Reglement ter bescherming van persoonsgegevens Landelijke consultregistratie palliatieve zorg VIKC (PRADO)

Reglement ter bescherming van persoonsgegevens

Landelijke consultregistratie palliatieve zorg VIKC (PRADO)

(vastgesteld door het VIKC-bestuur op 1 maart 2007)

Utrecht, 2007

Reglement Landelijke Consultregistratie VIKC (PRADO)

maart 2007

pagina 2

Inhoudsopgave

Pagina

Inleiding Reglement Artikel 1 Begripsbepaling Artikel 2 Toepassing Artikel 3 Doel verzameling en verdere verwerking Artikel 4 Categorieën van personen van wie gegevens worden verwerkt Artikel 5 Soorten geregistreerde gegevens Artikel 6 Verantwoordelijke verwerking Artikel 7 Beheerder verwerking Artikel 8 Verkrijgen van persoonsgegevens Artikel 9 Verkrijgen van gegevens betreffende de gezondheid Artikel 10 Informatieverstrekking aan de betrokkene Artikel 11 Toegang tot de persoonsgegevens Artikel 12 Geheimhoudingsplicht Artikel 13 Ontvangers van persoonsgegevens Artikel 14 Verstrekking van gegevens ten behoeve van rapportage en onderzoek Artikel 15 Beveiliging van persoonsgegevens Artikel 16 Recht op inzage Artikel 17 Recht op verbetering, verwijdering, aanvulling of afscherming van persoonsgegevens Artikel 18 Looptijd Artikel 19 Bewaartermijn Artikel 20 Ter inzage legging Artikel 22 Slotbepaling Artikel 23 In werking treding

5 6 6 7 7 8 8 8 8 8 9 9 9 10 10 10 10 10 11 11 11 11 12 12

Bijlage 1 Rollen en bevoegdheden PRADO

13

Bijlage 2 Procedure aanvraag rol gebruikers in PRADO

15


maart 2007

pagina 3


maart 2007

pagina 4

Inleiding

Voor u ligt het ‘Reglement ter bescherming van persoonsgegevens in verband met de Landelijke Consultregistratie Palliatieve zorg VIKC (PRADO)”. U dient bij het gebruik van dit consultregistratiesysteem conform dit reglement te handelen. Sinds 2004 wordt door de gezamenlijke Integrale Kankercentra (IKC’s) een landelijke, elektronische registratie bijgehouden van consulten palliatieve zorg. De Vereniging van Integrale Kankercentra (VIKC) stelt doel en middelen voor dit programma vast. De consulenten palliatieve zorg, werkend vanuit de regionale consultatieteams palliatieve zorg van de negen IKC’s, leggen informatie over consulten vast in het programma. Sinds 2006 is het programma uitgebreid met de mogelijkheid verslagen van consulten elektronisch vast te leggen. In dit nieuwe registratieprogramma, PRADO geheten, worden persoonsgegevens verwerkt in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Gelet op de waarborging van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van degene van wie persoonsgegevens worden verwerkt in PRADO, hanteren de IKC’s en de VIKC gezamenlijk het “Reglement ter bescherming van persoonsgegevens in verband met de Landelijke Consultregistratie Palliatieve zorg VIKC (PRADO)”. In dit privacyreglement is vastgelegd wie, voor welke doeleinden en onder welke voorwaarden gebruik mag maken van de elektronische consultregistratie. De VIKC ziet - als verantwoordelijke in de zin van de Wbp voor de verwerking van persoonsgegevens in PRADO - toe op de naleving van het privacyreglement door de gebruikers van het elektronische registratiesysteem.

