Relax met
ZorgMail handleiding 1e lijnszorgverleners
www.zorgmail.nl
INHOUD INHOUD.................................................................................................................................................................. 2 INLEIDING .............................................................................................................................................................. 3 SECURE E-MAIL .................................................................................................................................................... 3 ZORGMAIL EDI ..................................................................................................................................................... 4 INLOGGEN ............................................................................................................................................................. 5 WEBSITE .............................................................................................................................................................. 5 INLOGGEN ............................................................................................................................................................ 5 ACTIVEREN........................................................................................................................................................... 6 SECURE E-MAIL HANDLEIDING .......................................................................................................................... 7 OPENEN WEBMAIL................................................................................................................................................. 7 ADRESBOEK ......................................................................................................................................................... 8 E-MAIL MAKEN...................................................................................................................................................... 9 SECURE E-MAIL VERZENDEN AAN NIET ZORGMAIL DEELNEMER............................................................................ 10 ONTVANGEN VAN EDI BERICHT ALS SECURE E-MAIL ............................................................................................. 11 M.CENTER HANDLEIDING.................................................................................................................................. 12 BERICHTEN ZOEKEN............................................................................................................................................ 12 BETEKENIS AFLEVERSTATUS ............................................................................................................................... 14
ZorgMail handleiding voor de 1e lijnszorgverlener
2
INLEIDING Secure e-mail E-mail is niet meer weg te denken in onze huidige maatschappij. Ook zorgverleners hebben op grote schaal de beschikking over een e-mail account. Deze zijn bijna altijd onvoldoende beveiligd om medisch-inhoudelijke berichten te versturen naar andere zorgverleners. Met de Secure e-mail oplossing van ZorgMail ondervangt u dit probleem. Alle 1e lijnszorgverleners welke zijn aangesloten op ZorgMail EDI beschikken automatisch over een Secure e-mailbox. Vanaf elke willekeurige pc met internettoegang kunt u via een beveiligde webpagina inloggen met uw ZorgMail gebruikersnaam en wachtwoord. Omdat het om medisch inhoudelijke informatie gaat is ZorgMail de beste keuze om ook deze vorm van communicatie veilig te ondersteunen. Iedere deelnemer van ZorgMail kan veilig e-mailen met andere deelnemers door het ZorgMail adres te gebruiken, waarbij tevens de volledige functionaliteit die u van een email dienst verwacht wordt geboden. Zo kunt u bijvoorbeeld probleemloos bijlagen met beeldmateriaal en tekstdocumenten toevoegen of berichttypes sturen welke nog niet worden ondersteund door de informatiesystemen. Secure e-mail is bedoeld voor communicatie tussen o.a: Specialisten van verschillende instellingen onderling; Specialist – 1e lijnszorgverlener; 1e lijnszorgverleners onderling.
ZorgMail handleiding voor de 1e lijnszorgverlener
3
ZorgMail EDI Bij Application-to-Application communicatie is het belangrijk dat er gebruik wordt gemaakt van gestructureerde berichten zoals EDIFACT en HL7, zodat deze meteen verwerkt kunnen worden in uw informatiesysteem. Er zijn vele soorten berichten welke via ZorgMail kunnen worden uitgewisseld. Vanouds wordt op grote schaal laboratorium- en radiologieberichten, specialistenbrieven en ontslag- en mutatieberichten uitgewisseld. De mogelijkheden zijn legio.
huisartsen Een bericht dat bij u binnenkomt, bijvoorbeeld een laboratorium- of radiologieuitslag, een specialistenbrief, een waarneembericht of retourrecept, wordt door uw informatiesysteem meteen gekoppeld aan het patiëntendossier. Berichten welke u verzendt, bijvoorbeeld een recept of verwijsbrief worden op dezelfde eenvoudige wijze in het informatiesysteem van de ontvanger gekoppeld aan de patiënt. Gemakkelijker kan het bijna niet!
(para)medici Ook voor u geldt dat een bericht dat bij u binnenkomt, bijvoorbeeld een verwijsbrief van de huisarts, door uw informatiesysteem meteen gekoppeld wordt aan het patiëntendossier. Berichten welke u aan een huisarts verzendt worden op dezelfde eenvoudige wijze in het huisartseninformatiesysteem gekoppeld aan de patiënt.
Apotheken Met een druk op de knop zendt de huisarts het recept elektronisch naar de apotheek. Voordat de patiënt goed en wel de praktijk heeft verlaten is het recept al bij de juiste apotheek. Een ander groot voordeel van elektronisch receptverkeer is dat huisartsen en apothekers voortaan beter op de hoogte zijn van welke medicijnen een patiënt daadwerkelijk gebruikt. Als geneesmiddelen zijn afgeleverd, krijgt de huisarts hiervan bericht, het zogenaamde elektronische retourbericht. Ook als een specialist de patiënt medicijnen voorschrijft, wordt de huisarts hiervan door de apotheek op de hoogte gebracht. Winst zit ’m ook in de kwaliteit. Apotheken kunnen zich geen fouten veroorloven. Als recepten moet worden overgetypt is de kans op fouten veel groter. Dat valt nu weg. Tevens ontstaat er meer tijd die ten goede kan komen aan bijvoorbeeld het voorlichten van de patiënt.
Overige Zorgverleners Als uw informatiesysteem (nog) niet gekoppeld is met ZorgMail kunt u tóch EDI berichten elektronisch ontvangen. Centraal kunnen wij namelijk de gestructureerde berichten omzetten naar een leesbare e-mail welke u via Secure e-mail kunt ophalen. Hieronder ziet u een voorbeeld van een EDIFACT laboratoriumbericht welke geconverteerd is naar een leesbare veilige e-mail.
