RWO Data Manager – Leegstandsregister Werkwijze voor het aanvullen van de dossiers van leegstaande woningen en gebouwen die overgenomen werden uit de HOLV-databank. Auteur: Olivier Heyvaert – Departement RWO Datum: 08/04/2010 1. Inleiding ................................................................................................................................. 3 2. Overgenomen gegevens uit HOLV-databank ........................................................................ 4 2.1 Algemene dossiergegevens .............................................................................................. 4 2.1.1 Dossier ID .................................................................................................................. 4 2.1.2 Gemeentelijke code.................................................................................................... 4 2.1.3 Administratieve ligging ............................................................................................. 4 2.2 Details............................................................................................................................... 5 2.2.1 Vrijstellingen.............................................................................................................. 5 2.3 Ligging ............................................................................................................................. 5 2.3.1 Percelen...................................................................................................................... 5 2.3.1.1 Capakey............................................................................................................... 5 2.3.1.2 Administratieve ligging....................................................................................... 6 2.3.1.3 Deelgemeente ...................................................................................................... 6 2.3.1.4 Statistische sector ................................................................................................ 6 2.3.1.5 Gekoppelde contacten ......................................................................................... 6 2.4 Akte of attest .................................................................................................................... 6 2.4.1.1 Datum administratieve akte................................................................................. 6 2.4.1.2 Nummer administratieve akte ............................................................................. 6 3. Koppelen dossiergegevens aan geo-informatie...................................................................... 7 4. Aan te vullen velden in RWO Data Manager ........................................................................ 8 4.1 Algemene dossiergegevens .............................................................................................. 8 4.1.1 Gemeentelijke code.................................................................................................... 8 4.1.2 Administratieve ligging ............................................................................................. 8 4.2 Details............................................................................................................................... 8 4.2.1 Status.......................................................................................................................... 8 4.2.2 Datum schrapping ...................................................................................................... 8 4.2.3 Vrijstelling gewestelijke leegstandsheffing ............................................................... 8 4.2.4 Aanleidingen .............................................................................................................. 9 4.2.5 Vrijstellingen.............................................................................................................. 9 4.3 Contacten........................................................................................................................ 10 4.4 Ligging ........................................................................................................................... 10 4.4.1 Percelen.................................................................................................................... 10 4.4.1.1 Capakey............................................................................................................. 10 4.4.1.2 Administratieve ligging..................................................................................... 11 4.4.1.3 Gekoppelde contacten ....................................................................................... 11 4.4.2 Gebouwen ................................................................................................................ 11 4.4.2.1 Gebouw ID ........................................................................................................ 11
1
4.4.2.2 Administratieve ligging..................................................................................... 11 4.4.3 Entiteiten .................................................................................................................. 11 4.4.3.1 Administratieve ligging..................................................................................... 11 4.4.3.2 Entiteit ligging ID ............................................................................................. 12 4.4.3.3 Entiteit type ....................................................................................................... 12 4.5 Beroep ............................................................................................................................ 12 4.5.1 Datum....................................................................................................................... 12 4.5.2 Info ........................................................................................................................... 12 4.6 Berekeningen.................................................................................................................. 12 4.6.1 Bedrag van de gemeentelijke heffing ...................................................................... 12 4.7 Documenten ................................................................................................................... 12 5. Nieuw contact en administratieve ligging aanmaken........................................................... 13 5.1 Nieuw contact aanmaken................................................................................................ 13 5.2 Bestaand contact wijzigen .............................................................................................. 13 5.3 Nieuwe administratieve ligging aanmaken .................................................................... 13 5.4 Administratieve ligging wijzigen ................................................................................... 14
2
1. Inleiding Elk dossier van leegstaande woningen of gebouwen uit de HOLV-databank van WonenVlaanderen is overgenomen in de module leegstandsregister van de RWO Data Manager, met uitzondering van de woningen of gebouwen die door het Vlaams gewest geïnventariseerd zijn als ongeschikt en/of onbewoonbaar. Dit document is hoofdzakelijk bedoeld om de leegstandsdossiers overgenomen uit de HOLVdatabank correct te kunnen aanvullen. Voor meer specifieke informatie over de inhoud, formaten,… van de in te vullen velden kan het document ‘Technische richtlijnen voor de digitale uitwisseling van gegevens betreffende het leegstandsregister (Register van de leegstaande woningen en gebouwen’ gebruikt worden. Er is door het departement RWO getracht zo veel mogelijk gegevens van elk dossier uit de HOLV-databank te recupereren. Onderstaand wordt een overzicht gegeven van de overgenomen data uit HOLV en de door RWO reeds aangevulde velden, het koppelen van de gegevens aan geo-informatie (percelen en gebouwen) teneinde het leegstandsdossier te kunnen visualiseren, enige duiding bij de resterende in te vullen velden in de RWO Data Manager alsook de werkwijze om een nieuw contact en administratieve ligging aan te maken of een bestaand te wijzigen.
