ROUTINE OUTCOME MONITORING: BEHANDELINHOUD EN ORGANISATIE KOMEN SAMEN! INLEIDING Dit artikel gaat in op Routine Outcome Monitoring (ROM). ROM betekent kort gezegd: het periodiek verzamelen van gegevens over de situatie van de cliënt die in behandeling is bij de GGz.
In dit artikel wil ik antwoord geven op drie vragen, namelijk: -
Wat is de stand van zaken rond de invoering en het gebruik van ROM in GGz Breburg?
-
Waar gaan de ontwikkelingen naar toe?
-
Waarin komen behandelinhoud en organisatie samen?
Alvorens ik in ga op deze twee vragen, besteed ik aandacht aan wat ROM is en hoe het bruikbaar is.
Het artikel schrijf ik vanuit mijn kennis en ervaringen als projectleider ROM met dit onderwerp. Vanuit mijn functie als senior beleidsmedewerker bij GGz Breburg is één van mijn taken om samen met betrokkenen ROM in te voeren en door te ontwikkelen. Vanaf begin 2007 ben ik hier mee bezig. Sindsdien is ROM een steeds actueler onderwerp in de GGz geworden. Zowel voor cliënten, behandelaars, het management, directie als voor de GGz sector. Daarnaast voor externe partijen, zoals zorgverzekeraars, overheid en Inspectie voor de Gezondheidszorg.
Vanwege de actualiteit van het onderwerp ROM, zowel in als buiten GGz Breburg, vind ik het gepast om juist aan dit themanummer van Metaforum een bijdrage te leveren. Mijn inziens heeft ROM zowel organisatorische als inhoudelijke invalshoeken die niet zonder elkaar kunnen!
1.
WAT IS ROM EN HOE IS HET BRUIKBAAR?
Routine Outcome Monitoring (ROM) is een vorm van uitkomstmeting in de GGz. Herhaling van deze metingen vindt plaats op vooraf geplande momenten. De eerste ROM meting brengt rond de start van de behandeling de aard en ernst van de klachten, het functioneren en/of de kwaliteit van leven van de cliënt in beeld. De vervolgmetingen, die periodiek tijdens en aan het einde van een behandelperiode plaatsvinden, zijn metingen die de veranderingen gedurende een behandeltraject laten zien. Hulpmiddel bij de uitvoering van ROM in GGz Breburg is het web based software programma Questmanager. Via dit programma zijn vragenlijsten digitaal af te nemen en is het mogelijk om op cliëntniveau direct de uitslagen te bekijken.
Gegevens uit ROM metingen zijn op verschillende manieren bruikbaar. De resultaten zijn nuttig voor diverse betrokkenen. De belangrijkste gebruikersgroepen zijn cliënten en hulpverleners. Gegevens uit ROM moeten als eerste stap bruikbaar zijn voor cliënt en behandelaar in een individueel behandeltraject. De cliënt krijgt, via de informatie uit ROM, meer inzicht in zijn of haar klachten en
1
de vooruitgang daarin. Dit zou de betrokkenheid bij en motivatie voor de behandeling moeten vergroten. De resultaten uit ROM ondersteunen de behandelaar bij het stellen van de diagnose, het bepalen van behandel insteek en het zo nodig tijdig bijsturen in het behandeltraject. Het toepassen van ROM levert direct inzicht in de actuele situatie van de cliënt, zowel bij aanvang als op evaluatiemomenten in de behandeling. Deze informatie is een hulpmiddel om de cliënt direct de juiste behandeling aan te bieden of op tijd te switchen naar een andere behandelvorm. Het al dan niet bijstellen van de behandeling is daarmee meer onderbouwd. Bovendien is het voor de cliënt en de organisatie effectief om direct en tijdig de juiste behandelvorm in te zetten.
