Resultaatgericht Portfoliomanagement
4 oktober 2011
Portfoliomanagement Van Wat (moeten we doen) naar Hoe (gaan we dat doen): van portfoliomanagement naar operationeel beheer
PLAN
Vastgoed portfolio
DO Beheersmanagement
ACT
CHECK
Complexe opgave met veel beleidsaspecten analyse risico’s
Duidelijke opgave met Uitvoerbare regels
Sturen op rol en doelstelling, veel omgevingsinvloeden
Sturen op taak en ompetenties, Omgevingsinvloeden beperken
Portfoliomanagement Vastgoedportfolio is steeds meer onderhevig aan de veranderende omgeving
2013
Beleid & Strategie
Visie &Missie
OrganisatieOmgeving 2011
Vastgoedportfolio 3P
Processen
Beheer / renovatie & ontwikkeling 3P
Ontwikkeling vastgoedportfolio Richting geven van bedrijfsbeleid naar beheersmaatregelen Algemeen Bedrijfsbeleid
Portfoliomanagement vastgoed
Missie
Huidige portfolio
Externe
Interne
Analyse
SWOT
Analyse
Scenario’s Beleidskeuze Gewenste vastgoedportfolio
(bron: Mintzberg)
Huidige en toekomstige situatie
Positiebepaling en optimalisatie vastgoed positie
Keuzes in : onderhoud/ renovatie/ herontwikkelen/ afstoten
Uitvoering beheer
Instrumenten bij portfoliobeheer De input van portfoiliobeheer naar beleid Algemeen Bedrijfsbeleid Interne analyse: • MQM /INK • Conditiemeting • Benchmarking • Financiële resultaten • Energielabels • Verbeteropties • Casco conditie
Missie
Portfolio en beheer vastgoed Externe analyse : • Benchmarking • Marktonderzoek /KWH • Researchgegevens
SWOT
Scenario’s:
Positiebepaling en optimalisatie vastgoed positie
• MJOB • Exploitatieberekeningen Beleidskeuze
Gewenste vastgoedportfolio (bron: Mintzberg)
Huidige portfolio
Huidige en toekomstige situatie
Keuzes in : onderhoud/ renovatie/ herontwikkelen/ afstoten
Uitvoering beheer
Onderhoud per complex volgt uit portfoliostrategie KANSEN
STERKTEN
K1 S1 S2
K2
BEDREIGINGEN
K3
• Versterken marktpositie • Behouden en doorexploiteren • Verkopen met winst
S3
ZWAKTEN
Z1 Z2 Z3
B1
B2
B3
• Opwaarderen omgeving en / of voorzieningen • Transitie vastgoedfunctie • Optioneel : afstoten
• Herontwikkelen als het loont
• Slopen
• Renovatie
• Afstoten
• Transitie vastgoedfunctie
• Rehabiliteren i.s.m. partners (b.v.gemeente)
• Optioneel afstoten
Portfoliomanagement Afstemming van beleidskeuze per complex binnen portfoliomanagement en beheer
Balanced Score Card: Binnen 4 bedrijfsvoerings aspecten benoemen van kritische succesfactoren en die uitwerken in prestatie-indicatoren
Het stuur: De Balanced Score Card (BSC)
Financieel perspectief organisatie perspectief
Klant perspectief Innovatie / kwaliteits perspectief (Bron:
Kaplan & Norton)
Portfoliomanagement Voorbeeld;’De Balanced Score Card als basis voor de besturing Balanced Score Card: van doelen via succesfactoren naar prestatieindicatoren
Financieel Klant
organisa tie Innovatie
Succesfactoren Financieel
Prestatie-indicatoren
•
Budgetten t.o.v. Benchmark = gemiddeld
•
Kosten onderhoud bv.. = € 50,- / m2 ( en benchmark tov gemiddeld)
•
Flexibiliteit behalen door kostendekkende alternatieven en optimalisaties
•
Daarbinnen meerwerk bv. gemiddeld . 5% (interne benchmark)
•
Kostendekkende opties : bv. badkamer € …… versus huuropslag van € …
•
rapportage en evaluatie kentallen per complex in € …./m2 / activiteit
•
Meerwerk a.g.v. onvolkomenheden rapporteren en evalueren
Succesfactoren Kwaliteit
Prestatie-indicatoren
•
Goede kwaliteit en duurzaamheid (benchmark)
•
Onderhoudsniveau is kwalitatieve score …..
•
Breeam in Use score
•
Onderhoudsarme materialen
•
Reductie faalkosten met .. %
•
Meerwerk a.g.v. onvolkomenheden rapporteren en evalueren
•
Kwaliteitsaudit resultaat ..
