Reglement werving en selectie leden Raad van Toezicht1
Artikel 1 Begripsbepalingen In dit reglement wordt verstaan onder: a. stichting : de in de gemeente Zaanstad gevestigde stichting voor openbaar onderwijs Zaan Primair b. Raad van Toezicht : de Raad van Toezicht van de stichting als bedoeld in artikel 12 van de statuten c. GMR : gemeenschappelijke medezeggenschapsraad van de stichting d. statuten : de statuten van de stichting e. reglement RvT : het reglement van de Raad van Toezicht, zoals vastgesteld in oktober 2012. Artikel 2 Samenstelling Raad van Toezicht De samenstelling en benoeming van de Raad van Toezicht vindt plaats met inachtneming van het bepaalde in artikel 12 van de statuten en artikel 4 van het reglement RvT. Artikel 3 Vaststelling vacature Raad van Toezicht Uiterlijk zes maanden voor het verstrijken van de zittingstermijn van een aftredend lid 2, of bij tussentijds aftreden van een lid, bespreekt de Raad van Toezicht of er gelet op de samenstelling van de Raad van Toezicht een vacature wordt opengesteld. Het minimumaantal leden van de Raad van Toezicht bedraagt volgens artikel 12.1 van de statuten vijf, het maximumaantal leden bedraagt zeven. Artikel 4 Opstart wervingsprocedure Indien de Raad van Toezicht besluit om een vacature open te stellen 1. Bespreekt de Raad van Toezicht het profiel en stelt dit zo nodig bij (conform artikel 4.2, 4.3 en 4.4 van het reglement RvT), 2. Stelt het een selectiecommissie in en 3. Bepaalt het de samenstelling van de selectiecommissie met in achtneming van artikel 4.15 van het Reglement RvT. Artikel 5 Selectiecommissie 1. De Raad van Toezicht nodigt de oudergeleding uit om een vertegenwoordiger vanuit de ouders als lid van de selectiecommissie voor te dragen 2. De Raad van Toezicht wijst twee leden van de Raad van Toezicht aan als lid van de selectiecommissie. Wanneer het om een vacature gaat voor een lid van de Raad van Toezicht (zijnde niet de voorzitter) maakt de voorzitter van de RvT deel uit van de selectiecommissie. De voorzitter van de Raad van Toezicht is dan tevens voorzitter van de selectiecommissie. 3 De Raad van Toezicht kan een extern adviseur aan de selectiecommissie toevoegen. 4. De selectiecommissie benoemt een secretaris. 5. Het bestuurssecretariaat ondersteunt de selectiecommissie. Artikel 6 Plaatsing advertentie 1. De selectiecommissie hanteert een open procedure, maar kan overwegen om de vacature actief onder de aandacht te brengen bij mogelijk geschikte kandidaten. 2. De selectiecommissie stelt een tijdschema vast, waarbinnen zij haar werkzaamheden zal afronden. 1 2
Gebaseerd op het Reglement Werving en Selectie Raad van Toezicht Stichting Onderwijsgroep Zuidwest Drente Zie bijlage rooster van aftreden Raad van Toezicht Zaan Primair dd. oktober 2012
1
De verschillende stappen zijn in de bijlage bij dit reglement weergegeven. 3. De selectiecommissie maakt aan de hand van de door de Raad van Toezicht opgestelde profielschets een advertentie en bepaalt waar en op welke wijze deze advertentie wordt geplaatst. 4. De advertentietekst bevat tenminste de volgende onderdelen: a. een beschrijving van de organisatie b. de hoofdelementen van het gevraagde profiel c. een korte beschrijving van de procedure d. een informatiepunt e. sluitingstermijn voor indienen brieven f. indien mogelijk een datum waarop de gesprekken zijn gepland 5. De sollicitanten ontvangen een ontvangstbevestiging.