Utrecht, 1 maart 2007 Bestuur Vereniging van Integrale Kankercentra


maart 2007

pagina 5

Reglement Artikel 1 Begripsbepaling In dit reglement wordt verstaan onder: a. palliatieve zorg: zorgverlening aan mensen met een ernstige ziekte en een beperkte levensverwachting, die niet meer curatief behandeld kunnen worden; b. consult palliatieve zorg: advies aan een consultvrager/hulpverlener over zorg, behandeling en begeleiding van een patiënt in de palliatieve fase en ondersteuning van zijn naaste(n); c. consulent palliatieve zorg: een in palliatieve zorg gespecialiseerde hulpverlener d. consultteam palliatieve zorg: een multidisciplinair team van in palliatieve zorg gespecialiseerde hulpverleners, zoals artsen, verpleegkundigen, psychologen en geestelijk verzorgers, dat werkt in opdracht van een Integraal Kankercentrum; e. consultvrager/hulpverlener : de persoon/ instelling die een of meer vragen over een palliatieve patiënt voor wie hij/zij zorgdraagt, voorlegt aan een palliatief consultatieteam, waaronder de medisch specialist, huisarts, verpleeghuisarts, ziekenhuisverpleegkundige, wijkverpleegkundige, verpleegkundige hospice en andere hulpverleners; f. consultregistratie: de systematische verzameling van gegevens betreffende de kenmerken van consulten en consultvragers, alsmede de schriftelijke weergave van het consult (ingangsvraag en advies); g. persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; h. verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in elk geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van ter beschikking stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens i. bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen; j. verantwoordelijke: de natuurlijke persoon, rechtspersoon of ieder ander die, of het bestuursorgaan dat, alleen of tezamen met anderen, het doel en de middelen voor de verwerking van gegevens vaststelt. De verantwoordelijke met betrekking tot de landelijke consultregistratie is de Vereniging van Integrale Kankercentra (VIKC); k. beheerder: degene die behoort tot de organisatie van de verantwoordelijke en namens de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de verwerking; l. bewerker: degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen. m. gebruiker: een onder het rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke vallende functionaris die door de verantwoordelijke geautoriseerd is om persoonsgegevens te raadplegen, toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen; n. betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft; o. ontvanger: degene aan wie de persoonsgegevens worden verstrekt; Reglement Landelijke Consultregistratie VIKC (PRADO)

maart 2007

pagina 6

p. verstrekken van persoonsgegevens: het ter beschikking stellen van persoonsgegevens; q. verzamelen van persoonsgegevens: het verkrijgen van persoonsgegevens; r. anoniem/ geanonimiseerd/ niet herleidbaar gegeven: een gegeven waarvoor een onevenredige hoeveelheid tijd, geld en menskracht benodigd is om het te herleiden tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; s. PRADO; het landelijke elektronische consultregistratie systeem voor de palliatieve zorg. t. IKC: Integraal Kankercentrum. u. VIKC: Vereniging van Integrale Kankercentra. v. Wgbo: Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst w. Wbp: Wet bescherming persoonsgegevens x. Bijlage: aanhangsel bij reglement dat hiervan onderdeel uitmaakt. Artikel 2 Toepassing Dit reglement is van toepassing op de landelijke consultregistratie palliatieve zorg (PRADO) van de Vereniging van Integrale Kankercentra (VIKC). Artikel 3 Doel verzameling en verdere verwerking De verwerking van persoonsgegevens in PRADO heeft tot doel het consultatieproces voor de palliatieve consultteams van de integrale kankercentra en hulpverleners/consultvragers te ondersteunen met het oog op een goede behandeling of verzorging van de patiënt. Meer concreet worden door de verwerking van persoonsgegevens in PRADO de volgende doeleinden gediend: a. het vastleggen van relevante kenmerken van consultvragers/hulpverleners die consulten vragen ten behoeve van rapportage en onderzoek; b. het vastleggen van relevante kenmerken van de patiënt over wie een consult wordt aangevraagd ten behoeve van rapportage en onderzoek; c. het vastleggen van de vragen en problemen die in het consult aan de orde zijn geweest ten behoeve van rapportage en onderzoek; d. het vastleggen van proceskenmerken van consulten ten behoeve van rapportage; e. het vastleggen van vraagstelling en advies van een consult in een consultverslag; f. het verstrekken van gegevens aan de consultvrager in de vorm van een consultverslag; g. het scheppen van de mogelijkheid tot rapportage van de omvang, aard en kenmerken van palliatieve consulten in Nederland (geanonimiseerde gegevens); h. ondersteuning van kwaliteitsbeleid t.a.v. de consultteams (intercollegiale toetsing); i. ondersteuning van de samenwerking tussen consulenten in een palliatief consultatieteam; j. het bieden van (geanonimiseerde) managementinformatie aan de IKC’s over de voortgang van de consultatiefunctie.


