RICHTLIJNEN over de promotionele ondersteuning van activiteiten 1. Doel en gebruikers
Promotionele ondersteuning voor verenigingen In het kader van het gemeentelijk vrijetijds- en communicatiebeleid wil het gemeentebestuur de volgende promotionele ondersteuning bieden voor verenigingen, organisaties of personen uit Rijkevorsel:
Vermelding van activiteiten in het gemeentelijk infoblad (via UiT in Rijkevorsel) Vermelding van activiteiten op de gemeentelijke website (via UiT in Rijkevorsel) Vermelding van activiteiten op het elektronisch berichtenbord
Het doel van deze ondersteuning is een bijdrage te leveren aan een optimaal publieksbereik van verenigingen. Gemeentelijke diensten, het OCMW, de politie, de brandweer en de scholen en ouderraden kunnen eveneens van deze promotiekanalen gebruik maken.
2. Gebuik van ‘UiT in Rijkevorsel’, online en gedrukte kalender
De basis voor de UiTagenda is de UiTdatabank (invoervoorwaarden) In de UiTdatabank worden alle vrijetijdsactiviteiten verzameld (vb. concerten, wandelingen, tentoonstellingen, cursussen, films …). Elke persoon of organisatie die een activiteit in de kijker wil zetten, mag die invoeren in de UiTdatabank. De UiTdatabank maakt geen onderscheid volgens de organisator. Als de activiteit toegankelijk is voor een publiek, mag ze worden ingevoerd in de UiTdatabank. Zijn uitgesloten: volgende aankondigingen van • • •
informatie die niet voldoet aan de algemeen aanvaarde maatschappelijke normen (vb. activiteiten met een racistische of pornografische inhoud); commercieel aanbod behalve als de activiteiten gemeenschapsvormend zijn en een uitzonderlijk karakter hebben of worden georganiseerd voor een goed doel; politiek aanbod indien het gaat om politieke propaganda: activiteiten georganiseerd door politieke partijen waar eenzijdig één bepaald politiek standpunt wordt verkondigd. Activiteiten die gemeenschappelijk georganiseerd worden door alle partijen (vb. Bal van de burgemeester) worden wel toegelaten.
• • • • • • •
religieus aanbod met uitzondering van gemeenschapsvormende activiteiten; logies of restaurants; zaken die ontleend kunnen worden; activiteiten die niet voor publiek toegankelijk zijn; opleidingen in de formele leersfeer/onderwijs; activiteiten bestemd voor bedrijven; reguliere competitiewedstrijden tenzij ze een uitzonderlijk karakter hebben.
De UiTagenda wordt ook in de vorm van een gedrukte activiteitenkalender opgenomen in het gemeentelijke infoblad. Voor de gedrukte activiteitenkalender gelden dezelfde bepalingen als voor de online activiteitenkalender. Bijkomend voor de gedrukte kalender geldt dat: • •
activiteiten van verenigingen of organisaties die plaatsvinden op het grondgebied van Rijkevorsel worden opgenomen wekelijkse of periodieke activiteiten of vergaderingen niet worden opgenomen, tenzij ze een uitzonderlijk karakter hebben.
3. Elektronisch informatiebord
Publicatievoorwaarden Voor publicatie van activiteiten op het elektronisch informatiebord gelden dezelfde bepalingen als voor de online activiteitenkalender (zie Artikel 5). Bijkomend voor het elektronisch informatiebord geldt dat:
Enkel verenigingen, organisaties en personen die aangesloten zijn bij één van de erkende gemeentelijke adviesraden kunnen gebruik maken van de lichtkrant om aankondigingen te doen. Wekelijkse of periodieke activiteiten of vergaderingen niet worden opgenomen, tenzij ze een uitzonderlijk karakter hebben.
Hierbij gelden volgende voorwaarden: o De activiteit dient beschreven te worden in maximaal 7 regels met telkens maximaal 15 tekens per regel (spaties en leestekens inbegrepen). o Berichten van verenigingen worden maximaal gedurende twee weken voor de geplande activiteit gepubliceerd. o Enkel de naam van de vereniging, organisatie of persoon; een summiere omschrijving; de locatie; de datum en een infonummer, e-mailadres of website kunnen vermeld worden. Prijzen en inhoud worden niet vermeld. o Enkel acties of activiteiten worden opgenomen, geen algemene boodschappen of voorstellingen. o De aanvraag dient te gebeuren bij het onthaal van de gemeente (
[email protected]) of door het online formulier in te vullen op de gemeentelijke website. Door het indienen van een bericht verklaart een vereniging zich akkoord met bovenstaande voorwaarden.