3
2. Overgenomen gegevens uit HOLV-databank In dit onderdeel volgt een korte bespreking van de gegevens die overgezet zijn uit de HOLVdatabank naar de module Leegstandsregister van de RWO Data Manager. De verschillende gegevens worden overlopen in de volgorde van de tabbladen zoals deze in de applicatie voorkomen. 2.1 Algemene dossiergegevens 2.1.1 Dossier ID
Het dossier ID in de RWO Data Manager komt overeen met de gebouwcode uit HOLV. De 10-cijferige code uit HOLV was samengesteld uit de NIS-code van de aanmaker van het dossier gevolgd door een volgnummer. Bij de dossiers aangemaakt door (een buitendienst van) Wonen-Vlaanderen is de NIS-code van de aanmaker in de RWO Data Manager vervangen door de NIS-code van de gemeente waarin de leegstaande woning of gebouw gelegen is. Het volgnummer is hetzelfde gebleven, met andere woorden aan de hand van dit volgnummer kan een specifiek dossier teruggevonden worden. NIS-code en volgnummer zijn in de RWO Data Manager gescheiden door een underscore. Vb.
De aanmaker van het dossier in HOLV was een gemeente: Gebouwcode HOLV: 1100100007 → dossier ID: 11001_00007 De aanmaker van het dossier in HOLV was Wonen-Vlaanderen: Gebouwcode HOLV: 1000004211 → dossier ID: 11005_04211
2.1.2 Gemeentelijke code
De gemeentelijke code is een optioneel veld waarmee elke gemeente de leegstandsdossiers aan de hand van een eigen codering kan terugvinden. Voorlopig is bij deze gemeentelijke code door RWO de gebouwcode uit HOLV ingevuld, weliswaar steeds met de NIS-code van de gemeente als eerste 5 cijfers. Vanzelfsprekend staat het de gemeente vrij deze code aan te passen. Vb.
De aanmaker van het dossier in HOLV was een gemeente: Gebouwcode HOLV: 1100100007 → gemeentelijke code: 1100100007 De aanmaker van het dossier in HOLV was Wonen-Vlaanderen: gemeentelijke code: 1100504211 Gebouwcode HOLV: 1000004211 →
2.1.3 Administratieve ligging
Aan de hand van het adres (straat, huisnummer, busnummer) uit HOLV is de administratieve ligging voor het leegstandsdossier samengesteld. Deze administratieve ligging van het dossier komt overeen met de administratieve ligging van het perceel (zie ook 2.4.1.2) waarop de leegstaande woning of gebouw gelegen is. Bij enkele dossiers was het adres uit HOLV echter niet duidelijk te bepalen, hiervoor moet dus nog een administratieve ligging worden ingegeven. Hoe deze administratieve ligging aan te maken wordt in hoofdstuk 5 beschreven.
