REGLEMENT RAAD VAN TOEZICHT

REGLEMENT RAAD VAN TOEZICHT

DEEL 1

STATUTEN

Artikel 1. 1. Better Life kent een Raad van Toezicht, bestaande uit een aantal van tenminste drie en ten hoogste vijf personen,

De leden van de Raad van Toezicht worden benoemd door de Raad zelf; met dien verstande dat één lid van de Raad van Toezicht conform het bepaalde in de wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen, bindend kan worden voorgedragen door de cliëntenraad. De bevoegdheid tot benoeming kan niet door enige andere bindende voordracht worden beperkt. De Directie is bevoegd ten aanzien van de benoeming vooraf een schriftelijk advies te geven. De voorziening in een vacature van de Raad van Toezicht zal geschieden op grond van een profielschets. De zittingsduur van een lid van de Raad van Toezicht geldt voor een periode van maximaal vier jaar. 2.

De leden van de Raad van Toezicht treden af volgens een door de Raad van Toezicht opgemaakt rooster van aftreden.

3.

Aftredende leden van de Raad van Toezicht kunnen twee maal onmiddellijk voor een periode van vier jaar worden herbenoemd

4.

Een lid van de Raad van Toezicht dat is benoemd ter vulling van een tussentijdse vacature, treedt af op het tijdstip waarop degene in wiens plaats de benoeming heeft plaatsgevonden, moet aftreden.

5.

Op het bepaalde in het vorige lid, is het gestelde in lid 1 tevens van toepassing.

6.

De leden van de Raad van Toezicht kiezen uit hun midden een voorzitter, een secretaris en een vicevoorzitter.

7.

Het lidmaatschap van de Raad van Toezicht eindigt:  bij overlijden van het lid van de Raad van Toezicht;  door periodiek aftreden door het lid van de Raad van Toezicht conform het bepaalde in lid 2 van dit artikel;  door onder curatelenstelling van het lid van de Raad van Toezicht.  door opzegging door het lid van de Raad van Toezicht; en  door ontslag van het lid door de Raad van Toezicht

8. Een lid van de Raad van Toezicht kan door de overige leden van de Raad van Toezicht worden geschorst en ontslagen in geval van: 

een door de Raad van Toezicht bij herhaling geconstateerd onvoldoende functioneren van het betreffende lid;

 een structureel verschil van inzicht tussen het betreffende lid en de overige leden van de Raad van Toezicht;  een door de Raad van Toezicht vastgestelde onverenigbaarheid van belangen van het betreffende lid en de belangen van Better Life;  een door de Raad van Toezicht vastgestelde onverenigbaarheid van functie(s) van het betreffende lid en het lidmaatschap van de Raad van Toezicht;  enige andere objectiveerbare reden. DOCORG004. Reglement Raad van Toezicht

Versie 1

Datum: 02-12-2008

Akkoord gms

2

9.

Alvorens de raad van Toezicht het besluit neemt om een lid van de Raad van Toezicht te schorsen of te ontslaan, zal het betreffende lid tevoren in de gelegenheid worden gesteld kennis te nemen van de voornemens van de Raad van Toezicht en zijn zienswijze te dien aanzien kenbaar te maken.

10.

Een besluit tot schorsing of ontslag van een lid van de Raad van Toezicht wordt genomen met algemene stemmen, de stem van betrokken lid niet meegerekend. De Raad van Toezicht is bevoegd het betreffende lid te schorsen in afwachting van het ontslag.

11.

Aan de leden van de Raad van Toezicht, kan naar gelang de omvang van hun werkzaamheden, een redelijke vergoeding worden toegekend, vastgesteld in overleg met de Directie. De door de leden van de Raad van Toezicht ten behoeve van Better Life gemaakte onkosten worden vergoed.

12.

De Raad van Toezicht heeft de volgende taken en bevoegdheden:  het zorg dragen voor een goed functionerende Directie;  het benoemen, beoordelen, ontslaan en schorsen van de leden van de Directie en het vaststellen van hun arbeidsvoorwaarden;  het zorg dragen voor een goed functionerend intern toezicht;  het benoemen, beoordelen en ontslaan van de leden van de Raad van Toezicht;  het functioneren als adviseur en klankbord voor de Directie van Better Life;  het houden van integraal toezicht op het beleid van deDirectie van Better Life en op de algemene gang van zaken in de firma; 

het goedkeuren van strategische beleidsplannen als bedoeld in artikel 5 lid 3 sub h, het jaarverslag als bedoeld in artikel 11 en de jaarrekening en begroting als genoemd in artikel 12;

 het goedkeuren van een besluit tot het aanvragen van faillissement of surseance van betaling door Better Life; op een besluit tot goedkeuring is het bepaalde bij artikel 9 lid 11 van toepassing.

Artikel 2. Lid van de Raad van Toezicht kunnen niet zijn personen en hun bloeden aanverwanten tot de tweede graad: a. die in dienst zijn van Better Life, of die regelmatig in of ten behoeve van de aan Better Life verbonden instellingen betaalde diensten verrichten;

DOCORG004. Reglement Raad van Toezicht

Versie 1

Datum: 02-12-2008

Akkoord gms

3

b. die zitting hebben in een cliëntenraad en/of klachtencommissie verbonden aan een van de instellingen van Better Life en/of verbonden aan een van de instellingen als bedoeld in deze statuten; c. die als bestuurder verbonden aan of in dienst van een organisatie welke pleegt betrokken te zijn bij de vaststelling van de arbeidsvoorwaarden van de medewerkers; d. die een zodanige andere functie bekleden dat het lidmaatschap van de Raad van toezicht kan leiden tot onverenigbaarheid dan wel strijdigheid van deze functie met het belang van Better Life dan wel tot ongewenste vermenging van belangen. 2.

De Raad van Toezicht kan ontheffing verlenen van het bepaalde in lid 1 sub a, b en c van dit artikel.

3.

