Release Notes FlexService 3.6

Release Notes FlexService 3.6 Release notes voor FlexService Release 3.6 Document FS80202R101 / 11 september 2007 © FlexService Solutions

Inhoud 1

2

Introductie .......................................................... 3 1.01 Release 3.6.................................................. 3 1.02 Komende releases en onderhoudsversies ......... 3 1.03 Implementatie.............................................. 3 De onderwerpen van Release 3.6 ........................ 4 2.01 'The Perfect Match' ....................................... 4 2.01.1 Gereedschappen voor het vinden van de juiste kandidaat of aanvraag ................ 4 2.01.2 Integratie tot 'The Perfect Match' .......... 5 2.01.3 Module Selectie .................................. 6 2.01.4 Matching............................................ 7 2.01.5 Tekstzoeken....................................... 9 2.02 Periodeverloning......................................... 12 2.02.1 Strategie FlexService......................... 12 2.02.2 Hoe ziet het er uit ............................. 13 2.02.3 Periodeverloning gebruiken ................ 16 2.03 Reserveren in tijd (Tijd-voor-Tijd)................. 17 2.03.1 Opbouw vakantiedagen in tijd ............ 17 2.03.2 Tijd voor tijd .................................... 18 2.03.3 Kostprijsaspecten en herwaardering .... 20 2.03.4 Management rapportage.................... 20 2.03.5 Uren tellingen................................... 20 2.04 Loonaangifte .............................................. 21 2.05 Voorschotten (leningen, verrekeningen) ........ 23 2.06 Werken met contracten ............................... 24 2.06.1 Toeslaguren (ploeguren).................... 24 2.06.2 Overwerkuren .................................. 25 2.06.3 Toeslagpercentage of tariefbedrag ...... 26 2.06.4 Meer informatie in tabblad Loon/Tarief 27 2.06.5 Prijsafspraken en loon/tarief............... 28 2.06.6 Prijsafspraken testen......................... 28 2.07 Accorderen door de BackOffice ..................... 30 2.07.1 Contracten accorderen ...................... 30 2.07.2 Declaraties accorderen ...................... 30 2.07.3 Kandidaten accorderen ...................... 30 2.07.4 Bankrekeningen accorderen ............... 33 2.08 Facturatie .................................................. 35 2.08.1 Korting ............................................ 35 2.08.2 Corrigeren van facturen..................... 38 2.08.3 KIX-Code ......................................... 40 2.08.4 Couverteercode ................................ 40 2.09 Eenzijdig corrigeren .................................... 41

2.09.1 Wijzig declaratie speciaal ................... 41 Management Informatie .............................. 43 2.10.1 Telling van declaraties ....................... 43 2.10.2 Telling van toeslaguren...................... 43 2.10.3 Detaillering urensoorten..................... 43 2.11 Module Controle ......................................... 45 2.11.1 Tabblad Standenregister .................... 45 2.11.2 Tabblad Loonstaat............................. 46 2.11.3 Tabblad AuditTrail ............................. 47 2.12 Startscherm ............................................... 48 2.13 Koppeling met Knollenstein .......................... 49 2.13.1 Vastleggen van de gegevens .............. 49 2.13.2 Accorderen en publiceren................... 51 2.13.3 De vacature in Knollenstein ................ 52 2.14 Adressen en kilometers via Webservices.nl .... 54 Modules FlexService ..........................................55 3.01 Aanvraag ................................................... 55 3.02 Bericht ...................................................... 56 3.03 Betaling ..................................................... 56 3.04 Bureau ...................................................... 56 3.05 Component ................................................ 56 3.06 Contactpersoon .......................................... 56 3.07 Contract .................................................... 56 3.08 Controle .................................................... 58 3.09 Criterium ................................................... 58 3.10 Debiteur .................................................... 58 3.11 Declaratie .................................................. 58 3.12 Document .................................................. 59 3.13 Facturatie .................................................. 59 3.14 Kandidaat .................................................. 59 3.15 Klantrelatie ................................................ 61 3.16 Leverancierrelatie ....................................... 61 3.17 Medewerker ............................................... 61 3.18 Model ........................................................ 61 3.19 Plaatsing.................................................... 61 3.20 Proces ....................................................... 62 3.21 Selectie ..................................................... 62 3.22 TeDoen...................................................... 62 3.23 Verantwoording .......................................... 62 3.24 Verloning ................................................... 63 3.25 Ziek .......................................................... 63 2.10

3

Disclaimer De informatie in dit document is door FlexService Solutions met de grootste zorg samengesteld. De directie van FlexService Solutions is echter niet verantwoordelijk voor eventuele fouten, onjuistheden of omissies in deze informatie en aanvaardt geen aansprakelijkheid voor mogelijke gevolgen van beslissingen die zijn genomen op grond van de in dit document aangeboden informatie. Op al onze transacties zijn onze algemene voorwaarden (Fenit) van toepassing. Op verzoek is een exemplaar van deze leveringsvoorwaarden beschikbaar.

4

5

Rapporten/MI/Filters/Mail-merge .................... 64 4.01 Rapporten.................................................. 64 4.02 Management Informatie .............................. 64 4.03 Filters ....................................................... 64 4.04 Mail-merge ................................................ 65 Modules FlexAdministrator ................................ 66

FS80202R101 Release Notes 3.6 © FlexService Solutions

5.01 5.02 5.03 5.04 5.05 5.06

Administratie.............................................. 66 Autorisatie ................................................. 66 Domein ..................................................... 66 Entiteit ...................................................... 66 Instelling ................................................... 67 Audit-Trail.................................................. 67

2 van 67

1

Introductie Voor u liggen de Release Notes van FlexService Release 3.6 met daarin een overzicht van de wijzigingen ten opzichte van Release 3.2.

1.01

Release 3.6 Release 3.6 heeft twee kanten. Aan de ene kant is deze release er een van stabiliteit. Oppervlakkig gezien zijn er weinig wijzigingen en de gebruikers kunnen er mee verder zonder aanpassingen. Alle vertrouwde functionaliteit is nog op de vertrouwde plekken aanwezig. De stabiliteit is mede versterkt door het lange testtraject waaraan deze release wordt onderworpen en waarin naast de interne testcases en testscenario's ook de klantincidenten worden langsgelopen. Daarnaast wordt een aantal deelonderwerpen - bijvoorbeeld periodeverloning, perfect match en prijsafspraken grondig getest met klanten die samen met ons het ontwerp hebben vormgegeven. Aan de andere kant is Release 3.6 een release met flink veel nieuwe en gewijzigde functionaliteit. Veel kleine wijzigingen, maar ook een paar heel grote zoals de herintroductie van periodeverloning, reserveren in tijd (tijd-voor-tijd), een nieuwe 'engine' voor matchen en tekstzoeken en bij de facturatie meer mogelijkheden tot corrigeren en tot het opnemen van korting. Voor al deze mogelijkheden geldt natuurlijk dat ze bij uitlevering 'uitgezet' zijn, en dat u zelf beslist of en zo ja in welk tempo u ze in uw organisatie gaat gebruiken. Deze wijzigingen worden per onderwerp beschreven in hoofdstuk 2. Onder de 'motorkap' is er in de applicatieserver FAMCE een wijziging gemaakt. Deze wijziging, niet voor de gebruikers zichtbaar en merkbaar, heeft betrekking op hoe mogelijk meerdere FAMCE's met elkaar communiceren. Bij de implementatie zijn er op technisch vlak een paar extra handelingen nodig. Zie verder in paragraaf 1.03.

1.02

Komende releases en onderhoudsversies FlexService werkt aan een nieuwe applicatieserver. Deze zal in het najaar van 2007 FAMCE gaan vervangen. De nieuwe architectuur, gebaseerd op standaard Microsoft technologie en open standaarden is beter schaalbaar en biedt ook nieuwe mogelijkheden voor 'fail over' en het aanroepen van functionaliteit in FlexService van buiten het pakket (een 'service oriented architecture' via XML). Naast deze wijziging zal de najaars-release van FlexService een drietal grote onderwerpen bevatten die in de vorm van Premium modules aan het pakket kunnen worden toegevoegd: −

Tijdontrafelaar - Biedt de mogelijkheid om in te voeren tussen welke tijdstippen iemand heeft gewerkt, waarna op basis van regels dit wordt omgerekend naar gewerkte uren.

−

Electronische declaraties - Het inlezen van declaratiegegevens en deze automatisch verwerken tot declaraties die kunnen worden verloond en gefactureerd. Ook samen te gebruiken met de nieuwe tijdontrafelaar.

−

Facturering van werving en selectie - Ondersteuning voor het werkproces rondom de facturatie van Werving & Selectie opdrachten.

Daarnaast zullen een reeks door klanten aangedragen kleinere verbetervoorstellen worden opgepakt. Verder legt FlexService de tweede helft van het jaar de nadruk op het terugdringen van het aantal incidenten.

1.03

Implementatie Gebruikt u Actonomy voor het matchen dan vragen wij u contact op te nemen met FlexService voor de implementatie van Release 3.6. Ook als u het huidige TextSearch met Artemis inzet wordt u verzocht contact op te nemen. Artemis wordt met ingang van deze release niet meer gebruikt. Het tekstzoeken verloopt nu ook via Actonomy, dat daarvoor bij u moet worden geïnstalleerd.


3 van 67

2

De onderwerpen van Release 3.6 In hoofdstuk 3 worden de wijzigingen per module langsgelopen. In dit hoofstuk worden de wijzigingen per 'onderwerp' behandeld.

2.01

'The Perfect Match' FlexService biedt al sinds het begin van het pakket functionaliteit voor matching en voor het maken van selecties, en ook al lang een mogelijkheid tot het doorzoeken van CV bestanden vanuit module Aanvraag ('TextSearch'). Onder de werktitel 'The Perfect Match' zijn deze functionaliteiten herzien en met elkaar geïntegreerd. Let op: van 'The Perfect Match' zijn de modules Matching en Tekstzoeken niet opgenomen in de standaardversie van FlexService. Dit zijn Premium modules die u apart kunt aanschaffen. Neem hiervoor contact op met FlexService.

2.01.1 Gereedschappen voor het vinden van de juiste kandidaat of aanvraag Om de juiste aanvraag of kandidaat te vinden in FlexService kan de gebruiker beschikken over de volgende - samenwerkende! - gereedschappen1: •

Selectie Selectie is het 'hard zoeken' naar bijvoorbeeld een kandidaat, aanvraag of contactpersoon. Er zijn een aantal zoekmogelijkheden (parameters); velden waarin de gebruiker een waarde kan invullen waarmee wordt gezocht. De waarden worden als voorwaarden opgenomen in de zoekvraag (query) die op de database wordt uitgevoerd. Bij selectie geldt: gebruiker heeft het initiatief en geeft aan waarop hij wil zoeken door het invullen van één of meer velden. Zie in FlexService module Selectie: een scherm waarin de gebruiker zijn of haar voorwaarden kan opgeven waarna de zoekvraag op de database wordt 'afgevuurd'. Wordt geen waarde ingevuld in een veld (zoekvoorwaarde) dan wil de gebruiker daar niet op zoeken, wordt wel een waarde ingevuld dan moet de selectie worden beperkt aan de hand van die voorwaarde. Meerdere velden worden samen geëvalueerd in de vorm van een 'en' (resultaat moet aan alle voorwaarden voldoen). De gebruiker beperkt de selectie door meer voorwaarden in te vullen of haalt juist voorwaarden weg totdat de juiste set is gevonden.

•

Matching Matching wijkt op beide belangrijke punten af van selectie. Matching is het 'zacht zoeken'. De voorwaarden die meegenomen worden bij het zoeken zijn minder hard (iets voldoet bijna), en/of een record kan ook geselecteerd worden indien aan sommige voorwaarden niet is voldaan maar aan andere wel. De harde wel/niet bij selectie wordt vervangen door een soort glijdende schaal beter/slechter (goed/minder goed) die wordt weergegeven in een score of percentage. Deze z.g. weegfactoren kunt u aangeven bij de inrichting van Matching; u bepaalt welke profiel-items heel belangrijk, en welke profiel-items minder belangrijk zijn. Daarnaast zit bij matching de bestuurder niet aan het stuur. De gebruiker geeft aan dat iets moet worden gematched, daarna gaat de matchengine zelfstandig aan het werk volgens de ingestelde weegfactoren met dit verzoek en maakt op basis van alle beschikbare informatie een lijst van 'best matches'. In FlexService kan worden gematched vanuit de tabbladen Match in module Aanvraag (match de best passende kandidaten bij de aanvraag) en in module Kandidaat (match aanvragen waarvoor deze kandidaat heel geschikt zou zijn).

•

Tekstzoeken Het tekstzoeken heeft kenmerken van zowel matching als selectie, maar wordt bovenal gekenmerkt door het feit dat in een ander soort informatie wordt gezocht. Zowel selectie als matching zoeken in

1

Mits afgenomen door uw organisatie. Matching en Tekstzoeken met Actonomy zijn premium modules en moeten apart worden aangeschaft.


4 van 67

gestructureerde gegevens die zijn opgeslagen in de database. Bijvoorbeeld de criteria in tabblad Profiel, of de beschikbaarheid of eigenaar van een kandidaat. Bij tekstzoeken wordt gezocht in ongestructureerde informatie. In bestanden met tekst. Dat zijn vooral CV's van kandidaten. Met tekstzoeken worden rechtstreeks de bestanden met CV’s doorzocht, die zijn gekoppeld in FlexService. In deze bestanden wordt gezocht naar woorden of woordcombinaties. Voordeel van deze methode is dat de gegevens niet eerst moeten worden ingevoerd, nadeel is dat het zoeken minder precies is en deze zoekmethode niet gegevens in de FlexService database meeneemt. In FlexService kan worden gezocht in CV bestanden vanuit module Aanvraag, tabblad Match. •

Overige: Filter, Gridfilter, Snelzoeken In FlexService kennen we nog een aantal aanvullende zoeken filtermogelijkheden die ook hun bijdrage kunnen leveren aan het vinden van de juiste aanvraag of kandidaat. Filters zijn mogelijk in vrijwel alle FlexService modules en bieden de mogelijkheid om zoekvragen op te stellen, te bewaren en toe te passen. Een heel veel gebruikte functionaliteit in FlexService. In de module Selectie kunnen filters in samenhang met selecties worden gebruikt; het resultaat van een selectie kan met het toepassen van een filter verder worden verfijnd. De Gridfilters zijn de bekende mogelijkheid om in lijstschermen op een van de kolommen een selectie te maken. Ook die zijn mogelijk in de module Selectie om het resultaat te verfijnen. In dezelfde richting is er ook in de lijstschermen de mogelijkheid tot Groeperen en Sorteren. Zie verder de FlexService Help. Als laatste zoekmogelijkheid is er natuurlijk het bekende Snelzoeken. In de meeste FlexService modules is dit beschikbaar om snel naar het juiste record te springen.

2.01.2 Integratie tot 'The Perfect Match' De verschillende beschreven 'gereedschappen' zijn soms een alternatief voor elkaar, en soms aanvullend. Het gebruik bepaalt welk gereedschap het best past bij de situatie. Zijn de kandidaten allemaal goed 'geprofileerd' in de database, dan biedt Matching een heel krachtige en snelle methode om de goede te vinden. Voor een Werving&Selectie bureau dat wekelijks vele CV's binnenkrijgt is het invoeren van al die gegevens niet haalbaar. Hier biedt het tekstzoeken in de CV documenten weer de beste mogelijkheid. De keuze tussen selectie en matching kan afhankelijk zijn van hoeveel controle de gebruiker wil houden over het resultaat, en hoeveel de medewerker op de vestiging gewend is om 'uit het hoofd' te doen, omdat hij of zij de kandidaten goed kent. Met 'The Perfect Match' biedt FlexService alle gereedschappen binnen één plek in het pakket. Op die plek kan de gebruiker het gereedschap gebruiken dat het best is toegesneden op de taak. Nog belangrijker is het dat de gebruiker de gereedschappen kan combineren. Een voorbeeld: doorzoek met tekstzoeken de CV's van alle kandidaten, pas daar een selectie op toe, waardoor de lijst wordt beperkt tot kandidaten van de eigen vestiging, of kandidaten die recent zijn ingeschreven. Deze gecombineerde mogelijkheid wordt vanaf Release 3.6 geboden op drie plaatsen in het pakket: module Selectie (tabbladen Aanvraag en Kandidaat), module Aanvraag (tabblad Match) en module Kandidaat (tabblad Match).


5 van 67

2.01.3 Module Selectie De bestaande module Selectie is natuurlijk nog steeds aanwezig in FlexService en in werking grotendeels gelijk aan deze module in de vorige release. Er zijn wel een aantal opvallende wijzigingen. •

Bewaren selectieresultaat Wat als eerste opvalt is dat het resultaat van de laatste selectie wordt vastgehouden. Als de gebruiker de volgende keer de module opent staat het resultaat van de laatste selectie meteen in het scherm. Dit selectieresultaat wordt per gebruiker bewaard, zowel de ingevulde parameters als de gevonden regels. Met de knop [Wissen] kunnen deze gegevens worden verwijderd. In een komende versie zal het ook mogelijk worden meerdere resultaatselecties op te slaan en weer op te vragen.

•

Gewijzigde manier van selecteren op het profiel De voorwaarden voor het profiel hoeven niet meer te worden ingevuld maar kunnen worden gekozen uit de criteriumbibliotheek. Knop [...] opent de criteriumbibliotheek als bekend uit de tabbladen Profiel in bijvoorbeeld modules Aanvraag en Kandidaat. Niet alleen het gekozen criterium wordt in de selectie meegenomen. Ook de onderliggende criteria in de 'boom' van de criteriumbibliotheek worden meegenomen. Dit introduceert in de 'harde selectie' een soort matchfunctionaliteit door ook niet rechtstreeks ingegeven functies te laten meedoen (matchen blijft echter geavanceerder omdat hier kan worden gewerkt met wegingfactoren).

De laatste wijziging op tabblad Profiel is de manier waarop de criteria worden opgegeven. Dit was in de vorige release per categorie op één regel tot drie voorwaarden in een 'OF' vraag (en de regels onderling in een 'EN'). In de nieuwe release worden de criteria onder elkaar opgegeven, die in elke combinatie kunnen worden gecombineerd in een 'EN', 'OF' of 'NIET' relatie.


6 van 67

•

Tekstzoeken naar kandidaten nu ook vanuit module Selectie Nieuw in tabblad Kandidaat is de mogelijkheid tot tekstzoeken in CV bestanden en werkhistorie. Dit is ondergebracht in de nieuwe tab CV/Werkhistorie. Deze functionaliteit is dus niet meer alleen aanwezig in module Aanvraag maar kan nu ook vanuit module Selectie worden gebruikt. Zie in paragraaf 'Tekstzoeken' voor meer uitleg over hoe het tekstzoeken in zijn werk gaat.