ZorgMail handleiding voor de 1e lijnszorgverlener
4
INLOGGEN Website Ga naar de productinformatie website van ZorgMail: www.zorgmail.nl en kies ‘Inloggen’ om de applicatie te benaderen.
Inloggen Vervolgens verschijnt onderstaand inlogscherm. Hier vult u uw ZorgMail gebruikersnaam en wachtwoord in.
ZorgMail handleiding voor de 1e lijnszorgverlener
5
Activeren Indien u voor de eerste keer inlogt wordt uw account geactiveerd en moet u een nieuw wachtwoord instellen:
ZorgMail handleiding voor de 1e lijnszorgverlener
6
SECURE E-MAIL HANDLEIDING Openen webmail Na het inloggen komt u in de applicatie M.Center op het tabblad Secure e-mail. Klikt u op ‘Open Secure email’ dan opent de webmail zich in een apart venster.
Belangrijk: Indien u de secure e-mail niet dagelijks gebruikt is het belangrijk bij ontvangst van een secure e-mail een notificatie te laten sturen naar uw Internet e-mailadres. Klik op ‘Wijzigen Secure e-mail notificatie’ om uw Internet e-mailadres in te stellen en de notificatie aan te zetten.
ZorgMail handleiding voor de 1e lijnszorgverlener
7
Adresboek Selecteer het tabblad ‘Adresboek’ en vul bij ‘Zoeken’ een deel van de naam van de persoon die u zoekt in. Na indrukken van de brede knop naast Zoeken (of de Enter toets) wordt een lijst met gevonden zorgverleners getoond.
ZorgMail handleiding voor de 1e lijnszorgverlener
8
E-Mail maken Door in het veld “To” een (deel van) de naam te typen krijgt u een verkorte lijst te zien van de aangesloten deelnemers die voldoen aan uw ingetypte criteria. Nadat u deze heeft geselecteerd maakt u uw Secure e-mail zoals gangbaar is bij de meeste e-mail software pakketten. Uiteraard kunt u ook één of meerdere bijlage toevoegen (bijvoorbeeld pdf, word of beeld).
ZorgMail handleiding voor de 1e lijnszorgverlener
9
Secure e-mail verzenden aan NIET ZorgMail deelnemer Als u in uw adresbalk een adres intypt van een persoon die GEEN deelnemer is van ZorgMail webmail ontvangt u onderstaand bericht. Daardoor heeft u de garantie dat u nooit per ongeluk een Secure e-mail verzendt via een onbeveiligde verbinding.
ZorgMail handleiding voor de 1e lijnszorgverlener
10
Ontvangen van EDI bericht als Secure e-mail Bent u niet in het bezit van een informatiesysteem dan kan u toch EDI berichten ontvangen. Dit kan omdat wij dan voor u centraal op ZorgMail het EDI bericht te vertalen naar een leesbare Secure e-mail. Hieronder ziet u een voorbeeld van een laboratoriumuitslag welke via deze methode binnenkomt bij de ontvanger. Heeft u wel een gekoppeld informatiesysteem dan komen de berichten zoals u gewend bent binnen in dit informatiesysteem.
ZorgMail handleiding voor de 1e lijnszorgverlener
11
M.CENTER HANDLEIDING Berichten zoeken Na het inloggen komt u in de applicatie M.Center. U ziet een aantal tabbladen. Selecteer het tabblad ARCHIEF door erop te klikken.
ZorgMail handleiding voor de 1e lijnszorgverlener
12
U komt nu in het scherm ZOEKEN BERICHTEN waar u uw zoekopdracht kunt invoeren:
U begint met het selecteren van ‘Ontvangen van’ bij Adres. De periode staat standaard op vandaag en kunt u wijzigen. Vervolgens klikt u op Zoeken en komt u in het resultatenscherm:
U ziet nu de door u ontvangen berichten, de meest recente bovenaan.
ZorgMail handleiding voor de 1e lijnszorgverlener
13
Betekenis afleverstatus De betekenis van de afleverstatus is:
Afleverstatus Postvak IN Opgehaald Afgeleverd Verwerkt Ontvangen
Betekenis Het bericht is nog niet opgehaald en staat klaar in uw Postvak IN. Het bericht is opgehaald. Het bericht is verstuurd naar de server van uw provider, e-mail is afgeleverd in uw secure email. Het bericht is verwerkt tot een nieuw bericht. zie Afgeleverd
Binnengekomen berichten worden voor u verwerkt wanneer: • Uw mailbox routeert naar een andere mailbox, bijvoorbeeld uw persoonlijke mailbox routeert naar de praktijkmailbox. Door in te loggen met de gebruikersnaam en wachtwoord van de praktijkmailbox kunt u zoeken in alle berichten aan de praktijk en zien of ze opgehaald zijn. • Uw informatiesysteem een ander berichtformaat vereist. Het bericht wordt verwerkt tot het vereiste formaat. • U geen informatiesysteem heeft of uw informatiesysteem het binnengekomen bericht niet kan verwerken. Het wordt dan verwerkt tot een leesbaar e-mail bericht en afgeleverd in uw secure e-mail. Tip: Bij de zoekopdracht kunt u de verwerkte berichten uitsluiten, waardoor het aantal gevonden berichten overeenkomt met het aantal berichten in uw informatiesysteem of secure e-mail.
ZorgMail handleiding voor de 1e lijnszorgverlener
14
