Ridder R8 Financieel: openen nieuw boekjaar
Inhoudsopgave Inhoudsopgave ............................................................................................................................... 1 1. Nieuw boekjaar - Ridder R8 v8................................................................................................ 2 2. Journaalposten verplaatsen naar historie .............................................................................. 6 3. Koppeling met AccountView .................................................................................................... 8 4. Nieuw boekjaar - Ridder R8 v7................................................................................................ 9
1
1. Nieuw boekjaar - Ridder R8 v8 Om financiële boekingen in een nieuw boekjaar te kunnen maken in Ridder R8 v8 zullen een aantal essentiële stappen moeten worden genomen . Als u de hieronder beschreven stappen uitvoert kunt u probleemloos financiële boekingen maken in het nieuwe boekjaar. Het aanmaken van een nieuw boekjaar, periode/datumtabel en aanmaken van nieuwe boekstuknummerreeks kunt op elk moment doen. U hoeft dit dus niet pas na de jaarwisseling te doen. Mitst alles goed is ingevuld zal Ridder automatische het juiste boekjaar en boekstuknummerreeks hanteren als u een boeking doet in een specifieke periode.
1.2
Aanmaken nieuw boekjaar
Module Financieel Financieel stambestanden Boekjaar: - Door op het plusje te klikken kunt u een nieuw boekjaar toevoegen. - Vul het boekjaar in met een begin- en einddatum. - Sla deze op met het vinkje.
1.3
Aanmaken ‘Periode/datumtabel’
U kunt alleen financiële boekingen in een nieuw boekjaar aanmaken als er een ‘Periode/datum tabel’ aanwezig is voor het nieuwe boekjaar. Het aanmaken van een nieuwe ‘Periode/datum tabel’ doet u door de onderstaande stappen uit te voeren. Module Financieel Financieel stambestanden Periode/datumtabel:
2
Selecteer het nieuwe boekjaar.
Klik op ‘Genereer tabel’, het onderstaande venster verschijnt:
Kies voor de optie 12 of 13 periodes. Klik op ‘Genereer’, de periodes zullen nu worden aangemaakt.
Exact gebruikers let op! Als u beschikt over een Ridder R8 koppeling met Exact is het mogelijk om de periode datum tabel vanuit Exact te importeren in Ridder. U dient dan eerst in Exact de periodes aan te maken. Vervolgens kunt u deze importeren in Ridder R8 met de volgende stappen: Module Financieel Extern pakket. Het volgende venster verschijnt:
Hier vinkt u bij ‘In R8 te importeren tabellen’ PERDAT aan en importeert deze met de ‘Importeer’ knop.
1.4
Wijzigen boekstuknummerreeksen
Indien gewenst kunt u de bestaande boekstuknummerreeksen aanpassen voor het nieuwe boekjaar. Dit kunt u doen als u onderscheid wilt maken in factuurnummers voor de diverse boekjaren. Dit is niet noodzakelijk, u mag ook de bestaande boekstuknummerreeksen gebruiken in voor het nieuwe boekjaar.
3
U kunt boekstuknummerreeksen toevoegen en wijzigen via: Module Financieel Financieel stambestanden Boekstuknummers Boekstuknummerreeks. Het onderstaande venster verschijnt:
Door op het plusje te klikken kunt u een nieuwe boekstuknummerreeks aanmaken.
In het veld ‘boekstuknummerreeks’ kunt u een omschrijving geven van de boekstuknummerreeks, bijvoorbeeld Verk2013 voor uw verkoop facturen 2013. De omschrijving is maximaal 8 tekens. Als u de Melding ‘Record bestaat al (Fout 5)’ krijgt betekent dat u in het veld ‘Boekstuknummerreeks’ een benaming heeft staan die reeds bestaat. De boekstuknummerreeks is een uniek veld, dit moet bij het aanmaken van een nieuwe reeks altijd een nieuwe naam hebben.
4
De ondergrens geeft het laagste boekstuknummer van de reeks aan. De bovengrens geeft het hoogst mogelijke boekstuknummer van de reeks aan, als dit nummer wordt bereikt zal de reeks vol zijn en is het niet mogelijk om nieuwe journaalposten voor deze reeks aan te maken. Het ‘hoogste boekstuknr’ geeft aan wat het hoogste boekstuknummer (factuurnummer) is wat op dit moment is aangemaakt. Bij een nieuwe reeks is het hoogste boekstuknummer gelijk aan de ondergrens. Als het hoogste boekstuknummer gelijk is aan de bovengrens is de reeks vol.
