LAPORAN
PENGUJIAN HASIL ALIHMEDIA/REPRODUKSI ARSIP
Disusun oleh : Subdit Instalasi Laboratorium
ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA 2013
1
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI ............................................................................................................................................................... i DAFTAR TABEL ...................................................................................................................................................... ii DAFTAR GAMBAR ................................................................................................................................................. iii ABSTRAKSI ................................................................................................................................................................ iv I PENDAHULUAN ................................................................................................................................................ A. Latar Belakang ............................................................................................................................. B. Maksud dan Tujuan .................................................................................................................. C. Ruang Lingkup .............................................................................................................................. a. Waktu dan tempat Pelaksanaan ................................................................................... b. Pelaksana .............................................................................................................................. c. Lingkup Kegiatan ..............................................................................................................
1 1 2 2 2 3 3
II PELAKSANAAN ................................................................................................................................................ A. Jenis jenis Pengujian .................................................................................................................. a. Pengukuran Kondisi Ruang Penyimpanan ............................................................. b. Identifikasi Kondisi Arsip Film .................................................................................... B. Peralatan dan Contoh ............................................................................................................... a. Peralatan ............................................................................................................................... b. Contoh Film ......................................................................................................................... C. Cara Kerja ..................................................................................................................................... a. Pengujian Kondisi Ruang ............................................................................................... b. Pengujian Identifikasi Kondisi Arsip Film ............................................................... D. Hasil Pengujian ............................................................................................................................ a. Kondisi Ruang Penyimpanan ........................................................................................ b. Pengujian Identifikasi Kondisi Arsip Film ...............................................................
3 3 3 3 5 5 5 6 6 6 7 7 9
III PENUTUP ............................................................................................................................................................. 15 A. Kesimpulan ................................................................................................................................... 15 B. Saran ................................................................................................................................................ 15
2
DAFTAR TABEL
Tabel Tabel
1. 2.
Estimasi Waktu Kerusakan (tahun) Film Asetat Baru pada Suhu dan Kelembaban Tertentu .......................................................................................
4
Estimasi Waktu Kerusakan (tahun) Film Asetat Yang Mulai Terdegradasi pada Suhu dan Kelembaban Tertentu ................................................
5 8
Tabel
3.
Hasil Pengukuran Kondisi Penyimpanan Arsip Film ................................................
Tabel
4.
Hasil Pengujian Kondisi Arsip Film ................................................................................... 10
Tabel
5.
Hasil Pengujian Kondisi Arsip Film Berdasarkan Jenis Format Film ................................................................................................................... 12
Tabel
6.
Hasil Pengujian Kondisi Arsip Film Berdasarkan Jenis Ruangan Penyimpanan ................................................................................................ 13
3
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.
Perubahan Warna Indikator ABC ..................................................................................
7
Gambar 2.
Penempatan Label Indikator Pada Boks Arsip Film ..............................................
9
Gambar 3.
Grafik Hasil Pengujian Kondisi Arsip Film .................................................................
10
Gambar 4.
Kondisi Arsip Film Yang Rusak (vinegar syndrome dan silvering out) ............
11
Gambar 5.
Grafik Hasil Pengujian Kondisi Arsip Film Berdasarkan Jenis Format Film ...................................................................................................................
12
Gambar 6.
Grafik Hasil Pengujian Kondisi Arsip Film Berdasarkan Jenis Ruang Penyimpanan ................................................................................................
13
4
