Richtlijnen Financiële jaarovergang

Richtlijnen Financiële jaarovergang 2013-2014 Dit jaar is een uitzonderlijk jaar voor onze organisatie op vlak van financiën. Het boekjaar 2013 wordt uitzonderlijk vroeg afgesloten omwille van de overgang naar een nieuw systeem. We starten vanaf 1 januari namelijk met een nieuwe wetgeving die geïntroduceerd wordt door NFI, het Nieuw Financieel Instrumentarium. Om die reden zijn er richtlijnen voor alle financiële verrichtingen voor eind 2013 die afwijken van deze van vorige jaren. We vragen daarom jullie bijzondere aandacht hiervoor. De richtlijnen vertellen je het volgende: 1. Algemene richtlijnen:  Wanneer vinden de conversieperiodes plaats?  Wanneer boek je wat waar?  Wat verandert er concreet bij de overgang van Fimacs naar SAP?  Zijn alle cijfers beschikbaar?  Wat verandert er bij inkomende facturen? 2.Richtlijnen voor iedere specifieke rol:  Budgethouder en vervanger  Bestelaanvrager  Goederenontvanger 3.Richtlijnen voor specifieke toepassingen:  Kasboek LDC, EW en OTC  Andere kassen  Manuele facturatie  Woonzorgcentra  Serviceflats  Wonen  Debiteurenbeheer  Derdenbeheer  BVT  Facturatie Leerwerkplekken  Thuiszorg  Betaalbureau  Fimacs Partners Facturatie

Vragen? Met al je vragen hierover kan je terecht bij de mailbox [email protected]. 1

Richtlijnen financiële eindejaarsverrichtingen 2013-2014

1.Algemene info -

Wanneer vinden de conversies plaats? Er zijn 2 conversieperiodes gepland. Tijdens de conversie wordt de overgang gemaakt van de huidige systemen naar de toekomstige systemen. Voor het OCMW is dit dus de overgang van Fimacs en het aankoopgedeelte van Rimses naar SAP. De periodes zijn de volgende: o Van 02/01 tot 05/01/2014: voor alle klanten, leveranciers en materialen. o Van 16/01 tot 20/01/2014: voor alle openstaande boekingen.

-

Wat moet je wanneer en waar boeken? o Tot en met 31/12/2013 om 13u wordt alles in Fimacs geboekt. o Van 31/12/2013 13u tot en met 05/01/2014 wordt er wordt niet geboekt maar gewerkt aan de conversieperiode 1! o Van 06/01 (na GO van FIN) tot en met 15/01/2014:  Alles met datum 2013 boeken in boekjaar 2013 in Fimacs.  Beperkt boeken, enkel via randtoepassingen, in 2014 in SAP (zie instructies per randtoepassing). o Van 16/01 tot 19/01/2014 (tot GO vanuit FIN) :  NIET boeken in Fimacs & SAP.  Transacties in randsystemen kunnen worden ingegeven, maar geen uitwisseling tussen randsystemen en Fimacs/SAP. o Vanaf 20/01/2014 (na GO vanuit FIN) :  Enkel boeken in SAP.  Geen boekingen meer in Fimacs.

-

Wat verandert er concreet bij de overgang van Fimacs/aankoopgedeelte Rimses naar SAP? o Oude kostenplaatsen in Fimacs worden nieuw kostenplaatsen in SAP (zie onder). o Oude rekeningen worden nieuwe rekeningen. o Oude projecten worden nieuwe kostenplaatsen / subsidiecodes. o Vanaf 01/01/2014 wordt het OCMW BTW-plichtig (hiervoor worden aparte vormingen voorzien, hierover wordt op een later tijdstip verder gecommuniceerd) .

-

Zijn alle cijfers beschikbaar? Tot 15/2/2014 zijn de cijfers van 2014 niet up-to-date

- Wat verandert er bij inkomende facturen? Vorm : Vanaf nu wordt alles gescand. Daarom volgende richtlijnen  Geen nietjes meer gebruiken. Dit moet vanaf nu met een paperclip. 2


 Alles op A4 formaat. Indien kleiner : met plakband op A4 kleven. Ook alle bewijsstukken, bijlages, … moeten op A4 formaat gescand worden. Inhoud : - Vanaf 01/01/2014 wordt het OCMW BTW-plichtig. Om van aftrek te kunnen genieten moet er een factuur zijn, op naam van het OCMW, met vermelding van het BTW nummer van het OCMW: BE0212.214.125. - Vraag dus altijd een factuur en geen eenvoudig kasticket! - Facturen die hieraan niet voldoen zullen naar de leverancier worden teruggestuurd met vraag tot correcte vermelding (en dus latere betaling).

