Release-notes LRP 3.0

Release-notes LRP 3.0 Wat is nieuw of gewijzigd in LRP 3.0 Quick-reference Kerkbalans

1e druk, augustus 2013

c Protestantse Kerk in Nederland

Release-notes LRP 3.0

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave 1 Algemeen 1.1 Meldingen . . . . . . . . . . . . . . 1.1.1 Signaleringen . . . . . . . 1.2 Mutatiedatum . . . . . . . . . . . . 1.2.1 Mutatierapport . . . . . . 1.3 Persoonskaart . . . . . . . . . . . 1.4 PE-kaart . . . . . . . . . . . . . . . 1.5 Standaard samenstelling PE-naam 1.6 Groepen . . . . . . . . . . . . . . . 1.7 Vrij gebied . . . . . . . . . . . . .

5

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . .

2 Bijdragen-gerelateerd 2.1 Rekening beheren . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.1 Rekeningen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.2 Betaalwijzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.1.3 Incassant-ID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2 Sjablonen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.1 Toezeggingsbrief . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.2 Vooraankondiging . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.3 Herinneringsbrief . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.2.4 Vrije brief . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3 Machtigingen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.3.1 Machtigingsrapportage . . . . . . . . . . . . . . 2.4 Fondsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4.1 Lay-out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4.2 IBAN rekening gegevens . . . . . . . . . . . . . 2.4.3 Betaalwijzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4.4 Instellingen fonds . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4.5 Actiejaar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4.5.1 Algemeen . . . . . . . . . . . . . . . 2.4.5.2 Vooraankondiging . . . . . . . . . . . 2.4.5.3 Selectie . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.4.5.4 Toezeggingsbrief en Vrije brief . . . . 2.4.5.5 Etiketten genereren . . . . . . . . . . 2.4.5.6 Invoeren toezeggingen . . . . . . . . 2.4.5.7 Herinneren t/m een bepaalde maand 2.4.5.8 Actuele status deelnemers . . . . . . 2.4.5.9 Automatische incasso . . . . . . . . . 2.4.5.10 Aanleveren bij de bank . . . . . . . . 2.4.5.11 ClieOp of PAIN . . . . . . . . . . . . . 2.4.6 Boekstuk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.5 Abonnement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.5.1 Heractiveren historische abonnees . . . . . . . 2.5.2 Vooraankondigingen bij verlengen abonnement 2.6 Kerkrentmeester . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2.7 Quick Reference Guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . release-notes LRP 3.0

. . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . .

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

. . . . . . . . .

7 7 7 8 8 9 10 10 12 13

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

14 14 14 15 15 15 16 18 19 20 21 22 22 23 23 23 24 24 25 26 26 27 27 28 30 30 30 31 32 32 34 34 34 34 35 5


Index

6

41

release-notes LRP 3.0


1 Algemeen 1.1

Meldingen

Het overzicht van de meldingen is aangepast en door middel van tabbladen meer in overeenstemming gebracht met de standaard binnen LRP. De Instructies (verwijzingen naar de online handleiding) zijn verplaatst naar een apart tabblad, hierdoor ontstaat in het startvenster meer ruimte voor de meldingen. Onder subtabblad Open vindt u de lopende meldingen, onder subtabblad In behandeling vindt u de meldingen die u (zelf) ‘in behandeling’ heeft gezet, onder subtabblad Afgehandeld vindt u de meldingen die u (zelf) heeft afgehandeld. De teksten van de meldingen zijn aangepast: waar mogelijk zijn meldingen verduidelijkt en van meer informatie voorzien. 1.1.1

Signaleringen Sommige signaleringen hebben een duidelijker naam gekregen (zo heet ‘Verhuizing buiten (wijk)gemeente’ nu ‘Verhuizing naar andere gemeente’). De volgende signaleringen zijn toegevoegd. Deze kunnen door de lokaal beheerder voor uw wijkgemeente aan- of uitgezet worden: • huisbezoek; • wenst geen contact; • geen contact mogelijk; • differentiatie tussen: – verhuizing naar andere gemeente; – verhuizing binnen gemeente; – verhuizing binnen wijkgemeente; • differentiatie tussen: – wijziging PE samenstelling; – wijziging PE naam; • wijziging sectievoorkeur; • wijziging tijdelijk adres; • wijziging correspondentieadres; release-notes LRP 3.0

7

1.2

1.2

Mutatiedatum


Mutatiedatum In LRP 2.2 wordt de mutatiedatum van de geregistreerde bij zeer veel wijzigingen bijgewerkt. We spreken hierbij over daadwerkelijke mutaties bij een geregistreerde, maar ook over (technische) mutaties ten behoeve van het bijwerken van de vrije export-database. (Bijvoorbeeld bij het toevoegen en verwijderen uit een groep/vrij gebied, etc.) Gevolg hiervan is dat de mutatiedatum van de betreffende geregistreerde in LRP 2.2 onnodig vaak wordt bijgewerkt. Hierdoor komt de geregistreerde onnodig vaak voor in selecties (met als criterium ‘wijzigingsdatum’) en op het mutatierapport. Dit gedrag is nu verbeterd, technische mutaties worden nu gescheiden geregistreerd en zullen niet meer resulteren in het aanpassen van de mutatiedatum van de geregistreerde.

1.2.1

Mutatierapport Het mutatierapport heeft een nieuwe lay-out gekregen. De eerste sectie met álle mutaties is vervangen door meer gedetailleerde overzichten per mutatietype. Toegevoegd zijn: a) mutatie geboren; b) mutatie overleden; c) mutatie kerkelijke staat; d) mutatie verhuizing binnen wijkgemeente.

8



1.3

1.3

Persoonskaart

Persoonskaart

De lay-out van de persoonskaart is aangepast: er zijn velden toegevoegd en andere velden zijn verplaatst zodanig dat ze niet meer over meerdere regels worden afgebroken. Daarnaast worden op de persoonskaart de (openbare) bezoekgegevens en de publieke notities afgedrukt. De persoonskaart kan nu rechtstreeks vanuit het geregistreerdedossier worden afgedrukt.


9

1.4

1.4

PE-kaart


PE-kaart

De lay-out van de PE-kaart (de vroegere gezinskaart) is aangepast: er zijn velden toegevoegd en andere velden zijn verplaatst zodanig dat ze niet meer over meerdere regels worden afgebroken. Daarnaast worden op de PE-kaart de publieke notities afgedrukt. De PE-kaart kan nu rechtstreeks vanuit het geregistreerdedossier of vanuit de pastorale eenheid worden afgedrukt.

Indien de PE-kaart vanuit het geregistreerdedossier wordt afgedrukt moet een keuze worden gemaakt uit één van de leden van de PE. Voor zover mogelijk worden de gegevens van het geselecteerde PE-lid afgedrukt, de gegevens in de velden waarachter een sterretje staat zijn die van het PE-hoofd.