Leden van de Raad van Toezicht evenals hun bloed- en aanverwanten tot de tweede graad mogen geen enkel rechtstreeks of zijdelings persoonlijk voordeel genieten uit leveringen aan of overeenkomsten met Better Life.

VERGADERINGEN VAN DE RAAD VAN TOEZICHT EN BESLUITEN VAN DE RAAD VAN TOEZICHT. Artikel 3. 1. De Raad van Toezicht vergadert tenminste tweemaal per jaar en voorts zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee leden van de Raad van Toezicht dit nodig oordelen. Indien tenminste twee leden van de Raad van Toezicht dit nodig achten melden zij zulks schriftelijk aan de voorzitter onder opgave van de onderwerpen welke zij op de agenda geplaatst wensen te zien. De voorzitter is gebonden een dergelijke vergadering binnen twee weken te doen plaatsvinden. lndien de voorzitter weigert een dergelijke vergadering bijeen te roepen, kan dit geschieden door de twee leden van de Raad van Toezicht die om de vergadering hebben verzocht. A. De oproeping tot de vergadering geschiedt behoudens het in het vorige lid bepaalde door de voorzitter, tenminste vier dagen tevoren, de dag der oproeping en die der vergadering met meegerekend, door middel van oproepingsbrieven. B. De oproepingsbrieven vermelden, behalve datum, plaats en tijdstip van de vergadering, de te behandelen onderwerpen. C. Echter zolang in een vergadering van de Raad van Toezicht alle in functie zijnde leden aanwezig zijn, dan kunnen rechtsgeldige besluiten worden genomen over alle aan de orde komende onderwerpen, mits met algemene stemmen, ook al zijn de door de statuten gegeven voorschriften voor het oproepen en het houden van vergaderingen niet in acht genomen. D. De vergaderingen worden geleid door de voorzitter en bij zijn afwezigheid wijst de Raad van Toezicht zelf zijn voorzitter aan. DOCORG004. Reglement Raad van Toezicht

Versie 1

Datum: 02-12-2008

Akkoord gms

4

E. Van het verhandelde in de vergaderingen van de Raad van Toezicht worden notulen gehouden door de secretaris of door een der andere aanwezigen, door de voorzitter daartoe aangezocht. De notulen worden vastgesteld en getekend door degenen, die in de vergadering als voorzitter en secretaris hebben gefungeerd. F. De Raad van Toezicht kan ter vergadering alleen dan geldige besluiten nemen, indien de meerderheid zijner in functie zijnde leden ter vergadering aanwezig of vertegenwoordigd is. Indien de meerderheid van het aantal leden van de Raad van Toezicht niet aanwezig is, wordt een tweede vergadering belegd waarin omtrent de onderwerpen waarover in de vorige vergadering niet kon worden beslist, een besluit wordt genomen ongeacht het aantal aanwezige leden. G. De Raad van Toezicht kan ook buiten vergadering besluiten nemen, mits alle leden redelijkerwijze geacht moeten worden in de gelegenheid te zijn gesteld schriftelijk, per brief, per E-mail, per telefax, telegrafisch of per telex hun mening te uiten. Van een aldus genomen besluit wordt onder bijvoeging van de ingekomen antwoorden door de secretaris een relaas opgemaakt, dat na medeondertekening door de voorzitter bij de notulen wordt toegevoegd. De op deze wijze genomen besluiten dienen op de eerstvolgende vergadering van de Raad van Toezicht te worden bekrachtigd. H. Ieder lid van de Raad van Toezicht heeft het recht op het uitbrengen van een stem. Voor zover deze statuten geen grotere meerderheid voorschrijven worden alle besluiten van de Raad van Toezicht genomen met volstrekte meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken, wordt een tweede vergadering belegd omtrent het voorstel waarover in de vorige vergadering niet kan worden beslist; staken de stemmen in de tweede vergadering wederom dan wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. I. Alle stemmingen ter vergadering geschieden mondeling, tenzij de voorzitter een schriftelijke stemming gewenst acht of een der stemgerechtigden dit voor de stemming verlangt. Schriftelijke stemming geschiedt bij ongetekende, gesloten briefjes. Blanco stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht. J. Besluiten ten aanzien van de volgende punten in de daartoe bijeen geroepen vergadering behoeven een meerderheid van vier/vijfde van het aantal uitgebrachte stemmen: a. Statutenwijziging of ontbinding van Better Life; b. Het aanvragen van faillissement of Surseance van betaling van Better Life. K. In alle geschillen omtrent stemmingen, niet bij de statuten voorzien, beslist de voorzitter. DOCORG004. Reglement Raad van Toezicht

Versie 1

Datum: 02-12-2008

Akkoord gms

5

REGLEMENTEN 1. De Directie van Better Life is bevoegd ten aanzien van bijzondere aangelegenheden reglementen op te stellen ter nadere uitwerking van onderwerpen in deze statuten benoemd. Het vaststellen van een reglement en de wijziging daarvan behoeft goedkeuring van de Raad van Toezicht. 2.

De Directie van Better Life is verplicht een bestuursreglement vast te stellen, Het bestuursreglement dient te voldoen aan de algemeen aanvaarde inzichten over de regels en de omgangsnomen voor goed bestuur van en toezicht op een instelling zoals Better Life die in stand houdt, en van adequate verantwoording aan en beïnvloeding door belanghebbenden van de wijze waarop Better Life haar doelen realiseert en kwalitatief verantwoorde en doelmatige zorg levert. In dit reglement is tevens nader vastgelegd de verantwoordelijkheids-verdeling tussen de Directie en de Raad van Toezicht,

3.

De Raad van Toezicht is verplicht een reglement vast te stellen. Het reglement van de Raad van Toezicht dient te voldoen aan de algemeen aanvaarde inzichten over regels en omgangsnormen van goed bestuur en toezicht op een instelling, zoals Better Life die in stand houdt, en van adequate verantwoording aan en beïnvloeding door belanghebbenden van de wijze waarop Better Life haar doelen realiseert en kwalitatief en verantwoorde en doelmatige zorg levert.