Abstraksi Koleksi arsip film yang tersimpan di Arsip Nasional RI pada tahun 2010 terdapat ± 58.000 reel film dalam berbagai jenis copy dan format ukuran. Kondisi lingkungan terutama suhu dan kelembaban sangat berpengaruh terhadap perubahan fisik film. Akibat suhu dan kelembaban ruang penyimpanan yang tidak konstan, menyebabkan beberapa koleksi film yang tersimpan di ANRI mengalami kerusakan. Ciri-ciri kerusakan ini ditandai dengan keluarnya lapisan perak nitrat pada film (silvering out), keluarnya bau asam yang khas seperti cuka dari film (vinegar syndrome), pengerasan pada gulungan film (blocking), sehingga mengakibatkan hilangnya informasi yang terdapat dalam arsip. Pada tahun 2010 Subdirektorat Instalasi Laboratorium menyelenggarakan kegiatan pengujian untuk mengetahui apakah kondisi ruangan sesuai dengan kondisi ruang penyimpanan arsip film yang dipersyaratkan juga mengetahui seberapa besar kondisi arsip film yang terdegradasi. Pengujian kondisi ruang penyimpanan film di lakukan selama kurun waktu 1 tahun pada gedung F lantai 2,3 dan 4 di tahun 2010, sedangkan pengujian identifikasi kondisi arsip film dilakukan terhadap 5.665 reel koleksi arsip film yang berada di lantai 2 (± 10% dari koleksi arsip film di ANRI) yang mewakili kondisi koleksi arsip film lainnya. Hasil pengujian kondisi ruang penyimpanan film Arsip Nasional RI gedung F lantai 2,3 dan 4 tidak sesuai dengan standar ruang penyimpanan berdasarkan Keputusan Kepala ANRI Nomor 12 Tahun 2000 tentang Standar Penyimpanan Fisik Arsip. Hasil pengujian identifikasi kondisi arsip film dengan indikator ABC menunjukan bahwa 78,2% reel film dalam kondisi baik (grade A) dan 21,8% dalam kondisi terdegradasi (Grade B dan C). Kondisi Arsip film berdasarkan jenis format film 16mm dan 35mm adalah 49,5% reel film 35mm dalam kondisi baik (grade A) dan 50,5% dalam kondisi terdegradasi (Grade B dan C); 94,3% reel film 16mm dalam kondisi baik (grade A) dan 5,7% dalam kondisi terdegradasi (Grade B dan C). Dengan suhu dan kelembaban rata –rata yang dimiliki oleh ruang penyimpanan arsip gedung F yaitu sebesar 18-210C dan RH 70-80%, maka dikhawatirkan waktu simpan yang dimiliki oleh seluruh koleksi film ANRI (dengan grade A) hanya 15 s.d 37 tahun. Dan hanya dibutuhkan waktu 2–7 tahun bagi arsip film dengan grade B dan C untuk terdegradasi hingga meningkat keasamannya menjadi 2 kali lipat dari 0,5 menjadi 1,0 dan seterusnya sehingga kondisi film tidak dapat diselamatkan lagi. Film archive collections stored at the National Archives of Indonesia in 2010, there were ±58.000 reel films in various types of copies and format size. Environmental conditions especially temperature and humidity affect the physical changes in the film. Due to temperature and humidity storage space is not constant, causing some film collection stored in ANRI were damaged. The characteristics of this damage is marked by the release layer of silver nitrate on the film (silvering out), a typical discharge sour smell like vinegar from the film (vinegar syndrome), hardening of the roll of film (blocking), resulting in loss of information contained in the archive. In 2010 the Laboratories conducting testing to determine if the condition of the room in accordance with the conditions of storage space required film archive also know how big the film archives of degraded condition. Testing conditions of storage space in the film did during the one year period in 2010 on the F building floor 2,3 and 4, while the identification test are made to the 5.665 film archive reel 5
on the second floor (± 10% of the film archive collection in ANRI), which represents the condition of other film archive collections. Test results of storage conditions of National Archives films F building floor 2,3 and 4 is not in accordance with standard storage space based on the ANRI Standard of Physical Storage of Records. The ABC identification test results of the film archive condition shows that 78.2% film reel in good condition (grade A) and 21.8% in degraded condition (Grade B and C). Condition Film Archive is based on the type of film format 35mm and 16mm is 49.5% the 35mm film in good condition (grade A) and 50.5% in degraded condition (Grade B and C); 94.3% the 16mm film in good condition (grade A) and 5.7% in degraded conditions (Grade B and C). With the temperature and average humidity of storage space owned by the archive building F in the amount of 18-210C and 70-80% RH, the saving time owned by all ANRI film collection (with grade A), only 15 to 37 years. And it only takes 2-7 years for the film archive with a grade B and C to be degraded until the acidity increased from 0.5 to 1.0 until the film could not be saved anymore.
6
PENGUJIAN HASIL ALIH MEDIA/REPRODUKSI ARSIP DI ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2013
I
PENDAHULUAN A.
Latar Belakang
Arsip Nasional Republik Indonesia sebagai penyelenggara kearsipan nasional
berkewajiban
pertanggungjawaban
untuk
dalam
memelihara
kehidupan
arsip
bermasyarakat,
sebagai berbangsa,
bukti dan
bernegara. Tugas memelihara arsip ini bukanlah tugas yang mudah karena arsip mengandung senyawa organik dan anorganik yang secara alami akan mengalami kerusakan. Oleh karena itu diperlukan suatu usaha yang sistematis dalam memelihara arsip melalui kegiatan preservasi. Kegiatan preservasi ini diamanatkan oleh pasal 62 ayat (1) Undang-Undang No. 43 tentang Kearsipan yaitu preservasi dilakukan untuk menjamin keselamatan dan kelestarian arsip statis. Preservasi merupakan keseluruhan proses dan kerja dalam rangka perlindungan arsip terhadap kerusakan arsip atau unsur perusak dan restorasi/perbaikan bagian arsip yang rusak. Dengan adanya kegiatan preservasi ini maka arsip dapat dicegah kerusakannya dan dapat diperpanjang masa hidupnya sehingga keberadaannya di masa depan akan tetap lestari. Tugas melakukan preservasi di Arsip Nasional RI diemban oleh Direktorat Preservasi. Direktorat ini memiliki tugas melaksanakan penyusunan program penyimpanan, restorasi, dan reproduksi arsip serta instalasi laboratorium arsip. Direktorat Preservasi membawahi Subdit Penyimpanan Arsip Konvensional, Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru, Subdit Restorasi Arsip, Subdit Reproduksi Arsip dan Subdit Instalasi laboratorium. Kelima unit ini memiliki tugas yang saling berkaitan sama lain karena seluruh kegiatan dilakukan dalam rangka preservasi arsip. Subdit Instalasi Laboratorium sebagai pengontrol kualitas dari seluruh kegiatan preservasi memiliki tugas melaksanakan pengujian mutu prasarana dan sarana penyimpanan arsip; arsip yang perlu direstorasi atau yang direproduksi; bahan pemeliharaan, restorasi dan reproduksi arsip serta pengujian hasil
7
restorasi dan reproduksi arsip. Kegiatan utama yang dilakukan oleh Laboratorium adalah melakukan pengujian untuk mendukung kegiatan preservasi arsip. Pada tahun anggaran 2013, Subdit Instalasi Laboratorium melakukan kegiatan pengujian hasil alihmedia/reproduksi arsip. Pengujian ini dilakukan terhadap mikrofilm yang tersimpan di depo arsip gedung F lantai 3. Mikrofilm merupakan salah satu bentuk arsip yang tercipta dari kegiatan hasil alihmedia/reproduksi arsip. Mikrofilm merupakan arsip yang sering digunakan untuk pelayanan ruang baca dan perlu diketahui sejauhmana kondisinya. Untuk mengetahui kondisi arsip mikrofilm yang tersimpan di tempat penyimpanan arsip dilakukan pengujian. Dengan melakukan pengujian terhadap arsip mikrofilm maka akan diketahui tindakan preservasi yang tepat terhadap arsip mikrofilm sehingga dapat menjamin penyelamatan dan kelestariannya.