1.5

Standaard samenstelling PE-naam Tot nu toe is de standaard tenaamstelling voor PE’s als volgt: fam. + volledige achternaam naam van het PE-hoofd. Deze standaard tenaamstelling kan nu per wijkgemeente worden ingesteld. Deze instellingen zijn alleen door de lokaal beheerder in te stellen voor de wijkgemeente onder het tabblad Wijkgebonden instellingen.

10



1.5

Standaard samenstelling PE-naam

Er kan daarbij gekozen worden uit de volgende opties: Fam. + Achternaam PE hoofd Bijvoorbeeld: ‘fam. Pietersen’. Dit komt overeen met het standaard gedrag van LRP 2.2 Dhr/Mevr. + Achternaam PE hoofd Bijvoorbeeld: ‘Dhr. en mevr. Pietersen’ Dhr/Mevr. + Achternaam PE hoofd + achternaam partner Bijvoorbeeld: ‘Dhr. Pietersen en mevr. Jansen’ Hierbij kan extra worden aangegeven: • Voorletters in naamgebruik PE • Meegeregistreerde partners buiten PE benaming laten Hierbij wordt, in geval de relatie van de partner met de wijkgemeente meegeregistreerd is, de naam van de partner niet opgenomen in de tenaamstelling van de PE. Bij een PE waarin maar 1 persoon zit worden bovenstaande regels niet toegepast maar wordt de aanschrijfnaam uit het geregistreerdedossier gebruikt. Belangrijk: deze instellingen gelden niet voor bestaande PE’s. Deze instellingen zijn alleen van toepassing op PE’s die opnieuw worden samengesteld. Hierbij valt te denken aan: – – – – – – –

nieuwe PE vanuit een inschrijving verhuizing buiten de huidige wijkgemeente overschrijving aanpassen van PE-hoofd binnen de PE bij huwelijk/partnerschap als er 1 gezamenlijk nieuwe PE ontstaat bij echtscheiding/beëindiging partnerschap SILA naamswijziging


11

1.6

1.6

Groepen


Groepen Groepen hebben in LRP 3.0 een gelijksoortige rechtenstructuur gekregen als de selecties. In het overzicht van de groepen staan nu de eigenaar, de datum gemaakt en de datum van de laatste wijziging vermeld. Bestaande groepen hebben geen eigenaar, wilt u een bestaande groep beveiligen dan dient u deze om te zetten in een nieuwe groep.

In de groep zelf kan door middel van het veld Groep schrijven worden bepaald of de betreffende groep door iemand anders dan uzelf mag worden aangepast of herbepaald. Andere gebruikers (behalve de lokaal beheerder) kunnen de geregistreerden in de groep echter wel zien.

In de groep zelf kan door middel van het veld Groep niet leesbaar worden bepaald of de betreffende groep voor iemand anders dan uzelf zichtbaar is in het overzicht met groepen. Andere gebruikers zien de groep niet en kunnen de inhoud niet zien. De groep is daardoor dan ook niet door iemand anders te gebruiken in selecties! Het beheer over groepen waarvan de eigenaar in LRP niet meer als gebruiker is geregistreerd ligt bij de lokaal beheerder. Deze kan groepen die niet schrijfbaar zijn weer schrijfbaar maken en groepen die niet leesbaar zijn verwijderen. De lokaal beheerder kan niet rechtstreeks in de groepen kijken.

12



1.7

1.7

Vrij gebied

Vrij gebied Overal waar vrije gebieden worden gebruikt worden deze nu automatisch herbepaald.


13


2 Bijdragen-gerelateerd 2.1

Rekening beheren De lokaal beheerder beheert de bankrekeningen (contracten) bij de (wijk)gemeente. Bij de bankrekening moeten nu meer gegevens worden vastgelegd (grotendeels naar aanleiding van de invoering van SEPA).

2.1.1

Rekeningen Vanaf LRP 3.0 worden zowel de traditionele bankrekeningnummer (BBAN) als de IBAN en BIC geregistreerd. Bij het invoeren van een nieuwe bankrekening dient u een geldige IBAN in te vullen waarna LRP daaruit automatisch de BBAN en BIC-code afleidt. Binnen uw gemeente mag een bankrekening slechts éénmalig in LRP worden geregistreerd. (Verschillende wijken mogen niet ieder voor zich hetzelfde rekeningnummer registreren, idem voor een wijkgemeente en een gemeente. Ook mag een rekening niet door een (wijk)gemeente en een geregistreerde tegelijk worden gebruikt.)

Alle bestaande geldige(!) bankrekeningnummers van gemeenten en personen worden in LRP automatisch geconverteerd van BBAN naar IBAN en BIC. Ten behoeve van de souche van de (IBAN-)acceptgiro is het nu mogelijk om een verkorte naam (over twee regels verdeeld) in te voeren in het veld verkorte tenaamstelling. Bij het genereren van een acceptgiro testbestand dienen deze twee velden te zijn ingevuld.

14



2.1.2

2.2

Sjablonen

Betaalwijzen De betaalwijzen die gekoppeld zijn aan de rekening (inclusief contracttype van de (IBAN-)acceptgiro) zijn nagenoeg ongewijzigd gebleven. Bij de automatische incasso dient wel te worden opgegeven of de verwerking ervan in Eigen beheer of door de Dienstenorganisatie (DO) plaatsvindt. Ook bij beheer van de bankrekening door de DO kan de DO instellen dat de automatische incasso door de gemeente zelf in eigen beheer wordt uitgevoerd.

Nadat een bankrekening aan een fonds is gekoppeld zijn in eerste instantie alle betaalwijzen die bij de bankrekening zijn vastgelegd ook toegestaan in het fonds. In een later stadium kan de bijdragenadministrateur de betaalwijze(n) die niet gewenst zijn voor een bepaald fonds verwijderen bij dat specifieke fonds. (Zie paragraaf 2.4.3 Betaalwijzen)

2.1.3

Incassant-ID In het veld incassant-ID dient u een geldige incassant-ID van uw (wijk)gemeente in te vullen. Deze ontvangt u van uw bank bij het afsluiten van een Europees Incassocontract. Elke rechtspersoon krijgt één Incassant-ID. Ten slotte kan de Dienstenorganisatie in het veld DO mag betalingsverantwoording inlezen aangeven of, naast uzelf, ook de dienstenorganisatie voor deze rekening bankbestanden mag inlezen/verwerken. Bij een vinkje in dit veld verschijnt bij het inlezen van bankbestanden door uzelf de waarschuwing: ’De dienstenorganisatie mag voor bankrekening xxxxxxxxx ook betalingsverantwoording inlezen. Controleer s.v.p. dat de gegevens in dit bestand nog niet eerder zijn ingelezen.’

2.2

Sjablonen In het algemeen zijn voor alle sjablonen de opmaak van de tekst (vet, cursief, onderstreept, tabellen, etc.) uitgebreid.