4
2.2 Details 2.2.1 Vrijstellingen
Vrijstellingen uit HOLV zijn, na omzetting naar de vrijstellingen zoals beschreven in het decreet Grond- en Panden, aan de leegstandsdossiers gekoppeld. De meeste vrijstellingen uit het decreet komen één op één overeen met een vrijstelling volgens de regelgeving die gehanteerd werd in HOLV. Sommige vroegere vrijstellingen werden opgesplitst in twee aparte vrijstellingen in het decreet. Voor deze dossiers zijn dan ook twee vrijstellingen ingevuld in de RWO Data Manager. Vroegere vrijstellingen die niet meer in het decreet voorkwamen hebben de aanduiding ‘Vreemde oorzaak’ gekregen, deze moeten door de gemeente nog verder gespecificeerd worden in het opmerkingenveld in de RWO Data Manager. Wanneer van toepassing is ook de begin- en einddatum van elke vrijstelling overgenomen. Omzettingstabel vrijstellingen uit HOLV naar vrijstellingen voorgesteld in decreet Grond- en Panden: Vrijstellingen HOLV A1: Enige woning als hoofdverblijfplaats gebruikt A2: Verkrijger van zakelijk recht na overdracht A3: Onteigeningsplan A4: Monument, stads- of dorpsgezicht A5: Vernield of beschadigd door plotse ramp A6: Leegstand na renovatie A7: Te koop te huur tegen aanvaardbare marktvoorwaarden A8: Woning waarop sociaal beheer rust A9: Overmacht (beslissing commissie) B1: Renovatie B2: Verzegeling/Gerechtelijke procedure
Vrijstellingen RWO Data Manager 02000_00001 02000_00004 02000_00005 & 02000_00006 02000_00007 & 02000_00008 02000_00009 02000_00011 & 02000_00012 02000_00014 02000_00013 02000_00014 02000_00011 & 02000_00012 02000_00010
Gemeenten zijn niet verplicht de in het decreet Grond- en Panden aangehaalde vrijstellingen te gebruiken. Het staat elke gemeente vrij een eigen gemeentelijk leegstandsreglement op te maken en daarin eigen vrijstellingen te definiëren (zie ook 4.2.5) 2.3 Ligging Op het tabblad ‘ligging’ kan de aan het leegstandsdossier gekoppelde geo-informatie ingevuld worden. Een leegstaande woning of gebouw is steeds op een perceel gelegen, het perceel is dan ook een eerste ruimtelijke component die aan elk dossier moet gekoppeld worden. Momenteel zijn enkel de contouren van (kadastrale) gebouwen op kaart beschikbaar, gebouwen zijn dan ook de tweede ruimtelijke component bij een leegstandsdossier (zie hoofdstuk 3: Koppelen dossiergegevens aan geo-informatie). Gezien woningen niet op kaart gevisualiseerd kunnen worden (tenzij woning en gebouw samenvallen) is door RWO een derde alfanumerieke component gecreëerd, de entiteit. Voor elk van de componenten moet naast de (geografische) koppeling ook nog een aantal velden ingevuld worden. Onderstaand de velden die door RWO gerecupereerd zijn uit de HOLV-databank: 2.3.1 Percelen 2.3.1.1 Capakey
Het kadastrale perceelsnummer van het perceel waarop de leegstaande woning of gebouw staat. De CAPAKEY moet niet gewijzigd worden tenzij er een kadastrale samenvoeging van 5
percelen of een verkaveling gebeurd, RWO zorgt ook voor de jaarlijkse actualisatie van de kadastrale percelenkaart CADMAP. 2.3.1.2 Administratieve ligging
Aan de hand van het adres (straat, huisnummer, busnummer) uit HOLV is de administratieve ligging voor het perceel samengesteld. Deze administratieve ligging van het perceel komt overeen met de administratieve ligging van het leegstandsdossier (zie ook 2.1.3). Bij enkele percelen was het adres uit HOLV echter niet duidelijk te bepalen, hiervoor moet dus nog een administratieve ligging worden ingegeven. Hoe deze administratieve ligging aan te maken wordt in hoofdstuk 5 beschreven. 2.3.1.3 Deelgemeente
