RISICOMANAGEMENT BIJ DE GEMEENTE MAASSLUIS, SCHIEDAM EN VLAARDINGEN

RISICOMANAGEMENT BIJ DE GEMEENTE MAASSLUIS, SCHIEDAM EN VLAARDINGEN Een vergelijkend onderzoek naar het managen van de risico’s bij de gemeente Maassluis, Schiedam en Vlaardingen

Ebru Inanbil, 336839 September 2012

Masterscriptie Ebru Inanbil

Risicomanagement

RISICOMANAGEMENT BIJ DE GEMEENTE MAASSLUIS, SCHIEDAM EN VLAARDINGEN Een vergelijkend onderzoek naar het managen van de risico’s bij de gemeente Maassluis, Schiedam en Vlaardingen

ERASMUS UNIVERSITEIT ROTTERDAM Faculteit der Sociale Wetenschappen Naam: Studentenummer:

Ebru Inanbil 336839

Begeleidend docent: Tweede lezer:

Dhr. Dr. H.L. (Henk) Klaassen Mevr. Dr. M.A. (Tilly) Beukenholdt

Discipline: Afstudeerdatum:

Master Publiek Management september 2012

1


Risicomanagement

Inhoudsopgave Voorwoord .........................................................................................................................................5 Samenvatting......................................................................................................................................6 1. Inleiding ..........................................................................................................................................8 1.1 Achtergrond van het onderzoek ................................................................................................8 1.2 Aanleiding van het onderzoek ...................................................................................................9 1.3 Probleemstelling ..................................................................................................................... 13 1.3.1 Doelstelling ...................................................................................................................... 13 1.3.2 Vraagstelling..................................................................................................................... 13 1.3.2.1 Hoofdvraag ................................................................................................................ 13 1.3.2.2 Onderzoeksvragen ..................................................................................................... 13 1.4 Afbakening .............................................................................................................................. 14 1.5 Relevantie ............................................................................................................................... 15 1.5.1 Wetenschappelijke relevantie........................................................................................... 15 1.5.2 Maatschappelijke relevantie ............................................................................................. 15 1.6 Methodologische opzet ........................................................................................................... 15 1.7 Opbouw scriptie ...................................................................................................................... 18 2. Risicomanagement in perspectief.................................................................................................. 19 2.1 Gemeentefinanciën ................................................................................................................. 19 2.1.1 Inkomsten ........................................................................................................................ 19 2.1.2 Uitgaven ........................................................................................................................... 20 2.1.3 De programmabegroting en –rekening ............................................................................. 21 2.2 Risico ...................................................................................................................................... 22 2.2.1 Definitie van het begrip risico ........................................................................................... 22 2.2.2 Definitie van risicomanagement ....................................................................................... 23 2.3 Wet- en regelgeving risicomanagement .................................................................................. 24 2.4 Belang risicomanagement voor gemeenten............................................................................. 28 2.5 Het risicomanagementproces .................................................................................................. 29 2.5.1 Inventariseren risico’s....................................................................................................... 31 2.5.2 Beoordelen risicoprofiel ................................................................................................... 31 2.5.3 Bepalen risicomanagementstrategie................................................................................. 32 2.5.4 Inrichten beheersingsprocessen ....................................................................................... 34 2.5.5 Monitoren ........................................................................................................................ 34 2.5.6 Continu verbeteren .......................................................................................................... 34 2


Risicomanagement

2.6 Conceptueel model ................................................................................................................. 35 2.7 Operationalisatie..................................................................................................................... 36 3. Risicomanagement binnen de gemeenten Maassluis, Schiedam en Vlaardingen ........................... 38 3.1 Risicomanagement gemeente Maassluis ................................................................................. 38 3.1.1 Risicomanagementproces ................................................................................................. 38 3.1.2 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden ....................................................................... 42 3.1.3 Beleid risicomanagement ................................................................................................. 43 3.1.4 Weerstandsvermogen ...................................................................................................... 44 3.1.5 Knelpunten risicomanagement ......................................................................................... 46 3.2 Risicomanagement gemeente Schiedam ................................................................................. 47 3.2.1 Risicomanagementproces ................................................................................................. 48 3.2.2 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden ....................................................................... 50 3.2.3 Beleid risicomanagement ................................................................................................. 50 3.2.4 Weerstandsvermogen ...................................................................................................... 51 3.2.5 Knelpunten risicomanagement ......................................................................................... 53 3.3 Risicomanagement gemeente Vlaardingen.............................................................................. 55 3.3.1 Risicomanagementproces ................................................................................................. 55 3.3.2 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden ....................................................................... 58 3.3.3 Beleid risicomanagement ................................................................................................. 58 3.3.4 Weerstandsvermogen ...................................................................................................... 58 3.3.5 Knelpunten risicomanagement ........................................................................................ 60 3.4 Vergelijking van bevindingen risicomanagement drie gemeenten............................................ 61 3.5 Conclusie................................................................................................................................. 66 4. Analyse ......................................................................................................................................... 69 4.1 Resultaten risicomanagement gemeente Maassluis ................................................................ 69 4.1.1 ERM ................................................................................................................................. 69 4.1.2 Inventariseren risico’s....................................................................................................... 70 4.1.3 Beoordelen risicoprofiel ................................................................................................... 71 4.1.4 Toepassen risicomanagementstrategie ............................................................................. 71 4.1.5 Inrichting beheersingsprocessen....................................................................................... 72 4.1.6 Monitoren ........................................................................................................................ 72 4.1.7 Continu verbeteren .......................................................................................................... 73 4.1.8 Conclusie .......................................................................................................................... 73 4.2 Resultaten risicomanagement gemeente Schiedam................................................................. 75 3


Risicomanagement

4.2.1 ERM ................................................................................................................................. 75 4.2.2 Inventariseren risico’s....................................................................................................... 75 4.2.3 Beoordelen risicoprofiel ................................................................................................... 75 4.2.4 Toepassen risicomanagementstrategie ............................................................................. 76 4.2.5 Inrichting beheersingsprocessen....................................................................................... 77 4.2.6 Monitoren ........................................................................................................................ 77 4.2.7 Continu verbeteren .......................................................................................................... 77 4.2.8 Conclusie .......................................................................................................................... 77 4.3 Resultaten risicomanagement gemeente Vlaardingen ............................................................. 80 4.3.1 ERM ................................................................................................................................. 80 4.3.2 Inventariseren risico’s....................................................................................................... 80 4.3.3 Beoordelen risicoprofiel ................................................................................................... 80 4.3.4 Toepassen risicomanagementstrategie ............................................................................. 81 4.3.5 Inrichting beheersingsprocessen....................................................................................... 82 4.3.6 Monitoren ........................................................................................................................ 82 4.3.7 Continu verbeteren .......................................................................................................... 82 4.3.8 Conclusie .......................................................................................................................... 82 4.4 Conclusie: Vergelijking analyse drie gemeenten. ......................................................................... 85 5. Conclusie en aanbevelingen .......................................................................................................... 87 5.1 Conclusie................................................................................................................................. 87 5.2 Aanbevelingen ........................................................................................................................ 90 Literatuurlijst .................................................................................................................................... 95 Bijlage............................................................................................................................................... 98 Bijlage 1 Interview binnen de gemeente Schiedam........................................................................ 98 Bijlage 2 Interview binnen de gemeente Maassluis ..................................................................... 103 Bijlage 3 Interview binnen de gemeente Vlaardingen .................................................................. 108 Bijlage 4 Toelichting volwassenheidscan risicomanagement volwassenheidsniveau .................... 113

4


Risicomanagement

Voorwoord Voor u ligt mijn masterscriptie, geschreven in het kader van de afronding van mijn masteropleiding bestuurskunde aan de Erasmus Universiteit te Rotterdam. Ondanks de vele moeilijkheden en tegenslagen vanwege mijn chronische ziekte gedurende mijn afstuderen, is het mij toch gelukt om mijn scriptie goed af te ronden. Dit is gelukt met mijn inzet, doorzettingsvermogen en mijn motto ‘’koste wat het kost’’. Ik ben dan ook trots op mezelf en tevreden met het uiteindelijke resultaat. Uiteraard was het mij niet gelukt om deze scriptie af te ronden zonder de hulp van een aantal personen. Ik wil hen graag bedanken voor hun hulp tijdens het afstuderen. Allereerst gaat mijn dank uit naar mijn scriptiebegeleider, de heer Klaassen, voor zijn inzet en begeleiding gedurende het gehele afstudeerproces. Ik wil hem bedanken voor de waardevolle adviezen en de vrijgemaakte tijd. Ook wil ik hem bedanken voor zijn steun en begrip om mijn gezondheidssituatie. Vervolgens wil ik mijn tweede lezer, mevrouw Beukenholdt, bedanken voor haar kritische en heldere opmerkingen, die hebben geleidt tot het afronden van dit onderzoeksrapport. De respondenten wil ik bedanken voor hun openheid, behulpzaamheid en medewerking voor mijn onderzoek. Mijn vrienden en vriendinnen wil ik bedanken voor hun gezelligheid en het samen lachen en huilen. Daarnaast wil ik een speciaal iemand, mevrouw Marja Kok-Delsman, bedanken voor haar aanmoediging en liefde. Dankjewel voor de fijne gesprekken, je moederlijke steun om mijn gezondheid en het wegvegen van mijn tranen. Ik zal je altijd meedragen in mijn hart. Tot slot wil ik mijn gezin, familie Inanbil, bedanken voor de eindeloze steun, geduld en motivatie die ik van ze heb mogen ontvangen tijdens deze periode. Bedankt voor het gestelde vertrouwen in mij. Geen enkel voorwoord biedt genoeg ruimte om uit te drukken hoe dankbaar ik jullie ben en hoeveel ik van jullie houd. Graag wil ik deze dankbetuiging afsluiten door u veel leesplezier toe te wensen. Rotterdam, augustus 2012 Ebru Inanbil

5


Risicomanagement

Samenvatting Talrijke gemeenten kampen met financiële tegenvallers waar geen reserves tegenover staan. Deze onvoorziene tegenvallers kunnen uiteenlopen van schade wegens brand tot forse tegenvallers van grondbedrijven. Indien de financiële tegenvallers niet gecompenseerd kunnen worden met de reserves van de gemeenten, wordt er gezocht naar andere maatregelen. Deze maatregelen worden door de gemeenten ook doorberekend naar de burgers, in de vorm van belastingverhoging bijvoorbeeld. De opgetreden risico’s hebben grote negatieve gevolgen voor gemeenten en de burger. Het beheersen van risico’s is zodoende één van de grootste uitdagingen geworden voor de publieke sector. Falende risicobeheersing kan van invloed zijn op het vertrouwen dat de burger stelt in de gemeente en haar bestuurders en op het belang dat de burger hecht aan een goedwerkende gemeente. Goed risicomanagement is een van de middelen waarmee een gemeente ervoor kan zorgen dat burgers kunnen vertrouwen op de gemeente en haar bestuurders. Risicomanagement is noodzakelijk, omdat gemeenten anders de kans lopen op grote verliezen. Naast de wettelijke verplichting die voortvloeit uit het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), is er ook aandacht voor risicomanagement vanuit de media. Risico’s kunnen consequenties hebben voor de financiële positie van de gemeente, maar ook op het imago van de overheid. In deze scriptie is onderzoek gedaan naar risicomanagement bij de gemeente Maassluis, Schiedam en Vlaardingen. De centrale doelstelling van dit onderzoek is het onderzoeken welke mogelijkheden er zijn tot het onderling leren van ervaringen inzake risicomanagement voor de drie waterweggemeenten

Maassluis,

Schiedam

en

Vlaardingen

om

zodoende

het

eigen

risicomanagement te verbeteren en het geven van aanbevelingen hoe het risicomanagement van de gemeenten verbeterd kan worden. Vanuit dit vertrekpunt is de volgende centrale vraagstelling gevormd: ‘’Hoe verhoudt het huidige risicomanagement van de gemeente Maassluis, Schiedam en Vlaardingen zich onderling tot elkaar, en in welke opzichten kunnen de drie gemeenten van elkaar leren?” De reden voor de keuze van vergelijking tussen deze drie gemeenten is doordat deze drie gemeenten samen een homogene groep vormen, vanwege dezelfde sociaal economische structuur, wat de vergelijkbaarheid van de resultaten beter mogelijk zal maken. Een andere reden is vanwege de ligging van de drie gemeenten in de waterweggebieden en de samenwerkingsverbanden tussen deze gemeenten op het gebied van bepaalde beleidsterreinen (o.a. WMO), waardoor deze (mogelijk) niet met een al te verschillende risicoproblematiek te kampen hebben.

6


Risicomanagement

De centrale vraagstelling heeft vorm gekregen door theoretische inzichten, welke bijeengebracht zijn in een conceptueel model. De concepten zijn vervolgens geoperationaliseerd, zodat deze begrippen toe te passen zijn in dit onderzoek. De analyse van dit onderzoek heeft plaatsgevonden aan de hand van een theoretisch concept, het risicomanagementprocesmodel ingericht als een regelkring waaraan een invulling gegeven is door Claassen (2009). Op basis van de centrale vraagstelling kan geconcludeerd worden dat er tussen de drie gemeenten onderling verschillen en overeenkomsten zijn inzake risicomanagement. Uit de analyse blijkt dat de drie gemeenten niet alle elementen uit het risicomanagementprocesmodel (volledig) toepassen binnen de eigen organisatie. Dit zijn verbeterpunten binnen de drie gemeenten. Om het huidige risicomanagement te verbeteren kunnen de drie gemeenten veel leren van elkaars werkwijze en methoden en technieken inzake risicomanagement. Op basis van de conclusie zijn een aantal aanbevelingen gegeven aan de drie gemeenten om het huidige risicomanagement te verbeteren:  Gemeente Schiedam: opstellen van een nota risicomanagement en het vierjaarlijks actualiseren daarvan.  Gemeente Vlaardingen: Vierjaarlijks actualiseren van de nota risicomanagement  Gemeente Schiedam en Vlaardingen: Maandelijkse overleggen tussen relevante medewerkers over de geïnventariseerde risico’s.  Gemeente Schiedam en Vlaardingen: duidelijke omschrijving geven aan de geïnventariseerde risico’s voor een gemeenschappelijke risicotaal.  Gemeente Schiedam en Vlaardingen: het verplicht opnemen van een risicoparagraaf in collegeadviezen en raadsvoorstellen met een groot financieel geldgevolg  Gemeente Maassluis, Schiedam en Vlaardingen: opleiding, cursus of een instructie in risicomanagement in het kader van het lage risicobewustzijn en passieve risicohouding  Gemeente Maassluis en Vlaardingen: het uitvoeren van een risicovolwassenheidscan  Gemeente Maassluis, Schiedam en Vlaardingen: het uitvoeren van een evaluatie op efficiency en effectiviteit van de genomen maatregelen tegen de risico’s (en de rapportage hiervan) en het structureel opnemen van deze stap in het risicomanagementproces.  Gemeente Maassluis, Schiedam en Vlaardingen: het aanpassen van het beleid aan de hand van de uitkomsten van de evaluatie van de effectiviteit en efficiency van de risicomaatregelen en het structureel opnemen van deze stap in het risicomanagementproces.  Gemeente Maassluis, Schiedam en Vlaardingen: het aanwijzen van een tweede risicomanagement coördinator binnen de gemeenten. 7


Risicomanagement

1. Inleiding In dit inleidende hoofdstuk van het rapport wordt ingegaan op de achtergrond van het onderzoek. Vervolgens wordt de probleemanalyse behandeld waarin de relevantie en de probleemstelling met daarin de doelstelling en vraagstelling van het onderzoek uiteen wordt gezet. Dit hoofdstuk wordt afgesloten met een opbouw van het rapport.

1.1 Achtergrond van het onderzoek

Persbericht Enschede in het rood ENSCHEDE-ENSCHEDE heeft 2011 financieel afgesloten met een tekort van vijf miljoen euro. Belangrijkste oorzaken: de gebiedsontwikkeling luchthaven. Incidentele tegenvallers heeft de gemeente moeten verwerken in de jaarrekening van 2011. Dan gaat het om de historische plankosten van 6,4 miljoen euro en een tekort op het aangepaste ontwikkelingsplan vooral door minder geplande woningbouw van 5,4 miljoen euro. Een andere forse tegenvaller in 2011 is een korting van het rijk op de sociale werkvoorziening van 2,2 miljoen. Andere forse tegenvallers zijn het eigen risico op de schade-uitkering van de brand van het gymlokaal aan de C. Trooststraat in Stadsveld van 250.000 euro en de afwikkeling van de claim van de bouwer van de TwentseWelle van 750.000 euro. Die tegenvallers kunnen de meevallers vooral door de lagere rente en enkele hogere uitkeringen uit het gemeentefonds niet compenseren. Om de jaarrekening te kunnen afsluiten moet 15,6 miljoen uit de reserves worden gehaald om alle uitgaven in 2011 te kunnen afdekken. Het gevolg is dat de reserve-positie is gedaald tot het minimale niveau dat de gemeente zelf nog verantwoord vindt. Daar komt de zorg over de positie van het grondbedrijf bij dat ondanks diverse maatregelen een negatieve reserve laat zien van 2,7 miljoen euro. Uit: De Twentsche Courant Tubantie (19 april 2012) Figuur 1.

Bovenstaand persbericht (figuur 1) is een voorbeeld van een veel voorkomende situatie van risico’s bij gemeenten. Talrijke gemeenten kampen met financiële tegenvallers waar geen reserves tegenover staan. Deze onvoorziene tegenvallers kunnen uiteenlopen van schade wegens brand tot forse tegenvallers van grondbedrijven. Indien de financiële tegenvallers niet gecompenseerd kunnen worden met de reserves van de gemeenten, wordt er gezocht naar andere maatregelen. Deze maatregelen worden door de gemeenten ook doorberekend naar de burgers, in de vorm van belastingverhoging bijvoorbeeld. De opgetreden risico’s hebben grote negatieve gevolgen voor gemeenten en de burger.

8


Risicomanagement

De veranderende omgeving waarin gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen zich bevinden leidt er onder meer toe dat zij met diverse risico’s worden geconfronteerd. Het besef is ontstaan dat de financiële verslaggeving die met name gericht is op het verleden en de stand van zaken op het moment van het opmaken van het jaarverslag, de maatschappij onvoldoende informatie verschaft. Als gevolg van de boekhoudschandalen, nieuwe weten regelgeving, economische onrust en het falen van toezicht heeft het beheersen van risico’s een hoge prioriteit gekregen. Het beheersen van risico’s is zodoende één van de grootste uitdagingen geworden voor de publieke sector. De laatste jaren zijn namelijk bij de overheid grote risico’s opgetreden, zoals de 'tramtunnel in Den Haag', 'de forse overschrijdingen bij de bouw van 's lands grootste parkeergarage in Enschede', 'de garantstelling van de gemeente Rotterdam (Havenbedrijf)’ en 'het risico die de gemeente Amsterdam loopt in de (hoge) financiering van de Noord-Zuidlijn ‘(Haisma & Boorsma, 2005). De schade voor gemeenten, wegens de verliezen door de teloorgang van de IJslandse bank Landsbanki, loopt op tot zestig miljoen. Financiële schandalen hebben de (financiële) wereld de afgelopen jaren op haar grondvesten doen schudden. Deze schandalen waren het gevolg van het tekortschieten van interne beheersingsystemen en het falen van toezichthoudende interne en externe instanties (Claassen, 2009: 29). In het bedrijfsleven geldt dat bedrijven die hun risico’s niet goed beheersen, op termijn gedoemd zijn te verdwijnen. Overheidsorganisaties lopen dat risico (continuïteit) in de regel niet. Ze lopen echter wel het gevaar hun legitimiteit en vertrouwen bij de burger te verliezen. Falende risicobeheersing kan van invloed zijn op het vertrouwen dat de burger stelt in de gemeente en haar bestuurders en op het belang dat de burger hecht aan een goedwerkende gemeente. Goed risicomanagement is een van de middelen waarmee een gemeente ervoor kan zorgen dat burgers kunnen vertrouwen op de gemeente en haar bestuurders. De burger vraagt om een transparante, klantgerichte en efficiënte (semi)overheid.

1.2 Aanleiding van het onderzoek De meeste Nederlandse gemeenten zijn met risicomanagement begonnen vanwege de verplichting vanuit de Comptabiliteitsvoorschriften 1995, waarbij het bestuur van een gemeente verplicht werd om een risicoparagraaf in hun begroting op te nemen en een toelichting te geven op de voorzienbare risico’s van de gemeente.

9


Risicomanagement

In 1995 is het Besluit comptabiliteitsvoorschriften 1995 (CV 95) in werking getreden. Dit besluit verving zowel het Besluit provinciale comptabiliteitsvoorschriften 1979 als het Besluit gemeentelijke comptabiliteitsvoorschriften 1982. De aanleiding voor herziening van deze twee besluiten tot de CV 95 was de complete herziening van de Provinciewet en Gemeentewet. Deze aanleiding is aangegrepen om één besluit te maken, in plaats van twee. Ook is in de CV 95 het stelsel van baten en lasten verder ontwikkeld, ten opzichte van het Besluit

provinciale

comptabiliteitsvoorschriften

1979

en

het

Besluit

gemeentelijke

comptabiliteitsvoorschriften 1982 (BBV, 2003). Bij de voorbereiding van de CV 95 werden drie uitgangspunten geformuleerd: 1. de te verstrekken informatie in de begroting en jaarstukken dient aan algemeen aanvaarde kwaliteitseisen te voldoen, zoals juistheid, betrouwbaarheid, volledigheid en relevantie. 2. titel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (Boek 2 BW) fungeert als leidraad, tenzij de eigenheid van provincies en gemeenten het niet toelaat. Door boek 2 BW als referentiekader te gebruiken krijgen bedrijfseconomische principes een meer prominente plek in de regelgeving. 3. het democratisch beginsel in combinatie met het beginsel van autonomie. Bij de voorschriften is steeds gekeken in hoeverre deze beginselen het voorschrijven van regels noodzakelijk maken (BBV, 2003). Met ingang van 2004 is het Besluit comptabiliteitsvoorschriften 1995 vervangen door het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Met ingang van 1 januari 2004 werden gemeenten verplicht gesteld tot het maken van een paragraaf weerstandsvermogen in de programmabegroting en de jaarrekening, en een analyse van het weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen van een gemeente geeft aan hoe sterk de gemeentelijke begroting is om substantiële tegenvallers op te vangen. De reden voor de wettelijke verplichting is de toename van risico’s op zowel rijks- als op gemeenteniveau. Oorzaken voor de toename van risico’s zijn de veranderende weten regelgeving, toename van het aantal complexe projecten en een steeds kritischer houding van het rijk, burgers en andere belanghebbenden (primonederland, 2012). De invoering van de verplichte risicoparagraaf in de Comptabiliteitsvoorschriften 1995 was dan ook de eerste stap die gezet werd naar een betere bewustwording bij de decentrale overheden van de risico’s die zij lopen bij hun doen en laten.

10


Risicomanagement

Risicomanagement is noodzakelijk, omdat gemeenten anders de kans lopen op grote verliezen. Gebeurtenissen van de laatste jaren laten zien hoe belangrijk het is dat bekend is hoe de gemeente er voor staat wat betreft de risico’s en het weerstandsvermogen. Naast de wettelijke verplichting die voortvloeit uit het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV), is er ook aandacht voor risicomanagement vanuit de media. Risico’s kunnen consequenties hebben voor de financiële positie van de gemeente, maar ook op het imago van de overheid. Onderstaand figuur (2), waarin drie afzonderlijke persberichten samen weergegeven worden, geeft een voorgekomen tegenvaller weer bij de gemeenten Maassluis, Schiedam en Vlaardingen. Een mogelijke maatregel voor het opvangen van deze financiële tegenvallers, is het verhogen van de belastingtarieven. Om als gemeente met minder zware maatregelen te kunnen volstaan, is het voor alle gemeenten van belang om goed risicomanagement te voeren. Zo is het voeren van goed risicomanagement ook van belang voor de gemeente Maassluis, Schiedam en Vlaardingen.

Persberichten Schiedam fors in de rode cijfers SCHIEDAM- Schiedam verkeert financieel in zwaar weer. De gemeente kampt met een tekort van 81 miljoen euro. Gerekend was op een min van dertig miljoen. Het tekort valt dus 51 miljoen euro hoger uit. Dat het extra tekort zo exorbitant hoog is, daar hadden de Schiedamse bestuurders niet op gerekend. ‘’We zijn er erg van geschrokken,’’ erkende wethouder Menno Siljee (financien) gisteren. Uit: Algemeen Dagblad (19 maart 2009)

Maassluis 1,6 miljoen in de min MAASSLUIS - De jaarrekening van de gemeente Maassluis laat voor 2008 een negatief resultaat zien van ruim 1,6 miljoen euro. Belangrijkste reden voor de financiële tegenvaller is de forse waardedaling van gronden die Maassluis recent uit strategisch oogpunt aankocht. De waardedaling betreft 1,9 miljoen euro. Uit: Algemeen Dagblad (14 juni 2009)

Boekjaar 2011 desastreus voor de gemeente De jaarstukken over 2011 van de gemeente Vlaardingen laten een tekort zien van 10,3 miljoen euro. Dat komt vooral door verliesgevende grondexploitaties (8,7 miljoen). Het tekort is 2 miljoen minder dan gedacht door de extra hoge opbrengst van de parkeergarages, die voor rond 8 miljoen zijn overgedaan aan BKS Parking in Scheveningen.

11


Risicomanagement

Uit: IKV Ondernemend Vlaardingen (2012) Figuur 2.

Het managen van risico’s is op dit moment nog een zwakke plek binnen de gemeente Maassluis, Schiedam en Vlaardingen. De bovenstaande persberichten in figuur 2 zijn hier een illustratie van. Hoe beter risico’s gemanaged worden, hoe lager het weerstandsvermogen (meer vrije ruimte). Een mogelijk antwoord op de behoefte van de drie gemeente Maassluis, Schiedam en Vlaardingen kan worden gevonden in elkaars ervaringen inzake risicomanagement. Een belangrijke vraag is op welke wijze de gemeente Maassluis, Schiedam en Vlaardingen gebruik kunnen maken van elkaars methoden en technieken inzake risicomanagement. Het is van belang om te onderzoeken welke mogelijkheden er zijn tot het onderling leren van ervaringen inzake risicomanagement voor de drie gemeenten om zodoende het eigen risicomanagement te verbeteren. Naar aanleiding hiervan dringt de vraag op hoe het huidige risicomanagement van de drie gemeenten zich onderling verhoudt, en in welke opzichten de drie gemeenten van elkaar zouden kunnen leren. De reden voor de keuze van vergelijking tussen deze drie gemeenten is doordat deze drie gemeenten samen een homogene groep vormen, vanwege dezelfde sociaal economische structuur, wat de vergelijkbaarheid van de resultaten beter mogelijk zal maken. Een andere reden is vanwege de ligging van de drie gemeenten in de waterweggebieden en de samenwerkingsverbanden tussen deze gemeenten op het gebied van bepaalde beleidsterreinen (o.a. WMO), waardoor deze (mogelijk) niet met een al te verschillende risicoproblematiek te kampen hebben. De voor dit onderzoek van belang zijnde begrippen worden in hoofdstuk 2 van het rapport gedefinieerd. In dit inleidende hoofdstuk volstaat het om de begrippen risico en risicomanagement te definiëren: “Een risico is de kans van het optreden van een gebeurtenis met een negatief gevolg voor de gemeente” (gemeente Maassluis, nota Risicomanagement, p. 6).

“Risicomanagement is het nemen van beslissingen die gericht zijn op het voorkomen of minimaliseren van de nadelige effecten die het optreden van risico’s met zich mee kunnen brengen” (Haisma, 2003).

12


Risicomanagement

1.3 Probleemstelling 1.3.1 Doelstelling Onderzocht zal worden op welke wijze de drie gemeente Maassluis, Schiedam en Vlaardingen gebruik kunnen maken van elkaars methoden en technieken inzake risicomanagement. Het doel is het onderzoeken welke mogelijkheden er zijn tot het onderling leren van ervaringen inzake risicomanagement voor de drie gemeenten om zodoende het eigen risicomanagement te verbeteren. Uiteindelijk doel is het geven van aanbevelingen om het risicomanagement van de gemeenten te verbeteren.

1.3.2 Vraagstelling De beschreven doelstelling (paragraaf 1.3.1) wordt bereikt door een antwoord te geven op een centrale vraagstelling. Om de centrale vraagstelling te kunnen beantwoorden, moet er een antwoord gegeven worden op een aantal onderzoeksvragen (deelvragen).

1.3.2.1 Hoofdvraag De centrale vraagstelling van dit onderzoek luidt:

“ Hoe verhoudt het huidige risicomanagement van de gemeente Maassluis, Schiedam en Vlaardingen zich onderling tot elkaar, en in welke opzichten kunnen de drie gemeenten van elkaar leren?”

1.3.2.2 Onderzoeksvragen Aan de centrale vraagstelling zijn enkele deelvragen gekoppeld. De eerste deelvraag richt zich op de theorie omtrent risicomanagement. De laatste vijf deelvragen hierna richten zich op de empirie. Om de centrale vraagstelling goed te kunnen beantwoorden is het allereerst van belang te weten wat risicomanagement inhoudt en waarom het voor gemeenten belangrijk is een goed beleid te voeren op dit gebied.

De eerste (theoretische) onderzoeksvraag luidt dan ook als volgt; 1. Wat is risicomanagement en waarom is het van belang voor gemeenten? 13


Risicomanagement

Om aanbevelingen te kunnen geven aan de gemeenten in welke opzicht zij van de nabij liggende gemeenten kunnen leren, is het van belang te weten wat zij op dit moment aan risicomanagement doen. Door te onderzoeken wat het informatiegehalte van risicomanagement is en wat het gepercipieerde nut daarvan is binnen de gemeenten, zal er antwoord gegeven worden op de vraag in welk opzichten de drie gemeenten van elkaar kunnen leren. De volgende onderzoeksvragen luiden: 2. Welke informatie wordt er behaald met risicomanagement binnen de gemeente Maassluis en wat is daar de perceptie van?