2.01.4 Matching Matching is een van de oudste functionaliteiten in FlexService. Voor de gebruiker zal het matchen in Release 3.6 niet veel anders lijken dan in de eerdere versies van het pakket; met dezelfde 'druk op de knop' wordt een lijst samengesteld met best passende aanvragen of kandidaten. Verborgen onder de motorkap is het matchen volledig opnieuw opgezet met als grootste ingreep het vervangen van de 'matchengine' Elise door het product Actonomy. •

Instellingen voor matching Er zijn twee basis-instellingen voor de matching. Het eerste is het http-adres van de matchingmachine. Bij het installeren van de PerfectMatch zal dit worden ingesteld. De tweede instelling is “Score textsearch hit altijd 100%”. Hiermee kunt u instellen hoe u de gevonden resultaten gepresenteerd wilt zien in FlexService. Het kan zijn dat u wilt dat het zoeken leidt tot een ja / nee situatie (het woord komt wel of niet voor). Het alternatief is dat u ook een gewicht wil toekennen aan het aantal keren dat het woord voorkomt in het CV. Met deze instelling kiest u voor een van deze situaties. U kunt overigens altijd wisselen van instelling.

Ook kunt u instellen wat het gewicht moet zijn van profiel-items waarop wordt gematcht. Wilt u bijvoorbeeld dat kandidaten van de eigen vestiging de voorkeur hebben bij het matchen, geef dan een gewicht aan bij “Eigenaarschap”. Wilt u dat in de match, onafhankelijk van de vestiging, de best passende kandidaat naar voren komt, dan geeft u het Eigenaarschap geen gewicht.


7 van 67

•

Matchen in modules Aanvraag en Kandidaat Gebruikers kunnen in deze release nog steeds matchen vanuit de modules Aanvraag en Kandidaat, met de tabbladen 'Match'. De basis van dit tabblad is gelijk gebleven in de vorm van een lijst met gematchte kandidaten of aanvragen. Wat opvalt is dat de tabbladen er bijna hetzelfde uit zien als in de module Selectie: ze bieden het schermonderdeel 'Specificatie'. In het kader van The Perfect Match kan nu ook hier - naast het matchen – worden gewerkt met selecties. In de module Aanvraag kan ook worden gewerkt met tekstzoeken. Het aparte tabblad 'Textsearch' is hierdoor vervallen. Tekstzoeken vindt dus ook plaats vanuit het tabblad Match. Vanuit module Aanvraag tabblad Match wordt gezocht in de bak met kandidaten. De match levert heel snel de lijst met kandidaten op die het best passen bij de aanvraag. In het voorbeeld staat kandidaat Sjack de Lange met een score van 99,13% boven aan de lijst met geschikte kandidaten. Via het scherm Matchdetails is te zien op welke criteria deze kandidaat scoort. De kandidaat heeft in zijn profiel als automatiseringskennis Excel vermeld staan. Daarnaast heeft de kandidaat als matchfunctie Heftruckchauffeur vermeld staan. Beide criteria zijn gevraagd in het kader van deze aanvraag. Tot slot staat het gevraagde zoekwoord “heftruck” zowel in zijn CV als in zijn werkhistorie. Hier is duidelijk dat Tekstzoeken meehelpt bij het samenstellen van de lijst. Op basis van weging van deze 'hits' wordt de uiteindelijke score bepaald.


8 van 67

Ook vanuit de kandidaat kan een match worden gemaakt. Vanuit module Kandidaat tabblad Match werkt de match omgekeerd. In plaats van naar de beste kandidaten voor de aanvraag, wordt hier gekeken naar de beste aanvragen voor deze kandidaat. Op basis van diverse eigenschappen van de kandidaat (beschikbaarheid, profiel, eigenaarschap) zal de match op zoek gaan naar de best-passende aanvragen.

2.01.5 Tekstzoeken Bij het tekstzoeken wordt - zoals de naam aangeeft - gezocht in teksten. Op dit moment zijn dat documenten met CV's gekoppeld aan kandidaten in FlexService en de werkhistorie-teksten, zoals vermeld bij de kandidaat in tab werkhistorie, veld werkomschrijving. Het tekstzoeken is het eenvoudigst uit te leggen met als voorbeeld het zoeken met Google. Google zoekt ook op woorden en op woordcombinaties in tekstdocumenten, dat wil zeggen webpagina's. Tekstzoeken in FlexService doet ongeveer hetzelfde, maar dan in tekstdocumenten gekoppeld aan kandidaten en teksten in de werkhistorie. Verderop worden de mogelijkheden meer in detail uitgelegd. Ook voor tekstzoeken maakt FlexService gebruik van Actonomy als 'engine'. Actonomy zorgt voor het inlezen en indexeren van de bestanden en het zoeken door deze gegevens. Tekstzoeken is een vorm van matchen. De manier waarop Actonomy in FlexService werkt is zo dat er altijd wordt gematched, met of zonder een onderdeel tekstzoeken. Dit past in 'The Perfect Match': de verschillende zoekmethoden worden gecombineerd. Voorbeeld: zoek vanuit module Selectie, tabblad Kandidaat naar kandidaten voor een functie als Controller. Voer dit in bij de ondertab voor het tekstzoeken. Na [Uitvoeren] wordt een aantal kandidaten zichtbaar. Ze kunnen worden gesorteerd op aflopende score.


9 van 67

Marco van Zanten staat bovenaan. Hij heeft geen CV document gekoppeld, maar wel een werkhistorie waar het woord 'Controller' in voorkomt. Aan dit voorbeeld is te zien dat tekstzoeken ook op afzonderlijke woorden zoekt. Zoeken op delen van een woord kan ook. Vervang dan het onbekende deel van het woord door het teken: * (sterretje).

Chantal de Jong staat ook in de lijst. Haar profiel is leeg, maar bij haar is haar CV gekoppeld. Daarin is bij werkervaring 'Controller' opgegeven.

•

Koppelen van de te doorzoeken documenten Documenten - CV's - die doorzocht worden, moeten zijn gekoppeld aan kandidaten via het FlexService Documentbeheer. Daarbij is het belangrijk dat het documentsjabloon voor het CV van het type 'CV' is. Op basis van dat kenmerk worden documenten herkend als CV en kunnen ze worden doorzocht via The Perfect Match.

•

Mogelijkheden van tekstzoeken Bij het tekstzoeken geeft de gebruiker de termen in waarop hij of zij wil zoeken. Hierbij is het mogelijk ook combinaties van woorden op te geven, of aan te geven dat sommige woorden juist moeten worden uitgesloten van het resultaat. Het opgeven van de zoekwoorden gebeurt op dezelfde manier als het 'Geavanceerd zoeken' bij Google (zie www.google.com en klik op 'Geavanceerd zoeken' boven in beeld):

− − − −

met alle woorden met de exacte woordcombinatie met een van deze woorden zonder de woorden


10 van 67

Deze functionaliteit stelt u in staat om op een geavanceerde manier uw database te onderwerpen aan zoek-acties. U kunt zoeken naar zinnen die precies zo in het CV moeten voorkomen, losse woorden die in het CV moeten voorkomen, of woorden die juist niet in het CV mogen voorkomen. Bent u bijvoorbeeld op zoek naar een register-accountant die zowel kennis van Exact als King moet hebben en niet bij concurrent KPMG mag hebben gewerkt, vul dan de selectie in als in bijgaand voorbeeld.


11 van 67

2.02

Periodeverloning Periodeverloning is in Release 3.0 toegevoegd aan het pakket maar nooit actief ingezet bij klanten. De afgelopen periode is er veel tijd gestoken in het afbouwen en uitbreiden van de periodeverloning. In Release 3.6 wordt periodeverloning daarom opnieuw geïntroduceerd. De periodeverloning staat naast de bestaande uurverloning in het pakket. Met periodeverloning worden kandidaten verloond die een contract hebben met een vast salaris per periode. Let op: de module Periodeverloning is niet opgenomen in de standaardversie van FlexService. Dit is een Premium module die u apart kunt aanschaffen. Neem hiervoor contact op met FlexService.

2.02.1 Strategie FlexService Uitgangspunt voor de ontwikkeling van periodeverloning is geweest dat het 'naadloos' in het pakket past. De periodeverloning kan worden gebruikt in dezelfde database en schermen waarin u nu al werkt: 'uurverloners' en 'periodeverloners' kunt u door elkaar en naast elkaar in één pakket verwerken. Het past in de strategie van FlexService om vier vormen van verwerking te ondersteunen met één geïntegreerde oplossing: 1. Uitzenden - De oorsprong van FlexService; uurgebaseerd verlonen en factureren. Kandidaten werken bij opdrachtgevers en dienen declaraties ('werkbriefjes') in met gewerkte uren, vergoedingen en inhoudingen. Deze worden verloond en uitbetaald aan de kandidaat. Ze worden gefactureerd aan de opdrachtgever. Zonder declaratie wordt geen loon betaald. 2. Detacheren - Onder detacheren wordt verstaan de manier van werken waarbij een kandidaat een arbeidsovereenkomst (kandidaatcontract) heeft met een bedrijf en door dat bedrijf wordt geplaatst (gedetacheerd) bij klanten van dat bedrijf. De kandidaat ontvangt een vast salaris van het bedrijf waarbij hij of zij in dienst is. Er is nog steeds sprake van declaraties, maar deze zijn voornamelijk voor de facturatie aan de klanten. De kandidaat ontvangt zijn salaris onafhankelijk van deze declaraties. Het loon wordt op basis van de arbeidsovereenkomst automatisch per periode uitbetaald, al kunnen op de declaraties wel onkosten of aanvullende vergoedingen voor de kandidaat worden opgegeven en verloond. 3. Inleen/doorleen - Bij inleen/doorleen treedt het bureau op als makelaar in kandidaten. Een kandidaat die in dienst is bij een ander bedrijf/bureau (door een ander bedrijf/bureau wordt verloond), wordt geplaatst bij een opdrachtgever van het bureau. Het bureau kan die opdrachtgever factureren (de 'verkoopfactuur'), maar wordt zelf weer gefactureerd (de 'inkoopfactuur') door het bedrijf dat de kandidaat heeft geleverd. 4. Zelfstandigen - Het werken met zelfstandigen (ZZP’ers, freelancers) neemt sterk toe. De zelfstandigen voeren hun eigen administratie inclusief het factureren en eventueel (zichzelf) verlonen. Het bureau heeft, zeker gezien de juridische voetangels rondom de zelfstandigheid, een beperkte rol en laat zeker geen geld stromen via zijn boeken als bij inleen/doorleen. De rol van het bureau kan liggen in het bemiddelen van zelfstandigen (de 'makelaar') en eventueel in het voeren van de administratie voor de zelfstandige. Een bureau dat met de software van FlexService werkt kan deze vier typen kandidaten naast elkaar en door elkaar heen verwerken. Voor de FrontOffice zitten alle kandidaten in één grote bak. Voordeel voor het bureau is dat die bak waarop selecties/matches worden gedaan en van waaruit kan worden geplaatst groter is dan wanneer maar één soort kandidaat (één soort dienstverlening) zou worden gevoerd. Voor opdrachtgevers kunnen verzamelfacturen worden gemaakt die niet mogelijk zouden zijn als de verschillende typen kandidaten in gescheiden administraties (pakketten) zouden zitten. Voor het commerciële proces in de FrontOffice zijn alle soorten kandidaten beschikbaar en kan de best passende voor een opdracht worden gekozen. De enige reden waarom een gebruiker hier het soort kandidaat wil zien, is omdat er verschil kan zijn in de marge. Voor kandidaten die moeten worden doorbetaald, ook als ze niet zijn geplaatst, zoekt men liever met voorrang een plaatsing.


12 van 67

In de BackOffice spelen de verschillen in 'afhandeling' van de uren natuurlijk wel een rol. Door een eenduidige procesgang en eenduidige schermen zullen ook hier de stromen eenvoudig naast elkaar kunnen worden verwerkt, waarbij FlexService automatisch de juiste verwerking kiest.

2.02.2 Hoe ziet het er uit De periodeverloning is ingepast in de bestaande modules van FlexService. Uw gebruikers zullen weinig moeite hebben om de nieuwe functionaliteit te gaan gebruiken. De periodeverloning moet echter wel worden ingericht door het FlexService-implementatieteam. Ook voor periodeverloning maakt u een contract aan in module Contract. Het is in dit geval een kandidaatcontract en u kiest voor de contractsoort 'periodeverloning' in plaats van 'uurverloning'. De wizard is verder gelijk, er wordt dus ook een componentmodel geselecteerd. Bij een kandidaatcontract periodeverloning is het tabblad 'Loon/Tarief' vervangen door een tabblad 'Salaris'. Hier geeft u de looncomponenten aan die gelden voor het contract. Belangrijkste is natuurlijk de component 'salaris' dat het 'loon normale uren' vervangt.

Ook in module Kandidaat is een tabblad 'Salaris' beschikbaar. Dit tabblad toont een lijst van kandidaatcontracten periodeverloning van een kandidaat. Door een contract te selecteren wordt er een lijst getoond van de voor dat contract beschikbare loongegevens per periode. De loongegevens voor een contract in een bepaalde periode noemen we een periodedeclaratie. Na selectie van een periodedeclaratie uit de lijst kan door middel van de subtabbladen Stamgegevens, Component en Verloning worden gebladerd door gegevens.


13 van 67

De subtab Stamgegevens biedt via het veld 'Werkbare dagen SV' de mogelijkheid om het daadwerkelijk aantal gewerkte dagen in te vullen. Deze worden aangegeven bij de Belastingdienst en zijn van belang voor het vaststellen van de hoogte van een eventuele uitkering. Als dit veld leeg is, wordt het maximaal aantal werkbare dagen voor een periode gehanteerd. De subtab Component toont de componenten die voor deze declaratie aanwezig zijn en hun waarde. Standaard staan hierin de componenten uit het kandidaatcontract, maar voor een periode kunnen hier componenten worden toegevoegd of verwijderd. De subtab Verloning toont bij een verloonde periodedeclaratie de waarde van de componenten. Het 'openen' van periodes gebeurt in de module Proces, tabblad Salaris. Met de knop [Periode openen] 'opent' u de perioden: u maakt dan als het ware de periodedeclaraties aan in het systeem waarna ze zichtbaar worden in module Kandidaat, tabblad Salaris. Dit kan natuurlijk ook automatisch voor het hele jaar vooruit worden gedaan. Als u het vanuit dit tabblad doe, heeft u meer controle over het moment van boeking. Voor de gedetacheerde kandidaat kunt u op de gebruikelijke wijze een plaatsing aanmaken, en vervolgens een plaatsingscontract waarin de tariefafspraken met de klantrelatie worden vastgelegd, plus eventuele aanvullende afspraken die verband houden met deze detachering, zoals bijvoorbeeld afspraken over overwerk, kilometervergoedingen of een lunchinhouding. In dit geval moet u in de contract- wizard kiezen voor een plaatsingscontract periodeverloning. Voor de aanvullende belonings- en tariefinformatie wordt het bekende Loon/Tarief in de module Contract gebruikt. FlexService berekent automatisch het uurloon gebaseerd op de in het kandidaatcontract periodeverloning aangegeven salaris en het bijbehorende arbeidspatroon. FS80202R101 Release Notes 3.6 © FlexService Solutions

14 van 67

Dit 'virtuele uurloon' is de basis voor uitbetalingen van overwerk en loontoeslagen, en wordt tevens gebruikt bij marge- en tariefberekeningen en voor de management informatie. Bij het plaatsingscontract periodeverloning worden urendeclaraties op de normale wijze aangemaakt, gecodeerd en klaargezet voor verwerking. In de declaratie wordt de urenregistratie van een kandidaat bijgehouden en worden de voor een plaatsing specifieke inhoudingen en vergoedingen vastgelegd.

Urendeclaraties die klaarstaan voor verwerking worden direct in de module Facturatie getoond. Daardoor kunt u ervoor kiezen om wekelijks te factureren en eenmaal per maand de loonverwerking uit te voeren: Op de dag dat u wilt verlonen voor de periode gaat u naar module Verloning. In tabblad Declaratie zijn er subtabbladen voor periodeverloning. In deze tabbladen ziet u wie er allemaal verloond moeten worden voor die periode. In het scherm staan zowel periodedeclaraties als bijbehorende urendeclaraties. Peridedeclaraties bevatten de in de module Kandidaat tabblad Salaris geboekte periodegegevens die de basis van de loonberekening vormen. Urendeclaraties hoeven niet tot een extra uitbetaling te leiden; dit is alleen het geval als er sprake is van bijvoorbeeld overwerk, loontoeslagen of extra vergoedingen of inhoudingen. U kunt net als bij de bestaande uurverloning van de regels selecteren en verlonen. Tenslotte worden de loonafrekeningen aangemaakt. In onderstaand voorbeeld is te zien dat het brutosalaris is opgebouwd uit het maandsalaris en de vaste brutovergoeding van € 100, met daaraan toegevoegd het in de urendeclaraties opgevoerde loon voor overuren en toeslagen.


15 van 67

2.02.3 Periodeverloning gebruiken De beschrijving in de vorige paragraaf laat zien dat de periodeverloning naadloos past in de manier waarop u nu al met FlexService werkt. Het gebruiken van de periodeverloning zal daarmee weinig gewenning vergen. Als u intern, niet gedetacheerd personeel verloont, kunt u deze faciliteit ook gaan gebruiken. Het is ook mogelijk om vaste periodeverloning te gebruiken zonder gebruikmaking van plaatsingscontracten en urendeclaraties (met alleen een kandidaatcontract dat alle gegevens bevat voor het periodesalaris). In de meeste gevallen zal het gaan om kandidaten die worden geplaatst bij opdrachtgevers, en dan zult u werken op de in de vorige paragraaf beschreven manier, met gebruikmaking van plaatsingscontracten en urendeclaraties. De uren moeten immers nog worden gefactureerd naar de klantrelatie. De verwerking van declaraties is ook niet anders, inclusief de managementinformatie over uren, omzet en marge. U kunt - ook bij periodeverloning - alle bestaande FlexService Management Informatie Rapporten blijven gebruiken. Hiervoor moet u echter wel een 'virtuele uurkostprijs' opgeven bij het periodecontract waarmee in de MI-rapportages kan worden gerekend. Dit is, in tegenstelling tot de uurverloning natuurlijk een schatting. De bestaande MI-rapportages worden uitgebreid met een aantal rapporten die het daadwerkelijke nacalculatorische periodesalaris gebruiken om af te zetten tegen de in die periode gefactureerde uren. Periodeverloning is een integraal onderdeel van FlexService. Om uw FlexService omgeving gereed te maken voor periodeverloning moeten wel de nodige voorbereidingen worden getroffen. U kunt periodeverloning uitsluitend in gebruik nemen na parameterisatie door het FlexServiceImplementatieteam. Neem hiervoor contact op met FlexService.