4.

In een reglement is schriftelijk vastgelegd de wijze waarop interne conflicten tussen de Directie en de Raad van Toezicht worden geregeld. In een reglement is schriftelijk vastgelegd welk orgaan of welke organen welke bevoegdheden hebben ten aanzien van welk onderdeel of aspect van de bedrijfsvoering van Better Life.

DOCORG004. Reglement Raad van Toezicht

Versie 1

Datum: 02-12-2008

Akkoord gms

6

DEEL 2

REGLEMENT RAAD VAN TOEZICHT

De Raad van Toezicht van Better Life, gevestigd te Huizen, in aanmerking nemende de in het rapport Health Care Governance d.d. november 1999 en de NVZ-Governancecode d.d. mei 2004 opgenomen aanbevelingen voor goed bestuur, goed toezicht en adequate verantwoording in de Nederlandse gezondheidszorg; heeft besloten, met inachtneming van de statuten van Better Life het navolgende reglement voor de Raad van Toezicht vast te stellen: 1. Positionering Raad van Toezicht in Better Life De Directie Better Life bestuurt Better Life en de Raad van Toezicht houdt integraal toezicht op het beleid van de Directie Better Life en op de algemene gang van zaken binnen Better Life. Onder Better Life wordt verstaan; de holding Lamech B.V., de werkmaatschappij voor de AWBZ zorg; Better Life Particuliere Thuiszorg B.V., en de werkmaatschappij voor de particuliere Thuiszorg; A Better Life Thuis B.V. en de stichting Beter Thuis Blijven. De Raad van Toezicht staat de Directie Better Life met advies terzijde. 2. Bevoegdheden en verantwoordelijkheden Raad van Toezicht 2.1. De Raad van Toezicht toetst of de Directie Better Life bij zijn beleidsvorming en de uitvoering van zijn bestuurstaken oog houdt op het belang van de organisatie van Better Life in relatie tot de maatschappelijke functie van Better Life en een zorgvuldige en evenwichtige afweging heeft gemaakt van de belangen van allen die bij Better Life betrokken zijn. 2.2. De Raad van Toezicht rekent de volgende taken en bevoegdheden in ieder geval tot haar verantwoordelijkheid:  het zorg dragen voor een goed functionerende Directie van Better Life (door beoordeling van de Directie Better Life);  het zorg dragen voor een goed functionerend intern toezicht (door benoeming, beoordeling en ontslag van (leden van) de Raad van Toezicht);  het functioneren als adviseur en klankbord voor de Directie Better Life;  het houden van integraal toezicht op het beleid van de Directie Better Life en de algemene gang van zaken in de instelling;  het adviseren inzake strategische beslissingen door de Directie Better Life. 2.3. De Raad van Toezicht ziet er in het bijzonder op toe dat de uitvoering van het bestuursbeleid strookt met de vastgestelde en goedgekeurde DOCORG004. Reglement Raad van Toezicht

Versie 1

Datum: 02-12-2008

Akkoord gms

7

beleidsplannen en beleidsuitgangspunten. De Raad van Toezicht en Directie Better Life maken daarbij afspraken over de ijkpunten die door de Raad van Toezicht gehanteerd worden. 3. Informatievoorziening 3.1. De Directie Better Life verschaft de Raad van Toezicht tijdig de, voor een adequaat functioneren, benodigde informatie. In de regel zal dit geschieden als voorbereiding van dan wel tijdens de vergaderingen van de Raad van Toezicht. Indien daarvoor aanleiding is zal de Better Life de Raad van Toezicht tussentijds van relevante informatie voorzien. In ieder geval verwacht de Raad van Toezicht dat de Directie Better Life hem op de hoogte zal houden ten aanzien van:  resultaten van de organisatie  investeringsplannen en nieuwe acquisities  ontwikkelingen op het gebied van de positionering en de strategie van Better Life;  de ontwikkeling van aangelegenheden, voor de formele besluitvorming waarvan hij de goedkeuring van de Raad van Toezicht behoeft;  problemen en conflicten van enige betekenis in de organisatie;  problemen en conflicten van enige betekenis in de relatie met derden, zoals overheid, zorgverzekeraars, samenwerkingspartners;  calamiteiten, die gemeld zijn bij de Inspectie voor de Gezondheidszorg dan wel Justitie;  gerechtelijke procedures;  kwesties, waarvan verwacht kan worden dat zij in de publiciteit komen. 3.2. De Raad van Toezicht en de leden van deze Raad afzonderlijk hebben het recht van Better Life alle informatie op te vragen die nodig is om de taak van toezichthoudend orgaan goed te kunnen uitoefenen. Van dit recht wordt terughoudend gebruik gemaakt. De Directie van Better Life wordt van dit opvragen van informatie op de hoogte gesteld. 3.3. De Raad van Toezicht ziet er op toe dat de Directie Better Life de Raad van Toezicht regelmatig rapporteert over:  de realisering van de maatschappelijke functie, de strategie inclusief de daaraan verbonden risico's en mechanismen tot beheersing ervan, de kwaliteit van de zorg en de omgang met ethische vraagstukken;  zijn beoordeling van de interne beheerssystemen, waaronder de bestuurlijke informatievoorziening, in relatie tot de doelstelling van Better Life. De hoofdzaken van deze rapportage en de bespreking ervan worden opgenomen in het jaarverslag. DOCORG004. Reglement Raad van Toezicht