3. Welke informatie wordt er behaald met risicomanagement binnen de gemeente Schiedam en wat is daar de perceptie van?

4. Welke informatie wordt er behaald met risicomanagement binnen de gemeente Vlaardingen en wat is daar de perceptie van? Om een antwoord te kunnen geven op de centrale vraagstelling is het van belang om de verschillende percepties inzake risicomanagement van de drie gemeenten met elkaar te vergelijken en te concluderen welke de beste is. Op basis hiervan kunnen er aanbevelingen worden voorgesteld om het risicomanagement binnen de drie gemeenten te verbeteren. 5. Hoe zijn die verschillende percepties met elkaar te vergelijken en wat is de beste?

6. Welke aanbevelingen kunnen op basis van die vergelijking worden voorgesteld om het risicomanagement binnen de drie gemeenten te verbeteren?

1.4 Afbakening Risico’s zijn op vele verschillende manieren in te delen. Wanneer in dit onderzoek wordt gesproken over het managen van risico’s, worden daarmee alle soorten risico’s bedoeld. Een onderscheid in risico’s is in dit onderzoek niet van toepassing. Tevens wordt er ook niet inhoudelijk ingegaan op de risico’s.

14


Risicomanagement

1.5 Relevantie Volgens Van Thiel (2007: 21-22) kan een onderzoek bijdragen aan twee aspecten van relevantie namelijk: De wetenschappelijke relevantie en de maatschappelijke relevantie. 1.5.1 Wetenschappelijke relevantie Dit onderzoek richt zich op het beheersen van risico’s door het verbeteren van het huidige risicomanagement bij de gemeente Maassluis, Schiedam en Vlaardingen. Binnen de bestaande literatuur zijn er weinig theorieën beschikbaar gericht op het beheersen van risico’s bij de publieke sector, specifiek de gemeenten. De meest bestaande literatuur over risicomanagement bij gemeenten gaan vaak over de invulling van de risicoparagraaf bij gemeenten. Een onderzoek hiernaar heeft plaatsgevonden door Boorsma, Haisma en Molenaar (2004). Hier is onderzocht hoe gemeenten invulling geven aan de wettelijke verplichting en in hoeverre de praktijk spoort met diezelfde theorie. Echter ontbreekt het naar een onderzoek van beheersen van risico’s door gemeenten. Met dit onderzoek wordt daarom getracht om nieuwe en relevante kennis toe te voegen aan het wetenschapsveld over risicomanagement bij gemeenten. 1.5.2 Maatschappelijke relevantie Met de maatschappelijke relevantie van een onderzoek wordt bedoeld een positieve bijdrage leveren aan een maatschappelijke problematiek (Van Thiel, 2007: 21-22). Maatschappelijke relevantie van dit onderzoek is het leveren van bijdrage aan de huidige problematiek inzake risicomanagement bij de gemeente Maassluis, Schiedam en Vlaardingen. Risico’s hebben immers zowel direct als indirect gevolgen voor burgers en de samenleving. Dit zal worden gedaan door het onderzoeken hoe het huidige risicomanagement van de drie gemeenten Maassluis, Schiedam en Vlaardingen zich onderling verhouden, en in welke opzichten de drie gemeenten van elkaar zouden kunnen leren.

1.6 Methodologische opzet Dit onderzoek is deductief van aard, omdat voor dit onderzoek gebruikt wordt gemaakt van bestaande theorieën over risicomanagement (Van Thiel, 2010:34). Voor dit onderzoek is gekozen voor de onderzoekstrategie ‘’bestaand materiaal’’. Gebruik zal worden gemaakt van gegevens die reeds door anderen zijn geproduceerd of verzameld (Van Thiel, 2007:115). De onderzoeksresultaten moeten aanbevelingen geven ter verbetering van het risicomanagement bij de gemeente Maassluis, Schiedam en Vlaardingen. De reden voor de gekozen strategie is dat er voldoende bestaand materiaal aanwezig is ter gebruik voor dit onderzoek, zoals: nota risicomanagement, rapporten en jaarverslagen (jaarrekeningen en begrotingen). Het doel is door middel van bestaand materiaal zoveel mogelijk beschikbare informatie te verzamelen. 15


Risicomanagement

Bestaand materiaal kan zowel primair als secundair materiaal betreffen. In dit onderzoek gaat het om primair materiaal, de onderzoeksinformatie die de onderzoeker zelf verzamelt (Van Thiel, 2007:115). De eerste onderzoeksmethode voor dit onderzoek is een documenten/inhoudsanalyse. De inhoudsanalyse van dit onderzoek is gebaseerd op zowel het theoretische kader (hoofdstuk 2) als documenten die van de drie gemeenten verkregen zullen worden: documentenonderzoek (bestaand materiaal), nota risicomanagement en de jaarstukken (jaarrekening en begroting, de paragraaf weerstandsvermogen). Wegens de wettelijke verplichting van gemeenten inzake risicomanagement is er voldoende materiaal beschikbaar ter analyse voor dit onderzoek. Door gebruikte te maken van de inhoudsanalyse wordt getracht belangrijke informatie te verzamelen, welke uiteindelijk zal leiden tot de beantwoording van de centrale vraagstelling. De tweede onderzoeksmethode welk voor dit onderzoek gebruikt is, zijn de interviews. Het nemen van interviews zorgt voor meer verdieping en duidelijkheid over de onderzoekseenheden, door het stellen van aanvullende vragen aan respondenten. Om uiteindelijk aanbevelingen te kunnen geven aan de gemeenten ter verbetering van het risicomanagement, is het van belang om het huidige risicomanagement en de eventuele knelpunten daarbij goed te analyseren. Dit heeft dan ook plaatsgevonden door het nemen van interviews met de contactpersonen van risicomanagement binnen de drie gemeenten. Er bestaan verschillende vormen van interviews: open interview (ongestructureerde interview) en semigestructureerde interview. Voor dit onderzoek is gebruik gemaakt van het semigestructureerde interview, een gesprek aan de hand van een aantal voor geformuleerde vragen die de aan de respondenten is gesteld. De gehouden interviews met de respondenten zijn te raadplegen in de bijlagen van dit rapport. De interviewvragen zijn uit de probleemstelling en de theorie voor risicomanagement afgeleid. Met deze manier van interviewen zijn de gesprekken zoveel mogelijk geleid volgens de vragenlijst, om gerichte antwoorden te krijgen over risicomanagement bij de gemeenten. Door het analyseren van bestaand materiaal van de gemeenten en de genomen interviews zijn de drie empirische deelvragen beantwoord in hoofdstuk 3.

Voor- en nadelen onderzoeksmethoden Bestaand materiaal is een geschikte onderzoeksmethode vanwege het voordeel van lage kosten. Het onderzoeksmateriaal is reeds al geproduceerd en kan door de onderzoeker gebruikt worden voor het onderzoek. Een ander voordeel voor de onderzoeker is de onafhankelijkheid van anderen. Bestaand 16


Risicomanagement

materiaal is namelijk al ontwikkeld, gepubliceerd en openbaar gesteld, waardoor de toegang tot dat materiaal geen afhankelijkheid van anderen met zich meebrengt. Tegelijkertijd heeft het gebruik van bestaand materiaal als nadeel de factor tijd. Het materiaal is namelijk niet voor hetzelfde doel geproduceerd, waardoor het materiaal geselecteerd moet worden voor het gebruik voor onderzoek. Het semigestructureerd interview heeft als voordeel dat het gesprek gestuurd wordt door de onderzoeker naar het geven van de juiste (relevante) antwoorden. Een ander voordeel is dat tijdens het nemen van de interviews de vragen aangepast kunnen worden en daarmee geanticipeerd kan worden op de situatie. Bij deze vorm van interview bestaat er ook de mogelijkheid om aanvullende vragen te stellen tijdens het interview om een gegeven antwoord beter te begrijpen (van Thiel, 2007:106). Ten slotte creëert deze vorm van interview ook een relatie met de respondent waarbij er ruimte ontstaat voor meer openheid en eerlijkheid met betrekking tot het onderwerp. Tegelijkertijd brengt een semigestructureerd interview ook nadelen met zich mee. De respondenten kunnen namelijk sociaal wenselijke antwoorden geven, vanwege de beelden die zij hebben over de context van het onderzoek. Dit is voorkomen door het geven van uitleg over het doel en rapportagevorm van het onderzoek aan de respondenten en aanvullende vragen te stellen.

Uitvoering van de interviews Voor dit onderzoek is onderzoek verricht naar de uitvoering van risicomanagement, specifiek de uitvoering van het risicomanagementproces binnen de gemeenten Maassluis, Schiedam en Vlaardingen. De te houden interviews zijn daarom enkel vanuit een organisatorische invalshoek benaderd. Voor het onderzoek zijn binnen de drie gemeenten de risicomanagement coördinatoren voor

het

risicomanagementproces

geïnterviewd.

De

coördinator

risicomanagement

is

verantwoordelijk voor rapportages over risicomanagement (paragraaf weerstandsvermogen, nota risicomanagement), applicatiebeheer en de implementatie van risicomanagement binnen de gemeente. Binnen de drie gemeenten was er maar één risicomanagement coördinator voor het risicomanagement(proces). Het was daarom niet mogelijk om meer interviews te houden inzake het risicomanagementproces binnen de gemeenten. De gehouden interviews zijn in de bijlage van dit rapport te raadplegen.

17


Risicomanagement

1.7 Opbouw scriptie In hoofdstuk 2 volgt de uiteenzetting van het begrip risicomanagement. Hierin komen de definitie, de gemeentefinanciën,

de

wet-

en

regelgeving

voor

risicomanagement,

het

belang

van

risicomanagement voor gemeenten en het theoretische risicomanagementproces aan de orde. Het hoofdstuk wordt afgesloten met de operationalisatie van de belangrijkste variabelen. Vervolgens wordt in hoofdstuk 3 de resultaten van de drie onderzochte gemeenten inzake risicomanagement beschreven. In hoofdstuk 4 worden de resultaten van de kwalitatieve data geanalyseerd. Ten slotte wordt het onderzoek afgesloten met de conclusie en aanbevelingen in hoofdstuk 5.

18


Risicomanagement

2. Risicomanagement in perspectief Risicomanagement van gemeenten hangt nauw samen met de inkomsten en uitgaven van een gemeente. In de eerste paragraaf van dit hoofdstuk worden de gemeentefinanciën (inkomsten en uitgaven) beschreven. Het begrip risico en risicomanagement kent verschillende definities. Om verwarring te voorkomen wordt in paragraaf 2.2 het begrip risico en risicomanagement beschreven. Vervolgens worden de weten regelgeving van risicomanagement en het belang van risicomanagement voor gemeenten beschreven. In de laatste paragraaf wordt het theoretische risicomanagementprocesmodel, waaraan een invulling gegeven is door Claassen (2009), beschreven. Het hoofdstuk wordt afgesloten met het conceptueel model.

2.1 Gemeentefinanciën De Provinciewet en Gemeentewet schrijven voor dat provincies respectievelijk gemeenten een begroting, meerjarenraming, jaarrekening en jaarverslag maken en geven enkele vereisten waaraan de genoemde documenten dienen te voldoen. Artikel 190 van de Provinciewet en artikel 186 van de Gemeentewet bepalen dat de begroting, de begrotingswijzigingen, de meerjarenraming, het jaarverslag en de jaarrekening, van provincies en gemeenten voldoen aan bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te geven regels. Vanaf begrotingsjaar 2004 geldt hiervoor het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) (commissie bbv, 2003). 2.1.1 Inkomsten Het systeem waarmee de gemeentelijke taken worden bekostigd wordt de financiële verhouding genoemd. Er zijn drie verschillende manieren waarop gemeenten middelen krijgen, namelijk via: 1. Eigen inkomsten, waaronder belastingen en overige heffingen 2. Algemene uitkering uit het gemeentefonds 3. Specifieke uitkeringen van voornamelijk departementen (VNG, 2010) De hoofdindeling inkomstenbronnen van gemeenten is te zien in de onderstaande tabel. Eigen inkomsten Algemene inkomsten

o o o o

Gemeentelijke belastingen Opbrengst uit verkopen Inkomsten uit vermogen Winst uit bedrijfsmatige activiteiten, waaronder de grondexploitatie 19

Overdrachten van andere overheden o o

Algemene uitkering gemeentefonds Uitkering BTWcompensatiefonds

Masterscriptie Ebru Inanbil Specifieke inkomsten

Risicomanagement o

Retributies zoals rioolen reinigingsrecht leges

o o o

Specifieke uitkeringen van het Rijk Subsidies van de EU Bijdragen van provincies

Figuur.3 (Bron: Financiën voor gemeenteraadsleden, Kluwer, Alphen aan den Rijn, 2004)

Eigen inkomsten Bij de eigen inkomsten van gemeenten kan een onderscheid gemaakt worden tussen algemene eigen inkomsten en specifieke (taak gerelateerde) inkomsten. De algemene eigen inkomsten die gemeenten naar eigen inzicht kunnen inzetten voor de dekking van gemeentelijke uitgaven. Voorbeelden hiervan zijn de onroerende zaakbelasting (OZB), de toeristenbelasting en de parkeerbelasting. Taak gerelateerde inkomsten zijn inkomsten die horen bij specifieke gemeentelijke taken, diensten en voorzieningen. Het gaat dan bijvoorbeeld om leges en bestemmingsheffingen, zoals de afvalstoffenheffing en rioolrechten (VNG, 2010). Uitkering uit het gemeentefonds De uitkeringen uit het gemeentefonds zijn uitkeringen van het Rijk aan gemeenten. De algemene uitkering wordt via een ingewikkeld verdeelsystematiek met algemene objectieve verdeelmaatstaven over de gemeenten verdeeld. Deze algemene kosten van gemeenten uit het gemeentefonds zijn niet vrij besteedbaar, omdat hier een groot aantal uitgaven voor verplichte gemeentelijke taken zoals openbare verlichting, onderhoud van wegen en openbaar groen onder vallen (VNG, 2010). Specifieke uitkeringen Bij specifieke uitkeringen geeft het Rijk vooraf aan gemeenten aan wat de omvang en de bestedingsrichting van de middelen zijn. Belangrijke specifieke uitkeringen voor gemeenten zijn die door de Wet werk en bijstand, de Wet sociale werkvoorziening en het participatiebudget (VNG, 2010). 2.1.2 Uitgaven Ondanks dat de inkomstenbronnen van gemeenten beperkt zijn tot de bovengenoemde drie manieren, zijn de uitgaven van gemeenten zeer divers. Zo kunnen de uitgaven uiteenlopen van kosten voor een boeket bloemen dat de burgemeester aanbiedt bij een 60-jarig huwelijksfeest tot het verstrekken van een bijstandsuitkering. De uitgaven van de gemeenten kunnen verdeeld worden in twee categorieën: 1. Categoriale uitgaven 20


Risicomanagement

2. Functionele uitgaven Categoriale uitgaven Onder de categoriale uitgaven vallen de volgende uitgaven:  Personele uitgaven;  Subsidies  Afschrijving en rente Functionele uitgaven Gemeenten kennen een groot aantal functionele uitgaven. Een groot deel van deze functionele uitgaven zijn uitgaven in medebewind (bij de uitvoering van een door het Rijk wettelijk opgelegde taak). Voorbeelden hiervan zijn: de Wet werk en bijstand, de Wmo, riolering en reiniging, de sociale werkvoorziening en onderhuisvesting. Gemeenten hebben ook functionele uitgaven aan autonome (zelf opgelegde) taken, zoals op het gebied van sport, cultuur en recreatie. 2.1.3 De programmabegroting en –rekening De begroting is het document waar de gemeentelijke uitgaven en inkomsten bij elkaar worden gebracht. Samen met de behandeling van de kadernota, waarin de gemeenteraad de uitgangspunten en kaders voor de komende vier jaar vaststeld, is de begrotingsbehandeling het moment voor de gemeenteraad om daadwerkelijk keuzes te maken. Na afloop van het begrotingsjaar wordt de programmarekening opgesteld waaruit teruggekeken kan worden op welke wijze de begroting werkelijkheid is geworden. Met ingang van het begrotingsjaar 2004 werken gemeenten met aangepaste regels voor de begroting en de jaarrekening. Deze regelgeving, het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (kortweg BBV), ondersteunt de kaderstellende en controlerende rollen van de gemeente. Het BBV bevat verschillende eisen voor het opstellen van de gemeentelijke begroting, meerjarenraming en jaarrekening, waaronder (VNG, 2010):  De begroting en jaarrekening moeten worden ingedeeld in een aantal programma’s.  In de begroting moet de financiële positie van de gemeenten beschreven worden. De begroting moet sluitend zijn.

21


Risicomanagement

 Naast de begroting wordt een meerjarenraming opgesteld. Deze meerjarenraming, die ziet op minimaal drie jaren volgend op het lopende begrotingsjaar, vormt de basis voor het opstellen van toekomstige begrotingen. Deze moet daarom ook sluitend zijn.  De begroting en jaarrekening moeten worden voorzien van minimaal zeven beheersmatige paragrafen, namelijk over: o

lokale heffingen

o

weerstandsvermogen

o

onderhoud kapitaalgoederen

o

financiering

o

bedrijfsvoering

o

verbonden partijen en

o

grondbeleid (VNG, 2010).

De bovengenoemde inkomsten en uitgaven van gemeenten brengen risico’s met zich mee.

2.2 Risico 2.2.1 Definitie van het begrip risico In de literatuur worden verschillende definities gegeven van het begrip risico. Door Louwman & Steen (1994) wordt risico omschreven als “fenomeen dat latent aanwezig is en dat met bepaalde kans tot (negatieve) gevolgen voor ons dagelijkse functioneren kan leiden”. Risico wordt dan ook wel gedefinieerd als een ongewenste implicatie van onzekerheid. Een ander definitie voor risico is ‘’de mogelijkheid dat positieve verwachtingen niet in vervulling gaan’’ (Haller, 1975). Er wordt verwezen naar de kans dat bepaalde gebeurtenissen met een negatief gevolg zich niet gaat voordoen. Een gelijkwaardige definitie aan risico wordt gehanteerd door Claes (2007) ‘’risico is de mogelijkheid dat in een gegeven periode en situatie positieve verwachtingen niet in vervulling gaan’’. De definitie die door Claassen (2009) gehanteerd wordt is, “een gebeurtenis die een negatief of positief effect heeft op het bereiken van de organisatiedoelstellingen”. Gebeurtenissen met een positief effect kunnen negatieve effecten compenseren of vertegenwoordigen kansen. Een kans is de mogelijkheid dat een gebeurtenis zich voordoet die op positieve wijze het behalen van doelen kan beïnvloeden, waarbij de creatie of het behoud van waarde wordt versterkt. Het ontstaan van risico’s wordt hierbij veroorzaakt door wijzigingen in externe of interne factoren die een effect hebben op de bedrijfsvoering. Deze wijzigingen, ook wel risico-oorzaken genoemd, leiden tot het ontstaan van risicogebeurtenissen (Claassen, 2009:44-45). 22


Risicomanagement

De definitie die door de gemeente Maassluis gehanteerd wordt is, “Een risico is de kans van het optreden van een gebeurtenis met een negatief gevolg voor de gemeente” (gemeente Maassluis, nota Risicomanagement, p. 6).

Voor dit onderzoek zal verder de definitie uit de nota Risicomanagement van de gemeente Maassluis gehanteerd worden. Deze definitie bevat namelijk de drie elementen voor een goede omschrijving van risico (Haisma, 2003): 1. Een kans op het optreden van een gebeurtenis. 2. Negatieve gevolgen. 3. Een betrokkene (de gemeente), voor wiens rekening de negatieve gevolgen komen. De kans of een gebeurtenis zich voordoet en de mate waarin het (negatieve) gevolg zich voordoet zijn onzeker. Of een gebeurtenis plaatsvindt, is niet zeker, en de gevolgen zullen binnen een bepaalde bandbreedte liggen. Het is daarom van belang om een goed onderscheid te maken tussen risico’s en onzekerheden.

“Een onzekerheid is een zekere gebeurtenis, maar met een onduidelijk gevolg”.

Onzekerheden liggen in het verlengde van risico’s. Risico drukt een mate van onzekerheid uit, het is een onzekere gebeurtenis. Naarmate een risico tendeert naar een 100% zekerheid van optreden, wordt er gesproken over een onzekerheid (Haisma, 2004).

2.2.2 Definitie van risicomanagement In de literatuur worden ook verschillende definities gegeven van het begrip risicomanagement. Hieronder zullen enkele definities belicht worden. Louwman en Steens (1994:25) definiëren risicomanagement als “het geheel van activiteiten en maatregelen, gericht op het beheersen van risico’s waaraan de risico-objecten zijn blootgesteld”. Claes (2004:15) definieert risicomanagement als “een regelmatig en systematisch onderzoek naar de risico’s die materiele, immateriële belangen, activiteiten en mensen bedreigen en de implementering

23


Risicomanagement

en formulering van een geïntegreerd beleid met betrekking tot risico-overdracht, risicofinanciering en risicoreductie”. Ten slotte een ander veelgebruikte definitie van risicomanagement is die van Haisma (2003), “het nemen van beslissingen die gericht zijn op het voorkomen of minimaliseren van de nadelige effecten die het optreden van risico’s met zich mee kunnen brengen”. Naast de bovengenoemde definities van risicomanagement, bestaan nog diverse andere definities. De bovengenoemde definities hebben als overeenkomst dat ze allen gericht zijn op het beheersen van risico’s. Voor dit onderzoek zal verder de definitie van Claes (2004) gehanteerd worden. Deze definitie legt de nadruk op het systematisch onderzoek naar risico’s en het implementeren en formulering van een geïntegreerd beleid met de risicoreacties; risicoreductie, risico overdracht en risicofinanciering. Het gaat hier om een cyclisch proces van het beheersen en managen van risico’s, welke voor dit onderzoek van belang is.

2.3 Wet- en regelgeving risicomanagement De inventarisatie van risico’s stamt uit 1995 toen het Ministerie van BZK de risicoparagraaf heeft ingevoerd. In 1995 deed risicomanagement bij gemeenten zijn intrede doordat deze verplicht werden gesteld een risicoparagraaf in hun begroting op te nemen. In 1995 is het Besluit comptabiliteitsvoorschriften 1995 (CV 95) in werking getreden. Dit besluit verving zowel het Besluit provinciale

comptabiliteitsvoorschriften

1979

als

het

Besluit

gemeentelijke

comptabiliteitsvoorschriften 1982. De aanleiding voor herziening van deze twee besluiten tot de CV 95 was de complete herziening van de Provinciewet en Gemeentewet. Deze aanleiding is aangegrepen om één besluit te maken, in plaats van twee. Ook is in de CV 95 het stelsel van baten en lasten verder ontwikkeld, ten opzichte van het Besluit provinciale comptabiliteitsvoorschriften 1979 en het Besluit gemeentelijke comptabiliteitsvoorschriften 1982 (BBV, 2003). Bij de voorbereiding van de CV 95 werden drie uitgangspunten geformuleerd: 1. de te verstrekken informatie in de begroting en jaarstukken dient aan algemeen aanvaarde kwaliteitseisen te voldoen, zoals juistheid, betrouwbaarheid, volledigheid en relevantie. 2. titel 9 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (Boek 2 BW) fungeert als leidraad, tenzij de eigenheid van provincies en gemeenten het niet toelaat. Door boek 2 BW als referentiekader

24


Risicomanagement

te gebruiken krijgen bedrijfseconomische principes een meer prominente plek in de regelgeving. 3. het democratisch beginsel in combinatie met het beginsel van autonomie. Bij de voorschriften is steeds gekeken in hoeverre deze beginselen het voorschrijven van regels noodzakelijk maken (BBV, 2003). Het Besluit Comptabiliteitsvoorschriften 1995 (CV95) is met ingang van het begrotingsjaar 2004 vervangen door het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). In 2004 is het de bedoeling dat gemeenten op basis van die risico’s ook hun weerstandsvermogen berekenen. In 2004 zijn gemeenten verplicht gesteld om op basis van hun risicoprofiel hun financiële weerstandsvermogen in beeld te brengen (commissie bbv, 2003). Het BBV vervangt vanaf begrotingsjaar 2004 het Besluit comptabiliteitsvoorschriften 1995 (CV95). De redenen voor de vervanging van de CV95 door het BBV waren (Nota van toelichting, BBV, 2003): 1. de dualisering van het gemeentebestuur en van het provinciebestuur. De dualisering leidt ertoe dat een andere begrotings- en verantwoordingsopzet wenselijk is om daarmee de raad in

zijn

kaderstellende

en

controlerende

taak

beter

te

ondersteunen.

Dit heeft onder andere tot gevolg gehad dat de functionele en categoriale indeling niet meer leidend is voor het opstellen van de begroting. Gemeenten zijn nu vrij hun eigen begroting, ook wel programmabegroting of duale begroting genoemd, in te delen. De functionele en categoriale indelingen blijven echter wel noodzakelijk voor bijvoorbeeld het Rijk, de toezichthouder, het CBS en de Europese Unie. Deze indelingen zijn met ingang van het begrotingsjaar 2004 opgenomen in de ‘Ministeriele Regeling Informatie voor derden'(Nota van toelichting, BBV, 2003).

2. de afbakening tussen het Burgerlijk Wetboek, boek 2, Titel 9 (boek 2 BW) waarin de verslagleggingsvoorschriften voor privaatrechtelijke rechtspersonen zijn gegeven en de specifieke begrotings- en verantwoordingsvoorschriften voor gemeenten(ook wel genoemd ‘de eigenheid van gemeenten') is in de praktijk niet duidelijk genoeg gebleken. In het BBV is boek 2 BW op meer plaatsten gevolgd. Tegelijk is in het BBV duidelijker dan in de CV95 aangegeven waar boek 2 BW niet is gevolgd, omdat er behoefte is aan regels specifiek voor gemeenten. Dit betekent onder andere dat alle bepalingen uit boek 2 BW die relevant zijn voor gemeenten expliciet zijn overgenomen in het BBV (Nota van toelichting, BBV, 2003).

25


Risicomanagement

Artikel 11 besluit begroting en verantwoording Het Ministerie van BZK schrijft in artikel 11 van het Besluit Begroting en Verantwoording het volgende voor (Nota van toelichting, BBV, 2003): 1. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen: a. De weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de provincie onderscheidenlijk gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken. b. Alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie.

2. De paragraaf betreffende het weerstandsvermogen bevat tenminste: a. Een inventarisatie van de weerstandscapaciteit b. Een inventarisatie van de risico’s c. Het beleid omtrent de weerstandscapaciteit en de risico’s Binnen het artikel wordt ook onderscheid gemaakt naar 1 jarig en meerjarig weerstandsvermogen en naar incidentele of structurele weerstandscapaciteit. De weerstandscapaciteit heeft betrekking op de middelen en mogelijkheden waarover de provincie of gemeente beschikt of kan beschikken om nietbegrote kosten te dekken. Het is het vermogen dat beschikbaar is om financiële tegenvallers op te vangen (Claassen, 2009:229-230). Incidenteel kan worden gedacht aan de algemene reserve en structureel kan worden gedacht aan de onbenutte belastingcapaciteit. Het laatste punt (2c) geeft het belang aan om het beleid over de weerstandscapaciteit en de risico’s te voeren. Hierin bepaalt een gemeente onder andere of zij met een 1 jarig of meerjarig weerstandsvermogen wil werken en ook welke instrumenten ingezet zal worden voor de financiering van de incidentele en structurele risico’s (Haisma, 2003). Om financiële tegenvallers op te kunnen vangen zodra risico’s ontstaan, heeft een gemeente een buffer nodig. De buffer om de financiële gevolgen van risico’s op te vangen, is het weerstandsvermogen. Het weerstandsvermogen bepaalt in hoeverre de gemeente in staat is de financiële gevolgen van opgetreden risico’s op te vangen. Het weerstandsvermogen is de relatie tussen de weerstandscapaciteit en risico’s. Het verschil tussen de benodigde en beschikbare weerstandscapaciteit geeft vervolgens inzicht in het weerstandsvermogen. Hiervoor is een norm gedefinieerd die de ratio van het weerstandsvermogen wordt genoemd en als volgt wordt berekend: Beschikbare weerstandscapaciteit Ratio weerstandsvermogen = -------------------------------------------Benodigde weerstandscapaciteit 26


Risicomanagement

Als het risicoprofiel bekend is, kan een relatie worden gelegd naar de gewenste weerstandscapaciteit en de beschikbare weerstandscapaciteit. De weerstandscapaciteit bestaat uit de volgende elementen: 

Algemene reserve



Bestemmingsreserve



Stille reserve



Voorzieningen



Onbenutte belastingcapaciteit



Begrotingspositie



Flexibiliteit in de baten en lasten (Bonsel, MHW)

De relatie wordt weergeven in de figuur (4) hieronder.

Beschikbare weerstandscapaciteit

Risicoprofiel

Weerstandsvermogen

Figuur.4 (Bron: Smorenberg, B&G oktober 2006)

Naast

het

risicoprofiel,

is

de

weerstandscapaciteit

het

tweede

weerstandsvermogen. De weerstandscapaciteit bestaat uit drie componenten: 1. Reserves 2. Bezuinigingsmogelijkheden 3. Onbenutte belastingcapaciteit Reserves

27

element

van

het


Risicomanagement

Onder reserves kunnen drie soorten reserves onderscheiden worden: algemene reserves, bestemmingsreserves en stille reserves. Van de reserves vormt de algemene reserve het direct vrij besteedbare deel dat kan worden aangewend ter financiering van opgetreden risico’s. Stille reserves zijn de meerwaarde van activa die te laag of tegen nul zijn gewaardeerd doch die direct verkoopbaar zijn indien men dat zou willen. Een stille reserve kan alleen maar deel uitmaken van de beschikbare weerstandscapaciteit als de reserve snel te verkopen is, of dat besluit (expliciet) al is genomen (Smorenberg, B&G oktober 2006).

