Rekenen, catalogiseren, rapporten en andere zaken Werken met een spreadsheet door M. Aangeenbrug Op de meeste PC’s is wel een kantoorpakket geïnstalleerd. Velen beperken zich tot het gebruik van de tekstverwerker WordPerfect of Word. Over het gebruik van een spreadsheet hebben ze wel gehoord, maar gebruiken stuit op drempelvrees. Naar aanleiding van een korte cursus op internet die Microsoft aanbiedt (met dank aan Nando Eskes voor de tip) geven we onderstaande inleiding met hier en daar een eigen inbreng aan u door. Wie Word heeft gebruikt dan Excel, wie WordPerfectgebruiker is, zal QuattroPro gebruiken. Nadeel bij de laatste is dat WP wel Nederlandstalig is maar QuattroPro (nog) niet.
Nadat u de spreadsheet hebt gestart komt u automatisch in een zogenaamde werkmap terecht. Deze werkmap is onderverdeeld in verschillende werkbladen. Links onderin beeld ziet u deze werkbladen in de vorm van tabbladen. Een werkblad is te vergelijken met een vel ruitjespapier: elk werkblad beschikt over horizontale rijen (65.536) en verticale kolommen (256). Elke rij is draagt een rijnummer en elke kolom een kolomletter. Na de 26ste kolom (kolom Z) gaat de kolomaanduiding verder met een dubbele kolomletter, dus
AA..AB....AZ..BA enzovoort. Wat u op het scherm ziet is maar een deel van het gehele werkblad. Celverwijzing Het snijvlak van een rij en een kolom wordt een cel genoemd. De cellen zijn dus de ruitjes van het vel ruitjespapier. Alle cellen hebben een unieke celverwijzing. Zo is A1 de celverwijzing voor de cel in kolom A en rij 1. Voordat u in de spreadsheet iets wilt doen, moet u altijd een cel (of een reeks cellen) selecteren. De cel die geselecteerd is noemt men de actieve cel. De celverwijzing naar deze actieve cel is af te lezen in het naamvak: die vindt u boven cel A1 ofwel links op de zogenaamde formulebalk. Cellen selecteren Er zijn een aantal manieren om een actieve cel te kiezen. Met de muis klikken in de cel wordt het meest gebruikt: 1. Verplaats de muisaanwijzer naar cel B5. 2. Klik een keer met de linker muisknop. 3. Cel B5 is nu de actieve cel. Een andere manier om een cel te selecteren is met de pijltjestoetsen. Maak met de pijltjestoetsen de cel G16 actief. U kunt ook met de muis in het naamvak in de formulebalk klikken en daar het celadres typen: 1. Klik in het naamvak. 2. Typ de gewenste celverwijzing, bijvoorbeeld C10 3. Druk op Enter. U kunt ook een groep cellen selecteren door met de muis te slepen: 1. Klik met de linkermuisknop in cel C4 en houd de muisknop ingedrukt. 2. Sleep de muis naar cel E12. 3. Laat de muisknop los. 4. U heeft nu de cellen C4:E12 geselecteerd. Een dergelijke selectie heet een celbereik. Gegevenssoorten In een cel kunnen meerdere soorten gegevens ingevuld worden, zoals: tekst, getallen, data, formules. Aan de hand van een voorbeeld leert u met deze gegevens te werken. Het voorbeeld betreft een werkstaat van een bedrijf met vijf werknemers: van elke werknemer worden per dag de gewerkte uren ingevuld. Een paar voorbeelden: Invoeren van tekst In cel A2 komt een tekst (of label): 1. Selecteer cel A2. 2. Typ de naam van de eerste werknemer: Voskamp Jan. Straks zien we dat we de naam foutief hebben ingevoerd. Zodra u in een cel iets invult ziet u in de formulebalk naast de tekens die er al stonden nog twee knoppen verschijnen een kruisje en een V-tje: * De knop Invoeren geeft hetzelfde resultaat als de toets Enter.