(Bron:
Kaplan & Norton)
Portfoliomanagement Voorbeeld;’ De Balanced Score Card als basis voor de besturing Balanced Score Card: van doelen via succesfactoren naar prestatieindicatoren
Financieel Klant
organisa tie Innovatie
Succesfactoren Klant
Prestatie-indicatoren
•
Hoge klanttevredenheid
•
Klantwaardering reparatie / renovatie …..
•
Korte doorlooptijden
•
Reductie doorlooptijd bij onderhoud per woning … uur
•
Flexibiliteit
•
Meerdere opties bij onderhoud , combinatie van maatregelen …
Succesfactoren Organisatie
Prestatie-indicatoren
•
Hoge medewerker- tevredenheid
•
Tevredenheid medewerkers ……
•
Hoge effiiciency
•
Ziekte percentage < … %
•
Laag ziekteverzuim
•
Opleidings- en trainingsresultaten ..
•
Opleiden en innoveren
•
Resultaten van verbeteringen in werkmethodieken …
•
Gemiddeld aantal afgeiwikkelde klachten per werkdag
(Bron:
Kaplan & Norton)
Ontwikkelingen in beheer en integraal risicomanagement Ontwikkelingen in de onderhoudsmarkt: ketenmanagement en risicodeling
opdrachtgever
opdrachtgever
opdrachtgever
opdrachtgever
opdrachtgever
Planmatig Onderhoud en beheer
marktpartij
design & build realisatie marktpartij
Eigen beheer
Eigen beheer
DBFM realisatie door marktpartij
• schaalvergroting en nieuwe markten
• Specialisatie (ev. partners) en nieuwe markten • Specialisatie en samenwerking • Afhankelijkheid van partners • Specialisatie, samenwerking en nieuwe markten
De MJOP
Doel of Middel ?
Dinsdag 04-10-2011
11
Onderdelen van de onderhoudsbegroting Cyclische onderhoudslasten l
Onderhoud, herstel en vervangen van bouw-onderdelen
l
Onderhoud en vervangen van installaties
Jaarlijkse onderhoudslasten l
Contract-onderhoud
l
Kleine reparaties
Dinsdag 04-10-2011
Investeringen
12
Kwaliteit
Principe Meer Jaren Onderhoud Prognose
Minimale kwaliteitsniveau
tijd
Dinsdag 04-10-2011
13
Betrouwbaarheidscurve cyclisch onderhoud Tijd
10
5
Afwijking
Dinsdag 04-10-2011
14
Oorzaken afwijkingen zoals:
• Andere strategische keuzes voor het complex l
Afwijkende verouderingsprocessen
l
Risico vermijdend gedrag
l
Innovaties
l
Gebrek aan financiële middelen (prioritering)
l
MJOP heeft geen relatie met strategische beleidskeuzes
l
MJOP heeft geen relatie met klant en markt
Dinsdag 04-10-2011
15
Beleids-achtbaan
Ondernemingsdoelstellingen
Evaluatie vastgoed portefeuille
Opstellen Vastgoed portefeuille
Tactisch niveau
Opstellen Onderhoudsplan
Opstellen onderhoudsplannen
Strategisch niveau
Evaluatie
onderhoudsactiviteiten
Operationeel niveau
Uitvoeren onderhoud
Dinsdag 04-10-2011
16
Strategisch Onderhouds Plan Onderhoudsactiviteiten die: l
afgestemd zijn op strategie van het complex
l
afgestemd zijn op de klant- en marktvraag
l
rekening houden met techniek (bouwdelen/innovaties etc.)
EN
l
passen binnen de vooraf gestelde financiële kaders
Dinsdag 04-10-2011
17
Kwaliteit
Uitgangspunten Meer Jaren Onderhoud Prognose Techniek / risico’s
Strategie
Dinsdag 04-10-2011
18
Consequenties l
Vooraf heldere beleidskaders en doelstellingen formuleren
l
l
Onderhoudsactiviteiten afstemmen op de marktvraag
Proces en werkmethoden voor het opstellen MJOP aanpassen
l
Evaluatie van de activiteiten (Plan-Do-Check-Act)
Resultaat: Onderhoudsactiviteiten die een afgeleide zijn van het strategisch beleid met een markt(klant)afhankelijk kwaliteitsniveau en passend binnen de financiele kaders Dinsdag 04-10-2011
19
Portfoliomanagement Stellingen: • Het sluiten van de PDCA- cyclus reduceert structureel kosten voor vastgoedbeheer • Onderhoudsbedrijven hebben een markt (met nieuwe opdrachtgevers) te winnen