Als tweede stap zijn uitkomstgegevens uit ROM op groepsniveau interessant, zowel in als buiten de organisatie. Via ROM ontstaat meer inzicht in het profiel van cliënten die instromen in de GGz. Ook ontstaat een beeld van de uitkomsten van verschillende typen behandelingen op het herstel van specifieke cliëntengroepen. Deze informatie is te gebruiken als feedback informatie voor zorgverleners en managers. Door hierover met elkaar in gesprek te gaan, ontstaat inzicht in wat wel en minder goed werkt in de behandeling. Op deze manier kunnen teams en organisaties van elkaar leren. Samen met actuele kennis en praktijkervaringen kunnen behandeltrajecten volgens de laatste inzichten bijgesteld worden. Aansluitend hierop zijn data uit ROM zeer interessant voor het beantwoorden van actuele vragen via wetenschappelijk onderzoek. Daarnaast is informatie over cliëntenprofielen en mate van herstel zeer bruikbaar in het gesprek met zorgverzekeraars over zorginkoop. Immers aangetoond kan worden wat de aard en ernst van de klachten is van cliëntengroepen bij start, tijdens en afsluiting van de behandeling. Tot slot zijn ROM gegevens bruikbaar voor externe verantwoording en benchmark. Uitspraken kunnen gedaan worden over de geleverde kwaliteit door de GGz sector. Resultaten uit organisaties zijn met elkaar te vergelijken, mits er op hoofdlijnen landelijke uniformiteit bestaat in de inhoud en de logistiek van ROM. Tot op heden zijn met ROM gegevens een aantal jaren de landelijke prestatie indicatoren uit Zichtbare Zorg over klachten, functioneren, zorgbehoefte en kwaliteit van leven beantwoord. De laatste tijd is het landelijke krachtenveld rond het benchmarken met ROM data erg in ontwikkeling. Meest actueel is de oprichting van een Trusted Third Party (een onafhankelijke stichting), die namens de GGz sector, cliënten en zorgverzekeraars een landelijke benchmark met ROM data opzet en uitvoert. GGz instellingen hebben ermee ingestemd om vanaf 2011 gegevens van in- en uitgangsmetingen aan te leveren.
2.
HOE STAAT HET MET ROM IN GGz BREBURG?
ROM wordt in GGz Breburg al enkele jaren toegepast. In de leeftijdsgroep volwassenen is ROM ingevoerd voor: Stemmings-, Angst en Somatoforme Stoornissen (SAS-teams en Kort & Krachtig), ADHD, persoonlijkheidsstoornissen (pilot), psychose/langdurige zorg en Dubbele Diagnose. ROM bij deze doelgroepen hebben gezorgd voor behoorlijk wat data die niet alleen op individueel niveau, maar ook op groepsniveau gebruikt
2
kunnen gaan worden. Voor de groepen bipolaire stoornissen, eetstoornissen en forensische psychiatrie is ROM in de oriëntatiefase. Voor de leeftijdsgroep Jeugd gaan ROM-metingen nog dit jaar van start en voor de doelgroep Senioren/Ouderen begint ROM in januari 2011.
Het afgelopen jaar is, samen met gebruikers en ICT-leverancier, gewerkt aan het ontwikkelen en invoeren van een nieuwe versie van Questmanager, die de uitvoering van ROM in de zorggroepen optimaal moet gaan ondersteunen. Deze nieuwe versie sluit aan bij een ‘toekomstbestendige’ ROM. Voordelen zijn onder andere dat meer mogelijkheden beschikbaar komen voor: het door cliënten (en naasten) digitaal thuis invullen van vragenlijsten, het invullen van lijsten door derden en het werken met vooraf ingerichte meettrajecten. Ook is met deze nieuwe versie een werkbare koppeling met het EPD beschikbaar gekomen.
Tot nu toe gebruikt GGz Breburg ROM-data vooral op cliëntniveau. De mate van gebruik op dit niveau verschilt per doelgroep en behandelaar. Inbedding van ROM in het logistieke proces rond de zorgpaden kan beter. Toch wordt ROM, op plekken waar het al enige tijd loopt, steeds meer gebruikt. Vooral als ROM gegevens laagdrempelig, op het juiste moment beschikbaar komen en behandelaars het nut inzien van het gebruik van de gegevens in de behandeling. Uit de praktijk blijkt dat cliënten de behandelaars vaak vragen om de uitslagen uit ROM. De uitdaging voor de komende tijd is om ROM naadloos te laten aansluiten op de evaluatie momenten in de zorgpaden. Afname van vragenlijsten moet dus op het juiste moment plaatsvinden. Hiervoor is ‘workflow’ ondersteuning vanuit het electronisch patiëntendossier (EPD) essentieel. Vervolgens zou niet alleen met de grenswaarde ziek/gezond en ‘reliable change’ gewerkt moeten worden, maar juist met voorspellingsmodellen. Zo’n model (of algoritme) moet per cliëntengroep en vragenlijst gaan aangeven, wat de verwachte voortgang of stabilisatie is. Als het resultaat minder goed is dan gangbaar, moet in de behandeling bijgestuurd worden.