Versie 1

Datum: 02-12-2008

Akkoord gms

8

3.4. Indien Better Life op enigerlei wijze in de publiciteit komt zal de Directie Better Life zo mogelijk tevoren de leden van de Raad van Toezicht daarvan in kennis stellen. Publicaties zal hij achteraf in kopie aan de Raad van Toezicht doen toekomen. 3.5. Ieder lid van de Raad van Toezicht zal alle informatie en documentatie die hij in het kader van de uitoefening van de toezichthoudende functie krijgt en die redelijkerwijs als vertrouwelijk zijn te beschouwen als strikt vertrouwelijk behandelen en niet buiten de Raad van Toezicht en de Directie Better Life openbaar maken, ook niet na zijn aftreden. 4. Samenstelling Raad van Toezicht 4.1. Profiel Raad van Toezicht 4.1.1. De Raad van Toezicht maakt een profielschets van de Raad van Toezicht en gaat tenminste op het moment dat een lid van de Raad van Toezicht al dan niet volgens rooster aftredend is dan wel bij gelegenheid van het anderszins ontstaan van een vacature in de Raad van Toezicht na of de profielschets nog voldoet. De Raad van Toezicht gaat daarbij ook te rade bij de Directie Better Life. Zo nodig stelt de Raad van Toezicht de profielschets bij. 4.1.2. De profielschets is openbaar en is voor een ieder opvraagbaar. 4.1.3. Het profiel voor de Raad van Toezicht dient er toe te leiden dat de Raad van Toezicht zodanig is samengesteld dat:  er voldoende affiniteit met de gezondheidszorg in het algemeen en de doelstelling van Better Life in het bijzonder aanwezig is;  een brede maatschappelijke binding en een functioneel netwerk wordt bereikt;  een spreiding van maatschappelijke achtergronden, deskundigheden en disciplines aanwezig is, waarbij o.m. gedacht wordt aan zorginhoudelijke, financieel economische, juridische, HRM, IT, marketing, politieke, sociale en bedrijfskundige achtergronden;  de leden van de Raad van Toezicht zijn ten opzichte van elkaar en de Directie Better Life onafhankelijk en zullen kritisch opereren;  adequaat wordt voorzien in de advies- en klankbordfunctie ten behoeve van de Directie van Better Life. 4.2. Profiel lid van de Raad van Toezicht 4.2.1. De Raad van Toezicht maakt een algemene profielschets op, waarin de kwaliteiten en eigenschappen die van een lid van de Raad van Toezicht worden verwacht, zijn opgenomen en vult deze per zetel aan met een specifieke detaillering naar achtergrond, discipline en deskundigheid. DOCORG004. Reglement Raad van Toezicht

Versie 1

Datum: 02-12-2008

Akkoord gms

9

4.2.2. Het profiel voor een lid van de Raad van Toezicht bevat tenminste de volgende aspecten:  affiniteit met de doelstelling en zorgfunctie van Better Life;  algemene bestuurlijke kwaliteiten en ervaring;  een juist evenwicht in betrokkenheid en bestuurlijke afstand;  het vermogen en de attitude om de Directie Better Life met raad en als klankbord terzijde te staan;  het vermogen om het beleid van Better Life en het functioneren van de Directie te toetsen;  het vermogen om advies en toezicht in teamverband uit te kunnen oefenen;  integriteit, verantwoordelijkheidsgevoel en een onafhankelijke opstelling;  inzicht in de eisen die kwaliteit, doelmatigheid en continuïteit aan een organisatie als Better Life stellen;  het vermogen om zich op hoofdlijnen een oordeel te vormen over door de Directie voorgelegde aangelegenheden;  voldoende beschikbaarheid. 4.2.3. Van de leden van de Raad van Toezicht wordt verwacht dat zij zich blijven verdiepen in de ontwikkelingen op het gebied van de gezondheidszorg in het algemeen en de zorgfunctie van Better Life in het bijzonder en dat zij zelf maatschappelijk actief zijn. De Raad van Toezicht beoordeelt jaarlijks op welke onderdelen de leden van de Raad van Toezicht gedurende de benoemingsperiode behoefte hebben aan nadere training of opleiding. 4.2.4. De profielschets wordt verstrekt aan de Directie Better Life en de cliëntenraad. 4.2.5. Tenminste op het moment dat een zetel al dan niet volgens rooster vacant komt gaat de Raad van Toezicht na of de profielschets voor de betreffende zetel nog voldoet en nog past binnen de profielschets van de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht gaat daarbij ook te rade bij de Directie Better Life. Zo nodig stelt de Raad van Toezicht de profielschets bij. 4.3. De voorzitter 4.3.1. De voorzitter van de Raad van Toezicht wordt door de Raad van Toezicht uit haar midden benoemd. De Raad van Toezicht benoemt op voordracht van de voorzitter uit haar midden de vicevoorzitter van de Raad van Toezicht, die de voorzitter bij diens afwezigheid vervangt.

DOCORG004. Reglement Raad van Toezicht

Versie 1

Datum: 02-12-2008

Akkoord gms

10

4.3.2. Van de voorzitter van de Raad van Toezicht worden, onverminderd de profielschets, specifieke eigenschappen en kwaliteiten verwacht, die door de Raad van Toezicht nader worden vastgesteld. In het bijzonder dient hij:  het vermogen te hebben om met autoriteit en een natuurlijk gezag de voorzittersfunctie in de Raad van Toezicht te vervullen;  over de persoonlijkheid en achtergrond te beschikken om een leidende rol te vervullen bij de mening- en besluitvorming van de Raad van Toezicht;  over inzicht en overzicht te beschikken ten aanzien van de taken en functie van de Raad van Toezicht en de Directie Better Life;  over zodanige eigenschappen en uitstraling te beschikken dat hij zo nodig extern een rol in het belang van Better Life kan vervullen. 4.3.3. De voorzitter leidt de vergaderingen van de Raad van Toezicht en is voor de Directie Better Life en eventueel andere betrokkenen het eerst aanspreekbare lid van de Raad van Toezicht. 4.3.4. Indien de Raad van Toezicht naar buiten treedt geschiedt dit in de regel bij monde van de voorzitter. 4.4. Onverenigbaarheid en onafhankelijkheid In aansluiting op de statuten wordt het volgende vastgelegd: 4.4.1. Het functioneren van een lid van de Raad van Toezicht wordt gekenmerkt door integriteit en onafhankelijke opstelling. Dit betekent dat hij of zij in de uitoefening van de functie op geen enkele wijze belang heeft bij Better Life. 4.4.2. Een lid van de Raad van Toezicht neemt noch middellijk noch onmiddellijk financieel deel in een andere zorgorganisatie of is daar noch als werknemer of op toelatingscontract, of als bestuurder of toezichthouder aan verbonden als de adherentiegebieden van beide organisaties elkaar geheel of gedeeltelijk overlappen, tenzij het een zorgorganisatie betreft waarin de eigen instelling zowel juridisch als bestuurlijk in overwegende mate de zeggenschap heeft. 4.4.3. Een lid van de Raad van Toezicht kan niet gelden als onafhankelijk indien hij, dan wel zijn echtgenoot, geregistreerd partner of een andere levensgezel, pleegkind of bloed- of aanverwant tot in de tweede graad: a) in een periode van drie jaar voorafgaande aan de benoeming werknemer of bestuurder van Better Life is geweest, dan wel op basis van een toelatingscontract in de instelling werkzaam is geweest; DOCORG004. Reglement Raad van Toezicht

