REGLEMENT VAN HET COLLEGE TOETSING GERECHTSDEURWAARDERS VERSIE 2010 Tekst zoals in werking getreden op 9 december 2010.
De grondslag van dit reglement zijn de artikelen 20 en 21 van de Verordening KBvG Normen voor Kwaliteit. Artikel 1 Begripsbepalingen 1.1 In dit reglement hebben de navolgende begrippen de daarbij vermelde betekenis: a. “aanwijzing”: een aanwijzing van het college met betrekking tot de toetsing aan de normen, waaronder mede begrepen ten aanzien van interpretatie van de criteria (zie ook artikel 8.2 en artikel 8.3); b. “additionele toetsing”: een additionele toetsing op onderdelen van het toetsingsverslag door de auditor die dat verslag heeft opgesteld; c. “afgebroken-toetsing verslag”: een toetsingsverslag op basis van een niet voltooide toetsing, dat de bevindingen bevat van het deel van de toetsing dat wel is verricht; d. “afwijking”: betekent met betrekking tot een norm, het geval dat de auditor constateert dat niet is voldaan aan de daarbij vermelde best practice; e. “auditor”: een door het college als zodanig erkende auditor, dan wel een door het bestuur als zodanig ingevolge artikel 12.4 aangemerkte auditor; f. “beoordelingsverslag”: betekent met betrekking tot een toetsingsverslag, de verslaglegging door het college van zijn beoordeling of de gerechtsdeurwaarder die het aangaat, aan de normen voldoet; g. “best practice”: een nadere invulling in het Reglement KBvG Normen voor Kwaliteit van een norm die is opgenomen in de Verordening Normen voor Kwaliteit; h. “bestuur”: het bestuur van de KBvG; i. “Bijlage”: een document dat op grond van dit reglement als bijlage bij dit reglement wordt gepubliceerd; j. “college”: het college toetsing gerechtsdeurwaarders, ingesteld door de ledenraad; k. “KBvG”: Koninklijke Beroepsorganisatie van Gerechtsdeurwaarders; l. “KNB”: Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie; m. “ledenraad”: de ledenraad van de KBvG; n. model beoordelingsverslag”: het model voor een beoordelingsverslag zoals vastgesteld door het college. Het model beoordelingsverslag is Bijlage 1; o. “model toetsingsverslag”: het model voor een toetsingsverslag zoals vastgesteld door het college. Het model toetsingsverslag is Bijlage 2; p. “norm”: een norm die is opgenomen in de Verordening Normen voor
1
Kwaliteit; “onder de grens practice”: een handelwijze of ander aspect binnen het gerechtsdeurwaarderskantoor dat als zodanig is vermeld in de toetsingscriteria bij een norm en die tot gevolg heeft dat per definitie niet aan de betreffende norm wordt voldaan; r. “positief toetsingsverslag”: een toetsingsverslag op basis waarvan het college blijkens het beoordelingsverslag tot het oordeel is gekomen dat aan de normen wordt voldaan, dan wel ten aanzien waarvan het bestuur ingevolge artikel 12.2 bepaalt dat een positief toetsingsverslag wordt verleend; s. “toetsing”: een toetsing (in de vorm van een onafhankelijk en gedocumenteerd proces voor het systematisch verkrijgen van relevante informatie en het objectief beoordelen daarvan) van een gerechtsdeurwaarderskantoor ingevolge de Verordening Normen voor Kwaliteit; t. “toetsingscriteria”: de in artikel 8 bedoelde criteria (in de vorm van een set van normatieve maatstaven die dienen te worden gehanteerd bij toetsing) aan de hand waarvan toetsing aan de normen plaatsvindt; u. “toetsingsverslag”: de verslaglegging door de auditor van de door hem uitgevoerde toetsing; v. “tweede toetsing”: een op verzoek van het college door een andere auditor dan de auditor van wiens hand het toetsingsverslag is, uitgevoerde (tweede) toetsing, in het geval op het ingediende toetsingsverslag geen positief toetsingsverslag wordt verleend omdat het naar het oordeel van het college niet voldoet aan de eisen die ten aanzien van de in artikel 10.4 onder a. tot en met f. bedoelde punten worden gesteld; w. “Verordening Normen voor Kwaliteit”: de Verordening van de KBvG getiteld “KBvG Normen voor kwaliteit” zoals in werking getreden op 1 juni 2010, alsmede het op basis daarvan vastgestelde Reglement KBvG Normen voor Kwaliteit. Het begrip “gerechtsdeurwaarder” omvat ingeval aan een gerechtsdeurwaarderskantoor meerdere gerechtsdeurwaarders zijn verbonden, die (aan dat kantoor verbonden) gerechtsdeurwaarders gezamenlijk. Indien aan woorden in de meervoudsvorm een betekenis wordt toegekend is daaronder tevens de enkelvoudsvorm begrepen en omgekeerd. Verwijzingen naar artikelen verwijzen naar artikelen van dit reglement tenzij uit de context anders voortvloeit. q.
