Reizen met kennis van zaken MICE-onderzoek in Vlaanderen en Brussel

Toerismecahiers

Reizen met kennis van zaken MICE-onderzoek in Vlaanderen en Brussel

Colofon Toerisme Vlaanderen - dienst Planning & Onderzoek Raf De Bruyn (hoofd Planning & Onderzoek) Vincent Nijs Jan Van Praet Mia Lammens (cartografie) Ellen Denon (communicatie) Verantwoordelijke uitgever: Wim Vanseveren, Toerisme Vlaanderen Grasmarkt 61, 1000 Brussel Wettelijk Depot: D/2006/5635/13

Inhoud

Woord vooraf

5

Ten geleide

7

Hoofdstuk 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

Concepten, methodologie en kengetallen

9

Toerisme (in) Vlaanderen: Kunststeden, Vlaamse regio’s en Kust Toerisme: vrijetijd en/of zaken? Over aanbieders, MICE-toeristen en tussenpersonen De MICE-studie: een onderzoek in 3 fasen Omvang van het MICE-toerisme in Vlaanderen

9 11 12 14 20

Hoofdstuk 2 Inventarisatie van het aanbod 2.1 Situering 2.2 Hotelaanbod 2.3 Vergaderruimtes 2.4 Tentoonstellingsruimtes 2.5 Catering 2.6 Maximum capaciteit

23 23 26 27 28 29 30

Hoofdstuk 3 Bepaling van de globale marktvraag

33

3.1 Volumemeting 3.2 Kenmerken van meetings en congressen 3.3 Kenmerken van beurzen

33 37 45

3

Hoofdstuk 4 Kenmerken van de vraag 4.1 4.2 4.3

De individuele residentiële meetingen congrestoerist De organisatoren van residentiële meetings en congressen De bestedingen van de residentiële meetingen congrestoerist en van de organisatoren van meetings en congressen

Hoofdstuk 5 Samenvatting 5.1 Aanbodkenmerken van het MICE-toerisme 5.2 Globale marktvraag naar het MICE-toerisme Verklarende woordenlijst

4

53 53 63 71 79 79 80 89

Woord vooraf

De term ‘toerisme’ wordt in de eerste plaats geassocieerd met vakantie, vrijetijd en ontspanning. Het aandeel van de reizigers die voor zaken in ons land verblijven is echter niet te onderschatten. De voornaamste redenen waarom bedrijven en organisaties voor Vlaanderen kiezen om meetings en congressen te organiseren zijn de centrale ligging en bereikbaarheid, de kwaliteit van onze logies en congrescentra en de authentieke, unieke uitstraling van de bestemming. Vlaanderen heeft met haar historische kunststeden een sterke uitgangspositie voor de markt van het zakentoerisme – met Brussel op kop. En er is nog veel potentieel. Dit toerismecahier is gebaseerd op recent en wetenschappelijk onderzoek naar de vraag en het aanbod van het zakentoerisme in Vlaanderen, meer bepaald dan van het georganiseerde zakentoerisme. Het onderzoek focust op de zogenaamde MICE-sector – dat is het segment van vergaderingen (Meetings), motivatiereizen (Incentives), congressen (Conventions) en tentoonstellingen of beurzen (Exhibitions). Het onderzoek is voornamelijk opgezet om het marketingbeleid van Toerisme Vlaanderen te sturen. Vanzelfsprekend biedt het ook waardevolle informatie voor de toeristische ondernemers zelf. Recent cijfermateriaal en specifieke marktgegevens zijn essentieel om een goed beleid te voeren. De Vlaamse overheid wil die professionaliteit aanmoedigen. Zo werd o.a. het Barometersysteem Steunpunt Toerisme en Recreatie (SteR) in het leven geroepen, een nieuw informatiesysteem dat op constante basis prestatiegegevens verzamelt van attracties, hotels en campings. Het systeem onderbouwt het beleid, dat er al langer van overtuigd is dat toerisme een belangrijke economische pijler is in Vlaanderen. De toeristische sector biedt werkgelegenheid aan 5,6% van de totale Vlaamse werkende bevolking, en dat cijfer groeit elk jaar. Bovendien is het hoge overnachtingscijfer van toeristen in Vlaanderen een belangrijke bron van inkomsten. Dat geldt zeker en vast voor het segment van de MICE-sector. Zakenmensen hebben vaak een hoger budget 5

dan gewone toeristen. De bestedingen van zakentoeristen die in Vlaanderen overnachten voor een congres of vergaderingen leveren jaarlijks zo’n 1,4 miljard euro op. Eén ding is zeker: het economisch belang van toerisme in Vlaanderen mag niet onderschat worden. Ik ben ervan overtuigd dat de bestemming Vlaanderen een groeimarkt is met nog vele mogelijkheden. Dit onderzoek toont aan dat ook op het vlak van het MICE-toerisme nog heel wat kansen te benutten zijn. Daarom stel ik het ook als topprioriteit in het Vlaamse beleid om nog meer de troeven van onze Vlaamse kunststeden uit te spelen en verre en nieuwe markten te verkennen. Geert Bourgeois Vlaams minister van Toerisme

6

Ten geleide

Toerisme Vlaanderen heeft als missie het toerisme, de toeristische recreatie en de vrijetijdsbesteding in het kader van toerisme te bevorderen. Hiertoe vervult zij twee belangrijke basistaken: ten eerste de kwalitatieve ontwikkeling van het toeristische product en ten tweede de promotie van de bestemming Vlaanderen/Brussel in binnen- en buitenland. Vlaanderen en Brussel worden gepromoot voor zowel het recreatieve toerisme als voor het MICE-toerisme (Meetings, incentives, congressen en exhibitions). Een efficiënte en effectieve promotie is slechts mogelijk indien deze voldoende onderbouwd is door objectief cijfermateriaal. Tot voor kort beschikte het MICE-toerisme slechts over een beperkte hoeveelheid gegevens. Daarom was het voeren van eigen primair marktonderzoek noodzakelijk. Bovendien vormt het hierna omschreven onderzoek een primeur in Vlaanderen en Brussel. De belangrijkste resultaten uit dit omvattende marktonderzoek worden in dit toerismecahier toegelicht. Aan de hand van drie hoofdstukken worden het aanbod, de vraag en het profiel van de MICE-toerist en de organisator van meetings en congressen en beurzen in Vlaanderen en Brussel beschreven. Het eerste hoofdstuk omschrijft het huidige aanbod in Vlaanderen en Brussel voor de MICE-markt. Dit geeft ons een duidelijk beeld inzake het aantal venues en de spreiding hiervan in Vlaanderen en Brussel. De globale marktvraag wordt beschreven in het tweede hoofdstuk. Hierin gaan we na hoeveel meetings, congressen en beurzen plaatsvonden in Vlaanderen en Brussel. Vervolgens worden de kenmerken van deze bijeenkomsten toegelicht. Het derde hoofdstuk belicht de kenmerken van de vraag. Zowel voor de bedrijven en verenigingen die congressen en meetings hebben georganiseerd in Vlaanderen en Brussel als voor de residentiële MICE-toerist willen we een beeld krijgen van volgende onderzoeksthema’s: profielbeschrijving, kenmerken van de trip, gebruikte informatiekanalen, typering en evaluatie van de gekozen be7

stemming, concurrentiepositie van Vlaanderen en Brussel, recreatieve activiteiten en bestedingen. Tot slot zet een laatste hoofdstuk de belangrijkste bevindingen nogmaals op een rij. Velen hebben bijgedragen om deze marktonderzoeken tot een goed einde te brengen. De auteurs danken dan ook graag alle betrokken medewerkers van het onderzoeksbureau ‘WES Onderzoek & Advies’, de venues, de congresbureaus en de eigen dienst Planning & Onderzoek. Toerisme Vlaanderen Planning & Onderzoek

8

Hoofdstuk

1

Concepten, methodologie en kengetallen

1.1

Toerisme (in) Vlaanderen: Kunststeden, Vlaamse regio’s en Kust

Het onderzoek naar de MICE-sector in Vlaanderen en Brussel is uitgevoerd in opdracht van Toerisme Vlaanderen, het Intern Verzelfstandigd Agentschap met rechtspersoonlijkheid van de Vlaamse Gemeenschap. Toerisme Vlaanderen heeft verschillende opdrachten. Naast ‘Destination Management’ (het investeren in toerisme en het controleren en vergunnen van logiesinrichtingen en reisbureaus) is het vermarkten van de bestemming Vlaanderen en Brussel een van de kernopdrachten van Toerisme Vlaanderen. Zowel in binnen- als buitenland zet Toerisme Vlaanderen de toeristische bestemming Vlaanderen/Brussel op de markt, zowel voor de recreatieve verblijfstoerist als voor de MICE-toerist. Toerisme Vlaanderen concentreert zich op 13 markten, met name: België, Nederland, Frankrijk, Duitsland, Verenigd Koninkrijk, Verenigde Staten, Japan, Spanje, Italië, Oostenrijk, Tsjechië, Denemarken en Zweden. Ook de zogenaamde ‘macroproducten’ – de Kust, de Kunststeden en de Vlaamse regio’s – zijn componenten van deze strategie. Zij verdelen Vlaanderen op basis van productkenmerken en spelen een belangrijke rol in de werking van Toerisme Vlaanderen en in de marketingcommunicatie. De drie macroproducten bestaan echter niet sinds jaar en dag onder deze vorm en benaming. Het begrip ‘Kust’ is de oudste entiteit en is weinig onderhevig geweest aan conceptuele renovaties. De ‘Kunststeden’ (Antwerpen, Brugge, Brussel, Gent, Leuven en Mechelen) waren niet altijd gegroepeerd zoals we dat nu doen. En ook het begrip ‘Vlaamse regio’s’, het jongste concept in de huidige toeristische marketing, legde een lange weg af alvorens het onder deze benaming het daglicht zag. 1.1.1

Situatie vóór het internationale toeristische marketingplan

Een Internationaal Marketingplan vormt sinds 1994 de basis voor de toeristische promotiestrategie van Vlaanderen. Daarvoor was er sprake van de zogenaamde drie K’s: Kust, Kunststeden en Kempen. Deze drie gehelen waren door de jaren 9

heen ontstaan op basis van een logische analyse van vraag en aanbod. De Kust was en is een traditierijke vakantiebestemming, vooral voor de Belgen en onze buurlanden. De Kunststeden, toen nog een verzamelnaam voor 19 grote en kleine toeristische steden, zetten met onder andere Antwerpen, Brugge, Brussel en Gent een periode van sterke groei in. En de Kempen was de populairste ‘groene regio’ gelegen in de provincies Antwerpen en Limburg. Deze opdeling voldeed echter niet. Verschillende toeristisch interessante regio’s waren onvoldoende geïntegreerd in het gevoerde marketingbeleid. Er moest daarom gezocht worden naar een omvattend concept dat de toeristische regio’s die niet behoren tot de Kust of de Kunststeden zou groeperen. Ook voor de Kunststeden werden herhaalde pogingen ondernomen om het begrip beter te omschrijven en het een zo accuraat mogelijke inhoud te geven. Het geheel van 19 steden was te omvangrijk en te heterogeen om samen te promoten. Een analyse op basis van internationale gidsen, lokale brochures, het logiesaanbod en de restauratiemogelijkheden moest het aantal steden beperken. 1.1.2

Situatie vanaf 1994

In de periode 1992-1993 bestelde Toerisme Vlaanderen een Internationaal Marketingplan bij het onderzoeksbureau ‘WES Onderzoek & Advies’ en het Spaanse marketingbureau THR (Asesores en Turosmo, Hoteleria y Recreation). Bij de implementatie hiervan werd afstand genomen van de term Kempen en kwam het concept ‘Groen Vlaanderen’ in de plaats. De benaming ‘Groen Vlaanderen’ was niet alleen vernieuwend, ook de inhoud ervan was nieuw. Naast de Kempen incorporeerde Groen Vlaanderen alle regio’s met een groen, natuurlijk en gezinsvriendelijk karakter. Nog later werd de conceptnaam Groen Vlaanderen geruild voor deze van ‘Vlaamse regio’s’ om beter te benadrukken dat er onder deze koepelbenaming talrijke en diverse – ook niet groene – regio’s schuilgaan. Het drieluik Kust – Kunststeden – Vlaamse regio’s was geboren. Gezien de concentratie van het MICE-toerisme in de steden – niet enkel de Kunststeden, maar ook in andere steden – worden een aantal specifieke steden apart bewerkt. Het gaat om plaatsen die geografisch gezien in de Vlaamse regio’s zijn gelegen. Hierdoor komen we tot een vierledige indeling: Kunststeden, Vlaamse regio’s, Kust en de andere steden. Voorliggend onderzoek is gestructureerd naar deze vierledige indeling.

10

In dit deel gaan we eerst dieper in op de definities rond toerisme en specifiek de MICE-sector. Vervolgens verduidelijken we vraag, aanbod en de interrelatie tussen beide en tenslotte lichten we de methodologie van dit onderzoek toe.

1.2

Toerisme: vrijetijd en/of zaken?

Een van de meest globale opdelingen die we binnen de basisdefinitie van ‘toerisme’ kunnen maken is die van het zakentoerisme ten opzichte van het vrijetijdstoerisme. Binnen het zakentoerisme is er verder een onderscheid tussen het individuele zakentoerisme en het MICE-toerisme. ‘MICE’ is een Engelstalig letterwoord dat staat voor: • Meetings (vergaderingen); • Incentives (motivatiereizen); • Conventions (congressen); • Exhibitions (beurzen). Figuur 1

Schematische voorstelling van toerisme*

TOERISME

Vrijetijdstoerisme

Individueel

In groep

Zakentoerisme

Individueel

In groep = MICE

Toerisme Vlaanderen, Planning & Onderzoek

De vier MICE-segmenten geven de basisindeling weer binnen de toeristische zakenmarkt. Het MICE-toerisme is per definitie een groepsgebeuren. De term ‘meetings’ vormt een verzamelnaam voor allerlei externe bijeenkomsten (vergaderingen) van bedrijven of verenigingen, en dat op één welbepaalde plaats. Ze kunnen ad hoc gebeuren of op basis van een vastgelegde planning en hebben als doel informatie uit te wisselen, problemen op te lossen en/of beslissingen te nemen. * Bron: P. De Groote & K. Ooms, (1998), Stilte... in vergadering!, Garant, Leuven-Apeldoorn, 285 p.

11

‘Incentives’ beschouwen we als ‘beloningsreizen’, waarbij het aspect ontspanning sterker aanwezig is dan het vergaderen of het verschaffen van informatie. Daarom sluiten incentives nauw aan bij vrijetijdstoerisme. Toch is er een zakelijke kant aan deze vorm van reizen, en vooral ook een sterke economische kant. ‘Conventions’ of congressen zijn de bijeenkomsten waar personen samen over een bepaald thema beraadslagen of lezingen bijwonen. Het zijn, in vergelijking tot vergaderingen, meer formeel georganiseerde bijeenkomsten op een van tevoren afgesproken plaats waarbij het aantal deelnemers kan schommelen van een tiental tot meer dan 1.000. Kenmerkend voor de congressen is dat de besprekingen zeer gestructureerd verlopen, maar het doel is net zoals bij de vergaderingen kennis over te dragen en/of tot een overeenstemming te komen. Tot slot worden de ‘exhibitions’ of beurzen als een zeer apart segment ervaren. Tal van beurzen vallen onder deze noemer. Ze vormen veelal een commercieel platform voor bedrijven uit een bepaalde sector. Soms wordt aan de beurs ook een seminarie of een congres gekoppeld. Toeristische diensten en congresbureaus oefenen eerder een beperkte invloed uit op deze events.

1.3

Over aanbieders, MICE-toeristen en tussenpersonen

Ook in de MICE-markt kunnen we de klassieke economische indeling naar vraag en aanbod onderscheiden. Onder ‘aanbieders’ verstaan we deze organisaties die fysieke ruimte en diensten ter beschikking stellen voor een vergadering, een beurs of een congres. Tot de aanbieders op de MICE-markt rekenen we de conference centres (congres- en tentoonstellingscentra), de accommodaties (logiesinrichtingen), de special venues en de dienstverleners. Conference centres zijn ruimtes die specifiek voor de organisatie van congressen, seminaries, tentoonstellingen of beurzen ingericht zijn. Er bestaan ook logiesinrichtingen met infrastructuur voor seminaries en conferenties. Hieronder vallen zowel grootschalige als kleinschalige hotels, budgetaccommodaties als vakantiedorpen. Special venues zijn allerlei inrichtingen zoals toeristische attracties, kastelen, musea, theaters, bioscopen, boten, golfclubs, restaurants, … waarvan de primaire activiteit niet gericht is op het MICE-gebeuren, maar die de aanwezige ruimte en de nodige service ter beschikking stellen voor vergaderingen, seminaries of congressen en die er expliciet voor kiezen om hun infrastructuur te positioneren als congres-, vergader- of incentive infrastructuur. Tot de dienstverleners behoren onder meer: vertaalbureaus, fotografen, traiteurs, communicatiebedrijven, verhuurders van audiovisueel materiaal, hostes12

ses, producenten van badges en promotiemateriaal, verhuurders van transport en dergelijke meer. Onder ‘vraag’ verstaan we de commerciële en niet-commerciële organisaties die een vergadering, een congres, … wensen te organiseren. De commerciële organisaties zijn bedrijven en andere organisaties die een commerciële activiteit uitoefenen. Ze zijn actief op de zakentoeristische markt omdat zij bedrijfsseminaries, bedrijfstrainingen, jaarvergaderingen, directievergaderingen, productlanceringen, verkoopvergaderingen, … inrichten. We vermelden ze ook onder de noemer ‘corporate’. De niet-commerciële spelers worden ook wel associations genoemd. Tot niet-commerciële organisaties behoren onder meer onderwijsinstellingen, socio-culturele verenigingen, vakbonden, politieke partijen, EU-instellingen, enzovoort. Vraag en aanbod kunnen hetzij rechtstreeks met elkaar in contact komen hetzij via tussenpersonen. Het zijn organisaties, veelal verbonden aan een stad, regio of Gewest, die promotie voeren voor hun stad of regio als bestemming voor congressen en meetings. Een congresbureau creëert enerzijds een promotioneel platform voor de aanbodzijde en adviseert anderzijds de vraagzijde over locaties en dienstverlening. Zij staan ook in nauw contact met de Professional Conference Organisers (PCO’s). Dit zijn professionele, commerciële privé-organisaties die in opdracht van derden en tegen betaling een congres organiseren. Zij kunnen de voorbereiding, de begeleiding, de promotie, de sponsoring en de financiële afhandeling van een congres op zich nemen. Tot de overige tussenliggende personen of organisaties behoren de congresreisbureaus (reisbureaus die zich specialiseren in het organiseren en het regelen van de verplaatsing van de deelnemers aan een congres), Conference Organisers, Destination Management Companies (DMC), Incentive Travel Houses (ITH) of Event Organisers. Figuur 2 toont de relaties tussen de verschillende spelers in het MICE-veld. Enerzijds kunnen vraag en aanbod op directe wijze met elkaar in contact treden, anderzijds is er de indirecte weg via verscheidene tussenpersonen.