SCHRIJFWIJZER Voor de gemeentelijke diensten is een schrijfwijzer opgemaakt voor het uniform schrijven van teksten voor het infoblad. Deze schrijfwijzer mag ook toegepast worden voor het ingeven van activiteiten. Dit is geen verplichting, maar als je onderstaande regels toepast, zal er minder verbeterd moet worden aan jouw tekst. telefoonnummers geen puntjes, streepjes, haakjes 011 32 43 54 02 345 67 89 0486 98 76 54 gehele getallen
tot en met twintig: voluit schrijven groot getal groeperen per drie cijfers, gerekend vanaf de komma (na de komma geen groepering) spatie als scheiding (geen puntjes) 8 596 542,1225 14 201
uren
8 uur en 16.30 uur 9.30 - 12.30 uur
datum
1 december 2015
euro
€ 16,30 en € 16
namen
voornaam naam
rangtelwoorden
negentiende of 19de
adressen
Molenstraat 5 – 2310 Rijkevorsel
spaties
1 spatie tussen woorden, geen spatie tussen woord en leesteken
eenheden en symbolen
cm kWh m/s² km/h of km per uur
Meer info?
[email protected]
03 340 00 16 of 03 340 00 12
[email protected]
03 340 00 36
[email protected]
03 340 00 35
[email protected]
03 340 00 52
[email protected]
03 340 00 12
UiT-evenementen Wil je een activiteit invoeren in de UiTdatabank? Surf dan naar volgende website: www.uitdatabank.be
Ben je op zoek naar een evenement in de UiTagenda? Dan kan je terecht op de websites www.uitinvlaanderen.be of www.uitinrijkevorsel.be (op de laatste verschijnen enkel activiteiten die plaatsvinden in Rijkevorsel). UiTinVlaanderen heeft ook een app ontwikkeld voor je smartphone. Meer info vind je via www.uitinvlaanderen.be/app
Vanaf 21 maart 2015 zal de UiT-agenda ook gebruikt worden op de vernieuwde gemeentewebsite: www.rijkevorsel.be en in het nieuwe informatieblad.
FOTOGRAFEN GEZOCHT ! Het infoblad van Rijkevorsel ondergaat binnenkort een ingrijpende gedaanteverwisseling. Achter de schermen wordt volop gewerkt aan het nieuwe concept voor INFO Rijkevorsel. We willen deze vernieuwing graag samen met de inwoners realiseren. Hiervoor zijn we op zoek naar enthousiaste, vrijwillige fotografen die gepassioneerd zijn door fotografie, beschikken over eigen fotografisch materiaal en af en toe tijd willen vrijmaken om Rijkevorsel in al haar pracht in beeld te brengen. Hou je van fotografie en wil je je steentje bijdragen in de realisatie van dit blad? Neem dan contact op met de dienst communicatie (03 340 00 16 –
[email protected]). Misschien verschijnt jouw foto wel op de voorpagina van het nieuwe infoblad! VERENIGINGEN EN ORGANISATIES Ook verenigingen of organisaties die graag een foto van hun activiteit willen laten publiceren, mogen deze sturen naar
[email protected]. Van alle ingestuurde foto’s zal de redactieraad een selectie maken die in het infoblad zullen verschijnen. Opgelet: bezorg ons foto’s van voldoende grootte en kwaliteit (min. 300 dpi)
Handleiding UiTdatabank Deze handleiding helpt je jouw activiteit in te voeren op www.UiTdatabank.be. Om te kunnen invoeren moet je ingelogd zijn. Als je nog geen account hebt kan je er gratis een aanmaken. Dit doe je door te klikken op ‘Maak een account aan’ en het formulier in te vullen. Vergeet niet om je account te bevestigen via de bevestigingsemail.
1 Voor het invoeren • •
Je voert je activiteit best zo lang mogelijk voor de start van je activiteit in Maak voor elke activiteit een nieuw item aan. Zo zijn ze makkelijker terug te vinden in de verschillende agenda’s.
2 Een eenvoudig stappenplan Een activiteit volledig invoeren, doe je in 3 aparte stappen. Na iedere stap kan je de activiteit opslaan zodat er geen gegevens verloren gaan. Klik op het tabblad ‘Nieuwe invoer’ en selecteer ‘Activiteit’.