15

2.2

Sjablonen


Daarnaast zijn nieuwe bronsjablonen gemaakt (vooraankondiging, vrije brief) en zijn bestaande sjablonen (o.a. toezeggingsbrief) in meer of mindere mate gewijzigd/uitgebreid.

2.2.1

Toezeggingsbrief De toezeggingsbrief in LRP is in overeenstemming gebracht met de eisen die - bij betaalwijze automatische incasso’s - vanwege SEPA aan de machtiging (mandaat) worden gesteld. Hiermee kan de toezeggingsbrief fungeren als: • brief waarmee u iemand kunt uitnodigen om deel te nemen aan een financiële actie; • als geldig (SEPA) machtigingsformulier (t.b.v. automatische incasso); • als vooraankondiging (van de incasso-momenten)

16



2.2

Sjablonen

Vanwege de extra informatie die op deze brief moet worden afgedrukt is de lay-out van de toezeggingsbrief aangepast.


17

2.2

Sjablonen


en zijn de instellingen van de toezeggingsbrief uitgebreid.

Mocht, vanwege de hoeveelheid tekst, de brief bij het genereren over twee pagina’s worden verdeeld (waardoor de acceptgiro niet meer correct wordt afgedrukt) dan wordt u hiervan (na het genereren) in de planner via een melding op de hoogte gesteld. De prioriteringscode is alleen voor toepassing voor verwerking van brieven met bijlagen in een inpakstraat.

2.2.2

Vooraankondiging Volgens de regels van de Europese incasso bent u als incassant (uw (wijk)gemeente) verplicht om iedere incasso(-reeks) van te voren aan te kondigen bij de geïncasseerde. Deze vooraankondiging moet minimaal 14 dagen van tevoren plaats vinden. U kunt hiervoor bestaande correspondentie gebruiken, zoals de toezeggingsbrief. In geval van een doorlopende incasso (zoals bij actie kerkbalans) dient u minimaal één keer per jaar, voordat de eerste incasso zal plaatsvinden, een vooraankondiging te sturen met daarin een incassoschema voor het betreffende actiejaar. Hiervoor kan ook de toezeggingsbrief worden gebruikt.

18



2.2.3

2.2

Sjablonen

Herinneringsbrief De lay-out van de herinneringsbrief is iets aangepast, onder de maandelijkse termijnbedragen en ontvangsten kunnen nu totalen worden afgedrukt. Het is nu mogelijk een herinneringsbrief te genereren tot en met een bepaald maand, waarbij door LRP gekeken word of op het moment van herinneren (= heden) het bedrag ontvangen is dat per de opgegeven maand ontvangen had moeten zijn.


19

2.2

Sjablonen


Voorbeeld: bij een toezegging van 120 euro over 12 maanden kunt u op 1 september herinneren tot en met juni. LRP controleert dan of het vereiste bedrag per juni (= 60 euro) is ontvangen, rekening houdend met de ontvangsten tot en met 1 september. Dit kunt u opgeven bij de genereren.

Zie ook paragraaf 2.4.4 Instellingen fonds voor het instellen van een minimum bedrag bij herinneren.

2.2.4

Vrije brief De vrije brief is ontwikkeld met een tweeledig doel: • vanuit LRP een vrije brief (met variabelen) kunnen toevoegen aan de toezeggingsbrief; • een vrije brief (met variabelen) kunnen genereren zonder daarvoor een mailmerge te moeten doen buiten LRP; Zie voor het eerste item paragraaf 2.4.5.4 Toezeggingsbrief en Vrije brief. Voor het maken van een vrije brief zijn diverse variabelen beschikbaar die vrij in een brief (met 1 tekstblok) kunnen worden gebruikt.

20



2.3

2.3

Machtigingen

Machtigingen Met de komst van SEPA zijn aan het gebruik van de standaard Europese incasso spelregels verbonden. Zo moet u als (wijk)gemeente (incassant) machtigingen (mandaten) verzamelen van de betrokken personen die gebruik willen maken van de betaalwijze automatische incasso. Dit kunnen zowel doorlopende machtigingen (bijvoorbeeld Kerkbalans) als eenmalige machtigingen (bijvoorbeeld kerkblad, diakonie, kerktelefoon, etc.) zijn. In LRP kan hiervoor het (terugontvangen en ondertekende) toezeggingsformulier worden gebruikt. Er is pér financiële actie (per fonds of abonnement) met betaalwijze automatische incasso een machtiging vereist. Er worden vanwege SEPA wel voorwaarden gesteld aan de informatie die op dit formulier wordt afgedrukt. Het standaard toezeggingsformulier in LRP voldoet aan deze voorwaarden. Bestaande machtigingen blijven geldig als men overgaat op de standaard Europese incasso. Maar de datum van ondertekening is niet altijd vastgelegd. release-notes LRP 3.0

21

2.4

Fondsen


Daarom is bepaald dat bij alle huidige, bestaande machtigingen 1 november 2009 als datum van ondertekening moet worden vastgelegd. Deze datum is (samen met het machtiging-ID en type machtiging) voor alle bestaande toezeggingen met als betaalwijze automatische incasso in LRP ingevuld. Voor nieuwe (SEPA-)machtigingen wordt uiteraard de juiste datum van ondertekening vastgelegd. Zie ook paragraaf 2.4.5.1 Algemeen voor het instellen van een standaard ondertekeningsdatum. De machtiging vervalt als u in een aaneengesloten periode van 36 maanden geen SEPA incasso-opdracht heeft ingezonden voor deze machtiging. LRP verzorgt de registratie van alle verplichte kenmerken van de automatische incasso en verwerkt deze in de incassobestanden.

2.3.1

Machtigingsrapportage Ten behoeve van het voeren van een correcte machtigingen-administratie is een extra rapportage ontwikkeld: de machtigingsrapportage. In het menu Bijdrageadministratie, Rapportage kan worden gekozen voor de ‘machtigingsrapportage’ als type rapport. U dient op te geven voor welk actiejaar, welk niveau en welk(e) fonds(en) u de rapportage wilt draaien. Deze rapportage wordt eerst in een overzicht getoond, waarna het desgewenst naar PDF of CSV kan worden geëxporteerd.

2.4

Fondsen Vanwege de toegenomen complexiteit in het algemeen en de verschillen in functionaliteit tussen de drie type fondsen in het bijzonder is het niet meer zomaar mogelijk om fonds van type te veranderen. Om een correcte verwerking in het fonds te kunnen garanderen kan een fonds, zolang deze nog niet ‘in gebruik’ is genomen, nog van type worden veranderd (dit wordt overigens ten sterkste afgeraden!), daarna niet meer.

22



2.4.1

2.4

Fondsen

Lay-out

De lay-out van het scherm Fonds bewerken is gewijzigd. In verband met de grote hoeveelheid informatie die in een beperkte ruimte moet worden getoond is ervoor gekozen gebruik te maken van uitklapbare vensters. Deze worden aangegeven met behulp van een icoontje .