13

Figuur 2

Organisatie van de MICE-markt*

VRAAG

• Bedrijven • Verenigingen

TUSSENPERSONEN

• Congresbureaus • PCO's • Congresreisbureaus • Conference Organisers

AANBOD

• Conferentiecentra • Accommodaties • Special venues • Andere dienstverleners

INDIRECT

DIRECT Toerisme Vlaanderen, Planning & Onderzoek

1.4

De MICE-studie: een onderzoek in 3 fasen

Om de MICE-markt grondig te kunnen benaderen, was het nodig dit onderzoek te sturen volgens de indeling naar vraag en aanbod. Daarom onderscheiden we drie onderzoeksfasen: • FASE 1: Inventarisatie van het aanbod; • FASE 2: Bepaling van de globale marktvraag; • FASE 3: De kenmerken van de vraag (onderzoek bij de bedrijven en organisaties die meetings en congressen organiseren in Vlaanderen en Brussel en bij de individuele congres- en meetingtoeristen). In de volgende paragrafen gaan we dieper in op de methodologie van elk van de drie onderzoeksfasen. 1.4.1

Fase 1: Inventarisatie van het aanbod

Gedurende de periode januari-maart 2004 is het MICE-aanbod in Vlaanderen en Brussel in kaart gebracht. We noteerden reeds dat het aanbod op de georganiseerde zakenmarkt bestaat uit vier categorieën: * Bron: P. De Groote & K. Ooms, (1998), Stilte... in vergadering!, Garant, Leuven-Apeldoorn, 285 p.

14

• • • •

congres- en seminariecentra; logiesaccommodatie; special venues; dienstverleners.

Voor het verder onderzoek naar de kenmerken van het aanbod in Vlaanderen en Brussel houden we enkel rekening met de eerste drie categorieën, namelijk congres- en seminariecentra, logiesaccommodaties en de special venues. De categorie ‘dienstverleners’ behoort omwille van hun ondersteunend karakter niet tot de scope van dit onderzoek. De afbakening van het onderzoeksdomein maakt ook duidelijk dat we ons in de eerste plaats willen toespitsen op de markt van vergaderingen, congressen en beurzen en in mindere mate op de aanbieders van incentives. De gegevens die we voor elke aanbieder inventariseren zijn de volgende: • aantal vergaderzalen; • maximale capaciteit van de vergaderzalen volgens verschillende opstellingen (seminarie, theater, auditorium, receptie, banket); • aantal m2 expositieruimte; • cateringmogelijkheden (extern of intern); • het aantal kamers en sterrenclassificatie (voor hotelaccommodaties). De vergaderruimtes en bijhorende receptieve ruimtes kunnen in verschillende stijlen opgesteld worden. Elke stijl heeft een bepaalde capaciteit aan deelnemers tot gevolg. We onderscheiden: seminariestijl, theaterstijl, auditorium, receptiestijl en banketstijl. In een ruimte in seminariestijl heeft iedere persoon een zitplaats. De stoelen zijn verplaatsbaar en iedere zitplaats is voorzien van een individuele schrijftafel of schrijftablet (bevestigd aan de stoel). In deze categorie worden ook boardrooms opgenomen. In dit laatste geval wordt de individuele schrijftablet dan vervangen door een grote tafel. Een ruimte in theaterstijl biedt aan iedere persoon een zitplaats. De stoelen moeten verplaatsbaar zijn. Ook in een auditorium heeft iedere persoon een zitplaats. De stoelen zijn vastgemaakt aan de vloer en zijn trapsgewijs gerangschikt naar boven toe. Een ruimte in receptiestijl biedt de deelnemers de mogelijkheid van een receptie te genieten. Tenslotte is een ruimte in banketstijl zodanig opgesteld dat alle aanwezigen over een zitplaats beschikken. ‘Walking buffets’ vallen niet onder deze categorie.

15

Om het aanbod in kaart te brengen zijn diverse bronnen geraadpleegd. Het databestand van de MICE-cel van Toerisme Vlaanderen, vormt de basis. Een groot gedeelte van deze informatie wordt gepubliceerd in de ‘Official Meeting & Incentive Guide to Flanders & Brussels’ en is ter beschikking van de (inter)nationale zakenklant. Volgende bronnen werden bijkomend geconsulteerd: • Antwerpen Congresbureau; • OPT (Brussel); • Meeting in Brugge; • Westtoer; • Toerisme Oostende; • Toerisme Provincie Oost-Vlaanderen; • Gent Congres; • Toerisme Vlaams-Brabant; • Congressulations (provincie Limburg); • Semindex 2002/2003; • www.reunions.be; • brochures diverse diensten voor toerisme; • websites van individuele aanbieders. In het totaal werden ruim 500 potentiële aanbieders telefonisch gecontacteerd. Deze aanbieders werden opgenomen in het databestand wanneer ze zichzelf positioneren op de zakelijke markt als organisatie met congres-, seminarieof beursfaciliteiten. Finaal werd het databestand afgesloten met 903 aanbieders. Gezien de concentratie van het MICE-toerisme in de steden – niet enkel de Kunststeden, maar ook in andere steden – zijn een aantal specifieke steden apart opgenomen. Het gaat om plaatsen die geografisch gezien in de Vlaamse regio’s zijn gelegen. Hierdoor komen we tot een vierledige indeling: Kunststeden, Vlaamse regio’s, Kust en de andere steden. 1.4.2

Fase 2: Bepaling van de globale marktvraag

De bepaling van de globale marktvraag is de tweede stap in dit grootschalige MICE-onderzoek. Hierbij gaan we in eerste instantie na hoeveel meetings, congressen en beurzen plaatsvinden in Vlaanderen en Brussel. Vervolgens belichten we een aantal kenmerken van deze meetings, congressen en beurzen zoals het gemiddeld aantal deelnemers, het land van herkomst van de organisator, het internationale karakter van deze bijeenkomsten, … Deze fase van het MICEonderzoek gebeurde in de zomer van 2004.

16

De globale marktvraag naar het MICE-toerisme wordt bepaald door de bedrijven en verenigingen die meetings, congressen en beurzen organiseren in Vlaanderen en Brussel. Het ligt het meest voor de hand om de marktvraag bij deze bedrijven en verenigingen te bevragen. Dit is echter niet zo eenvoudig omdat de bedrijven en verenigingen behoren tot de meest uiteenlopende sectoren en ze bovendien op nationale en internationale schaal opereren. Omwille van de verscheidenheid van de organisatoren en hun versnipperde locatie, opteerden we ervoor om de globale marktvraag naar het MICE-toerisme via de aanbodzijde te onderzoeken. Op basis van de eerste fase in dit onderzoek, de inventarisatie van het aanbod, is het duidelijk hoeveel venues Vlaanderen en Brussel telt. Bovendien weten we van elk van deze venues een aantal kenmerken, zoals: • type venue (hotel, congresof seminariecentrum, special venue, …); • vergadercapaciteit volgens diverse opstelling van de zalen (seminarieopstelling, theateropstelling, …). De volgende punten kwamen aan bod bij deze vraagstelling: • aantal meetings, congressen en beurzen in 2003, met verdeling over de diverse maanden; • voor de drie meest recente meetings, congressen en beurzen in 2004 werden volgende kenmerken gevraagd: • duur van de meeting/het congres/de beurs, • gemiddeld aantal deelnemers per dag, • aandeel residentieel tegenover niet-residentieel, • Belgische tegenover buitenlandse deelnemers, • commerciële of niet-commerciële organisatie (of corporate tegenover association), • sector waartoe de organisator behoort, • land (regio) waar de organisator gevestigd is, • het rechtstreekse contact tussen de venue en de organisator tegenover het contact via tussenpersonen, • de uitgaven verricht door de organisator aan de venue; • belangrijke kanalen om meeting-, congres- en/of beursfaciliteiten te promoten. Bij de resultaten zal duidelijk zijn dat beurzen heel divers kunnen zijn. Zo zal blijken dat bepaalde bedrijven ruimte afhuren om hun eigen product aan vakmensen voor te stellen. In dit geval is er slechts één exposant. Maar aangezien dit eveneens een commercieel platform vormt, zijn deze beurzen eveneens opgenomen.

17

De globale vraagmeting heeft betrekking op 414 venues. Dit betekent een hoge respons van 47%. Daarenboven beantwoorden de verhoudingen naar macroproduct en naar type venue in de steekproef aan de verdeling in de realiteit. 1.4.3

Fase 3: Kenmerken van de vraag

In een derde en laatste fase van het MICE-onderzoek gaan we de kenmerken van de vraag na. Bij bedrijven en organisaties die congressen en meetings organiseren in Vlaanderen en Brussel en bij individuele meetingen congrestoeristen willen we een zicht krijgen op thema’s zoals profielbeschrijving van de klant, kenmerken van de trip, gebruikte informatiekanalen, typering en evaluatie van de bestemming Vlaanderen en Brussel, concurrentiepositie van Vlaanderen en Brussel, recreatieve activiteiten en bestedingen. We spitsen ons toe op de residentiële meetingen congresmarkt. Om informatie in te winnen bij twee soorten klantengroepen (de meetingen congrestoerist enerzijds en de bedrijven of organisaties die de meerdaagse meetings of congressen organiseren anderzijds), zijn twee losstaande enquêtes uitgevoerd. De individuele meetingen congrestoerist kon face-to-face ter plaatse geïnterviewd worden. Organisatoren (beslissingnemers) zijn in tegenstelling tot de individuele toerist niet altijd zelf aanwezig. Daarom zijn zij telefonisch benaderd. De vragen die zijn gesteld aan deelnemers en organisatoren van meerdaagse meetings en congressen liepen ook niet volledig parallel. Tabel 1

Onderwerpen in de enquête naar de individuele meetingen congrestoerist en de organisatoren

Inhoud van de bevraging

Individuele meetingen congrestoerist

Bedrijven en verenigingen

Profielbeschrijving van de klant

X

X

Kenmerken van de trip

X

Concurrentiepositie van Vlaanderen/Brussel

X

Gebruikte informatiekanalen

X

X

Evaluatie van de bestemming Vlaanderen/Brussel

X

X

Bestedingen

X

X

Recreatief luik

X


De steekproef van de individuele meetingen congrestoerist is opgedeeld naar bestemming (Kunststeden, Kust en Vlaamse regio’s), naar herkomstland en verblijfsperiode. In totaal werden 700 respondenten ondervraagd. De enquête18

periode liep van oktober tot en met december 2004 en van maart tot en met april 2005. Er werden vier talen aangeboden om de mondelinge vragenlijst aan te brengen: Nederlands, Engels, Frans en Duits. Voor de bevraging van de bedrijven (corporate) en verenigingen (associations) gingen we op zoek naar de beslissingnemers van het congres of de meeting. Gegevens over organisatoren zijn verzameld tijdens de bevraging van de deelnemers aan de meerdaagse meetings en congressen. Daarnaast is deze databank aangevuld met contactgegevens die de venues hebben kunnen aanreiken. Zo werden 300 organisatoren gevonden en ondervraagd. Er werd in de steekproeftrekking rekening gehouden met de kenmerken van de organisatoren zoals blijkt uit de bevraging van het aanbod in de tweede fase van dit MICEonderzoek. Ook hier maken we het onderscheid naar het type organisator: commercieel (bedrijven of ‘corporate’) en niet-commercieel (verenigingen of ‘associations’). De enquêteperiode verliep telefonisch, in december 2004 en van april tot en met juni 2005 en in drie talen (Nederland, Engels en Frans). Tenslotte komen ook de bestedingen in Vlaanderen en Brussel van zowel de meetingen congrestoeristen als de organiserende bedrijven en verenigingen aan bod. De berekening van deze bestedingen is geen sinecure. Afhankelijk van de organisatie van de meeting of het congres worden sommige bestedingen immers net wel of net niet door de deelnemer dan wel de organisator gedragen. Er werd al het mogelijke gedaan om dubbeltellingen te vermijden. Bij de deelnemers diende er bij de bevraging een onderscheid gemaakt te worden naar deelnemers die een deelnameprijs of ‘participation fee’ betaalden en zij die geen globale prijs betaalden. Bij de deelnemers kunnen we de bestedingen in een viertal grote categorieën indelen: • logiesbestedingen; • transportbestedingen; • dagdagelijkse bestedingen in Vlaanderen/Brussel; • elementen die deel uitmaken van, enerzijds, de kosten betaald door de organiserende instantie, en anderzijds, de ‘participation fee’. Dit laatste item is in de enquête opgenomen om dubbeltellingen uit te sluiten. Deze elementen worden echter niet gebruikt voor de berekening van het economisch belang omdat ze reeds bij de bestedingen van de organisatoren voorkomen.

19

Ook bij de organisatoren kunnen we vier categorieën onderscheiden inzake bestedingen: • huur van de meeting- of congresruimte; • transportkosten; • kosten voor lesgevers of sprekers; • overige bestedingen. Soms kunnen organisatoren of deelnemers aan meetings en congressen niet weergeven hoeveel er in totaal is besteed. Of andersom, soms kent men één of meerdere detailposten niet. Daarom werd de gemiddelde besteding berekend op basis van alle beschikbare antwoorden en is er bij de verdere detaillering rekening gehouden met de volledig in detail ingevulde vragenlijsten. Er werden extra controles uitgevoerd om dubbeltellingen in de registratie te vermijden.

1.5

Omvang van het MICE-toerisme in Vlaanderen

Voor een goed begrip van de resultaten van dit marktonderzoek is het nuttig een beeld te hebben van de omvang van de toerismestromen in en naar Vlaanderen en Brussel. De omvang van het verblijfstoerisme in België kunnen we schetsen aan de hand van de overnachtingstatistieken zoals beschreven door het Nationaal Instituut voor de Statistiek (NIS). Het NIS telt maandelijks het aantal personen dat in commerciële logiesvormen verblijft en het aantal nachten dat ze overnachten. Op deze wijze kennen we twee basisconcepten: het aantal aankomsten en het aantal overnachtingen. Het meetsysteem van het NIS biedt ons geen inzicht in het dagtoerisme noch in het verblijfstoerisme in private (al dan niet tweede) verblijven. De volgende logiesvormen worden wel opgenomen in de NIS-statistiek: • hotels; • campings; • vakantieparken; • logies voor doelgroepen; • huurlogies. Voor de detailgegevens over de aankomsten overnachtinggegevens van het NIS, verwijzen we naar de statistische publicatie ‘Toerisme in Cijfers 2004’. Op www.toerismevlaanderen.be/cijfers vindt u ook een detailrapport (Toerisme in Cijfers 2004 XL). In 2004 telt het NIS in België 35,5 miljoen overnachtingen. Zowel vrijetijdstoeristen als zakentoeristen worden meegeteld in deze optelsom. Het Vlaamse 20

Gewest neemt twee derde van de overnachtingen in België voor zijn rekening. Het Brusselse en Waalse Gewest respectievelijk 13% en 20%. Aangezien het werkterrein van Toerisme Vlaanderen zowel het Vlaamse als het Brusselse Gewest behelst, heeft dit betrekking op acht op tien overnachtingen in België. Tabel 2

Overnachtingen in België aantal

aandeel

Vlaamse Gewest

23.578.118

66%

Brusselse Gewest

4.736.406

13%

7.210.574

20%

35.525.098

100%

Waalse Gewest België


Samen trekken Vlaanderen en Brussel 28,3 miljoen overnachtingen aan. Dit aantal kan nog eens worden verdeeld in recreatieve overnachtingen, overnachtingen voor conferenties, congressen en seminaries en overnachtingen voor andere beroepsdoeleinden. De vakantiemarkt overweegt duidelijk met meer dan 80% van de overnachtingen. Het onderzoek dat we in dit cahier toelichten heeft betrekking op 2,9 miljoen overnachtingen voor conferenties, congressen en seminaries. Ze maken 10% uit van alle overnachtingen in Vlaanderen en Brussel. Tabel 3

Overnachtingen in Vlaanderen naar verblijfsmotief aantal

aandeel

Ontspanning en vakantie

22.856.413

81%

Conferentie, congres en seminarie

2.883.963

10%

Andere beroepsdoeleinden

2.497.787

9%

76.361

0%

28.314.524

100%

Niet bepaald Totaal


De binnenlandse markt is de grootste, met een vijfde van alle MICE-overnachtingen. De Britse en Amerikaanse markt zijn de sterkst vertegenwoordigde buitenlandse markten. Daarna volgen Duitsland, Nederland en Frankrijk. Het MICEtoerisme is gekenmerkt door een grote groep overige nationaliteiten.

21

Tabel 4

MICE-overnachtingen in Vlaanderen naar herkomst aantal

België Buitenland Verenigd Koninkrijk

aandeel

612.237

21%

2.271.726

79%

390.028

14%

V.S. Amerika

235.395

8%

Duitsland

227.888

8%

Nederland

208.055

7%

Frankrijk

207.669

7%

1.002.691

35%

2.883.963

100%

Andere Totaal


Het merendeel van de overnachtingen is te situeren in de Kunststeden. Vooral Brussel (59%) en in tweede instantie Antwerpen (12%) trekken veel MICE-toeristen aan. Een op vijf MICE-overnachtingen is te situeren in de Vlaamse regio’s, 6% aan de Kust. Tabel 5

MICE-overnachtingen in Vlaanderen naar bestemming

Kunststeden Antwerpen

aantal

aandeel

2.170.327

75%

342.481

12%

Brugge

76.676

3%

Brussel

1.692.715

59%

Gent

23.396

1%

Leuven

23.613

1%

Mechelen

11.446

0%

Kust

158.850

6%

Vlaamse regio’s

554.786

19%

2.883.963

100%

Totaal


22

Hoofdstuk

2

Inventarisatie van het aanbod

2.1

Situering

Vlaanderen en Brussel tellen ongeveer 900 instellingen of bedrijven die seminarie-, congresof beursfaciliteiten aanbieden. Zonder rekening te houden met de grootte van de aanbieders is 43% hiervan gelegen in de Vlaamse Kunststeden. Eén op vijf bedrijven vinden we terug in de steden van de Vlaamse regio’s, een kwart in de rest van de Vlaamse regio’s en 13% aan de Kust. Bij de Kunststeden merken we dat ongeveer de helft van de betreffende aanbieders gehuisvest is in Brussel, ongeveer een vijfde in Antwerpen. In Brugge en Gent vinden we telkens 45 tot 50 bedrijven terug. In Mechelen en Leuven tellen we elk ongeveer 15 instellingen met vergader-, congresof expositie-infrastructuur die zich richten op de zakenmarkt. Figuur 3

Verdeling van het aantal aanbieders van seminarie-, congresof beursfaciliteiten voor de zakelijke markt

Kunststeden Kust

19 %

Vlaamse regio's

43 %

Andere steden 25 %

13 %

Brussel

20%

Antwerpen Brugge Gent Leuven Mechelen

9% 5% 5% 2% 2%


Op een totaal van ongeveer 900 aanbieders tellen we 390 hotels, 355 special venues, 108 congres- en meetingcentra, 39 inrichtingen die budgetaccommodatie aanbieden en 11 vakantiedorpen. 23

Figuur 4

Verdeling van het aantal aanbieders van seminarie-, congresof beursfaciliteiten voor de zakelijke markt, naar type venue

Hotel Special venue Congres- en meetingcentrum

12%

4% 1%

43%

Budgetaccommodatie Vakantiedorp 39%


De Kunststeden zijn het macroproduct met de meeste aanbieders: 62% van de congres- en meetingcentra, 46% van de hotels en 39% van de special venues. Vakantiedorpen en budgetaccommodatie met congresfaciliteiten vinden we voornamelijk terug aan de Kust en in de Vlaamse regio’s. Tabel 6

Verdeling MICE-aanbod in Vlaanderen en Brussel naar type venue

Type venue

Kunststeden

Kust Vlaamse regio’s

Andere steden

Totaal 100%

Hotel

46%

17%

17%

19%

Congres- en meetingcentrum

62%

2%

12%

24%

100%

Special venue

39%

6%

35%

19%

100%

Vakantiedorp

0%

55%

45%

0%

100%

Budgetaccommodatie

10%

49%

33%

8%

100%

Totaal

43%

13%

25%

19%

100%

391

117

222

173

903

Aantal venues


In bijna elk macroproduct bevindt het merendeel van de congresfaciliteiten zich in de hotels. Enkel de Vlaamse regio’s vormen hierop een uitzondering met relatief meer special venues met congresfaciliteiten dan hotels.