Versie 1

Datum: 02-12-2008

Akkoord gms

11

b) een persoonlijke financiële vergoeding van de instelling ontvangt, anders dan een vergoeding die voor de als lid van de Raad van Toezicht verrichte werkzaamheden wordt ontvangen en voor zover zij niet past in de normale uitoefening van een bedrijf; c) in de drie jaar voorafgaande aan de benoeming een belangrijke zakelijke relatie met de instelling heeft gehad; d) bestuurslid is van een rechtspersoon waarin een bestuurslid van de instelling waarop hij toezicht houdt commissaris is, dan wel lid van de Raad van Toezicht is; e) gedurende de voorafgaande twaalf maanden tijdelijk heeft voorzien in het bestuur bij belet of ontstentenis van één of meerdere leden van de Directie Better Life; f) lid is van een Directie Better Life van een binnen het werkgebied van Better Life werkzame zorgorganisatie of onderneming, die geheel of gedeeltelijk dezelfde werkzaamheden als Better Life vervult. 4.4.4. Indien een lid van de Raad van Toezicht voorziet dat een (schijn van) onverenigbaarheid zou kunnen optreden of anderszins een tegenstrijdig belang met Better Life kan ontstaan, zal het betreffende lid van de Raad van Toezicht de voorzitter daarvan in kennis stellen. Indien de voorzitter van oordeel is dat er sprake is van een incidentele onverenigbaarheid, waarvoor een tijdelijke oplossing mogelijk is, werkt het betreffende lid van de Raad van Toezicht mee aan deze tijdelijke oplossing. Indien de voorzitter van oordeel is dat er sprake is van een structurele onverenigbaarheid, zal het betreffende lid van de Raad van Toezicht er voor zorg dragen dat de onverenigbaarheid wordt opgeheven dan wel af te treden. De voorzitter stelt de overige leden op de hoogte. 4.4.5. Een belangenverstrengeling bestaat in elk geval wanneer de instelling voornemens is een transactie aan te gaan met een rechtspersoon waarin: a. een lid van de Raad van Toezicht een persoonlijk financieel belang onderhoudt; b. een lid van de Directie Better Life een familierechtelijke verhouding heeft met het lid van de Raad van Toezicht; c. of het desbetreffende lid van de Raad van Toezicht van Better Life een bestuurs- of toezichthoudende functie vervult. 4.4.6. Een lid van de Raad van Toezicht neemt niet deel aan de discussie en de besluitvorming over een onderwerp of transactie waarbij hij een (potentiële) belangenverstrengeling heeft. 4.4.7. Bij een vermeende belangenverstrengeling met betrekking tot een lid van de Raad van Toezicht legt het betreffende lid zich neer DOCORG004. Reglement Raad van Toezicht

Versie 1

Datum: 02-12-2008

Akkoord gms

12

bij het oordeel van de meerderheid van de overige leden van de Raad. 5. Intern en extern overleg en optreden van de Raad van Toezicht 5.1. De Raad van Toezicht en Directie Better Life kunnen nadere afspraken maken over het bijwonen door de Raad van Toezicht van een vergadering tussen de Directie Better Life en een ander intern adviesorgaan van Better Life zoals de cliëntenraad. 5.2. Met uitzondering van (toevallige) contacten op informele bijeenkomsten onthouden de Raad van Toezicht en individuele leden van de Raad van Toezicht zich van rechtstreekse contacten binnen en buiten Better Life voor zover deze betrekking hebben op dan wel verband houden met aangelegenheden van Better Life of personen daarin werkzaam. Wanneer een Raad van Toezicht of individuele leden benaderd worden door externe relaties of door personen werkzaam in Better Life over aangelegenheden betrekking hebbend op dan wel verband houdend met Better Life of personen daarin werkzaam dan verwijst het lid van de Raad van Toezicht in de regel naar de Directie Better Life. 5.3. Op de regel onder sub 2 wordt alleen in zeer bijzondere gevallen uitzondering gemaakt en wanneer daar een gegronde reden voor is. Hierover wordt vooraf overleg gepleegd met de Directie Better Life of wanneer dit niet mogelijk is dan wordt de Directie Better Life achteraf geïnformeerd. 5.4. Bij ontstentenis van de Directie Better Life wordt de bestuurstaak niet waargenomen door een gedelegeerd toezichthouder, tenzij er in crisissituaties geen andere mogelijkheid is en in dat geval voor hoogstens zes maanden. Bij ontstentenis van de Directie Better Life wordt op een andere wijze - en naar bevind van zaken - voorzien. 6. Benoeming leden Raad van Toezicht 6.1. De Raad van Toezicht stelt vast dat er een vacature is en stelt tevens de profielschets voor de betreffende zetel vast overeenkomstig het bepaalde sub 4.2. 6.2. Van de vacature, alsmede de vastgestelde profielschets wordt kennisgegeven aan de Directie Better Life. 6.3. Elk lid van de Raad van Toezicht kan, met inachtneming van de profielschets een of meerdere kandidaten voordragen. De Directie Better Life kan eveneens, met inachtneming van de profielschets, een of meerdere kandidaten aan de Raad van Toezicht voordragen. DOCORG004. Reglement Raad van Toezicht