16 van 67

2.03

Reserveren in tijd (Tijd-voor-Tijd) In Release 3.6 wordt 'reserveren in tijd' geïntroduceerd. Naast het bekende reserveren in geld kunnen tegoeden nu ook in tijd worden opgebouwd en weer opgenomen. De in de ABU CAO voor Uitzendkrachten genoemde vormen van reserveren in tijd worden hieronder besproken: 1. Opbouw vakantiedagen in tijd - In situaties waarin het uitzendbeding niet van kracht is (fase B en C van de CAO) wordt het tegoed aan vakantiedagen opgebouwd in uren. FlexService zal bij overgang van fase A naar B het tegoed in geld vertalen naar een tegoed in uren op basis van het eerste contract in fase B. 2. Tijd voor tijd - Met ingang van 2 juli 2007 is het mogelijk om onregelmatigheidstoeslagen en overuren te reserveren als compensatie-uren, in plaats van ze direct uit te betalen. Dit mechanisme wordt ook wel genoemd 'tijd voor tijd'. FlexService release 3.6 biedt volledige ondersteuning voor de in de CAO genoemde vormen van 'tijd voor tijd'. Let op: reserveren in tijd vereist additionele inrichting. Wij adviseren u om u te laten ondersteunen door een FlexService consultant. Neem hiervoor contact op met FlexService.

2.03.1 Opbouw vakantiedagen in tijd In situaties waarin het uitzendbeding niet van toepassing is (met name fase A zonder uitzendbeding, en de fasen B en C) wordt het tegoed aan vakantiedagen opgebouwd in tijd. Het tegoed wordt opgebouwd als een percentage over het aantal uren dat de grondslag vormt voor de opbouw van vakantiedagen. Een eenmaal opgebouwd tegoed in tijd blijft constant, ongeacht het uurloon van het contract waarop de opgenomen vakantie-uren worden uitbetaald. Dit in tegenstelling tot de reserveringsopbouw in fase A, waar het opgebouwde tegoed in geld bij uitbetaling wordt gewaardeerd als een tegoed in uren aan de hand van het uurloon van het lopende contract. •

Hoe werkt het? – In het model wordt aangegeven of de reserveringsopbouw in geld dan wel in uren plaatsvindt. De opbouw van het reserveringstegoed vindt verder volledig automatisch plaats. Voor reserveringsopbouw in tijd wordt gebruik gemaakt van dezelfde componenten als bij opbouw in geld. Bij opname van vakantie-uren controleert FlexService of het tegoed toereikend is (in geld of in uren, afhankelijk van de instelling in het model).

•

Opname einde diensttijd – Ook bij reserveringsopbouw in uren kan het tegoed aan het einde van de diensttijd worden uitgekeerd aan de kandidaat. Het tegoed in uren wordt dan omgerekend naar een totaalbedrag aan de hand van het laatst verdiende uurloon. Verloning vindt op de gebruikelijke wijze plaats, als bijzonder tariefloon, en zonder toekenning van een tijdvak.

•

Overgang fase A naar fase B – wanneer een kandidaat van fase A overgaat naar fase B moet het vakantiedagen-tegoed in geld worden omgezet naar een tegoed in tijd. Hiervoor is het nodig dat het nieuwe uurloon in fase B bekend is. Daartoe moet eerst een fase B plaatsingscontract worden ingevoerd. Vervolgens kan het vakantiedagentegoed worden overgeheveld naar een tegoed in tijd. Het overhevelen gebeurt in tab Rechten (BO) in de module Kandidaat, bij het overhevelen naar de premiegroep waar het nieuwe contract onder valt:


17 van 67

•

Uurverloning vs Periodeverloning – Bij periodeverloning is in feite altijd sprake van reservering van vakantiedagen in tijd. Vaak zal men ook aan het begin van een contract het totale tegoed aan vakantiedagen (voor de duur voor het contract of voor een jaar) ineens willen inboeken, in plaats van de geleidelijke reserveringsopbouw als een percentage van de gewerkte uren. In een volgende release van FlexService zal hiertoe een mogelijkheid worden geboden.

•

Andere componenten – Het mechanisme van reserveren in tijd kan behalve voor vakantiedagen ook gebruikt worden voor andere tijdgerelateerde reserveringen, zoals ADV.

2.03.2 Tijd voor tijd Wanneer gewerkte uren op een later tijdstip worden uitbetaald spreekt men van 'tijd voor tijd'. Van zo'n verschoven uitbetaling is bijvoorbeeld sprake wanneer een kandidaat gedurende een weekend overwerkt en enige tijd later een betaalde vrije dag opneemt. De ABU CAO spreekt in dit verband van 'compensatie-uren'. Over compensatie-uren vindt geen reserveringsopbouw plaats. In de migratie naar Release 3.6 worden twee urencomponenten aangemaakt voor het inboeken van de vormen van te reserveren tijd-voor-tijd-uren die in de CAO voorzien zijn: o

Toeslag te reserveren als tijd-voor-tijd uren – waarin het onregelmatigheidsdeel van de toeslag naar rato van het toeslagpercentage wordt vertaald naar te reserveren compensatie-uren. In dit geval wordt het 100%-deel van de uren direct uitbetaald via de component 'loon normale uren'. In management-rapportages en tellingen gedraagt deze component zich als toeslaguren (zie paragraaf 2.06.1 Toeslaguren (ploeguren) elders in deze release notes).


18 van 67

o

Overwerk te reserveren als tijd-voor-tijd uren – waarin overwerkuren worden vertaald naar te reserveren compensatie-uren, naar rato van het volledige overwerkpercentage. Er vindt geen al dan niet gedeeltelijk directe uitbetaling plaats. In management-rapportages en tellingen gedraagt deze component zich als een normale overuren-component.

Het opnemen van in tijd gereserveerde uren gebeurt via de nieuwe component Opnemen uit tijdvoor-tijd uren. •

Hoe werkt het? – In tijd te reserveren uren worden ingeboekt in de tab Urensoorten van de module Declaratie, als waren het toeslag-uren of overuren. De facturatie vindt op de normale manier plaats. De geboekte tijd-voor-tijd uren worden echter niet uitbetaald, maar gereserveerd. Het aantal gereserveerde tijd-voor-tijd uren wordt berekend door het aantal geboekte uren te vermenigvuldigen met het opgegeven percentage. Zo zullen bijvoorbeeld in het onderstaande voorbeeld 50% x 16 uren = 8 uren gereserveerd worden:

FlexService boekt de tijd-voor-tijd reservering in de reserveringscomponent Reservering tijd-voortijd uren, die in de module Declaratie niet zichtbaar is, maar wel in de modellen moet worden opgenomen. •

Opnemen van gereserveerde tijd-voor-tijd uren – Voor opname van gereserveerde tijd-voortijd uren wordt de component Opnemen uit tijd-voor-tijd uren gebruikt. −

Het saldo van de gereserveerde tijd-voor-tijd uren wordt getoond in het tabblad Rechten van de module Kandidaat.

−

Wanneer de gebruiker na het afronden van de declaratie op 'Ingevuld' drukt wordt op de gebruikelijke wijze gecontroleerd of het tegoed in tijd-uren toereikend is voor de geboekte uitbetaling in uren Opnemen uit tijd-voor-tijd uren. Standaard wordt een waarschuwing gegeven, het is echter ook mogelijk om de verdere voortgang te blokkeren:


19 van 67

•

Uurverloning / Periodeverloning – analoog aan de hierboven besproken componenten staan tijd-voor-tijd componenten voor periodeverloning ter beschikking.

2.03.3 Kostprijsaspecten en herwaardering Evenals bij reserveringscomponenten in geld wordt de kostprijs van in tijd gereserveerde uren als een voorziening geboekt op het moment van reserveren, en dus gelijktijdig met de omzet. Daardoor kan de winstmarge van de declaratie zo zuiver mogelijk worden benaderd. Bij een nieuw contract kan het echter voorkomen dat de eerder geboekte kostprijsvoorzieningen niet toereikend zijn om de eerder gereserveerde uren uit te betalen tegen het nieuwe uurloon. FlexService zal in dat geval het tekort aanvullen bij de eerstvolgende verloning tegen het nieuwe uurloon. Het extra ingeboekte bedrag wordt in de financiële administratie ingeboekt op een aparte grootboekrekening. Dit mechanisme wordt Herwaardering genoemd. Let op: De bij herwaardering geboekte kosten worden niet opgenomen in de kostprijs van de betreffende declaratie. Het betreft uitsluitend een boekhoudkundige operatie die geen effect heeft op de management rapportage.

2.03.4 Management rapportage Tijd-voor-tijd uren worden in de management rapportage opgenomen als gewerkte uren. De hierboven besproken variant Toeslag te reserveren als tijd-voor-tijd uren wordt behandeld als toeslaguren (zie 2.06.1 Toeslaguren (ploeguren) elders in deze release notes), terwijl Overwerk te reserveren als tijd-voor-tijd uren worden behandeld als overuren.

2.03.5 Uren tellingen Geboekte uren Overwerk te reserveren als tijd-voor-tijd uren tellen mee in urentellingen ten behoeve van het fasensysteem. Dit geldt uiteraard niet voor Toeslag te reserveren als tijd-voor-tijd uren die uitsluitend een toeslag bovenop reeds geboekte uren vertegenwoordigen.


20 van 67

2.04

Loonaangifte De loonaangifte functionaliteit is uitgebreid met het kunnen aangeven van een volledige periode in een correctieaangifte. Deze functionaliteit kan worden gebruikt als fouten zijn gemaakt in de eerder aangegeven gegevens van een groep kandidaten. Bijvoorbeeld als in een aantal perioden een foutieve premiegroep is aangegeven. In de module Bericht op tabblad Loonaangifte is in het bovenste deel van het scherm de kolom 'Tijdvakcorrectie' toegevoegd. In deze kolom kan met een vinkje worden aangegeven of een periode in een correctieaangifte moet worden opgenomen. Een periode kan alleen in een correctieaangifte worden opgenomen als er voor de periode onder het betreffende loonheffingennummer al eerder loonaangifte is gedaan. Bij de eerstvolgende aangifte die wordt gedaan, wordt de periode meegenomen als een correctietijdvak. Om perioden in een correctietijdvak op te kunnen nemen moet in FlexAdministrator > Instelling > Modules > Bericht > Tabblad Loonaangifte de instelling 'Aanmaken correctietijdvakken berichtloonaangifte' op 'Ja' worden gezet. Het advies is om deze instelling alleen op 'Ja' te zetten als er werkelijk een periode in correctie moet worden aangegeven. Bij gebruik van het aangeven van correctietijdvakken kan het gebeuren dat er meerdere berichten worden gegenereerd. Het loonaangiftebericht mag als het wordt aangeleverd aan de Belastingdienst via BAPI de grootte van 2 MB (gecomprimeerd) niet overschrijden. In het geval het bericht te groot wordt, kan het bericht worden gesplitst, waarbij het aangiftetijdvak in een bericht komt en de correctietijdvakken in een of meerdere aanvullende berichten. Deze aanvullende berichten zijn te herkennen aan het berichtkenmerk. Aan het berichtkenmerk wordt een A met een volgnummer toegevoegd.


21 van 67

Of een bericht gesplitst mag worden is afhankelijk van de instelling 'Splitsen bericht loonaangifte (voor BAPI)'. Deze instelling wordt in de migratie naar 3.6 op 'Ja' gezet. Voor klanten die via FOS aanleveren moet deze instelling op 'Nee' worden gezet. In FlexService Release 3.6 is functionaliteit opgenomen om de jaarloongegevens 2006 aan de Belastingdienst te kunnen verstrekken. Het installeren, parametriseren en ondersteunen van deze gegevensaanlevering gebeurt op basis van ons consultancy tarief. Neem hiervoor contact op met FlexService.


22 van 67

2.05

Voorschotten (leningen, verrekeningen) De bestaande functionaliteit rondom voorschotten is uitgebreid met een variant voor verrekening van voorgeschoten bedragen. Voorschotten kunnen op drie plekken in FlexService worden aangemaakt: −

Module Kandidaat, tabblad Loonbeslag(/Voorschot)

−

Module Kandidaat, tabblad Voorschot

−

Module Betaling, tabblad Voorschot

De reden hiervoor is dat daarmee bij voorschotten verschillende autorisaties mogelijk zijn. In de module Kandidaat wordt tabblad Loonbeslag/Voorschot bijvoorbeeld alleen geautoriseerd aan BackOffice-medewerkers, terwijl FrontOffice-medewerkers tabblad Voorschot kunnen gebruiken. Nieuw is dat per soort voorschot, en per methode van terugbetalen van het voorschot kan worden aangegeven in welk van de drie tabbladen de waarde selecteerbaar is. Zo kan bijvoorbeeld worden geregeld dat een lening of een verrekening alleen door de BackOffice (via module Betaling tabblad Voorschot) kan worden gedaan.

Er zijn vier2 soorten voorschotten die in FlexService kunnen worden opgegeven: - Kasvoorschot - Bankvoorschot - Lening - Verrekening Nieuw is de soort 'verrekening' of 'kwijtschelding' die kan worden gebruikt als de kandidaat bijvoorbeeld voordat hij begint te werken bij het bureau een opleiding volgt. De opleiding wordt verzorgd door het bureau (of betaald door het bureau) en er is afgesproken dat het bedrag dat hiermee gemoeid is wordt kwijtgescholden gedurende de periode dat de kandidaat voor het bureau blijft werken. Verschil met de soort 'Lening' is dat bij een lening er daadwerkelijk geld wordt terugbetaald aan het bureau. Elke periode of voor elk gewerkt uur wordt geld ingehouden van het aan de kandidaat uit te betalen bedrag. Bij 'Verrekening' wordt niet daadwerkelijk geld ingehouden, het is meer een 'papieren verrekening'. Bij 'Verrekening' wordt de terugbetaling (kwijtschelding) wel op dezelfde manier verwerkt door module Betaling als bij de andere soorten voorschot. Ook kan op dezelfde manier de stand worden gezien in scherm Eigenschappen Voorschot en op rapporten.

2

Soort 'Betaald door klantrelatie' is nog niet operationeel.


23 van 67

2.06

Werken met contracten Bij contracten zijn een reeks wijzigingen doorgevoerd. Dit betreft met name de omgang met urensoorten, prijsafspraken en het rekenen met loon en tarief.

2.06.1 Toeslaguren (ploeguren) Met ingang van Release 3.6 biedt FlexService de mogelijkheid tot het splitsen van toeslaguren (ploeguren3). Hierbij wordt het normale (= 100%-)deel van een toeslaguur (ploegenuur) afgesplitst van het toeslaggedeelte. In de declaratie wordt dan het aantal normale uren opgegeven met daarnaast het aantal toeslaguren per percentage toeslag. FlexService werkt standaard niet met toeslaguren. Als er een toeslag geldt van 50% op het normale uurloon wordt dit in FlexService vastgelegd met het percentage 150%. Bijvoorbeeld: een kandidaat werkt op een dag zes normale uren en twee toeslaguren 50%. In FlexService worden de toeslaguren opgegeven als 150%, bij gesplitste toeslaguren als 50%. FlexService standaard Component normale uren toeslaguren

Gesplitste toeslaguren

Loon

Uren

Component

€ 10,00

6

normale uren

150%

2

toeslaguren

8

Loon

Uren

€ 10,00

8

50%

2 8

Bij gesplitste toeslaguren worden de acht gewerkte uren als normale uren opgegeven, met daarnaast het aantal uren waarvoor een toeslag geldt. In beide gevallen heeft de kandidaat 8 uur gewerkt. FlexService is aangepast zodat in het geval van toeslaguren deze niet worden meegeteld in het totaal aantal gewerkte uren per dag. De kandidaat heeft immers niet opeens tien uur gewerkt maar nog steeds acht. Gesplitste toeslaguren hebben ook gevolgen voor de kostprijsbepaling. FlexService werkt voor de kostprijsbepaling met kostprijsfactoren en heeft voor de 'andere uren' (de niet 'normale uren') twee kostprijsfactoren: kostprijsfactor-basis en kostprijsfactor-opslag. De kostprijsfactor-basis geldt voor het 100% deel en de kostprijsfactor-opslag voor het deel daarboven. Bij gesplitste toeslaguren geldt dat de hele kostprijs wordt uitgerekend met de kostprijsfactor-opslag. Er is bij gesplitste toeslaguren immers geen 100% deel (dat deel wordt als normale uren geschreven). •

Instellingen Om de toeslaguren te herkennen moeten de betrokken componenten worden gemarkeerd. In module Component, tabblad Instelling (instellingen voor componenten) kan dit worden gedaan door bij regel 'Toeslaguur' een vinkje te zetten. Staat dit vinkje niet aan, dan blijft FlexService natuurlijk gewoon werken volgens de bestaande methode. Voor de gebruikers zijn de op deze manier gemarkeerde toeslaguren herkenbaar omdat er '[T]' wordt getoond achter de naam van de component.

•

Gevolgen per module bij 'Toeslaguur' Plaatsing - Bij gesplitste toeslaguren moeten alleen de normale uren worden geteld. Dus component-instelling 'Telt mee voor gewerkte uren plaatsing(contract)' moet uitgevinkt staan. Contract - Bij gesplitste toeslaguren wordt anders omgegaan met de kostprijsfactoren. Zie boven. Declaratie - Ook in module Declaratie, tabblad Werkbrief wordt achter de naam van de component een '[T]' getoond als het een toeslaguur betreft. Hierdoor is het voor de gebruiker duidelijk dat het om een toeslaguur gaat en deze in de totalen per dag niet wordt meegeteld. Ook in scherm 'Controle op de declaratie' worden de gesplitste toeslaguren niet meegeteld in de totalen per dag en week. Verloning - Toeslaguren worden normaal verloond.

3

Ploeguren is de belangrijkste maar niet enige verschijningsvorm van toeslaguren. In het pakket hanteren we consistent de algemenere naam toeslaguren.


24 van 67

Facturatie - Toeslaguren worden normaal gefactureerd. Telling fase/keten - Toeslaguren moeten niet in beschouwing worden genomen voor tellingen. Management Informatie - In de management informatie wordt het aantal toeslaguren in een declaratie in mindering gebracht op het aantal normale uren. Zie ook de paragraaf over Management Informatie aan het einde van dit hoofdstuk.