maart 2007

pagina 7

Artikel 4 Categorieën van personen van wie gegevens worden verwerkt. De landelijke consultregistratie verwerkt uitsluitend gegevens van de volgende categorieën personen: a. Consultvragers/ hulpverleners die een consult aanvragen bij een regionaal consultatieteam van de IKC’s; b. Andere betrokken consulvragers/hulpverleners voor zover relevant voor het consult; c. Patiënten over wie door hun arts of verpleegkundige of andere betrokken consultvrager/hulpverlener een consult wordt aangevraagd; Artikel 5 Soorten geregistreerde gegevens 1. Over de in artikel 4 onder a en b bedoelde personen worden ten hoogste de volgende gegevens verwerkt: - Naam - Adres - Contactgegevens. 2. Over de in artikel 4 onder c. genoemde personen worden ten hoogste de volgende gegevens verwerkt: - Naam - Geboortedatum - Geslacht - Verblijfsadres - Gegevens gezondheidstoestand - Klachten en problemen die de patiënt ondervindt als gevolg van zijn ziekte - Problemen die de hulpverlener ondervindt bij het geven van zorg, behandeling of begeleiding aan patiënt en partner, familieleden en anderen in de naaste omgeving. - De woon- en leefsituatie van de patiënt, voor zover relevant voor het consult - Het psychische en sociaal functioneren van patiënt, voor zover relevant voor het consult - De aard en omvang van de geboden professionele en niet-professionele zorg, voor zover relevant. Artikel 6. Verantwoordelijke verwerking 1. Het bestuur van de VIKC is verantwoordelijke in de zin van de Wbp voor de verwerking van persoonsgegevens en draagt als zodanig de verantwoordelijkheid voor de verwerking van de persoonsgegevens overeenkomstig dit reglement. 2. De verantwoordelijke ziet toe op de naleving van dit reglement door de gebruiker. Artikel 7. Beheerder verwerking Het bestuur van de VIKC kan een of meer beheerders aanwijzen die belast is/zijn met de dagelijkse zorg van de verwerking van persoonsgegevens. Artikel 8. Verkrijgen van persoonsgegevens Persoongegevens worden verkregen - van de consultvrager/ hulpverlener - van betrokkene zelf (bij een consult op locatie) Reglement Landelijke Consultregistratie VIKC (PRADO)

maart 2007

pagina 8

Artikel 9. Verkrijgen gegevens betreffende de gezondheid Medische gegevens worden verkregen van de consultvrager/hulpverlener. Artikel 10. Informatieverstrekking aan de betrokkene De consultvrager/hulpverlener vraagt betrokkene overeenkomstig het bepaalde in de Wgbo om toestemming tot het raadplegen van een consultatieteam en stelt hem op de hoogte van het verwerken van zijn persoonsgegevens door de consulent, alsmede voor welk doel dit geschiedt. Artikel 11. Toegang tot de persoonsgegevens 1. Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften hebben slechts de volgende categorieën gebruikers toegang tot de persoonsgegevens: a. de consulent palliatieve zorg, voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van zijn of haar taak, echter uitsluitend tot de persoonsgegevens van de consultatieteams waar hij of zij onderdeel van uitmaakt; b. de administratieve kracht verbonden aan een consultatieteam, voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van zijn of haar taak, echter uitsluitend tot de persoonsgegevens van het team waarvoor hij of zij werkzaamheden verricht. c. de programmabeheerder, voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van zijn of haar taak, de inhoudelijke advisering t.a.v. beheer, onderhoud en aanpassingen aan het programma; d. de systeembeheerder, voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van zijn of haar taak, de technische ondersteuning van consulenten bij het gebruik van het programma. e. de bewerker: de ICT-firma die het programma technisch onderhoudt en op verzoek aanpassingen ontwikkelt en doorvoert en de ICT-firma die de hosting verzorgt en back-ups maakt, voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van hun taak. 2. De gebruikers verkrijgen slechts toegang nadat hiervoor via een door verantwoordelijke opgestelde procedure toestemming is verkregen. Zie bijlage 2. De verantwoordelijke houdt een registratie bij van welke personen, uit hoofde van welke functie en voor welke gebruikersrol zoals benoemd in Bijlage 1 toegang hebben tot welke verwerkingen van persoonsgegevens in PRADO. 3. De verwerking van persoonsgegevens is toegankelijk op het volgende gegeven: - Naam patiënt - Geboortedatum patiënt - Datum consult - Registratienummer consult - Naam consultvrager - Naam consulent. 4. Het beeldscherm waarmee toegang wordt verkregen tot de persoonsgegevens staat opgesteld ten kantore van het consultatieteam, dan wel het IKC, dan wel een zorgverlenende instantie.