Artikel 7 Selectie 1. Alleen sollicitanten die hun belangstelling voor de vacature hebben kenbaar gemaakt middels een sollicitatiebrief en een bijbehorend curriculum vitae worden verder in behandeling genomen. 2. De selectiecommissie beoordeelt de ingekomen brieven en maakt per vacature een selectie van hoogstens vijf kandidaten en nodigt deze uit voor een gesprek. 3. Het selectieproces vindt plaats aan de hand van de opgestelde profielschets. 4. De sollicitanten die voor een gesprek worden uitgenodigd, ontvangen bij de uitnodiging de voor de functie opgestelde profielschets en overige relevante informatie. 5. De selectiecommissie bereidt gezamenlijk het selectiegesprek voor en verdeelt de taken tijdens het selectiegesprek. Artikel 8 Selectiegesprek 1. Uitsluitend de voor de functie en functievervulling relevante informatie vormt het onderwerp van het selectiegesprek. Tijdens het selectiegesprek krijgen beide partijen voldoende gelegenheid voor het uitwisselen van de benodigde informatie. 2. Indien tijdens het eerste selectiegesprek onvoldoende informatie is uitgewisseld, kan worden besloten om een tweede selectiegesprek te houden. In het geval van een vacature voor een voorzitter vindt er altijd een tweede gesprek plaats, waarbij een vertegenwoordiger van de Gemeente Zaanstad toehoorder is. 3. Met de sollicitant worden afspraken gemaakt over het mogelijk inwinnen van referenties. 4. Na afronding van de selectiegesprekken beslist de selectiecommissie bij voorkeur bij unanimiteit over de voor te dragen kandidaat. Voor minmaal een derde en maximaal de helft van de leden van de RvT, zoals aangegeven in het rooster van aftreden van de leden van de RvT, heeft de oudergeleding een doorslaggevende stem. 5. De sollicitant waarop de keuze is gevallen wordt zo spoedig mogelijk door de voorzitter geïnformeerd. De verdere procedure wordt aan de sollicitant meegedeeld. Artikel 9 Terugtrekken sollicitant Indien de sollicitant te kennen geeft om hem of haar moverende redenen de sollicitatie in te trekken, wordt de door de sollicitant verstrekte informatie teruggezonden of vernietigd. Artikel 10 Afwijzen sollicitant De sollicitanten die niet voor een gesprek in aanmerking komen of die, nadat met hen een gesprek is gevoerd, niet voor de functie in aanmerking komen, ontvangen zo spoedig mogelijk een gemotiveerde afwijzing.
2
Artikel 11 Vertrouwelijke behandeling gegevens 1. Gegevens die de sollicitant in zijn sollicitatie verstrekt zijn vertrouwelijk. De verspreiding wordt dan ook beperkt tot de leden van de selectiecommissie. 2. Na afloop van de procedure worden de gegevens, met uitzondering van de gegevens van de te benoemen sollicitant, door de secretaris van de selectiecommissie teruggezonden of vernietigd. Artikel 12 Vaststellen voordracht 1. De selectiecommissie zendt haar gemotiveerde voordracht naar de Raad van Toezicht. Het curriculum vitae kan, na toestemming van de sollicitant, onderdeel uitmaken van de voordracht. 2. De Raad van Toezicht toetst de voordracht aan het vastgestelde profiel en aan de uitsluitingscriteria zoals beschreven in artikel 4.4.f, 4.5 en 4.6 van het Reglement RvT. 3. De secretaris van de selectiecommissie stelt een verslag van de gang van zaken op en zendt dit, na goedkeuring door de selectiecommissie, naar de Raad van Toezicht, op basis waarvan de Raad van Toezicht de selectiecommissie décharge verleent. Het verslag wordt tevens gezonden naar de voorzitter van het College van Bestuur en de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad. 4. De Raad van Toezicht geleidt de voordracht inclusief het verslag van de selectiecommissie naar de gemeenteraad van de Gemeente Zaanstad als bedoeld in artikel 4.12 van het Reglement RvT. 5. In het geval van een benoeming als voorzitter vindt er een kennismakingsgesprek plaats met de wethouder met de portefeuille Onderwijs, alvorens de Raad van Toezicht de voordracht met een benoemingsadvies doorstuurt naar de Gemeenteraad van de Gemeente Zaanstad.
Artikel 13 Citeertitel Dit reglement kan worden aangehaald als: "reglement werving en selectie leden Raad van Toezicht".