24

Tabel 7

Verdeling MICE-aanbod in Vlaanderen en Brussel naar macro-product

Type venue

Kunststeden

Kust

Vlaamse regio’s

Andere steden

Totaal

46%

57%

31%

43%

43%

Congres- en meetingcentrum

17%

2%

6%

15%

12%

Special venue

36%

20%

55%

40%

39%

Vakantiedorp

0%

5%

2%

0%

1%

Budgetaccommodatie

1%

16%

6%

2%

4%

100%

100%

100%

100%

100%

391

117

222

173

903

Hotel

Totaal Aantal venues


Figuur 5

Capaciteit van de congres- en meetingfaciliteiten in Vlaanderen en Brussel per gemeente (aantal personen)


25

2.2

Hotelaanbod

Ruim vier op tien MICE-venues in Vlaanderen is een hotel. 44% van deze hotels zijn driesterrenhotels, een derde viersterrenhotels. 12% van de hotels behoort tot de categorie twee sterren en telkens ongeveer 5% tot de categorieën 1 ster/categorie 0 en vijf sterren. De Kunststeden tellen voornamelijk drie- en viersterrenhotels maar ook vijfsterrenhotels die congres- en seminariefaciliteiten aanbieden (respectievelijk 38%, 41% en 12%). In de andere regio’s van Vlaanderen gaat het hoofdzakelijk om hotels tot drie sterren. Een hotel in Vlaanderen en Brussel dat vergaderen/of congresinfrastructuur aanbiedt, beschikt gemiddeld over 69 kamers (suites inbegrepen). Samen tellen ze nagenoeg 27.000 hotelkamers. Abstractie makend van het aanbod in Brussel, telt een hotel met vergaderen/of congresinfrastructuur in Vlaanderen gemiddeld 46 kamers. Een doorsnee hotel in Vlaanderen – dat al dan niet beschikt over specifieke infrastructuur voor congressen of seminaries – telt 25 kamers. Het gemiddeld aantal kamers per hotel varieert sterk in functie van de regio. Een hotel met congresof seminarie-infrastructuur in de Kunststeden biedt gemiddeld 111 kamers aan terwijl dit voor de Vlaamse regio’s slechts 23 kamers is. Voor de Kust en de steden in de Vlaamse regio’s is dit respectievelijk gemiddeld 42 en 34 kamers. Terwijl de Kunststeden over 46% van het totaal aantal hotels met congresof seminariefaciliteiten beschikken, loopt het aantal kamers in de Kunststeden op tot 74% van het aanbod omwille van het relatief groot aantal kamers per hotel. Het tegenovergestelde stellen we vast in de Vlaamse regio’s: deze regio’s tellen 17% van het aantal hotels met dergelijke faciliteiten maar slechts 6% van het aantal kamers in Vlaanderen. Figuur 6

200 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0

Kenmerken van de hotels die congres-, seminarieof beursfaciliteiten aanbieden voor de zakenmarkt in Vlaanderen en Brussel Gemiddeld aantal kamers

20.012 kamers

Aandeel in totaal aantal kamers (%) Totaal aantal hotels Aandeel in totaal aantal hotels (%) 2.784 kamers

2.557 kamers

Kunststeden

Kust


26

1.572 kamers

Vlaamse regio's

Andere steden

2.3

Vergaderruimtes

Vlaanderen en Brussel tellen nagenoeg 4.000 vergaderruimtes opengesteld voor de zakelijke markt. Per instelling die vergaderen/of congresfaciliteiten aanbiedt, gaat het om gemiddeld 4,4 vergaderruimtes. Het aantal vergaderruimtes waarover een aanbieder beschikt, is gerelateerd aan de ligging in Vlaanderen en Brussel en het type aanbieder. Aanbieders in de Kunststeden hebben relatief meer vergaderruimtes (gemiddeld vijf vergaderruimtes per aanbieder). Hetzelfde geldt voor congres- en meetingcentra (gemiddeld 7,2 vergaderruimtes). Figuur 7

Gemiddeld aantal vergaderruimtes per aanbieder die congres-, seminarieof beursfaciliteiten aanbiedt voor de zakenmarkt in Vlaanderen en Brussel

Macroproduct 5,0

Kunststeden 3,6

Kust Vlaamse regio's

4,0

Andere steden

4,1

Type aanbieder 4,1

Hotel

7,2

Congres- en meetingcentrum 3,7

Special venue

4,3

Vakantiedorp

5,2

Budgetaccommodatie 4,4

TOTAAL 0

1

2

3

4

5

6

7

8


27

2.4

Tentoonstellingsruimtes

Bijna zes op tien aanbieders met congres-, seminarieof beursfaciliteiten in Vlaanderen zegt te beschikken over tentoonstellingsruimte. Voor tentoonstellingen of beurzen in Vlaanderen en Brussel kan de zakenwereld rekenen op bijna 600.000 m2 ruimte of gemiddeld 1.159 m2 per aanbieder. In de steden (zowel Kunststeden als andere steden) is de gemiddelde oppervlakte per aanbieder relatief groot, ongeveer 1.200 tot 1.600 m2. Aan de Kust en in de Vlaamse regio’s is deze gemiddeld kleiner (ongeveer 500 m2). De Kunststeden zijn goed voor 63% van de totale oppervlakte aan tentoonstellingsruimte in Vlaanderen en Brussel. Vooral congres- en meetingcentra hebben veel ruimte ter beschikking voor tentoonstellingen en beurzen. Gemiddeld gaat het om 4.709 m2 per aanbieder. Alhoewel congres- en meetingcentra slechts 15% uitmaken van het totaal aantal aanbieders dat tentoonstellingsruimte aanbiedt, beschikken ze wel over 61% van de totale oppervlakte. Figuur 8

Gemiddelde oppervlakte (m2) per aanbieder die tentoonstellings- of beursruimte aanbiedt voor de zakenmarkt in Vlaanderen en Brussel

Macroproduct Kunststeden

1.626

Kust

498

Vlaamse regio's

520 1.214

Andere steden Type aanbieder 327

Hotel

4.709

Congres- en meetingcentrum 851

Special venue 499

Vakantiedorp 247

Budgetaccommodatie

1.159

TOTAAL 0

500

1.000


28

1.500

2.000

2.500

3.000

3.500

4.000

4.500

5.000

2.5

Catering

Nagenoeg twee derde van de aanbieders met faciliteiten voor de MICE-markt in Vlaanderen beschikt over een eigen restaurant of is verbonden aan een vaste traiteur. Werken met een externe keuken is in dit geval niet mogelijk. In een op vijf gevallen heeft de klant de keuze: of men maakt gebruik van de interne keuken of traiteur die voorgesteld wordt door de aanbieder of men maakt gebruik van externe catering. Slechts bij een minderheid van aanbieders is enkel een externe traiteur mogelijk of kan men geen gebruik maken van cateringservices (of is dit niet gebruikelijk). Figuur 9

De mate waarin de aanbieders van congres-, seminarieof beursfaciliteiten aan de zakenmarkt in Vlaanderen en Brussel beschikken over interne catering, een vaste traiteur of een beroep doen op externe catering in 2004 Macroproduct Kunststeden Kust Vlaamse regio's Andere steden Type aanbieder Hotel

Congres- en meetingcentrum Special venue Vakantiedorp Budgetaccommodatie TOTAAL 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

Zowel interne als externe keuken mogelijk

Enkel externe keuken mogelijk

Enkel interne keuken of vaste traiteur mogelijk

Noch interne, noch externe keuken mogelijk

90%

100%


29

2.6

Maximum capaciteit

De ruim 900 aanbieders met vergaderen/of congresfaciliteiten kunnen in het totaal maximaal volgend aantal gasten huisvesten: • 141.000 personen in seminarieopstelling; • 239.000 personen in theateropstelling; • 68.000 personen in auditoriumopstelling; • 337.000 personen voor recepties; • 201.000 personen voor banket. Niet alle aanbieders hebben de mogelijkheden om deze vijf opstellingen aan te bieden. Bij nog andere aanbieders zou een bepaalde opstelling wel mogelijk zijn maar is dit niet gebruikelijk. Ongeveer 141.000 personen kunnen tegelijkertijd in Vlaanderen en Brussel terecht voor een seminarie. Het gaat om 795 instellingen die één of meerdere zalen aanbieden met seminarieopstelling. Een aanbieder van seminariefaciliteiten in Vlaanderen en Brussel beschikt over zalen met een gemiddelde maximumcapaciteit van 177 personen. Het macroproduct heeft relatief weinig invloed op de maximumcapaciteit, al heeft de aanbieder aan de Kust gemiddeld een iets kleinere capaciteit. Het type aanbieder is blijkbaar meer determinerend voor de maximumcapaciteit. Congres- en meetingcentra kunnen accommodatie verschaffen tot gemiddeld 369 personen. Voor special venues ligt dit op 226 personen. Voor hotels, vakantiedorpen en budgetaccommodaties is dit respectievelijk 94, 160 en 120 personen. Wanneer deelnemers aan een congres of seminarie niet over een individueel schrijftablet moeten beschikken en de stoelen in rijen achter elkaar kunnen worden opgesteld, hebben Vlaanderen en Brussel een capaciteit van nagenoeg 239.000 stoelen verspreid over 765 aanbieders (theaterstijl). Gemiddeld komen we tot een maximum capaciteit van 312 deelnemers in theateropstelling per aanbieder. Steden in de Vlaamse regio’s hebben een relatief grote capaciteit per aanbieder, met name circa 450 personen per aanbieder. Congres- en meetingcentra kunnen gemiddeld 745 personen huisvesten in theaterstijl, voor special venues bedraagt dit gemiddeld ongeveer 350 personen. Voor logiesaccommodatie ligt de maximumcapaciteit opnieuw een stuk lager: respectievelijk gemiddeld 166, 314 en 214 personen voor hotels, vakantiedorpen en budgetaccommodaties.

30

Het aantal aanbieders in Vlaanderen en Brussel dat beschikt over auditoria is eerder beperkt, namelijk 108. De maximumcapaciteit van deze auditoria samen bedraagt ongeveer 68.000 personen. Circa 47.000 zitjes vinden we terug in de Kunststeden en de special venues hebben de grootste capaciteit. Er is ruimte voor 45.000 personen of 67% van de totale auditoriacapaciteit. Deze special venues zijn voornamelijk concerten theaterzalen. Ongeveer 337.000 personen kunnen tegelijkertijd van een receptie genieten bij aanbieders van vergaderingen en congressen in Vlaanderen en Brussel (750 aanbieders). Per aanbieder komt dit neer op gemiddeld ongeveer 450 gasten. Meeting- en congrescentra kunnen de grootste groepen ontvangen, ongeveer 950 personen per aanbieder. Bij special venues ligt deze capaciteit iets lager (gemiddeld 543 personen) maar samen vertegenwoordigen ze wel de helft van de totale receptiecapaciteit van instellingen die vergaderingen en congressen onthalen in Vlaanderen en Brussel. Ruim 45% van de totale capaciteit vinden we terug in de Kunststeden, telkens ruim een vijfde tot een kwart in de Vlaamse regio’s of steden in deze regio’s en 8,5% aan de Kust. 715 aanbieders met vergaderen/of congresfaciliteiten in Vlaanderen en Brussel kunnen circa 201.000 mensen laten genieten van een banket. Gemiddeld komt dit neer op 281 personen per aanbieder. Aanbieders in de steden kunnen relatief meer mensen bedienen, gemiddeld ongeveer 300 tot 340 personen. Qua type aanbieder beschikken congres- en meetingcentra opnieuw over de grootste capaciteit: ongeveer 650 personen per aanbieder.

31

Hoofdstuk

3

Bepaling van de globale marktvraag

3.1

Volumemeting

Bij elk van de aanbieders is er gepeild naar het aantal meetings, congressen en beurzen die ze in de loop van 2003 onthaalden. Omdat het voor de ondervraagde aanbieders moeilijk is om het verschil tussen een meeting of een congres te achterhalen, worden beide organisatievormen in de volgende analyse gegroepeerd. Per aanbieder in Vlaanderen en Brussel vonden gemiddeld ongeveer 200 meetings of congressen en één tot twee beurzen plaats. Als we dit extrapoleren naar de volledige capaciteit in Vlaanderen en Brussel komt dit neer op circa 165.000 meetings of congressen en ongeveer 1.300 beurzen in 2003. In deze raming wordt een driedaags internationaal congres met 2.000 deelnemers gelijkgesteld aan een externe avondvergadering van een lokale vereniging. Ook wordt een internationale vakbeurs op dezelfde wijze benaderd als een plaatselijke ruilbeurs. Het gemiddeld aantal meetings of congressen op jaarbasis is per aanbieder relatief hoog in de Kunststeden (289 meetings of congressen per venue) en relatief laag aan de Kust (42 meetings of congressen per venue). Aanbieders in de Vlaamse regio’s halen gemiddeld 119 meetings of congressen binnen op jaarbasis, in de andere steden is dit 208.

33

Figuur 10 Gemiddeld aantal meetings of congressen per aanbieder in Vlaanderen en Brussel

289

Kunststeden

366

Brussel

356

Antwerpen 147

Brugge

208

Gent 75

Mechelen

167

Leuven 42

Kust

119

Vlaamse regio’s

208

Andere steden

393

TOTAAL 0

50

100

150

200

250

300

350

400

450


Als we kijken naar de raming van het marktvolume zijn de Vlaamse Kunststeden goed voor ongeveer 56% van alle meetings of congressen in 2003 of 92.500 in aantal. In Brussel vindt de helft van deze bijeenkomsten (46.500 meetings of congressen) plaats. Antwerpen volgt met 28.000 externe vergadermomenten. De rij van de Vlaamse Kunststeden wordt vervolledigd met Gent (7.000), Brugge (5.500), Leuven (4.000) en Mechelen (1.500). Aan de Kust vonden in 2003 ongeveer 4.000 meetings of congressen plaats, in de Vlaamse regio’s zijn dit er 33.500 en in de andere steden in Vlaanderen 35.500. Figuur 11

Raming van het aantal meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel

Kunststeden Kust

35.500

Vlaamse regio's Andere steden

33.500 4.000


34

92.500

Brussel

46.500


28.000 5.500 7.000 4.000 1.500

Logischerwijze ontvangen congres- en meetingcentra relatief veel meetings en congressen: gemiddeld 279 in het afgelopen jaar. Hetzelfde geldt voor hotels (245). Het aantal bijeenkomsten in budgetaccommodaties, special venues en vakantiedorpen ligt lager (gemiddeld ongeveer 100 tot 125 bijeenkomsten). Door het ruime aanbod aan hotels, vindt ruim de helft van de meetings of congressen (of 88.500) plaats in hotels. Special venues zijn goed voor ongeveer een kwart van deze bijeenkomsten (of 41.500 meetings en congressen). Congres- en meetingcentra onthalen circa een vijfde van de meetings of congressen (31.500), budgetaccommodatie en vakantiedorpen elk ongeveer één procent. Figuur 12 Gemiddeld aantal meetings of congressen per aanbieder in Vlaanderen en Brussel, naar type aanbieder

245

Hotel

279

Congres- en meetingcentrum 126

Special venue

116

Vakantiedorp 96

Budgetaccommodatie

197

TOTAAL 0

50

100

150

200

250

300


Met uitzondering van de zomermaanden juli en augustus kennen de meetings of congressen een behoorlijk gelijkmatige spreiding doorheen het jaar. Juli en augustus zijn samen goed voor ongeveer 7% van de meetings en congressen. De overige maanden hebben elk een aandeel van 8 tot 11%. De beurzen kennen wel piekmomenten, namelijk februari (13%) en maart (17%) in het voorjaar en september (12%), oktober (14%) en november (10%) in het najaar.

35

Figuur 13 Verdeling van het aantal meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel

Januari

8% 9%

Februari Maart

10% 9%

April Mei

10%

Juni

10%

Juli

3%

Augustus

3% 9%

September

11%

Oktober

10%

November December

8% 0%

2%

4%

6%

8%

10%

12%


Figuur 14 Verdeling van het aantal beurzen in Vlaanderen en Brussel

Januari

6% 13%

Februari Maart

16% 7%

April Mei

7% 4%

Juni 1%

Juli

5%

Augustus

12%

September

14%

Oktober 10%

November December

6% 0%

2%

4%

6%


36

8%

10%

12%

14%

16%

18%

3.2

Kenmerken van meetings en congressen

Bij elk van de aanbieders is er gepeild naar de kenmerken van de drie meest recente meetings, de drie meest recente congressen en de drie meest recente beurzen. Omdat het voor de ondervraagde aanbieders moeilijk is om het verschil tussen een meeting of een congres te achterhalen, worden beide organisatievormen in de volgende analyse gegroepeerd. Achtereenvolgens bespreken we volgende kenmerken van meetings en congressen: type organisator, land (regio) van herkomst van de organisator, duur van de meetings en congressen, aantal deelnemers, het residentiële en het internationale karakter van deze bijeenkomsten, de tussenpersonen, de bestedingen en tenslotte de gehanteerde promotiekanalen om de meetingen congresfaciliteiten bekend te maken. 3.2.1

Type organisator

Ruim zeven op tien meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel (of ongeveer 115.000 meetings en congressen) wordt door een corporate organisatie georganiseerd. De overige 30% (of 50.000 bijeenkomsten) vloeit voort uit associations of niet-commerciële organisaties zoals onderwijsinstellingen, socioculturele verenigingen, vakbonden, politieke partijen, EU-instellingen, enzovoort. Meetings of congressen in logiesaccommodatie (hotels, vakantiedorpen en budgetaccommodatie) worden relatief vaker georganiseerd door corporate organisaties (79%). In congres- en meetingcentra vinden we relatief vaker associations terug. Figuur 15 Type organisator van meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel Niet-commerciële organisaties (associations) Commerciële organisaties (corporate) 29%

71%


37

De zakelijke dienstverlening, bijvoorbeeld: consultancy, opleidingsinstituten, enz. (13%); allerhande overheden, vakbonden, … (12%); de farmaceutische sector (11%) en de bank- en verzekeringswereld (11%) vormen de belangrijkste sectoren. Eveneens niet onbelangrijk zijn recreatie, toerisme, sport en cultuur (8%), de medische sector (7%) en de voedingssector (6%). Figuur 16 Sector waartoe de organisator van meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel behoort Zakelijke dienstverlening Politiek, openbaar bestuur, vakbonden, EU Farmaceutische sector

13% 27% 12%

Bank- en verzekeringssector Recreatie, toerisme, sport, cultuur

5%

Medische sector

11%

6%

Voedingssector

7%

Onderwijs Andere

8%

11%


3.2.2

Land (regio) van herkomst van de organisator

Bijna negen op tien organisatoren komt uit België: 59% uit Vlaanderen, 27% uit Brussel en 1% uit Wallonië. Ruim vier op honderd organisatoren is Nederlander, 3% komt uit het Verenigd Koninkrijk, 3% uit Frankrijk en 1% uit Duitsland. Organisatoren uit andere landen zijn goed voor 2% van de meetings en congressen. Figuur 17 Herkomstland (regio) van de organisator van meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel Vlaanderen 3% 1% 3% 4%

Brussel Nederland

1% 2%

Frankrijk Verenigd Koninkrijk

27%

Wallonië Duitsland Andere


38

59%

3.2.3

Duur van meetings en congressen

Ongeveer driekwart van de meetings of congressen duurt maximaal één dag: bijna een derde duurt maximaal een halve dag en 42% duurt een halve tot een volledige dag. Ongeveer 15% duurt twee dagen. Een gemiddelde meeting of congres duurt 1,3 dagen. Als we dit vermenigvuldigen met het volume van 165.000 meetings of congressen op jaarbasis komen we tot circa 215.000 meetingdagen. Figuur 18 Duur van meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel Maximaal een halve dag 7%

1 dag 2 dagen

2% 2% 31%

15%

3 dagen 4 dagen Meer dan 4 dagen 42%


In tegenstelling tot meetings of congressen in logiesaccommodatie zijn meetings en congressen gehouden in gespecialiseerde centra of in special venues relatief vaker eendaags. 3.2.4

Aantal deelnemers

Meetings en congressen in Vlaanderen en Brussel tellen gemiddeld nagenoeg 100 deelnemers. De grote congressen zorgen wel voor een vertekend beeld. De mediaan of de middelste waarneming bedraagt 31 deelnemers. Ongeveer een kwart van de bijeenkomsten telt maximaal 15 deelnemers, de helft maximum 30 deelnemers. Nagenoeg een vijfde van de vergadermomenten telt minimaal 100 deelnemers en kunnen we eerder als congressen beschouwen. 7% van deze bijeenkomsten tellen meer dan 250 deelnemers. We noteerden reeds dat er jaarlijks 215.000 meetingen congresdagen zijn in Vlaanderen en Brussel. Als we uitgaan van 31 deelnemers per meeting (mediaan) duidt dit op ongeveer 6.650.000 meetingen congresmandagen.