2.4.2

IBAN rekening gegevens Bij de IBAN rekening gegevens staan de nieuwe SEPA IBAN en BIC vermeld. Ten behoeve van het kunnen incasseren conform SEPA staat hier het incassant-ID vermeld. Zie paragraaf 2.1.3 Incassant-ID op pag. 15 van dit document.

2.4.3

Betaalwijzen Bij de Betaalwijzen staan de betaalwijzen die door de lokaal beheerder bij de IBAN rekening (welke aan dit fonds is gekoppeld) zijn vastgelegd. Nieuw is dat het nu mogelijk is om betaalwijzen bij dit fonds te verwijderen. De betreffende betaalwijze mag overigens in het fonds niet in gebruik zijn.

Zie tevens paragraaf 2.1.2 Betaalwijzen op pag. 15 van dit document.


23

2.4

2.4.4

Fondsen


Instellingen fonds Bij de Instellingen fonds staat naast de bekende gegevens nu als extra mogelijkheid Minimum bedrag incasso/acceptgiro. Het is het nu mogelijk een ‘‘minimum bedrag’’ op te geven: • omwille van de kosten die verbonden zijn aan het doen verwerken van een automatische incasso en/of een herinnering (acceptgiro); en/of • om te voorkomen dat LRP bij betaaltermijnen en herinneringen acceptgiro’s, incasso’s en/of SKG/iDEAL e-mails aanmaakt voor - naar uw mening - te kleine bedragen. Mocht deze situatie zich voordoen bij het genereren van automatische incasso’s of herinneringen dan wordt hiervan melding gedaan in het log van het verzameldocument.

2.4.5

Actiejaar Ook in de overzichten per actiejaar (selectie, deelnemers, etc.) is het aantal kolommen zodanig toegenomen dat deze niet meer in één venster kunnen worden getoond. Daarom is een keuze gemaakt om de belangrijkste kolommen op het beeldscherm te tonen, maar álle (bestaande en nieuwe) kolommen via de functie naar CSV exporteren beschikbaar te stellen. Onder de kopjes Gegevens fonds en Totalen actiejaar staan de uit LRP 2.2 bekende gegevens vermeld.

24



2.4.5.1

2.4

Fondsen

Algemeen Onder tabblad Algemeen zijn drie nieuwe velden opgenomen.

Incassodag van de maand De datum waarop door de bank de incasso moet worden verwerkt. Deze datum wordt vastgelegd in het (SEPA) incassobestand. Met de komst van SEPA dient u het incassobestand minimaal 5 werkdagen vóór deze datum bij uw bank aan te bieden. In geval van vooraankondiging dient u minimaal 14 werkdagen vóór deze datum de geïncasseerde te informeren omtrent het voornemen een incasso uit te voeren. Deze datum moet op de vooraankondiging/toezeggingsbrief worden vermeld. Zie ook paragraaf 2.4.5.9 Automatische incasso en paragraaf 2.4.5.2 Vooraankondiging. Standaard ondertekeningsdatum machtigingen In geval van automatische incasso moet, met de invoering van SEPA, per machtiging (in LRP de toezegging) in LRP de datum van ondertekening van de machtiging worden vastgelegd. U kunt bij het fonds een standaard ondertekeningsdatum vastleggen. Deze datum wordt bij het invoeren van de terugontvangen toezeggingsformulieren automatisch ingevuld in het veld Datum ondertekening. U kunt eventueel deze datum opnemen in de tekst van het toezeggingsformulier als vóóringevulde datum ondertekening.


25

2.4

Fondsen


Zie tevens paragraaf 2.3 Machtigingen. Toezeggingsbrieven voor selectie en deelnemers Dit veld stelt u in staat om, door middel van een subselectie (zie handleiding Bijdragenadministratie) ook een brief te genereren voor bestaande deelnemers in het betreffende actiejaar. Op deze manier kunt u personen die in het verleden voor het betreffende actiejaar een toezegging hebben gedaan (en zich dus onder het tabblad Deelnemers bevinden) alsnog een aparte brief toezenden.

2.4.5.2

Vooraankondiging Nieuw in het fonds is het tabblad Vooraankondiging. Normaliter ontvangen personen die al deelnemer zijn voor het betreffende actiejaar geen toezeggingsbrief. Om bestaande deelnemers die gebruik maken van betaalwijze automatische incasso (de geïncasseerde) te informeren is in LRP de vooraankondiging ontwikkeld. (Zie voor meer informatie paragraaf 2.2.2 Vooraankondiging). In het tabblad Vooraankondiging selecteert u een sjabloon voor de vooraankondiging waarmee u voor reeds bestaande deelnemers een vooraankondiging genereert. De sjabloon voor deze vooraankondiging kan voor de gemeente worden aangepast door de Lokaal beheerder.

Zie ook paragraaf 2.2.2 Vooraankondiging en paragraaf 2.4.5.1 Algemeen

2.4.5.3

Selectie Onder het tabblad Selectie is het - vanwege de invoering van SEPA - niet meer mogelijk om met behulp van de knop Genereer toezeggingen voor de hele selectie voor alle geregistreerden in de selectie automatisch een toezegging te genereren bij fondsen van het type ‘herhaaldelijk vrij bedrag’, indien automatische incasso als (mogelijke) betaalwijze bij het fonds is vastgelegd. 26



2.4

Fondsen

Dit is niet meer toegestaan omdat u voor automatische incasso altijd een machtiging moet bezitten van de geïncasseerde. Zie voor meer informatie paragraaf 2.3 Machtigingen.

2.4.5.4

Toezeggingsbrief en Vrije brief Onder het tabblad Selectie kunnen de toezeggingsbrieven (gelijk aan LRP 2.2) worden gegenereerd. Nieuw is hier de Vrije brief. Met de invoering van SEPA worden zoveel extra eisen gesteld aan de tekst op het toezeggingsformulier / machtiging (extra velden, toestemmingstekst, etc.) dat op de standaard toezeggingsbrief met aangehechte acceptgiro weinig tot geen vrije ruimte meer beschikbaar is. Om u in de gelegenheid te stellen om het toezeggingsformulier vanuit LRP van een vrije brief te vergezellen kan een derde sjabloon Vrije brief worden geselecteerd.

Deze vrije brief wordt tegelijk met (en in dezelfde volgorde als) de toezeggingsbrief gegenereerd en kunt u terugvinden onder de verzameldocumenten van het fonds.

Zie ook paragraaf 2.2.1 Toezeggingsbrief.

2.4.5.5

Etiketten genereren


27

2.4

Fondsen


Na het genereren van de toezeggingsbrieven, eventueel voorzien van vrije brieven en looplijsten kunt u rechtstreeks vanuit het overzicht Uitnodigingen met één druk op de knop Maak etiketten etiketten genereren in dezelfde volgorde als de uitnodigingen. (Universele etiketten, 70 x 37 mm (b x h), 24 (8 x 3) etiketten per vel A4, Avery 3474)

2.4.5.6

Invoeren toezeggingen Bij het invoeren van de toezegging zijn diverse zaken gewijzigd. Commentaar-veld Bij het invoeren van een toezegging kan een commentaar-veld worden ingevuld.