Bewerking van data op groepsniveau vindt in GGz Breburg tot nu toe alleen op aanvraag en ad hoc plaats. Met ROM gegevens zijn bijvoorbeeld meerdere prestatie indicatoren over verandering in klachten, functioneren, zorgbehoefte en kwaliteit van leven beantwoord. Echter er zijn veel meer kansen om ROM data als feedback naar behandelteams en management te gebruiken. Ook kan de link tussen ROM en wetenschappelijk onderzoek geïntensiveerd worden. Immers voor diverse doelgroepen zijn via ROM al behoorlijk wat data beschikbaar.
Landelijke ontwikkelingen spelen hierin ook een rol. Dit omdat in de samenwerkingsverbanden SynQuest (volwassenen en ouderen) en ROMCKAP (jeugd) met andere GGz instellingen intensief wordt samengewerkt om de inhoud en het proces ROM op hoofdlijnen op elkaar af te stemmen. Hiermee kunnen data tussen instellingen met elkaar vergeleken worden. Na gezamenlijke analyse kan geleerd worden van elkaars resultaten, waardoor een verbetercyclus ontstaat. Ook zijn vanuit GGz Breburg en bovengenoemde samenwerkingsverbanden de ontwikkelingen op het gebied van de
3
externe verantwoording en het benchmarken intensief gevolgd. Het is natuurlijk erg belangrijk ervoor te zorgen dat de implementatie van ROM in de instellingen blijft aansluiten op landelijke kaders. De komende periode zal het voor de GGz-sector een uitdaging zijn om gegevens uit ROM daadwerkelijk vergelijkbaar te maken. ROM is in instellingen qua proces en inhoud namelijk verschillend ingevoerd.
3.
WAAR GAAT HET MET ROM NAAR TOE?
Het is vooral een uitdaging om de komende tijd te streven naar het optimaal benutten van de mogelijkheden uit ROM. Wat betekent dat? Mijn inziens is hierin een drietal speerpunten van belang: -
Optimaal gebruik van de ROM infrastructuur
-
Verbeterde inbedding van ROM
-
Regelmatig gebruik van ROM data op groepsniveau
De speerpunten licht ik hieronder nader toe. Je zult hierin lezen dat inhoudelijke en organisatorische invalshoeken samen komen.
Optimaal gebruik ROM infrastructuur: Onder ROM infrastructuur versta ik de logistieke ROM processen die ingevoerd zijn in de zorggroepen en het web based vragenlijst- en rapportage programma Questmanager. Deze infrastructuur kan dus nog beter gebruikt gaan worden. Hierbij denk ik in ieder geval aan: -
Screenen van cliënten via digitale vragenlijst(en) in de aanmeldfase, met als doel om cliënten zo goed mogelijk door te verwijzen.
-
Digitale afname van de Consumer Quality Index (CQI, meet klantervaringen in de zorg) via ROM. Hierbij gaat het zowel om de CQI kortdurende, ambulante zorg als de CQI voor de langdurige, klinische zorg. Naast inzicht in klachten, functioneren en/of kwaliteit van leven, moet het meten van cliënttevredenheid via ROM standaard onderdeel uit gaan maken van de evaluatie van de behandeling.
-
Samen met gebruikers en leverancier de nieuwe versie van Questmanager blijven doorontwikkelen aansluitend op de optimalisatie van ROM in de praktijk en gebruikerswensen.
Verbeterde inbedding van ROM: Door de inbedding van ROM in de zorgpaden (en teams) te verbeteren, gaan de uitslagen uit ROM beter gebruikt worden. Dit betekent dat ROM verder doorontwikkeld moet worden qua logistiek en inhoud. Hierbij zie ik de volgende speerpunten: -
ROM verder inbedden in de logistiek van de zorgpaden, zodat resultaten uit metingen op het juiste moment beschikbaar komen en beter gebruikt worden tijdens evaluatiemomenten. Workflow-ondersteuning vanuit het EPD is hierin een belangrijke randvoorwaarde.
-
Behalve het meten op het juiste moment, moeten voorspellingsmodellen (of algoritmes) ontwikkeld worden. Zoals eerder beschreven, geeft zo’n algoritme de verwachte
4
vooruitgang of stabilisatie per cliëntengroep en vragenlijst weer. Bij het tijdig meten, met geschikte vragenlijsten, ontstaat een beeld of de cliënt verbetert of stabiliseert volgens de verwachte lijn. Als dit niet zo is, kan bijgestuurd worden. -
ROM invoeren voor de doelgroepen waar dit nog niet gebeurd is. Doel is dat de grootste groep cliënten, in behandeling bij de GGz, ROM-metingen krijgt.