maart 2007

pagina 9

Artikel 12 Geheimhoudingsplicht De personen bedoeld in artikel 11, eerste lid, voor wie niet reeds uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift een geheimhoudingsplicht geldt, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen en hebben hiervoor een geheimhoudingsverklaring ondertekend. Zie bijlage 2. Artikel 13 Ontvangers van persoonsgegevens De persoonsgegevens betreffende een betrokkene die zijn verkregen van een consultvrager/ hulpverlener of van betrokkene zelf worden uitsluitend ter beschikking gesteld aan: - De betreffende consultvrager/ hulpverlener; - Andere betrokken hulpverleners na toestemming van de consultvrager/ hulpverlener; - Personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens zoals vermeld in artikel 11, eerste lid. Artikel 14 Verstrekking van gegevens ten behoeve van rapportage en onderzoek Ten behoeve van rapportage en onderzoek worden uitsluitend geanonimiseerde gegevens vertrekt aan onderzoekers van de IKC’s. Deze gegevens worden niet aan derden verstrekt, tenzij een wettelijk bepaling hiertoe verplicht. Artikel 15 Beveiliging van persoonsgegevens 1. De verantwoordelijke draagt zorg voor passende technische en organisatorische voorzieningen en maatregelen ter beveiliging van de persoonsgegevens tegen verlies of aantasting van de gegevens of tegen enige andere vorm van onrechtmatige verwerking. De te nemen voorzieningen en maatregelen in het kader van de beveiliging van persoonsgegevens worden schriftelijk in een beveiligingsplan opgenomen. 2. De gebruiker is voor het gebruik van de consultregistratie gehouden alle door de verantwoordelijke voorgeschreven beveiligingsmaatregelen en voorzieningen in acht te nemen. Artikel 16 Recht op inzage 1. Degene van wie persoonsgegevens worden verwerkt dan wel degene die vermoedt dat zijn persoonsgegevens worden verwerkt heeft recht op inzage van de hem of haar betreffende gegevens. 2. De verantwoordelijke deelt een ieder op diens verzoek schriftelijk binnen 4 weken mede of in de registratie persoonsgegevens zijn verwerkt die hem/haar betreffen. 3. Indien zodanige gegevens worden verwerkt, bevat de mededeling tevens een volledig overzicht daarvan in begrijpelijke vorm, een omschrijving van het doel of de doeleinden van de verwerking, de categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft, de ontvanger, alsmede inlichtingen over de herkomst van de gegevens. 4. Indien een gewichtig belang van de verzoek(st)er van lid 1 dit eist, voldoet de verantwoordelijke aan de verplichting als bedoeld in lid 2 en 3, in een andere dan schriftelijke vorm, die aan dat belang is aangepast. 5. De verantwoordelijke draagt zorg voor een deugdelijke vaststelling van de identiteit van bedoelde verzoek(st)er. Reglement Landelijke Consultregistratie VIKC (PRADO)