B.
Dasar Pelaksanaan
1.
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
2.
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
3.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah diubah dua kali terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010.
4.
Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2005 tentang Penyempurnaan Pedoman Penyusunan Penyajian Laporan di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.
5.
Revisi Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) I Direktorat Preservasi Arsip Nasional Republik Indonesia Tahun Anggaran 2013.
8
C.
Tujuan dan Sasaran Tujuan
dilaksanakannya
kegiatan
Pengujian
Hasil
Alihmedia/Reproduksi adalah untuk mengidentifikasi kondisi arsip mikrofilm yang tersimpan di Arsip Nasional RI. Adapun sasarannya adalah dengan adanya data mengenai kondisi arsip mikrofilm yang tersimpan maka akan dapat digunakan sebagai acuan dalam melakukan tindakan preservasi sehingga arsip mikrofilm dapat terpelihara dengan baik. D.
Ruang Lingkup 1.
Waktu dan Tempat Pelaksanaan kegiatan dilakukan selama 2 bulan, dari bulan
September hingga November 2013. Pengujian kondisi arsip mikrofilm dilakukan di tempat penyimpanan arsip mikrofilm depo F Arsip Nasional RI lantai 5. 2.
Pelaksana Pelaksana keanggotaan tim kerja pengujian adalah : 1)
Yanah Suryanah
: Ketua
2)
Sari Hasanah
: Koordinator
3)
Dian Vitriani
: Anggota
4)
Ina Mirawati
: Anggota
5)
Seno
: Anggota
6)
Euis Shariasih
: Anggota
7)
Roby Syafurjaya
: Anggota
8)
Fitra Yeni
: Anggota
9)
Widodo Priyono
: Anggota
10) Hima Kurniawan
: Anggota
11) Aris Widodo
: Anggota
12) Hadi Susono
: Anggota
9
3.
Lingkup Kegiatan Lingkup
kegiatan
ini
meliputi
:
rapat
koordinasi,
sampling/pengumpulan contoh, pengujian laboratorium, pengolahan hasil pengujian dan pelaporan hasil pengujian. 4.
Pembiayaan Pembiayaan untuk pelaksanaan kegiatan ini berasal dari anggaran
rutin Subdit Instalasi Laboratorium tahun anggaran 2013 sesuai APBN Arsip Nasional RI tahun 2013.
II
TINJAUAN PUSTAKA A.
Pengertian Mikrofilm Mikrofilm merupakan film yang memuat arsip fotografi dengan skala yang lebih kecil. Mikrofilm, disebut juga mikrofotografi, berisi gambar yang dikecilkan yang tidak bisa dibaca tanpa bantuan alat optik. Pengkompresan/kompresi fotografi yang menakjubkan ini menyebabkan penghematan space/ruang sebesar 99 persen.
Layanan mikrofilm
merupakan salah satu praktek yang paling banyak dan umum digunakan dalam ilmu reprografi modern. Pada tahun 1853, mikrofotografi ditemukan oleh John Dencer yang merupakan seorang optician. Pada tahun 1860, Ren Dagnon mempatenkan mikrofotografi; metodenya ini digunakan untuk berkomunikasi dengan Paris selama pengepungan dalam perang Franco-Prussian (1870). Pada tahun 1925, George McCarthy seorang banking, menemukan kamera yang digunakan untuk microfilming checks. Pada tahun 1928, Eastman Kodak membeli penemuan McCarthy dan memulai penjualannya. B.