Bezuinigings-/ombuigingsmogelijkheden Door middel van een zeer sober beleid is het mogelijk de omvang van de begroting onder het huidige niveau te brengen (Smorenberg, B&G oktober 2006).

Onbenutte belastingcapaciteit De derde component van de beschikbare weerstandscapaciteit is de onbenutte belastingcapaciteit. Gemeenten en provincies kunnen structureel (extra) middelen genereren door belastingen te verhogen en heffingen meer kostendekkend te maken (Claassen, 2009). De berekening van de onbenutte belastingcapaciteit komt tot stand op basis van de drie belangrijkste (belasting)inkomsten van de gemeente, de onroerende zaakbelasting, de afvalstoffenheffing en het rioolafvoerrecht. Er is sprake van onbenutte belastingcapaciteit wanneer het gemeentelijke OZB-tarief lager is dan de maximumtarieven zoals opgenomen in de gemeentewet en/of wanneer de andere genoemde tarieven niet kostendekkend zijn (Smorenberg, B&G oktober 2006).

2.4 Belang risicomanagement voor gemeenten Sinds het Besluit Begroting en Verantwoording in 2004 zijn gemeenten verplicht hun weerstandsvermogen, waarmee financiële tegenvallers worden opgevangen, in kaart te brengen aan de hand van haar risico’s en deze weer te geven in een afzonderlijke paragraaf (het weerstandsvermogen), waarin de benodigde weerstandscapaciteit wordt onderbouwd, in zowel de begroting als in de jaarrekening. Om aan deze wettelijke verplichting te voldoen, moeten gemeenten risicomanagement steeds meer professionaliseren.

28


Risicomanagement

Naast het feit dat risicomanagement verplicht is krachtens het BBV 2004, zijn er ook tal van ontwikkelingen waarbij het nut van risicomanagement zich kan bewijzen. Toenemende complexiteit van de samenleving en projecten waar gemeenten bij betrokken zijn dwingen tot een groter risicobewustzijn. Het is daarom van belang om inzicht te hebben in de risico’s die de gemeente loopt en deze risico’s voldoende te beheersen. Door vooraf na te denken over de potentiele risico’s kan risicomanagement tevens als waardevol instrument worden ingezet om de doelen van de beleidsprogramma’s op een efficiënte manier te bereiken. Zowel kleine als grote gemeenten hebben te maken met risico’s die de continuïteit van de bedrijfsvoering en de legitimiteit en vertrouwen van burgers nadelig kunnen beïnvloeden. Door dergelijke risico’s in een zo vroeg mogelijk stadium te onderkennen en beheersmaatregelen te treffen, wordt veel ellende achteraf voorkomen (Janse, F.C.M & Schreuders, A.H., 2006). In de meeste gevallen is er bij het optreden van risico’s namelijk sprake van grote financiële schade voor de gemeente.

2.5 Het risicomanagementproces Een invulling aan het risicomanagementprocesmodel wordt gegeven door Claassen (2009). Het proces is ingericht als een regelkring (zie figuur 5). Het figuur bestaat uit zes elementen van het risicomanagementproces met in het midden het ‘Enterprise Risk Management (ERM)’. De pijlen van het centrale punt ERM naar de zes elementen toe geeft de invloed aan van ERM op de zes elementen van het risicomanagementproces. Het hanteren van ERM is een elementaire randvoorwaarde voor een effectief risicomanagementproces. De pijlen in het figuur geven weer dat er tussen de zes elementen van het risicomanagementproces sprake is van een Deming regelkring (plan-do-checkact), waarmee nagestreefd wordt op een systematische manier continu te blijven verbeteren. Het vertrekpunt van het risicomanagementproces is het inventariseren van de risico’s. Het risicomanagementprocesmodel wordt in de figuur (5) hieronder weergeven.

29


Risicomanagement

Figuur 5. Risicomanagementproces (Claassen, 2009:52)

Het inrichten van risicomanagement met een regelkring voorziet daarmee niet alleen in de uitvoering van de betreffende risicomanagementactiviteiten, maar ook in de beoordeling en verbetering van de effectiviteit en efficiency daarvan (Claassen, 2009:51). Dit proces biedt houvast voor het implementeren van een risicomanagementcyclus, gericht op de structurele verbetering van het risicomanagement. Alvorens per element van het risicomanagementproces een toelichting te geven, is het van belang om eerst Enterprise Risk Management (ERM) toe te lichten. Enterprise Risk Management (ERM) gaat uit van een procesmatige aanpak om gebeurtenissen die effect hebben op de organisatie te identificeren en risico’s te beheersen. Het is een proces dat gericht is op waarde creatie waarbij beleid, processen, mensen, technologie en kennis geïntegreerd worden. Het integreren van al deze activiteiten begint met de betrokkenheid en bereidheid van mensen om risicomanagement structureel een plek te geven binnen de dagelijkse bedrijfsvoering en hun eigen dagelijks opereren en functioneren. Zonder deze bereidheid ontbreekt discipline voor de uitvoering van het risicomanagementproces. Daarnaast is ook aandacht nodig voor de communicatie tussen alle betrokkenen bij de uitvoering van het risicomanagement proces. Een eenduidige risicotaal is van wezenlijk belang ter voorkoming van spraakverwarring (Claassen, 2009:43).

30


Risicomanagement

Uit bovenstaande blijkt dat de voorwaarden voor ERM zijn: o

Betrokkenheid en bereidheid van mensen om risicomanagement structureel plek te geven

o

Communicatie tussen alle betrokkenen bij de uitvoering van het risicomanagementproces

o

Eenduidige (gemeenschappelijke) risicotaal

Het risicomanagementproces in figuur 5 bestaat uit zes elementen:  Inventariseren risico’s  Beoordelen risicoprofiel  Bepalen risicomanagementstrategie  Inrichten beheersingsprocessen  Monitoren  Continu Hieronder worden deze zes elementen verder toegelicht. 2.5.1 Inventariseren risico’s Vertrekpunt van het risicomanagementproces is het inventariseren van gebeurtenissen of acties die het realiseren van organisatiedoelstellingen kunnen bedreigen. Het is hierbij belangrijk steeds zo eenduidig mogelijk vast te stellen wat de fundamentele oorzaken van die risico’s zijn. Risico’s kunnen meerdere oorzaken hebben die om verschillende beheersmaatregelen vragen. Uit analytische en praktische overwegingen worden risico’s op basis van hun aard geclusterd (Claassen, 2009:52). Het inventariseren van risico’s vindt plaats in drie stappen, namelijk ‘identificeren’, ‘toewijzen oorzaken’ en ‘meten’. Het identificeren van risico’s heeft betrekking op het achterhalen van de risico’s die het succes van het bedrijfsmodel bedreigen. Het toewijzen van oorzaken heeft betrekking op het ‘waar’, ‘hoe’ en ‘wanneer’ van het risico. Het onderkennen van de oorzaken is van wezenlijk belang voor het definiëren van een adequate risicostrategie of interne beheersing. Het meten van het risico heeft betrekking op het definiëren van prestatie-indicatoren die de gevolgen van het risico inzichtelijk maken. Dit kunnen zowel kwalitatieve als kwantitatieve indicatoren zijn (Claassen, 2009:90-91). 2.5.2 Beoordelen risicoprofiel Nadat de risico’s zijn geïdentificeerd en geconsolideerd, is het de zaak de importantie van de risico’s in te schatten. Het inschatten van de omvang en waarschijnlijkheid van risico’s gaat in de praktijk vaak gepaard met een hoge mate van subjectiviteit; het is een persoonlijke inschatting van een of meer managers of vakspecialisten. Indien een organisatie zich echter geen foutieve inschatting van

31


Risicomanagement

risico’s kan veroorloven of ingeval de risico’s kritisch zijn voor het realiseren van de missie, volstaat een dergelijke subjectieve inschatting niet langer (Claassen, 2009:115). Nadat een overkoepelend risicoprofiel is opgesteld, zal nader ingegaan worden op het bepalen van de importantie van de afzonderlijke risico’s. Het rangschikken van risico’s op hun belang voor de organisatie dient te worden gerelateerd aan de doelstellingen van de organisatie. Daarbij is het vanuit analytisch oogpunt vaak nuttig een risico te beschouwen als het product van het effect van een bepaalde gebeurtenis en de verwachte frequentie waarmee die gebeurtenis zich voordoet (risico = kans x effect) (Claassen, 2009:53). 2.5.3 Bepalen risicomanagementstrategie Nadat een integraal risicoprofiel is bepaald, zal de organisatie nader in dienen te gaan op welke wijze men wenst om te gaan met de geïnventariseerde risico’s. De wijze waarop het management omgaat met de risico’s, krijgt vorm in de risicostrategie. Voor de wijze waarop met risico’s kan worden omgegaan worden er viertal mogelijke strategieën onderkend: vermijden (terminate), reduceren (treat), overdragen (transfer) en accepteren (tolerate) (Claassen, 2009:54). Deze strategieën worden hieronder nader toegelicht. Bij het bepalen van de risicomanagementstrategie is het van groot belang dat het toepassingsgebied en de verantwoordelijkheden voor de diverse soorten risico’s en de daarbij behorende beheersingsmaatregelen zo eenduidig mogelijk worden gedefinieerd. De risico strategieën, het toepassingsgebied en de verantwoordelijkheden rondom risicomanagement worden veelal gedocumenteerd binnen het risicobeleid (Claassen, 2009:54). Vermijden (terminate) De strategie ‘vermijden’ heeft betrekking op het ontwijken van het risico en betreft vaak risico’s waarvan de waarschijnlijkheid dat het risico en het gevolg van het risico een grote invloed hebben op de operationele bedrijfsvoering (procesrisico’s) of het bedrijfsmodel (strategische risico’s). Veelgebruikte technieken voor het vermijden van risico’s zijn het staken van activiteiten, het beperken van bevoegdheden en verantwoordelijkheden, het elimineren van de onderliggende oorzaken van het risico of het terugtreden uit specifieke markten of geografische gebieden (Claassen, 2009:119). Reduceren (treat) Het reduceren van risico’s heeft betrekking op de inrichting van interne beheersing. De organisatie is bereid het risico te lopen maar draagt zorg voor maatregelen (Claassen, 2009:120).

32


Risicomanagement

Voorbeelden van maatregelen die tot deze categorie behoren zijn salvage (het tegengaan v van verdere schade), reconditionering (het met relatief weinig kosten weer functionerend maken van de beschadigde risico-objecten), rampenplannen en calamiteitenplannen. Beperken en verminderen van risico’s gebeurt veelal door middel van ‘calamiteitenplannen’ (Louwman & Steen, 1994: 56). Overdragen (transfer) Risico’s kunnen ook overgedragen worden. Voorbeelden hiervan zijn het afsluiten van verzekeringen, het uitbesteden van risicovolle activiteiten of het aangaan van samenwerkingsverbanden. Deze strategie doet zich met name voor bij risico’s waarvan de waarschijnlijkheid van voordoen groot is, maar de gevolgen niet groot genoeg zijn om voor deze strategie te kiezen (Claassen, 2009:120). Accepteren (tolerate) Het accepteren van risico’s impliceert dat er geen verdere acties ondernomen worden om de kans of de gevolgen van het risico te verminderen. Deze strategie heeft met name betrekking op risico’s die geen belangrijke invloed hebben op het bedrijfsmodel of de operationele bedrijfsvoering van de organisatie. Het gaat om de risico’s met een lage waarschijnlijkheid en impact (Claassen, 2009:120). De keuze voor een van deze risico strategieën wordt bepaald door de inschatting van de omvang en waarschijnlijkheid van het risico, zoals in de onderstaande figuur (6) wordt weergeven. Hoog

Laag

Waarschijnlijkheid

Figuur.6 Soorten risico strategieën (Bron: Claassen, 2009:121)

33

Hoog


Risicomanagement

2.5.4 Inrichten beheersingsprocessen Het inrichten van beheersingsprocessen is de vervolgstap om risico’s het hoofd te bieden. Het gaat om het inrichten van risico oplossingen. Hierbij zijn de uitkomsten van de risicomanagementstap ‘bepalen risicomanagementstrategie’ van bijzondere betekenis (Claassen, 2009:126). Nadat is vastgesteld op welke wijze de organisatie wenst om te gaan met risico’s, wat hierbij acceptabele toleranties is en nadat de verantwoordelijkheden voor die risico’s is bepaald, kan – in overleg met de desbetreffende verantwoordelijken – worden bepaald op welke wijze(n) men die risico’s het best beheerst. Afhankelijk van de gekozen risicostrategie gaat de organisatie over op het wel of niet zelf beheersen van risico’s (Claassen, 2009:55). Zo zullen tegen risico’s waarvoor de strategie ‘accepteren’ is gekozen geen verdere stappen worden ondernomen door het management. Voor risico’s waarvoor de strategie ‘reduceren’ of ‘selecteren’ is gekozen, zal het management wel actie ondernemen in de vorm van beheersingsmaatregelen of scenario evaluaties (Claassen, 2009:126). 2.5.5 Monitoren Als basis voor de evaluatie van de effectiviteit en efficiency moet er regelmatig worden gerapporteerd over de resultaten van de gekozen risicobeheersingsmaatregelen. Er wordt gemonitord door te rapporten over de resultaten. De frequentie daarvan is mede afhankelijk van de dynamiek van de externe omgeving, alsmede van die van de bedrijfsprocessen zelf. Het is van belang om hier zo veel mogelijk aansluiting te zoeken bij reeds bestaande rapportagesystemen. De uitkomsten in de risicomanagementrapportages dienen als basis voor de evaluatie van de effectiviteit en efficiëntie van beheersingsmaatregelen (Claassen, 2009:55). 2.5.6 Continu verbeteren Het evalueren of het inbouwen van evaluatiemomenten kan aanleiding geven tot aanpassingen van het beleid en de doelstellingen van de organisatie zelf, alsmede de gekozen risicobeheersing maatregelen (Claassen, 2009:55).

Het is van belang dat voor een structurele verbetering van risicomanagement, voldoende aandacht wordt besteed aan alle fasen van het risicomanagementproces.

34


Risicomanagement

2.6 Conceptueel model Onder een conceptueel model verstaan Verschuren en Doorewaard (2007) de uitwerking van het theoretische kader door nadere bestudering van literatuur en de afbakening via een vooronderzoek. De verschillende theorieën die in de voorgaande paragrafen zijn behandeld, komen hier samen als een opsomming van onderwerpen die onderzocht worden (Ibid. 2007). Het conceptuele model in dit onderzoek ziet er als volgt uit:

Resultaten risicomanagementproces gemeente Maassluis

Resultaten risicomanagementproces gemeente Schiedam

Verbetering risicomanagement gemeente Maassluis, Schiedam en Vlaardingen

Resultaten risicomanagementproces gemeente Vlaardingen

Het risicomanagement-proces (model) ingevuld door Claassen

Figuur. 7 Conceptueel model verbetering risicomanagement gemeente Maassluis, Schiedam en Vlaardingen.

Aan de linkerkant van het bovenstaande model zijn de resultaten van het risicomanagementproces van de drie gemeenten Maassluis, Schiedam en Vlaardingen en het risicomanagementproces (model), aan welke een invulling is gegeven door Claassen (2009), weergeven. Aan de rechterkant van het model is de verbetering van het risicomanagement van deze drie gemeenten weergeven.

35


Risicomanagement

Vanaf het linker gedeelte van het model wordt met pijlen naar het rechter gedeelte verwezen. Resultaten van het risicomanagementproces van de gemeente Maassluis, Schiedam en Vlaardingen geeft de onderlinge verhouding weer van het risicomanagement van de drie gemeenten. De onderlinge verhouding tussen de drie gemeenten inzake risicomanagement resulteert in een meerwaarde van het risicomanagementproces van de afzonderlijke gemeenten ten opzichte van de andere twee gemeenten. De meerwaarde geeft aan in welke opzichten de gemeenten van elkaar zouden kunnen leren. Ten slotte zorgt dit voor een verbetering van het risicomanagementproces van de drie gemeenten. De laatste pijl geeft aan dat het toepassen van het risicomanagementprocesmodel, aan welke een invulling is gegeven door Claassen (2009), ook tot verbetering leidt van het risicomanagement binnen de gemeente Maassluis, Schiedam en Vlaardingen.

2.7 Operationalisatie Van Thiel (2007: 50) noemt de overgang van theorie naar empirie de operationalisatie-fase in een onderzoek. De theoretische begrippen worden meetbaar gemaakt aan de hand van onafhankelijke en afhankelijke variabelen. Tijdens de operationalisatie fase van dit onderzoek worden de voorgaande theoretische termen uit de centrale vraagstelling vertaald naar empirische termen. Het meetbaar maken van theoretische begrippen bestaat uit drie stappen, te noemen: definiëren van theoretische begrippen, uitingsvormen bepalen en de waarde en verbanden van de variabelen aangeven (Van Thiel, 2007:50). In tabel (8) hieronder zijn deze stappen met betrekking tot dit onderzoek nauwkeurig toegepast. In de eerste kolom zijn de theoretische termen/begrippen die voor dit onderzoek van belang zijn opgesomd. In de tweede kolom wordt definitie gegeven van desbetreffende termen/begrippen. In de derde kolom worden de definities uit de tweede kolom in een aantal indicatoren vertaald. Tenslotte worden in de laatste kolom deze indicatoren geoperationaliseerd. Deze operationalisering heeft de vorm van vragen bedoeld als selectie voor deskresearch.

Deskresearch zal aan de hand van het bestaande materiaal worden uitgevoerd. Bij deze vorm van strategie (bestaand materiaal) gaat het om het selecteren van relevante informatie uit groot hoeveelheid beschikbaar informatie (Bron). De kernwoorden vloeien voort uit de operationalisering van de indicatoren.

36


Begrip

Definitie

Risicomanagement proces

Proces welk houvast biedt voor het implementeren van een risicomanagementcyclus, gericht op de structurele verbetering van het risicomanagement.

Risicomanagement

Indicatoren -

Meerwaarde van het managen van risico’s.

Positief verschil inzake het managen van risico’s tussen gemeente Maassluis, Schiedam en Vlaardingen.

ERM Inventariseren risico’s Beoordelen risicoprofiel Toepassen risicomanagementstrategie Inrichting beheersingsprocessen Monitoren Continu verbeteren

- Resultaten risicomanagement gemeente Maassluis - Resultaten risicomanagement gemeente Schiedam - Resultaten risicomanagement gemeente Vlaardingen

Figuur.8 Operationalisatie theoretische begrippen

37

Vragen Hoe wordt het risicomanagementproces uitgevoerd door de gemeente Maassluis, Schiedam en Vlaardingen?

Welke meerwaarde hebben de drie gemeenten afzonderlijk ten opzichte van de andere gemeenten inzake risicomanagement en in welke opzichten zouden de drie gemeente van elkaar kunnen leren?


Risicomanagement

3. Risicomanagement binnen de gemeenten Maassluis, Schiedam en Vlaardingen In de voorgaande hoofdstukken zijn de probleemstelling en het type onderzoek, het theoretisch kader en de meetinstrumenten aan de orde gekomen. In dit hoofdstuk wordt vorm gegeven aan de overgang van het literatuuronderzoek naar het empirisch onderzoek. Deze onderzoeksresultaten zijn op basis van literatuuronderzoek (bestaand materiaal) en de gehouden interviews met de respondenten binnen de gemeenten tot stand gekomen. In de eerste paragraaf (3.1) wordt beschreven hoe het huidige risicomanagement van de gemeente Maassluis is. In de tweede en de derde paragraaf (3.2 en 3.3) wordt het huidige risicomanagement van de gemeenten Schiedam en Vlaardingen beschreven. Vervolgens wordt in paragraaf 3.4 een vergelijking van de bevindingen van de drie gemeenten omtrent risicomanagement gegeven. Het hoofdstuk wordt afgesloten met een conclusie.

3.1 Risicomanagement gemeente Maassluis Risicomanagement heeft vanaf 1995 intrede gedaan binnen de gemeente Maassluis. De aanleiding hiervoor is de wetgeving (de Comptabiliteitsvoorschriften 1995) inzake risicomanagement geweest. Sinds 1995 wordt door de gemeente jaarlijks het risicoprofiel en het weerstandsvermogen vastgesteld. Dit komt aan de orde in de verschillende planning & control documenten. De provincie beoordeelt de paragraaf weerstandsvermogen en het daarbij behorende risicoprofiel als toezichthouder tijden de goedkeuring van de begroting en jaarverslag (gemeente Maassluis, nota Risicomanagement, 2009). De provincie en het rijk hechten grote waarde aan de inventarisatie van risico’s van gemeenten en leggen hierbij een relatie met de benodigde weerstandscapaciteit. Vanaf het jaar 2004, met de invoering van de BBV, zijn gemeenten ook verplicht om daar een expliciet beleid over te voeren. Voor de gemeente Maassluis is niet alleen de wetgeving de aanleiding geweest voor het invoeren van risicomanagement. De gemeente erkent zelf ook het belang van risicomanagement. Falende risicobeheersing kan namelijk van invloed zijn op het vertrouwen dat de burger stelt in de gemeente en haar bestuurders en op het belang dat de burger hecht aan een goedwerkende gemeente (gemeente Maassluis, nota Risicomanagement, 2009).

3.1.1 Risicomanagementproces Alvorens de beschrijving van het risicomanagementproces bij de gemeente Maassluis, is allereest van belang om de definities van risico en risicomanagement zoals die door de gemeente gehanteerd wordt toe te lichten. 38


Risicomanagement

Een risico kan worden ervaren als een fenomeen dat latent aanwezig is en dat met een bepaalde kans tot (negatieve) gevolgen voor ons dagelijks functioneren kan leiden. De definitie die door de gemeente Maassluis gehanteerd wordt is: ‘’Een risico is de kans van het optreden van een gebeurtenis met een negatief gevolg voor de gemeente’’ (gemeente Maassluis, nota Risicomanagement, 2009). In de inleiding (hoofdstuk 1) is aangegeven dat voor dit onderzoek ook deze definitie van risico gehanteerd zal worden.

De definitie van risicomanagement die door de gemeente gehanteerd wordt is: ‘’Risicomanagement is een systematisch en cyclisch proces om (negatieve) risico’s te identificeren, te analyseren en te beoordelen; op basis hiervan maatregelen te nemen en te evalueren’’ (gemeente Maassluis, nota Risicomanagement, 2009).

Het risicomanagementproces binnen de gemeente Maassluis bestaat uit de volgende stappen:  Identificatie van risico’s  Analyse en beoordeling van risico’s  Beheersing van risico’s. Hieronder worden de stappen verder toegelicht. Identificatie van risico’s In de eerste fase van het risicomanagementproces worden alle potentiele risico’s geïnventariseerd en per risico een productverantwoordelijke en omschrijving gegeven (gemeente Maassluis, nota risicomanagement, 2009). Volgens de respondent van de gemeente inventariseren de afdelingshoofden als primaire risico-eigenaar de risico’s. De inventarisatie van risico’s, het indelen in categorieën en het eraan koppelen van productverantwoordelijken gebeurt door middel van gesprekken met verschillende medewerkers in de gemeentelijke organisatie die op hun beleidsterrein met risico’s in aanraking kunnen komen. De geïnventariseerde risico’s worden ook tijdens de maandelijkse overleggen met de financiële consulenten behandeld. Met de risicoeigenaren (afdelingshoofden) wordt voor elk risico een omschrijving gegeven, zodat goed duidelijk is wat het risico inhoudt en wat er binnen de gemeentelijke organisatie mee wordt bedoeld. Door de 39


Risicomanagement

financiële consulenten worden de geïnventariseerde risico’s aangeleverd bij de risico-coördinator. De coördinator risicomanagement is verantwoordelijk voor rapportages over risicomanagement (paragraaf weerstandsvermogen, nota risicomanagement), applicatiebeheer en de implementatie van risicomanagement binnen de gemeente. Naast de interne inventarisaties wordt er nog gebruik gemaakt van de centrale database van NAR, Risicomanagement Informatie systeem (NARIS). Deze bevat alle relevante risico’s die de aangesloten gemeenten hebben. Vervolgens wordt, volgens de respondent van de gemeente, geselecteerd welke van deze risico’s van toepassing zijn op de gemeente Maassluis. NARIS, ontwikkeld door het Nederlands Adviesbureau voor Risicomanagement in samenwerking met de Universiteit van Twente, is een integraal risicomanagement informatiesysteem dat ook wordt aanbevolen door de Vereniging Nederlandse Gemeenten. Het is een webbased Enterprise Risk Management applicatie, welke de organisatie ondersteunt bij het managen van diens risico's en deze om te buigen tot prestatieverbetering. De gemeente Maassluis maakt sinds najaar 2003 gebruik van NARIS (gemeente Maassluis, nota Risicomanagement, 2009).

Analyse en beoordeling van risico’s In deze stap van het risicomanagementproces worden de geïnventariseerde risico’s geanalyseerd en beoordeeld. Risico’s worden in klassen verdeeld, volgens de variabelen van NARIS. Volgens de respondent van de gemeente vindt het toekennen van variabelen aan risico’s volledig plaats op gevoelsbasis. Deze variabelen worden in categorieën van 1 t/m 5 ingedeeld. Op basis hiervan is het onderstaande schema (figuur 9) ontstaan. Categorie

Kansklasse

Tijdgevolg

Geldgevolg

0

Niet

0%

Geen tijdgevolg

Geen geldgevolg

1

Zeer klein

10%

0 – 1 week

X < 8.500

2

Klein

30%

1 – 4 weken

8.500 < x < 85.000

3

Niet klein/niet groot

50%

4 – 8 weken

85.000 < x < 425.000

4

Groot

70%

8 – 26 weken

425.000< x < 850.000

5

Zeer groot

90%

 26 weken

X >850.000

Figuur. 9. Bron: (gemeente Maassluis, nota Risicomanagement, 2009).

De klassenindeling wordt gedaan om de risico’s te prioriteren. Dit is het waarderen van de risico’s en het indelen van die risico’s in een categorie tussen de 0 en 5. De eerste indeling is naar de kans 40


Risicomanagement

(kansklasse) dat een gebeurtenis zich voordoet. Dit vindt volledig plaats op gevoelsbasis. De tweede indeling is het gevolg van de gebeurtenis, welke te verdelen is in het tijdsgevolg en geldgevolg. Het tijdgevolg wordt bijvoorbeeld gebruikt bij projecten, omdat het tijdsaspect hier een grote rol in speelt. Verder worden voor alle risico’s het geldgevolg nagegaan. Een verder toelichting van de tabel wordt hieronder gegeven. Toelichting: Kansklasse -

Niet - spreekt voor zich

-

Zeer klein – wordt gehanteerd voor de risico’s waarvan het onwaarschijnlijk is dat deze zich in het komende jaar voordoen (1 x per 10 jaar of >).

-

Klein – wordt gehanteerd voor risico’s waarvan het niet waarschijnlijk is dat ze zich in het komende jaar voordoen (1 x per 5 - 10 jaar).

-

Niet klein/niet groot – wordt gehanteerd voor risico’s die zich het komende jaar wel maar ook niet kunnen voordoen (1 x per 2 - 5 jaar).

-

Groot – wordt gehanteerd voor risico’s waarvan het waarschijnlijk is dat ze zich in het komende jaar zullen voordoen (1 x per 1 - 2 jaar).

-

Zeer groot – wordt gehanteerd voor risico’s waarvan het zeer waarschijnlijk is dat ze zich in het komende jaar gaan voordoen (1 x per jaar of >).

Geldgevolg De hoogte van de bedragen zijn gebaseerd op een percentage op de totale begroting. Tijdgevolg Het tijdgevolg heeft betrekking op het risico van vertraging en uitstel van het project, het werk, het beleid. Wordt die datum niet gehaald, dan hoeft er geen direct geldgevolg te zijn.

Beheersen van risico’s In de laatste fase van het risicomanagementproces worden oplossingen gedefinieerd om de geïdentificeerde risico’s te beheersen. Volgens de respondent van de gemeente vindt de beheersing van de risico’s plaats door de afdelingshoofden en projectleiders, welke de primaire eigenaren zijn van de risico’s. 41


Risicomanagement

Voor het omgaan met risico’s wordt een keuze gemaakt uit de volgende vier maatregelen: 1. Vermijden: Dit houdt in dat het beleid waar een risico door ontstaat, wordt beëindigd, op een andere manier wordt vorm gegeven of geen beleid gestart wordt dat een risico met zich meebrengt. Ook kunnen werkprocessen zodanig ingevuld zijn, dat op die manier bepaalde risico’s worden vermeden. 2. Verminderen: Door het risico af te dekken middels een verzekering, een voorziening of een ander budget in de begroting. Hiermee worden de gevolgen van een risico dus beperkt. Tevens kan bij verminderen gedacht worden aan het aanpakken of wegnemen van de oorzaak van het risico. 3. Overdragen: Dit kan door het beleid dat een risico met zich meebrengt, uit te laten voeren door een andere betrokken partij, die daarbij ook de financiële risico’s overneemt. 4. Accepteren: Als een risico niet wordt vermeden, verminderd of overgedragen, dan wordt een risico geaccepteerd en zal de eventuele financiële schade volledig middels de weerstandscapaciteit moeten worden afgedekt. Dit betekent niet dat het risico niet beïnvloedbaar is en daarom maar geaccepteerd moet worden. Het betekent dat het risico op dit moment geaccepteerd wordt en niet op één of andere wijze is afgedekt (gemeente Maassluis, nota Risicomanagement, 2009).

Volgens de respondent van de gemeente zijn de maatregelen al wel beschikbaar binnen de organisatie, maar worden in deze fase goed gekoppeld aan de risico’s door de afdelingshoofden en de managers. Tijdens de maandelijkse overleggen tussen de financiële consulenten en de afdelingshoofden worden risico’s en de daaraan gekoppelde maatregelen behandeld.