1.2
1.3 1.4
Artikel 2 Het college 2.1 Het college bestaat uit minimaal drie en maximaal vijf leden. Het aantal leden wordt vastgesteld door de ledenraad. De voorzitter wordt als zodanig benoemd. 2.2 De collegeleden bezitten de navolgende kwalificaties: a. collegelid 1: een natuurlijk persoon met kennis van de gerechtsdeurwaarderspraktijk; b. collegelid 2: een natuurlijk persoon werkzaam in het notariaat, bij de KNB of in de accountancy; c. collegelid 3: een natuurlijk persoon met een achtergrond in bestuurs- of bedrijfskunde en met specifieke kennis van kwaliteitszorg; d. collegelid 4: een natuurlijk persoon met een academische specialisatie en actieve praktijk in vennootschapsrecht; e. collegelid 5: een natuurlijk persoon opgeleid en werkzaam als (register)controller of RA-accountant. 2.3 Het college is werkzaam in een bezetting van minimaal drie leden. 2
2.4 2.5
2.6
2.7
2.8
De voorzitter roept de vergaderingen van het college bijeen en zit de vergaderingen voor. De vergaderingen van het college zijn niet openbaar. Het college bepaalt of de bureaudirecteur van de KBvG en/of leden van het bestuur of anderen worden toegelaten tot vergaderingen van het college. De eerste leden van het college zijn benoemd door de ledenraad. Met betrekking tot een vacante plaats benoemt de ledenraad een collegelid op voordracht opgesteld door het college, dan wel, indien het college niet binnen een maand na het ontstaan van de vacature een voordracht opstelt, door het bestuur. De collegeleden hebben een eerste zittingstermijn van drie jaar en zijn eenmalig herbenoembaar voor de duur van maximaal drie jaar. Het college stelt een rooster van aftreden op. Het rooster van aftreden is Bijlage 3. Het college streeft bij zijn besluitvorming naar consensus. Bij gebreke van consensus neemt het college besluiten met meerderheid van stemmen. Bij stemmingen dienen naast de voorzitter minimaal twee collegeleden aanwezig te zijn. Bij stakende stemmen beslist de voorzitter.
