RINGKASAN NOTULENSI 3rd ENGLISH FOR LAWYERS HOTEL SOFYAN BETAWI, 28 MEI 2016
PENGANTAR
Hawa persaingan global sudah sampai di Indonesia. Masyarakat Ekonomi Asia (MEA) yang resmi diberlakukan pada tahun 2015 menjadi tantangan bagi tenaga kerja Indonesia untuk membuktikan kemampuannya berkompetisi dengan tenaga kerja asing. Berbagai kalangan mulai bersiap-siap, tidak terkecuali para pengacara. Otto Hasibuan, yang menjabat sebagai Ketua Persatuan Advokat Indonesia (Peradi) optimis bahwa pengacara Indonesia mampu bersaing dengan pengacara asing, hanya saja, Otto khawatir akan adanya kendala bahasa. Menurut polling yang dilakukan oleh Hukumonline selama tahun 2014, sekitar 61% dari 216 responden menyatakan bahwa pengacara Indonesia beluam siap bersaing dengan pengacara asing dalam MEA 2015. Melihat kebutuhan yang sedemikian mendesak, BPL Foundation berinisiatif menyelenggarakan English For Lawyers. Pelatihan penulisan dokumen hukum dalam bahasa Inggris ini diharapkan mampu menjadi sarana yang memadai bagi pengacara, konsultan hukum, legal staff dan mahasiswa hukum untuk meningkatkan kemampuan bahasa mereka.
TEMPAT DAN WAKTU KEGIATAN
Setelah sukses dengan EFL sesi pertama dan EFL sesi kedua, pada Sabtu, 28 Mei 2016 BPL Foundation bekerjasama dengan Pro Legal kembali menggelar EFL 3 di Hotel Sofyan Betawi, Jakarta Pusat. Kegiatan berlangsung dari Pukul 08.00 WIB sampai dengan 17.00 WIB.
NARASUMBER DAN PESERTA
Kegiatan EFL ini menghadirkan empat narasumber dari berbagai law firm yang terkenal di Indonesia. Adapun para narasumber yang hadir dalam EFL 3, diantaranya: 1. Maria Sagrado (Makarim & Taira S Law Firm) menyampaikan materi mengenai Email/ Formal Letter
1
2. Richard Cornwalis (Makarim & Taira S Law Firm) menyampaikan materi mengenai General Corporate Documents 3. Johannes Sahetapy-Angel (Akset Law) menyampaikan materi mengenai Contract Drafting 4. Tjahyono Firmansyah (IAB & F) menyampaikan materi mengenai Legal Opinion. Dan dihadiri oleh 24 orang peserta yang terdiri dari: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24.
Marlindah J S Adriaansz (Universitas Parahyangan) Shela Shahira (PT Kangaroo Ausindo) Dinda Ayu Saraswati (Universitas Padjadjaran) Priscilla Evelyn (Bank Sahabat Sampoerna) Arini Islamy Fajrin (Universitas Padjadjaran) Kevin Samuel Fridolin (YDSS Law Firm) Dian Paramitha (Telunjuk.com) Rr. Irdinta Nurhabsari (SSMP) Heru Pramono (Kementerian Ketenagakerjaan RI) Bayu Imantoro (YAY. Pendidikan Agung Podomoro) Nyimas Yeni (PT Bank Danamon Indonesia, Tbk) Fajar Bayu Setiawan (PT Astratel Nusantara) Shasa Suta Widharu (PT Home Creadit Indonesia) Aswin Ardiansyah (Kementrian Ketenagakerjaan RI) Umar (Kementrian Ketenagakerjaan RI) Rina Susanti (PT Megasetia Agung Kimia) Sendy (PT Futuready Insurance Broker) Butet Silitonga (PT Futuready Insurance Broker) Junaidi Cerdas Tarigan (Otoritas Jasa Keuangan) Ferdy Satria Morzed (Otoritas Jasa Keuangan) Tuti Ekowati (Otoritas Jasa Keuangan) Ganang Suryo Anggoro (Bank Indonesia) Johan Imanuel (PT Astrindo Satrya Kharisma) Aditya Anugra (Fakultas Hukum Universitas Indonesia)
MUATAN EFL SESI KETIGA
MARIA SAGRADO (MAKARIM & TAIRA S): EMAIL/ FORMAL LETTER Email/Formal Letter dalam penulisan dokumen hukum yang menggunakan bahasa Inggris tidak akan terlepas dari penggunaan Legal Term. Maria Sagrado menegaskan bahwa legal term is art. Bagaimanapun juga, seni menulis perlu dipelajari dengan baik dalam membuat dokumen ataupun pendapat hukum. Mengingat dalam dunia hukum, perbedaan penafsiran kata-kata bisa berbuah akibat hukum yang berbeda