3.1.2 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Binnen de ambtelijke organisatie zijn de directeuren verantwoordelijk voor de risico’s binnen hun afdelingen of hun programma’s. Voor het beheersen van de risico’s liggen de verantwoordelijkheden primair bij de afdelingshoofden en de projectleiders. Afdelingshoofden, projectleiders en directie zijn ambtelijke eigenaar van het risico. Zo staan zij aan de basis van het bedenken en uitvoeren van beleid en opzet en uitvoering van projecten. In de dagelijkse praktijk komen zij situaties tegen die risico’s dragen. De eerste signalering van een risico voor de gemeente komt dan ook van deze laag in de organisatie. De inschatting van de indeling van het risico in klassen van kans, tijd en geld worden gemaakt door het afdelingshoofd (gemeente Maassluis, nota Risicomanagement, 2009). Volgens de respondent van de gemeente heeft de directeur hierover de eindverantwoordelijkheid. De politieke 42


Risicomanagement

verantwoordelijkheid ligt bij het College en de Raad heeft de verantwoordelijkheid om het College te controleren. Collegeleden worden op de eerste plaats afgerekend op risico’s, omdat daar de politieke verantwoordelijkheid naar de burgers toe ligt. In zijn kaderstellende en controlerende taken heeft de Raad oog voor gemeentelijk beleid en beheer en geeft ruimte voor maatregelen die risico’s reduceren. Het bestuur is verantwoordelijk voor een adequaat risicomanagement. Deze komt in beeld bij de rapportages in de Programmabegroting, Bestuursrapportages (voorheen kwartaalrapportages) en het Jaarverslag en de vierjaarlijkse evaluatie (nota risicomanagement). Van het bestuur wordt gevraagd zich permanent bezig te houden met risico’s: er wordt een risicobewustzijn gevraagd bij al haar bestuurlijke besluiten en handelingen (gemeente Maassluis, nota Risicomanagement, 2009). Hiernaast heeft het team Advies, beheer en control van de afdeling Financiën en Control ook een grote rol met betrekking tot risicomanagement. De coördinatie van de werkzaamheden op het gebied van risicomanagement, het bewaken van de kwaliteit, het zorgdragen voor rapportages en risicosimulaties ten behoeve van de planning en control documenten, waaronder de bestuursrapportages, de verplichte paragraaf in de programmabegroting en –rekening en het applicatiebeheer van NARIS geschiet vanuit de afdeling Financiën en Control. De beheerder van NARIS functioneert ook als consultant voor de leidinggevenden bij het proces van risicomanagement. Hier wordt uiteindelijk ook het risicoprofiel opgesteld naar aanleiding van de geïdentificeerde risico’s in NARIS. Volgens de respondent van de gemeente wordt in alle planning & control documenten gerapporteerd over risicomanagement ‘paragraaf weerstandsvermogen’.

3.1.3 Beleid risicomanagement Het risicomanagement(proces) heeft op de volgende manieren een structurele plaats in het gemeentelijke beleid (gemeente Maassluis, nota Risicomanagement, 2009): 1. Nota risicomanagement als uitgangspunt De nota risicomanagement wordt als uitgangspunt genomen voor de verplichte paragraaf weerstandsvermogen, zoals deze in de begroting, de bestuursrapportages en de rekening naar voren komt. 2. Actualisatie nota Risicomanagement om de vier jaar De nota risicomanagement en het weerstandsvermogen wordt elke vier jaar geactualiseerd en bestuurlijk geëvalueerd. 3. Opname in collegeadviezen- en raadsvoorstellen

43


Risicomanagement

Een risicoparagraaf is verplicht voor kredietaanvragen van € 500.000 of hoger maar daarnaast ook voor andere voorstellen waarvoor één van de onderstaande situaties geldt voor respectievelijk geld, tijd en kwaliteit: - 30% kans op overschrijding > € 100.000 van een gevraagd budget of krediet; - 30% kans op overschrijding van doorlooptijd of oplevermoment; - 30% kans op substantieel andere kwaliteit dan in het voorstel weergegeven. De verantwoordelijkheid voor het informeren over deze risico’s ligt bij het management op aangeven van de betreffende opsteller van de aanvraag of het voorstel. 4. Rapportage in de planning en control documenten (paragraaf weerstandsvermogen) Met de nota risicomanagement beoogt de gemeente de volgende doelen:  Kaderstelling raad en formuleren van beleidsuitgangspunten De raad is verantwoordelijk voor een sluitende begroting. Met de nota geeft de raad de kaders met betrekking tot het weerstandsvermogen en het risicomanagement aan en stelt de raad het beleid vast waarbinnen de gemeente Maassluis dient te opereren. De kaders en beleidsuitgangspunten zullen ervoor moeten zorgen dat weerstandsvermogen en risicomanagement een structureel onderdeel vormen van de planning & control cyclus en dat Maassluis voldoende weerstandsvermogen heeft.  Voldoen aan weten regelgeving Door het vaststellen van de nota risicomanagement een actualisatie daarvan om de vier jaar voldoet de gemeente Maassluis aan haar wettelijke verplichtingen.  Verhogen van het risicobewustzijn Het belangrijkste doel van deze nota, naast de bovengenoemde doelen, is het verhogen van het risicobewustzijn binnen de organisatie. De organisatie dient zich ervan bewust te zijn dat het risicomanagement een belangrijke plek heeft in de planning & control cyclus. Dit is zowel van belang op het niveau van het bestuur als het management.

3.1.4 Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen bestaat uit de incidentele en structurele weerstandscapaciteit. Uit welke posten de incidentele en structurele weerstandscapaciteit binnen de gemeente Maassluis bestaat, wordt weergeven in de volgende tabel (gemeente Maassluis, nota Risicomanagement, 2009):

44

Masterscriptie Ebru Inanbil Onderdeel

Risicomanagement Incidentele weerstandscapaciteit

Structurele weerstandscapaciteit

Algemene reserve (vrij aanwendbaar) Onvoorzien incidenteel Stille reserves Begrotingsruimte Onbenutte belastingcapaciteit Figuur. 10. Bron: (gemeente Maassluis, nota Risicomanagement, 2009).

Om incidentele of structurele tegenvallers op te vangen wordt in de eerste instantie gebruik gemaakt van de elementen van de incidentele weerstandscapaciteit. Binnen de gemeente Maassluis is de post onvoorzien samen met de algemene reserve een grote opvanger van tegenvallers. Indien zich gedurende een jaar structurele tegenvallers voordoen zonder dat daar meevallers tegenover staan, dan worden deze in de eerste instantie afgedekt door de incidentele weerstandscapaciteit. Volgens de respondent van de gemeente wordt hierna bij de eerstvolgende begroting dekking gezocht. Indien dit niet lukt, wordt de structurele weerstandscapaciteit als dekkingsmiddel ingezet. Ontstane risico’s zonder meevallers worden altijd gedekt uit de incidentele weerstandscapaciteit. In de grondexploitaties van de projecten worden ook bedragen opgenomen voor de post onvoorzien. De risico’s in deze projecten worden in eerste instantie opgevangen door deze post (gemeente Maassluis, nota Risicomanagement, 2009).

Berekening weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen. In 2004 is door de gemeenteraad vastgelegd dat bij de berekening van het weerstandsvermogen ten aanzien van de risico’s een zekerheidspercentage wordt gehanteerd van 70%. Dit betekent dat bij de berekening van het weerstandsvermogen uitgegaan wordt dat alle risico’s voor 70% worden meegenomen. Indien het zekerheidspercentage structureel (en substantieel) onder de 70% is en er geen zicht is op verbetering, moeten er maatregelen genomen worden. Deze maatregelen moeten er voor zorgen dat er (op redelijke termijn) weer voldoende weerstandscapaciteit (reserves) is in relatie tot het risicoprofiel. Een weerstandsvermogen van 70% wordt voldoende geacht om eventuele risico’s af te dekken. Indien een hoger zekerheidspercentage van 90% gekozen zou worden, zou achteraf kunnen blijken dat een 45


Risicomanagement

te groot deel van het eigen vermogen van de gemeente als weerstandscapaciteit is ingezet, terwijl deze middelen juist voor andere maatschappelijke doeleinden gebruikt hadden kunnen worden (gemeente Maassluis, nota Risicomanagement, 2009). Een te hoge of een te lage opvangcapaciteit is dus onwenselijk. Om het weerstandvermogen te kunnen beoordelen dient te worden vastgesteld welke ratio de gemeente Maassluis nastreeft. De gemeente streeft ernaar de impact van de risico’s te minimaliseren. Dit betekent dat de gemeente Maassluis een weerstandsvermogen nastreeft dat ten minste ‘voldoende’ is. Dat is een ratio weerstandsvermogen tussen de 1,0 en 1,4 met als waardering ‘C’ (gemeente Maassluis, nota Risicomanagement, 2009). Hiertoe wordt gebruik gemaakt van onderstaande waarderingstabel: Waardering

A

Ratio weerstandsvermogen

 2.0

Betekenis

Uitstekend

B

1.4 – 2.0

Ruim voldoende

C

1.0 – 1.4

Voldoende

D

0.8 – 1.0

Matig

E

0.6 – 0.8

Onvoldoende

F

< 0.6

Ruim onvoldoende

Figuur. 11. Bron: (gemeente Maassluis, nota Risicomanagement, 2009).

3.1.5 Knelpunten risicomanagement Uit het gehouden interview met de financiële consulent en senior medewerker afdeling financiën en control binnen de gemeente Maassluis is naar voren gekomen dat de gemeente Maassluis ook enkele verbeterpunten kent inzake risicomanagement. Het eerste verbeterpunt dat naar voren is gekomen is het lage risicobewustzijn en de passieve risicohouding binnen de organisatie. Ondanks dat aangegeven wordt dat goed risicomanagement onder andere hiervan afhangt, kent deze nog verbeterpunten binnen de gemeente Maassluis. Risicobewustzijn zou voornamelijk bij de managers, afdelingshoofden en projectleiders aanwezig moeten zijn. Het risicobewustzijn is wel aanwezig sinds de wettelijke verplichting (van BBV) uit het jaar 2004, maar nog in passieve vorm. Risicomanagement wordt binnen de organisatie gezien als een verplichting vanuit de afdeling Financiën & Control. Risicomanagement is dus niet goed geïntegreerd binnen de dagelijkse werkzaamheden van het ambtelijk personeel binnen de organisatie. Het ontbreekt er naar draagvlak voor risicomanagement vanuit de bovenstaande laag van de organisatie. Draagvlak voor risicomanagement vanuit de bovenstaande laag van de organisatie zou voor meer acceptatie, bewustwording en een actievere 46


Risicomanagement

houding binnen de organisatie inzake risicomanagement zorgen. Een tweede verbeterpunt is het uitvoeren van evaluatie van beheersmaatregelen op effectiviteit en efficiency. Uit het risicomanagementproces van de gemeente blijkt dat dit niet wordt uitgevoerd. De koppeling van risicomanagement aan de AO/IC processen zou hierbij kunnen helpen. Het belang hiervan wordt wel erkend binnen de organisatie. Een ander verbeterpunt is het verhogen van het kennisniveau van de financiële consulenten over de risicomanagementsoftware NARIS. Momenteel is de kennis over de omgang met NARIS laag onder de financiële consulenten. De gemeente besteedt geen aandacht aan risicomanagement in haar opleidingsaanbod.

3.2 Risicomanagement gemeente Schiedam Risicomanagement heeft vanaf 1995 intrede gedaan binnen de gemeente Schiedam. De aanleiding hiervoor is de wetgeving (de Comptabiliteitsvoorschriften 1995) inzake risicomanagement geweest. Risicomanagement is aan de orde gekomen in de verschillende planning & control documenten (begroting en jaarrekening). De introductie van de verplichte paragraaf weerstandsvermogen in het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten 2004 (BBV) heeft ertoe geleid dat risicomanagement opnieuw onder de aandacht is gekomen. Een echte invoering en ontwikkeling van risicomanagement heeft in 2011 plaatsgevonden binnen de gemeente. Recente problematiek rondom grondexploitaties, waarbij grote verliezen moesten worden genomen en het weerstandsvermogen tot ver onder het normniveau daalde, innovatieve trajecten als het Dienstverleningsprogramma en de ombuigingsoperatie binnen Schiedam waarin keuzes mede op basis van risico’s en kansen gemaakt kunnen worden, vormen directe aanleiding om over het invoeren dan wel ontwikkelen van risicomanagement na te denken. Volgens de respondent van de gemeente heeft het invoeren van risicomanagement (2011) twee redenen. Enerzijds het ontbreken naar de inzichten om risico’s te beheersen in relatie tot het succesvol uitvoeren van beleid, waardoor de paragraaf weerstandsvermogen een zwakke basis kent. Anderzijds constateerde de accountant meermaals dat de gestructureerde invoering van risicomanagement verbeterd zou moeten worden. Hiervoor is vanaf het jaar 2011 een projectgroep ‘risicomanagement’ gestart, welke nog steeds in de uitvoeringsfase zit. De onderdelen van het in 2011 opgestarte project ‘risicomanagement’ zijn:  Bepalen van relevante processen en activiteiten  Inventariseren van relevante (materiële) risico’s 47


Risicomanagement

 In kaart brengen van significante beheersmaatregelen  Opstellen van Interne Controle Procedures  Opstellen van eisen en wensen ten aanzien van een monitoring tool en het implementeren van een tool ter ondersteuning van de monitoring & rapportage

De aanleiding voor het project is het ontbreken van het beheersen van risico’s in relatie tot het succesvol uitvoeren van beleid. Volgens de respondent van de gemeente wordt met het project beoogd om integraal risicomanagement te integreren binnen de organisatie. 3.2.1 Risicomanagementproces Alvorens de beschrijving van het risicomanagementproces bij de gemeente Schiedam, is het allereest van belang om de definities van risico en risicomanagement zoals die door de gemeente gehanteerd wordt toe te lichten. De definitie van risico die door de gemeente Schiedam gehanteerd wordt is: ‘’de kans dat een positieve of negatieve gebeurtenis van materieel belang optreedt, die niet is voorzien in de begroting van enig jaar’’ (gemeente Schiedam, Programmabegroting 2011-2014).

Het begrip risicomanagement kan omschreven worden als: ‘’het op gestructureerde wijze identificeren, analyseren en managen van risico’s’’ (gemeente Schiedam, Programmabegroting 2011-2014). Het is een proces om op een gestructureerde wijze risico’s in kaart te brengen, regelmatig te evalueren en te beheersen. Het risicomanagementproces bestaat uit de volgende drie fasen:  Het periodiek inventariseren (identificatie) van de risico’s  Analyse en beoordeling van risico’s  Beheersing van de risico’s. Identificatie van risico’s Volgens de respondent van de gemeente wordt in de eerste fase van het risicomanagementproces alle potentiele risico’s periodiek geïnventariseerd. Periodiek wordt door de controller van de afdeling Financiën per telefoon of per e-mail vragen uitgezet naar diverse medewerkers (projectleiders en

48


Risicomanagement

afdelingshoofden) binnen de organisatie om de risico’s te inventariseren. Voor de inventarisatie van de risico’s wordt als hulpmiddel ook gebruik gemaakt van het risicomanagementsoftware NARIS.

Analyse en beoordeling van risico Volgens de respondent van de gemeente bestaat de analyse en de beoordeling van de risico’s uit twee onderdelen: een inschatting van de kans dat het risico optreedt en de indeling van de risico’s in grootte / klassen. Zo ontstaat er een beeld van de risico’s welke de gemeente loopt rekening houdend met de kans dat het gebeurt en het financiële belang dat daarmee gemoeid is. Categorie

Kansklasse

Tijdgevolg

Geldgevolg

0

Niet

0%

Geen tijdgevolg

Geen geldgevolg

1

Zeer klein

10%

0 – 1 week

X < 8.500

2

Klein

30%

1 – 4 weken

8.500 < x < 85.000

3

Niet klein/niet groot

50%

4 – 8 weken

85.000 < x < 425.000

4

Groot

70%

8 – 26 weken

425.000< x < 850.000

5

Zeer groot

90%

 26 weken

X >850.000

Figuur. 12.

De klassenindeling wordt gedaan om de risico’s te prioriteren. Dit is het waarderen van de risico’s en het indelen van die risico’s in een categorie tussen de 0 en 5. De eerste indeling is naar de kans (kansklasse) dat een gebeurtenis zich voordoet. Dit vindt volledig plaats op gevoelsbasis. De tweede indeling is het gevolg van de gebeurtenis, welke te verdelen is in het tijdsgevolg en geldgevolg. Het tijdgevolg wordt bijvoorbeeld gebruikt bij projecten, omdat het tijdsaspect hier een grote rol in speelt. Verder worden voor alle risico’s het geldgevolg nagegaan.

Beheersing van de risico’s Volgens de respondent van de gemeente wordt in de laatste fase van het risicomanagementproces van de gemeente maatregelen genomen die leiden tot het vermijden of verminderen van de risico’s. In een aantal gevallen worden de risico’s geaccepteerd. De organisatie past een daarvoor meest geschikte strategie toe. Indien het zeker is dat een risico zich zal voordoen, wordt daarvoor een voorziening getroffen (BBV, artikel 44 lid 1b) tenzij het risico verzekerd is (gemeente Schiedam, kadernota Weerstandsvermogen, 2007).

49


Risicomanagement

Volgens de respondent van de gemeente vindt de beheersing van de risico’s plaats door de afdelingshoofden, welke de primaire risico eigenaren zijn. De maatregelen worden door de afdelingshoofden voor de risicobeheersing, gekoppeld aan de geïnventariseerde risico’s.

3.2.2 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Volgens de respondent van de gemeente zijn binnen de ambtelijke organisatie de projectleiders en de afdelingshoofden de primaire eigenaars van de risico’s. Op operationeel niveau zijn de projectleiders bezig met de risico’s en dienen beheersmaatregelen te treffen, omdat zij aan de basis staan van het uitvoeren van beleid. De directeur heeft hierover de eindverantwoordelijkheid. Binnen de organisatie heerst er een passieve risicohouding en een laag risicobewustzijn. Het huidige risicomanagement wordt uitgevoerd door de grote coördinerende rol van de afdeling Financiën. Risicomanagement is niet goed geïntegreerd binnen de dagelijkse werkzaamheden van het personeel binnen de organisatie. De verantwoordelijkheden zijn officieel wel binnen de mandaatregeling vastgelegd, maar wordt binnen de organisatie niet naar geleefd. De passieve risicohouding is zowel op ambtelijk als op management niveau aanwezig.

3.2.3 Beleid risicomanagement Volgens de respondent van de gemeente is binnen de gemeente Schiedam geen expliciet beleid inzake risicomanagement ontwikkeld. Met de paragraaf weerstandsvermogen in de begroting en jaarrekening wordt voldaan aan de wetgeving (BBV, 2004) voor risicomanagement. Echter ontbreekt het naar een expliciet beleid hierover. Een nota risicomanagement die vierjaarlijks wordt geactualiseerd bij de meeste gemeenten, vindt binnen de gemeente Schiedam niet plaats. Wel wordt over risicomanagement (paragraaf weerstandsvermogen) gerapporteerd in de planning en control documenten. De fasen van het risicomanagementproces zijn in de planning en control cyclus verankerd. Een aantal maal per jaar worden de nieuwe risico’s op verzoek van de afdeling Financiën aangeleverd en worden bestaande risico’s geëvalueerd op geldigheid. Afhankelijk van de risico’s en de analyse daarvan, worden beheersmaatregelen genomen door bijvoorbeeld het vormen of vrij laten vallen van voorzieningen en het zo nodig aanvullen van het weerstandsvermogen (gemeente Schiedam, kadernota Weerstandsvermogen, 2007). In de kadernota Weerstandsvermogen uit het jaar 2007 van de gemeente zijn de volgende vier punten vastgelegd met betrekking tot de risico’s van de gemeente (gemeente Schiedam, kadernota Weerstandsvermogen, 2007):

50


Risicomanagement

1. Voor ieder geïnventariseerd risico wordt de kans bepaald dat het risico zich voordoet. Deze kans wordt vastgesteld op minimaal 10% en maximaal 90%. Hierbij spelen alle relevante kennis en de omstandigheden een rol. Voor borgstellingen is de kans dat een risico optreedt vastgesteld op 1% van de restanthoofdsom (exclusief de leningen die via een waarborgfonds zijn geborgd). 2. Indien de kans dat een risico optreedt minder is dan 10%, wordt het risico niet meegenomen (met uitzondering van borgstellingen). Is die kans meer dan 90%, dan is er geen sprake meer van een risico en moet er een voorziening worden gevormd. 3. Er worden twee risicogroepen onderscheiden: -Risico’s kleiner dan € 100.000. Deze worden in de Programmabegroting en de Programmarekening onder één post ‘diversen’ opgenomen. -Risico’s groter dan € 100.000. Deze worden in de Programmabegroting en de Programmarekening zoveel mogelijk individueel vermeld. 4. De ratio weerstandsvermogen is vastgesteld op 1,4, met als waardering ‘C’ (voldoende). Dit wordt in de onderstaande tabel ook weergeven. De hierboven geformuleerde vier punten uit de kadernota Weerstandsvermogen (2007) zijn sinds het jaar 2007 niet meer geactualiseerd.

Waardering

A


 2.0

Betekenis

Uitstekend

B

1.4 – 2.0

Ruim voldoende

C

1.0 – 1.4

Voldoende

D

0.8 – 1.0

Matig

E

0.6 – 0.8

Onvoldoende

F

< 0.6

Ruim onvoldoende

Figuur. 13. Bron: (gemeente Schiedam, kadernota Weerstandsvermogen, 2007).

3.2.4 Weerstandsvermogen Risico’s kunnen worden onderscheiden in éénmalig optredende risico’s (incidentele risico’s) welke gedekt worden uit de incidentele weerstandscapaciteit (bijvoorbeeld de algemene reserve) en

51


Risicomanagement

structurele risico’s welke gedekt worden uit de structurele weerstandscapaciteit (bijvoorbeeld de onbenutte belastingcapaciteit) (gemeente Schiedam, kadernota Weerstandsvermogen, 2007). Het weerstandsvermogen bestaat uit de incidentele en structurele weerstandscapaciteit. Uit welke posten de incidentele en structurele weerstandscapaciteit binnen de gemeente Schiedam bestaat, wordt weergeven in de volgende tabel: Onderdeel

Incidentele weerstandscapaciteit


Algemene reserve (vrij aanwendbaar) Onvoorzien incidenteel Stille reserves Begrotingsruimte Onbenutte belastingcapaciteit Figuur. 14. Bewerkte bron: (gemeente Schiedam, Programmabegroting 2011-2014).

Om incidentele of structurele tegenvallers op te vangen wordt in de eerste instantie gebruik gemaakt van de elementen van de incidentele weerstandscapaciteit. De algemene reserve is een belangrijke buffer voor het opvangen van de risico’s (gemeente Schiedam, nota reserve en voorzieningen, 2011). In de Nota reserves en voorzieningen 2011 van de gemeente Schiedam is aangegeven dat de algemene reserve minimaal de omvang van het totaal aan risico’s dient te hebben. Volgens de respondent van de gemeente worden tegenvallers voornamelijk uit de algemene reserves gedekt, alvorens er beroep wordt gedaan op de overige weerstandscapaciteit. De financiële en economische crisis hebben geleid tot een toegenomen aandacht voor het risicomanagement en tevens tot een aanzienlijke toename van de totale omvang van de risico’s. Onder de huidige omstandigheden is een zekere flexibiliteit ten aanzien van de ratio weerstandsvermogen gewenst. De ratio weerstandsvermogen wordt berekend door beschikbare weerstandscapaciteit te delen door de benodigde weerstandscapaciteit. Met de kadernota weerstandsvermogen 2007 is door de Raad bij de behandeling van de risico’s vastgesteld dat de ratio weerstandsvermogen op 1.4 gewenst is. De waardering van het weerstandsvermogen komt daarmee op ‘voldoende’ (C), weergeven in de bovenstaande figuur 13 (paragraaf 3.2.3). Bij de berekening van het weerstandsvermogen wordt ten aanzien van de risico’s binnen de gemeente Schiedam geen zekerheidspercentage gehanteerd.

52


Risicomanagement

3.2.5 Knelpunten risicomanagement Uit het gehouden interview met het project manager en manager control binnen de gemeente Schiedam is naar voren gekomen dat de gemeente ook enkele verbeterpunten kent inzake risicomanagement. Het eerste verbeterpunt dat naar voren komt is het beleid inzake risicomanagement. Er is geen expliciet beleid ontwikkeld binnen de gemeente. De gemeente heeft geen nota risicomanagement. Dit heeft tot gevolg dat het er binnen de gemeente ontbreekt aan organisatie brede geïntegreerde risicomanagement, welke ook een verbeterpunt is. Ook besteed de gemeente geen aandacht aan risicomanagement in haar opleidingsaanbod. Ten slotte een ander belangrijk verbeterpunt is het laag risicobewustzijn en de passieve risicohouding binnen de organisatie. Binnen de organisatie heerst er een passieve risicohouding. Zo contacteert bijvoorbeeld de afdeling Financiën voor de inventarisatie van de risico’s zelf de verschillende relevante medewerkers (projectleiders en afdelingshoofden). De passieve risicohouding kan deels ook worden verklaard door het ontbreken van een nota risicomanagement binnen de gemeente en het ontbreken naar het beleid daarmee inzake risicomanagement. De verschillende verbeterpunten binnen de gemeente Schiedam komen ook naar voren uit de risicovolwassenheidscan van de gemeente. Begin 2010 heeft de gemeente Schiedam binnen de afdeling Control een risicovolwassenheidscan (figuur 15) laten uitvoeren door Clascon. Clascon helpt organisaties bij het creëren van waarde door het verbeteren van de besturing en bedrijfsvoering (clascon, 2012). De risicovolwassenheidscan heeft als doel om het management te helpen inzicht te verkrijgen in het huidige niveau van risicomanagement en ambitieniveau te definiëren voor verbeteracties. De volwassenheidscan onderkent een viertal volwassenheidsniveaus: start, basis, gevorderd en expert (Claassen, 2009:213). Per aandachtsgebied en per volwassenheidsniveau zijn specifieke karakteristieken uitgewerkt. Deze karakteristieken vormen de normen voor het beoordelen van de mate van volwassenheid. Vertrekpunt van deze scan is een toelichting van de verschillende volwassenheidsniveaus per aandachtsgebied (Claassen, 2009:472). In bijlage 4 van dit rapport worden per aandachtsgebied en per volwassenheidsniveau de specifieke karakteristieken, per aandachtsgebied de specifieke onderzoeksvragen waarop het volwassenheidsniveau van de aandachtsgebieden vastgesteld en de scores van de aandachtsgebieden samengevat weergegeven. Volgens de respondent van de gemeente is op basis hiervan de uitslag van de scan, het volwassenheidsniveau van de gemeente Schiedam ‘start’. Dit volwassenheidsniveau is het laagste niveau van de vier volwassenheidsniveau en houdt het volgende in: risicomanagement vindt plaats op ad-hocbasis, initiatieven vinden niet organisatie breed plaats maar op individuele basis en

53


Risicomanagement

gebaseerd op ervaring en expertise managers (Claassen, 2009:214). Volgens de respondent van de gemeente geeft de uitslag van de risicovolwassenheidscan aan dat er voor de gemeente veel verbeterpunten aanwezig zijn inzake risicomanagement.

Figuur 15. Risicovolwassenheidscan gemeente Schiedam, uitgevoerd door Clascon

Toelichting: (schaal 1 tot 5, waarbij 1 = niet aanwezig en 5 = volledig aanwezig).

Uit de tabel blijkt dat gemeente Schiedam slecht scoort omtrent risicomanagement. Vele punten van risicomanagement uit de scan zijn niet aanwezig binnen de organisatie. Geconcludeerd kan worden dat de gemeente veel verbeterpunten heeft inzake risicomanagement.

54


Risicomanagement

3.3 Risicomanagement gemeente Vlaardingen Risicomanagement heeft vanaf 1995 intrede gedaan binnen de gemeente Vlaardingen. De aanleiding hiervoor is de wetgeving (de Comptabiliteitsvoorschriften 1995) inzake risicomanagement geweest. Sinds 1995 wordt jaarlijks het risicoprofiel in de vorm van een risicoparagraaf van de gemeente vastgesteld. De provincie kijkt over de schouder van de gemeente mee en beoordeelt de paragraaf als toezichthouder bij de goedkeuring van de begroting en het jaarverslag (gemeente Vlaardingen, nota Risicomanagement, 2005). Vanaf het jaar 2004 doet de gemeente aan risicomanagement als gevolg van de wetgeving BBV. Volgens de respondent van de gemeente is de eerste nota risicomanagement in het jaar 2005 opgesteld. Hierna heeft een actualisatie van de nota een lange periode van 7 jaar niet plaatsgevonden. De nota wordt met ingang van het jaar 2012 weer geactualiseerd. De aanleiding hiervoor zijn de voorgedane tegenvallers ( € 10 mil.) van de grondexploitaties in het jaar 2011. Hiernaast is de algemene reserve ook aanzienlijk gedaald. De tweede nota risicomanagement wordt in de loop van dit jaar (2012) opgesteld nog voor de behandeling van de begroting 2013. Met de nieuwe nota risicomanagement moet de raad het weerstandsratio bepalen en wordt alles rondom risicomanagement binnen de organisatie geactualiseerd. In de nota risicomanagement 2005 zijn de hoofddoelen die de gemeente Vlaardingen nastreeft in het kader van risicomanagement vastgesteld:  Zorg dragen voor een voldoende mate van risicobewustzijn en beheersing van risico’s.  Zorg dragen voor voldoende financiële vrije ruimte ‘’weerstandscapaciteit’’ middels actief risicomanagement. Hoe lager het risicoprofiel hoe minder geld nodig is om deze risico’s af te dekken. Een actief risicomanagement kan zorgen voor een verlaging van het risicoprofiel waardoor meer vrije ruimte gecreëerd kan worden voor andere doeleinden.  Zorg dragen voor continuïteit van het voorzieningenniveau en de dienstverlening aan de burger. Het optreden van een risico mag geen effect hebben op de uitvoering van bestaand beleid en voorzieningen. Een adequaat risicomanagement moet hiervoor zorgdragen (gemeente Vlaardingen, nota risicomanagement, 2005).