39

Figuur 19 Aantal deelnemers aan meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel Tot 10 deelnemers 11 tot 15 deelnemers 16 tot 20 deelnemers

8%

12%

12% 14%

21 tot 30 deelnemers 31 tot 50 deelnemers

15% 11%


15%

13%

Meer dan 250 deelnemers


3.2.5

Residentieel tegenover niet-residentieel

Aan de aanbieder werd eveneens gevraagd om een schatting te maken van het aandeel deelnemers die de meeting of het congres combineerden met een overnachting binnen de eigen infrastructuur, buiten de infrastructuur van de venue of die de meeting of het congres niet combineerden met een overnachting buitenshuis. Hierbij willen we wel opmerken dat het niet zo eenvoudig is om als aanbieder uit te maken of de deelnemers na afloop van de meeting of het congres naar huis terugkeren of de nacht doorbrengen in logies die los staan van de venue. Bij een gemiddelde meeting of congres is zeven op tien deelnemers niet-residentieel, ongeveer een kwart is residentieel op de plaats waar de meeting of het congres doorgaat en 3% is eveneens residentieel maar overnacht op een andere plaats dan waar het vergaderen plaatsvindt. Een meerdaags gebeuren telt uiteraard relatief meer residentiële deelnemers in vergelijking met een meeting of congres van maximaal één dag. Bij de meerdaagse meetings of congressen is ongeveer driekwart van de deelnemers residentieel. Het is eveneens evident dat het aandeel residentiële deelnemers hoger is bij meetings of congressen met een buitenlandse organisator (62% is hier residentieel). Als de aanbieder beschikt over overnachtingsmogelijkheden, is het aandeel residentiële deelnemers gevoelig hoger. Zo tellen meetings of congressen in hotels, budgetaccommodatie en vakantiedorpen gemiddeld 43% residentiële deelnemers. 40

Figuur 20 Het residentiële karakter van meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel Residentieel ter plaatse Residentieel andere plaats

20%

Niet residentieel

3% 71%


3.2.6

Nationaal tegenover internationaal

Volgens de aanbieders telt 57% van de meetings of congressen uitsluitend Belgische deelnemers, bij 35% van de bijeenkomsten is dit een mix van zowel Belgische als buitenlandse deelnemers en slechts bij een klein deel zijn uitsluitend buitenlandse deelnemers aanwezig (8%). Eendaagse meetings of congressen tellen relatief meer uitsluitend Belgische deelnemers (67%). Bij meerdaagse gebeurtenissen treffen we relatief vaker buitenlandse deelnemers aan (70%). Hetzelfde geldt voor meetings of congressen met een buitenlandse organisator (94%). Bij vergaderingen in logiesaccommodatie maken buitenlanders frequenter deel uit van de groep (54,5%). Hetzelfde geldt voor meetings of congressen in de Kunststeden (59%), zeker wat Brussel betreft (74%). Figuur 21 Nationale tegenover internationale meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel Uitsluitend Belgische deelnemers Uitsluitend buitenlandse deelnemers Zowel Belgische als buitenlandse deelnemers

35% 57%

8%


41

3.2.7

Contact met tussenpersonen

Bij 93% van de meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel neemt de organisator rechtstreeks contact op met de aanbieder. Bij ongeveer 4% verloopt het contact via een Professional Conference Organiser (PCO) of een Destination Management Company (DMC), bij circa 2% via een congresbureau en bij 1,5% via een ander kanaal. Het ‘contact’ dient ruim te worden geïnterpreteerd: het gaat hier zowel over een vraag om informatie als een reservatie. Bovendien is het mogelijk dat de organisator een beroep gedaan heeft op een congresbureau om informatie te verkrijgen en daarna rechtstreeks de aanbieder gecontacteerd heeft. De aanbieder is hier niet noodzakelijkerwijze van op de hoogte. Voor meerdaagse (vermoedelijk organisatorisch meer complexe) meetings of congressen verloopt het contact relatief meer via tussenpersonen (18%), hoofdzakelijk via PCO’s en DMC’s (11%). Ook buitenlandse organisatoren nemen relatief meer contact met tussenpersonen, voornamelijk met PCO’s of DMC’s (14%) en congresbureaus (7%). Figuur 22 Het contact tussen de organisator van meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel en de aanbieder

93%

Rechtstreeks contact PCO/DMC

3,9%

Congresbureau

2,1%

Via ander kanaal

1,5%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%


3.2.8

Bestedingen

De bestedingen waarnaar we peilen is de prijs die betaald werd voor het gebruik van de infrastructuur en diensten van de aanbieder. Dit is een prijs inclusief BTW. We kunnen deze bestedingen niet beschouwen als het beschikbare budget van de organisatoren want naast de bestedingen voor de venue zijn nog tal van andere uitgaven mogelijk. 42

Als er abstractie gemaakt wordt van de 5% laagste bestedingen en de 5% hoogste bestedingen komen we tot een gemiddelde besteding door organisatoren van meetings of congressen in Vlaanderen van c 3.525 bij de venue. Rekening houdend met de 165.000 meetings of congressen die de aanbieders in Vlaanderen en Brussel in 2003 onthaalden, brengt dit een omzet teweeg van c 580 miljoen op jaarbasis. Voor ongeveer 30% van de meetings of congressen betaalt de organisator maximaal c 500 aan de aanbieder. Voor nog eens ongeveer 30% schommelt dit bedrag tussen de c 501 en c 2.000. Bij 18% van de meetings of congressen ontvangt de aanbieder c 2.001 tot c 5.000 en bij 22% overstijgt dit bedrag c 5.000. Het meest frappante onderscheid is te maken bij eendaagse en meerdaagse meetings en congressen. Voor meetings en congressen van maximaal één dag betaalt de organisator gemiddeld c 1.717 aan de venue. Bij meerdaagse evenementen loopt dit op tot gemiddeld c 11.254. Figuur 23 Het budget besteed voor het gebruik van de infrastructuur en de diensten van de aanbieder bij meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel Maximaal e 250 e 251 - e 500

17%

22%

e 501 - e 1.000 e 1.001 - e 2.000 e 2.001 - e 5.000 Meer dan e 5.000

13% 18%

13% 17%


Verder zijn de bestedingen bij de aanbieders relatief hoog bij organisatoren afkomstig uit Brussel of het buitenland. Ook bij meetings georganiseerd in de Kunststeden of aan de Kust of congressen specifiek gehouden in een logiesaccommodatie wordt er relatief veel besteed. De bestedingen hangen in de eerste plaats af van de elementen die in deze prijs vervat zitten. Daarom is eveneens gepeild naar de diensten die in de opgegeven prijs zijn inbegrepen. Zaalhuur is per definitie inbegrepen in de prijs. In ongeveer driekwart van de gevallen omvat de opgegeven prijs eveneens projectiemogelijkheden en/of video. Elementen die eveneens relatief vaak deel uitmaken van de prijs zijn: koffiepauze (70%), onthaal (65%) of lunch (58%). 43

Logisch is dat naarmate de prijs toeneemt meer en meer elementen vervat zitten in deze prijs. Elementen zoals diner, overnachting/ontbijt en recreatieve activiteiten komen slechts sporadisch voor bij meetings of congressen waarvoor tot c 500 betaald werd aan de aanbieder. Bij vergadermomenten waarvoor de organisator minimaal c 1.000 betaalt aan de aanbieder omvat deze prijs in ongeveer een derde van de gevallen één of meerdere diners en in ongeveer een kwart van de gevallen ook een overnachting. Naast de elementen die vervat zijn in de opgegeven prijs is het aantal deelnemers aan de meeting of het congres ook bepalend voor de prijs. Bij ruim een kwart van de meetings of congressen met maximaal 15 deelnemers besteedt de organisator nog geen c 250 bij de venue. Daartegenover staat dat meer dan 55% van de bijeenkomsten met minstens 100 deelnemers een besteding teweeg brengt van minimaal c 5.000 bij de venue. 3.2.9

Promotiekanalen

Persoonlijke contacten tussen de aanbieder en de potentiële klanten zijn het belangrijkste kanaal om meetingen congresfaciliteiten te promoten (77%). Gespecialiseerde media (zoals vaktijdschriften) en een eigen website in het algemeen scoren eveneens hoog (respectievelijk 30% en 28%). Ongeveer een vijfde van de aanbieders noteren congresbureaus als belangrijk promotiekanaal. Beurzen zijn goed voor ongeveer 10%. Figuur 24 Belangrijkste kanalen van aanbieders in Vlaanderen en Brussel om faciliteiten voor meetings of congressen te promoten

77%

Persoonlijke contacten - account managers 30%

Gespecialiseerde media Website

28%

Congresbureaus

20%

Beurzen

10% 4%

Reclame (kranten, gouden gids, regionale tv,…)

0%

10%


44

0%

2%

Andere kanalen

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

Congres- en meetingcentra stippen het persoonlijke contact relatief meer aan als belangrijk promotiekanaal (92%), net zoals de gespecialiseerde media (48%). Congresbureaus zijn van relatief groot belang voor aanbieders in de Kunststeden (34%).

3.3

Kenmerken van beurzen

Bij elk van de aanbieders die beurzen onthalen, is er eveneens gepeild naar de kenmerken van de drie recentste beurzen in 2004. Omwille van het beperkt aantal observaties bij de kenmerken van beurzen gaat de analyse niet even diep als bij de meetings en congressen en dienen de resultaten met de nodige voorzichtigheid te worden geïnterpreteerd. 3.3.1

Aantal exposanten

Gemiddeld telt een beurs in Vlaanderen en Brussel 57 exposanten, de mediaan of de middelste waarneming bedraagt 25 exposanten. Graag herhalen we de bemerking vanuit de methodologie dat de definitie van een beurs vrij breed gaat. Bepaalde bedrijven huren bijvoorbeeld ruimte af om hun eigen product aan vakmensen voor te stellen. In dit geval is er slechts één exposant. Maar aangezien dit eveneens een commercieel platform vormt, zijn deze beurzen ook weerhouden. Ruim de helft van de beurzen telt maximaal 25 exposanten. Bij ongeveer een derde van de beurzen is dit 26 tot 100 exposanten en 17% zijn grote beurzen met minstens 100 exposanten. Figuur 25 Gemiddeld aantal exposanten bij beurzen in Vlaanderen en Brussel Tot 10 exposanten 11 tot 25 exposanten

17%

26 tot 100 exposanten

35%

Meer dan 100 exposanten

32% 16%


45

3.3.2

Type organisator

83% van de beurzen is georganiseerd door een commercieel bedrijf of corporate organisatie, in 17% van de gevallen is de organisator niet-commercieel ingesteld. Figuur 26 Type organisator van beurzen in Vlaanderen en Brussel Commerciële organisatie Niet-commerciële organisatie

17%

83%


Bijna drie op tien beurzen is te situeren in de sectoren recreatie, toerisme, sport of cultuur. Daarnaast zorgen de voedingsector, de zakelijke dienstverlening, de bouwsector en de informaticasector voor een groot deel van de beurzen. Figuur 27 Sector waartoe de organisator van beurzen in Vlaanderen en Brussel behoort Recreatie, toerisme, sport, cultuur Voedingssector Zakelijke dienstverlening

28%

35%

Bouwsector Informatiecasector Andere

6%


46

15% 6%

10%

3.3.3

Land (regio) van herkomst van de organisator

Driekwart van de beursorganisatoren komt uit Vlaanderen, Brussel is goed voor 14%. De overige beursorganisatoren komen uit onze buurlanden waarvan Nederland het belangrijkste land is (6%). Figuur 28 Herkomstland (regio) van de organisator van beurzen in Vlaanderen en Brussel Vlaanderen Brussel

6%

Nederland

3% 2%

14%

Verenigd Koninkrijk Frankrijk 75%


3.3.4

Duur van beurzen

Ruim een derde van de beurzen in Vlaanderen en Brussel duurt maximaal één dag, een kwart is gespreid over twee dagen, 14% duurt drie dagen, 15% vier tot vijf dagen en 11% meer dan 5 dagen. Figuur 29 Duur van beurzen in Vlaanderen en Brussel Maximaal een halve dag 11%

1 dag 2 dagen 3 dagen

3%

8%

31%

7%

4 dagen 5 dagen

14%

Meer dan 5 dagen

26%


47

3.3.5

Aantal bezoekers

Een beurs in Vlaanderen en Brussel trekt gemiddeld 4.400 bezoekers. De mediaan is echter ongeveer 500 bezoekers. Ongeveer 30% trekt meer dan 2.500 bezoekers aan. Figuur 30 Aantal bezoekers aan beurzen in Vlaanderen en Brussel Maximaal 100 bezoekers 101 tot 200 bezoekers 201 tot 500 bezoekers

18% 30%

501 tot 2.500 bezoekers

15%

Meer dan 2.500 bezoekers 20%

17%


3.3.6

Residentieel tegenover niet-residentieel

85% van de exposanten overnacht niet buitenshuis naar aanleiding van een beurs. 15% doet dit wel, hoofdzakelijk in logies die geen deel uitmaken van de aanbieder. Figuur 31 Het residentiële karakter van beurzen in Vlaanderen en Brussel (exposanten) Residentieel ter plaatse

2%

Residentieel andere plaats Niet residentieel

85%


48

13%

3.3.7

Nationaal tegenover internationaal

Bij 63% van de beurzen in Vlaanderen en Brussel zien we uitsluitend Belgische exposanten, in 29% is dit een internationaal gezelschap met zowel Belgische als buitenlandse exposanten. Een minderheid van de beurzen heeft uitsluitend buitenlandse exposanten (8%). Figuur 32 Nationale tegenover internationale beurzen in Vlaanderen en Brussel Uitsluitend Belgische exposanten Uitsluitend buitenlandse exposanten

29%

Zowel Belgische als buitenlandse exposanten

63% 8%


3.3.8

Contact met tussenpersonen

Bij nagenoeg alle beurzen loopt het contact tussen de organisator en de aanbieder rechtstreeks. Figuur 33 Het contact tussen de organisator van beurzen in Vlaanderen en Brussel en de aanbieder

96%

Rechtstreeks contact PCO/DMC

2%

Via ander kanaal

2%

0%

20%

40%

60%

80%

0%

100%


49

3.3.9

Bestedingen

De organisator besteedt gemiddeld ongeveer c 9.400 bij de venue. Opnieuw vertoont dit resultaat sterke schommelingen in functie van bijvoorbeeld de grootte en de duurtijd van de beurs. De circa 1.300 beurzen op jaarbasis vertegenwoordigen een omzet van maximaal c 12,2 miljoen. Bij ongeveer een derde van de beurzen ontvangt de aanbieder tot c 2.500 van de organisator. Een kwart van deze evenementen is te situeren in de categorie c 2.501 tot c 5.000, 14% in de categorie c 5.001 tot c 10.000. Bij ruim een kwart van de beurzen besteedt de organisator meer dan c 10.000 bij de venue. In deze bedragen is naast de huur van de beursruimte meestal ook de technische voorzieningen begrepen (87%). In mindere mate maken ook elementen zoals personeel (bewaking, technisch personeel, …) en catering deel uit van de opgegeven prijs. Figuur 34 Het budget besteed voor het gebruik van de infrastructuur en de diensten bij de aanbieder bij beurzen in Vlaanderen en Brussel Maximaal e 1.000 e 1.001 - e 2.500 e 2.501 - e 5.000

15% 27%

e 5.001 - e 10.000

17%

Meer dan e 10.000 14% 26%


3.3.10

Promotiekanalen

Aanbieders met beursruimte promoten hun product in acht op tien van de gevallen persoonlijk, ruim een derde doet een beroep op gespecialiseerde media en 17% tot 19% op congresbureaus, beurzen of een eigen website.

50

Figuur 35 Belangrijkste kanalen van aanbieders in Vlaanderen en Brussel om faciliteiten voor beurzen te promoten

79%

Persoonlijke contacten - account managers 36%

Gespecialiseerde media 19%

Website

18%

Beurzen Congresbureaus

17%

Andere kanalen 0%

0%

3% 10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%


51

Hoofdstuk

4

Kenmerken van de vraag

In dit hoofdstuk komen achtereenvolgens de kenmerken en het reisgedrag van de individuele meetingen congrestoerist, de onderzoeksresultaten van de organisatoren en de bestedingen aan bod. Het gaat enkel over meetings en congressen met minstens één overnachting.