Bijlagen: Stappenplan werving en selectie leden Raad van Toezicht Profiel Leden Raad van Toezicht Rooster van Aftreden Raad van Toezicht Zaan Primair dd. oktober 2012
3
Bijlage 1 bij reglement werving en selectie leden Raad van Toezicht Stappenplan werving en selectie leden Raad van Toezicht Wat
Wie
Besluit openstellen vacature Opstellen profielschets Raad van Toezicht Samenstellen selectiecommissie
Raad van Toezicht Raad van Toezicht Raad van Toezicht en GMR Selectiecommissie
1e bijeenkomst selectiecommissie: opstellen advertentie en zorg dragen voor plaatsing Ontvangstbevestigingen en selectie ingekomen brieven Uitnodiging sollicitanten Voorbereiden selectiegesprek, afstemmen werkwijze Selectiegesprekken In het geval van een voorzitter: tweede gesprek met gemeente als toehoorder Bevestiging voor te dragen sollicitant Afwijzen sollicitanten Opstellen verslag werkzaamheden selectiecommissie Doorgeleiden voordracht naar gemeenteraad Décharge selectiecommissie In het geval van een voorzitter: kennismakingsgesprek met de wethouder Namen van Raad van Toezichtsleden doorgeven aan de Kamer van Koophandel
Wanneer (indicatief) 1 1 1 2-5
Selectiecommissie
5-7
Selectiecommissie Selectiecommissie Selectiecommissie Selectiecommissie
7 7 8/9 10
Selectiecommissie Selectiecommissie Secretaris selectiecommissie Raad van Toezicht Raad van Toezicht
10 10 10/12
Raad van Toezicht (na benoeming door Gemeenteraad)
15
10/12 12 13
4
Bijlage 2 bij reglement werving en selectie leden Raad van Toezicht
Profiel Leden Raad van Toezicht (uit Reglement Raad van Toezicht, artikel 4.2 en 4.3)
Een lid van de Raad dient aan het volgende profiel te voldoen: a. onderschrijft de doelstellingen van Zaan Primair en het karakter van het openbaar onderwijs; b. beschikt over voldoende maatschappelijke, bestuurlijke en organisatorische ervaring om als toezichthouder van een relatief grote onderwijsorganisatie te functioneren; c. brengt vanuit één van de volgende vak- of ervaringsgebieden kennis en ervaring in: strategisch bestuurlijk/juridisch, maatschappelijke sectoren (o.a. vervolgonderwijs, sport, welzijn, jeugd, veiligheid, gemeente, e.d.), personeelsbeleid/organisatieontwikkeling, accountancy/financieel, commercieel/marketing, management van een grote organisatie; d. voor de voorzitter geldt in het bijzonder het belang van brede professionele kennis en ervaring op het gebied van governance en intern toezicht bij grotere organisaties en bij voorkeur een binding met de Zaanstreek De Raad van Toezicht zal zich er, binnen de grenzen van zijn bevoegdheden, voor inzetten dat de Raad van Toezicht zodanig van samenstelling is dat: a. de leden ten opzichte van elkaar, het College van Bestuur en de Stichting Zaan Primair onafhankelijk en kritisch kunnen opereren; b. de samenstelling van de Raad van Toezicht zodanig is dat hij zijn taken naar behoren kan uitvoeren; c. ieder lid van de Raad van Toezicht geschikt is om de hoofdlijnen van het totale beleid te beoordelen; d. minimaal één lid van de Raad van Toezicht een financieel expert is, hetgeen inhoudt dat deze persoon relevante kennis en ervaring heeft opgedaan in de financiële bedrijfsvoering bij naar omvang gelijkwaardige rechtspersonen; e. een lid van de Raad van Toezicht geen andere functie uitoefent die onverenigbaar is met het lidmaatschap van de Raad van Toezicht zoals vermeld in artikel 4.4 en 4.5 van het Reglement Raad van Toezicht;
5
Bijlage 3 bij reglement werving en selectie leden Raad van Toezicht Rooster van aftreden Raad van Toezicht Zaan Primair dd. oktober 2012
Volgens artikel 12.4 van de Statuten worden leden van de Raad van Toezicht voor 4 jaar benoemd. Een volgens rooster aftredend lid is onmiddellijk voor één periode van vier jaar herbenoembaar.
Marco Snoek (vz) Karel Basjes *) Janny van Tuijl Ron Witbaard *) Gerbrand Kruijver Margot van Kemenade *) Annemieke Rol
2009 H -
2010 H -
2011
2012
H
B
2013 NH
2014 NH H
H B -
2015 -
2016 -
NH
NH
H B
H
B: Eerste benoeming H: Herbenoembaar NH: Niet herbenoembaar *
Leden van de Raad van Toezicht waarbij de GMR een doorslaggevende stem heeft (minimaal een derde, maximaal de helft van het aantal leden van de RvT)
6