In dit veld kan informatie worden vastgelegd die tot nu toe separaat (buiten LRP) moest worden bijgehouden maar die rechtstreeks betrekking heeft op iemands deelname/toezegging voor een fonds/abonnement. Hierbij valt te denken aan opmerkingen als: ‘ontvangst verdelen over xx euro fonds A en yy euro fonds B’, ‘Ambtshalve’, ‘ouder betaalt voor kind (1234567)’, etc. Kortom, informatie waar u aan herinnerd wilt worden bij de verwerking van ontvangsten, etc. Dit commentaar wordt getoond bij de toezegging zelf, bij het inboeken van ontvangsten

28



2.4

Fondsen

en bij het toekennen van bedragen

Automatische incasso Bij het invoeren van een toezegging met betaalwijze Automatische incasso verschijnen de volgende velden: a) MachtigingID b) Type c) Datum ondertekening d) Einddatum

MachtigingID De MachtigingID is uniek en wordt als volgt samengesteld: geregistreerdenummer + fondsnummer + actiejaar. Dit nummer is vereist om een automatische incasso uit te mogen voeren en wordt (bij bewaren) automatisch door LRP gegenereerd en gebruikt bij het aanmaken van het incasso-bestand. Type Hier wordt, per fonds, ingevuld ‘Eenmalig’ of ‘Doorlopend’. Dit type is vereist om een automatische incasso uit te mogen voeren en wordt door LRP automatisch gegenereerd en gebruikt bij het aanmaken van het incasso-bestand. Datum ondertekening Hier is voor alle bestaande toezeggingen de datum van 1 november 2009 ingevuld. Bij het invoeren van nieuwe toezeggingen dient u deze datum zelf in te voeren. release-notes LRP 3.0

29

2.4

Fondsen


Zie ook paragraaf 2.3 Machtigingen en paragraaf 2.4.5.1 Algemeen voor het instellen van een standaard ondertekeningsdatum.

Betaalwijze Overig Bij het invoeren van een toezegging kan de betaalwijze ’Overig’ nader worden gedifferentieerd met een Typering overig. Deze moet in het fonds worden vastgelegd.

2.4.5.7

Herinneren t/m een bepaalde maand Zie voor meer informatie omtrent de herinneringsbrief en het herinneren tot en met en bepaald maand paragraaf 2.2.3 Herinneringsbrief.

2.4.5.8

Actuele status deelnemers Met behulp van de knop Herbepaal status deelnemers wordt de actuele status (ingeschreven, uitschrijving loopt, uitgeschreven, vertrokken, overleden) voor alle deelnemers in het fonds bijgewerkt. Via een zoekveld kunnen de deelnemers op status worden gefilterd.

2.4.5.9

Automatische incasso In LRP 3.0 kunnen acceptgiro’s, automatische incasso’s (PAIN en ClieOp), SKG iDeal en Overige betaalwijze separaat van elkaar worden gegenereerd.

30



2.4.5.10

2.4

Fondsen

Aanleveren bij de bank Er gelden voor de SEPA incasso verschillende termijnen van het aanbieden van de incassobestanden aan de bank. Afhankelijk van het type incasso geldt een verschillende aanlevertermijn: uiterlijk 5 werkdagen (eerste aanlevering) en uiterlijk 2 werkdagen (vervolg aanlevering) voor uitvoering incasso. In LRP wordt één incassobestand gegenereerd voor beide typen incasso’s. Niet alle Nederlandse banken houden zich aan deze Europese richtlijn. Voor een tijdige verwerking dient u dus een uiterste aanlevertijd van 6 werkdagen aan te houden. De incassodag (van de maand) zoals vastgelegd in het incassobestand wordt uit het betreffende fonds/abonnement gehaald. (Zie paragraaf 2.4.5.1 Algemeen) Indien gewenst kan het genereren van incassobestanden voor de rest van het actiejaar van tevoren worden gepland door een vinkje te zetten in het veld Herhaaldelijk.

Indien gewenst kunt u met behulp van een vinkje in het veld Incasso’s meteen inboeken in nieuw boekstuk na het genereren van de incasso deze direct in een nieuw boekstuk laten inlezen. Hieraan kan een bezwaar kleven omdat direct na automatisch inboeken in uw administratie ontvangsten staan geregistreerd die nog niet door uw bank zijn verwerkt en mogelijk ook niet verwerkt zullen worden vanwege uitval tijdens het incasso-proces. De incasso-opdrachten die zowel 2 als 5 werkdagen van tevoren moeten worden aangeleverd worden in één en hetzelfde incassobestand verzameld. U dient hier bij het genereren rekening mee te houden. release-notes LRP 3.0

31

2.4

Fondsen


Als betalingskenmerk gaat de Incassoreferentie fungeren. Deze is hetzelfde samengesteld als het betalingskenmerk: geregistreerdenumnmer+ fonds/abonnementsnummer + actiejaar + incassotermijn (maandnummer)

2.4.5.11

ClieOp of PAIN Er is een ‘duale periode’ waarin LRP zowel oude bestanden (ClieOp) als nieuwe incassobestanden (Pain) naast elkaar kan genereren. Deze duale periode eindigt op 1 februari 2014.

2.4.6

Boekstuk Het aantal boekstuktypen is teruggebracht van vijf naar drie: a) Handmatig b) Digitaal c) Incassorun Handmatig Het handmatig boeken van ontvangsten is functioneel niet gewijzigd. In de diverse overzichten zijn enkele kolommen toegevoegd en aangepast. Inzake het gebruik van het commentaar-veld dat is ingevuld bij de toezegging/deelnemer zie paragraaf 2.4.5.6 Invoeren toezeggingen Digitaal Het type Digitaal is een verzameling van: • de oude typen: – Dagafschrift (MT940, GMU); – Incassoresultaat (VERWINFO A / B); – Acceptgiroresultaat (VERWINFO C). • en de (ten gevolge van de invoering van SEPA) nieuwe typen: – camt.053; – GMU2; – MT940 structured. Zie paragraaf 2.1.3 omtrent de instelling DO mag betalingsverantwoording inlezen. Hier kunt u aangeven of er zowel door uzelf als door de Dienstenorganisatie bankbestanden mogen worden ingelezen. Dit kan het gevaar van dubbel ingelezen bestanden met zich meebrengen.