De NIS-code van de deelgemeente waar het leegstandsdossier zich situeert is een optioneel veld. Gemeenten die door de fusie van Belgische gemeenten hun zelfstandigheid verloren en deelgemeenten werden, verloren ook hun NIS-code. Per fusiegemeente bleef er maar één NIS-code over. Tegelijkertijd werd de opbouw van de codering van de NIS-sectoren aangepast. Er werd per deelgemeente een letter toegevoegd na de NIS-code van de fusiegemeente om aan te geven tot welke deelgemeente een bepaalde sector behoort, het is deze code die door RWO is ingevuld. 2.3.1.4 Statistische sector
De statistische sector is de kleinste territoriale basiseenheid, hoofdzakelijk in het leven geroepen voor statistische doeleinden. De code van de een statistische sector bestaat uit de NIS-code van de deelgemeente waartoe de sector behoort, gevolgd door een combinatie van 3 tekens die kunnen bestaan uit cijfers, letters en een koppelteken. RWO zorgt ook op geregelde tijdstippen voor de actualisatie van de kaartlaag met statistische sectoren. 2.3.1.5 Gekoppelde contacten
De houder van het zakelijk recht (volle eigendom) van de leegstaande woning of gebouw is uit HOLV overgenomen. Hoewel hier meerdere eigenaars mogelijk zijn werd in HOLV slecht één bijgehouden en is er ook maar één voorzien in de RWO Data Manager. Het is echter mogelijk hier meerdere contacten te koppelen. Een contact kan zowel een particulier persoon als een onderneming zijn. Een contact dat nog niet in de database zit moet wel eerst worden ingevoerd, er kan eveneens een domicilieadres aan een (bestaand) contact worden toegevoegd. Hoe dit contact aan te maken wordt in hoofdstuk 5 beschreven. 2.4 Akte of attest 2.4.1.1 Datum administratieve akte
De datum van de administratieve akte is voor alle uit HOLV overgenomen leegstandsdossiers ingevuld. 2.4.1.2 Nummer administratieve akte
Het nummer van de administratieve akte is voor alle uit HOLV overgenomen leegstandsdossiers ingevuld.
6
3. Koppelen dossiergegevens aan geo-informatie Een van de grootste toegevoegde waarden van de RWO Data Manager is de mogelijkheid om zowel aparte leegstandsdossiers als een totaaloverzicht van alle dossiers te visualiseren op een kaart. Om dit te realiseren moeten de alfanumerieke gegevens van elk dossier aan een perceel en in de meeste dossiers ook aan een gebouw gekoppeld worden. Om deze koppeling te realiseren voorziet RWO een zo recent mogelijke kadastrale percelen- en gebouwenkaart. De leegstandsdossiers uit HOLV zijn reeds voorzien van een koppeling met een perceel. Alfanumeriek wil dit zeggen dat er reeds een CAPAKEY ingevuld is voor het dossier, de geografische weergave hiervan kan bekeken worden door in een dossier op het tabblad ‘Ligging’ de knop met ‘Bewerk op kaart’ aan te klikken. Op het scherm dat vervolgens verschijnt, is links het kaartbeeld te zien en rechts de geselecteerde percelen en/of gebouwen. Het door RWO geselecteerde perceel licht op. Indien dit niet het correcte perceel zou zijn kan dit steeds verwijderd worden (door het aanklikken van het rode kruisje naast de CAPAKEY) en met behulp van de selectieknop (de witte pijl rechtsboven in de knoppenbalk) kan een nieuw perceel geselecteerd worden. Indien er binnen de contour van het gebouw op het perceel wordt geklikt zal ook dit gebouw in de selectie opgenomen worden.