1.5
o
Ridder rekent vanaf het hoogste boekstuknummer, dat wil zeggen dat het eerst volgende boekstuknummer (factuurnummer) voor de desbetreffende reeks het hoogste boekstuknummer is plus één.
o
Zorg ervoor dat bij het aanmaken van een nieuwe reeks de ondergrens en bovengrens niet met een bestaande boekstuknummerreeks overlapt.
Dagboek per boekjaar
Tot slot zult u de dagboeken moeten voorzien van een nieuw boekjaar. Hiermee koppelt u ook een bestaande boekstuknummerreeks of aan de zojuist aangemaakte nieuwe reeks aan de dagboeken. De eenvoudigste methode is door dit per dagboek handmatig te doen. U gaat dan naar: Module Financieel Financieel stambestanden Dagboeken. Het onderstaande venster verschijnt:
Als u hier een dagboek opent verschijnt het onderstaande venster:
Hier selecteert u het tabblad ‘Dagboek per boekjaar’ en vervolgens kunt u met het plusje een nieuw boekjaar toevoegen aan het dagboek.
5
Het onderstaande venster verschijnt:
U vult in dit venster het nieuwe boekjaar in en selecteert de boekstuknummerreeks die uw wilt gebruiken voor deze dagboek/boekjaar combinatie. De bovenstaande handelingen herhaalt u totdat u voor elk dagboek een boekjaar met boekstuknummerreeks heeft toegevoegd.
2. Journaalposten verplaatsen naar historie . Als u alle punten uit hoofdstuk 1 heeft doorlopen bent u klaar met het aanmaken van een nieuw boekjaar. In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u uw financiële periodes afsluit en hoe u uw journaalposten kunt opruimen door ze naar historie te verplaatsen.
2.1
Financiële periode afsluiten.
Voordat u journaalposten naar historie kunt zetten zullen eerst de fianciele periodes moeten worden afgesloten. Dit doet u in de periode/datum tabel. Module Financieel Financieel stambestanden Periode/datumtabel:
Met de knop ‘Periode(s) afsluiten’ kunt u het voorgaande boekjaren en periodes afsluiten.
6
Het volgende venster verschijnt:
Hier selecteert u het boekjaar en de periode tot waar u wilt afsluiten. Alle voorliggende periodes worden afgesloten. Er kunnen geen financiële boekingen in die periodes meer worden gemaakt. Alle Journaalposten in de periodes die u wilt afsluiten zullen de eindstatus moeten hebben die is gedefinieerd in de bedrijfsinstelling. U kunt deze bedrijfsinstelling vinden onder: Systeem bedrijfsinstellingen tabblad ‘Financieel’ tabblad ‘Algemeen’. Hier treft u de instelling ‘Eindstatus journaalpost’ aan:
Bij het afsluiten van de periodes controleert Ridder of alle journaalposten de status hebben die in de bovenstaande bedrijfsinstelling staat. Over het algemeen is status I ‘Geïmporteerd’ voldoende.
2.2
Journaalposten naar historie.
Als de periodes zijn afgesloten kunt u de journaalposten verplaatsen naar historie. De optie hiervoor treft u aan onder: Module Financieel Historie Journaalposten naar historie:
Selecteer tot en met welke boekjaar en periode u de journaalposten naar historie wilt zetten. Klik op ‘OK’.
Alle journaalposten binnen de gekozen periode worden naar historie gezet, u kunt deze vinden onder: Module Financieel Historie Historische journaalposten.