Artikel 3 Administratie, verslaglegging en financiën van het college 3.1 Het college beschikt over een eigen budget dat jaarlijks voor 1 november van het voorafgaande jaar wordt vastgesteld in overleg met het bestuur. Het college doet desgevraagd verslag aan het bestuur van de besteding van het budget. 3.2 De administratie en de verslaglegging van het college worden gevoerd door het secretariaat van de KBvG. 3.3 Alle documenten ter zake van de administratie en de verslaglegging van het college worden ondergebracht bij het secretariaat van de KBvG en zijn daar onbeperkt bereikbaar voor de leden van het college. 3.4 De leden van het college ontvangen voor hun werkzaamheden een jaarlijks door het bestuur vast te stellen vergoeding voor reis- en verblijfkosten en een marktconforme vergoeding voor hun werkzaamheden. Artikel 4 Doelstelling van het college De doelstelling van het college is: a. de onafhankelijke toetsing van verordeningen, normen en richtlijnen te initiëren, in te richten en te beheren; b. de bevordering van de kwaliteit bij de uitoefening van het ambt van gerechtsdeurwaarder en van de kantoororganisaties van gerechtsdeurwaarders. Artikel 5 Procedure van de toetsingen 5.1 Een toetsing wordt uitgevoerd door een auditor aan de hand van de toetsingscriteria en, indien van toepassing, de aanwijzingen welke als annex bij de toetsingscriteria zijn gevoegd. 5.2 Een toetsingsverslag dient te worden opgesteld met inachtneming van dit reglement en de toetsingscriteria. De auditor doet in zijn toetsingsverslag expliciet verslag van de wijze waarop hij in zijn toetsing de aanwijzingen heeft getoetst. 5.3 Bij zijn verslaglegging van de toetsing is de auditor verplicht gebruik te maken van het model toetsingsverslag. 5.4 Een aanvraag voor de beoordeling van een toetsingsverslag dat niet conform de artikelen 5.2 en 5.3 is opgesteld, neemt het college niet in behandeling, onverminderd het in artikel 10 bepaalde. 5.5 Indien de gerechtsdeurwaarder een door hem overeengekomen toetsing voortijdig afbreekt, zal de auditor zijn afgebroken-toetsing verslag bij het 3
5.6
5.7 5.8 5.9 5.10
5.11
5.12
5.13
college indienen ter kennisneming en daarvan een gewaarmerkte kopie aan de gerechtsdeurwaarder verstrekken. De gerechtsdeurwaarder is verplicht deze gewaarmerkte kopie ter beschikking te stellen aan de opvolgende auditor bij de aanvang van diens werkzaamheden. Toetsingsverslagen worden ondertekend door de auditor en de gerechtsdeurwaarder. Afgebroken-toetsing verslagen worden uitsluitend door de auditor getekend. Het college beoordeelt ieder aan hem voorgelegd toetsingsverslag en legt zijn beoordeling vast conform het model beoordelingsverslag. Het beoordelingsverslag wordt gesteld aan de voet van het toetsingsverslag. Het college zendt het beoordelingsverslag aan het bestuur. Het beoordelingsverslag wordt door het bestuur binnen twee weken na vaststelling aan de gerechtsdeurwaarder en de auditor toegezonden. Het college vergadert ten minste 1 x per twee maanden waarin het alle tijdig voor die vergadering ingediende toetsingsverslagen beoordeelt. Als tijdig ingediend geldt ingediend tot 4 weken vóór de vergaderdatum. Het college kan een positief toetsingsverslag intrekken als het college naderhand tot het oordeel komt dat de gerechtsdeurwaarder niet voldoet aan de Normen voor Kwaliteit. Voorafgaand aan een eventuele intrekking, geeft het college de gerechtsdeurwaarder de gelegenheid aan te tonen dat hij aan de specifieke norm(en) in kwestie voldoet. Ingeval van intrekking van een positief toetsingsverslag: a. wordt de auditor die het onderliggende toetsingsverslag had opgesteld, daarvan op de hoogte gesteld door het college; en b. is de gerechtsdeurwaarder in wiens opdracht het onderliggende toetsingsverslag was opgesteld, verplicht de opvolgende auditor bij de aanvang van diens werkzaamheden te informeren dat intrekking van een positief toetsingsverslag heeft plaatsgevonden en de motivering van deze intrekking. De kosten van de gehele toetsingsprocedure, inclusief de beoordeling, zijn voor rekening van de gerechtsdeurwaarder, met uitzondering van de kosten van een tweede toetsing. De kosten voor een tweede toetsing komen voor rekening van het college. Het college draagt zorg voor bewaring van ingediende toetsingsverslagen voor een periode van vier jaren.