Penggunaan Mikrofilm Peningkatan penggunanaan mikrofilm dikarenakan banyaknya kerusakan dokumen dikarenakan rendahnya kualitas kertas dan print. Penggunaan film yang modern, teknologi processing yang modern dan
10
ruang penyimpanan yang diatur menyebabkan gambar yang dihasilkan dapat bertahan hingga 500 tahun atau lebih, melebihi dari stok kertas yang digunakan pada saat ini. Kelebihan dari mikrofilm adalah memberikan versi duplikat yang padat, permanen, dan murah tetapi kekurangannya adalah tidak bisa diakses di rumah dan seringkali dianggap tidak nyaman dan sulit dibaca. Menurut Rutgers Scholl of Communication and Information, proyek mikrofilm semakin lama semakin jarang. Digitalisasi terkadang merupakan pilihan yang lebih baik karena adanya tambahan mengenai pilihan pencarian sedangkan mesin mikrofilm menjadi sulit untuk dibeli dan diperbaiki. Jika perpustakaan tergantung pada koleksi mikrofilm, perlu dipikirkan ulang mengenai rencana jangka panjang sebagai alternatif. Namun, digital juga memiliki kelemahan diantaranya tidak ada yang mengetahui sampai kapan teknologi digital akan usang. C.
Struktur Mikrofilm Mikrofilm merupakan salah bentuk dari mikroform. Mikroform memiliki berbagai macam base
yaitu selulosa nitrat, asetat (selulosa
diasetat, selulosa triasetat) dan poliester. Mikroform yang memiliki base selulosa nitrat, sama seperti film fotografi lainnya dengan base yang sama, sangat mudah terbakar. Selulosa asetat film walaupun disebut dengan safety film dan bersifat tidak mudah terbakar, akan terdegradasi secara alami seiring dengan waktu. Proses degradasi ini akan dipercepat ketika film asetat tidak disimpan dengan baik. Walaupun banyak ditemui mikrofilm yang memiliki base asetat, film asetat tidak bisa diterima sebagai media preservasi untuk mikroform. Poliester merupakan base film yang direkomendasikan untuk preservasi mikrofilm. Poliester bersifat stabil dan tahan lama serta film poliester hitam putih memiliki harapan hidup lebih dari 500 tahun dengan kondisi penyimpanan yang sesuai. Mikrofilm, seperti semua jenis film fotografi, tersusun atas lapisanlapisan. Terdapat beberapa lapisan yang menyusun mikrofilm tetapi lapisan base dan emulsi yang paling penting. Lapisan base merupakan lapisan yang paling tebal dan membuat mikrofilm menjadi kaku dan memberikan
11
landasan bagi bagian film lainnya. Lapisan emulsi merupakan lapisan yang berisi image/gambar. Lapisan ini secara kimia menyatu dengan lapisan base selama developing process. Secara bersama-sama, kedua lapisan ini membuat mikrofilm menjadi berguna dan tahan lama. Gambar 1. Struktur Mikrofilm
Lapisan Emulsi
Lapisan base
Asetat tidak digunakan ketika proses penciptaan image/gambar dan tidak ditemui di dalam image atau emulsi. Oleh karena itu, masalah film asetat sudah timbul bahkan sebelum pembentukan image. Base asetat merupakan bentuk modifikasi selulosa yang memiliki kecenderungan untuk terurai. Secara kimia, komposisi selulosa asetat akan berubah menyebabkan grup asetil lepas dari rantai. Ada beberapa hasil dari proses ini. Salah satu hasilnya adalah terbentuknya asam asetat. Kehadiran asam asetat ini meningkatkan laju kerusakan dan mengeluarkan bau cuka/vinegar. Kerusakan kimia ini juga menyebabkan lapisan base menyusut sementara lapisan emulsi tetap mempertahankan ukuran normal. Pada kasus kerusakan ekstrem, terjadi pengkeritingan, lecet, melengkung, melepuh, menekuk muncul pada film. Film yang telah rusak pada keadaan ekstrem tidak bisa dibaca menggunakan peralatan mikrofilm dan menyebabkan biaya reproduksi mahal atau hilangnya informasi secara total. Karena banyak arsip penting yang terekam pada mikrofilm, preservasi arsip mikrofilm tidak hanya vital
12
tetapi memiliki implikasi legal. Oleh karena itu, kerusakan yang paling penting terkait arsip mikrofilm asetat bukan distorsi film tetapi hilangnya informasi film. Identifikasi arsip film berbahan dasar asetat yang mengalami kerusakan parah biasanya mudah. Tetapi film yang tidak memiliki tanda kerusakan yang dapat dilihat secara kasat mata tetap masih memiliki resiko. Asam asetat dan gas yang dikeluarkan sebagai akibat dari reaksi kimia merupakan katalis dalam proses kerusakan selanjutnya. Kehadiran senyawa ini dapat mengkotaminasi material sekelilinngnya. Masalah ini diperparah dengan pengemasan yang rapat dalam boks dan lemari. Ketika film asetat mencapai titik autokatalitik, kerusakan film mulai “memakan dirinya sendiri” dan laju proses dekomposisi menjadi sangat cepat. Semakin banyaknya kerusakan yang terjadi, semakin banyak laju reaksi dipengaruhi asam yang ada. Kita dapat mengukur tingkat keasaman (tingkat asam asetat) di film dengan produk pendeteksi asam.