* De knop Annuleren heeft dezelfde betekenis als de toets Escape. Telkens nadat u een gegeven hebt ingevoerd moet u uw invoer bekrachtigen door: * op de knop Invoeren te klikken; * of op de Enter-toets te drukken (dat is gemakkelijker en sneller); * of één van de pijltjestoetsen indrukken; * of de Tab-toets op het toetsenbord indrukken. Vul de namen van de overige werknemers in: 1. Selecteer cel A3. 2. Typ Smits Erik >> Pijl omlaag 3. Typ Kaasmaker Johan >> Pijl omlaag 4. Typ Zuiden Emily van >> Pijl omlaag 5. Typ Leeflang Anita >> Pijl omlaag Merkt u een typefout op, nadat de invoer van een cel bevestigd is, dan moet u een correctie uitvoeren in de formulebalk. 1. Selecteer de cel A2. 2. Klik bovenin beeld in de formulebalk en wijzig de foutieve naam van de heer Voskamp in: Boskamp Jan. Of sneller door op F2 te drukken en de naam direct in de cel te wijzigen. 3. Druk op Enter. Kolombreedte Sommige namen zijn breder dan de kolom. Zolang er geen gegevens in de rechtsgelegen cel staan 'leent' het spreadsheet ruimte van deze aangrenzende cel. Bevat de aangrenzende cel wel gegevens, dan moet u de kolombreedte aanpassen aan de cel met de meeste inhoud. Maar ook als de aangrenzende cel leeg is en leeg blijft, is het altijd netter ervoor te zorgen, dat alle cellen de juiste breedte hebben zodat de inhoud erin past. Een kolom breder maken gaat als volgt: 1. Verplaats de muisaanwijzer tot op de scheidingslijn tussen de kolomletters A en B. 2. De muisaanwijzer verandert in een dubbele verticale streep met pijltjes. 3. Dubbelklik op de scheidingslijn tussen kolomletters C en D. Of houdt de linkermuistoets vast en schuif de lijn naar de gewenste breedte. 4. De breedte van de kolom wordt nu automatisch aangepast aan de cel met de meeste inhoud. Vulgreep Bij het invullen van een reeks gegevens, bijvoorbeeld datums, dagen, maanden of jaren, komt de functie AutoDoorvoeren (Excel) of Quickfill (QuattroPro) te hulp. Een voorbeeld: 1. Selecteer cel B1. 2. Typ Maandag en druk op Enter (Bij QuattroPro kan dit niet, omdat deze Engelstalig is, zodat daar Monday ingevoerd zou moeten worden. 3. Selecteer opnieuw cel B1. 4. Klik nu op het kleine zwarte blokje rechtsonder in de cel, de zogenaamde vulgreep. De aanwijzer verandert nu in een zwart plusteken. 5. Sleep de vulgreep van cel B1 naar cel F1. De reeks wordt automatisch uitgebreid met de overige dagen van de week, van Dinsdag tot en met Vrijdag. Bij QuattroPro moet eerst de rij geselecteerd worden die men vullen wil, vervolgens kiest men Edit - Fill - Quickfill. Of kortweg Ctrl-Shift-L. 6. De cellen zijn nog geselecteerd. Klik in een willekeurige cel in het werkblad, om de selectie op te heffen.