4.1

De individuele residentiële meetingen congrestoerist

Dit onderdeel bundelt de resultaten van de enquête bij de deelnemers aan residentiële meetings en congressen in Vlaanderen en Brussel. Achtereenvolgens gaan we in op volgende thema’s: • profielbeschrijving van de respondenten; • kenmerken van de trip; • informatiebronnen geraadpleegd door de deelnemers; • typering en evaluatie van de bestemming Vlaanderen/Brussel; • recreatief luik. 4.1.1

Profiel van de meetingen congrestoerist

De vergaderen congreswereld trekt nog steeds grotendeels een mannelijk publiek aan. Zeven op tien vergaderen congrestoeristen in Vlaanderen en Brussel zijn mannen. Enkel tijdens opleidings- en trainingsbijeenkomsten is het aantal mannen en vrouwen ongeveer gelijk verdeeld. Een minderheid van de toeristen is jonger dan 30 (14%), meer dan de helft is ouder dan 40 (bijna 60%). België-Luxemburg is het voornaamste herkomstland met een vijfde van de toeristen. Vier op tien toeristen komen uit de buurlanden. Daarnaast komen drie op tien residentiële vergadertoersiten uit andere Europese landen en komt ruim één op tien uit niet-Europese landen. Mensen uit die contreien treffen we vooral op de congressen aan, Belgen zien we het minst op residentiële congressen. Opleidingen en trainingen lijken voor53

al een zaak voor de Belgen en de Nederlanders. Deelnemers aan residentiële management-meetings zijn hoofdzakelijk uit het buitenland afkomstig. Figuur 36 Herkomstland van de residentiële meetingen congrestoerist België - Luxemburg 12%

Nederland

21%

Frankrijk Verenigd Koninkrijk 15%

29%

Duitsland Andere Europese landen Andere niet-Europese landen

6%

8%

9%


De bedienden vormen met voorsprong de sterkst vertegenwoordigde beroepsgroep (44%). Enkel management-meetings trekken relatief meer kader- en andere hogere leidinggevende functies aan (35%) dan bedienden (29%). 4.1.2

Kenmerken van de trip

Verblijfsduur We gingen na hoeveel dagen de deelnemers aan residentiële meetings en congressen in Vlaanderen en Brussel doorbrengen. Hierbij houden we niet enkel rekening met de duur van de bijeenkomst waarop ze ondervraagd werden, maar met de volledige verblijfsduur in Vlaanderen en Brussel, met inbegrip van eventuele dagen gewijd aan andere doeleinden. Dat kunnen zowel toeristische als andere zakelijke doeleinden zijn. De gemiddelde volledige verblijfsduur in Vlaanderen en Brussel van de deelnemers reizend vanuit België is opmerkelijk lang: 3,4 dagen. Bijna vier op tien deelnemers verblijft hier twee dagen. De gemiddelde verblijfsduur voor deelnemers reizend vanuit België is het hoogst aan de Kust (4,1 dagen) en het laagst in de Vlaamse regio’s (2,8 dagen). De verblijfsduur in de Kunststeden bedraagt gemiddeld 3,7 dagen. Voor de deelnemers die vanuit het buitenland reizen bedraagt de totale verblijfsduur 4,4 dagen. Er is een vrij gelijkmatige spreiding van deelnemers die 3, 4, 5 of 6 en meer dagen in Vlaanderen en Brussel verblijven. De gemiddelde ver54

blijfsduur voor de deelnemers uit het buitenland is het hoogst in de Kunststeden (4,5 dagen) en het laagst in de Vlaamse regio’s (3,5 dagen). Zowel bij de deelnemers reizend vanuit België als bij de deelnemers uit het buitenland geldt dat de gemiddelde totale verblijfsduur in Vlaanderen en Brussel lager ligt voor de bijeenkomsten georganiseerd door commerciële organisaties (corporate) in vergelijking met de bijeenkomsten georganiseerd door niet-commerciële organisaties (associations). De gemiddelde totale verblijfsduur volgens type meeting is hoger voor congressen dan voor managementmeetings. De deelnemers aan residentiële congressen en meetings in Vlaanderen en Brussel verblijven hier vaak langer dan enkel de duur van de meeting of het congres. Vier op tien deelnemers blijft langer dan de duur van de bijeenkomst. Deelnemers uit België (87%) en Nederland (86%) blijven in vergelijking met deelnemers uit andere landen in veel sterkere mate enkel voor de duur van de bijeenkomst. Ook deelnemers die verblijven in de Vlaamse regio’s (89%) en de Kust (69%) beperken hun verblijf veelal tot de duur van de meeting of het congres. Bijna de helft van de deelnemers aan bijeenkomsten in de Kunststeden blijft daarentegen langer dan de duur van de meeting of het congres. Naar type bijeenkomst stellen we vast dat het vooral de deelnemers aan congressen zijn die langer blijven dan de congresperiode (51%). Naar type organisator ten slotte valt het op dat deelnemers aan bijeenkomsten georganiseerd door commerciële organisaties hun verblijf meestal beperken tot de duur van de bijeenkomst (83%). Is de organisator niet-commercieel, dan blijven de deelnemers in bijna de helft van de gevallen langer dan de deelnameperiode. De bijkomende duur die deelnemers voor of na hun deelnameperiode in Vlaanderen en Brussel doorbrengen, is beperkt. In de meeste gevallen (28%) blijven deze deelnemers één dag langer dan de eigenlijke duur van de deelname aan de meeting of het congres. Logiesvorm Het hotel is veruit de meest populaire logiesvorm voor de meetingen congresgasten in Vlaanderen en Brussel (91%). In ruim de helft van de gevallen kiest men voor een hotel met vier sterren of meer. Driesterrenhotels vertegenwoordigen ruim 40% van de overnachtingen.

55

Figuur 37 Hotelcategorie van de residentiële deelnemers aan meetings of congressen Pension, 1*, eenvoudig of 2* standaard hotel met basisvoorzieningen 3*, middenklassehotel 4*, eersteklashotel

5% 21%

5* luxueus hotel

43% 31%


Logies en meeting- of congresaccommodatie zijn niet altijd in hetzelfde complex ondergebracht. Zes op tien residentiële meeting- of congresdeelnemers vergaderde in een ander complex dan waar het logies zich bevond. In de enquête werd gevraagd of de logiesaccommodatie en meeting- of congresfaciliteiten zich dan in dezelfde stad of gemeente bevonden. Bijna altijd bleek dit wel het geval te zijn. We stellen vast dat andere logiestypes dan het hotel voornamelijk voorkomen voor residentiële meetings en congressen aan de Kust (64%). Opgedeeld volgens type bijeenkomst constateren we dat andere logiesvormen in sterkere mate voorkomen voor opleiding en training dan voor de andere types van bijeenkomsten. Transportmiddel De voornaamste transportmiddelen die gebruikt worden om het grootste deel van het traject tussen de plaats van vertrek en de plaats van de meeting of het congres te overbruggen, zijn het vliegtuig (48%) en de wagen (36%). De trein vertegenwoordigt 13%. De wagen is het transportmiddel bij uitstek voor deelnemers uit België (83%) en Nederland (85%). De hogesnelheidstrein is het meest gekozen transportmiddel voor Franse deelnemers (61%). Deelnemers uit verre bestemmingen kiezen meestal voor het vliegtuig. Dat dit niet steeds het geval is, heeft te maken met de nationaliteit van de deelnemer en de plaats van vertrek. In een aantal gevallen waren deelnemers met de Amerikaanse nationaliteit toch met de wagen of de trein gekomen. Dit kan verklaard worden door het feit dat deze mensen in Europa wonen of reeds voor een andere meeting in Europa vertoefden. 56

Figuur 38 Transportmiddel van de residentiële deelnemers aan meetings of congressen naar herkomstland België - Luxemburg Nederland Frankrijk Verenigd Koninkrijk Duitsland Andere Europese landen Andere niet-Europese landen Totaal 0%

10%

20%

Wagen

Klassieke trein

Hoge snelheidstrein (Thalys, Eurostar)

Vliegtuig: SN, Virgin, VLM

30%

40%

50%

60%

70%

Vliegtuig: andere luchtvaartmaatschappij Bus

80%

90%

100%

Ander transportmiddel


Reisgezelschap Ruim de helft van de respondenten komt in het gezelschap van collega’s, partner of zakenrelaties die eveneens deelnemen aan de meeting of het congres. Een kleine helft van de respondenten is alleen gekomen. Het aandeel van de deelnemers dat komt met een partner of met andere personen die niet aan de vergadering deelnemen, is beperkt. In de enquête werd in dit laatste geval ook gevraagd naar het aantal personen dat meekwam maar die de meeting of het congres niet volgden. In nagenoeg alle gevallen ging het om één persoon. Figuur 39 Reisgezelschap van de residentiële deelnemers aan meetings of congressen Alleen gekomen

4%

Met collega's, partners, zakenrelaties die eveneens deelnemen Met andere personen die niet deelnemen

46%

51%


57

Wanneer we het reisgezelschap bekijken, stellen we vast dat de vrouwelijke deelnemers minder alleen naar de bijeenkomsten komen. In de leeftijdscategorie van 50 jaar en ouder neemt men verhoudingsgewijs het meest zijn niet-deelnemende partner mee (5%). Kaderleden en personen met een leidinggevende functie komen in vergelijking met de andere beroepsgroepen het meest alleen naar de bijeenkomst in Vlaanderen en Brussel. 4.1.3

Informatiebronnen

We informeerden naar de informatiebronnen die de deelnemers voor de afreis raadpleegden om de bestemming beter te leren kennen. Het is in dit kader belangrijk aan te stippen dat de deelnemers niet zelf bepalen waar de meeting plaatsvindt. De beslissing omtrent de bestemming ligt immers bij de organisatoren. De informatiebronnen die in het keuzeproces van de organisatoren bij het zoeken naar een geschikte locatie gehanteerd worden, komen aan bod bij de bespreking van de enquête bij de organisatoren (deel 4.2). Nagenoeg de helft van de respondenten raadpleegde informatiebronnen voor de afreis. De overige helft sloeg er vooraf geen informatie op na. Het gaat hier zowel om deelnemers die geen informatie ter hand namen als over respondenten die terugvallen op vroegere ervaringen of op mond-tot-mondreclame. Figuur 40 Informatiebronnen geraadpleegd door de deelnemers aan residentiële meetings en congressen voor de afreis

legen

legen

48%

Vooraf informatiebronnen geraadpleegd

legen

34%

Vroegere ervaring

legen

25%

Geen informatiebronnen

legen

7%

Mond-tot-mond reclame 0%

10%

0% 20%

30%

40%

50%

60%


Populair zijn de informatiebronnen die aangereikt worden door de organisator van de meeting of het congres. Meer dan de helft van de deelnemers die informatiebronnen raadplegen, doet hierop een beroep. Daarnaast zijn ook websites belangrijk en informatiebronnen die op eigen initiatief worden opgezocht. 58

Figuur 41 Welke informatiebronnen geraadpleegd door de deelnemers aan residentiële meetings en congressen (enkel die deelnemers die vooraf informatiebronnen raadpleegden)

5%

Via organisator

legen

40%

Websites

legen

26%

Op eigen initiatief

legen

12%

Publicaties, resigidsen

legen

2%

Info op het vliegtuig Website hotel

2%

Andere

2% 0%

legen 0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%


Het raadplegen van informatiebronnen is beduidend belangrijker voor deelnemers die niet uit België of Nederland afkomstig zijn. Met de leeftijd neemt ook het terugvallen op vroegere ervaring toe. Naar type bijeenkomst zijn het vooral de deelnemers aan congressen die vooraf informatie raadplegen. 4.1.4

Typering en evaluatie van de bestemming Vlaanderen/Brussel, door deelnemers

Typering van de bestemming Er is aan de deelnemers van residentiële meetings en congressen gevraagd om de bestemming waar de meeting of het congres plaatsvond in een paar woorden te omschrijven. De meeste deelnemers typeren de bestemming op een zeer positieve manier. Positief typerende elementen die het meest voorkomen voor de Kunststeden en de andere steden zijn: • mooi, aantrekkelijk (Kunststeden 35%, andere steden 78%); • oude, (cultuur)historische omgeving, kunststad (Kunststeden 15%, andere steden 47%); • schitterend, charmant, pittoresk, rustgevend (Kunststeden 14%, andere steden 22%).

59

De Vlaamse regio’s worden vooral positief getypeerd op volgende elementen: • rustig (af)gelegen, landelijk (46,5%); • prachtige omgeving, natuur (35%). Positief typerende elementen voor de Kust zijn minder uitgesproken. Zowel het mooie, aantrekkelijke als het rustige (af)gelegen karakter en het propere, verzorgde aspect worden elk door ongeveer 14% van de respondenten aangehaald. We noteren ook dat ongeveer één op tien respondenten aangeeft niets van de bestemming te hebben gezien. Negatieve typeringen over de bestemming zijn veruit in de minderheid. De voornaamste zijn: niet proper, vuil, dringend aan restauratie toe (2%); toeristisch centrum, veel toeristen, druk (2%) en te duur (2%). Beoordeling van een aantal aspecten van de meeting of het congres De volgende figuur geeft de tevredenheidscores weer over een aantal aspecten van de residentiële meeting of het congres waaraan de toeristen deelnamen. Om tot deze figuur te komen gaven we een waarde 4 aan de uitspraak ‘heel tevreden’, een waarde 3 aan ‘eerder tevreden’, een waarde 2 aan ‘eerder ontevreden’ en een waarde 1 aan ‘heel ontevreden’. Op deze manier bekomen we gemiddelde scores op 4. De deelnemers aan residentiële meetings en congressen zijn globaal tevreden tot zeer tevreden over de voorgelegde onderwerpen. Enkel over het aanbod van mogelijke ontspanningsactiviteiten in de stad of gemeente waar de meeting of het congres plaatsvond is men verhoudingsgewijs iets minder tevreden. Figuur 42 Gemiddelde tevredenheidscore op een aantal aspecten door de deelnemers aan residentiële meetings of congressen (score op 4)

legen

Bereikbaarheid stad/gemeente waar de meeting of het congres plaatsvond

3,6

legen

3,5

Kwaliteit van het logies

legen

Kwaliteit van de dienstverlening in het meeting/congrescentrum

3,4

legen

Kwaliteit van de meeting/congresaccommodatie

3,4

legen

Aanbod van mogelijke ontspanningsactiviteiten in de stad/gemeente 1,0


60

0%

3,2 1,5

2,0

2,5

3,0

3,5

4,0

Wanneer we de scores onder de deelnemers bekijken, wordt de hoge mate van tevredenheid bevestigd. Er zijn enkele beperkte verschillen. Dat de Duitsers kritische klanten zijn, komt tot uiting in hun verhoudingsgewijs iets lagere score op alle aspecten, met uitzondering van de kwaliteit van de dienstverlening in het meeting- of congrescentrum. Ook de mindere bereikbaarheid van Antwerpen op het moment van de ondervraging (werken aan de ring) komt tot uiting in de score met betrekking tot de bereikbaarheid (2,9). Ten slotte zijn het voornamelijk de deelnemers uit de leeftijdscategorie jonger dan 30 jaar en kaderleden en personen met een hoger leidinggevende functie die verhoudingsgewijs iets minder tevreden zijn (score 2,8) over het aanbod van ontspanningsmogelijkheden in de stad of gemeente waar de meeting of het congres plaatsvond. 4.1.5

Recreatieve activiteiten van de deelnemers

Alle activiteiten die de deelnemers ondernemen tijdens hun verblijf in Vlaanderen of Brussel rekenen we tot het recreatieve luik van het verblijf. Het gaat zowel om activiteiten die onderdeel uitmaken van het programma als om activiteiten die men op eigen initiatief onderneemt. Eerst komen de activiteiten aan bod die plaatsvinden in de stad of de gemeente waar de bijeenkomst plaatsvond en daarna de excursies naar andere plaatsen in Vlaanderen of Brussel. De activiteiten die onder de noemer van uitgaan, eten, drinken en recreatie of ontspanning vallen, zijn veruit de voornaamste. Restaurantbezoek staat op nummer één, zowel als onderdeel van het programma (57%) als op eigen initiatief (83%). Activiteiten die als onderdeel van het programma eveneens veel voorkomen zijn: wandelen in de binnenstad (31%), begeleide stadswandeling (22%), bezoek aan monumenten, historische gebouwen (18%), cafébezoek (16%) en bezoek aan brouwerij, stokerij (12%). Bij de activiteiten op eigen initiatief zijn naast het restaurantbezoek vooral wandelen in de binnenstad (75%), cafébezoek (61%), shopping en winkelstraten aandoen (42%), terrasjes doen (37%), bezoek aan monumenten, historische gebouwen (28%) en bezoek aan musea of tentoonstelling (20%) belangrijk.

61

Figuur 43 Recreatieve activiteiten ondernomen door de residentiële deelnemers aan meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel UITGAAN/ETEN/DRINKEN Cafés Restaurants Disco, club RECREATIE/ONTSPANNING Wandelen in de binnenstad Terrasjes doen Shopping/winkelstraten BEZOEKEN VAN BEZIENSWAARDIGHEDEN Bezoek aan monumenten, historische gebouwen Bezoek musea/tentoonstelling

legen

Begeleide stadswandeling

legen

Stadsrondrit (bus/koets/fiets)

legen

Stadsrondvaart/boottocht

legen

Bijwonen historisch spektakel

legen

Begeleide kroegentocht

0%

Bezoek brouwerij, stokerij ANDERE CULTURELE ACTIVITEITEN Bijwonen van theatervoorstelling Bijwonen van concert/festival Zakelijke activiteiten buiten het meeting/ congresprogramma ANDERE Sauna, fitness, wellness Bezoek Floraliën Sport (wandelen, fietsen, muurklimmen, enz,…) Andere (bioscoop, bowling) 0%

20% Onderdeel programma


62

40%

60% Eigen initiatief

80%

100%

Er is de deelnemers aan residentiële meetings en congressen ook gevraagd of ze tijdens het volledige verblijf excursies hebben ondernomen of nog van plan waren te ondernemen. Eén op zes toeristen onderneemt een excursie. Het gaat vooral om deelnemers die in de Kunststeden verblijven en deelnemen aan een congres of een management-meeting. De Kunststeden zijn een populaire bestemming tijdens deze excursies. Vooral Brussel en Brugge zijn sterk in trek.

4.2

De organisatoren van residentiële meetings en congressen

Dit deel bundelt de resultaten van de enquête bij de organisatoren van de residentiële meetings en congressen. De volgende thema’s komen aan bod: • profielbeschrijving van de organisator en van de georganiseerde bijeenkomsten; • concurrentiepositie van Vlaanderen en Brussel; • informatiebronnen en kenmerken van de reservatie; • typering en evaluatie van de bestemming Vlaanderen en Brussel. 4.2.1

Profielbeschrijving van de organisator en van de georganiseerde bijeenkomsten

In deze paragraaf duiden we het profiel van de geïnterviewde organisatoren en het profiel van de door deze respondenten georganiseerde residentiële meetings en congressen in Vlaanderen en Brussel. De organisatoren zijn verspreid over vele sectoren, zowel de commerciële als niet-commerciële sectoren zijn vertegenwoordigd. De voornaamste sectoren zijn: de chemische sector, de medische/farmaceutische sector, de zakelijke dienstverlening, politiek, openbaar bestuur, vakbond, EU, de informaticasector en onderwijs. De grootte van de onderneming wordt uitgedrukt op twee manieren. We noteerden zowel het aantal werknemers in de vestiging van de organisator als het totaal aantal werknemers dat het bedrijf wereldwijd telt. Van 21% van de organisatoren telt het totale bedrijf maximaal 50 werknemers. 62% van de organisatoren behoort tot grote bedrijven die in totaal meer dan 500 werknemers tellen.