III
PELAKSANAAN A.
Jenis-jenis Pengujian 1.
Pengukuran Kondisi Ruang Penyimpanan Pengukuran dilakukan terhadap ruang penyimpanan lantai 5. Hal ini
bertujuan untuk mengetahui apakah kondisi ruangan sesuai dengan kondisi ruang penyimpanan arsip mikrofilm yang dipersyaratkan. 2.
Identifikasi Kondisi Arsip Mikrofilm Populasi dari pengujian ini adalah koleksi arsip mikrofilm yang
terdapat diruang penyimpanan Gedung F lantai 5 yaitu sebesar 14.000 buah (berdasarkan data yang diperoleh dari Subdit Penyimpanan Arsip Media Baru). Adapun teknik sampel yang digunakan adalah purposive sampel yaitu sampel yang diuji merupakan sampel yang sering digunakan untuk kebutuhan layanan ruang baca.
13
Jumlah sampel yang diuji sebanyak 1363 reel mikrofilm. Jumlah sampel yang diambil ini telah melebihi ukuran jumlah sampel yang ideal. Dengan menggunakan rumus Slovin, jumlah populasi (N) sebesar 14.000 dengan tingkat kesalahan 5 % didapatkan jumlah sampel sebesar 388,89 dan dibulatkan menjadi 389. Rumus Slovin:
n
N 1 Ne 2
Sampel diuji dengan menggunakan indikator ABC. Penampakan warna indikator dibandingkan dengan tabel standar warna dan dicatat grade kondisi arsip mikrofilm. Data kondisi arsip mikrofilm diolah dengan menggunakan statistik
deskriptis
dan
ditampilkan dalam bentuk
prosentase arsip mikrofilm dan diagram.
B.
Peralatan dan Contoh Peralatan yang digunakan adalah sebagai berikut : 1.
Peralatan Peralatan yang digunakan untuk memeriksa kondisi lingkungan ruang penyimpanan dan mengetahui kondisi arsip film:
2.
1.
Thermohygrometer
2.
Kertas indikator ABC
Contoh Contoh merupakan arsip mikrofilm yang disimpan di ruang penyimpanan gedung F.
C.
Cara Kerja 1.
Disiapkan indikator ABC baik dalam bentuk label maupun kertas indikator.
2.
Pengujian dilakukan langsung di ruang penyimpanan arsip mikrofilm.
14
3.
Penempatan
Indikator
ABC
dilakukan
berdasarkan
urutan
penyimpanan arsip mikrofilm 4.
Kertas indikator dimasukkan ke dalam boks mikrofilm kemudian boks ditutup kembali. Untuk label indikator ditempelkan pada bagian tutup boks bagian dalam.
5.
Setelah beberapa lama (±30 menit). Amati perubahan warna pada indikator, bandingkan kondisi grade arsip mikrofilm dengan tabel warna dibawah ini.
Jika warna indikator tetap biru maka mikrofilm masih dalam kondisi baik, nilai keasaman (pH) > 5 (grade A),
Jika berubah menjadi warna hijau maka arsip mikrofilm mulai terdeteriorasi dan
mengeluarkan asam sehingga
mempunyai nilai pH 3 s.d 5 (grade B),
Jika indikator berubah kuning maka arsip mikrofilm mempunyai keasaman yang tinggi yaitu pH < 3 dan membutuhkan penanganan secepatnya (grade C).
6.
Hasil perubahan warna/grade arsip mikrofilm dicatat, dan pada bagian luar boks arsip mikrofilm diberi tanda warna yang sesuai untuk
memudahkan
petugas
melakukan
tindakan
selanjutnya/restorasi. Gambar 2. Perubahan Warna Indikator ABC
Kuning Grade C
pH < 3.8
Hijau Grade B
3.8< pH< 5.4
Biru Grade A
pH > 5.4
15
D.
Hasil Pengujian 1.
Kondisi Ruang Penyimpanan
Pengukuran kondisi suhu dan kelembaban ruangan penyimpanan dilakukan selama pengujian berlangsung dan diperoleh hasil sebagai berikut : Tabel 1. Hasil Pengukuran Kondisi Penyimpanan Arsip Mikrofilm No
Parameter
Ruang Penyimpanan Mikrofilm Lantai 5
Standar
1.
Suhu (ºC)
14,1-14,8
<18±2
2.
Kelembaban (%RH)
55-57
35
Keterangan : * Berdasarkan Peraturan Kepala ANRI Nomor 23 Tahun 2011 tentang Pedoman Preservasi Arsip Statis
Data pada tabel 3 menunjukan bahwa kondisi suhu di ruang penyimpanan arsip mikrofilm di lantai 5 telah sesuai dengan standar tetapi kondisi kelembaban melebihi standar yang diperyaratkan.