In principe moet voor elk leegstandsdossier minstens één perceel en één gebouw aangeduid worden. Wanneer het om een leegstaand gebouw gaat volstaat het een perceel en gebouw te koppelen. Is er echter sprake van een leegstaande woning dan moet naast het perceel en een gebouw ook een (alfanumerieke) entiteit worden aangemaakt. Aan de hand van het al dan niet aanwezig zijn van een entiteit wordt door RWO het leegstandsregister opgesplitst in een register voor leegstaande woningen en een register voor leegstaande gebouwen (zoals voorgeschreven in het decreet Grond- en Pandenbeleid). De enige uitzondering waarbij geen gebouw moet geselecteerd worden is wanneer de leegstaande woning een caravan of dergelijk is (entiteitstype: niet-reglementaire woonfunctie). In dit geval hoeft enkel een perceel gekoppeld te worden en een (alfanumerieke) entiteit aangemaakt.
7
4. Aan te vullen velden in RWO Data Manager In dit onderdeel volgt een korte bespreking van de gegevens die, naast de aan te passen gegevens die overgenomen werden uit de HOLV-databank, nog moeten aangevuld worden in de module Leegstandsregister van de RWO Data Manager. De verschillende gegevens worden overlopen in de volgorde van de tabbladen zoals deze in de applicatie voorkomen. 4.1 Algemene dossiergegevens 4.1.1 Gemeentelijke code
De gemeentelijke code is een optioneel veld waarmee elke gemeente de leegstandsdossiers aan de hand van een eigen codering kan terugvinden. Voorlopig is bij deze gemeentelijke code door RWO de gebouwcode uit HOLV ingevuld, weliswaar steeds met de NIS-code van de gemeente als eerste 5 cijfers. Vanzelfsprekend staat het de gemeente vrij deze code aan te passen. 4.1.2 Administratieve ligging
Aan de hand van het adres (straat, huisnummer, busnummer) uit HOLV is de administratieve ligging voor het leegstandsdossier samengesteld. Deze administratieve ligging van het dossier komt overeen met de administratieve ligging van het perceel waarop de leegstaande woning of gebouw gelegen is. Bij enkele dossiers was het adres uit HOLV echter niet duidelijk te bepalen, hiervoor moet dus nog een administratieve ligging worden ingegeven. Ook wanneer deze administratieve ligging niet correct zou zijn moet deze nog worden aangepast. Indien de correcte administratieve ligging via het zoekvenster niet kan teruggevonden worden moet deze nieuw aangemaakt worden. Hoe dit in zijn werk gaat staat in hoofdstuk 5 beschreven. 4.2 Details 4.2.1 Status
Eén van de voorgedefinieerde statussen dient aangeduid te worden. Deze lijst is nietlimitatief, de vraag voor een bijkomende status mag dus steeds gesteld worden. Na overleg met Wonen-Vlaanderen beslist RWO of deze kan aanvaard worden en wordt de lijst al dan niet aangevuld. 4.2.2 Datum schrapping
Wanneer een woning of gebouw niet langer leegstaat wordt het dossier geschrapt. In dit geval moet de status van het dossier aangepast worden naar ‘Woning geschrapt’ en kan de datum van schrapping worden ingevuld. Geschrapte dossiers zullen wel nog in de lijst ‘Mijn dossiers’ voorkomen tenzij ze daar ook verwijderd worden. Geschrapte dossiers zijn ook nog zichtbaar op ‘Mijn kaart’, maar krijgen een anders gekleurde aanduiding dan de niet geschrapte dossiers. 4.2.3 Vrijstelling gewestelijke leegstandsheffing