Artikel 6 Geldigheid positief toetsingsverslag 6.1 Een positief toetsingsverslag heeft een geldigheidsduur van twee jaar, gerekend vanaf de dagtekening van het beoordelingsverslag. 6.2 De gerechtsdeurwaarder dient voor de eerste maal een positief toetsingsverslag verkregen te hebben uiterlijk binnen twee jaar na inwerkingtreding van dit reglement. 6.3 De gerechtsdeurwaarder draagt zorg voor een tijdige toetsing van zijn gerechtsdeurwaarderskantoor zodanig dat hij steeds over een positief toetsingsverslag beschikt, onverminderd artikel 6.2. 6.4 De gerechtsdeurwaarder verstrekt de opdracht tot toetsing aan en laat deze uitvoeren door een auditor. Artikel 7 De auditor 7.1 Het college kan uitsluitend natuurlijk personen als auditor erkennen. 7.2 Erkenning door het college geschiedt uitsluitend op aanvraag bij het college, met overlegging van de volgende gegevens: a. NAW gegevens van de aanvrager; b. opleiding en werkervaring; c. een eigen verklaring aangaande zijn onafhankelijkheid; 4
d. bewijsvoering met betrekking tot de kenniseisen voor auditors; e. bewijsvoering met betrekking tot de ervaringseisen voor auditors. 7.3 Aan een aanvraag van een erkenning zijn kosten verbonden, welke worden vastgesteld door het bestuur. 7.4 Het college verstrekt aan auditors een certificaat van erkenning. 7.5 Afwijzing van een aanvraag tot erkenning wordt door het college gemotiveerd. 7.6 De erkenning van een auditor eindigt: a. per het einde van een kalenderjaar indien de auditor in dat kalenderjaar niet aan de dan geldende eisen voldoet; b. door intrekking door het college omdat de auditor, naar het oordeel van het college, handelt in strijd met de regels voor toetsing; c. door intrekking door het college op grond van een handelen of nalaten van de auditor in strijd met dit reglement, waaronder mede begrepen artikel 7.11. 7.7 Het college houdt een auditorenregister waarin de auditors zijn opgenomen. Het auditorenregister is Bijlage 4. 7.8 Het college bevordert dat auditors gekwalificeerd zijn om de toetsing op de normen en richtlijnen uit te voeren. 7.9 Auditors kunnen zelfstandig beroepsbeoefenaar zijn of in dienst bij een organisatie, niet zijnde de KBvG, een gerechtsdeurwaarderskantoor of een aan de KBvG gelieerde organisatie. 7.10 Als eisen aan een auditor gelden, onverminderd andere eisen die zijn opgenomen in dit reglement, dat de auditor professioneel, integer en onafhankelijk is. Concreet wordt onder “de auditor is professioneel” verstaan: a. opleiding minimaal HBO of gelijkwaardig; b. aantoonbare kennis van wet- en regelgeving aangaande de beroepsgroep van gerechtsdeurwaarders; c. aantoonbare kennis van de Verordening Normen voor Kwaliteit en de daarin gehanteerde systematiek van ‘pas toe of leg uit’; d. aantoonbare kennis van juridische en organisatorische inrichting van en aansturing en procesgang in een gerechtsdeurwaarderskantoor; e. de auditor werkt voortdurend aan zijn professionele ontwikkeling; f. de auditor heeft ervaring ISO9001:2000 of gelijkwaardig en/of ervaring als auditor in de Normen voor Kwaliteit. Als ervaring wordt aangemerkt het in de afgelopen 2 jaar minimaal 2 maal als auditor (in opleiding mede) uitvoeren van een ISO audit of kwaliteitstoetsing; g. de auditor dient minimaal 3 maal per kalenderjaar, bij verschillende gerechtsdeurwaarderskantoren een toetsing uit te voeren. Deze eis geldt niet voor 2010; h. de auditor heeft een bij zijn opdracht passende beroepsmatige zorgvuldigheid (diplomatiek, waarnemingsvermogen, opmerkzaamheid, veelzijdigheid en vasthoudendheid); i. de auditor is besluitvaardig en in staat zelfstandig te werken; j. de auditor dient de cursus ‘Kwaliteitstoetsing in de gerechtsdeurwaarderspraktijk’ verzorgd door de KBvG te volgen. Als blijk van deelname ontvangt hij een certificaat van deelname; en k. de auditor neemt ieder jaar verplicht deel aan de auditormeeting die wordt georganiseerd door het college. Concreet betekent “de auditor is integer en onafhankelijk”: a. de auditor is niet werkzaam als gerechtsdeurwaarder of (toegevoegd) kandidaat-gerechtsdeurwaarder; b. de auditor is niet werkzaam en bekleedt geen bestuursfunctie binnen een gerechtsdeurwaarderskantoor of de KBvG; c. de auditor heeft geen aandeelhoudersbelangen in de 5