Kelembaban
ruang penyimpanan mikrofilm adalah 55-57 % jauh melebihi standar kelembaban yaitu 35 %. Dengan kondisi kelembaban yang tinggi ini maka mikrofilm dapat rusak dikarenakan kelembaban sangat mempengaruhi kondisi arsip mikrofilm. Diketahui bahwa komposisi mikrofilm terdiri dari base dan emulsi yang dipengaruhi oleh keadaan lingkungan tempat penyimpanan. Lapisan emulsi film mengandung image yang dapat menjadi lunak dan lengket pada kondisi kelembaban yang tinggi. Lapisan base lebih kuat dibandingkan lapisan emulsi tetapi bisa rusak jika kelembaban melebihi 90 %. Menurut National Diet Library kelembaban memegang peranan penting dalam menyebabkan mikrofilm menjadi retak, berjamur serta lengket. Mikrofilm menjadi retak ketika kelembaban di bawah 15 % sedangkan kelembaban di atas 50 % bisa menyebabkan timbulnya jamur. Mikrofilm akan menjadi lengket jika kelembaban mencapai lebih dari 60 %. Sedangkan Image Permanent Institut menyatakan bahwa kelembaban yang tinggi menyebabkan tumbuhnya jamur (kelembaban 70 % atau lebih 16
selama peroide yang terus menerus) dan menyebabkan kerusakan yang bersifat irreversible pada gelatin emulsi. Penyimpanan yang baik penting bagi semua generasi mikrofilm tetapi merupakan hal yang vital bagi master arsip. Mikrofilm tersebut walaupun telah dibuat/diproduksi, diekspose, dan diproses dengan menggunakan standar yang terbaik tetapi jika tidak disimpan dalam kondisi yang sesuai maka tidak bisa dikatakan telah memenuhi standar preservasi yang baik. Lingkungan penyimpanan arsip seharusnya dikelola untuk meminimalisir atau mencegah arsip mikrofilm dari kerusakan baik fisik maupun kimia. Sebaiknya inspeksi terhadap sampel yang diambil dari seluruh khasanah dilakukan setiap dua tahun sekali dan dilakukan pengecekan terhadap masalah-masalah yang timbul seperti jamur, keriting, pemudaran warna, rapuh, cacat, perubahan dalam density dan resolusi, serta kerusakan pada boks mikrofilm. 2.
Identifikasi Kondisi Arsip Mikrofilm Pengujian identifikasi kondisi arsip mikrofilm dilakukan terhadap
1.363 buah sampel. Semua sampel berasal dari ruang penyimpanan arsip mikrofilm Gedung F lantai 5. Pengujian dilakukan dengan menempatkan label indikator ABC di dalam boks mikrofilm (gambar. 3), kemudian perubahan warna indikator atau grade pada arsip mikrofilm dicatat. Gambar 3. Penempatan Label Indikator Pada Boks Arsip Mikrofilm
17
Hasil pengujian kondisi arsip mikrofilm dengan menggunakan indikator ABC di ruang penyimpanan arsip mikrofilm Gedung F lantai 5 ditunjukan pada tabel dan gambar berikut: Tabel 2. Hasil Pengujian Kondisi Arsip Mikrofilm No 1
Grade
Range
Jumlah
%
Keterangan
PH
film
A
>5,4
1.138
83
Kondisi baik
B
3,8 -5,4
106
8
Mulai terdegradasi
C
<3,8
118
9
Terdegradasi, kondisi asam
Jumlah
1.363
Gambar 4 . Grafik Hasil Pengujian Kondisi Arsip Film
Dari Tabel 2. dan Gambar 4. menunjukkan bahwa arsip mikrofilm dengan grade A memiliki persentase yang paling besar dibandingkan dengan grade B dan C. Berdasarkan hasil uji, dari 1363 sampel mikrofilm yang diuji, sebanyak 1139 mikrofilm atau 83 % dari jumlah sampel dalam 18
kondisi baik (grade A) sedangkan sebanyak 106 mikrofilm atau 8 % dari jumlah sampel mempunyai kondisi mulai terdegradasi (grade B) dan sebanyak 118 mikrofilm atau 9 % dari jumlah sampel memiliki kondisi terdegradasi (grade C). Kondisi arsip mikrofilm yang sudah terdegradasi atau berada pada grade C memiliki kondisi asam yang sangat tinggi (pH < 3,8). Dengan adanya asam ini menunjukkan bahwa telah terjadi kerusakan pada base mikrofilm yang lebih dikenal dengan vinegar syndrome. Komposisi dari base selulosa adalah selulosa dan plastisizer untuk fleksibilitas. Vinegar syndrome disebabkan oleh asam asetat yang dihasilkan dari hidrolisis base selulosa dengan proses sebagai berikut : a.
Hidrolisis terjadi melalui pengeringan yang tidak sempurna ketika prosesing image dan moisture/air dari kelembaban ruang penyimpanan mikrofilm
b.
Timbulnya asam asetat karena reaksi hydrolisis
c.
Asam asetat meningkatkan kerusakan.
d.
Pada waktu bersamaan, plastisizer akan terpisah. Plastisizer yang meleleh akan mengkristal dan ketika kristal bertambah besar akan mendorong gelatin yang menyebabkan kerusakan pada image sehingga image menjadi tidak bisa dibaca. Mikrofilm yang kehilangan plastisizer akan kehilangan fleksibilitasnya dan base akan mengkerut dan menyusut.
e.