Het Vlaamse Gewest is gemachtigd tot het heffen van een uitzonderlijke gewestelijke leegstandsheffing op gebouwen en woningen die zijn opgenomen in het leegstandsregister, in die gemeenten die voldoen aan de voorwaarden neergeschreven in artikel 3.2.27 van het decreet Grond- en Pandenbeleid. Wanneer deze uitzonderlijke gewestelijke vrijstelling niet geldt voor het leegstandsdossier moet dit vakje aangevinkt worden. 8
4.2.4 Aanleidingen
Hier moet de aanleiding tot opname van het leegstaande gebouw of woning worden ingevuld. Aangezien elke gemeente het recht heeft een eigen gemeentelijk leegstandsreglement op te maken met eigen regels voor opname op het leegstandsregister is hier door RWO geen lijst met mogelijkheden ter beschikking gesteld. 4.2.5 Vrijstellingen
Zoals reeds aangehaald in 2.2.1 zijn door RWO de vrijstellingen uit HOLV maximaal gerecupereerd in de RWO Data Manager. Indien de gemeente de vrijstellingen zoals voorgeschreven in het decreet Grond- en Pandenbeleid wenst te gebruiken, moeten de door RWO ingevulde vrijstellingen enkel gecontroleerd worden. Waar vrijstelling ‘De leegstand houdt aan door een vreemde oorzaak die de heffingsplichtige niet kan worden aangerekend – code 02000_00014’ is ingevuld dient deze ‘vreemde oorzaak’ wel nog verder gespecificeerd te worden in het opmerkingenveld bij de vrijstelling. Gemeenten zijn echter niet verplicht de in het decreet Grond- en Panden aangehaalde vrijstellingen te gebruiken. Het staat elke gemeente vrij een eigen gemeentelijk leegstandsreglement op te maken en daarin eigen vrijstellingen te definiëren. Deze kunnen aangemaakt worden door het ‘toevoegen’-icoontje aan te klikken naast het veld ‘categorie’. Hier moet dan een code bestaande uit de NIS-code van de gemeente en een volgnummer van 5 cijfers van elkaar gescheiden door een underscore (vb. 11111_00001) worden ingevuld, alsook de beschrijving van deze vrijstelling. Een belangrijke nuance hierbij is dat ofwel de vrijstellingen zoals voorgeschreven in het decreet ofwel de eigen gemeentelijke vrijstellingen van toepassing zijn, een mix van beide is niet mogelijk.
9
4.3 Contacten Op het tabblad ‘Contacten’ kan de gemeente aangeven welke persoon binnen de gemeente de leegstand heeft vastgesteld en wie het leegstandsdossier behandeld. Het invullen van deze gegevens is optioneel maar kan handig zijn wanneer meerdere personen binnen een gemeente werken rond de problematiek van leegstand. Voorlopig heeft RWO ervoor geopteerd slechts 2 verschillende rollen voor een gemeentelijk contact te voorzien. Deze lijst is echter nietlimitatief, de vraag voor een bijkomende rol mag dus steeds gesteld worden. Na intern overleg beslist RWO of deze kan aanvaard worden en wordt de lijst al dan niet aangevuld. Indien de correcte contactpersoon via het zoekvenster niet kan teruggevonden worden moet deze nieuw aangemaakt worden. Hoe dit in zijn werk gaat staat in hoofdstuk 5 beschreven. 4.4 Ligging 4.4.1 Percelen 4.4.1.1 Capakey
Het kadastrale perceelsnummer van het perceel waarop de leegstaande woning of gebouw staat. De CAPAKEY moet niet gewijzigd worden tenzij er een kadastrale samenvoeging van percelen of een verkaveling gebeurd, RWO zorgt ook voor de jaarlijkse actualisatie van de kadastrale percelenkaart CADMAP.