gerechtsdeurwaardersbranche; en d. de auditor handelt consistent en beoordeelt iedere situatie apart; e. de auditor voert zijn werkzaamheden uit in eigen persoon zonder last of ruggespraak en onder reguliere zakelijke condities passend bij de aard en omvang van zijn werkzaamheden; en f. de auditor beoordeelt en waarborgt zijn eigen onafhankelijkheid ten opzichte van een opdracht of opdrachtgever en zijn kwalificatie voor het uitvoeren van een opdracht. 7.11 Een auditor kan in specifieke gevallen niet gekwalificeerd zijn voor de uitvoering van een toetsing. De kwalificatie betreft dan waarborgen rondom integriteit en onafhankelijkheid. Dit is met name het geval in situaties waarbij hij bij het gerechtsdeurwaarderskantoor: a. een aanverwantschap tot en met de 2de graad heeft op beleids- of bestuursniveau; en/of b. een zakelijk belang heeft of in de afgelopen 2 jaar heeft gehad; en/of c. als justitiabele op zwaarwegende wijze betrokken is of in de afgelopen 2 jaar betrokken is geweest; en/of d. als adviseur betrokken is of in de afgelopen 2 jaar betrokken is geweest. Voor de toepassing van sub b., c. en d. wordt betrokkenheid in de daar genoemde zin van de organisatie waar de auditor werkzaam is of waarvan hij onderdeel uitmaakt, beschouwd als betrokkenheid van de auditor zelf. Daarbij geldt verder voor de toepassing van sub d. dat betrokkenheid van de organisatie slechts aan de orde is waar het gaat om advisering met betrekking tot de (naleving van delen van de) Verordening Normen voor Kwaliteit of die daarmee rechtstreeks verband houdt. De auditor ziet in deze gevallen af van uitvoering van een toetsing. Zo nodig legt de auditor de specifieke situatie ter beoordeling voor aan het college. Artikel 8 De toetsingscriteria 8.1 De toetsingscriteria worden door het college vastgesteld, vastgelegd en bekendgemaakt. De vastgestelde toetsingscriteria zijn Bijlage 5. 8.2 Het college is gerechtigd met betrekking tot de toetsing specifieke aanwijzingen vast te stellen, vast te leggen en bekend te maken. Deze aanwijzingen behoren daarna tot de toetsingscriteria die dienen te worden gehanteerd. 8.3 Een aanwijzing kan onder meer bepalen: a. dat specifieke aandacht moet worden gegeven aan een best practice of een norm; b. hoe moet worden omgegaan met een veel voorkomende uitzondering op een best practice; c. dat een toetsingscriterium tijdelijk wordt aangescherpt of afgezwakt. Artikel 9 De toetsing, het toetsingsverslag en model toetsingsverslag 9.1 In de voorbereiding van de toetsing verzamelt de auditor zoveel mogelijk relevante informatie. Hij doet hiertoe een verzoek aan het gerechtsdeurwaarderskantoor om een aantal documenten te verstrekken. 9.2 Een toetsing bestaat uit de volgende stappen: a. bevestigen van de dan geldende toetsingscriteria inclusief eventuele aanwijzingen; b. vaststellen van de reikwijdte van de toetsing; c. voorbereiden van de toetsing; d. uitvoeren van de toetsing; e. opstellen van het toetsingsverslag en formuleren van het advies. 9.3 De auditor stelt na overleg met de opdrachtgever de reikwijdte van de toetsing vast:
6