3.3.1 Risicomanagementproces Alvorens de beschrijving van het risicomanagementproces bij de gemeente Vlaardingen, is het allereest van belang om de definities van risico en risicomanagement zoals die door de gemeente gehanteerd worden toe te lichten. De definitie die door de gemeente Vlaardingen gehanteerd wordt is: 55


Risicomanagement

‘’de kans op het optreden van een gebeurtenis met een negatief gevolg voor de gemeente of het uitblijven van een gebeurtenis met een positief gevolg’’ (gemeente Vlaardingen, nota Risicomanagement, 2005). Risico’s zijn binnen de gemeente Vlaardingen te verdelen in twee groepen. De eerste groep betreft risico’s die een incidenteel karakter dragen, de tweede groep betreft risico’s die mogelijk een structureel karakter kunnen dragen. Wanneer duidelijk is dat er sprake is van een structurele lastenverhoging zullen deze lasten meerjarig in de begroting worden verwerkt (gemeente Vlaardingen, meerjarenbegroting, 2012-2015). Risicomanagement is:

‘’een systematisch, cyclisch en continu proces om risico’s te identificeren, te analyseren en te beoordelen; op basis hiervan maatregelen te nemen en te evalueren’’ (gemeente Vlaardingen, nota Risicomanagement, 2005).

Het risicomanagementproces binnen de gemeente Vlaardingen kent de volgende drie stappen:  inventariseren,  analyseren en beoordelen,  bewaken (beheersen). Inventariseren risico’s Volgens de respondent van de gemeente voert het hoofd van de afdeling Financiën een aantal maal per jaar, tijdens de voortgang van de planning & control documenten, overleggen met de afdelingshoofden over nieuwe en bestaande risico’s. Hiernaast wordt ook overlegd over de gevolgen en de maatregelen van deze risico’s. Analyse en beoordeling risico’s Volgens de respondent van de gemeente komt het totale risicoprofiel van de gemeente op twee manieren tot stand; (1) inventarisatie van de risico’s, (2) risicoanalyse waarbij deze analyse getoetst wordt. In het verleden werd voor de analyse en beoordeling van de risico’s gebruik gemaakt van het software NARIS. Enkele jaren terug is NARIS door de gemeente afgeschaft en is overgegaan op het gebruik van Excel als tool voor het analyseren en beoordelen van risico’s. Het analyseren en beoordelen van een risico bestaat uit het ontleden van dit risico in kleinere deeltjes, ofwel de kenmerken. Deze kenmerken bestaan uit de kans dat een gebeurtenis optreedt en 56


Risicomanagement

uit de gevolgen die dat met zich meebrengt. De kansen en de gevolgen worden verdeeld in klassen, zie onderstaand figuur 16 (gemeente Vlaardingen, nota Risicomanagement, 2005). Categorie

Kansklasse

Tijdgevolg

Geldgevolg

0

0

0%

Geen tijdgevolg

Geen geldgevolg

1

1 x per 10 jaar of >

10%

0 – 1 week

< 0.01% vd jaaromzet

2

1 x per 5 – 10 jaar

30%

1 – 4 weken

0.01% - 0.1% vd jaaromzet

3


50%

4 – 8 weken

0.1% - 0.5% vd jaaromzet

4


70%

8 – 26 weken

0.5% - 1% vd jaaromzet

5

1 x per jaar of >

90%

 26 weken

1% vd jaaromzet >

Figuur 16. Bron: (gemeente Vlaardingen, nota Risicomanagement, 2005).

De klassenindeling wordt gedaan om de risico’s te prioriteren. Dit is het waarderen van de risico’s en het indelen van die risico’s in een categorie tussen de 0 en 5. De eerste indeling is naar de kans (kansklasse) dat een gebeurtenis zich voordoet. Dit vindt volledig plaats op gevoelsbasis. De tweede indeling is het gevolg van de gebeurtenis, welke te verdelen is in het tijdsgevolg en geldgevolg. Het tijdgevolg wordt bijvoorbeeld gebruikt bij projecten, omdat het tijdsaspect hier een grote rol in speelt. Verder worden voor alle risico’s het geldgevolg nagegaan.

Bewaken(beheersen) Volgens de respondent van de gemeente wordt na het identificeren, analyseren en beoordelen van risico’s deze door de afdelingshoofden gekoppeld aan maatregelen. Om de risico’s te kunnen beheersen wordt bij voor ieder risico maatregelen gedefinieerd. Ook worden de kosten van de maatregelen en de te verwachten effecten gedefinieerd. Dit wordt gedaan door de afdelingshoofden als primaire risico-eigenaren. De gemeente erkent het belang om de risico’s in voldoende mate te reduceren of vermijden om adequaat risicomanagement te kunnen uitvoeren. Deze stap is onder te verdelen in twee substappen: -

acceptatie van de risico’s waarbij geen maatregelen worden geformuleerd

-

bepalen van maatregelen waarbij het doel kan zijn het verlagen van het risiconiveau middels het verkleinen van de kans of de gevolgen (gemeente Vlaardingen, nota Risicomanagement, 2005).

57


Risicomanagement

3.3.2 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Voor het beheersen van de risico’s liggen de verantwoordelijkheden primair bij de projectleiders en vervolgens bij de afdelingshoofden (de budgethouders). De eerste signalering van risico’s komt in de regel van deze laag van de organisatie vanwege de verschillende praktijksituaties die zij tegenkomen. De afdelingshoofden maken ook de inschatting van de risico’s in klassen van kans, tijd en geld. De politieke verantwoordelijkheid ligt bij het College en de Raad heeft de verantwoordelijkheid om het College te controleren. De Raad is verantwoordelijk als het gaat om de programmadoelstellingen en de kaderstelling van de ‘’weerstandspargraaf’’ (gemeente Vlaardingen, nota Risicomanagement, 2005). De afdeling Financiën heeft een coördinerende rol inzake risicomanagement. Volgens de respondent van de gemeente wordt in alle planning & control documenten gerapporteerd over risicomanagement (paragraaf weerstandsvermogen). Zo wordt de nota risicomanagement ook samengesteld door de afdeling Financiën. De risico coördinator binnen de afdeling Financiën is verantwoordelijk

voor

het

coördineren

van

de

werkzaamheden

op

het

gebied

van

risicomanagement, het bewaken van de kwaliteit en het zorgdragen voor rapportages en risicosimulaties ten behoeve van de kwartaalrapportages en de verplichte paragraaf in de begroting en jaarrekening (gemeente Vlaardingen, nota Risicomanagement, 2005).

3.3.3 Beleid risicomanagement Volgens de respondent van de gemeente neemt risicomanagement op de volgende twee manieren een structurele plaats in het gemeentelijke beleid van de gemeente: 

Nota risicomanagement: eerste nota risicomanagement is opgesteld in het jaar 2005. Hierna heeft een actualisatie niet plaatsgevonden. Vanaf het jaar 2012 is risicomanagement, mede door de tegenvallers van grondexploitaties in het jaar 2011, weer opgepakt en is besloten om de nota vierjaarlijks te actualiseren.



Paragraaf weerstandsvermogen: rapportage in de planning & control documenten.

3.3.4 Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen is opgebouwd uit de incidentele en structurele weerstandscapaciteit. De weerstandscapaciteit geeft aan over welke middelen en mogelijkheden de gemeente beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken zonder dat dit ten koste gaat van het totale voorzieningenniveau (gemeente Vlaardingen, nota Risicomanagement, 2005).

58


Risicomanagement

Uit welke posten de incidentele en structurele weerstandscapaciteit binnen de gemeente Vlaardingen bestaat, wordt weergeven in de volgende tabel: Onderdeel

Incidentele weerstandscapaciteit


Algemene reserve (vrij aanwendbaar) Onvoorzien incidenteel Stille reserves Begrotingsruimte Onbenutte belastingcapaciteit Figuur. 17. Bewerkte bron: (gemeente Vlaardingen, meerjarenbegroting, 2012-2015).

Volgens de respondent van de gemeente worden de tegenvallers binnen de gemeente Vlaardingen voornamelijk uit de algemene reserves (incidentele weerstandscapaciteit) gedekt. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de beschikbare weerstandscapaciteit en alle risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen. Om het weerstandvermogen te kunnen beoordelen dient te worden vastgesteld welke ratio de gemeente Vlaardingen nastreeft. De ratio weerstandsvermogen wordt berekend door beschikbare weerstandscapaciteit te delen door de benodigde weerstandscapaciteit. De ratio’s zijn vastgelegd en de Raad heeft de keuze gemaakt voor de ratio klasse C. Dit duidt op ‘voldoende’ weerstandsvermogen. Bij de berekening van het weerstandsvermogen wordt ten aanzien van de risico’s binnen de gemeente Vlaardingen geen zekerheidspercentage gehanteerd (gemeente Vlaardingen, nota Risicomanagement, 2005).

Waardering

A


 2.0

Betekenis

Uitstekend

B

1.4 – 2.0

Ruim voldoende

C

1.0 – 1.4

Voldoende

D

0.8 – 1.0

Matig

E

0.6 – 0.8

Onvoldoende

F

< 0.6

Ruim onvoldoende

Figuur 18. Bron: (gemeente Vlaardingen, nota Risicomanagement, 2005).

59


Risicomanagement

3.3.5 Knelpunten risicomanagement Uit het gehouden interview met de senior medewerker control afdeling financiën binnen de gemeente Vlaardingen is naar voren gekomen dat de gemeente ook enkele verbeterpunten kent inzake risicomanagement. Het eerste verbeterpunt is de passieve risicohouding en het lage risicobewustzijn binnen de organisatie. Dit hangt samen met de volgende verbeterpunt, namelijk het ontbreken naar een gemeenschappelijke taal met betrekking tot risico’s. Het hanteren van een dezelfde definitie voor risico wordt echter wel erkend door de organisatie. Een ander verbeterpunt is de structurele inbedding van risicomanagement (integraal) in de organisatie. Ondanks het risicomanagementbeleid met de nota risicomanagement, wordt deze namelijk niet nageleefd. Zo wordt de tweede nota risicomanagement van de gemeente, na zeven jaar weer in de loop van het jaar 2012 opgesteld. Het ontbreken van een organisatie brede integratie van risicomanagement heeft ook als gevolg dat er passieve risicohouding en lage risicobewustzijn is binnen de organisatie. De gemeente besteedt ook geen aandacht aan risicomanagement in haar opleidingsaanbod. Tenslotte wordt als verbeterpunt aangegeven, het opnemen van een standaard paragraaf risico’s in college en raadsvoorstellen. Met de nota risicomanagement (2012) wordt hiervoor een voorstel gedaan aan de Raad. Volgens de respondent van de gemeente is het doel hiervan om bij ieder besluit/voorstel het ambtelijk personeel na te laten denken over de risico’s, zodat het risicobewustzijn en de passieve risicohouding verbeterd zal worden.

60


Risicomanagement

3.4 Vergelijking van bevindingen risicomanagement drie gemeenten Voor de overzichtelijkheid van de vergelijking van de onderzoeksresultaten uit de paragrafen 3.1, 3.2 en 3.3 zijn deze onderverdeeld naar de elementen van het risicomanagement. Per element wordt er een vergelijking gemaakt tussen de drie gemeenten.

1. De definitie voor risico en risicomanagement zijn omschreven. Maassluis

X

Schiedam

X

Vlaardingen

X

De omschrijving van de begrippen verschilt tussen de gemeenten. Gemeente Maassluis en Vlaardingen leggen bij de definitie van risico de focus op het optreden van een negatief gevolg. Gemeente Schiedam legt de focus niet alleen op negatieve, maar ook op positieve gebeurtenissen die kunnen optreden. Bij het begrip risicomanagement wordt door de gemeente Maassluis en Vlaardingen de focus gelegd op het cyclisch uitvoeren van het risicomanagementproces. Gemeente Schiedam legt de focus op het niet cyclisch uitvoeren van het risicomanagementproces.

2. Het risicomanagementproces wordt in stappen uitgevoerd. Maassluis

X

Schiedam

X

Vlaardingen

X

Bij alle gemeenten bestaat het risicomanagementproces uit de volgende drie fasen: Identificatie van risico’s, analyse en beoordeling van risico’s en de beheersing van risico’s. In de wijze van uitvoering verschillen de gemeenten van elkaar.

3. Er worden tools en technieken gebruikt voor risicomanagement. Maassluis

X

Schiedam

X

Vlaardingen

X

Bij de gemeente Maassluis en Schiedam dient het systeem NARIS als hulpmiddel bij het uitvoeren van risicomanagement. Bij de gemeente Vlaardingen wordt als tool met Excel gewerkt.

61


Risicomanagement

4. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgelegd en worden in de praktijk uitgevoerd. Maassluis

X

Schiedam

X

Vlaardingen

X

Binnen de gemeente Maassluis en Vlaardingen zijn de verantwoordelijkheden omtrent risicomanagement zowel in de mandaatregeling als in de nota risicomanagement vastgelegd. Bij de gemeente Maassluis wordt de nota risicomanagement vierjaarlijks geactualiseerd. Gemeente Schiedam heeft geen nota risicomanagement, waardoor de verantwoordelijkheden en bevoegdheden enkel vastgelegd zijn in de mandaatregeling. Ten opzichte van de andere twee gemeenten, wordt binnen de

gemeente

Schiedam

in de

praktijk

niet naar de

verantwoordelijkheden en bevoegdheden geleefd. Bij alle gemeenten heerst er een laag risicobewustzijn en een passieve risicohouding binnen de organisatie.

5. Het risicomanagementproces heeft een structurele plaats in het gemeentelijke beleid. Maassluis

X

Schiedam

X

Vlaardingen

X

Bij alle gemeenten wordt over risicomanagement gerapporteerd in de planning en control documenten (paragraaf weerstandsvermogen). Bij de gemeente Maassluis en Vlaardingen heeft risicomanagement een structurele plaats in het gemeentelijke beleid met een nota risicomanagement. De gemeente Maassluis actualiseert het nota risicomanagement om de vier jaar. De gemeente Vlaardingen heeft de nota risicomanagement weer na een lange periode (van 7 jaar) opgepakt in het jaar 2012. Binnen de gemeente Schiedam is er geen expliciet beleid aanwezig en ontbreekt een nota risicomanagement.

62


Risicomanagement

6. Het weerstandsvermogen en de dekking van de tegenvallers Maassluis

Schiedam

Vlaardingen

Bij alle gemeenten bestaat het weerstandsvermogen uit de incidentele en structurele weerstandscapaciteit. De incidentele weerstandscapaciteit bestaat uit: algemene reserve, stille reserve en onvoorzien incidenteel. De structurele weerstandscapaciteit bestaat uit: begrotingsruimte en onbenutte belastingcapaciteit. Bij de gemeente Schiedam en Vlaardingen worden de tegenvallers in eerste instantie gedekt uit de algemene reserves. Bij de gemeente Maassluis worden de tegenvallers naast de algemene reserve ook gedekt uit de post onvoorzien.

7. Ratio weerstandsvermogen Maassluis

Schiedam

Vlaardingen

Bij alle gemeenten wordt er gestreefd naar een weerstandsvermogen dat ten minste ‘voldoende’ is. Dat is een ratio weerstandsvermogen tussen de 1.0 en 1.4.

8. De doelstellingen van risicomanagement zijn inzichtelijk gemaakt. Maassluis

X

Schiedam

X

Vlaardingen

X

De gemeente Maassluis en Vlaardingen hebben het doel van risicomanagement omschreven in de betreffende nota’s. De gemeente Schiedam heeft niet expliciet aangegeven welke doel het heeft met het toepassen van risicomanagement.

9. Er wordt aandacht besteed aan de opleidingen op het gebied van risicomanagement. Maassluis

Schiedam

Vlaardingen

Geen van de gemeenten besteed in haar opleidingsaanbod aandacht aan risicomanagement. Gemeente Maassluis geeft periodiek (vierjaarlijks met de raadsperiode) een presentatie aan de raadsleden over risicomanagement. Hiernaast wordt binnen deze gemeente overwogen om de financiële consulenten (binnen de afdeling financiën), welke direct betrokken worden met de risico’s, een cursus over risicomanagement en het systeem NARIS te geven.

63


Risicomanagement

10. Er wordt intern gecommuniceerd over risico’s. Maassluis

x

Schiedam

Vlaardingen

x

Binnen de gemeente Maassluis worden de risico’s door de projectleiders en afdelingshoofden geïdentificeerd. Tijdens de maandelijkse overleggen tussen de afdelingshoofden en financiële consulten van de afdeling financiën worden deze behandeld. Binnen de gemeente Vlaardingen wordt een aantal maal per jaar overleggen gevoerd tussen het hoofd van de afdeling financiën en de afdelingshoofden (van andere afdelingen) over risico’s. Echter is geen vaste communicatiestructuur aanwezig. Binnen de gemeente Schiedam is ook geen vaste risico communicatiestructuur. De controller van de afdeling financiën zet een aantal maal per jaar vragen uit naar diverse medewerkers om risico’s te identificeren.

11. Beoordeling eigen risicomanagement (rapportcijfer). Maassluis

Schiedam

Vlaardingen

Aan de respondenten is een rapportcijfer voor het functioneren van het risicomanagement binnen de eigen gemeente gevraagd. Uiteraard is dit een subjectief cijfer. De gemeente Vlaardingen en Schiedam beoordelen het functioneren van het eigen risicomanagement met een vijf (5). De gemeente Maassluis beoordeelt het functioneren van het eigen risicomanagement met een zeven min (7-).

12. Knelpunten risicomanagement binnen de gemeenten. Maassluis

Schiedam

Vlaardingen

Bij alle gemeenten heerst er een laag risicobewustzijn en een passieve risicohouding omtrent risicomanagement. Bij de gemeente Schiedam is een belangrijk knelpunt dat er geen expliciet beleid ontwikkeld is. Bij alle gemeenten is er een verschil in aanpak voor het verbeteren van het eigen risicomanagement:

64


Risicomanagement

Gemeente Maassluis actualiseert de nota risicomanagement vierjaarlijks en overweegt om interne cursussen te geven en het koppelen van de ao/ic processen aan risicomanagement. Gemeente Vlaardingen actualiseert de nota risicomanagement weer na zeven jaar en overweegt om een verplicht risicoparagraaf op te nemen in college en raadsvoorstellen. De gemeente Schiedam heeft met ingang van 2011 een projectgroep risicomanagement opgestart ter verbetering van het huidige risicomanagement. Hiernaast is door een externe organisatie een risicovolwassenheidscan uitgevoerd, waarmee de uitvoering van het huidige risicomanagement gescand is.

65


Risicomanagement

3.5 Conclusie Bij alle gemeenten zijn de definities van risico en risicomanagement omschreven. Echter is er wel een verschil in de gehanteerde definities van deze begrippen. Zo hanteren de gemeenten Maassluis en Vlaardingen een negatief accent voor de definitie van risico. De gemeente Schiedam legt de focus niet alleen op negatieve, maar ook op de positieve gebeurtenissen die kunnen optreden. Risicomanagement wordt door de gemeente Schiedam gezien als het uitvoeren van het risicomanagementproces. Binnen de gemeente Maassluis en Vlaardingen wordt risicomanagement beschouwd als een cyclisch risicomanagementproces. Het risicomanagementproces van de drie gemeenten komt met elkaar overeen. Het proces bestaat bij alle uit de drie stappen: inventariseren van de risico’s, analyse en beoordelen van risico’s en de beheersing van het risico. In de wijze van uitvoering verschillen de gemeenten van elkaar. Zo hanteren de gemeente Maassluis en Schiedam als hulpmiddel bij het uitvoeren van het risicomanagementproces het systeem NARIS, terwijl de gemeente Vlaardingen als tool van Excel gebruik maakt. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden omtrent risicomanagement zijn binnen de drie gemeenten vastgelegd binnen de mandaatregeling. Binnen de gemeente Maassluis en Vlaardingen zijn deze ook vastgelegd in de nota risicomanagement. In de gemeente Schiedam is dit vanwege het ontbreken van een nota risicomanagement niet het geval. Opvallend en overeenkomstig is dat ondanks de vastgelegde verantwoordelijkheden en bevoegdheden van risicomanagement, er binnen alle gemeenten sprake is van een laag risicobewustzijn en een passieve risicohouding binnen de organisatie. De gemeenten verschillen onderling van elkaar inzake het beleid risicomanagement. Zo is er binnen de gemeente Schiedam geen expliciet beleid ontwikkeld voor risicomanagement. Het ontbreekt er aan een nota risicomanagement. Binnen de gemeente Maassluis en Vlaardingen heeft risicomanagement wel een structurele plaats in het gemeentelijk beleid genomen door middel van een nota risicomanagement. Wel moet aangemerkt worden dat de nota risicomanagement van de gemeente Vlaardingen niet regelmatig geactualiseerd is. Na een lange periode van zeven jaar (20052012) is deze met ingang van het jaar 2012 weer in ontwikkeling. Hiernaast verschilt de gemeente Maassluis ten opzichte van de andere twee gemeenten, vanwege de verplichte opname van een risicoparagraaf in collegeadviezen en raadsvoorstellen boven een bepaald financieel bedrag. Verder wordt in alle drie de gemeenten, vanwege de wettelijke verplichting (BBV), over risicomanagement gerapporteerd in de planning en control documenten (paragraaf weerstandsvermogen).

66


Risicomanagement

Het berekenen van het weerstandsvermogen vindt plaats op dezelfde wijze binnen de drie gemeenten. Ook het opvangen van de tegenvallers vindt op dezelfde wijze plaats, namelijk in de eerste instantie via de algemene reserves. Echter maakt de gemeente Maassluis naast de algemene reserve ook gebruik van de post onvoorzien. De berekening van de ratio weerstandsvermogen van de drie gemeenten komt overeen, er wordt gestreefd naar een weerstandsvermogen dat ten minste voldoende is, met een ratio weerstandsvermogen tussen 1.0 en 1.4. Bij de berekening van het weerstandsvermogen wordt binnen de gemeente Maassluis ten aanzien van de risico’s een zekerheidspercentage (van 70%) gehanteerd. Bij de gemeente Schiedam en Vlaardingen wordt er geen zekerheidspercentage gehanteerd. Bij de gemeente Maassluis en Vlaardingen zijn de doelstellingen van risicomanagement inzichtelijk gemaakt in de nota risicomanagement. De gemeente Schiedam heeft niet expliciet aangegeven welke doel het heeft met het toepassen van risicomanagement. Dit kan verklaard worden vanwege het ontbreken naar een nota risicomanagement. Op het vlak van opleidingen inzake risicomanagement verschillen de gemeenten niet van elkaar. Bij geen van de gemeenten wordt er aandacht besteed aan opleidingen voor zowel oude als nieuwe medewerkers over risicomanagement. Als uitzondering geeft gemeente Maassluis een presentatie aan de gemeenteraadsleden (per raadsperiode) over risicomanagement ter verhoging van het risicobewustzijn bij het management. De gemeenten verschillen ook op het gebied van communicatie over risico’s. Binnen de gemeente Maassluis is er een vaste communicatiestructuur aanwezig. Zo wordt bij de gemeente Maassluis tijdens de maandelijkse overleggen tussen de afdelingshoofden en financiële consulten van de afdeling financiën de risico’s behandeld. Binnen de gemeente Schiedam en Vlaardingen is er geen vaste communicatiestructuur aanwezig. Binnen de gemeente Vlaardingen wordt een aantal maal per jaar overleggen gevoerd tussen het hoofd van de afdeling financiën en de afdelingshoofden (van andere afdelingen) over risico’s. Binnen de gemeente Schiedam zet de controller van de afdeling financiën een aantal maal per jaar vragen uit naar diverse medewerkers om risico’s te identificeren. De gemeenten kennen ook veel verbeterpunten inzake risicomanagement. De drie gemeenten hebben als overeenkomstige verbeterpunt het verhogen van het risicobewustzijn en het activeren van de passieve risicohouding binnen de organisatie. In de overige verbeterpunten verschillen de gemeenten onderling van elkaar. Verder is opvallend dat binnen de drie gemeenten het eigen functioneren en de verbeterpunten inzake risicomanagement erkend wordt. Zo geeft gemeente Schiedam en Vlaardingen haar eigen 67


Risicomanagement

functioneren inzake risicomanagement als rapportcijfer een 5, onvoldoende. Bij de gemeente Maassluis is dit, ondanks de erkenning van de verbeterpunten, een hoger rapportcijfer namelijk een 7 (voldoende). Uiteraard is dit subjectief en zegt dit niets over het daadwerkelijke functioneren van de gemeenten. De gemeenten verschillen ook onderling in de wijze van aanpak voor de verbetering van het eigen risicomanagement. Zo heeft de gemeente Vlaardingen de nota risicomanagement weer opgepakt als stap in de richting van een goed risicomanagement en wil het risicobewustzijn en de passieve risicohouding binnen de organisatie verbeteren, mede door het opnemen van een risicoparagraaf in college- en raadsvoorstellen. Binnen de gemeente Maassluis vindt deze laatst genoemde aanpak al plaats. Gemeente Maassluis actualiseert de nota risicomanagement vierjaarlijks, welke bestuurlijk ook geëvalueerd wordt en geeft de gemeenteraadsleden een interne presentatie over risicomanagement ter introductie. Dit laatste wordt ook gedaan om het risicobewustzijn te verhogen. Hiernaast wilt de gemeente Maassluis het kennisniveau van de financiële consulenten over NARIS verhogen door middel van cursussen en het koppelen van de ao/ic processen aan risicomanagement. De gemeente Schiedam heeft met ingang van 2011 een projectgroep risicomanagement gestart om het huidige risicomanagement te verbeteren. Het project is nog steeds in de uitvoeringsfase. Hiernaast heeft de gemeente Schiedam ook een risicovolwassenheidscan laten uitvoeren aan een externe organisatie (Clascon), waarmee een scan is uitgevoerd op het huidige risicomanagement binnen de organisatie. Dit instrument laat de zwakke punten binnen de organisatie zien met een objectieve frisse blik buiten de organisatie ter verbetering naar een goed risicomanagement.

68


Risicomanagement

4. Analyse Een invulling aan het risicomanagementprocesmodel wordt gegeven door Claassen (2009). Het proces is ingericht als een regelkring (zie figuur 19). Dit proces biedt houvast voor het implementeren van een risicomanagementcyclus, gericht op de structurele verbetering van het risicomanagement. Het inrichten van risicomanagement met een regelkring voorziet daarmee niet alleen in de uitvoering van de betreffende risicomanagementactiviteiten, maar ook in de beoordeling en verbetering van de effectiviteit en efficiency daarvan (Claassen, 2009:51). In dit hoofdstuk worden de empirische bevindingen

uit

hoofdstuk

3

per

deelvraag

geanalyseerd

aan

de

hand

van

dit

risicomanagementproces model. Het hoofdstuk wordt met een conclusie waarin een vergelijking van de analyse van de drie gemeenten.