maart 2007

pagina 10

Artikel 17 Recht op verbetering, verwijdering, aanvulling of afscherming van persoonsgegevens 1. Degene over wie persoonsgegevens in de registratie zijn opgenomen of worden opgenomen kan om vernietiging, correctie, afscherming of aanvulling van zijn/haar gegevens dan wel een gedeelte daarvan verzoeken. 2. De verantwoordelijke deelt de in lid 1 van dit artikel bedoelde verzoek(st)er binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek, schriftelijk en met redenen omkleed mede of, dan wel in hoeverre, aan het verzoek zal worden voldaan. 3. De verantwoordelijke draagt zorg dat een beslissing tot vernietiging, correctie, aanvulling of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd. 4. De verantwoordelijke draagt er zorg voor dat de betrokkene zijn/haar rechten kan effectueren. 5. Indien een gewichtig belang van de verzoek(st)er dit eist, voldoet de verantwoordelijke aan de verplichting als bedoeld in lid 2, in een andere dan schriftelijke vorm, die aan dat belang is aangepast. Artikel 18 Looptijd Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van toepassing gedurende de hele looptijd van de verwerking van persoonsgegevens en/of voor de periode dat de gebruiker toegang heeft tot de consultregistratie. De verplichting tot geheimhouding (artikel 12) blijft ook na beëindiging van de verwerking van persoonsgegevens en/of nadat de toegang tot de consultregistratie is geblokkeerd onverkort van toepassing. Artikel 19 Bewaartermijn a. De geregistreerde persoonsgegevens worden verwerkt voor zover en zolang zij nodig zijn voor een goede consultverlening. De persoonsgegevens worden in ieder geval bewaard gedurende de looptijd van het consultatietraject dan wel de uiterlijke bewaartermijn van 1 jaar. b. De persoonsgegevens van de betrokkene zullen verwijderd worden dan wel geanonimiseerd: - Na overlijden - Na verstrijken van de onder artikel 19 onder a genoemde bewaartermijn - Zodra vaststaat dat de persoonsgegevens niet meer noodzakelijk zijn voor het doel van de registratie. Artikel 20. Ter inzage legging Dit reglement ligt ter inzage bij de bureaus van alle IKC’s en de VIKC en is opgenomen in het documentenkabinet van het registratiesysteem PRADO. Op de welkomstpagina van PRADO is een verwijzing opgenomen naar dit reglement.


maart 2007

pagina 11

Artikel 21 Slotbepaling Dit reglement beoogt op geen enkele wijze afbreuk te doen aan bij of krachtens wettelijk voorschrift verleende rechten van betrokkenen. Bij strijdigheid vinden de bepalingen van dit reglement alleen toepassing indien en voor zover zij aan de betrokkene vanuit een oogpunt van bescherming van de persoonlijke levenssfeer een verdergaande bescherming bieden Artikel 22 In werkingtreding 1. Dit reglement kan worden aangehaald als “Reglement ter bescherming van persoonsgegevens in verband met de Landelijke Consultregistratie Palliatieve zorg VIKC (PRADO)”. 2. Dit reglement treedt in werking met ingang van de eerste dag na vaststelling door het bestuur van de VIKC.