a. de doelstelling van de toetsing, in die zin dat het om een toetsing als bedoeld in dit reglement gaat die leidt tot een toetsingsverslag; b. aantal vestigingen dat in de toetsing wordt betrokken; en c. welke vestigingen daadwerkelijk worden getoetst, waarbij ten aanzien van b. en c. geldt dat naar het redelijk professioneel oordeel van de auditor steeds het onderzoek voldoende basis dient te vormen voor zijn oordeel over het gerechtsdeurwaarderskantoor als geheel). 9.4 De auditor verzamelt in de uitvoering van de toetsing informatie met betrekking tot de verschillende normen en best practices. Interviews zijn een verplicht onderdeel van iedere toetsing. 9.5 De auditor stelt aan de hand van de verzamelde informatie vast of naar zijn oordeel wordt voldaan aan een best practice. De gerechtsdeurwaarder heeft het recht gaande de toetsing afwijkingen met bekwame spoed te herstellen en te implementeren. 9.6 De auditor bespreekt de uitkomsten van zijn bevindingen met de gerechtsdeurwaarder. De bespreekpunten worden vermeld in het toetsingsverslag. 9.7 Als over een onderdeel een meningsverschil blijft bestaan, worden alle relevante opvattingen geregistreerd. 9.8 Indien er onvoorziene incidenten optreden of anderszins sprake is van onzekerheden en/of belemmeringen, maakt de auditor hiervan melding in het toetsingsverslag 9.9 De auditor stelt op basis van zijn bevindingen en de bespreking met de gerechtsdeurwaarder het toetsingsverslag op. De gerechtsdeurwaarder draagt de verantwoordelijkheid dat hij ter zake alle relevante en juiste gegevens heeft verstrekt. 9.10 Aan de voet van het toetsingsverslag formuleert de auditor zijn advies aan het college dat kan luiden een positief toetsingsverslag af te geven of om geen positief toetsingsverslag af te geven. 9.11 Het toetsingsverslag bestaat uit de navolgende onderdelen: a. overzicht van de bevindingen en het advies; b. gerechtsdeurwaarderskantoor waarop de toetsing betrekking heeft: • wijze van bedrijfsuitoefening; • samenstelling bestuur; • gerechtsdeurwaarders; • toegevoegd kandidaat-gerechtsdeurwaarders; c. reikwijdte van de toetsing: • welke organisatieonderdelen in de toetsing zijn betrokken; • argumentatie voor keuze in de toetsing betrokken onderdelen; • datum van het onderzoek en andere relevante data en bijzonderheden; d. uitvoerend auditor • inclusief eventueel betrokken auditors-in-opleiding; e. gevolgde werkwijze: • aanpak; • welke personen in het kader van de toetsing zijn geïnterviewd; • welke documenten/systemen in het kader van de toetsing zijn bestudeerd; • incidenten, onzekerheden en/of belemmeringen die afbreuk zouden kunnen doen aan de bevindingen en/of de betrouwbaarheid van het oordeel; f. afwijkingen: • weergegeven per onderdeel; • of sprake is van een onder de grens practice; g. opmerkingen: 7
• •
inclusief maatregelen tot herstel als bedoeld in artikel 9.5; weergegeven per onderdeel; h. bespreekpunten met de gerechtsdeurwaarder; i. verklaring omtrent de vertrouwelijkheid van de gegevens; j. verspreidingslijst van het toetsingsverslag. 9.12 De auditor verklaart in het toetsingsverslag gehandeld te hebben conform het bepaalde in dit reglement, inclusief de relevante Bijlagen. 9.13 Een lid van het college is gerechtigd een toetsing bij te wonen als waarnemer. Artikel 10 De beoordeling en het beoordelingsverslag 10.1 De auditor dient het door hem en de gerechtsdeurwaarder ondertekende toetsingsverslag ter beoordeling in bij het college. Het toetsingsverslag dient uiterlijk zes weken na ondertekening door het college ontvangen te zijn. Voor de berekening van deze termijn zijn maatgevend de datum van ondertekening en de datum van ontvangst. Na het verstrijken van deze termijn ontvangen toetsingsverslagen worden niet in behandeling genomen. 