63

Figuur 44 Sector waaruit de organisator van de meeting of het congres afkomstig is Chemische sector Zakelijke dienstverlening (consultancy, opleidingsinstituten) Politiek, openbaar bestuur, vakbonden, EU

legen

Informaticasector

legen

Onderwijs (hogescholen, universiteiten)

legen

Dienstensector, andere Voedingssector

legen

Medische sector

legen

Metaalsector (exclusief automobielsector) Farmaceutische sector

0%

Bank- en verzekeringssector Recreatie, toerisme, sport en cultuur Andere 0%

5%

10%

15%

20%

25%


In de enquête werden vragen gesteld omtrent de kenmerken van de meeting of het congres die door de organisator in Vlaanderen en Brussel werd georganiseerd. De voornaamste types van bijeenkomsten waar de respondenten ons informatie over verstrekten waren de management-meetings (38%), opleidingen of trainingen (32%) en congressen (15%). Deze bijeenkomsten vonden plaats in logiesaccommodaties (77,5%), special venues (13%) en congres- en meetinginfrastructuur (9%). De Kunststeden (70%) bleken de voornaamste locatie te zijn voor deze bijeenkomsten. Figuur 45 Type meeting- of congresbijeenkomst georganiseerd door bedrijven of verenigingen in Vlaanderen en Brussel Management-meeting 15%

Opleiding/training Congres Ander type

38% 15%

32%


64

Het gemiddelde aantal deelnemers aan deze bijeenkomsten bedroeg 25 en de gemiddelde duur van de bijeenkomst was 2,9 dagen. Deze verblijfsduur ligt in lijn met de resultaten die uit de enquête met de deelnemers voortvloeien. Hadden de organisatoren eerder al meetings of congressen georganiseerd in dezelfde stad of gemeente? In de helft van de gevallen werd voorheen nog geen residentiële meeting of congres georganiseerd in de betreffende plaats. In een derde van de gevallen betrof het één tot vijf meetings in de afgelopen drie jaar. Ongeveer één op zeven organisatoren organiseerde zelfs reeds meer dan tien meetings of congressen in dezelfde bestemming. Dit maakt dat men in dezelfde bestemming gemiddeld 7,2 bijeenkomsten organiseerde over de laatste drie jaar. Dit gemiddelde ligt hoger bij de niet-commerciële organisatoren en bij organisatoren die opleidingen en trainingen verzorgen en lager bij buitenlandse organisatoren. Deze cijfers laten uitschijnen dat bepaalde organisatoren gemakkelijk kiezen voor dezelfde bestemming. Bestemmingen mogen het belang van het herhaalbezoek dus niet onderschatten. Daarnaast is ook onderzocht of de organisatoren de laatste drie jaar elders in Vlaanderen of Brussel residentiële meetings en congressen organiseerden. Ongeveer zes op tien van hen organiseerde ook nog andere bijeenkomsten op een andere plaats in Vlaanderen of Brussel en bijna één op vijf organiseerde zelfs meer dan tien keer een meeting of congres op een andere locatie in Vlaanderen of Brussel in de afgelopen drie jaar. Gemiddeld werden 11,4 bijeenkomsten op een andere locatie in Vlaanderen of Brussel georganiseerd. Het zijn vooral de organisatoren uit eigen land die het grootste aantal meetings en congressen elders in Vlaanderen of Brussel organiseerden. 4.2.2

Concurrentiepositie van Vlaanderen en Brussel

De concurrentiepositie van het meetingen congrestoerisme in Vlaanderen en Brussel wordt op basis van volgende kenmerken geanalyseerd: de reden voor de keuze van de bestemming, de keuzeprioriteit (kiest men voor een venue of voor een welbepaalde bestemming) en het al dan niet in overweging nemen van andere bestemmingen. Redenen voor de keuze van de bestemming in Vlaanderen of Brussel De voornaamste redenen waarom de organisatoren hebben gekozen voor de bestemming in Vlaanderen of Brussel zijn: de centrale ligging en bereikbaarheid, een vroegere positieve ervaring, de eigenschappen van logies en congrescentra (faciliteiten en dienstverlening) en de authentieke, unieke bestemming met uitstraling en couleur locale. 65

Voor de commerciële organisaties is een centrale ligging de belangrijkste reden om voor de bestemming te kiezen. Voor niet-commerciële organisaties zijn vroegere positieve ervaringen de voornaamste reden. Voor buitenlandse organisatoren is ook de centrale ligging van relatief groot belang. Figuur 46 Redenen voor de organisator om de bestemming waar de residentiële meeting of het congres plaatsvond, te kiezen Centrale ligging en bereikbaarheid

legen

Vroegere, positieve ervaring

legen

Eigenschappen van logies en congrescentra (faciliteiten en dienstverlening) Authentieke, unieke bestemming met uitstraling en couleur locale

legen

Verandering, afwisseling

legen

Goede prijs-kwaliteit Mogelijkheden voor culturele activiteiten, levendig, veel te doen

legen

Op vraag van de directie, medewerkers, klanten Gewoonte, traditie

0%

Rustig (af)gelegen, landelijk, rustig Andere redenen

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%


Keuzeprioriteit Er is de respondenten gevraagd naar de doorslaggevende factor bij de keuze van de locatie waar de meeting of het congres in Vlaanderen of Brussel plaatsvond. De helft van de respondenten meent dat de bestemming een prioriteit is in het keuzeproces. Bijna de andere helft van de respondenten (48%) is de tegengestelde mening toegedaan. Zij kiezen eerst de venue. Er zijn opvallende verschillen tussen verenigingen of andere niet-commerciële organisaties en bedrijven. Niet-commerciële organisatoren kiezen in hogere mate eerst de aanbieder. Organisatoren van buiten Vlaanderen hebben de neiging om eerst de bestemming te kiezen. Naar kenmerken van de georganiseerde bijeenkomst valt het op dat voor opleidingen of training de keuze van de aanbieder een prioriteit is, in tegenstelling tot de andere types van bijeenkomsten. Als meetings en congressen in de Kunststeden plaatsvinden, speelt de bestemming op zich een grotere rol dan de aanbieder in de besluitvorming. Andere bestemmingen overwogen We vroegen de respondenten of ze nog andere bestemmingen in en buiten Vlaanderen en Brussel in overweging namen voor de organisatie van hun meeting of congres. Het beperkte aantal repondenten en het feit dat deze vraag aan 66

alle respondenten werd voorgelegd, dus ook aan diegenen die in eerste instantie voor de venue kozen, noodzaakt de nodige voorzichtigheid aan de dag te leggen voor de interpretatie van deze gegevens. Slechts een beperkt deel van de respondenten (18,5%) nam bij de organisatie van de meeting of het congres in Vlaanderen en Brussel nog andere bestemmingen in overweging. De voornaamste andere overwogen bestemmingen waren kunststeden in Vlaanderen (48%), andere steden in Vlaanderen (18%) en Brussel (14%). De concurrentie van andere bestemmingen buiten Vlaanderen en Brussel is beperkt. 11,5% van de respondenten die een andere bestemming in overweging genomen hadden, dacht aan een buitenlandse bestemming en 11% had de Ardennen als bestemming overwogen. 4.2.3

Informatiebronnen en kenmerken van de reservatie

Welke informatiebronnen raadplegen de organisatoren van meetings en congressen in Vlaanderen en Brussel om hun keuze in het ruime assortiment aan bestemmingen en aanbieders te kunnen maken? Raadpleegt de meerderheid wel informatiebronnen? Naast deze twee vragen is het interessant te weten op welke wijze reservaties gebeuren en hoeveel tijd op voorhand men reserveert. Iets minder dan de helft van de organisatoren heeft specifieke informatiebronnen geraadpleegd bij het zoeken naar een geschikte bestemming of aanbieder. Met andere woorden, meer dan de helft van hen gebruikt geen specifieke informatie tijdens de zoektocht naar een geschikte bestemming of venue. Het betreft voornamlijk organisatoren die berusten op hun vroegere ervaring. Zes op honderd organisatoren geeft aan op geen enkele wijze informatie te hebben opgezocht voor de organisatie van het congres of de meeting. Figuur 47 Informatiebronnen geraadpleegd door de organisatoren van residentiële meetings of congressen

legen Vooraf informatiebronnen geraadpleegd

legen

47%

legen

45%

Vroegere ervaring

legen

12%

Mond-tot-mond reclame

legen

6%

Geen informatiebronnen 0%

0% 10%

20%

30%

40%

50%


67

Bij de voorbereiding van een meeting of een congres doet men vooral een beroep op websites (64%). Ook persoonlijke bezoeken of telefonische contacten met de aanbieder of de bestemming zijn een belangrijke bron van informatie. Figuur 48 Welke informatiebronnen geraadpleegd door de organisator van residentiële meetings en congressen (enkel die organisatoren die vooraf informatiebronnen raadpleegden)

legen

27%

Telefonisch contact/persoonlijke bezoeken Andere informatiebronnen

legen

18%

legen

7%

Semindex, Event&Expo Guide, andere gidsen

0%

legen

29%

Websites dienst voor toerisme/congresbureau

Andere informatiebronnen van dienst voor toerisme/congresbureau

legen

35%

Andere websites

0%

5% 5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%


Buitenlandse organisaties zoeken meer dan de binnenlandse organisaties naar informatie, vooral via websites. Vroegere ervaring speelt de grootste rol in de keuze van een geschikte bestemming of venue bij opleidingen of training. In dit geval wordt verhoudingsgewijs veel minder naar informatie gezocht. Dit onderzoek peilde ook naar twee kenmerken van de reservatie: de manier van reserveren en hoeveel tijd op voorhand men reserveert. De overgrote meerderheid van de respondenten (95%) reserveert rechtstreeks bij de aanbieder. Dit geldt voor alle categorieën. Let wel: het gaat hier zuiver om de reservatie van de meetingen congresfaciliteiten. Het is mogelijk dat tussenpersonen werden ingeschakeld voor andere aspecten van de meeting of het congres zoals de reservatie van hotels, diners, het organiseren van de uitnodigingen, … Wanneer men voor reservatie van de meeting- of congresfaciliteiten gebruik maakt van de diensten van tussenpersonen gaat het voornamelijk om congresbureaus en diensten voor toerisme (3%). Professional Conference Organisers (PCO’s) of Destination Management Companies (DMC’s) staan in voor slechts 2% van de reservaties van residentiële meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel. Zij die op voorhand meeting- of congresfaciliteiten reserveren doen dat gemiddeld 2,5 maanden op voorhand (mediaan). Wanneer we de reservatieperiode bekijken op basis van een aantal kenmerken van de organisatoren en de 68

georganiseerde bijeenkomsten stellen we vast dat commerciële organisatoren veel meer op het laatste moment boeken (een maand of minder op voorhand) dan de niet-commerciële organisatoren. Ook leggen buitenlandse organisatoren de faciliteiten langer op voorhand vast dan binnenlandse organisatoren en worden congressen veel meer op voorhand gereserveerd dan managementmeetings en opleidingen. 4.2.4

Typering en evaluatie van Vlaanderen en Brussel als meetingen congresbestemming, door organisatoren

Typering van de bestemming Net zoals de deelnemers typeren en omschrijven de organiserende bedrijven en niet-commerciële organisaties de bestemming waar de residentiële meeting of het congres plaatsvond uitgesproken positief. Er zijn wel enkele verschillen tussen de appreciatie van de organisatoren en deze van de deelnemers. De organisatoren plaatsen de elementen mooi, aantrekkelijk, leuk (33%) en gezellig, aangenaam (26%) vooral bij de Kunststeden en minder bij de andere steden. Inzake het kenmerk van het schitterende, charmante, pittoreske en rustgevende treden de organisatoren de deelnemers wel bij: 22% van de organisatoren plaatst dit kenmerk bij de andere steden en 13% bij de Kunststeden. Het kenmerk dat door het grootste aantal organistoren (44%) werd aangehaald voor de Vlaamse regio’s is het rustige (af)gelegen, landelijke karakter. Ook bij de organisatoren stellen we vast dat de positief typerende elementen voor de Kust minder uitgesproken zijn. De twee meest aangehaalde elementen voor de Kust zijn: gezellig, aangenaam, sfeervol (19%) en levendig, veel mogelijkheden en veel te zien (16%). Opvallend is dat 12% blijkbaar niets van de omgeving heeft gezien. Zij beantwoorden de vraag naar de typering met ‘geen idee’. Bij de weinige negatieve typeringen wordt onder meer vermeld dat de bestemming te toeristisch is of te veel toeristen telt (3%), de faciliteiten (logies, congrescentra, horeca) minder goed zijn (3%), de bestemming moeilijk bereikbaar is en/of slecht aangeduid (2%), of te rustig, te saai is, en er niets is te zien (1%). Beoordeling van een aantal aspecten van de meeting of het congres We vroegen de organisatoren ook in welke mate ze tevreden waren met een aantal aspecten van de meeting of het congres dat ze in Vlaanderen en Brussel organiseerden. 69

Naar analogie met de tevredenheid bij de deelnemers zijn de gemiddelde scores berekend op 4. De uitspraak ‘heel tevreden’ kreeg de waarde 4, ‘heel ontevreden’ de waarde 1. De organisatoren blijken, net zoals de deelnemers, globaal tevreden tot zeer tevreden te zijn over de voorgelegde aspecten. Enkel de tevredenheid over de bereikbaarheid van de bestemming voor de deelnemers haalt minder dan 3,5 op 4. Dit toont opnieuw het belang aan van een goede bereikbaarheid van de bestemming of venue, ook voor de organisatoren. Figuur 49 Gemiddelde tevredenheidscore op een aantal aspecten door de organisatoren van residentiële meetings of congressen (score op 4)

Dienstverlening door het congresbureau/dienst voor toerisme

3,7

De verkregen informatie omtrent de meeting/congresfaciliteiten in de bestemming

3,7

legen

Kwaliteit van het logies in de bestemming

3,6

legen

Kwaliteit van de dienstverlening in de meeting/congresaccommodatie (maaltijden, informatie, vriendelijkheid, …)

3,6

legen

Aanbod van mogelijke ontspanningsactiviteiten in de bestemming eventueel als onderdeel van pre- of postprogramma

3,5

Kwaliteit van de fysieke meeting/congres-accommodatie (vergaderzalen, beschikbare apparatuur, …)

3,5

legen 0%

3,4

Bereikbaarheid van de bestemming voor de deelnemers van de meeting/congres

0,0

0,5

1,0

1,5

2,0

2,5

3,0

3,5

4,0


Aanbeveling van Vlaanderen en Brussel als bestemming voor een residentiële meeting of congres Een andere manier om een zicht te krijgen op de tevredenheid van de klanten is de mate waarin men de bestemming zou aanbevelen aan derden om er een residentiële meeting of congres te organiseren. De hoge mate van tevredenheid wordt ook op deze manier bevestigd. 95% van de respondenten zou (vrijwel) zeker of wellicht wel de bestemming aanbevelen.

70

legen

Figuur 50 Mate waarin de bestemming Vlaanderen en Brussel aan derden wordt aanbevolen door de organisator om een residentiële meeting of congres te organiseren (Vrijwel) Zeker

5%

Wellicht wel Wellicht niet tot (Vrijwel) zeker niet

23%

72%


4.3

De bestedingen van de residentiële meetingen congrestoerist en van de organisatoren van meetings en congressen

Zowel bij de deelnemers als onder de organisatoren is er gepeild naar de bestedingen ter gelegenheid van residentiële meetings en congressen in Vlaanderen en Brussel. Deze uitgaven analyseren we aan de hand van vier categorieën, meer bepaald: • elementen die deel uitmaken van, enerzijds, de kosten betaald door de organiserende instantie, anderzijds, de ‘participation fee’; • logiesbestedingen; • transportbestedingen; • dagdagelijkse bestedingen in Vlaanderen en Brussel. Elk van deze elementen wordt hieronder in detail beschreven, eerst voor de deelnemers, daarna voor de organisatoren. Naderhand bespreken we het economische belang van de sector van de meetings en congressen voor Vlaanderen en Brussel.

71

4.3.1

Deelnemers

Deelnameprijs Vijf à zes deelnemers op tien betalen een vaste deelnameprijs voor de participatie aan de meeting of het congres. Mogelijk betaalt een derde persoon voor deze deelnameprijs, bijvoorbeeld het bedrijf. Voor de resterende groep worden de kosten gedragen door de organiserende instantie. Vooral niet-commerciële organisaties vragen bij te dragen in de kosten. Van de personen die een ‘participation fee’ betaalden, woonde slechts 29% een meeting of congres bij dat werd georganiseerd door een bedrijf, de overige 71% nam deel aan een meeting of congres georganiseerd door een vereniging. Deelnemers die een ‘participation fee’ betaalden (of betaald door derden in hun plaats) spenderen gemiddeld c 432 per persoon. Aan de deelnemers werd vervolgens gevraagd welke elementen inbegrepen waren in de deelnameprijs of welke kosten werden betaald door de organiserende instantie. Volgende posten maken voornamelijk deel uit van zowel de kosten die gedragen zijn door de organiserende instantie als de betaalde elementen in een ‘participation fee’: • toegang tot de meeting of het congres (94%); • koffiepauze(s) of drankjes (63%); • lunch(es) (61%). Bij een vergelijking tussen deze posten en het al dan niet betalen van een deelnameprijs kunnen we concluderen dat de organiserende instantie veel meer kosten draagt indien er geen deelnameprijs wordt gevraagd. Bijvoorbeeld: slechts één op vijf organisatoren die een deelnameprijs vragen, zal toch ook de logieskosten van de deelnemers voor zijn rekening nemen. Opmerkelijk als je weet dat 85% van de organisatoren die geen ‘participation-fee’ vragen het logies gratis aanbieden aan de deelnemers. Logies en transportbestedingen Als we de uitgaven die de deelnemer zelf (of door derden) betaalde naar aanleiding van een residentiële meeting of congres in Vlaanderen en Brussel in rekening brengen, komen we tot de volgende resultaten voor logies en transport. Per persoon en per nacht geeft de meetingen congrestoerist c 103 uit aan logies, inclusief ontbijt. Gemiddeld geeft de meetingen congrestoerist aan transport c 242 voor het volledige verblijf. Het gaat hier enkel om de uitgaven voor transport die naar Vlaanderen of Brussel vloeien. 72

Overige bestedingen in Vlaanderen en Brussel Naast bestedingen met betrekking tot de deelname aan het congres of de meeting en overnachtings- en transportkosten zijn de overige bestedingen op te delen in grosso modo twee hoofdcategorieën: overige uitgaven in het logies en overige uitgaven buiten het logies. In het totaal spenderen de deelnemers per persoon en per nacht gemiddeld bijna c 53, buiten overnachtings-, deelname en transportkosten. De voornaamste uitgavenposten bevinden zich buiten het logies. Het gaat vooral om maaltijden en drank (60%) en shopping (18%). Tabel 8

Detail van de overige bestedingen van de deelnemers aan meetings en congressen

Budgetpost

Gemiddelde uitgave per persoon per nacht (in euro)

Bestedingen in het logies in Vlaanderen/Brussel (uitgezonderd overnachten)

4,81

Maaltijden in het logies

2,46

Bar, café, snack in het logies

1,16

Overige bestedingen

1,19

Bestedingen in Vlaanderen/Brussel (buiten het logies)