7
3. Koppeling met AccountView AccountView werkt met een administratie per boekjaar, dit heeft gevolgen voor de export van de journaalposten en het is noodzakelijk dat u hier alert op bent. Wanneer u na het aanmaken van een nieuwe administratie in AccountView voor het nieuwe boekjaar, journaalposten exporteert dient u in Ridder R8 een onderscheid te maken tussen het oude boekjaar en het nieuwe boekjaar. U kunt dit doen door tijdens het printen van uw journaalposten (omzetten van Journaalposten van status N naar P) een handmatige selectie toe te passen of filter op datum. Bij het exporteren worden dan alleen de journaalposten met status P overgezet naar Accountview met het correcte boekjaar. Als u bijvoorbeeld de ‘Ridder journaalposten 2012’ wilt koppelen met de ‘ AccountView administratie 2012’ kunt dit doen via de volgende route: Wijzigen administratie in de koppeling Accountview Ridder R8 v8: Module Financieel Extern pakket Instellingen. Ridder R8 v7: Systeem Externe pakketten Instellingen. In het venster wat nu opkomt, kunt u het bedrijfsnummer van accountview kiezen. Daarmee koppelt u de Ridder Journaalposten met de AccountView administratie met het zelfde boekjaar.
Wanneer er onverhoopt journaalposten worden geëxporteerd naar het verkeerde boekjaar zal Ridder hier een foutmelding van maken. (Ridder R8 versie 8.836 of hoger) In dat geval worden de afgewezen journaalposten in R8 op status “A” (afgewezen) gezet. De koppeling tussen Ridder en Account View dient hierna op het juiste boekjaar gelegd te worden. Daarna zullen alle afgewezen journaalposten moeten worden omgezet van status “A” naar “N”(als u opnieuw de journaalposten wilt printen) of “P” (als u direct wilt exporteren). Vervolgens kunnen de journaalposten opnieuw worden geëxporteerd.
Journaalposten exporteren naar AccountView door middel van R8 scheduler Als u gebruik maakt van de module R8 scheduler om zo uw journaalposten over te zetten naar AV kunt u hier een filter op zetten. Het doel van de filter is dan dat er alleen journaalposten worden geëxporteerd van een enkel boekjaar, waar R8 standaard mee gekoppeld is. Dit voorkomt dat journaalposten van het oude boekjaar in de AccountView administratie van het nieuwe boekjaar komen. U dient hiervoor de taak opnieuw aan te maken in Ridder R8, verwijder eerst de bestaande taak. Financieel Financieel printmodules Printen journaalposten per boekstuknummer. Maak hier een filter op het gewenste boekjaar en selecteer daarna alle regels. Daarna maakt u hier een nieuwe taak voor aan. Nadat de taak is ingesteld zullen alleen de journaalposten van het gewenste boekjaar naar AV worden geëxporteerd. De journaalposten van het overgebleven boekjaar dienen dan handmatig te worden geëxporteerd nadat u de koppeling van uw administratie, zoals hierboven beschreven, heeft omgezet. Na het handmatig exporteren dient de koppeling weer gelijk worden gezet met de geschedulde taak.
8
4. Nieuw boekjaar - Ridder R8 v7 Aanmaken ‘Periode/datumtabel’ Om boekingen in een nieuw boekjaar aan te kunnen maken dient u elk jaar een Periode/datumtabel te maken. Dit kan via: Module Financieel Genereren Periode/datumtabel.
Selecteer een startdatum voor de periodes Kies bij ‘Genereer’ voor de 12 of 13 periodes. Klik op ‘OK’.
Voor Exact gebruikers geld het onderstaande: Indien er bij een koppeling met Exact voor gekozen is om de tabel te importeren, dient u deze aan te maken in Exact en deze in R8 te importeren. Dit kunt u doen via de volgende stappen: Systeem Externe pakketten optie PERDAT.
Wijzigen nummeringen Om de diverse nummerreeksen in R8 voor het nieuwe boekjaar te wijzigen dient u deze in te geven via: Systeem Bedrijfsinstellingen. U kunt: Onder het tabblad ‘order’ het eerstvolgende ordernummer wijzigen. Onder het tabblad ‘inkoop’ tabblad ‘bestelling’ het eerst volgende bestelnummer wijzigen. Onder het tabblad ‘Inkoop’ tabblad ‘factuur’ het eerst volgende boekstuknummer voor de inkoopfacturen wijzigen. Onder het tabblad ‘verkoop’ tabblad ‘factuur’ het eerstvolgende verkoopfactuur nummer wijzigen. Onder het tabblad ‘verkoop’ tabblad ‘offerte’ het eerst volgende offerte nummer wijzigen.
9