Basisgegevens
Titel van je activiteit Begin je titel steeds met een hoofdletter, maar schrijf hem niet volledig in hoofdletters. Andere informatie, zoals de aard van de activiteit, de plaatsnaam of de datum, horen niet thuis in de titel. Vb.: ‘Helmut Lotti’ en niet ‘Concert Helmut Lotti op 4 april’.
Wat Duid aan wat best bij je activiteit past. Mogelijk moet je je keuze nog verder verduidelijken. Vind je niet het juiste type voor jouw activiteit terug, maak je dan geen zorgen, vrije trefwoorden kan je later aanvullen.
Wanneer Vindt je activiteit op één dag plaats (vb. een concert of een uitstap) kies je voor ‘één of meerdere tijdstippen’. Een activiteit kan ook op meerdere dagen plaatsvinden (vb. een festival of sporttornooi). Bij langlopende activiteiten (vb. cursusreeks, wekelijkse kaarting) kies je voor ‘vaste periode’. Vul een tijdstip in en geef de openingstijden mee in het schema. Voor een tentoonstelling of een workshop kan je geen vaste datum aanduiden.
Sint-Gisleinstraat 62 I BE-1000 Brussel I tel. +32 2 551 18 70 I fax +32 2 551 18 99 I
[email protected] I www.cultuurnet.be
1/
Waar Typ de eerste letters van de plaats waar je activiteit plaatsvindt. Selecteer de juiste locatie in de lijst. Vind je jouw locatie niet terug? Klik op ‘Maak een nieuwe locatie’ en vul de adresgegevens in. Klik op ‘Voeg locatie toe’. Let op! Als je activiteit een uitstap, tocht of wandeling is, voer dan het vertrekpunt in.
Website, telefoon of e-mail Voeg hier contactgegevens toe waarop je te bereiken bent. Je kan een of meerdere websites, emailadressen of telefoonnummers toevoegen. Duid ook aan of bezoekers hier terecht kunnen voor reservatie.
Leeftijd Als je een activiteit organiseert voor een specifieke leeftijdsgroep (bv. kinderen of jongeren) dan duid je dit hier aan. Er verschijnt een vakje waarbij je een specifieke leeftijd kan invullen. Activiteiten voor kinderen zijn tot 12 jaar. Activiteiten voor jongeren zijn tot 18 jaar.
Korte beschrijving Beschrijf je activiteit in maximum 400 tekens. Praktische informatie hoeft hier niet in te staan, die kan je in andere velden kwijt. Klik op ‘Opslaan’ om de basisinfo van je activiteit te bewaren in de UiTdatabank. Je kan deze velden nog aanpassen na het opslaan.
Stap 2 →
Extra gegevens
Toegang activiteit Duid aan als je activiteit voor iedereen, enkel voor leden of enkel toegankelijk is voor scholen.
Organisator Vul minstens de eerste drie letters van de organisator in. Klik op de juiste naam als deze in de lijst verschijnt. De contactgegevens van de organisator worden aan je activiteit toegevoegd. Vind je de organisator niet terug, kies dan ‘Maak nieuwe organisator aan’ en vul de contactgegevens in.
Prijs Vul de standaardprijs in voor een volwassene. Extra prijsinfo zoals kortingen of speciale tarieven kan je toevoegen in een vrij tekstveld.
Afbeelding Klik op Kies je bestand en zoek de foto op je computer. De foto is maximum 1 MB groot en is een .jpeg, .gif of .png. Vermeld steeds het copyright van je foto. Klik op ‘Laad bestand op’.
Uitvoerders Als er op jouw activiteit een kunstenaar, spreker, muziekgroep, . komt optreden, kan je dat hier invullen. Je kan elke uitvoerder ook een rol geven. Let op! Met uitvoerder bedoelen we niet de organisator. Vb. ‘Helmut Lotti’ is een uitvoerder, ‘Dekenij Prinsenhof’ is een organisator. Handleiding UiTdatabank
2/4
Lange beschrijving Hier kan je extra info kwijt over je activiteit, zoals een uitgebreid programma, een persbericht, een recensie... Plak hier enkel tekst in, en geen afbeeldingen, documenten, etc.
Klik op ‘Opslaan’ om je invoer te bekijken en vertalingen, trefwoorden,. toe te voegen.