2.Wat wordt specifiek verwacht van: Budgethouder + vervangers: - Regelmatig goedkeuren van facturen in Fimacs (bijv. 2 x per week). - Ten laatste op 13/01/2013 moeten nog goed te keuren facturen uit 2013 verwerkt zijn (goedkeuren/protesteren) in Fimacs. - Alle uitgaande facturen op datum van 2013 moet ten laatste op 13/01/2013 opgemaakt zijn. Per randtoepassing zijn er aparte afspraken. - In januari 2014 kunnen leveranciers niet betaald worden. De laatst mogelijke betaling in 2013 is op 27/12/2013. - Vanaf 20/01/2014 is het mogelijk om de aankoopfacturen in SCIFO goed te keuren. - Bij vragen over interne facturatie wordt gevraagd om deze meteen te behandelen. Bestelaanvragers en inkopers : Rimses Exploitatie (= het geheel van opbrengsten en kosten voor de gewone reguliere werking) - Tot 13/12/2013: bestellingen exploitatie met leveringsdatum 2013 via Rimses inleggen. - Van 14/12 tot 20/12/2013: enkel bestellingen exploitatie met leveringsdatum 2014 in Rimses inleggen. - Vanaf 20/12/2013 tot 06/01/2014: geen leveringen vanuit centraal magazijn (uitzonderingsprocedure : via telefoon naar FM). - Vanaf 06/01/2014: bestellingen kunnen via SAP SRM ingelegd worden.

-

Investeringen Vanaf 24/12/2013 tot 06/01/2014: Er kunnen geen bestellingen gedaan worden voor investeringen. Vanaf 06/01/2014: bestellingen kunnen via SRMingelegd worden.

3


Goederenontvanger: - Tot 20/12/2013 voor exploitatie in Rimses: er mogen geen openstaande bestellingen zijn waarvoor de levering gebeurd is maar waarvan de goederenontvangst niet geregistreerd is. - Tot 24/12/2013 voor investeringen in Rimses : er mogen geen openstaande bestellingen zijn waarvoor levering gebeurd is maar waarvan goederenontvangst niet geregistreerd is. - Vanaf 06/01/2014 moeten alle goederenontvangsten geregistreerd worden in SAP SRM.

3.Richtlijnen voor specifieke toepassingen Kasboek Lokale Dienstencentra, Emancipatorische werking en OTC: - De kas moet afgesloten worden op 15/12/2013 en ten laatste op 20/12/2013 bezorg worden aan financiën. - Er wordt een extra kasblad aangemaakt en op intranet geplaatst, voor de periode tussen 15/12 en 31/12/2013. - Het nieuwe kasboek, inclusief BTW, zal vanaf 01/01/2014 in gebruik zijn. Rond de BTW plicht en de gevolgen volgen er tijdig opleidingen en een aparte communicatie. Andere kassen: - Het kasboek voor december zal worden afgesloten op 15/12/2013. - Verrichtingen na 15/12/2013 moeten opgenomen worden op het kasblad van januari 2014. Manuele facturatie: - Vanaf 15/12/2013 zijn er 2 toepassingen beschikbaar: o Oude toepassing: tot en met 13/01/2014 facturen op datum 2013 o Nieuwe toepassing: enkel factureren op 2014 - Vanaf 13/01/2014: enkel facturen in de nieuwe toepassing met datum 2014 - 13/01/2014 ‘s avonds : de toegang tot de oude toepassing wordt geblokkeerd Woonzorgcentra: - Kas: zie andere kassen - Facturatie: tegen 10/01/2014: bewoners en RIZIV volgens afspraken. Er worden geen uitzonderingen toegestaan! - Aanpassen facturatiecodes na facturatie in december (op basis van testomgeving). Serviceflats Wibier: - Aanpassen van de facturatiecodes in december. - Facturen worden normaal opgemaakt na aanpassing van de codes. - Facturen mogen worden opgestuurd. - Verwerken van facturen kan vanaf 06/01/2014. 4