10
4.4.1.2 Administratieve ligging
Aan de hand van het adres (straat, huisnummer, busnummer) uit HOLV is de administratieve ligging voor het perceel samengesteld. Deze administratieve ligging van het perceel komt overeen met de administratieve ligging van het leegstandsdossier (zie ook 2.1.3). Bij enkele percelen was het adres uit HOLV echter niet duidelijk te bepalen, hiervoor moet dus nog een administratieve ligging worden ingegeven. Hoe deze administratieve ligging aan te maken wordt in hoofdstuk 5 beschreven. 4.4.1.3 Gekoppelde contacten
De houder van het zakelijk recht (volle eigendom) van de leegstaande woning of gebouw is uit HOLV overgenomen. Hoewel hier meerdere eigenaars mogelijk zijn werd in HOLV slecht één bijgehouden en is er ook maar één voorzien in de RWO Data Manager. Het is echter mogelijk hier meerdere contacten te koppelen. Een contact kan zowel een particulier persoon als een onderneming zijn. Een contact dat nog niet in de database zit moet wel eerst worden ingevoerd, er kan eveneens een domicilieadres aan een (bestaand) contact worden toegevoegd. Hoe dit contact aan te maken wordt in hoofdstuk 5 beschreven. 4.4.2 Gebouwen
Nadat een perceel en gebouw geografisch gekoppeld zijn aan een leegstandsdossier (zie hoofdstuk 3) kan hier meer informatie ingegeven worden in verband met het gebouw dat leegstaat of waartoe de leegstaande woning behoord. 4.4.2.1 Gebouw ID
Het gebouw ID wordt automatisch door de applicatie toegewezen. Dit ID is opgebouwd uit de NIS-code van de gemeente en een volgnummer, gescheiden door een underscore. (vb. 11111_00001). 4.4.2.2 Administratieve ligging
Aan de hand van het adres (straat, huisnummer, busnummer) uit HOLV is de administratieve ligging voor het gebouw samengesteld. Deze administratieve ligging van het gebouw komt overeen met de administratieve ligging van het leegstandsdossier (zie ook 2.1.3). Indien de aangegeven administratieve ligging niet correct zou zijn kan deze steeds gewijzigd worden. Komt de gezochte administratieve ligging nog niet voor in de databank dan moet deze nieuw aangemaakt worden. Hoe deze administratieve ligging aan te maken wordt in hoofdstuk 5 beschreven. 4.4.3 Entiteiten
Wanneer het dossier samengesteld is voor een leegstaande woning moet naast het geografisch koppelen van een perceel en gebouw ook een (alfanumerieke) entiteit worden aangemaakt. Deze entiteit geeft weer dat de leegstand van toepassing is op een woning die zich in het aangeduide gebouw bevindt. 4.4.3.1 Administratieve ligging
Aan een entiteit kan ook een administratieve ligging gekoppeld worden. Deze administratieve ligging kan dezelfde zijn dan deze voor het dossier, perceel en gebouw maar kan ook nog gedetailleerder zijn. Bijvoorbeeld voor een leegstaand appartement in een appartementsgebouw zal er nog een busnummer in de administratieve ligging moeten toegevoegd worden. In dit laatste geval zal dus ook een nieuwe administratieve ligging moeten aangemaakt worden. Hoe deze administratieve ligging aan te maken wordt in hoofdstuk 5 beschreven. 11
4.4.3.2 Entiteit ligging ID
Dit optionele veld is bedoeld om te verduidelijken waar de leegstaande entiteit zich precies situeert binnen het aangeduide gebouw. Deze code wordt opgebouwd uit het huisnummer, busnummer en een beschrijving van de ligging. Vb. 23_A_2de verdieping. 4.4.3.3 Entiteit type
Deze code werd ook reeds in de HOLV-databank gebruikt en geeft het subtype weer van de entiteit. De keuzelijst die hier door RWO wordt aangeboden is limitatief, bijkomende types worden dus niet geaccepteerd. Indien het type ‘Andere ruimte’ wordt gekozen moet dit nog verder gespecificeerd worden in het opmerkingenveld. 4.5 Beroep Indien er beroep aangetekend is tegen de opname van het leegstaande gebouw of woning op het leegstandsregister kan hier meer informatie gegeven worden. 4.5.1 Datum