maart 2007

pagina 12

Bijlage 1

Rollen en bevoegdheden PRADO Versie 01, februari 2007 De met een * gemarkeerde regels betreffen de bevoegdheden t.a.v. de persoonsgegevens van geregistreerde patiënten en consultvragers/hulpverleners Consulent • wijzigen eigen gebruikersgegevens en bekijken gegevens van andere teamleden (eigen team(s)) • bekijken documenten (eigen team(s)) • toevoegen/ wijzigen/ verwijderen consultdossiers (eigen team(s)) * • toevoegen/ wijzigen/ verwijderen registratie overige vragen (eigen team(s)) • toevoegen/ wijzigen/ verwijderen registratie overige activiteiten (eigen team(s)) • bekijken rapport tellingen (eigen team(s)) Teamcoördinator • wijzigen eigen gebruikersgegevens en bekijken gegevens teamleden (eigen team(s)) • toevoegen/ wijzigen/ verwijderen documenten (eigen team(s)) • bekijken registratie overige vragen (eigen team(s)) • bekijken registratie overige activiteiten (eigen team(s)) • exporteren geanonimiseerde consultregistraties (eigen team) • bekijken rapport tellingen (eigen team) • bekijken kenmerken geanonimiseerde consulten in rapport consultoverzicht Regioadministratie • bekijken gegevens teams (eigen regio/team) • wijzigen eigen gebruikersgegevens en bekijken gegevens teams (eigen regio) • bekijken documenten (eigen regio(‘s)) • toevoegen/ wijzigen/ verwijderen consultdossiers (eigen regio/ team(s)) * • toevoegen/ wijzigen/ verwijderen registratie vragen (eigen regio/ team(s)) • toevoegen/ wijzigen/ verwijderen registratie activiteiten (eigen regio / team(s)) • bekijken rapport tellingen (eigen regio / team(s)) Regiocoördinator • wijzigen gegevens teams (eigen regio(‘s)) • wijzigen eigen gebruikersgegevens en bekijken en wijzigen gegevens teamleden (eigen regio/ team(s)) • toevoegen/ wijzigen/ verwijderen documenten (eigen regio/ team(s)) • bekijken registratie overige vragen (eigen regio/ team(s)) • bekijken registratie overige activiteiten (eigen regio/ team(s)) • exporteren geanonimiseerde consultregistraties (eigen regio/ team(s)) • exporteren registratie overige vragen (eigen regio/ team(s)) • exporteren registratie overige activiteiten (eigen regio/ team(s)) • bekijken en exporteren geanonimiseerd consultoverzicht (eigen regio/ team(s)) • bekijken rapport tellingen (eigen regio/ team(s)) Teamadministratie • bekijken gegevens teams (eigen team(s)) • wijzigen eigen gebruikersgegevens en bekijken gegevens teamleden (eigen team(s)) • bekijken documenten (eigen team(s)) • toevoegen/ wijzigen/ verwijderen consultdossiers (eigen team(s)) * • toevoegen/ wijzigen/ verwijderen registratie overige vragen (eigen team(s)) • toevoegen/ wijzigen/ verwijderen registratie overige activiteiten (eigen team(s)) • bekijken rapport tellingen (eigen team(s)) Reglement Landelijke Consultregistratie VIKC (PRADO)

maart 2007

pagina 13

Beheerders (programmabeheerder, systeembeheerder) • toevoegen/ wijzigen/ verwijderen teams (alle) • toevoegen/ wijzigen/ verwijderen gebruikers (alle) • toevoegen/ wijzigen/ verwijderen documenten (alle) • toevoegen/ wijzigen/ verwijderen functies (alle) • wijzigen status/ verwijderen consultdossiers (alle) * • toevoegen/ wijzigen/ verwijderen extra registratievelden (alle) • toevoegen/ wijzigen/ verwijderen registratie overige vragen (alle) • toevoegen/ wijzigen/ verwijderen registratie overige activiteiten (alle) • toevoegen/ wijzigen/ verwijderen mededelingen • verwijderen uploaded mappen bestanden • wijzigen veld properties vwb. help en instructieteksten • bekijken schermrechten • exporteren consultregistraties • exporteren registratie overige vragen • exporteren registratie overige activiteiten • exporteren consultoverzicht • bekijken rapport tellingen • bekijken login – logout • rapport prado gebruikers (wie maakt gebruik van prado in welke rol) Bewerkers • toevoegen/ wijzigen/ verwijderen teams (alle) • toevoegen/ wijzigen/ verwijderen gebruikers (alle) • toevoegen/ wijzigen/ verwijderen documenten (alle) • toevoegen/ wijzigen/ verwijderen functies (alle) • wijzigen status/ verwijderen consultdossiers (alle) * • toevoegen/ wijzigen/ verwijderen extra registratievelden (alle) • toevoegen/ wijzigen/ verwijderen registratie overige vragen (alle) • toevoegen/ wijzigen/ verwijderen registratie overige activiteiten (alle) • toevoegen/ wijzigen/ verwijderen mededelingen • verwijderen uploaded mappen bestanden • wijzigen alle veld properties • bekijken schermrechten • exporteren consultregistraties • exporteren registratie overige vragen • exporteren registratie overige activiteiten • exporteren geanonimiseerd consultoverzicht • bekijken rapport tellingen • bekijken login – logout • rapport prado gebruikers (wie maakt gebruik van prado) • directe database toegang