10.2 Aanvragen voor de beoordeling van een toetsingsverslag worden alleen in behandeling genomen indien deze zijn ondertekend door de auditor en de gerechtsdeurwaarder en aan de voet zijn voorzien van een advies van de auditor als bedoeld in artikel 9.10. 10.3 Indien de gerechtsdeurwaarder weigert het toetsingsverslag mede te ondertekenen, zal de auditor zijn toetsingsverslag bij het college ter kennisneming indienen en een gewaarmerkte kopie aan de gerechtsdeurwaarder verstrekken. De gerechtsdeurwaarder is verplicht deze gewaarmerkte kopie ter beschikking te stellen aan de opvolgende auditor bij de aanvang van diens werkzaamheden. 10.4 Het college beoordeelt het toetsingsverslag op 6 onderdelen, te weten: a. controleerbaarheid van de volledigheid en juistheid van de gegevens van het gerechtsdeurwaarderskantoor en de auditor; b. volledigheid van het toetsingsverslag; c. werkwijze van de auditor zoals beschreven in het toetsingsverslag op conformiteit met de Verordening Normen voor Kwaliteit; d. volledigheid, representativiteit en zorgvuldigheid; e. argumentaties die zijn opgenomen bij afwijkingen; f. opmerkingen van de auditor n.a.v. de toetsing. 10.5 Op basis van deze toets kan het college bepalen dat op basis van het ingediende toetsingsverslag geen positief toetsingsverslag wordt verleend omdat het naar het oordeel van het college niet voldoet aan de eisen die ten aanzien van de in artikel 10.4 onder a. tot en met f. bedoelde punten worden gesteld. Alsdan kan het college, zulks ter discretie van het college maar altijd in overleg met de gerechtsdeurwaarder, de gerechtsdeurwaarder een tweede toetsing laten uitvoeren, op basis waarvan (al dan niet in combinatie met als wel voldoende beoordeelde onderdelen van het eerstgenoemde toetsingsverslag) een positief toetsingsverslag wordt aangevraagd. 10.6 Het college heeft tevens het recht om van de auditor een additionele toetsing te verlangen. 10.7 Het college legt per onderdeel de uitkomsten van zijn beoordeling kort vast in het beoordelingsverslag. Het beoordelingsverslag leidt tot de bevinding dat sprake is van een positief toetsingsverslag uitsluitend in de volgende gevallen (in voorkomend geval na een tweede toetsing als bedoeld in artikel 10.5 of een additionele toetsing als bedoeld in artikel 10.6): a. indien blijkens het toetsingsverslag wordt voldaan aan alle best practices; b. indien blijkens het toetsingsverslag niet wordt voldaan aan alle best practices maar niettemin naar het oordeel van het college wordt voldaan aan alle normen (indien van toepassing nadat het college gebruik heeft 8
gemaakt van zijn recht om met de auditor alle normen en best practices door te nemen en vervolgens aan de hand daarvan tot een van het advies van de auditor afwijkende beoordeling komt). Indien blijkens het toetsingsverslag sprake is van een of meer onder de grens practices kan het college niet tot het oordeel komen dat aan de norm die het betreft, wordt voldaan. 10.8 Het college geeft na zijn beoordeling een beoordelingsverslag af aan het bestuur (conform artikel 5.9) en geeft daarbij aan of zijn bevinding wel of niet is dat sprake is van een positief toetsingsverslag. 10.9 Indien sprake is van een positief toetsingsverslag, ontvangt de gerechtsdeurwaarder van het bestuur een schriftelijke bevestiging van het oordeel van het college met verwijzing naar het op grond van de door hem verleende opdracht, door de auditor aangeleverde toetsingsverslag. 