Versie 1

Datum: 02-12-2008

Akkoord gms

13

6.4. Bij de voorgedragen persoon wordt tevoren geen enkele verwachting ten aanzien van een eventuele benoeming gewekt door de voordragende partij. 6.5. Wanneer de betreffende persoon bereid is toe te treden tot de Raad van Toezicht zal hij worden uitgenodigd voor een kennismakingsgesprek met de Raad van Toezicht en wordt een afzonderlijk kennismakingsgesprek met de Directie Better Life belegd. 6.6. Indien het kennismakingsgesprek naar wederzijdse tevredenheid is verlopen, neemt de Raad van Toezicht in de eerstvolgende vergadering het voorgenomen besluit om de betreffende persoon te benoemen, bespreekt dit voornemen met de Directie Better Life. 6.7. In geval van een herbenoeming van een volgens rooster aftredend lid wordt een overeenkomstige procedure gevolgd. 7. Einde lidmaatschap 7.1. Rooster van aftreden 7.1.1. De Raad van Toezicht stelt een zodanig rooster van aftreden vast dat een lid van de Raad van Toezicht na benoeming ingevolge de statuten zitting heeft voor een periode van vier jaar. 7.1.2. Het rooster van aftreden wordt zodanig ingericht dat de continuïteit in de samenstelling van de Raad van Toezicht gewaarborgd is. In ieder geval zullen de voorzitter en de vicevoorzitter niet gelijktijdig volgens rooster aftredend zijn. 7.1.3. Een volgens rooster aftredend lid is tweemaal terstond herbenoembaar. Bij een voorgenomen besluit tot herbenoeming beraadt de Raad van Toezicht zich op het profiel voor de betreffende zetel en voegt haar bevindingen bij het verzoek om advies aan de Directie Better Life en de ondernemingsraad inzake de voorgenomen herbenoeming. 7.2. Aftreden 7.2.1. Een lid van de Raad van Toezicht treedt af in geval van:  een door de Raad van Toezicht bij herhaling geconstateerd onvoldoende functioneren van het betreffende lid;  een structurele onenigheid van inzicht tussen het betreffende lid en de overige leden van de Raad van Toezicht;  een door de Raad van Toezicht vastgestelde onverenigbaarheid van belangen van het betreffende lid en de belangen van Better Life; DOCORG004. Reglement Raad van Toezicht

Versie 1

Datum: 02-12-2008

Akkoord gms

14

 

een door de Raad van Toezicht vastgestelde onverenigbaarheid van functie(s) van het betreffende lid en het lidmaatschap van de Raad van Toezicht; enige andere objectiveerbare reden.

7.3. Schorsing en ontslag 7.3.1. Indien de Raad van Toezicht van oordeel is dat een van de redenen als genoemd sub 7.2 aanwezig is en het betreffende lid van de Raad van Toezicht niet eigener beweging aftreedt, neemt de Raad van Toezicht een daartoe strekkend besluit in overeenstemming met het bepaalde in de statuten. 7.3.2. Alvorens de Raad van Toezicht het besluit neemt om een lid van de Raad van Toezicht te schorsen of te ontslaan, zal het betreffende lid tevoren in de gelegenheid worden gesteld kennis te nemen van de voornemens van de Raad van Toezicht en zijn zienswijze te dien aanzien kenbaar te maken. 7.3.3. Over een eventueel naar buiten treden over de schorsing of het ontslag zal tevoren door de Raad van Toezicht, het betreffende lid van de Raad van Toezicht en de Directie Better Life een gedragslijn worden overeengekomen. 8. Werkwijze 8.1. Aandachtsgebieden De Raad van Toezicht kan desgewenst een onderlinge verdeling van aandachtsgebieden afspreken. De aandachtsgebieden zullen in de regel worden bepaald door de achtergrond, discipline en deskundigheid van de leden van de Raad van Toezicht. Een eventuele verdeling laat echter de verantwoordelijkheid voor het integrale toezicht door de Raad van Toezicht en de verantwoordelijkheid van de Directie Better Life op dat aandachtsgebied onverlet. 8.2. Vergaderingen 8.2.1. De besluitvorming van de Raad van Toezicht vindt behoudens in bijzondere gevallen plaats tijdens de vergaderingen van de Raad van Toezicht, die worden geconvoceerd in overeenstemming met het bepaalde in de statuten. 8.2.2. De Directie Better Life is in de regel aanwezig bij de vergaderingen van de Raad van Toezicht tenzij de Raad van Toezicht aangeeft zonder de Directie Better Life te willen vergaderen. De voorzitter zal de Directie Better Life als dan na DOCORG004. Reglement Raad van Toezicht