2.06.2 Overwerkuren Naast de mogelijkheid te werken met gesplitste toeslaguren kunnen urensoorten worden gemarkeerd als overwerkuren. De gevolgen van overwerkuren zijn niet zo groot als bij het splitsen van toeslaguren en beperken zich voornamelijk tot de kostprijsberekening. Bij overuren geldt, dat voor het gehele overuur op dezelfde wijze wordt omgegaan met premies en reserveringen. Een onderscheid in 100% (kostprijsfactor-basis) en boven-100% deel (kostprijsfactor-opslag) is hierbij niet aan de orde. Bij overwerkuren geldt dat de hele kostprijs wordt uitgerekend met de kostprijsfactor-basis. •

Instellingen Net als bij toeslaguren moeten ook de overwerkuren worden gemarkeerd. In module Component, tabblad Instelling (voor componenten) kan dit worden gedaan door bij regel 'Overwerkuur' een vinkje te zetten.

•

Gevolgen per module bij 'Overwerk' Plaatsing - Overwerkuren zullen over het algemeen gewoon als gewerkte uren worden gezien en moeten worden geteld. Dus component-instelling 'Telt mee voor gewerkte uren plaatsing(contract)' moet aangevinkt staan. Contract - Bij overwerkuren wordt anders omgegaan met de kostprijsfactoren. Zie boven. Declaratie - In module Declaratie, tabblad Werkbrief wordt achter de naam van de component een '[O]' getoond als het een toeslaguur betreft. Hierdoor is het voor de gebruiker duidelijk dat het om een overwerkuur gaat. Voor de telling van uren heeft het geen gevolgen. Verloning - Toeslaguren worden normaal verloond. Facturatie - Toeslaguren worden normaal gefactureerd. Telling fase/keten - Doen normaal mee voor tellingen. Management Informatie - In de management informatie wordt het aantal toeslaguren normaal geteld. Zie ook de paragraaf over Management Informatie aan het einde van dit hoofdstuk.


25 van 67

2.06.3 Toeslagpercentage of tariefbedrag Belangrijke nieuwe mogelijkheid rondom het werken met contracten is de manier waarop in module Contract tabblad Loon/Tarief de tarieven voor de 'andere uren' (de 'niet normale uren') kunnen worden opgegeven. Toeslagpercentage op tarief normale uren Sinds de start van FlexService worden de tarieven voor andere uren opgegeven als een percentage van het tarief normale uren. Het tarief voor Overwerkuren is bijvoorbeeld 125% van het tarief normale uren. De wijze van opgeven van het tarief en het loon voor andere uren is in deze opzet dus gelijk; beide worden ingevoerd als percentage ten opzichte van de normale uren.

Via kostprijs andere uren Nieuw is de mogelijkheid om het tariefbedrag bij andere uren rechtstreeks in te voeren. Het percentage ten opzichte van de normale uren wordt niet gebruikt en is ook verdwenen van het scherm. Het loon wordt nog wel ten opzichte van de normale uren met een percentage opgegeven.

Beide manieren van het opgeven van de tarieven voor andere uren zijn mogelijk vanaf Release 3.64. De 'klassieke' FlexService manier blijft uiteraard gehandhaafd. Deze heeft overigens wel overgenomen van de nieuw toegevoegde manier de mogelijkheid om veld tariefbedrag rechtstreeks te wijzigen. Als dat wordt gedaan wordt het toeslagpercentage op het tarief automatisch herrekend.

4

Deze keuze kan worden gemaakt in de FlexAdministrator, module Instelling in folder 'Prijsafspraken/LoonTarief'. Methode 'Toeslagtarief op normale uren' is standaard.


26 van 67

2.06.4 Meer informatie in tabblad Loon/Tarief De keuze voor het ingeven van het tarief voor andere uren in module Contract, tabblad Loon/Tarief is niet de enige wijziging in dit tabblad. Vanaf deze release kan tabblad Loon/Tarief bestaan uit meerdere ondertabbladen, en daarmee veel meer informatie tonen aan de gebruiker. Urensoorten / Vergoedingen / ... Het bestaande tabblad is ondertab 'Urensoorten / Vergoedingen / Inhoudingen' geworden. Functie en werking is verder hetzelfde gebleven. Reserveringen / Premies Toont componenten van de componentsoorten Reserveringen en Premies voor zover deze een contractspecifieke waarde hebben gekregen. Normaal zijn reserveringen en premies ingesteld in de componentmodellen deze worden hier niet getoond (de waarden kunnen worden gevonden in het aan het contract gekoppelde componentmodel). Door dynamische componentmodellen én door prijsafspraken (zie elders) kunnen waarden per contract(situatie) gaan verschillen. De voor dit contract berekende waarden worden hier dan getoond. Instelbaar is óf deze ondertab wordt getoond, en zo ja of dan het daadwerkelijke reservering- of premiepercentage worden getoond (de waarde waarmee zal worden verloond), of de waarde voor de kostprijsberekening. Prijsafspraken Deze ondertab toont welke prijsafspraken zijn toegepast bij het aanmaken van het contract. Zo kan worden gezien dat FlexService omhoog zoekt naar prijsafspraken in de structuur van klantrelatie en bureau naar prijsafspraken. Het wel of niet tonen van dit tabblad is instelbaar.


27 van 67

2.06.5 Prijsafspraken en loon/tarief De functionaliteit van prijsafspraken voor Release 3.6 is helemaal opnieuw gecontroleerd en uitgebreid. Dit heeft geleid tot een aantal nieuwe instellingen. Let op: de module Prijsafspraken is niet opgenomen in de standaardversie van FlexService. Dit is een Premium module die u apart kunt aanschaffen. Neem hiervoor contact op met FlexService. Alle instellingen rondom prijsafspraken en het rekenen met loon en tarief (in de module Contract tabblad Loon/Tarief) zijn verzameld in de folder 'Prijsafspraken/Loon-Tarief' op het hoogste niveau in de FlexAdministrator module Instelling. Alle instellingen zijn hier voorzien van een beschrijving van de instelling (functionaliteit) waar het om gaat. Meer informatie is beschikbaar in het document 'FS80416D003 - Rekenen met prijsafspraken loon en tarief in FlexService' dat kan worden gevonden in de folder 'Documentatie' van de FlexService uitlevering.

2.06.6 Prijsafspraken testen Nieuw in Release 3.6 is een testmogelijkheid voor prijsafspraken. Door de mogelijkheid tot zoeken in de structuur van klantrelatie én bureau naar geldende prijsafspraken, en de vele instelmogelijkheden rondom prijsafspraken en rekenen met loon/tarief, is het soms moeilijk te zien wat in een bepaalde situatie de uiteindelijke lonen en tarieven zullen zijn. Het scherm 'Test Prijsafspraken' werkt net zoals bij het toepassen van prijsafspraken (en dynamische componentmodellen) bij het aanmaken van een nieuw contract, maar er wordt niet daadwerkelijk een contract aangemaakt. In het scherm 'Test prijsafspraken' kan worden opgegeven voor welke situatie de prijsafspraken moeten worden getest. Dit scherm kan op meerdere plekken in het pakket worden geopend vanuit menu Actie. Afhankelijk van de module waarin het scherm wordt gestart zijn gegevens al bekend en 'vooringevuld' in het scherm. Starten kan vanuit modules Klantrelatie, Aanvraag, Plaatsing en Contract (instelbaar per module of dit is toegestaan). Vanuit module Contract zijn de meeste velden bekend, vanuit module Klantrelatie (zie schermafdruk) de minste. Met knop [Testen] worden de prijsafspraken toegepast voor de opgegeven situatie.


28 van 67

De resultaten worden getoond op tabblad Loon/Tarief. Dit tabblad ziet er hetzelfde uit als het gelijknamige tabblad in module Contract. Dus met de drie nieuwe tabbladen 'Uursoorten / Vergoedingen / Inhoudingen', 'Reserveringen / Premies' en 'Prijsafspraken'.


29 van 67

2.07

Accorderen door de BackOffice De meeste bedrijven in de flexmarkt kennen een 'FrontOffice' (de 'vestigingen') en een 'BackOffice' (het 'hoofdkantoor'). Deze tweedeling is in FlexService niet nodig omdat modules en tabbladen kunnen worden geautoriseerd zoals gewenst. Toch biedt het pakket uitgebreide mogelijkheden om deze tweedeling aan te brengen. Zo kan de BackOffice het werk van de FrontOffice controleren en accorderen. Let op: de module Accorderen is niet opgenomen in de standaardversie van FlexService. Dit is een Premium module die u apart kunt aanschaffen. Neem hiervoor contact op met FlexService.

2.07.1 Contracten accorderen Contracten accorderen is eén van de oudste binnen FlexService. Het contract legt immers veel verplichtingen vast. Een extra controle is hierbij vaak gewenst. Als bij een contract een componentmodel of tekstmodel geldt waarvoor veld 'Via BO/Accordering' is aangevinkt zal bij het gereedmaken van het contract de status niet op 'Actief' worden gezet, maar op 'Te accorderen'. Het contract wordt daarmee zichtbaar in de module Proces, tabblad ContractAccorderen. De BackOffice kan het hier accorderen en actief maken.

2.07.2 Declaraties accorderen Als een declaratie op 'Ingevuld' wordt gezet, krijgt de declaratie óf de status 'Te verwerken' óf 'Te accorderen'. In de eerste status staat de declaratie meteen klaar voor verlonen/factureren, bij de tweede status verschijnt de declaratie eerst in module Proces, tabblad DeclaratieAccorderen. Als hij is geaccordeerd krijgt hij de status 'Te verwerken'. De status van de declaratie kan vanaf deze release preciezer worden ingesteld (FlexAdministrator > Instelling > Modules > Declaratie > Menu Actie): −

Voor de eerste versie van de declaratie.

−

Voor correcties (volgende versies van de declaratie).

−

Voor de situatie 'Alleen factureren' (eenzijdig corrigeren).

−

Voor de situatie 'Alleen verlonen' (eenzijdig corrigeren).

Op deze plek kan ook worden ingesteld dat een declaratie de status 'Te accorderen' krijgt, als die een margepercentage heeft onder de blokkeerwaarde die bij de klantrelatie is opgegeven. Het scherm 'Controle op de declaratie' blokkeert dan niet, maar geeft de declaratie een andere status. Een andere medewerker met toegang tot tabblad DeclaratieAccorderen kan deze declaratie – met de te lage marge – dan nog goedkeuren en klaarzetten voor verwerking. De laatste nieuwe mogelijkheid is dat per component(alias) kan worden aangegeven of de declaratie, bij signalering van een van deze componenten, de status 'Te accorderen' moet krijgen. Vink hiervoor aan: de instelling 'Vereist altijd accoord' in de module Component, tabblad Instelling (instellingen voor aliassen).

2.07.3 Kandidaten accorderen Nieuw in Release 3.6 is de mogelijkheid ook een controle toe te passen bij kandidaten. Het gaat hierbij om de controle op het identiteitsbewijs en de loonbelastingverklaring. Het accorderen van kandidaten verloopt via een tabblad in de module Proces. Anders dan bij contracten en declaraties die een vaststaande reeks statussen kennen (waar de status 'Te accorderen' er een van is) kunt u voor kandidaten zelf statussen aanmaken. Een stop op basis van status is daarom niet mogelijk. Daarnaast is het bij kandidaten een te zware maatregel de hele kandidaat te blokkeren totdat de accordatie heeft plaatsgevonden. Daarom verloopt deze functionaliteit via de 'controle op de bedrijfsregels'.


30 van 67

De functionaliteit voor het accorderen kan worden aangezet voor het identificatiedocument en/of voor de loonbelastingverklaring. Hierbij kan worden aangegeven op welk moment in het proces de controles worden uitgevoerd.

Voor het identificatiebewijs en voor de loonbelastingverklaring is een vinkje 'Gecontroleerd' toegevoegd in module Kandidaat. Indien er wijzigingen optreden in een van deze twee gegevens wordt dit vinkje uitgezet.

Daarmee verschijnt de kandidaat automatisch in module Proces, tabblad KandidaatAccorderen. Met de knop [Accoord] wordt het vinkje 'Gecontroleerd' weer aangezet. Dit kan worden gelogd in de audit-trail.


31 van 67

Als bij controle blijkt dat de gegevens niet in orde zijn, kan de wijziging worden afgewezen. De relatiebeheerder van de kandidaat en/of de manager van de vestiging kunnen hiervan een notificatie krijgen.

Zolang het veld 'Gecontroleerd' is uitgevinkt zal de controle op identiteitsbewijs en loonbelastingverklaring blokkeren op de plekken in het pakket waarvoor dat is ingesteld.


32 van 67

2.07.4 Bankrekeningen accorderen Ook voor het accorderen van bankrekeningen is een accorderingsproces mogelijk. Deze werkt gelijk aan het accorderen van de loonbelastingverklaring en het identiteitsbewijs bij de kandidaat. Dus ook voor het accorderen van bankrekeningen wordt gebruik gemaakt van de controles op de bedrijfsregels. Activeer deze functionaliteit in de FlexAdministrator bij de instellingen voor module Proces, tabblad BankrekeningAccorderen. Er kan worden aangegeven of het controleren moet gelden voor alle bankrekeningen, alleen girorekeningen of alleen IBAN (buitenlandse) rekeningen. Bij de gegevens van bankrekeningen is een vinkje 'Rekeningnummer accoord' toegevoegd. Dit vinkje staat uit bij een nieuwe rekening en als er wijzigingen zijn in de gegevens van een bestaande rekening.

Kandidaten met een bankrekening die moet worden geaccordeerd, verschijnen in module Proces, tabblad BankrekeningAccorderen. Een filter is mogelijk op kandidaten met een actieve status en op de datum van de wijziging van de bankrekeninggegevens.


33 van 67

Als de gegevens niet accoord zijn kan hiervan met de knop [Afwijzen] een notificatie worden gestuurd aan de relatiebeheerder van de kandidaat. De regel blijft dan in het scherm staan. Is de wijziging wel accoord, dan kan dat met de knop [Accoord] worden aangegeven. Het vinkje bij de bankrekening wordt weer aangezet, en de regel verdwijnt uit tabblad BankrekeningAccorderen.

Bij de bedrijfsregels is er een aparte controle gemaakt voor het proces accorderen van bankrekeningen. Geef voor de verschillende controlemomenten aan wat er moet gebeuren als de bankrekening van de kandidaat nog niet accoord is.

Bij de controle op de bedrijfsregels wordt de controle op dezelfde manier uitgevoerd als alle andere controles.


34 van 67

2.08

Facturatie Rondom de facturatie is een flink aantal wijzigingen doorgevoerd. De belangrijkste zijn: het kunnen berekenen van korting in diverse varianten en meerdere mogelijkheden voor correctiefacturen.

2.08.1 Korting Nieuw in Release 3.6 is de mogelijkheid korting (een kortingregeling) op te geven bij klantrelaties, en deze automatisch te laten berekenen in de facturatie. Let op: de module Korting is niet opgenomen in de standaardversie van FlexService. Dit is een Premium module die u apart kunt aanschaffen. Neem hiervoor contact op met FlexService. Korting kan worden opgegeven in module Klantrelatie, tabblad Debiteur, ondertab Korting. Deze ondertab moet hiervoor wel eerst worden aangezet in de FlexAdministrator > Instelling > Modules > Klantrelatie > Tabblad Debiteur > Toon ondertabblad 'Korting'. Een kortingregeling geldt altijd in een bepaalde periode (“van verwerkingweek totmet verwerkingweek”). Er kunnen meerdere kortingregelingen na elkaar bestaan. Er kan uit vier soorten korting worden gekozen: Factuur, Omzet, Getrapt en Staffel. Het type korting bepaalt hoe de korting wordt berekend (hieronder toegelicht met voorbeelden). Voor kortingen geldt net als bij prijsafspraken dat gezocht wordt in de klantrelatiestructuur. Een klantrelatie kan binnen een kortingregeling vallen van een klantrelatie waaronder het is opgenomen in tabblad Structuur (bij het toepassen van de kortingregeling wordt omhoog gezocht in de klantrelatiestructuur). Dit zoeken kan op twee manieren worden beïnvloed: Er kan worden aangegeven dat de regeling alleen geldt voor de klantrelatie waarbij deze is opgegeven ('Alleen dit niveau'). Daarnaast kunnen klantrelaties expliciet worden uitgesloten van de regeling in de tab 'Uitsluiting'. Andere mogelijkheden om de werking van de kortingregeling te beperken is opgeven dat deze alleen geldt voor bepaalde urensoorten (standaard wordt de korting berekend over alle urensoorten), of dat de regeling juist niet geldt voor bepaalde sectoren of uitzendingwijzen.


35 van 67

Bij de typen 'Getrapt' en 'Staffel' kunnen reeksen van-bedrag tot-bedrag worden opgegeven met het percentage dat geldt als de omzet valt binnen die reeks. Dit kan worden gedaan in de tab 'Schema' die zichtbaar wordt als een van deze twee typen wordt gekozen. Korting wordt uitgerekend door de module Facturatie bij het verwerken van declaraties tot factuurregels. De uitgerekende korting wordt per factuurregel in het systeem opgeslagen. De korting wordt daarnaast ook per declaratie uitgerekend en bijgeschreven in de declaratie. De korting is te zien in de module Declaratie, tabblad Overzicht. Dit kortingbedrag per declaratie wordt ook meegenomen in de Management Informatie waar het in mindering wordt gebracht op de opbrengst (omzet) van de declaratie. Bij het aanmaken van de facturen wordt de korting pas echt in de boeken opgenomen. Het eerder uitgerekende kortingbedrag per factuurregel wordt gesommeerd per factuur. Hiervan wordt een registratie bijgehouden die kan worden ingezien bij de gegevens van de kortingregeling. Op dit moment wordt de korting ook gejournaliseerd naar de financiële administratie.

•

Kortingtype 'Factuur' Bij het kortingtype 'Factuur' wordt een percentage korting opgegeven dat rechtstreeks in mindering wordt gebracht op de factuur. Voorbeeld: Contract met tarief van €20,00. Er geldt een kortingregeling van 10% (in te vullen op tab Korting/Stamgegeven). Bij het verlonen/factureren van een declaratie wordt de korting uitgerekend. In de declaratie valt te zien: Opbrengst = EUR 800,00; Korting = EUR 80,00; Kostprijs = EUR 688,12; Marge = (800,00 – 80,00 – 688,12 =) EUR 31,88; Marge% = ( (31,88 / 800) x 100 = ) 3,99% (getoonde marge en margepercentage in module Declaratie zijn dus inclusief de van de opbrengst afgetrokken korting). Als de factuur wordt aangemaakt, wordt daarop een regel met het kortingbedrag getoond. De korting wordt afgetrokken van het netto-totaal. Pas daarna worden de BTW en het totaalbedrag van de factuur berekend. Om de korting te kunnen tonen op de factuur is een aanpassing nodig van het factuurrapport. Als u het kortingtype 'Factuur' wilt gebruiken, neem dan contact op met FlexService voor aanpassing van het factuurrapport dat u gebruikt.