Figuur 19. Risicomanagementprocesmodel (Claassen, 2009:52)

4.1 Resultaten risicomanagement gemeente Maassluis In figuur 19 is het risicomanagementprocesmodel weergeven. In deze paragraaf wordt het risicomanagementproces van de gemeente Maassluis geanalyseerd aan de hand van dit model. 4.1.1 ERM Enterprise Risk Management (ERM) gaat uit van een procesmatige aanpak om gebeurtenissen die effect hebben op de organisatie te identificeren en risico’s te beheersen. Het gaat om het integreren van activiteiten om met de betrokkenheid en bereidheid van mensen risicomanagement structureel 69


Risicomanagement

een plek te geven binnen de dagelijkse bedrijfsvoering en hun eigen dagelijks opereren en functioneren. Zonder deze bereidheid ontbreekt discipline voor de uitvoering van het risicomanagementproces. Daarnaast is ook aandacht nodig voor de communicatie en een eenduidige risicotaal tussen alle betrokkenen bij de uitvoering van het risicomanagement proces (Claassen, 2009:43). Uit bovenstaande blijkt dat de voorwaarden voor ERM zijn: o


o


o


Binnen de gemeente Maassluis worden de werkzaamheden omtrent risicomanagement door het ambtelijk personeel wel uitgevoerd, maar worden echter vaak als een verplichting gezien in plaats van een noodzaak. Er heerst een laag risicobewustzijn en een passieve risicohouding onder zowel het management als het ambtelijk personeel. Vaak wordt risicomanagement nog gezien als een ‘’extra’’ werk naast de dagelijkse werkzaamheden van het personeel. Er is weinig betrokkenheid en bereidheid van mensen om risicomanagement structureel een plek te geven binnen de dagelijkse bedrijfsvoering. Enige betrokkenheid en bereidheid komen van de afdeling Financiën & Control, welke een coördinerende rol heeft betreffende risicomanagement. Vanuit deze afdeling wordt het systeem NARIS beheerst, de nota risicomanagement vierjaarlijks opgesteld en de paragraaf weerstandsvermogen ingevuld in de jaarstukken. Communicatie tussen de betrokkenen bij de uitvoering van het risicomanagement proces is ook aanwezig. Tijdens de maandelijkse overleggen tussen de financiële consulenten (van de afdeling Financiën) en de afdelingshoofden worden de risico’s uitvoerig behandeld. De communicatie verloopt goed vanwege de eenduidige risicotaal. De definities van risico en risicomanagement zijn vastgesteld en opgenomen in de nota risicomanagement en bekend binnen de organisatie. Hiernaast wordt binnen de organisatie voor ieder risico een omschrijving gegeven, zodat duidelijk wordt wat het risico inhoudt en wat hier in de gemeentelijke organisatie mee wordt bedoeld. 4.1.2 Inventariseren risico’s Het vertrekpunt van het risicomanagementproces is het inventariseren van gebeurtenissen of acties die het realiseren van organisatiedoelstellingen kunnen bedreigen. Binnen de gemeente Maassluis is de inventarisatie van de risico’s de eerste stap van het risicomanagementproces. Potentiele risico’s worden geïnventariseerd en per risico een productverantwoordelijke en omschrijving aan gekoppeld. Inventarisatie vindt plaats door de afdelingshoofden en worden tijdens de maandelijkse overleggen met de financiële consulenten (van de afdeling Financiën) behandeld. Naast de interne inventarisaties wordt er nog gebruik gemaakt van 70


Risicomanagement

de centrale database van het systeem NARIS voor de inventarisatie van de risico’s. Deze bevat alle relevantie risico’s die de aangesloten gemeenten hebben. Op basis hiervan wordt geselecteerd welke van deze risico’s van toepassing zijn op de gemeente Maassluis. Met de risico-eigenaren (afdelingshoofden) wordt ten slotte voor elk risico een omschrijving gegeven, zodat goed duidelijk wordt wat het risico inhoudt en wat er binnen de gemeentelijke organisatie mee wordt bedoeld. 4.1.3 Beoordelen risicoprofiel De tweede stap van het risicomanagementproces is het beoordelen van het risicoprofiel. Na de inventarisatie van de risico’s worden deze ingeschat in omvang en waarschijnlijkheid. Nadat een risicoprofiel is opgesteld wordt nader ingegaan op het bepalen van de importantie van de afzonderlijke risico’s. Risico’s worden beschouwd als het product van het effect van een bepaalde gebeurtenis en de verwachte frequentie waarmee die gebeurtenis zich voordoet (risico = kans x effect) (Claassen, 2009:53). Binnen de gemeente Maassluis vindt na de inventarisatie van de risico’s een analyse en beoordeling plaats. Risico’s worden in klassen verdeeld, volgens de variabelen van NARIS. In NARIS wordt gewerkt met risicogewicht of de risicoscore. Het risicogewicht wordt berekend door de kansklasse te vermenigvuldigen met de som van de tijdklasse en geldgevolgklasse. Het toekennen van variabelen aan risico’s gebeurt volledig op gevoelsbasis. 4.1.4 Toepassen risicomanagementstrategie Nadat een integraal risicoprofiel is bepaald, zal de organisatie nader in dienen te gaan op welke wijze men wenst om te gaan met de geïnventariseerde risico’s. Het uitwerken van uitgangspunten krijgt vorm in de risicostrategie. Voor de wijze waarop met risico’s kan worden omgegaan worden er viertal mogelijke strategieën onderkend: vermijden (terminate), reduceren (treat), overdragen (transfer) en accepteren (tolerate) (Claassen, 2009:54). Deze strategieën zijn nader toegelicht in hoofdstuk 2 van dit rapport. Bij het bepalen van de risicomanagementstrategie is het van groot belang dat het toepassingsgebied en de verantwoordelijkheden voor de diverse soorten risico’s en de daarbij behorende beheersingsmaatregelen zo eenduidig mogelijk worden gedefinieerd. De risico strategieën, het toepassingsgebied en de verantwoordelijkheden rondom risicomanagement worden veelal gedocumenteerd binnen het risicobeleid (Claassen, 2009:54). Binnen de gemeente Maassluis worden na het inventariseren, analyseren en beoordelen van risico’s oplossingen gedefinieerd om deze te beheersen. De beheersing van de risico’s vindt plaats door de afdelingshoofden en projectleiders, welke de primaire eigenaren zijn van de risico’s. Voor het omgaan met risico’s wordt een keuze gemaakt uit de maatregelen (strategieën): vermijden, verminderen, overdragen en accepteren. 71


Risicomanagement

Binnen de organisatie zijn de verantwoordelijkheden inzake risicomanagement vastgelegd en bekend. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn zowel in de mandaatregeling als in de nota risicomanagement vastgelegd. Binnen de ambtelijke organisatie zijn de directeuren verantwoordelijk voor de risico’s binnen hun afdelingen of hun programma’s. Voor het beheersen van de risico’s liggen de verantwoordelijkheden primair bij de afdelingshoofden en de projectleiders. De politieke verantwoordelijkheid ligt bij het College en de Raad heeft de verantwoordelijkheid om het College te controleren. Hiernaast heeft het team Advies, beheer en control van de afdeling Financiën en Control ook een grote rol met betrekking tot risicomanagement. De coördinatie van de werkzaamheden op het gebied van risicomanagement, het bewaken van de kwaliteit, het zorgdragen voor rapportages en risicosimulaties ten behoeve van de planning- en control documenten, waaronder de bestuursrapportages, de verplichte paragraaf in de programmabegroting en –rekening en het applicatiebeheer van NARIS gebeurt vanuit de afdeling Financiën en Control. Het risicomanagementproces heeft een structurele plaats in het gemeentelijke beleid genomen. Er is binnen de gemeente een nota risicomanagement ontwikkeld, welke vierjaarlijks geactualiseerd wordt. 4.1.5 Inrichting beheersingsprocessen Afhankelijk van de gekozen strategie wordt in deze fase van het risicomanagementproces bepaald op welke wijze(n) men die risico’s het best beheerst en overgegaan op het wel of niet zelf beheersen van de risico’s. De beheersing van de risico’s vindt plaats door de afdelingshoofden en projectleiders, welke de primaire eigenaren zijn van de risico’s. Tijdens de beheersingsprocessen worden de aanwezige maatregelen door de risico-eigenaren gekoppeld aan de risico’s. Deze maatregelen worden behandeld tijdens de maandelijkse overleggen over risico’s tussen de financiële consulenten en de afdelingshoofden. 4.1.6 Monitoren Als basis voor de evaluatie van de effectiviteit en efficiency moet regelmatig worden gerapporteerd in risicomanagementrapportages over de resultaten van de gekozen risicobeheersingsmaatregelen. Binnen de gemeente Maassluis wordt niet gerapporteerd in de risicomanagementrapportages over de effectiviteit en efficiency van de genomen maatregelen tegen de risico’s, omdat er geen evaluatie plaatsvind. Vanwege het ontbreken van een evaluatie van effectiviteit en efficiency van de genomen maatregelen tegen de risico’s, wilt de organisatie op termijn het risicomanagement koppelen aan de AO/IC processen. Enige evaluatie die plaatsvindt, is de (vierjaarlijkse) bestuurlijke evaluatie van de nota risicomanagement. 72


Risicomanagement

4.1.7 Continu verbeteren Het evalueren kan aanleiding geven tot aanpassingen van het beleid en de doelstellingen van de organisatie zelf, alsmede de gekozen risicobeheersingsmaatregelen (Claassen, 2009:55). Aanpassing van beleid, doestellingen of de gekozen risicobeheersingsmaatregelen vinden niet plaats, omdat er geen evaluatie van de effectiviteit en efficiency van de risicomaatregelen is. Dit betreft de (vorige) stap ‘monitoren’ van het risicomanagementproces. Ook deze stap wordt daarom als een verbeterpunt binnen de organisatie beschouwd. 4.1.8 Conclusie Door de gemeente Maassluis worden de eerste vier elementen van het risicomanagementproces uitgevoerd. Dit zijn de fasen: ‘inventariseren risico’s’, ‘beoordelen risicoprofiel’, ‘toepassen risicomanagementstrategie’ en ‘inrichting beheersingsprocessen’. Risico’s worden periodiek binnen de gemeente geïnventariseerd door de afdelingshoofden en tijdens de maandelijkse overleggen met de financiële consulenten behandeld. Als hulpmiddel wordt hier gebruik gemaakt van het systeem NARIS. Hierna volgt de analyse en beoordeling van de risico’s, waarmee een risicoprofiel wordt opgesteld. Vervolgens wordt bepaald op welke wijze gewenst wordt om te gaan met de geïnventariseerde risico’s (risicomanagementstrategie). In de nota risicomanagement is vastgesteld hoe de verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de organisatie verdeeld zijn omtrent risicomanagement. Ten slotte wordt binnen de organisatie bepaald op welke wijze risico’s het best beheerst kunnen worden. In deze fase worden de aanwezige maatregelen aan de risico’s gekoppeld door de afdelingshoofden. De laatste twee fasen van het risicomanagementproces ‘monitoren’ en ‘continu verbeteren’ worden niet uitgevoerd door de gemeente en zijn dan ook twee verbeterpunten voor een structurele verbetering van risicomanagement. Er vindt geen evaluatie plaats van de effectiviteit en efficiency over de resultaten van de gekozen risicobeheersingsmaatregelen. Een aanpassing van beleid of de gekozen risicobeheersing maatregel vindt dan ook niet plaats. De voorwaarden van ERM is bij de gemeente niet volledig aanwezig. Ten eerste is er sprake van een laag risicobewustzijn en een passieve risicohouding, waardoor er geen betrokkenheid en bereidheid van de mensen is om risicomanagement structureel een plek te geven binnen de dagelijkse werkzaamheden. De werkzaamheden ten behoeve van het risicomanagement worden enkel uitgevoerd vanwege de wettelijke verplichting en wordt vaak nog als extra werk gezien naast de dagelijkse werkzaamheden. De communicatie en de gemeenschappelijke risicotaal van de betrokkenen binnen de gemeente wel van voldoende kwaliteit. Bij de inventarisatie van de risico’s wordt aan de risico’s een omschrijving gegeven, zodat binnen de organisatie duidelijk wordt wat met die risico wordt bedoeld. Maandelijks worden de geïnventariseerde risico’s behandeld door de afdelingshoofden en de financiële consulenten van de afdeling financiën. Echter is de bereidheid en 73


Risicomanagement

betrokkenheid van de mensen de doorslaggevende factor als discipline voor de uitvoering van het risicomanagementproces. Vanwege het niet voldoen aan alle voorwaarden van ERM, kan geconcludeerd worden dat ERM niet volledig van toepassing is binnen de gemeente Maassluis en een verbeterpunt is. Het


van

de

gemeente

Maassluis

in

combinatie

met

het

risicomanagementproces aan welke een invulling gegeven door Claassen, wordt weergeven in het volgende figuur:

Inventariseren risico’s

Beoordelen risicoprofiel

Continu verbeteren

ERM

Toepassen Risicomanagementstrategie

Monitoren

Inrichting beheersingsprocessen

Figuur. 20 Risicomanagementproces Claassen (2009) toegepast op gemeente Maassluis

In de figuur zijn de door de gemeente Maassluis uitgevoerde elementen van het risicomanagementproces een blauwe kleur gegeven. De centrale punt ‘ERM’ heeft in dit figuur ook een blauwe kleur, omdat het ondanks de ontbrekende voorwaarden, wel aanwezig is binnen de gemeente. De elementen welke niet uitgevoerd worden en uit de analyse als verbeterpunt naar voren zijn gekomen, hebben in deze figuur witte kleur gekregen.

74


Risicomanagement

4.2 Resultaten risicomanagement gemeente Schiedam In figuur 19 is het risicomanagementprocesmodel weergeven. In deze paragraaf wordt het risicomanagementproces van de gemeente Schiedam geanalyseerd aan de hand van dit model. 4.2.1 ERM Enterprise Risk Management (ERM) gaat uit van een procesmatige aanpak om gebeurtenissen die effect hebben op de organisatie te identificeren en risico’s te beheersen. Het gaat om het integreren van activiteiten om met de betrokkenheid en bereidheid van mensen risicomanagement structureel een plek te geven binnen de dagelijkse bedrijfsvoering en hun eigen dagelijks opereren en functioneren. Zonder deze bereidheid ontbreekt discipline voor de uitvoering van het risicomanagementproces. Daarnaast is ook aandacht nodig voor de communicatie en een eenduidige risicotaal tussen alle betrokkenen bij de uitvoering van het risicomanagement proces (Claassen, 2009:43). Uit bovenstaande blijkt dat de voorwaarden voor ERM zijn: o


o


o


Binnen de gemeente Schiedam heerst er een laag risicobewustzijn en passieve risicohouding betreffende risicomanagement. De betrokkenheid en bereidheid van mensen om risicomanagement een structurele plek te geven binnen de dagelijkse bedrijfsvoering is dan ook niet aanwezig. Hiernaast is er geen vaste communicatiestructuur binnen de organisatie aanwezig. Risico’s worden op verzoek van de afdeling financiën, tijdens de planning en control cyclus, door de relevante medewerkers aangeleverd (risico-inventarisatie). De communicatie verloopt in eenrichtingsverkeer en een eventueel overleg over risico’s vindt verder niet plaats. Ten slotte is ook geen eenduidige risicotaal aanwezig. Er vindt geen omschrijving plaats van de risico’s door de afdelingshoofden, die de risico’s bij de afdeling financiën (de controller) aanleveren. 4.2.2 Inventariseren risico’s Het vertrekpunt van het risicomanagementproces is het inventariseren van gebeurtenissen of acties die het realiseren van organisatiedoelstellingen kunnen bedreigen. De eerste fase van het risicomanagementproces binnen de gemeente Schiedam is de inventarisatie van de risico’s. Risico’s worden een aantal maal per jaar door de controller geïnventariseerd binnen de organisatie. Als hulpmiddel wordt ook gebruik gemaakt van de software NARIS. 4.2.3 Beoordelen risicoprofiel De tweede stap van het risicomanagementproces is het beoordelen van het risicoprofiel. Na de inventarisatie van de risico’s worden deze ingeschat in omvang en waarschijnlijkheid. Nadat een 75


Risicomanagement

risicoprofiel is opgesteld wordt nader ingegaan op het bepalen van de importantie van de afzonderlijke risico’s. Risico’s worden beschouwd als het product van het effect van een bepaalde gebeurtenis en de verwachte frequentie waarmee die gebeurtenis zich voordoet (risico = kans x effect) (Claassen, 2009:53). Na de risico-inventarisatie worden de risico’s geanalyseerd en beoordeeld. De analyse en de beoordeling van de risico’s bestaat uit twee onderdelen: een inschatting van de kans dat het risico optreedt en de indeling van de risico’s in grootte / klassen. Zo ontstaat er een beeld van de risico’s welke de gemeente loopt, rekening houdend met de kans dat het gebeurt en het financiële belang dat daarmee gemoeid is. 4.2.4 Toepassen risicomanagementstrategie Nadat een integraal risicoprofiel is bepaald, zal de organisatie nader in dienen te gaan op welke wijze men wenst om te gaan met de geïnventariseerde risico’s. Het uitwerken van uitgangspunten krijgt vorm in de risicostrategie. Voor de wijze waarop met risico’s kan worden omgegaan worden er een viertal mogelijke strategieën onderkend: vermijden (terminate), reduceren (treat), overdragen (transfer) en accepteren (tolerate) (Claassen, 2009:54). Deze strategieën zijn nader toegelicht in hoofdstuk 2, het theoretisch kader. Bij het bepalen van de risicomanagementstrategie is het van groot belang dat het toepassingsgebied en de verantwoordelijkheden voor de diverse soorten risico’s en de daarbij behorende beheersingsmaatregelen zo eenduidig mogelijk worden gedefinieerd. De risico strategieën, het toepassingsgebied en de verantwoordelijkheden rondom risicomanagement worden veelal gedocumenteerd binnen het risicobeleid (Claassen, 2009:54). Na het analyseren en beoordelen van de risico’s worden binnen de gemeente Schiedam maatregelen genomen tegen de risico’s. De organisatie past een daarvoor meest geschikte strategie toe. De projectleiders en de afdelingshoofden zijn de primaire eigenaars van de risico’s. Deze houden zich bezig met de beheersmaatregelen. De verantwoordelijkheden inzake risicomanagement zijn bekend en vastgelegd binnen de mandaatregeling. Echter wordt hier in de organisatie weinig naar geleefd. Risicomanagement heeft geen structurele plaats in het gemeentelijke beleid. Het ontbreekt naar een nota risicomanagement. Dit wordt binnen de organisatie ook als een verbeterpunt gezien. Enige rapportage over risicomanagement vindt plaats in de planning & control documenten (paragraaf weerstandsvermogen).

76


Risicomanagement

4.2.5 Inrichting beheersingsprocessen Afhankelijk van de gekozen strategie wordt in deze fase van het risicomanagementproces bepaald op welke wijze(n) men die risico’s het best beheerst en overgegaan op het wel of niet zelf beheersen van de risico’s. De beheersing van de risico’s vindt plaats door de afdelingshoofden, welke de primaire risico eigenaren zijn. De maatregelen worden door de afdelingshoofden voor de risicobeheersing, gekoppeld aan de geïnventariseerde risico’s. 4.2.6 Monitoren Als basis voor de evaluatie van de effectiviteit en efficiency moet regelmatig worden gerapporteerd in risicomanagementrapportages over de resultaten van de gekozen risicobeheersingsmaatregelen. Er wordt binnen de gemeente Schiedam niet gerapporteerd in de risicomanagementrapportages over de effectiviteit en efficiency van de genomen maatregelen tegen de risico’s, omdat er geen evaluatie plaatsvindt. 4.2.7 Continu verbeteren Het evalueren kan aanleiding geven tot aanpassingen van het beleid en de doelstellingen van de organisatie zelf, alsmede de gekozen risicobeheersingsmaatregelen (Claassen, 2009:55). Aanpassing van beleid, doestellingen of de gekozen risicobeheersingsmaatregelen vinden niet plaats, omdat er geen evaluatie van de effectiviteit en efficiency van de risicomaatregelen is. Dit betreft de (vorige) stap ‘monitoren’ van het risicomanagementproces. 4.2.8 Conclusie Door de gemeente Schiedam worden de eerste vier componenten van het risicomanagementproces uitgevoerd. Dit zijn de fasen: ‘inventariseren risico’s’, ‘beoordelen risicoprofiel’, ‘toepassen risicomanagementstrategie’ en ‘inrichting beheeringsprocessen’. Risico’s worden periodiek met de planning & control cyclus geïnventariseerd. De controller zet de vragen uit in de organisatie naar de betreffende medewerkers. Als hulpmiddel wordt hier gebruik gemaakt van het systeem NARIS. Hierna volgt de analyse en beoordeling van de risico’s, waarmee een risicoprofiel wordt opgesteld. Vervolgens wordt bepaald op welke wijze gewenst wordt om te gaan met de geïnventariseerde risico’s (risicomanagementstrategie). De verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de organisatie zijn enkel vastgelegd binnen de mandaatregeling, vanwege het ontbreken van een nota risicomanagement. Ten slotte wordt binnen de organisatie bepaald op welke wijze risico’s het best beheerst kunnen worden. De laatste twee fasen van het risicomanagementproces ‘monitoren’ en ‘continu verbeteren’ worden niet uitgevoerd door de gemeente en zijn dan ook twee verbeterpunten voor een structurele verbetering van risicomanagement. Er vindt geen evaluatie plaats van de 77


Risicomanagement

effectiviteit en efficiency over de resultaten van de gekozen risicobeheersingsmaatregelen. Een aanpassing van beleid of de gekozen risicobeheersing maatregel vindt dan ook niet plaats. De voorwaarden van ERM is bij de gemeente niet volledig aanwezig. Ten eerste is er sprake van een laag risicobewustzijn en een passieve risicohouding, waardoor er geen betrokkenheid en bereidheid van de mensen is om risicomanagement structureel een plek te geven binnen de dagelijkse werkzaamheden. De werkzaamheden ten behoeve van het risicomanagement worden enkel uitgevoerd vanwege de wettelijke verplichting. Het lage risicobewustzijn en de passieve risicohouding binnen de organisatie kan verklaard worden door het ontbreken van een nota risicomanagement binnen de gemeente Schiedam. Binnen de organisatie is niet duidelijk hoe de verantwoordelijkheden en bevoegdheden verdeeld zijn. Men weet binnen de organisatie niet wat van ze verwacht wordt betreffende risicomanagement. Ook ontbreekt het aan communicatie tussen de betrokkenen bij de uitvoering van het risicomanagementproces. Er is namelijk geen vaste communicatiestructuur binnen de gemeente. Risico’s worden geïnventariseerd door de afdeling financiën. Vanuit deze afdeling worden vragen uitgezet naar andere afdelingen voor het aanleveren van de risico’s. Tussen de afdelingen vindt geen overleg plaats met betrekking tot risico’s. Ten slotte ontbreekt het ook naar een eenduidige gemeenschappelijke risicotaal binnen de gemeente. Enerzijds is dit vanwege het ontbreken van een vaste communicatiestructuur over risico’s. Er vindt geen overleg plaats tussen de afdelingen over de risico’s. Ook vindt geen omschrijving plaats van de risico’s door de afdelingshoofden, die de risico’s bij de afdeling financiën (de controller) aanleveren. Anderzijds zorgt de afwezigheid van de nota risicomanagement, met daarin de vastgestelde definities van risico en risicomanagement voor geen gemeenschappelijke risicotaal. Definities van risico en risicomanagement

zijn

enkel

vastgelegd

binnen

de

jaarstukken,

in

de

paragraaf

weerstandsvermogen. Vanwege het niet voldoen aan alle voorwaarden van ERM, kan geconcludeerd worden dat ERM niet volledig van toepassing is binnen de gemeente Schiedam en een verbeterpunt is. Het


van

de

gemeente

Schiedam

in

combinatie

met

het

risicomanagementproces aan welke een invulling gegeven door Claassen, wordt weergeven in het volgende figuur:

78


Risicomanagement



Continu verbeteren

ERM


Monitoren


Figuur. 21 Risicomanagementproces Claassen (2009) toegepast op gemeente Schiedam

In de figuur zijn de door de gemeente Schiedam uitgevoerde elementen van het risicomanagementproces een blauwe kleur gegeven. De centrale punt ‘ERM’ heeft in dit figuur ook een blauwe kleur, omdat het ondanks de ontbrekende voorwaarden, wel aanwezig is binnen de gemeente. De elementen welke niet uitgevoerd worden en uit de analyse als verbeterpunt naar voren zijn gekomen, hebben in deze figuur witte kleur gekregen.

79


Risicomanagement

4.3 Resultaten risicomanagement gemeente Vlaardingen In figuur 19 is het risicomanagementprocesmodel weergeven. In deze paragraaf wordt het risicomanagementproces van de gemeente Vlaardingen geanalyseerd aan de hand van dit model. 4.3.1 ERM Enterprise Risk Management (ERM) gaat uit van een procesmatige aanpak om gebeurtenissen die effect hebben op de organisatie te identificeren en risico’s te beheersen. Het gaat om het integreren van activiteiten om met de betrokkenheid en bereidheid van mensen risicomanagement structureel een plek te geven binnen de dagelijkse bedrijfsvoering en hun eigen dagelijks opereren en functioneren. Zonder deze bereidheid ontbreekt discipline voor de uitvoering van het risicomanagementproces. Daarnaast is ook aandacht nodig voor de communicatie en een eenduidige risicotaal tussen alle betrokkenen bij de uitvoering van het risicomanagement proces (Claassen, 2009:43). Uit bovenstaande blijkt dat de voorwaarden voor ERM zijn: o


o


o


Binnen de gemeente Vlaardingen heerst er een laag risicobewustzijn en passieve risicohouding betreffende risicomanagement. De betrokkenheid en bereidheid van mensen om risicomanagement een structurele plek te geven binnen de dagelijkse bedrijfsvoering is dan ook niet aanwezig. Communicatie tussen de betrokkenen bij de uitvoering van het risicomanagementproces is wel aanwezig. Een aantal maal per jaar worden er overleggen gevoerd tussen het hoofd van de afdeling Financiën en de afdelingshoofden (van andere afdelingen) over de geïnventariseerde risico’s. Binnen de organisatie is geen gemeenschappelijke risicotaal aanwezig. 4.3.2 Inventariseren risico’s Het vertrekpunt van het risicomanagementproces is het inventariseren van gebeurtenissen of acties die het realiseren van organisatiedoelstellingen kunnen bedreigen. Het hoofd van de afdeling Financiën voert een aantal maal per jaar, tijdens de voortgang van de planning & control documenten, overleggen met de afdelingshoofden over nieuwe en bestaande risico’s. Hiernaast wordt ook overlegd over de gevolgen en de maatregelen van deze risico’s. 4.3.3 Beoordelen risicoprofiel De tweede stap van het risicomanagementproces is het beoordelen van het risicoprofiel. Na de inventarisatie van de risico’s worden deze ingeschat in omvang en waarschijnlijkheid. Nadat een risicoprofiel is opgesteld wordt nader ingegaan op het bepalen van de importantie van de afzonderlijke risico’s. Risico’s worden beschouwd als het product van het effect van een bepaalde 80


Risicomanagement

gebeurtenis en de verwachte frequentie waarmee die gebeurtenis zich voordoet (risico = kans x effect) (Claassen, 2009:53). Na de inventarisatie van de risico’s, worden de risico’s geanalyseerd en beoordeeld. Het analyseren en beoordelen van risico’s bestaat uit het ontleden van de risico’s in de kans dat een gebeurtenis optreedt en uit de gevolgen die dat met zich meebrengt. Als tool wordt gebruik gemaakt van Excel.

4.3.4 Toepassen risicomanagementstrategie Nadat een integraal risicoprofiel is bepaald, zal de organisatie nader in dienen te gaan op welke wijze men wenst om te gaan met de geïnventariseerde risico’s. Het uitwerken van uitgangspunten krijgt vorm in de risicostrategie. Voor de wijze waarop met risico’s kan worden omgegaan worden er een viertal mogelijke strategieën onderkend: vermijden (terminate), reduceren (treat), overdragen (transfer) en accepteren (tolerate) (Claassen, 2009:54). Deze strategieën zijn nader toegelicht in hoofdstuk 2, het theoretisch kader. Bij het bepalen van de risicomanagementstrategie is het van groot belang dat het toepassingsgebied en de verantwoordelijkheden voor de diverse soorten risico’s en de daarbij behorende beheersingsmaatregelen zo eenduidig mogelijk worden gedefinieerd. De risico strategieën, het toepassingsgebied en de verantwoordelijkheden rondom risicomanagement worden veelal gedocumenteerd binnen het risicobeleid (Claassen, 2009:54). Na het identificeren, analyseren en beoordelen van risico’s worden deze door de afdelingshoofden gekoppeld aan maatregelen. Om de risico’s te kunnen beheersen wordt bij elk risico ook de eventuele maatregelen gedefinieerd. Hier worden ook de kosten van de maatregel en de te verwachten effecten van de maatregel vermeld. Binnen de organisatie zijn de verantwoordelijkheden inzake risicomanagement vastgelegd en bekend. De verantwoordelijkheden zijn zowel in de mandaatregeling als in de nota risicomanagement vastgelegd. Zo liggen de primaire verantwoordelijkheden bij de projectleiders en afdelingshoofden. De politieke verantwoordelijkheid ligt bij het College en de Raad heeft de verantwoordelijkheid om het College te controleren. De afdeling Financiën heeft een coördinerende rol inzake Risicomanagement. Risicomanagement neemt op de volgende twee wijzen een structurele plaats in het gemeentelijke beleid van gemeente Vlaardingen, namelijk met de nota risicomanagement en de paragraaf weerstandsvermogen in de vorm van rapportage in de planning & control documenten. De eerste

81


Risicomanagement

nota risicomanagement binnen de gemeente is opgesteld in het jaar 2005. Een lange periode hierna is de nota niet geactualiseerd door de gemeente. Vanaf het jaar 2012 is risicomanagement, mede door de tegenvallers van grondexploitaties in het jaar 2011, weer opgepakt en is besloten om de nota (vanaf het jaar 2012) vierjaarlijks te actualiseren. 4.3.5 Inrichting beheersingsprocessen Afhankelijk van de gekozen strategie wordt in deze fase van het risicomanagementproces bepaald op welke wijze(n) men die risico’s het best beheerst en overgegaan op het wel of niet zelf beheersen van de risico’s. De beheersing van de risico’s vindt plaats door de afdelingshoofden, welke de primaire risico eigenaren zijn. De maatregelen worden door de afdelingshoofden voor de risicobeheersing, gekoppeld aan de geïnventariseerde risico’s. Tijdens de periodieke overleggen met het afdelingshoofd van financiën worden deze behandeld. 4.3.6 Monitoren Als basis voor de evaluatie van de effectiviteit en efficiency moet regelmatig worden gerapporteerd in risicomanagementrapportages over de resultaten van de gekozen risicobeheersingsmaatregelen. Er wordt niet gerapporteerd in de risicomanagementrapportages over de effectiviteit en efficiency van de genomen maatregelen tegen de risico’s, omdat er geen evaluatie plaatsvindt van de risicomaatregelen. 4.3.7 Continu verbeteren Het evalueren kan aanleiding geven tot aanpassingen van het beleid en de doelstellingen van de organisatie zelf, alsmede de gekozen risicobeheersing maatregelen (Claassen, 2009:55). Aanpassing van beleid, doestellingen of de gekozen risicobeheersingsmaatregelen vinden niet plaats, omdat er geen evaluatie van de effectiviteit en efficiency van de risicomaatregelen is. Dit betreft de (vorige) stap ‘monitoren’ van het risicomanagementproces. 4.3.8 Conclusie Door de gemeente

Vlaardingen

worden

de

eerste

vier

componenten

van

het

risicomanagementproces uitgevoerd. Dit zijn de fasen: ‘inventariseren risico’s’, ‘beoordelen risicoprofiel’, ‘toepassen risicomanagementstrategie’ en ‘inrichting beheersingsprocessen’. Tijdens de voortgang van de planning en control documenten worden een aantal maal per jaar overleggen gevoerd tussen de afdelingshoofden en het hoofd van de afdeling Financiën over nieuwe en bestaande risico’s. Ook worden de gevolgen en de maatregelen van deze risico’s behandeld. Hierna volgt de analyse en beoordeling van de risico’s, waarmee een risicoprofiel wordt opgesteld. 82


Risicomanagement

Vervolgens wordt bepaald op welke wijze gewenst wordt om te gaan met de geïnventariseerde risico’s (risicomanagementstrategie). De verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de organisatie zijn zowel in de mandaatregeling als in de nota risicomanagement vastgelegd. Ten slotte wordt binnen de organisatie bepaald op welke wijze risico’s het best beheerst kunnen worden. De maatregelen worden door de afdelingshoofden gekoppeld aan de risico’s. De laatste twee fasen van het risicomanagementproces ‘monitoren’ en ‘continu verbeteren’ worden niet uitgevoerd door de gemeente en zijn dan ook twee verbeterpunten voor een structurele verbetering van risicomanagement. Er vindt geen evaluatie plaats van de effectiviteit en efficiency over de resultaten van de gekozen risicobeheersingsmaatregelen. Een aanpassing van beleid of de gekozen risicobeheersingsmaatregel vindt dan ook niet plaats. De voorwaarden van ERM is bij de gemeente niet volledig aanwezig. Ten eerste is er sprake van een laag risicobewustzijn en een passieve risicohouding, waardoor er geen betrokkenheid en bereidheid van de mensen is om risicomanagement structureel een plek te geven binnen de dagelijkse werkzaamheden. Het lage risicobewustzijn en passieve risicohouding binnen de organisatie is deels ook te verklaren vanwege de nota risicomanagement. Deze is binnen de organisatie na zeven jaar (in 2012) weer opgepakt en geactualiseerd. Communicatie tussen de betrokken medewerkers betreffende risicomanagement is binnen de organisatie wel aanwezig. Periodiek vinden er overleggen

plaats

tussen

afdelingshoofden

over

de

geïnventariseerde

risico’s

en

de

risicomaatregelen. Ten slotte ontbreekt het ook aan een eenduidige gemeenschappelijke risicotaal binnen de gemeente. Er vindt geen omschrijving plaats van de risico’s die door de afdelingshoofden worden geïnventariseerd. Hiernaast is de nota risicomanagement al een geruime tijd niet geactualiseerd, hiermee ook de definities van risico en risicomanagement niet. Definities van risico en

risicomanagement

zijn

enkel

vastgelegd

binnen

de

jaarstukken,

in

de

paragraaf

weerstandsvermogen. Vanwege het niet voldoen aan alle voorwaarden van ERM, kan geconcludeerd worden dat ERM niet volledig van toepassing is binnen de gemeente Vlaardingen en een verbeterpunt is. Het


van

de

gemeente

Vlaardingen

in

combinatie

met

het

risicomanagementproces, aan welke een invulling gegeven is door Claassen, wordt weergeven in het volgende figuur:

83


Risicomanagement



Continu verbeteren

ERM


Monitoren


Figuur. 22 Risicomanagementproces Claassen (2009) toegepast op gemeente Vlaardingen

In de figuur zijn de door de gemeente Vlaardingen uitgevoerde elementen van het risicomanagementproces een blauwe kleur gegeven. De centrale punt ‘ERM’ heeft in dit figuur ook een blauwe kleur, omdat het ondanks de ontbrekende voorwaarden, wel aanwezig is binnen de gemeente. De elementen welke niet uitgevoerd worden en uit de analyse als verbeterpunt naar voren zijn gekomen, hebben in deze figuur witte kleur gekregen.