Ketika proses kerusakan, plastisizer akan lepas. Lepasnya plastisizer akan menghasilkan material asam, pH akan turun dan laju kerusakan akan menjadi lebih cepat serta gelatin akan lepas.
19
Gambar 5. Base Arsip Mikrofilm yang Sudah Rusak
Dari proses tersebut dilihat bahwa asam memegang peranan yang sangat penting dalam menyebabkan kerusakan pada mikrofilm. Dari hasil pengujian menunjukan bahwa jumlah arsip mikrofilm yang sudah memiliki pH 0-5,4 mencapai hingga 17 % (grade B dan C). Untuk melihat gambaran mengenai keasaman arsip mikrofilm dalam setiap rak berikut ditampilkan hasil pengujian keasaman arsip mikrofilm berdasarkan rak penyimpanan arsip mikrofilm : Tabel 3. Hasil Pengujian Arsip Mikrofilm Berdasarkan Rak Penyimpanan Kondisi Mikrofilm
Rak A
Rak F
Rak H
Rak K Rak P
Rak Q
Rak L
Grade A
99%
77%
95%
76%
20%
3%
0%
Grade B
0%
6%
3%
5%
34%
83%
43%
Grade C
1%
17%
3%
19%
46%
13%
57%
20
Gambar 4. Grafik Hasil Pengujian Arsip Mikrofilm Berdasarkan Rak Penyimpanan
Dari Tabel 3 dan Gambar 4 dapat dilihat bahwa pada rak A, F, H, dan K memiliki arsip mikrofilm dengan mayoritas arsip mikrofilm masuk dalam kategori A. Sedangkan sebaliknya rak P, Q, dan L menyimpan arsip mikrofilm dengan mayoritas masuk dalam kategori grade B dan C. berdasarkan hasil pengujian ini menunjukkan bahwa rak yang di dalamnya terdapat banyak arsip mikrofilm yang memiliki tingkat keasaman lebih tinggi, kemungkinan untuk menularkan asam kepada arsip mikrofilm lain dalam satu rak akan lebih tinggi dibandingkan dengan rak yang mayoritas menyimpan arsip mikrofilm dengan tingkat keasaman yang rendah (grade A). Diketahui bahwa arsip mikrofilm disimpan pada laci yang tertutup rapat dalam satu rak/lemari. Asam yang terdapat di dalam film dapat keluar melalui penguapan ke udara atau dapat terserap ke dalam pembungkus/enclosure arsip mikrofilm. Selain menguap, asam bisa juga terjebak dalam arsip mikrofilm itu sendiri karena terhalang oleh container dan menyebabkan peningkatan laju kerusakan pada arsip mikrofilm. Jika kita asumsikan bahwa arsip mikrofilm yang disimpan di Ruang Penyimpanan Mikrofilm ANRI dalam kondisi baik (grade A), maka menurut standar IPI, dengan kondisi suhu dan kelembaban ruang penyimpanan gedung F lantai 5 sebesar 14,1-14,80C dan RH 55-57%, maka
21
mikrofilm akan mulai terdegradasi vinegar syndrome (keasaman film mencapai 0,5) pada umur penyimpanan antara kira-kira 60 s/d 100 tahun (tabel 1), dan 5-15 tahun kemudian koleksi arsip film akan rusak.
Jadi
dengan suhu dan kelembaban rata –rata yang dimiliki oleh ruang penyimpanan arsip gedung F yaitu sebesar 14,1-14,80C dan RH 55-57%, maka dikhawatirkan waktu simpan yang dimiliki oleh koleksi mikrofilm ANRI (dengan grade A) hanya 60 s.d 100 tahun. Dan hanya dibutuhkan waktu 5–15 tahun bagi arsip mikrofilm dengan grade B dan C untuk terdegradasi hingga meningkat keasamannya menjadi 2 kali lipat dari 0,5 menjadi 1,0 dan seterusnya sehingga kondisi film tidak dapat diselamatkan lagi. Tabel 4. Estimasi Waktu Kerusakan (Tahun) Film Asetat Baru Pada Suhu dan Kelembaban Tertentu
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
RH Suhu -1 0C 2 0C 4 0C 7 0C 10 0C 13 0C 16 0C 18 0C 21 0C 24 0C 27 0C 29 0C 32 0C 35 0C 38 0C 41 0C 43 0C 46 0C 49 0C
20%
30%
2000 1250 800 600 400 250 175 125 90 60 45 30 20 16 11 8 6 4 3
1500 900 600 400 300 200 125 90 70 45 35 25 17 12 9 7 5 4 3
40% 50% 60% Waktu (tahun) 1000 700 500 700 500 350 450 350 250 300 250 175 200 150 125 150 100 80 100 80 60 70 50 40 50 40 30 35 25 20 25 20 15 18 14 11 13 10 8 10 7 6 7 5 4 5 4 3 4 3 2 3 2 2 2 2 1
70%
80%
400 250 175 125 90 60 45 30 25 16 12 9 6 5 3 3 2 1 1
300 200 150 100 70 50 35 25 17 13 9 7 5 4 3 2 2 1 1
22
Tabel 5. Estimasi Waktu Kerusakan (Tahun) Film Asetat Yang Mulai Terdegradasi Pada Suhu dan Kelembaban Tertentu NO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
RH SUHU 0 -1 C 0 2 C 0 4 C 0 7 C 0 10 C 0 13 C 0 16 C 0 18 C 0 21 C 0 24 C 0 27 C 0 29 C 0 32 C 0 35 C 0 38 C 0 41 C 0 43 C 0 46 C 0 49 C
20% 540 350 230 150 100 65 45 30 20 15 10 7 5 3 2 2 1 1 1
50% Waktu (tahun) 110 75 50 35 25 15 10 7 5 4 2 2 1 1 1 <1 <1 <1 <1
80% 30 25 15 10 9 6 5 4 3 2 2 1 1 1 1 <1 <1 <1 <1
Sumber :, James M. Reilly, IPI Storage Guide For Acetate Film, Image Permanence Institute, 1993
Data yang terdapat pada Tabel 4 dan 5 menggambarkan secara umum bagaimana suhu dan kelembaban mempengaruhi laju degradasi base film. Data yang ditampilkan menggambarkan kecenderungan secara umum tetapi tidak memprediksikan spesifik tingkah laku sampel film secara individual. Kasus ini bisa dianalogikan dengan perusahaan asuransi yang tidak bisa memprediksi kematian secara individual tetapi bisa memprediksikan berapa lama sebagian besar orang akan hidup.