36 van 67

•

Kortingtype 'Omzet' Type 'Omzet' lijkt veel op type 'Factuur'. Ook hier wordt één kortingpercentage gebruikt. Berekening van de korting is gelijk aan die bij type 'Factuur'. Verschil is dat deze type korting niet op de factuur wordt afgedrukt. Hij wordt bijgehouden in tab Cumulatief en kan aan het einde van de kortingperiode met de klantrelatie worden verrekend.

•

Kortingtype 'Getrapt' Het type 'Getrapt' maakt net als type 'Staffel' gebruik van het kortingschema. Dit kunt u vast leggen in de tab Korting/Schema. Elke keer als korting wordt berekend op basis van de cumulatieve gemaakte omzet kan worden gekeken in het schema welk percentage moet gelden. Voorbeeld: het volgende kortingschema Van €0,00 Van €1001,00 Van €2001,00

Tot €1000,00 Tot €2000,00 Tot €9999,00

Kortingpercentage 0% Kortingpercentage 5% Kortingpercentage 10%

Er is bijvoorbeeld sprake van een contract met een tarief van van €20,00 per uur. Verloon daarbij declaraties voor totaal 40 uur. Eerste declaratie: opbrengst en cumulatieve omzet is €800,00. Dit valt in de eerste regel met een kortingpercentage van 0%. Er wordt geen korting berekend bij deze declaratie. Tweede declaratie: opbrengst is weer €800,00. Cumulatieve omzet wordt daarmee €1600,00. Omdat de klantrelatie met de nieuwe opbrengst op €1600,00 en dus in de tweede regel komt, wordt bij deze declaratie een korting van 5% toegepast. Derde declaratie: Cumulatieve omzet is nu €2400,00 dus wordt nu een percentage van 10% gehanteerd. •

Kortingtype 'Staffel Bij type "Staffel' wordt ook het kortingschema (de 'staffels') gebruikt. Net als bij 'Getrapt' wordt gekeken naar de cumulatieve omzet, maar niet de cumulatieve omzet op het moment van berekenen (in die verwerkingweek) is maatgevend maar de geschatte omzet over de gehele duur van de kortingregeling (meestal het hele jaar). Hiervoor wordt de totaalomzet geschat op basis van de gehaalde omzet binnen de kortingregeling en de totale duur van de regeling: De duur van de kortingregeling (het totaal aantal weken) gedeeld door het aantal verstreken weken maal de cumulatieve omzet binnen de kortingregeling tot en met de huidige week. In het voorbeeld ziet u een kortingsregeling die loopt vanaf week 1 tot en met week 52 met het volgende schema: Van €0,00 Tot €20.000,00 Kortingpercentage 0% Van €20.001,00 Tot €40.000,00 Kortingpercentage 5% Van €40.001,00 Tot €999.999,00 Kortingpercentage 10% Er is bijvoorbeeld een contract met een tarief van €20,00 per uur. Verloon declaraties voor 40 uur. De eerste declaratie wordt verloond in (verwerking)week 3. De regeling is gestart in week 1, het is nu week 3. De cumulatieve omzet tot en met week 3 is alleen deze declaratie en dus €800,00. Geschatte totaalomzet is 52/3 x €800,00 = € 13.866,67. Dit bedrag ligt binnen de eerste staffel met een kortingpercentage van 0%. Er wordt dus geen korting berekend. Als in week 4 weer een declaratie wordt verwerkt is de opbrengst weer €800,00. De cumulatieve omzet tot en met week 4 wordt daarmee €1600,00. De geschatte totaalomzet is 52/4 x €1.600,00 = € 20.800,00. Dit valt in de tweede staffel dus wordt 5% korting berekend (= EUR 40,00). De volgende declaratie valt in week 5. De cumulatieve omzet wordt nu €2.400,00. Geschatte totaalomzet is 52/5 x €2.400,00 = €24.960,00. Dit is de tweede staffel dus 5% korting (€40,00) Als de klantrelatie pas in week 10 de eerstvolgende declaratie heeft met weer een omzet van €800,00 wordt de cumulatieve omzet €3.200,00. Geschatte totaalomzet is 52/10 x €3.200,00 = €16.640,00. Dit valt weer in de eerste staffel. Er wordt geen korting meer berekend.


37 van 67

2.08.2 Corrigeren van facturen Declaraties worden gecorrigeerd en die correcties moeten ook worden gefactureerd. Ze kunnen vanaf Release 3.6 op verschillende manieren tot facturen worden verwerkt. Dit kan afhankelijk van de voorkeur van de klantrelatie die hiermee op maat kan worden bediend. Er zijn keuzemogelijkheden via twee instellingen bij de klantrelatie, in de module Klantrelatie, tabblad Facturatie: 1. Factuurcorrecties - Regelt hoe de factuurregels worden verwerkt tot debet- en creditfacturen. In normale gevallen komen alle correcties van dezelfde klant, onafhankelijk van de factuur waar ze op hebben gestaan, terecht op een creditfactuur en een debetfactuur. Het kan wenselijk zijn deze samen brengen in één gesaldeerde correctiefactuur. Een andere mogelijkheid is dat de oorspronkelijke factuur volledig te crediteren en vervolgens een nieuwe (vervangende) correcte factuur te maken. 2. Meerdere facturen (samenvoegen of splitsen) - Regelt of correcties van declaraties van dezelfde klant afkomstig van verschillende facturen, moeten leiden tot één creditfactuur en één debetfactuur, of worden verwerkt tot meerdere credit- en debetfacturen. Deze paragraaf belicht de eerste twee instellingsmogelijkheden en laat daarna zien welke combinaties kunnen worden gemaakt. Dankzij de gecombineerde mogelijkheden kunnen facturen op veel manieren worden gecorrigeerd. Het is aan te bevelen een standaardaanpak voor uw organisatie te bepalen, waarbij deskundige medewerkers de varianten kunnen aanzetten indien nodig. Het instellen van het corrigeren van facturen is daarom alleen mogelijk in het tabblad Facturatie(BO) (voor de BackOffice). In tabblad Facturatie(FO) zijn deze velden niet toegankelijk. •

•

Keuzemogelijkheden 'Factuurcorrecties' −

Credit-/debetfactuur (default) Er wordt een creditfactuur en een aparte debetfactuur aangemaakt. Dit is zoals tot aan deze release FlexService alle factuurcorrecties verwerkte.

−

Gesaldeerde correctiefactuur De debet- en creditregels vanuit de correctie worden beide op één factuur afgedrukt. Bij het salderen worden de creditfactuur en de (debet)factuur samengevoegd. Indien het totaal negatief is zal er een creditfactuur worden gemaakt. Indien het totaal positief is zal er een (debet)factuur worden gemaakt.

−

Credit-/Vervangende factuur De oorspronkelijke factuur wordt volledig gecrediteerd. Vervolgens wordt een nieuwe vervangende factuur gemaakt. Zowel creditering als nieuwe factuur wordt afgedrukt. Op de vervangende factuur komen alle declaraties te staan die ook op de oorspronkelijke factuur komen te staan, ook al zijn de declaraties niet gewijzigd.

−

Alleen vervangende factuur Als bij de vorige mogelijkheid, maar hierbij wordt de creditfactuur niet afgedrukt (uiteraard worden wel creditregels aangemaakt). Voor het terugzoeken en de juiste verantwoording wordt de creditfactuur wel aangemaakt, maar deze krijgt meteen een aparte status (intern, niet verzenden).

Keuzemogelijkheden 'Meerdere facturen' −

Samenvoegen (default) Correcties van declaraties uit meerdere facturen bij dezelfde klant worden verzameld en op één correctiefactuur opgenomen. Dit is zoals het tot nu toe in FlexService in alle gevallen gaat. Dit is daarom de default.

−

Splitsen Correcties van declaraties uit meerdere facturen, maar bij dezelfde klant worden gesplitst afgehandeld. Er ontstaan meerdere correctiefacturen


38 van 67

•

Combinaties van de mogelijkheden Met de twee instellingmogelijkheden zijn een aantal combinaties te maken. Niet alle combinaties zijn toegestaan. Meerdere facturen Factuurcorrectie

Samenvoegen

Splitsen

Credit-/debetfactuur + Samenvoegen

Credit-/debetfactuur + Splitsen

Gesaldeerde correctiefactuur

Gesaldeerde correctiefactuur + Samenvoegen

Gesaldeerde correctiefactuur + Splitsen

Credit-/Vervangende factuur

NIET MOGELIJK

Credit-/vervangende factuur + Splitsen

Alleen vervangende factuur

NIET MOGELIJK

Alleen vervangende factuur + Splitsen

Credit-/debetfactuur

De combinatie 'Credit-/debetfactuur' en 'Samenvoegen' is de manier waarop FlexService alle factuurcorrecties tot nu toe behandelde. Bij de combinaties worden gekozen die niet mogelijk zijn, geeft FlexService een foutmelding.


39 van 67

2.08.3 KIX-Code Bij het aanmaken van facturen in FlexService wordt een factuuradressering bepaald en vastgelegd bij de factuurgegevens. Sinds Release 3.2 wordt hierbij ook de 'KIX-code' berekend op basis van de postcode en het huisnummer of postbusnummer in de factuuradressering. De 'KIX-code' is de bekende 'streepjescode' voor adressen van TPG Post waarmee automatisch verwerken van poststukken mogelijk wordt. De berekende 'KIX-code' wordt vastgelegd in de factuurgegevens en kan worden opgenomen op het factuurrapport om mee te worden afgedrukt. Op de computer die het afdrukken verzorgt moet hiervoor wel het benodigde font (lettertype) worden geïnstalleerd. Dit font is opgenomen in de folder \Documentatie\Overig van de FlexService programmatuur (bestand kix_ps.zip), of is te downloaden van de website van TNT (www.tntpost.nl, zoek op 'KIX'). Zie ook onder 'Rapportage in FlexService: Rapport Factuur' in de FlexService Help Voorbeeld van de KIX code op de factuur:

2.08.4 Couverteercode Naast het berekenen en vastleggen van de 'KIX-code' legt FlexService vanaf Release 3.6 ook gegevens vast voor een 'couverteercode'. Een couverteercode is een markering op de factuur om een couverteermachine mee aan te sturen. Zo'n machine stopt automatisch papieren in een envelop. De couverteercode - meestal een aantal streepjes op de papieren factuur - laat de machine weten welke facturen bij elkaar horen en wanneer een nieuwe envelop moet worden gepakt. Wat vastgelegd wordt zijn een aantal gegevens waarmee het begin en eind van een 'set' (een aantal facturen die in dezelfde envelop moeten komen) kan worden bepaald. De markeringen op de factuur zelf - de markering waar de couverteermachine op reageert - zijn heel specifiek per leverancier of couverteermachine. Hiervoor is dus geen standaardoplossing mogelijk. Wilt u gebruik gaan maken van deze nieuwe mogelijkheid neem dan contact op met FlexService. Gezamenlijk kan worden gekeken naar wat in uw situatie specifiek nodig is.


40 van 67

2.09

Eenzijdig corrigeren Vanaf Release 3.6 is het mogelijk om een declaratie 'eenzijdig' te corrigeren, dat wil zeggen uitsluitend voor verloning of voor facturatie. Hiermee kan worden voorkomen dat een klant te maken krijgt met een correctie die uitsluitend op het loon betrekking heeft, zoals bijvoorbeeld een ten onrechte geboekte reserveringsuitbetaling. Of omgekeerd, dat de kandidaat geconfronteerd wordt met correcties op loonafrekeningen, terwijl er een fout is gemaakt bij het invoeren van het klanttarief. Eenzijdig corrigeren biedt u de mogelijkheid om duidelijker te communiceren met klantrelaties en kandidaten, zonder overbodige facturen of loonafrekeningen. Een nadeel is dat de afwikkeling van een declaratie ondoorzichtiger wordt en de belangrijke koppeling verloond-gefactureerd wordt doorbroken. Wees u bewust van de nadelen van eenzijdig corrigeren voordat u deze functionaliteit gaat gebruiken. Let op: de module Eenzijdig corrigeren is niet opgenomen in de standaardversie van FlexService. Dit is een Premium module die u apart kunt aanschaffen. Neem hiervoor contact op met FlexService.

2.09.1 Wijzig declaratie speciaal Standaard staat de mogelijkheid tot eenzijdig corrigeren uit. Aanzetten kan in de FlexAdministrator, module Instelling, bij de instellingen voor 'Menu Actie' in module Declaratie. De mogelijkheden 'Alleen factureren' en 'Alleen verlonen' kunnen apart worden aangezet. Voor beide kan ook worden aangegeven of een audit-trail en/of notificatie (naar de manager van de eigenaar van de declaratie) gewenst is.

Hierna kan in module Declaratie, in menu Actie, submenu 'Wijzig declaratie speciaal' worden gekozen 'Alleen factureren' en/of 'Alleen verlonen'. Net als bij een normale correctie kunt u de gegevens in de declaratie aanpassen en de declaratie op [Ingevuld] zetten.


41 van 67

FlexService houdt via de Verloningstatus en Facturatiestatus bij welke verwerking nodig is. Hierdoor zien de modules Verloning en Facturatie of de declaratie aan 'hun zijde' moet worden verwerkt. Is gekozen de declaratie te corrigeren met 'Alleen factureren' dan wordt de Verloningstatus 'Niet verlonen' en zal alleen de module Facturatie deze declaratie verwerken. Het is mogelijk een declaratie eerst voor verloning te corrigeren en vervolgens voor facturatie of andersom. Bij een looncorrectie wordt altijd de laatst verloonde versie geannuleerd, en bij een factuurcorrectie de laatst gefactureerde. Dit hoeft niet altijd de vorige declaratieversie te zijn. Om dit mogelijk te maken houdt FlexService een administratie bij van de 'verwerkinghistorie' van een declaratie. Wanneer is een declaratie door de verloning verwerkt, en wanneer door de facturatie. Deze informatie kan worden getoond met het scherm 'Verwerkinghistorie' dat kan worden geopend via menu Actie, en via de 'historieknopjes' achter de velden Verloningstatus en Facturatiestatus.

Als een declaratie eenzijdig wordt gecorrigeerd, zullen de uren op tabblad urensoorten en de eenheden op tabblad vergoedingen/inhoudingen getoond worden volgens de laatste keer dat er is verloond of gefactureerd. Afhankelijk van de actie 'Alleen factureren' of 'Alleen verlonen' zijn velden niet te wijzigen of acties niet beschikbaar. Als een declaratie alleen wordt verloond is in de banner de aanduiding (AV) te zien en worden de uren en eenheden getoond volgens de laatste keer dat is verloond. Op tabblad Urensoorten zijn de velden 'Tarief' en 'Uren facturatie' niet te wijzigen. Op tabblad Vergoedingen/Inhoudingen is het veld 'Eenheidstarief' niet te wijzigen en is het veld Totaal (Facturatie) niet zichtbaar. De actie 'Afwijkende uren facturatie opgeven' is niet beschikbaar. Met de actie 'Loon/tarief aanpassen' kan alleen het loon worden gewijzigd. In het geval een declaratie alleen wordt gefactureerd is in de banner de aanduiding (AF) te zien en worden de uren en eenheden getoond volgens de laatste keer dat is gefactureerd. Op tabblad Urensoorten zijn de velden 'Loon' en 'Uren totaal' niet te wijzigen. Op tabblad Vergoedingen/Inhoudingen is het veld 'Eenheidsbedrag' niet te wijzigen en is het veld 'Totaal (loon)' niet zichtbaar. Tabblad Reserveringen is niet te wijzigen. De actie 'Afwijkende uren facturatie opgeven' is wel beschikbaar. Met de actie 'Loon/tarief aanpassen' kan alleen het tarief worden gewijzigd.


42 van 67

2.10

Management Informatie Vanaf Release 3.6 worden alle management informatie rapporten gecontroleerd en de mogelijkheden van de management informatie uitgebreid. De komende periode zal stapsgewijs de functionaliteit worden uitgebreidt. Een aantal nieuwe mogelijkheden en aandachtspunten in deze release wordt hieronder toegelicht. In de komende periode zal onder andere nog worden toegevoegd de mogelijkheid tot consolideren (aggregeren) van de cijfers zowel in de bureaustructuur als die van de klantrelaties.

2.10.1 Telling van declaraties De definitie van het aantal declaraties op de FlexService Management Informatie Rapporten is gewijzigd. Voorheen werd het aantal door de verloning verwerkte declaraties geteld. Dit waren bij correcties zowel de tegenboekingen van declaraties als de opboekingen. Een declaratie die werd gecorrigeerd telde dus tweemaal mee; het tegenboeken van de eerste (te corrigeren) versie én het opboeken van de nieuwe (gecorrigeerde) versie. Dit is aangepast zodat alleen de opboeking wordt geteld. Een correctie telt dus nog maar éénmaal mee. Een afboeking wordt alleen geteld als een declaratie vervalt. Dan is er immers alleen een tegenboeking, geen opboeking en moet de tegenboeking worden geteld.

2.10.2 Telling van toeslaguren In paragraaf 2.06.1 is de nieuwe mogelijkheid tot het splitsen van toeslaguren toegelicht. Dit heeft gevolgen voor de management informatie: In de management informatie (MI) wordt het aantal toeslaguren in een declaratie in mindering gebracht op het aantal normale uren. Bij het voorbeeld met gesplitste ploeguren uit paragraaf 2.06.1 worden de twee toeslaguren afgetrokken van de in de declaratie opgegeven 8 normale uren. De MI toont voor deze declaratie 6 normale uren en 2 toeslaguren.

2.10.3 Detaillering urensoorten De management informatie rapporten, standaard aanwezig in FlexService, kennen sinds de start een splitsing in de urensoorten tussen uren tarief en uren intern. Uren worden verdeeld tussen deze twee categorieën via een eenvoudige regel: Heeft de declaratieregel een tarief (percentage tarieftoeslag of tariefbedrag is niet nul) dan worden de uren geteld als uren tarief, anders als uren intern. Klanten hebben verzocht om een meer gedetailleerde splitsing van urensoorten in de management informatie rapportage. Dit wordt met ingang van Release 3.6 mogelijk. In de componentdefinitie kan worden aangegeven of de component (urensoort) is: −

Overuur

−

Toeslaguur

−

Opleidingsuur

−

Reisuur

−

Leegloopuur

−

Ziekteuur/ArbeidsOngeschiktheid

−

Verzuim-/verlof-/feestdaguur

Dit kan worden aangegeven in de module Component, tabblad Instelling (instelling voor componenten) door de juiste regel aan te vinken. Het gaat hier om de regels beginnend met 'Rapportage: ..'. Opmerkingen: −

Deze vinkjes zijn alleen relevant bij urensoorten. Bij alle andere componentsoorten worden ze genegeerd.