32



2.4

Fondsen

Het is nu ook mogelijk om bij de kandidaat transacties meerdere regels tegelijk te selecteren. Door de regels te sorteren op bedrag komen in dit overzicht al snel transacties in beeld die niet voor het fonds bedoeld zijn. Met behulp van de knop Alles selecteren kunnen die snel worden geselecteerd en verwijderd. Er is een ‘duale periode’ waarin LRP zowel oude bestanden als nieuwe bestanden naast elkaar kan verwerken. Deze duale periode eindigt op 1 februari 2014. Incassorun Het inboeken van een incassorun is functioneel niet gewijzigd. In de diverse overzichten zijn enkele kolommen toegevoegd en aangepast. Zie ook paragraaf 2.4.5.9 Automatische incasso voor meer informatie over het maken en plannen van automatische incasso’s en paragraaf 2.4.5.10 Aanleveren bij de bank voor meer informatie over het automatisch inboeken van een incassorun.


33

2.5

2.5 2.5.1

Abonnement


Abonnement Heractiveren historische abonnees In de abonnementen administratie in het overzicht historische abonnees kan nu een historische abonnee (d.w.z. een abonnee waarbij een einddatum is ingevuld) met de knop Reactiveer abonnee geheractiveerd worden.

2.5.2

Vooraankondigingen bij verlengen abonnement Bij het verlengen van een abonnement kunnen gelijkertijd vooraankondigingen worden gegenereerd voor abonnees die gebruik maken van de betaalwijze automatische incasso.

2.6

Kerkrentmeester Ten behoeve van een waarnemende taak in de bijdragenadministratie is de functie van kerkrentmeester gemaakt. De kerkrentmeester kan alles raadplegen waar de bijdragenadministrateur toegang toe heeft. De kerkrentmeester kan echter niets invoeren, wijzigen of verwijderen (read-only). Uitzondering hierop is het herberekenen van de totalen van een actiejaar van een fonds en een verzamelfonds. Deze functie kan door de lokaal beheerder aan een sleutel worden gekoppeld op dezelfde manier als alle andere functies binnen LRP. De kerkrentmeester moet, net als de bijdragenadministrateur, door de lokaal beheerder als gebruiker aan een fonds of abonnement worden gekoppeld. De functie van kerkrentmeester kan niet met andere functies worden gecombineerd. 34


2.7

Quick Reference Guide De hierna volgende beknopte beschrijving behandelt het fonds van het type herhaaldelijke vrij bedrag. Dit fonds wordt in de regel gebruikt voor de actie Kerkbalans. Lokaal beheerder - financieel • Controleer of alle bankrekeningen nog actueel zijn. IBAN, BIC, (verkorte) tenaamstelling, etc. Voer geen bankrekeningen dubbel in (bijvoorbeeld op gemeente- en wijkgemeente-niveau). • Controleer betaalwijzen/contracten. De volgorde is bepalend voor de volgorde op de toezeggingsbrief. • Kies het juiste contracttype acceptgiro, voor het zelf afdrukken heeft u een C-contract nodig en dient u een testbestand aan te maken, zelf af te drukken en te laten goedkeuren. • Vul bij automatische incasso in of deze in eigen beheer wordt uitgevoerd of door de Dienstenorganisatie. Indien automatische incasso wordt gebruikt, dan is de incassant-ID verplicht • Na het koppelen van een bankrekening aan het fonds komen de betaalwijzen van de rekening allemaal ter beschikking in het fonds. De BA kan er later alsnog voor kiezen één of meerdere (ongebruikte) betaalwijzen uit het fonds te verwijderen (ze blijven wel behouden bij het de bankrekening) waardoor deze niet als mogelijk optie op het toezeggingsformulier worden afgedrukt. • Geef aan of de Dienstenorganisatie ook bankbestanden (betalingsverantwoording) mag inlezen. Let daarbij op dubbel inlezen.

Lokaal beheerder - sjablonen • De brieven die worden gebruikt bij het fonds worden als gemeentesjablonen door de lokaal beheerder gemaakt en aangepast. • Volgende sjablonen kunnen van toepassing zijn: toezeggingsbrief initieel (personen die voor het eerst deelnemen), toezeggingsbrief (personen die al in het verleden hebben deelgenomen), vooraankondiging (personen die voor het betreffende actiejaar al deelnemer zijn) en eventueel een vrije brief. Een toezeggingsbrief kan ook als vooraankondiging en machtiging fungeren. Hiertoe wordt op de toezeggingsbrief extra informatie (SEPA-gerelateerd) afgedrukt. • Op de toezeggingsbrief kan informatie uit een vorige toezegging/actiejaar (bedrag, termijnen, bankrekening, betaalwijze, betaalmaanden, etc.) worden afgedrukt. In dit formulier kunnen wijzigingen worden opgegeven door de deelnemer. • Door middel van de vooraankondiging brengt u bestaande deelnemers (met betaalwijze automatische incasso) op de hoogte van uw voornemen (termijnen, bedragen, machtingsID, etc.) om hen voor het komende actiejaar te incasseren. • U kunt het geregistreerdenummer als barcode op het toezeggingsformulier afdrukken. Door gebruik te maken van een handscanner kunt u bij snelle invoer toezeggingen het geregistreerdenummer snel scannen. Ook kunt u onder het adres (op de brief, niet op de acceptgiro) een KIX-code afdrukken voor verdere verwerking van partijenpost door uw verzender. • Samen met een toezeggingsbrief kunt u ook een Vrije brief genereren. Met dit sjabloon kunt u op eenvoudige wijze een vrije brief opstellen, gebruik makend van veel voorkomende velden uit LRP. • Naast brieven kunt u gemeenteleden ook via e-mail uitnodigen voor het invullen van een online toezeggingsformulier. U kunt hierover meer informatie krijgen bij SKG.

Lokaal beheerder - fondsen • De lokaal beheerder maakt een fonds aan van het type herhaaldelijk vrij bedrag. Hierbij kan een landelijke fonds als voorbeeld worden geselecteerd. Voor een verzamelfonds verwijzen we naar de Handleiding Bijdragenadministratie. • Vul de vaste gegevens van het fonds in, naam, niveau en type (Herhaaldelijk op basis van vrij bedrag). • Koppel - onder IBAN rekening gegevens - een (IBAN) bankrekening aan het fonds. De betaalwijzen die aan de rekening zijn gekoppeld worden nu automatisch aan het fonds toegevoegd. De BA kan hier later één of meer betaalwijzen verwijderen voor dit fonds. • De overige gegevens kunnen onder Instellingen fonds worden ingevuld. Do-toegang en/of -beheer, selectie koppelen aan fonds, sortering, minimum bedrag acceptgiro/incasso. • Tegelijk met de brieven kan ook een looplijst worden afgedrukt. Deze kan worden beperkt (en gegroepeerd) met behulp van hier op te geven vrije gebieden.

Lokaal beheerder - overige • De lokaal beheerder maakt ten behoeve van de looplijsten vrije gebieden aan. Deze looplijsten worden dan volgens (zelf te selecteren) vrije gebieden gegroepeerd en gesorteerd afgedrukt. • Indien gewenst kan de lokaal beheerder een sortering aanmaken, een reeks standaardsorteringen is al aanwezig. De sortering van het fonds heeft voorrang boven de sortering van de selectie. • Voeg LRP-gebruikers (met rechten als bijdragenadministrateur) toe aan het fonds. Alleen deze gebruikers kunnen met het fonds werken.