84


Risicomanagement

4.4 Conclusie: Vergelijking analyse drie gemeenten. Om uiteindelijk aanbevelingen te kunnen doen over wat de drie gemeenten van elkaar kunnen leren inzake risicomanagement om het huidige risicomanagement te verbeteren, is het van belang om een vergelijking te maken van de analyses van de bevindingen van de drie gemeenten. In deze paragraaf wordt de analyse van de bevindingen van de drie gemeenten uit de voorgaande hoofstukken (4.1, 4.2 en 4.3) met elkaar vergeleken. Uit

de

analyse

van

de

bevindingen

van

de

drie

gemeenten

op

basis

van

het

risicomanagementprocesmodel, aan welke een invulling gegeven is door Claassen (2009), blijkt dat de drie gemeenten sterk met elkaar overeenkomen. Het risicomanagementproces bestaat uit zes elementen: inventariseren risico’s, beoordelen risicoprofiel, bepalen risicomanagementstrategie, inrichten beheersingsprocessen, monitoren en continu verbeteren. Bij alle gemeenten worden de eerst vier elementen van het risicomanagementproces uitgevoerd. De wijze waarop deze uitgevoerd worden binnen de drie gemeenten verschillen onderling van elkaar. De risico-inventarisatie (inventariseren risico’s) binnen de gemeente Maassluis en Vlaardingen komen sterk overeen. Risico’s worden door de afdelingshoofden geïnventariseerd en tijdens periodieke overleggen met de afdeling Financiën behandeld. Binnen de gemeente Maassluis vindt dit overleg maandelijks en binnen de gemeente Vlaardingen een aantal maal per jaar tijdens de voortgang van de planning en control documenten (jaarstukken). Binnen de gemeente Schiedam vindt de risicoinventarisatie plaats op verzoek (initiatief) van de afdeling Financiën tijdens de voortgang van de planning en control documenten. Een overleg tussen afdelingen over risico’s vindt niet plaats. Na de risico-inventarisatie worden de risico’s op dezelfde wijze geanalyseerd en beoordeeld door alle gemeenten (beoordelen risicoprofiel). Het analyseren en beoordelen van risico’s bestaat uit het ontleden van de risico’s in de kans dat een gebeurtenis optreedt en uit de gevolgen die dat met zich meebrengt. Gemeente Maassluis en Schiedam maken hierbij als hulpmiddel gebruik van de software NARIS. De gemeente Vlaardingen maakt als tool gebruik van Excel. De wijze van bepaling waarop met de risico’s omgegaan zal worden vindt binnen alle gemeenten op dezelfde wijze plaats (risicomanagementstrategie). De beheersing van de risico’s vindt plaats door de afdelingshoofden, welke de primaire eigenaren zijn van de risico’s. De beheersing van de risico’s vindt binnen alle gemeenten op dezelfde wijze plaats (risicobeheersingsprocessen). De beheersing van de risico’s vindt plaats door de afdelingshoofden. De maatregelen worden door de afdelingshoofden voor de risicobeheersing, gekoppeld aan de geïnventariseerde risico’s. 85


De

laatste

twee

elementen

Risicomanagement

‘monitoren’

en

‘continu

verbeteren’

van

het

risicomanagementprocesmodel worden door geen van de drie gemeenten uitgevoerd. De gemeenten voeren geen evaluatie uit op effectiviteit en efficiency van de genomen maatregelen tegen de risico’s. Zo wordt hierover ook niet gerapporteerd, waardoor het zesde (laatste) element ‘continu verbeteren’ ook niet plaatsvindt. Deze twee stappen zijn dan ook twee verbeterpunten voor de gemeente. Een overeenkomst tussen de drie gemeenten is dat er aan de voorwaarden voor ERM door geen van de gemeenten volledig voldaan wordt. Bij alle gemeenten heerst er een laag risicobewustzijn en een passieve risicohouding. Dit zorgt voor weinig betrokkenheid en bereidheid van mensen om risicomanagement een structureel plek te geven binnen de dagelijkse bedrijfsvoering. Binnen de gemeenten Schiedam en Vlaardingen is ten opzichte van de gemeente Maassluis geen gemeenschappelijke risicotaal aanwezig. Binnen de gemeente Maassluis is dit vanwege de vaste periodieke communicatiestructuur en de nota risicomanagement (vierjaarlijkse actualisatie) wel aanwezig. De gemeente Vlaardingen heeft een ruime tijd de nota risicomanagement niet geactualiseerd, welke een verklaring is voor het ontbreken van een gemeenschappelijke risicotaal. Hiernaast vindt binnen de gemeente Vlaardingen een aantal maal per jaar wel overleggen plaats over de geïnventariseerde risico’s, maar niet volgens een vaste communicatiestructuur. Binnen de gemeente Schiedam is dit te verklaren vanwege het ontbreken van een nota risicomanagement en een vaste communicatiestructuur. Geconcludeerd kan worden dat het element ERM bij alle gemeenten een verbeterpunt is. Zonder de verbetering van dit punt ontbreekt de discipline voor de uitvoering van het risicomanagementproces, gericht op de structurele verbetering van het risicomanagement.

86


Risicomanagement

5. Conclusie en aanbevelingen In hoofdstuk 3 zijn de resultaten van de drie onderzochte gemeenten inzake risicomanagement beschreven. Vervolgens is in hoofdstuk 4 de analyse van de resultaten beschreven. In beide hoofdstukken zijn er vergelijkingen gemaakt tussen de drie gemeenten. In dit hoofdstuk wordt een antwoord gegeven op de centrale vraagstelling van het onderzoek en op basis daarvan aanbevelingen aangereikt.

5.1 Conclusie “ Hoe verhoudt het huidige risicomanagement van de gemeente Maassluis, Schiedam en Vlaardingen zich onderling tot elkaar, en in welke opzichten zouden de drie gemeenten van elkaar kunnen leren?”

De

gemeenten Maassluis, Schiedam

en Vlaardingen hebben onderling

verschillen en

overeenkomsten inzake risicomanagement. Allereerst verschillen de gemeenten onderling in de gehanteerde definitie van risicomanagement. De gemeente Maassluis en Vlaardingen zien risicomanagement als een cyclisch proces, ten opzichte van de gemeente Schiedam. Het risicomanagementproces van de drie gemeenten verschillen onderling niet van elkaar. Bij alle gemeenten bestaat dit proces uit de drie stappen: inventariseren risico’s, analyse en beoordelen risico’s en beheersen risico’s. In de wijze van uitvoering verschillen de gemeenten wel van elkaar. De inventarisatie van de risico’s vindt binnen ieder gemeente verschillend plaats. Risico’s worden binnen de gemeente Maassluis en Vlaardingen door de afdelingshoofden geïnventariseerd en tijdens periodieke overleggen met de afdeling Financiën behandeld. Binnen de gemeente Maassluis vindt dit overleg maandelijks en binnen de gemeente Vlaardingen een aantal maal per jaar tijdens de voortgang van de planning en control documenten (jaarstukken). Binnen de gemeente Schiedam vindt de risico-inventarisatie plaats op verzoek (initiatief) van de afdeling Financiën tijdens de voortgang van de planning en control documenten. Een overleg tussen afdelingen over risico’s vindt niet plaats. Op basis hiervan kan geconcludeerd worden dat de gemeente Schiedam en Vlaardingen, met betrekking tot het inventariseren van risico’s, van de gemeente Maassluis kan leren. Het periodiek vastleggen van overleggen (vaste communicatiestructuur) en het behandelen van risico’s tijdens die overleggen, verplicht de organisatie stil te staan bij risico’s en draagt zo bij aan het risicobewustzijn en risicohouding.

87


Risicomanagement

Na de risico-inventarisatie worden de risico’s op dezelfde wijze geanalyseerd en beoordeeld door alle gemeenten. Gemeente Maassluis en Schiedam maken hierbij als hulpmiddel gebruik van de software NARIS. De gemeente Vlaardingen maakt als tool gebruik van Excel. De wijze van beheersing van de risico’s vindt bij alle gemeenten op dezelfde wijze plaats. De beheersing van de risico’s vindt plaats door de afdelingshoofden. De maatregelen worden door de afdelingshoofden voor de risicobeheersing, gekoppeld aan de geïnventariseerde risico’s. De gemeenten verschillen onderling van elkaar inzake het beleid over risicomanagement. Binnen de gemeente Schiedam is er geen expliciet beleid ontwikkeld inzake risicomanagement. Het ontbreekt er aan een nota risicomanagement. De gemeente Maassluis actualiseert de nota risicomanagement vierjaarlijks. De gemeente Vlaardingen heeft wel een nota risicomanagement, maar deze wordt niet periodiek geactualiseerd. De gemeente Schiedam en Vlaardingen kunnen in dit opzicht van de gemeente Maassluis leren. Zo kan de gemeente Schiedam een nota risicomanagement ontwikkelen en periodiek actualiseren, en de gemeente Vlaardingen periodiek de nota actualiseren. In de nota zouden ook de doelstellingen van risicomanagement inzichtelijk gemaakt moeten worden. Naar aanleiding hiervan kan geconcludeerd worden dat de gemeente Schiedam en Vlaardingen van de gemeente Maassluis kunnen leren. De gemeente Schiedam zou ook een nota risicomanagement kunnen opstellen. De gemeente Vlaardingen zou de nota risicomanagement met ingang van 2012 periodiek moeten blijven actualiseren. Het opstellen van de nota risicomanagement kan het risicobewustzijn en de passieve risicohouding binnen de organisatie verbeteren, omdat de verantwoordelijkheden en bevoegdheden omtrent risicomanagement ook vastgelegd zullen worden in de nota. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn binnen de gemeente Schiedam enkel vastgelegd in de mandaatregeling. Ten opzichte van de andere twee gemeenten wordt binnen de gemeente Schiedam niet naar de verantwoordelijkheden en bevoegdheden geleefd. Het ontbreken van een nota risicomanagement en het niet periodiek inventariseren daarvan, verklaart de afwezigheid van een gemeenschappelijke risicotaal binnen de gemeente Schiedam en Vlaardingen. Deels is dit ook te verklaren vanwege het feit dat binnen deze twee gemeenten er geen duidelijke omschrijving wordt gegeven aan de geïnventariseerde risico’s. Binnen de gemeente Maassluis is vanwege de nota risicomanagement en de duidelijke omschrijving van risico’s wel een gemeenschappelijke risicotaal aanwezig. Een belangrijke overeenkomst bij de gemeenten is het lage risicobewustzijn en de passieve risicohouding binnen de organisatie. Risicomanagement leeft nog weinig binnen de organisatie. Het wordt vaak nog gezien als extra werk, welke verricht dient te worden vanwege de wettelijke verplichting. 88


Risicomanagement

Ten opzicht van de andere twee gemeente verschilt de gemeente Maassluis vanwege de verplichte opname van een risicoparagraaf in collegeadviezen en raadsvoorstellen boven een bepaald financieel bedrag. De gemeente Schiedam en Vlaardingen zouden dit van de gemeente Maassluis kunnen overnemen en zelf toepassen. Dit zal voor meer risicobewustzijn binnen de organisatie zorgen. De gemeente Vlaardingen overweegt de opname van een risicoparagraaf zelf al. De gemeente Maassluis overweegt om de medewerkers (financiële consulten) een interne basiscursus over NARIS en zodoende risicomanagement te geven. Hiernaast wordt er één keer per raadsperiode

(vier

jaar)

een

presentatie

aan

de

gemeenteraadsleden

gegeven

over

risicomanagement. Dit is in het kader van risicobewustzijn, zowel op management als op ambtelijk niveau, een stap in de goede richting. De gemeente Schiedam en Vlaardingen zouden dit ook kunnen toepassen ter verhoging van het risicobewustzijn en de passieve risicohouding. Het valt op dat geen van de gemeenten aandacht besteden aan opleidingen op het gebied van risicomanagement. Dit zowel voor huidige als nieuwe personeel. Het feit dat er geen aandacht besteedt wordt aan opleidingen op het gebied van risicomanagement, verklaard ook het huidige lage risicobewustzijn en de passieve risicohouding binnen de gemeenten. Het berekenen van het weerstandsvermogen vindt plaats op dezelfde wijze binnen de drie gemeenten. De gemeenten streven ook alle drie naar een weerstandsvermogen dat ten minste voldoende is, met een ratio weerstandsvermogen tussen 1.0 en 1.4. Bij de berekening van het weerstandsvermogen wordt binnen de gemeente Maassluis ten aanzien van de risico’s een zekerheidspercentage (van 70%) gehanteerd. Bij de gemeente Schiedam en Vlaardingen wordt er geen zekerheidspercentage gehanteerd. Door alle gemeenten worden ter verbetering van het huidige risicomanagement verschillende stappen ondernomen. Gemeente Maassluis actualiseert de nota risicomanagement vierjaarlijks, welke bestuurlijk ook geëvalueerd wordt. Bij de gemeente Vlaardingen is de nota risicomanagement, sinds 2005, ter ontwikkeling in het jaar 2012 weer opgepakt. Ter verbetering van het huidige risicomanagement heeft de gemeente Schiedam een risicovolwassenheidscan laten uitvoeren door een externe organisatie (Clascon), waarmee een scan is uitgevoerd op het huidige risicomanagement binnen de organisatie. Dit instrument laat de zwakke punten binnen de organisatie zien met een objectieve frisse blik buiten de organisatie ter verbetering naar een goed risicomanagement. De gemeenten Maassluis en Vlaardingen zouden deze scan ook kunnen laten uitvoeren binnen de eigen organisatie. Een objectieve blik buiten de organisatie zal enerzijds de zwakke punten van de organisatie omtrent risicomanagement laten zien, en anderzijds voor het creëren van betrokkenheid en bereidheid onder de mensen om risicomanagement een structurele plek te geven binnen de 89


Risicomanagement

dagelijkse bedrijfsvoering. Hiernaast helpt het verbeteren van het risicobewustzijn en de passieve risicohouding binnen de gemeente Maassluis en Vlaardingen. De gemeente Schiedam heeft ten opzichte van de andere twee gemeenten met ingang van 2011 een projectgroep risicomanagement gestart om het huidige risicomanagement te verbeteren. Het project is nog steeds in de uitvoeringsfase, waardoor het adviseren van een soortgelijk project voor de gemeente Maassluis en Vlaardingen zal uitblijven. Verder hebben de gemeenten overeenkomstig dat zij ieder maar één coördinator risicomanagement binnen de organisatie hebben. De coördinator risicomanagement is verantwoordelijk voor rapportages over risicomanagement (paragraaf weerstandsvermogen, nota risicomanagement), applicatiebeheer en de implementatie van risicomanagement binnen de gemeente. Dit is een groot risico binnen de gemeenten, omdat er geen vervanger als risicomanagement coördinator is aangewezen. Ten slotte blijkt uit de analyse van hoofdstuk 4 waarbij het risicomanagementproces (in regelkring) toegepast is op de drie gemeenten, dat de gemeenten onderling sterk overeenkomen. Van de in totaal zes elementen uit het risicomanagementproces worden bij alle gemeenten maar vier elementen uitgevoerd. Dit zijn de stappen: het inventariseren van risico’s, beoordelen risicoprofiel, bepalen risicomanagementstrategie en inrichten beheersingsprocessen. De laatste twee elementen, ‘monitoren’ en ‘continu verbeteren’ worden door de drie gemeenten niet uitgevoerd. Hiernaast wordt het centrale element ERM ook door geen van de gemeenten volledig uitgevoerd. De door de gemeenten niet uitgevoerde elementen zouden ter verbetering ingevoerd moeten worden in het huidige risicomanagementproces en structureel opgenomen worden in de nota risicomanagement.

5.2 Aanbevelingen Op basis van de getrokken conclusie wordt in deze paragraaf adviezen gegeven aan de gemeenten over op welke wijze zij hun risicomanagement kunnen verbeteren.

 Gemeente Schiedam: opstellen van een nota risicomanagement en het vierjaarlijks actualiseren daarvan. De gemeente Schiedam zou een nota risicomanagement moeten opstellen en deze periodiek, bij voorkeur vierjaarlijks (raadsperiode) actualiseren. Met een nota risicomanagement kan de gemeente een expliciet beleid voor risicomanagement formuleren, een eenduidige risicomanagementdefinitie 90


Risicomanagement

hanteren en de verantwoordelijkheden en bevoegdheden omtrent risicomanagement vastleggen. Momenteel wordt binnen de gemeente niet naar de verantwoordelijkheden en bevoegdheden geleefd. Het opstellen van een nota zal dit verbeteren. Ook zal de raad inzichten krijgen in de omvang en beheersing van de risico’s waarmee de gemeente geconfronteerd wordt. Dit is goed voor het risicobewustzijn en draagvlak op managementniveau. Draagvlak voor risicomanagement vanuit de bovenstaande laag van de organisatie zou voor meer acceptatie, bewustwording en een actievere houding binnen de organisatie inzake risicomanagement zorgen. Hiernaast zal risicomanagement zo een daadwerkelijk onderdeel van de sturing en beheersing van de gemeente vormen. Ook zal het hanteren van een nota, met daarin de definitie voor risico en risicomanagement, voor een eenduidige risicotaal binnen de organisatie bijdragen. Het accent ligt hierbij op het verbeteren van het risicomanagement.

 Gemeente Vlaardingen: Vierjaarlijks actualiseren van de nota risicomanagement De gemeente Vlaardingen heeft wel een nota risicomanagement, maar deze wordt niet regelmatig geactualiseerd. Geleerd kan worden van de werkwijze van de gemeente Maassluis, waarbij de nota vierjaarlijks tegelijkertijd met de (nieuwe) raadsperiode wordt geactualiseerd en geëvalueerd. Het is van belang dat de nota risicomanagement periodiek en regelmatig geactualiseerd wordt. Zeker in het kader van het inbedden van risicomanagement in de gehele organisatie en het verhogen van het risicobewustzijn is dit van belang. Met de nota risicomanagement 2012, welke in de ontwikkelingsfase is, kan voorgesteld worden om de nota in de toekomst vierjaarlijks te blijven actualiseren.

 Gemeente Schiedam en Vlaardingen: Maandelijkse overleggen tussen relevante medewerkers over de geïnventariseerde risico’s.

Binnen de gemeente Maassluis worden de risico’s geïnventariseerd door de projectleiders en afdelingshoofden. Tijdens de maandelijkse overleggen tussen de financiële consulenten en de afdelingshoofden worden deze behandeld. Binnen de gemeente Schiedam en Vlaardingen is geen vaste communicatiestructuur aanwezig. Binnen de gemeente Vlaardingen vindt een aantal maal per jaar tijdens de voortgang van de planning en control documenten een overleg plaats tussen het hoofd afdeling Financiën met de andere afdelingshoofden over de geïnventariseerde risico’s. Binnen de gemeente Schiedam vindt risico-inventarisatie plaats op verzoek (initiatief) van de afdeling 91


Risicomanagement

Financiën tijdens de voortgang van de planning en control documenten. Een overleg tussen afdelingen over de geïnventariseerde risico’s vindt niet plaats. Door vaste maandelijkse overleggen in te plannen tussen de relevante medewerkers van de afdeling Financiën en andere afdelingen, zal er regelmatig stilgestaan worden bij de risico’s. Geleerd kan worden van de werkwijze van de gemeente Maassluis. Een vaste communicatiestructuur over risico’s kan bijdragen aan het risicobewustzijn en de risicohouding. De organisatie zal zo betrokken zijn bij het risicomanagementproces.

 Gemeente Schiedam en Vlaardingen: duidelijke omschrijving geven aan de geïnventariseerde risico’s voor een gemeenschappelijke risicotaal Binnen de gemeente Maassluis worden aan de geïnventariseerde risico’s een duidelijke omschrijving gegeven aan de risico’s. In het kader van een gemeenschappelijke risicotaal binnen de organisatie zou tijdens de inventarisatie en behandeling van de risico’s, deze goed en duidelijk omschreven moeten worden.

 Gemeente Schiedam en Vlaardingen: het verplicht opnemen van een risicoparagraaf in collegeadviezen en raadsvoorstellen met een groot financieel geldgevolg Binnen de gemeente Maassluis worden bij collegeadviezen en raadsvoorstellen met een groot financieel geldgevolg, verplicht een risicoparagraaf opgenomen. Ook zou dit door de gemeente Schiedam en Vlaardingen uitgevoerd kunnen worden. Dit zal het risicobewustzijn onder het bestuur, management en het ambtelijk personeel verhogen. De organisatie zal zo betrokken zijn bij het risicomanagementproces. Gemeente Vlaardingen overweegt een verplicht risicoparagraaf zelf ook al.

 Gemeente Maassluis, Schiedam en Vlaardingen: opleiding, cursus of een instructie in risicomanagement in het kader van het lage risicobewustzijn en passieve risicohouding Opvallend is dat geen van de gemeenten in haar opleidingsaanbod aandacht besteed aan risicomanagement. Ten opzichte van de andere twee gemeenten wordt binnen de gemeente Maassluis een interne cursus aan de financiële consulenten (van de afdeling Financiën) gegeven. Hiernaast wordt één keer per raadsperiode presentatie aan de gemeenteraadsleden over risicomanagement gegeven. Het laten volgen van een opleiding of instructie aan de relevante medewerkers (projectleiders en afdelingshoofden) zal bijdragen aan een verhoging van het 92


Risicomanagement

risicobewustzijn. Het is van belang om de medewerkers dieper in de organisatie risicobewust te maken. Diep in de organisatie is er namelijk weinig beleving van risicomanagement, waardoor er een passieve risicohouding heerst. Het laten volgen van opleiding en/of cursussen kan bijdragen aan het risicobewust maken van de medewerkers en het verbeteren van de passieve risicohouding. Om op een effectieve wijze risicomanagement te kunnen uitvoeren zouden de verantwoordelijke medewerkers over de benodigde kennis en competenties dienen te beschikken. Dit is ook van belang voor de bestuurders van de gemeenten, omdat zo het draagvlaak voor risicomanagement verhoogd zal worden. Draagvlak voor risicomanagement vanuit de bovenstaande laag van de organisatie zou voor meer acceptatie, bewustwording en een actievere houding binnen de organisatie inzake risicomanagement zorgen. Dit zal voor betrokkenheid en bereidheid onder de mensen zorgen om risicomanagement een structurele plek te geven binnen de dagelijkse bedrijfsvoering.

 Gemeente Maassluis en Vlaardingen: het uitvoeren van een risicovolwassenheidscan Om inzicht te krijgen in het huidige functioneren van het risicomanagement en de herkenning van de zwakke punten inzake risicomanagement, heeft de gemeente Schiedam aan een externe organisatie (Clascon) een risicovolwassenheidscan laten uitvoeren. Als instrument voor het verbeteren van het huidige risicomanagement kunnen de gemeente Maassluis en Vlaardingen dit ook toepassen. De resultaten van deze scan kan vele voordelen binnen de organisatie leveren. Allereerst zal de organisatie als het ware ‘’wakker worden’’ omtrent de knelpunten inzake risicomanagement. Dit zal voor betrokkenheid en bereidheid onder de mensen zorgen om risicomanagement een structurele plek te geven binnen de dagelijkse bedrijfsvoering. Deze scan zou binnen alle gemeenten periodiek, bij voorkeur vierjaarlijks, uitgevoerd moeten worden. De resultaten uit de scan kunnen zo verwerkt worden bij de evaluatie en actualisatie van de nota risicomanagement, en kan aan de hand van de resultaten uit de scan de doelstellingen van risicomanagement in de nota bijgesteld worden.

 Gemeente Maassluis, Schiedam en Vlaardingen: het uitvoeren van een evaluatie op efficiency en effectiviteit van de genomen maatregelen tegen de risico’s (en de rapportage hiervan) en het structureel opnemen van deze stap in het risicomanagementproces. Na het formuleren van de beheersingsprocessen dient er een evaluatie hiervan plaats te vinden. Op dit moment wordt door geen van de gemeenten een evaluatie uitgevoerd. Een evaluatie op de effectiviteit en efficiency van de risicomaatregelen zou regelmatig moeten plaatsvinden. In de evaluatie moet onderzocht worden of het gewenste resultaat is bereikt, of de risicomaatregel 93


Risicomanagement

daadwerkelijk volgens plan zijn uitgevoerd en of de maatregelen het verwachte effect hebben gehaald. Voor de evaluatie van de risicomaatregelen moeten exacte (periodieke) tijden vastgesteld worden, zodat de evaluaties ook daadwerkelijk zullen plaatsvinden in de praktijk. Dit kan maandelijks plaatsvinden in bijvoorbeeld het projectoverleg en managementoverleg. Het zou een cyclisch onderdeel van het risicomanagementproces moeten worden. Het is daarom een noodzaak om deze stap op te nemen in de nota risicomanagement.

 Gemeente Maassluis, Schiedam en Vlaardingen: het aanpassen van het beleid aan de hand van de uitkomsten van de evaluatie van de effectiviteit en efficiency van de risicomaatregelen en het structureel opnemen van deze stap in het risicomanagementproces. Na het periodiek uitvoeren van een evaluatie van de risicomaatregelen, dient op basis van de uitkomsten daarvan het beleid aangepast worden. De uitkomsten van de evaluaties kunnen tijdens de maandelijkse management overleggen behandeld worden, zodat het beleid aangepast kan worden. Deze stap zou een cyclisch onderdeel van het risicomanagementproces moeten worden. Het is daarom van noodzaak om deze stap op te nemen in de nota risicomanagement.

 Gemeente Maassluis, Schiedam en Vlaardingen: het aanwijzen van een tweede risicomanagement coördinator binnen de gemeenten. Bij alle gemeenten is er maar één coördinator risicomanagement binnen de organisatie aanwezig. De coördinator risicomanagement is verantwoordelijk voor rapportages over risicomanagement (paragraaf weerstandsvermogen, nota risicomanagement), applicatiebeheer en de implementatie van risicomanagement binnen de gemeente. Dit is een groot risico, omdat er geen vervangende coördinator aanwezig is. Indien deze zou uitvallen (door bijv. ziekte), zouden deze werkzaamheden momenteel door niemand anders opgepakt kunnen worden. De gemeenten zouden een tweede coördinator moeten aanwijzen ter vervanger van de eerste coördinator.

94


Risicomanagement

Literatuurlijst 

Albeda, H (2010). De kleine gids financiën voor raadsleden. Paperback. Kluwer.



Algemeen Dagblad, (2009). Maassluis 1.6 miljoen in de min. [http://www.ad.nl/ad/nl/1038/Rotterdam/article/detail/2068875/2009/06/14/Maassluis-16-miljoen-in-de-min.dhtml?redirected] 14 juni 2009



Bonsel, M.H.W (2005). Vademecum: Gemeentefinanciën 2004. Deel 2 Planning en control, financiele organisatie, heffingen, uitkeringen uit gemeentefonds. Kluwer.