−

Normale uren worden automatisch geteld. Hiervoor zijn geen vinkjes nodig.


43 van 67

−

Let op: er zijn twee instellingen met toeslaguren. De regel 'Toeslaguur' geeft aan dat er gewerkt wordt met gesplitste toeslaguren. De aantallen uren van urensoorten gemarkeerd met dit vinkje worden afgetrokken van het aantal normale uren. De regel 'Rapportage: Toeslaguur' regelt dat de urensoort als toeslaguur op de MI-rapporten wordt getoond. Dit zijn twee instellingen. Er kan worden gewerkt zonder de splitsing van toeslaguren (de FlexService standaardmethode) terwijl het wel wenselijk is onderscheid te maken tussen uren in de MI-rapportage.

−

Alle andere uren die niet zijn ingedeeld in een van de rapportagecategorieën worden automatisch onder de noemer 'Overig' geplaatst.

FlexService zal in de komende periode een aantal rapporten uit de MI-reeks aanpassen om deze nieuwe splitsing te tonen.


44 van 67

2.11

Module Controle Module Controle is nieuw in Release 3.6. Deze module brengt alle gegevens samen om de werking van FlexService en de handelingen van gebruikers binnen FlexService, te controleren. De module bestaat uit drie tabbladen: Standenregister, Loonstaat en AuditTrail. Let op: de module Controle is niet opgenomen in de standaardversie van FlexService. Dit is een Premium module die u apart kunt aanschaffen. Neem hiervoor contact op met FlexService.

2.11.1 Tabblad Standenregister Het standenregister heeft als doel allerlei gegevens ('standen') te tonen over belangrijke gegevens in het pakket. Hiermee kunnen door controletellingen aantallen worden vergeleken: deze week met vorige week en met cumulatief in het jaar. Voorzien is om gegevens bij te houden en te gaan tonen over - Declaraties - Verloond/Gefactureerd - Verloning - Facturatie - Betaling - Verantwoording - Tellingen Voor elk van deze onderwerpen is dan een aantal verschillende selecties mogelijk als cumulatieven per bureau of gesplitst per vestiging, per week of cumulatief in het jaar, al dan niet aggregaties per week, component, grootboekrekening, eigenaar etc. Filters per Bureau, Eigenaar en Verwerkingperiode en de mogelijkhied om de gegevens in één keer naar Microsoft Excel te exporteren. Vanaf Release 3.6 is de module Controle beschikbaar met een beperkt aantal selecties. Deze zullen in de komende periode flink worden uitgebreid. U kunt hierbij te kennen geven welke gegevens u graag via deze manier toegankelijk gemaakt zou willen zien. Dien de verzoeken in via CTT als wijziging voor module Controle.


45 van 67

2.11.2 Tabblad Loonstaat Het tabblad Loonstaat komt voort uit de module Verloning. Omdat de loonstaat een belangrijk controlemiddel is, is het tabblad ook in de module Controle beschikbaar. Het tabblad werkt als module Selectie; er kunnen voorwaarden worden opgegeven (bijvoorbeeld een periode, of een bepaalde sector, premiegroep of uitzendingwijze) waarna de selectie van loondetails wordt uitgevoerd. Er zijn aggregaties mogelijk, bijvoorbeeld per bureau, administratieve eenheid of premiegroep, en de gegevens kunnen per gewerkte week, per verwerkingweek, per beide of totaal worden opgeroepen. Een knop [Export] maakt de selectie meteen beschikbaar in Microsoft Excel. In de ondertabbladen kunnen de kolommen van de loonstaat worden getoond en/of de componenten van componentsoorten 'Reserveringen' en 'Premies'. Voor deze laatste twee is in te stellen in de FlexAdministrator of alle componenten van deze componentsoorten moeten worden getoond, of alleen die waarbij in module Component, tabblad Instelling (instellingen voor componenten) is aangegeven 'Toon in tabblad Loonstaat module Verloning' (of voor module Kandidaat 'Toon in tabblad Loonstaat module Kandidaat'). Het tabblad Loonstaat is dus ook beschikbaar in module Kandidaat. Behoudens dat alleen de gegevens voor deze kandidaat worden getoond zijn alle andere mogelijkheden ook hier beschikbaar en kan tot in detail worden getoond wat er precies is verloond.


46 van 67

2.11.3 Tabblad AuditTrail Het tabblad AuditTrail vervangt de gelijknamige functionaliteit in de FlexAdministrator. Belangrijkste reden voor deze wijziging is dat de audit-trail onderdeel is van de controlemogelijkheden in FlexService, en daarom logisch wordt geplaatst in de nieuwe module Controle. De mogelijkheden voor het tonen van de gegevens uit de audit-trail zijn flink uitgebreid. De audit-trail groeit sterk, daarom opent het tabblad niet meteen met alle regels, maar moeten deze expliciet door de gebruiker worden opgehaald. De gebruiker heeft hierbij een reeks selectiemogelijkheden om de juiste regels in de audit-trail op te zoeken en te tonen. Dit tabblad lijkt in werking dus heel erg op de tabbladen in de module Selectie. Veld 'Groep' selecteert snel op de module waarin de wijziging heeft plaatsgevonden. Veld 'Actie' selecteert op bijvoorbeeld 'Toevoegen', 'Wijzigen' of 'Verwijderen', of op acties als 'Eigenaar', 'Accorderen', 'Afwijzen' of 'Overdragen'. Er kan ook worden geselecteerd op de woorden in de audit-trail melding, de gebruiker die de wijziging heeft ingevoerd en datum/tijd van de wijziging. Belangrijke toevoeging is ook de knop [Export] waarmee regels uit de audittrail meteen naar Microsoft Excel kunnen worden gekopieerd.


47 van 67

2.12

Startscherm Het is mogelijk gemaakt om bij het starten van FlexService een 'Startscherm' te tonen. De medewerker krijgt deze dan te zien bij inloggen. Op dit moment worden in dit scherm alleen de notificaties voor deze medewerker getoond. Door het tonen in het scherm worden ze extra onder de aandacht gebracht.

Het Startscherm kan worden geactiveerd via de FlexAdministrator module Instelling. Op het hoogste niveau in de instellingenboom is hiervoor een folder toegevoegd. Het is de bedoeling om dit scherm in de toekomst meer functies te geven. Te denken valt aan een soort mededelingenlijst, of een 'dashboard' met kengetallen voor de medewerker (aantal openstaande aanvragen, voorstellen, lopende plaatsingen etc.). Suggesties voor uitbreiding van dit scherm ontvangen we graag via CTT (categorie 'Startscherm').


48 van 67

2.13

Koppeling met Knollenstein Met ingang van Release 3.6 kunnen vanuit FlexService gegevens worden gestuurd naar Knollenstein. Knollenstein Technologies is marktleider in Nederland op het gebied van business-tobusiness koppelingen voor e-recruitment. Zij zijn de enige partij die koppelingen heeft ontwikkeld met alle belangrijke job boards in Nederland en vele daarbuiten. In plaats van met de verschillende job boards afzonderlijk contact te hebben en gegevens op te geven loopt dit nu via één punt; één keer gegevens invoeren en van daaruit kunnen ze gemakkelijk meerdere keren worden gedistribueerd. De koppeling tussen FlexService en Knollenstein voorziet in een voorbereiding van de vacatures in de vertrouwde FlexService omgeving en als onderdeel van het al lopende werkproces op de vestiging. Deze gegevens worden met deze module electronisch gestuurd naar Knollenstein. Om ook daadwerkelijk vacatures te publiceren is de Knollenstein-applicatie een vereiste voor: −

opmaak van de vacaturegegevens;

−

bepalen op welke banensites de vacature geplaatst wordt;

−

management rapportages opvragen over het aantal hits (raadplegingen) van de geplaatste vacatures;

−

linken met uw eigen website waardoor dit een banensite wordt.

Let op: de module Knollenstein is niet opgenomen in de standaardversie van FlexService. Dit is een Premium module die u apart kunt aanschaffen. Neem hiervoor contact op met FlexService. Na aanschaf ontvangt u een uitgebreide handleiding voor installatie, inrichting en gebruik van de koppeling met Knollenstein. Ook kunt u meedenken over het verder uitbouwen van deze koppeling.

2.13.1 Vastleggen van de gegevens Om een aanvraag (vacature) goed te kunnen publiceren zijn veel gegevens nodig. Naast de werkomschrijving is bijvoorbeeld ook nodig een categorie en niveau van de aanvraag, opleidingsrichting of regio, zodat de vacature op de jobsites op de juiste plekken te vinden zijn. Vrijwel alle gegevens die in Knollenstein kunnen worden opgegeven zijn ook in de FlexService schermen aanwezig vanaf Release 3.6. De extra informatie is zodanig toegevoegd dat hij in het normale werkproces kan worden opgenomen en ook gebruikt kan worden om binnen FlexService de aanvragen te kunnen selecteren en matchen met passende kandidaten. Module Aanvraag, tabblad Overzicht Categorie: De gevraagde functie wordt onderverdeeld in een categorie. Dit is de categorie die job boards gebruiken voor het groeperen van vacatures. Bijvoorbeeld: - Administratief/Financieel - Administratief/Secretarieel - Directie/Management Niveau: Het gevraagde niveau binnen de categorie. Bijvoorbeeld: - Entry level - Executive - Management


49 van 67

Module Aanvraag, tabblad Stamgegeven Dienstverband: Het aangeboden dienstverband. Bijvoorbeeld - Detachering - Freelance - Tijdelijk - Vast - Vakantiewerk Contractduur: Duur van het aangeboden contract in aantal uren, dagen, weken of maanden. Functie-eisen

Module Aanvraag, tabblad Profiel De gegevens Regio, Functie, Opleiding en Talenkennis kunnen via het profiel worden opgegeven. U kunt in de criteriumbibliotheek de regio's, functies en talenkennis als gehanteerd door Knollenstein toevoegen, of er toe besluiten om de bestaande criteria te behouden en deze te voorzien van de juiste codering voor Knollenstein. In de module Criterium kan hiervoor bij de betrokken categorieën de Knollenstein namen/codes worden opgegeven, en aanvullende gegevens als opleidingsniveau en opleidingsrichting (voor opleidingen/cursussen).

Module Aanvraag, tabblad Emolument Ofwel tabblad Arbeidsvoorwaarden; de mogelijkheid is toegevoegd om een ‘vanaf en totmet’ op te geven voor het salaris (het loon). Ook nieuw zijn de tekstvelden 'Salarisomschrijving' en 'Arbeidsvoorwaarden'.


50 van 67

Module Aanvraag, tabblad Publicatie De bestaande functionaliteit van tabblad Publicatie is het meest uitgebreid. Er kunnen meer gegevens worden opgegeven voor een publicatie waarbij de gegevens zoveel mogelijk worden overgenomen uit de Aanvraag en de betrokken Klantrelatie. Met de knop [Publiceer] kan de publicatie gereed worden gezet om te publiceren via Knollenstein.

2.13.2 Accorderen en publiceren De gegevens die zijn vastgelegd in module Aanvraag kunnen in de koppeling naar Knollenstein worden verzonden om te worden gepubliceerd. Het is instelbaar om voordat dit gebeurt de publicatie eerst te laten controleren en goedkeuren. Als de medewerker dan op [Publiceer] drukt krijgt de publicatie de status 'Te accorderen'. De publicatie wordt nu zichtbaar in de module Proces, tabblad PublicatieAccorderen. Hier kan bijvoorbeeld de tekst worden gecontroleerd of goedkeuring worden gegeven aan het publiceren van de aanvraag met de knop [Accoord]. De publicatie krijgt dan de status 'Te publiceren' en kan naar Knollenstein worden overgebracht.


51 van 67

2.13.3 De vacature in Knollenstein In Knollenstein kan de publicatie verder worden bewerkt. U komt meteen bij de ingevoerde vacature. De gegevens van de vacature staan over zes verschillende tabbladen. Tabblad Algemeen Gegevens van de eigenaar (vestiging) en relatiebeheer (consultant) van de aanvraag.

Tabblad Publiceren De gegevens op dit tabblad zijn niet afkomstig uit FlexService. Standaard is dit gevuld op basis van de afspraken tussen u en Knollenstein. Afhankelijk van het soort contract wat u heeft kan dit nog gewijzigd worden.

Tabblad Opdrachtgever De bij de publicatie opgegeven klantrelatie (organisatie, opdrachtgever) inclusief de omschrijving van de organisatie die is toegevoegd in het scherm 'Eigenschappen Publicatie' dat hier nog kan worden opgemaakt. Ook de regio's uit het Profiel.


52 van 67

Tabblad Functie De Functienaam (lijst) wordt gevonden via de matchfunctie in het profiel. De bekende 'Opdracht/functienaam' uit FlexService heet ook Functienaam (tekst) in Knollenstein. De Functieomschrijving is de Werkomschrijving in FlexService.

Tabblad Eisen De categorie en niveau komen van tabblad Overzicht in module Aanvraag. Functie-eisen ook.

Tabblad Aanbod Deze gegevens worden overgenomen uit tabblad Arbeidsvoorwaarden in module Aanvraag.


53 van 67

2.14

Adressen en kilometers via Webservices.nl Correcte, liefst gevalideerde, informatie in de database is erg belangrijk. Vanaf Release 3.6 biedt FlexService de mogelijkheid adresgegevens te valideren, en het maximaal aantal kilometers tussen twee postcodes uit te laten rekenen. Beide verlopen via de aanroep van een dienst - 'web service' bij het bedrijf Webservices.nl, een leverancier van "online verrijkingsdiensten voor data in bedrijfssystemen". Zie ook op www.webservices.nl. Let op: ‘Webservices’ is niet opgenomen in de standaardversie van FlexService. Dit is een Premium module die u apart kunt aanschaffen. Het valideren van adressen en het opzoeken van kilometers wordt per transactie betaald. Per keer dat u de gegevens van een postcode/huisnummer opzoekt, of het aantal kilometers tussen twee postcodes, betaalt u een klein bedrag voor deze informatie. Neem hiervoor contact op met FlexService. Nadere informatie volgt.


54 van 67

3

Modules FlexService De wijzigingen worden per module weergegeven. Opgeloste fouten zijn niet in onderstaand overzicht opgenomen maar worden teruggemeld via het incidentenregistratiesysteem CTT. Meer informatie is opgenomen in de FlexService Help.

3.01

Aanvraag −

Op tabblad Overzicht zijn een aantal velden toegevoegd: −

Veld Categorie biedt de mogelijkheid om aanvragen onder te verdelen in groepen en categorieën. Vergelijk veld 'Segment/Selectiecode' in module Klantrelatie. Directe aanleiding voor het toevoegen van dit veld is de koppeling met Knollenstein. Daar wordt een 'job category' gebruikt met als voorbeeldwaarden Automatisering, Internet, Banking. Op de categorie kan ook geselecteerd worden in module Selectie.

−

Het nieuwe veld Niveau heeft dezelfde aanleiding. In Knollenstein heet dit 'job level' met als voorbeeldwaarden Professional, Ervaren, Starter. Net als het veld Categorie kan dit veld gebruikt worden om aanvragen in te delen, om terug te zoeken of om op te filteren. Op het niveau kan ook geselecteerd worden in module Selectie.

−

Laatste nieuwe veld is Medewerker intern in de rechterkolom. Dit biedt de mogelijkheid om naast de relatiebeheerder voor deze aanvraag nog een andere medewerker op te geven. Bijvoorbeeld de medewerker die intern kandidaten gaat zoeken voor deze aanvraag.

( zie voor schermprint tabblad Overzicht in hoofdstuk 2 in de paragraaf over Knollenstein ) −

Ook op tabblad Stamgegeven zijn er velden bij gekomen: −

Veld Dienstverband komt voort uit 'job contract type' bij Knollenstein. Voorbeeldwaarden zijn Tijdelijk, Stage, Vakantiewerk.

−

Veld Contractduur bestaat uit twee delen; een veld waarin een aantal kan worden ingegeven, en daarachter een uitvallijst over welke periode dat aantal gaat (dagen, weken, maanden, jaren). In Knollenstein heet dit 'job contract duration'.

−

Tekstveld Functie-eisen is erbij gekomen naast het tekstveld voor Werkomschrijving.

Als gevolg van de nieuwe velden is het lijstje met plaatsingen vervallen op dit tabblad. Deze is verplaatst naar tabblad Voorstellen. ( zie voor schermprint tabblad Overzicht in hoofdstuk 2 in de paragraaf over Knollenstein ) −

Er is een nieuw tabblad Match. Autoriseer eventueel uw gebruikers en gebruikersgroepen opnieuw. Zie paragraaf 'The Perfect Match' in hoofdstuk 2. De eerdere tabbladen Match en Actonomy-Match zijn vervallen en verwijderd, evenals het tabblad TextSearch voor het zoeken met Artemis.

−

Tabblad Publicatie is uitgebreid met een aantal nieuwe velden. Dit is gedaan in verband met de Knollenstein koppeling. In scherm 'Eigenschappen Publicatie' is een tweede tabblad toegevoegd voor het tonen van de statushistorie van de publicatie. Veld Opmerking is verplaatst naar een apart tabblad. ( zie voor schermprint tabblad Overzicht in hoofdstuk 2 in de paragraaf over Knollenstein )

−

Nieuwe velden op tabblad Emolument: Voor het salaris (loon) de mogelijkheid een vanaf en totmet waarde in te geven. Tekstvelden Salarisomschrijving en Arbeidsvoorwaarden. ( zie voor schermprint tabblad Overzicht in hoofdstuk 2 in de paragraaf over Knollenstein )

−

Op tabblad Voorstellen worden nu ook de plaatsingen die voortkomen uit deze aanvraag getoond. Deze informatie stond eerst op tabblad Stamgegeven.

−

In tabblad Waarde toont veld Model alleen nog maar de componentmodellen die vandaag geldig zijn (op basis van begin- en einddatums geldigheid van de modellen).


55 van 67

3.02

Bericht −

UWV is overgegaan op een nieuwe versie van het bericht voor de elektronische ziek- en hersteldmeldingen: Ziekmelding versie 4.0 ofwel ReFlex 4.0. Als u gebruik maakt van de elektronische ziek- en hersteldmeldingen, dan verzoeken wij u contact opnemen met onze supportdesk (035-6464404 of [email protected]), die u tegen consultancy tarief kan ondersteunen bij de installatie en inrichting van deze nieuwe software.