III. PENUTUP A.
Kesimpulan Berdasarkan data-data hasil pengujian yang diperoleh, dapat disimpulkan
sebagai berikut :
Kondisi suhu ruang penyimpanan arsip film di lantai 5 sudah memenuhi standar tetapi untuk kelembaban belum memenuhi standar kelembaban
23
yang dipersyaratkan berdasarkan Peraturan Kepala ANRI Nomor 23 Tahun 2011 tentang Pedoman Preservasi Arsip Statis.
Kondisi Arsip Mikrofilm di lantai 5 Gedung F adalah 83 % dalam kondisi baik (grade A) dan 17 % dalam kondisi mulai terdegradasi (Grade B) dan terdegradasi (grade C).
B. 1.
Saran Sebaiknya kegiatan monitoring ruangan penyimpanan arsip film dilakukan secara rutin setiap hari terutama pemeriksaan setting AC dan dehumidifier agar kondisi ruangan penyimpanan yang ideal dapat dicapai. Kerusakan mikrofilm dikarenakan 3 faktor yaitu faktor material, proses, dan lingkungan. Untuk menjamin penyimpanan jangka panjang, maka harus dihilangan ketiga faktor perusak mikrofilm.
2.
Perlunya dipasang air cleaner diruangan penyimpanan arsip film untuk menjamin sirkulasi udara yang baik dan menyerap bau asam dari arsip film terutama diruang cold storage, karena diruang tersebut tersimpan negatif dan stock shoot film sebagai master arsip.
3.
Perlunya dipasang alat pengukur suhu dan kelembaban yang baru (thermohygrometer) karena hasil pengukuran alat yang terpasang sekarang sudah tidak valid.
4.
Perlunya dilakukan langkah sesegera mungkin untuk menyelamatkan fisik arsip film yaitu diantaranya dengan memisahkan fisik arsip film yang sudah terdeteriorasi (grade B dan C) dari film yang kondisinya baik (grade A) untuk menghindarkan kontak asam dari udara ruangan penyimpanan, merestorasi kondisi arsip film yang berada dalam grade B dan C serta sesegera mungkin melakukan alih media ke bentuk arsip lainnya untuk menyelamatkan informasi arsip.
5.
Perlunya diiberikan adsorben/penyerap asam pada boks penyimpanan arsip microfilm terutama untuk arsip dengan kategori B dan C.
6. Perlu dilakukan pengujian terhadap keseluruhan mikrofilm untuk mendapatkan data yang lengkap tentang kondisi arsip mikrofilm secara keseluruhan.
24
7. Sebaiknya dilakukan kegiatan pendidikan, studi banding, praktek atau magang mengenai pengujian kontrol kualitas arsip film dan penyimpanan arsip film di Lembaga kearsipan lainnya. 8. Perlu juga dipertimbangkan alihmedia arsip mikrofilm berbahan dasar asetat menjadi poliester. Jakarta,
November 2013
Mengetahui Kasubdit Instalasi Laboratorium,
(Yanah Suryanah)
Peneliti,
(Sari Hasanah)
25
DAFTAR PUSTAKA
1.
Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2000 tentang Standar Penyimpanan Fisik Arsip;
2.
Elise Calvi, Preserving Access to Research Materials on Cellulose-Acetate Base Microfilm in the University of Delaware Library, Preservation Department, University of Delaware Library, July 2003
3.
James Reilly, IPI Storage Guide for Acetate Film. Rochester, NY: Image Permanence Institute, 1993
4.
Robley, Les-Paul. 1996. Vinegar Sinematographer June 1996 Edition.
Syndrome
Articles,
American
26
27