Claassen, U (2009). Handboek risico- en prestatiemanagement. ERM Plus: Een praktische toepassing van COSO ERM. Kluwer



Claes, P.F (2004). Risicomanagement. Derde druk. Noordhoff uitgevers. Groningen/Houten.



Claes, P. (2007), Risicomanagement. Wolters Hoordhof. Groningen.



Clascon, (2012). Missie en Vissie. [http://clascon.nl/index.php?id=1&pid=6] 29 juni 2012



Commissiebbv.nl Het besluit begroting en verantwoording. [http://www.commissiebbv.nl/regelgeving/bbv/] 30 april 2012



Gemeente Maassluis, Nota Risicomanagement 2009, 2009



Gemeente Schiedam, Kadernota weerstandsvermogen 2007, 2007



Gemeente Schiedam, Nota reserve en voorzieningen 2011, 2011



Gemeente Schiedam, Programmabegroting 2011-2014, 2010



Gemeente Vlaardingen, Meerjarenbegroting 2012-2015, 2011



Gemeente Vlaardingen, Nota risicomanagement 2005, 2005



Godthelp, R (2012). Financieel consulent en senior medewerker afdeling financiën gemeente Maassluis. Interview 20 juni 2012.



Haisma, G.A.M (2003). Risicomanagement! Wat, hoe en waarvoor? [http://www.risicomanagement.nl/drupal/?q=system/files/Risicomanagement%2BWat%2Bh oe%2Bwaarvoor.pdf] 22 april 2012



Haisma, G.A.M (2003, juni). Financieel weerstandsvermogen berekenen met risicosimulatie. [http://www.risicomanagement.nl/drupal/?q=system/files/Financieel%2Bweerstandsvermog en.pdf] 22 april 2012



Haller, M. (1975), Sicherheit durch Versicherung?, Herbert Lang, Bern.



Hoogwerf, W (2012). Senior medewerker afdeling financiën gemeente Vlaardingen. Interview 21 juni 2012.

95

Masterscriptie Ebru Inanbil 

Risicomanagement

Janse, F.C.M & Schreuders, A.H. (2006). Risicomanagement in de praktijk bij kleine gemeenten. B&G Magazine, oktober 2006.



Leansixsigmatools. Wat is Risicomanagement? (Riskmanagement) [http://leansixsigmatools.nl/risk-management] 19 april 2012



Louwman, J.H.G & Steens, H.B.A (1994). Controlling in de praktijk. Trends en ontwikkelingen in vak en beroep. Kluwer. Deventer



Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (2003), Besluit Begroting en Verantwoording, inclusief toelichting, SDU, Den Haag.



Primonederland. Rondetafel. [http://www.primonederland.eu/portfolio/rondetafel/] 25 april 2012



Rampenplan gemeente Borne, 2009. [http://gemeente.borne.nl/LoketDocumenten/Rampenplan%20Borne%202009.pdf] 23 mei 2012



Rampenplan gemeente Westland, 2007. [http://www.gemeentewestland.nl/WEBSITE/Wonen_en_Leven/Veiligheid/Structuurplan%2 0versie%202007.pdf] 23 mei 2012



Rijksoverheid, 2012. Wet Veiligheidsregio’s (Wvr) [http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/veiligheid-regionaal/wet-veiligheidsregio-s-wvr] 23 mei 2012



Rijnmond,

2012.

Schult

stelt

waterweggemeenten

weer

teleur.

[http://www.rijnmond.nl/nieuws/09-03-2012/schultz-stelt-waterweggemeenten-weerteleur] 13 augustus 2012 

Risicomanagement. Gemeentelijk risicomanagement, een empirisch onderzoek. [http://www.risicomanagement.nl/drupal/?q=system/files/Gemeente+risicomanagement+e en+emperisch+onderzoek.pdf] 5 februari 2012



Smorenberg, D (2006, oktober). Een norm voor weerstandsvermogen.



SVN-Hogeroverheidsmanagement. Risicomanagement. [http://www.svn-hogeroverheidsmanagement.nl/]. 19 januari 2012



Van Moorsel, H & Visser, A (2003). Overheidsmanagement. Een theoretische kader voor risicomanagement: Toegespitst op de overheid.



Van Thiel, S (2007). Bestuurskundig Onderzoek: een methodologische inleiding. Bussum. Coutinho

96


Risicomanagement

Vereniging Nederlandse Gemeenten (2010). De wondere wereld van gemeentefinanciën. [http://www.vng.nl/Documenten/Extranet/Gemeentefinanci%C3%ABn/Gemeentefinanci%C 3%ABn%202010/20100303_De_wondere_wereld_van_gemeentefinancien.pdf]



Vonk, G (2012). Project manager en manager control bij de gemeente Schiedam. Interview 18 juni 2012.

97


Risicomanagement

Bijlage Bijlage 1 Interview binnen de gemeente Schiedam

Interviewer: Ebru Inanbil Respondent: dhr. Gerard Vonk Functie: Project manager en manager control bij de gemeente Schiedam Datum interview: 18-06-2012 Interviewvragen: Vraag 1 Sinds wanneer doet u gemeente aan risicomanagement? En wat is de aanleiding voor de invoering hiervan geweest? De gemeente Schiedam doet officieel sinds 1995 aan risicomanagement. De aanleiding voor deze is de wetgeving geweest. Recente problematiek rondom grondexploitaties, waarbij grote verliezen moesten worden genomen en het weerstandsvermogen tot ver onder het normniveau daalde, innovatieve trajecten als het Dienstverleningsprogramma en de ombuigingsoperatie binnen Schiedam waarin keuzes mede op basis van risico’s en kansen gemaakt kunnen worden, vormen directe aanleiding om over het invoeren dan wel ontwikkelen van RM na te denken. Hiervoor is vanaf het jaar 2011 een project ‘risicomanagement’ gestart. De aanleiding voor het project is het ontbreken van het beheersen van risico’s in relatie tot het succesvol uitvoeren van beleid. Beoogd wordt om met het project om integraal risicomanagement te integreren binnen de organisatie. Aanleiding voor het invoeren van risicomanagement (2011) heeft twee redenen. Enerzijds de visie ‘’op control’’, door het project ‘risicomanagement’. Anderzijds constateerde de accountant meermaals dat de gestructureerde invoering van risicomanagement verbeterd zou moeten worden. Onderdelen van het project zijn: 

Bepalen van relevante processen en activiteiten



Inventariseren van relevante (materiële) risico’s



In kaart brengen van significante beheersmaatregelen



Opstellen van Interne Controle Procedures

98


Risicomanagement

Opstellen van eisen en wensen ten aanzien van een monitoring tool en het implementeren van een tool ter ondersteuning van de monitoring & rapportage

Vraag 2 Welke rapportcijfer geeft u aan het risicomanagementproces binnen uw organisatie? (van 1-10) Als rapportcijfer wordt er een onvoldoende, een 5 gegeven aan het risicomanagementproces binnen de organisatie. Vraag 3 Hoe ziet het risicomanagementproces (in stappen) in uw gemeente eruit? Het risicomanagementproces binnen de gemeente Schiedam bestaat uit de volgende stappen: 

Het periodiek inventariseren van de risico’s



Analyse en classificatie van risico’s



Aanpakken risico’s door middel van maatregelen

Vraag 4 Op welke wijze inventariseert u de risico’s? In de eerste fase van het risicomanagementproces worden alle potentiele risico’s periodiek geïnventariseerd. Periodiek wordt door de controller per telefoon of per e-mail binnen de organisatie geïnventariseerd naar risico’s. Deze vragen worden uitgezet bij diverse relevante medewerkers, projectleiders en afdelingshoofden. Hiernaast wordt bij de inventarisatie van de risico’s als hulpmiddel ook gebruik gemaakt van NARIS.

Vraag 5 Op welke wijze wordt het risicoprofiel beoordeeld? (rangschikken risico’s) De analyse van de risico’s bestaat uit twee onderdelen: een inschatting van de kans dat het risico optreedt en de indeling van de risico’s in grootte / klassen. Vraag 6 Hoe wordt er omgegaan met de geïnventariseerde risico’s? Op welke wijze wordt een risicomanagementstrategie toegepast? (basisstrategieën: vermijden, reduceren, overdragen, accepteren) 99


Risicomanagement

In de laatste fase van het risicomanagementproces worden er maatregelen genomen die leiden tot het vermijden of verminderen van het risico. In een aantal gevallen worden risico’s geaccepteerd. De organisatie past een daarvoor meest geschikte strategie toe (Vonk, 2012) Vraag 7 Hoe zijn de verantwoordelijkheden en bevoegdheden verdeeld voor het beheersen van de risico’s over de organisatie en de managers? Wie draagt de eindverantwoordelijkheid voor het risicobeheersingsproces? (risicohouding, risicobewustzijn) Binnen de ambtelijke organisatie zijn de projectleider en de afdelingshoofden de primaire eigenaars van de risico’s. Op operationeel niveau zijn de projectleider bezig met de risico’s en dienen beheersmaatregelen te treffen, omdat zij aan de basis staan van het uitvoeren van beleid. De directeur heeft hierover de eindverantwoordelijkheid. Binnen de organisatie is er een passieve risicohouding en is het risicobewustzijn behoorlijk laag. Risicomanagement is niet goed geïntegreerd binnen de dagelijkse werkzaamheden van het personeel. De verantwoordelijkheden zijn binnen de mandaatregeling vastgelegd, maar wordt binnen de organisatie niet naar geleefd. Op strategisch en tactische niveau is er weinig bewustzijn inzake risicomanagement. Er is een passief eigenaarschap van risico’s. Vraag 8 Op welke wijze worden de beheeringsprocessen ingericht? Hoe worden de risico’s beheerst? (ontwerpen maatregelen, toewijzen controle-eigenaren, implementeren maatregelen) De beheersing van de risico’s vindt plaats door de afdelingshoofden, welke de primaire risico eigenaren zijn. De maatregelen worden door de afdelingshoofden voor de risicobeheersing, gekoppeld aan de geïnventariseerde risico’s.

Vraag 9 Worden

de

genomen

maatregelen

tegen

de

risico’s

(risicobeheersingsmaatregelen)

gecontroleerd/geëvalueerd op hun effectiviteit en efficiency? De genomen maatregelen tegen de risico’s worden verder niet geëvalueerd op hun effectiviteit of efficiency (Vonk, 2012) Vraag 10 100


Risicomanagement

Het evalueren kan aanleiding geven tot aanpassing van het beleid en de doelstellingen van de organisatie. Hoe vindt deze plaats binnen uw gemeente? (opvolgen verbetervoorstellen, optimaliseren management rapportage) Een echte evaluatie vindt eigenlijk niet plaats. Het enige qua evaluatie vindt plaats via de interne controle. In die zin vindt er ook geen aanpassing plaats in beleid of organisatiedoelstellingen. Vraag 11 Welke beleid hanteert uw gemeente inzake risicomanagement? Op welke wijze neemt het risicomanagement een structurele plaats in het gemeentelijk beleid? Er is binnen de gemeente geen expliciet beleid voor risicomanagement aanwezig. Een nota risicomanagement die vierjaarlijks wordt geactualiseerd bij de meeste gemeenten, is hier niet van toepassing. Wel wordt over risicomanagement (paragraaf weerstandsvermogen) gerapporteerd in de planning en control documenten. Vraag 12 Welke risicomanagementsoftware hanteert uw gemeente? De risicomanagementsoftware die de gemeente Schiedam hanteert is NARIS. Vraag 13 Op

welke

wijze

worden

de

tegenvallers

uit

de

gemeentelijke

middelen

gedekt?

(weerstandsvermogen) In de Nota reserves en voorzieningen 2011 van de gemeente Schiedam is aangegeven dat de algemene reserve minimaal de omvang van het totaal aan risico’s dient te hebben. De tegenvallers worden namelijk voornamelijk uit de algemene reserves gedekt binnen de gemeente. Vraag 14 Wat zijn kenmerken van goed risicomanagement volgens u? Welke van deze kenmerken heeft uw gemeente? Goed risicomanagement hangt af van meerdere factoren. Een van de belangrijkste factoren is een hoge bewustwording binnen de organisatie. Dit hangt nauw samen met een geïntegreerde integraal risicomanagement. Vraag 15 101


Risicomanagement

Op welke punten kan het risicomanagement binnen de organisatie verbeterd worden? Dit zijn de volgende punten: 

Beleid: er is geen overkoepelende beleid



De risico’s zijn onvoldoende gekwantificeerd



Er is geen inzicht in de benodigde weerstandscapaciteit en analoog daaraan de ratio weerstandsvermogen om te bezien of het weerstandsvermogen aan de maat is.



Risicobewustzijn en risicohouding binnen de organisatie



Integratie van een integraal risicomanagement.

Verder moet duidelijk de bewustwording binnen de organisatie inzake risicomanagement verbeterd worden. Er heerst een passieve risicohouding binnen de organisatie. Breed integraal risicomanagement zou goed geïntegreerd moeten worden.

102


Risicomanagement

Bijlage 2 Interview binnen de gemeente Maassluis

Interviewer: Ebru Inanbil Respondent: dhr. Roland Godthelp Functie: Financieel consulent en Senior medewerker afdeling Financiën & Consulent Datum interview: 20-06-2012 Interviewvragen: Vraag 1 Sinds wanneer doet u gemeente aan risicomanagement? En wat is de aanleiding voor de invoering hiervan geweest? De gemeente Maassluis doet sinds 1995 aan risicomanagement. De aanleiding voor risicomanagement is de wetgeving van BBV geweest. In het verleden werd risicomanagement uitgevoerd met de methode van Maassluis. In de loop van de tijd is dit vervangen door een risicomanagementsoftware genaamd NARIS. Vraag 2 Welke rapportcijfer geeft u aan het risicomanagementproces binnen uw organisatie? (van 1-10) Als rapportcijfer wordt er een voldoende, een 7(-) gegeven aan het risicomanagementproces binnen de organisatie. Vraag 3 Hoe ziet het risicomanagementproces (in stappen) in uw gemeente eruit? Het risicomanagementproces binnen de gemeente Maassluis bestaat uit de volgende stappen: 

Het periodiek inventariseren (identificatie) van de risico’s met NARIS als hulpmiddel



Analyse en beoordeling van risico’s



Beheersing van risico’s

Vraag 4 Op welke wijze inventariseert u de risico’s? 103


Risicomanagement

De inventarisatie van de risico’s vindt plaats door middel van NARIS. Met NARIS is er zicht in de meest voorkomende risico’s bij gemeenten. Vervolgens wordt geselecteerd welke van deze ook van toepassing is op de gemeente Maassluis. Hiernaast worden 80% van alle risico’s door afdelingshoofden (managers) geïdentificeerd. Ten slotte inventariseren de financiële consulenten tijdens het maandelijkse overleg met de afdelingshoofden de risico’s. Zo krijgt de directie ook 1 keer per maand een overzicht uitgedraaid van alle risico’s voor de gemeente uit NARIS. Vraag 5 Op welke wijze wordt het risicoprofiel beoordeeld? (rangschikken risico’s) Na het inventariseren van de risico’s worden deze geanalyseerd en beoordeeld. Risico’s worden in klassen verdeeld, volgens de variabelen van NARIS. In NARIS wordt gewerkt met risicogewicht of de risicoscore. Het risicogewicht wordt berekend door de kansklasse te vermenigvuldigen met de som van de tijdklasse en geldgevolgklasse. Het toekennen van variabelen aan risico’s geschiedt volledig op gevoelsbasis. Vraag 6 Hoe wordt er omgegaan met de geïnventariseerde risico’s? Op welke wijze wordt een risicomanagementstrategie toegepast? (basisstrategieën: vermijden, reduceren, overdragen, accepteren) Na het identificeren van risico’s worden deze gekoppeld aan de maatregelen. Deze maatregelen zijn al wel beschikbaar, maar worden gekoppeld aan de risico’s door de afdelingshoofden en de managers. Ook tijdens het maandelijkse overleg tussen de financiële consulenten en de afdelingshoofden worden risico’s en de daaraan gekoppelde maatregelen behandeld. Hier wordt ook gelet of de maatregel wel efficiënt is. Vraag 7 Hoe zijn de verantwoordelijkheden en bevoegdheden verdeeld voor het beheersen van de risico’s over de organisatie en de managers? Wie draagt de eindverantwoordelijkheid voor het risicobeheersingsproces? (risicohouding, risicobewustzijn) Voor het beheersen van de risico’s liggen de verantwoordelijkheden primair bij de afdelingshoofden en de projectleiders. De directeur heeft hierover de eindverantwoordelijkheid. De politieke verantwoordelijkheid ligt bij het College en de Raad heeft de verantwoordelijkheid om het College te

104


Risicomanagement

controleren. Collegeleden worden op het eerst plaats afgerekend op risico’s, omdat daar de politieke verantwoordelijkheid naar de burgers toe ligt. Hiernaast heeft de afdeling Financiën ook een grote rol met betrekking tot risicomanagement. De coördinatie van risicomanagement geschied vanuit de afdeling Financiën en Control. Hier wordt uiteindelijk ook het risicoprofiel opgesteld naar aanleiding van de geïdentificeerde risico’s in NARIS. Ook wordt in alle planning & control documenten gerapporteerd over risicomanagement (paragraaf weerstandsvermogen). De applicatiebeheerder van NARIS is dhr. Godthelp, werkzaam binnen de afdeling Financiën & Control. Vraag 8 Op welke wijze worden de beheeringsprocessen ingericht? Hoe worden de risico’s beheerst? (ontwerpen maatregelen, toewijzen controle-eigenaren, implementeren maatregelen) De beheersing van de risico’s vindt plaats door de afdelingshoofden en projectleiders. Deze zijn in principe ook de eigenaren van de risico’s. Maatregelen zijn al wel aanwezig, maar worden door de afdelingshoofden goed gekoppeld aan de risico’s. Vraag 9 Worden

de

genomen

maatregelen

tegen

de

risico’s

(risicobeheersingsmaatregelen)

gecontroleerd/geëvalueerd op hun effectiviteit en efficiency? Evaluatie van de genomen maatregelen tegen de risico’s op effectiviteit en efficiency wordt niet gedaan. Dit is eigenlijk heel belangrijk, omdat sommige maatregelen duurder kunnen uitvallen dan dat ze opleveren. Dit is dan ook verbeterpunt binnen de organisatie. Vraag 10 Het evalueren kan aanleiding geven tot aanpassing van het beleid en de doelstellingen van de organisatie. Hoe vindt deze plaats binnen uw gemeente? (opvolgen verbetervoorstellen, optimaliseren management rapportage) Er vindt geen evaluatie plaats van de maatregelen op effectiviteit en efficiency. Aanpassing van beleid en doestellingen vindt daarom ook niet plaats. Dit is een duidelijke verbeterpunt binnen de organisatie. Vraag 11

105


Risicomanagement

Welke beleid hanteert uw gemeente inzake risicomanagement? Op welke wijze neemt het risicomanagement een structurele plaats in het gemeentelijk beleid? Risicomanagement neemt op de volgende manieren een structurele plaats in het gemeentelijke beleid: 

Nota risicomanagement ( actualisatie vierjaarlijks).



Paragraaf weerstandsvermogen: rapportage in de planning & control documenten

Vraag 12 Welke risicomanagementsoftware hanteert uw gemeente? De risicomanagementsoftware die de gemeente Maassluis hanteert is NARIS. Vraag 13 Op

welke

wijze

worden

de

tegenvallers

uit

de

gemeentelijke

middelen

gedekt?

(weerstandsvermogen) De tegenvallers worden voornamelijk opgevangen door de post onvoorzien samen met de algemene reserve. Voor de structurele risico’s wordt er ruimte gecreëerd binnen de begroting. Vraag 14 Wat zijn kenmerken van goed risicomanagement volgens u? Welke van deze kenmerken heeft uw gemeente? Goed risicomanagement hangt af van meerdere factoren. Een van de belangrijkste factoren is een hoog risicobewustzijn en een actieve risicohouding. Risicobewustzijn moet voornamelijk bij de managers, afdelingshoofden en projectleiders aanwezig zijn. Een ander belangrijke factor voor goed risicomanagement zijn de maatregelen tegen de risico’s. Dat is uiteindelijk ook waar het om draait, de beheersing van de risico’s als verantwoording naar de burgers en alle andere belanghebbenden toe (windowdressing). Vraag 15 Op welke punten kan het risicomanagement binnen de organisatie verbeterd worden? Enkele verbeterpunten binnen de gemeente is:

106


  



Risicomanagement

De risicohouding kan verbeterd worden. Het risicobewustzijn is wel aanwezig sinds 2003 (wetgeving BBV 2004), maar dit kan zeker beter binnen de organisatie. Risicomanagement moet goed geïntegreerde worden in de dagelijkse werkzaamheden van het ambtelijk personeel. Het moet niet als een ‘last’ worden gezien. Evaluatie van beheersmaatregelen op effectiviteit en efficiency Koppeling van de AO/IC processen aan risicomanagement Lage kennis van de financiële consulten over NARIS: de consulenten krijgen daarom binnenkort een cursus voor deze. Verder wordt aan de raadsleden periodiek een presentatie over risicomanagement gegeven. Draagvlak vanuit de bovenstaande laag van de organisatie. Dit zorgt voor meer acceptatie, bewustwording en een actievere houding van risicomanagement.

107


Risicomanagement

Bijlage 3 Interview binnen de gemeente Vlaardingen

Interviewer: Ebru Inanbil Respondent: dhr. Wim Hoogwerf Functie: Senior medewerker Control afdeling Financiën Datum interview: 21-06-2012 Interviewvragen: Vraag 1 Sinds wanneer doet u gemeente aan risicomanagement? En wat is de aanleiding voor de invoering hiervan geweest? Vanaf het jaar 2004 doet de gemeente aan risicomanagement als gevolg van de wetgeving BBV. De eerste nota risicomanagement is dan ook in het jaar 2005 opgesteld. Na een lange tussenpauze wordt risicomanagement weer opgepakt wegens de voortgedane tegenvallers ( € 10 mil.) van de grondexploitaties in het jaar 2011. Hiernaast is de algemene reserve ook aanzienlijk gedaald. Het tweede nota risicomanagement wordt in de loop van dit jaar (2012) opgesteld, voor de behandeling van de begroting 2013. Met de nieuwe nota risicomanagement moet de raad het weerstandsratio bepalen en wordt alles rondom risicomanagement binnen de organisatie geactualiseerd. Vraag 2 Welke rapportcijfer geeft u aan het risicomanagementproces binnen uw organisatie? (van 1-10) Als rapportcijfer wordt er een onvoldoende, een 5 gegeven aan het risicomanagementproces binnen de organisatie. Het risicomanagementproces kan namelijk zeker verbeterd worden binnen de organisatie. Vraag 3 Hoe ziet het risicomanagementproces (in stappen) in uw gemeente eruit? Het risicomanagementproces binnen de gemeente Vlaardingen bestaat uit de volgende stappen:   

Inventariseren Analyseren Bewaken 108


Risicomanagement

Vraag 4 Op welke wijze inventariseert u de risico’s? Het hoofd van de afdeling Financiën voert een aantal maal per jaar, tijdens de voortgang van de planning & control documenten, overleggen met de afdelingshoofden over nieuwe en bestaande risico’s. Hiernaast wordt ook overlegd over de gevolgen en de maatregelen van deze risico’s. Vraag 5 Op welke wijze wordt het risicoprofiel beoordeeld? (rangschikken risico’s) Risico’s worden geanalyseerd, beoordeeld en in klassen verdeeld. Hiernaast worden er variabelen aan gekoppeld. Dit wordt gedaan in Excel en vindt volledig plaats op gevoelsbasis (subjectiviteit). Vraag 6 Hoe wordt er omgegaan met de geïnventariseerde risico’s? Op welke wijze wordt een risicomanagementstrategie toegepast? (basisstrategieën: vermijden, reduceren, overdragen, accepteren) Na het identificeren, analyseren en beoordelen van risico’s worden de risico’s door de afdelingshoofden gekoppeld aan maatregelen. Om de risico’s te kunnen beheersen wordt bij elk risico een eventuele maatregel of meerdere maatregelen gedefinieerd. Hierbij worden ook de kosten van de maatregel en de te verwachten effecten van de maatregel vermeld. Dit wordt gedaan door de afdelingshoofden als risico-eigenaren. Een evaluatie van de genomen maatregelen tegen de risico’s op effectiviteit en efficiency wordt niet gedaan. Vraag 7 Hoe zijn de verantwoordelijkheden en bevoegdheden verdeeld voor het beheersen van de risico’s over de organisatie en de managers? Wie draagt de eindverantwoordelijkheid voor het risicobeheersing proces? (risicohouding, risicobewustzijn) Voor het beheersen van de risico’s liggen de verantwoordelijkheden primair bij de projectleiders en vervolgens bij de afdelingshoofden (de budgethouders). De eerste signalering van risico’s komt in de regel van deze laag van de organisatie vanwege de verschillende praktijksituaties die zij tegenkomen. Hiernaast maken de afdelingshoofden een inschatting van de risico’s in klassen van kans, tijd en geld. De politieke verantwoordelijkheid ligt bij het College en de Raad heeft de verantwoordelijkheid om het College te controleren. 109


Risicomanagement

De rol van de afdeling Financiën is coördinerend. In alle planning & control documenten gerapporteerd over risicomanagement (paragraaf weerstandsvermogen). Dhr. Hoogwerf houdt zich bezig met het opstellen van de nota risicomanagement (2012) om risicomanagement structureel in te bedden in de organisatie en om de raad vast te laten leggen hoeveel weerstandsvermogen de gemeente Vlaardingen dient hebben. Verder is tijdens de vaststelling van de jaarrekening 2011 door de raad een verzoek tot ‘stres test’ is gekomen voor de gehele organisatie. Vraag 8 Op welke wijze worden de beheersingsprocessen ingericht? Hoe worden de risico’s beheerst? (ontwerpen maatregelen, toewijzen controle-eigenaren, implementeren maatregelen) De beheersing van de risico’s vindt plaats door de afdelingshoofden. Deze zijn in principe ook de eigenaren van de risico’s. Maatregelen zijn al wel aanwezig, maar worden door de afdelingshoofden gekoppeld aan de risico’s. Vraag 9 Worden

de

genomen

maatregelen

tegen

de

risico’s

(risicobeheersing

maatregelen)

gecontroleerd/geëvalueerd op hun effectiviteit en efficiency? Evaluatie van de genomen maatregelen tegen de risico’s op effectiviteit en efficiency vindt niet plaats. Dit is dan een verbeterpunt binnen de organisatie. Vraag 10 Het evalueren kan aanleiding geven tot aanpassing van het beleid en de doelstellingen van de organisatie. Hoe vindt deze plaats binnen uw gemeente? (opvolgen verbetervoorstellen, optimaliseren management rapportage) Er vindt geen evaluatie plaats van de maatregelen op effectiviteit en efficiency. Aanpassing van beleid en doestellingen vindt daarom ook niet plaats. Enige evaluatie die plaatsvindt, is het huidige proces aan risicomanagement, welke gerapporteerd gaan worden in de nieuwe nota risicomanagement (2012). Deze is bedoeld om het risicobewustzijn bij het bestuur en intern te verbeteren. Vraag 11 Welke beleid hanteert uw gemeente inzake risicomanagement? Op welke wijze neemt het risicomanagement een structurele plaats in het gemeentelijk beleid?

110


Risicomanagement

Risicomanagement neemt op de volgende manieren een structurele plaats in het gemeentelijke beleid: 

Nota risicomanagement: vanaf het jaar 2012 vierjaarlijks.



Paragraaf weerstandsvermogen: rapportage in de planning & control documenten

Vraag 12 Welke risicomanagementsoftware hanteert uw gemeente? De gemeente Vlaardingen heeft geen software voor risicomanagement in beschikking. In het verleden werd er gebruik gemaakt van NARIS, welke in de loop van de tijd is afgeschaft. Momenteel wordt gewerkt met de methode van Vlaardingen, namelijk via Excel. Vraag 13 Op

welke

wijze

worden

de

tegenvallers

uit

de

gemeentelijke

middelen

gedekt?

(weerstandsvermogen) De tegenvallers worden opgevangen uit de algemene reserve. Vraag 14 Wat zijn kenmerken van goed risicomanagement volgens u? Welke van deze kenmerken heeft uw gemeente? Risicomanagement neemt op de volgende twee manieren een structurele plaats in het gemeentelijke beleid: 

Nota risicomanagement: eerste nota risicomanagement is opgesteld in het jaar 2005. Hierna heeft een actualisatie niet plaatsgevonden. Vanaf het jaar 2012 is risicomanagement, mede door de tegenvallers van grondexploitaties in het jaar 2011, weer opgepakt en is besloten om de nota vierjaarlijks te actualiseren.



Paragraaf weerstandsvermogen: rapportage in de planning & control documenten.

Vraag 15 Op welke punten kan het risicomanagement binnen de organisatie verbeterd worden? Binnen de gemeente kan risicomanagement op enkele punten verbeterd worden. Dit zijn de volgende punten:

111


Risicomanagement



De risicohouding en risicobewustzijn kunnen verbeterd worden.



Het spreken van een gemeenschappelijke taal met betrekking tot risico’s. Er is geen gemeenschappelijk taal aanwezig voor risico’s. Iedereen binnen de organisatie moet een dezelfde definitie hanteren van risico.



De structurele inbedding van risicomanagement in de organisatie.



Opnemen van een standaard “paragraaf risico’s“ in college en raadsvoorstellen. Hiervoor wordt met de nota risicomanagement (2012) voorstel gedaan aan de Raad. Doel is om zo bij ieder besluit/voorstel het ambtelijk personeel na te laten denken over de risico’s. Dit zal ook het risicobewustzijn en risicohouding positief veranderen.

112


Risicomanagement

Bijlage 4 Toelichting volwassenheidscan risicomanagement volwassenheidsniveau

113


Risicomanagement

114

RISICOMANAGEMENT BIJ DE GEMEENTE MAASSLUIS, SCHIEDAM EN VLAARDINGEN

Recommend Documents