2
pula. Misalnya saja dalam membuat email, penting diperhatikan struktur email dan kata-kata yang digunakan. 1. Pembukaan email/formal letter: a. Sir dapat digunakan untuk laki-laki atau perempuan untuk pertama kali mengirimkan email, jika kita tidak mengetahui apakah orang yang kita tuju laki-laki atau perempuan. b. Mrs atau Miss digunakan untuk perempuan. c. Hati-hati untuk penggunaan kata belakang nama seorang seperti nama bapak/suami/marga. d. Untuk menebak nama yang tidak diketahui jenis kelaminya, carilah informasi mengenai nama tersebut—lebih banyak digunakan laki-laki atau perempuan. e. Perkembangan tujuan penulisan surat dalam bahasa Inggris saat ini tidak menggunakan to…, tapi langsung saja instansi yang dituju, kemudian di bawahnya ditambahkan attention (disingkat attn) dan di bawahnya digunakan Up. (nama yang dituju) 2. Isi email: a. Jangan gunakan istilah yang rancu b. Pahami pertanyaan dengan baik c. Beberapa hal penting harus disertakan deadline d. Jangan sungkan mengulang pertanyaan untuk menghindari kesalahan e. Jangan lupa membaca aturan resmi versi bahasa Indonesia 3. Penutup a. Kesimpulan dapat diletakkan di awal atau akhir email. Tergantung pada style yang biasa digunakan. b. Ucapan terima kasih harus disampaikan tegas untuk keperluan atau kebutuhan tertentu (c/: Thank you for your cooperation) c. Pada umumnya orang Inggris tidak terbiasa menggunakan Thank You, sehingga bisa langsung digabung dengan Regards atau Thanks saat menutup email.
RICHARD CORNWALLIS (MAKARIM & TAIRA S): GENERAL CORPORATE DOCUMENTS Saat menyusun dokumen perusahaan, penting diperhatikan penggunaan istilah dalam bahasa Inggris. Pelajari standart kata - kata yang biasanya dipakai untuk membuat kontrak. Jangan gunakan kata - kata Inggris kuno karena sulit dimengerti dan dipahami oleh translator. Hindari kata kata yang menimbulkan kerancuan. Perhatikan tanda baca karena akan menentukan kalimat seperti apa dibaca. Selalu buat kontrak dengan kata – kata yang sesimpel mungkin. Misal, jangan gunakan kata “salary” karena akan berhubungan dengan urusan hukum ketenagakerjaan. Dimana berimplikasi pada keperluan dipatuhkannya hal – hal yang ada dalam hukum ketenagakerjaan. Hindari penggunaan kata yang berbeda namun masih memiliki arti yang sama dalam kalimat, penggunaan bahasa latin dan penggunaan kata yang kurang efektif. Dahulu dokumen – dokumen dalam bahasa Inggris selalu panjang karena lawyer dibayar dengan seberapa banyak
3
jumlah halaman dan kata yang dihasilkannya, namun kini, penggunaan kata-kata yang efektif lebih diutamakan. Gunakan kalimat aktif untuk mempersingkat dan mempermudah pemahaman. Hindari penggunaan kalimat yang terlalu menampilkan emosi. Jika memang tak bisa dihindari, atur penggunaan kalimat supaya tetap singkat namun tetap menampilkan emosi. Gunakan tensis present tense. Terkait dengan keabsahan dokumen, materai tidak mempengaruhi validitas suatu dokumen; namun mempengaruhi dokumen tersebut dapat diajukan sebagai bukti dipengadilan atau tidak. Pada dasarnya tidak semua dokumen hukum harus di legalisasi oleh Notaris. Namun, jika dalam suatu dokumen diperlukan suatu legalisasi notaris atau harus dilegalisasi pihak berwenang, maka harus dilakukan. Sebagai contoh, Sertifikat pemilikan saham tidak diperlukan namun harus tetap diregistrasi karena bedasarkan UU PT, pemilik saham yang tidak diregistrasi tidak dapat mengeksekusi hak – hak sebagai pemilik saham. Tujuannya supaya identitas pemilik saham dapat diketahui.