−

Er zijn diverse wijzigingen doorgevoerd rondom het bericht Loonaangifte. Zie in hoofdstuk 2.

−

In FlexService Release 3.6 is functionaliteit opgenomen om de jaarloongegevens 2006 aan de Belastingdienst te kunnen verstrekken. Het installeren, parametriseren en ondersteunen van deze gegevensaanlevering gebeurt op basis van ons consultancy tarief. Neem hiervoor contact op met FlexService.

3.03

Betaling −

Getoond in de grijze titelbalk wordt nu de huidige verwerkingweek.

−

In tabblad Betaalregel is er een nieuwe subtab: 'Per maand'. Dit toont dezelfde gegevens als in de bestaande subtabbladen 'Per week' en 'Per vierweken', maar dan voor kandidaten met een betaalfrequentie 'Maand' en/of betaalregels vanuit een contract met loontijdvak 'Maand'.

3.04

Bureau −

Op tabblad Stamgegeven is toegevoegd het veld 'Code'.

−

In de ModelMatrix is een extra mogelijkheid toegevoegd: CAO/Beloningsregeling. Deze kan op dezelfde manier worden gebruikt als de bestaande velden voor het heel precies inregelen welke combinaties, en daarbij welke componenten tekstmodellen, zijn toegestaan bij het aanmaken van contracten.

−

Voor de ModelMatrix is toegevoegd een knop [Export]. Met deze knop kunnen geselecteerde regels heel gemakkelijk in één keer naar MS Excel worden overgebracht.

−

Het toevoegen, wijzigen of verwijderen van prijsafspraken in tabblad Prijsafspraak kan worden gelogd in de Audit-Trail. Aan te zetten in de FlexAdministrator, module Instelling.

−

Er kan worden ingesteld dat Bureaus niet meer kunnen worden verwijderd.

3.05

Component −

3.06

Voor componenten is het nu mogelijk een 'Loonafrekening tekst' op te geven. Het tabblad 'Loon/Factuur' dat voorheen alleen beschikbaar was voor componentaliassen wordt nu ook getoond als voor een component wordt gekozen. Op tabblad 'Loon/Factuur' zijn voor componenten alleen develden 'Loonafrekening tekst' en 'Volgordenummer' relevant. De andere velden worden niet gebruikt. Voor reserveringen werd voorheen altijd de naam van de component getoond op de loonafrekening. Dit wordt nu de loonafrekening tekst (en als deze leeg is natuurlijk nog steeds de loonafrekening). Controleer in module Component of de loonafrekeningtekst goed staat ingevuld, zodat u niet bij de eerste keer loonafrekeningen afdrukken voor verrassingen komt te staan.

Contactpersoon Geen wijzigingen.

3.07

Contract −

Veld Variantcode is verplaatst van tabblad Partij naar tabblad Stamgegeven. De gegevens over proeftijd daarentegen zijn verplaatst naar tabblad Partij.

−

'Via BO/ Accordering' aan te geven bij contracten in FlexAdministrator > Domein > Fase/keten (contracten). Bij gereedmaken van een contract wordt in het geval van een kandidaatscontract gekeken of bij domein Fase/keten (contracten) een vinkje staat bij 'via BO / Accordering'. Is dit het


56 van 67

geval dan zal het contract eerst moeten worden geaccordeerd. De status van het contract wordt bij gereedmaken niet naar 'Actief' maar naar 'Te accorderen' gezet (waarna het contract zichtbaar wordt in module Proces, tabblad ContractAccorderen). −

Bij het aanmaken van een nieuw contract – bij het starten van wizard 'Nieuw contract aanmaken' wordt altijd een telling fase/keten uitgevoerd voor de kandidaat waarvoor het contract gaat worden aangemaakt. De in de wizard getoonde fase/keten is dan dus altijd gebaseerd op de meest recente informatie. Nadeel is dat de telling tijd kost, waardoor de wizard langzamer start. Of de telling op deze plek wordt uitgevoerd is instelbaar gemaakt. Hierdoor is er een keuze mogelijk en kan worden gekozen de wizard sneller te laten zijn door niet hier te tellen, maar bijvoorbeeld elke avond deze gegevens bij te werken. In te stellen in de FlexAdministrator > Instelling > Modules > Contract > Actie nieuw contract aanmaken > Telling fase/keten uitvoeren bij start wizard.

−

Ook te kiezen bij het aanmaken van contracten is de variantcode. Deze code kan worden gebruikt voor het sturen van het zoeken naar prijsafspraken. De variantcode is - zoals de naam al aangeeft een extra mogelijkheid om de juiste prijsafspraak te selecteren.

−

Voor kandidaatcontracten kan bij het aanmaken van een nieuw contract het nieuwe veld Functiebenaming worden ingegeven. Dit is vrije tekst voor de functienaam, of een korte omschrijving van de functie, die de kandidaat gaat bekleden. Vergelijk de opdracht-/functienaam die al kan worden opgegeven bij plaatsingen (en dus bij plaatsingcontracten kan worden afgedrukt). Het veld Contractfunctie, met de keuze uit de lijst van contractfuncties (referentiefuncties) blijft gewoon aanwezig. Voor beide velden geldt dat ze verplicht kunnen worden gemaakt met een instelling in de FlexAdministrator.

−

Bij het kiezen van de contracfunctie wordt nu ook het functieniveau van de contractfunctie weergegeven.

−

Bij de modellen kan worden vastgelegd 'Via BO/Accordering'. Bij het gereedmaken van een contract wordt hier naar gekeken en indien aangevinkt de status van het contract niet gezet naar 'Actief' maar naar 'Te accorderen' (waarna het contract zichtbaar wordt in module Proces, tabblad ContractAccorderen). Er werd alleen gekeken naar de stand van het vinkje in het componentmodel verbonden aan het contract. Vanaf nu wordt ook gekeken naar hoe het vinkje staat bij het gekoppelde tekstmodel.

−

Er is een nieuw gegeven vast te leggen voor contracten: Reden contract(versie). Bijvoorbeeld 'Nieuw contract' of 'Salarisverhoging'. Te gebruiken voor rapportages of filtering. De reden contract(versie) kan worden opgegeven aan het einde van wizard 'Nieuw contract aanmaken', en in de wizard 'Contract wijzigen'.

−

Op tabblad Stamgegeven zijn de velden bij Proeftijd verwijderd. Deze gegevens worden nu getoond op tabblad Partij in kolom 'Kandidaat'.

−

Tabblad Partij heeft diverse nieuwe velden erbij gekregen. Deze velden kunnen worden gebruikt in de contractdocumenten.

−

De gegevens over proeftijd op tabblad Partij zijn afkomstig van tabblad Stamgegeven. Het vinkveld dat op tabblad Stamgegeven aanwezig was, is daarbij omgezet naar een uitvallijst om meer verschillende soorten proeftijden te kunnen aangeven. In de migratie wordt als het vinkveld Proeftijd aangevinkt was, dit omgezet naar de waarde 'Ja' in de uitvallijst Proeftijd. Was het vinkveld uitgevinkt, dan wordt waarde 'Nee' gekozen. U kunt zelf waarden in de uitvallijst Proeftijd toevoegen in de FlexAdministrator, module Domein, domein Proeftijd.

−

Het tabblad Loon/Tarief bevat nu drie ondertabbladen: 'Urensoorten / Vergoedingen / Inhoudingen', 'Reserveringen / Premies' en 'Prijsafspraken'. Zie verder in hoofdstuk 2 over het werken met contracten.

−

Op tabblad Loon/Tarief wordt weergegeven in de componentnaam met '[O]' dat het om een overwerkuur gaat, en met '[T]' dat het om een toeslaguur gaat. Zie verder hoofdstuk 2 over het werken met contracten.

−

Het tabblad Versie is verwijderd. De contractversies kunnen nu worden opgevraagd via menu Actie, scherm Contractversies. Dit scherm is ook heel snel op te roepen via de hyperlink in veld Versie op tabbladen Overzicht en Stamgegeven.


57 van 67

3.08

Controle Nieuw module. Zie hoofdstuk 2 voor een beschrijving van de functionaliteit.

3.09

Criterium −

Bij het aanmaken van een criterium wordt nu een wizard-scherm getoond net als in de rest van het pakket.

−

Op tabblad Stamgegeven wordt nu ook de naam van de categorie getoond waarin het criterium valt. Ook valt meteen te zien wanneer en door welke gebruiker het criterium het laatst is gewijzigd.

−

Bij criteria uit de categorieën Opleiding of Cursus worden twee nieuwe velden getoond, beide voor de koppeling met Knollenstein: Opleidingniveau en Opleidingrichting.

−

Ook voor categorie Matchfunctie is een nieuw veld gemaakt voor de koppeling met Knollenstein: Functienaam.

−

Er worden twee nieuwe categorieën aangemaakt die een rol hebben in de koppeling met Knollenstein: −

Regio - regio's als bijvoorbeeld provincies; waarin aanvragen worden aangeboden of kandidaten willen werken. Bij deze categorie wordt het veld Regio getoond waarin de Knollenstein codering voor regio's ('job region') kunnen worden opgegeven.

−

Talenkennis - spreekt voor zich. Bij deze categorie worden de Knollenstein gegevens taal ('Language') en Niveau ('Level'; Mother tongue, Fluent, Read and Write, Read) bijgehouden.

Heeft u al andere entiteitsoorten in gebruik voor regio's en/of talenkennis, en wilt u gebruik gaan maken van de koppeling met Knollenstein dan moeten de bestaande criteria worden omgezet naar de nieuwe entiteitsoort (categorie). Neem voor de mogelijkheiden hiervoor contact op met FlexService.

3.10

Debiteur Geen wijzigingen.

3.11

Declaratie −

In scherm Snelzoeken worden nu ook de eigenaar en relatiebeheer van de declaratie getoond.

−

Het tabblad Versie is vervallen en vervangen door het scherm Declaratieversies dat kan worden geopend vanuit menu Actie. Openen van dit scherm kan ook vanaf tabblad Overzicht door op de hyperlink in veld Versienummer te klikken.

−

Nieuw is scherm Verwerkinghistorie dat precies toont welke versies van de declaratie zijn verloond en/of gefactureerd. Zie paragraaf 'Eenzijdig corrigeren' in hoofdstuk 2 voor meer informatie.

−

Op tabblad Overzicht is veld Versienummer voorzien van een hyperlink. Deze link opent scherm Declaratieversies. Bij velden Verloningstatus en Facturatiestatus is een 'historieknop' toegevoegd en deze opent scherm Verwerkinghistorie.

−

Als een declaratie wordt verloond/gefactureerd worden aan de kant van de facturatie factuurregels aangemaakt. De declaratie krijgt na deze verwerking de status 'Factuurregels' en als deze factuurregels dan in module Facturatie worden verwerkt tot facturen de status 'Gefactureerd'. Dit onderscheid in de facturatiestatus is vervallen. Een verwerkte declaratie krijgt nu altijd de status 'Gefactureerd' (net als een door de Verloning verwerkte declaratie altijd al de status 'Verloond' kreeg). De gebruiker kan overigens nog steeds zien op tabblad Overzicht of de regels al zijn verwerkt tot een factuur. Dan is namelijk het factuurnummer te zien op het tabblad.

−

Nieuw op tabblad Werkbrief is veld 'Referentienummer'. Dit referentienummer klantrelatie is hetzelfde nummer dat kan worden opgegeven in module Plaatsing, tabblad Stamgegeven. Bij het aanmaken van een declaratie wordt het referentienummer automatisch overgenomen van de plaatsing. Het kan in de declaratie worden aangepast. De facturatie kijkt naar het referentienummer uit de declaratie, en als deze leeg is alsnog naar die uit de plaatsing. Het is mogelijk het referentienummer op tabblad Werkbrief verplicht te maken. Dit kan via het vinkveld in module Klantrelatie, tabblad Facturatie.


58 van 67

−

Het toevoegen van componenten aan de declaratie kan worden gelogd in de audit-trail. Aan te zetten in de FlexAdministrator bij de instellingen voor module Declaratie. Ook als bij een component het loon en/of tarief wordt gewijzigd kan dit worden weggeschreven in de audit-trail.

−

Voor de margecontrole in scherm 'Controle op de declaratie' biedt FlexService nu twee mogelijkheden: (1) Controle op de marge van de declaratie als geheel - Dit is de bestaande mogelijkheid: voor de gehele declaratie wordt de kostprijs en opbrengst uitgerekend en daarmee het margebedrag en margepercentage. Dit margepercentage wordt afgezet tegen het bij de klantrelatie of eigenaar van de klantrelatie opgegeven percentage voor signaleren en blokkeren. (2) Controle per declaratieregel - Deze mogelijkheid is nieuw. Per regel (component) op de declaratie worden de kostprijs, opbrengst en marge uitgerekend en vergeleken met de waarden bij klantrelatie of eigenaar. Standaard staat FlexService op de controle op de gehele declaratie (op de bestaande situatie). Via de instelling FlexAdministrator > Instelling > Modules > Declaratie > Menu Actie > 'Declaratie ingevuld margecontrole'. Let op: er moet indien voor 'Per regel op de declaratie' wordt gekozen per component(alias) worden aangevinkt dat deze mee moet worden genomen in de controle. Dit kan gebeuren in module Component, tabblad Instelling (instellingen voor aliassen) bij vinkje 'Margecontrole per regel'.

−

Het aantal mogelijkheden om aan te geven dat een declaratie eerst naar status 'Te accorderen' moet worden gezet is flink uitgebreid. Zie paragraaf over accorderen door de BackOffice in hoofdstuk 2.

3.12

Document −

3.13

Documenttype 'Klassieke C.V.' is vervallen. Reden is de onduidelijkheid ten opzichte van het ook bestaande type 'Eigentijdse C.V.'. Dat laatste type wordt opgepakt door het tekstzoeken (zie Hoofdstuk 2) en het 'Klassieke C.V.' niet. Nu er maar één type voor CV is kan dit niet meer tot verwarring leiden. Documenten met type 'Klassieke C.V.' worden automatisch omgezet naar 'Curriculum Vitae (C.V.)'. Dit is de nieuwe benaming voor het 'Eigentijdse C.V.'.

Facturatie −


−

Naam van status 'Afgedrukt' is gewijzigd in 'Verzonden'. Reden is dat niet altijd de facturen worden afgedrukt maar dat verzenden in een interface ook mogelijk is. Of een factuur naar de klant is verzonden door af te drukken en op de post te doen, of in een interfacebestand, maakt niet uit (voor de rest van het proces in FlexService).

−

Op tabblad (Verkoop)Factuur is toegevoegd een knop [Export]. Met deze knop kunnen geselecteerde regels heel gemakkelijk in één keer naar MS Excel worden overgebracht.

3.14

Kandidaat −

Voor tabblad Overzicht is instelbaar gemaakt of veld 'Te betalen/verrekenen' wordt getoond. In te stellen in de FlexAdministrator bij de instellingen voor module Kandidaat tabblad Overzicht.

−

Op tabblad Stamgegeven is veld 'Ziekenfonds' verwijderd omdat deze niet meer bestaan. Het veld 'Ziekenfonds nummer' is hernoemd naar 'Zorgverzekeraarnummer'.

−

Rondom bankrekeningen is een extra instelmogelijkheid gekomen rondom het rekeninggebruik. Om te voorkomen dat er pensioen-, spaarloon- of levensloop-bedragen naar verkeerde rekeningnummers worden overgemaakt is nu in te stellen dat deze alleen door de BackOffice kunnen worden ingevoerd. 1. Bij rekeninggebruik wordt aangegeven welke componenten van deze bankrekening gebruik maken. Module Betaling maakt hiervan gebruik bij het aanmaken van betaalopdrachten. Het gaat hier om componenten van componentsoort 'Netto loon'; de netto uit te betalen bedragen als uitgerekend door de verloning.


59 van 67

Geef in module Component aan voor deze componenten in tabblad Instelling (instellingen voor componenten) of deze zijn voorbehouden aan de BackOffice. Dit gaat via vinkje 'Alleen BackOffice'. 2. De componenten waarbij 'Alleen BackOffice' is aangevinkt kunnen niet meer gekozen worden bij de bankrekeningen die worden bewerkt vanaf tabblad Stamgegeven. Ook als vanuit tabblad Stamgegeven een nieuwe bankrekening wordt aangemaakt kunnen deze componenten niet meer worden geselecteerd. Toegevoegd is dat de bankrekeningen kunnen worden bewerkt vanuit tabblad Verloning. Wordt scherm 'Bankrekening' gestart vanuit tabblad Verloning(BO) dan kunnen alle componenten worden ingevuld bij rekeninggebruik. Via deze manier kan de BackOffice werken. Indien wordt gestart vanuit tabblad Verloning(FO) dan werkt het scherm net als vanuit tabblad Stamgegeven, dus in de 'FrontOffice-stand'. −

Bankrekeningen kunnen worden geaccordeerd door de BackOffice. Zie de beschrijving van dit proces in paragraaf 'Accorderen door de BackOffice' in hoofdstuk 2.

−

Alle instellingen voor bankrekeningen in module Kandidaat zijn geplaatst in de nieuwe folder 'Bankrekening' in de FlexAdministrator, module Instelling bij module Kandidaat. Hier zijn ook te vinden de nieuwe instellingen voor het loggen van toevoegen, wijzigen en/of verwijderen van bankrekeningen in de audittrail (default aan). En voor de mogelijkheid notificaties te versturen bij toevoegen, wijzigen en/of verwijderen van bankrekeningen. Deze notificaties kunnen verstuurd worden naar de relatiebeheerder van de kandidaat en/of de manager van de eigenaar van de kandidaat.

−

Er is een nieuw tabblad Match. Autoriseer eventueel uw gebruikers en gebruikersgroepen opnieuw. Zie paragraaf 'The Perfect Match' in hoofdstuk 2.

−

Ook nieuw is het tabblad Loonstaat. Hierin kunnen cumulatieven van de kandidaat worden getoond met diverse aggregaties, perioden en selecties. Zie verder het gelijknamige tabblad in module Verloning.

−

Ook op tabblad Verloning is veld 'Ziekenfonds' verwijderd omdat deze niet meer bestaan. Het veld 'Ziekenfonds nummer' is hernoemd naar 'Zorgverzekeraarnummer'.

−

De toegankelijkheid van de velden in het blok 'ZVW' tm. 'WAO vrijstelling' is aangepast. Op tabblad Verloning(FO) zijn al deze velden niet meer toegankelijk (grijs, gegevens kunnen niet meer worden gewijzigd), en op tabblad Verloning(BO) allemaal wel.