47,82

Maaltijden/drank

31,77

Restaurant/andere eetgelegenheden

28,17

Café, terras, tearoom

3,60

Attracties

0,20

Musea, concerten, festivals, koetstocht, boottocht, sightseeing bus

0,20

Transportkosten ter plaatse

5,93

Lokaal openbaar vervoer

2,41

Taxi

2,76

Overige transportkosten

0,76

Shopping

9,62

Pralines, kantwerk, streekbieren

3,37

Andere shopping uitgaven

6,25

Andere uitgaven

0,30

Totaal

52,63


73

4.3.2

Organisatoren

Aan de organisatoren werd gevraagd naar het totale budget dat besteed werd aan de organisatie van de meeting of het congres. Dit budget omvat alle uitgaven, ook al wordt dit geheel of deels gerecupereerd door inschrijvingsgelden, sponsoring, … Gemiddeld besteden de organisatoren c 13.562 aan een residentiële meeting of congres in Vlaanderen en Brussel. Dit bedrag kan sterk verschillen naargelang de aard van de organisatie, de aard van de organisator, de bestemming in Vlaanderen en Brussel en uiteraard het aantal deelnemers. Zo besteden associations (onderwijsinstellingen, socio-culturele verenigingen, vakbonden, politieke partijen, EU-instellingen, enz.) relatief meer dan de privé-bedrijven, meer bepaald c 22.530 tegenover c 11.030 per meeting of congres. Logischerwijs wordt het meeste besteed aan de organisatie van een congres: c 53.967, ten opzichte van c 7.290 voor een meeting. De organisatie van residentiële meetings of congressen in de Kunststeden vereisen een relatief hogere uitgave dan in de andere regio’s. Naarmate het aantal deelnemers toeneemt, stijgt de gemiddelde uitgave per meeting of congres fors. We deelden het totale budget vervolgens op in een aantal categorieën waarbij we kunnen afleiden dat 63% van de organisatoren c 10.000 of minder uitgeeft aan de organisatie van residentiële meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel. Uit een vergelijking van deze categorieën met enkele kenmerken van de organisatoren en georganiseerde residentiële meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel kunnen we enkele conlusies trekken. Het budget van commerciële organisatoren en organisatoren uit Vlaanderen valt relatief vaker onder de c 10.000 dan bij de niet-commeciële organisatoren. Het organiseren van een meeting of congres in logiesaccommodaties, congres- en meetingcentra vereisen een hoger budget in tegenstelling tot de special venues. Binnen het totale budget vroegen we vervolgens een detaillering van de uitgaven per budgetpost, met name de huur van de meeting- of congresruimte, transportkosten, kosten van sprekers of lesgevers en andere uitgaven. Hieronder volgt de top vier van belangrijkste elementen binnen het totale organisatiebudget van residentiële meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel. Het percentage duidt aan voor hoeveel meetings en congressen op 100 deze uitgavenpost noodzakelijk is. • huur vergader- of congresruimte (100%); • overnachting(en) (93%); • koffiepauzes en drankjes (91%); • lunch(es) (90%). Niet voor alle organisatoren van residentiële meetings of congressen noteerden we uitgaven voor overnachtingen. Dit kan verklaard worden door het feit dat de 74

organisator soms zelf niet bleef overnachten tijdens de residentiële bijeenkomst en dat de deelnemers de kosten voor overnachtingen volledig zelf droegen. De volgende tabel geeft de bestedingen van de organisatoren weer in detail. Ter verduidelijking vermelden we nog dat er twee types van recreatieve activiteiten bij de bestedingen van de organisatoren worden onderscheiden. De recreatieve activiteiten in Vlaanderen en Brussel binnen de huur van de meeting- of congresruimte zijn de activiteiten die aan de aanbieder betaald werden. Indien deze niet betaald zijn aan de aanbieder, werden recreatieve activiteiten opgenomen onder ‘andere bestedingen’. Tabel 9

Detail van de gemiddelde bestedingen van de organisatoren aan meetings en congressen

Budgetpost

Gemiddelde uitgave per organisator per bijeenkomst (in euro)

Huur meeting/congresruimte ( vergaderfaciliteiten, catering en recreatieve activiteiten)

10.867

Transportkosten (vliegtuig, trein, taxi, transfer, …) in Vlaanderen/Brussel zowel van eigen medewerkers als voor deelnemers

361

Sprekers, lesgevers uit Vlaanderen/Brussel

626

Andere bestedingen in Vlaanderen/Brussel naar aanleiding van het congres/de meeting: vergaderfaciliteiten buiten de meeting/congresruimte

112

catering buiten de meeting/congresruimte

337

logies buiten de meeting/congresruimte

295

recreatieve activiteiten buiten de meeting/congresruimte

216

restaurant/andere eetgelegenheden

251

bezienswaardigheden/attracties

58

shopping andere professionele uitgaven

1 350

andere uitgaven Totale besteding

88 13.562


Het grootste deel van het budget van de organisatoren wordt gespendeerd aan de huur van de meeting of congresruimte (vergaderfaciliteiten, catering en recreatieve activiteiten). Per organisator wordt hieraan gemiddeld c 10.867 uitgegeven, of 80% van de totale uitgaven. In vergelijking tot de huur van de faciliteiten zijn de overige uitgaven eerder klein. Belangrijke uitgavenposten voor de organisatoren zijn daarnaast de vergoedingen voor sprekers en lesgevers uit Vlaanderen en Brussel (c 626 of 5% van de totale uitgaven), transportkosten 75

in Vlaanderen en Brussel voor zowel eigen medewerkers als voor deelnemers (c 361, of 3%) en catering buiten de meeting- of congresruimte (c 337 of 2%). Figuur 51 Gemiddelde bestedingen aan een residentiële meeting of congres door de organisatoren Huur meeting of congresruimte Sprekers, lesgevers Transportkosten

13% 3%

5%

Andere bestedingen

80%


4.3.3

Raming van het economische belang

Om een globaal idee te krijgen van het economische belang van meetings en congressen in Vlaanderen en Brussel volgt hier een raming van de totale bestedingen op jaarbasis. Deze totale bestedingen kunnen opgesplitst worden in twee grote luiken, namelijk de bestedingen door organisatoren en de bestedingen door de individuele residentiële meetingen congrestoeristen. De organisatoren besteedden in 2004 gemiddeld c 13.562 aan een residentiële meeting of congres in Vlaanderen en Brussel. Op basis van de gegevens verzameld in fase 2 van dit onderzoek weten we dat in 2003 circa 165.000 meetings en congressen in Vlaanderen en Brussel plaatsvonden. In ruim een kwart van de gevallen ging het om meerdaagse bijeenkomsten. Het aantal meerdaagse bijeenkomsten schatten we bijgevolg op 43.395. Als we er van uitgaan dat in 2004 een even groot aantal meerdaagse bijeenkomsten in Vlaanderen of Brussel plaatsvonden kunnen we de totale bestedingen van de organisatoren aan meerdaagse meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel in 2004 ramen op circa c 610 miljoen. Bij de bestedingen door de deelnemers onderscheiden we drie categorieën: de logiesbestedingen, de transportbestedingen en de overige bestedingen. De logiesbestedingen bedragen gemiddeld c 103 per nacht per persoon. Vlaanderen en Brussel noteerden in 2004 bijna 2,9 miljoen overnachtingen voor het motief conferentie, congres en seminarie. De logiebestedingen van 76

deelnemers aan meetings en conferenties in 2004 worden geraamd op circa c 300 miljoen. De gemiddelde uitgave voor transport in Vlaanderen en Brussel door de deelnemers bedraagt c 242 per verblijf. Dit betreft enkel de uitgaven voor transport die naar Vlaanderen en Brussel vloeien. We weten dat het aantal aankomsten voor het motief conferentie, congres en seminarie in Vlaanderen en Brussel in 2004 1,5 miljoen was. De bestedingen aan transport worden dan ook geraamd op circa c 360 miljoen. Ten slotte berekenen we de overige bestedingen. Als we weten dat gemiddeld c 52,63 per persoon per nacht besteed wordt aan andere budgetposten en uitgaande van het aantal overnachtingen (cf. logiesbestedingen) ramen we de overige bestedingen door meetingen congrestoeristen in Vlaanderen en Brussel op circa c 150 miljoen. Wanneer we deze berekeningen maken per macroproduct komen we tot volgende bestedingen: de Kunststeden zijn goed voor c 1.034 miljoen, de Vlaamse regio’s genereren c 313 miljoen en de Kust genereert c 73 miljoen. Deze extrapolaties samen leveren een totaalbedrag op van c 1,4 miljard dat in de Vlaamse en Brusselse economie terechtkomt dankzij de bestedingen van organisatoren en deelnemers aan meetings en congressen. Figuur 52 Totale bestedingen aan meetings en congressen in Vlaanderen en Brussel naar macroproduct Kunststeden

5%

Vlaamse regio's Kust

22%

73%


Tot slot berekenden we de gemiddelde besteding die gebeurt ten behoeve van de deelnemer aan de meeting of het congres. Het betreft de bestedingen door de deelnemers aan logies, transport en andere elementen samen met de bestedingen die de organisator doet ten behoeve van de deelnemer (catering buiten de meeting- of congresruimte, logies buiten de meeting- of congresruimte, recreatieve activiteiten buiten de meeting- of congresruimte, restaurant of an77

dere eetgelegenheden en bezienswaardigheden of attracties). We houden hier dus geen rekening met de uitgaven van de organisatoren voor congresruimte, sprekers, transportkosten, … De totale gemiddelde besteding in Vlaanderen en Brussel per deelnemer bedraagt dan c 302 per nacht.

78

Hoofdstuk

5

Samenvatting

5.1

Aanbodkenmerken van het MICE-toerisme

Vlaanderen en Brussel tellen 903 instellingen of bedrijven die seminarie-, congresof beursfaciliteiten aanbieden. Zonder rekening te houden met de grootte van de aanbieders is 43% hiervan gelegen in de Vlaamse Kunststeden. Eén op vier bedrijven vinden we terug in de steden van de Vlaamse regio’s, een kwart in de rest van de Vlaamse regio’s en 13% aan de Kust. Figuur 53 Verdeling van het aantal aanbieders van seminarie-, congresof beursfaciliteiten voor de zakelijke markt, naar bestemming Kunststeden Kust

19 %

Vlaamse regio's

43 %

Andere steden 25 %

13 %

Brussel

20%


9% 5% 5% 2% 2%


Op een totaal van ongeveer 900 aanbieders tellen we 390 hotels, 355 special venues, 108 congres- en meetingcentra, 39 inrichtingen die budgetaccommodatie aanbieden en 11 vakantiedorpen. Een hotel in Vlaanderen en Brussel dat vergaderen/of congresinfrastructuur aanbiedt, beschikt gemiddeld over 69 kamers (suites inbegrepen). Samen tellen ze nagenoeg 27.000 hotelkamers. Abstractie makend van het aanbod in Brussel, telt een hotel met vergaderen/of congresinfrastructuur in Vlaanderen gemiddeld 46 kamers. Een doorsnee hotel in Vlaanderen – dat al dan niet beschikt over specifieke infrastructuur voor congressen of seminaries – telt 25 kamers. 79

Figuur 54 Kenmerken van de hotels die congres-, seminarieof beursfaciliteiten aanbieden voor de zakenmarkt in Vlaanderen en Brussel 200 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0

Gemiddeld aantal kamers

20.012 kamers

Aandeel in totaal aantal kamers (%) Totaal aantal hotels Aandeel in totaal aantal hotels (%) 2.784 kamers

1.572 kamers 2.557 kamers

Kunststeden

Kust

Vlaamse regio's

Andere steden


Vlaanderen en Brussel tellen nagenoeg 4.000 vergaderruimtes opengesteld voor de zakelijke markt. Per organisatie die vergaderen/of congresfaciliteiten aanbiedt gaat het om gemiddeld 4,4 vergaderruimtes. Bijna zes op tien organisaties met congres-, seminarieof beursfaciliteiten in Vlaanderen zegt te beschikken over tentoonstellingsruimte.

5.2

Globale marktvraag naar het MICE-toerisme

Bij elk van de venues is er gepeild naar het aantal meetings, congressen en beurzen die ze in de loop van 2003 ontvingen. Omdat het voor de ondervraagde venues moeilijk is om het verschil tussen een meeting of een congres te achterhalen, worden beide organisatievormen in de volgende analyse gegroepeerd. Per venue in Vlaanderen en Brussel vonden gemiddeld ongeveer 200 meetings of congressen en één tot twee beurzen plaats. Als we dit extrapoleren naar de volledige capaciteit in Vlaanderen en Brussel komt dit neer op circa 165.000 meetings of congressen en ongeveer 1.300 beurzen in 2003. De Vlaamse Kunststeden zijn goed voor ongeveer 56% van alle meetings of congressen in 2003 of 92.500 meetings en congressen. Brussel is goed voor de helft van deze bijeenkomsten (46.500 meetings en congressen). Aan de Kust vonden in 2003 ongeveer 4.000 meetings of congressen plaats, in de Vlaamse regio’s zijn dit er 33.500 en in de andere steden in Vlaanderen 35.500.

80

Figuur 55 Raming van het aantal meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel Kunststeden 35.500

Kust Vlaamse regio's Andere steden

92.500

33.500 4.000

Brussel

46.500


28.000 5.500 7.000 4.000 1.500


5.2.1

Kenmerken van meetings en congressen

Ruim zeven op tien meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel wordt door een corporate organisatie georganiseerd. De overige 30% wordt gegenereerd door associations of niet-commerciële organisaties zoals onderwijsinstellingen, socio-culturele verenigingen, vakbonden, politieke partijen, EU-instellingen, enzovoort. De belangrijkste sectoren waartoe de organisatoren behoren zijn: de zakelijke dienstverlening (13%), de farmaceutische sector (11%), de bank- en verzekeringswereld (11%) en allerhande overheden, vakbonden, … (12%). Eveneens niet onbelangrijk zijn recreatie, toerisme, sport en cultuur (8%), de medische sector (7%) en de voedingssector (6%). Figuur 56 Sector waartoe de organisator van meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel behoort Zakelijke dienstverlening Politiek, openbaar bestuur, vakbonden, EU Farmaceutische sector

13% 27% 12%

Bank- en verzekeringssector Recreatie, toerisme, sport, cultuur Medische sector Voedingssector Onderwijs Andere

5%

11%

6% 7%

8%

11%


81

Bijna negen op tien organisatoren die het initiatief namen om een meeting of congres in Vlaanderen en Brussel te organiseren, komt uit België: 58% uit Vlaanderen, 27% uit Brussel en 1% uit Wallonië. De overige 13% zijn buitenlandse organisatoren en deze komen uit: Nederland (4%), Verenigd Koninkrijk (3%), Frankrijk (3%) en Duitsland (1%). Organisatoren uit andere landen zijn goed voor 2% van de meetings en congressen. Ongeveer driekwart van de meetings of congressen duurt maximaal één dag. Ongeveer 15% duurt twee dagen. Een meeting of congres duurt gemiddeld 1,3 dagen. Als we dit vermenigvuldigen met het volume van 165.000 meetings of congressen op jaarbasis komen we tot circa 215.000 meetingdagen. Meetings en congressen in Vlaanderen en Brussel tellen gemiddeld nagenoeg 100 deelnemers. Bij dit gemiddelde zorgen de grote congressen wel voor een vertekend beeld. De mediaan of de middelste waarneming bedraagt 31 deelnemers. Figuur 57 Aantal deelnemers aan meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel Tot 10 deelnemers 11 tot 15 deelnemers 16 tot 20 deelnemers

8%

12%

12% 14%


15% 11%


15%

13%

Meer dan 250 deelnemers


Bij een meeting of congres is zeven op tien deelnemers niet-residentieel, ongeveer een kwart verblijft op de plaats waar de meeting of het congres plaatsvindt en 3% is eveneens residentieel maar overnacht op een andere plaats dan de vergaderlocatie. Volgens de venues telt 57% van de meetings of congressen uitsluitend Belgische deelnemers, bij 35% van de bijeenkomsten is dit een mix van zowel Belgische als buitenlandse deelnemers en slechts bij een klein deel zijn uitsluitend buitenlandse deelnemers aanwezig (8%). Bij 93% van de meetings of congressen in Vlaanderen en Brussel neemt de organisator rechtstreeks contact op met de venue. Bij ongeveer 4% verloopt het contact via een Professional Conference Organiser (PCO) of een Destination 82

Management Company (DMC), bij circa 2% via een congresbureau en bij 1,5% via een ander kanaal. Voor meerdaagse (vermoedelijk organisatorisch meer complexe) meetings of congressen verloopt het contact relatief meer via tussenpersonen (18%), hoofdzakelijk via PCO’s en DMC’s (11%). Ook buitenlandse organisatoren nemen relatief meer contact met tussenpersonen, voornamelijk met PCO’s of DMC’s (14%) en congresbureaus (7%). 5.2.2

De residentiële meetingen congrestoerist

Vlaanderen en Brussel kennen als meetingen congresbestemming twee soorten klanten: de individuele meetingen congrestoerist die naar hier komt om aan de vergadering deel te nemen en de organisatoren van meetings en congressen die onze bestemming hebben uitgekozen om hun vergadering te houden. De vergaderen congreswereld trekt nog steeds grotendeels een mannelijk publiek aan (69%). Een minderheid van de toeristen is jonger dan 30 (14%), meer dan de helft is ouder dan 40 (bijna 60%). België-Luxemburg is het voornaamste herkomstland met een vijfde van de toeristen. Vier op tien toeristen komen uit de buurlanden. Daarnaast komen drie op tien residentiële vergadertoeristen uit andere Europese landen en komt ruim één op tien uit niet-Europese landen. Figuur 58 Herkomstland van de residentiële meetingen congrestoerist België - Luxemburg 12%

Nederland

21%

Frankrijk Verenigd Koninkrijk Duitsland

15%

29%

Andere Europese landen Andere niet-Europese landen

6%

8%

9%


De bedienden vormen met voorsprong de sterkst vertegenwoordigde beroepsgroep (44%). De organisatoren van meetings en congressen in Vlaanderen en Brussel zijn verspreid over vele sectoren, zowel de commerciële als niet-commerciële sectoren zijn vertegenwoordigd. De voornaamste sectoren zijn: de chemische sector, 83

de medische/farmaceutische sector, de zakelijke dienstverlening, politiek, openbaar bestuur, vakbond, EU, de informaticasector en onderwijs. Kenmerken van de trip We gingen na hoeveel dagen de deelnemers aan residentiële meetings en congressen in Vlaanderen en Brussel doorbrengen. Hierbij houden we niet enkel rekening met de duur van de bijeenkomst waarop ze ondervraagd werden, maar met de volledige verblijfsduur in Vlaanderen en Brussel met inbegrip van eventuele dagen gewijd aan andere doeleinden. Dat kunnen zowel toeristische als andere zakelijke doeleinden zijn. De gemiddelde volledige verblijfsduur in Vlaanderen en Brussel van de deelnemers reizend vanuit België is opmerkelijk lang: 3,4 dagen. Voor de deelnemers die vanuit het buitenland reizen bedraagt de totale verblijfsduur 4,4 dagen. Zowel bij de deelnemers reizend vanuit België als bij de deelnemers uit het buitenland geldt dat de gemiddelde totale verblijfsduur in Vlaanderen en Brussel lager ligt voor de bijeenkomsten georganiseerd door commerciële organisaties (corporate) in vergelijking met de bijeenkomsten georganiseerd door niet-commerciële organisaties (associations). De gemiddelde totale verblijfsduur volgens type meeting is hoger voor congressen dan voor managementmeetings. Vier op tien deelnemers blijft langer dan de duur van de meeting of het congres. De bijkomende duur die deelnemers voor of na hun deelnameperiode in Vlaanderen of Brussel doorbrengen is beperkt. In de meeste gevallen (28%) blijven deze deelnemers één dag langer dan de eigenlijke duur van de deelname aan de meeting of het congres. Het hotel is veruit de meest populaire logiesvorm voor de meetingen congresgasten in Vlaanderen en Brussel. In ruim de helft van de gevallen kiest men voor een hotel met vier sterren of meer. Driesterrenhotels vertegenwoordigen ruim 40% van de overnachtingen. De voornaamste transportmiddelen die gebruikt worden om het grootste deel van het traject tussen de plaats van vertrek en de plaats van de meeting of het congres te overbruggen, zijn het vliegtuig (48%) en de wagen (36%). De trein vertegenwoordigt 13%. Ruim de helft van de respondenten komt in het gezelschap van collega’s, partner of zakenrelaties die eveneens deelnemen aan de meeting of het congres. Iets minder dan de helft komt alleen. Het aandeel van de deelnemers dat komt met een partner of met andere personen die niet aan de vergadering deelnemen, is beperkt. De voornaamste recreatieve activiteiten die de deelnemers ondernemen, al dan niet als onderdeel van het programma, zijn: uitgaan, eten, drinken en recreatie of ontspanning. 84