Bijdragenadministrateur - voorbereiding • De bijdragenadministrateur kan alleen werken in fondsen waaraan hij als gebruiker is gekoppeld. • De deelnemers in een fonds worden bepaald met behulp van een selectie. Deze selectie moet zorgvuldig worden gedefinieerd en kan worden gebaseerd op standaard voorbeelden. Met behulp van subselecties kunnen specifieke doelgroepen of bestaande deelnemers een aparte brief ontvangen. • Personen die het attribuut ’Wil nooit bijdragen’ of ’Niet in staat bij te dragen’ worden nooit aangeschreven. Geregistreerden die geen contact wensen (of mogelijk) moeten door middel van het juiste criterium worden uitgesloten. Personen met een dubbele relatie tot de wijkgemeente worden in de selectie dubbel getoond maar slechts 1 maal aangeschreven. • Overige contacten kunnen niet worden opgenomen via een selectie. Deze dient u apart als deelnemer in het fonds op te voeren onder het tabblad Overige contacten. Ook kunt u overwegen hen als blijkgever te registreren om ze via een selectie te kunnen aanschrijven. • Ten behoeve van gemeenten met wijkgemeenten is het mogelijk om met (sub)fondsen per wijkgemeente en een verzamelfonds voor de gemeente te werken. • Looplijsten worden volgens (zelf te selecteren) vrije gebieden gegroepeerd en gesorteerd afgedrukt. De sortering van het fonds heeft voorrang boven de sortering van de selectie. • Selecteer een standaard betaalschema. Dit betaalschema wordt bij het invoeren van een nieuwe toezegging standaard ingevuld. Dit standaard betaalschema kan verplicht op de brieven wordt afgedrukt. • Indien gewenst kan het aanmaken en inrichten/voorbereiden van een fonds worden geoefend in de test-omgeving van LRP van uw gemeente.

Bijdragenadministrateur - productie • Controleer indien nodig voor de laatste maal de selectie van het fonds (criteria, aantallen geregistreerden) • Controleer het sjabloon voor de vooraankondiging en genereer vooraankondigingen voor de reeds bestaande deelnemers met betaalwijze automatisch incasso. • Controleer de gekoppelde sjablonen (toezeggingsbrieven en eventueel vrije brief) en genereer brieven/e-mails voor hele selectie. Maak een keuze voor het tegelijk genereren van looplijsten en vrije brieven. Met behulp van subselecties kunnen specifieke doelgroepen een aparte brief ontvangen. Met behulp van een subselectie kunnen ook bestaande deelnemers een aparte brief (niet zijnde vooraankondiging) krijgen. • Voor een fonds op PE-naam staat op de looplijst een geregistreerde-naam vermeld. Er is geen bladsprong mogelijk voor looplijsten die gelijktijdig met de brieven worden gegenereerd. Looplijsten die via ’Uitdraai’ worden gegenereerd bevatten wel een bladsprong (en kunnen naar Excel worden geëxporteerd). De looplijst wordt qua adres gesorteerd op huisadres, niet op correspondentieadres.

Bijdragenadministrateur - afdrukken • Voor het zelf afdrukken van acceptgiro’s (combola’s) dient u in het bezit te zijn van een juist acceptgiro-contract. Deze sluit u af met uw bank. U ontvangt dan tevens een incassant-ID. • Alvorens zelf acceptgiro’s te mogen afdrukken dient u eerst een testbestand aan te maken, zelf af te drukken en te laten goedkeuren. • Bij de toezeggingsbrieven kan gebruik worden gemaakt van A4/A5 vensterenveloppe. Ook kunnen rechtstreeks vanuit het overzicht uitnodigingen direct etiketten worden afgedrukt.

Bijdragenadministrateur - registreren • Verwerk de retour ontvangen en ondertekende toezeggingsformulieren als toezegging (deelnemer) bij het fonds en archiveer deze voor betaalwijze automatische incasso als machtiging en vooraankondiging. • Registreer bij betaalwijze automatische incasso de datum ondertekening (machtigingID en type worden automatisch gevuld). • Met behulp van de machtiginsrapportage kan een overzicht worden gegenereerd van aanwezige (geldige) machtigingen. • Vul een eventueel commentaar in, dit commentaar wordt in een latere fase bij de verwerking van ontvangsten getoond. • Bij een fonds met betaalwijze automatische incasso is het niet meer mogelijk in één keer voor iedereen een toezegging te genereren. • Bij een fonds zonder betaalwijze automatische incasso is het wel mogelijk in één keer voor iedereen een toezegging te genereren. Maak hierbij een keuze voor de standaard waarden van het fonds, of historische gegevens van afgelopen jaar of laatst bekende gegeven. Geef hierbij aan of het gaat om de termijnen, en/of betaalwijze en/of toegezegde bedragen.

Bijdragenadministrateur - maandelijks genereren • Genereer incasso’s, acceptgiro’s en SKG/iDEAL e-mails. Incassobestanden, acceptgiro’s en e-mails kunnen los van elkaar (en na elkaar) worden gegenereerd. Een betaalwijze die niet aan het fonds is gekoppeld kan niet worden geselecteerd. • Automatische incasso-bestanden kunnen (mits bij de rekening als in eigen beheer geregistreerd) worden gegenereerd in ClieOp03 of PAIN (SEPA)-formaat. Vanaf 1 februari 2014 wordt ClieOp03 niet meer door de banken ondersteund. • acceptgiro’s kunnen in de vorm van 3 per blad of brief met acceptgiro worden gegenereerd. • Geef voor het incassobestand aan de maand waarvoor wordt geïncasseerd en de incassodatum. Er gelden voor de SEPA incasso strikte termijnen voor het aanbieden van de incassobestanden aan de bank (5 werkdagen vóór incassodatum). Het genereren van incassobestanden kan voor de toekomst worden ingepland. Hou daarbij wel rekening met het tijdig downloaden en aanbieden bij de bank. • Het incassobestand kan na het genereren in LRP direct als ontvangst worden geboekt. Risico hierbij is wel dat direct na automatisch inboeken in uw administratie ontvangsten staan geregistreerd die nog niet door uw bank zijn verwerkt en mogelijk ook niet verwerkt zullen worden vanwege uitval tijdens het incasso-proces. • Alle gegenereerde bestanden bevinden zich onder de verzameldocumenten waarvandaan ze kunnen worden gedownload voor verdere verwerking (pdf afdrukken, incassobestanden aanbieden aan de bank). SKG/iDEAL e-mails moeten vanuit de verzameldocumenten worden verzonden.