Wonen: - De functies goedkeuren en doorsturen naar SAP zullen enkel door financiën gebruikt worden. - Er is geen facturatie mogelijk voor 06/01/2014, tot er bevestiging komt van financiën. Vanaf de Go van financiën zie je de knop ‘doorsturen naar SAP’ i.p.v. de functie boeken. - Patrimonium: geen input van gegevens mogelijk in de periode van 15/01/2014 tot 22/01/2014. - De toepassing wordt op 9/12/2013 geïnstalleerd, en kan bijgevolg die dag niet gebruikt worden. Debiteurenbeheer: - Tot 15/02/2014 zijn er geen actuele schuldenstanden beschikbaar. - De toepassing wordt op 9/12/2013 geïnstalleerd, en kan bijgevolg die dag niet gebruikt worden. - Aangezien ontvangsten met enige vertraging zullen verwerkt kunnen worden, zal de dienst debiteurenbeheer geen nieuwe aanmaningsbrieven versturen totdat de meest recente ontvangsten zijn verwerkt. Derdenbeheer : - Er kunnen geen wijzigingen aangebracht worden op 02/01/2014 en 03/01/2014 - De toepassing wordt op 9/12/2013 geïnstalleerd, en kan bijgevolg die dag niet gebruikt worden. BVT (Bejaarden vreemde tehuizen): - Tot 15/01/2014 is er geen registratie van facturen mogelijk met datum 2014. Dit mag in geen geval. - Vanaf 15/01/2014 is er geen registratie van facturen mogelijk met datum 2013. Facturatie LeerWerkPlekken: - Vanaf 06/01/2014: facturen worden verstuurd vanuit de nieuwe toepassing manuele facturatie met de juiste BTW codes. (Over BTW volgen er tijdig opleidingen en een extra communicatie) - Alles met facturatiedatum 2013 vanuit de oude toepassing manuele facturatie met datum 2013. Thuiszorg: - Facturen thuiszorg 2013: opladen tegen 15/01. - Facturen thuiszorg 2014: Invullen in Excel die door financiën aangeleverd wordt. - Financiën verstuurt de facturen vanaf 2014.

5


Betaalbureau: Terugvorderingen: Laatste BCSD voor 2013 op 17/12. Alle terugvorderingen (die niet afhankelijk zijn van een uitbetaling, vb. borg) die daar worden beslist, worden ten laatste verwerkt tegen 31/12/2013. Steun op rekening: 

  

31/12/2013 11u : afsluiten mogelijkheid betaling te voorzien op 03/01/2014. Betaling op 03/01/2014 vragen om op 03/01/2014 uit te voeren is niet mogelijk. Dit is enkel mogelijk via de debours in de welzijnsbureaus. Het steunbestand van 03/01/2014 wordt op 31/12/2013 in de boekhouding verwerkt, maar bij Belfius pas uitgevoerd op 03/01/2014. Op 31/12/2013 vraagt financiën aan het betaalbureau de BB. Er wordt geen enkele lijst in New Horizon afgesloten op 03/01/2014.

Steunaankas:   

Tot en met 31/12/2013: afgesproken procedure regeling betaalverkeer tijdens de collectieve sluiting. 03/01/2014: de steun wordt uitbetaald, maar NIET ingegeven in New Horizon. De input gebeurt na 06/01/2014.

Steunhospitalisatie: 

Er is geen input in de accesstoepassing van 01/01/2014 tot 05/01/2014.

Diverse:  

31/12/2013: Annuleren alle openstaande lijsten Teruggekeerde betalingen :

o Geld moet naar cliënt : via FSCC o Geld moet naar derde : na boeking van ontvangsten (vanaf 20/01/2014) 

Dashboard : dashboard in januari niet up-to-date is. De stand die in januari wordt weergegeven is deze van 31/12/2013. Vanaf 01/02/2014 is de stand terug actueel.

Fimacs Partners Facturatie: - Alle facturen met betrekking tot boekjaar 2013 moeten ten laatste 14 januari worden opgemaakt in Fimacs Partners. - Alle facturen met betrekking tot boekjaar 2014 moeten worden opgemaakt via het systeem Manuele Facturatie.

6


Richtlijnen Financiële jaarovergang

Recommend Documents