Versie 1

Datum: 02-12-2008

Akkoord gms

15

afloop van de vergadering in grote lijnen op de hoogte stellen van het besprokene. De locatie wordt door de voorzitter bepaald. 8.2.3. In de regel bereidt de Directie Better Life de vergaderingen van de Raad van Toezicht, in overleg met de voorzitter, voor. Besluiten van de Directie Better Life, die ingevolge de statuten of, de goedkeuring van de Raad van Toezicht behoeven, worden schriftelijk en met redenen omkleed geagendeerd. 8.2.4. Door of vanwege de Directie Better Life wordt zorg gedragen voor de notulering van de vergaderingen van de Raad van Toezicht. Indien het een vergadering buiten aanwezigheid van de Directie Better Life betreft, bepaalt de voorzitter voorafgaand aan de vergadering op welke wijze de notulering daarvan zal plaatsvinden. 8.2.5. De Raad van Toezicht vergadert in de regel minstens tweemaal per jaar, waarvan tenminste één vergadering wordt gehouden ter bespreking van de jaarstukken al dan niet in aanwezigheid van de accountant van Better Life en één vergadering ter bespreking van het jaarplan en de daarbij behorende begroting voor het komend jaar. 8.3. Secretariaat 8.3.1. In het secretariaat van de Raad van Toezicht wordt voorzien door de directie van Better Life, die tevens zorg draagt voor een adequate archivering van de bescheiden van de Raad van Toezicht. Het archief van de Raad van Toezicht is te allen tijde toegankelijk voor de leden van de Raad van Toezicht. 9. Toezicht 9.1. De Raad van Toezicht heeft in ieder geval de volgende taken:  toezicht op de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen, waaronder het toezicht op de naleving van de relevantie wet- en regelgeving en het toezicht op de naleving van gedragscodes;  toezicht op de financiële informatieverstrekking door de instelling (keuze van accounting policies, toepassing en beoordeling van effecten van nieuwe regels, inzicht in de behandeling van “schattingsposten” in de jaarrekening, prognoses, werk van accountants ter zake etc.;  toezicht op de naleving van aanbevelingen en opvolging van opmerkingen van accountants;  toezicht op de relatie met de externe accountant, waaronder in het bijzonder zijn afhankelijkheid, de bezoldiging en zijn eventuele nietcontrole werkzaamheden voor de instelling; DOCORG004. Reglement Raad van Toezicht

Versie 1

Datum: 02-12-2008

Akkoord gms

16



toezicht dat de externe accountant zijn bevindingen betreffende het onderzoek van de jaarrekening gelijkelijk aan de Raad van Toezicht en de Directie Better Life rapporteert.

9.2. De Raad van Toezicht doet voorstellen voor het te voeren arbeidsvoorwaarden- en bezoldigingsbeleid van Better Life en de economische waarde daarvan. Dit beleid dient maatschappelijk evenwichtig te zijn en passend in relatie tot de zwaarte en verantwoordelijkheden van de functie, de risico’s van die functie en de opleiding en ervaring van betrokkenen. 9.3. De Raad van Toezicht overlegt minimaal eenmaal per jaar met de kwaliteitsfunctionaris van Better Life en krijgt inzicht in de planning- en controle cyclus. 10. Evaluatie 10.1.

Evaluatie functioneren Raad van Toezicht.

10.1.1. Eenmaal per jaar wordt het functioneren van de Raad van Toezicht en de Directie Better Life geëvalueerd. De Directie Better Life is bij dit onderdeel in beginsel niet aanwezig. De voorzitter van de Raad van Toezicht verzoekt de Directie Better Life tevoren of er zijnerzijds aandachtspunten in de evaluatie zowel ten aanzien van zijn eigen functioneren als ten aanzien van het functioneren van de Raad van Toezicht zijn die in de evaluatie betrokken dienen te worden. 10.2.

Evaluatie gezamenlijk functioneren

10.2.1. De Raad van Toezicht voert periodiek een evaluatiegesprek met de Directie Better Life over elkaars functioneren en over elkaars functioneren in relatie tot elkaar. Ook hiervan wordt een verslag opgesteld, te ondertekenen door de Directie van Better Life en de voorzitter van de Raad van Toezicht. 11. Honorering en/of onkostenvergoeding 11.1. In overleg met de Directie Better Life stelt de Raad van Toezicht een marktconforme honorering vast voor de voorzitter en de leden van de Raad van Toezicht. 11.2. De honorering wordt vermeld in de jaarrekening. 11.3. Better Life zal de door de voorzitter en de leden van de Raad van Toezicht ten behoeve van Better Life gemaakte onkosten aan hen vergoeden. DOCORG004. Reglement Raad van Toezicht

Versie 1

Datum: 02-12-2008

Akkoord gms

17

12. Verantwoording 12.1. De Raad van Toezicht legt extern verantwoording af over zijn handelen door verslag te doen van zijn werkzaamheden in het jaarverslag van Better Life. Hij verschaft daarbij inzicht op welke wijze Better Life aan health care governance en de NVZ-governance code d.d. mei 2004 vorm geeft. 12.2. In het jaarverslag van de Raad van Toezicht wordt in ieder geval opgenomen:  informatie over ieder lid van de Raad van Toezicht, zoals in ieder geval: geslacht; leeftijd, beroep; hoofdfunctie; nationaliteit; nevenfuncties; tijdstip van eerste benoemingen de lopende termijn waarvoor hij is benoemd.  het aantal vergaderingen daarvan, alsmede de belangrijkste onderwerpen die aan de orde zijn gekomen. 13. Wijziging reglement 13.1. De Raad van Toezicht gaat in de jaarlijkse evaluatie van haar functioneren tevens na of dit reglement nog aan de daaraan te stellen criteria voldoet. De voorzitter vraagt daarover tevoren de mening van de Directie Better Life. 13.2. Dit reglement kan worden gewijzigd door een besluit van de Raad van Toezicht. Over een voorgenomen wijziging wordt tevoren de instemming van de Directie Better Life gevraagd.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de Raad van Toezicht d.d. XXXXXXXXXX Francine Zeggelt Voorzitter Raad van Toezicht Better Life.