maart 2007

pagina 14

Bijlage 2

Procedure aanvraag rol gebruiker in PRADO (vastgesteld door het VIKC bestuur op 1 maart 2007) 1. Een functionaris kan een gebruikersrol in PRADO aanvragen indien hij /zij een van de volgende functies verricht t.b.v. één of meer consultteams palliatieve zorg: a. Consulent palliatieve zorg: hulpverlener die als consulent deel uitmaakt van een lokaal of regionaal consultteam dat verbonden is met een IKC b. Teamcoördinator: degene die een coördinerende en/of ondersteunende rol speelt t.a.v. een lokaal of regionaal team. c.

Teamadministratie: degene die administratieve handelingen uitvoert voor een lokaal consultteam (bijvoorbeeld het uitprinten van consultverslagen t.b.v. een bespreking van consulenten

d. Regioadministratie: degene die administratieve handelingen uitvoert voor het regionale team van het IKC e. Regiocoördinator: programmacoördinator van het IKC of de IKC-medewerker die namens het IKC de consultteams ondersteunt; beide functionarissen kunnen deze rol krijgen f.

Systeembeheerder: medewerker van een IKC die namens de VIKC verantwoordelijk is voor het landelijke systeembeheer van PRADO (technische ondersteuning van gebruikers en advisering t.a.v. beheer, onderhoud en aanpassingen)

g. Programmabeheerder, medewerker van een IKC, die namens de VIKC verantwoordelijk is voor het programmabeheer van PRADO (inhoudelijke advisering over beheer, onderhoud en aanpassingen) h. ICT-beheerder, externe firma die op verzoek van VIKC zorg draagt voor technisch onderhoud en noodzakelijke aanpassingen van PRADO, mits voor de uitoefening van deze taak een bewerkersovereenkomst is afgesloten 2. Een functionaris die een gebruikersrol wil aanvagen voor PRADO dient een contract te hebben met het IKC, waaronder het team waar hij/zij voor werkt ressorteert. 3. Een functionaris die in aanraking komt met privacygevoelige gegevens van personen (rollen a, c, e, f, g) dient een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen, tenzij deze verklaring reeds onderdeel is van zijn arbeidsovereenkomst of onderdeel is van het beroep hulpverlener (BIGregistratie). 4. De gebruikersrol wordt aangevraagd bij het eigen IKC. Het aanvraag formulier is beschikbaar bij de IKC’s en via het documentenkabinet van PRADO. 5. Het formulier wordt door de aanvrager voor gebruik ingevuld en ondertekend. 6. De IKC-coördinator controleert het aanvraagformulier op volledigheid, inclusief – indien van toepassing - de ondertekende geheimhoudingsverklaring, ondertekent indien akkoord en Reglement Landelijke Consultregistratie VIKC (PRADO)

maart 2007

pagina 15

stuurt het formulier naar de programmabeheerder. De geheimhoudingsverklaring wordt als bijlage toegevoegd aan het contract van de aanvrager. 7. De programmabeheerder maakt een kopie van het formulier en stuurt deze door naar de systeembeheerder 8. De systeembeheerder maakt de nieuwe rol aan en stuurt de aanvrager per post de gebruikersnaam en het wachtwoord. Veranderingen in rollen en bevoegdheden kunnen per e-mail worden afgehandeld via de programmabeheerder, die daarvan aantekening maakt op het formulier en de veranderingen aanbrengt in PRADO. Programmabeheerder: E-mail: [email protected] Systeembeheer: E-mail: [email protected]