10.10 Indien wordt geconstateerd dat geen positief toetsingsverslag wordt afgegeven ontvangt de gerechtsdeurwaarder van het bestuur (conform artikel 5.9) de gemotiveerde schriftelijke bevestiging daarvan met verwijzing naar het op grond van de door hem verleende opdracht, door de auditor aangeleverde toetsingsverslag. Artikel 11 Geheimhouding De leden van het college betrachten geheimhouding van de gegevens waarover zij bij de uitoefening van hun taak de beschikking krijgen en waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen of redelijkerwijs moeten vermoeden, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift of dit reglement hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit. Artikel 12 Bezwaar 1 12.1 De gerechtsdeurwaarder is gerechtigd tegen een oordeel van het college omtrent een op grond van de door hem verleende opdracht, door de auditor aangeleverd toetsingsverslag (waaronder tevens begrepen intrekking van een daarop verleend positief toetsingsverslag) bezwaar te maken door indiening van een bezwaarschrift bij het bestuur. Het oordeel van het college zal melding maken van deze bezwaarmogelijkheid alsmede van de termijn van zes weken na dagtekening van de toezending aan de gerechtsdeurwaarder binnen welke het bezwaarschrift moet worden ingediend. 12.2 Indien het op het ingediend bezwaar gegeven oordeel van het bestuur inhoudt dat het college ten onrechte heeft bepaald dat op het ingediende toetsingsverslag geen positief toetsingsverslag wordt verleend, dan wel dat ten onrechte een positief toetsingsverslag is ingetrokken, kan het bestuur zelf bepalen dat op dat ingediende toetsingsverslag wel een positief toetsingsverslag wordt verleend. 12.3 De auditor wiens erkenning is ingetrokken door het college en de natuurlijke persoon wiens aanvraag tot erkenning door het college is afgewezen, zijn gerechtigd tegen het betreffende oordeel van het college bezwaar te maken door indiening van een bezwaarschrift bij het bestuur. Het oordeel van het college zal melding maken van deze bezwaarmogelijkheid alsmede van de termijn binnen welke het bezwaarschrift moet worden ingediend. 12.4 Indien het op het ingediend bezwaar gegeven oordeel van het bestuur inhoudt dat het college ten onrechte geen erkenning heeft verleend, dan wel ten onrechte een verleende erkenning heeft ingetrokken, kan het bestuur zelf een 1
Let op: het bezwaar en bezwaarschrift waarnaar in artikel 12 wordt verwezen betreft géén bezwaar en bezwaarschrift als bedoeld in artikel 6:4, 6:5 e.v. van de Algemene wet bestuursrecht. Met de term bezwaar en bezwaarschrift wordt slechts bedoeld uitdrukking te geven aan de mogelijkheid voor een gerechtsdeurwaarder kenbaar te maken dat hij het niet eens is met het oordeel van het college.
9
erkenning verlenen, dan wel de ten onrechte verleende intrekking ongedaan maken. Artikel 13 Overig 13.1 Jaarlijks brengt het college aan het bestuur een verslag uit omtrent zijn werkzaamheden. 13.2 Het college adviseert het bestuur van de KBvG aangaande het beleid ten aanzien van (handhaving van) de Verordening Normen voor Kwaliteit, zo vaak het college dat nuttig acht. 13.3 Het college is in afstemming met het bestuur bevoegd tot het maken van protocollaire afspraken met het Bureau Financieel Toezicht, en is overigens bevoegd tot het aangaan van contacten met derden in het kader van zijn doelstelling. Artikel 14 Wijzigingen 14.1 Dit reglement is door het college opgesteld en op 1 november 2010 door het bestuur vastgesteld. Het treedt in werking op 9 december 2010. 14.2 Dit reglement kan door het bestuur worden gewijzigd. 14.3 Dit reglement wordt bekend gemaakt door middel van de website van de KBvG. Wijzigingen treden niet in werking voor bekendmaking daarvan. 14.4 De Bijlagen bij dit reglement kunnen worden gewijzigd op de wijze voorzien in dit reglement. De meest actuele versie van de Bijlagen zullen steeds worden bekend gemaakt door middel van de website van de KBvG. Wijzigingen treden niet in werking voor bekendmaking daarvan.
Overzicht Bijlagen: 1. model beoordelingsverslag 2. model toetsingsverslag 3. rooster van aftreden college 4. auditorenregister 5. toetsingscriteria
10
