby
Sadzba 0,12 EUR/km 0,15 EUR/km 0,18 EUR/km
Sadzba 0,18 EUR/km sa stanovuje aj pri zahraničných cestách. Pri súčasnom prevoze osôb a materiálu je možné paušál zvýšiť o 0,03 EUR/km. Celková paušálna výška náhrady sa stanovuje odsúhlasením štatutárnym zástupcom SŠZ, resp. príslušným uznesením VV SŠZ.
III. Provízie Za získanie finančných prostriedkov pre hospodárenie SŠZ bude tento vyplácať poskytovateľom, resp. sprostredkovateľom províziu vo výške 25 % zo získanej sumy.
1.
2. Provízia bude vyplatená po nabehnutí prostriedkov na účet SŠZ.
IV. Externé služby a nákupy 1.
2.
Pri nákupoch materiálu, tovaru a služieb sú všetci členovia VV SŠZ a sekretariátu povinní postupovať maximálne hospodárne. Jednotlivé nákupy materiálu, tovaru a služieb je možné zabezpečovať len v súlade so zákonom č. 25/2006 Z. z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov v platnom znení. Pri zákazkách nízkej hodnoty (§ 102 Zákona o verejnom obstarávaní): a) postupom pre zákazky s nízkou hodnotou sa obstarávajú: 1.
tovary alebo služby, ak súčet predpokladaných hodnôt rovnakých druhov tovarov alebo služieb bez DPH je nižší ako 30 000,-- EUR v priebehu kalendárneho roka alebo počas platnosti zmluvy, ak sa zmluva uzatvára na dlhšie obdobie ako jeden kalendárny rok,
3/5
2.
stavebné práce, ktorých predpokladaná hodnota bez DPH je nižšia ako 120 000,-- EUR v priebehu kalendárneho roka alebo počas platnosti zmluvy, ak sa zmluva uzatvára na dlhšie obdobie ako jeden kalendárny rok,
b) pri verejnom obstarávaní postupom pre zákazku s nízkou hodnotou sa musí vykonať výber uchádzača na základe informácií o zákazke získaných prieskumom trhu; po vykonanej analýze, že vynaložené náklady na získanie zákazky sú primerané jej kvalite a cene môže SŠZ vybrať uchádzača bez výzvy viacerých uchádzačov a uzavrieť s ním zmluvu (spravidla, ak sa obstaráva zákazka, na ktorú uchádzač poskytuje záruku alebo servisné služby) alebo vystaviť objednávku na dodanie predmetnej zákazky, c) pre získavanie informácií o zákazke s nízkou hodnotou a najmä o jej cene a o možných uchádzačoch je možné použiť nasledovné spôsoby zisťovania: 1.
oslovenie podnikateľských subjektov (písomne, faxom, telefonicky, elektronicky) a vyžiadanie si ich cenovej ponuky, prípadne i ďalších parametrov ponuky,
2.
osobné rokovanie s vhodnými podnikateľskými subjektmi,
3.
z reklamných alebo obchodných katalógov podnikateľských subjektov,
4.
z internetových stránok podnikateľských subjektov a pod.,
d) z prieskumu trhu poverená osoba SŠZ spracuje záznam o vykonaní prieskumu trhu, e) SSŽ pri zákazke s nízkou hodnotou, v súlade s princípmi hospodárnosti a efektívnosti obstarávania (aby vynaložené náklady na obstarávanie boli primerané kvalite a cene zákazky) stanovuje finančný limit, pri ktorom nie je treba vykonávať prieskum trhu, a to pri obstarávaní zákazky, ktorej obstarávacia hodnota pri jednom nákupe je rovnaká alebo nižšia ako ďalej uvedené limity bez DPH: 1.
reštauračné a ubytovacie služby (služobné obedy, večere, raňajky a pod.) predovšetkým v prípade zahraničných partnerov - do výšky 180,-- EUR/os./deň,
2.
ostatné jednorazové nákupy tovarov (drobné nákupy a pod.) - do výšky 1 650,-- EUR,
3.
zabezpečenie výskumných a riešiteľských úloh - do výšky 3 300,-- EUR,
4.
zabezpečenie služieb súvisiacich s verejným obstarávaním - do výšky 1 200,-- EUR,
5.
zabezpečenie znaleckých posudkov - do výšky 3 300,-- EUR,
6.
zabezpečenie právnych alebo poradenských služieb - do výšky 3 300,-- EUR,
7.
zabezpečenie dopravných služieb na akciách reprezentácie ( letenky, hromadná doprava a pod.) - do výšky 10 000,-- EUR.
3.
V ostatných prípadoch je povinnosť vykonať prieskum trhu aspoň u troch dodávateľov a spracovať záznam o vykonaní prieskumu trhu.
4.
O vykonanom prieskume trhu je SŠZ povinný viesť a kontrole preukázať dokumentáciu, ktorá sa archivuje na sekretariáte. Rozsah dokumentácie je závislý od spôsobu vykonaného zisťovania informácií o danom predmete zákazky.
V. Evidencia dlhodobého hmotného majetku Dlhodobý hmotný majetok SŠZ eviduje v pomocnej Knihe DHM. Ako dlhodobý hmotný majetok od roku 2012 účtujeme hmotný majetok, ktorého obstarávacia cena je vyššia ako 1700,-- eur a prevádzkovotechnická funkcia dlhšia ako jeden rok. Súbor hnuteľných vecí nadobudnutých v rámci projektu Šach na školách (CIS) evidujeme pod spoločným názvom CIS 100 s pridaním roka obstarania k názvu. Súbor pozostáva zo zakúpených vecí a obstarávacích nákladov. Zaradenie do KP 2-38 s kódom 32.40.42 podľa ES č. 451/25008 je vykonané 4/5
s ohľadom na prevládajúcu vec – potreby na stolové a spoločenské hry. V súlade s kódom KP je súbor zaradený do 2. odpisovej skupiny s dobou odpisovania 6 rokov. Pre odpisovanie hmotného majetku použijeme rovnomerné odpisovanie hmotného majetku.
VI. Záverečné a prechodné ustanovenia 1. Táto smernica nadobúda platnosť a účinnosť dňom jej schválenia U08-09-2009 na VV SŠZ, t. j. 28. 11. 2009. Týmto dňom sa ruší doterajšia Smernica SŠZ pre ekonomiku a nakladanie s majetkom z 30. 03. 2007. Právne vzťahy založené pred nadobudnutím účinnosti tejto smernice sa riadia doterajšími predpismi. 2. Novelizácia smernice v čl. II. 2 písm. d) nadobudla platnosť dňom jej schválenia U09-05-2012 dňa 23. 06. 2012 a účinnosť dňom 01. 07. 2012. Právne vzťahy založené pred nadobudnutím účinnosti novely tejto smernice sa riadia doterajšími predpismi. 3. Novelizácia smernice v čl. V. a čl. VI. bod 3. Evidencia dlhodobého hmotného majetku nadobudla platnosť dňom jej schválenia U06-02-2013 dňa 13. 04. 2013 a účinnosť rokom 2012. Právne vzťahy založené pred nadobudnutím účinnosti novely tejto smernice sa riadia doterajšími predpismi.
Ing. Martin Huba prezident SŠZ
5/5