JOHANNES SAHETAPY-ANGEL (AKSET LAW): CONTRACT DRAFTING Saat memulai kontrak, pastikan mengetahui intensi dibuat kontrak. Lebih baik, mengetahui aktifitas kebiasaan bisnis yang biasa dijalankan oleh pihak yang dimaksud. Pastikan hal - hal detail terkait kontrak mulai dari hal terkecil hingga terbesar harus tercantum. Misalnya saja, banyak orang memutuskan penyelesaian perselisihan kontrak lewat cara litigasi karena ketidakjelasan kontrak yang terjadi. Validitas kontrak harus bergantung pada validitas hal - hal yang disepakati dengan peraturan yang ada. Setiap institusi (law firm) memiliki format kontraknya sendiri - sendiri, bergantung pada kenyamanan. Ada beberapa hal yang perlu diingat seperti: Parties ditujukan untuk mengetahui secara general namun menyeluruh atas identitas para pihak, sedangkan Boiler Plate Provision berfungsi sebagai langkah awal untuk menyelesaikan isu terjadinya perselisihan perjanjian sebelum dibawa ke pengadilan. Ketika memulai atau akan menulis kontrak, sebaiknya mengerti betul bisnis para pihak. Setiap lini aktifitas para pihak yang mempengaruhi pemenuhan perjanjian harus dibahas, disepakati dan dicantumkan dalam perjanjian. Masalah pengakhiran kontrak juga harus dibahas apa - apa saja yang tetap diikat meskipun kontrak berakhir maupun tidak. Prosedur pengakhiran juga harus dibahas secara mendetail bagaimana dan juga implikasi dari keadaan - keadaaan yang ada. Jika diperlukan, pengaturan kontrak paska pengakhiran kontrak dapat dilakukan. Ketika kontrak diputuskan berakhir oleh Pengadilan, para pihak dapat meminta hal - hal yang diperjanjikan segera diselesaikan. Force Majeur haruslah hanya diaplikasikan pada suatu kejadian - kejadian yang secara ilmiah tidak dapat diprediksi. Begitu juga dengan Dispute Settlement Procedure harus dijelaskan secara detail. Timeline dan langkah - langkah yang harus dilakukan juga wajib dijabarkan. Jika kasus
4
diselesaikan di Arbitrase, maka eksekusi hasil penyelesaian harus dimintakan ke Pengadilan Negeri supaya dapat dieksekusi. Pemilihan penyelesaian perkara, lewat pengadilan atau arbitrase bahkan arbitrase luar negeri dilakukan dengan mempertimbangkan lokasi pelaksanaan perjanjian dan jaminan perjanjian berada. Ketika menyusun kontrak, seorang lawyer harus selalu memikirkan alas an - alasan untuk tidak menandatangani kontrak dengan berperan sebagai seorang klien. Ini penting agar ia dapat mengetahui hal - hal apa saja yang kurang dibahas dalam suatu kontrak. Terakhir, Pastikan seorang lawyer selalu konsisten dengan pemilihan penggunaan kata - kata dalam sebuah kontrak.
TJAHYONO FIRMANSYAH (IAB & F): LEGAL OPINION Tidak ada standar atau format tertentu dalam sebuah legal opinion. Sebuah representasi ahli hukum harus ditanyakan langsung kepada ahli hukum itu sendiri. Tidak dapat melalui legal opinion. Untuk memperoleh legal opinion yang baik, seorang klien harus dapat memberikan data - data lengkap mengenai transaksi yang akan dijalani. Setiap urutan peristiwa yang terkait dengan satu transaksi harus dapat dipastikan dan dijabarkan dengan menyeluruh dan akurat. Dalam Legal opinion, seorang lawyer boleh diproteksi ruang pemakaiannya untuk menjamin bahwa yang meminta tidak menyalahgunakan. Latar belakang terhadap transaksi yang dilakukan harus selalu jelas karena akan mempengaruhi legal opinion secara keseluruhan. Legal Opinion membutuhkan dokumentasi valid, pastikan lawyer memegangnya. Legal Opinion bersifat confidential yang berfungsi melindungi lawyer dan perusahaan yang meminta Legal Opinion. Setiap Legal Opinion harus selalu memuat fakta hukum yang valid. Legal Opinion yang memuat opini bisnis harus bisa mengatasi dan memitigasi hal – hal negatif pada bisnis yang terjadi di masa depan. Legal Opinion melihat pada pengertian harafiahnya dapat dilakukan secara lisan. Akan tetapi, berhubungan dengan pembuktian hukum, dimana umumnya Legal Opinion adalah perdata, melihat pada segitiga pembuktian, hal utama dalam pembuktian perdata adalah bukti tertulis, oleh kerana itu legal opinion harus dinyatakan dalam bentuk tertulis. Legal Opinion seseorang melekat pada yang membuatnya dan tidak bisa dinafikan. Legal Opinion berbeda dengan Legal Advice. Legal Opinion adalah jawaban pasti atas suatu transaksi yang ditanyakan. Legal Advice hanya pendapat pribadi saja.
5
Notulis: Aditya Anugra Pratama Siti Lutfi Jamilatul Wardah Penyusun: Rika Isvandiary Penyelenggara:
Didukung:
Jakarta, BPL Foundation 2016 6
Puri Imperium Office Plaza Unit G-9 Jl. Kuningan Madya Kav. 5-6 Kuningan, Jakarta Selatan 12980 Telp +62 21 22783385 Hotline +62 812 9411 6724 Fax +62 21 22001743 Email
[email protected] [email protected] Website www.yayasanbpl.org
Epicentrum Walk South 531 A, Jl. HR. Rasuna Said Kuningan, Setia Budi, Jakart Selatan, 12940 Hotline +62 822-1000-9872 Telp +62 21 22783385 Fax +62 21 22001743 Email
[email protected] 7 Website www.prolegal.id