−

In tabblad Verloning is toegevoegd veld 'POB uitbetalen'. Dit vinkveld is alleen te wijzigen vanuit tabblad Verloning(BO). Indien deze functionaliteit in gebruik is - zet hiervoor instelling 'Vinkveld POB uitbetalen kandidaten in gebruik' op 'Ja' (instellingen voor module Kandidaat in de FlexAdministrator) - dan kan alleen de reservering POB worden opgenomen indien bij de kandidaat dit veld is aangevinkt.

−

Veld 'Anoniementarief' op tabblad verloning is standaard niet toegankelijk. Dit vinkveld is afhankelijk van het wel of niet ingevuld zijn van een datum in het veld 'Ontvangst LB-Verklaring'. Is de datum gevuld, dan staat het vinkje bij anoniementarief uit. Is er geen datum gevuld, dan staat het vinkje bij anoniementarief aan en wordt in verloning 52% loonheffing toegepast. Vanaf deze release is het mogelijk om het anoniementarief bij een kandidaat handmatig in te stellen. Het kan zijn dat er ondanks het feit dat er een LB-verklaring of een vergelijkbaar document is er toch andere documenten of gegevens ontbreken waardoor gekozen wordt om toch het anoniementarief toe te passen. Een andere mogelijkheid kan juist zijn dat anoniementarief niet toegepast moet worden, ondanks dat er geen LB-verklaring of vergelijkbaar document aanwezig is, dit kan bijvoorbeeld bij 65-plussers het geval zijn. Als het vinkje handmatig is gezet dan is dat te herkennen aan de asterisk die achter het veld wordt geplaatst. Standaard is het vinkje bij anoniementarief niet handmatig te vullen. Om het mogelijk te maken het veld handmatig te vullen, moet in FlexAdministrator > Instelling > Kandidaat > Tabblad Verloning (BO) de instelling 'Veld 'Anoniementarief' toegankelijk' op 'Ja' worden gezet.

−

Ook op tabblad Rechten is nog eens kritisch gekeken naar de toegankelijkheid van velden vanuit de 'FO' en 'BO' variant. Net als op tabblad Verloning is ook hier gekozen voor een duidelijk verschil tussen FrontOffice (heel beperkt toegankelijk) en BackOffice (alles toegankelijk). De velden in de rechterkolom (Pensioengerechtigd, Spaarloonregeling, Spaarloon per periode, Levensloopregeling en BijdragenWN/WG) zijn daarom alleen nog toegankelijk vanuit tabblad Rechten(BO).


60 van 67

−

Knop [Telling wijzigen] kan voor tabblad Rechten(FO) instelbaar wel of niet toegankelijk worden gemaakt. Zie de FlexAdministrator, bij de instellingen voor module Kandidaat tabblad Rechten(FO).

−

In scherm Historie Eerstedagsmelding is toegevoegd kolom 'Bericht kenmerk'.

3.15

Klantrelatie −

Of veld 'Organisatie blokkeren' op tabblad Stamgegeven toegankelijk is is instelbaar gemaakt. Dit kan worden gedaan in de FlexAdministrator, module Instelling, bij de instellingen voor module Klantrelatie tabblad Stamgegeven (daar zijn ook de instellingen te vinden om velden branche, kvknummer en/of verkorte naam verplicht te maken). Deze instelling is gemaakt om in het 'FrontOffice' tabblad Stamgegeven het niet mogelijk te laten zijn om organisaties te blokkeren of de-blokkeren. En om dat wel mogelijk te laten zijn voor de BackOffice is veld 'Organisatie blokkeren' toegevoegd op tabblad Debiteur.

−

In tabblad Debiteur kan ondertab Korting worden getoond. Aan te zetten via de FlexAdministrator > Instelling > Modules > Klantrelatie > Tabblad Debiteur > Toon ondertabblad 'Korting'. Zie verder in paragraaf 2.07.

−

Subtabblad Instelling in tabblad Prijsafspraak(BO) is vervallen. Variantcodes kunnen nu worden onderhouden in de FlexAdministrator, module Domein. De variantcodes worden dus niet meer bijgehouden per klantrelatie maar voor het pakket als geheel.

−

Prijsafspraken kunnen ook worden opgegeven per CAO/Beloningsreling. Dit veld is toegevoegd aan de gegevens over een prijsafspraak.

−

Let op: Voor de componenten die mogen worden gebruikt in een prijsafspraak (die dus kunnen worden geselecteerd in tabblad Prijsafpraak) moet dit aangegeven worden in de componentdefinitie (module Component, tabblad Instelling (instellingen voor aliassen), 'Kan worden opgenomen in prijsafspraak').

−

Het toevoegen, wijzigen of verwijderen van prijsafspraken in tabblad Prijsafspraak kan worden gelogd in de Audit-Trail. Aan te zetten in de FlexAdministrator, module Instelling.

−

Op tabblad Vordering is toegevoegd een knop [Export]. Met deze knop kunnen geselecteerde regels heel gemakkelijk in één keer naar MS Excel worden overgebracht. Deze knop staat standaard uit. U kunt hem aanzetten in de FlexAdministrator bij de instellingen voor module Klantrelatie, tabblad Vordering.

−

Nieuw is het tabblad Instelling. Dit tabblad is een voorbereiding op onder meer electronische koppelingen (electronische urenbriefjes). Heeft nog geen functie verder.

3.16

Leverancierrelatie Geen wijzigingen.

3.17

Medewerker −

3.18

Er kan worden ingesteld dat medewerkers niet meer kunnen worden verwijderd.

Model Geen wijzigingen.

3.19

Plaatsing −

Op tabblad Overzicht zijn dezelfde velden Categorie en Niveau toegevoegd als dat op tabblad Overzicht in module Kandidaat is gedaan. Veld Contractfunctie is vervallen op dit tabblad (blijft wel beschikbaar op tabblad Stamgegeven). De hyperlink naar de aanvraag is verplaatst van tabblad Stamgegeven naar dit tabblad.

−

Ook op tabblad Stamgegeven zijn dezelfde velden toegevoegd als in module Aanvraag: Dienstverband en Contractduur.

−

Ook op tabblad Emolument zijn dezelfde velden toegevoegd als in module Aanvraag.


61 van 67

−

3.20

In tabblad Waarde toont veld Model alleen nog maar de componentmodellen die vandaag geldig zijn (op basis van begin- en einddatums geldigheid van de modellen).

Proces −


−

Automatisch uitbetalen van reserveringen << NADER BESCHRIJVEN >>

−

Op tabblad DeclaratieAccorderen zijn diverse kolommen toegevoegd waaronder de medewerker die de declaratie heeft gecodeerd.

−

Ook is het nu mogelijk om als een declaratie niet accoord is, als de declaratie wordt afgewezen, een notificatie hiervan te sturen naar de relatiebeheerder van de declaratie, of de manager van de eigenaar van de declaratie. Aan te zetten in de FlexAdministrator bij de instellingen voor module Proces tabblad DeclaratieAccorderen.

−

Tabblad Telling is op diverse punten aangepast. Als eerste opent het tabblad leeg, zonder gegevens. De gegevens kunnen worden opgehaald met knop [Ophalen], waarbij eventueel eerst een voorwaarde voor Bureau (waar de telling loopt) en Eigenaar (van de kandidaat) kan worden opgegeven. Ophalen van de gegevens in het tabblad is overigens niet meer nodig om alle kandidaten te tellen; Knop [Tellen alles] kan ook worden gebruikt als het tabblad leeg is (scheelt ophalen van alle gegevens). Toegevoegd is knop [Export] die de gegevens in de lijst in één keer naar Microsoft Excel overbrengt.

3.21

Selectie −

Zie paragraaf 'The Perfect Match' in hoofdstuk 2.

−

Op alle tabbladen is toegevoegd een knop [Export]. Met deze knop kunnen geselecteerde regels heel gemakkelijk in één keer naar MS Excel worden overgebracht. Deze knoppen staan standaard uit. U kunt ze aanzetten in de FlexAdministrator bij de instellingen voor module Selectie.

−

In tabblad Aanvraag zijn toegevoegd de velden 'Categorie' en 'Niveau'. Dit zijn selecties op de twee nieuwe velden in module Aanvraag (zie bij module Aanvraag).

3.22

TeDoen Geen wijzigingen.

3.23

Verantwoording −


−

Tabblad Overzicht biedt nu niet alleen de mogelijkheid snel journaalregels te verwerken tot journaalposten, maar ook journaalposten tot overdrachtsbestanden. Tabblad Journaalpost hoeft dus niet meer geopend te worden om de overdracht naar het financiële pakket in gang te zetten.

−

Tabblad Journaalregel opent niet meer met gegevens getoond. Het tabblad opent leeg, de gegevens kunnen opgehaald worden met knop [Ophalen]. Voor dat ophalen kunnen selectievoorwaarden worden opgegeven. Het tabblad lijkt dan ook sterk op module Selectie. Zoek/selecteer bijvoorbeeld alle journaalregels voor een bepaalde grootboekrekening, of in een periode, voor een premiegroep of kostenplaats. Als filterknop [Openstaand] wordt uitgezet kunt u zo selecties draaien op de hele historie aan journaalregels in de database. Let wel op de gevolgen voor de performance van FlexService, de tabel met journaalregels is zeer groot. Met de nieuwe knop [Export] haalt u de geselecteerde gegevens in één keer over naar Microsoft Excel voor nadere analyse of rapportage.

−

Voor tabblad Journaalopdracht zijn dezelfde soort wijzigingen doorgevoerd als voor tabblad Journaalregel. Dus ook hier selectiemogelijkheden en de inmiddels bekende knop [Export].


62 van 67

3.24

Verloning −


−

In deze release de herintroductie van tabblad Loonstaat. Dit is een krachtige manier om cumulatieven van kandidaten te bekijken. Zie voor de beschijving van dit tabblad in hoofdstuk 2 bij de paragraaf over module Controle waar dit tabblad ook in opgenomen is.

−

Vanaf Release 3.6 is het instelbaar óf, en voor hoeveel (verwerking)weken de tabellen voor de Management Informatie (het DataWarehouse) worden bijgewerkt. Tot deze release gebeurde dit altijd automatisch. In de migratie wordt de instelling gezet op bijwerken voor de huidige verwerkingweek. Dit kan worden aangepast in de FlexAdministrator bij de instellingen voor module Verloning. Mogelijk is dit bijwerken niet meteen na de verloning te doen (scheelt doorlooptijd van de verloning) maar automatisch in de EindeDag batch.

−

Ook instelbaar is het of de SQL Server TEMP-database moet worden verkleind na de verloning.

−

De reserveringen op de loonafrekening worden nu gegroepeerd naar de componentparameter 'Reserveringsopbouw'. Dit kan zijn 'Uren in tijd', 'Uren in geld' of 'In geld'. Deze wijziging is doorgevoerd in de standaard FlexService loonafrekeningrapporten: - 1101 Loonafrekening - 8302 Loonafrekening (4 weken) - 8306 Loonafrekening periodeverloning

3.25

Ziek −

De status van het ziektegeval wordt nu ook getoond in de grijze titelbalk.

−

Op tabblad Overzicht zijn de velden wat herordend en compacter weergegeven zodat meer informatie kan worden getoond. Nieuw is veld 'Laatste contact' dat het laatste contact toont (uit tabblad TeDoen) waarbij het ziektegeval betrokken is.

−

Voor ziektegevallen wordt nu ook de historie van eigenaar en relatiebeheer getoond. Te zien via de knop achter beide velden op tabblad Overzicht.


63 van 67

4

Rapporten/MI/Filters/Mail-merge

4.01

Rapporten −

Op rapport 0001 Aanvraag stamkaart zijn toegevoegd de nieuwe gegevens die geregistreerd kunnen worden in module Aanvraag. Ook de vragenlijst wordt nu getoond.

−

Rapport 0400 Declaratie details is uitgebreid met meer gegevens waaronder de verwerkinghistorie voor verloning en facturatie.

−

Rapporten 1500 Bericht Loonaangifte details cumulatief en 1503 Bericht Loonaangifte overzicht bedragen zijn aangepast om ook de correctietijdvakken goed te tonen.

4.02

Management Informatie Voor alle UOM-rapporten:

4.03

−

Toegevoegd kolom 'Uren (Facturatie)'.

−

Geen paginascheiding meer per jaar maar onder elkaar met subtotaal.

−

De detaillering van de urensoorten is toegevoegd in alle rapporten '(Export)'.

Filters Nieuwe velden om op te nemen in filters: −

Filter Aanvraag − − − −

−

Medewerker intern Categorie Niveau Dienstverband

Filter Contract − Reden contract(versie) − Tekstmodel

−

Filter Kandidaat − Laatste week gewerkt

−

Filter Klantrelatie − BTW bepaling − BTW tarief − Beloningsregeling/CAO

−

Filter Plaatsing − Categorie − Niveau − Dienstverband Verwijderd is veld 'BTW verlegd' voor filters Klantrelatie. Eventuele bestaande filtervoorwaarden die gebruik maakten van dit veld worden ook verwijderd. Ook voor filters klantrelatie is veld 'CAO' gewijzigd in 'Standaard regeling' net als het tegenwoordig op het scherm staat. Daarbij dus de nieuwe mogelijkheid 'Beloningsregeling/CAO' voor filteren op het gelijknamige vak waarin deze kunnen worden opgegeven op tabblad Stamgegeven.


64 van 67

4.04

Mail-merge −

Mail-merge Contract − Toegevoegd veld RedenContractVersie = 'Reden contract(versie)' uit tabblad Overzicht. − Toegevoegd veld Specialisme = Het specialisme uit de plaatsing. − Toegevoegd veld PeriodeSalaris = Het salaris uit tabblad Salaris bij kandidaatcontracten periodeverloning. − RelatieHoofdStraatregel − RelatieHoofdPlaatsregel − RelatieHoofdPlaats − Functiebenaming


65 van 67

5

Modules FlexAdministrator

5.01

Administratie −

5.02

Er kan een code worden opgegeven voor de administratie in tabblad Stamgegeven.

Autorisatie −

5.03

De wijzigingen in de autorisatie worden nu volledig gelogd in de Audit-Trail.

Domein −

In de meeste domeinen is een veld 'Code extern' toegevoegd. Deze kan bijvoorbeeld worden gebruikt bij interfaces.

−

Ook kan in de meeste domeinen nu worden getoond de datum/tijd en gebruiker van de laatste wijziging en worden wijzigingen weggeschreven naar de Audit-Trail.

−

Er zijn een aantal nieuwe domeinen in verband met de koppeling met Knollenstein: − − − − −

Knollenstein Knollenstein Knollenstein Knollenstein Knollenstein

branche functienaam opleidingniveau opleidingrichting regio

−

Domein Aansluitnummer is vervallen. Aansluitnummers zijn sinds 1 januari 2006 niet meer in gebruikt.

−

In domein Branche zijn drie kolommen toegevoegd: Ordeningnummer, In gebruik en Knollenstein. Deze laatste is een uitvallijst op domein 'Knollenstein branche'. Wijzigingen in branches worden weggeschreven naar de Audit-Trail.

−

In domein Fase/keten (contracten) zijn diverse kolommen toegevoegd voor onder andere maximering duur contracten, gebruik contractperioden, automatisch uitbetalen van reserveringen.

−

In domein Identificatie is een veld 'Code' toegevoegd.

−

In domein Sector is veld Code toegankelijk gemaakt. De Premiegroep kan nu worden bijgewerkt (uitvallijst). Wijzigingen worden weggeschreven naar de Audit-Trail.

−

Nieuw domein Variantcode. Dit zijn de prijsafspraak-variantcodes die hiervoor in module Klantrelatie, tabblad Prijsafspraak, werden onderhouden. Het is nu een over het gehele systeem geldend domein.

−

Domein Publicatie(medium) is uitgebreid voor de koppeling met Knollenstein.

−

In domein Telefoon-typen voor personen staan bij veel klanten twee regels voor faxnummers. Vaak is één daarvan niet in gebruik gezet. Dit levert soms problemen op want een van de faxnummers wordt gebruikt in het pakket. Deze domeinwaarde wordt in de migratie op in gebruik gezet; deze waarde is te herkennen aan de tekst "NIET UITZETTEN!! .." in de omschrijving. Gebruikte u de andere waarde dan is het mogelijk de ingevoerde faxnummers gekoppeld aan die waarde over te zetten. Neem hiervoor contact op met FlexService.

5.04

Entiteit −

Het aantal klantrelatiesoorten is uitgebreid tot 20. Voor kandidaatsoorten zijn er 30 beschikbaar.

−

Onder 'Criterium' is een nieuwe categorie aangemaakt 'Regio'. Deze wordt gebruikt voor de koppeling met Knollenstein. Idem voor de nieuwe categorie 'Talenkennis'.

−

In tabblad Vragenlijst is voor de domeinwaarden de kolom 'Code' toegevoegd.


66 van 67

5.05

Instelling −

De instellingen voor Artemis zijn verwijderd. Artemis wordt niet meer gebruikt door de introductie van 'The Perfect Match' dat Actonomy inzet ook voor het tekstzoeken.

−

Alle instellingen rondom prijsafspraken en het rekenen met loon en tarief zijn ondergebracht in een aparte folder op het hoogste niveau.

−

Bij de instellingen voor module Betaling is er een nieuw tabblad Voorschot. Hierin kunnen de soorten voorschotten, en de methodes van terugbetalen van voorschotten, worden ingesteld. Zie verder bij de paragraaf over voorschotten in hoofdstuk 2.

−

Ook op het hoogste niveau een nieuwe folder voor het Opstartscherm.

−

In nieuwe folder Batch tabblad Verwerking.

−

De instellingen voor de loonafrekening zijn verplaatst naar een nieuwe folder 'Loonafrekening (rapport)' bij Modules > Verloning (stonden voorheen onder tabblad Loonafrekening).

−

Bij de instellingen voor module Contract, folder Controles zijn de volgende instellingen vervallen: - Voor het contract moet een waarde zijn opgegeven voor het uurloon normale uren - Voor het contract moet een waarde zijn opgegeven voor het uurtarief normale uren Of er een uurloon en/of uurtarief moet worden opgegeven kan nu per contractsoort worden aangegeven. Zie bij de instellingen voor module Contract in het tabblad Contractsoort.

5.06

Audit-Trail −

Module Audit-Trail in de FlexAdministrator is vervallen. De audit-trail zelf natuurlijk niet; deze kan nu worden geraadpleegd vanuit module Controle in FlexService.


67 van 67

Release Notes FlexService 3.6

Recommend Documents