Stap 3 →
Trefwoorden, vertaling,.
Tags (trefwoorden) Een trefwoord helpt je het thema of de doelgroep van je activiteit te verduidelijken. Selecteer een bestaand trefwoord of typ een nieuw trefwoord in. Voeg het nieuw trefwoord toe door op ‘Toevoegen’ te klikken. Klik op het kruisje naast het trefwoord om het te verwijderen.
Links Heb je een online ticketsysteem? Vul hier de link in naar de webpagina waar tickets voor deze activiteit kunnen gekocht worden. Je activiteit krijgt op UiTinVlaanderen.be dan een knop "Bestel tickets". Maak deze link zo specifiek mogelijk zodat bezoekers direct op de juiste pagina van je site terechtkomen. Dus niet www.voorbeeld.be, maar wel www.voorbeeld.be/tickets/specifiekeactiviteit. Je kunt ook een link plaatsen naar een video, afbeelding of website.
Vertaling Voeg een vertaling toe aan je activiteit als je je op een anderstalig publiek richt. Kies een taal en vul de vertaling in het veld dat je wil vertalen. Klik op ‘Opslaan’.
Facebook In de detailpagina van je activiteit klik je op ‘ Maak een Facebook event’. Geef de UiTdatabank de toestemming een deel van je profielinformatie te gebruiken. Selecteer onder welke account je deze activiteit wil publiceren op Facebook. Klik op ‘Deze activiteit op Facebook’. Stond je activiteit al op Facebook? De UiTdatabank geeft ook vijf suggesties van gelijkaardige events op Facebook. Selecteer de juiste activiteit. Je keuze ongedaan maken doe je door te klikken op “Ander Facebook evenement?”. Opgelet: hierdoor wordt de activiteit NIET verwijderd op Facebook. Stond je activiteit niet in het suggestielijstje, plak de Facebook event url dan in het vakje onderaan en klik op “Selecteer”.
Handleiding UiTdatabank
3/4
3 UiTdatabank instellingen Naast de standaard invoervelden kan je via Mijn profiel > UiTdatabank instellingen bijkomende velden toevoegen die voor jou belangrijk zijn.
Taal van het aanbod instellen In welke taal wordt je voorstelling, lezing,. gehouden? Of is er ondertiteling of worden de stemmen gedubd?
Publicatiedatum instellen Je kan je activiteiten alvast invoeren in de UiTdatabank om ze pas te publiceren op onze kanalen wanneer jij dat wil. Standaard wordt je activiteit meteen gepubliceerd, maar bij de verplichte gegevens kan je nu zelf dit moment bepalen.
4 Na het invoeren Aanpassen Je kan op ieder moment je activiteit aanpassen. Klik op ‘Basisgegevens aanpassen’ of ‘Extra gegevens aanpassen’.
Publicatie De UiTdatabank stuurt je activiteit naar meer dan 300 Vlaamse en Brusselse kranten, tijdschriften en websites zoals UiTinVlaanderen. Alle kanalen vind je op www.cultuurnet.be/publicatiekanalen. Je activiteit wordt ten laatste de dag na je invoer gepubliceerd.
Moderatie Nadat je activiteit is gepubliceerd, kijkt een moderator ze na. Is de info correct? Staan er taalfouten in de activiteit? De meeste gemeenten hebben een eigen moderator. De moderator kan je activiteit goedkeuren of afwijzen wanneer jouw info niet toelaatbaar is. Sommige moderatoren doen de controle vóór de activiteiten gepubliceerd worden, dan kan het iets langer duren voor je activiteit zichtbaar is op alle publicatiekanalen.
5 Meer info Heb je nog vragen of heb je problemen als je een activiteit wil invoeren? Via onderstaande bronnen vind je zeker een oplossing: •
Op de website www.allesoveruitdatabank.be vind je heel wat algemene info over de UiTdatabank.
•
Heb je een algemene vraag? Je kan de Vlaamse Infolijn bellen op het gratis nummer 1700.
•
Heb je vragen over het invoeren van je activiteit? Neem een kijkje in de Veel gestelde vragen in de UiTdatabank of in de helpteksten tijdens het invoeren. Vind je het antwoord hier niet, neem dan contact op met de helpdesk via ‘Heb je problemen of suggesties? Laat het ons weten.’ in de zwarte werkbalk van de UiTdatabank.
Handleiding UiTdatabank
4/4