maart 2007

pagina 16

Aanvraagformulier rol gebruiker in PRADO Naam:.…………………………………………………………………………………………………..m /v (voorletters, tussenvoegsel, achternaam) Titel: …….…………………………………………………………………………………………………… Consultatievoorziening:…………………………………………………………….……………………… (naam team(s) waarvan men deel uitmaakt of waarvoor toegang nodig is) Functie in team………………………………………………………………………….……….…………. Discipline .…………………………………………………………………………..………………………. E-mail werk…………………………………………………E-mail privé……….….…………………….. Telefoonnr 1:………………………………………………Telefoonnr. 2…………..……………………. Mobiel nr : …………………………………………………………………………….……………………. Vraagt onderstaande rol aan als gebruiker in PRADO:

0 0 0 0

Consulent (kan consultdossiers bewerken en overzichten raadplegen voor eigen team)

0

Regioadministratie (kan consultdossiers bewerken voor alle teams in IKC-regio)

Teamcoördinator (kan overzichten raadplegen en rapporten maken voor eigen team) Teamadministratie (kan consultdossiers bewerken voor eigen team). Regiocoördinator (kan overzichten raadplegen en rapporten maken voor alle teams in eigen IKC-regio)

Bij aanvraag van een administratieve rol: Indien aanvrager geen hulpverlener is: is de geheimhoudingsverklaring getekend? Zo niet: maakt de geheimhoudingsverklaring onderdeel uit van de aanstelling?

ja /nee. ja /nee

Datum aanvraag rol PRADO:……………………………..…………………………………………….. Handtekening aanvrager: ..……………………………………………………………………………… --------------------------------------------------------------------In te vullen door IKC-coördinator: Is een contract met de gebruiker getekend?

Ja / nee. Datum: ……………..…….……….…….

Is geheimhoudingsverklaring getekend?

Ja /nee. Datum…..…………..……………………

IKC: …………………Naam coördinator: ………..……………………………………………………… Gaat akkoord met bovenstaande aanvraag

Ja / nee

Datum: ..…………………………………………………………………………………………………… Handtekening: …………..……………………………………………………………………………..…. Reglement Landelijke Consultregistratie VIKC (PRADO)

maart 2007

pagina 17

In te vullen door programmabeheerder PRADO: Naam: …………………..……………………………………………………………………………..…… Gaat akkoord met bovenstaande aanvraag

Ja / nee

Datum: ………………………..…………………………………………………………………………….. Handtekening: ……………………………..……………………………………………………………….


maart 2007

pagina 18

Geheimhoudingsverklaring Ondergetekende, in de functie van ……………………………………….……………………………, bij consultteam ………………………………………………………………………….……………….., is zich ervan bewust dat hij/zij toegang heeft tot informatie over personen die privacygevoelig en vertrouwelijk van aard is en dat deze informatie te allen tijde geheim dient te blijven en vertrouwelijk moet worden behandeld. Verklaart hierbij strikte geheimhouding te bewaren ten aanzien van alle kennis van persoonlijke aard en/of medische gegevens en/of vertrouwelijke informatie tijdens mijn werkzaamheden t.b.v. het consultteam verkregen. Ondergetekende verklaart tevens de voorschriften inzake de beveiliging van voornoemde gegevens en informatie te allen tijde op te volgen. Onverminderd wettelijke voorschriften, zal ik aan geen persoon of instantie informatie verstrekken, welke herleidbaar is tot een geregistreerde persoon, een instelling of berichtgever. Dit houdt tevens in dat ik gegevens van geregistreerden niet op een privé-computer mag verwerken en dat ik lijsten met persoonsidentificeerbare gegevens niet mee naar huis mag nemen. Naam:……………………………………………………………...…………………………………………. Datum:……………………………………………………………….……………………………………….. Plaats:………………………………………………………………….……………………………………... Handtekening:…………………………………………………………….…………………………………. .

Deze verklaring maakt onderdeel uit van het contract dat voor de functie bij het consultteam is afgesloten.


maart 2007

pagina 19

Reglement ter bescherming van persoonsgegevens Landelijke consultregistratie palliatieve zorg VIKC (PRADO)

Recommend Documents