De voornaamste redenen waarom de organisatoren hebben gekozen voor de bestemming in Vlaanderen of Brussel zijn: de centrale ligging en bereikbaarheid, een vroegere positieve ervaring, de eigenschappen van logies en congrescentra en de authentieke, unieke bestemming met uitstraling en couleur locale. Figuur 59 Reden voor de organisator om de bestemming waar de residentiële meeting of het congres plaatsvond te kiezen Centrale ligging en bereikbaarheid

legen

Vroegere, positieve ervaring

legen

Eigenschappen van logies en congrescentra (faciliteiten en dienstverlening) Authentieke, unieke bestemming met uitstraling en couleur locale

legen

Verandering, afwisseling

legen

Goede prijs-kwaliteit Mogelijkheden voor culturele activiteiten, levendig, veel te doen

legen

Op vraag van de directie, medewerkers, klanten Gewoonte, traditie

0%

Rustig (af)gelegen, landelijk, rustig Andere redenen

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%


De helft van de respondenten meent dat de bestemming een prioriteit is in het keuzeproces. Men kiest dus in de eerste plaats voor Vlaanderen en Brussel en gaat vervolgens op zoek naar een geschikte venue. De andere helft van de respondenten is de tegengestelde mening toegedaan. Zij kiezen eerst de venue. Gebruikte informatiebronnen We informeerden naar de informatiebronnen die de deelnemers voor de afreis raadpleegden om de bestemming beter te leren kennen. Het is in dit kader belangrijk aan te stippen dat de deelnemers niet zelf bepalen waar de meeting plaatsvindt. De beslissing omtrent de bestemming ligt immers bij de organisatoren. Nagenoeg de helft van de respondenten raadpleegde informatiebronnen voor afreis. Meer dan de helft van de deelnemers die informatiebronnen raadplegen doet beroep op de informatie aangereikt door de organisator. De tweede belangrijkste informatiebron is websites. Ook bij de organisatoren heeft iets minder dan de helft specifieke informatiebronnen geraadpleegd bij het zoeken naar een geschikte bestemming of venue. Bij de voorbereiding van een meeting of een congres doet men vooral een be85

roep op websites. Ook persoonlijke bezoeken of telefonische contacten met de venue of de bestemming zijn een belangrijke bron van informatie. Figuur 60 Welke informatiebronnen werden geraadpleegd door de organisator van residentiële meetings en congressen (enkel die organisatoren die vooraf informatiebronnen raadpleegden)

legen

27%

Telefonisch contact/persoonlijke bezoeken Andere informatiebronnen

legen

18%

legen

7%

Semindex, Event&Expo Guide, andere gidsen

0%

legen

29%

Websites dienst voor toerisme/congresbureau

Andere informatiebronnen van dienst voor toerisme/congresbureau

legen

35%

Andere websites

0%

5% 5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%


5.2.3

Evaluatie van de bestemming

Er is aan de deelnemers van residentiële meetings en congressen gevraagd om de bestemming waar de meeting of het congres plaatsvond in een paar woorden te omschrijven. De meeste deelnemers typeren de bestemming op een zeer positieve manier. Positief typerende elementen die het meest voorkomen zijn: • mooi, aantrekkelijk (30%); • rustig (af)gelegen, landelijk (15%); • oude, (cultuur)historische omgeving, kunststad (13%); • schitterend, charmant, pittoresk, rustgevend (12,5%); • prachtige omgeving, natuur (9%), … Ook de organiserende bedrijven en niet-commerciële organisaties omschrijven de bestemming waar de residentiële meeting of het congres plaatsvond uitgesproken positief. Positief typerende elementen die het meest voorkomen zijn: • mooi, aantrekkelijk, leuk (30%); • gezellig, aangenaam, sfeervol (23%); • goede centrale ligging, goede bereikbaarheid (13%); • schitterend, charmant, pittoresk, rustgevend (12%); • oude, (cultuur)historische omgeving, kunststad (12%); 86

• rustig (af)gelegen, landelijk, rustig (11%); • levendig, veel mogelijkheden, veel te zien (10%); • goede faciliteiten (logies, congrescentra, horeca) (10%). We vroegen de deelnemers en organisatoren van residentiële meetings en congressen in welke mate ze tevreden waren met een aantal aspecten van de meeting of het congres dat ze in Vlaanderen en Brussel bijwoonden of organiseerden. De deelnemers aan residentiële meetings en congressen zijn globaal tevreden tot zeer tevreden en stippen vooral de bereikbaarheid, de kwaliteit van het logies, de meeting- of congresruimte en de dienstverlening als zeer positief aan. Enkel over het aanbod van mogelijke ontspanningsactiviteiten in de stad of gemeente waar de meeting of het congres plaatsvond, is men verhoudingsgewijs iets minder tevreden. De organisatoren blijken, net zoals de deelnemers, globaal tevreden tot zeer tevreden te zijn over de voorgelegde aspecten. Enkel de tevredenheid over de bereikbaarheid van de bestemming voor de deelnemers haalt minder dan 3,5 op 4. Figuur 61 Gemiddelde tevredenheidscore op een aantal aspecten door de organisatoren van residentiële meetings of congressen (score op 4)

Dienstverlening door het congresbureau/dienst voor toerisme

3,7

De verkregen informatie omtrent de meeting/congresfaciliteiten in de bestemming

3,7

legen

legen

Kwaliteit van het logies in de bestemming

3,6

legen

Kwaliteit van de dienstverlening in de meeting/congresaccommodatie (maaltijden, informatie, vriendelijkheid, …)

3,6

legen

Aanbod van mogelijke ontspanningsactiviteiten in de bestemming eventueel als onderdeel van pre- of postprogramma

3,5

Kwaliteit van de fysieke meeting/congres-accommodatie (vergaderzalen, beschikbare apparatuur, …)

3,5

legen 0%

3,4

Bereikbaarheid van de bestemming voor de deelnemers van de meeting/congres

0,0

0,5

1,0

1,5

2,0

2,5

3,0

3,5

4,0


Een andere manier om een zicht te krijgen op de tevredenheid van de klanten is de mate waarin men de bestemming zou aanbevelen aan derden om er een residentiële meeting of congres te organiseren. De hoge mate van tevredenheid 87

wordt ook op deze manier bevestigd. 95% van de respondenten zou (vrijwel) zeker of wellicht wel de bestemming aanbevelen. 5.2.4

Bestedingen

De deelnemer zelf besteedt gemiddeld c 103 per nacht per persoon aan logies, inclusief ontbijt. Aan transport van en naar de bestemming geven de deelnemers gemiddeld c 242 voor het volledige verblijf. Het gaat hier enkel om de uitgaven voor transport die naar Vlaanderen of Brussel vloeien. De overige bestedingen zijn goed voor gemiddeld c 53 per nacht (voornamelijk maaltijden, drank en shopping). De organisatoren besteden gemiddeld c 13.562 aan een residentiële meeting of congres in Vlaanderen en Brussel. Dit bedrag kan sterk verschillen naargelang de aard van de organisatie, de aard van de organisator, de bestemming in Vlaanderen en Brussel en uiteraard het aantal deelnemers. Het grootste deel van het budget van de organisatoren wordt gespendeerd aan de huur van de meeting- of congresruimte. We berekenden ook de gemiddelde besteding die gebeurt ten behoeve van de deelnemer aan de meeting of het congres. Het betreft de bestedingen door de deelnemers aan logies, transport en andere elementen, samen met de bestedingen die de organisator doet ten behoeve van de deelnemer (catering buiten de meeting- of congresruimte, logies buiten de meeting- of congresruimte, recreatieve activiteiten buiten de meeting- of congresruimte, restaurant of andere eetgelegenheden en bezienswaardigheden of attracties). We houden hier dus geen rekening met de uitgaven van de organisatoren voor congresruimte, sprekers, transportkosten, … De totale gemiddelde besteding in Vlaanderen en Brussel per deelnemer bedraagt dan c 302 per nacht. Om een globaal idee te krijgen van het economische belang van meetings en congressen in Vlaanderen en Brussel is een raming gemaakt van de totale bestedingen op jaarbasis. Per macroproduct komen we tot de volgende bestedingen: de Kunststeden zijn goed voor c 1.034 miljoen, de Vlaamse regio’s genereren c 313 miljoen en de Kust genereert c 73 miljoen. Deze extrapolaties samen leveren een totaalbedrag op van c 1,4 miljard dat in de Vlaamse en Brusselse economie terechtkomt dankzij de bestedingen van organisatoren en deelnemers aan meetings en congressen.

88

Verklarende woordenlijst

aanbieders • De term ‘aanbieders’ omvat in dit cahier de organisaties die fysieke ruimte en diensten ter beschikking stellen voor een vergadering, een beurs of een congres. Tot de aanbieders op de MICE-markt rekenen we de conference centres (congres- en tentoonstellingscentra), de accommodaties (logiesinrichtingen), de special venues en de dienstverleners. aankomsten • Het Nationaal Instituut voor de Statistiek (NIS) is gemachtigd maandelijks (exhaustief) in alle commerciële logiesinrichtingen het aantal personen op te vragen dat tegen betaling verbleven heeft. Twee basisindicatoren worden op deze wijze ingewonnen: het aantal aankomsten en het aantal overnachtingen. Enkel het verblijfstoerisme wordt geregistreerd. De aankomsten overnachtinggegevens zijn exclusief daguitstappen en nietcommerciële verblijven (bij vrienden, familie, kennissen of in tweede verblijven). Overnachtingen en aankomsten in huurlogies (appartementen) worden wel opgenomen. Het aantal aankomsten komt grosso modo overeen met het aantal verblijfstoeristen. Met dat verschil dat elke toerist als een ‘aankomst’ wordt geteld telkens hij of zij een nieuwe logiesaccommodatie benut. accommodaties • Dit zijn logiesinstellingen met infrastructuur voor seminaries en conferenties. Hieronder vallen zowel grootschalige als kleine hotels, budgetaccommodatie als vakantiedorpen. associations • Niet-commerciële organisaties, zoals onderwijsinstellingen, socio-culturele verenigingen, vakbonden, politieke partijen, EU-instellingen, enzovoort. banketstijl • Een ruimte in banketstijl is zodanig opgesteld dat alle aanwezigen over een zitplaats beschikken. ‘Walking buffets’ vallen niet onder deze categorie. conference centre/congres-en seminariecentrum • Ruimte die specifiek voor de organisatie van congressen, seminaries, tentoonstellingen of beurzen ingericht is. congresbureau • Een congresbureau bemiddelt tussen vraag en aanbod. Congresbureaus kunnen zich zowel op nationaal, regionaal of lokaal niveau bevinden en zijn al dan niet gesponsord door nationale, regionale of lokale overheden en/of de privésector. Een congresbureau creëert enerzijds een pro89

motioneel platform voor de aanbodzijde en adviseert anderzijds de vraagzijde over locaties en dienstverlening. congresreisbureau • Dit is een reisbureau met A-licentie (wettelijke vergunning), gespecialiseerd in het organiseren van meetings (outgoing). Het zijn reisbureaus die zich toeleggen op het organiseren en het regelen van de verplaatsing van de deelnemers aan een congres. conventions • ‘Conventions’ of congressen zijn de bijeenkomsten waar personen samen over een bepaald thema beraadslagen of lezingen bijwonen. Het zijn, in vergelijking tot vergaderingen, meer formeel georganiseerde bijeenkomsten op een van tevoren afgesproken plaats waarbij het aantal deelnemers kan schommelen van een tiental tot meer dan 1.000. Kenmerkend voor de congressen is dat de besprekingen zeer gestructureerd verlopen, maar het doel is net zoals bij de vergaderingen kennis over te dragen en/of tot een overeenstemming te komen. corporate • Commerciële organisaties of bedrijven en andere organisaties die een commerciële activiteit uitoefenen. Ze zijn actief op de zakentoeristische markt omdat zij bedrijfsseminaries, bedrijfstrainingen, jaarvergaderingen, directievergaderingen, productlanceringen, verkoopvergaderingen, … inrichten. dienstverleners • Het gaat onder meer om: vertaalbureaus, fotografen, traiteurs, communicatiebedrijven, verhuurders van audio-visueel materiaal, hostessen, producenten van badges en promotiemateriaal, verhuurders van transport en dergelijke meer. DMC • Destination Management Company. Een DMC is verantwoordelijk voor de logistieke organisatie, gaande van ‘meet & greet’, regelen van transport, pre-en post congrestours, hotelreservaties, boeken van venues, catering, entertainment… Een DMC werkt zowel in opdracht van ‘corporations’ als van ‘associations’ en is bij wet verplicht om een reisbureau A-vergunning te bezitten. event organiser • Organisator van teambuildingactiviteiten, animatie,… exhibitions • Exhibitions of beurzen zijn een apart segment. Tal van beurzen vallen onder deze noemer. Ze vormen veelal een commercieel platform voor bedrijven uit een bepaalde sector. Soms wordt aan de beurs ook een seminarie of een congres gekoppeld. Toeristische diensten en congresbureaus oefenen eerder een beperkte invloed uit op deze events. hotel • Een logiesverstrekkend bedrijf is een toeristische logiesaccommodatie die qua comfort en dienstverlening onderverdeeld wordt van de categorie overnachtingsaccommodatie tot een hotel met vijf sterren. We spreken van een hotel, hostellerie, gasthof, auberge, motel of pension wanneer de toeristische handelsexploitatie ingedeeld is in de categorie vanaf één ster. Onder de logiesvorm ‘hotel’ wordt verstaan: een gebouw of constructie dat gelegen is op één perceel of een aangesloten geheel van percelen of drijft op 90

het water en dat minstens 4 uitgeruste en afgesloten slaapkamers bevat met aanvullende diensten, waaronder minimum ontbijtmogelijkheid en dagelijks onderhoud van de slaapkamers en het sanitair. Het gebouw wordt centraal beheerd en de uitbater is permanent bereikbaar voor de dienstverlening. De gasten mogen geen toegang hebben tot de lokalen waar maaltijden bereid worden. Toeristische verblijven die ingedeeld werden in de categorie ‘overnachtingsaccommodaties’, mogen de beschermde benaming van hotel niet gebruiken. Incentive Travel House • Dit is een reisbureau met A-licentie (wettelijke vergunning), gespecialiseerd in het organiseren van incentives (outgoing). incentives • Incentives beschouwen we als ‘beloningsreizen’, waarbij het aspect ontspanning sterker aanwezig is dan het vergaderen of het verschaffen van informatie. Daarom sluiten incentives nauw aan bij vrijetijdstoerisme. Toch is er een zakelijke kant aan deze vorm van reizen, en vooral ook een sterke economische kant. kunststeden • Het concept ‘Kunststeden’ is één van de drie macroproducten in Vlaanderen. De zes Vlaamse Kunststeden zijn: Antwerpen, Brugge, Brussel, Gent, Leuven en Mechelen. macroproducten • Dit is de groeperende term die in de huidige marketing van het toeristische product ‘Vlaanderen’ wordt gebruikt voor de differentiatie van de verschillende exclusieve toeristische producten. Concreet wordt Vlaanderen opgedeeld in drie macroproducten, namelijk: de Kust, de Kunststeden en de Vlaamse regio’s. meetings • De term ‘meetings’ vormt een verzamelnaam voor allerlei externe bijeenkomsten (vergaderingen) van bedrijven of verenigingen, en dat op één welbepaalde plaats. Ze kunnen ad hoc gebeuren of op basis van een vastgelegde planning en hebben als doel informatie uit te wisselen, problemen op te lossen en/of beslissingen te nemen. MICE • MICE is een Engelstalig letterwoord dat staat voor: Meetings (vergaderingen), Incentives (motivatiereizen), Conventions (congressen), Exhibitions (beurzen). De vier MICE-segmenten geven de basisindeling weer binnen de toeristische zakenmarkt. Het MICE-toerisme is per definitie een groepsgebeuren. overnachtingen • Zie ook: ‘aankomsten’. Het volume aan overnachtingen is de optelsom van alle verblijfsnachten die met de geregistreerde aankomsten gepaard gaan. participation fee • De prijs die de deelnemer moet betalen. PCO • Professional Conference Organiser. Een PCO is een coördinator en consultant, verantwoordelijk voor de logistieke, technische, administratieve en financiële aspecten in de voorbereiding van een congres en werkt voornamelijk in opdracht van associations. 91

receptiestijl • Een ruimte in receptiestijl biedt de deelnemers de mogelijkheid van een receptie te genieten. seminariestijl • In een ruimte in seminariestijl heeft iedere persoon een zitplaats. De stoelen zijn verplaatsbaar en iedere zitplaats is voorzien van een individuele schrijftafel of schrijftablet (bevestigd aan de stoel). In deze categorie worden ook boardrooms opgenomen. In dit laatste geval wordt de individuele schrijftablet dan vervangen door een grote tafel. special venue • Special venues zijn allerlei inrichtingen zoals toeristische attracties, kastelen, musea, theaters, bioscopen, boten, golfclubs, restaurants, … waarvan de primaire activiteit niet gericht is op het MICE-gebeuren maar die de aanwezige ruimte en de nodige service ter beschikking stellen voor vergaderingen, seminaries of congressen en die er expliciet voor kiezen om hun infrastructuur te positioneren als congres-, vergader- of incentive infrastructuur. theaterstijl • Een ruimte in theaterstijl biedt aan iedere persoon een zitplaats. De stoelen moeten verplaatsbaar zijn. vakantiedorp • Een vakantiedorp is een architecturaal geheel van kwalitatief hoogwaardige vaste verblijven onder de vorm van studio’s, appartementen en/of bungalows. Het wordt beheerd als een integraal geheel met de bedoeling deze verblijven tijdens het jaar voor korte periodes te verhuren aan toeristen. Vlaamse regio’s • Het concept Vlaamse regio’s is één van de drie macroproducten en incorporeert alle regio’s in Vlaanderen met een groen, natuurlijk en gezinsvriendelijk karakter. Geografisch gezien vormen de Vlaamse regio’s het gebied in Vlaanderen dat niet tot de Kust of één van de zes Kunststeden behoort.

92

Reizen met kennis van zaken MICE-onderzoek in Vlaanderen en Brussel

Recommend Documents