Regelmatig gebruik van ROM data op groepsniveau: Op geaggregeerd niveau kunnen ROM-data veel beter gebruikt worden. Voor het benutten van deze data zie ik de volgende kansen: -
Gestructureerde en gestandaardiseerde databewerking voor alle doelgroepen als vast onderdeel van de beleids- en verantwoordingscyclus van de organisatie. Feedback met ROM data op groepsniveau aan teams (management en behandelaren), zodat leer- en verbetercyclussen ontstaan en bijsturing kan plaatsvinden.
-
Niet alleen in de organisatie, maar ook in SynQuest en ROMCKAP samenwerkingsverbanden kunnen bevindingen uit data-analyse gedeeld worden, zodat breder geleerd wordt en met andere GGz organisaties verbetercyclussen ontstaan.
-
Gebruik ROM-data voor externe verantwoording en benchmark. Aanlevering voor prestatie indicatoren 2010 en aan Trusted Third Party in 2011 (landelijke doelstelling: 20% in- en uitgangsmetingen in 2011 tot 50% in 2014).
-
De ROM infrastructuur en verzamelde data meer benutten voor wetenschappelijk onderzoek.
CONCLUSIE Bij het optimaal benutten van ROM moet het gebruik in de behandeling voorop blijven staan. Het eerste belangrijke aandachtspunt hierbij is de verdere inbedding van ROM in zorgpaden, zodat de uitslagen op het juiste moment (voorafgaand aan een evaluatiemoment) beschikbaar zijn. Het tweede punt is het maken van de vertaalslag naar algoritmes, waardoor de resultaten ook op de goede manier geïnterpreteerd en gebruikt kunnen worden. Bij deze punten is ondersteuning door software (EPD en Questmanager) essentieel. Als voldaan is aan bovengenoemde aandachtspunten, kunnen cliënten en behandelaars in de praktijk meer met de resultaten uit ROM. Gevolg is dat de kwaliteit, effectiviteit en transparantie van de behandeling zowel op cliënt als organisatieniveau verbetert.
Ook regelmatige feedback met ROM gegevens op groepsniveau (teams, organisatie) met als doel van elkaar te leren, hoort bij het inzetten van ROM in de behandeling. Er ontstaat hiermee een verbetercyclus. Immers met deze gegevens kunnen professionals met elkaar in gesprek over wat wel en niet goed werkt in de behandeling van specifieke cliëntengroepen. Ook dit draagt bij aan optimalisatie van kwaliteit, effectiviteit en transparantie van behandeling op cliënt en organisatieniveau.
5
Het gebruik van ROM door hulpverleners op cliënt en groepsniveau is dus erg belangrijk, vanwege de bijdrage aan de kwaliteit, effectiviteit en transparantie van de behandeling. Zowel cliënt, behandelaar als de organisatie heeft hier voordeel van.
Als ROM is ingebed en in de praktijk goed wordt uitgevoerd; zijn de uitslagen uit ROM volledig genoeg om te gebruiken voor andere doeleinden, zoals externe verantwoording, benchmark en zorginkoop. De actualiteit is dat elke GGz-organisatie moet verantwoorden wat onze zorg oplevert. Er is dus een direct verband tussen de geleverde behandeling, ROM-uitslagen en de erkenning van de kwaliteit van de geleverde zorg door externe partijen (zorgverzekeraars, overheid, inspectie). Ook ontstaan regelmatig actuele inhoudelijke vragen die met ROM data via wetenschappelijk onderzoek beantwoord kunnen worden.
Kortom behandel inhoudelijke en organisatorische doelen komen samen in ROM. Door de mogelijkheden uit ROM optimaal te benutten, wordt voldaan aan beide invalshoeken: behandelinhoud én organisatie. Ze ‘bijten elkaar dus niet’, maar hebben elkaar in het thema ROM juist nodig. Een mooie uitdaging voor de komende jaren om met de doorontwikkeling en optimalisatie van ROM deze twee perspectieven nog dichter bij elkaar te brengen!
Drs. Margot (M.J.) Metz Senior beleidsmedewerker Innovatie & Kwaliteit GGz Breburg
[email protected]
6