Datum waarop het beroep tegen de opname van het leegstaande gebouw of woning op het leegstandsregister is ingediend. 4.5.2 Info
Hier kan nadere uitleg bij de het beroep tegen de opname van het leegstaande gebouw of woning op het leegstandsregister worden weergegeven. 4.6 Berekeningen 4.6.1 Bedrag van de gemeentelijke heffing
Indien er door de gemeente een heffing wordt toegepast op het leegstaande gebouw of woning kan hier het bedrag (in €) worden ingevuld. 4.7 Documenten Na het invullen van een naam en een categorie kan onder het tabblad ‘Documenten’ een document aan het leegstandsdossier worden toegevoegd. (bv. technisch verslag, bewijsstukken,…)
12
5. Nieuw contact en administratieve ligging aanmaken Uit de HOLV-databank zijn voor de meeste leegstandsdossiers minstens één contactpersoon (de houder zakelijk recht) en één administratieve ligging kunnen overgezet worden naar de RWO Data Manager. In sommige gevallen kan het noodzakelijk zijn deze gegevens te wijzigen of een nieuw contact of administratieve ligging aan te maken. 5.1 Nieuw contact aanmaken In de menustructuur van de module Leegstandsregister in de RWO Data Manager kan via ‘Administratie – Nieuw contact’ een contact worden aangemaakt. Er kan gekozen worden tussen een persoon of een onderneming als contact. Na het invullen van minstens alle verplichte velden (de velden waar een rood omcirkeld uitroepingsteken achter staat) kan het contact aan de databank toegevoegd worden. Vervolgens zal dit contact wel teruggevonden worden in het zoekvenster voor contacten in het dossier.
Aan een contact kan ook steeds een administratieve ligging worden gekoppeld (bv. domicilieadres). Indien deze administratieve ligging niet gevonden wordt in de databank moet ze eerst nog worden aangemaakt (zie ook 5.3). 5.2 Bestaand contact wijzigen In de menustructuur van de module Leegstandsregister in de RWO Data Manager kan via ‘Administratie – contact zoeken’ een contact gewijzigd worden. Eerst moet het contact opgezocht worden, eens teruggevonden kan via de knop ‘bewerken’ dit contact aangepast worden. Eens opgeslaan kan het vernieuwde contact teruggevonden worden in het zoekvenster voor contacten in het dossier. 5.3 Nieuwe administratieve ligging aanmaken In de menustructuur van de module Leegstandsregister in de RWO Data Manager kan via ‘Administratie – Nieuwe administratieve ligging’ een administratieve ligging worden
13
aangemaakt. Het aanmaken van een nieuwe administratieve ligging gebeurt standaard met behulp van CRAB (Centraal Referentieadressenbestand). Sommige adressen zijn (nog) niet opgenomen in CRAB, deze kunnen nog tekstueel aangemaakt worden. Na het invullen van minstens alle verplichte velden (de velden waar een rood omcirkeld uitroepingsteken achter staat) kan de administratieve ligging aan de databank toegevoegd worden. Vervolgens zal deze administratieve ligging wel teruggevonden worden in het zoekvenster voor administratieve ligging in het dossier.
5.4 Administratieve ligging wijzigen In de menustructuur van de module Leegstandsregister in de RWO Data Manager kan via ‘Administratie – Administratieve ligging zoeken’ een administratieve ligging gewijzigd worden. Eerst moet de administratieve ligging opgezocht worden, eens teruggevonden kan via de knop ‘bewerken’ deze administratieve ligging aangepast worden. Eens opgeslaan kan de vernieuwde administratieve ligging teruggevonden worden in het zoekvenster voor administratieve liggingen in het dossier.
14