Invoeren van getallen Bij het invoeren van getallen in een werkblad is het belangrijk om de waarde van een getal te scheiden van de opmaak van dat getal. Wanneer u bijvoorbeeld een bedrag 12.345,67 moet typen, dan typt u 12345,67. Het valutateken (euro) en de punt voor de duizendtallen worden automatisch toegevoegd, zodra u de opmaak van de cel bepaalt. In dit voorbeeld is geen sprake van bedragen, maar van aantallen gewerkte uren per werknemer per dag. 1. Selecteer cel B2. 2. Typ de waarde 8 en druk op Tab. 3. Herhaal stap 2 voor de cellen C2 tot en met F2. Uw invoer wordt automatisch als getal herkend en rechts in de cellen geplaatst. De eerder getypte namen en dagen van de week werden als tekst herkend en zijn links in de cel geplaatst. Handmatig kunt u (net als in Word) de opmaak aanpassen en de teksten in de cellen bijvoorbeeld rechts uitlijnen in plaats van links. Erik Smits werkt slechts halve dagen, dus 3 uur per dag en hij heeft vrijdag vrij. U kunt dit heel snel invoeren: 1. Klik in cel B3 en houd de muisknop ingedrukt. 2. Sleep naar cel E3 en selecteer zo het cellenbereik B3:E3. 3. Typ het getal 3. 4. Bevestig de invoer met de toetscombinatie nu niet met Enter maar met Ctrl+Enter. Noteer ook voor de overige werknemers een aantal waarden. Formules invoeren In het model moet het totaal aantal gewerkte uren per werknemer worden berekend. Dat gebeurt met formules. De formule voor Jan Boskamp ziet er als volgt uit: =B2+C2+D2+E2+F2 U kunt deze formule als volgt invoeren: 1. Selecteer de cel G2. 2. Vervolgens geeft u aan dat u een formule gaat maken door het is-gelijk-teken te typen, dus typ = 3. Maak de formule af, dus typ B2+C2+D2+E2+F2 4. Druk op Enter. 5. Het resultaat van de berekening is 40 en staat in cel G2. Verander een van de getallen in rij 2 en merk op dat de formule meteen een bijgewerkt resultaat laat zien! AutoSom Formules invoeren kan veel sneller, wat handig is als een lange rij opgeteld moet worden. Bijv. Een bijgehouden kasboek, waarvan u nog niet weet hoe lang het zal worden. Een functie bevat altijd twee elementen: de functienaam en de argumenten. De meest gebruikte functie in Excel is de functie SOM(), in QuattroPro SUM(). Deze telt waarden bij elkaar op. Het argument van deze functie (het argument is wat er tussen de haakjes staat), geeft van welke cellen de waarden opgeteld moeten worden. De functie om het aantal uren van Jan Boskamp in G2 zou er zo uitzien:
=SOM(B2:F2) of =SUM(B2..F2) De functie SOM kunt u overigens snel maken met de knop AutoSom (Griekse letter Sigma) boven in de werkbalk.
1. Klik in cel G2 en druk op de Del-toets om de cel leeg te maken. 2. Klik op de knop AutoSom in de werkbalk Standaard. 3. Excel suggereert automatisch om B2 tot en met F2 als argument in de som-functie te noteren. In QuattroPro kan dit alleen met getallen onder elkaar. De rij getallen die automatisch opgeteld moet worden moet dan geselecteerd worden, evenals een lege tabel aan het eind. 4. Druk op Enter om de formule te bevestigen. Een andere manier is om eerst het cellenbereik te selecteren en dan pas op de knop AutoSom te klikken. Maak nu een weektotaal voor alle werknemers in cel G7: 1. Selecteer het cellenbereik G2:G7 en klik op AutoSom. Meer over formules Met formules kunt u waarden optellen, vermenigvuldigen, delen en aftrekken door gebruik te maken van bekende rekenkundige operatoren +,-.* / en ^ voor resp. optellen, aftrekken, vermenigvuldigen, delen en machtsverheffen. Dit alles volgens het bekende rijtje Mijnheer van Dalen Wacht Op Antwoord. Daarbij hebben berekeningen tussen haakjes de hoogste voorrang: 5+2*3 = 11 (5+2)*3 = 21 Tot slot Verander nu enkele uren en merk op hoe alle totalen automatisch worden bijgewerkt. Sla het werkblad op zoals u ook een tekstbestand opslaat. Tot zover dit eerste deel van de introductiecursus.