Bijdragenadministrateur - inboeken • De ontvangsten en storneringen worden geboekt in een boekstuk. LRP kent drie typen boekstukken: handmatig, digitaal, incassorun. • Met type handmatig voert u een ontvangst of een stornering vanaf een bankafschrift of een kasstuk handmatig in. Dit kan via snelle invoer of via ‘normale’ invoer ontvangst. Bij snelle invoer wordt de ontvangst van het (volledige) bedrag van een termijn bevestigd. Bij ‘normale invoer’ kan de ontvangst flexibel worden toegekend aan één of meerdere toezeggingen of aan fondsen/abonnementen zonder toezegging. • Met type digitaal worden de oude dagafschriften (MT940, GMU), incassoresultaten (VERWINFO A / B) en acceptgiroresultaat (VERWINFO C) ingelezen. Nieuw zijn de nieuwe SEPA-formaten camt.053, GMU2 en MT940 structured, hoewel de procedure niet afwijkt van de ‘oude’ formaten. Selecteer bij het aanmaken van een digitaal boekstuk het bestand dat moet worden ingelezen. LRP identificeert bij het inlezen het type bestand. Na inlezen staan de transacties klaar onder Kandidaat transacties. Daar kunnen niet ter zake doende transacties gelijktijdig worden geselecteerd en verwijderd. De gewenste transacties kunnen worden ingeboekt en de ‘uitval’ handmatig verwerkt. • Na het aanmaken van een incasso zet LRP een incassorun gereed voor inboeken. Deze incassorun kan uit een lijst worden geselecteerd waarna door middel van impliceren de kandidaten kunnen worden ingelezen. De transacties moeten daarna (nog) worden ingeboekt en de ‘uitval’ handmatig verwerkt.

Bijdragenadministrateur - nazorg • Op enig moment kan de behoefte ontstaan personen met betalingsachterstand te herinneringen. Dit kan door middel van een brief met aangehechte acceptgiro, losse acceptgiro of herinnerings-e-mail. Alvorens te herinneren is het zaak alle ontvangsten / incassoruns te hebben verwerkt. Een overzicht kan worden gegenereerd onder tabblad Deelnemers met de knop Bereken achterstand. Traditioneel worden bij het herinneren (op tabblad Herinneringen) alle openstaande termijnen tot en met vorige maand als achterstallig beschouwd en wordt voor deze betreffende termijnen/maanden een herinnering gegenereerd. Nieuw is dat bij het genereren van de herinneringsbrief tot en met een bepaalde maand kan worden herinnerd, waarbij gekeken word of op het moment van herinneren het bedrag ontvangen is dat per de opgegeven maand ontvangen had moeten zijn. • Gedurende het actiejaar kunnen voor een fonds nieuwe toezeggingsbrieven worden gegenereerd voor nieuw ingekomenen en geregistreerden die sinds het begin van het actiejaar aan de selectiecriteria voldoen. De procedure hiervoor is identiek aan de standaardprocedure voor het genereren van brieven. • Enige tijd na het bezorgen van de toezeggingsbrieven kunt u de geregistreerden die nog niet hebben gereageerd alsnog benaderen met het verzoek alsnog te reageren. Hiervoor bestaand onder tabblad Selectie het subtabblad Geregistreerden met brief zonder toezegging. De geregistreerden die hier staan vermeld kunt u naar CSV exporteren en eventueel via een gepersonaliseerde brief (mailmerge) benaderen. Desgewenst kunt u de geregistreerden ook uitsluiten voor dit specifieke fonds. • Ten behoeve van de verslaglegging kunnen diverse rapportages worden gegenereerd: – – – –

Invoerrapportage; Recapitulatie of overzicht mutaties per boekstuk Overzicht ontvangen / te verwachten Machtigingsrapportage

Voor nadere uitleg over deze rapportages verwijzen we naar de handleiding Bijdragenadministratie.

2.7

40

Quick Reference Guide




INDEX

Index

A

pre-notificatie, 26 Standaard ondertekenigsdatum machtigingen, 25 status deelnemers, 30 toezegging commentaar, 28 toezeggingen voor hele selectie, 26 toezeggingsbrief, 27 Toezeggingsbrieven voor selectie en deelnemers, 25 uitnodigingen etiketten, 27 vooraankondiging, 26 vrije brief, 27

Abonnement, 34 Abonnement, verlengen, 34 Acceptgiro, 14 Automatische incasso, 14, 30 aanleveren, 31 automatisch inboeken, 31 bank, 31 Clieop, 32 PAIN, 32 tijdlijnen, 31

B Bankrekening, 14 BBAN, 14 Betaalwijzen, 15 BIC, 14 Boekstuk, 32

G

Commentaar deelnemer, 28 ontvangst, 28 toezegging, 28

Gezinskaart, zie PE-kaart Gezinsnaam, zie PE-naam Groep niet leesbaar, 12 rechten, 12 schrijven, 12 Groepen, 12

D

H

Duale periode, 32, 33

Etiketten uitnodigingen, 27

Heractiveren historische abonnee, 34 Herinnering, 30 minimum bedrag, 24 Herinneringsbrief, 19 Historische abonnee, heractiveren, 34

F

I

C

E

Financiële basisgegevens, 14 Fondsen, 22 betaalwijzen, 23 deelnemer commentaar, 28 etiketten, 27 herinnering, 30 IBAN rekening gegevens, 23 incassodag van de maand, 25 lay-out, 23 minimum bedrag herinnering, 24 incasso, 24 ontvangst bedrag toekennen, 28 commentaar, 28 release-notes LRP 3.0

IBAN, 14 IBAN-acceptgiro, 14 Incassant-ID, 15 Incasso, 30 minimum bedrag, 24 Incassodag van de maand, 25 Incassoreferentie, 30 Instructies, 7

K Kerkrentmeester, 34

M Machtiging, 16, 21 Machtigingen, 21 machtigingsrapportage, 22 41

INDEX


Mandaat, 16, 21 Meldingen, 7 afgehandeld, 7 in behandeling, 7 open, 7 Minimum bedrag herinnering, 24 incasso, 24 Mutatiedatum, 8 Mutatierapport, 8

O Ontvangst bedrag toekennen, 28 boekstuk, 32 commentaar, 28

P PE-kaart, 10 PE-naam, 10 Persoonskaart, 9 Pre-notificatie, 26

S SEPA incasso, 30 Signaleringen, 7 Sjablonen, 15 herinneringsbrief, 19 toezeggingsbrief, 16 vooraankondiging, 18 vrije brief, 20 Standaard ondertekenigsdatum machtigingen, 25 Standaard PE-naam, 10

T Tijdlijnen SEPA incasso, 31 Toezeggingen voor hele selectie, 26 Toezeggingsbrief, 16, 27 Toezeggingsbrieven voor selectie en deelnemers, 25

V Verlengen abonnement, 34 Vooraankondiging, 18, 26 Vrij gebied, 13 Vrije brief, 20, 27

42


Release-notes LRP 3.0

Recommend Documents