DOCORG004. Reglement Raad van Toezicht

Versie 1

Datum: 02-12-2008

Akkoord gms

18

BIJLAGE A BELEID EN ORGANISATIE BETTER LIFE Beleid en doelstellingen Doelgroepen De doelgroepen waar Better Life Thuiszorg zorg voor bemiddelt, zijn:  Particuliere cliënten  Cliënten die AWBZ gefinancierde geïndiceerde zorg behoeven (hiervoor maken wij gebruik van onze eigen toelating onder de werkmaatschappij Better Life Thuiszorg of onder de naam PrivaZorg.  Cliënten die via een toegekend PGB zelf zorg inkopen  Cliënten die WMO zorg behoeven  Instellingen die voor individuele cliënten zorg inkopen.  Bedrijven die voor hun werknemers zorg inkopen Ketenpartners zijn: PrivaZorg, Thuiszorg Gooi en Vechtstreek, Verzorgingshuis Thuis, AB en T te Arnhem, Kijk op Zorg, Vivium, Care Company, Stichting Thuiszorg Midden Gelderland, Minnaar en van Trier, Betuwezorg; Gemeente Huizen, Blaricum, Wijdemeren, Almere, Laren, Utrechtse Heuvelrug en het CIZ. Eisen, behoeften en verwachtingen van de cliënten In het beleid komen de eisen, behoeften en verwachtingen van de cliënten, financiers/zorginkopers tot uiting met als doel de klanttevredenheid te verhogen. Deze benodigde informatie wordt verkregen door tussentijdseen eindevaluaties. Beschrijving algemeen beleid HISTORIE Better Life Thuiszorg is opgericht in 1992. In eerste instantie richtte Better Life Thuiszorg zich uitsluitend op cliënten die dag- en nacht continue zorg nodig hadden. Better Life Thuiszorg is sinds 1 januari 2000 een AWBZ toegelaten instelling. Door de samenwerking met PrivaZorg, een landelijk werkende AWBZ erkende thuiszorgorganisatie, kunnen cliënten sinds 2001 zorg in natura ontvangen. Better Life Thuiszorg is een BV en heeft ervoor gekozen de kortdurende thuiszorg te bemiddelen onder de naam Better Life Thuiszorg. Dit is ook als zodanig beschreven bij de KvK te Hilversum. De AWBZ zorg in natura wordt afgehandeld in de werkmaatschappij Better Life Particuliere Thuiszorg B.V.. DOCORG004. Reglement Raad van Toezicht

Versie 1

Datum: 02-12-2008

Akkoord gms

19

MISSIE Better Life levert zorgdiensten aan cliënten om hen in staat te stellen de regie in hun eigen thuissituatie te kunnen voeren. Deze zorg wordt ingebed in het eigen sociale netwerk Dit kan zijn; familie, vrienden, maar ook mantelzorg en Wmo zorg. Gaat het minder met de gezondheid dan kan de zorg in de thuissituatie worden uitgebreid tot intensieve zorg, verpleging en palliatieve ondersteuning. Better Life opereert in de regio’s Gooi. Almere, Amsterdam en Utrechtse Heuvelrug. VISIE Voor het welzijn van de cliënt is het beter langer in de eigen woonomgeving te blijven. Het is belangrijk dat de zorg geleverd wordt door een klein team van zorgverleners. Better Life huiszorg bemiddelt alle vormen van thuiszorg voor particuliere, PGB cliënten en AWBZ zorg in natura onder de naam Better Life Thuiszorg. Centraal in het bemiddelen staat het overeengekomen zorgarrangement, ongeacht de financieringsbron. Deze zorgvraag wordt ingevuld met zelfstandige zorgverleners die allen voldoen aan alle wettelijke normen en die met veel empathie ingevuld wordt. De zorgverleners die bemiddeld worden beschikken allen over de juiste beroepshouding en kwalificaties die nodig zijn om de gevraagde werkzaamheden naar behoren uit te kunnen voeren. MEERJARENBELEID De directie van Better Life Thuiszorg en A Better Life Thuis stelt zich ten doel de organisatie van het thuiszorgbemiddelingsbureau zodanig in te richten, dat alle factoren (menselijk, technisch en administratief), die de kwaliteit van de diensten beïnvloeden, voldoen aan de eisen en wensen van de cliënten en blijvend te werken aan continue verbetering. De directie van Better Life Thuiszorg is zich bewust van de maatschappelijke verantwoordelijkheid van haar organisatie.

DOCORG004. Reglement Raad van Toezicht

Versie 1

Datum: 02-12-2008

Akkoord gms

20

BIJLAGE B SAMENVATTING PROFIELSCHETS RAAD VAN TOEZICHT Algemeen Better Life is een grote organisatie op het gebied van de gezondheidszorg in het Gooi, Almere en de Utechtse Heuvelrug met betrekking tot ouderenzorg. De missie is verantwoorde zorg van hoge kwaliteit bieden. Better Life wil een zorgzame, toegankelijke en krachtige organisatie zijn die transparant functioneert. Better Life is een grote werkgever in de regio. Raad van Toezicht De Raad van Toezicht houdt integraal toezicht op het beleid van de Directie Better Life en staat die Raad met advies terzijde. De Raad van Toezicht toetst of de Directie Better Life bij zijn bestuurstaken oog houdt op het belang van de organisatie in relatie tot de maatschappelijke functie van Better Life, en een zorgvuldige en evenwichtige afweging heeft gemaakt van de belangen van allen die bij Better Life betrokken zijn. Better Life is een private organisatie die een publieke taak uitvoert (gezondheidszorg) voornamelijk door middel van de inzet van professionals (verpleegkundigen, verzorgenden, etc.). a) De leden van de Raad van Toezicht moeten affiniteit hebben met de drie netgenoemde p's. b) In de Raad van Toezicht moet een mix zitten van die drie p's. Te denken valt aan: . leden die ervaring hebben uit het bedrijfsleven . leden die ervaring hebben in de publieke sector . leden die ervaring hebben op het snijvlak publiek/privaat . leden die ervaring hebben met een professionele organisatie. c) In de Raad van Toezicht moet tevens een mix zitten van verschillende deskundigheden. Te denken valt aan leden met: Zorginhoudelijke, financieel-economische, HRM, juridische, politieke, sociale en bedrijfskundige achtergronden. d) De samenstelling van de Raad van Toezicht dient te leiden tot een brede maatschappelijke binding en een functioneel netwerk. e) Bij de samenstelling van de Raad van Toezicht moet gezekerd zijn dat de leden van de Raad van Toezicht ten aanzien van elkaar en ten aanzien van de Directie van Better Life, onafhankelijk en kritisch opereren. DOCORG004. Reglement Raad van Toezicht

Versie 1

Datum: 02-12-2008

Akkoord gms

21